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BUREAU NATIONAL DE GESTION DES RISQUES

ET DES CATASTROPHES

MANUEL DES PROCEDURES BUDGETAIRES

ET FINANCIERES

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 SOMMAIRE

INTRODUCTION
PRESENTATION DU BNGRC
OBJECTIFS DU MANUEL

PREMIERE PARTIE : GESTION BUDGETAIRE ET FINANCIERE

PLANIFICATION-PROGRAMMATION-BUDGETISATION DES ACTIVITES

ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE

GESTION DE LA TRESORERIE
MISE EN OEUVRE DES MOYENS FINANCIERS- COMPTE DE DEPÔT
MISE EN OEUVRE DES MOYENS FINANCIERS-CAISSE
MISE EN OEUVRE DES MOYENS FINANCIERS-RAPPORTS FINANCIERS

DEUXIEME PARTIE : ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES

PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES

DEMANDE DE PRIX
PROCEDURES SIMPLIFIEES DE PASSATION DE MARCHES

COMPTABILITE DES MATIERES-ORGANISATION

TROISIEME PARTIE : PROCEDURES DIVERSES

GESTION DES MISSIONS

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LISTE DES ACRONYMES :

BNGRC : Bureau National de Gestion des Risques et des Catastrophes

SE : Secrétaire Exécutif
Chef SGF : Chef de Service de la Gestion Financière
BC : Bon de Commande
DEF : Demande d’Engagement Financier
TEF : Titre d’Engagement Financier
PTA : Programme de Travail Annuel
PTT : Plan de Travail Trimestriel
TDR : Termes de Référence

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 INTRODUCTION

PRESENTATION DU BNGRC

Créé par la loi N°2003-010 du 20 décembre 2006 relative à la politique nationale de gestion des
risques et des catastrophes de la troisième République, laquelle « constitue le Décret 2006-866, le
Décret n° 2006-903, et le Décret n°2006-904 », le Bureau National de Gestion des Risques et des
Catastrophes «est chargée d’organiser et de superviser les opérations électorales».
L’organisation, le fonctionnement et les attributions du BNGRC sont fixés par le décret n° 85-029
du 13 février 1985.

1- MISSIONS

Le Bureau National de Gestion des Risques et des Catastrophes a pour mission principale (i)
d’assurer la protection civile, (ii) coordonner les activités de secours d’urgence, (iii) réduire les
risques et les catastrophes et en fin (iv) gérer les aides en cas de cataclysme

2- ORGANISATION

Suivant le Décret N° 2014- 289 du 13 Mai 2014, fixant les attributions du Ministère de l’Intérieur et
de la Décentralisation ainsi que l’organisation générale de son Ministère ; L’organigramme du
BNGRC comprend :

- Le Secrétariat Exécutif et ses services rattachés :

o Service de la Gestion Financière.
o Service de la Logistique.
o Service du Personnel.

- Le Secrétariat Exécutif Adjoint

- La Direction de la Réduction des Risques, composée de :

o Service de la Prévention des Risques et des Catastrophes.

o Service de l’Information, de l’Education et de la Communication.

- La Direction du Pré-positionnement et de la Gestion des stocks, composée de :

o Service de Pré-positionnement.
o Service de la Gestion des Stocks.

- La Direction de Réponse aux Urgences, composée de :

o Service des Interventions et des Réponses aux urgences.
o Service de relèvement Précoce.

- La Direction du Centre d’Etudes, de Réflexion, de Veille et de l’Orientation, composée de :

o Service des Etudes et de Veille.
o Service de l’Orientation et de Réflexion.

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3- GESTION FINANCIERE

Le BNGRC « jouit du Budget Général de l’Etat » rattaché au Ministère de l’Intérieur et de la

Décentralisation.

En vue de lui permettre de réaliser, dans les conditions optimales possibles, les missions à lui
assignées et confirmant le caractère « indépendant » qui lui a été attribué, la gestion financière du
BNGRC déroge à des dispositions légales régissant les finances publiques.

C’est pourquoi « la gestion des crédits de fonctionnement et d’investissement du BNGRC est

soumise au régime de comptabilité simplifiée ».

Par ailleurs, les « fonds du BNGRC sont versés dans un compte de Dépôt du Trésor Public»

Le BNGRC est néanmoins soumise à une obligation de disposer d’un « Manuel de procédures
budgétaires et financières validé par le Ministère chargé des Finances et du Budget.»

4- OBJECTIFS DU MANUEL

Le présent manuel est un outil de référence, élaboré aux fins de permettre à l’ensemble des
utilisateurs au sein du BNGRC, d’adopter et de respecter un système comptable adéquat aux
règles et principes de gestion par la transparence et la rapidité des prises de décision. A l’instar de
la Loi N° 2004 -009 du 26 Juillet 2004, portant Code des Marchés Publics et du décret N° 2005-
210 du 26 Avril 2005, portant approbation du Plan Comptable des Opération Publiques 2006
(PCOP 2006).

