Introduction - Manuel YA - VGK

MINISTERE DE LA SANTE, DE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
L’HYGIENE PUBLIQUE ET DE LA Union -Discipline -Travail

COUVERTURE MALADIE UNIVERSELLE
-------------------------- -----------------------
MANUEL INTRODUCTIF
ET PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
DE L’UCP-FE
APPLICABLES AUX FINANCEMENTS EXTERIEURS SOUS GESTION DE

L’UNITE DE COORDINATION DES PROGRAMMES (UCP-FE)
TOME 1
Version octobre 2022

MANUEL DE PROCEDURES : Tome 1 Référence : TDM-01
UCP FE Révisé le :
TABLE DES MATIERES Rédigé le :
17/10/2022
TABLE DES MATIERES
Libellé Reférence
Table des matière TDM-01
Liste des abbréviations LAB-01
Avant-Propos AVP-01
MANUEL INTRODUCTIF INT-00
Introduction Générale INT-01
Organigramme et cadre institutionnel de gestion des
INT-02
financements exterieurs
MANUEL DE PROCEDURES : Tome 1 Référence : LAB-01
LISTE DES ABBREVIATIONS Rédigé le :
17/10/2022
BGE Budget Général de l’Etat

CAGF Cellule d’Appui à la Gestion Financière
CAGP Cellule d’Appui à la Gestion Programmatique
CCI Cellule de Contrôle Interne
CCT Comité de Coordination Technique
Comité National de Pilotage des programmes à financements
CNP-FE
extérieurs
DGSHP Direction Générale de la Santé et de l’Hygiène Publique
DGS Directeur Général de la Santé
DMP Direction des Marchés publics
EMO Entités de Mise en Œuvre
ESPC Etablissements Sanitaires de Premier Contact
GAVI Global Alliance for Vaccines and Immunization
MEF Ministère de l’économie et des Finances
MUGEFCI Mutuelle Générale des Fonctionnaires et Agents de la Côte d’Ivoire
MINISTÈRE EN
CHARGE DE LA Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique
SANTÉ
OM Ordre de Mission
PEV Programme Elargi de Vaccination
PIB Produit Intérieur Brut
PTF Partenaires Techniques et Financiers
RA Régie d’Avances
RAF Responsable Administratif et Financier
RFFiM Responsable de la Fonction Financière Ministérielle
RP Responsable Programmatique
SAF Service Administratif et Financier
TDR Termes de référence
TOMPRO Logiciel de gestion TOMPRO (Tomate)
UCP-FE Unité de Coordination des Programmes à financements extérieurs
UPMP Unité de Passation des Marchés Publics
MANUEL DE PROCEDURES : Tome 1 Référence : AVP-01
AVANT PROPOS Rédigé le :
17/10/2022
La Côte d’Ivoire bénéficie de plusieurs sources de financements internationaux dans le cadre

de la mise en œuvre de sa politique de santé. Ces initiatives en faveur du secteur de la santé
font apparaitre des systèmes et mécanismes de gestion différents, ce qui ne facilite pas leur
coordination par le Ministère en charge de la Sante
L’évolution favorable du Produit Intérieur Brut (PIB) de la Côte d’Ivoire, la classant parmi les
pays à revenu intermédiaire tranche inferieure, induit un changement de positionnement du
pays au regard des critères d’éligibilité aux financements des partenaires techniques et
financiers (PTF). Ainsi, la Côte d’Ivoire entre dans une phase de transition caractérisé par le
désengagement progressif des financements des Partenaires Techniques et Financiers (PTF).
L’Unité de Coordination des Programmes à Financements Extérieurs de la Santé (UCP-FE) est
une opportunité pour l’alignement des interventions des partenaires sur les priorités nationales
afin de renforcer le système de santé.
A terme, la Côte d’Ivoire intègrera progressivement ces financements dans le budget du
Ministère en charge de la Santé) pour rendre leurs effets plus durables. L’appropriation
nationale est donc l’orientation souhaitable.
La mise en œuvre cohérente et concertée des projets sur financements extérieurs par le
Ministère en charge de la Santé nécessite une structure de coordination unique avec un manuel
de procédures claires, conformes aux standards internationaux et facilement applicables à tous
les projets du secteur de la santé sur financements extérieurs.
La mise à jour de ce manuel de procédures de gestion applicables aux financements extérieurs
sous gestion de l’UCP-FE, est le résultat d’un travail d’équipe, comprenant des experts
nationaux et internationaux, tant du Ministère en Charge de la Santé, que du Ministère de
l’Économie et de Finances (MEF) et du Ministère du Budget.
Notre gratitude et reconnaissance va à l’endroit de tous les Partenaires Techniques et
Financiers qui ont également contribué à la finalisation de ce document important pour
l’amélioration de l’efficience de nos interventions.
Pierre N’Gou DIMBA

Ministre de la Santé ,de l’Hygiène
Publique et de la Couverture Maladie
Universelle
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

FE
--- Version octobre 2022 ---
MANUEL DE PROCEDURES : Tome 1 Référence : INT-00
INTRODUCTION Rédigé le :
17/10/2022
MANUEL INTRODUCTIF

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17/10/2022
SECTION 1 : INTRODUCTION GENERALE

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17/10/2022
1. Contexte et justification
En vue d’optimiser la gestion et la traçabilité des financements du secteur de la santé, le
Ministère en Charge de la Santé a mis en place un nouveau mécanisme de gestion des
financements extérieurs. Ce dispositif public accueillera à terme et de façon progressive tous
les financements extérieurs en faveur de la santé.
Ce mécanisme de gestion des financements extérieurs est doté d’une Unité de Coordination
des Programmes intégrée rattachée au Cabinet du Ministre en charge de la santé avec des
procédures opérationnelles conformes aux standards internationaux et alignées aux procédures
nationales d’exécution des dépenses publiques.
Avec une population d’environ 29, 389 150 millions habitants en 2021, la Côte d'Ivoire est la
deuxième économie d’Afrique de l’Ouest. Le pays compte une population jeune avec un
nombre élevé de personnes à charge ; En effet, 75,6 % de la population totale a moins de 35
ans, soit un peu plus de 3 personnes sur 4.
Le taux de dépendance qui mesure le nombre de personnes d’âges inactifs (population de
moins de 15 ans et population âgée de 65 ans et plus) pour 100 personnes d’âges actifs
(population âgée de 15-64 ans révolus) est de 69,2% en date du recensement de 2021.
Comparativement à ce qu’il était en 1998 (83 %), on note une baisse de la population à charge
au cours de la période 1998 -2021.
Cependant, pour son niveau de développement, et lorsqu’on considère le PIB du pays qui est
passé de 4 750,9 USD Parité de Pouvoir d’Achat (PPA) en 2017 à 5 850,1 USD PPA en 2021
lui permettant d’être classé parmi les pays à revenu intermédiaire tranche inférieure, les
indicateurs de santé et de nutrition en Côte d'Ivoire sont parmi les plus faibles de la région ainsi
qu’à l’échelle mondiale. Malgré les efforts du Gouvernement sur plusieurs années à ﬁnancer le
secteur de la santé, la part des ressources publiques de l’Etat allouée à la santé reste parmi le
plus bas en Afrique Subsaharienne, représentant en moyenne seulement 5,43% du budget
national(2023).
A ce tableau de déﬁs à relever, l’on doit ajouter le retrait progressif de certains PTF qui se
justifie par le classement de la CI dans la catégorie des pays à revenus intermédiaires.

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2. Objectifs du manuel
Le Manuel de procédures formalise les principales, règles de gestion administrative, financière
et comptable relative à son champ d’application. Il est un document de référence pour tous les
acteurs impliqués dans la gestion des financements extérieurs du secteur de la santé.
Le Manuel a pour objectifs de :
 Décrire le cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et
comptable ;
 Décrire l'organisation administrative, financière et comptable applicable aux
financements extérieurs du secteur de la santé ;
 Faciliter l’application des lois et règlements nationaux en vigueur concernant la
passation des marchés ;
 Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans des conditions garantissant un
contrôle interne efficace ;
 Définir le circuit de la dépense et déterminer les responsabilités des acteurs à chaque
étape dudit circuit ;
 Optimiser l’utilisation des moyens nécessaires à la mise en œuvre des programmes
dans le secteur de la santé : personnel, matériel et ressources financières.
3. Champ d’application du manuel

Ce manuel décrit les processus de mise en œuvre des opérations administratives, financières
et comptables de tout programme de santé financée par les Bailleurs de Fonds et dont la
gestion est confiée au Ministère en Charge de la Santé via l’UCP-FE.
Il ne couvre pas les procédures opérationnelles, d’exécution des activités financées par le
Budget Général de l’Etat, qui font l’objet de documents spécifiques.

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4. Structuration du manuel
Le Manuel se compose de trois (3) Tomes, comportant chacun un certain nombre de sections
spécifiques :
Le Tome I comporte l’introduction au manuel et les procédures administratives du projet.
L’introduction au manuel décrit (i) les objectifs et le champ d’application du manuel, (ii) le cadre
institutionnel et l’organisation du projet, ainsi que les fiches de fonction du personnel clé des
organes impliqués dans la gestion des financements extérieurs du secteur de la santé.
Les procédures administratives du projet, (i) la gestion du courrier professionnel, (ii)
l’administration du personnel, (iii) la gestion des immobilisations et du matériel roulant, (iv) la
gestion des stocks et du carburant, (v) la sauvegarde des données et la gestion des archives.
Le Tome II décrit les procédures financières et comptables. Il est structuré en quatre (4)
grandes parties : (i) consacrée à la Procédure Financière ; (ii) traite de la Procédure
Comptable ; (iii) détaille la Procédure de contrôle financier et de reporting et (iv) complète les
annexes par des outils de contrôle et de gestion des risques
Le Tome III décrit les procédures de passation des marchés.
Ce volume est structuré comme suit : (i) les principes généraux liés aux achats et à la passation
des marchés ainsi que (ii) les procédures associées.
5. Mises à jour du manuel

Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du cadre
structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des opérations au
niveau des organes de gestion des financements du secteur de la santé.
La mise à jour du manuel de procédures incombe au Ministère en charge de la Santé. Elle est à
l’initiative du Coordonnateur Général ou de l’un de ses organes de gestion (CAGF, CAGP, CCI,
UPMP) ; ces organes sont, en effet, des témoins privilégiés de l’impact de l’évolution de
l’environnement sur ses méthodes de travail. Toutefois, le concours de tout intervenant ou de
toute personne partenaire du Ministère en Charge de la Santé est vivement encouragé.

