REPUBLIQUE DE GUINEE

Travail – Justice – Solidarité

********
MINISTERE DE LA SANTE

Bureau Stratégique de Développement

****
CELLULE TECHNIQUE NATIONALE FINANCEMENT BASE SUR LES RESULTATS
(CTN-FBR)
*********************

MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET

COMPTABLE DES FORMATIONS SANITAIRES DANS LE
CADRE DU FINACEMENT BASE SUR LES RESULTATS (FBR)

1 Août, 2022.

Version finale
Table des matières
Sigles et Abréviations________________________________________________2
Introduction_________________________________________________________3
I. Responsabilités et tâches des acteurs de la chaine de gestion financière
et comptable au niveau du centre de santé_______________________________3
1.1. Le Président du COSAH___________________________________________________3
1.2 Le vice-président_________________________________________________________4
1.3 Le Trésorier du COSAH___________________________________________________4
1.4 L’agent point de vente___________________________________________________6
1.5 Agent d’accueil__________________________________________________________6
1.6 Le Chef de centre_________________________________________________________7
II. Budget dans le cadre du FBR________________________________________8
2.1 Elaboration du budget des subsides FBR : : Procédure simplifiée___________________8
2.1.1 Elaboration du budget__________________________________________________8
2.1.2 Elaboration du plan d’investissement/ Mention FBR/Enabel sur les équipements
acquis avec les subsides FBR_______________________________________________15
2.2 Etape d’exécution du budget FBR___________________________________________18
2.2.1 Dépenses incompressibles dans le cadre du FBR____________________________19
2.3. Etape de suivi évaluation du budget FBR du centre de sante______________________28
III. Le contrôle budgétaire____________________________________________28
3.1 Définition-principes-analyse des écarts_______________________________________28
3.1.1Définition___________________________________________________________28
3.1.2. Principe___________________________________________________________28
3.1.3 Objectifs du contrôle budgétaire_________________________________________29
3.1.4 L ’analyse des écarts__________________________________________________29
3.2 Modalités de Contrôle____________________________________________________30
3.2.1 Contrôle interne_____________________________________________________30
3.2.2 Contrôle externe_____________________________________________________31
IV. Gestion de la trésorerie___________________________________________31
4.1 Les recettes de la vente des médicaments___________________________________31
4.2 La gestion des comptes___________________________________________________31
4.2.1 Les encaissements____________________________________________________31
4.2.2 Décaissement sur les comptes__________________________________________32
4.2.3 Les chèques/ordre de virement__________________________________________32
4.2.4 Elaboration des états de rapprochement bancaire____________________________33
4.2.5 Tenue des Journaux banque et Caisse_____________________________________33
V. Règles de bonne gestion administrative et financière___________________34
1
 5.1 Règles de bonne gestion administrative et financière__________________________34
5.2 Règles pour l’achat de biens/matériel/biomédical/fournitures et la contractualisation de
travaux___________________________________________________________________35
VI. Outils de gestion financière et comptables___________________________35
6.1 Outils de gestion budgétaire dans le cadre du FBR______________________________35
6.2 Outil de gestion comptable et financière dans le cadre du FBR____________________36
VII. Pièces Justificatives/Justification des dépenses FBR/Archivage_________36
Conclusion________________________________________________________36
Annexe____________________________________________________________36

Sigles et Abréviations
ACV Agence de Contractualisation et de Vérification
ANO Avis de Non Objection
BAQ Bonus d'Amélioration de la Qualité
BCRG Banque Centrale de la République de Guinée
CCM Consommation Moyenne Mensuelle
CCS Chef Centre de Santé
CF Contrôleur Financier
COSAH Comité de Santé et d'Hygiène
CS Centre de Santé
CTPS Comité Technique Préfectorale de santé
CTRS Comité Technique Régional de santé
CPC Consultation Primaire Curative
DCS Direction Communale de Santé
DMR Direction des Micro Réalisations
DPS Direction Préfectorale de Santé
IRS Direction Regionale de Santé
FBR Financement Basé sur les Résultats
FOSA Formation Sanitaire
ME Médicaments Essentiels
PA Plan d'affaire
PAO Plan d'Action Opérationnel
PCG Pharmacie Centrale de Guinée
PF Planification Familiale
PMA Paquet Minimum d'Activités
PS Poste de Santé
PV Procès Verbal
Régistre d'Utilisation des Médicaments Essentiels et
RUMER Recettes
SA Stratégie Avancée
TDR Termes de Référence
Unité d'Appui à la Gestion et à la Coordination des
UAGCP Projets
VBG Violences Basées sur le Genre

2
Introduction
La nécessité d’un document de base pour la gestion financière et comptable des ressources
financières au niveau des formations sanitaires (FOSA) offrant le paquet minimum d’activités
(PMA) s’est toujours manifestée, au regard de la bonne gouvernance prônée par les plus hautes
autorités de la République de Guinée.
A ce jour, il n’y a pas un document de référence sur lequel les responsables des formations
sanitaires peuvent se baser pour assurer une gestion saine de leur structure.
Aussi, il n’y a pas un document de référence sur lequel les auditeurs internes et externes
peuvent se baser pour apprécier la gestion faite au niveau des formations sanitaires.
C’est pour combler ce vide et répondre aux besoins actuels en matière de gestion financière et
comptable au niveau des formations sanitaires que le Ministère de la Santé à travers la cellule
technique nationale du financement basé sur les résultats et l’unité d’appui à la gestion et à la
coordination des programmes (UAGCP) a décidé d’élaborer un manuel de gestion des FOSA.
Dans ce cadre, les principes de base de bonne gestion financière et comptable et de l’autonomie
de gestion dans les FOSA ont servi de référence pour l’élaboration de ce présent manuel qui se
veut être consensuel, adapté et simple pour leur gestion. Il contribuerait ainsi à mieux gérer les
ressources financières en général disponibles au niveau des formations sanitaires et
particulièrement les subsides du FBR.

I. Responsabilités et tâches des acteurs de la chaine de gestion financière et

comptable au niveau du centre de santé
Cette partie décrit les rôles de ces acteurs dans la gestion financière et comptable des
formations sanitaires.
1.1. Le Président du COSAH
Les tâches sont les suivantes :
- Participer à l’élaboration du plan d’affaire trimestriel et des outils d’indices mensuels,
du plan d’action semestriel avec budget (élaboré lors du monitorage amélioré),, et des
bilans d’exécutions du budget ;
- Convoquer et présider les réunions mensuelles du COSAH ;
- Présider les assemblées générales et les réunions extraordinaires du COSAH ;
- Cosigner le livre de trésorerie (livre de banque et de caisse) en cas de dépense ;
- Veiller à l’application des tarifs fixés ;
- Ordonner les dépenses/recettes du CS ;
- Participer aux inventaires des médicaments, réactifs et consommables ;
- Cosigner les chèques bancaires du CS ;
- Assurer la mobilisation des ressources financières en faveur du développement du
système de santé de la collectivité (affecter au moins 15 % du budget de la
collectivité au développement du système de santé pour entre autres prendre en
charge le personnel contractuel du CS, les investissements, la maintenance ;

3
 - Réceptionner les médicaments, vaccins, autres produits de santé, matériels.
équipements et tous autres biens destinés au CS
- Faire préparer et approuver le budget, veille à l'exécution correcte de celui-ci et en
rend compte au conseil de la collectivité
- Approuver les commandes de médicaments, outils de gestion. Matériels,
équipements et moyens logistiques à acquérir par le CS,
- ouvrir le compte bancaire avec le chef de centre de santé et le trésorier et cosigne
les avis de retrait de fonds
- ordonner toutes les dépenses relatives au fonctionnement du CS
- veiller à l’exécution correcte du budget
- - adresser un rapport trimestriel de l’exécution du budget et rend compte au conseil
communal lors des sessions avec copie à l'Autorité préfectorale.
- - Valider les dépenses exécutées et autoriser les dépenses prévisionnelles
- - Contrôler le trésorier, le chef de centre
- - Participer à l’élaboration mensuelle des outils d’indice
- - Assurer le contrôle des médicaments reçus
- - Assurer le contrôle régulièrement la caisse
- - signer les contrats avec le groupement des RECO
- -Signer les contrats de performance avec l’ACV (sur les contrats),
- - Cosigner avec le chef du centre et le coordonnateur de l’ACV les bisness plans
- - Signer les factures à l’issue des vérifications quantités et qualités
- - Participer aux séances de vérification qualités
- - Exécuter les tâches dévolues au COSAH contenu dans la grille qualité du centre
de santé et dans la grille d’évaluation du COSAH
- - Participer aux séances de validations au niveau régional à travers des représentants
- - Organiser des séances de restitution des vérifications aux communautés
(Assemblée Générale).

1.2 Le vice-président
Appuie le président dans l’exécution de ses tâches et le remplace en cas d’absence.

1.3 Le Trésorier du COSAH

Sous la supervision du président, il est responsable de la gestion matérielle et financière du
patrimoine du CS
Les tâches sont les suivantes :

4
- Participer à l’élaboration du plan d’affaire trimestriel et des outils d’indices
mensuels, du plan d’action semestriel avec budget (élaboré lors du monitorage
amélioré), et des bilans d’exécutions du budget ;
- Encaisser les recettes et exécute les dépenses ordonnées par le /président du
COSAH.
- Dresser les dépenses/recettes prévisionnelles du mois ;
- Etablir les bons de commande des fournitures et matériels durables ;
- Recevoir les recettes du chef de centre et procéder au versement mensuel sur le
compte bancaire
- Tenir les pièces comptables : chéquier, le livre de caisse, le livre/journal de banque,
les livrets et carnets de reçus, le registres/rapports financiers/comptes financiers,
autres documents afférents
- Tenir à jour les livres de caisse et de banque ;
- Etablir pour toute opération comptable ou financière, les pièces justificatives
requises ;
- Effectuer les dépenses ordonnées par le président du COSAH ;
- Elaborer le rapport mensuel de trésorerie et participer à l’élaboration du bilan
semestriel d’exécution du budget ;
- Participer aux assemblées générales ;
- Participer à l’inventaire des Médicaments, réactifs et consommables ;
- Effectuer mensuellement les versements en banque,
- Participer à l'élaboration du budget avec le chef de centre et le président COSAH et
le soumet à l’appréciation des membres du COSAH
- Soumettre au président du COSAH (ordonnateur) tous les documents relatifs à
l'exécution du budget
- Dresser le bilan périodique trimestriel de l'exécution du budget et fait un compte
rendu conséquent au comité de santé,
- Etablir un rapport semestriel et annuel sur l'exécution du budget afin de faciliter le
compte rendu du président au conseil de la collectivité
- Récupérer l’argent chaque fin du mois et procède au versement à la BCRG
- Tenir à jour le cahier de versement (réunit le chef de centre et le trésorier)
- Cosigner les opérations bancaires
- Assurer la conservation des pièces justificatives des dépenses.
- Participer à l’élaboration mensuelle des outils d’indice
- Elaborer le rapport financier du centre de santé à la fin de chaque semestre

5
1.4 L’agent point de vente
Les tâches sont les suivantes :
- Assurer la vente des médicaments et consommables et de la gestion des stocks ;
- Accueillir les clients et délivrer les médicaments conformément aux ordonnances
médicales, ensuite les référer au prescripteur pour l’explication de la posologie ;
- Référer les clients au prescripteur avec les ordonnances difficiles à déchiffrer ;
- Assurer la commande des médicaments et consommables pour le point de vente à
chaque quinzaine (du magasin au point de vente)
- Tenir le cahier de commande point de vente magasin
- Participer à l’élaboration mensuelle des outils d’indice
- Encaisser les recettes de la vente des médicaments et autres recettes ;
- Verser quotidiennement au chef de centre les recettes de la formation sanitaire ;
- Préparer les bons de commande (BC) en fonction des expressions de besoins ;
- Participer à l’élaboration des plans d’affaires, des plans d’action et du budget du
CS;
- Assurer la mise à jour des différents outils de gestion ;
- Veiller à ce qu’il n’y ait pas de rupture de stock ;
- Assurer le stockage des médicaments selon les normes ;
- Veiller à la propreté et à la sécurité du point de vente
- Faire l’inventaire du point de vente chaque quinzaine.
- Tenir à jour les documents : fiches/registres de pointage, RUMER (centralisation)
- Mentionner le prix des carnets de soins dans le RUMER

