Manuel Procedure Daf

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf.
: Page : 1 de
BURKINA FASO
COMPTABLES ET FINANCIERES
MINISTERE OU INSTITUTION
DAF ********** Rédigé leBURKINA
: RéviséFASO
le :
INTRODUCTION
Réf. : Page : 1 de 1
SECRETARIAT GENERAL Unité – Progrès – Justice
**********
**********
DIRECTION DE L’ADMINISTRATION
ET DES FINANCES
*********
Avant propos
Introduction
Sommaire du manuel
Module 1: Présentation du manuel de procédures
Partie1 :
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES,
Partie 2 : FINANCIERES ET
Partie 3 :
COMPTABLES
A L’USAGE DES SERVICES DE LA DIRECTION DE
Module 2 : Description des attributions, organisation et fonctionnement de la DAF
L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
1ère édition
1ère édition
VERSION PROVISOIRE
Groupe
Groupe de
de travail
travail constitué
constitué des
des experts
experts métiers
métiers du
du Ministère
Ministère de
de l’Economie
l’Economie et
et des
des
Finances (DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses Page
démembrements 1 sur/293
Finances (DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements /
Correspondants 1ère Edition
Correspondants techniques
techniques au
au sein
sein des
des ministères
ministères et et institutions
institutions (MENA,
(MENA, MESS,
MESS, MASA,
MASA,
MIDT, Min. Justice, MJFPE)
MIDT, Min. Justice, MJFPE)
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 2 sur 293
DAF SOMMAIRE GENERAL Réf. : Page :1 de 2
SOMMAIRE GENERAL
INTRODUCTION GENERALE
AVANT-PROPOS
MODULE I - PRESENTATION DU MANUEL
1 – Introduction
2 - Objectif du manuel
3 - Organisation du manuel
4 - Champ d’application du manuel
5 – Tenue et mise à jour du manuel
MODULE II – DESCRIPTION DE L’ORGANISATION ET DES ATTRIBUTIONS DE LA DAF

1 - Attributions
2 - Organisation
3 - Fonctionnement
MODULE III - -PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES
1 – Procédures de gestion de l’information

Accueil, gestion du courrier, gestion des archives, animation des cadres de concertation…
2 – Procédures de gestion des ressources humaines

Adéquation des besoins en ressources humaines, création/conservation des dossiers individuels, tenue
du tableau des effectifs du personnel, positions administratives, affectations, processus de formation,
système de motivation, évaluation des performances, procédures disciplinaires.
3 – Procédures de gestion du Contrôle Interne et du Suivi-Evaluation

Définitions, objectifs et cadre réglementaire, système de monitoring, programmation des activités, suivi
des activités, organisations des rencontres, élaboration des rapports d’activités…
4 - Procédures de gestion des stocks

Définition, objectifs et cadre réglementaire, catégories de stocks, gestion des immobilisations et du parc
automobile, gestion des fournitures et des produits d’entretien, gestion du carburant
5 - Procédures de gestion de la prise en charge des missions
1 - Les missions à l’intérieur du pays

Missions avec prise en charge partielle :
Missions avec prise en charge totale.
2 - Les missions à l’extérieur du pays

Missions avec prise en charge partielle ;
Missions avec prise en charge totale ;
Page 1 sur 293 2

1ère Edition
BURKINA FASO
DAF SOMMAIRE GENERAL Réf. : Page :2 de 2
Missions avec déplacement par voie terrestre (route ou rails)
MODULE IV - PROCEDURES DE GESTION FINANCIERES
1 - Procédure de gestion budgétaire

2 - Procédure d’élaboration du CDMT sectoriel
3 - Procédure d’élaboration du Budget
4 - Procédure d’élaboration du PIP
5 - Procédure d’élaboration du Budget Programme
6 - Procédure d’exécution du Budget
7 - Procédure de révision budgétaire
8 – Procédures d’élaboration et d’exécution des Comptes d’affectation Spéciale
9 – Procédures d’élaboration et d’exécution des Fonds d’équipement
10 – Procédures d’acquisition des biens et services
MODULE V - PROCEDURES DE GESTION COMPTABLES
1 – Définition, objectif, champ d’application, cadre législatif et réglementaire

Les agents de l’ordre administratif, les agents de l’ordre comptable.
2 – Organisation comptable de la DAF

Les agents de l’ordre administratif, les agents de l’ordre comptable.
3 –Procédures comptables
La comptabilité administrative, la comptabilité des engagements, la comptabilité des liquidations, l’élaboration
des états financiers, la comptabilité des mouvements de matières.
4 –Comptabilité des matières
5 –Comptabilité des Régisseurs

Les Régisseurs de recettes, les Régisseurs d’avances.
Page 2 sur 293 2

1ère Edition
BURKINA FASO
DAF SIGLES ET ABBREVIATIONS Réf. : Page : 1 de 1
SIGLES ET ABREVIATIONS
ARMP : Autorité de Régulation des marchés Publics

DAF : Direction de l’Administration et des Finances
CAM : Commission d’Attribution des Marchés
DMP : Direction des Marchés Publics
SCADD : Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable
MEF : Ministère de l’Economie et des Finances
SCP : Service de la Commande Publique
SEBC : Service de l’Exécution Budgétaire et Comptable
SAIE : Service des Affaires Immobilières et de l’Equipement
SAF : Service Administratif et Financier
SSPB : Service de Sécurité des Personnes et des Biens
MFPDI : Ministère de la Fonction Publique et du Développement Institutionnel
IGF : Inspection Générale des Finances
CCI-SE : Chargé du Contrôle Interne/Suivi Evaluation
Page 1 sur 293 1

1ère Edition
BURKINA FASO
DAF INTRODUCTION Réf. : Page : 1 de 2
INTRODUCTION
Dans le cadre de la Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable (SCADD), le

Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) s’est doté d’une Politique Sectorielle dont la mise
en œuvre s'est traduite par de nombreuses réformes tendant à instaurer une efficacité plus
accrue dans la mobilisation et la gestion des ressources financières.
Dans cette optique, divers diagnostics et études ont été établis aux fins d’améliorer l’efficacité de
la gestion budgétaire dans un contexte de gestion axée sur les résultats des politiques publiques.
L’Inspection Générale des Finances (IGF), en collaboration avec les inspections techniques des
différents Ministères, réalise depuis 2010 au titre de chaque gestion budgétaire l’audit des
Directions de l’Administration et des Finances (DAF) et pour lequel vingt six (26) ministères ont
été concernés en juillet 2011.
Les conclusions de l’audit sur la gestion 2011 font ressortir, d’une part, de bonnes pratiques à
encourager et d’autre part, des dysfonctionnements qui entravent la gestion administrative,
financière et comptable desdites structures qu’il convient de corriger.
D’autres études évaluatives globales et/ou sectorielles du système de gestion des finances
publiques (revues des dépenses publiques, études de traçabilité, rapports périodiques sur
l’exécution du budget, …) réalisées ont mis en exergue la faible efficacité des dépenses publiques
liée entre autres à des insuffisances techniques et organisationnelles des principaux acteurs.
De ces insuffisances, la plupart porte principalement sur l’absence des documents suivants et qui
concernent les DAF et les DMP :
- l’organigramme type ;
- les fiches de description des postes de travail et des profils types des agents desdites
structures ;
- les manuels de procédures administratives, financières et comptables.
Ces réflexions, ont recommandé la nécessité d’élaborer les outils ci-dessus cités en un seul
document commun susceptible de garantir la transparence dans les procédures et l’efficacité
dans l’exécution des opérations.
Le manuel des procédures de mise en œuvre des missions et attributions des DAF est le fruit d’un
travail d’équipe se fondant sur la valorisation de l’expertise interne à l’administration (cadres des
structures technique du Ministère de l’Economie et des Finances et les acteurs issus des
Ministères et des Institutions).
Cela participe également de la mise en œuvre des orientations données par le décret n°98-
373/PRES/PM/MFPDI du 15 septembre 1998 portant généralisation des manuels de procédures
et des tableaux de bord dans les administrations publiques pour la modernisation de
l’organisation du travail.
Page 1 sur 293 2

1ère Edition
BURKINA FASO
DAF INTRODUCTION Réf. : Page : 2 de 2
Il est l’aboutissement d’un processus méthodique et participatif ayant impliqué un échantillon

varié d’acteurs de la chaine d’exécution de la dépense publique des ministères et institutions. Il se
veut un outil adapté à l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les agents
concernés et d’actualisation aisée.
Page 2 sur 293 2

1ère Edition
BURKINA FASO
DAF AVANT-PROPOS Réf. : Page : 1 de 1
AVANT-PROPOS
Dans le souci d’améliorer l’efficacité dans la gestion des finances publiques, mon département a
entrepris une série de reformes afin de mieux outiller les acteurs de la chaîne de la dépense
publique.
A cet effet, une série d’audits à caractère administratif, financier et comptable a été menée en
2009, 2010 et 2011 auprès des Directions de l’Administration et des Finances (DAF) et des
directions des Marchés Publics (DMP) des ministères et des institutions par l’Inspection Générale
des Finances (IGF).
Les conclusions du récent audit de 2011 qui a fait l’objet de restitution auxdits acteurs le 1er
février 2013 au Centre Cardinal Paul ZOUNGRANA a recommandé l’élaboration et l’adoption
d’outils de travail devant permettre une plus grande efficacité dans l’organisation institutionnelle
des dites structures afin de rendre plus efficace et plus harmonieuse, la mise en œuvre de la
dépense publique. Ces conclusions ont fait ressortir, outres les bonnes pratiques à encourager,
les dysfonctionnements à résoudre et les préoccupations diverses décelées à travers les différents
processus de gestion financière.
A cet effet, le souci de permettre une efficacité plus accrue dans la gestion budgétaire nous a
donc convaincu de la pertinence de mettre place une équipe pluridisciplinaire (composée de
cadres rompus à l’exercice budgétaire et issues des structures techniques du Ministère de
l’Economie et des Finances et des directions concernées au niveau des ministères et des
institutions) afin d’élaborer le manuel de procédures administratives, financières et comptables.
Cet exercice ayant, dans un premier temps, fait l’objet d’un état de lieux de l’existant (à travers
une étude diagnostique) a permis de recenser, outres les atouts, les insuffisances qui entravent le
bon fonctionnement des DAF et des DMP et de proposer des mesures correctives à cet effet.
Ce manuel de procédures administratives, financières et comptables est l’aboutissement d’un

processus méthodique et participatif ayant impliqué un échantillon varié d’acteurs de la chaine
d’exécution de la dépense publique des ministères et institutions. Il se veut un outil adapté à
l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les acteurs concernés et
d’actualisation aisée.
Les résultats permettront de gagner en efficacité dans l’exécution des tâches au niveau des DAF
et des DMP, garantir la continuité dans leur bonne marche, de s’imposer comme le meilleur outil
pour une formation par l’apprentissage, de constituer un excellent Outil de management et de
constituer un instrument efficace de contrôle.
Le présent document constituera un instrument d’harmonisation et d’allégement des procédures

de mise en œuvre de la dépense publique.
Page 1 sur 293 1

1ère Edition
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page : 1 de
BURKINA FASO
DAF Rédigé le : Révisé le :
AVANT-PROPOS
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES

ET COMPTABLES
A L’USAGE DES SERVICES DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET
DES FINANCES
1ère édition
MODULE 1 :
PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants
techniques au sein des ministères et institutions Page MJFPE)
(MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, 2 sur 293
1ère Edition
BURKINA FASO
DAF PRESENTATION.DU.MANUEL Réf. :
Page : 1 de 6
SOMMAIRE
1.1. INTRODUCTION .......................................................................................................................... 2

1.2. Objectif du manuel ..................................................................................................................... 2
1.3. Organisation du manuel ............................................................................................................. 3
1.3.1. Module 1 : Présentation du manuel de procédures .................................................................... 3
1.3.2. Module 2 : Description des attributions, organisation et fonctionnement de la DAF ................. 3
1.3.3. Module 3 : Procédures de gestion administrative ....................................................................... 3
1.3.4. Module 4 : Procédures de gestion financière .............................................................................. 3
1.3.5. Module 5 : Procédures de gestion comptable ............................................................................. 3
1.4. Champ d’application du manuel ................................................................................................. 4
1.5. Tenue et mise a jour du manuel ................................................................................................ è4
1.5.1. Motifs de mise à jour .................................................................................................................... 4
1.5.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour............................................................................ 4
1.5.3. Méthodologie de mise à jour ....................................................................................................... 5
1.5.3.1. Diffusions des procédures simplifiées ...................................................................................... 5
1.5.3.2. Registre de mise à jour du manuel de procédures................................................................... 5
1.5.4. Principe de conservation du manuel ............................................................................................ 6
1.5.5. Consultation ................................................................................................................................. 6
Page 1 sur 293 6

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 2 de 6
1.1. Introduction
Un manuel de procédures est un document de référence nécessaire à toute structure ou

organisation. Il décrit de manière exhaustive les méthodes utilisées pour exécuter les différentes
opérations ainsi que les règles et principes qui les régissent et il n’a d’utilité que s’il est respecté.
La présentation du manuel de procédures est articulée autour des points suivants :
1.2. Objectif du manuel
Le présent manuel de procédures décrit et prescrit les méthodes de travail à suivre afin d’assurer
l’efficacité dans la mise œuvre des procédures de gestion des moyens financiers et matériels.
Il se fonde sur les principes de gestion définis par les textes réglementaires et les
bonnes pratiques relatifs aux activités, à la mission et aux attributions de la Direction de
l’Administration et des Finances.
Ce manuel de procédures formalise le système d’information et les procédures de

gestion administrative, financière et comptable dans le but de les simplifier à l’usage des DAF.
Il a pour objectifs :
1. de fournir un cadre formel harmonisé des modes opératoires d’exécution des

opérations administratives, financières et comptables de la direction de l’administration et
des finances:
définir et décrire les outils et les étapes à suivre dans l’exécution des activités de la DAF ;
décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel ainsi que les
tâches qui lui incombent.
2. de responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives :
définir les attributions dévolues aux différents services à chaque étape d’exécution
des opérations ;
indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités et le schéma de

traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines, financières
et matérielles,
3. d’optimiser le système d’information de gestion pour accroitre la productivité du personnel

et l’efficacité de la DAF :
présenter les modèles de documents essentiels à la bonne gestion financière ;
faire connaître les outils et méthodes dont doivent disposer les intervenants
chargés d’exécuter les opérations ;
4. d’accroitre l’efficacité dans la gestion financière en intégrant le contrôle interne et le suivi –

évaluation :
Page 2 sur 293 6

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 3 de 6
fournir aux principaux acteurs impliqués les informations nécessaires pour

orienter la stratégie et la gestion opérationnelle ;
donner un signal d’alerte précoce sur des activités et des processus posant
problème et nécessitant des mesures correctives ; préciser les différents types et
niveaux de contrôle fondamentaux à effectuer a priori ou a posteriori.
Ce manuel des procédures administratives, comptables et financières n’exclut pas l’utilisation

des manuels de gestion ou de procédures convenus avec les partenaires techniques et
financiers.
Le manuel de procédures sur la gestion opérationnelle administrative, financière et

comptable peut-il à lui seul changer les pratiques? Une simple lecture suffirait-t-elle ?
Certainement pas. Les choses ne peuvent changer que par l’utilisation.
1.3. Organisation du manuel
Le manuel des procédures de la Direction de l’Administration et des Finances est structuré en

cinq modules (05) que sont:
1.3.1. Module 1 : Présentation du manuel de procédures
Ce module du manuel donne la présentation du manuel de procédures. Il est articulé de

manière à faciliter l’exploitation et la mise à jour afin de l’adapter à l’évolution des DAF et des
procédures formalisées.
1.3.2. Module 2 : Description des attributions, organisation et fonctionnement de la DAF
Le présent module du manuel présente les attributions, l’organisation et le fonctionnement de

la direction de l’administration et des finances.
1.3.3. Module 3 : Procédures de gestion administrative
Dans ce module, sont décrites les procédures administratives avec une description détaillée
des différentes étapes de la procédure.
1.3.4. Module 4 : Procédures de gestion financière
Ce quatrième module décrit les procédures financières avec une description détaillée des
différentes étapes de la procédure.
1.3.5. Module 5 : Procédures de gestion comptable
Le module décrit les procédures comptables avec une description détaillée des différentes
étapes de la procédure.
La description des procédures dans chaque module comporte notamment :
• l’objet de la procédure ;
Page 3 sur 293 6

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 4 de 6
• le Champ d’application de la procédure ;

• les principes et règles de gestion de la procédure ;
• la liste des opérations de la procédure ;
• la description de la procédure (étape/acteurs/opérations/documents associés) ;
• les spécimens des supports documentaires.
1.4. Champ d’application du manuel
Les procédures décrites dans ce manuel s’appliquent à toutes les activités de la DAF et
s’imposent à tous les agents dans le cadre de l’exécution de leur mission de mise en œuvre
des procédures de gestion des moyens financiers et matériels.
Le manuel de procédure entre en vigueur pour compter de la gestion budgétaire 2014.
1.5. Tenue et mise a jour du manuel
Le présent manuel, document évolutif par définition, doit être régulièrement mis à jour au fur
et mesure de l’évolution de la DAF pour ce qui concerne chaque exemplaire. A l’effet
d’assurer la modification effective de tous les exemplaires à chaque mise à jour du manuel,
une liste des détenteurs est détenue par le Directeur de l’administration et des finances.
1.5.1. Motifs de mise à jour
La mise à jour du manuel de procédures est aussi importante que sa mise en place. S’il n’est
pas mis à jour régulièrement, il perd de son efficacité.
Les motifs de la mise à jour du manuel peuvent être entre autres :
• des changements dans la structure ou les attributions de la direction ;

• la nécessité d'améliorer les systèmes et procédures existantes pour faire face à des
situations nouvelles ;
• des changements rendus nécessaires par l'application des textes législatifs et réglementaires en
vigueur au Burkina Faso ;
1.5.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour
Le manuel type des procédures des DAF est mis à jour chaque fois que de besoin au niveau
de l’Etat. Il est donc indispensable de veiller à sa mise à jour régulièrement pour une plus
grande efficacité.
La décision de la mise à jour du manuel type des DAF relève de la compétence du ministre
en charge des finances. A cet effet, la structure technique dudit Ministère compétente en
matière d’ordonnancement des dépenses budgétaires tient un registre où sont
répertoriées toutes les personnes en possession des exemplaires du manuel. En cas de
révision, l’autorité compétente fait parvenir aux DAF par voie hiérarchique les pages
révisées et récupère les pages « obsolètes ». Le détenteur du manuel est responsable du
Page 4 sur 293 6
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 5 de 6
remplacement de ces pages révisées. L’autorité compétente conserve un exemplaire de

chaque révision en gardant les pages obsolètes.
La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures au niveau de

chaque ministère ou institution incombe au directeur de l’administration et des finances.
1.5.3. Méthodologie de mise à jour
Lorsque la modification des procédures existantes est envisagée, la structure technique du

MEF en charge de l’ordonnancement des opérations budgétaires convie tous les acteurs
concernés à une réunion.
A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments

suivants :
la procédure existante devant être modifiée ;

les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
les principes de la modification à apporter ;
la (les) personne(s) chargée(s) d’intégrer la nouvelle procédure à inclure dans le manuel
de procédures.
1.5.3.1. Diffusions des procédures simplifiées
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Directeur de l’Administration et des Finances se charge de distribuer les nouvelles sections du
manuel aux intéressés.
1.5.3.2. Registre de mise à jour du manuel de procédures
La structure technique du MEF en charge de l’ordonnancement des opérations budgétaires

tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Doivent être
notées dans ce registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que
les références correspondantes.
Ceux-ci rendent les pages obsolètes correspondantes au moment de la réception des nouvelles
sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise
des anciennes.
Référence Section Mise à jour Référence Section Périmé

Date Section
Section Sujet Annexe Page Sujet Annexe Visa
Page 5 sur 293 6

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 6 de 6
1.5.4. Principe de conservation du manuel
Le responsable de la distribution classe chronologiquement, une copie des pages obsolètes

dans un classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et
Comptables - Sections obsolètes", la durée de conservation des pages obsolètes ayant
servi à passer des opérations administratives est d’au moins 10 ans après les dernières
opérations.
La conservation en lieux sécurisés des versions électroniques (fichier sur Clé USB, disque dur,
CD-ROM) sont fortement recommandées pour plus de sécurité.
1.5.5. Consultation
Pour consulter le manuel, les acteurs des différents processus doivent d’abord bien
identifier l’acte administratif à produire, puis, ils pourront consulter la nomenclature des
activités pour se rassurer que l’activité fait l’objet de procédure particulière. Si tel est le cas, il
faut rechercher la procédure et aller à la page à laquelle la description de la procédure existe.
Page 6 sur 293 6

1ère Edition
ET COMPTABLES
DES FINANCES
1ère édition
MODULE 2 :
DESCRIPTION DE L’ORGANISATION ET DES
ATTRIBUTIONS
Page
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. 7 sur 293
Justice, MJFPE)
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES Réf. : Page 16 sur 293
ET FINANCIERES
DAF :
ATTRIBUTION.ORGANISATION.ET.FONCTIONNEMENT Réf. :
Page : 1 de 9
Sommaire
2.1. ATTRIBUTIONS ............................................................................................................................ 3
2.2. ORGANISATION........................................................................................................................... 3
2.2.1. LE DIRECTEUR ................................................................................................................................. 4
2.2.2. : LES STRUCTURES D’APPUI ............................................................................................................ 4
2.2.2.1. Le secrétariat .......................................................................................................................... 4
2.2.2.2. La Cellule de contrôle interne et de suivi-évaluation (CCI-SE) ............................................... 4
2.2.2.3. Le Service administratif et financier (SAF).............................................................................. 5
2.2.2.4. La Régie de Recettes et la Régie d’avances ............................................................................ 5
2.2.3. : LES SERVICES TECHNIQUES........................................................................................................... 5
2.2.3.1. : Le Service de la programmation budgétaire (SPB) ............................................................... 5
2.2.3.2. : Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité (SEBC) ...................................... 6
2.2.3.3. : Le Service de la commande publique (SCP).......................................................................... 7
2.2.3.4. : Le Service des affaires immobilières et de l’équipement (SAIE) .......................................... 7
2.2.3.5. : Le Service de la sécurité des personnes et des biens (SSPB)................................................ 8
2.3. FONCTIONNEMENT ..................................................................................................................... 8
2.3.1. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES DU MINISTERE
OU DE L’INSTITUTION ..................................................................................................................................... 9
2.3.2. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTES DE TRAVAIL DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET
DES FINANCES................................................................................................................................................. 1
2.3.2.1. DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES ........................................................... 1
2.3.2.2. SECRETAIRE DE DIRECTION..................................................................................................... 6
2.3.2.3. ASSISTANT DE SECRETARIAT................................................................................................... 9
2.3.2.4. AGENT DE LIAISON................................................................................................................11
2.3.2.5. GESTIONNAIRE DE GUICHET .................................................................................................13
2.3.2.6. CHARGE DU CONTRÔLE INTERNE .........................................................................................16
2.3.2.7. CHARGE DU SUIVI-EVALUATION...........................................................................................18
2.3.2.8. CHEF DE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER ................................................................21
2.3.2.9. CHARGE DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES .......................................................24
2.3.2.10. CHARGE DES RESSOURCES FINANCIERES ET MATERIELLES ..................................................27
2.3.2.11. CHARGE DE REPROGRAPHIE .................................................................................................30
2.3.2.12. CHARGE DES ARCHIVES ........................................................................................................33
2.3.2.13. REGISSEUR D’AVANCES ........................................................................................................36
2.3.2.14. REGISSEUR DE RECETTES ......................................................................................................39
2.3.2.15. CHEF DE SERVICE PROGRAMMATION BUDGETAIRE ............................................................42
2.3.2.16. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES EN CAPITAL ET DES RECETTES DE
SERVICES...............................................................................................................................45
2.3.2.17. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES ORDINAIRES ......................................... 48
Page 1 sur 293 8
1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 2 de 9
2.3.2.18. CHEF DE SERVICE DE L’EXECUTION BUDGETAIRE ET DE LA COMPTABILITE.........................51

2.3.2.19. CHARGE DE L’EXECUTION DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES .................................... 54
2.3.2.20. CHARGE DES DEBLOCAGES DE FONDS .................................................................................57
2.3.2.21. CHARGE DE LA COMPTABILITE ET DU SUIVI DES COMPTES ADMINISTRATIFS ....................60
2.3.2.22. CHEF DE SERVICE DE LA COMMANDE PUBLIQUE .................................................................63
2.3.2.23. CHARGE DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES ....................66
2.3.2.24. CHARGE DES MARCHES DE FOURNITURES ET DE PRESTATIONS DE SERVICES ....................69
2.3.2.25. CHEF DE SERVICE DES AFFAIRES IMMOBILIERES ET DE L’EQUIUPEMENT............................72
2.3.2.26. CHARGE DE LA GESTION DU MOBILIER, MATERIEL ET FOURNITURES ................................. 75
2.3.2.27. CHARGE DE LA GESTION DU MATERIEL ROULANT ET DU CARBURANT ...............................78
2.3.2.28. CHARGE DE LA GESTION DES IMMEUBLES ...........................................................................81
2.3.2.29. CHAUFFEUR ..........................................................................................................................84
2.3.2.30. CHEF DE SERVICE DE LA SECURITE DU PERSONNL ET DES BIENS .........................................87
2.3.2.31. CHARGE DE LA SECURITE DU PERSONNEL ............................................................................90
2.3.2.32. CHARGE DE LA SECURITE DES BIENS ....................................................................................93
Page 2 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 3 de 9
ATTRIBUTIONS, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
2.1. ATTRIBUTIONS
La Direction de l’administration et des finances est une structure centrale du département

ministériel ou de l’institution.
Elle a pour missions la gestion des moyens financiers et matériels du ministère ou de l’institution. A
ce titre, elle est chargée notamment :
- d'élaborer et d'exécuter les budgets du département ou de l’institution;

- d'assurer la gestion des biens meubles et immeubles et de tenir la comptabilité matières
du département ou de l’institution ;
- d'assurer la sécurité du personnel et des biens du département ou de l’institution;
- de produire les rapports périodiques sur l’exécution des budgets du ministère ou de
l’institution
2.2. ORGANISATION
Placée sous l’autorité d’un Directeur, la Direction de l’administration et des finances comprend
outre le secrétariat, cinq (05) structures d’appui et cinq (05) services techniques ainsi qu’il suit :
Les structures d’appui sont:
- la Cellule de contrôle interne et de suivi-évaluation (CCI-SE);

- le Service administratif et financier (SAF) ;
- la régie de recettes ;
- la régie d’avances.
Les services techniques sont :
- le Service de la programmation budgétaire (SPB);