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Le Coordonnateur Général se doit d’informer les Bailleurs de Fonds qui utilisent les
mécanismes de financements extérieurs du Ministère En Charge De La Santé de toute
modification du manuel de procédures. La notification aux Bailleurs de fonds et la réception de
leur avis de non-objection (ANO) devra intervenir avant l’entrée en vigueur desdites
modifications.
6. Motifs de mise à jour

La mise à jour régulière du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. A défaut,
il perd toute son efficacité. La mise à jour du manuel peut être motivée par :
 Des changements dans la structuration ou le fonctionnement du mécanisme de
financement du secteur de la santé par décisions des autorités Ministère en charge de
la santé ;
 Des situations nouvelles qui rendent nécessaires des modifications visant à réduire les
risques liés à la mise en œuvre des programmes ;
 Des changements rendus nécessaires par l'application des textes législatifs et
réglementaires en vigueur ;
 Des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent ;
 L’application de recommandations en provenance des PTF ;
 L’application de recommandations issues des différentes missions de supervision ou
d’audits externes.
7. Méthodologie de mise à jour du manuel

Lorsque la décision de modification est prise par les utilisateurs ou autres parties prenantes, le
Coordonnateur Général convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les
responsables des organes impliqués dans la gestion des financements du secteur de la santé
(CAGF, CAGP, UPMP, CCI, Directions centrales et les Directions de Coordination des
programmes).
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à
adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
 La procédure existante devant être modifiée ou la nouvelle procédure à intégrer ;
 Les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
 L’énoncé de la modification à apporter.
Il est recommandé la mise en place d’un mécanisme de mise à jour chaque deux ans et en cas
de besoin en accord avec les PTF, durant le 3è trimestre de l’année (Juillet-Septembre), pour y
intégrer les recommandations issues du rapport annuel de progrès (15 février) et du rapport
annuel d’audit (30 Juin). Ainsi le manuel de procédures de référence se réfère à la dernière
mise à jour.

FE
UCP FE INTRODUCTION Rédigé le : Révisé le :
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Toutefois, les tomes relatifs aux procédures financières, comptables et de passations des
marchés peuvent être revus pour tenir compte de la réglementation en vigueur.
Le Coordonnateur de l’UCP-FE, avec l’appui de tout autre membre des différents organes du
mécanisme de gestion des financements extérieurs du secteur de la santé, est chargé de la
rédaction de la nouvelle procédure qu’il soumet aux différentes parties prenantes pour
observations et modifications éventuelles.
La procédure modifiée est transmise aux PTF par le Coordonnateur de l’UCP-FE pour avis de
non-objection. Ensuite, le document validé est soumis à l’approbation du Ministre chargé de la
Santé.
8. Entrée en vigueur du manuel

Le manuel de procédure entre en vigueur par un arrêté pris par le Ministre en charge de la
Santé.
9. Distribution des procédures modifiées

Après publication de l’arrêté de mise en vigueur du manuel, le Coordonnateur instruit ses
services compétents à la distribution du manuel révisé.
Le RAF tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Il note
dans le registre la date de transmission du manuel révisé. Il transmet cette nouvelle version aux
services de l’UCP FE pour utilisation.
Le chargé de l’archivage et des inventaires classe, chronologiquement, une copie du manuel
périmé dans un classeur intitulé « Manuel de Procédures Administratives, Financières et
Comptables- Périmées ».

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SECTION 2 : ORGANIGRAMME ET CADRE INSTITUTIONNEL DE GESTION

DES FINANCEMENTS EXTERIEURS
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

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1. Organigramme
1.1. Organigramme actuel

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1.2. Organigramme à terme (Avec le Fonds Mondial et autres partenaires à

venir) :

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2. Organisation de l’UCP FE
2.1. Attributions et fonctionnement de l’UCP-FE
L'Unité de Coordination des Programmes à financements extérieurs est rattachée au Cabinet
du Ministère en charge de la Santé. Elle est l'organe de suivi programmatique et de gestion
financière de tous les programmes et projets à financements extérieurs au Ministère en charge
de la Santé.
A ce titre, elle est chargée de :
 Mobiliser les ressources auprès des PTF
 Coordonner la planification des activités pour une exécution efficiente et transparente
des fonds ;
 Assurer la gestion financière des ressources octroyées au Ministère en charge de la
Santé, dans le cadre de la mise en œuvre des projets à financements extérieurs ;
 Assurer la passation des marchés ;
 Procéder à la collecte, à l'analyse, au rapportage et à la diffusion auprès des parties
prenantes des données nécessaires au suivi et à l'évaluation ;
 Assurer la préparation et la diffusion des rapports programmatiques et financiers pour
les évaluations et les audits internes et externes des comptes.
L'UCP-FE tient des réunions mensuelles, trimestrielles et semestrielles et autant que de besoin
dans le cadre de la gestion, du suivi et de la mise en œuvre des activités.
2.2. Personnel de l’UCP-FE

Le personnel de l’UCP-FE est composé de fonctionnaires et de contractuels régis par la loi de
2015 portant code du travail et de la convention collective interprofessionnelle en vigueur. Le
personnel contractuel est lié à l’UCP-FE par un contrat de consultance ou par un contrat de
travail à durée déterminée (CDD) aligné sur la durée du projet.
Il est traité en équité dans la rémunération et tous les avantages liés à la fonction occupée à
l’UCP-FE. Les rémunérations du personnel sont fixées selon les grilles de traitement et
procédures du PTF, suivant le projet pour lequel il est recruté et conjointement par le Ministère
en charge de la Santé et du Budget. Un arrêté des Ministres chargés de la Santé et du Budget
fixe les indemnités du personnel.

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L'UCP-FE est composée de personnel technique et de personnel d'appui. Il comprend

notamment :
Au titre du personnel technique (Personnels clés) :
 Un Coordonnateur Général (CG),
 Un Responsable Administratif et Financier (RAF),
 Un Responsable Programmatique (RP) ;
 Un Responsable de suivi - évaluation (RSE) ;
 Un Responsable Renforcement Système de Santé (RRSS) ;
 Un Responsable des Ressources Humaines (RH) ;
 Un Spécialiste de Passation des Marchés (SPM) et ses assistants ;
 Un Responsable Financier et suivi budgétaire ;
 Un Contrôleur interne ;
 Un chef Comptable
 Deux Comptables et deux assistants ;
 Un Informaticien et son assistant ;
 Un assistant conservateur d’archives et chargé d’inventaire.
Au titre du personnel d’appui :

 Deux chauffeurs (Agents Spécialisés des TPs) ;
 Deux secrétaires ;
NB : Les postes ci-dessus ne sont pas exhaustifs et pourront faire l'objet d'aménagement en
cas de besoin. La création ou la suppression de postes approuvée par le Coordonnateur
Général est soumise à la validation du bailleur.

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3. Cadre Institutionnel de gestion des financements extérieurs
3.1. Mécanismes de gestion des programmes au niveau du

Ministère en charge de la santé
La gestion des financements extérieurs du Secteur de la santé est sous la responsabilité du
Coordonnateur général de l’UCP-FE. Les mécanismes de gestion des fonds relevant des
missions de l’UCP-FE sont conformes aux termes des accords de subvention et aux procédures
spécifiques définis de commun accord avec les PTF respectifs.
De façon, semestrielle et annuelle, un rapport sur le fonctionnement de l'UCP-FE contenant le
suivi des recommandations est adressé au Ministre chargé de la Santé puis transmis aux autres
entités impliquées (PTFS, EMO,…). Ce rapport est rédigé par le Coordonnateur Général.
Il assure la gestion des financements du secteur de la santé à travers plusieurs organes aux
missions distinctes et complémentaires, notamment :
 La Coordination de l’UCP-FE :
Le Ministre chargé de la Santé, est l’Administrateur des crédits pour tous les financements
extérieurs gérés par l’UCP-FE. L'UCP-FE est dirigée par un Coordonnateur Général, nommé
par arrêté du Ministre chargé de la Santé après appel à candidature.
L’intérim du Coordonnateur Général en cas d’absence ou d’incapacité est assuré par le
responsable Programmatique. Cet intérim est technique et ne s’applique pas aux
ordonnancements des dépenses.
 La Cellule d’Appui à la Gestion Financière (CAGF) :

Sous la direction du Responsable administratif et financier (RAF), la CAGF est en charge des
opérations d’engagement, d’ordonnancement des dépenses, de la gestion financière et
comptable des programmes subventionnés par les PTF.
La CAGF assure l’exécution budgétaire et la tenue de la comptabilité. Elle collabore étroitement
avec le Contrôleur Financier et le Régisseur d’avances qui assurent respectivement le contrôle
à priori et le paiement des dépenses.

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La CAGF a pour attributions de :

 Préparer les ordres de paiement : la liquidation des dépenses, c’est-à-dire la vérification
de leur éligibilité, de la conformité des pièces et des procédures, de l’existence effective
des ressources financières sur les lignes budgétaires des Projets et Programmes ainsi
que la détermination du montant exact à payer en se basant sur les coûts unitaires ;
 Gérer la trésorerie des Programmes ;
 Suivre l’exécution des budgets des Programmes ;
 Effectuer les passations des marchés ;
 Tenir la comptabilité des différents programmes subventionnés par les PTF ;
 Faciliter la tenue d’audits financiers et programmatiques réguliers selon les exigences
des PTF ;
 Administrer le personnel de l’unité de coordination des programmes à financements
extérieurs (UCP-FE).
La CAGF est dirigée par un Responsable Administratif et financier (RAF) qui est nommé par
arrêté du Ministre chargé de la Santé après appel à candidature.
Le personnel du CAGF comprend :
 Le Responsable Administratif et Financier
 Le Responsable de suivi budgétaire et de gestion financière ;
 Le Chef comptable
 Les comptables et assistants comptables;
 Le Spécialiste en passation des marchés et son assistant ;
 Le Spécialiste des Ressources Humaines
 L’assistant conservateur d’archives et chargé d’inventaire
 La Cellule d’Appui à la Gestion programmatique (CAGP) :

Elle est chargée de la mise œuvre du programme, du suivi et l’évaluation des activités des
programmes à financements extérieurs. La CAGP est sous l’autorité du Coordonnateur
Général.
Cet organe apporte un soutien technique aux différentes entités de mise en œuvre dans la
définition et la description de leurs activités, l’élaboration des termes de référence et veille aussi
à la conformité entre les activités réalisées du projet et celles planifiées.
La CAGP a aussi pour rôle d’anticiper sur les changements d’environnement et de
réglementation sanitaire à venir ainsi que les situations urgentes et épidémiques capables de
bouleverser le cours normal des activités en apportant un appui aux programmes de santé
spécifiques dans l’élaboration des plans de contingence le cas échéant.
Elle est dirigée par le Responsable Programmatique (RP).