1.5 Agent d’accueil

Les tâches sont les suivantes 
- Accueillir et orienter les clients ;
- Vendre les carnets de soins ;
- Verser l’argent reçu à l’agent point de vente
- Faire le tri entre les cas d’urgence qui sont à orienter directement la salle de
consultation ou de soins et les cas urgents.
- Enregistrer les données relatives à l'identité du client dans les outils de gestion
(carnet de soins pour les malades, carnet de santé pour les femmes enceintes et
carnet de vaccination pour les enfants venant pour la vaccination),
- Orienter les clients non urgents vers les salles respectives,
- Etre au service des clients pendant leur temps d’attente et profiter de l’occasion
pour informer et d'éduquer les clients sur l'adoption des comportements appropriés
pour la bonne santé,
6
1.6 Le Chef de centre
Membre du COSAH, ses tâches en rapport avec la gestion financière et comptable sont les
suivantes :
- Participer à l’élaboration et à l’exécution du plan d’affaire, du plan d’action et du
budget ;
- Participer à la séance d’approbation du budget de la FOSA ;
- Signer les livres de trésorerie (livre de caisse et livre de banque) ;
- Détenir le livre d’inventaire, ordonner les sorties des fournitures et effectuer les
inventaires ;
- Participer à l’inventaire du magasin et point de vente ;
- Assurer la gestion des fonds des campagnes ;
- Veiller à la disponibilité et la transmission des pièces justificatives des campagnes
- Veiller à la bonne gestion du point de vente
- Veiller à la bonne gestion du magasin
- Cosigner les chèques bancaires de la FOSA ;
- Exprimer les besoins de la FOSA en médicaments et autres ;
- Viser les bons de commande médicaments, consommables et réactifs du laboratoire
des centres de santé y compris les postes de santé, des services à base
communautaire
- Ouvre le compte bancaire avec le président du CSAH, le trésorier et cosigne les
avis de retrait de fonds ,
- Reçoit les recettes journalières de l’agent point de vente et émarge dans le RUMER
par jour
- Garder les recettes journalières dans un coffre-fort;
- Transmet les recettes au trésorier à la fin de chaque mois pour versement à la
banque
- Faire des propositions de dépenses dans le cahier de dépenses et faire signer par le
président du COSAH
- Détenir seul les clés du coffre-fort ;
- Assurer l’approvisionnement en médicaments et consommables de son aire sanitaire
en collaboration avec le COSAH
- Respecter le seuil maximum de 5000000 GNF en caisse. Au-delà, ce montant doit
être versé à la banque par le trésorier (pas besoin d’atteindre la fin du mois)
- Assurer mensuellement l’approvisionnement des médicaments et consommables
pour les postes de santé (du magasin aux postes de santé)
- Réalise le monitorage mensuel, trimestriel et semestriel du budget du centre de
santé
- Prépare le budget prévisionnel semestriel, l’évaluation financière et l’excédent
financière du centre de santé en collaboration avec le COSAH

7
 - Elaborer les outils d’indices mensuels
- Assurer la réception des ME (achats et dons)
NB : Manque de ressources humaines pour la gestion financière et comptable au niveau des
centres de santé. A cela s’ajoute la non disponibilité et le manque de motivation du trésorier
pour accomplir efficacement ses tâches. Le cumul de fonctions du CCS est un conflit
d’intérêt réel mais acceptable au regard du contexte.

II. Budget dans le cadre du FBR

Le cycle budgétaire du FBR comprend les 3 grandes étapes suivantes
- L’élaboration du budget ;
- L’exécution du budget ;
- Le suivi / évaluation du budget

2.1 Elaboration du budget des subsides FBR : : Procédure simplifiée

2.1.1 Elaboration du budget
L’élaboration du budget des subsides FBR sera mensuel pendant la première phase de 12 mois
puis trimestrielle pendant la deuxième phase.
Etape 1. Elaboration de l’outil d’indice
Après calcul et validation des subsides, l’ACV en collaboration avec le CF appuient les
formations sanitaires pour l’élaboration des outils d’indices mensuels (ACV appuie, le CF
contrôle et valide).
La répartition des primes est d’abord mensuelle pendant les 6 premiers mois puis trimestrielle
(car on a besoin du score de qualité à partir de T3). Les formations sanitaires renseignent la
partie des primes du personnel (après évaluation objective du personnel et du COSAH)
Outil d'indice simplifié
FS de_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
__ Mois :
Population
Montant 1.000.00
Rubrique de recettes FBR total reçu 0F  
Remboursement PF CD (quantité
validéeX5000) 70000 20,00%
Remboursement PF LD (quantité
validéeX10859) 80000 22,86%
Remboursement VBG prise en charge
(Quantité validéeX 48866) 100000 28,57%
Remboursement complications VBG
référées(QV X 54296) 100000 28,57%
Total Remboursement PF- VBG 350000 35,00% envoyer
dans les
recettes
8
 propres
Subsides FBR résiduels 650.000 F 65,00%  
TOTAL RECETTE MENSUELLE
1.000.000 F
FBR 100,00%  

Catégories des Dépenses subsides

residuels Montants % % alloués
Achat médicaments+ Achat réactifs et
0,00%
consommables médicaux   25%  
Achat outils de gestion + carnets de
0,00%
santé+Achat carnets de soins   5%  
sous-traitances avec relais
communautaires/ accoucheuses 0,00%
traditionnelles   10%  
Maintenance des infrastructures et
équipements/Réalisation de petits
0,00%
investissements et achat de petits
matériels   17%  
Fonds pour financer des
innovations/renforcement de
0,00%
capacité/autres dépenses éligibles
validées par le COSAH  
frais de tenue de comptes "compte  
0,00%
courant"   3%  
Primes de motivation de tout le personnel ≤40% des
y compris le COSAH et les contractuels 40,00% subsides
sur subsides résiduels FBR 260.000 F résiduels    
Pour les rubriques
60,00% qui ne seront pas
Augmentation reserve 390.000 F dépensées/report
Total dépenses subsides residuels 650.000 F 100,00%      
Dépenses remboursement gratuité PF-
 
VBG 350.000 F      
Total Dépenses subsides FBR 1.000.000 F        
$ 0,00
Solde banque Subsides FBR 0
Augmentation Reserve (autre que
médiacaments, reactifs, outils de gestion 390.000 F
et primes)
Réserve médicaments et réactifs et outils
 
de gestion
reserves primes  
Caisse FBR 0

9
 Total des ressources FBR F 390.000
   
Dépenses des ressources FBR en Banque  
Dépenses éligibles ci-dessus en
 
respectant les normes
   
   

L'outil d'indice intègre les recettes FBR et les

dépenses des postes de santé

Etape 2 : Elaboration du plan budget en respectant les pourcentages (poids) alloués à
chaque ligne budgétaire (voir ci-dessus)
Le détail du budget par ligne budgétaire est de la responsabilité du centre de santé. L’exécution
des dépenses suit les procédures en vigueur et est de la responsabilité du centre de santé.
Le CF accompagne les formations sanitaires à l’élaboration du plan budget et intervient au
moment du paiement pour autoriser la dépense. La formation sanitaire doit élaborer la
proposition du plan budget et transmettre au CF au plus tard 7 jours après la transmission des
montants des lignes budgétaires validées par le CF.
La planification détaillée des 9 catégories de dépenses (voir tableau ci-dessous) se fera à partir
de l’outil d’indice du mois objet du budget sous le coaching du CF en suivant les règles de
procédures de dépenses.
Il n’est pas conseiller de thésauriser les subsides. Le solde à la fin d’un trimestre (réserves
totales) doit être égal à zéro ou ≤ 5%
Exemple : Budget détaillé du mois d’Avril (pour exécution) se fait avec l’outil d’indice du
mois d’Avril (subsides FBR du mois d’Avril disponible dans le compte) : Pour améliorer
la qualité et la quantité des services (production)

Activité Responsable Coût (en Observatio

Collaborateurs
s (un seul) GNF) ns
1. Ligne achat médicaments+ Achat réactifs et consommables médicaux
1.1
1.2
2. Ligne achat outils de gestion + carnets de santé + Achat carnets de
soins
2 .1
2.2
3. Ligne sous-traitances avec relais communautaires/ accoucheuses
traditionnelles
3.1
3.2

10
 4. Ligne maintenance des infrastructures et équipements/Réalisation de petits
investissements et achat de petits matériels (issue du plan d’investissement : planification
mensuelle du plan d’investissement qui est trimestriel)1
4.1
4.2
5. Ligne fonds pour financer des innovations/renforcement de
capacité/autres dépenses éligibles validées par le COSAH
5.1
5.2
6. Ligne frais de tenue de comptes "compte courant"
6.1
6.2
7. Ligne primes de motivation de tout le personnel y compris le COSAH
et les contractuels sur subsides résiduels FBR
7.1
7.2
8. Augmentation réserve
8.1
8.2
9. Dépenses remboursement gratuité PF-VBG
9.1
9.2

NB : Le plan budget doit respecter les outils d’indices des mois concernés
Le plan budget et le plan d’affaire sont complémentaires ; le plan budget intègre les activités du
plan d’investissement.

Etape 3 : Suivi de l’effectivité de réalisation des étapes est réalisé par le CF et l’ACV

2eme méthode : Elaboration du plan budget du mois à partir du solde total en banque en
respectant les % d’allocation : pour régularisation des retards
Etape 1 : Détermination du solde en banque : centre de santé responsable
Solde banque Subsides FBR
Augmentation Reserve
Caisse FBR
Total des ressources FBR

1
Utilise le plan d’investissement qui est élaboré trimestriellement après les vérifications (qualités, quantités
et communautaires)
11
Etape 2 : Affectation des montants (lignes budgétaires) du mois : ACV responsable et validé
par le CF en collaboration avec le centre de santé
Catégories des Dépenses du solde Montants % % alloués
Montant solde en banque
1. Achat médicaments+ Achat réactifs et
consommables médicaux   25%
2.Achat outils de gestion + carnets de
santé+Achat carnets de soins   5%
3.sous-traitances avec relais
communautaires/ accoucheuses
traditionnelles   10%
4.Maintenance des infrastructures et
équipements/Réalisation de petits
investissements et achat de petits
matériels   17%
5.Fonds pour financer des
innovations/renforcement de
capacité/autres dépenses éligibles
validées par le COSAH
6.frais de tenue de comptes "compte
courant" 3%
7.Primes de motivation de tout le ≤40% des
personnel y compris le COSAH et les subsides
contractuels sur subsides résiduels FBR résiduels
8.Dépenses remboursement gratuité PF-
 
VBG  
Total Dépenses subsides FBR    
Reste solde en banque

Etape 3 : Elaboration du budget détaillé du mois : centre de santé responsable

Activité Responsable Coût (en Observatio
Collaborateurs
s (un seul) GNF) ns
1. Ligne achat médicaments+ Achat réactifs et consommables médicaux
1.1
1.2
2. Ligne achat outils de gestion + carnets de santé + Achat carnets de
soins
2 .1
2.2

12
 3. Ligne sous-traitances avec relais communautaires/ accoucheuses
traditionnelles
3.1
3.2
4. Ligne maintenance des infrastructures et équipements/Réalisation de petits
investissements et achat de petits matériels (issue du plan d’investissement : planification
mensuelle du plan d’investissement qui est trimestriel)2
4.1
4.2
5. Ligne fonds pour financer des innovations/renforcement de
capacité/autres dépenses éligibles validées par le COSAH
5.1
5.2
6. Ligne frais de tenue de comptes "compte courant"
6.1
6.2
7. Ligne primes de motivation de tout le personnel y compris le COSAH
et les contractuels sur subsides résiduels FBR
7.1
7.2
8. Dépenses remboursement gratuité PF-VBG
8.1
8.2
Le journal banque et caisse du FBR doivent être élaborés/ à jour mensuellement. Permet de
suivre l’exécution du plan budget. A confronter/rapprocher avec le relevé bancaire (journal
banque-relevé bancaire).
Etape 4 : Suivi de l’effectivité de réalisation des tâches est réalisé par le CF et l’ACV

