La Correspondance Militaire

LA
CORRESPONDANCE
MILITAIRE
Par le
Commandant Emmanuel MBA MOZOGO
DSAB/ DGMAF
1
19/11/2020
PLAN DU COURS
I. LA CORRESPONDANCE DANS SON
ENVIRONNEMENT
II. ELEMENTS GENRAUX RELATIFS A LA
CORRESPONDANCE DE SERVICE
III. LES DIFFERENTES FORMES DE LA
CORRESPONDANCE OFFICIELLE
IV. ELEMENTS RELATIFS A LA METHODE
DE REDACTION ET AU STYLE
APPLIQUES AUX ECRITS DE SERVICE
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LA CORRESPONDANCE DANS SON

ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
La correspondance officielle fait référence
aux textes et aux actes d’administration.
L’usage veut le respect l’ordre décroissant
de cette hiérarchie.
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ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
1. les textes à caractère normatif:
a) La constitution:
sommet de la hiérarchie normative
b) Les traités et accords internationaux:
la constitution leur reconnait une autorité
supérieure à celle des lois.
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ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
c) La loi:
règle écrite, générale et permanente élaborée
par le parlement dans les domaines définis
par la constitution, c’est la référence pour tous
les actes administratifs.
d) Les Décrets-lois et ordonnances
ont par leur nature une autorité égale à la loi
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ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
e) Le règlement:
le règlement est un acte de portée générale et
impersonnelle édictée par le pouvoir exécutif.
f) Les arrêtés:
sont pris par les ministres, les gouverneurs et les
maires, agissant en vertu d’une compétence
générale ou spéciale
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ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
2. les actes d’administration:
Les documents fixant des orientations,
constituant des ordres ou des prescriptions.
Ils émanent du pouvoir exécutif ou de son
administration centrale.
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ENVIRONNEMENT
A. LA DOCUMENTATION
2. les actes d’administration:
Pour info car l’objet d’un cours en Droit Adm.
 L’instruction & la circulaire,
 La décision
 La dépêche ministérielle
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ENVIRONNEMENT
B. L’ENREGISTREMENT DU COURRIER
L’enregistrement des documents permet
d’en assurer la traçabilité. Il facilite la
recherche et conditionne l’archivage.
1. Les registres de correspondance
. Le principe conduit à différencier
l’enregistrement selon la nature du
document.
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ENVIRONNEMENT
. a) Les documents émis
les registres concernant les documents émis
servent à l’enregistrement des pièces
établies et permettent d’organiser
l’archivage.
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ENVIRONNEMENT
. b) Les courriers reçus
Ces registres constituent une garantie de
bon ordre et d’efficacité administrative. Ils
font l’objet de contrôles hiérarchiques
réguliers.
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ENVIRONNEMENT
. Principe
Toute correspondance, interne ou externe,
quelle que soit sa forme, est enregistrée dès
lors qu’elle appelle une réponse ou un acte
de commandement.
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ENVIRONNEMENT
C. L’ACHEMINEMENT
Le respect de la voie hiérarchique dans
l’acheminement des écrits de service
permet aux autorités intermédiaires de
contrôler la bonne constitution des
dossiers avant transmission et d’exercer
les responsabilités de leur niveau. Il
convient donc d’être vigilant quant au
respect des règles définies en la matière.
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ENVIRONNEMENT
C. L’ACHEMINEMENT
1. Correspondances à l’intérieur de l’Arme
Sauf ordre contraire, la voie hiérarchique
est la seule utilisée.
2. Correspondances à l’extérieur de l’Arme
Ces correspondances transitent
obligatoirement par l’échelon
correspondant à l’autorité destinataire.
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ENVIRONNEMENT
D. L’ARCHIVAGE
L’archivage des documents de services
permet :
 La consultation ultérieure par l’unité
ou le service qui a réalisé le document;
 L’établissement de copie à la demande
d’administrations autres que militaire.
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ENVIRONNEMENT ?
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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

Les écrits de service sont caractérisés par certains
éléments constitutifs caractéristiques:
 la présentation matérielle de la correspondance,
 son aspect formel,
 les identifiants institutionnels employés
 l’usage de formules conventionnelles propres à