Les buts de ce manuel sont entre autres :

- promouvoir les pratiques de gestions saines ;

- fournir un cadre formel d’exécution des opérations financières ;
- atteindre les objectifs assignés ;

Le manuel a pour objectifs de :

- décrire les procédures administratives et comptable à exercer au sein du BNGRC ;

- déterminer les responsabilités respectives pour les aspects opérationnels de la gestion
administrative et financière ;
- permettre l’élaboration de situations financières fiables et sincères dans les délais réduits ;
- mettre en œuvre un contrôle interne efficace ;

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 PREMIERE PARTIE :

GESTION BUDGETAIRE ET FINANCIERE

1. BUDGETISATION

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Le budget est la traduction financière des activités; il récapitule l’ensemble des apports des parties
prenantes au financement du BNGRC.

1.1. BUT DE LA BUDGETISATION

La gestion budgétaire vise à :
a. confectionner un budget réaliste répondant aux besoins effectifs du BNGRC ;
b. assurer la maîtrise des dépenses en vue d’éviter les dépassements budgétaires ;

Sous la coordination du Service de la Gestion Financière, au regard de son Programme de Travail

annuel (PTA), le BNGRC prépare son budget de fonctionnement et son budget d’investissement
annuel.

Pour l’élaboration de son budget, le BNGRC est soumis au même calendrier de préparation du
budget que celui du Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation.

Les ressources financières du BNGRC étant constituées de crédits du Budget Général de l’Etat,
d’éventuels fonds provenant d’autres sources de financement (aides internationales ou
nationales).

Toutefois, toutes demandes de financement, le BNGRC doit élaborer un document de projet.

1.2. DESCRIPTION DE LA BUDGETISATION :

a. inventaire des rapports d’activités du BNGRC (n) ;

b. mise à jour du plan de travail annuel du BNGRC, si nécessaire ;
c. justification des mesures nouvelles ;
d. budgétisation pour n+1(reconduction et mesures nouvelles) ;
e. bouclage ;
f. transmission du projet de budget au Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation.

2. ORGANISATION COMPTABLE

2.1. ORGANISATION COMPTABLE

L’organisation comptable au sein du BNGRC repose sur la tenue:

- d’une comptabilité de deniers au niveau du comptable du Service de la Gestion Financière;
- d’une comptabilité des matières au niveau du Service de la Logistique : système
d’inventaire permanent des biens immobiliers et mobiliers autres que les deniers, valeurs et
archives administratives, permettant un contrôle inopiné et instantané, au sein du Service
de la Logistique.

La comptabilité doit :
a. permettre un enregistrement exhaustif de toutes les transactions du BNGRC, y compris les
engagements ;
b. garantir la fiabilité des enregistrements en vue de présenter des états de synthèse reflétant
une image fidèle de la situation du BNGRC ;
c. permettre de produire les différents rapports exigés.

Toute opération réalisée doit faire l’objet d’un enregistrement comptable et justifié par des pièces
justificatives suivant le décret n°2005-089 du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces
justificatives des dépenses publiques.

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2.2. TENUE DE DOCUMENTS COMPTABLES

Le Service de la Gestion Financière et le Service de la Logistique et de Gestion des Stocks du

BNGRC, chacun en ce qui le concerne, doit tenir les journaux et documents comptables suivants
dont la liste n’est pas exhaustive ; si besoin, d’autres registres ou documents peuvent y être
ajoutés:
- au titre de la comptabilité des deniers:
• le journal du compte de dépôt ;
• le journal de caisse ;

- au titre de la comptabilité des matières :

• un journal des matières ;
• un grand-livre des matières ;

3. GESTION DE LA TRESORERIE

3.1. OBJECTIFS D’UNE BONNE GESTION DE LA TRESORERIE

La gestion de la trésorerie répond aux objectifs suivants :

- assurer une bonne tenue des comptes ;
- régler les dépenses engagées par le BNGRC;
- s’assurer que les comptes sont mouvementés par les personnes habilitées ;
- s’assurer que les opérations sont justifiées par des pièces probantes ;

La gestion de la trésorerie comprend les sous procédures suivantes:

- Compte de dépôt au trésor ;
- Caisse ;
- Rapports financiers.

3.2. MISE EN ŒUVRE DES MOYENS FINANCIERS

Conformément à la Loi n°2014-011 du 14 août 2014 portant Loi de Finances Rectificatives 2014,
article 24, autorisant l’ouverture d’un compte de dépôt au nom du BNGRC auprès du Trésor
Public, et le décret n°2014-1411 du 09 septembre 2014 relatif au fonctionnement de ce compte.