3eme méthode : Plan budget trimestriel découpé ensuite en mensuel

Période de réalisation Resp
M6 M7 M8 onsa
Collaborat Coût (en
 N° Activités ble(u
eurs GNF)
Juin Juillet Aout n
seul)
1. Achat médicaments+
4 458 7 000
Achat réactifs et     11 458 143
- 143 000
consommables médicaux

2
Utilise le plan d’investissement qui est élaboré trimestriellement après les vérifications (qualités, quantités
et communautaires)
13
 Période de réalisation
Achat de COSAH/ la
4 458 5 000
1.1 médicaments et   Resp Pharmacien
CCS 9 458 143
143 000
consommables onsa ne DPS
Collaborat Coût (en
 N° Activités ble(u COSAH/ la
Achat de réactifs 2 000 eurs GNF)
1.2     n
CCS Pharmacien 2 000 000
de laboratoire 000
seul) ne DPS
2. Achat outils de
gestion + carnets de
2 285 000     2 285 000
santé+Achat carnets de - -
soins
Achat de carnets
de santé + fiches
2 285 COSAH/ le
2.1 prénatales et     CCS 2 285 000
000 DPS
fiches infantiles +
fiches PF
3. sous-traitances avec
relais communautaires/
   
accoucheuses - - - -
traditionnelles

3.1            
-
4. Maintenance des
infrastructures et
équipements/Réalisatio
n de petits           7 700 000
investissements et
achat de petits
matériels
Achat d'onduleur
7 700
4.1 pour panneau     CCS COSAH 7 700 000
000
solaire
5. Fonds pour financer
des
innovations/renforceme
300 000     300 000
nt de capacité/autres - -
dépenses éligibles
validées par le COSAH
Coaching des
5.1 sages-femmes sur     300 000 CCS COSAH 300 000
le Parthogramme
6. frais de tenue de 50 000 50 000     150 000
comptes "compte 50 000

14
 Période de réalisation Resp
courant" onsa Collaborat Coût (en
 N° Activités
50 ble(u eurs GNF)
6.1 Agios 50 000     150 000
50 000 000 n
7.      Primes de seul)
motivation de tout le
personnel y compris le 14 068
3 646 762     17 715 022
COSAH et les - 260
contractuels sur subsides
résiduels FBR
Primes de
motivation du
14 068 3 646
7.1 personnel et   CCS COSAH 17 715 022
260 762
COSAH/ Déc 21 à
Avril 22
8. Remboursement de 1 414
    1 414 087
la gratuité (PF et VBG) - - 087
Remboursement
gratuité PF et 1 414
8.1     CCS COSAH 1 414 087
VBG de Dec 21 à 087
Avril 22
9.      .Augmentation
    6 093 477
réserve - - -
Reserve pour le
9.1           6 093 477
trimestre prochain

TOTAL
GENERAL           45 701 642

Date :
Le Chef de Centre de Santé
Le Président du COSAH

Le Contrôleur Financier

15
 A retenir : L’élaboration du budget dans le cadre du FBR comprend 4 étapes
1ere méthode :
Etape 1. Elaboration de l’outil d’indice
Etape 2 : Elaboration du plan budget en respectant les pourcentages (poids) alloués à
chaque ligne budgétaire (voir ci-dessus)
Etape 3 : Suivi de l’effectivité de réalisation des étapes est réalisé par le CF et l’ACV
2eme méthode
Etape 1 : Détermination du solde en banque : centre de santé responsable
Etape 2 : Affectation des montants (lignes budgétaires) du mois : ACV responsable et validé
par le CF en collaboration avec le centre de santé
Etape 3 : Elaboration du budget détaillé du mois : centre de santé responsable
Etape 4 : Suivi de l’effectivité de réalisation des tâches est réalisé par le CF et l’ACV

2.1.2 Elaboration du plan d’investissement/ Mention FBR/Enabel sur les équipements

acquis avec les subsides FBR
Ce plan d’investissement est trimestriel (après réalisation des vérifications qualités). Sa mise en
œuvre est mensuel intégré au plan budget mensuel. Les ressources utilisées pour sa mise en
œuvre comprend le BAQ et les subsides FBR.
Situation des infrastructures sanitaires : construction, réhabilitation
Infrastructure Situation Situation Actions proposées Observations
s actuelle normale (ou (en termes
(nombre, souhaitée) d’investissement)
types, état)
Dispensaire
Maternité
Salles de mise
en observation
Logement
Magasin de
stock
Forage
Latrine
Incinérateur/
fosse à brûler
Coffre-fort
carrelage
Peinture
Télévision de
sensibilisation
Climatisation

16
 Plaque solaire
Bancs/rideaux
Paravent-
potence
Toilettes
Autres
Matériels de
stérilisation

Situation des équipements et de la logistique : Achat, maintenance

Equipements et Situation actuelle Situation normale Actions proposées (en termes
logistiques (nombre, types, d’investissement)
état)
Motos
Réfrigérateurs
Source d’énergie
Table d’examen
Table
gynécologique
Table
d’accouchement
Boîtes de petite
chirurgie
Boite
d’insertion/retrait
DIU 
Boite
d’insertion/retrait
implant 
Lits
Matelas
Boîte à instrument
Micro-ordinateur
Kits AMIU
Poubelles
Boîtes à idées
Armoire/cantine
pour archivage
Achat de chrono
Autres matériels
médico-
techniques
17
 Etc.

Autres achats de petits matériels/équipement pour améliorer la qualité des services

Equipements et Situation actuelle Situation Actions proposées Observation
logistiques (nombre, types, état) normale (en termes
d’investissement)
Bandelettes urinaires
Glucomètre
Tensiomètre
Matériels de
protection
Et.…..3

Exemple de plan d’investissement pour le trimestre prochain : exécution mensuel en fonction

du budget disponible.

Respo
N Présent Prix Collaborateu
Désignation Quantité Montants nsable
° ation unitaire rs
s
1 Kit AMUI Unité 03 250 000 750 000 CCS COSAH
Echo
2 doppler + Unité 01      
-
lubrifiant
Bandelette
3 Boite 04 165 000 660 000 CCS COSAH
urinaires
Glucomètres
4 Unité 02 800 000 1 600 000 CCS COSAH
+ bandelette
Pactogramm
5 Unité 07   CCS COSAH
e géant -
Boites
6 d'accouchem Boite 01 3 500 000 3 500 000 CCS COSAH
ent
Boite
d'insertion
7 Boite 04 500 000 2 000 000    
des implants
et DIU
Reparation
8 Unité 06 850 000 5 100 000 CCS COSAH
des fenetres

3
Voir les équipements de la vérification qualité
18
 Respo
N Présent Prix Collaborateu
Désignation Quantité Montants nsable
° ation unitaire rs
s
TOTAL 13 610 000

Signature CCS, président du COSAH, Contrôelur financier

2.2 Etape d’exécution du budget FBR

Le budget FBR du centre de santé doit être validé par le CF. Après l’approbation par le
contrôleur financier, la FOSA doit exécuter ledit budget. Les recettes FBR sont virés
mensuellement dans un compte du centre de santé dédié exclusivement aux subsides FBR. Le
Budget FBR est exécuté à partir de l’outil d’indice intégré mensuel.
Tout paiement dépense doit être préalablement validée par le contrôleur financier. A partir de
10 000 000 GNF, un avis de non objection (ANO) du responsable passation des marchés
publics de l’UAGCP est requis.
L’exécution du budget doit se faire suivant les principes de la séparation des fonctions et de la
séparation des dépenses et des recettes. Le manque de ressources humaines faisant défaut, une
dérogation est faite à ces principes dans la gestion quotidienne de la FOSA.
Les procédures des dépenses sont au nombre de quatre.
a) Procédure d’engagement : acte par lequel l’établissement constate son
obligation envers un fournisseur (reconnaitre l’obligation, responsabilité du
centre de santé)
b) Procédure de liquidation : l’étape de la procédure d’achat qui consiste à
vérifier la réalité de l’achat et à arrêter le montant exact de la transaction
(livraison, réception : responsabilité du CF)
c) Ordonnancement ou mandatement : l’acte par lequel l’ordonnateur
principal donne l’ordre de payer sa dette (responsable dit au payeur de payer,
responsabilité du CF)
d) Paiement des dépenses : l’acte par lequel l’établissement se libère de son
engagement (le payeur paie, responsabilité du centre de santé)
Toutes ces procédures doivent être respectées pour toute dépense avec les subsides FBR.

2.2.1 Dépenses incompressibles dans le cadre du FBR

a) Médicaments
Le processus d’approvisionnement en médicament :
- Apres l’inventaire des stocks on calcule la CMM des Médicaments à commander ;
- Le CCS en commun accord avec le président du COSAH établit la commande en
apposant leur signature ;
- Soumet la commande au pharmacien du District qui après analyse et signature transmet
la commande à la PCG (voit la conformité technique);

19
 - La PCG livre les médicaments à l’aide des BL a la DPS en présence du CCS pour
vérification du stock et le coût/facture ;
- Le CCS après vérification de la conformité de la livraison à la commande en présence
du pharmacien de la DPS appose sa signature sur le BL
- Le CCS Transporte les médicaments et le BL au centre de Santé ;
- Le président ou son mandant procède à la réception et à la vérification des médicaments
dans le magasin, remplie et signe le PV de réception ;
- Le CCS range les médicaments sur les étagères ; Place de la facture 
- VISA du CF pour la validation du paiement : Ordonnancement ou mandatement : Le
dossier complet d’achat (fiche d’expression de besoin approuvée, le bon de commande ;
la facture définitive, le bon de livraison, le PV de réception…etc) est soumis au
contrôleur financier pour son visa. A la suite de ses contrôles et vérifications il valide
l’achat et retourne le dossier au FOSA, ou rejette l’achat accompagné d’une fiche de
rejet motivée. ;
- Pour le payement : A réception du visa de validation du contrôleur, le trésorier établit le
chèque au nom du fournisseur et le soumet à la signature du CCS et du COSAH. Le
fournisseur retire le chèque au niveau de la FOSA contre une décharge.
- Une copie du chèque déchargé est transmise au Contrôleur Financier pour information
et archivage. Trois signataires cosignent sur le chèque au verseau et envoient a la
banque pour le virement sur le compte de la PCG.
(Les comptes bancaires des centres de santé fonctionneront selon le principe de triple
signature : le chef de centre + le président du COSAH+ le trésorier du COSAH selon la
convention de subsides)

NB : Dans le cadre de l’autonomie de gestion du FBR, en cas de rupture à la PCG, les
formations sanitaires sont autorisées à s’approvisionner dans des officines agrées déjà
officiellement identifiées par la IRS (via l’ECD).

NB : la commande des médicaments FBR est intégrée à la commande du centre et suit la
procédure normale du district. Le FBR paie sa partie, les recettes propres paient la partie qui
n’est pas FBR.

Après un délai d’un mois à compter de la date de réception de la commande par la DPS, les
formations sanitaires sont autorisées à commander dans des structures privées agrées (via le
district).

Les formations sanitaires doivent prévoir un stock de sécurité de 2 mois afin d’avoir une marge
suffisante pour s’approvisionner dans les délais.

1. Centralisation de toutes les commandes des centres de santé dans un délais de une
semaine
2. Établissement du bon de commande et transmission à la PCG dans un délais de une
semaine
3. Réponse de la PCG dans un délai de 2 semaines

20
 4. Si pas de disponibilité, les formations sanitaires sont autorisées à commander auprès
des structures agrées identifiées via le district, (ii) en cas de non réponse, on
considère qu’il n’ya pas de disponibilité.

NB : La PCG devra respecter les commandes. Toute substitution requiert l’avis de la DPS.

Les médicaments livrés devront avoir une date de péremption ≥ six mois.