la discipline,
 la culture et la politesse militaires.
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A.ASPECTS FORMELS DE LA CORRESPONDANCE
1. Les éléments de présentation
Un document se compose de trois
parties principales au sein desquelles
figurent des inscriptions obligatoires et
complémentaires:
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 L’en-tête qui comprend ordinairement:
* l’attache;
* l’indication du lieu d’origine et de la date
de signature;
* le numéro d’enregistrement;
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 L’en-tête qui comprend ordinairement:
* les mentions d’objet, de référence, de pièce
jointe, d’annexe;
* le titre ou la suscription (simple formule
d’appel dans la lettre privée).
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 Le corps qui constitue le cœur du
document et se situe dans la zone dite
d’empagement.
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 Le final qui comprend:
* la signature (l’attache de signature
éventuellement) et le timbre;
* le ou les destinataires;
* les annexes.
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La question de la charte graphique
La présentation des documents administratifs
s’inscrit dorénavant dans un cadre unique
imposé à l’ensemble des services de l’Etat.
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La question de la charte graphique
La charte graphique est un ensemble
indissociable constitué du logotype national,
du « bloc-marque » du ministère, du logotype
de l’entité considérée et des règles de
présentation typographiques. Elle s’impose
pour toute correspondance.
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2. Les inscriptions obligatoires
 l’identification de l’unité origine,
 la date,
 le numéro d’enregistrement,
 l’identification du signataire,
 la signature et les cachets ou timbres
d’authentification.
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(a) l’identification de l’unité origine,
C’est l’attache du document qui permet
l’identification de l’unité. Elle est bien sûr
spécifique à chaque corps, unité, service ou
bureau mais elle satisfait toujours à des critères
généraux :
Elle comprend un à trois niveaux hiérarchiques
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(b) La date,
 la date de la signature du document.
 pas la date de rédaction si le courrier n’est pas
présenté ou signé le jour même.
 une date peut avoir des conséquences juridiques.
 La pratique de la date par tampon après signature
est ainsi préférable.
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(c) Le numéro d’enregistrement,
Le numéro d’enregistrement figure sous la date, en
haut à droite du document.
Ce numéro est suivi d’une succession d’abréviations
en majuscules séparées de « slashes ».
Il s’agit de la signalétique du bureau émetteur : elle
indique la ligne hiérarchique du bureau qui est à
l’origine du document.
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(d) L’identification normative et fonctionnelle du
signataire,
 Le nom et la fonction du signataire n’apparaissent
qu’une seule fois par document.
 A contrario, la question doit se poser dès lors qu’on
signe un document dans un autre cadre
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(d) L’identification normative et fonctionnelle du signataire,
(1) Le commandement par intérim
 commandement exercé lorsque le titulaire a cessé
définitivement d’exercer ses fonctions;
 Successeur n’a pas encore été officiellement
investi.
 Décision de l’autorité militaire immédiatement
supérieure à l’autorité militaire empêchée.
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(2) Le commandement par suppléance
 commandement exercé en cas d’absence ou
d’empêchement provisoire de l’autorité titulaire;
 En application du principe de permanence du
commandement,
 Aucune décision spécifique.
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(3) La signature par ordre
Elle n’opère pas un transfert de responsabilité.
Une autorité, dont la responsabilité reste entière,
peut habiliter l’un de ses subordonnés à signer
« par ordre » certains documents du service
courant ou de routine.
Cne MBA MOZOGO 32

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(3) La signature par ordre
Lorsque le document est signé par ordre, il porte la
mention :
« Le grade, fonction (de l’autorité titulaire),
Par ordre le grade, Prénom, Nom, fonction ».
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(4) Le cas de la délégation de pouvoir
la délégation de pouvoir présente des
caractéristiques propres d’une portée
considérablement plus étendue. Elle conduit le
délégataire à prendre des décisions, établir des
documents et les signer en son nom propre.
Cne MBA MOZOGO 34
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(4) Le cas de la délégation de pouvoir
Au contraire de la délégation de signature,
qui présente un caractère personnel, la
délégation de pouvoir présente un caractère
fonctionnel.
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(5) Le timbre et la signature
La signature attribue à l’écrit sa force
probante et le timbre officiel l’authentifie.
C’est l’apposition de ces deux éléments qui
font d’un document un acte officiel.
Cne MBA MOZOGO 36

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3. Les inscriptions complémentaires
Il s’agit d’inscriptions qui viennent s’ajouter

aux inscriptions obligatoires afin de fournir
des précisions sur la nature du document,
son objet, sa filiation…
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(a) Les mentions d’objet, de référence, de pièce jointe et
d’annexe
Ces mentions prennent place en en-tête du document :
 Après le titre dans le cas du rapport et de la note de
service ;
 Après la suscription dans le cas de la lettre mixte ou
administrative ;
 Avant la formule d’appel dans le cas de la lettre privée.
Cne MBA MOZOGO 38

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(a) Les mentions d’objet, de référence, de pièce jointe et d’annexe
(1) l’objet
Il s’agit d’un condensé très succinct de la question
traitée en quelques mots.
L’objet doit rester parfaitement objectif,
immédiatement compréhensible et englober
l’ensemble de la question. Il convient d’éviter les
mentions d’objet commençant par une négation.
Cne MBA MOZOGO 39
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(2) La ou les références
Elles servent à établir la filiation du document.
Un texte de portée générale qui prévoit l’exécution
du document
Un document particulier qui constitue la saisine
Tout élément constituant pour les faits considérés
une référence.
Cne MBA MOZOGO 40
19/11/2020

(3) La pièce jointe
Document qui possède sa propre autonomie.
Ce document a un enregistrement spécifique. Il
ne procède pas nécessairement du rédacteur du
document auquel il est joint. Il a pu être réalisé
en des temps et des lieux différents.
Cne MBA MOZOGO 41

19/11/2020

(4) L’annexe
L’annexe procède nécessairement du rédacteur du
document principal. Elle est réalisée dans le même
temps. Elle est simplement listée, la pratique étant
de lui attribuer un numéro d’ordre apposé sur le
feuillet en chiffre romain.
Cne MBA MOZOGO 42