- le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité (SEBC);
- le Service de la commande publique (SCP);
- le Service des affaires immobilières et de l’équipement (SAIE) ;
- le Service de la sécurité des personnes et des biens (SSPB).
La visualisation de ladite organisation fait l’objet de l’annexe 1.
Page 3 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 4 de 9
1.1.1. LE DIRECTEUR
Le Directeur définit les grandes orientations, coordonne, contrôle l’exécution des activités et
évalue les performances.
1.1.2. : LES STRUCTURES D’APPUI
1.1.1.1. Le secrétariat
Le Secrétariat du Directeur, placé, sous la responsabilité d’un Secrétaire, comprend une cellule
courrier.
Le Secrétariat du Directeur est chargé de la réception, du traitement, du classement, de

l’archivage et de l’expédition du courrier. Il organise également les audiences du Directeur.
Le Guichet de renseignements placé sous l’autorité du (de la) secrétaire est chargé :
- d’accueillir, de renseigner et au besoin d’orienter les clients vers les services concernés ;
- de vérifier et de réceptionner les dossiers émanant des fournisseurs ;
- d’éditer les reçus de demande de liquidation au profit des fournisseurs;
- de mettre à la disposition des clients des documents d’ordre administratif initiés par la
DAF.
1.1.1.2. La Cellule de contrôle interne et de suivi-évaluation (CCI-SE)
La Cellule de contrôle interne et de suivi-évaluation a pour mission d’assurer la fonction de

contrôle interne et de suivi-évaluation au sein de la DAF.
A ce titre, elle est chargée notamment:
- de suivre l’application des règles et procédures;

- de lutter contre la corruption au sein de la DAF;
- d’élaborer et de mettre en place des outils de suivi-évaluation;
- d’apporter un appui-conseil en matière de suivi-évaluation;
- de produire les rapports de performances des services et d’organiser les séances de
validation;
- de réaliser les audits et les vérifications confiés par le Directeur.
La Cellule est animée par des Chargés de contrôle interne et de suivi-évaluation.
Page 4 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 5 de 9
1.1.1.3. Le Service administratif et financier (SAF)
Le Service administratif et financier a pour mission la gestion des moyens financiers et matériels et
la mise en œuvre des mesures visant à développer le professionnalisme des agents de la DAF. A ce
titre, il est chargé notamment :
- de suivre l’application au personnel de la DAF du régime juridique relatif aux emplois

et aux agents de la fonction publique;
- de planifier les besoins en ressources humaines de la DAF ;
- de gérer la carrière des agents de la DAF;
- d’organiser le renforcement des capacités du personnel de la DAF;
- d’œuvrer à la cohésion sociale ;
- d’organiser la pratique de sport ;
- d’élaborer l’avant-projet de budget de la DAF;
- de suivre l’exécution du budget de la DAF;
- de gérer la caisse de menues dépenses;
- de gérer les biens meubles et immeubles affectés à la DAF et de tenir la fiche
détenteur ;
- de reprographier les documents ;
- d’élaborer le programme et le rapport d’activités de la DAF ;
- de tenir les archives de la DAF.
- Le Service administratif et financier est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
1.1.1.4. La Régie de Recettes et la Régie d’avances
La régie de recettes et la régie d’avances sont des postes comptables chargés d’exécuter certaines
catégories de recettes et de dépenses du ministère ou de l’institution. Ces catégories de recettes
et de dépenses sont précisées par les arrêtés portant création desdites régies.
La régie de recettes et la régie d’avances sont placées sous la responsabilité de régisseurs

nommés conformément aux textes en vigueur en la matière. Les régisseurs de recettes et
d’avances sont placés sous l’autorité administrative du Directeur de l’Administration et des
Finances.
1.1.3. : LES SERVICES TECHNIQUES
1.1.2.1. : Le Service de la programmation budgétaire (SPB)
Le Service de la programmation budgétaire est chargé de la conduite du processus d’élaboration

du budget du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment :
Page 5 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 6 de 9
- de proposer les dépenses non reconductibles et les nouvelles dépenses en vue de la

détermination des enveloppes CDMT par le Ministère en charge du budget ;
- de préparer la circulaire budgétaire interne ;
- d’organiser l’exploitation des propositions de recettes de service et de dépenses issues de
l’arbitrage des avant-projets de budgets des structures ;
- de suivre le processus d’adoption du budget du Ministère ou de l’institution ;
- de participer à l’élaboration du programme d’investissement public ;
- de participer à l’élaboration du cadre des dépenses à moyen terme sectoriel ;
- de proposer les modifications budgétaires ;
- d’apporter un appui technique aux structures ;
- de participer à la conduite de la revue à mi-parcours ;
- d’exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie.
Le Service de la programmation budgétaire est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
1.1.2.2. : Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité (SEBC)
Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité est chargé de l’exécution financière du

budget du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment:
- d’élaborer le projet du plan de déblocage des fonds, en collaboration avec le Service de la

programmation budgétaire, et de suivre du processus de son adoption ;
- d’initier et de suivre le processus des demandes de déblocage de fonds;
- de suivre la justification des dépenses exécutées par voie de déblocage de fonds ;
- assurer le billetage ;
- de proposer les engagements et les liquidations des dépenses;
- de gérer et de suivre les comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de
l’institution ;
- de tenir les documents comptables ;
- d’organiser les revues de l’exécution du budget et la production de rapports y relatifs ;
- de produire et analyser les statistiques ;
- de produire les rapports périodiques d’exécution budgétaire ;
- d’apporter un appui conseil aux structures ;
- d’archiver les dossiers ;
Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité est placé sous l’autorité d’un Chef de
Page 6 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 7 de 9
service.
1.1.2.3. : Le Service de la commande publique (SCP)
Le Service de la commande publique est chargé de l’acquisition des biens, services et prestations
au profit du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment:
- d’initier et de suivre la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés ;

- d’élaborer les projets de dossiers d’appel à concurrence ;
- d’organiser la représentation de la DAF aux travaux de la commission d’attribution des
marchés ;
- de rédiger les procès verbaux des différentes commissions ;
- de rédiger les projets de contrats ;
- de procéder aux différentes notifications relatives aux contrats
- de suivre l’exécution des contrats ;
- d’organiser les réceptions des marchés publics ;
- d’organiser la participation de la DAF aux travaux du Comité de règlement des différends
(CRD) ;
- d’exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie ;
Le Service de la commande publique est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
1.1.2.4. : Le Service des affaires immobilières et de l’équipement (SAIE)
Le Service des affaires immobilières et de l’équipement est chargé de la mise en œuvre de la

politique immobilière, d’équipement et la tenue de la comptabilité matières du Ministère ou de
l’institution. A ce titre, il est chargé notamment :
- de gérer les biens meubles et immeubles acquis ou affectés ;

- de suivre l’exécution des contrats de bail ;
- de suivre la consommation d’électricité, d’eau et de téléphone ;
- de gérer les stocks de matières et des fournitures ;
- de faire l’inventaire des biens ;
- de veiller à l’entretien et à la maintenance des biens ;
- de veiller à la mise en œuvre des mesures de rationalisation des dépenses de
fonctionnement ;
Page 7 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF :
Page : 8 de 9
- de contribuer à la définition des caractéristiques techniques des biens et services à

acquérir ;
- de contrôler l’utilisation des biens;
- de gérer le carburant et les lubrifiants ;
- de participer aux travaux de la commission de réception et de dévolution des biens ;
Le Service des affaires immobilières et de l’équipement est placé sous l’autorité d’un Chef de
service.
1.1.2.5. : Le Service de la sécurité des personnes et des biens (SSPB)
Le Service de la sécurité des personnes et des biens est chargé d’organiser la sécurité des
personnes et des biens au sein du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment
:
- d’élaborer et actualiser le plan général de sécurité en rapport avec les structures

compétentes ;
- de suivre la mise en œuvre des mesures de sécurité ;
- de coordonner les activités du personnel de sécurité, en rapport avec les structures
compétentes ;
- de produire les rapports périodiques ;
Le Service de la sécurité des personnes et des biens est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
2.3. FONCTIONNEMENT
La Direction de l’administration et des finances exerce ses attributions sur la base d’un programme
annuel d’activités adopté par le Conseil d’administration du secteur ministériel ou de l’institution.
La description du fonctionnement des différentes structures fait l’objet de fiches de poste de
travail décrites, objet de la seconde partie.
Page 8 sur 293 8

1ère Edition
BURKINA FASO
ET FINANCIERES
DAF ATTRIBUTION.ORGANISATION.ET.FONCTIONNEMENT
1.2.1. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES DU MINISTERE OU DE L’INSTITUTION
DAF
SECRETARIAT
CCI-SE
SAF
REGIES
SPB SEBC SCP SAIE SSPB
NB
1
BURKINA FASO
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 1 de 95
1.2.2. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTES DE TRAVAIL DE LA DIRECTION DE

L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
1.1.1.1. DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
INTITULE DU POSTE : Date de description du poste :

Directeur de l’Administration et des Finances
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Approbation de la hiérarchie I

Secrétaire général Nom :
Fonction : Secrétaire général
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT :
Visa :
Secrétariat Général
CATEGORIE PROFESSIONNELLE REQUISE : Approbation de la hiérarchie II

A1 ou 1A Nom :
Fonction : Ministre ou Président d’institution
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
• Veiller à l’élaboration des budgets du département ou de l’institution ;

• Veiller à l’exécution et au suivi des budgets du département ou de l’institution ;
• Veiller à la gestion des biens meubles et immeubles et à la tenue la comptabilité matières du
département ou de l’institution ;
• Veiller à la sécurité du personnel et des biens du département ou de l’institution ;
• Veiller à la gestion des ressources humaines de la direction ;
• Orienter, coordonner, contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances.
1.2. NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES
A. Activités d’ordre technique

• Veiller à l’élaboration des budgets du département ou de l’institution :
1. assurer la détermination des dépenses non reconductibles et des nouveaux besoins dans le
cadre du CDMT ;
2. assurer la préparation de la circulaire budgétaire interne ;
3. veiller à la centralisation des propositions de recettes de service et de dépenses issues de
l’arbitrage des avant-projets de budgets des structures ;
4. assurer le suivi du processus de l’adoption des avant-projets de budgets ;
5. veiller à l’élaboration du programme d’investissement public du département ;
Page 1 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
6. veiller à l’élaboration du cadre des dépenses à moyen terme sectoriel ;

7. proposer les modifications budgétaires.
• Veiller à l'exécution et au suivi des budgets du département ou de l’institution :
1. assurer l’élaboration du projet du plan de déblocage des fonds et le suivi du processus de son
adoption ;
2. assurer l’exécution et le suivi du plan de déblocage de fonds ;
3. assurer le suivi de la justification des dépenses exécutées par voie de déblocage de fonds ;
4. proposer les engagements et les liquidations des dépenses;
5. assurer la gestion et le suivi des comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de
l’institution ;
6. veiller à l’exécution des dépenses par voie de régie et au recouvrement des recettes de service
;
7. veiller à la tenue des documents comptables ;
8. veiller à l’organisation des revues de l’exécution du budget et à la production de rapports y
relatifs ;
9. assurer l’élaboration des projets de dossiers d’appel à concurrence ;
10. assurer l’organisation de la représentation de la DAF aux travaux de la commission
d’attribution des marchés ;
11. veiller à la rédaction des procès-verbaux des différentes commissions ;
12. veiller à la rédaction des projets de contrats ;
13. assurer les différentes notifications relatives à l’exécution des contrats ;
14. veiller au suivi de l’exécution des contrats ;
15. veiller à l’organisation des réceptions des marchés publics ;
16. veiller à l’organisation de la participation de la DAF aux travaux du Comité de règlement des
différends (CRD) ;
17. assurer la production et l’analyse des statistiques sur l’exécution budgétaire
18. veiller à l’initiation et au suivi du plan annuel de passation des marchés ;
• Veiller à la gestion des biens meubles et immeubles et à la tenue la comptabilité matières du
département ou de l’institution :
1. veiller à la gestion des biens meubles et immeubles acquis ou affectés ;
2. assurer le suivi de l’exécution des contrats de bail ;
3. assurer le suivi de la consommation d’électricité, d’eau et de téléphone ;
4. veiller à la gestion des stocks de matières et des fournitures ;
5. assurer la conduite de l’inventaire des biens ;
6. veiller à la mise en œuvre des mesures de rationalisation des dépenses de fonctionnement ;
7. veiller à la participation aux travaux de la commission de réception et de dévolution des biens.
Page 2 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Veiller à la sécurité du personnel et des biens du département ou de l’institution :

1. assurer l’élaboration et l’actualisation du plan général de sécurité en rapport avec les
structures compétentes ;
2. assurer le suivi de la mise en œuvre des mesures de sécurité ;
3. assurer la coordination des activités du personnel de sécurité, en rapport avec les structures
compétentes.
• Veiller à la gestion des ressources humaines de sa direction.
• Apporter un appui-conseil aux structures du département ou de l’institution.
B. Activités d'ordre managérial
• Orienter, coordonner, contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances :
• assurer l’élaboration et la mise à jour des outils de pilotage
• évaluer les performances du personnel ;
• veiller à l’archivage des dossiers ;
• veiller à la gestion des ressources humaines et des biens de la DAF ; Veiller à l’élaboration des
outils de pilotage ;
• assurer l’encadrement des chefs de services et des agents placés sous sa responsabilité ;
• tenir les réunions périodiques de la Direction ;
• animer et participer aux cadres de concertation ;
• assurer la dotation des services en matériel et fournitures ;
• valider les rapports périodiques d’activités ;
• Veiller à la cohésion sociale au sein de la Direction ;
• veiller à la pratique du sport.
1.3. MOYENS MIS A DISPOSITION DU POSTE
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau directeur, fauteuil directeur, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
copieur, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet, bibliothèque, salon complet d’accueil) ;
• Ligne téléphonique ;
• Véhicule.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, SIMP,
CIR, CIFE, SIGCM) ;
• Fax ;
• Recueil de textes législatifs et règlementaires en la matière.
Page 3 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.4. EXIGENCES DU POSTE
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Sens de l’organisation, de la communication et de la planification ;
• Sens de l’éthique ;
• Exempt de contentieux financier ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper).
1.5. RELATIONS FONCTIONNELLES DE TRAVAIL
A. Relations fonctionnelles internes

• Toutes les structures du ministère ou institution.
B. Relations fonctionnelles externes
• Structures du ministère de l’économie et des finances ;
• Clients ;
• Structures partenaires ;
• Partenaires techniques et financiers.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en finances publiques ou équivalent
2.2. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière dont
trois (03) ans dans la gestion budgétaire.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
1. Dépôt de l’avant-projet de budget du département ou de l’institution dans les délais ;

2. Transmission du projet de PPM à DMP dans les délais ;
3. Dépôt du projet de PDF dans les délais ;
4. Taux d’exécution du budget du département ou de l’institution;
5. Taux d’exécution du PDF ;
Page 4 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
6. Respect des référentiels de délais de traitement des dossiers ;

7. Disponibilité des documents comptables en deniers comme en matière à jour ;
8. Disponibilité des rapports et périodiques ;
9. Disponibilité du programme d’investissement public ;
10. Disponibilité du registre du carburant et des lubrifiants à jour;
11. Taux des fiches d’évaluation de performance des agents placés sous sa responsabilité ;
12. Disponibilité des comptes-rendus de réunions périodiques ;
13. Disponibilité des archives.
Page 5 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.2. SECRETAIRE DE DIRECTION

Secrétaire de direction

Directeur de l’Administration et des Finances Nom :
Fonction : Direction de l’Administration et
des Finances
Direction de l’Administration et des Finances
Visa :

B1 ou 2A Nom :
Fonction : Secrétaire Général
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Administrer l’office du directeur de l’administration et des finances ;

• Assister le directeur dans ses activités quotidiennes ;
• Assurer le rôle de communication pour la Direction.

• Administrer l’office du directeur de l’administration et des finances :
1. Assurer la tenue correcte du bureau du directeur ;
2. Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et électroniques du directeur
suivant un système de dossier indiquant un niveau d’informations ou d’urgence ;
3. Organiser et suivre les tâches d’accueil et d’orientation des visites auprès du directeur.
• Assister le directeur dans ses activités quotidiennes :
1. Gérer l’agenda du directeur et lui rappeler à temps des différentes rencontres à l’intérieur et à
l’extérieur du ministère ou de l’institution ;
2. Appuyer et conseiller le directeur dans l’organisation quotidienne de ses tâches ;
3. Anticiper sur les plannings des activités du directeur ;
4. Aviser les participants des reports des réunions prévues par le directeur ;
5. Exécuter et suivre les tâches classiques de secrétariat (traiter le courrier, saisir les documents,
etc.) ;
6. Organiser les réunions.
Page 6 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Développer la communication de la direction :

1. Gérer, à la demande du directeur, les appels sortants ;
2. Gérer le téléphone et le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet ;
3. Veiller au dispatching des documents internes, après avis du directeur ;
4. Veiller à la ventilation des courriers et des documents aux structures destinataires externes à la
direction.
• Coordonner les activités du guichet de renseignement ;
• Classer et sécuriser les dossiers ;
• Exécuter toutes autres tâches relatives à ses attributions, à la demande du directeur.
• Mobiliers de bureau (bureau secrétaire avec retour mobile, fauteuil secrétaire, chaise secrétaire,
chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur de bureau, imprimante, copieur, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire pour rangement, réfrigérateur) ;
• Ligne téléphonique.
• Logiciel de traitement du courrier.
• Avoir des connaissances en secrétariat et bureautique ;
• Avoir des connaissances sur les outils informatiques et de bureautiques (Word, Excel,
Powerpoint, machine à taper électrique,…).
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Forte capacité de communication ;
• Courtois et disponible.

• Toutes les structures du ministère ou institution.
Page 7 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Structures du ministère de l’économie et des finances ;

• Clients.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en secrétariat bureautique ou équivalent.
• Avoir une expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste de secrétaire au sein de
l’administration publique ou privée.
1. Délai requis pour la gestion des courriers et des dossiers ;

2. Taux de réduction du temps de recherche des documents ;
3. Disponibilité de l’agenda journalier.
4. Disponibilité du registre de ventilation et du registre du courrier "arrivée" à jour.
Page 8 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.3. ASSISTANT DE SECRETARIAT
INTITULE DU POSTE : Assistant de secrétariat Date de description du poste:
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT Approbation de la hiérarchie I

Directeur de l’administration et des finances Nom :
Fonction Directeur de l’administration et
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : des finances
Secrétariat/ DAF Visa :

Catégorie C1 ou 3A Nom :
Fonction: Secrétaire Général
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Exécuter les activités du secrétariat ;

• Assurer le traitement du courrier.

• Exécuter les activités du secrétariat :
1. Réceptionner les communications ;
2. Réceptionner et enregistrer le courrier "Arrivée" et "Départ".
• Assurer le traitement du courrier :
1. Classer le courrier ou tout autre document administratif ;
2. Faire la reprographie des documents confiés par le directeur ;
3. Ventiler le courrier aux destinataires au sein de la direction.
• Exécuter toute autre tâche entrant dans le cadre de ses attributions à la de mande de la
hiérarchie.
B. Activités d’administration générale
Néant.
• Mobiliers de bureau (bureau secrétaire avec retour mobile, fauteuil secrétaire, chaise
secrétaire, chaises visiteur) ;
Page 9 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur de bureau, imprimante) ;

• Matériel et mobilier de logement (armoire pour rangement) ;
• Logiciel de traitement du courrier.
• Avoir des connaissances en secrétariat et bureautique ;
• Avoir des connaissances sur les outils informatiques et de bureautiques (Word, Excel,
Powerpoint, machine à taper électrique,…).
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Sens de la discrétion ;
• Bonnes aptitudes en communication ;
• Courtois et disponible.

Tous les services de la direction.
Structures partenaires.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en secrétariat bureautique ou équivalent.

• Néant.
1. Délais de traitement des dossiers ;

2. Disponibilité des registres courriers à jour ;
3. Temps de recherche des documents et archives.
Page 10 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.4. AGENT DE LIAISON
INTITULE DU POSTE : Date de description du poste:

Agent de liaison

Secrétaire du DAF Nom :
Fonction : DAF
Visa :
Secrétariat/DAF
D3 ou 4C Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Transmettre les courriers et les documents de la direction aux structures destinataires

• Elaborer le plan de ventilation de courriers et les transmettre aux structures destinataires ;
• Effectuer les courses de la direction ;
• Assurer la ventilation interne et externe du courrier ;
• Assurer une rétro information sur la transmission effective du courrier.
B. Activités d'administration générale
• Néant
1.3. MOYENS A METTRE A LA DISPOSITION DU POSTE
• Motocyclette ou tout autre engin adapté ;
• Sacoche de transport du courrier ;
• Imperméable ;
• Plan de la ville.
Page 11 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

A. Connaissances et qualités requises
• Avoir des connaissances en français ;
• Savoir conduire un engin à deux (2) roues ou tout autre moyen adapté.
B. Qualités morales et habiletés professionnelles
• Etre courtois ;
• Avoir un sens de discrétion ;
• Avoir un sens de l’organisation ;
A. Liens fonctionnels internes

• Secrétariat ;
• Services de la direction ;
• Toutes les structures du ministère ou de l’institution.
B. Liens fonctionnels externes
• Structures partenaires ;
• Clients.
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
• Etre titulaire du diplôme de CEP ou équivalent.
• Néant.
1. Délai de transmission des courriers ;

2. Sécurité des courriers et documents (dégradation, perte…).
Page 12 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.5. GESTIONNAIRE DE GUICHET

Gestionnaire du guichet

Secrétaire de DAF Nom :
Fonction : directeur de l’administration et
des finances
Secrétariat de la DAF
Visa :

C1 ou 3A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Accueillir, renseigner et au besoin orienter les clients vers les services concernés ;
• Réceptionner les dossiers émanant des fournisseurs ;
• Mettre à la disposition des clients des documents à caractère financier initiés par la direction.

• Accueillir, renseigner et au besoin orienter les clients vers les services concernés
1. écouter le client et reformuler sa demande au besoin ;
2. l'orienter vers le service compétent ;
3. indiquer au besoin les pièces à fournir ;
• Réceptionner les dossiers émanant des fournisseurs
1. vérifier et réceptionner les projets de contrats signés par les fournisseurs ;
2. vérifier et réceptionner les demandes de réception des fournitures/prestations/travaux ;
3. éditer les reçus de demande de liquidation au profit des fournisseurs
• Mettre à la disposition des clients des documents à caractère financier initiés par la direction :
1. réceptionner et remettre aux clients les dossiers ;
2. tenir les registres des dossiers arrivée et départ.
• Exécuter toute autre tache à la demande de la hiérarchie
Page 13 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

Néant.
• Mobilier de bureau (bureau agent, chaise agent, chaise guichet, comptoir pour accueil,
registres) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Un poste téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
• Logiciel métiers (CID, SIMP) ;
• Recueil téléphonique des différents services de la direction ;
• Recueil téléphonique des différentes structures du ministère ou de l’institution ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
• Avoir des notions en finances publiques.
• Sens de la communication ;
• Probité ;
• Maîtrise de soi;
• Éthique ;
• Organisation.

• Tous les services de la direction.
• Structures du ministère ou de l’institution
Page 14 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en administration générale
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
1. Nombre de plaintes fondées relatives à la fréquentation du guichet ;

2. Disponibilité des registres dossiers arrivée et départ à jour ;
3. Ponctualité et assiduité au guichet.
Page 15 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.6. CHARGE DU CONTRÔLE INTERNE
POSTE : Date :
Chargé du Contrôle Interne
RATTACHEMENT HIEARCHIQUE : Approbation de la hiérarchie I

Fonction : Directeur de l’Administration et
DIRECTION/ SERVICE DE RATTACHEMENT des Finances
Direction de l’Administration et des Finances Visa :

A1 ou 1A Nom :
Fonction Secrétaire Général
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. assurer la mission de suivi contrôle interne au sein de la DAF.

• Assurer la mission de suivi contrôle interne au sein de la DAF :
1. Organiser et suivre la mise en œuvre des règles et procédures au sein de la DAF ;
2. Assurer la lutte contre la corruption au sein de la DAF ;
3. Organiser des audits organisationnels et fonctionnels des structures de la DAF ;
4. Exécuter toute autre activité relative aux attributions, à la demande du directeur.
Néant.
1.3. MOYENS A LA DISPOSITION DU POSTE
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Une ligne téléphonique ;
Page 16 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Recueil des textes législatifs et règlementaires ;
• Micro ordinateur portable.
• Avoir des connaissances en contrôle interne ou en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en audit des organisations publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale.
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Organisation, communication et planification ;
• Probité et maîtrise de soi ;
• Éthique.
1.5. RELATION FONCTIONNELLE DE TRAVAIL
• Tous les services de la DAF ;
• Les structures du Ministère ou de l’Institution.
• Les différents corps de contrôle.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+ 5 en contrôle ou en finances publique ou équivalent.
• Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
1. Taux de rapports produits ;

2. Délai moyen de production des rapports.
Page 17 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.7. CHARGE DU SUIVI-EVALUATION
POSTE : Date :
Chargé du Suivi évaluation
RATTACHEMENT HIEARCHIQUE : Approbation de la hiérarchie I

DIRECTION/ SERVICE DE RATTACHEMENT des Finances

A1 ou 1A Nom :
Fonction Secrétaire Général
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
Assurer la mission de suivi-évaluation au sein de la direction.

• Assurer la mission de suivi contrôle interne au sein de la direction :
1. Organiser le processus de suivi-évaluation ;
2. Assurer l’élaboration et la mise en place des outils de suivi-évaluation ;
3. Assurer l’appui technique et le renforcement des capacités en matière de suivi-évaluation ;
4. Assurer la production des rapports de performances des structures et l’organisation des séances
de validation ;
5. Apporter un appui conseil ;
6. Organiser des audits organisationnels et fonctionnels des structures de la direction.
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions, à la demande du directeur.
Néant.
1.3. MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU POSTE
Page 18 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Armoire à clapet.
• Micro ordinateur portable.
• Avoir des connaissances en suivi-évaluation ou en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en informatiques
anticiper) ;
• Éthique.

• Les structures du Ministère ou de l’Institution.
Structures exerçant dans le même domaine.
• Etre titulaire d’un diplôme en finances publiques ou équivalent.
• Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
Page 19 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1. Taux de rapports produits ;

2. Délai moyen de production des rapports.
Page 20 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.8. CHEF DE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Chef du Service Administratif et Financier

DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : des Finances

B1 ou 2A Nom :
Fonction: Secrétaire Général
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Assurer la gestion des ressources humaines ;

2. Assurer la gestion des moyens financiers et matériels ;
3. Coordonner et contrôler les activités du Service administratif et financier et évaluer la
performance des agents.

