DIT DIT PDS 11 0 - Codification Des Documents de La DIMT

PROCÉDURE SPÉCIFIQUE
CODIFICATION DES DOCUMENTS DE LA DIMT

Rév. 2018
2021-01-04 DIT DIT PDS 11 0
1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION
Le présent document liste l’ensemble des champs permettant la codification des documents DIMT.
2. RÉFÉRENCES
➢ Processus « Maitrise documentaire » _ DIT DIT TPS 6.1

➢ Procédure « Gestion documentaire DIMT » _DIT DIT PDS 10
➢ Procédure « Gestion des documents révisables Projets » _ DIT DIT PDS 12
➢ Procédure « Gestion des documents du système de management qualité » _ DIT DIT PDS 13
➢ Procédure « Gestion des documents et enregistrements internes DIMT » _ DIT DIT PDS 14
➢ Procédure « Gestion des documents non révisables » _ DIT DIT PDS 15
➢ Procédure « Capitalisation et archivage » _ DIT DIT PDS 16
➢ Instruction « Guide général utilisateur DOXIS4 » _ DIT DIT INS 10
➢ Instruction « Initialisation d’une affaire / prestation DIMT » _ DIT DIT INS 11
➢ Instruction « Création / Modification / Revue / Diffusion d’un document révisables Projets » _
DIT DIT INS 12
➢ Instruction « Création / Modification / Revue / Diffusion d’un document et enregistrement
internes DIMT » _ DIT DIT INS 13
➢ Instruction « Guide CAD Manager » _ DIT DIT INS 14
➢ Instruction « Capitalisation & archivage DOXIS4 » _ DIT DIT INS 15
➢ Procédure « Organisation et codification des affaires et prestations » _ DIT DIT PDS 02
Document non contrôlé une fois imprimé. Tous les documents contrôlés sont sur le Manuel d’Entreprise.
© VINCI Construction Grands Projets
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3. PRINCIPE DE CODIFICATION
3.1. Généralités
Il existe plusieurs types de codification à la DIMT, détaillés dans les sous-chapitres suivants. Chaque
codification est composée de 5 champs comme suit :
• Emetteur : Trigramme désignant la direction émettrice ou le client émetteur du document.
Dans le cas des documents émis par la Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques
(DIMT) le trigramme correspondant est DIT.
• Périmètre : Trigramme désignant le périmètre d’applicabilité du document. Pour la DIMT les
périmètres peuvent être la direction, les départements, les affaires et prestations DIMT.
• Type de document : Trigramme correspondant à la nature du document. Les types de
documents sont divisés en plusieurs classes de familles de documents permettant ainsi le
regroupement des types de document.
• Numéro chrono : Le numéro chrono est un champ au format numérique. Le nombre de digits
du numéro chrono diffère en fonction du type de codification.
• Indice : L’indice est un champ au format alphanumérique. Le nombre de digits peut varier
d’un à deux en fonction du type de codification.
L’ensemble des valeurs liées à chaque champs et type de codification est détaillé dans le chapitre 3
« CODES ».
3.2. Codification des documents VCGP (Processus, procédures, guides, instruction etc…)
Les documents systèmes VCGP sont ceux rentrant dans le périmètre de la procédure « Maîtriser les
documents et les enregistrements » QSE VGP PDG 01.
Ces documents suivent le principe de codification de la procédure susmentionné.
Codification documents VCGP (Processus, procédures, guides etc…)
Emetteur Périmètre Type de doc N° chrono (numérique) Indice
DIT DIT PDS 01 0

Dans la suite de la procédure la codification des documents VCGP est désignée par « CDF VCGP ».
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3.3. Codification des documents non associés à une prestation

Les documents non associés à une prestation ont une codification similaire à la CDF VCGP hormis le
fait que le numéro chrono est à 5 digits.
Codification des documents non associé à une prestation
N° chrono (numérique) Indice

Emetteur Périmètre Type de doc
Année Chrono
DIT DIT FNC 21 001 0

Dans la suite de la procédure la codification des documents non associés à une prestation est désignée par « CDF1 »
3.4. Codification des documents associés à une affaire / prestation

Les documents associés à une affaire ou prestation ont un périmètre avec un code spécifique qui est
celui de l’affaire ou de la prestation pour lequel le document est applicable.
Se référer à la procédure DIT DIT PDS 02 « Organisation et codification des affaires et prestations »
pour en apprendre davantage sur la codification des affaire et prestations DIMT.
Codification des documents associé à une affaire / prestation
Périmètre :
Emetteur Type de doc N° chrono (numérique) Indice
Code affaire / prestation
DIT MPC21001 MET 001 XX