19/11/2020

(5) Le ou les destinataires
Cette mention figure sur la plupart des documents
de service.
Exception faite pour le rapport.
Cne MBA MOZOGO 43

19/11/2020

B. LES FORMULES EN USAGE
1. Les formules dans le corps des écrits
« avoir l’honneur de… »
Cette formule s’emploie indifféremment à l’égard d’un
supérieur, d’un égal, d’un subordonné, d’une autorité civile
(administrative ou judiciaire) et même à l’égard d’un
particulier.
Elle est employée en début de texte ou à la fin du
développement (en particulier pour le rapport, dans lequel
cette formule sert à introduire la proposition).
Elle n’est employée qu’une seule fois dans un document.
Cne MBA MOZOGO 44
19/11/2020

« rendre compte de… »
Le militaire n’informe pas son supérieur, il lui rend
compte. Le respect de cet usage est de mise aussi
bien dans la correspondance que dans la
conversation, directe ou téléphonique. C’est une
formule caractéristique de la discipline militaire.
Dans les écrits, elle est la plupart du temps associée
à la formule précédente « avoir l’honneur de… »
Cne MBA MOZOGO 45
19/11/2020

« Bien vouloir » ou « vouloir bien »
Formulations si proches et pourtant si différentes :
un subordonné écrira « J’ai l’honneur de vous
demander de bien vouloir m’autoriser à… », marquant
ainsi déférence ; alors qu’un supérieur écrira à l’un
de ses subordonnés « Je vous prie de vouloir bien me
faire connaître les raisons pour lesquelles… », ce qui
pose d’emblée l’autorité qui est la sienne.
Cne MBA MOZOGO 46
19/11/2020

« Solliciter, demander ou prier ?
Là encore la spécificité militaire impose la vigilance : le
militaire demande, y compris à son supérieur. L’emploi du
verbe solliciter est à réserver à la formule « j’ai l’honneur
de solliciter de votre haute bienveillance… », cas
exceptionnel où l’on s’adresse à une haute personnalité.
 Par contre le verbe prier n’est utilisé que par le supérieur
à l’égard du subordonné. Il implique l’obligation d’agir.
Cne MBA MOZOGO 47

19/11/2020

« Attirer ou appeler l’attention »
Le supérieur écrira « J’attire votre attention sur… »
alors que le subordonné « a l’honneur d’appeler
l’attention » de son supérieur.
Cne MBA MOZOGO 48

19/11/2020

2. Les formules de transmission
Elles sont utilisées pour transmettre un document à
une autorité hiérarchique supérieure ou un
subordonné (destinataire fonctionnel) ou à un
destinataire individualisé. La plupart du temps, il
s’agit dans ce dernier cas d’un subordonné, en
particulier à qui une décision doit être notifiée ou
des documents remis.
Cne MBA MOZOGO 49

19/11/2020

L’une d’entre elles justifie une attention particulière :
Transmis pour attributions & transmis pour attribution
Le supérieur transmet un document pour attribution (au
singulier) au subordonné, parce qu’il est de son
attribution d’exécuter la mission.
Le subordonné transmet un document pour attributions
(au pluriel) au supérieur, parce que la question entre
dans l’ensemble des attributions du supérieur, la
décision d’agir étant laissée à sa discrétion.
Cne MBA MOZOGO 50
19/11/2020

L’ensemble de ces règles de forme relève d’une
longue culture propre à la discipline militaire ; elles
sont consécutives d’une identité et méritent à cet
égard respect et attention. Elles évoluent aussi par
l’usage qui en est fait. Mais certaines règles de
forme fondent aussi la valeur juridique du
document réalisé. Les négliger conduit à affecter le
document dans son tout. Aussi convient-il en tout
état de cause d’y porter une attention particulière.
Cne MBA MOZOGO 51
19/11/2020
LES ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A

LA CORRESPONDANCE DE SERVICE ?
Cne MBA MOZOGO 52
19/11/2020
LES DIFFÉRENTES FORMES DE LA

La correspondance officielle s’insère dans un
formalisme qui diffère selon son objet, son
auteur, son destinataire, la nature de la question
traitée… Les écrits de service les plus
couramment utilisés sont le compte rendu, la
lettre, le rapport, la fiche, la note de service et la
note-express. Deux écrits particuliers, dont
l’objet est d’accompagner des documents
principaux: le bordereau d’envoi et la
transmission
Cne MBA MOZOGO 53
19/11/2020

A. LE COMPTE RENDU
1. Généralités
Le compte rendu est destiné à informer une
autorité hiérarchique sur:
 Un événement ou une situation grave en vue
d’établir un rapport complet;
 Un fait de moindre importance;
 L’exécution d’une mission ou d’un service.
Cne MBA MOZOGO 54

19/11/2020

A. LE COMPTE RENDU
2. Réalisation
Le compte rendu peut être rédigé d’initiative
ou sur ordre.
 Il est rédigé à la forme personnelle.
 Il est indifféremment dactylographié ou
manuscrit.
 Il est ordinairement constitué de deux parties
principales.
Cne MBA MOZOGO 55
19/11/2020