• Assurer la gestion des ressources humaines de la direction :
1. Assurer la planification des besoins en ressources humaines de la direction ;
2. Assurer la gestion des carrières des agents de la direction ;
3. Assurer l’organisation de la formation du personnel de la direction ;
4. Assurer la mise en œuvre de la politique sociale définie au sein du ministère ou de l’institution ;
5. Assurer l’organisation de la pratique du sport.
• Assurer la gestion des moyens financiers et matériels de la direction :
1. Assurer l’élaboration du projet de budget de la direction ;
2. Assurer le suivi de l’exécution du budget de la direction ;
3. Assurer la gestion des biens meubles et immeubles et la tenue de la fiche détenteur de la
direction ;
Page 21 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
4. Assurer la sécurité du personnel et des biens de la direction ;

5. Assurer la contribution de la direction à la mise en œuvre du plan de communication du ministère
ou de l’institution ;
6. Assurer la tenue des archives de la direction.
• Classer et sécuriser les dossiers de la direction ;
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions de la direction.
• Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances :
1. Coordonner les activités au sein du service ;
2. Elaborer les programmes et les rapports d’activités ;
3. Tenir les cadres de concertation du service ;
4. Assurer la représentation de la direction aux réunions statutaires ;
5. Assurer l’évaluation des collaborateurs directs ;
6. Assurer le coaching des collaborateurs directs.
• Ordinateur portable ;
• Vidéo projecteur ;
• Coffre-fort ;
• Disponibilité des logiciels métiers avec code d’accès informatique (CID, SIGASPE, SIMP) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en matière financière.
• Avoir des notions en gestion des ressources humaines ;
Page 22 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

anticiper) ;
• sens de l’éthique et de la probité.
1. Relations fonctionnelles internes

• Toutes les structures de la direction ;
2. Relations fonctionnelles externes
• Prestataires ;
• Clients.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+ 2 en finances publiques ou équivalent.
• Avoir au moins trois (03) ans d’expérience dans l’administration financière.
1. Disponibilité de l’avant projet de budget de la DAF ;

2. Taux de justification des fonds mis à la disposition de la DAF ;
3. Disponibilité de la fiche détenteur à jour ;
4. Transmission des synthèses périodiques dans les délais prescrits ;
5. Taux d’exécution des actions de formation de la DAF ;
6. Disponibilité des actes administratifs du personnel ;
7. Disponibilité des dossiers du personnel de la DAF à jour ;
8. Taux des fiches d’évaluation de performances des agents placés sous sa responsabilité.
Page 23 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.9. CHARGE DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Chargé de la gestion des ressources humaines

Chef du Service Administratif et Financier Nom :
Fonction : Chef du Service Administratif et
Financier
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Visa :
Service administratif et financier

C1 ou 3A Nom :
Fonction : Directeur de l’Administration
et des Finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Assurer la gestion du personnel de la DAF.
C. Activités d’ordre technique

• Assurer la gestion des ressources humaines de la DAF :
1. Assurer l’organisation et l’accueil des nouveaux agents ;
2. Suivre la mise à jour des éléments de salaire du personnel de la DAF ;
3. Contribuer à la mise en œuvre du plan de formation du personnel de la direction ;
4. Initier les actes administratifs des agents de la direction ;
5. Tenir les dossiers individuels des agents ;
6. Assurer les activités sociales.
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions de la direction.
D. Activités d'administration générale
• Néant
Page 24 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
C. Moyens généraux
D. Moyens spécifiques
• Avoir des connaissances en gestion des ressources humaines ;
• Sens de la discrétion ;
• Sens de l’éthique et de la probité.

• Structures de la direction de l’administration et des finances ;
• Direction des ressources humaines du ministère ou de l’institution.
• Clients ;
• Partenaires.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2ans en gestion des ressources humaines ou équivalent.
Néant
Page 25 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1. Disponibilité des rapports de formation ;

2. Taux de couverture des activités ou des évènements sociaux ;
3. Disponibilité de dossiers actualisés ;
4. Disponibilité des actes administratifs du personnel.
Page 26 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

Chargé des ressources financières et matérielles de la DAF

Chef du Service Administratif et Financier Nom :
Fonction : Chef du Service Administratif et
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Financier
Service Administratif et Financier Visa :

C1 ou 3A Nom :
des Finances
Visa :
1.1.1.10. CHARGE DES RESSOURCES FINANCIERES ET MATERIELLES

1. CONTENU DU POSTE
• Assurer la gestion des ressources financières de la DAF ;

• Assurer la gestion des fournitures, du matériel et du mobilier de la DAF.

• Assurer la gestion des ressources financières de la DAF :
• Elaborer l’avant projet de budget ;
• Préparer les projets de dépenses ;
• Assurer la prise en charge financière des activités de la DAF ;
• Gérer la caisse de menue dépense ;
• Elaborer les rapports périodiques sur l’exécution des ressources mises à sa disposition.
• Assurer la gestion des fournitures, du matériel et du mobilier de la DAF :
1. Gérer la dotation de la DAF en matériels et en mobiliers de bureau ;
2. Tenir à jour le fichier de stocks de fournitures de la DAF ;
3. Tenir à jour la fiche détenteur pour le matériel et mobilier.
Page 27 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Exécuter toutes autres activités relatives aux attributions à la demande de la hiérarchie.
Néant
• Coffre-fort ;
• Recueil des textes législatifs et financiers en la matière.
• Avoir le sens de la probité ;
• Etre rigoureux ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir le sens du respect des biens publics ;
• Avoir la capacité d’anticipation et l’esprit d’initiative.
A. liens fonctionnels interne

• Toutes les structures de la DAF.
B. b/ liens fonctionnels externe
• Prestataires
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en finances publiques ou équivalent.
Page 28 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
Néant
1. Disponibilité de l’avant projet de budget ;

2. Disponibilité des rapports périodiques ;
3. Disponibilité du livre journal de la CMD à jour ;
4. Disponibilité de la fiche détenteur à jour.
Page 29 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.11. CHARGE DE REPROGRAPHIE

Chargé de reprographie
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Approbation de la hiérarchie I :

Chef de Service Administration et Finances Nom :
Fonction : Chef de Service Administration
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : et Finances
Service Administration et Finances Visa :

Nom :
C3 ou 3B Fonction : Directeur de l’Administration et
Finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Reproduire les documents des services de la DAF;

• Veiller à l’entretien des machines de reprographie et les copieurs.
1. Activités d’ordre technique

• Reproduire les documents de la Direction :
1. Assurer les photocopies des documents émanant des services de la Direction ;
2. Effectuer les reliures des documents des services de la Direction ;
3. Tenir un registre de gestion des photocopies ;
4. Signaler les besoins en consommables.
• Entretenir les machines de reprographie et les copieurs :
1. Prendre des mesures de protection et d’entretien des machines et autres outils ;
2. Signaler les anomalies ;
3. Tenir le registre des réparations ;
4. Rappeler les périodes de révision des machines.
Page 30 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Exécuter toutes autres activités relatives aux attributions à la demande de la hiérarchie.
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent) ;
• Copieur ;
• Machine à reliure ;
• Matériel de protection individuelle ;
• Registre de maintenance.
• Avoir des connaissances en mécanographie.
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Etre dynamique.

• Tous les services de la DAF
• Les prestataires (maintenance)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau CAP d’Etat en mécanographie.
Néant
Page 31 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1. Disponibilité du registre de photocopie et de reliure à jour ;

2. Disponibilité du registre de réparation à jour ;
3. Disponibilité du tableau de bord de la maintenance préventive et curative à jour ;
4. Temps d’alerte de la hiérarchie sur les anomalies et besoins en consommation.
Page 32 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.12. CHARGE DES ARCHIVES

Chargé des archives
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Approbation de la hiérarchie I :

Chef de Service Administratif et Financier Nom :
Fonction : Chef de Service Administratif et
Financier
Visa :
Service Administratif et Financier
CATEGORIE PROFESSIONNELLE REQUISE : Approbation de la hiérarchie II :

C1 ou 3A Nom : Directeur de l’Administration et des
Finances
Fonction :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
Organiser les archives de la direction.
A. Activités d’ordre techniques :

• Organiser les archives de la direction :
1. Veiller au transfert des fonds d’archives ;
2. Constituer un fonds d’archives au sein de la DAF ;
3. Procéder au versement périodique des fonds d’archives historiques à la direction en charge des
archives du département ou de l’institution ;
4. Organiser les consultations des archives ;
5. Communiquer les documents d’archives aux services versants et à toute personne munie
d’autorisation ;
6. Procéder à l’élimination des documents d’archives ayant perdu toute valeur ;
• Assurer la production de rapports périodiques de gestion des archives.
Néant
Page 33 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent) ;
• Boites d’archives ;
• Scanner ;
• Logiciel d’archivage ou documentaire ;
• Matériel de protection ou de sécurité (blouses, gangs, masques anti poussière, chaussures de
sécurité, aspirateur etc.) ;
• Matériels de conservation ou de conditionnement (boîtes d’archives modèle DIMAB, chemises et
sous chemises, ficelles, etc.) ;
• Matériel de transport (diable ou chariot) ;
• Etagère de rangement ;
• Usuels (dictionnaires).
• Maîtrise de soi ;
• Capacité d'adaptation ;
• Éthique ;
• Sens de la discrétion.
1. Liens fonctionnels internes

2. Liens fonctionnels externes :
Néant
Page 34 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEP+2ans en administration générale ou équivalent
Néant
1. Taux de versement périodique des fonds d’archives historiques à la direction en charge des archives
du département ou de l’institution;
2. Taux de transfert des fonds d’archives ;
3. Nombre de rapports périodiques de gestion des archives sur nombre de rapports prévus.
Page 35 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.13. REGISSEUR D’AVANCES

Régisseur d’avances

Fonction : Directeur de l’administration et
des finances
Direction de l’administration et des finances
Visa :

B1 ou 2A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Exécuter les dépenses éligibles à la régie ;

2. Tenir la comptabilité du poste ;
3. Assurer les opérations de trésorerie.

• Exécuter les dépenses éligibles à la régie du poste :
1. Initier et suivre les opérations d’approvisionnements de la régie ;
2. Effectuer les paiements des dépenses ;
3. Produire les pièces justificatives ;
4. Effectuer les reversements des reliquats de fonds.
• Tenir la comptabilité :
1. Enregistrer les opérations dans les documents comptables ;
2. Etablir les états de rapprochement périodiques ;
3. Conserver les pièces justificatives des opérations et les documents de comptabilité.
• Assurer les opérations de trésorerie :
1. Garder et conserver les fonds, les valeurs et titres ;
Page 36 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Manier les fonds, et mouvementer les comptes de disponibilités

• Exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie.
Néant
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Porte forte blindée ;
• Armoire à clapet ;
• Coffre fort.
• Logiciel métiers (CID, logiciel comptable) ;
B. Qualités morales et habilités et professionnelles
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité) ;
anticiper).

• Tous les services de la direction ;
B. Relations fonctionnelles internes
• Direction chargée de la comptabilité publique
Page 37 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en finances publiques ou équivalent.
1. Taux d’exécution des dépenses éligibles à la régie ;

2. Disponibilité des documents comptables à jour.
Page 38 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.14. REGISSEUR DE RECETTES

Régisseur de recettes

des finances
Visa :

C1 ou 3A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Assurer les opérations de trésorerie ;

2. Tenir une comptabilité régulière et sincère.

• Assurer les opérations de trésorerie :
1. manier, garder et conserver les fonds, les valeurs et titres ;
2. recouvrer des recettes de services ;
3. reverser les recettes recouvrées au Trésor ;
4. conserver les pièces justificatives.
• Tenir une comptabilité régulière et sincère :
1. enregistrer les opérations dans les documents comptables ;
2. produire les situations périodiques de recouvrement ;
3. produire les états de versement de fonds.
Page 39 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
Néant
• Porte forte blindée ;
• Armoire à clapet ;
• Coffre fort.
• Logiciel métier (CIR, logiciel comptable) ;
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité)
• Leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper)

• Tous les services de la Direction de l’administration et des finances ;
• La Direction chargée de la comptabilité publique.
Page 40 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
Néant
1. Taux de recouvrement des recettes de services ;

2. Disponibilité des documents comptables à jour ;
3. Transmission des situations de recouvrement au Percepteur Spécialisé dans les délais.
Page 41 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.15. CHEF DE SERVICE PROGRAMMATION BUDGETAIRE

Chef de Service Programmation Budgétaire
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Directeur de Approbation de la hiérarchie I

l’Administration et des Finances
Nom :
des finances
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Visa :

A1 ou 1A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
• Assurer la préparation de l’avant-projet de budget du département ou de l’institution,

• Assurer la prise en compte des modifications budgétaires ;
• Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances.

• Assurer la préparation de l’avant-projet de budget du département ou de l’institution :
1. Proposer les dépenses non reconductibles et les nouveaux besoins Assurer la préparation de la
circulaire budgétaire interne ;
2. organiser les travaux d’examen des propositions de recettes de service et de dépenses, Suivre le
processus d’adoption du budget du ministère ou de l’institution.
• Assurer la prise en compte des modifications budgétaires :
1. Recenser les besoins nés et les propositions d’abandon de crédits en cours d’exécution du
budget et leurs incidences financières ;
2. Assurer la préparation des projets de demande de modifications budgétaires.
• Apporter un appui technique aux structures ;
Page 42 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1
• Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances :
1. Evaluer les performances du personnel ;
2. Veiller à l’archivage des dossiers ;
3. Veiller à l’élaboration des outils de pilotage ;
4. Assurer l’encadrement de ses collaborateurs ;
5. Tenir les réunions périodiques du service ;
6. Animer et participer aux cadres de concertation ;
7. Produire les rapports périodiques d’activités ;
8. Contribuer au fonctionnement de guichet de renseignements ;
9. Veiller à la cohésion sociale au sein du service ;
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE,
CIR, CIFE) ;
• Recueil des différents textes législatifs et règlementaires.
anticiper).
1.1.1.1. Relations fonctionnelles internes
Page 43 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

1.1.1.2. Relations fonctionnelles externes
• Tous les gestionnaires de crédits des autres structures du ministère ou de l’institution
1. Disponibilité de la situation des dépenses non reconductibles et des nouveaux besoins ;

2. Disponibilité de l’avant-projet de budget du ministère ou de l’institution ;
3. Disponibilité des projets de demande de modifications budgétaires ;
5. Disponibilité des comptes-rendus de réunions périodiques.
Page 44 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.16. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES EN CAPITAL ET DES RECETTES

DE SERVICES

Chargé de la Programmation des dépenses en capital et
des recettes de service
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Chef de Service Approbation de la hiérarchie I

de la Programmation Budgétaire
Nom :
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Fonction : Chef de Service Programmation
Budgétaire
Service de la Programmation Budgétaire
Visa :

B1 ou 2A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration du budget pour ce qui concerne les dépenses en capital et les
recettes de service;
2. Initier les propositions de modifications budgétaires relatives aux dépenses en capital

• Contribuer à l’élaboration du budget pour ce qui concerne les dépenses en capital et les
recettes de service;
1. Centraliser les propositions de recettes issues de l’arbitrage budgétaire interne ;
2. Proposer la note de synthèse relative aux propositions de recettes en collaboration avec le
percepteur spécialisé ;
3. Elaborer un projet de programmation des investissements;
• Initier les propositions de modifications budgétaires relatives aux dépenses en capital
1. identifier les lignes budgétaires pouvant faire l’objet de modifications ;
2. initier les projets de requêtes de modifications
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie ;
• Classer et sécuriser les dossiers.
Page 45 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Une armoire à clapet ;
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIR, CIFE) ;
• Recueils de textes législatifs et règlementaires en la matière.
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.

• Toutes les structures du ministère ou de l’institution ;
• Toutes les structures du ministère de l’économie et des Finances ;
• Autres partenaires
Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en finances publiques ou équivalent.
Page 46 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
Néant
1. Disponibilité du projet de la note de synthèse relative aux propositions de recettes et de

dépenses en capital ;
2. Disponibilité des projets de modifications budgétaires relatifs aux d’investissements.
Page 47 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.17. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES ORDINAIRES

Chargé de la Programmation des dépenses ordinaires
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT Chef de Approbation de la hiérarchie I

Nom :
Fonction : Chef de Service Programmation
Budgétaire
Visa :

B1 ou 2A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration du budget pour ce qui concerne les dépenses ordinaires;

2. Initier les propositions de modifications budgétaires relatives aux dépenses ordinaires

• Contribuer à l’élaboration du budget pour ce qui concerne les dépenses ordinaires :
1. proposer les dépenses non reconductibles et les nouveaux besoins au titre des dépenses
ordinaires ;
2. proposer une note de synthèse relative aux inscriptions des dépenses ordinaires.
• Initier les propositions de modifications budgétaires relatives aux dépenses ordinaires :
1. identifier les lignes budgétaires pouvant faire l’objet de modifications ;
2. initier les projets de requêtes de modifications.
• Classer et sécuriser les dossiers
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie ;
Page 48 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Une armoire à clapet ;
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIR, CIFE) ;
• Recueils de textes législatifs et règlementaires en la matière.
• avoir des connaissances en finances publiques ;
• avoir des connaissances en administration générale ;
• avoir des connaissances de l’outil informatique ;
• avoir le sens de la discrétion ;
• avoir le sens de l’éthique ;
• Etre l’intègre ;

• Tous les services de la DAF.
• Structures du Ministère de l’Economie et des Finances.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en finances publiques
• Néant
Page 49 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
1. Disponibilité du projet de la note de synthèse relative aux propositions de dépenses

ordinaires ;
2. Disponibilité des projets de modifications budgétaires relatifs aux propositions de dépenses
ordinaires.
Page 50 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.18. CHEF DE SERVICE DE L’EXECUTION BUDGETAIRE ET DE LA COMPTABILITE

Chef de Service de l’Exécution Budgétaire et de la
Comptabilité

des finances
Visa :

A1 ou 1A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Assurer l’exécution des dépenses budgétaires ;

2. Gérer et suivre les comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de l’institution ;
3. Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances.

• Assurer l’exécution des dépenses budgétaires :
1. assurer l’élaboration du plan de déblocage de fonds (PDF) ;
2. assurer les engagements et liquidations de dépenses ;
3. assurer le suivi de la mise en œuvre du plan de déblocage de fonds (PDF) ;
4. assurer la production des rapports périodiques d’exécution budgétaires.
• Gérer et suivre les comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de l’institution :
1. gérer les comptes de dépôt de la DAF ;
2. tenir une comptabilité des comptes ;
3. produire la situation périodique de l’ensemble des comptes trésor et tout autre compte du
ministère ou de l’institution.
• Apporter un appui conseil aux structures ;
Page 51 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Coordonner, contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances.
9. Veiller à la cohésion sociale au sein du service.
scanner) ;
• Coffre-fort.
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIFE,
SIMP) ;
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier;
Page 52 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
anticiper).

• Tous les gestionnaires de crédits des autres structures du ministère ou de l’institution ;
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en finances publiques
Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
1. Disponibilité du projet de plan de déblocage de fonds ;

2. Taux d’exécution du plan de déblocage ;
3. Disponibilité des documents comptables à jour ;
4. Disponibilité des rapports périodiques d’exécution budgétaire ;
6. Disponibilité des comptes-rendus de réunions périodiques.
Page 53 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.19. CHARGE DE L’EXECUTION DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES

Chargé de l’exécution des dépenses du PPM
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : chef de Service Approbation de la hiérarchie I

de l’exécution budgétaire et de la comptabilité (SEBC)
Nom :
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Fonction : chef de Service de l’exécution
budgétaire et de la comptabilité (SEBC)
Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité
(SEBC) Visa :

C1 ou 3A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Proposer les engagements et les liquidations des dépenses ;

2. Participer aux revues de l’exécution du budget et à la production des rapports y relatifs.

• Proposer les engagements et les liquidations des dépenses :
1. Initier les propositions d’engagement des dépenses sur le logiciel métier ;
2. Initier les propositions de la liquidation des dépenses sur le logiciel métier.
• Participer aux revues de l’exécution du budget et à la production des rapports y relatifs :
1. Produire les informations sur l’exécution budgétaire des contrats ;
2. Contribuer à la rédaction des rapports de la revue de l’exécution ;
3. Contribuer à la production des rapports périodiques d’exécution budgétaire
• Exécuter toute autre activité relative à ses attributions à la demande de la hiérarchie.
Page 54 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIMP, CIFE) ;
• Imprimante-matriciel ;
• Etre intègre ;

• Les services de la DAF
• Toutes les structures du ministère ou de l’institution
• Clients
• Partenaires
• Néant
Page 55 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1. Délais en matière d’engagement et de liquidation ;

2. Taux de rejet des dossiers d’engagement et de liquidation.
Page 56 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.20. CHARGE DES DEBLOCAGES DE FONDS

Chargé des déblocages de fonds

Nom :
(SEBC) Visa :

C1 ou 3A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration du projet du PDF et au suivi du processus de son adoption ;

2. Exécuter le plan de déblocage de fonds et les mandatements hors solde ;
3. Suivre la justification des dépenses exécutées par voie de déblocage de fonds ;
4. Participer aux revues de l’exécution du budget et à la production les rapports y relatifs.

• Contribuer à élaborer le projet du plan de déblocage des fonds et au suivi du processus de son
adoption :
1. Contribuer à l’identification les dépenses à exécuter par voie de déblocage ;
2. Participer à l’arbitrage du plan de déblocage de fonds du ministère ou de l’institution.
• Exécuter le plan de déblocage de fonds et des mandatements hors solde :
1. Initier le projet de fiche synthétique à la signature du Ministre ou du président de l’institution
2. Initier le projet de décision de déblocage de fonds à la signature de MEF ;
3. Initier l’engagement des dossiers de déblocage de fonds, des mandatements hors solde et des
autres dépenses éligibles à la procédure simplifiée.
• Suivre la justification des dépenses exécutées par voie de déblocage de fonds :
1. Vérifier les pièces justificatives produites ;
Page 57 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Initier les lettres de rappel des délais de justifications des fonds ;

3. Initier les bordereaux de transmission des pièces justificatives.
• Participer aux revues de l’exécution du budget et à la production des rapports y relatifs :
1. Produire la situation d’exécution budgétaire du PDF;
2. Contribuer à la production des rapports périodiques d’exécution budgétaire.
B. Activités d’ordre général
Néant
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIFE) ;
• Imprimante matricielle ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires.

• Etre intègre ;
Page 58 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

B. Relations fonctionnelles internes
• Clients
• Partenaires
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en finances publiques
• Néant
1. Délais en matière d’engagement et de liquidation ;

2. Taux de rejet des dossiers d’engagement et de liquidations.
Page 59 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.21. CHARGE DE LA COMPTABILITE ET DU SUIVI DES COMPTES ADMINISTRATIFS

Chargé de la comptabilité et du suivi des comptes
administratifs

Nom :
(SEBC) Visa :

C1 ou 3A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Suivre les comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de l’institution ;

2. Tenir les documents comptables.

• Suivre les comptes de dépôt ouverts au nom du ministère ou de l’institution :
1. Suivre les mouvements des comptes de dépôt de la DAF ;
2. Tenir une comptabilité régulière et sincère des comptes ;
3. Centraliser les pièces justificatives des dépenses exécutées sur les comptes de dépôt de la DAF ;
4. Produire la situation périodique de l’ensemble des comptes trésor et tout autre compte du
• Participer aux revues de l’exécution du budget et produire les rapports y relatifs :
1. Contribuer à la collecte les informations sur l’exécution du budget ;
2. Contribuer à la rédaction des rapports de la revue de l’exécution;
3. Contribuer à la production des rapports périodiques d’exécution budgétaire.
Page 60 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
B. Activités d’ordre général

Néant
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, CIFE) ;
• Etre intègre;

• La direction chargée de la comptabilité
• Clients
• Partenaires
Page 61 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en finances publiques
• Néant
• Disponibilité des documents comptables à jour
Page 62 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.22. CHEF DE SERVICE DE LA COMMANDE PUBLIQUE

Chef de Service de la Commande Publique

des finances
Visa :

A1 ou 1A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE.
1. Initier le plan annuel de passation des marchés ;

2. Suivre la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés ;
3. Mettre en œuvre et suivre l’exécution des contrats ;
4. Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances.

• Initier le plan annuel de passation des marchés
1. Centraliser les expressions de besoins des différentes structures du département ou de
l’institution ;
2. Proposer le projet de plan annuel de passation des marchés.
• Suivre la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés
1. Veiller à la détermination des caractéristiques techniques des biens et services à acquérir ;
2. Elaborer les projets de dossiers d’appel à concurrence ;
3. Elaborer les requêtes relatives aux procédures exceptionnelles ;
4. assurer la représentation de la DAF aux travaux de la commission d’attribution des marchés.
• Mettre en œuvre et suivre l’exécution des contrats
1. Elaborer les projets de contrats ;
Page 63 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Procéder aux différentes notifications relatives aux contrats ;

3. Suivre l’exécution des contrats ;
4. Organiser les réceptions des marchés publics ;
5. Organiser la participation de la DAF aux travaux du Comité de règlement des différends
(CRD) ;
• Apporter un appui conseil aux structures ;
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie
9. Veiller à la cohésion sociale au sein du service.
scanner) ;
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIMP) ;
Page 64 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper).