- Les acteurs habilités à exécuter les opérations de recettes et de dépenses sur ce

compte sont :

. Le Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation, ordonnateur principal

du B.N.G.R.C avec faculté de délégation de pouvoir et de signature au Secrétaire Exécutif
du B.N.G.R.C ;
. Le régisseur dudit compte est nommé par Arrêté du Ministère des
Finances et du Budget.

- Les opérations d’intervention d’urgence, prévues et autorisées par la Loi de Finances

font l’objet d’une procédure d’engagement global de crédits inscrits sur la rubrique
n° 6556 : « Dépenses d’intervention » du Plan Comptable des Opérations Publiques ;

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 - La nature des dépenses doit être distinctement classée par rubrique prévues dans la
nomenclature des comptes du Plan Comptable des Opérations Publiques mais non
globalisée.

- Les dépenses sur le compte de dépôt sont ordonnancées par le Secrétaire Exécutif
du BNGRC conformément au programme d’emploi élaboré par ce dernier et
approuvé par le Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation. Tout décaissement
effectué sur le compte de dépôt du BNGRC ouvert au Trésor Public doit être
conforme aux prévisions inscrites dans le programme d’emploi, dûment justifié par
des pièces établies en bonne et du forme, respectant la nomenclature des pièces
justificatives des dépenses publiques. Les dépenses émises sont soumises au
contrôle de régularité du régisseur de compte.

: Les opérations financières et comptables du BNGRC sont soumises au contrôle et à

la vérification des organes de contrôle compétent en matière de gestion des finances
publiques. Pour les besoins du contrôle, le régisseur du compte est responsable de la
garde et de la conservation des pièces justificatives des opérations imputées sur ledit
compte.

- Le solde créditeur disponible du compte de dépôt susdit arrêté au 31 Décembre de

l’exercice N doit être reversé au budget général de l’Etat au titre des produits du
compte n° 7788 : « Autres produits occasionnels » du Plan Comptable des
Opérations Publiques ».

- Un manuel de procédure fixant le mécanisme de gestion administrative, financière et

comptable du BNGRC, préparé par ce dernier est soumis à l’avis préalable de la
Direction Générale du Contrôle Financier et fixé par Arrêté conjoint du Ministère de
l’Intérieur et de la Décentralisation et du Ministère des Finances et du Budget.

- Les opérations effectuées sur ledit compte doivent respecter les règles de procédures
applicables à l’exécution des recettes et des dépenses publiques et se conformer aux
dispositions du Code des Marchés publics simplifiées.

- Les procédures d’enregistrement des opérations bancaires poursuivent trois objectifs

principaux de contrôle interne:
a. vérifier l’existence des soldes résultant des journaux ;
b. s’assurer de l’enregistrement correct sur une période des recettes et dépenses qui s’y
rattachent ;
c. vérifier l’exactitude des soldes figurant dans les livres comptables ;

Pour répondre à ces objectifs, les règles suivantes doivent être appliquées :
a. préparation des états de rapprochement de compte mensuel ;
b. investigation des chèques émis et non présentés après un mois ;
c. existence et classement des pièces justificatives pour toutes les écritures du compte ;
d. revue mensuelle par le Chef du Service de la Gestion Financière des chèques tirés et payés
pour:
- comparaison avec les dépenses,
- recherche de signatures non autorisées ou altérations,
- examens des endos.

Par ailleurs, pour la sécurité de la conservation et de l’émission des chèques :

a. les chèques non encore utilisés doivent être enfermés;
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 b. les chèques doivent être libellés au nom d’un billeteur ou d’une entité spécifique;
c. toute émission de chèque doit être supportée par des pièces justificatives : pas de chèque en
blanc.

3.3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :

3.3.1. Engagement global

La phase administrative de la dépense (ordonnateur)

a. Engagement global de crédits inscrit sur la rubrique 6556 « dépenses d’intervention » ;

b. Elaboration programme d’emploi ;
c. Approbation du Ministre de tutelle de ce programme ;
d. Exécution des dépenses tout en respectant les nomenclatures des pièces
justificatives selon le mode de paiement (paiement par chèque ou retrait de fonds).

3.3.2. Engagement des sous-comptes - réf : programme d’emploi

Les étapes de l’engagement de la dépense:

a. l’expression des besoins.

b. les propositions et choix des fournisseurs (factures pro forma, devis ou réponse à l’appel
d’offres).
c. établissement des Bons de Commande ou Ordre de Service ;
d. exécution des prestations par les fournisseurs ou entreprises ;
e. réception des fournitures ou des travaux (par les dépositaires ou la commission de
réception avec Procès-Verbal) avec les dossiers y afférents : facture définitive, carte
statistique, carte professionnelle, registre des commerces.