A. LE COMPTE RENDU
2. Réalisation
Il est ordinairement constitué de deux parties
principales:
(1) Le constat qui répond à: « quand – qui – quoi –
où », commençant par « j’ai l’honneur de vous
rendre compte… »
(2) Le développement, simple relation objective
des faits « détails du quoi – comment ».
Cne MBA MOZOGO 56
19/11/2020

A. LE COMPTE RENDU
2. Réalisation
Il peut y être ajouté une troisième partie où
sont abordées les éventuelles conséquences et
mesures prises.
Aucune conclusion n’est ajoutée au compte
rendu.
Le présent de l’indicatif y est souhaitable afin de
clarifier l’enchaînement des situations.
Cne MBA MOZOGO 57
19/11/2020

A. LE COMPTE RENDU
3. En qualité de destinataire
Recevoir un compte rendu implique une
réaction adaptée qui se fonde sur deux
principes:
 Un compte rendu ne doit pas être retourné à
son rédacteur pour être repris;
 Un compte rendu ne reste pas lettre morte.
Cne MBA MOZOGO 58

19/11/2020

B. LA LETTRE
Sous ce terme générique se déclinent plusieurs
types de présentations correspondant à des
usages distincts. C’est le document qui offre le
plus large éventail d’emplois.
La lettre est le mode de correspondance utilisé
pour communiquer avec une autorité militaire
ou extérieure à l’Arme, avec une autorité civile
ou avec un particulier.
Cne MBA MOZOGO 59
19/11/2020

B. LA LETTRE
1. La forme
La lettre est toujours rédigée à la forme
personnelle.
Elle comporte dans la plupart des cas la formule
« j’ai l’honneur de … » qui peut apparaître
selon objet en début du texte, en milieu ou en
final (aussi, ai-je l’honneur de vous convier…)
Cne MBA MOZOGO 60

19/11/2020

B. LA LETTRE
2. Les trois types de lettres
a) La lettre administrative
(1) l’objet
Elle s’inscrit dans le cadre de relations officielles
entre deux autorités publiques. Elle traite
toujours d’une pure question de service.
Emploi courant des autorités judiciaires ou
administratives, parfois militaires.
Cne MBA MOZOGO 61
19/11/2020

B. LA LETTRE
a) La lettre administrative
(2) éléments de présentation
La lettre administrative ne comporte ni formule
d’appel, ni formule de courtoisie. L’en-tête
comporte une suscription (le grade, Prénom,
Nom, fonction… à grade et/ou fonction)
Elle est impérativement réalisée sur papier charté.
Cne MBA MOZOGO 62
19/11/2020

B. LA LETTRE
b) La lettre personnelle ou de correspondance privée
(1) objet
Elle est fréquemment utilisée dans le cadre de
relations de service. C’est l’unique mode de
correspondance à l’adresse des personnes
privées, quel que soit le motif du courrier.
Cne MBA MOZOGO 63

19/11/2020

B. LA LETTRE
b) La lettre personnelle ou de correspondance privée
(2) éléments de présentation
La lettre dite « de correspondance privée » relève
d’une présentation très classique:
 Absence de suscription, de mention d’objet
 Présence de formules d’appel et de courtoisie.
Cne MBA MOZOGO 64

19/11/2020

B. LA LETTRE
b) La lettre dite « mixte »
La lettre mixte est parfois utilisée pour s’adresser
à une personnalité civile sur une question
présentant un rapport avec le service.
L’observation des usages montre qu’il s’agit d’un
modèle pratiqué en certaines circonstances; il
devient de moins en moins fréquent.
Cne MBA MOZOGO 65
19/11/2020

B. LA LETTRE
b) La lettre dite « mixte »
 Dactylographiée sur feuille blanche format A4
 Respect de la charte graphique
 Forme personnelle
 Suscription
 Emploi de formules d’appel et de politesse.
Cne MBA MOZOGO 66

19/11/2020

C. LE RAPPORT
1. l’usage
Document destiné à une autorité
hiérarchique, constitue l’exposé
complet d’un fait important, renseigne
sur une situation, expose un problème
particulier, le résultat d’une inspection,
d’une enquête interne, d’une expertise.
Cne MBA MOZOGO 67
19/11/2020

C. LE RAPPORT
2. la forme
 Forme impersonnelle (pas de: je, nous, vous)
 Structure:
 Introduction: (pas de titre)
 Développement: articulé en parties
 Conclusion: (pas de titre)
Cne MBA MOZOGO 68

19/11/2020

C. LE RAPPORT
2. la forme
 Introduction: (pas de titre)
a) description brève de l’événement (situation;
problème) et/ou saisine
b) présentation de la réponse apportée ou de la
solution envisagée.
c) annonce du plan adopté.
Cne MBA MOZOGO 69

19/11/2020

C. LE RAPPORT
2. la forme
 Développement: articulé en parties selon la nature
du rapport
Emploi très souhaitable des titres, voire de sous-
titres, dans le corps rapport.
Synthèses partielles souhaitables en fin de parties
principales.
Cne MBA MOZOGO 70