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La CAGP est composé du personnel suivant :

o Le Responsable Programmatique (RP),
o Le Responsable du suivi et évaluation (RSE)
o Le Responsable du Renforcement du Système de Santé (RRSS)
o L’Informaticien et ses assistants.
 Le Contrôle Financier :
Le Contrôle Financier est dirigé par un contrôleur financier assisté de 2
vérificateurs/assesseurs. Il revient au Contrôleur Financier d’œuvrer à réaliser le meilleur emploi
des crédits dont l’administration contrôlée est dotée. A cet effet, il doit :
 Communiquer au service ordonnateur, tous les renseignements ou informations qu'il
possède ou qu'il est à même de se procurer auprès de ses collègues ou à d'autres
sources sur l'état des marchés, sur les prix, les entrepreneurs et fournisseurs avec
lesquels les administrations ont l'habitude de traiter ;
 Éclairer l’ordonnateur en indiquant la bonne façon de procéder, lorsque l’action des
services et l’exécution du budget soulèvent des problèmes d’ordre financier dont il
n’aperçoit pas du tout ou pas nettement la solution ;
 Montrer comment on peut arriver à améliorer la situation d’un chapitre ou d’une ligne
dont les crédits se révèle insuffisants ;
 Montrer quelles mesures exceptionnelles doivent être prises pour créer les moyens de
faire face à des besoins nouveaux de caractère impérieux apparus brusquement en
cours d’année ;
 Signaler, en les commentant, les infractions aux principes budgétaires, les
inobservations aux règles de la comptabilité publique, les manquements dans l’ordre
financier aux textes législatifs ou réglementaires (constitution de passifs par exemple) ;
 Relever les erreurs que, de bonne foi, des services pourraient être amenés à commettre
en montrant la façon dont on estime qu’ils devraient procéder ;
 Mettre en garde, le cas échéant, les responsables des services contre les
conséquences de certaines décisions en attirant leur attention sur les situations où leur
responsabilité peut se trouver mise en cause ;
 Apprécier l’importance des mesures nouvelles dont les administrateurs de crédits
demandent l’inscription au budget ; entendu que le Contrôleur Financier est renseigné
sur les tâches, les besoins et les préoccupations des administrations contrôlées ;
 Proposer, en cas de besoin, des réformes de structures ou des aménagements propres
à améliorer l’organisation et l’efficacité des services ou à procurer des économies sur
leurs frais de fonctionnement ; Source GUIDE PRATIQUE DU CONTROLEUR
FINANCIER p42.
 Faire respecter les instructions du Ministre chargé de l'Économie et des Finances dont il
est le représentant auprès des administrations contrôlées.

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 La Régie d’Avances (RA) :

La Régie d’Avance est l’organe de paiement des dépenses de l’UCP FE. Elle effectue un
contrôle des dossiers (Factures, Ordres de paiement, fiches d’engagement budgétaire…) de
paiement transmis par le Coordonnateur Général.
La Régie d’Avance constitue le deuxième niveau de contrôle après le contrôleur financier, et
contribue à garantir la fiabilité des transactions financières. Elle a pour attributions de :
 Assurer le contrôle de la régularité des dossiers de paiements soumis par l’UCP-FE ;
 Assurer la vérification des montants arrêtés pour paiement ;
 Assurer le contrôle des factures soumises à paiement ;
 Établir les titres de paiement (ordre de virement, chèques…).
 Elle est dirigée par un Régisseur d’avances et assisté dans sa tâche par deux assistants
comptables.
 La Cellule de Passation des Marchés Publics (CPMP) :

Elle est rattachée au cabinet du Ministère de la santé et apporte un appui technique au service
de passation des marchés de l’UCP-FE. Elle est chargée de la coordination de la passation de
tous les marchés dans le cadre des fonds du Budget Général de l’Etat (BGE) pour le secteur de
la santé.
Elle supervise le service de passation des marchés dans le cadre des financements extérieurs
intégrée au sein de l’UCP-FE, qui élabore et met en œuvre des plans de passation des
marchés conformément aux procédures relatives aux passations de marchés avec des
financements extérieurs.
Elle est chargée de renforcer les capacités techniques de l’UCP-FE en matière de Passation
des marchés.
Elle rédige les rapports sur la passation et l'exécution des marchés publics pour le Ministère de
la Santé et les transmet à la Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) et à l'Autorité
Nationale de Régulation des Marchés Publics (ANRMP).
 Le service de passation des marchés de l’UCP-FE :

Le service de passation des marchés est un service de la CAGF. Il est dirigé par un Spécialiste
en passation des marchés (SPM) et supervisé par la CPMP.
Il a pour mission de :
 Planifier les différentes opérations de passation de marchés publics,
 Élaborer en collaboration avec les Directions nationales et les Programmes Spécialisés
bénéficiaires, un plan annuel de passation des marchés publics
 Transmettre le plan annuel de passation des marchés publics validé par la CPMP du
Ministère en charge de la santé au RAF

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 Effectuer la réservation des crédits dans les financements extérieurs destinés à couvrir
les marchés publics ;
 Élaborer, à l'aide des dossiers standards, d’éléments d'études techniques et des termes
de référence, les dossiers de pré qualification, les dossiers d'appel d'offres et les
demandes de cotations ;
 Lancer les appels à la concurrence ;
 Rédiger les projets de contrat et, le cas échéant, leurs avenants ;
 Participer à la réception des ouvrages, des fournitures et des services, objet desdits
marchés ;
 Tenir le registre de suivi d'exécution des marchés publics et des délégations de service
public ;
 Élaborer et partager semestriellement avec les parties prenantes (PTF, MINISTÈRE EN
CHARGE DE LA SANTÉ, UCP-FE…) un rapport d’activités concernant l’exécution des
marchés ;
 Mettre à jour la base de données des fournisseurs agréés.
 Les agences de suivi des PTF ou les missions de supervision :

Ce sont des prestataires externes indépendants, recrutés par les PTF pour soutenir et renforcer
la gestion fiduciaire de l’UCP-FE.
L’agence de suivi (ou la mission de supervision) fournit une large gamme de services de suivi et
de vérification financière au PTF mandataire pour soutenir la supervision de ses activités
financées au titre des accords de subvention.
Les principales missions d’une agence de suivi sont les suivantes :
 Veiller à la réalisation des exigences du PTF, ou de toute autre recommandation / action
ultérieure issue d'un examen de suivi et / ou d'un audit mené par le PTF, ou de toute
autre action de gestion convenue ;
 Examiner le manuel de procédures de l'UCP-FE et faire des recommandations
d'amélioration le cas échéant ;
 Evaluer la performance financière des subvention (s) en examinant les rapports
financiers et autres rapports d'assurance, par ex. rapports d'audit interne, rapports
d'audit externe, etc. et vérifier que les registres financiers sont tenus avec exactitude et
que les rapports sont produits en temps opportun ;
 Vérifier les dépenses de subvention du PTF, des contrôles et procédures financiers, au
besoin ;
 Examiner les budgets des subventions préparés par l’UCP FE selon les besoins du
PTF, dans le but de réaliser des activités de coût raisonnable, d'assurer la cohérence
entre les budgets proposés, les aspects programmatiques et de garantir un bon rapport
qualité-prix ;
UCP FE MANUEL DE PROCEDURES: Tome 1 Référence : INT-02

INTRODUCTION Rédigé le : Révisé le :
17/10/2022
 Noter la nécessité de rester indépendant des systèmes et de la fourniture des résultats

au titre de la (des) subvention (s), fournir une assistance limitée à l’UCP FE pour
améliorer les étapes clés de la réalisation des objectifs financiers dans le cadre de la
subvention (par exemple, l'identification de tout domaine d'amélioration / révision dans
le système en place, y compris dans le Manuel de procédures pour s'assurer qu'il est
prévu à cet effet) ;
 Fournir de manière proactive des conseils sur les moyens d'améliorer la gestion
financière, notamment en identifiant le besoin de renforcement des capacités par le
biais d'une assistance technique ou autrement (élaborer des plans de renforcement des
capacités le cas échéant).
 Fournir un soutien au pays pour répondre aux exigences et aux actions de gestion des
subventions et en rendre compte comme convenu entre le pays et le PTF.
L'Agence de suivi (ou la mission de supervision) fournit des conseils et des recommandations
au PTF mandataire, mais elle n'est pas habilitée à prendre des décisions sur les subventions.
L'Agence de Suivi ne se substitue ni n'effectue le travail du personnel de l’UCP FE.
Conformément aux exigences de gestion des subventions, les responsables du ministère en
charge de la Santé facilitent le travail de l'agence de suivi en donnant accès à tous les
systèmes, à la documentation et au personnel traitant des subventions des PTF et assurent une
coopération raisonnable avec l'Agence de suivi dans l'exercice de ses fonctions.
L'Agence de suivi informe immédiatement le PTF mandataire et le Ministère en charge de la
Santé en cas de détection de risques majeurs au cours de son mandat.
 L’Inspection Générale des Finances :

Elle effectue trimestriellement ou au besoin suivant une thématique ou un risque donné, des
audits internes de toutes les opérations réalisées par l’UCP-FE. Et au besoin réalise des
évaluations indépendantes des activités de l’UCP-FE pour l’aider à obtenir de meilleurs
résultats.
Sa mission principale est de contribuer à une gestion rigoureuse et
efficace de l’UCP-FE.
 Les cabinets d’audits externes :
Ils sont recrutés sur la base d’appel à concurrence internationale et suivant un cahier de charge
validé conjointement par le Ministère en charge de la santé et les PTF.
Le Ministère en charge de la santé sélectionne un cabinet d’audit sur la base de Termes de
Références, acceptables par le PTF concerné, pour une période de 3 ans (reconductible si la
performance du cabinet est jugée satisfaisante par le Ministère en charge de la santé et le
PTF).

MANUEL DE PROCEDURES: Tome 1 Référence : INT-02
17/10/2022
Le PTF peut, à son initiative, conjointement avec le Ministère en charge de la santé, être
impliqué dans le processus de sélection de l’auditeur externe. Les rapports d’audit externe
annuels seront transmis au PTF respectif, au plus tard six mois après la fin de l’exercice fiscal.
Le PTF se réserve le droit de procéder à des vérifications supplémentaires sur les dépenses
engagées sur ses fonds, par des missions effectuées par l'équipe d’audit des programmes du
PTF concerné, ou autre acteur désigné par le PTF concerné.
3.2. Mécanisme de Coordination et de suivi de l’UCP FE au

niveau du Ministère en charge de la santé
Le Comité National de Pilotage des programmes à financements extérieurs (CNP-FE) est le
cadre de coordination des Programmes du secteur de la santé.
Le CNP-FE est une structure de concertation interministériel et intersectorielle au niveau
national dont le mandat est d’appuyer le Ministère en charge de la santé dans son rôle de
leadership et de coordination du secteur.
Le CNP-FE est chargé de :

 S’assurer en fonction de la politique sanitaire, de la cohérence des objectifs
déterminés ;
 Faire le suivi des audits internes et des recommandations des audits externes ;
 Approuver les plans d'actions annuels ;
 Analyser l'état d'avancement du projet en examinant les rapports annuels et les valider ;
 Apprécier les taux d'exécution des activités ;
 Apprécier les taux d'absorption des fonds ;
 Régler les difficultés et conflits qui pourraient survenir entre les différents intervenants ;
 Veiller à la synergie des interventions avec les actions des autres Partenaires
Techniques et Financiers intervenant dans les mêmes domaines ;
 Valider les modifications, réaménagements techniques et financiers nécessaires à la
bonne exécution du projet ;
 Apprécier les progrès réalisés dans la mise en œuvre des activités ;
 Faire des recommandations exécutoires pour l'UCP-FE ;
 Assurer l'évaluation globale de l'UCP-FE ;
 Convoquer les réunions du Comité et en déterminer l'ordre du jour.
Le Comité National de Pilotage des programmes à financements extérieurs en abrégé (CNP-