La phase comptable de la dépense (régisseur) :

Paiement : c’est l’acte par lequel le BNGRC (ou la collectivité locale) se libère de sa dette. Le
régisseur met la dépense en paiement par chèque au trésor ou en numéraire ;

3.4. Rôle de chaque responsable:

3.4.1 Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation :

Ordonnateur principal

3.4.2 Secrétaire Exécutif

Délégué du Ministre

3.4.1. Le Chef du Service de la Gestion Financière:

- identifie l’imputation budgétaire des dépenses effectuées sur caisse ;
- et vérifie les opérations sur la base des pièces justificatives de dépenses ;
- certifie le service fait ;
- suivi de l’utilisation du crédit

3.4.2. Le régisseur :

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Il est responsable de tous les mouvements du compte :

a. Encaissement :
Engagement global et engagement des sous-comptes

b. Décaissement
Le décaissement comprend les opérations suivantes :
- approvisionnement de la caisse ;
- avances pour mission ;
- avance de projet/activité (séminaire, atelier, …) ;
- paiement de factures de fournisseurs, prestataires, consultants ou partenaires ;

i. Approvisionnement de caisse

- reçoit la demande d’approvisionnement de caisse + arrêté de caisse + pièces justificatives

des dépenses de caisse ;
- transmet le dossier au Chef du Service de la Gestion Financière pour vérification;
- soumet le dossier à l’approbation du Secrétaire Exécutif;
- soumet le chèque + dossier de demande d’approvisionnement à la vérification du Chef du
Service de la Gestion Financière, puis à la signature du Secrétaire Exécutif ;
- remet la photocopie du chèque, la demande d’approvisionnement, l’arrêté de caisse et les
pièces justificatives de caisse au Chef du Service de la Gestion Financière pour conservation;

ii. Paiement de factures de fournisseurs, prestataires, consultants ou partenaires :

- reçoit les notes/factures et les enregistre dans son registre des factures en leur donnant un
numéro par séquence d’entrée ;
- procède à:
- une vérification arithmétique des pièces justificatives ;
- à la confrontation quantité et prix commandés avec les quantités et prix facturés ;
- une vérification de l’exactitude de l’imputation comptable ;
- transmet l’ensemble du dossier au Chef du Service de la Gestion Financière pour
vérification et au Secrétaire Exécutif pour approbation du paiement;
- soumet le chèque accompagné de toutes les pièces justificatives à la vérification du Chef
du Service de la Gestion Financière et à la signature du Secrétaire Exécutif ;
- photocopie le chèque, le remet au prestataire/fournisseur et fait signer ce dernier sur la
copie;
- porte la référence du chèque sur la facture ;
- met à jour le livre de compte ;
- remet la photocopie du chèque et les autres pièces justificatives au Chef du Service de la
Gestion Financière pour comptabilisation et conservation;

3.4.3. Le service de la Logistique

Le Service de la Logistique fournit les dossiers manquants permettant de préparer le paiement et

renvoient les dossiers au comptable payeur après certification du service fait/livraison sur les
factures:

Le Service de la Logistique doit joindre à la facture certifiée:

- la demande d’approvisionnement (d’achat) ou la demande de service ;

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 - les dossiers d’analyse des offres (tableau de synthèse, PV de dépouillement, …)
- le bon de commande ;
- le bon de réception
- le bon de livraison

3.5. La caisse

Au sein du BNGRC, une petite caisse est mise en place pour le règlement de menues dépenses
courantes.

Les règlements de dépenses doivent être normalement exécutés par chèque. L’utilisation de la
caisse doit être exceptionnelle et ne s’appliquer qu’à des dépenses courantes minimes qui ne
seraient pas pratique de régler par un autre mode de règlement : petites fournitures,
remboursement de frais de transport, etc.

Le montant maximum de la caisse, le seuil de réapprovisionnement, ainsi que le montant

maximum de paiement sont sur autorisation du Secrétaire Exécutif du BNGRC.

3.5.1. Entrées de caisse

L’approvisionnement de la caisse se fait lors de sa constitution et lorsque le niveau de l’encaisse

descend sous un seuil fixé d’avance ou lorsque l’encaisse est jugée bas pour faire face aux
dépenses du service. L’approvisionnement est toujours précédé d’un arrêté de caisse.

Les fonds sont placés en sécurité dans un coffre.

La caisse peut également connaître d’autres entrées de fonds à la suite de remboursement ou de

reversement d’avance. L’entrée est constatée par une pièce d’entrée suivie de la mise à jour du
brouillard de caisse.