Il est recommandé de signer une convention de partenariat entre la PCG et la IRS pour
l’approvisionnement régulier des formations sanitaires.

b) Outils de gestion
Les outils de gestion sont entre autres les carnets de santé, les fiches prénatales, les fiches
infantiles, les fiches PF, les registres de consultations etc.
La procédure est la suivante :
1) Inventaire de l’ensemble des outils de gestion disponibles et détermination du stock
restant (J0)
2) Expression de besoins demande d’achat par le chef de centre (en collaboration avec ses
collègues) de commun accord avec le COSAH (J1)
3) Le trésorier demande et reçoit 2 factures proforma de fournisseurs différents à partir de
l’expression de besoins validé (J3)
4) Le président du COSAH et le CCS plus le trésorier sélectionnent le fournisseur le
mieux disant (J5)
5) Le CCS adresse le bon de commande au fournisseur sélectionné (J6)
6) Le fournisseur sélectionné procède à la livraison, et réception de la commande par la
commission de réception (président, trésorier, CCS). Il fournit également a facture
définitive et le bon de livraison. La commission de réception élabore le PV de réception
signé par les 3 membres (J11)
7) VISA du CF pour la validation du paiement (J12) : Ordonnancement ou mandatement :
Le dossier complet d’achat (fiche d’expression de besoin approuvée, le bon de
commande ; les factures proforma, la facture définitive, le bon de livraison, le PV de
réception…etc) est soumis au contrôleur financier pour son visa. A la suite de ses
contrôles et vérifications il valide l’achat et retourne le dossier au FOSA, ou rejette
l’achat accompagné d’une fiche de rejet motivée. ;

8) Paiement par chèque ou virement bancaire au fournisseur (J14)

A réception du visa de validation du contrôleur, le trésorier établit le chèque au nom du
fournisseur et le soumet à la signature du CCS et du COSAH. Le fournisseur retire le chèque
au niveau de la FOSA contre une décharge.
Une copie du chèque déchargé est transmise au Contrôleur Financier pour information et
archivage.
Trois signataires cosignent sur le chèque au verseau et envoient a la banque pour le virement
sur le compte de la PCG.
NB : Au-delà de 5 millions de GNF la formation sanitaire doit demander l’autorisation de la
DPS/CF ??(à clarifier).

21
Le contrôleur financier donne l’autorisation (VISA) de paiement une fois la livraison faite.
c) Fonds pour financer les innovations/renforcements de capacités/autres dépenses
éligibles par le COSAH
Cette rubrique comprend le carburant pour stratégie avancée, les fournitures de bureau, le
matériel d’entretien, matériel informatique, entretien motos, la formation/stage du personnel,
les supervisions des postes de santé, la participation à des rencontres au district dans le cadre
du FBR, la collation lors des vérifications, les récompenses en nature pour encourager les
femmes à l’utilisation des services de santé et autres dépenses validées par le COSAH.

 Le carburant, participation aux rencontres et missions de supervisions 

- le chef de mission élabore les TDR de la mission et les soumet à l’approbation du CCS ;
- Le CCS en collaboration avec le Président du COSAH, approuve les TDR et les transmet
au Trésorier ;
- A la réception des TDR validés, le trésorier prépare l’état des frais de carburant/ frais de
transport, des perdiems et frais d’hébergement.
o Les frais de carburant sont calculés en fonction de la distance et de la
consommation de l'engin.
o Les frais de transport doivent être conforment aux tarifs de transport en
commun en vigueur ;
- Le trésorier transmet l’état des frais de mission au CCS pour approbation en collaboration
avec le Président du COSAH ;
- Le CCS prépare l’ordre de mission et le soumet à la signature du Sous-Préfet ou du Maire ;
- le trésorier procède au payement en espèce si le montant total est inférieur à 500.000 GNF
ou par opérations bancaires dans le cas échéant. Il prépare une fiche d’émargement que les
membres de la mission signent à la réception de leurs frais de mission (Carburant ou frais
de transport).
- Au retour de la mission le chef de mission collecte l’ensemble des pièces justificatives de
la mission et les dépose au niveau du chef de centre. Ce sont entre autres :
o Le rapport de mission daté et signé par le chef de mission ;
o Les tickets de carburant délivrés par les stations-services (pour les achats
supérieurs à 5 litres), dans le cas échéant un reçu est acceptable ;
o L’ordre de mission visé à l’allé et au retour.
- Après vérification de l’ensemble des pièces justificatives en collaboration avec le Trésorier,
le CCS les transmet au CF pour validation.
- En fin le trésorier classe et archive les pièces justificatives

 Formations/collation
- Le CCS et le COSAH prépare les TDR et le budget de la formation ;
- Le thème, le contenu et les TDR de la formation sont soumis à DPS pour sa validation
technique ;
- Le Trésorier réserve une salle de formation. Il obtient 2 factures profroma pour la
collation ;
- Le CCS adresse un bon de commande au prestataire sélectionné pour la collation ;

22
- Les prestataires pour la location de la salle, pour les fournitures, la collation et autres
transmettent leur facture définitive au CCS. Toutes ces factures sont certifiées par le
Président du COSAH ;
- L’ensemble du dossier est transmis au CF pour son Visa ;
- A la réception du visa du CF le trésorier établit les cheque ou virement à l’ordre des
différents fournisseurs et les soumet à la signature des personnes habilitées ;
- Les fournisseurs retirent leurs cheque contre décharge. Les paiements en espèces autorisés
sont faits contre un reçu délivré par le prestataire.
- Les prestataires réalisent les prestations accompagnées de BL ou d’attestation de services
faits ;
- Les paiements des frais de transport et des perdiems (se référer au budget de la formation)
sont matérialisés sur une d’émargement signée par les bénéficiaires ;
- Une fois la formation terminée, les copies des chèques déchargées, les reçus de paiement,
les BL/ attestations de services faits et les fiches d’émargement sont transmis au CF par le
CCS pour validation ;
- En fin le trésorier classe et archive l’ensemble des pièces justificatives.

 Fournitures et matériels de bureau/Matériels d’entretien/ matériels médicaux 

- Fiche d’expression du besoin approuvé par le CCS et le Président du COSAH 
- Le trésorier obtient 2 factures proforma
- Sélection d’un fournisseur par la commission (CCS, Trésorier et Président COSAH) ;
- Le CCS adresse un bon de commande au fournisseur sélectionné ;
- Le fournisseur procède à livraison des biens commandés accompagnée de la facture
définitive et du BL ;
- Une commission de réception composé du CCS, du Président du COSAH et trésorier
procède à la réception des biens. Un PV de réception est établi et signé par l’ensemble des
membres de la commission.
- Le CCS soumet l’ensemble du dossier au CF pour son visa ;
- A l’obtention du visa du CF, le trésorier établit le chèque à l’ordre du fournisseur et le
soumet à la signature de toutes les personnes habilitées ;
- Le fournisseur retire sont cheque chez le trésorier contre une décharge ;
- La copie du chèque déchargé est transmise à CF pour information ;
- Enfin le trésorier classe et archive l’ensemble des pièces justificatives.

 Entretien moto 
- Demande de proposition à au moins deux garages d’entretien de moto par le trésorier ;
- Le CCS, le Trésorier et le Président du COSAH sélection le garage le mieux disant.
- Après vérification du projet de contrat par le CCS, Le Président du COSAH signe le contrat
de prestation avec le garage retenu ;
- Le contrat signé est ensuite soumis à la validation du CF ;
- Chaque prestation est autorisée par une demande d’entretien signée par le CCS ;
- Chaque intervention du prestataire sur une moto est matérialisée par une fiche d’entretien
qui décrit les problèmes diagnostiqués, les réparations ou entretiens effectuées ;

23
- Le prestataire adresse mensuellement une facture au CCS en cas de réalisation de
prestations ;
- Le visa du CF est requis pour chaque payement ;
- A l’obtention du visa du CF, le trésorier établit le chèque à l’ordre du fournisseur et le
soumet à la signature de toutes les personnes habilitées ;
- Enfin le trésorier classe et archive l’ensemble des pièces justificatives.

 Entretien des locaux :

- L’entretien des locaux du centre de santé se présente en trois parties : l’entretien de la cour,
le vidange des fosses septiques et l’entretien de l’intérieur.
- Le nettoyage de la cour concerne : le balayage, le défrichage, le ramassage ;
- L’entretien de l’intérieur concerne : le balayage et lavage du sol, nettoyage du mur, vidange
de poubelles
- Pour l’entretien de la cour, le CCS et le COSAH recrute un agent d’entretien compétent sur
la base d’un contrat signé par le président du COSAH et l’agent ;
- Pour l’entretien de l’intérieur du CS, le CCS et le COSAH recrute un agent d’entretien
compétent sur la base d’un contrat signé par le président du COSAH et l’agent ;
- Les contrats d’entretien sont soumis à la validation du CF 
- Au besoin le CCS contacte un prestataire spécialisé dans le vidange des fosses septiques.
La réalisation de la vidange est matérialisée par des images ou vidéos. Le payement est fait
par le trésorier contre un reçu de payement.
- Les agents d’entretien recruté sont rémunérés par le CS.

 Maintenance des infrastructures et équipements

- Manifestation du besoin par la FOSA ;
- Transmission du dossier (fiche technique d’identification élaboré par la DPS) au
président du COSAH pour information, examen et avis à donner ;

- Identification ou choix de deux (2) professionnels externes (maintenancier de la DPS ou

de l’hôpital régional) par la FOSA;
- Réception des différentes factures proforma par la FOSA;
Après le choix du professionnel par la FOSA
- Transmission du dossier par la FOSA au CF pour validation;
Après validation par le CF
- Transmission d’une copie du dossier (fiche technique d’identification et la facture
proforma) par la FOSA à la DPS à titre d’information ;
Après le service fait
- Réception de la facture définitive par la FOSA;
- Transmission de la facture définitive par la FOSA au CF pour validation ;
Après validation du dossier par le CF
- Transmission du dossier par la FOSA au président du COSAH et au trésorier pour la
prise en charge.

 LA PROCEDURE D’ACHAT DE PETITS MATERIELS

24
 1- Expression de besoin :
Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision des enjeux liés à l’achat, c’est
pourquoi, la première étape est d’identifier le besoin (rédaction d’un cahier de charges
détaillé).

2- Rechercher les meilleurs fournisseurs :

Une fois le besoin est exprimé, c’est de réaliser une démarche pour sélectionner les meilleurs
fournisseurs.

3- Identification des fournisseurs :

C’est une étape qui nous pousse à rentrer en contact avec ses fournisseurs potentiels. Ensuite,
déléguer une équipe qui va s’assurer de la bonne compréhension des besoins.

4- Procéder à l’analyse et à la sélection :

Le choix du Fournisseur le plus adapté doit être réalisé sur la base de l’analyse de plusieurs
critères.

5- Négocier avec le fournisseur retenu :

Il faut avoir une stratégie claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles

6- Procéder à la signature du contrat 

 Sous traitance avec relais communautaires/accoucheuses traditionnelles
Dans le cadre du FBR à Mamou, il est prévu la signature de contrats de sous traitance
entre la formation sanitaire (président du COSAH) et le groupement des relais
communautaires (président du groupement des relais communautaires/accoucheuses
traditionnelles). A la fin de chaque mois, une fois les subsides disponibles, le montant à
verser au groupement des relais communautaires est remis au président en cash assorti
d’un état d’émargement (si montant inférieur à 500000GNF) ou en chèque avec copie
du chèque gardé chez le trésorier (si montant supérieur à 500000GNF). Le président du
COSAH respecte les critères de répartition des primes contenus dans le manuel national
FBR que sont : 85% des ressources obtenues seront reversés à chacun des relais
communautaires concernés selon son rendement avec le montant dû par relais
communautaire (matérialisé par un état d’émargement) et les autres 15% serviront à
alimenter une caisse de solidarité des relais communautaires
NB: les ASC sont pris en compte dans l’outil d’indice du centre de santé.
Le tableau ci –dessous matérialise le mode de calcul des subsides (individuel et
groupement) des relais communautaires.
Calcul des subsides des relais communautaires.