19/11/2020

C. LE RAPPORT
2. la forme
 Conclusion: (pas de titre)
a) Synthèse globale des éléments exposés
b) Proposition – avis.
Cne MBA MOZOGO 71

19/11/2020

C. LE RAPPORT
3. le fond
Le fond s’articule autour de trois grands volets:
• Volet descriptif: qui – quoi – quand – où ?
• Volet explicatif: (explique le volet descriptif)
pourquoi – comment la situation est-elle survenue
• Volet démonstratif: en quoi la proposition ou l’avis
est pertinent.
Cne MBA MOZOGO 72

19/11/2020

D. LA NOTE DE SERVICE
1. l’usage
Deux usages bien distincts:
 Constituant une directive (cas concret récent;
nouvelle disposition légale ou réglementaire;
nouvelle situation; nouveau moyen; rappel de
texte…)
 D’organisation de service.
Cne MBA MOZOGO 73

19/11/2020

2. la forme
• Dactylographiée sur feuille blanche format A4
• Application de la charte graphique
• Forme impersonnelle
Peut prendre place dans un modèle de type note-
express pour des services ou des missions de
moindre importance ou des directives moins
solennelles
Cne MBA MOZOGO 74
19/11/2020

3. le fond
a) Directive: 3 parties adaptables au cas de l’espèce:
- Constat: indication immédiate, brève, exclusive et
complète
- Analyse (en fait et/ou en droit) partie à vocation
pédagogique
- Ordres – Instructions (clairs; précis non
interprétables)
Cne MBA MOZOGO 75
19/11/2020

3. le fond
b) Organisation d’un service: plan directement inspiré de
l’ordre initial:
- Situations: générale et particulière
- Mission (esprit et lettre)
- Articulation du dispositif (principaux éléments)
- Commandement et liaisons
- Divers (tenue, armement, rassemblement,
dispositions logistiques ou administratives)
Cne MBA MOZOGO 76
19/11/2020

E. LA NOTE-EXPRESS
1. l’usage
En lieu et place de la note de service:
* d’organisation, pour une mission ou un
service de moindre importance;
* constituant une directive simple ne justifiant
d’aucune « solennité » particulière
Comme simple document d’information
Cne MBA MOZOGO 77

19/11/2020

E. LA NOTE-EXPRESS
2. la forme
 Dactylographiée sur feuille blanche de format A4
 Modèle type « imprimé »
 Forme impersonnelle
 L’emploi du style télégraphique (prévu par le
texte de référence) est assez rare. Généralement,
les phrases sont construites. Toutefois le style
reste concis.
Cne MBA MOZOGO 78
19/11/2020

E. LA NOTE-EXPRESS
3. le fond
Les prescriptions données pour la note de

service sont valables pour la note-express.
Cne MBA MOZOGO 79

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F. LA FICHE
1. l’usage
 Document de travail à usage interne destiné au
chef, spécialement conçu à son intention pour
répondre à ses attentes dans le but:
* de l’informer de l’essentiel d’une question
nouvelle;
* de le mettre en mesure de formuler un choix
* de lui présenter un projet.
Cne MBA MOZOGO 80
19/11/2020

F. LA FICHE
1. l’usage
La fiche sert de support à la décision, au
jugement… elle ne peut pas constituer en
tant que tel l’élément d’un dossier
administratif présentant un caractère
officiel.
Cne MBA MOZOGO 81

19/11/2020

F. LA FICHE
2. la forme
Aucun modèle « officiel ». La présentation varie selon
les usages locaux qu’il faut connaître.
Cependant, une fiche répond toujours à certains
critères de forme: * attache très simplifiée; * nom
du rédacteur sous l’attache; date (en haut à
droite); * titre « fiche à l’attention du… »; * cadre
visa-observation; signée en fin de texte; *
enregistrement non nécessaire (mais possible)
Cne MBA MOZOGO 82
19/11/2020

F. LA FICHE
2. la forme
La fiche doit être:
 Dactylographiée sur feuille blanche de format A4
 Forme impersonnelle;
 Document « ramassé » (1 fiche= 2 pages
maximum)
 Peut comporter très avantageusement des titres
Cne MBA MOZOGO 83

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F. LA FICHE
3. le fond
La fiche traduit le travail de réflexion préalable
visant à:
 Présenter le problème (introduction): de quoi
s’agit-il?
 L’analyser: (développement) analyse des éléments
– élaboration des hypothèses – argumentation.
 Conclusion: synthèse – solution
Cne MBA MOZOGO 84
19/11/2020

F. LA FICHE
3. le fond
 Tenir compte de ce que le chef connaît déjà
de la question pour ne traiter que de ce qui
est nouveau, important ou ignoré de lui
(bref historique en introduction lorsque
l’affaire est complexe ou ancienne)
Cne MBA MOZOGO 85

19/11/2020

G. LES ECRITS SERVANT A LA TRANSMISSION DES
DOCUMENTS
Ces écrits présentent soit un caractère purement
administratif ou bien ne constituent pas des
documents à part entière. Ils relèvent tout de
même de la correspondance de service et
justifient un examen particulier.
Ils relèvent du principe selon lequel tout
document emprunte la voie hiérarchique.
Cne MBA MOZOGO 86