3.5.2. Sorties de caisse

a. Avance :
La personne qui a besoin d’argent en numéraire pour effectuer une dépense inférieure au montant
autorisé peut en faire la demande en remplissant un formulaire de petite caisse. Le formulaire est
soumis à l’approbation de son superviseur et à l’autorisation du Secrétaire Exécutif ou du
responsable ayant reçu délégation expresse du pouvoir d’autorisation des dépenses sur petite
caisse.

b. Liquidation d’avance:
Toute avance de petite caisse doit être liquidée dans la journée par présentation des pièces
justificatives de la dépense effectuée.
c. Règlement direct de note/facture par petite caisse :

Les règlements par caisse s’effectuent après autorisation du Secrétaire Exécutif ou de la personne
délégataire de ce pouvoir, et matérialisée par un visa et la mention « BON A PAYER ».

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Au règlement, le caissier appose sur chaque pièce réglée (facture, reçu, ordre de mission, etc.) le
cachet ‘’PAYE’’ et y joint éventuellement une pièce de caisse-dépenses signée du bénéficiaire du
règlement.

A chaque réapprovisionnement de la caisse, les pièces sont remises au Chef du Service de la

Gestion Financière pour vérification, imputation des dépenses sur un budget et conservation.

RAPPORT FINANCIER

Un rapport financier annuel et la situation de trésorerie doivent être élaborés par le Service de la
Gestion Financière et approuvés par le Secrétaire Exécutif du BNGRC.

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 DEUXIEME PARTIE :

ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES

PROCEDURE DE PASSATION DE MARCHES

A l’instar de la Loi N° 2004 -009 du 26 Juillet 2004, portant Code des Marchés Publics et du
décret N° 2005-210 du 26 Avril 2005, portant approbation du Plan Comptable des Opération
Publiques 2006 (PCOP 2006). Elles sont régies par le présent manuel des procédures.

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Cependant, la mise en concurrence pour bénéficier des meilleures conditions d’achat demeure la
règle à observer pour l’acquisition des biens et services par le BNGRC.

Les procédures mises en place, à travers le cycle acquisition de biens et services, ont pour
objectifs :
- de matérialiser et de centraliser toutes les demandes de besoins des différentes directions
du BNGRC par rapport à leur PTA;
- de garantir un choix des fournisseurs présentant les offres les plus avantageuses;
- de donner le maximum de souplesse et de simplification, pour plus de célérité et de
sécurité des procédures.

Les procédures depuis la collecte des besoins jusqu’à la réception des biens et services
commandées sont initiées et exécutées au niveau du Service de la Logistique.

Les marchés passés par le BNGRC sont des marchés travaux, de fournitures et de produits
locaux.

Ces marchés sont passés suivant les procédures ci-après:

- par demande de prix ;
- par procédure simplifiée de passation de marchés.

1. DEMANDE DE PRIX

1.1. OBJET DE LA PROCEDURE

La procédure a pour objet la description des règles et principes selon la procédure de demande de
prix.
Le BNGRC peut recourir à la procédure de demande de prix sur la base de spécifications
techniques auprès d’au moins trois (03) fournisseurs ou prestataires, pour toutes fournitures ou
travaux.
- marché de travaux inférieur à 40 millions Ariary;
- marché de fournitures inférieur à 15 millions Ariary ;

1.2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :

La procédure comprend trois (03) opérations :
- demande d’offre de prix ;
- examen des offres ;
- attribution, notification et conclusion du marché.

Le Chef de Service de la Gestion Financière

1. vérifie si l'offre retenue est la plus avantageuse et qu’elle répond aux critères de sélection fixés;
2. s’assure que le montant de l’offre ne dépasse pas les crédits affectés ;
3. informe l'Attributaire que ses offres ont été retenues ;
4. établit le Bon de commande ou l’Ordre de service de commencer les travaux.

2. PROCEDURE SIMPLIFIEE DE PASSATION DE MARCHES

2.1. OBJET DE LA PROCEDURE

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La procédure a pour objet la description des règles simplifiées de marchés de travaux, fournitures
et services ainsi que de marchés de prestations intellectuelles.

Le BNGRC peut recourir à la procédure simplifiée de passation de marchés, après comparaison

d’au moins trois (03) offres, pour :
- tous marchés de travaux dont la valeur estimée est supérieure à 40 millions Ariary toutes
taxes comprises ;
- tous marchés de fournitures d’un montant estimé supérieur à 15 millions Ariary toutes
taxes comprises ;

2.2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE SIMPLIFIEE

La procédure comprend trois (03) opérations :

- demande de consultation de prix ;
- examen et classement des offres ;
- attribution, notification et conclusion du marché.