25
 Quantité
Quantité Prix
Prestations/Indicateurs s Taux Montan
s unitair
(outputs) vérifiées/ Divergence t obtenu
déclarées e
validées
1 Nombre de 3258
référence/accompagneme
nt pour accouchements
par un personnel qualifié
et reçue dans la formation
sanitaire
2 Nombre de référence pour 1629
fiches/femmes avec 4CPN
dont une au 9eme Mois 
3 Nombre de nouveaux 1275
utilisateurs des moyens de
contraception moderne de
courte durée d’action
orale ou injectable
(adolescents de 10 à 19
ans et jeunes/adultes de 20
à 49 ans) par DBC
4 Nombre de nouveaux 1275
utilisateurs des moyens de
contraception moderne de
courte durée d’action
injectable référés par RC
5 Nombre de nouveaux 1629
utilisateurs des moyens de
contraception moderne de
longue durée d’action et
injectables référés au
centre de santé par l’ASC
6 Nombre de référence au 1303
centre de santé
d'accouchées reçues dans
les 42 Jours après
accouchement au centre
de santé
7 Nombre de femmes 1303
porteuses de fistules
obstétricales dépistées et
référées au centre de
santé/poste de santé

26
 Quantité
Quantité Prix
Prestations/Indicateurs s Taux Montan
s unitair
(outputs) vérifiées/ Divergence t obtenu
déclarées e
validées
8 Nombre de cas de 2932
violence basée sur le
genre dépistées et référées
au centre de santé/poste
de santé (Violence
sexuelle, Violence
corporelle etc.) par le
Rcom
9 Nombre de cas de perdus 814
de vue à la vaccination
des enfants de < 1 ans
complètement référés par
le relais communautaire
relais communautaire au
centre de santé/poste de
santé
1 Nombre d’enfants de 0 à 407
0 59 perdus de vue à pesée/
toiséé et référes par le
Rcom
Total1
Bonus d’équité Cat.=……..
%
Montant bonus équité
Montant total
(Total1+bonus d’équité)

 Augmentation de la réserve
L’objectif du FBR n’est pas de thésauriser les subsides mais de les utiliser pour améliorer la
quantité et la qualité des soins et services. Dans ce sens, la réserve n’est utilisée que pour
garder des lignes qui ne seront pas utilisées au cours de la période afin d’équilibrer l’outil
d’indice. Toutefois cette thésaurisation ne devrait pas excéder 3 mois. En cas de nécessité, cela
requiert l’autorisation du contrôleur financier. Il est matérialisé par une signature du CCS et le
président du COSAH apposée sur un document.

 Frais de tenue de compte

Il s’agit des frais que la banque déduit pour la tenue du compte dédié ouvert pour les subsides
FBR. Il est matérialisé par un reçu ou SMS de frais de tenue de compte.

27
  Primes de motivation du personnel y compris le COSAH et les contractuels
Il s’agit de calculer l’enveloppe disponible pour les primes de performance soit ≤ 40% des
subsides résiduels (première partie de l’outil d’indice) et d’utiliser les critères de la partie 2 et 3
de l’outil d’indice décrit plus bas pour la répartition en primes individuelle.
Les conditions à remplir pour bénéficier des primes sont (i) score de qualité>=60%; (ii) taux de
divergence global quantité<= à 10% et <=15% pour la qualité;
Cependant ces conditions sont applicables après 6 mois de mise en œuvre (période
d’apprentissage, d’appropriation et d’adhésion). .
Avant les 6 mois, le personnel bénéficie systématiquement des primes de performance.

Les contractuels pris en compte dans l’outil d’indice sont ceux qui ont des sous contrats avec le
centre de santé. Il s’agit donc pour les centres de santé de rendre formel à travers la signature
de sous contrats les agents contractuels ou bénévoles qui travaillent dans leurs centres de santé
respectifs. Toute somme perçue par un agent doit être précédée d’un état d’émargement.
Les primes de motivation des COSAH représentent 10% des 40% des subsides du centre de
santé. Leur prise en charge est fonction aussi de leur performance (à l’issue d’une évaluation)
et la prise en charge individuelle est matérialisée sur un état d’émargement après une
évaluation individuelle des membres COSAH.
Tous ces états d’émargement doivent être archivés au niveau du trésorier du centre de santé.

Les étapes à suivre sont les suivantes :

- Les CCS en collaboration avec les autres membres du personnel et le COSAH lors d’une
réunion rempli le fichier Excel de calcul des primes de motivation individuelles selon les
critères définis. Il l’imprime et l’affiche à un endroit accessible à tout le personnel. Le PV
de la réunion avec liste de présence est établit et archivé.
- L’état de calcul des primes est soumis à vérification du CF,
- Après la vérification du CF, le trésorier émet un chèque à son nom et le soumet à
l’approbation des personnes habilités ;
- Le payement des primes de motivation se fait en espèce et chaque bénéficiaire signe sur la
fiche d’émargement établit à cet effet ;
- La copie du chèque ainsi que la fiche d’émargement sont soumis à la validation du CF ;
- Enfin le trésorier classe et archive l’ensemble des pièces justificatives.

Critères de répartition des primes du COSAH

 Si la performance du COSAH atteint 80% à l’évaluation, le COSAH reçoit la totalité
de l’enveloppe des primes : performance satisfaisante
 Si la performance est comprise entre 60 et 80% on multiplie l’enveloppe des primes
par le score de performance : performance acceptable
 Si la performance des COSAH est inférieure à 60%, le COSAH n’a pas de primes.
Performance faible
NB : les primes sont octroyées tous les mois pendant les 6 premiers mois puis tous les
trimestres
Critères de distribution des primes individuelles des membres COSAH : autonomie : critères

28
 consensuels entre les membres.
La distribution individuelle des primes au COSAH fait l’objet d’une réunion avec PV, liste de
présence avec signature et archivée. Il en est de même pour le personnel du centre de santé.
Pour les détails de la répartition des primes au personnel de santé : voir outil d’indice

 Dépenses courantes et autres

fiche d’expression de besoin approuvée, le bon de commande ; les factures proforma, la facture
définitive, le bon de livraison, le PV de réception…etc)

NB :
 En ce qui concerne les procédures de marché public bien que difficile, les formations
sanitaires doivent les respecter.
 Il faut mettre des seuils pour les gros achats, au début, on peut faire des achats groupés
et repartir mais avoir à l’esprit qu’il faut que le centre de santé apprenne à gérer. L’outil
d’indice règlemente l’utilisation des fonds disponibles.

2.3. Etape de suivi évaluation du budget FBR du centre de sante

Le suivi/évaluation est une étape importante du processus de budgétisation. Il permet de
s’assurer que toutes les étapes sont exécutées correctement afin d’obtenir les résultats
escomptés dans la mise en œuvre du plan d’affaire du Centre de Santé. Il est réalisé à travers ;
- Le suivi mensuel de l’exécution du budget à travers les outils d’indices mensuels
- la supervision interne du chef de centre ;
- Le suivi des dépenses éligibles et les lignes budgétaires prévues :
- les supervisions intégrées
- les vérifications qualités
- le coaching de l’ACV
- l’appui conseil du contrôleur financier
- l’analyse des écarts entre les prévisions et les exécutions des lignes budgétaires ;
- l’analyse de l’exécution du budget lors des rencontres du comité de coordination et de
validation des résultats et des autres instances de coordination au niveau régional et
préfectoral;

III. Le contrôle budgétaire

3.1 Définition-principes-analyse des écarts
3.1.1Définition

C’est l’opération qui consiste à comparer les données réalisées (ou performances de gestion)
et les données prévisionnelles (données budgétaires).

3.1.2. Principe
Le contrôle budgétaire est essentiellement une phase de surveillance et de vérification.

29
On cherche à savoir si les objectifs fixés au moment de l’élaboration du budget ont été
respectés pendant son exécution. Etape par étape, il faut disposer d’informations précises qui
doivent permettre le réajustement entre les prévisions et les réalisations, si l’on a constaté des
écarts.

3.1.3 Objectifs du contrôle budgétaire

- Faire apparaître clairement les objectifs non atteints ;
- Interpréter les écarts, c’est-à-dire identifier les causes des écarts et prendre des
mesures correctives ;
- Proposer des modifications d’objectifs ou même de nouveaux objectifs.
Tableau de rapprochement prévisions et réalisations
Le tableau de rapprochement prévisions/réalisations ci-dessous constitue un excellent outil de
contrôle du budget.
Rapprochement prévisions et réalisations
Désignation des Prévisions (budget) Réalisations Ecart Observations
Dépenses Ramené à
Semestre la période

NB:
 La colonne désignation comporte le libellé de la dépense
 La colonne budget semestre reprend le budget de la FOSA
 La colonne budget ramené au semestre
 La colonne réalisations comporte les dépenses engagées ou les recettes réalisés
 L’écart est la différence entre la colonne réalisations et la colonne budget ramené au
semestre
 A la colonne observations inscrire toutes les remarques sur la cause de l’écart.
3.1.4 L ’analyse des écarts

L’écart est la différence entre les réalisations et les prévisions.

Ecart = Réalisations - Prévisions

30
L’écart peut être favorable ou défavorable. Les raisons les plus courantes sont :
- Les mauvaises estimations lors de l’élaboration des budgets,
- L’inefficacité dans les collectes des recettes,
- Les changements des coûts des ressources utilisées,
- Les changements dans la quantité des ressources allouées,
- Les facteurs saisonniers.

3.2 Modalités de Contrôle

Le responsable de la FOSA et le président du COSAH autorisent à tout moment les structures
chargées du contrôle à consulter les livres comptables et documents concernant les opérations
financières, à vérifier le matériel acheté et les résultats des activités réalisées.

3.2.1 Contrôle interne

La DPS procédera au contrôle de l’utilisation des ressources financières selon les règles
d’utilisations établies et les procédures des dépenses en vigueur lors des vérifications, lors des
supervisions intégrées et des activités de contrôles/coaching de la gestion financière et
comptable des centres de santé en vigueur dans le système de santé. Ce contrôle peut aussi se
faire à distance à travers les technologies existantes (WhatsApp, mail, etc.).

La IRS fera de même pour les hôpitaux (hôpital régional et hôpital confessionnel)

L’UAGCP a recruté un contrôleur financier (CF) qui est basé à la IRS de Mamou et dépend
hiérarchiquement de l’UAGCP.  Il a pour missions principales (i) le contrôle et la certification
de toutes les factures transmises par l’ACV avant leur acheminement à l’UAGCP pour
paiement, (ii) le contrôle rapproché des dépenses qui seront réalisées par les formations
sanitaires en vérifiant le respect du manuel de procédures (iii) le coaching des structures sur la
gestion financière et comptable. Ce contrôle se fera sous forme d’appui-conseil et de formation
sur site à travers la réalisation des missions sur le terrain et prendra en compte les dépenses
réalisées sur les fonds FBR et du recouvrement des coûts. Ce qui contribue à renforcer la
performance du système.

Après chaque contrôle, il est établi un procès-verbal d’inventaire de caisse signé du trésorier et
visé par le responsable de la FOSA.
Des sorties de contrôles de l’UAGCP vers le niveau régional, préfectoral et sur un
échantillonnage des formations sanitaires sont également prévues afin de minimiser au
maximum les risques.

Il est aussi envisager des sorties conjointes en cas de besoin avec le Ministère de la sante
(CTN-FBR-UAGCP) et Enabel pour un contrôle interne de l’utilisation des ressources selon
les procédures (niveau central vers le niveau intermédiaire et périphérique).

31
Le contrôle interne est sous forme d’appui conseil destiné à renforcer les capacités des agents.

3.2.2 Contrôle à l’improviste :

Il est parfois organisé des descentes à l’improviste sur le terrain pour contrôler la gestion
financière et comptable.
Le CF de l’UAGCP effectue un contrôle inopiné des caisses au moins une fois par trimestre. Il
rend compte au directeur préfectoral et régional de la santé et à l’UAGCP.
Le contrôle consiste à établir un inventaire des valeurs en caisse :
- billetage pour les espèces,
- décomptes des chèques et des bons provisoires pour les valeurs autres.
Après chaque contrôle, il est établi un procès-verbal d’inventaire de caisse signé du trésorier et
visé par le responsable de la FOSA.
En cas de manquement grave, sont appliquées les sanctions pécunières (remboursement) et/ou
administratives.