FE) comprend les membres statutaires suivants :
Au titre du Ministère en charge de la Santé :

 Le Ministre chargé de la Santé, Président du CNP-FE ou son représentant ;

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 Le Directeur Général de la Nouvelle Pharmacie de la Santé Publique (NPSP) ou son

représentant.
 Le Directeur Général de la santé ou son représentant
 Le Responsable de la Fonction Financière Ministérielle (RFFiM) ou son représentant
 Le Coordonnateur Général de l'UCP-FE, Secrétaire du CNP-FE ;
 Les Directeurs Coordonnateurs de programmes de santé et des Directions centrales
bénéficiaires.
 Le Représentant du service des ONGs du Ministère En Charge De La Santé
Au titre des autres Ministères :
 Le Conseiller santé auprès du Premier Ministre

 Le Directeur de Cabinet du Ministre chargé de l'Economie et des Finances ou son
représentant ;
 Le Directeur de Cabinet du Ministre en charge du Budget et du Portefeuille de l’Etat ou
son représentant ;
Au titre des Partenaires Techniques et Financiers :
 Le Représentant Résident de l’OMS ou son délégué ;

 Le Représentant Résident de l’UNICEF ou son délégué ;
 Les représentants des bailleurs de fonds de l’UCP FE.
Au titre des organisations nationales
 Un Représentant la Société Civile santé

 Un Représentant du Secteur Privé santé
Le Comité National de Pilotage se réunit en session ordinaire chaque année sur convocation de
son Président et en session extraordinaire au besoin. Chaque convocation fait mention de
l'ordre du jour et est accompagnée éventuellement des documents y afférents.
En cas d'urgence, les membres du Comité National de Pilotage peuvent être informés par tout
autre moyen de communication. Le secrétariat est assuré par le Coordonnateur Général de
l'UCP-FE.
Le Comité National de Pilotage délibère valablement si la moitié de ses membres statutaires est
présente ou représentée. Les décisions du Comité National de pilotage sont prises par voie de
consensus et en cas de vote à la majorité simple des membres présents ou représentés. En
cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

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Le CNP-FE comprend deux commissions :

 La Commission de suivi des audits,
 La Commission de Coordination Technique (CCT).
 La commission de suivi des audits

La commission de suivi des audits internes et des recommandations des audits externes est
une des commissions du Comité National de Pilotage rattachée directement au cabinet du
Ministre en charge de la santé.
Elle se réunie annuellement et de façon extraordinaire au besoin.
Elle est chargée :

 D’approuver les mesures proposées par la cellule de contrôles internes des
projets fondé sur l'approche par les risques ;
 D’approuver le plan d’audit interne ;
 D’approuver le rapport d'audit interne réalisé par l’Inspection Générale des Finances
(IGF) ;
 D’approuver le budget et les ressources prévisionnelles de l'audit interne (IGF) ;
 De faire le suivi des recommandations issues des rapports d’évaluation des Partenaires
Financiers et Bailleurs des Fonds respectifs et des recommandations des audits
externes ;
 De participer aux réunions de synthèse de l'audit externe ;
 De recevoir les informations émanant du responsable d'audit relatives à la réalisation du
plan d'audit ou à toute autre question afférente à l'audit interne et extérieurs.
Elle comprend :
− Un Président : Le RFFiM ou son adjoint.

− Des Membres :
o L'Inspecteur Générale de la Santé ;
o L'Inspecteur Général des Finances ;
o Le Directeur des Affaires Juridiques et du Contentieux ;
o Le Contrôleur financier de l’UCP-FE ;
o Le Régisseur d’avances de l’UCP-FE
o Des Auditeurs et contrôleurs internes de l’UCP-FE ;
o Des experts techniques des Partenaires Techniques et Financiers.
o Tout autre expert externe invité par la commission (Un cabinet professionnel
d'audit externe indépendant, …)

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 La Commission de Coordination Technique

La commission de Coordination Technique (CCT) est chargée de :
 Valider le plan de travail opérationnel budgétisé de chaque subvention ;
 Veiller à l’atteinte des objectifs des projets et des résultats suivant les cadres de
performance validés avec les Bailleurs des fonds respectifs ;
 Valider les différents rapports des activités programmatiques et financières ;
 S’assurer que le plan de passation des marchés annuel est élaboré et mis en œuvre
suivant les procédures requises ;
 Mettre en place une commission de recrutement compétitif et transparent et valider les
nominations des personnels cadres des projets suivant les procédures de gestion des
ressources humaines ;
 Faire le suivi du plan d’actions correctrices mises en place suite aux recommandations
des audits externes, des audits internes et autres évaluations faites par les Bailleurs de
fonds respectifs.
La CCT est présidée par le Directeur Général de la Santé, il se compose des membres
suivants :
o Le Coordonnateur Général de l’UCP-FE ;
o Un Conseiller du Cabinet du Ministre chargé de la Santé ;
o Un Représentant du Ministère de l’Économie et des Finances ;
o Un Représentant du Ministère en charge du Budget ;
o Le Responsable administratif Financier de l’UCP-FE ;
o Le Responsable programmatique de l’UCP-FE ;
o Le Directeur de la Prospective, de la Planification et des Stratégies (DPPS) ;
o Un Représentant de la société civile santé ;
o Un Représentant du secteur privé santé.
o Le Président de la CCT peut inviter toute autre institution ou personne dont
l’expertise est jugée nécessaire à participer aux réunions. Elle se réunit
semestriellement en session ordinaire. Elle peut se réunir en session
extraordinaire en cas de besoin.
La qualité de membre de CNP-FE, de la CCT et du CSA ne donne droit à aucune rémunération.

Cependant, des jetons de présence leurs sont alloués par le budget général de l’Etat et/ou le
PTF, à l'exclusion des membres de l'UCP-FE et de tous les fonctionnaires déjà rémunérés par
des indemnités mensuelles par un des Partenaires Techniques Financiers.
3.3. Entités de Mise en Œuvre (EMO)

Au nom du Ministère en charge de la Santé, la Direction Générale de la santé et de l’Hygiène
Publique, coordonne la planification et le suivi des activités des programmes de santé qui sont
tous sous sa responsabilité.

La Direction Générale de la santé est aussi une entité de mise en œuvre pour les activités de
coordination et de suivi de l’action sanitaire et bénéficie des financements du renforcement du
17/10/2022
système de santé. Cependant, la mise en œuvre des activités des programmes est sous la
responsabilité des EMO.
Les entités de mise en œuvre sont représentées :
 Au niveau central par : La Direction Générale, les Directions Centrales et les
Directions de coordination de programmes (, …)
 Au niveau régional par : les Directions Régionales de la Santé (DRS) ;
 Au niveau opérationnel par : les Directions Départementales de la Santé (DDS) ;
 Au niveau des Organisations de la Société Civile : FENOSCI…
Les entités de mise en œuvre peuvent recevoir des fonds de l’UCP-FE pour l’exécution des
activités contenues dans leurs plans de travail élaborés avec les directions départementales,
directions régionales et les directions de coordination des programmes de santé.

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4. Les fiches de Poste
UCP FE Titre : Coordonnateur Général de l’UCP-FE
Superviseur(s) : Directeur du Cabinet du Ministre de la Santé et Hygiène Publique Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : Tout le personnel de l’UCP-FE Intérim : Responsable Programmatique
Description du Poste
Analyse des tâches − Planifier, coordonner et contrôler l’ensemble des activités de l’UCP-FE ;
− Appuyer les Directions, Programmes et Projets dans l’élaboration de leurs Plans et budgets en collaboration avec la
DPPS ;
− Préparer l’ensemble des documents de notification budgétaire aux Directions, Programmes de la santé ;
− Assurer la coordination des activités d’assistance technique au projet et formuler des avis sur la sélection des spécialités
et des consultants ;
− Suivre et contrôler la conformité de l’exécution budgétaire des Directions, Programmes et Projets de la santé ;
− S’assurer et veiller à l’application stricte des procédures de paiement telles que décrites dans le manuel des procédures
du Ministère en charge de la santé et/ou des Bailleurs de fonds ;
− Veiller au respect de la procédure de dépenses ;
− Veiller au respect des exigences des PTF dans le cadre du financement des activités de la santé ;
− Veiller à la production des rapports programmatiques et financiers ;
− Assurer la gestion de la performance individuelle des membres de l’UCP-FE placés sous sa supervision ;
− Veiller au respect des délais d’exécution des opérations.
Compétences de base − Capacités managériales et connaissances en gestion de projet de développement Sanitaire général et des règles de
procédure de gestion de projet du système bilatéral et multilatéral (Banque Mondiale, Union Européenne, GAVI, Fonds
Mondial, AFD, …) ;
− Connaissance de la gestion des finances publiques de la Côte d’Ivoire ;
− Connaissance des enjeux du pilotage dans le secteur de la santé, de la gestion et des enjeux de la réforme des finances
publiques en Côte d’ivoire ;
− Aptitudes pour la communication (interne et externe) et à travailler dans une équipe multiculturelle ;
− Probité morale et intellectuelle.
Qualification requise − Minimum (Bac+5) en sciences de gestion (incluant comptabilité-gestion) ou en sciences de santé (Médecine) couplé
d’une Maîtrise (master ou Bac +6) en santé publique et/ou en économie de la santé ;
− Expérience générale d’au moins 10 ans en gestion de projets de préférence financés ou cofinancés par des bailleurs de
fonds avec au moins 3 ans dans le secteur de la santé ;
− Expérience dans un poste de responsabilité au sein du secteur de la santé ou auprès d’un organisme de coopération.
Langues et compétences en − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite.

informatiques − La connaissance de l’anglais est un atout ;
− Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…).