19/11/2020

DOCUMENTS
Le bordereau d’envoi (B.E)
Présente un caractère essentiellement administratif. Il est
utilisé:
 Pour transmettre des pièces ou des dossiers destinés à une
unité subordonnée lorsqu’il convient d’assortir la
transmission des prescriptions ou d’observations
particulières
 Lorsqu’il y a centralisation de documents traitant d’un
même sujet
Cne MBA MOZOGO 87
19/11/2020

DOCUMENTS
 Pour inventorier un ensemble de pièces
constituant un même dossier destiné au supérieur.
Dans tous les cas, le bordereau d’envoi, toujours
enregistré et archivé, permet de garder trace à
l’unité rédactrice, du dossier, de sa composition,
de la date de transmission. Il constitue une
garantie de bonne administration.
Cne MBA MOZOGO 88
19/11/2020

DOCUMENTS
Il est constitué en tableau: une colonne sert à la
désignation de chaque pièce. C’est dans cette
première colonne que l’on mentionne
traditionnellement l’objet. Une autre colonne
permet d’indiquer le nombre de pièces. La
dernière, titrée observations permet d’indiquer la
référence et d’insérer la mention de transmission.
Cne MBA MOZOGO 89
19/11/2020

DOCUMENTS
Il est toujours rédigé à la forme impersonnelle.
Il est officialisé par l’apposition de la signature
de l’autorité précédée de l’attache de
signature et du timbre de l’unité.
Cne MBA MOZOGO 90

19/11/2020

DOCUMENTS
Le transmis
Ce vocable recouvre trois notions distinctes:
 Le transmis simple (sans avis) apposé directement
sur le document;
 Le transmis avec avis motivé
 Le transmis, feuillet imprimé sur lequel figure les
principales mentions de transmission (avec cases
à cocher) et un cadre « observations ».
Cne MBA MOZOGO 91
19/11/2020

DOCUMENTS
Le transmis
(1) Le transmis simple
Il atteste que l’autorité intermédiaire:
* a pris connaissance du dossier;
* qu’elle l’a vérifié;
* qu’il est régulier sur la forme et sur le fond
Cne MBA MOZOGO 92

19/11/2020

CORRESPONDANCE OFFICIELLE ?
Cne MBA MOZOGO 93
19/11/2020
ELÉMENTS RELATIFS A LA MÉTHODE DE RÉDACTION ET

AU STYLE APPLIQUÉS AUX ÉCRITS DE SERVICE
Une personne, face à un travail d’écriture, se focalise

sur la réalisation de l’écrit et éprouve des
difficultés… à commencer. Or, l’écrit ne doit être
que l’aboutissement intime d’un travail
préparatoire fondé sur la réflexion, l’analyse,
l’organisation des idées. Chaque étape étant
respectée, commencer devient plus aisé !
Par ailleurs, si le fond est bien au cœur de la question,
les mots pour l’exprimer comptent tout autant…
dès lors qu’on veut être compris.
Cne MBA MOZOGO 94
19/11/2020

A. LA METHODE DE REDACTION
1.Travail initial
La méthode de rédaction repose sur un travail
préalable consistant toujours à satisfaire à cinq (5)
impératifs :
(1) Bien définir le problème posé :
Quelle est la nature exacte de l’affaire ; quelle est
l’attente ou le besoin du supérieur hiérarchique, de
l’autorité destinataire ?
Cne MBA MOZOGO 95

19/11/2020

1.Travail initial
(2) Réunir et/ou vérifier les informations nécessaires
au traitement du dossier :
Informations relatives aux faits, aux antécédents, aux
causes connues ou supposées, au contexte, à
l’évolution constatée ou envisageable, aux
solutions possibles…
(3) Toujours faire le point de la réglementation en
vigueur à propos du sujet traité.
Cne MBA MOZOGO 96
19/11/2020

1.Travail initial
(4) Analyser les éléments de l’affaire :
Evaluer les conséquences ; établir les liens entre les
éléments réunis ; définir les positions et l’état
d’esprit des protagonistes (lorsqu’il y en a),
éventuellement du destinataire lorsqu’il s’agit
d’une autorité extérieure ; examiner les enjeux.
Cne MBA MOZOGO 97

19/11/2020

1.Travail initial
 La confrontation et le croisement des éléments obtenus
au cours des quatre phases précédentes doivent
permettre de parvenir à une position conforme, en
droit et en opportunité ; ainsi il est possible d’en
dégager une proposition pertinente.
(5) La matière étant réunie, la question analysée, la
position définie, il convient d’organiser l’ensemble de
ces éléments pour leur donner la cohérence nécessaire
afin de conduire le lecteur à adhérer à la proposition.
Cne MBA MOZOGO 98
19/11/2020

2. Organisation des éléments
Il convient d’abord de rappeler ce qui est
énoncé pour le rapport dont la portée est
générale. Tous ces éléments une fois réunis
ressortissent nécessairement, d’un pur point
de vue intellectuel, d’un des trois volets
suivants :
Cne MBA MOZOGO 99