3.2.3 Contrôle externe/audit

3.2.3.1 Généralités sur le contrôle externe/audit
Il est fait selon les procédures de contrôle externe de Enabel en ce qui concerne les subsides
FBR.
Enabel contrôlera si l’utilisation du subside est conforme aux dépenses éligibles. Enabel
effectuera pour ce faire un contrôle de l'ensemble des composantes de la justification
demandée.
Enabel pourra à tout moment, de sa propre initiative, faire effectuer un contrôle de l’action
subsidiée. Par le seul fait de l’acceptation du subside, la formation sanitaire reconnaît à Enabel
le droit de procéder ou de faire procéder sur place à ce contrôle.
Lors du contrôle de la justification des subsides qu'elle octroie, Enabel peut demander des
pièces justificatives supplémentaires à celles prévues dans le cadre du rapportage.
En vue de ces contrôles, elle tient à disposition sa comptabilité et toute autre pièce justifiant du
respect des conditions sous lesquelles le subside a été octroyé. En conséquence, la formation
sanitaire s’engage à conserver tous les documents liés à la présente convention pendant 5 ans
après le paiement final.
Enabel informera par écrit la formation sanitaire contrôlé des résultats des contrôles et de leurs
éventuelles conséquences.

3.2.3.2 la réalisation des audits sur les ressources transférées aux bénéficiaires
Dans le cadre de la mise en œuvre du FBR, il est organisé des audits externes pour renforcer la
qualité de la gestion financière et comptable des structures. En général les audits sont plus
financiers que cliniques mais au début il faudra associer les 2 afin d’établir les relations de
confiance. Pour Mamou, ces audits comprennent donc les audits financiers et les audits
quantités. Ces audits externes sont réalisés par un cabinet international.

32
Il s’agit d’auditer sur un échantillon de 40% des centres de santé (soit 8), 50% des hôpitaux
(soit 1) et 50% des structures de régulation (soit 1) qui reçoivent des subsides soit 10
structures à auditer. Les formations sanitaires identifiées ne sont informées que le jeudi de la
semaine avant l’audit dans le but de s’assurer que le personnel des formations sanitaires soient
présentes au moment de l’audit.
Les audits concernent les vérifications quantités pour 3 formations sanitaires et les audits
financiers pour 5 formations sanitaires. Les audits de la quantité consistent à reprendre le
travail des vérificateurs de l’ACV.
Les audits se font à un rythme trimestriel. Pour cette phase les audits vont concerner
uniquement les subsides FBR transférés.

En cas de dépenses inéligibles constatés, Enabel procède à un mécanisme de récupération des

fonds. Comme exemple, si les auditeurs constatent 30% de dépenses inéligibles, Enabel
récupère ce montant au paiement de la prochaine facture en diminuant le montant de 30%.
Cependant l’argent reste dans la convention et peut permettre soit de prolonger la convention,
soit d’être affecté à d’autres formations sanitaires.

Préparation de l’audit : les documents de mise en œuvre que sont le guide d’instruction
opérationnelles, le manuel national FBR, les guide de vérification, le manuel de gestion
financière et comptable etc. sont les documents de référence des auditeurs. Il est nécessaire
d’avoir au début une séance de travail avec les auditeurs.

IV. Gestion de la trésorerie

La gestion des fonds au niveau de la FOSA doit être conforme aux conditions des textes de
l’Etat et des partenaires.

4.1 Les recettes de la vente des médicaments

Le client se présente à la CPC (après le service d’accueil). Après consultation, les médicaments
sont prescrits, le prix par médicament prescrit est inscrit sur le carnet ainsi que le montant total
des médicaments.
Le client va ensuite au point de vente avec son carnet, l’agent point de vente délivre les
médicaments prescrits et reporte le montant total des médicaments se trouvant dans le carnet
dans la fiche de relevé journalier.
L’agent point vente fait la somme des médicaments consommés par nature pendant la journée
et leurs prix et renseigne dans le RUMER.

33
4.2 La gestion des comptes
4.2.1 Les encaissements
Dans le cadre du FBR, des comptes spéciaux dédiés FBR sont ouverts dans les banques
primaires pour recevoir les subsides FBR à partir du compte spécial FBR de l’UAGCP. Ces
fonds sont destinés aux dépenses éligibles sur les subsides FBR.
Dans le cadre du FBR les montants à virer des formations sanitaires sont faits sur la base des
factures transmises par les formations sanitaires et validées par le dispositif de validation en
vigueur dans le guide d’instructions opérationnelles. Les montants transférés sur les comptes
des formations sanitaires sont faits en GNF.
4.2.2 Décaissement sur les comptes
Les comptes bancaires des centres de santé fonctionneront selon le principe de triple signature :
le chef de centre + le président du COSAH+ le trésorier du COSAH.
Tout achat paiement doit être préalablement validé par le contrôleur financier. A partir de 10
000 000 GNF, un ANO du responsable passation des marchés de l’UAGCP est requis.
Tout paiement doit être autorisé par le contrôleur financier.
Les décaissements sont faits par le trésorier de la FOSA en respectant les procédures en
vigueur.
Une comptabilité de trésorerie est tenue au niveau de chaque structure de santé.
Au niveau des formations sanitaires, le contrôleur financier de l’UAGCP fournit un appui
technique pour la mise en place et la bonne tenue de cette comptabilité.
Chaque centre de santé doit avoir une comptabilité de trésorerie : entrée-sortie-solde.

4.2.3 Les chèques/ordre de virement

Au vu des originaux des factures certifiées par le président du COSAH des bons de
commandes, des bordereaux de livraison et des procès-verbaux (PV) de réception, le trésorier
établit les chèques. La signature des chèques est réalisée par le trésorier, le CCS et le président
du COSAH.
En plus des mentions obligatoires, toute facture doit porter les références suivantes :
- N° du bon de commande 
- N° du bordereau de livraison
Dès la signature des chèques, toutes les factures doivent être « acquittées » par apposition d’un
tampon ou écrire en rouge par le CCS comprenant les informations suivantes :
- N° de chèque 
- Nom de la Banque
- Le montant
- La date de paiement
Un chèque est établi par le trésorier pour les dépenses supérieures à 500 000 GNF, cosigné par
le chef de centre et le président du COSAH. Une facture pro forma ou un devis aura été

34
demandé au préalable. Le trésorier remplit le livre de banque, le signe et le fait signer par le
premier responsable de la FOSA. Le fractionnement est interdit.
A chaque fin de mois le trésorier de la FOSA dresse le rapport mensuel de trésorerie. Il le
soumet aux acteurs de la FOSA pour appréciation lors de leur rencontre mensuelle pour
l’établissement des dépenses prévisionnelles du mois suivant.
Le rapport mensuel de trésorerie est établi en deux exemplaires, l’un reste au niveau de la
FOSA et l’autre envoyé à la direction préfectorale de la santé. Pour dresser le rapport mensuel
de trésorerie il est souvent nécessaire d’établir la fiche de rapprochement bancaire.

NB : Conformité d’une facture (mention obligatoire) : la facture est une pièce comptable, c’est
une forme de demande de paiement. Ne signifie pas le paiement: Nom et adresse complète du
fournisseur, du client, le numéro de la facture, les caractéristiques des biens achetés et les
montants, lieu et date d’établissement de la facture, signature et cachet du fournisseur. Mention
optionnelle : le numéro du bon de commande, le numéro du bon de livraison.
Le cacher payé est efficace quand il y’a l’adresse du fournisseur sur le cachet ou l’identité du
fournisseur. Cela signifie que la facture est acquittée ou liquidée. Copie du chèque déchargé
par le fournisseur doit être accrochée à la facture.

4.2.4 Elaboration des états de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau à deux parties
▪ La partie gauche représente le compte banque concerné dans les livres comptables du CS.
Elle présente :
- le solde du compte banque dans le grand livre,
- les opérations enregistrées par la banque et non comptabilisées dans les livres de la
comptabilité du FOSA,
- le solde ajusté des opérations non enregistrées
▪ La partie droite représente le compte du FOSA dans les livres de la banque. Elle présente :
- le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire,
- les opérations enregistrées dans les livres comptables du FOSA et non comptabilisées par la
banque,
- le solde ajusté des opérations non comptabilisées.
Le FOSA à l’obligation de faire mensuellement un rapprochement chacun de ses compte
bancaire (voir le modèle de rapprochement dans les outils).
L’état de rapprochement bancaire se fait à partir du relevé bancaire qui se prend gratuitement à
la banque une fois par mois.

35
 4.2.5 Tenue des Journaux banque et Caisse
Chaque fosa devra mettre en place deux registres dont un tenant lieu de journal banque et le
second de journal caisse, tracés de la manière suivante :
a. Journal de banque 
Tableau 13 : Journal de banque

DATE LIBELLES MONTANTS MONTANT SOLDES

S R SD
Entrées Sorties

15/11 Reçu VIREMENT 500 000 500 000

UAGCP

25/11 Bon Cde MEG 450 000 = 500 000 -

450 000 =50 000

30/11 Acht Fournitures 40 000 ?

Chaque fin du mois, il faut tirer le relevé bancaire du mois. Permet de voir toutes les opérations
passées au cours du mois et on fait le rapprochement avec le journal de banque.
b.Journal de caisse
Tableau 14 : Journal de caisse

DATE LIBELLES MONTANTS R MONTANTS SOLDES

S Entrées D
Sorties

16/11 Vente des MEG 100 000 100 000

25/11 Appro/alimentation 100 000 = 100 000 +100

Caisse par Chq : fiche 000 = 200 000
d’approvisionnement

25/11 Recvrmt des coûts : 50 000 ?

reçu

30/11 Répartition Primes : 250 000 0

Toutes les opérations (libellés) doivent avoir des pièces justificatives

b. Classement
En vue d’un classement par nature de paiement, dans le chrono des dépenses effectuées par
banque seront rangées ou archivées les pièces par leurs dates de paiement.
De même dans le chrono Caisse, seront rangées par ordre de dates les pièces caisse (reçus,
factures, reçus versement, Etc), dates du journal Caisse.

36
 Un troisième chrono normalement doit être ouvert et où seront classées les correspondances
relatives aux questions sur le FBR : échange avec l’ACV, instructions du IRS sur les activités
du FBR, . . . Etc.
Rappelons que les relevés bancaires sont dans le chrono banque.

V. Règles de bonne gestion administrative et financière

5.1 Règles de bonne gestion administrative et financière

Les règles de la bonne gestion doivent respecter les principes suivants :
 Pour chaque dépense une pièce justificative correcte est requise ;
- Factures proformas ;
- Fiche d’expression du besoin ou demande d’achat approuvée
- Bon de commande-Autorisation de dépense du président du COSAH
- Facture définitive
- Bon de livraison
- PV de réception signés par les personnes habilitées
- Visa du Contrôleur Financier
- Reçu de paiement
- Copie du chèque déchargé par le bénéficiaire
 Tenue et mise à jour régulière du livre banque et caisse avec clôture mensuelle,
disponibilité des relevés de compte couvrant le mois entier ;
 Maintien du livre de stock des médicaments et consommables avec clôture à la fin du
mois, indiquant la valeur des médicaments en stock à la fin du mois ;
 Maintien d’un inventaire numéroté, dates d’entrée et de sortie ;
 Disponibilité des relevés bancaires ;
 Réalisation de rapprochement bancaire.

5.2 Règles pour l’achat de biens/matériel/biomédical/fournitures et la contractualisation

de travaux
Le processus d’achat des biens/matériel/biomédical, des fournitures et la contractualisation des
travaux pour le CS doit respecter les textes législatifs et règlementaires en la matière 
 Expression des besoins ;
 Demande de cotation ou autre ;
 Pro forma /offre ;
 Dépouillement /Analyse des offres ;
 Attribution du marché ;
 Signature du contrat ;
 Exécution du contrat ;
 Procès-verbal de réception ou rapport d’activité ;
 Facture acquittée et certifiée ;
37
  Paiement ;
 Enregistrement des opérations dans les registres journaux concernés (banque, achat
etc.)