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Responsable administratif et financier
Superviseur(s) : Coordonnateur général Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : Chargé de gestion financière, chargé de passation des marchés, Chef Intérim :
comptable, l’archiviste chargé d’inventaires, les chauffeurs et les agents d’entretiens
Tâches − Encadrer et coordonner toutes les activités liées à la gestion financière (finance, comptabilité, fiscal, système
d'information et organisation) ;
− Mobilisation des fonds de la contrepartie Etat (élaboration du projet de budget à soumettre à la conférence
budgétaire, exécution du BGE)
− Suivre les missions d'audit externe et de contrôle interne ainsi que les missions de supervision des Bailleurs de Fonds
dans leur travail de contrôle, de vérification comptable et de conseil en matière de contrôle de gestion ;
− Assurer la coordination des activités d’assistance technique au projet et formuler des avis sur la sélection des
spécialités et des consultants ; Veiller aux respects des procédures de passation des marchés ;
− Assurer le suivi de la gestion de l’engagement et l’ordonnancement ;
− Organiser, mettre en place et superviser un système de comptabilité (analytique, budgétaire et générale) en temps
réel ainsi qu'un système de contrôle interne efficace et fiable ;
− S’impliquer selon les délais et le contexte dans l’élaboration et la mise en jour du Manuel de procédures
administratives, comptables et financières ;
− Veiller au respect strict des procédures administratives, comptables et financières ;
− Veiller à la conformité des dépenses des Projets du Ministère en Charge de la Santé
− Préparer en collaboration avec le Responsable Programmatique le budget mensuel et annuel du projet, les
rapports semestriels et annuels ;
− Veiller au respect du circuit de dépenses telles que définies par le manuel des procédures et les différents accords de
subvention ;
− Assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé ;
− Consigner toutes les dépenses engagées par le Projet ;
− Analyser et produire les rapports périodiques financiers et comptables des projets et programmes financés tant sur
ressources internes qu'externes dans les fréquences exigées par chaque bailleur ; Assurer la gestion
administrative des autres ressources (humaines, biens et Équipements, …) de la UCP-FE ;
− Procéder à l’évaluation des performances de tout le personnel sous sa supervision et à l’identification des besoins
en renforcement des capacités.
Compétences de base − Connaissance des règles et procédures des finances publiques, de la gestion budgétaire et financière de projets
financés par des bailleurs de fonds (Banque mondiale, Union Européenne, GAVI, Fonds Mondial,) ;
− Compétences relationnelles et de communication, d'information et de restitution ;
− Sens de l'ordre et de la transparence ;
− Capacité de travailler en équipe et dans un milieu multiculturel ;
Qualification requise − Minimum un master (Bac+4) en finances publiques ou comptabilité ou sciences économiques et financières ;
− Expérience professionnelle d'au moins dix 10 ans en gestion administrative et financière au sein de la fonction
publique, dans une entreprise privée, ou dans la gestion des projets de développement ; Expérience d'au moins 5 ans
en tant que Responsable Administratif et financier ou dans un poste similaire.
Langues et compétences − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite.
en informatiques − La connaissance de l’anglais est un atout ;
− Bonne connaissance des outils de bureautique MS Office, internet, logiciel de comptabilité des
projets (TOMPRO, SIB etc…).
− Maîtrise des logiciels comptables et financiers, gestion des ressources humaine et autre logiciel de
gestion des Projets

UCP FE
17/10/2022
UCP Titre : Responsable programmatique de l’UCP-FE

FE
Supervisé(s) : Chargé de suivi-évaluation, chargé de qualité des données, Intérim :

chargé de RSS et l’informaticien
Tâches − Planifier, coordonner et contrôler l’ensemble des activités programmatiques de l’UCP-FE ;

− Appuyer les Directions, Programmes et Projets dans l’élaboration de leurs Plans et budget ;
− Coordonner, superviser la réalisation des activités assignées au projet et tous les aspects de sa mise en œuvre (y compris les
conditions suspensives et spéciales et les mesures de gestion ainsi que le contrôle de risques)
− Coordonner l’élaboration des rapports de suivi programmatique selon les fréquences convenues avec les organes de gestion
de l’UCP-FE et les bailleurs
− Préparer et mettre en œuvre le plan de travail pour la mise en œuvre des activités du projet ;
− Préparer en collaboration avec le RAF le budget mensuel et annuel du projet ;
− Préparer les rapports d’activités trimestriels, semestriels et annuels du projet ;
− Développer la collaboration active et les synergies nécessaires entre les responsables et intervenants clés des différentes
composantes du projet ;
− Assurer la coordination des activités d’assistance technique au projet et formuler des avis sur la sélection des spécialités et des
consultants ; Effectuer régulièrement des visites sur les lieux d’exécution du projet ; Tenir régulièrement des consultations avec
les bénéficiaires et les partenaires locaux ;
− Apporter un appui technique aux partenaires impliqués, gouvernements et société civile, dans la programmation des activités,
la mise en œuvre, le monitoring et l’évaluation des activités du projet ;
− Participer aux réunions de Groupe technique restreints et des réunions thématiques des experts dans la lutte contre la
maladie;
− Apporter son expertise médicale dans le développement d’outils de suivi et d’évaluation des différentes composantes du
projet et de leur exploitation particulièrement pour les composantes
− Collaborer avec l’agence de suivi et les auditeurs externes pour les évaluations du projet.
− S’assurer de la disponibilité des intrants, vaccins et autres médicaments essentiels en effectuant un suivi auprès de tous les
partenaires impliqués dans la quantification, l’approvisionnement et la distribution ; Exécuter toute tâche à lui confier par le
Coordonnateur Général.
Mondial, CTB, …);
− Connaissance sur la gestion des projets/ programmes de lutte contre la maladie, les procédures de base de passation des
marchés, la gestion des finances publiques de la Côte d’Ivoire ;
publiques en Côte d’Ivoire ;
− Aptitudes pour la communication (interne et externe) et de travailler dans une équipe multiculturelle ;Probité morale et
intellectuelle.
Qualification requise − Minimum un Master (Bac+4) en sciences de gestion ou en sciences de santé couplé d’une Maîtrise (master ou Bac +7) en
santé publique et/ou en économie de la santé ;
− Au moins 5 ans d’expérience dans la lutte contre la maladie assortie de formation sur des domaines propres et/ou liés au
contrôle de la maladie
− Au moins 5 ans d’expérience de la gestion des services de santé en Côte d’Ivoire, à un poste de responsabilité ou auprès des
organismes de coopération
− Expérience prouvée en matière d’exécution et de suivi-évaluation des projets dans le secteur de la santé ; Familier avec les
procédures de gestion du budget et du suivi de l’exécution budgétaire
− Avoir participé pendant au moins trois années dans un poste de responsabilité (gestionnaire de projet, suivi-évaluation, expert
technique, gestion administrative ou équivalent) dans le cadre d’un financement Multi bailleurs
− Avoir l’expérience de discussions et négociations avec les bailleurs ; Être disponible et libre de tout engagement dans les délais
autorisés par la loi.
Langues et − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite.

compétences en − La connaissance de l’anglais est un atout ;
informatiques − Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…).

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Chargé de projet RSS
Superviseur(s) : Responsable programmatique Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : Intérim :
− Appuyer le responsable programmatique dans l’organisation des réunions, l’élaboration des rapports programmatiques,
Tâches
rapports de suivi-évaluation ;
− Assurer la gestion de la performance individuelle des membres de la cellule placée sous sa supervision ;
− Assurer l’exécution des délais des ordres de paiement en étroite collaboration avec les agences de financements.
− Rédiger les comptes rendus de réunions ;
− Préparer les rapports de suivi programmatique et financiers selon les fréquences convenues avec les bailleurs,
− Suivre la mise en œuvre des recommandations formulées lors de ces réunions
− Mettre en place ou consolider les mécanismes pour le suivi des activités des PEV et de la DGS ;
− Préparer et mettre en œuvre le plan de travail, le budget mensuel et annuel pour la mise en œuvre des activités du projet ;
− Préparer les rapports d’activités trimestriels, semestriels et annuels des activités du projet ;
− Effectuer régulièrement des visites sur les lieux d’exécution du projet ;
− Tenir régulièrement des consultations avec les bénéficiaires et les partenaires locaux ;
− Apporter un appui technique aux partenaires impliqués, gouvernements et société civile, dans la programmation des
activités, la mise en œuvre, le monitoring et l’évaluation des activités du projet ;
− Développer les modalités de suivi et évaluation en lien avec le système de suivi et évaluation du Programme et du
Ministère en charge de la santé ;
− Collaborer avec l’agence de suivi et les auditeurs externes pour les évaluations du projet.
− S’assurer de la disponibilité des intrants et des vaccins en effectuant un suivi auprès de tous les partenaires impliqués dans
la quantification, l’approvisionnement et la distribution
− Exécuter toute tâche lui confié par le Responsable programmatique et/ou le Directeur coordonnateur du PEV.
− Capacités managériales et connaissances en gestion de projet de développement Sanitaire général et des règles de
Compétences de base
Mondial, CTB,) ;
− Connaissance sur la gestion des projets/programmes de lutte contre la maladie
− Connaissance sur les procédures de base de passation des marchés
publiques en Côte d’Ivoire ;
− Aptitudes pour la communication (interne et externe) et de travailler dans une équipe multiculturelle
− Minimum un master (Bac+5) en sciences de gestion ou en sciences de santé (Médecins) couplé d’une Maîtrise (master ou
Qualification requise
Bac +7) en santé publique et/ou en économie de la santé ;
contrôle de cette endémie
− Au moins 5 ans d’expérience de la gestion des services de santé en Côte d’Ivoire à un poste de responsabilité ou auprès
des organismes de coopération
− Expérience prouvée en matière d’exécution et de suivi-évaluation des projets dans le secteur de la santé et
particulièrement de la maladie
− Familier avec les procédures de gestion du budget et du suivi de l’exécution budgétaire
− Avoir participé pendant au moins trois années dans un poste de responsabilité (gestionnaire de projet, suivi-évaluation,
expert technique, gestion administrative ou équivalent) dans le cadre d’un financement Multi bailleurs ;
− Avoir l’expérience de discussions et négociations avec les bailleurs
− Être disponible et libre de tout engagement dans les délais autorisés par la loi
Langues et compétences − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite la connaissance de l’anglais est un
en informatiques atout ;

MANUEL DE PROCEDURES Référence : INT-02

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Responsable de suivi et Evaluation
Tâches − Elaborer un plan de suivi évaluation sur la base du PAO des EMO ;
− Renseigner le cadre de performance en collaboration avec les EMO ;
− S’assurer que les activités ayant bénéficié d’un financement ont été réalisées ;
− Suivre en collaboration avec les agences d’exécution, s’il en existe, et les experts du Projet la réalisation des travaux ou
activités identifiées sur le terrain ;
− Identifier les blocages et goulots d’étranglement qui surviendront dans la réalisation des activités du projet et proposer des
pistes de solutions en collaboration avec la cellule financière ;
− Participer à l’élaboration du Plan d’Activités Annuel du projet (PAA) de chaque composante du projet
− Rédiger les rapports périodiques sur l’état d’avancement des activités programmées ;
− Renseigner les tableaux de bord de suivi sectoriels liés à l’exécution des projets et programmes de l’UCP ;
− Organiser, avec les EMO, les identifications et définitions des indicateurs de performance à suivre ;
− Diriger les séances de restitution des résultats des différentes études réalisées et faire des observations appropriées ;
− Coordonner l’organisation de toutes les missions de suivi des projets et programmes au niveau de l’UCP ;
− Participer à l’élaboration des termes de références des études d’impact et des audits dans le cadre de la mise en œuvre
des projets à charge de l’UCP ; Assurer la production des rapports trimestriels, semestriels et annuels.
Mondial, CTB) ;
− Connaissance sur la gestion des projets/programmes de lutte contre la maladie
− Connaissance sur les procédures de base de passation des marchés
− Connaissance des enjeux du pilotage dans le secteur de la santé en Côte d’Ivoire ;
− Aptitudes pour la communication (interne et externe) et de travailler dans une équipe multiculturelle
Qualification requise − Minimum un master (Bac+5) en sciences de gestion ou en sciences de santé (Médecins) couplé d’une Maîtrise (master ou
Bac +7) en santé publique et/ou en économie de la santé ;
contrôle de la maladie ;
− Au moins 5 ans d’expérience de la gestion des services de santé en Côte d’Ivoire à un poste de responsabilité ou auprès
des organismes de coopération ;
− Expérience prouvée en matière d’exécution et de suivi-évaluation des projets dans le secteur de la santé ;
− Familier avec les procédures de gestion du budget et du suivi de l’exécution budgétaire
− Avoir participé pendant au moins trois années dans un poste de responsabilité (gestionnaire de projet, suivi-évaluation,
expert technique, gestion administrative ou équivalent) dans le cadre d’un financement Multi bailleurs ;
− Avoir l’expérience de discussions et négociations avec les bailleurs
− Être disponible et libre de tout engagement dans les délais autorisés par la loi
Langues et compétences − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite, la connaissance de l’anglais est un
en informatiques atout ;