Classement des offres :

Les étapes de la procédure sont les suivantes :

o Le secrétariat du Chef de Service de la Logistique, à la réception des soumissions :

1. vérifie si les enveloppes sont fermées ;
2. enregistre les enveloppes dans leur ordre d'arrivée sur un registre spécial ;
3. porte le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure d'arrivée sur l'enveloppe ;
4. tient en lieu sûr les enveloppes jusqu'à leur ouverture.

L'ouverture des offres est faite en séance publique par une Commission de dépouillement
composée comme suit :
- le Secrétaire Exécutif du BNGRC ou son représentant, Président ;
- le Chef de Service de la Gestion Financière ;
- le Chef de Service de la Logistique ;
- un représentant du Service demandeur de l’achat ;
- le secrétaire du Service de la Logistique pour le Procès-Verbal.

Au moment de l'ouverture des offres :

o Le président de la commission de dépouillement annonce :

1. les noms des candidats ;
2. les montants des offres ;
3. l'indication qu'aucune enveloppe concernant le montant n'a été ouverte ;
4. toute formalité appropriée ;

o La commission de dépouillement
1. vérifie le respect de la date limite ;
2. dresse un procès-verbal ;
3. donne une copie de chaque offre aux membres de la commission.

o La commission de dépouillement :
1. termine l'examen des offres pendant leur délai de validité;

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2. classe les offres par ordre de préférence ;
3. consigne la procédure d'évaluation dans un procès-verbal dûment signé par tous les membres
de la Commission ;
4. communique le résultat du dépouillement avec une proposition d'attribution du marché.

Attribution, notification et conclusion du marché

o Le Chef de Service de la Gestion Financière du BNGRC:
1. vérifie si l'offre retenue est la plus avantageuse et qu’elle répond aux critères de sélection fixés;
2. s’assure que le montant de l’offre ne dépasse pas les crédits affectés ;
3. informe l'Attributaire que son offre a été retenue ;
4. établit les documents contractuels
6. établit le Bon de commande ou l’Ordre de service de commencer les travaux.

3. COMPTABILITE DES MATIERES

3.1. ORGANISATIONS

3.1.1. OBJECTIFS ET PRINCIPES

La comptabilité des matières est un système d’inventaire permanent des biens immobiliers et
mobiliers autres que les deniers, valeurs et archives administratives.

La gestion des immobilisations vise un suivi optimal du patrimoine du BNGRC et doit notamment
permettre :
- une identification précise de chaque bien au moment de son entrée dans le patrimoine du
BNGRC ;
- une protection suffisante contre les pertes, les vols et une utilisation rationnelle des biens ;
- une évaluation et une comptabilisation des biens ;
- un renouvellement optimal du matériel ;
- une réalisation périodique d’inventaire.

Les biens gérés par le BNGRC comprennent des biens durables et des stocks (biens
consomptibles au premier usage).

Les biens durables ou immobilisations (matières du 1er groupe) :

Ils comprennent :
- le matériel roulant ;
- le matériel et mobilier de bureau ;
- le matériel informatique ;
- autres matériels ou équipements techniques ;
- les constructions.

Ils sont acquis conformément à la procédure d’acquisition des biens et services et leur gestion
obéit à certains principes.

Les stocks de matières du 2nd groupe:

Le BNGRC, dans le cadre de son fonctionnement courant, peut procéder à des achats d’articles
qui sont consommés au premier usage (fournitures de bureau, consommables informatiques,
produits d’entretien, produits locaux etc.).

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Lorsque les quantités commandées sont importantes et leur consommation étalée dans le temps, il
est nécessaire de considérer la gestion des stocks. La gestion des stocks vise à s’assurer que le
BNGRC dispose en son sein d’un stock optimal pour éviter toute rupture préjudiciable au bon
déroulement des activités.

Tout mouvement de stocks doit être autorisé et faire l’objet d’un enregistrement.

Le Secrétaire Exécutif du BNGRC est l’administrateur matières du BNGRC. A ce titre, il est le seul
habilité à signer des décisions de mouvements des matières.

L’administrateur matières prend un acte pour confier la gestion des matières au dépositaire
Comptable Matières.

3.1.2. LES DOCUMENTS DE LA COMPTABILITE MATIERE

Les principaux documents (liste non exhaustive) pour l’enregistrement des opérations de la
comptabilité des matières sont :
- le journal des matières ;
- le grand-livre des matières ;
- les fiches d’inventaire individuel contradictoire des matières du 1er groupe (fiche de
détention de matières du 1er groupe) ;
- les fiches de consommation des stocks de matières du 2nd groupe ;
- le bon d’entrée ;
- le bon de sortie ;
- le cahier de répartition de sortie.

a. Le livre journal des matières

Il enregistre en débit et en crédit l’ensemble des mouvements en entrée et sortie.
Il comprend notamment les rubriques suivantes :
- la date de l’opération ;
- la désignation de la matière ;
- les références des entrées et des sorties (facture, bon de livraison, bon de commande);
- les prix unitaires et le montant des mouvements et
- les sorties provisoires, pour mémoire.
Les opérations sont alors déversées dans le grand-livre des comptes.

b. Le grand-livre des matières

Le grand-livre des matières enregistre annuellement par nature les mouvements de toutes les
matières du BNGRC.