• Tous les gestionnaires de crédits des autres structures du ministère ou de l’institution ;
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en finances publiques ou équivalent
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
1. Disponibilité du projet de plan annuel de passation des marchés;

2. Taux de dossiers soumis à DMP pour finalisation ;
3. Rapport d’exécution physique des contrats ;
4. Transmission des fiches d’évaluation et de notation des collaborateurs dans les délais ;
5. Disponibilité des comptes-rendus de réunions périodiques ;
Page 65 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.23. CHARGE DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

Chargé des marchés de travaux et de prestations
intellectuelles

Chef de Service de la Commande Publique Nom :
Fonction : Chef de Service de la Commande
Publique
Service de la Commande Publique
Visa :

B1 ou 2A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Proposer les inscriptions du PPM relatives aux travaux et prestations intellectuelles ;

2. Proposer la mise en œuvre du PPM relatif aux marchés de travaux et de prestations
intellectuelles ;
3. Suivre l’exécution des contrats relatifs aux travaux et aux prestations intellectuelles.
C. Activités d’ordre technique

• Proposer les inscriptions du PPM relatives aux travaux et prestations intellectuelles :
1. Définir les modes de passation en fonction des seuils prescrits par la règlementation en
matière de travaux ;
2. Initier les propositions de planification des appels à concurrence pour les travaux ;
3. Initier les propositions de planification des demandes de propositions ;
4. Initier les propositions de révision du plan de passation des marchés consécutives aux
modifications d’inscriptions budgétaires ;
• Proposer la mise en œuvre du PPM relatif aux marchés de travaux et de prestations
intellectuelles :
1. Coordonner la détermination des caractéristiques techniques des biens et services à acquérir en
collaboration avec les structures compétentes ;
Page 66 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Initier les projets de dossiers d’appels à concurrence relatifs aux marchés de travaux ;
3. Veiller à la constitution des garanties financières ;
4. Initier les manifestations d’intérêts et les demandes de propositions pour les prestations
intellectuelles ;
5. Participer aux travaux des commissions d’attribution des marchés et assurer le rapportage;
6. Participer aux travaux du CRD relatifs aux règlements des différends relevant de la passation des
marchés ;
• Suivre l’exécution des contrats relatifs aux travaux et aux prestations intellectuelles :
2. Rédiger les différents actes de notifications relatives aux contrats ;
3. Traiter les requêtes de mainlevée de caution relatives à l’exécution des contrats ;
4. Participer aux visites de chantiers ;
5. Participer aux travaux des commissions de réception ou des comités de validation;
6. Participer aux travaux du CRD relatifs aux règlements des différends d’exécution ;
7. Initier les projets de lettres relatives aux avenants.
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes d’accès informatiques (CID, CIFE, SIMP) ;
• Recueil de textes législatifs et règlementaires en la matière.
Page 67 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Etre intègre;
• Avoir le sens de l’organisation

• Les structures du ministère ou de l’institution
• Clients ;
• Autorité de régulation des marchés publics ;
• Structures du Ministère de l’Economie et des Finances
NEANT
1. Disponibilité des projets de dossiers d’appels à concurrence ;

2. Taux de participation effective aux travaux des différentes commissions ;
3. Disponibilité des projets de contrats ;
4. Disponibilité des ordres de services et de notification ;
5. Disponibilité des PV/CAM et de réception dans les délais.
Page 68 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.24. CHARGE DES MARCHES DE FOURNITURES ET DE PRESTATIONS DE SERVICES

Chargé des marchés de fournitures et prestations de
services

Chef de Service de la Commande Publique Nom :
Fonction : Chef de Service de la Commande
Publique
Service de la Commande Publique
Visa :

B1 ou 2A Nom :
des finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Proposer les inscriptions du PPM relatives aux fournitures et prestations courantes ;

2. Proposer la mise en œuvre du PPM relatif aux fournitures et prestations courantes ;
3. Suivre l’exécution des contrats relatifs aux fournitures et prestations courantes.

• Proposer les inscriptions du PPM relatives fournitures et prestations courantes :
1. Recenser les différents modes de passation en fonction des seuils prescrits par la
règlementation ;
2. Proposer la planification des appels à concurrence relatives aux fournitures et prestations
courantes ;
• Proposer la mise en œuvre du PPM relatif aux fournitures et prestations courantes :
1. Initier les projets de dossiers d’appels à concurrence relatives aux fournitures et prestations
courantes ;
2. Participer aux travaux des commissions d’attribution des marchés ;
3. Rédiger les procès verbaux des différentes commissions d’attribution des marchés ;
4. Participer aux règlements des différends devant le CRD relevant de la passation ;
Page 69 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
5. Initier les projets de révision du PPM en fonction des modifications budgétaires

• Suivre l’exécution des contrats relatifs aux fournitures et prestations courantes :
2. Rédiger les différents actes de notifications relatives aux contrats ;
3. Veiller à la constitution des garanties financières ;
4. Participer aux travaux des commissions de réception ;
5. Rédiger les procès-verbaux de réception;
6. Participer aux travaux du CRD relatifs aux règlements des différends d’exécution ;
7. Initier les projets de lettres relatives aux conclusions d’avenants ;
8. Initier les projets de lettres relatives aux avenants.
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, CIFE, SIMP) ;
• Etre intègre ;
Page 70 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

Les structures du ministère ou de l’institution.
B. Relations fonctionnelles externes :
• Clients ;
• Autorité de régulation des marchés publics ;
• Structures du ministère de l’économie et des finances.
NEANT
1. Disponibilité des propositions d’inscriptions du PPM relatives aux fournitures et prestations

courantes ;
2. Disponibilité des propositions les projets de dossiers d’appel à concurrence ;
3. Taux de participation effective aux travaux des différentes commissions ;
4. Disponibilité des projets de contrats ;
5. Disponibilité des PV/CAM et de réception dans les délais.
Page 71 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.25. CHEF DE SERVICE DES AFFAIRES IMMOBILIERES ET DE L’EQUIUPEMENT

Chef de Service des Affaires Immobilières et de
l’Equipement (SAIE)
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Directeur de Approbation de la hiérarchie I

l’Administration et des Finances
Nom :
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Fonction : Directeur de l’administration et
des finances
Visa :

A1 ou 1A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Gérer le mobilier, le matériel et les fournitures ;

2. Gérer le matériel roulant, le carburant et les lubrifiants ;
3. Gérer les biens immeubles ;
4. Assurer la gestion courante du service.

• Gérer le mobilier, le matériel et les fournitures :
1. Assurer la participation de la DAF aux travaux des commissions de réception pour les
acquisitions de mobilier, de matériel et de fournitures;
2. Assurer la participation de la DAF aux travaux des commissions de dévolution des
biens mobilier et matériels;
3. Assurer la tenue des documents comptables matières;
4. Finaliser la proposition de l’état des biens obsolètes et / ou hors d’usage à la reforme ;
5. Assurer l’organisation périodique des inventaires.
• Gérer le matériel roulant, le carburant et les lubrifiants :
1. Assurer l’enregistrement des dotations de carburant et de lubrifiants dans le registre de suivi
de carburant ;
Page 72 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Assurer la tenue des fiches de gestion des véhicules.

• Gérer les biens immeubles :
1. Assurer la tenue de la fiche matricule des bâtiments acquis, affectés ou loués ;
2. Assurer le suivi consommation d’électricité, d’eau et de téléphone ;
3. Assurer le suivi et l’entretien des immeubles;
• Apporter un appui conseil ;
• Evaluer les performances du personnel ;
• Veiller à l’archivage des dossiers ;
• Veiller à l’élaboration des outils de pilotage ;
• Assurer l’encadrement de ses collaborateurs ;
• Tenir les réunions périodiques du service ;
• Animer et participer aux cadres de concertation ;
• Assurer la dotation du service en matériel et fournitures ;
• Produire les rapports périodiques d’activités ;
• Contribuer au fonctionnement de guichet de renseignements ;
• Veiller à la cohésion sociale au sein du service.
scanner) ;
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGCM) ;
• Un livre journal des immobilisations ;
• Un coffre-fort.
Page 73 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité, sens
du respect du bien public) ;
anticiper).

• Ministère de l’Economie et des Finances ;
• Les clients ;
• Les structures partenaires ;
• Les partenaires techniques et financiers.
Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
1. Disponibilité des documents de comptabilité matières à jour ;

2. Disponibilité du registre de suivi de gestion de carburant et de lubrifiants à jour ;
3. Taux des fiches d’évaluation de performance des agents placés sous sa responsabilité.
4. Disponibilité des comptes rendus de réunions périodiques ;
5. Disponibilité des fiches de gestion des véhicules.
Page 74 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.26. CHARGE DE LA GESTION DU MOBILIER, MATERIEL ET FOURNITURES

Chargé de la gestion du mobilier, du matériel et des
fournitures
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT : Chef de service Approbation de la hiérarchie I

des affaires immobilières et de l’équipement
Nom :
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Fonction : chef de service des affaires
immobilières et de l’équipement
Service des affaires immobilières et de l’équipement
Visa :

C1 ou 3A Nom :
Fonction : DAF
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Gérer le mobilier et le matériel ;

2. Gérer les stocks de matières et des fournitures.

• Gérer le mobilier et le matériel :
1. Participer aux travaux des commissions de réception et de dévolution ;
2. Initier les ordres d’entrées des matières et les bordereaux d’affectation des matières pour le
mobilier et le matériel acquis ou affecté ;
3. Enregistrer dans le livre journal des immobilisations le mobilier et matériel acquis ou affectés ;
4. faire l’état des biens obsolètes et / ou hors d’usages soumis à la reforme.
• Gérer les stocks de matières et des fournitures :
1. participer aux commissions de réception des fournitures ;
2. tenir les fiches de stock d’entrées et de sorties des fournitures du magasin ;
3. respecter les techniques de rangement du magasin ;
4. signaler le niveau de stock critique du magasin ;
5. initier les propositions d’organisation des inventaires.
Page 75 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Un livre journal des immobilisations ;
• Recueil des différents textes règlementaires en la matière.
• Etre intègre ;

• Tous les services
Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en finances publiques ou équivalent.
Page 76 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
Néant
1. Disponibilité des documents comptables matières à jour.
Page 77 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.27. CHARGE DE LA GESTION DU MATERIEL ROULANT ET DU CARBURANT

Chargé de la gestion du matériel roulant et du carburant

Nom :
Fonction : Chef de service des affaires
Visa :

C1 ou 3A Nom :
Fonction : DAF
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Tenir un registre de suivi de gestion de carburant ;

2. Tenir des fiches de suivi des véhicules.
A. Activités d’ordre technique ;

• Tenir un registre de suivi de gestion de carburant et des lubrifiants:
1. Initier les états de dotation périodique des différents bénéficiaires ;
2. Enregistrer la dotation des différents bénéficiaires dans le registre de gestion de carburant ;
3. Enregistrer toute utilisation du carburant de fonctionnement dans le registre de gestion de
carburant ;
4. Arrêter périodiquement le solde du carburant de fonctionnement ;
5. Transmettre le solde pour approbation.
• Tenir la situation du matériel roulant :
1. Tenir les fiches de sortie des véhicules ;
2. Veiller à la visite technique des véhicules ;
3. Etablir annuellement la liste des pièces de rechange des véhicules ;
4. tenir à jour des carnets de bords des véhicules.
Page 78 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Recueil des textes législatifs et textes règlementaires ;
• Coffre fort.
• -Avoir le sens de l’anticipation ;
• Avoir le sens de l’intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation :
• Avoir le sens du respect du bien public.

• Les services de la DAF ;
• Clients ;
• Partenaires ;
• Structures du ministère de l’économie et des finances.
Page 79 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
2.1.QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
2.2.EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
Néant
1. Disponibilité du registre de suivi du carburant à jour ;

2. Disponibilité des fiches de suivi de l’utilisation des véhicules à jour ;
3. Disponibilité des carnets de bords des véhicules tenus à jour.
Page 80 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.28. CHARGE DE LA GESTION DES IMMEUBLES

Chargé de la gestion des immeubles

Nom :
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : Fonction : Chef de service des affaires
Visa :

C1 ou 3A Nom :
Fonction Directeur de l’administration et des
finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Inventorier tous les bâtiments acquis, affectés ou loués ;

2. Suivre l’exécution des contrats de bail ;
3. Suivre la consommation d’électricité, d’eau et de téléphone ;
4. Suivre l’entretien des immeubles.

• Inventorier tous les bâtiments acquis, affectés ou loués :
1. Initier les propositions d’inventaire des bâtiments acquis, affectés ou loués ;
2. Initier les fiches matricules des bâtiments acquis, affectés ou loués.
• Suivre l’exécution des contrats de bail
1. initier les demandes de location de bâtiments ;
2. Vérifier l’occupation effective des bâtiments loués avant la certification des factures définitives ;
3. Participer à l’établissement des états des lieux en début et en fin de bail ;
4. Proposer les demandes de ruptures du contrat de bail.
• Suivre la consommation d’électricité, d’eau et de téléphone ;
1. Renseigner la fiche de suivi mensuel de la consommation d’eau, d’électricité et de téléphone ;
Page 81 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Apposer les formules de certification sur les factures ;

3. Initier les demandes d’abonnement et de résiliation.
• Suivre l’entretien des infrastructures
1. Signaler les dégradations constatées sur les infrastructures ;
2. Suivre l’exécution des contrats d’entretien et de nettoyage ;
• Recueil des différents textes règlementaires en la matière.
2. Avoir des connaissances en finances publiques ;
3. Avoir des connaissances en administration générale ;
4. Avoir des connaissances de l’outil informatique.
• Etre l’intègre ;
• Avoir le sens du respect du bien public.

• Tous les postes de travail du service ;
• Structures du ministère ou de l’institution.
Page 82 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Clients ;
• Partenaires ;
• Ministère de l’économie et des finances.
Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en finances publique ou équivalent.
Néant
1. Disponibilité de la fiche matricule ;

2. Taux des dossiers traités ;
3. Disponibilité d’un dispositif de suivi de l’exécution des contrats d’entretien et de nettoyage.
Page 83 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.29. CHAUFFEUR

Chauffeur

Chef de service des affaires immobilières et de l’équipement Nom :
Fonction : Chef de service des
DIRECTION / SERVICE DE RATTACHEMENT : affaires immobilières et de
l’équipement
Visa :

D ou 4B Nom :
Fonction : Directeur de
l’Administration et Finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Conduire les véhicules du ministère ou de l’institution ;

2. Suivre l’entretien des véhicules du ministère ou de l’institution.

• Conduire les véhicules du ministère ou de l’institution :
1. Assurer la conduite du personnel et des biens du ministère ou de l’institution.
• Assurer l’entretien des véhicules du ministère ou de l’institution :
2. Veiller à l’entretien quotidien des véhicules (lavage, dépoussiérage, entretien courant) ;
3. Veiller à la révision périodique des véhicules ;
4. Assurer la maintenance préventive ;
5. Tenir à jour le cahier de bord d’entretien et de réparation ;
6. Veiller à la mise à jour des pièces à bord ;
7. Veiller à la tenue à jour la boîte à pharmacie ;
8. Veiller au respect du calendrier d’entretien.
5. Exécuter toutes autres activités relatives aux attributions à la demande de la hiérarchie.
Page 84 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Effet d’habillement (tenue vestimentaire, chaussure) ;
• Lampes-torche.
• Produits d’entretien et de nettoyage.
• Avoir connaissance de la conduite d’un véhicule ;
• Avoir une connaissance en mécanique et électricité auto.
• Avoir le sens de la propreté ;
• Avoir une résistance physique ;
• Avoir une bonne maîtrise de soi ;
• Avoir le sens de la courtoisie.

• Les structures du ministère ou de l’institution.
• Les prestataires (CCVA, Garage…)
• Etre titulaire d’un permis de conduire adéquat (A, B, C, D ou E) ;

• Etre titulaire d’un diplôme de niveau CEP ou équivalent.
Néant
1. Disponibilité du carnet de bord à jour
Page 85 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Dates des visites techniques ;

3. Taux d’absentéisme au poste.
Page 86 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.30. CHEF DE SERVICE DE LA SECURITE DU PERSONNL ET DES BIENS

Chef de Service de la Sécurité du Personnel et des Biens

des finances
Visa :

A1 ou 1A Nom :
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Elaborer et actualiser le plan général de sécurité en rapport avec les structures compétentes ;
2. Suivre la mise en œuvre des mesures de sécurité ;
3. Coordonner les activités du personnel de sécurité, en rapport avec les structures compétentes ;
4. Assurer la gestion courante du service.

• Elaborer et actualiser le plan général de sécurité en rapport avec les structures compétentes :
1. Collecter et évaluer les besoins en sécurité des structures du département ou de l’institution ;
2. Proposer un plan couvrant l’ensemble des besoins en sécurité
3. Effectuer des mises à jour régulières des plans de sécurité.
• Suivre la mise en œuvre des mesures de sécurité :
1. Informer, sensibiliser et former le personnel sur les plans de sécurité ;
2. Veiller à mettre en place un dispositif de sécurité visible dans les structures du ministère ou de
l’Institution ;
3. S’assurer de l’opérationnalité de l’ensemble du dispositif sécuritaire.
• Coordonner les activités du personnel de sécurité, en rapport avec les structures compétentes :
1. Apporter l’appui nécessaire au personnel de sécurité dans l’exécution de leur mission ;
Page 87 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2. Suivre le déploiement du personnel de sécurité ;

3. Entretenir une collaboration étroite avec les structures compétentes en matière de sécurité.
7. Assurer la dotation du service en matériel et fournitures ;
8. Produire les rapports périodiques d’activités.
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau,
imprimante, scanner) ;
• Logiciel métiers (SIGASPE, SIGCM,) ;
• Terminal d’accès à la base de données ;
• Recueil des différents textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
• Avoir des connaissances en sécurité civile;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité).
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et
à anticiper).
Page 88 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO

• Tous les services de la direction.
• Toutes structures de sécurité civile.
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+5 en administration publique ou équivalent
Avoir au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans l’administration publique
1. Disponibilité d’un plan général de sécurité du ministère;

2. Nombre d’incidents sécuritaires
3. Taux des fiches d’évaluation des agents placés sous sa responsabilité;
4. Disponibilité de rapports périodiques
Page 89 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.31. CHARGE DE LA SECURITE DU PERSONNEL

Chargé de la sécurité du personnel
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT Chef du Approbation de la hiérarchie I

Service de la sécurité du personnel et des biens
Nom :
Fonction : Chef du Service de la sécurité du
personnel et des biens
Visa :

C1 ou 3A Nom :
des Finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration et l’actualisation du plan général de sécurité ;

2. Mettre en œuvre les mesures de sécurité relatives aux personnes.

• Contribuer à l’élaboration et l’actualisation du plan général de sécurité :
1. Renseigner les fiches de collecte des besoins en sécurité relative au personnel;
2. Signaler tout nouveau besoin en sécurité ou tout changement de l’environnement sécuritaire.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité relatives au personnel :
1. Contribuer à l’organisation des activités d’information, de sensibilisation et formation du
personnel sur les plans de sécurité ;
2. Vérifier régulièrement le déploiement effectif du personnel de sécurité ;
3. Vérifier et maintenir fonctionnel les équipements de sécurité ;
4. Enregistrer et soumettre les besoins du personnel de sécurité ;
5. Transmettre les instructions de la hiérarchie ;
6. Surveiller et rendre compte de l’application des instructions ;
7. Initier les correspondances à l’adresse des structures compétentes en matière de sécurité ;
Page 90 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
8. Produire des rapports périodiques.

• Logiciel métiers (SIGASPE) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
• Avoir des connaissances en sécurité civile ;
• Avoir le sens de l’intègre ;

• Tous les postes de la direction ;
• Structures de sécurité ;
• Clients ;
• Partenaires.
Page 91 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
2.1.QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en administration publique ou équivalent
2.2.EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
Néant
1. Taux d’incidents ou de défaillances sécuritaires signalés ;

2. Disponibilité des fiches de collecte renseignées ;
3. Disponibilité de rapports périodiques.
Page 92 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
1.1.1.32. CHARGE DE LA SECURITE DES BIENS

Chargé de la sécurité des biens
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DIRECT Chef du Approbation de la hiérarchie I

Nom :
Fonction : Chef du Service de la sécurité du
personnel et des biens
Visa :

C1 ou 3A Nom :
des Finances
Visa :
1. CONTENU DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration et l’actualisation du plan général de sécurité;

2. Mettre en œuvre les mesures de sécurité relatives aux biens.

• Contribuer à l’élaboration et l’actualisation du plan général de sécurité :
1. Renseigner les fiches de collecte des besoins en sécurité relative aux biens ;
2. Signaler tout nouveau besoin en sécurité ou tout changement de l’environnement sécuritaire.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité relatives aux biens :
1. Contribuer à l’organisation des activités d’information, de sensibilisation et formation du
personnel sur les plans de sécurité ;
2. Vérifier régulièrement la présence et/ou l’état des biens communs à plusieurs structures ;
3. Détecter, prévenir ou rapporter les risques de dégradation ou d’endommagement de biens
meubles et immeubles en collaboration avec les différentes structures ;
4. Enregistrer et transmettre les incidents relatifs à la sécurité des biens qui sont constatés ou
signalés ;
5. Contribuer à la diffusion des instructions de la hiérarchie relatives à la sécurité des biens ;
6. Surveiller et rendre compte de l’application des instructions ;
Page 93 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
7. Initier les correspondances à l’adresse des structures compétentes en matière de sécurité ;

8. Produire des rapports périodiques.
• Logiciel métiers (SIGCM) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
• Avoir des connaissances en sécurité civile;
• Etre intègre ;
C. Relations fonctionnelles internes

• Tous les postes de la direction ;
D. Relations fonctionnelles externes
• Structures de sécurité ;
• Clients ;
Page 94 sur 293 95

1ère Edition
BURKINA FASO
• Partenaires.
Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2 en administration publique
Néant
1. Taux d’incidents relatifs à la sécurité des biens signalés ;

2. Taux de pertes ou détériorations de biens suite une faute personnelle avérée ;
3. Disponibilité des fiches de collecte renseignées ;
4. Disponibilité de rapports périodiques.
Page 95 sur 293 95

1ère Edition
ET COMPTABLES
DES FINANCES
1ère édition
MODULE 3 :
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
96
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
BURKINA FASO
DAF PROCEDURES.ADMNISTRATIVES Réf. :

Page : 1 / 98
MODULE 3: PROCEDURES ADMINISTRATIVES
3.1. PROCEDURE DE GESTION DE L’INFORMATION ........................................ Erreur ! Signet non défini.

3.1.1. PROCEDURE DE GESTION DE L’ACCUEIL Erreur ! Signet non défini.
3.1.2. PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER 10
3.1.3. PROCEDURE DE GESTION DES ARCHIVES 17
3.1.4. PROCEDURE D’ANIMATION DES CADRES DE CONCERTATION 19
3.2. PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ............................................................. 20
3.2.1. PROCEDURE D’ADEQUATION DES BESOINS EN RESSOURCES HUMAINES 24
3.2.2. PROCEDURE DE CREATION ET DE CONSERVATION DES DOSSIERS INDIVIDUELS 26
3.2.3. PROCEDURES DE GESTION DES POSITIONS ADMINISTRATIVES 28
3.2.4. PROCEDURES DE MISE EN ŒUVRE DES AFFECTATIONS 31
3.2.5. PROCEDURES DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES AGENTS 35
3.2.6. PROCEDURE DE GESTION DU SYSTEME DE MOTIVATION 40
3.2.7. PROCEDURES D’EVALUATION DES PERFORMANCES DES RESSOURCES HUMAINES 44
3.2.8. PROCEDURES DISCIPLINAIRES 46
3.3. PROCEDURES DE GESTION DU CONTROLE INTERNE ET DU SUIVI-EVALUATION ........................... 49
3.3.1. PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE 49
3.3.2. PROCEDURES DE GESTION DU SUIVI-EVALUATION 57
3.4. PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS .................................................. Erreur ! Signet non défini.
3.4.1. PROCEDURES DE GESTION DES FOURNITURES CONSOMMABLES 64
3.4.2. PROCEDURES DE GESTION DU CARBURANT 68
3.4.3. PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DU PARC AUTOMOBILE 72
3.4.4. PROCEDURES DE GESTION DES BIENS MATERIELS ET MOBILIERS 73
3.4.5. PROCEDURES DE GESTION DU MATERIEL ROULANT 84
3.4.6. PROCEDURE DE GESTION DES IMMEUBLES 86
3.5. PROCEDURES DE GESTION DE LA PRISE EN CHARGE DES MISSIONS ............................................ 91
3.5.1. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS A L’INTERIEUR DU PAYS 91
3.5.2. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS A L’EXTERIEUR DU PAYS 95
Page 1 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 2 / 98
3.1. Procédure de gestion de l’information
3.1.1. Procédure de gestion de l’accueil
3.1.1.1. Objectif de la procédure
L’accueil étant la vitrine ou l’interface qui détermine la qualité des relations de service entre la
DAF et ses clients, la procédure de gestion de l’accueil vise à assurer un accueil professionnel
physique et/ou à distance à tout client de la DAF. Il s’agit :
de garantir l’efficacité et la qualité du service en évitant les visites directes multiples
auprès des agents et d’améliorer l’image de la DAF ;
d’offrir à temps de meilleures conditions d’accessibilité aux prestations et aux
informations administratives en supprimant ou en réduisant les temps d’attente et de
transaction et une réponse satisfaisante aux attentes des clients de la DAF.
3.1.1.2. Champ d’application
La procédure s’applique à tous les clients en relations professionnelles physiques et/ou à

distances (visite, appels téléphoniques, ...) avec la DAF.
3.1.1.3. Principes et règle de gestion
L’ensemble du personnel doit être informé et sensibilisé aux différents objectifs définis et aux
systèmes mis en place pour l’amélioration de l’accueil. Au mieux, il est souhaité l’élaboration et
la mise en place d’une charte d’accueil impliquant l’ensemble du personnel de la DAF.
La secrétaire, l’assistante de secrétariat et le chargé du guichet sont les agents de la DAF qui
animent l’accueil en relation avec l’ensemble du personnel de la DAF.
Les chargés de l’accueil doivent être informés sur la qualité des différentes personnes à accueillir
et s’approprier les principes et règles d’accueil déclinés dans la charte d’accueil.
L’accueil présentiel s’effectue dans un espace d’accueil doté d’une signalétique harmonieuse
facilitant le cheminement du client dans le site de la DAF et avec selon les cas :
- Un guichet qui protège l’agent et permet d’effectuer des tâches rapides et
dépersonnalise la relation avec le client ; pour des raisons pratiques, le guichet devrait
associer un comptoir assorti d’un espace équipé de mobiliers pour permettre d’une part,
un réel échange avec le chargé du guichet accessible et d’autre part, de consulter des
documents et/ou d’effectuer des formalités ;
- Un bureau assorti d’un salon d’attente, qui permet de rendre moins désagréable ce
moment.
Page 2 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 3 / 98
Premiers vecteurs de l’image de la DAF, la(e) secrétaire et le(a) chargé(e) du guichet doivent
respecter la gestuelle, la mimique, la coiffure et le style vestimentaire adoptés dans la charte
d’accueil de la DAF.
Outre l’utilisation d’un langage efficace et accueillant, les chargés de l’accueil doivent, s’il y a une
file devant le comptoir où plusieurs clients attendent d’être servis ou d’être renseignés, faire
preuve de savoir-faire et ne pas laisser le client subir la situation.
Les principaux critères de différenciation des situations d’accueil à retenir dans la charte sont :
l’identité du client, l’objet de la prestation, la durée ou la fréquence de la relation, l’implication
du client, la position de chacune des parties prenantes et le support de contact.
3.1.1.4. Liste des opérations

