Merise Cours Etude de l’existant

Etude de l’existant

1. Objectifs
Afin de proposer une nouvelle solution qui réglera au mieux un problème posé, il faut avant tout
prendre connaissance dans le détail du domaine pour lequel une informatisation est envisagée.
Pour cela, l’étude de l’existant est considérée comme le point de passage obligatoire qui
matérialisera le premier contact des concepteurs avec un domaine ignoré (exple : le domaine de
la trésorerie, de la carrière professionnelle, de la paie, du stock…). Cette étude permettra aux
concepteurs de s’intégrer dans l’entreprise (l’organisme), pour aboutir à la fin à une vue claire et
précise sur le domaine (projet) d’étude.

De ce fait, le double but visé par l’étude de l’existant est défini comme suit
 Prendre connaissance dans le détail du domaine dont l’entreprise souhaite
améliorer le fonctionnement.
 Recenser les objectifs que poursuit l’entreprise concernant ce domaine.
Dans certains cas, une partie de ce travail aura été réalisé préalablement par exemple, si
l’entreprise s’est dotée d’un plan directeur informatique.

2. Recueil de l’existant
La connaissance détaillée du domaine (exple : stock, paie, facturation, etc…) sera davantage la
propriété de l’occupant du poste de travail que de la direction de l’entreprise. En revanche, cette
dernière aura seule compétence pour présenter une vue globale ainsi que l’ensemble des
objectifs poursuivis. C’est donc avec les deux entités poste de travail et direction que l’ensemble
de l’existant de l’entreprise pourra être recueilli.

La technique utilisée pour le recueil de l’existant sera celle de l’interview, elle pourra être
complétée par des questionnaires, des enquêtes……mais le contact direct permet une véritable
compréhension du domaine.
Ainsi, on perçoit deux types d’interviews obéissant à des objectifs différents :
 Les interviews de direction
 Les interviews des postes de travail
Exemple :
Le recueil de l’existant pour établir un système de gestion de stock nécessite d’interviewer le
magasinier sur toutes les opérations que subit le stock et nécessite d’interviewer la direction pour
connaître toutes les décisions à entreprendre en cas de rupture de stock, de réapprovisionnement,
de mise en début…etc.

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Interviews de direction
 Objectifs
Les objectifs des interviews de direction sont les suivants :
 première connaissance du problème posé
 recenser les principaux postes de travail impliqués
 décrire les interfaces avec d’autres projets éventuellement en cours
 délimiter le champ de l’étude

 Délimiter le champ de l’étude

Dans la pratique, sauf cas exceptionnel, il sera difficile de marquer avec précision la
frontière du champ de l’étude. Néanmoins, on essaiera d’en obtenir un conteur flou pour le
faire préciser, une fois l’existant mieux connu, lors de la phase de validation.
Exemple :

Service administrative

Service comptabilité Service budgétaire

Chef Service Agents Service

Champ d’étude :

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 Diagramme de flux
Définition : C’est un document de synthèse de l’existant organise, il sert à représenter
d’une façon synthétique les flux d’information entre les différents acteurs du domaine
étudié, il permet aussi de délimiter le champ de projet.
L’acteur : Un acteur est un agent capable d’échanger de l’information avec les autres
acteurs. Il peut être interne ou externe.
Le flux : un flux d’information ou de donnée est un échange d’information entre deux
acteurs dans le cadre du système d’information concerne.

Exemple :

Client Service caisse

7
6 9
1
2 10

Chargé d’étude 5 Chef de S. crédit

12
11
8
3 13
4
Comité de crédit Service juridique

Description des flux

N°flux Désignation
01 Dépôt de dossier de crédit
02 Contrôle de dossier
03 Transmission de dossier
04 Autorisation d’engagement signé par la comité
05 Autorisation d’engagement signé par le chef de service crédit
06 Notification de crédit + demande de garantie
07 Garantie
08 Convention du prêt + billet + tableau amortissement
09 Ouverture du compte
10 Compte impayé (03 mois)
11 Compte impayé (06 mois)
12 Transmission dossier du compte impayé
13 Transmission du dossier à l’avocat conseil

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Interviews des postes de travail

Les objectifs concernant les interviews des postes de travail, sont définis de la façon suivante :
 recenser et décrire les taches exécutées pour chaque poste de travail
 observer la circulation des informations (les documents utilisés, les registres….)
 apprendre le langage de l’entreprise
Exemple : fiche description du poste de travail

Le nom de l’application : ……. Fiche étude de poste Présenté par : ………

Désignation du poste : …………
Service : …………..
Effectif : ………………
………. : ………………..
Taches
 …………..
 …………..
 …………..
Revenant à ce poste Remplir à ce poste Envoyé de ce poste
 ……………  …………….  …………….
 ……………  …………….  …………….
 …………..  …………….  ……………..

Consolidation des interviews

Après le recueil de l’existant c’est la phase de consolidation qui aboutira au recensement des
données de tous les documents et registres utilisés par les personnes des divers postes de travail
ainsi que le recensement concernés des règles de gestion, d’organisation et technique.