En cas d’entrée, le responsable de la comptabilité des matières attribue un numéro d’ordre

chronologique qui servira de base pour :
- le classement des fiches de matières sur lesquelles sont annexées les factures d’achats ;
- l’identification non équivoque des articles dans le cadre du contrôle des inventaires
physiques périodiques.
c. Fiches individuelles des matières du 1er groupe
Les fiches individuelles de matières servent de support pour obtenir en permanence les
informations suivantes :
- références de la facture d’achat et des pièces justificatives de réception ;
- localisation des éléments ;
- état physique et fonctionnel du bien ;

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 - historique des interventions techniques.
Leur classement suit le numéro d’ordre défini dans le grand livre des matières sans rupture de
séquence.

d. Fiches de consommation de stocks ou fiches de stock

La fiche de consommation de stock des matières du 2nd groupe est le document dans lequel le
comptable des matières suit les consommations avant leur comptabilisation en sortie définitive.
Elle est utilisée chaque fois que des matières du 2nd groupe sont remises à un utilisateur ou sont
consommées et justifiées par ce dernier.

2. PROCEDURE COMPTABLE

2.1. DESCRIPTION DES PROCEDURES

Les procédures de gestion des matières comprennent les sept opérations suivantes:
- les opérations de début de gestion ;
- la réception des matières ;
- l’enregistrement et la justification des mouvements de matières ;
- la maintenance et l’assurance des matières ;
- la gestion de carburant ;
- les opérations de fin de gestion.

2.2. OPERATIONS DE DEBUT DE GESTION

2.2.1. Objet de la procédure

L’objectif de cette procédure est de mettre en place un système de suivi des opérations des
matières.

2.2.2. Description de la procédure

Avant le démarrage de chaque exercice budgétaire au plus tard le 31 décembre,

o Le Comptable des matières doit :

1. faire l’inventaire physique de toutes les matières du BNGRC au titre de la gestion précédente ;
2. dresser un Procès-Verbal de recensement ;
3. établir le premier bon d’entrée de l’exercice au 1er janvier de l’année suivante.

2.3. LA RECEPTION DES MATIERES

2.3.1. Objet de la procédure

La procédure a pour objet la clarification des responsabilités pour la réception physique des
matières acquises dans le cadre des activités de la BNGRC.

2.3.2. Description de la procédure

Avant toute réception de matières d’une valeur supérieure à 1 000 000 Ariary, le Secrétaire
Exécutif du BNGRC doit convoquer la commission de réception comprenant :
- l’administrateur des matières ou son représentant, Secrétaire Exécutif;
- le Chef de Service de la Gestion Financière ;
- le Chef de Service de la Logistique;
- le Comptable des matières (Service Logistique) ;

Un procès-verbal de réception est dressé à cette occasion.

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N.B : En deçà de 1 000 000 Ariary, un certificat administratif de l’Administrateur des matières
suffit.

2.4. ENREGISTREMENT ET JUSTIFICATION DES MOUVEMENTS DE MATIERES

2.4.1. Objet de la procédure

L’objet de cette procédure est de permettre la comptabilisation et la justification des mouvements
des matières.

2.4.2. Description de la procédure

La comptabilité des matières concerne deux mouvements principaux que sont les entrées et les
sorties des matières.

a. Les entrées de matières

Une entrée de matières consiste en une acquisition de matières du 1er groupe (biens durables) ou
de matières du 2nd groupe (carburant, fournitures, produits d’entretien, consommables
informatiques, etc…).
Elle constitue une augmentation des prises en charge par le comptable des matières et une
augmentation de l’existant.

b. Les entrées en cours de gestion

Une entrée en cours de gestion constitue une augmentation des prises en charge du comptable à
qui la réglementation fait obligation d’en assurer la garde.

La réception des matières d’une valeur inférieure ou égale à 500 000 Ariary ne nécessite pas
l’établissement d’un procès-verbal de réception.

A ce titre, les pièces justificatives des mouvements seront constituées par :

- la facture qui permet d’établir le bon d’entrée ;
- le bon de livraison des matières ;
- et le bon d’entrée qui matérialise l’augmentation des prises en charge du comptable.