Dans la suite de la procédure la codification des documents associés à une affaire ou prestation est désignée par « CDF2 »
3.5. Codification des documents sous codification projet

Dans de nombreux cas, nous sommes amenés à utiliser la codification de notre client pour codifier
nos documents. Dans ce cas précis il faudra se reporter à la procédure de codification du client pour
codifier ces documents.
Se référer à la procédure DIT DIT PDS 12 _ "Gestion des documents révisables projets" pour en
apprendre davantage sur l’initialisation d’une affaire sous codification projet.
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4. CODES
4.1. Code émetteur
Le code désignant la direction émettrice ou le client émetteur du document. Dans le cas des
documents émis par la Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques (DIMT) le trigramme
correspondant est DIT.
Trigramme Type d’émetteur CDF VCGP CDF 1 CDF 2
DIT Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques X X X

QAM Direction Qatar, Afrique, Moyen-Orient X
ABH Direction Asie, métiers du bâtiment et de l’hydraulique X
ALN Direction Amériques et métier des réservoirs GNL X
FER Direction France, Europe, Russie X
4.2. Code périmètre

Les codes « périmètre » ci-dessous s’applique pour la codification CDF VCGP et CDF1.
Pour le code périmètre de la CDF2 (code affaire ou prestation) se référer à la procédure DIT DIT PDS
12 _ « Gestion des documents révisables projets ».
Trigramme Type de périmètre Abréviation
DIT Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques DIMT
ESG Département Études de Structure et Géotechnique DESG
ALM Département Achats, Logistique et Matériel DALM
ITS Département de l’Ingénierie des Travaux Souterrains DITS
MPC Département Méthodes et Préparation de Chantiers DMPC
DSC Département SCientifique DSC
DEP Département Études de Prix DEP
IMS Département Ingénierie Multimétiers et Systèmes DIMS
BIM Département BIM DBIM
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4.3. Type de document

Codification correspondant à la nature du document. Les types de documents sont divisés en
plusieurs classes de familles de documents permettant ainsi le regroupement des types de
document.
Code type de document CDF VCGP :
Classe de
Trigramme Type de document
document
CAR Cartographie
TPM Processus de management
TPR Processus de réalisation
TPS Processus support
NOG Note d'organisation Documents
PDS Procédures spécifiques qualité
PAQ Plan d'Assurance Qualité

GUI Guides
FOR Formulaires
INS Instructions
Enregistrements
CRA Compte-rendu d'audit
qualité
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Code type de document CDF1 / CDF2 :
Classe de
Trigramme Type de document
document
CDC Cahier des charges
CGT Calendrier général des travaux
CNN Calendrier niveau "n"
EDP Etude de Prix - budget matériel
LMA Note relative à la gestion des listes de matériels
chantiers (DALM)
LST Liste
MAT Note relative à la gestion des matériels (DALM)
MSP Plan de matériel spécial
NDC Note de Calcul
NTE Note Technique
OFP Offre de prix - DALM
SCH Schéma
SPE Spécification
PLA Planning exécution / études
TCM Tableau comparatif matériel
Livrables projets
ARM Plan d'armatures
CIN Plan de cinématique
COF Plan de coffrage
ECH Plan d'échaffaudage
ETA Plan d'étaiement
EXP Expertise de matériel
GEN Plan général
IMP Plan d'implantation
MET Plan Méthodes
PIC Plan d'installation de chantier
PRE Plan de précontrainte
TER Plan de Terrassement
RAP Rapport
RTE Rapport de test
SID Fiche SID
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BOR Bordereau de transmission Bordereau

CRS Compte-Rendu de réunion de service / département
CRV Compte-rendu de visite / de mission Compte-rendu
CRF Compte-rendu fournisseur
EML E-Mail
LET Lettre Courrier
DEV Devis entrants (à mettre dans les courriers entrants)
FLA Fichiers Laureat
Etude de prix
AUT Autres documents étude de prix
NDS Note de service Note de service
FNV Fiche navette
REC Recommendation Enregistrement
FOD Fiche d 'observation sur document
NOT Notice utilisateur Notice
PSE Proposition de service
COT Contrat
CPR Contrat prestataire Documents
contractuels
BDL Bon de livraison
BDC Bon de commande
DEX Dossier Appel d'Offres Données
AEX Autres documents en entrées d’entrèe
ESC Enquete Satisfaction Client
REX REX interne
DAC Demande d'action corrective Enregistrements
qualité
FNC Fiche de non-conformité
CRA Compte-rendu d'audit
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4.4. Numéro chrono

Le numéro chrono varie de deux à cinq digits numériques selon le type de codification.
Type de codification Numéro chrono Définition
CDF VCGP XX Numéro chrono de 01 à 99
Deux premiers digits reprenant les deux derniers chiffres de