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Responsable de la gestion financière et Suivi Budgétaire
Superviseur(s) : Responsable Administratif et financier Lieu d’affectation : Abidjan
− Vérifier la cohérence entre les Termes de Référence et le chronogramme de l'activité engageant la dépense par rapport au
Tâches
budget détaillé soumis ;
− Analyser minutieusement le budget prévu en termes de coûts unitaires et quantités reflétant les termes des références de
l'activité et les pièces jointes (calculs exacts des coûts) ;
− Proposer les correctifs et les ajustements budgétaires après vérification et le faire valider par l'initiateur du document
d'engagement (TDR) ;
− Vérifier l'existence de toutes les pièces jointes requises selon la nature de la dépense (ordre des services, ordres de
mission, bon de commande, chronogrammes, listes des participants, etc.), conformément au manuel de procédure ;
− Vérifier sur tout dossier d'engagement le respect des procédures relatives à la passation des marchés publics telles que
requises dans les textes réglementaires du pays et les accords de convention entre le Gouvernement et les bailleurs de
fonds ;
− Effectuer la revue d’imputation analytiques et comptables dans Tom2pro ;
− Constituer le dossier complet de validité des dépenses engagées dans un délai de 72h après réception
− S’assurer de l'éligibilité de toutes les demandes de décaissement et pièces de dépenses soumises avant de procéder à
l'établissement des bons de liquidation (FEB et OP) et à leur enregistrement comptable ;
− Préparation des documents (fiche de demande de réapprovisionnement, plan d’activité, le rapport programmatique et
financier) pour réapprovisionnement du compte spécial ;
− Suivi des paiements directs (réception et vérification des listes des personnes à payer, transmission au Régisseur et à
l’opérateur de la liste de paiement) ;
− Renseigner et soumettre à la validation la demande d’engagement budgétaire ;
− Renseigner et soumettre à la validation du RAF le canevas de reporting financier des PTF ;
− Production des rapports périodiques financiers et comptables des projets et programmes financés tant sur les ressources
internes qu'externes dans les fréquences exigées par chaque bailleur ;
− Connaissance des procédures de gestion financière publique et de gestion des organismes internationaux dans un projet
financé par les bailleurs de fonds tels que la Banque mondiale, l'Union Européenne, la BAD, DFID, GAVI, FM, ... ;
− Capacité de travailler en équipe et dans un milieu multiculturel
− Minimum un Master (Bac+4) en gestion financière, comptabilité ou équivalent ;

− Expérience générale d'au moins cinq (5) ans dans une fonction similaire dans l’Administration publique, une entreprise ou
dans un cabinet d'audit ;
− Expérience spécifique d'au moins 2 ans en qualité de Contrôleur budgétaire ou poste similaire (Contrôleur de gestion,
Comptable, Auditeur,)
Langues et compétences − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite ; La connaissance de l’anglais sera
en informatiques un atout ;
− Connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…).
− Maîtrise de logiciel de gestion comptable des projets de développement ; la connaissance du logiciel comptable TOMPRO
multi-projet et multi-bailleurs serait un plus.

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Comptable
Superviseur(s) : Chef Comptable Lieu d’affectation : Abidjan
− Passer les écritures selon les principes comptables décrit dans le manuel de procédures ;
Tâches
− Dépouiller les pièces comptables transmises à l’UCP FE ;
− Préparer le paiement des factures (états des factures à payer) sur instruction du Chef comptable ;
− Participer aux travaux usuels de clôture d'exercice comptable et de rédaction des rapports périodiques ;
− Tenir à jour sous la supervision du chef comptable le fichier des immobilisations dans le logiciel comptable avec l’aide de
l’archiviste en charge des inventaires et immobilisations ;
− Participer aux inventaires périodiques de fin d’exercice et éventuellement des inventaires tournants s’ils sont organisés ;
− Sauvegarder les données ;
− Numériser les documents comptables
− Classer et ranger tous les documents comptables
− Connaissances techniques en comptabilité ;

− Connaissance des procédures de gestion financière en entreprise ; administrations/établissements publics ou des
projets financés par les bailleurs de fonds
− Aptitudes communicatives (orale, écrite), relationnelles et à faire le reporting ;
− Probité morale et intellectuelle ;
− Capacité de travailler en équipe et dans un milieu multiculturel
− Minimum Bac+2 en comptabilité ; économie ; finances ; gestion ; diplôme du cycle Moyen-supérieur ENA de gestion
économique et financière ou domaine équivalent
− Expérience générale d'au moins trois (03) ans dans une fonction similaire en Administration, en entreprise ; cabinet d'audit
ou projets de développement ;
− Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…) et des logiciels comptables
(TOMPRO, SIGFIP)

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Responsable des ressources humaines
Superviseur(s) : RAF Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : N/A Intérim :
− Etablir Des formalités de recrutement ;

Tâches
− Gérer les dossiers du personnel ;
− Traiter les salaires les relations avec les organismes de prestations sociales (CNPS, CGRAE) ;
− Gérer l’assurance maladie et les relations avec les services des impôts ;
− Suivre la procédure d’immatriculation des nouveaux agents à la CNPS ;
− Définir et suivre d’un plan de formation du personnel ;
− Gérer les absences et des congés ;
− Gérer les conflits ou litiges dans le cadre du contrat de travail ;
− Exécuter de toutes autres tâches confiées par le RAF.
− Bonne connaissance de la législation du travail, du droit administratif et du droit de la fonction publique ;

− Forte aptitude à la réflexion stratégique et à sa traduction en plan d’action essentiel ;
− Bonne aptitude rédactionnelle ;
− Connaissance en logiciel de gestion en ressources humaines (Paie, gestion de carrière)
− Expérience dans la fonction de Responsable RH dans une fonction similaire au sein d'une entreprise publique ou privée
et/ou d'un projet.
− Titulaire au moins d’un diplôme de niveau Bac+ 4 ou équivalent en droit et en gestion des ressources humaines ;
− Expérience professionnelle de 3 ans dont deux (2) dans le domaine de la gestion des ressources humaines ;
− Capacité d'organisation et sens des détails ;
− Connaissances des tâches administratives ;

en informatiques − La connaissance de l’anglais sera un atout ;

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Assistant(e) administratif(ve)
− Recevoir et préparer les correspondances de l’UCP-FE ;

Tâches
− Participer à la préparation et l'exécution du budget de fonctionnement de l’UCP-FE
− Assurer la conservation sous scellé des offres des soumissionnaires en attendant leur ouverture ;
− Réceptionner sous scellé des garanties bancaires et autres documents à valeurs financières
− Gérer l’agenda du Coordonnateur
− Assurer toute autre tâche bureautique à lui confier par le Coordonnateur.
Compétences de base − Minimum un Bac+2 en secrétariat de direction ou disciplines similaires

− Expérience dans la fonction d'Assistant administratif dans une fonction similaire au sein d'une entreprise publique ou
privée et/ou d'un projet.
− Capacité d'organisation et sens des détails ;

− Connaissances des tâches administratives ;


UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Contrôleur Financier auprès de l’UCP
Superviseur(s) : Directeur Général du contrôle Financier Lieu d’affectation : Abidjan
− Assurer le contrôle a priori des dépenses de l’UCP ;

Tâches
− Agir en étroite liaison avec les auditeurs internes/externes et suivre toute demande d’information/lettre de
recommandations formulée à la suite d’une vérification ;
− Formuler des remarques et des préconisations sur les pièces comptables et les comptes, ou tout document vérifié ;
− Émettre des rapports relatifs aux différents contrôles effectués à la demande du Coordonnateur Général ou de tout autre
partenaire habilité.

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Le Régisseur d’Avance auprès de l’UCP FE
Superviseur(s) : Payeur General de la dette publique Lieu d’affectation : Abidjan
− D’établir les effets de paiement : les ordres de virement (OV), les chèques et les transferts (virements à l’étranger) ;
Tâches
− De retracer les différentes opérations de dépenses dans les livres comptables appropriés ;
− De tenir des registres extra comptables pour le suivi de l’exécution budgétaire ;
− D’arrêter les journaux divisionnaires en fin de journée ;
− De centraliser les journaux divisionnaires dans le grand livre centralisateur T 10 ;
− D’établir les différents documents récapitulatifs nécessaires pour la transmission de la comptabilité ;
− De déposer la comptabilité chez le comptable assignataire et la saisir dans ASTER ;
− D’établir les certificats de concordance bancaire (CCB) pour chaque compte ouvert ;
− De produire des statistiques périodiques