19/11/2020

a) Le volet descriptif
C’est ce qui répond selon la nature du sujet aux
questions « que s’est-il produit ? » ; « quel est le
contexte de l’affaire ? » ; « quels sont les éléments
qui constituent la problématique ? ». Il s’agit
d’éléments de fait, à caractère informatif. Il doit
s’agir d’informations objectives, avérées,
incontestables, au moins communément admises.
Cne MBA MOZOGO 100
19/11/2020

(b)Le volet explicatif
« pourquoi la situation est-elle survenue ? » ;
« pourquoi a-t-elle connu ces développements ? » ;
« pourquoi le problème se pose-t-il en ces
termes ? » ; « pourquoi retient-on ces éléments ? »
Toutes les informations qui ne sont pas parfaitement
avérées ou objectives ;
Tous les éléments constitutifs de déductions,
Cne MBA MOZOGO 101
19/11/2020

En bref tout ce qui ne va pas « de soi ». Il est alors
absolument nécessaire de répondre au
« pourquoi ? » : « Comment est-on parvenu à telle
déduction ? » ; « pourquoi cette information n’est
pas certaine ? Quelle valeur faut-il lui accorder et
pourquoi ? » ou bien encore « pourquoi telle
mesure – telle posture – a-t-elle été adoptée ? »
Cne MBA MOZOGO 102
19/11/2020

Trop souvent les écrits de service, complets au plan
de la description, sont défaillants quant à leur
caractère explicatif. Ce défaut est alors un obstacle
à la compréhension du lien existant entre les faits et
la proposition ou l’avis… et c’est ainsi que le
rédacteur se plaint de n’avoir pas été compris !
Cne MBA MOZOGO 103

19/11/2020

(c)Le volet démonstratif
Il est dans la ligne du volet explicatif, mais il s’en
distingue en ce sens qu’il s’agit non plus de
l’explication des faits, des éléments du
problème… ; il s’agit là d’expliquer pourquoi la
proposition, l’avis est pertinent.
Cne MBA MOZOGO 104

19/11/2020

(c)Le volet démonstratif
Le volet explicatif permet de comprendre le passé ou
le présent alors que le volet démonstratif permet de
faire comprendre le bien-fondé de la solution
proposée ou de l’appréciation des faits.
Savoir rapidement classer un élément dans l’un de
ces trois volets est indispensable pour être capable
de bien construire un argumentaire.
Cne MBA MOZOGO 105
19/11/2020

3. La construction de l’argumentaire
« L’argument est le muscle de l’écrit ». Il est important
de s’imprégner de la pertinence de cette citation.
L’argumentaire n’est jamais le fruit du hasard. Il
est le fruit du raisonnement et de la construction : il
se traduit par un plan qui en est l’indispensable
architecture.
L’affirmation n’a que peu de valeur si elle n’est pas
soutenue par un argument.
Cne MBA MOZOGO 106
19/11/2020

L’argument est un élément qui vient en soutien de
l’affirmation… ou qui démontre la nécessité de devoir
la pondérer. La chaîne argumentaire est une succession
de faits et d’arguments qui visent à démontrer la
pertinence de l’information.
Exemple de construction d’une chaîne argumentaire
s’appuyant sur les éléments suivants :
L’affirmation : « la pénibilité du travail s’est accrue »
formulée ainsi, il s’agit d’une simple opinion.
Cne MBA MOZOGO 107
19/11/2020

« L’inflation des contraintes – normes juridiques ; contrôle
qualité… - rend plus complexe la réalisation des tâches »
fait communément admis.
« Le dénombrement des textes régissant la matière
démontre une argumentation considérable » (exemple :
aujourd’hui trois fois plus nombreux qu’hier)
argument venant en soutien du fait précédent
(preuve).
Cne MBA MOZOGO 108
19/11/2020

« Le temps de travail effectif a été réduit ; le temps libre a
augmenté » constitue un contre-argument apparent.
« La production est restée constante » constat.
Cette juxtaposition d’éléments hétérogènes est stérile,
plus encore s’ils sont présentés de manière
désordonnée.
Démonstration : en les intégrant dans une chaîne
argumentaire, l’affirmation initiale devient une
démonstration :
Cne MBA MOZOGO 109
19/11/2020

« L’inflation des contraintes, qu’il s’agisse des normes
juridiques, des nouveaux critères concernant la mise
en place du contrôle qualité…, tout cela rend plus
complexe la réalisation des tâches qui incombent au
personnel.
D’ailleurs, le dénombrement des textes régissant la
matière, aujourd’hui trois fois plus nombreux
qu’hier, démontre un accroissement considérable des
contraintes.
Cne MBA MOZOGO 110
19/11/2020

Cependant, le temps de travail effectif a été réduit et
le temps libre augmenté.
Mais la production est restée croissante. Aussi faut-il
dorénavant travailler plus vite avec le double souci
d’une meilleure qualité et du respect des règles.
C’est pourquoi la pénibilité du travail s’est encore
récemment accrue »
Cne MBA MOZOGO 111