Recensement des données

on extraira des documents utilisés par chaque poste et des registres recensés. Les données
manipulées de façon à préparer la réalisation du dictionnaire de données, qui sera enrichi des
données nouvelles au cours des étapes de Merise. Il définira le langage commun dans lequel
s’exprimeront tous les acteurs participant au projet.
Exemple : fiche d’étude des documents

Le nom de l’application : …….. Fiche étude du document Présenté par :………..

Caractéristiques du document
désignation du document :…………..
code du document :…………..
par qu’est il rempli ?:…………..
nature du document :…………….
nombre d’exemplaires :…………..
format : ………
…………. :………….
Désignation de la rubrique Longueur Type (A,AN,N) Utilisé (O/N) Observation
………………. …………… ……………..
………………. …………… ……………..
………………. …………… ……………..

Analyse du document : A :Alphabétique

N :Numérique
AN :AlphaNumérique

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La grille des informations

C’est un tableau qui permet de rassembler les différentes informations recueillies au cours des
étapes précédentes (étude de documents).
Exemple :
Code du documents
rubriques
Code 01 Code 02 Code 03 …………
…………….
………………
……………….
………………

Recensement des règles

On s’efforcera de dégager les diverses règles qu’on classe en trois types :
 Règles de gestions : sont associées au niveau conceptuel et décrivent le Quoi de
l’entreprise. Elles sont plus particulièrement liées aux traitements (règles d’action) ou
aux données (règles de calcul).
o les règles d’actions décrivent les actions que doivent accomplir l’entreprise.
Exemple :
 Un inventaire doit être dressé périodiquement.
 Tout produit livré sera entré en stock.
 La centrale d’achats sera libre d’imposer des jours de commande.
o Les règles de calcul décrivent la façon dont doivent s’accomplir les actions.
Exemple :
 La valeur de stockage d’un produit est calculée par la formule du prix
moyen pondéré.
 Le salaire de base est égal à l’indice multiplié par la valeur du point
 Règles d’organisations : associées au niveau organisationnel, décrivent le Où le Qui et
le Quand, le terme ‘règle d’organisation’ traduit l’organisation mise en place dans
l’entreprise afin d’atteindre les objectifs fixés.
Exemple :
 L’enregistrement des livraisons sera fait en fin de journée.
 Les commandes de la centrale d’achats ne pourront être passées que le Lundi et le
Mercredi.
 Règles techniques : liées au niveau opérationnel, décrivent le Comment en exprimant
les conditions techniques. Ces règles sont liées au coté hardware de l’ordinateur.
Exemple :
 La capacité des mémoires auxiliaires sera d’au moins 200 méga octets.
 Le système d’exploitation permettra un travail multi-postes.

Le dictionnaire de données
Les informations que l’on veut mémoriser dans la base de données doivent être définies avec
précision aussi bien sur le plan syntaxique que le plan sémantique, c’est à dire qu’on devra
éventuellement éliminer les incohérences apparues. De ce fait, on parlera d’informations
machinables, ces incohérences se présentent comme suit :
 les synonymes : ce sont des informations qui ont des différents mais ayant le même
sens.
Exemple :
o N°commande et référence commande
o Agent et employé
o Marchandise et produit

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 Les polysèmes : ce sont des informations qui ont un même nom mais des sens différents.
Exemple :
o Date désigne la date début et la date fin
o Prix désigne le prix d’achat et le prix de stockage
 Les informations calculées
 Les informations concaténées
 A partir de l’étude des documents ou a partir da la grille d’informations, il est possible de
construire un dictionnaire de données épurée (ajustées par les informations calculées,
concaténées, polysèmes, synonymes)
Exemple :
Code information Désignation Longueur Type observation
…………. …………. …………. …………. …………..
………….. …………. …………… …………… …………..
………….. ………… …………… ……………. …………..

3. Diagnostic de l’étude de l’existant

En faisant l’étude de l’existant du domaine donné, on peut constater certaines insuffisances
d’ordre organisationnel ou informationnel pour lesquelles des suggestions appropriées sont
établies et soumises aux responsables concernés des différents niveaux hiérarchiques de
l’entreprise.
Exemple :
 Soit l’insuffisance (critique) organisationnelle suivante :
o Le rapprochement bancaire est manuel, ce qui induit à des difficultés de
recherche.
D’ou sa suggestion organisationnelle est
 Automatisation du rapprochement bancaire
 Soit l’insuffisance (critique) informationnelle :
o Redondance (répétition) des rubriques au niveau de plusieurs documents.
D’ou sa suggestion informationnelle est :
 Modification de certains documents en éliminant les redondances
d’information

 On remarque ainsi, l’importance du diagnostic de l’étude de l’existant qui permet d’éliminer

pas mal d’insuffisances informationnelles ou organisationnelles du système d’information
étudié.

RESUME
Pour commencer un projet, on doit faire un recueil de la situation existante, cela s’effectuera en
premier lieu par cerner les différents postes de travail du système d’information concernés par ce
projet.
Ensuite, faire des interviews par poste et avec les responsables de l’entreprise afin de définir les
taches et recenser les documents qui circulent entre ces postes.
Cependant, les informations collectées risquent d’être redondantes, insuffisantes ou
contradictoires, donc il faut les consolider par des suggestions qui doivent être soumises aux
responsables pour étude, nous aboutissons enfin, à l’établissement d’un dictionnaire de données
et à un diagnostic du système étudié.

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