Les opérations de mise en œuvre de la procédure de gestion de l’accueil correspondent aux trois
(03) types d’accueil à mettre en œuvre, à savoir :
1. l’accueil présentiel au guichet.
2. l’accueil présentiel au secrétariat.
3. l’accueil téléphonique au secrétariat.
3.1.1.5. Description de la procédure
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
1 ACCUEIL PRESENTIEL
1.1 Accueil présentiel au guichet
1.1.1 Organiser l’accueil
1.1.1.1 Le gestionnaire Réceptionner et/ou préparer la Permanent
du guichet documentation et les outils de travail qui
doivent être à portée.
1.1.1.2 Le gestionnaire Organiser l’espace d’accueil en vue de Chaque jour
du guichet conditionner l’esprit du client.
1.1.2 Accueillir respectueusement les clients
Le gestionnaire Saluer le visiteur et se présenter A chaque
1.1.2.1 du guichet visite
1.1.2.2 Le gestionnaire Attendre en silence que la personne se A chaque

du guichet présente et fasse sa demande visite
1.1.2.3 Le gestionnaire Répondre aux demandes du visiteur pour se A chaque
du guichet diriger visite
1.1.2.4 Le gestionnaire Délivrer l’information les plus simples : A chaque Document
Page 3 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 4 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
du guichet ∙ Répondre avec précision à ses demandes visite d’information
d’informations ;
∙ S’il y a un document avec toutes les
informations le concernant, le lui remettre.
1.1.3 Prendre l’identité du client et l’objet de sa visite
1.1.3.1 Le gestionnaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque Registre des visite
du guichet éventuellement sur la fiche prévue à cet visite
effet.
1.1.3.2 Le gestionnaire Pratiquer une écoute active et reformuler A chaque
du guichet pour être sûr d’avoir bien compris la visite
demande.
1.1.3.3 Le gestionnaire Contacter la personne qui doit fournir les A chaque
du guichet informations nécessaires ou recevoir le visite
visiteur et se rassurer de sa disponibilité
1.1.4 Donner suite à la demande du visiteur
1.1.4.1 Le gestionnaire Indiquer au visiteur la marche à suivre Au besoin
du guichet
1.1.4.2 Le gestionnaire ∙ Faire patienter le visiteur s’il le faut en Au besoin Application métier
du guichet essayant d’évaluer le temps d’attente (CID, SIMP, …)
(consultation ou enregistrement dans le
CID, disponibilité relative de la personne à
recevoir, …).
∙ Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
donner des informations y relatives.
1.1.4.3 Le gestionnaire Dans le cas de réclamations ou de Au besoin Charte d’accueil
du guichet mécontentements divers : DAF
∙ Rester calme et courtois ;
∙ Poser des questions centrer sur les faits ;
∙ Chercher une solution.
1.1.4.4 Le gestionnaire Dans le cas particulier des personnalités Au besoin Charte d’accueil
du guichet difficiles, appliquer les directives de la charte DAF
(pour ces cas d’impatients, d’agressifs, de
menaçant, d’humoriste, de séducteur,
d’imprécis, de nerveux, de bavard, anxieux,
de démarcheur, d’indésirable, …).
1.1.5. Prendre congé du client et assurer le suivi
Page 4 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 5 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
1.1.5.1 Le gestionnaire S’assurer de la compréhension de la réponse A chaque
du guichet par le client. visite
1.1.5.2 Le gestionnaire Marquer sa considération pour le client en A chaque
du guichet reformulant ce qui a été décidé, et en visite
confortant le client.
1.1.5.3 Le gestionnaire Manifester de la sympathie, laisser une A chaque Charte d’accueil
du guichet dernière impression bonne et chaleureuse. visite DAF
1.1.5.4 Le gestionnaire Dans tous les cas, saluer le client au moment A chaque
du guichet où il quitte la DAF, rassurer le, lui souhaiter visite
la bonne journée.
1.1.5.6 Le gestionnaire Dans une perspective d’amélioration A chaque Registre de suivi
du guichet continue du service d’accueil au client : visite
∙ Noter tout ce qui pourrait améliorer les
conditions de l’accueil (réclamations,
plaintes, critiques formulées par le client,
…).
1.1.5.6 Le gestionnaire Transmettre mensuellement copie des pages Extraits du registre
du guichet du registre de suivi à la cellule de contrôle
interne, à la secrétaire.
1.2 Accueil présentiel au secrétariat
1.2.1 Organiser l’accueil
1.2.1.1 Le(a) Secrétaire Préparer la documentation et les outils de Permanent
travail qui doivent être à portée.
2.1.2 Le(a) Secrétaire Organiser l’espace d’accueil en vue de Chaque jour

conditionner l’esprit du client.
1.2.1.3 Le(a) Secrétaire Remettre au gestionnaire du guichet la Permanent
documentation et les informations qui lui
sont destinés
1.2.2 Accueillir respectueusement les clients
1.2.2.1 Le(a) Secrétaire Saluer le visiteur et se présenter A chaque
visite
1.2.2.2 Le(a) Secrétaire Attendre en silence que la personne se A chaque

présente et fasse sa demande visite
1.2.2.3 Le(a) Secrétaire Répondre aux demandes du visiteur pour se A chaque
diriger visite
1.2.2.4 Le(a) Secrétaire Délivrer les informations les plus simples : A chaque Document
Page 5 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 6 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
∙ Répondre avec précision à ses demandes visite d’information
d’informations ;
∙ S’il y a un document avec toutes les
informations le concernant, le lui donner.
1.2.3 Prendre l’identité du client et l’objet de sa visite
1.2.3.1 Le(a) Secrétaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque
éventuellement sur la fiche prévue à cet visite
effet.
1.2.3.2 Le(a) Secrétaire Pratiquer une écoute active et reformuler A chaque
pour être sûr d’avoir bien compris la visite
demande.
1.2.3.3 Le(a) Secrétaire S’assurer que le client a pris rendez-vous avec A chaque
le Directeur visite
1.2.4 Donner suite à la demande du visiteur
1.2.4.1 Le(a) Secrétaire Indiquer au visiteur la marche à suivre Au besoin
1.2.4.2 Le(a) Secrétaire En cas de rendez-vous confirmé : Au besoin
∙ annoncer au Directeur la présence du
visiteur ;
∙ Faire patienter le visiteur s’il le faut en
essayant d’évaluer le temps d’attente.
∙ Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
∙ Préparer l’espace d’entretien s’il y a lieu ;
∙ Introduire le client chez le Directeur au
moment venu.
Page 6 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 7 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
1.2.4.3 Le(a) Secrétaire En l’absence de rendez-vous : Au besoin Fiche d’audience
∙ S’assurer de la disponibilité du Directeur ;
∙ Si le Directeur est disponible :
- annoncer au Directeur la présence du
visiteur ;
- Faire patienter le visiteur s’il le faut en
essayant d’évaluer le temps d’attente.
- Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
- Préparer l’espace d’entretien s’il y a lieu ;
- Introduire le client chez le Directeur au
moment venu.
∙ Si le Directeur n’est pas disponible :
- Proposer un autre interlocuteur ou
enregistrer la demande de rendez-vous.
1.2.4.4 Le(a) Secrétaire En l’absence du Directeur : Permanent fiche d’absence
∙ Renseigner la fiche d’absence
1.2.4.5 Le(a) Secrétaire Dans le cas de réclamations ou de Au besoin Charte d’accueil

mécontentements divers : DAF
∙ Rester calme et courtois ;
∙ Poser des questions centrer sur les faits ;
1.2.4.6 Le(a) Secrétaire Dans le cas particulier des personnalités Au besoin Charte d’accueil
difficiles, appliquer les directives de la charte DAF
(pour ces cas d’impatients, d’agressifs, de
menaçant, d’humoriste, de séducteur,
d’imprécis, de nerveux, de bavard, anxieux,
1.2.5. Prise de congé du client et suivi
1.2.5.1 Le(a) Secrétaire S’assurer de la compréhension de la réponse A chaque
par le client. visite
1.2.5.2 Le(a) Secrétaire Marquer sa considération pour le client en A chaque
reformulant ce qui a été décidé, et en visite
confortant le client.
1.2.5.3 Le(a) Secrétaire Manifester de la sympathie, laisser une A chaque Charte d’accueil
Page 7 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 8 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
dernière impression bonne et chaleureuse. visite DAF
1.2.5.4 Le(a) Secrétaire Dans tous les cas, saluez le client au moment A chaque
où il quitte le secrétariat du directeur, visite
rassurer le, lui souhaiter la bonne journée.
1.2.5.6 Le(a) Secrétaire Dans une perspective d’amélioration A chaque Registre de suivi
continue du service d’accueil au client : visite
∙ Noter tout ce qui pourrait améliorer les
conditions de l’accueil (réclamations,
plaintes, critiques formulées par le client,
…).
1.2.5.7 Le(a) Secrétaire Transmettre mensuellement copie des pages Mensuel Extraits du registre
du registre de suivi à la cellule de contrôle
interne.
2 ACCUEIL TELEPHONIQUE (AU SERETARIAT)
2.1 Accueillir respectueusement les clients
2.1.1 Le(a) Secrétaire Décrocher le téléphone conformément au A chaque Charte d’accueil
minutage retenu dans la charte. appel DAF
2.1.2 Le(a) Secrétaire Se présenter, saluer l’interlocuteur et lui A chaque Charte d’accueil
proposer de l’aide appel DAF
2.1.3 Le(a) Secrétaire Attendre en silence que la personne se A chaque Charte d’accueil
présente et fasse sa demande appel DAF
2.2 Identifier l’identité du client et l’inviter à s’exprimer
2.2.1 Le(a) Secrétaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque Registre de suivi
éventuellement sur la fiche prévue à cet effet appel des appels
(noter également les questions que vous lui
poser).
2.2.2 Le(a) Secrétaire Au besoin, pratiquer une écoute active et A chaque Registre de suivi
reformuler pour être sûr d’avoir bien compris appel des appels
la demande.
2.3 Donner suite à la demande du visiteur
2.3.1 Le gestionnaire Filtrer l’appel en délivrant si possible les Au besoin Documents
du guichet informations les plus simples : d’information
∙ Répondre avec précision à ses demandes
d’informations ;
∙ S’assurer de la compréhension de la
réponse par le client.
Page 8 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 9 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
2.3.2 Le(a) Secrétaire Sinon mettre en attente pour transférer Au besoin Répertoire
l’appel au Directeur ou la personne indiquée : téléphonique
interne
∙ si le transfert échoue, noter le message du
client avec précision (renseigner la fiche
d’absence) et prendre congé ;
∙ Si le transfert passe, annoncer l’appel
entrant
2.3.3 Le(a) Secrétaire Répondre à l’interlocuteur : Au besoin Agenda de travail
ou
∙ Au besoin, pratiquer un barrage si par
Tout agent exemple la demande ne concerne pas la
destinataire de DAF ;
transfert
∙ Préserver sa disponibilité au besoin si
occupé (e) en convenant d’un rendez-vous.
2.3.4 Le(a) Secrétaire Dans le cas de réclamations ou de Au besoin Charte d’accueil
ou mécontentements divers : DAF
Tout agent ∙ Rester calme et courtois ;
destinataire de
transfert ∙ Poser des questions centrer sur les faits ;
2.3.5 Le(a) Secrétaire Dans le cas particulier des personnalités Au besoin Charte d’accueil
ou difficiles, appliquer les directives de la charte DAF
Tout agent (pour ces cas d’impatients, d’agressifs, de
destinataire de menaçant, d’humoriste, de séducteur,
transfert d’imprécis, de nerveux, de bavard, anxieux,
2.4 Prendre congé du client et assurer le suivi
2.4.1 Le (a) Secrétaire S’assurer de la compréhension de la réponse A chaque
ou par le client. appel
Tout agent
destinataire de
transfert
2.4.2 Le(a) Secrétaire Marquez votre considération pour le client en A chaque
ou reformulant ce qui a été décidé, et en appel
Tout agent confortant le client.
destinataire de
transfert
2.4.3 Le(a) Secrétaire Etre sympathique, laisser une dernière A chaque
ou impression bonne et chaleureuse. appel
Page 9 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 10 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
périodicité
Tout agent
destinataire de
transfert
2.4.4 Le(a) Secrétaire Dans tous les cas, saluez le client au moment A chaque
ou où il quitte le secrétariat du directeur, appel
Tout agent rassurer le, lui souhaiter la bonne journée.
destinataire de
transfert
2.4.5 Le(a) Secrétaire Dans une perspective d’amélioration Au besoin
ou continue du service d’accueil au client :
Tout agent Noter tout ce qui pourrait améliorer les
destinataire de conditions de l’accueil (les critiques
transfert formulées par le client, …).
3.1.2. PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER
3.1.2.1. Gestion du courrier départ
3.1.2.1.1. Définition
On désigne par «courrier départ » l’ensemble des correspondances rédigées et adressées

à des destinataires internes ou externes. Ce sont : les ordres de mission, les autorisations
d’absence, les notes de service, les notes d’information, les notes techniques, les
convocations, les lettres, les lettres d’explication, d’avertissement, de mise à pied, les
certificats de travail, les bordereaux d’envoi, etc.
3.1.2.1.2. Objectif de la procédure
Assurer un meilleur traitement du courrier départ pour une meilleure communication avec les
correspondants de la direction.
3.1.2.1.3. Champ d’application
La procédure s’applique à tout courrier émis par la direction pour un destinataire à l’intérieur ou
à l’extérieur du ministère.
3.1.2.1.4. Principes et règles de gestion
La forme administrative du courrier doit être respectée par l’initiateur (directeur, chef de service,
agent de structures d’appui, agent des services techniques) en fonction du type de
correspondance.
Page 10 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 11 / 98
Tout courrier officiel doit être signé par le Directeur. Une référence constituée d’un numéro
d’ordre et d’une date est également attribuée au courrier.
Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre « courrier départ » ou «Fax
départ » avant sa transmission par la/le secrétaire.
Elle inscrit :
la référence attribuée au courrier ;

la date de départ ;
le destinataire ;
l’objet ;
les observations éventuelles.
Une copie du courrier doit être conservée au Secrétariat de la Direction qui tiendra un chrono
«Courrier départ» et un chrono « Fax départ » à cet effet. Le courrier fax sera archivé avec le
rapport de transmission délivré par le télécopieur. Une ampliation des courriers électroniques
doit être faite au Directeur.
3.1.2.1.5. Liste des opérations
1. Préparation du courrier ;
2. Signature du courrier ;
3. Enregistrement du courrier ;
4. Envoi du courrier ;
5. Archivage du courrier.
3.1.2.1.6. Description de la procédure
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
1 Préparation du courrier
1.1 Tout agent - Produire le projet de courrier ; 1 jour Projet de courrier
initiateur - Soumettre le projet de courrier au chef de
service
1.2 Tout chef de Examiner le projet de courrier soumis par 1 jour Projet
service l’agent initiateur. Si le projet de courrier est de
amendé, sinon faire prendre en charge les courrier
corrections avant signature.
Page 11 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 12 / 98
1.3 Tout agent - Enregistrer le projet de courrier validé dans le 1 jour - Projet de
initiateur registre « courrier départ » du service ; courrier ;
- Transmettre le courrier au secrétariat ; - Registre de
- Faire acquitter la réception du projet de transmission
courrier par le personne ayant réceptionné le
courrier ;
- Confirmer la transmission du courrier au chef
de service
-
1. La secrétaire - Après réception, veiller à la qualité de la Permanent - Projet de
présentation du courrier Insérer le courrier courrier ;
dans le parapheur ;
- En cas de besoin apprêter l’enveloppe en
mentionnant directement sur celle-ci
l’adresse du destinataire ;
2 Signature du courrier
2.1 La secrétaire - Introduire le courrier chez le Directeur pour 1 jour Correspondance
signature;
- Attirer son attention sur les délais à respecter.
2.2 Le Directeur - Apprécier le courrier ; 1 jour Correspondance
- Signer le courrier
3 Enregistrement du courrier
3.1 La secrétaire - Récupérer le courrier chez le Directeur ; 1 jour Correspondance
- Retirer le courrier signé du parapheur ; signée ;
- Apposer le cachet du Directeur à côté de la
signature ;
- Porter les références (numéro, date) sur
l’original du courrier ainsi que sur les autres
copies ;
- Transmettre le courrier à l’Assistant de
Secrétariat.
3.2 L’assistant de Enregistrer le courrier dans le registre de départ 1 jour - Correspondanc
secrétariat du courrier pour le(s) destinataire(s) (renseigner es signé ;
les colonnes et les lignes de ces registres). - Registre
courrier départ
4 Envoi du courrier
Page 12 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 13 / 98
4.1 L’assistant de - Séparer les originaux des lettres de leurs 1 jour - Registre de
secrétariat copies et les originaux des pièces jointes de transmission
leurs copies, courrier ;
- Remettre l’original du courrier et le registre - Courrier signé
de transmission à l’Agent de liaison pour
ventilation, si courrier interne ou expédition,
si courrier externe.
- Remettre une (01) copie du courrier pour le
service initiateur, joindre le dossier initial
portant les observations du Directeur pour
certains dossiers et le fond du dossier ;
4.2 L’Agent de - Transmettre le courrier au destinataire ; 1 jour Registres courrier

liaison - Recueillir la signature de la personne ayant départ
réceptionné le courrier chez le destinataire ;
- Pour le courrier confié à la poste, ou aux
sociétés de transport, se faire livrer la pièce
justificative y relative que la secrétaire
classera dans le chrono correspondant.
5 Archivage du courrier
5.1 La secrétaire - Classer une (01) copie du courrier dans le 1 jour Chrono
chrono « Courrier Départ ». d’archivage
3.1.2.2. Gestion du « courrier arrivée »

3.1.2.2.1. Définition
Le « courrier arrivée » est l’ensemble des correspondances provenant de l’extérieur. Il s’agit

notamment des documents ou correspondances administratives (sur support papier ou
électronique), des fax, des factures, des offres de services, des demandes de stage, de formation,
etc.
3.1.2.2.2. Objet de la procédure
Assurer un meilleur traitement du courrier arrivée pour une meilleure circulation de

l’information à l’intérieur de la direction.
3.1.2.2.3. Champ d’application
La procédure s’applique à tout courrier (lettre, bordereau, fax, email, … ) reçu par la DAF.
3.1.2.2.4. Principes et règles de gestion
Page 13 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 14 / 98
Tout courrier reçu doit être enregistré par l’Assistant de secrétariat dans le registre « Courrier
arrivée » ou dans le registre « Fax arrivée » qui précise :
la date d’arrivée ;
les références d’origine (date et le numéro de la correspondance) ;
l’expéditeur ;
l’objet ;
le destinataire.
Tout courrier reçu doit porter le cachet « Courrier arrivée » les références internes à la DAF (date
d’arrivée, numéro interne attribué au courrier).
Tout courrier reçu doit être transmis avec une fiche d’accompagnement au Directeur qui l’affecte
au destinataire après en avoir pris connaissance.
La distribution du courrier arrivé aux destinataires se fait à l’aide d’un cahier de transmission
dans lequel les intéressés émargent pour accuser la réception effective du courrier.
Une copie de tout courrier arrivée doit être conservée au Secrétariat dans le chrono « Courrier
arrivée » ou « Fax arrivée ».
3.1.2.2.5. Liste des opérations
• Enregistrement du courrier ;
• Traitement du courrier ;
• Affectation du courrier au destinataire ;
• Archivage du courrier.
3.1.2.2.6. Description de la procédure
1.1 L’assistant de • Réceptionner le courrier : 1 jour - Registre courrier
secrétariat - Vérifier l’existence physique du courrier arrivé ;
enregistré dans le registre de transmission de - Fiche
l’expéditeur ; d’accompagnem
- S’assurer que la direction est le destinataire ent
dudit courrier ;
- Accuser réception du courrier dans le registre
de transmission de l’expéditeur si courrier
conforme, si non ne pas réceptionner ;
• Enregistrer le courrier dans le registre du
courrier «arrivée ».
Page 14 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 15 / 98
2 Traitement du courrier
2.1 L’assistant de - Dépouiller le courrier ; 1 jour Courrier
secrétariat - Insérer la fiche d’accompagnement sur le
courrier, y porter les références (numéro,
date) et le transmettre à la secrétaire du
Directeur.
2.2 La secrétaire - Réceptionner le courrier transmis par 1 jour Courrier
l’Assistant de la Secrétaire ou toute autre
personne (accusé de réception dans le
registre) ;
- Dépouiller le courrier si reçu main à main ;
- Insérer le courrier dans le parapheur ;
- Introduire le courrier chez le Directeur pour
affectation ;
-
3 Affectation du courrier
3.1 Le Directeur - Prendre connaissance du courrier ; 1 jour Fiche
- Affecter le courrier en renseignant la fiche d’accompagnemen
d’accompagnement. t
4.1 La secrétaire - Récupérer le courrier imputé par le Directeur ; 1 jour
- Retirer le courrier imputé du parapheur ;
- Faire copie du courrier imputé pour
classement ;
- Transmettre le courrier à l’Assistant de - Fiche
Secrétariat. d’accompagne
ment ;
- Courrier
4.2 L’assistant de - Faire les copies du courrier en nombre 1 jour

secrétariat suffisant ; Registre de
- Enregistrer le courrier dans les registres de transmission du
transmission aux services (renseigner les courrier arrivé
colonnes et les lignes correspondantes) ;
- Remise du courrier à l’agent de liaison pour
dispatching aux services dentinaires;
5 Archivage du courrier
5.1 La secrétaire - Classer une (01) copie du courrier dans le 1 jour Chrono
chrono « Courrier Arrivée ». d’archivage
Page 15 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 16 / 98
6 Prise en main du courrier
6.1 L’Agent de - Transmettre le courrier au destinataire ; 1 jour Registre de
liaison - Recueillir la signature de la personne ayant transmission
réceptionné le courrier chez le destinataire ;
-
6.2 Tout chef de - Après réception, enregistrer le courrier dans le 1 jour - Courrier ;
service registre « courrier arrivée » du service ; - Registre arrivée
- Affecter, par annotations écrites (date
d’imputation, instruction, délai de mise en
œuvre), le courrier aux agents du service pour
prise en charge.
6.3 Tout agent - Réceptionner le courrier en émargeant dans le 1 jour - Courrier ;
registre « courrier arrivée » du service ; - Registre arrivée
- S’assurer de la bonne compréhension des
orientations ou instructions de la hiérarchie ;
Page 16 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 17 / 98
3.1.3. PROCEDURE DE GESTION DES ARCHIVES
La procédure d’archivage des documents administratifs vise les objectifs suivants :
- Faciliter la recherche de dossiers par le classement et le rangement des fonds ;
- Sauvegarder la mémoire des activités de l’administration ;
- Assurer la conservation de la valeur informative des documents administratifs.

3.1.3.2. Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par la direction dans le
cadre de ses activités.
3.1.3.3. Principes et règle de gestion
Les principes du délai de communicabilité et du secret de communication des fonds d’archives

sous-tendent la mise en œuvre de la procédure. La gestion des archives est régie par la Loi n°98-
061/AN du 22 décembre 1998 relative aux archives nationales.
La procédure d’archivage des documents administratifs s’articulent autour des opérations

suivantes :
Collecte des fonds d’archives ;
Tri et traitement des fonds d’archives ;
Communication des documents archivés ;
Transfert des archives de la direction à la structure faîtière du ministère en charge des

archives
Page 17 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 18 / 98
3.1.3.5. Flux des tâches
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1. Collecte des fonds d’archives
1.1. Chargé des archives Elaborer le tableau de gestion des 7 jours Tableau de
archives gestion
1.2. - Secrétaire ; Réceptionner les documents à Permanent - Registre ;
- Chefs de service ; archiver - documents
- Chargé des
archives.
1.3. Chargé des archives Enregistrer les documents reçus Permanent - Registre ;
dans un registre - Documents
2. Tri et traitement des fonds d’archives
2.1. Chargé des archives Coter les documents à archiver Permanent Documents à
archiver
2.2. Chargé des archives Classer les documents Permanent - Chemises ;
- Boîtes
d’archives
2.3. Chargé des archives Procéder au rangement sur le Permanent Boîtes d’archive
rayonnage
3. Communication des documents archivés
3.1. Chargé des Communiquer au besoin les 2 fois/ semaine Documents
archives documents archivés consultés
3.2. Chargé des archives Tenir un registre de Permanent - Registre ;

communication des documents - documents
archivés consultés
3.3. Chargé des archives Evaluer la fréquentation Annuel - Outils
d’évaluation ;
- Registre ouvert
aux visiteurs
4. Transfert des archives de la direction à la structure faîtière du ministère en charge des
archives
4.1. Chargé des archives - Déclasser les documents à Trimestre - Documents
archiver à la direction chargée déclassés ;
des archives du ministère ou de
l’institution ;
Page 18 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 19 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
- Soumettre le bordereau d’envoi 1 jour - Projet de BE
(BE) des documents à
l’attention de chef SAF
4.2. Chef SAF Examiner et soumettre le BE des 1 jour Projet de BE
documents à la signature de DAF
4.3. DAF Approuver et signer le BE 1 jour BE signé
4.4. Secrétaire Assurer la transmission du BE 1 jour - BE signé
accompagné des pièces - Registre de
transmission
3.1.4. PROCEDURE D’ANIMATION DES CADRES DE CONCERTATION
En plus des cadres de concertation classiques (réunions de direction, réunions de service,

assemblées générales), des rencontres régulières se tiennent entre le DAF et les autres des
acteurs du réseau financier du ministère ou de l’institution que sont les SAFs, les DAF des
EPE, les Agents comptables, les contrôleurs financiers, les unités de vérification, le
percepteur spécialisé et les régisseurs d’avances et de recettes.
La mise en œuvre de la procédure vise les objectifs ci-après :
- planifier les activités en fonction des objectifs stratégiques ;

- évaluer les résultats atteints ;
- promouvoir une communication horizontale et verticale au sein de la direction.
La procédure est applicable aux activités des cadres de concertation de la Direction de

l’Administration et des Finances des ministères et des institutions.
3.1.4.3. Principe et règles de gestion
L’assemblée générale, la réunion de direction et la réunion de service sont organisées

conformément aux dispositions réglementaires instituant les cadres de concertation.
- L’assemblée générale regroupe tous les agents de la direction et est présidée par le
Directeur ;
- La réunion de direction regroupe le/la directeur (trice), l’ensemble des chefs de services
et est présidée par le Directeur ;
Page 19 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 20 / 98
- La réunion de service regroupe le chef de service et les agents du service et est présidée
par le chef de service.
Elles se tiennent en autant de fois que les textes y afférents l’autorisent.
Le cadre de concertation entre le DAF et les autres acteurs du réseau financier qui vise à
renforcer la gestion budgétaire au sein du ministère ou de l’institution se tient trimestriellement.
En outre il est prévu une rencontre mensuelle entre la DMP, la DAF et le DC-MEF du ministère ou
de l’institution pour faire le point périodique de la mise en œuvre du PPM et convenir ensemble
de mesures correctives éventuelles à prendre pour son exécution optimale.
La procédure est mise en œuvre à travers deux (02) opérations :
Organisation des cadres de concertation internes à la DAF ;
Participation à la rencontre tripartite DMP, DAF et DC-MEF ;