19/11/2020

Cette dernière phrase n’est plus une affirmation mais
relève de la démonstration car elle procède d’une
chaîne argumentaire ; c’est-à-dire d’éléments
organisés et reliés entre eux par des mots de liaison.
Dans tout argumentaire, ces mots de liaisons
(connecteurs) ont une importance essentielle. Ils
constituent le lien entre les éléments, permettent de
les situer avec ce qui vient d’être – ou ce qui va être –
énoncé :
Cne MBA MOZOGO 112
19/11/2020

Parce que ; car : marquent la cause ou la justification ;
De sorte que ; pour : marquent la conséquence, le
but ;
Cependant ; bien que : marquent l’atténuation ou la
concession ;
Malgré ; en dépit de ; bien que ; nonobstant :
marquent l’existence d’une volonté ou d’une
situation n’ayant pas abouti ;
Cne MBA MOZOGO 113
19/11/2020

Certes : marque la concession. Une vérité est
reconnue… mais elle va être atténuée par un
« cependant, toutefois, malgré… » ;
Pourtant ; toutefois ; néanmoins : introduisent un
élément d’atténuation ou de pondération ;
Au contraire – a contrario : marquent une
opposition ;
Cne MBA MOZOGO 114

19/11/2020

Or : marque un revirement, une opposition à ce qui
paraissait pourtant exact ;
De plus ; en outre : annoncent une information
supplémentaire venant en soutien de l’énoncé
précédent ;
En effet ; d’ailleurs ; c’est ainsi que ; d’autant que :
constituent un renforcement de l’énoncé qui suit ou
qui précède.
Cne MBA MOZOGO 115
19/11/2020

Ces connecteurs, dont la liste n’est pas
exhaustive, constituent la ponctuation du
raisonnement. En faire bon usage, les placer
avec adresse dans le cours de la
démonstration permettent de lui donner la
consistance nécessaire.
Cne MBA MOZOGO 116

19/11/2020

B. STYLE
Le style d’écriture appliqué à la correspondance de
service présente des caractéristiques qui lui sont
propres. L’emploi des formules détaillées dans le
présent cours en est une démonstration. Il existe un
style littéraire, le plus riche, un style commercial,
simple et accrocheur… Le style employé pour les
écrits de service, s’il devait être défini, serait une
synthèse du style militaire, du style administratif et
des nuances qu’il convient d’apporter à l’un et à
l’autre tant les situations d’écriture sont variées.
Cne MBA MOZOGO 117
19/11/2020

B. STYLE
Quelles en sont les composantes : très
classiquement le triptyque « clarté – concision –
précision » s’impose à l’évidence quelle que soit la
situation. Pour autant, il ne suffit pas de l’invoquer
pour se donner bonne conscience. Il faut
s’astreindre à en appliquer les principes. Il
implique de la part du rédacteur :
 Un ordonnancement des faits et des arguments
rigoureux ;
Cne MBA MOZOGO 118
19/11/2020

B. STYLE
 L’emploi d’une syntaxe ciselée et d’un vocabulaire
choisi ;
 Une relecture attentive – souvent plusieurs !
 Autant que nécessaire un travail de réécriture
toujours profitable…
 Et de la pratique (que l’utilisation trop fréquente de
« modèles » vient évidemment contrarier).
Cne MBA MOZOGO 119

19/11/2020

B. STYLE
Trois (3) règles doivent être appliquées en matière de
rédaction :
(1) La règle de progression de l’information : une phrase
doit apporter au moins un élément d’information
nouveau par rapport à la phrase précédente.
(2) La règle de continuité : une phrase ne doit pas
apporter que des informations nouvelles par rapport à
la précédente ; elle doit s’appuyer sur les informations
initialement évoquées (sinon risque de juxtaposition,
de rupture dans le raisonnement)
Cne MBA MOZOGO 120
19/11/2020

B. STYLE
trois (3) règles doivent être appliquées en matière de
rédaction :
(3) La règle de cohérence : une phrase ne doit pas être

en contradiction avec ce qui précède.
Cne MBA MOZOGO 121

19/11/2020

B. STYLE
Quant à l’orthographe et au vocabulaire, il convient
de se référer aussi souvent que nécessaire aux
dictionnaires et aux manuels de français, d’activer
les outils informatiques de correction
orthographique et grammaticale, sans en
surévaluer les capacités et surtout en s’assurant de
rester instruit sur l’usage de notre langue dont la
richesse est un précieux atout pour la précision de
l’expression.
Cne MBA MOZOGO 122
19/11/2020
ELÉMENTS RELATIFS A LA MÉTHODE DE RÉDACTION

ET AU STYLE APPLIQUÉS AUX ÉCRITS DE SERVICE?
Cne MBA MOZOGO 123
19/11/2020

Cne MBA MOZOGO 124

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

 son aspect formel,

 les identifiants institutionnels employés

 l’usage de formules conventionnelles propres à

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

Cne MBA MOZOGO 18

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA

Il s’agit d’inscriptions qui viennent s’ajouter

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ÉLÉMENTS GÉNÉRAUX RELATIFS A LA