VI. Outils de gestion financière et comptables

6.1 Outils de gestion budgétaire dans le cadre du FBR
Les outils utilisés sont:

1. Détail des recettes des subsides FBR

2. Dépenses éligibles sur les subsides FBR

3. Tableau récapitulatif des dépenses

6.2 Outil de gestion comptable et financière dans le cadre du FBR

Les outils utilisés sont:

1. Livre de caisse

2. Livre de banque

3. Récapitulatif des dépenses mensuelles FBR

4. Dépenses prévisionnelles du mois : plan budget

5. Etat de rapprochement bancaire

6. Fiche d’expression de besoin

VII. Pièces Justificatives/Justification des dépenses FBR/Archivage

Trimestriellement, chaque formation sanitaire élabore son rapport financier, le fait contrôler et
valider par le contrôleur financier qui se chargera de les transmettre à l’UAGCP.
Le rapport financier trimestriel se compose des documents ci-après :
- rapport de suivi budgétaire ;
- journal comptable des opérations financières ;
- tableau de suivi de paiement des tranches ;
- pièces justificatives des dépenses ;
- extraits financiers : banque et caisse;
- états des rapprochements bancaires ;
- registre des actifs.
Toutes les pièces justificatives doivent être bien archivées et conservées au sein de la formation
sanitaire pendant une période de 5 ans pour les besoins d’audits externes.

38
Conclusion
Ce manuel de procédures de gestion des subsides FBR des formations sanitaires vient combler
un vide longtemps ressenti.
Il permet une harmonisation de la gestion des subsides FBR des FOSA et partant une
convergence sur la façon de faire et de gérer ces ressources. Les outils de gestion en annexe
permettent à la fois la bonne tenue et un contrôle interne et externe efficients, partant la bonne
performance des formations sanitaires.
Ce manuel s'il est utilisé correctement par les différents acteurs au niveau des FOSA doit
permettre une meilleure gestion des ressources FBR dont ils ont la charge et cela pour le bien
de la population.
Ce manuel se veut dynamique. Il pourra être actualisé par le comité de pilotage chaque année
en fonction de l’évolution du contexte à travers une note technique.
Annexe
Annexe 1 : Outils de gestion budgétaire

1. Détail des recettes subsides FBR

2. Dépenses éligibles sur les subsides FBR

3. Tableau récapitulatif des dépenses FBR

39
1. Détail des recettes

DIRECTION REGIONALE DE MAMOU ………………….

DPS DE MAMOU………………………
FOSA DE :…………………………………………

ANNEE : ………

1. Détail des recettes FBR

Mois Jan Fév. Mars Avr Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Déc Total
Prestations/activités
TOTAL
 2. Dépenses éligibles avec les subsides FBR

N° Catégories des dépenses des subsides du FBR Montant % norme

Appui au recouvrement des coûts dans le cadre de la

gratuité de la PF et de la prise en charge des VBG

Subsides résiduels

1 Médicaments, réactifs et consommables, outils de gestion

30%
2 Centres de santé : paiement acteurs communautaires
(manœuvre, relais …) autres activités validées par le
COSAH pour améliorer la quantité et la qualité pour les
formations sanitaires
10%
3 Maintenance des infrastructures et équipements/ 17%

Réalisation de petits investissements et achat de petits

matériels

4 Fonds pour financer des innovation/renforcement de 3%

capacité

5 Fonds de réserve en banque4 0%

6 Primes de motivation de tout le personnel y compris le ≤40%

COSAH/ les bénévoles/sous-traitance avec du personnel
qualifié

Montant total du trimestre 100%

4
Fonds de réserve permet de pallier aux ruptures de médicaments et outils de gestion et rentre dans le cycle de recettes et de
dépenses pour chaque mois

42
 3. TABLEAU RECAPITULATIF DES DEPENSES FBR

DIRECTION REGIONALE DE LA SANTE DE MAMOU ……………………..

DPS DE MAMOU : ………………………..
FOSA DE : ……………………………………………

ANNEE : …………….

Mois Jan Fév. Mars Avr Mai Juin Juillet Août Se

Prestations/activités

TOTAL

43
 4. Annexe 2 : outils de gestion comptable et financière du FBR

1. Livre de caisse

2. Livre de banque

3. Récapitulatif des dépenses mensuelles

4. Dépenses prévisionnelles du mois

5. Etat de rapprochement bancaire

6. Rapport mensuel/trimestriel de trésorerie

44
Direction Régionale de la santé de : ……………..
-------------
Direction préfectorale de la santé de……………………………..
-------------
FOSA de : ……………………………….

1. LIVRE DE CAISSE ( En vigeur dans le centre de Santé)

45
Direction Régionale de la santé de : …………………….
-------------
Direction Régionale de la santé: …………………
-------------
FOSA de : ……………………………….

2.LE LIVRE DE BANQUE

DAT N° LIBELLE ENTREE SORTIE SOLDE SIGNATURES

E dépense
Trésorier Chef de Autres
centre

Report

Total à reporter

46
Direction Régionale de la santé de  : ……………..
-------------
Direction préfectorale de la santé de………………………….
-------------
FOSA de : ……………………………….
-------------
Mois de : ………………………………….. Année : ………………….

3.RECAPITULATIF DES DEPENSES MENSUELLES

Date N° Dépenses Montant

Dépense ME Services Total
Report

47
 Total à reporter

Signature du Trésorier Signature du CCS

4.DEPENSES PREVISIONNELLES DU MOIS : Plan budget mensuel

5. FICHE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 

ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Chez le Centre de Santé Chez la Banque

Date Libellé Débit : Crédit : Date Libellé Débit: Crédit:
Solde au ……..     Solde au ……..    
               
               
               
               
               
               
               
TOTAL     TOTAL    
SOLDE RAPPROCHE   SOLDE RAPPROCHE  

6.Fiche d’expression de besoin

48
 Entité : ………………………….
Date : …………………………..

Nom du demandeur Signature du demandeur

Financement : FBR « Enabel » Mamou

Ligne budgétaire :
…………………………………………………………………………………
Activité :
……………………………………………………………………………………………..
Budget prévisionnel :
……………………………………………………………………………..
Liste des Besoins

N° Désignation Quantité Motivation de l’expression

du besoin

Approbation
Avis/ Date Signature

CCS

7. Modèle de CARNET DE SOINS (client)

49
 3- Le Carnet de santé :

N° Date :……………………………….. Médicaments/Posologie /Quantité

Plaintes……………………………………………………………….. 1 ……………………………………………………..

…………………………………………………………………………… 2 ……………………………………………………..

……………………………………………………………………………. 3………………………………………………………

Observation : Poids………………T°……………TA………… 4………………………………………………………

TDR……………. Total à payer :

Diagnostic……………………………………………………………

8. Autres annexes
Planification financière des subsides FBR du centre de santé pour les 12 premiers mois de
mise en œuvre.

Mois Vérification Facture Outil Plan- Paiement au Exécution

envoyée d’indice budget plus tard
Décembre- Rattrapage-Régularisation
Avril
Mai Juillet-Août Août Août Aout Septembre Septembre
(retard)
Juin Août Août Août Août Septembre Septembre
(retard)
Juillet Août Août Août Août Septembre septembre
(retard)
Aout septembre Septembr Septembre septembre octobre Octobre
e
septembre octobre Octobre octobre Octobre novembre novembre
octobre Novembre Novembre novembre Novembre Decembre Décembre
Novembre Décembre Décembre decembre Décembre Janvier Janvier

Le plan budget doit respecter les outils d’indices des mois concernés

Fiche de stock théorique pour chaque produit: A confronter avec le stock physique

50
 Date Stock initial Entre Sortie Stock final

Grille quantité RECO

Nom du CS :……………………………………. Quartier Village :……………………………….
Nom du relais communautaire :
Année:
………………………………………………
N° du mois:…. Catégorie :
Mois de
…………………=………..%

Quantit Observatio
Quantit
Prestations/ és Prix Monta ns
és Taux
Indicateurs vérifiée unitai nt
déclaré divergence
(outputs) s/ re obtenu
es
validées
1 Nombre de référence 3258
pour accouchements 5
par un personnel 5
qualifié et reçue dans
la formation sanitaire
2 Nombre de référence 1629
pour fiches/femmes
avec 4CPN dont une
au 9eme Mois 
3 Nombre de nouveaux 8497
utilisateurs des
moyens de
contraception
moderne de courte
durée d’action orale
(adolescents de 10 à
19 ans et
jeunes/adultes de 20 à
49 ans) par DBC
4 Nombre de nouveaux 1575
utilisateurs des
moyens de
contraception

51
 Quantit Observatio
Quantit
Prestations/ és Prix Monta ns
és Taux
Indicateurs vérifiée unitai nt
déclaré divergence
(outputs) s/ re obtenu
es
validées
moderne de courte
durée d’action
injectable référés par
RC
5 Nombre de nouveaux 1629
utilisateurs des
moyens de
contraception
moderne de longue
durée d’action et
injectables référés au
centre de santé par
l’ASC
6 Nombre de référence 1303
au centre de santé
d'accouchées reçues
dans les 42 Jours
après accouchement
au centre de santé
7 Nombre de femmes 1303
porteuses de fistules
obstétricales dépistées
et référées au centre
de santé/poste de
santé
8 Nombre de cas de 2932
violence basée sur le
genre dépistées et
référées au centre de
santé/poste de santé
(Violence sexuelle,
Violence corporelle
etc.) par le Rcom
9 Nombre de cas de 814
perdus de vue à la
vaccination des
enfants de < 1 ans
complètement référés
par le relais
communautaire relais
communautaire au

52
 Quantit Observatio
Quantit
Prestations/ és Prix Monta ns
és Taux
Indicateurs vérifiée unitai nt
déclaré divergence
(outputs) s/ re obtenu
es
validées
centre de santé/poste
de santé
1 Nombre d’enfants de 407
0 0 à 59 perdus de vue
à pesée/ toiséé et
référes par le Rcom
Total1
Bonus d’équité Cat.=…….
.%
Montant bonus équité
Montant total
(Total1+bonus
d’équité)

53
 Grille évaluation COSAH
Région de : Mamou_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Direction Préfectorale de la santé de Mamou : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
COSAH du CS : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Période évaluée : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Points Points Source de

Indications
maximu déclarés Points vérification
Eléments de vérification pour la Observations
m validés
notation
possibles
1. Indicateurs Généraux
Tous les
1.1. Disponibilité de moyens de communication
critères sont
Entre les CS et DPS/HD 
respectés =1 2 Observation
sponibilit Existence de téléphone portable fonctionnel (flotte avec
Un seul non
dit) communicat au niveau du CS
respecté =0
Tous les
critères sont
1.2 Mise en œuvre des recommandations 
respectés =2 PA
- Au moins 90% des recommandations échues de
- Un seul 5 Taux
l’évaluation précédente (quantité et qualité) et de supervision
non d’exécution
formulées à l’endroit du COSAH ont été mises en œuvre
respecté
=0
1..3 Gestion des membres COSAH :
- Existence de répartition des tâches de chaque membre Tous les Existence du
COSAH disponible à jour et transmis à chaque membre critères sont document,
- Chaque membre COSAH connaît bien ses tâches respectés =2 5 Interroger les
- N’a pas fait perdre de points au centre de santé lors de la Un seul non membres
vérification qualité respecté =0 COSAH

1.1.4 Taux de divergence

Grilles
- Taux de divergence de la performance individuelle≤ 3
d’évaluation
15% 
Total 15