Organisation du cadre de concertation entre le DAF et les autres acteurs du réseau financier.
3.1.4.5. flux des tâches
Délai de
traitemen
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches t/
interfaces
Périodicit
é
1. Organisation du cadre de concertation interne à la DAF
1.1. Préparation et organisation des réunions internes
Chargé SE - Elaborer le projet de chronogramme 2 jours - Programme d’activités
1.1.1. annuel des réunions des différents annuelles ;
cadres de concertation de la - Textes instituant les
Direction ; cadres de
- Soumettre le projet de concertation ;
chronogramme à l’approbation des - Projet de
chefs de service et à la validation du chronogramme.
Directeur.
Chefs de services Examiner et transmettre les 1 jour Fiche de propositions
1.1.2. observations relatives au projet de d’amendement
DAF
chronogramme
Chargé SE - Prendre en compte les observations 1 jour Projet de

1.1.3. transmises par les chefs de services chronogramme amendé
et le DAF ;
- Transmettre le projet de
chronogramme amendé à la
validation de DAF
Page 20 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 21 / 98
Délai de
traitemen
Documents et
interfaces
Périodicit
é
DAF Valider le projet de chronogramme 1 jour Chronogramme validé
1.1.4.
Chargé SE Transmettre le chronogramme annuel 1 jour Chronogramme validé
1.1.5. validé aux services. Registre de transmission
Chargé SE Elaborer et soumettre à la signature 1 jour Note de service

1.1.6. du Directeur une note de service de
rappel avant la tenue de chaque
réunion de cadre de concertation.
1.1.7. Secrétariat Diffuser la note de service par 1 jour - Note de service ;

affichage et transmission aux services. - Tableau d’affichage
1.1.8. - SAF ; Préparer la salle de réunion et prévoir 1 jour Supports de

- Secrétariat au besoin des supports de communication
communication.
1.1.9. rapporteur Assurer le secrétariat de la réunion du 1 jour Canevas de CR
cadre de concertation
1.2. Rédaction du compte rendu

1.2.1. rapporteur Rédiger le compte rendu (CR) de l’AG 2 jours Canevas de CR
ou de la réunion.
1.2.2. rapporteur Soumettre le compte rendu au DAF 1 jour Projet de CR
pour amendement.
1.2.3. DAF Signer le CR des réunions ; 1 jour - CR de réunion ;
Signer le CR après prise en compte des - CR amendé par l’AG
amendements de l’AG ;
1.2.4. Secrétariat Photocopier le CR de l’AG ou de la 1 jour - CR ;
réunion après signature puis le - Photocopieur
transmettre aux services.
2. Participation de la DAF au cadre de concertation avec la DMP et le DC-MEF
2.1. Préparation de la participation à la réunion du cadre de concertation DMP, DAF et DC-MEF
2.1.1. Chef SEBC - Faire produire les états de 3 jours - Etats d’exécution du
Chef SCP préparation ou d’exécution du PPM PPM ;
en sa partie relevant de la DAF. - Note analytique.
- En produire une note analytique et
la soumettre à l’attention du
Page 21 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 22 / 98
Délai de
traitemen
Documents et
interfaces
Périodicit
é
Directeur.
2.1.2. DAF Examiner et s’approprier le dossier des 1 jour - Etats d’exécution du
états et note analytique du PPM PPM ;
Note analytique
2.1.3. DAF et ses Prendre part activement à la Etats d’exécution du
collaborateurs concertation tripartite. PPM
concernés par le
PPM
3. Organisation du cadre de concertation entre le DAF et les autres acteurs du réseau
financier
3.1. Préparation et organisation des réunions du cadre de concertation entre le DAF et les autres
acteurs du réseau financier
3.1.1. Chargé SE - Elaborer le projet de programme 2 jours - Programme d’activités
annuel des réunions du cadre de annuelles ;
concertation ; - Textes instituant les
- Soumettre le projet de programme cadres de
à l’approbation du Directeur. concertation ;
- Projet de
chronogramme.
3.1.2. DAF Examiner et soumettre le projet de 1 jour Le projet de programme
programme des réunions du cadre de
concertation au SG
3.1.3. Chargé SE Elaborer et soumettre au du Directeur 1 jour - projet de lettre
un projet de lettre circulaire de rappel circulaire
avant la tenue de chaque réunion de - Projet de note de
cadre de concertation. transmission
3.1.4. DAF Examiner et soumettre à la signature 1 jour - Note de transmission
de SG le projet de lettre circulaire - projet de lettre
circulaire
3.1.5. Chargé SE Transmettre électroniquement la Lettre circulaire
lettre circulaire signée accompagnée accompagnée des
d’éventuelles pièces jointes pièces jointes
3.1.6. SAF Préparer la salle de réunion et prévoir 1 jour Supports de
au besoin des supports de communication
communication.
3.1.7. rapporteur Assurer le secrétariat de la réunion du 1 jour Notes prises en réunion
cadre de concertation
Page 22 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 23 / 98
Délai de
traitemen
Documents et
interfaces
Périodicit
é
3.2. Rédaction du compte rendu
3.2.1. rapporteur Rédiger le compte rendu (CR) de la 2 jours Projet de CR
réunion.
3.2.2. rapporteur ; Soumettre par voie électronique et 1 jour - Projet de CR ;
chargé SE document physique le projet de CR - Registre de
aux acteurs pour amendement. transmission.
3.2.3. DAF - Signer le CR après prise en compte 1 jour CR amendé
des amendements de la réunion ;
3.2.4. Secrétariat Photocopier le CR de la réunion après 1 jour CR signé
signature puis le transmettre aux
acteurs.
3.2. PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
3.2.1. Définition
Elle consiste en la gestion des opérations courantes suivantes :
• Adéquation des besoins en ressources humaines ;

• Création et la conservation des dossiers individuels ;
• Tenue du tableau des effectifs du personnel ;
• Positions administratives des agents ;
• Affectations ;
• Organisation du processus de formation ;
• Système de motivation (lettre de félicitation, décoration) ;
• Processus d’évaluation des performances ;
• Procédures disciplinaires.
3.2.2. Objectifs de la gestion des ressources humaines
La mise en œuvre de la procédure vise à doter la direction en ressources humaines adéquates,

performantes et motivées.
3.2.3. Cadre législatif et règlementaire
Page 23 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 24 / 98
• Loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux
agents de la Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai 2005 ;
• l’Arrêté N°2011-1200/MFPTSS/CAB/ du 12/10/2011 portant listes des actes de gestion

des agents de la Fonction publique dévolus aux Présidents d’Institutions et aux Ministres ;
• Décret n°2011-1013/PRES/PM/MFPTSS du 22 /12/2011 portant critères et modalités

d’évaluation des agents de la fonction publique ;
• Décret n°2003-083/PRES/PM/MFPRE/MFB du 19 février 2003 portant modalités

d’évaluation des agents de la fonction publique en situation particulière;
• Décret n°2005-679/PRES/PM/MFPRE/MFB du 30 décembre 2005 portant dérogation au

système d'évaluation des agents de la fonction publique.
3.2.4. Procédure d’adéquation des besoins en ressources humaines
Assurer une adéquation entre les effectifs et les profils des agents aux postes de travail de
DAF/DMP.
La procédure s’applique à tous les agents en service ou nouvellement affectés à la DAF/DMP.
3.2.4.3. Principes et règles de gestion
L’adéquation des besoins en ressources humaines est fondée sur le principe de l’efficience dans
la gestion des ressources humaines et dans l’exécution des activités de service.
La description des postes de travail et/ou la disponibilité d’un référentiel des normes de
personnel constitue les préalables à sa mise en œuvre.
Elle comporte deux (02) opérations :
Planification des besoins en ressources humaines ;
Mise à jour des effectifs.

Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
1. Planification des besoins en ressources humaines
Page 24 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 25 / 98
Délai de
Documents ou
interface
Périodicité
1.1. - Directeur ; Déterminer le niveau d’horizon souhaité 1 jour Plan de recrutement du
- SAF ; pour la planification. ministère /institution.
- Chargé RH
1.2. - Chargé RH ; Repérer les facteurs d’évolution 2 jours - Document de politique
- Chefs de prévisibles en termes d’objectifs et du département ;
service. d’activités. - Plan stratégique de
l’institution.
1.3. - Chargé RH ; Etablir des scénarii d’évolution. 3 jours Tableau des scénarii.
- Chefs de
service
1.4. Chargé RH Identifier les emplois sensibles et les 1 jour Fiche de postes de
postes clés. travail
1.5. Chargé RH Proposer des plans permettant 2 jours Schéma d’anticipation
d’anticiper sur ces besoins futurs.
2. Mise à jour des effectifs
2.1. Chargé RH Tenir à jour un tableau de : Permanent - Tableau de
- répartition du personnel par services ; répartition
- répartition du personnel par fonctions ;
- répartition du personnel par statuts ;
- répartition du personnel par niveaux
hiérarchiques ;
- répartition du personnel par niveaux
d’études.
2.2. Chargé RH Tenir à jour un tableau de position Permanent - Tableau de
administrative du personnel répartition ;
2.3. - SAF ; - Analyser l’écart entre les ressources 7 jours - Fiches de postes ;
- Chargé RH actuelles et les besoins, en - Référentiel des
concertation avec le responsable de normes de personne.
chaque service ;
- Proposer des mesures d’ajustement
pertinentes.
Page 25 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 26 / 98
3.2.5. Procédure de création et de conservation des dossiers individuels

Il s’agit d’assurer la disponibilité des actes et documents relatifs à la situation personnelle et

professionnelle de chaque agent
La procédure s’applique à l’ensemble des dossiers de tous les agents de la DAF
Cette procédure s’exécute conformément aux règles qui régissent les emplois et les agents de
l’administration publique, les données à caractère personnel et l’archivage. La création et la
conservation des dossiers individuels nécessitent un espace sécurisé et des meubles de
rangement adaptés.
3.2.5.4. Liste des opérations de la procédure
La procédure est constituée de trois (03) opérations :
Création du dossier individuel ;
Conservation du dossier individuel ;
Consultation du dossier individuel.

Délai de
Documents ou
interfaces
Périodicité
1. Création du dossier individuel

Ouvrir un dossier individuel pour chaque - Pochette ;
1.1. Chargé RH agent nouvellement affecté en 1 jour -
mentionnant son numéro matricule, son
nom et ses prénoms sur le dossier ;
- Classer les actes de l’agent en quatre - Actes administratifs
1.2. Chargé RH (04) rubriques (Etat civil, Actes 3 jours de chaque agent
réglementaires, Evaluation, Autres) ;
- Etiqueter chaque dossier ;
- Classer les dossiers constitués dans
les meubles de rangement suivant un
plan prédéfini.
Page 26 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 27 / 98
Délai de
Documents ou
interfaces
Périodicité
2. Conservation du dossier individuel de l’agent

- SAF ; Collecter les pièces officielles et 1 jour - Actes administratifs
2.1. documents justificatifs modifiant la de l’agent ;
- Chargé RH
situation professionnelle de chaque
agent.
Chargé RH Tenir à jour le dossier individuel de Actes administratifs de
2.2. l’agent en classant régulièrement les l’agent.
1 jour
actes collectés.
Chargé RH Archiver le dossier de l’agent pour 1 jour - Dossier individuel ;
2.3. compter de sa sortie définitive de la - Acte de sortie
Fonction publique. définitive
3. Communication et consultation des dossiers individuels
Chargé RH Tenir un registre de consultation des Permanent Registre

3.1. dossiers individuels
SAF Communiquer le dossier individuel à Dès requête Dossier individuel
3.2. l’agent (cas de procédure disciplinaire) de l’agent
Chargé RH Enregistrer les consultations et A chaque Registre
3.3. mentionner les actes sollicités. consultation
Page 27 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 28 / 98
3.2.6. Procédure de gestion des positions administratives

3.2.6.1. Objet de la procédure
Assurer le suivi des positions administratives de l’agent
La procédure s’applique à tous les agents de DAF
3.2.6.3. Règle de gestion
La procédure de gestion des positions administratives s’effectue dans le respect des dispositions
de la Loi N° 013/98/AN du 28 avril 1998 Portant régime juridique applicable aux emplois et aux
agents de la fonction publique (modifiée par la loi n˚ 019-2005/AN du 18 mai 2005) et les
dispositions portant dévolution des actes de gestion aux Ministre et Président d’institution.
L’Arrêté N°2011-1200/MFPTSS/CAB/ du 12/10/2011 portant listes des actes de gestion des

agents de la Fonction publique dévolus aux Présidents d’Institutions et aux Ministres.
La procédure comporte trois (03) opérations :
Traitement des demandes de congé administratif ;
Traitement des demandes d’autorisation d’absence personnelle ;
Traitement des demandes de détachement, de mise en disponibilité et de mise à

disposition.
Délai de
Documents ou
interfaces
Périodicité
4. Traitement des demandes de congé administratif
Traiter les décisions de congé
Réceptionner et transmettre les - Registre ;

demandes de décision de congé
SAF 1 jour - Demande de
adressées au Ministre ou au Président
d’institution. décision de congé
Page 28 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 29 / 98
Elaborer et transmettre les projets de - Prise de service ;

Chargé RH décision de congé à la signature du 1 jour - Décision du dernier
Secrétaire général. congé
- Secrétaire ; Réceptionner les décisions de congé
- - SAF ; après signature et les mettre à 2 jours Registre
- Chargé RH disposition des agents concernés.
Traiter les demandes de jouissance de congé :

DAF Réceptionner les demandes de
1 jour registre
jouissance de congé adressées à DAF ;
- DAF ; - Programme
Planifier le départ en congé d’activités ;
- - SAF ; 2 jours
- Canevas de
- Chefs de service planification
Elaborer les autorisations de jouissance
Chargé RH 1 jour Décision de congé
de congé.
Elaborer les certificats de cessation de Certificat de
Chargé RH 1 jour
service. cessation de service
Elaborer les certificats de reprise de Certificat de reprise
Chargé RH 1 jour
service. de service
Réceptionner les actes après signature
et les mettre à disposition des agents Décisions et
Chargé RH 1 jour
concernés et classer les copies dans les certificats
dossiers individuels.
Traiter les demandes d’autorisation d’absence
Réceptionner et transmettre les - Registre ;
demandes d’autorisation d’absence
Chargé RH dont la décision ne relève de la 1 jour - Demande
compétence du supérieur hiérarchique d’autorisation
immédiat. d’absence
Autorisation
Chargé RH Elaborer les autorisations d’absence. 2 jours
d’absence
Permane Fiche individuelle
Chargé RH Tenir une fiche individuelle d’absence.
nt d’absence
Traitement des demandes de détachement, de mise en disponibilité et de mise à disposition
Réceptionner les demandes de - Registre ;
- SAF ;
- détachement, de mise en disponibilité - Demande des
- Chargé RH et de mise à disposition agents.
Vérifier la conformité des pièces Nomenclature des
Chargé RH
requises pour chaque demande actes
Page 29 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 30 / 98
- Directeur ; Transmettre par BE les demandes 2 jours - BE ;

- - SAF ; conformes à la DRH - Logiciel de gestion
- Chargé RH du courrier
Collecter les actes de détachement, de - Dossiers
mise en disponibilité et de mise à individuels
Chargé RH 2 jours
disposition du personnel pour
classement dans les dossiers individuels - Actes de gestion
Page 30 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 31 / 98
3.2.7. Procédure de mise en œuvre des affectations
Assurer une mobilité professionnelle en réponse aux besoins en effectifs et en compétences

intérieur et extérieur de la direction.
La procédure s’applique aux agents affectés de la direction ou au profit de la direction.
Les affectations sont motivées par les nécessités de services et des besoins en ressources
humaines des structures exprimés sur la base des postes de travail décrits. Elles sont régies par la
Loi n° 013/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents
de la fonction publique (modifiée par la loi n˚ 019-2005/AN du 18 mai 2005) et les dispositions
réglementaires y afférentes.
La procédure est mise en œuvre en deux (02) opérations :
Organisation des affectations interne et externe ;
Elaboration des actes d’affectation.
3.2.7.5. Fiche descriptive des tâches

Délai de
Documents ou
interface
Périodicité
1. Organisation des affectations interne et externe
1.1. Affectations internes
1.1.1. - Chargé RH ; Centraliser les besoins des agents 3 jours Note de service
- Chef de service ; et les souhaits de départ des
services.
- Agents
Page 31 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 32 / 98
Délai de
Documents ou
interface
Périodicité
1.1.2. - Directeur, Chefs de Faire le point des besoins au 1 jour - Point des besoins
service directeur pour arbitrage en exprimés par les
réunion de direction et décision à agents
prendre. - Document des
postes de travail
1.1.3. Chargé RH Elaborer la note d’affectation ; Projet de note
d’affectation
Elaborer les certificats de Projet de décision
cessation et de prise de service ; de prise ou de
2 jours
cessation de
service
1.1.4. Chef SAF Examiner et soumettre à DAF les Projets de notes et

projets de notes de décision
1.1.5. DAF Approuver et signer les actes lui Notes et décisions
étant soumis. d’affectation
1.2. Affectations externes
1.2.1. - Directeur Réceptionner et ventiler la 2 jours Circulaire de DRH
- Secrétaire circulaire de DRH pour
l’expression des besoins en
- SAF
personnel.
- Chargé RH
1.2.2. Chargé RH Centraliser les besoins en 7 jours
personnel des services et les Demande
demandes d’affectation. d’affectation des
agents
1.2.3. - Directeur Faire le point des besoins au 1 jour - Point des besoins
- SAF directeur pour arbitrage en en RH ;
réunion de direction. - Demande
- Chef de service
d’affectation des
agents
1.2.4. - SAF Vérifier la conformité des 1 jour Textes législatifs et
- Directeur demandes d’affectation puis réglementaires
transmettre les demandes
- Chargé RH
conformes à la DRH
1.2.5. Chargé RH Rédiger le projet de lettre Demande
transmettant les besoins en d’affectation des
personnel à la DRH. agents
Page 32 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 33 / 98
Délai de
Documents ou
interface
Périodicité
1.2.6. SAF Participer aux travaux de la 3 jours Point des besoins

commission annuelle en RH
d’affectation.
1.3. Elaboration des actes d’affectation
1.2.7. Chargé RH Elaborer la note d’affectation. Notes d’affectation
Elaborer les certificats de Décisions de

cessation et de prise de service cessation ou de
prise de service
1.3.1. - SAF Soumettre les actes à la signature - Notes
- Secrétaire du Directeur les actes élaborés. d’affectation ;
2 jours
- Directeur - Décisions de
cessation ou de
prise de service
1.3.2. Chargé RH Classer les actes dans le dossier 1 jour - Notes
individuel de chaque agent. d’affectation ;
- Décisions de
cessation ou de
prise de service.
1.4. Accueil des agents nouvellement affectés
1.4.1. SAF Présenter les agents 1 jour
nouvellement affectés au sein de
la direction aux collaborateurs.
1.4.2. SAF Mettre à leur disposition les - Organigramme,
référentiels de la structure. programme
d’activités, plan
stratégique, plan
de formation…
- Plan de
communication
1.4.3. - Chargé RH Elaborer et mettre en œuvre un 5 jours/ Chronogramme de
- SAF chronogramme de passage des service passage
agents nouvellement affectés
dans les différents services(en
concertation avec le directeur et
les chefs de service).
1.4.4. Chargé RH Créer un dossier individuel et 2 jours - Dossier
établir une fiche individuelle pour individuel, Fiche
chaque agent puis les intégrer
Page 33 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 34 / 98
Délai de
Documents ou
interface
Périodicité
dans le fichier du personnel. individuelle ;
- SIGASPE
1.4.5. Chargé RH Mettre à jour le fichier du 1jour Fichier du

personnel par la prise en compte personnel
des agents affectés.
Page 34 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 35 / 98
3.2.8. Procédure de renforcement des capacités des agents
Le processus de renforcement des capacités du personnel est constitué de :
- L’élaboration du programme de formation ;
- La mise en œuvre des actions de formation.
La mise en œuvre du processus vise à :
Consolider l'existant :
• Progresser sur le plan individuel ;
• Améliorer les performances collectives ;
Accompagner le processus de changement :
• Réussir un investissement, une modernisation ;
• Faciliter un changement d'organisation ;
• Faire évoluer la culture et les comportements ;
• Développer l'adaptabilité ;
• Développer les potentiels humains ;
• Optimiser les flux promotionnels ;
• Préparer à la mobilité et à l'employabilité ;
• Former aux nouveaux métiers.
disposer d’un programme de formation cohérent et adapté aux besoins de la direction

et des agents.
Gérer de façon optimale l’exécution du programme de formation
La procédure s’applique à l’ensemble des actions de formations de la direction.

Page 35 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 36 / 98
3.2.8.3. Principes et règles de gestion de la procédure
L’élaboration du programme de formation tient essentiellement sur trois principes :
Le programme de formation est adossée à une politique de formation ;
L’élaboration du programme de formation est participatif ;
Le programme de formation est flexible (ajusté de façon périodique pour prendre

en compte les nouveaux besoins).
La formation des agents de l’administration publique est régie par les articles 43 et 84 de la Loi
n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la
Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai 2005 ; le Décret n°98-
375/PRES/PM/MFPDI/MEF du 15 /09/1998 portant attributions, composition et fonctionnement
des organes consultatifs de la Fonction publique.
Identification des besoins de formation) ;
Budgétisation et priorisation des besoins de formation ;
Validation du projet de programme de formation ;)
Exécution du programme de formation :
Gestion administrative des formations ;
Gestion financière des formations ;
Coordination avec les opérateurs.

3.2.8.5. Fiche des tâches
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement /
interface
périodicité
1. Identification des besoins de formation

1.1. DAF Déterminer l’horizon temporel du 1 jour
programme de formation
1.2. Chargé RH Elaborer un canevas d’identification des 1 jour
besoins de formation
1.3. Chargé RH Transmettre le canevas à renseigner aux
collaborateurs pour l’expression de leurs 1 semaine
besoins de formation
Page 36 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 37 / 98
Délai de
Documents ou
interface
périodicité
1.4. Chargé RH Recenser les besoins de formation 1 semaine Tableau synthétique

humaines identifiés suite à l’évaluation des des besoins de
collaborateurs formation issus de
l’évaluation
1.5. Chargé RH Analyser les besoins de formation au sein 3 jours/ Tableau des besoins
de chaque service service de formation par
service
1.6. Chargé RH Elaborer le projet de programme sur la 2 semaines Projet de base de
base des besoins analysés au niveau données « Gestion de
service la formation »
2. Priorisation et budgétisation
2.1. Chargé RH Regrouper les agents concernés par 2 semaines Tableau des modules
modules de formation : établir des listes de formation
de stagiaires pour chaque module de
formation, en précisant : nom et prénom,
poste occupé, unité de rattachement et
période souhaitée de la formation.
2.2. Chargé RH Prioriser les départs en formation : à partir 1 semaine Tableau des modules
du regroupement précédent, étudier les de formation
besoins estimés comme prioritaires par les priorisés
unités et gérer les cas les plus urgents.
2.3. Chargé RH Préparer le calendrier des départs : 1 semaine Tableau du calendrier
planifier l’ordre des départs en formation des modules de
des stagiaires en fonction de critères de formation
priorité (à définir chaque année). Procéder
à partir de la base de données et utiliser les
fonctions de tri par dates de départ.
2.4. Chargé RH Etablir le budget prévisionnel : générer 1 semaine Tableau du budget
tous les coûts relatifs aux actions de prévisionnel des
formation : frais pédagogiques, frais de formations
déplacement et d’hébergement, autres
frais. Pour se faire, utiliser les
fonctionnalités courantes d’un tableur.
3. Validation du projet de programme de formation
3.1. Conseil de Validation du programme de formation : 1 jour Programme de
direction ou au regard du tableau des modules de formation validé
Assemblée formation priorisés, du tableau du
générale calendrier des modules de formation et du
tableau du budget prévisionnel des
formations, il est procédé à un arbitrage
Page 37 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 38 / 98
Délai de
Documents ou
interface
périodicité
des actions de formation à retenir.
3.2. Appropriation du programme de 1 jour Programme de
Directeur formation par les acteurs, à travers une formation
communication à leur endroit à une communiqué
assemblée générale.
4. Exécution du programme d’action de formation
4.1. Chargé RH Gérer administrativement et Permanent - Tableur de suivi de
financièrement la formation : l’exécution de la
- formaliser les relations avec les formation ;
opérateurs (lettres d’intention, lettres de - Lettres
commande, etc.) ; administratives
- inscrire les stagiaires auprès des diverses ;
organismes de formation, constituer les - Pièces justificatives
dossiers de candidature, effectuer les comptables…
réservations et formalités (demande de
visa, déplacements, hébergement, etc.) ;
- tenir à jour la base de donnée du
personnel, et celle de la formation, (stage
suivi, contrôle assiduité, résultats tests et
évaluations, etc.) ;
- enregistrer toutes les dépenses liées à la
formation ;
- transmettre toutes les pièces comptables
au service habilité ;
- tenir à jour une situation financière
mensuelle permettant de suivre les
prévisions et les réalisations.
4.2. Chargé RH Se mettre en accord avec les opérateurs Permanent Documents collectés
de formation :
- collecter les documents de
suivi/évaluation ;
- rester en contact régulier avec les
opérateurs ;
- être à l’écoute des difficultés
rencontrées.
4.3. Chargé RH Tenir un tableau de bord de la formation : Permanent Tableau de bord de la
- mettre en place une grille d’indicateurs formation à jour
de suivi des formations,
- renseigner cette grille au fur et à mesure
de l’avancement du programme de
Page 38 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 39 / 98
Délai de
Documents ou
interface
périodicité
formation,
- communiquer les éléments du tableau de
bord de la formation aux responsables du
Ministère ou de l’institution.
Page 39 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 40 / 98
3.2.9. Procédure de gestion du système de motivation

3.2.9.1. Objectifs de la procédure
La gestion du système de motivation vise à :
- Décerner aux agents les récompenses conformément aux critères définis par la Loi ;
- Encourager les agents pour leur dévouement dans l’exercice de leur fonction.
La procédure s’applique à l’ensemble du système de motivation et concerne tous les agents de la

Direction.
Le système de motivation est composé :
- des décorations et des lettres de félicitation ou d’encouragement ;
- La désignation du meilleur agent de l’année.