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Auditeur interne
Superviseur(s) : Directeur Général de la Santé Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : Non applicable N/A Intérim :
Tâches − Définir le plan annuel d’audit interne et externe et le soumettre pour avis de non-objection aux bailleurs et enfin pour
approbation au Directeur Général de la Santé ;
− Apprécier à posteriori en interne, et par sondage, les transactions financières faites dans le cadre du Projet, en
s'assurant de leur opportunité, de leur régularité et des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles
− Passer en revue les systèmes financiers et documents comptables des bénéficiaires pour s'assurer que les dépenses
reportées au projet peuvent être vérifiées sur des documents comptables dûment validés ;
− Elaborer et/ou mettre à jour, diffuser, la charte d’audit, les plans annuels d'audit en fonction des risques analysés ;
− Evaluer l'ensemble des risques opérationnels (détecter les zones de risques de corruption ou de manœuvres
frauduleuses, conflits d'intérêts) ainsi que les dispositifs de contrôle interne et les plans d'action visant à réduire ces
risques
− Vérifier que les paiements au titre du budget des dépenses administratives et du budget d'équipement du projet ainsi que
les décaissements au titre des projets des opérations de Trésorerie sont conformes aux procédures financières et aux
directives des bailleurs de fonds ;
− Examiner les procédures de contrôle financier au besoin, Recommander des améliorations ;
− Mettre en place un système amélioré de contrôle financier pour conférer au projet une plus grande efficience dans ses
opérations de paiement ;
− Produire des rapports de mission en exécution du plan annuel d’audit.
− Effectuer le suivi des recommandations laissées par les différents audits et contrôles ;
− Exécuter toutes les missions qui pourraient s'avérer nécessaires à la bonne marche du ministère en charge de la santé
selon un plan de travail préétabli.
Compétences de base − Solide expérience audit de projets financés par les bailleurs de fonds
− Bonne connaissance des procédures administratives et financières et des directives de passation et de suivi des marchés
− Bonne connaissance des procédures de décaissements de fonds par les bailleurs
− Connaissances de reporting et des procédures des institutions financières ou des bailleurs de fonds ;
− Connaissances techniques en comptabilité et des tableurs informatiques y afférents (TOMPRO, SIGFIP) ; Esprit orienté
vers sur les résultats, sens de l'analyse, de capacité d'organisation et de rédaction ;
− Probité morale et intellectuelle ; L'affiliation à un Institut des Auditeurs Internes serait un atout.
Qualification requise − Minimum Bac +5 en économie, gestion, en audit, comptabilité, et Contrôle de Gestion ; diplôme du cycle supérieur ENA de
gestion économique et financière ou tout autre domaine équivalent etc.…) ;
− Expérience générale d'au moins 7 ans en tant qu'Auditeur dans un cabinet d'audit ou contrôleur dans l’Administration
publique (Niveau Senior) ;
− Expérience spécifique d'au moins 5 ans en tant qu'Auditeur Interne dans un projet financé par un bailleur de fond ; un
organisme similaire, entreprise de grande envergure ou dans l'Administration publique
− Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…). Et des logiciels
comptables (TOMPRO, SIGFIP)

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Contrôleur interne
Superviseur(s) : Directeur général de la Santé Lieu d’affectation : Abidjan
Supervisé(s) : Non applicable N/A Intérim :
− Elaborer la cartographie des risques et définir le plan annuel de contrôle et le soumettre au Coordonnateur Général pour
Tâches
approbation et aux bailleurs pour avis de non-objection ;
− Produire des rapports de mission en exécution du plan annuel de contrôle.
− Apprécier à posteriori en interne et par sondage, les transactions financières faites dans le cadre du Projet, en s'assurant
de leur opportunité, de leur régularité et des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuels ;
− Passer en revue les systèmes financiers et documents comptables des bénéficiaires pour s'assurer que les dépenses
reportées au projet peuvent être vérifiées sur des documents comptables dûment validés ;
− Evaluer l'ensemble des risques opérationnels (détecter les zones de risques de corruption ou de manœuvres frauduleuses,
conflits d'intérêts) ainsi que les dispositifs de contrôle interne et les plans d'action visant à réduire ces risques ;
− Vérifier que les paiements au titre du budget des dépenses administratives et du budget d'équipement du projet ainsi que
les décaissements au titre des projets des opérations de trésorerie sont conformes aux procédures financières et aux
directives des bailleurs de fonds ;
− S’assurer de la régularité, de la transparence et de la sincérité des états financiers produits au vu des clauses des
bailleurs;
− Mettre en place un système amélioré de contrôle pour conférer au projet une plus grande efficience dans ses opérations de
paiement ;
− Effectuer le suivi des recommandations laissées par les différents audits et contrôles ;
− Exécuter toute tâche à lui confier par le Coordonnateur Général.
− Solide expérience audit de projets financés par les bailleurs de fonds

− Bonne connaissance des procédures administratives et financières
− Bonne connaissance des directives de passation et de suivi des marchés
− Bonne connaissance des procédures de décaissements de fonds par les bailleurs
− Connaissances de reporting et des procédures des institutions financières ou des bailleurs de fonds ;
− Esprit orienté vers sur les résultats, sens de l'analyse, de capacité d'organisation et de rédaction ;
− Probité morale et intellectuelle ;
− L'affiliation à un Institut des Auditeurs Internes serait un atout.
− Minimum Bac +5 en économie, gestion, en audit, comptabilité, et Contrôle de Gestion ; diplôme du cycle supérieur ENA de
gestion économique et financière ou tout autre domaine équivalent etc.…) ;
− Expérience générale d'au moins 7 ans en tant qu'Auditeur dans un cabinet d'audit ou contrôleur dans l’Administration
publique (Niveau Senior) ;
− Expérience spécifique d'au moins 5 ans en tant qu'Auditeur Interne dans un projet financé par un bailleur de fond ; un
organisme similaire, entreprise de grande envergure ou dans l'Administration publique

− Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…). Et des logiciels
comptables ( TOMPRO, SIGFIP)

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Assistant conservateur d’archives et chargé d’inventaire
Superviseur(s) : Responsable Administratif et Financier Lieu d’affectation : Abidjan
− Participer à la collecte des archives de la CAGF & la CPMP et tenir à jour le récolement des documents ;
Tâches
− Assurer tout ou partie des activités de traitement, de gestion et d’archives de la CAGF & la CPMP ;
− S’assurer que les conditions dans lesquelles les archives sont conservées sont optimales (pas de fuites d’eau, présence
des rats et autres rongeurs, humidité trop forte… ;
− Trier et classer les documents d’archives ;
− Contribuer à la rédaction d’un instrument de recherche et de gestion ;
− Accueillir et renseigner les usagers des archives ;
− Gérer les mouvements de documents archivés (sorties/entrées) ;
− Contribuer à l’amélioration du plan de classement partant d’une liste des documents essentiels en vue d’une recherche
ultérieure ;
− Concevoir des étiquettes sur des box et des classeurs aux normes archivistiques ;
− Tenir à jour le bureau d’archives en classant les documents pertinents ;
− Contribuer à la mise en place d’un système d’informatisation et de gestion d’archivage ;
− Contribuer à l’élaboration de rapport périodique d’archivage et des immobilisations.
− Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

− Excellentes compétences organisationnelles ;
− Expérience de travail dans un bureau occupé ; capacité à gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision et sous
pression ;
− Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ;
− Sens de précision et souci du détail ;
− Capacité de travailler de façon autonome (proactive et avec un bon sens de l'initiative) ;
− Capacité de travailler de manière efficace et rapide dans les domaines de la correspondance, de la logistique, le
classement et l’entretien de dossiers.
− Diplôme d’études universitaires et/ou brevet en archivage ou autre domaine équivalent ;

− Avoir une expérience professionnelle dans le domaine d’au moins 2 ans ;
− Connaissance de la langue française (orale et écrite) niveau professionnel ;

Langues et compétences
− Bonne connaissance des outils informatiques : Microsoft Office (Excel, Word) ;
en informatiques − Bonne connaissance des logiciels d’archivage.

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Spécialiste en passation des marchés
Superviseur(s) : Responsable administratif et financier Lieu d’affectation : Abidjan
Tâches a) Préparation des dossiers d’appel d’offre

− Elaboration et proposition à la validation (nationale et/ou bailleurs) du plan annuel de passation des marchés
− Appuyer dans l’élaboration des termes de références, des spécifications techniques en veillant au respect des principes
fondamentaux de la passation des marchés ;
− Assurer en liaison avec les services techniques concernés la préparation des DAO, demandes de propositions
conformément aux dossiers standards d’appel d’offres
− S’assurer que les Dossiers d’appels d’offres ou des demandes de propositions ont reçu les approbations nécessaires
(nationales et/ou des bailleurs)
b) Passation des marchés
− Assurer le lancement des appels d’offres et des consultations suivant les normes et les délais requis
− Participer aux différentes ouvertures des offres/propositions ; aux séances d’évaluation et d’attributions des marchés
− Elaborer tous les documents issus des ouvertures des offres/propositions ; des évaluations et attributions des marchés et
les présenter aux instances concernées pour approbations nécessaires ;
− Assurer la publicité et la divulgation à toutes les étapes du processus de passation des marchés conformément à la
législation en vigueur et du manuel de procédure
− Analyser et répondre aux demandes d’éclaircissement des organes de contrôles et/ou de régulation ainsi du bailleur.
c) Suivi de l’exécution des marchés
− Suivre l’exécution et la gestion des différents contrats et marchés (transmission des marchés approuvés aux entités
concernées et tenir une fiche de suivi et de registre d’exécution des marchés
− Appuyer chaque entité dans la gestion des contrats qui le concerne
− Organiser les comités réception à la livraison et s’assurer que tous les documents nécessaires sont établis et que toutes
les dispositions contractuelles sont correctement suivies.
Compétences de base − Connaissance du système national de passation des marchés publics ;
− Capacité de planification et d'analyse des documents techniques complexes de passation et d’exécution des marchés ;
− Maitrise des procédures des bailleurs de fonds (tels que GAVI, Fonds Mondial, BM, BAD, UE) et du système national de
passation des marchés publics.
− Capacité de travailler en équipe et dans un milieu multiculturel ; Probité morale et intellectuelle.
− Minimum un Master (Bac+4) Minimum un bac + 4 en droit ; économie ; management ; administration ; diplôme du cycle
Qualification requise supérieur de l’ENA de gestion économique et financière psychologie du travail ou des organisations, Ingénierie ou diplôme
ou domaine équivalent
− Expérience générale d'au moins 5 ans dans le domaine de passation des marchés publics (système national et/ou bilatéral
ou multilatéral) ;
− Expérience spécifique de 3 ans dans le domaine de passation de marchés pour des projets du système bilatéral et/ou
multilatéral (BM, UE, GAVI, FM, DFID, CTB etc.…)
− Expérience dans la passation de marchés dans le secteur de la santé serait un atout
Langues et compétences − Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite ; la connaissance de l’anglais sera
en informatiques un atout
− Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet…)
− La connaissance de Tom Marchés ou tout autre logiciel utilisé pour la passation de marché est un atout.

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Informaticien
− Assurer la Gestion du serveur de l’UCP-FE ;

Tâches
− Effectuer la maintenance des systèmes d'exploitation et des logiciels d'application
− Sauvegarde les données de tous les services/unités sur disques durs externes et serveur ;
− Garantir la sécurité du réseau local et internet ;
− Conseils aux utilisateurs des matériels et équipements informatiques et de reprographie ;
− Diagnostiquer les dysfonctionnements informatiques de matériel ou logiciel
− Proposer des solutions nécessaires et orienter les utilisateurs
− Effectuer des opérations de maintenance préventive : Assurer le nettoyage des équipements réseaux (imprimante, Access
Point, Routeur, Switch, …) et des ordinateurs ;
− Configurer le poste de travail aux besoins de l'utilisateur et effectuer les tests de fonctionnement,
− Anticiper et exprimer les besoins en équipements et en consommables
− Effectuer des rapports périodiques sur la gestion de l’infrastructure réseau informatique
− Assister dans la formulation des spécifications techniques pour les différents équipements informatiques ;
− Effectuer toute autre tâche lui assignée selon sa compétence.
− Disposer de solides aptitudes à travailler sous la contrainte des délais et des résultats.
− Disposer d’une bonne aptitude d’analyse et de synthèse ;
− Être doté d’une capacité d’apprentissage et d’assimilation rapide de nouveaux concepts
− Être capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe ;
− Démontrer de très bonnes capacités de communication tant écrites qu’orales.
− Être titulaire d’un diplôme d’Ingénieur ou Master dans le domaine de l’informatique ou des télécommunications ou posséder
une forte expérience dans le support informatique et réseau ;
− Avoir une expérience sur les systèmes d'information, maîtriser l’environnement TCP/IP, Internet/Intranet, Windows server
2008 et 2012, Windows 7 et 8.1, antérieurs, Office 2010.
− Avoir une expérience professionnelle de 3 ans ou plus dans le domaine de l’Informatique et des Télécommunications.
− Avoir la capacité de travailler sur des logiciels de gestion et comptables (TOM2PRO, TOM2MARCHE, SIGFIP, …)
− Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Acrobat, etc..) et avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base.
Langues et compétences
− Connaitre les bases de données et les outils permettant d'y accéder
en informatiques − Avoir d’excellentes connaissances du français et une bonne connaissance de l’anglais.