Eléments de vérification Indications Taille de Points Points Points Source de Observations

pour la l’échantil maxim déclar validés vérification
notation lon um és
possibl
 es
2. Planification/coordination
2.1 Micro-Plan d’action annuel disponible  Tous les
- disponible, accessible (vérificateur vérifie le micro- éléments
plan) présents = 2
- A été élaboré dans les délais avec la Micro-plan
Un élément
2 Avec signature
participation du COSAH absent =0 des responsables
- Le PA est transmis à la commune
- le micro-plan a été validé par le COSAN
- Bilan physique du microplan de la période≥ 80%
2.2 PLAN D’AFFAIRE trimestriel  Tous les
o disponible, accessible (vérificateur vérifie le éléments
PLAN D’AFFAIRE du trimestre objet de la présents = 4
vérification) Un élément PLAN
o Implication des jeunes, des femmes et des absent =0 4 D’AFFAIRE
hommes dans son élaboration trimestriel
o A été élaboré dans les délais
o le PLAN D’AFFAIRE a été validé par l’ACVP, le
district et le président COSAH
Tous les
2.3 Exécution du PLAN D’AFFAIRE
éléments
o Bilan physique du PLAN D’AFFAIRE≥ Rapport
présents = 5 5
80% y compris les activités de routine du d’évaluation
Un élément
COSAH planifié
absent =0
2.4 Plan de développement des Plan existe=2
infrastructures/équipements  Non
Existence du
o Existence d’un Plan de développement des existence=0 2
plan
infrastructures/équipements

2.5 Le COSAH a développé des stratégies

Tous les
novatrices locales en faveur de la demande
éléments
(cadeaux pour accompagner les femmes, motivation
présents = 3 3 Micro-plan
des matrones pour accompagner les femmes,
Un élément
transport des villages vers les CS/CS, etc.) au cours
absent =0
du trimestre
2.6 Sous traitance Tous les 4 Sous traitance
o Le COSAH a signé des sous traitances en éléments
rapport avec les indicateurs en souffrance avec présents = 4
 Un élément
les relais communautaires etc.
absent =0
Total 20

Indications Taille de Points Points

Points Source de
Eléments de vérification pour la l’échantill maximum déclar Observations
validés vérification
notation on possibles és
3. Participation communautaire à la gestion de la formation sanitaire
Tous les
3.1 Règlement intérieur éléments
o Existence d’un règlement intérieur présents = 4
élaboré par le COSAH Un élément
absent =0 4
3.2 Redevabilité  Rapports
o Tenue d’une AG par semestrielle (ODJ : Tous les
contient la mise en œuvre du FBR) éléments
o Tenue d’une réunion mensuelle au cours présents = 2
du trimestre (ODJ : contient la mise en Un élément
œuvre du FBR) avec liste de présence et absent =0
signature 2
3.3 COSAH fonctionnel 
o Réunions du COSAH menées
mensuellement et des Compte
Rendus/Procès-Verbal disponibles (selon
le canevas)
o Chaque CR/PV mensuel contient : (i) la
date de la réunion ; (ii) la liste des Tous les
participants signée ; (iii) le suivi des éléments
décisions prises lors de la réunion présents = 5 4 Rapports
précédente ; (iv) des thèmes sur le FBR, Un élément
(v) il y a une liste de recommandations absent =0
développées ou décisions prises ;
o Chaque mois l'équilibre financier
mensuel est discuté ; (vi)
o les PV de la réunion sont signés par le
président de séance et le secrétaire de
séance.
3.4 Réalisation du monitorage semestriel  Tous les 2 Rapport
o Au moins un monitorage a été réalisé au
cours du semestre et présente les éléments
résultats du FBR présents = 2
o Comprend le monitorage financier : Un élément
o concordance nouveaux consultants et absent =0
recettes
3.5 Existence d’une structure de veille
Tous les
communautaire :
éléments
- Boîte à suggestion (clé avec COSAH)
présents = 2 2 Observation
- Cadre de réception/traitement des
Un élément
plaintes ou suggestions
absent =0
- Nombre de plaintes reçues et traitées
Tous les
3.6 Participation du COSAH à la
éléments
restitution de la vérification qualité
présents = 4 4 Rapport
précédente  (pour être vérifié et signer la
Un élément
facture)
absent =0
Tous les
3.7 Participation du COSAH à la éléments
vérification quantité (en vue présents = 2 2
d’établir/signer la facture) Un élément
absent =0
Total : Planification/coordination 20
4.Marketing social
Tous les
4.1 Réalisation de marketing social éléments
o Au moins une sortie de mobilisation présents = 5
communautaire par mois a été réalisée Un élément
absent =0 5
Total 5
5. Gestion des médicaments et Consommables
5.1 Inventaires mensuels  Tous les 10 Fiche
o Participation aux 3 inventaires mensuels éléments d’inventaire
au cours du trimestre présents = 10
o Maintien des fiches de stock des
un seul
médicaments et consommables avec
clôture à la fin du mois, indiquant la élément
valeur des médicaments en stock à la fin manquant =0
 du mois. -
5.2 Commande des médicaments et
Tous les
consommables
o Approuver les commandes des éléments
médicaments présents = 5 Bon de
5
réalisé dans les délais (avant le 10 du mois un seul commande
précédant le trimestre) élément
o Le president du COSAH a signé sur les
manquant =0
commandes des médicaments
Tous les
éléments
5.3 Reception des medicaments présents = 5
5
o Participe à la réception des médicaments un seul
élément
manquant =0
Total 20
6. Gestion financière et comptable
6.1 Documents de la gestion financière et Tous les
comptable disponibles et à jour :
éléments
 Livre de caisse (recettes-dépenses-
soldes) présents = 4
un seul Vérifier les
 Reçues bancaires des 3 mois 4
pièces
 Cahier de liaison du trésorier élément
 Reçus de virement bancaire pour manquant =0
l’achat des médicaments ou des outils
de gestion de la période
Tous les
éléments
6.2 Amélioration de la qualité du centre
 Achat de petits achats et/ou présents = 4
 Réalisation de petits un seul 4
investissements/équipements au profit élément
du centre de santé manquant =0

6.3 Respect du circuit de gestion des Tous les 3

recettes éléments
o RUMER est signé par le chef de centre
présents = 3
selon les normes et à jour (pour dire qu’il
 a reçu l’argent)
o Existence d’un cahier de liaison entre
l’agent point de vente et le chef de centre
rempli et à jour un seul
o Existence d’un cahier de liaison entre le élément
chef de centre et le trésorier rempli et à manquant =0
jour
o Concordance entre le cahier de
versement du trésorier et la situation du
compte bancaire (relevé bancaire) à jour
6.4 Respect des procédures de dépenses
o Toutes les dépenses ont des pièces
justificatives bien rangées et accessibles
dans un délai de 10 mn Tous les Pièces
o Toutes les dépenses ont respecté les justificatives
éléments
Respect des
procédures en vigueur (manuel de présents = 4 procédures
procédures/note technique de gestion
un seul 4 PV
financière et comptable)
élément d’autorisation
o Toutes les dépenses ont été autorisées
manquant =0 Cahier de
par le président du COSAH
dépenses
o Les dépenses respectent les lignes de
dépenses du monitorage
o Les grandes dépenses ont reçu
l’autorisation du district dans les délais
Tous les
éléments
6.4 Réalisation d’un bilan financier présents = 3
« recettes et dépenses du mois/trimestre  »
un seul 3
o Bilan financier mensuel des 3 mois
existe élément
manquant =0

6.5 Transparence de la gestion financière Tous les 2

o Budget du centre de santé approuvé éléments
par le conseil communal présents = 2
o Budget du centre de santé approuvé
un seul
est annexé au budget communal
élément
manquant =0
Total 20

Consommation trimestrielle par formation sanitaire du budget au cours du 1er trimestre

Montant Prévu Montant déclaré Montant validé Taux de
Classement Structure sanitaire Montant perdu
(Qté déclarée) (Qté validée) divergence
1er CS Tolo 26 862 796 11 843 970 11 679 708 164 262 1,39%
2e CS Sèrè 19 628 913 6 389 684 4 322 077 2 067 607 32,36%
3e CS Kègnèko 33 897 305 15 544 927 12 930 633 2 614 294 16,82%
4e CS Téguéréyah 9 284 047 17 951 662 15 311 114 2 640 547 14,71%
5e CS Gongoret 27 739 288 9 420 166 6 231 878 3 188 287 33,85%
6e CS Soyah 40 213 316 14 308 652 10 855 349 3 453 304 24,13%
7e CS Horè Mamou 8 716 020 6 714 663 3 218 742 3 495 921 52,06%
8e CS Boulliwel 35 386 966 34 276 085 30 581 668 3 694 417 10,78%
9e CS Ourékaba 42 726 178 27 116 401 23 063 666 4 052 735 14,95%
10e CS Saramoussaya 25 128 620 18 264 160 13 667 251 4 596 908 25,17%
11e CS Niagara 32 599 495 23 293 460 16 833 904 6 459 557 27,73%
12e CS Loppet 68 475 491 57 945 868 51 258 726 6 687 142 11,54%
13e CS Konkouré 27 739 288 19 915 996 12 252 300 7 663 695 38,48%
14e CS Sabou 70 984 591 39 353 033 30 531 937 8 821 096 22,42%
15e CS Timbo 38 648 420 26 210 467 16 862 344 9 348 122 35,67%
16e CS Porédaka 69 780 825 31 152 727 20 424 547 10 728 180 34,44%
17e CS Dounet 68 983 330 37 018 717 25 596 310 11 422 408 30,86%
18e CS Poudrière 47 906 135 54 533 007 42 171 624 12 361 383 22,67%
Total 1 688 780 000 451 253 645 347 793 779 103 459 866 22,93%
Taux de décaissement 65,51% 50,49% 15,02%
Hôpital Régional de Mamou 221 050 000 147 828 214 117 057 482 30 770 731 20,82%
Taux de décaissement 66,88% 52, 5296% 13,92%
Hôpital Evangélique Compassion 11 890 000 965 393 930 780 34 613 3,59%
Taux de décaissement 8,12% 7,83% 0,29%
DPS 88 650 000 32 197 262 31 388 308 808 954 2,51%
Taux de décaissement 36,32% 35,41% 0,91%
DRS 82 980 000 60 761 400 60 561 400 0 0,33%
Taux de décaissement 73,22% 72,98% 0,00%
Total général 1 093 350 000 693 005 913 556 800 970 136 204 943 19,65%
Taux de décaissement 63,38% 50,93% 12,46%

Consommation mensuelle par rapport aux prévisions au cours du premier trimestre

Montant mensuel Montant validé Montant validé (M2- Montant validéM3-
N° Structure sanitaire
prévu M1-Déc 2021) Janvier 2022) Févr 2022)
1 CS Horè Mamou 2905340 214479 1234999 1769264
2 CS Poudrière 15968712 14243384 11704852 16223388
3 CS Sabou 23661530 8688656 10536106 11307175
4 CS Loppet 22825164 13330403 21550658 16377666
5 CS Boulliwel 11795655 11506469 6873994 12201205
6 CS Dounet 22994443 2785403 10087316 12723590
7 CS Gongoret 9246429 909864 1916283 3405732
8 CS Kègnèko 11299102 2288470 5128566 5513597
9 CS Konkouré 9246429 2078295 5171670 5002336
10 CS Niagara 10866498 7865922 4631555 4336427
11 CS Ourékaba 14242059 4805324 7818012 10440330
12 CS Porédaka 23260275 7769145 6727165 5928237
13 CS Saramoussaya 8376207 1951412 5645774 6070064
14 CS Sèrè 6542971 901880 1427081 1993116
15 CS Soyah 13404439 1984019 4221686 4649644
16 CS Téguéréyah 3094682 3303419 6394492 5613204
17 CS Timbo 12882807 2284504 6194673 8383167
18 CS Tolo 8954265 3393489 4598804 3687415
  Total district 231567007 90304537 121863686 135625557
  % cons.   39% 53% 59%
19 HR Mamou 73683333 20628512 44171060 52257910
  % cons.   28% 60% 71%
 20 HEC 3963333 542955 325773 62052
  % cons   14% 8% 2%
21 DPS 29550000 19686067 5264568 6437673
  % cons.   67% 18% 22%
22 DRS 27660000 0 400000 60161400
  % cons.   0% 1% 218%
Total général 366423673 131162071 172025087 254544592
% cons général   36% 47% 69%