La gestion du système de motivation est basée sur le principe de transparence et d’équité.
Les décorations et les lettres de félicitation ou d’encouragement sont décernées ou adressées

aux agents conformément aux critères d’ancienneté et/ou de mérite définis par les dispositions
de la loi n°013/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux
agents de la fonction publique.
La désignation du meilleur agent est annuelle. Elle vise à instaurer et perpétuer la culture de
l’excellence au sein de la direction.
La procédure porte sur trois (03) opérations :
la décoration ;
la lettre de félicitation ou d’encouragement ;
la désignation du meilleur agent.
Page 40 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 41 / 98
Séq. Délai de
Documents et
Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1. Décoration
1.2. - SAF ; Réceptionner la circulaire du Ministre Dès Circulaire du Ministre
- Directeur et la transmettre au SAF arrivée
1.3. - SAF Ventiler la circulaire aux services en 2 jours Circulaire du Ministre

- Chefs de services vue de recueillir leurs propositions.
1.4. - SAF ; Centraliser toutes les propositions des 01 jour Propositions des
- Chefs de services services services
1.1. - Directeur ; Initier et soumettre une note de 2 jours Note de service

- SAF ; service pour la mise en place d’un
comité de sélection des agents à
Chargé RH
proposer à la décoration
1.6. SAF Transmettre les résultats des travaux 01 jour Liste des proposés à la
du comité au Directeur décoration
1.7. - SAF ; Initier un projet de correspondance à la 01 jour Correspondance à
- Directeur signature du Directeur adressé à la DRH
DRH, transmettant les noms des agents
proposés à la décoration.
2. les lettres de félicitation ou d’encouragement
2.1. - Directeur ; Identifier l’agent conformément aux Les résultats des
critères prédéfinis. 01 jour
- Chefs de service évaluations
2.2. SAF Initier le projet de lettre de félicitation. 01 jour Projet de lettre
2.3. - Directeur ; Soumettre le projet de lettre de Note
félicitation au ministre/président 01 jour
- SAF d’institution par note Projet de lettre
2.4. Ministre/Président Si décision favorable, valider la lettre

d’Institution de félicitation.
2.5. Remettre la lettre de félicitation à lettre de félicitation
DAF
l’intéressé
01 jour
Diffuser la lettre de félicitation par
SAF
affichage au sein de la direction.
3. Désignation du meilleur agent de l’année
3.1. - Directeur ; Initier et transmettre une note de 1 jour Note de service
Page 41 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 42 / 98
Séq. Délai de
Documents et
Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
- SAF service aux services pour des
propositions.
3.2. Centraliser les propositions des Proposition des
SAF 1 jour
services services
3.3. - Directeur ; Organiser l’élection du meilleur agent à
l’occasion de la tenue de l’AG de fin Liste des
- SAF ; 1 jour
d’année. présélectionnés
- Agents
Remettre au lauréat la récompense Attestation, kit de
Directeur 1 jour
travail….
Page 42 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 43 / 98
Page 43 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 44 / 98
3.2.10. Procédure d’évaluation des performances des ressources humaine

Apprécier de façon régulière et objective les résultats attendus d’un collaborateur et

améliorer la communication entre le supérieur hiérarchique immédiat et ledit
collaborateur.
3.2.10.2. Champ d‘application de la procédure
La procédure s’applique à tous les agents publics de la direction en activité.
L’évaluation et la notation de la performance de l’agent sont faites annuellement (avant le

15 mars de l’année N+1) par son supérieur hiérarchique immédiat sur la base d’objectifs
préalablement définis (lettre de mission ou fiche d’indication des attentes) ;
L’évaluation suppose la description claire et précise des postes de travail et leur

application effective ;
L’appréciation des résultats atteints s’effectue au cours d’un entretien d’évaluation

préparé, lequel s’appuie sur une fiche d’évaluation et de notation normalisée contenant les
critères de l’évaluation que sont :
• la compétence professionnelle ;
• la conscience professionnelle ;
• le sens du service public.
Une note chiffrée sur dix (10) est arrêtée et communiquée au collaborateur à l’issue de
l’entretien d’évaluation. Cette note est contestable par toute personne ayant intérêt à agir ;
L’ensemble des fiches d’évaluation et de notation de la direction doivent être centralisées au SAF
et transmises à la DRH;
• Fixation des objectifs de performance (lettre de mission ou fiche d’indication des

attentes) ;
• Tenue de rencontres à mi parcours ;
• Remise du canevas des fiches d’évaluation et de notation pour renseignement et

fixation d’une date pour l’entretien d’évaluation ;
• Tenue de l’entretien d’évaluation suivi de la notation et de la transmission au SAF ;
Page 44 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 45 / 98
• Exploitation par le SAF de l’ensemble des performances des fiches d’évaluation et

de notation de la direction ;
• Transmission d’une copie de la fiche d’évaluation et de notation par le DAF à la

DRH.
3.2.10.5. Description de la procédure

Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
1. Tout Supérieur Fixer de concert avec le collaborateur Début de la période - Lettre de mission
Hiérarchique les objectifs à atteindre pour la de référence N pour SHI ;
Immédiat (SHI) période de référence N sur la base de - Fiche d’indication
la fiche de description de postes de des attentes pour
travail et le programme d’activités du agent sans
service. pouvoir de
notation.
2. Tout SHI Rencontre d’échange à mi parcours Périodicité à Lettre de mission
pour prendre des mesures correctives convenir en ou fiche
autour d’éventuelles contraintes de fonction de la d’indication des
réalisation des objectifs ; nature des objectifs attentes réajustée.
poursuivis
3. Tout SHI Transmettre au collaborateur à En fin d’année de Canevas de la fiche

évaluer et à noter le canevas de la référence N d’évaluation et de
fiche d’évaluation et de notation : notation
Fiche A si agent ayant pouvoir de
notation ;
Fiche B si agent sans pouvoir de
notation
Page 45 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 46 / 98
Délai de
interface
Périodicité
4. Tenir l’entretien annuel d’évaluation En fin d’année de fiche d’évaluation
Tout SHI et pour échanger sur : référence N et au et de notation
collaborateur - le bilan des résultats de l’année de plus tard avant le 15 signée
(agent à noter) référence ; mars de l’année N+1
- la vérification de la capacité de
l’agent à prendre en charge les
exigences du poste qu’il occupe ;
- l’appui conseil du supérieur
hiérarchique immédiat de l’agent ;
- les contraintes de réalisation des
objectifs assignés;
- les activités réalisées hors objectifs
assignés.
A l’issue de l’évaluation, dégager
une note globale sur dix (10),
remettre une copie à l’agent évalué.
5. Tout SHI Transmettre une copie de la fiche En fin d’année de Bordereau d’envoi
d’évaluation et de notation de l’agent référence N et au de la fiche
évalué et noté au SAF plus tard avant le d’évaluation et de
15 mars de notation signée
l’année N+1
6. SAF Exploitation par le SAF de l’ensemble 1 mois après la Etat des
des performances des fiches remise de performances des
d’évaluation et de notation de la l’ensemble des agents de la
direction fiches direction
d’évaluation et de
notation
7. DAF Transmettre une copie de la fiche En fin d’année de fiche d’évaluation
d’évaluation et de notation à la DRH référence N et au et de notation
plus tard avant le
15 mars de
l’année N+1
3.2.11. Procédure disciplinaires
Page 46 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 47 / 98
Apprécier des faits ou comportements présumés fautifs et, en fonction du niveau de compétence
du supérieur hiérarchique immédiat (SHI), appliquer une sanction de premier degré ou
transmettre le dossier à la hiérarchie pour la suite de la procédure disciplinaire.
La procédure s’applique à tout agent public contre qui pèsent des faits présumés fautifs
La procédure est régie par la Loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable
aux emplois et aux agents de la Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai
2005 et le décret n°98-374/PRES/PM/MFPRE/MEF du 15/09/1998 portant modalités de mise en
demeure des fonctionnaires et contractuels de l’Etat en cas d’abandon de poste ou de refus de
rejoindre le poste assigné. Elle se fonde sur :
Le respect des droits de l’agent par le respect du principe du contradictoire et le droit

de se faire assister ;
L’appréciation des faits par le SHI pour les qualifier ou non de faute professionnelle ;
Demande d’explications écrites du SHI à l’agent ;
Application d’une sanction de premier degré ;
Transmission d’un rapport circonstancié et de la lettre d’explication de l’agent à la

hiérarchie.
3.2.11.5. Description des tâches

Délai de
Documents ou
Séq. Acteurs Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
1. SHI Informer l’agent et lui adresser une lettre de Sans délai La lettre de
demande d’explications écrites dès constatation demande
par le SHI de faits présumés fautifs ou que saisi de d’explications
tels faits écrites
2. SHI Trois (03) cas de figures après explications Sans délai - Lettre portant
écrites : sanction
- explications satisfaisantes, fin de la procédure ; disciplinaires
adressée à
- explications non satisfaisantes, apprécier le
l’agent ;
degré de gravité de la faute et si qualifiée de
faute « légère », proposer alors l’application de - Lettre adressée
l’une des sanctions disciplinaires de premier au ministre (+ le
degré suivantes : avertissement, blâme, rapport de
exclusion temporaire de fonction de 15 jours au l’affaire et la
Page 47 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 48 / 98
Délai de
Documents ou
Séq. Acteurs Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
maximum ; lettre
- degré de faute plus élevé, transmettre la lettre d’explication de
d’explication de l’agent et un rapport l’agent
circonstancié de l’affaire à la hiérarchie ;
3. SHI En cas de refus de fournir les explications Consécuti Lettre portant
demandées, appliquer automatiquement une vement sanction
sanction de 1er degré sans préjudice de la au délai disciplinaires
poursuite de la procédure disciplinaire de huit adressée à l’agent
normalement engagée jours
4. SHI ou Cas d’abandon de poste ou refus de rejoindre le Sans délai - communiqué

autorité poste assigné (décret n°98-374 du 15/09/1998) radiodiffusé
investi du - Engager la procédure de mise en demeure à - Lettre
pouvoir l’encontre de l’agent par communiqué d’explications
d’affectation radiodiffusé de réintégrer le service ou de écrites ;
rejoindre le poste avant dix (10)jours, - Lettre adressée
transmettre une copie à la DRH ; au ministre (+
- Si l’agent reprend service ou rejoint son poste communiqué
avant l’expiration du délai de dix (10) jours, lui radiodiffusé
adresser obligatoirement une lettre de demande comportant le
d’explications écrites et se reporter à l’étape 2 ; visa de la 1ère
- Si l’agent ne reprend pas service ou ne rejoint diffusion et la
pas son poste à l’expiration du délai de dix (10) lettre
jours, transmettre le dossier au ministre pour d’explication de
suite de la procédure. l’agent)
NB : Après l’expiration du délai de dix (10) jours,
l’agent est en instance de licenciement et ne peut
donc être autorisé à reprendre service ou à
rejoindre son poste (procédure irréversible).
Page 48 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 49 / 98
3.3. PROCEDURES DE GESTION DU CONTROLE INTERNE ET DU SUIVI-EVALUATION
3.3.1. Procédure de gestion du contrôle interne
3.3.1.1. Définition
Le Contrôle Interne est un ensemble de dispositifs ayant pour but, d’une part d’assurer la
protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, d’autre part d’assurer
l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il est un instrument au profit de la bonne gouvernance dans l’organisation.
L’objectif général du contrôle interne est de renforcer et de systématiser les dispositifs de

contrôle permettant de s'assurer que les opérations courantes de la DAF se déroulent
conformément aux procédures en vigueur. Plus particulièrement, le contrôle interne vise :
- l’organisation et le suivi de la mise en œuvre des règles et procédures au sein de la

DAF ;
- la lutte contre la fraude et la corruption au sein de la DAF ;
- l’organisation des audits organisationnels et fonctionnels des services de la DAF ;
- la réalisation des audits et des vérifications confiés par le Directeur.
- la protection et la sauvegarde du patrimoine ;
- l’amélioration de la qualité de l’information ;
- l’amélioration des performances.
3.3.1.3. Cadre législatif et réglementaire
Arrêté portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de

l’administration et des finances (DAF)
Loi n°06-2003/AN du 23 janvier 2013 relative aux lois de finances et ses décrets
d’application ;
Loi n° 013/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et
aux agents de la fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai 2005 ;
Décret n°2003-083/PRES/PM/MFPRE/MFB du 19 février 2003 portant modalités
d’évaluation des agents de la fonction publique en situation particulière;
Page 49 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 50 / 98
Décret n°2005-679/PRES/PM/MFPRE/MFB du 30 décembre 2005 portant dérogation

au système d'évaluation des agents de la fonction publique ;
Cette procédure est applicable à toutes les structures de la DAF et à l’ensemble de leurs
opérations.
Quelques règles générales s'appliquent à toutes les fonctions et à tous les processus de la DAF. Il
s’agit :
de la séparation des fonctions : des règles strictes doivent être appliquées pour
qu'une même personne ne soit pas à la fois chargée d'une action et en même temps
d'en contrôler l'exécution,
du traçage des transactions : il est nécessaire d'enregistrer toutes les opérations
effectuées permettant ensuite de les reconstituer,
de la conservation des documents : il faut pouvoir retrouver les pièces justificatives
des opérations.
de la surveillance des opérations permet de s'assurer que les opérations se déroulent
normalement sans incident,
de la sécurité des opérations : il faut pouvoir assurer un bon niveau de sécurité de
façon à ne perdre aucune information significative.
Les principes qui gouvernent le contrôle interne sont les suivant :
Le principe d’organisation : mettre en place une organisation adaptée et formalisée

avec un organigramme clair, des fiches de postes et une séparation adéquate des
fonctions incompatibles.
Le principe d’intégration : les procédures de contrôle interne doivent être intégrées
et faire partie de la culture de l’entité, afin d’éviter des redondances et des
contradictions de contrôle.
Le principe de permanence : les procédures doivent être appliquées de façon
constante. Cependant, elles doivent être mises à jour pour tenir compte de
l’évolution du contexte et de nouveaux risques.
Le principe d’universalité : le contrôle interne concerne toutes les personnes dans
l’entité, en tout temps et en tout lieu (pas d’exclusion, pas de privilège, pas de
domaine réservé).
Le principe d’indépendance : les objectifs du contrôle interne doivent être atteints
indépendamment des méthodes, des procédés et des moyens mis en place du
Page 50 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 51 / 98
premier responsable. Le chargé de contrôle se doit définir et utiliser des outils qui lui
sont propres et qui permettra d’assurer une certaine objectivité dans l’exercice de
ses fonctions. Pour ce faire, ce dernier met en place un système de contrôle interne
bien structuré et adapté à l’entité.
Le principe d’information : le premier responsable doit disposer d’un système
d’information et de communication adéquat lui permettant de piloter
convenablement l’entité.
Le principe d’harmonie ou d’adéquation : le contrôle interne doit être adapté aux
caractéristiques de l’entité et de son environnement. En particulier, les procédures
doivent être adaptées à l’entité et non à l’Homme, car les Hommes passent, mais les
fonctions restent.
Le principe de prévision : le premier responsable met en place un système de
planification (stratégie, opérationnelle et budgétaire) et de gestion de changement
pour maîtriser l’évolution de son entité.
La qualité du personnel : Le personnel affecté à la réalisation des activités de la
direction doit être compétent et de bonne moralité.
3.3.1.6. Composantes du contrôle interne
Les composantes du contrôle interne sont les suivants :
l’environnement du contrôle ;
l’évaluation du risque ;
l’activité de contrôle ;
le suivi des recommandations ;
la prise en compte de ses composantes permettra au contrôle interne d’atteindre
ses objectifs ;
l’auditeur interne a compétence pour agir sur l’ensemble des services de la DAF.
Suivi de la régularité des opérations au sein de la DAF ;

Organisation des audits organisationnels
Organisation d’activités de lutte contre la corruption
Suivi de la mise en œuvre des recommandations.
3.3.1.8. Description du flux des tâches
Page 51 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 52 / 98
Délai de
interface
Périodicité
1. Suivi de la régularité des opérations au sein de la DAF
1.1. Chargé de Vérifier la régularité de l’ensemble des Permanent Rapports
contrôle opérations relatives à la gestion de
interne l’information, la gestion des ressources
humaines, la gestion des biens, la gestion
financière et comptable en basant
essentiellement le contrôle sur les éléments
Tout agent suivants :
- le respect des textes et procédures en
vigueurs ;
- la conformité des pièces : la complétude, la
régularité et la sincérité des pièces
justificatives ;
- la ponctualité (délai et périodicité).
1.2. Chargé de Elaborer un rapport après chaque opération 2 jours Rapport
contrôle de contrôle contenant les écarts aux normes
interne relevés et leur analyse, l’appréciation de
l’auditeur sur l’efficacité, l’efficience et la
fiabilité de la procédure et ainsi qu’une
formulation au besoin de recommandations et
mesures correctives.
2. Organisation des audits organisationnels
2.1. Chargé de Faire un état des lieux. Cette étape consiste à : Semestriel Canevas
contrôle - analyser et comprendre l’organisation
interne actuelle (rôles, responsabilités et missions
de chacun…) ;
- représenter l’organisation ;
- décrire les processus du périmètre (flux
d’information, enchaînement des tâches,
acteurs, automatisation…) ;
- apprécier les outils mis en place ;
- organiser des rencontres et des entretiens
avec les principaux intervenants de
l’organisation afin de connaître les
dysfonctionnements qu’ils peuvent
ressentir ;
- déterminer les risques et les contrôles.
2.2. Chargé de Evaluer l’organisation Mettre en place des
contrôle indicateurs permettant de mesurer la
productivité au regard des objectifs que
Page 52 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 53 / 98
Délai de
interface
Périodicité
interne l’organisation s’est fixée.
2.3. Chargé de Elaborer un rapport indiquant les forces et les - Rapport d’audit
contrôle faiblesses de l’organisation ainsi que les
interne
opportunités et les menaces de
l’environnement (circonstances dans
lesquelles les personnes exercent leurs
activités).
NB : les dysfonctionnements peuvent être de
tout ordre : actes de non qualité, tâches non
productives, non-respect des procédures…
2.4. Chargé de Proposer des recommandations à partir de - Rapport d’audit ;
contrôle l’état des lieux et des dysfonctionnements - Etat des
interne observés, proposer des pistes d’amélioration recommandations
afin d’optimiser l’organisation (meilleure
productivité, baisse des coûts, amélioration de
la qualité).
2.5. Chargé de Proposer un plan d’action pour la mise en - Rapport d’audit
contrôle œuvre des recommandations en impliquant - Etat des
interne les acteurs ; recommandations
- Plan d’actions
2.6. - Chargé de Organiser une séance de restitution à la fin de 2 jours

contrôle l’audit en présence de tous les acteurs Rapport d’audit
interne ; impliqués dans la gestion au niveau de la DAF.
- DAF
3. Organisation d’activités de lutte contre la corruption

3.1. Chargé de Planifier et organiser des séances de Trimestriel Chronogramme
contrôle sensibilisation sur la corruption Rapport d’activités
interne
3.2. Chargé de Dénoncer les cas avérés de pratiques Dès Rapports

contrôle malveillantes besoin
interne
4. Suivi de la mise en œuvre des recommandations
Page 53 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 54 / 98
Délai de
interface
Périodicité
4.1. Chargé de Etablir un plan d’actions pour le suivi de la - Recommandations
contrôle mise en œuvre des recommandations 2 jours - Plan d’action
interne après
réception
4.2. Chargé de Mettre les recommandations à la disposition 2 jours - Recommandations

contrôle des services et des agents ; après - Plan d’action
interne réception
- BE
4.3. Chargé de Apporter un appui conseil aux services 1 jour Rapport
contrôle
interne
4.4. Chargé de Vérifier la régularité de l’ensemble des Permanent Rapports
contrôle opérations relatives à la gestion de
interne l’information, la gestion des ressources
humaines, la gestion des biens, la gestion
financière et comptable en basant
essentiellement le contrôle sur les éléments
suivants :
le respect des textes et procédures en
vigueurs ;
la conformité des pièces : la complétude,
la régularité et la sincérité des pièces
justificatives ;
la ponctualité (délai et périodicité)
l’exactitude
4.5. Chargé de Elaborer un rapport après chaque opération 2 jours Rapport
contrôle de contrôle contenant les écarts aux normes
interne relevés et leur analyse, l’appréciation de
l’auditeur sur l’efficacité, l’efficience et la
fiabilité de la procédure et ainsi qu’une
formulation au besoin de recommandations et
mesures correctives.
5. Organisation des audits organisationnels
5.1. Chargé de Faire un état des lieux. Cette étape consiste à : Semestriel Canevas
contrôle
analyser et comprendre l’organisation
interne
actuelle (rôles, responsabilités et missions
de chacun…) ;
Page 54 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 55 / 98
Délai de
interface
Périodicité
représenter l’organisation ;
décrire les processus du périmètre (flux
d’information, enchaînement des tâches,
acteurs, automatisation…) ;
apprécier les outils mis en place ;
organiser des rencontres et des entretiens
avec les principaux intervenants de
l’organisation afin de connaître les
dysfonctionnements qu’ils peuvent
ressentir ;
déterminer les risques et les contrôles.
5.2. Chargé de Evaluer l’organisation : Mettre en place des 1 jour Canevas
contrôle indicateurs permettant de mesurer la
interne productivité au regard des objectifs que
l’organisation s’est fixée.
5.3. Chargé de Elaborer un rapport indiquant les forces et les 2 jours Rapport d’audit
contrôle faiblesses de l’organisation ainsi que les
interne
opportunités et les menaces de
l’environnement (circonstances dans
lesquelles les personnes exercent leurs
activités).
NB : les dysfonctionnements peuvent être de
tout ordre : actes de non qualité, tâches non
productives, non-respect des procédures…
5.4. Chargé de Proposer des recommandations à partir de 1 jour - Rapport d’audit
contrôle l’état des lieux et des dysfonctionnements - état des
interne observés, proposer des pistes d’amélioration recommandations
afin d’optimiser l’organisation (meilleure
productivité, baisse des coûts, amélioration de
la qualité).
5.5. Chargé de Proposer un plan d’action pour la mise en 2 jours - Rapport d’audit
contrôle œuvre des recommandations en impliquant - état des
interne les acteurs ; recommandations
- Plan d’actions
Canevas_plan_actio
n
Page 55 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 56 / 98
Délai de
interface
Périodicité
5.6. Chargé de Organiser une séance de restitution à la fin de 1 jour
contrôle l’audit en présence de tous les acteurs Rapport d’audit
interne impliqués dans la gestion au niveau de la DAF.
Page 56 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 57 / 98
3.3.2. Procédure de gestion du suivi-évaluation

Le suivi-évaluation (SE) est un ensemble de processus de planification, de collecte, d’analyse et

de synthèse de l’information, de réflexion et de présentation de rapport, indiquant les moyens et
compétences nécessaires pour que le résultat de l’activité apporte une contribution utile à la
prise de décision et à la capitalisation au sein de la direction.
Les objectifs du suivi évaluation sont :
- d’aider à la gestion des activités de la direction ;

- d’informer les parties prenantes aux activités ;
- de contrôler la réalisation des activités et l’atteinte des résultats ;
- d’ajuster la logique de l’intervention à l’évolution du contexte
- de fonder et orienter les activités pour le futur.
3.3.2.3. Cadre législatif et réglementaire
La loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicables aux emplois et aux
agents de la fonction publique et les autres cadres règlementaires.
Cette procédure est applicable à l’élaboration et à l’exécution du programme d’activités de la

direction ; elle concerne tous les agents de la DAF.
Le programme d’activités annuel de la DAF est une consolidation et une mise en cohérence de
l’ensemble des activités planifiées par les services au regard de leurs attributions. Il doit
permettre la réalisation des objectifs de la direction.
Le suivi et l’évaluation des activités de la DAF menés respectivement de façon continue et

périodique concernent tous les acteurs impliqués dans l’exécution du programme d’activités.
Les rapports d’avancement des activités doivent permettre de mesurer les écarts entre les
prévisions et les réalisations physiques et financières pour une période donnée. Les résultats
seront analysés de manière à permettre une appréciation de leurs qualités. Les causes des
Page 57 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 58 / 98
insuffisances seront également signalées afin d’aider à la prise de mesures correctives. Ces
rapports seront produits de manière périodique : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle,
semestrielle et annuelle.
Afin d’assurer une bonne qualité du rapport global (en terme de complétude et comparabilité
des informations d’une période à l’autre) et la régularité de sa parution, le chargé de suivi-
évaluation préparera à l’attention des services de la DAF un canevas de rapport. Par ailleurs,
celui- ci fixera le calendrier de préparation des différents rapports et veillera à son respect.
• Elaboration du programme d’activités annuel ;

• Préliminaires du dispositif du Suivi évaluation ;
• Collecte, traitement et analyse des données ;
• Élaboration des rapports de Suivi ;
• Validation des rapports d’évaluation/Dissémination ;
• Stockage/archivage des données et informations.
3.3.2.7. Description du flux des tâches

Délai de
Séq. Intervenant Description des tâches traitement/ Documents/ interface
périodicité
1. Elaboration du programme d’activités annuel
1.1. SAF Préparer et soumettre à la signature 1 jour - Lettre circulaire du SG
du DAF le projet de note de service de département ;
transmettant le canevas et fixant le - Note de service ;
calendrier d’élaboration du
- Canevas de
programme d’activités après
programme
réception de la lettre circulaire du SG
d’activités ;
1.2. SAF Collecter et consolider les 3 jours Projets de Programme

programmes d’activités des services d’activités des services
1.3. SAF Transmettre par note du DAF l’avant- 1 jour - Note du DAF ;
projet de programme d’activités aux - Avant-projet de
services pour amendement et programme d’activités
convocation de réunion de direction de la direction
1.4. SAF Organiser une réunion de direction en 1 jour - Lettre circulaire du SG
vue de l’adoption du projet de de département ;
programme d’activités - Note de service ;
Page 58 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 59 / 98
Délai de
périodicité
Prendre en compte les amendements - Canevas de
issus de la séance d’adoption programme
d’activités ;
- Projets de Programme
d’activités des
services ;
- Avant-projet de
programme d’activités
de la direction ;
1.5. SAF Préparer un BE transmettant le projet 1 jour - BE ;
de programme à la direction du - Projet de programme
département chargée de la d’activités de la
planification direction
2. Elaboration du dispositif de Suivi évaluation
2.1. Chefs de service Concevoir les indicateurs des 3 jours Tableau des
programmes d’activités au niveau de indicateurs
chaque service
2.2. Chargé de suivi- Produire les indicateurs du - Tableau des

évaluation programme d’activités de la direction indicateurs ;
Organiser une réunion de direction - Plan de suivi
pour la validation des indicateurs du évaluation
programme d’activités de la direction
Elaborer un plan de suivi-évaluation
3. Collecte, analyse et traitement des données :