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Chauffeur
Superviseur(s) : Responsable Administratif et financier Lieu d’affectation : Abidjan
− Conduire, conformément aux règles de conduites et aux procédures de gestion de l’UCP-FE, le véhicule qui lui est affecté ;
Tâches
− Chercher et distribuer le courrier, et prendre livraison de toutes autres fournitures à la demande des supérieurs
hiérarchiques ;
− Accueillir le personnel et les visiteurs officiels à l’aéroport ;
− Assurer l’entretien quotidien du véhicule dont il a la charge (contrôle du niveau d’huile et d’eau, la batterie, les freins, les
pneus...) ;
− Effectuer les petites réparations en cas de panne et prendre toutes les dispositions pour signaler à temps les besoins de
grosses réparations ;
− S’assurer que le véhicule qui lui est confié est maintenu propre ;
− Consigner les déplacements officiels, le kilométrage journaliser, la consommation et l’approvisionnement de carburant, les
contrôles d’huile, les graissages, etc. dans le carnet de bord ;
− Tenir à jour le carnet de bord du véhicule ;
− S’assurer que toutes les formalités prévues par les règlements sont accomplies en cas d’accident ;
− Effectuer toutes missions/déplacements entrant dans le cadre des activités du projet ;
− Veiller au respect des règles de sécurité à l’intérieur et à l’extérieur du véhicule ;
− Aider à l’exécution des tâches relatives à la logistique.
− Avoir au moins le brevet en mécanique Automobile ;

− Avoir un permis de conduire à jour au-moins Catégorie B ;
− Avoir une bonne connaissance des règles de conduite et de politesse ;
− Prendre des initiatives, être discret et avoir une bonne présentation ;
− Avoir des connaissances en mécanique auto et des aptitudes à effectuer des entretiens et des réparations mineures ;
− Avoir des aptitudes à conduire sur de longs trajets sans risque.
Langues − Maîtrise du Français et d’au moins deux langues locales

UCP FE
17/10/2022
UCP FE Titre : Agent d’entretien
Superviseur(s) : Responsable administratif et financier Lieu d’affectation : Abidjan
Tâches  Au titre du nettoyage des bureaux :

− Assurer l’entretien et le rangement des bureaux et du matériel ;
− Prendre soins du matériel de propreté et consommables confiés ;
− Assurer la disponibilité permanente de l’eau propre dans les réservoirs d’eau ;
− S’assurer de l’entretien permanent des installations sanitaires le long de la journée ;
− Organiser le service café pendant les jours ouvrables et pendant les réunions ;
− Vider les poubelles.
 Au titre du nettoyage de la cour
− Débarrasser les bureaux de l’UCP-FE des débris divers ;
− Entretenir les espaces verts ;
− Effectuer d’autres tâches sur instructions des responsables hiérarchiques.
Compétences de base − Savoir lire et écrire (niveau 4 ans poste primaire)

− Être en bonne condition physique pour pouvoir effectuer le travail qui est prévu dans ses tâches principales.
Langues − Connaissance de la langue française

− Connaissance de la langue locale

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

MANUEL DE PROCEDURES: Tome 1 Référence : ADM-00
UCP FE
PROCEDURES ADMINISTRATIVES Rédigé le : Révisé le :
17/10/2022
TABLE DES MATIERES

Libellé Reférence
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM-00
Liste des acronyme ADM-01
Formalisation des procédures administratives ADM-02
Gestion des immobilisations ADM-GDI
Principes Généraux ADM-GDI-01
Gestion des entrées des immobilisations ADM-GDI-02
Gestion des sorties des immobilisations ADM-GDI-03
Prise d’inventaire physique des immobilisations ADM-GDI-04
Sécurisation des immobilisations ADM-GDI-05
Gestion des vehicules et motos ADM-GDI-06
Gestion des stocks de fournitures et carburant ADM-GSF
Gestion des fournitures et consommables ADM-GSF-01
Gestion du carburant ADM-GSF-02
Inventaire annuel des fournitures ADM-GSF-03
Sauvegarde et archives SAV-ARC
Sauvegardes SAV
Archives ARC
Administration du personnel ADM-APE
Recrutement du personnel ADM-APE-01
Formation ADM-APE-02
Abscences ADM-APE-03
Congés ADM-APE-04
Rupture de contrat de travail ADM-APE-05
Missions ADM-APE-06

Libellé Reférence
Reglement du salaire du personnel ADM-APE-07

Paiement des primes de performance du personnel
ADM-APE-08
fonctionnaire
Evaluation ADM-APE-09
Gestion du courrier professionnel ADM-GCP
Gestion du courrier départ ADM-GCP-01
Gestion du courier arrivée ADM-GCP-02

UCP FE
17/10/2022
LISTE DES ACRONYMES

BGE Budget Général de l’Etat
CAGF Cellule d’Appui à la Gestion Financière
CAGP Cellule d’Appui à la Gestion Programmatique
CCI Cellule de Contrôle Interne
CCT Comité de Coordination Technique
CNP-FE Comité National de Pilotage des programmes à financements extérieurs
DGSHP Direction Générale de la Santé et de l’Hygiène Publique
DGS Directeur Général de la Santé
DGMP Direction Générale des Marchés publics
EMO Entités de Mise en Œuvre
ESPC Etablissements Sanitaires de Premier Contact
GAVI Global Alliance for Vaccines and Immunization
MEF Ministère de l’économie et des Finances
MUGEFCI Mutuelle Générale des Fonctionnaires et Agents de la Côte d’Ivoire
MINISTÈRE EN
CHARGE DE LA Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique
SANTÉ
OM Ordre de Mission
PEV Programme Elargi de Vaccination
PIB Produit Intérieur Brut
PTF Partenaires Techniques et Financiers
RA Régie d’Avances
RAF Responsable Administratif et Financier
RP Responsable Programmatique
SAF Service Administratif et Financier
TDR Termes de référence
TOMPRO Logiciel de gestion TOMPRO (Tomate)
UAO Unité d’Appui à l’Ordonnancement
UCP-FE Unité de Coordination des Programmes à financements extérieurs
UPMP Unité de Passation des Marchés Publics

UCP FE
17/10/2022
1. Formalisation des procédures administratives

1.1. Codification
Les différentes procédures administratives traitées dans le présent manuel sont définies
comme suit :
Nom de la procédure Code index
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM
Gestion du courrier professionnel ADMGCP

Courrier départ ADMGCP 01
Courrier arrivée ADMGCP 02
Administration du personnel ADMAPE

Recrutement ADMAPE 01
Formation ADMAPE 02
Absence ADMAPE 03
Congés ADMAPE 04
Rupture du contrat ADMAPE 05
Gestion des Missions à l’intérieur et à l’extérieur
ADMAPE 06
de la Côte d’Ivoire
Règlement du personnel ADMAPE 07
Règlement des primes et bonus du personnel
ADMAPE 08
fonctionnaire de l’Etat
Evaluation du personnel ADMAPE 09
1.2. Formalisation de la procédure

Les différentes procédures administratives traitées dans le présent manuel sont définies
comme suit :
 L’En-tête
 La partie principale

MANUEL DE PROCEDURES Référence : ADM-02
UCP FE
17/10/2022
 L’En-tête
Reference :
Indice de révision :
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Crée le :
Dernière modification le :
ADMGCP : Gestion du Courrier Professionnel
Pagination :
 La partie principale
La partie principale de la procédure comprend
 L’objectif
 Le champ d’application
 Les règles de Gestions Applicables
 La description


Introduction - Manuel YA - VGK

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Introduction - Manuel YA - VGK

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MINISTERE DE LA SANTE, DE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

L’HYGIENE PUBLIQUE ET DE LA Union -Discipline -Travail

APPLICABLES AUX FINANCEMENTS EXTERIEURS SOUS GESTION DE

Version octobre 2022

TABLE DES MATIERES

BGE Budget Général de l’Etat

La Côte d’Ivoire bénéficie de plusieurs sources de financements internationaux dans le cadre

Pierre N’Gou DIMBA

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

SECTION 1 : INTRODUCTION GENERALE

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

3. Champ d’application du manuel

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

5. Mises à jour du manuel

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

6. Motifs de mise à jour

7. Méthodologie de mise à jour du manuel

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

8. Entrée en vigueur du manuel

9. Distribution des procédures modifiées

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-

SECTION 2 : ORGANIGRAMME ET CADRE INSTITUTIONNEL DE GESTION

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

1.2. Organigramme à terme (Avec le Fonds Mondial et autres partenaires à

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

2.2. Personnel de l’UCP-FE

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

L'UCP-FE est composée de personnel technique et de personnel d'appui. Il comprend

Au titre du personnel d’appui :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

3. Cadre Institutionnel de gestion des financements extérieurs

3.1. Mécanismes de gestion des programmes au niveau du

 La Cellule d’Appui à la Gestion Financière (CAGF) :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

La CAGF a pour attributions de :

 La Cellule d’Appui à la Gestion programmatique (CAGP) :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

La CAGP est composé du personnel suivant :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

 La Régie d’Avances (RA) :

 La Cellule de Passation des Marchés Publics (CPMP) :

 Le service de passation des marchés de l’UCP-FE :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

 Les agences de suivi des PTF ou les missions de supervision :

UCP FE MANUEL DE PROCEDURES: Tome 1 Référence : INT-02

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

 Noter la nécessité de rester indépendant des systèmes et de la fourniture des résultats

 L’Inspection Générale des Finances :

 Les cabinets d’audits externes :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

3.2. Mécanisme de Coordination et de suivi de l’UCP FE au

Le CNP-FE est chargé de :

Le Comité National de Pilotage des programmes à financements extérieurs en abrégé (CNP-

Au titre du Ministère en charge de la Santé :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DE L’UCP-FE

 Le Directeur Général de la Nouvelle Pharmacie de la Santé Publique (NPSP) ou son

Au titre des autres Ministères :

 Le Conseiller santé auprès du Premier Ministre

Au titre des Partenaires Techniques et Financiers :

 Le Représentant Résident de l’OMS ou son délégué ;