Pour un achat dont le montant est supérieur à 500 000 Ariary ou pour une donation, la commission
doit être convoquée et la liasse de pièces justificatives sera alors constituée des éléments
suivants:
- l’acte de donation en cas de don ;
- la facture en cas d’achat ;
- le bon de commande ;
- le procès-verbal de réception ;
- le bon d’entrée.

c. Les sorties de matières

Une sortie définitive est une consommation de matière du second groupe ou une diminution de
matières du 1er groupe à la suite d’une réforme, d’une perte ou d’un transfert. Elle se traduit par
un appauvrissement de l’existant ou du patrimoine. La sortie définitive entraîne une diminution des
prises en charge par le comptable des matières.

N.B : Une sortie provisoire ne peut en aucun cas diminuer ou augmenter l’existant.

d. La sortie suite à une réforme de matière conservée dans le service

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Cette opération concerne les matières réformées et gardées dans les locaux du BNGRC jusqu’au
moment de la vente, du transfert ou de la destruction. Ces matières seront mises sous la
responsabilité du comptable des matières qui passera les mouvements sur la base des pièces
suivantes fournies par l’administrateur des matières :
- procès-verbal de réforme ;
- procès-verbal de vente ou de destruction ;
- l’acte de vente ou le bon à enlever dans le cas d’une vente ;
- le bon de sortie définitive ;
- l’acte de transfert des matières au service destinataire.

e. La sortie à la suite d’une réforme de matières transférées dans un autre service

Cette sortie définitive doit être passée par le comptable des matières dans les journaux et le grand
livre et être appuyée des pièces justificatives suivantes :
- le procès-verbal de réforme ;
- le bon de sortie définitive ;
- l’acte de dépôt des matières au service destinataire.

f. La sortie à la suite de la consommation des matières du 2ème groupe

Pour rappel, les matières du 2ème groupe sont les matières consommables (petites fournitures,
denrées, carburant) ; par conséquent, elles doivent être considérées comme des sorties définitives
dès leur remise aux utilisateurs.
Si une quantité importante est détenue par une seule personne, elle doit justifier son utilisation par
la tenue de fiches de consommation de stocks transcrits sur un bon de sortie définitive (le modèle
est fourni en annexe).
Les pièces justifiant ces mouvements de matières sont :
- la fiche de consommation de stock ;
- le bon de sortie (définitive).

g. Sortie provisoire de matières

Une sortie provisoire concerne une sortie de matière du 1er groupe à réintégrer dans l’existant.
Cette opération doit être enregistrée comme suit : le nombre de matières en sortie provisoire doit
être inscrit dans le journal et le grand livre à la colonne « sortie pour mémoire », et la date de
réintégration de ces matières inscrite à la colonne ‘’date de retour’’ du grand livre.
Les sorties provisoires concernent des matières en service, le comptable des matières peut les
reprendre et signer sur la fiche d’inventaire contradictoire. C’est le cas pour les sorties suite à des
prêts ou pour l’entretien et la réparation de biens durables.

2.5. MAINTENANCE ET ASSURANCE

2.5.1. Objet de la procédure :

Les matières du 1er groupe du Programme doivent être assurées et maintenues au moyen de
contrats passés avec des compagnies d’assurance et des prestataires.

2.5.2. Description de la procédure :

Le comptable matières du BNGRC :
1. prépare la liste des matières à assurer chaque année, avant le 31 décembre ;
2. transmet la liste au Secrétaire Exécutif du BNGRC ;
3. après réception et approbation, transmet le dossier au responsable des achats qui initie la
procédure de demande de renseignements auprès des fournisseurs (Voir procédures achat).
Un contrat de maintenance devra être souscrit par le BNGRC avec les fournisseurs pour les
matériels suivants :

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- véhicules ;
- matériel informatique ;
- matériel bureautique ;
- autres matériels de bureau le cas échéant.
Les interventions des techniciens seront appréciées et suivies sur les fiches de matières dans la
plage prévue à cet effet.

2.6. TRAVAUX DE FIN DE GESTION DES MATIERES

Cette procédure a pour objet de permettre au comptable des matières de dresser la situation
d’arrêté des comptes à la fin de chaque exercice budgétaire.

Le comptable des matières, en fin d’exercice au plus tard le 31 décembre:

1. dresse une situation d’arrêté des comptes ;
2. procède à l’inventaire physique des matières en présence de l’administrateur ou de son
délégué.

Pour ce faire, le Comptable des matières élabore une balance générale des comptes consolidés
qui fera ressortir pour chaque matière :
1. le total des entrées de la gestion (l’existant en début de gestion et les entrées en cours de
gestion) ;
2. les sorties définitives de la gestion ;
3. l’existant en fin de gestion avec mention des matières « en attente d’affectation », des matières
«en service » et des matières « en sortie provisoire ».

Le Secrétaire Exécutif du
Bureau National de Gestion des Risques
et des Catastrophes

Le Ministre de l’Intérieur et de la
Décentralisation

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