UPEC

Exploiter la donnée
avec un TCD
Tableau croisé dynamique

DGA – SAPAS – Pôle Q&A

02/01/2023
Sommaire
Création d’un TCD.........................................................................................................................................................2
Les différentes étapes :.................................................................................................................................................2
A – Création des comptes sous identity :......................................................................................................................2
D - Vérification des données personnelles :..................................................................................................................2
F – Vérification des pièces.............................................................................................................................................3
G – Saisie du service prévisionnel.................................................................................................................................4
H – Vérification des services prévisionnels....................................................................................................................6
I – Edition des contrats..................................................................................................................................................7
J – Service terminé : saisie, vérification, correction, validation.....................................................................................9
ANNEXES :................................................................................................................................................................... 15

UPEC – EXPLOITER UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

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 Création d’un TCD

Les différentes étapes :

Etape Qui Echéance

A – Export des services
enseignants depuis OSE
B – Vérifier le format de fichier
Excel
C – Création d’un premier
onglet
DRH (SIHAM) Avant le début des cours
Scolarité (Identity)
Scolarité Avant le début des cours
Enseignant Avant le début des cours

D – Ajout des champs à Scolarité Au plus tard un mois après le

exploiter (entête, données à
concaténer)
E – Modification des
paramètres d’une donnée
F – Actualiser un tableau
début des enseignements
Enseignant Avant le début des cours
Service RH composante Au plus tard un mois après le
début des enseignements
DRH

A – Export des services enseignants depuis OSE :

L’application permet d’exporter au format .csv (comma separated value) un fichier des services enseignants
exploitable sous excel. Cet export peut se faire selon deux critères : prévu/réalisé et saisi/validé.

Des filtres sont à disposition pour réduire l’export selon :

- Le statut de l’enseignant : titulaire ou vacataire

- La composante de rattachement ou la composante d’enseignement
- Une formation en particulier ou toutes

Pour faire un export, rendez vous sur l’application, puis cliquez sur le menu « services » :

Sélectionnez les filtres souhaités, et choisissez le type de service à exporter. Voici un exemple pour la totalité des
services réalisés et validés dans une composante, quel que soit le statut de l’enseignant et sa composante de
rattachement :

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Cliquez ensuite sur « exporter (CSV) » pour obtenir un fichier exploitable sous excel.

Nota : par défaut, c’est votre composante de rattachement qui sera sélectionnée (intitulé ou « votre structure de
rattachement », vos droits ne vous permettront pas d’exporter une autre composante que celle définie dans votre
profil de connexion, vous obtiendrez un tableau vide dans ce cas.

Vérifiez le dossier d’enregistrement, vous devriez trouver un fichier présentant un intitulé de ce type :

B – Conversion du fichier :
Vous pouvez maintenant ouvrir le fichier en double cliquant dessus, et ExCel s’ouvrira automatiquement.
Enregistrez le document au format excel (Fichier -> Enregistrez sous, donner un nom au fichier et choisir le type
« classeur excel ») :

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Vous disposez maintenant d’un fichier que l’on va exploiter  !

C – Créer un premier onglet

1 – Par défaut, Excel est ouvert sur l’onglet avec les données extraites d’OSE :

2 – A partir de cette page, choisissez insertion puis tableau croisé dynamique :

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Une fenetre s’ouvre alors, avec un menu de sélection des champs, laissez les options par défaut puis cliquez sur
OK :

3 – Un nouvel onglet s’ouvre alors, avec un menu de sélection des champs à afficher :

Renommez l’onglet à votre convenance, puis sélectionnez les champs souhaitez

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Pour renommer l’onglet, positionnez le curseur sur le nom de l’onglet puis click droit et renommer :

- Quand vous allez sélectionner un champs, Excel affiche automatiquement les données en les classant en ligne ou
en colonne, il les affecte alors dans la case correspondante du menu de sélection :

Les informations sont alors classées par ordre de sélection. Dans la copie ci-dessus, la case intervenant a été choisie
en premier, c’est donc le premier critère d’affichage (puis le grade, puis le type, puis le statut).

Nota : les cases sont présentées et restent dans l’ordre des colonnes du tableau principal.

Si l’on veut modifier l’ordre des lignes, il est possible de faire remonter la ligne souhaitée dans l’ordre de la liste. Si
par exemple, l’on souhaite d’abord afficher les enseignants par Type, il suffit de faire remonter la ligne en premier :

On sélectionne l’item souhaité, et dans le menu qui s’ouvre, on clique sur monter :

La feuille excel affiche désormais les enseignants par type en priorité :

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Il est également possible de placer un champ en filtre de recherche. Sélectionner l’item de la liste ligne et
glisser/déposer dans la case filtre :

Il est maintenant possible de sélectionner le statut de l’intervenant pour restreindre la liste affichée :

Si je sélectionne les ATER, le fichier n’affiche désormais plus que les enseignants de cette catégorie :

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Si on sélectionne un champ qui comprends des valeurs, Excel va automatiquement l’affecter à la case Valeurs et
éventuellement concaténer les données :

Dans l’exemple ci-dessus, chaque enseignant de la liste aura donc le total des heures CM assurées :

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Dans l’exemple ci-dessus, nous avons donc :
Le total des heures CM assurées par des intervenants permanents de statut ATER à temps plein (381.75) et le
volume horaire assuré par enseignant, relevant de type et de ce statut.

Il peut arriver qu’une donnée est concatenée alors que nous ne le souhaitons pas :

Dans l’exemple ci-dessus, le service statutaire d’un enseignant a été additionné car l’enseignant a plusieurs lignes
où cette information est enregistrée, dans le listing des services :

Il est possible de modifier le comportement à adopter en sélectionnant l’item dans la case des valeurs, puis en
modifiant les paramètres du champs de la façon appropriée :

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En sélectionnant moyenne au lieu de somme par exemple, on obtient la bonne valeur du service dû :

Il est possible de faire basculer une donnée de ligne, vers les colonnes : sélectionner le champ souhaité de la case
ligne et glisser/déposer dans la case colonne :

A partir du même tableau, on obtient ainsi, dans cet exemple, le volume horaire des CM assuré par les enseignants
chercheur permanents, par grade :

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Il est tout à fait possible d’obtenir une extraction, exploitable de la même façon, des services mis en paiement :

- Allez dans OSE, rubrique Gestion puis cliquer sur « mises en paiement (CSV) :

- Effectuez les mêmes manipulations pour convertir le fichier en Excel

Il est alors possible de traiter les données pour obtenir un tableau synthétique par type d’enseignant, mois
de paye et montant :

(Le filtre a été mis sur le nom de l’enseignant, avec le mois de paye indiqué, le nombre d’heure et le
montant concerné)

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