CDF 1 XX XXX l’année puis numéro chrono de 001 à 999.
Exemple : 21001 pour le premier document d’un type de document spécifique.
CDF 2 XXX Numéro chrono de 001 à 999
4.5. Indice
Indice au format alphanumérique.
Type de codification Numéro chrono Définition

L'édition d'origine porte l'indice 0 (zéro). Les révisions suivantes
CDF VCGP X sont codifiées par une lettre dans l'ordre alphabétique (A, B, C
etc.)
L'édition d'origine porte l'indice 0 (zéro). Les révisions suivantes
CDF 1 X sont codifiées par une lettre dans l'ordre alphabétique (A, B, C
etc.)
L'édition d'origine porte l'indice A0. Les révisions suivantes sont
CDF 2 XX A1, A2 etc… Une révision majeure implique la montée du premier
digit soit B0, les révisions suivantes sont B1, B2 etc…
4.6. Version
La GED DOXIS4 gère de manière native le versionning d’un document. Tout document inséré dans la
GED commence son cycle de vie à la version 1.0 (version majeure).
Les modifications effectuées sur un document peuvent être tracées soit par une version majeure (1.0,
2.0, 3.0 etc… ou version mineure (1.1, 1.2, 1.3 etc…).
Version document
Digit majeur . Digit mineur
X . X
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4.7. Statuts
Cycle Type de statuts
CRE Document crée. Premier statut par défaut de tout type de document.
DIF Document diffusé pour validation interne.
VAL Document validé en interne.
ARP Document à reprendre à la suite d’une diffusion pour validation interne.
PUB Document publié au chantier / client pour validation
Document bon pour usage interne (statut pour les documents systèmes ou note
BUI
de service)
Clos. L’action demandée par le document est close (ex : Fiche de Non-
CLO
Conformité, Enquête de satisfaction, REX interne etc…)
VSO Document validé par le chantier et/ou client sans observation
VA0 Document validé par le chantier et/ou client avec observation
REF Document refusé par le chantier et/ou client
Document passé au statut Bon pour exécution à la demande du chantier/client
BPE
pour l’exécution de la tâche
Tel que construit : Plans de récolement
TQC
Le document est conforme à la réalisation des travaux
5. TITRE DU DOCUMENT
Le titre du document doit contenir les informations suivantes :

• Le code du document
• Le libellé du document
Code document Séparateur Libellé document
Code avec ou sans « - » _ Libellé
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1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

➢ Processus « Maitrise documentaire » _ DIT DIT TPS 6.1

➢ Procédure « Organisation et codification des affaires et prestations » _ DIT DIT PDS 02

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Codification documents VCGP (Processus, procédures, guides etc…)

Emetteur Périmètre Type de doc N° chrono (numérique) Indice

DIT DIT PDS 01 0

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3.3. Codification des documents non associés à une prestation

Codification des documents non associé à une prestation

N° chrono (numérique) Indice

DIT DIT FNC 21 001 0

3.4. Codification des documents associés à une affaire / prestation

Codification des documents associé à une affaire / prestation

DIT MPC21001 MET 001 XX

3.5. Codification des documents sous codification projet

CODIFICATION DES DOCUMENTS DE LA DIMT

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4.1. Code émetteur

Trigramme Type d’émetteur CDF VCGP CDF 1 CDF 2

DIT Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques X X X

4.2. Code périmètre

Trigramme Type de périmètre Abréviation

DIT Direction de l’Ingénierie et des Moyens Techniques DIMT

ESG Département Études de Structure et Géotechnique DESG

ALM Département Achats, Logistique et Matériel DALM

ITS Département de l’Ingénierie des Travaux Souterrains DITS

MPC Département Méthodes et Préparation de Chantiers DMPC

DSC Département SCientifique DSC

DEP Département Études de Prix DEP

IMS Département Ingénierie Multimétiers et Systèmes DIMS

BIM Département BIM DBIM

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4.3. Type de document

Code type de document CDF VCGP :

PAQ Plan d'Assurance Qualité

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Code type de document CDF1 / CDF2 :

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BOR Bordereau de transmission Bordereau

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4.4. Numéro chrono

Type de codification Numéro chrono Définition

CDF VCGP XX Numéro chrono de 01 à 99

Deux premiers digits reprenant les deux derniers chiffres de

CDF 2 XXX Numéro chrono de 001 à 999

Type de codification Numéro chrono Définition

Digit majeur . Digit mineur

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Cycle Type de statuts

Le titre du document doit contenir les informations suivantes :

Code document Séparateur Libellé document

Code avec ou sans « - » _ Libellé