3.1. - Chargé de suivi- Collecter les données à partir des Permanent Fiches de collecte
évaluation ; rapports d’activités des services, des
- Chefs de service évaluations spécifiques effectuées par
des spécialistes d’évaluation externes
ou d’autres partenaires et des
informations recueillies par le chargé
de suivi-évaluation à travers d’autres
sources (données administratives et
données d’enquêtes et de
recensements).
3.2. Chargé de suivi- Traiter les données : analyser et Permanent - Tableau des
évaluation synthétiser les données brutes indicateurs ;
- Logiciel de traitement
Page 59 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 60 / 98
Délai de
périodicité
et d’analyse de
données
3.3. Chargé de suivi- Evaluer les résultats : il s’agit de Permanent - Programme d’activités
évaluation comparer les réalisations physiques et - Budgets
financières effectives par rapport aux
- Tableau des
prévisions inscrites dans le plan
indicateurs
annuel. Les difficultés rencontrées
sont identifiées ainsi que les solutions - Supports physiques et
à apporter au cours de l’année. Les électroniques des
résultats seront analysés de manière à données
permettre une appréciation de leurs - Logiciel de traitement
qualités. et d’analyse de
données
4. Elaboration de rapports périodiques d’activités

4.1. Chargé de suivi- Élaborer les rapports de Suivi Hebdomad Rapports
évaluation contenant toutes les informations aire
issues du traitement des données
avec leurs diverses interprétations.
Mensuel
Ces rapports doivent permettre de
mesurer les écarts entre les
prévisions et les réalisations Trimestriel
physiques et financières pour une
période écoulée. Les résultats seront annuel
analysés de manière à permettre
une appréciation de leurs qualités.
Au besoin
Les causes des insuffisances seront
également signalées afin d’aider à la
prise de mesures de correctives.
Ces rapports seront produits de
manière périodique :
- Hebdomadaire,
- Mensuel,
- Trimestriel,
- Annuel
- A la demande.
5. Validations des rapports d’évaluation/Dissémination
Page 60 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 61 / 98
Délai de
périodicité
5.1. DAF Validations :
Les rapports hebdomadaires sont
Conseil de soumis au DAF pour validation
direction Les rapports mensuels, trimestriels 1 jour Rapports
et annuels sont soumis en réunion
de conseil de direction pour
adoption sur convocation du DAF. 1 jour
Les rapports spécifiques sont
validés par l’instance désignée par Au besoin
le commanditaire ;
5.2. Chargé de suivi- Disséminer les résultats des rapports 2 jours Projet de lettre
évaluation de suivi :
Dès que les rapports de suivi sont
validés et reproduits :
Rapports
Préparer les correspondances de
transmission à SG, Ministre,
DGESS et ITS à la signature du
DAF,
Classer les exemplaires
6. Stockage/archivage des données et informations
6.1. Chargé de suivi- Classer et ranger méthodiquement les Permanent Archives sur supports
évaluation rapports sur supports physiques et physiques
numérique Archives sur supports
électroniques
Base de données
Page 61 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 62 / 98
3.4. PROCEDURRE DE GESTION DES STOCKS

3.4.1. Définition,
La gestion des stocks est la mise en œuvre de l’ensemble des règles qui régissent les
mouvements des matières entreposées dans un magasin en attente de consommation.
Il s’agit du suivi des flux physiques entre le magasin géré par la DAF et les autres structures du
département.
3.4.2. Objectif de la procédure
Gérer de façon rationnelle les matières afin de donner l’assurance que :
- les mouvements au niveau des stocks font l’objet d’autorisations appropriées ;
- les stocks sont protégés de manière suffisante contre les pertes, le gaspillage et les
prélèvements non autorisés ;
- des mesures sont prises pour assurer un approvisionnement adéquat des directions
et des services.
loi 006/2003/AN du 23 janvier 2003 portant loi de finances ;
décret N°2005-255/PRES/PM/MEF du 12 mai 2005 portant règlement général de la

comptabilité publique ;
décret N°2005-257/PRES/PM/MEF du 12 mai 2005 portant régime des

ordonnateurs et des administrateurs de crédits de l’Etat et des autres organismes
publics;
décret N°2005-258/PRES/PM/MEF du 12mai 2005 portant modalités de contrôle

des opérations financières de l’Etat ;
décret N°2009-430/PRES/PM/MEF 20 juin 2012 portant comptabilité matières de

l’Etat et des autres organismes publiques.
3.4.4. Application de la procédure
La procédure s’applique aux matières qui disparaissent par le premier usage ou qui sont à usage
unique.
Page 62 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 63 / 98
Elle est mise en œuvre par le chargé de la gestion du matériel, mobilier et des fournitures au
niveau du service des Affaires Immobilières et de l’Equipement de la DAF.
3.4.5. Catégorie de stocks
Il s’agit des :
• fournitures consommables (fourniture de bureau, consommable informatiques et

produits d’entretien) ;
• carburant.
3.4.6. Principes et règles de gestion
Les principes et règles de gestion sont spécifiques à chaque catégorie de matières.
Page 63 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 64 / 98
3.4.7. Procédures de gestion des fournitures et consommables
La procédure de gestion des consommables répond à une préoccupation essentielle qui est celle
de maintenir un niveau de stock de fournitures permettant d’assurer, dans les meilleures
conditions, l’exécution des activités. Elle fait l’objet des opérations suivantes :
• Entrée ;
• Stockage ;
• Sortie ou mise en consommation ;
• Inventaire.
3.4.7.1. .Entrée
L’entrée se matérialise par la livraison, la réception, l’établissement des Ordres d’Entrées des
Matières et l’enregistrement dans les fiches de stock
Délai de
Séq Intervenants Description des taches traitement / Documents et interface
périodicité
1. Livraison
1.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
livraison livraison
1.2 Chargé de la gestion Aménager l’espace pour le pré- 01 jour Magasin
du matériel, stockage des fournitures dans le
mobilier et des magasin
fournitures
1.3 Chargé de la gestion Recevoir les fournitures livrées 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel, par le fournisseur accompagnées
mobilier et des d’un bordereau de livraison (B.L.)
fournitures
1.4 Chargé de la gestion Vérifier les quantités livrées selon 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel, le Bordereau de livraison et les
mobilier et des pré-stocker dans un magasin
fournitures
1.5 Chargé de la gestion Signer le bordereau de livraison 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel,
mobilier et des
fournitures
2. Réception
réception réception
2.2 Chargé de la gestion Faire constater les quantités pré- 14 Jours - Bordereau de Livraison ;
Page 64 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 65 / 98
du matériel, stockées conformément au BL ; maximum - Contrats ;

mobilier et des - Procès verbal de
fournitures réception.
2.3 Commission de Vérifier la quantité et la qualité
réception conformément à la facture pro
forma et aux spécifications
techniques contenues dans le
contrat
Etablissement des Ordres d’Entrée des Matières (OEM)
3.1 Chargé de la gestion Initier l’OEM en trois exemplaires - Contrats ;

du matériel 01jour - Bordereau de Livraison ;
mobiliers et des
- Projet d’OEM.
fournitures
3.2 Chef SAIE Vérifier l’OEM - Contrats ;
01jour - Bordereau de Livraison ;
- Projet d’OEM
3.3 DAF Valider l’OEM - Contrats ;
01jour - Bordereau de Livraison ;
- OEM
3.4 chargé de la gestion Renseigner les fiches de stock en 01 jour - OEM ;
du matériel, mobilier entrée sur la base des informations - Fiche de stocks
et des fournitures
contenues dans le BL
3.4.7.2. . Stockage
Le stockage consiste à l’entreposage du matériel, mobilier et fournitures de sorte à faciliter

l’enlèvement. Il doit se faire suivant une classification des stocks au choix du chargé de la
gestion du matériel, mobilier et fournitures en fonction de la nature de la fourniture. A cet
effet, il peut procéder à une classification par nature des articles ou à une classification par date
de péremption.
Dans tous les cas, Il importe d’opérer ces classifications en tenant compte de la méthode de
gestion des stocks (Première entrée – première sortie, dernière entrée – première sortie) pour
éviter de perdre les stocks périssables.
3.4.7.3. . Sorties
La sortie ou mise en consommation immédiate se fait par la mise en œuvre des activités
suivantes :
• Traitement de la requête de fournitures des structures ;

• La répartition dans le cas d’une commande groupée.
Page 65 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 66 / 98
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
Traitement de la requête de fournitures
1.1 DAF ; Exploiter la requête 01 jour Requête
1.2 Chargé de la gestion du Proposer les bordereaux de mis en 01 jour Requête ;
matériel, mobilier et des consommation immédiate (BMCI) Projet de BMCI
fournitures
1.3 Chef SAIE Vérifier les BMCI 01 Jour - Requête ;
- Projet de BMCI
1.4 DAF Valider les BMCI 01 Jour - Requête ;
- BMCI
1.5 - Chargé de la gestion du Suivre l’enlèvement des - Magasin ;
matériel, mobilier et des fournitures 01 jour - BMCI
fournitures ;
- SAFs des structures
bénéficiaires
1.6 Chargé de la gestion du Renseigner les fiches de stock en 01 jour - Magasin ;
matériel, mobilier et des sortie - BMCI.
fournitures
3.4.7.4. Inventaires
L’inventaire a pour but la vérification de la concordance entre les écritures théoriques et

l’existant physique.
• L’inventaire tournant
L’inventaire tournant est le fait pour le chef SAIE, de procéder à une vérification de concordance
entre les écritures comptables théoriques sur les fiches de stock et l’existant physique des
fournitures dans les magasins.
il consiste en un comptage physique d’une partie seulement des matières à une date donnée. Il
s’effectue à intervalles réguliers de façon à ce que chaque bien soit recensé au moins une fois au
cours de l’exercice comptable ou budgétaire. Le chef de service des affaires immobilières
détermine la rotation des inventaires tournants.
• L’inventaire annuel ou réglementaire
L’inventaire annuel ou réglementaire est organisé par le DAF en fin d’exercice budgétaire, pour
effectuer un recensement global des matières en stock.
Page 66 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 67 / 98
Cet inventaire annuel global est effectué généralement par les agents du service des affaires
immobilières et de l’équipement. Mais l’importance des stocks à recenser peut amener le DAF à
faire appel aux agents d’autres services.
Le résultat du comptage physique est ensuite rapproché aux quantités enregistrées dans les
fiches de stocks tenu par le chef de service des affaires immobilières et de l’équipement.
L’inventaire annuel ou réglementaire donne lieu à l’établissement d’un état d’inventaire (V.
annexe).
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Inventaire tournant
1.1 DAF Instruire la tenue de l’inventaire 1 Jour Note de service
tournant
1.2 Chargé de la gestion Confronter les informations sur 2 jours - Fiches de stock ;
du matériel, mobilier les fiches de stock aux quantités - Fiches d’inventaire
et fournitures ;
physique au magasin
1.3 Chargé de la gestion Initier le Procès verbal 1 jour - Fiches d’inventaire ;

du matériel, mobilier d’inventaire - Projet de Procès
et fournitures ; verbal d’inventaire
1.4 Chef SAIE Vérifier le Procès verbal 01 jour - Fiches d’inventaire ;
d’inventaire - Projet de Procès
verbal d’inventaire
1.5 Valider le Procès verbal 01 jour - Fiches d’inventaire ;
DAF d’inventaire - Procès verbal
d’inventaire
2. Inventaire réglementaire ou annuel

règlementaire
2.2 Chef SAIE Proposer la constitution des 01 jour - Note de service ;

équipes et le chronogramme de - Projet de constitution
l’inventaire des équipes et du
chronogramme de
l’inventaire.
2.3 DAF Valider la constitution des 01 jour Etat de constitution
équipes d’inventaire des équipes et du
chronogramme de
l’inventaire
Page 67 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 68 / 98
2.4 Equipe d’inventaire Comptabiliser de façon physique 15 jours Fiches de prise

les différentes fournitures (article d’inventaire
par article) ;
2.5 Equipe d’inventaire Consigner les résultats de la 02 jours Fiches de prise

comptabilisation dans un fichier d’inventaire
d’inventaire physique.
2.6 Equipe d’inventaire Confronter les résultats de 02 jours - Fiches de prise

l’inventaire théorique avec ceux d’inventaire ;
de l’inventaire physique. - Fiches de stock
2.7 Equipe d’inventaire Proposer un projet de Procès 01 jour - Fiches de prise

verbal de l’inventaire d’inventaire ;
- Projet de PV
2 .8 DAF Valider le PV d’inventaire 01 jour - Fiches de prise
d’inventaire ;
- PV d’inventaire.
3.4.8. Procédure de gestion du carburant

Le carburant est une fourniture consommable qui ne peut être stockée physiquement à la
Direction de l’Administration et des Finances (DAF). Ainsi, sa gestion se fait au moyen de tickets
(bons) et de cartes (puce) magnétiques.
Mettre à disposition de la DAF le carburant nécessaire au fonctionnement des structures du

département.
3.4.8.3. Cadre législatif et règlementaire
- loi 006/2003/AN du 23 janvier 2003 portant loi de finances
- Le décret 2012-123/PRES/PM/MEF du 02 mars 2012 modifiant le décret 2008-

173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation des marchés publics et des
délégations de services publics.;
3.4.8.4. Application de la procédure
Page 68 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 69 / 98
La procédure de gestion du carburant au niveau de la DAF s’applique à la dotation du carburant

nécessaire aux missions de l’Administration centrale et déconcentrée.
Elle est de la responsabilité du chargé de la gestion du matériel roulant et du carburant au niveau

du service des Affaires Immobilières et de l’Equipement de la DAF.
3.4.8.5. . Principes et règles de gestion
La gestion du carburant se fait sur la base des crédits alloués au ministère ou institution au titre
d’une année budgétaire. .
Le processus de gestion du carburant s’exécute suivant deux (02) opérations à savoir l’entrée et
la sortie.
3.4.8.5.1. Entrée
L’entrée se matérialise par la livraison, la réception, l’établissement des Ordres d’Entrées des
Matières et l’enregistrement dans le registre de suivi de gestion du carburant.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Livraison
1.1 DAF Exploiter la lettre de demande 01 jour Lettre de demande
de livraison de livraison
1.2 Chargé de la gestion recevoir le carburant (tickets 01 jour BL
du matériel roulant et cartes magnétiques) livrées
et du carburant par les fournisseurs,
accompagnés d’un bordereau
de livraison (B.L.)
1.3 chargé de la gestion Vérifier les quantités livrées 01 jour BL
du matériel roulant selon le Bordereau de livraison
et du carburant
1.4 Chargé de la gestion Signer le bordereau de 01 jour BL
du matériel roulant livraison
et du carburant
2. Réception
2.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande 01 jour Lettre de demande
de réception de réception
Page 69 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 70 / 98
2.2 Chargé de la gestion 01 jour - Contrats ;

Faire constater les quantités
du matériel roulant
pré-stockées conformément - BL ;
et du carburant
au BL ; - Procès verbal de
réception.
2.3 Commission de 01 jour - Contrats ;
Vérifier la quantité et la
réception
qualité conformément à la - BL ;
facture pro forma et aux - Procès verbal de
réception.
spécifications techniques
contenues dans le contrat
3. Etablissement des Ordres d’Entrée des Matières (OEM)

3.1 Chargé de la gestion 01 jour - B.L. ;
Initier un OEM en trois
du matériel roulant
exemplaires - Projet d’OEM
et du carburant
3.2 Chef SAIE 01 jour - B.L. ;
Vérifier l’OEM
- Projet d’OEM
3.3 DAF 01 jour - B.L ;
Valider l’OEM
- Projet d’OEM
3.4 chargé de la gestion 01 jour - OEM ;
Renseigner le registre de
du matériel, mobilier
gestion du carburant en - Registre de gestion
et des fournitures
de carburant
entrée
3.4.8.5.2. Sortie
Après réception des tickets et des cartes magnétiques, sur instruction de DAF, le chargé de la
gestion du matériel roulant et du carburant procède à la mise à disposition des dotations
périodiques (trimestrielles), des structures.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Approvisionnement des structures
1.1 chargé de la gestion Initier les états trimestriels 01 jour Projet d’Etats
du matériel, roulant de recharge des cartes de trimestriels de
et du carburant carburant des structures répartition
1.2 Chef SAIE Vérifier les états trimestriels Projet d’Etats
de recharge des cartes de 01 Jour trimestriels de
carburant des structures répartition
Page 70 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 71 / 98
1.3 DAF Valider les états trimestriels 01 jour Etats trimestriels de

de recharge des cartes de répartition
carburant des structures
1.4 DAF transmettre les états 01 jour - Lettre ;
trimestriels de recharge aux - Etats trimestriels de
compagnies pétrolières répartition
1.5 le chargé de la doter les structures en tickets ponctuel - registre de suivi du
gestion du matériel, de carburant et mettre à carburant ;
roulant et du jour du registre de suivi du - Etats de répartition
carburant carburant des tickets de
carburant
1.6 le chargé de la Evaluer le besoin sur la base 01 jour Ordre de mission et
gestion du matériel, de la consommation du carte géographique
roulant et du matériel roulant au 100 Km ;
carburant
1.7 le chargé de la archiver les reçus délivrés par 01 jour - Copie de l’ordre de
gestion du matériel, les stations services mission ;
roulant et du - Reçu délivré par la
carburant station service
1.8 le chargé de la Initier les arrêtés périodiques 01 jour Registre de suivi du
gestion du matériel, de la situation du carburant carburant
roulant et du (hebdomadaires, mensuels et
carburant trimestriels)
1.9 Vérifier les arrêtés 01 jour registre de suivi du
Chef SAIE périodiques la situation du carburant
carburant (hebdomadaires,
mensuels et trimestriels)
1.10 DAF Valider les arrêtés 01 jour registre de suivi du
périodiques la situation du carburant
carburant (hebdomadaires,
mensuels et trimestriels)
Page 71 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 72 / 98
3.5. PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DU PARC AUTOMOBILE

3.5.1. Définition
Les immobilisations représentent les éléments corporels (biens meubles et immeubles) destinés
à servir de façon durable les activités du ministère ou de l’institution. Ce sont des biens qui ne
périssent pas au premier usage.
Les procédures de gestion des immobilisations et du parc automobile vise à mettre en place un
système de suivi de manière à garantir :
la protection des immobilisations contre les pertes, vols et détériorations ;
l’utilisation des immobilisations aux fins de l’exécution des activités ;
la responsabilisation des acteurs à travers le suivi des mouvements affectant les

immobilisations.
3.5.3. .Cadre législatif et réglementaire
Loi 006/2003-AN du 23 janvier 2003 relative aux lois de finances ;
décret N°2005-255/PRES/PM/MEF du 12 mai 2005 portant règlement général de la

décret N°2005-257/PRES/PM/MEF du 12 mai 2005 portant régime des ordonnateurs et

des administrateurs de crédits de l’Etat et des autres organismes publics;
décret N°2005-258/PRES/PM/MEF du 12mai 2005 portant modalités de contrôle des

opérations financières de l’Etat ;
décret N°2009-430/PRES/PM/MEF 20 juin 2012 portant comptabilité matières de l’Etat et

des autres organismes publiques.
3.5.4. Application de la procédure
La procédure de gestion des immobilisations s’applique aux biens meubles et immeubles

(matériel, mobilier, matériel roulant, bâtiments)
Elle est de la responsabilité du chargé de la gestion du matériel roulant et du carburant, du

chargé de la gestion du matériel, mobilier et des fournitures et du chargé de la gestion des
immeubles au niveau du service des Affaires Immobilières et de l’Equipement de la DAF.
Page 72 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 73 / 98
Les principes et règles de gestion sont spécifiques aux catégories de l’immobilisation (matériel et
mobilier, matériel roulant bâtiments).
3.5.6. Procédure de gestion des biens matériels et mobiliers
Elles se résument aux modes opératoires nécessaires à la mise en œuvre des opérations
suivantes :
• L’entrée ;
• L’affectation ;
• L’entretien ;
• L’inventaire ;
• La sortie.
3.5.6.1. Entrée
Une entrée de biens matériels et mobiliers a lieu dans les cas suivants :
acquisition nouvelle de biens donnant lieu à l’établissement d’un bordereau de livraison

et /ou d’un procès verbal de réception. ;
dévolution des biens des projets et programmes en fin d’exercice dument prononcée par
une commission de dévolution;
réception des dons et legs donnant lieu à l’établissement d’un document constatant le
transfert du bien donné ou légué au profit du ministère ou de l’institution ;
régularisation suite à un inventaire physique.
La constatation de l’entrée dans le cas des nouvelles acquisitions, se fait à travers les quatre
étapes suivantes :
- la livraison ;
- la réception ;
- l’établissement des OEM ;
- l’enregistrement dans le livre journal des immobilisations.
Page 73 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 74 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
Livraison (cas de nouvelles acquisitions)
livraison livraison
1.2 Chargé de la Aménager l’espace pour le pré- 01 jour Magasin
gestion du stockage du matériel et du mobilier
matériel, mobiliers dans le magasin
et des fournitures
1.3 Chargé de la recevoir le matériel et le mobilier 01 jour BL
gestion du livrés dans le magasin par le
matériel, mobiliers fournisseur, accompagnés d’un
et des fournitures bordereau de livraison (B.L.)
1.4 Chargé de la Vérifier les quantités livrées selon le 01 jour BL
gestion du Bordereau de livraison et les pré-
matériel, mobiliers stocker dans un magasin
et des fournitures
1.4 Chargé de la Signer le bordereau de livraison 01 jour BL
gestion du
matériel, mobiliers
et des fournitures
Réception (cas des nouvelles acquisitions, don, legs et de la dévolution)
2.1 DAF Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
réception réception
2.2 Chargé de la 14 Jours - Contrats ;
Faire constater les quantités pré-
gestion du maximum
stockées conformément au BL - BL ;
matériel, mobiliers
et des fournitures - Procès verbal de
réception
2 .3 Commission de
Vérifier la quantité et la qualité
réception
conformément à la facture pro
forma et aux spécifications
techniques contenues dans le
contrat
Etablissement des Ordres d’Entrée des Matières (cas des nouvelles acquisitions, don, legs et de
la dévolution)
3.1 Chargé de la 01 jour - BL ;
Initier un projet d’OEM en trois
gestion du matériel
- PV de réception ;
mobiliers et des exemplaires
fournitures ; - Projet d’OEM
Page 74 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 75 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
3.2 Chef SAIE 01 jour - BL ;
Vérifier le projet d’OEM
- PV de réception ;
- Projet d’OEM
3.3 DAF - BL ;
Valider l’OEM
01 jour - PV de réception ;
- d’OEM
Enregistrement dans le livre journal des immobilisations (cas des nouvelles acquisitions, don,
legs et de la dévolution)
4.1 Chef SAIE - OEM ;
Renseigner le livre journal des
immobilisations sur la base des 01 jour - Livre journal ses
immobilisations
informations contenues dans le BL
3.5.6.2. Affectation
L’affectation du matériel et du mobilier se passe entre le DAF et un détenteur (Direction) suite à

une demande de dotation en matériel et mobilier.
Elle se fait en trois (03) étapes que sont :
• Traitement de la requête ou proposition d’état de répartition ;

• Proposition de répartition ;
• Etablissement des BAM.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Traitement de la requête de matériel et mobilier des structures
1.1 DAF Exploiter la lettre de demande de 01 jour Requête
livraison
1 .2 DAF Arbitrer les quantités selon les 01 jour Requête

disponibilités
1.3 Chargé de la gestion du Initier les projets bordereaux 01 jour - Projet de BAM ;
matériel, mobiliers et d’affectation des matières (BAM) - Etat de répartition
des fournitures
Page 75 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 76 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1.4 Chef SAIE Vérifier les projets bordereaux 01 jour - Projet de BAM ;
d’affectation des matières (BAM) - Etat de répartition
1.5 DAF Valider les projets bordereaux 01 jour - Projet de BAM ;
d’affectation des matières (BAM) - Etat de répartition
1.6 Chargé de la gestion du Immatriculer le matériel et le 01 jour - BAM ;
matériel, mobiliers et mobilier et assister à leur - Etat de répartition
des fournitures l’enlèvement
3.5.6.3. Procédure d’immatriculation des biens.

Elle consiste à apposer un code matricule sur un bien meuble et immeuble. Ce code comprend
24 caractères subdivisé en huit (08) sous codes organisés comme suit :
Numéro
Caractères
de sous Sous codes Justification
numériques
codes
01 Budgétaire 5 Inspiré de la nomenclature budgétaire (ils sont répertoriés
dans un document appelé guide de codification)
02 bureau 2 Section budgétaire (ministère ou institutions)
comptable
03 Structure 3 Trois derniers chiffres du chapitre budgétaire du titre 3.
(directions bénéficiaires des affectations)
04 Région 2 (02) chiffres retenu de la codification actuelle des
Régions (région de la situation actuelle de la direction
bénéficiaire)
05 Province 2 Il repose sur un code à deux(02) chiffres représentant la
codification de la province
06 département 2 Les départements sont codifiés à l’intérieur de la province
d’appartenance, sur deux (02) caractères commençant par
01 suivant l’ordre alphabétique.
07 année 4 Il est symbolisé par quatre(04) chiffres correspondant à
d’acquisition l’année d’acquisition du bien
08 Numéro 4 nombre à quatre (04) chiffres qui désigne par nature et par
d’ordre famille l’ordre d’arrivée du bien dans le patrimoine du
d’entrée ministère ou de l’institution dans un exercice budgétaire
donné.
Total 24
Page 76 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 77 / 98
3.5.6.4. l’inventaire.
Pour un suivi régulier du matériel en stock et en service, deux inventaires sont prévus :
l’inventaire tournant et l’inventaire règlementaire.
• L’inventaire tournant est le fait pour le SAIE, de procéder à une vérification de

concordance entre les écritures comptables théoriques sur les documents (fiches de
stock et OEM) et l’existant physique des matières en service et dans les magasins.
Cet inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie seulement des
matières à une date donnée. Il s’effectue à intervalles réguliers de façon à ce que chaque
bien soit recensé au moins une fois au cours de l’exercice comptable ou budgétaire. Le
chef de service des affaires immobilières détermine la rotation des inventaires
tournants.
• L’inventaire annuel ou réglementaire est organisé par le DAF en fin d’exercice
budgétaire, pour effectuer un recensement global du matériel et mobilier en service et en
stock.
Cet inventaire annuel global est effectué généralement par les agents du service des
affaires immobilières et de l’équipement. Mais l’importance des stocks à recenser peut
amener le DAF à faire appel aux agents d’autres services.
Le résultat du comptage physique est ensuite rapproché aux quantités enregistrées dans
les documents tenus (fiches de stocks, livre journal) par le chef de service des affaires
immobilières et de l’équipement.
L’inventaire annuel ou réglementaire donne lieu à l’établissement d’un état d’inventaire (V.
annexe)
• L’inventaire permanent est le fait de tenir régulièrement les fiches de stock en
approvisionnement.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Inventaire tournant
1.1 DAF Instruire la tenue de l’inventaire 01 Jour - Note de service
tournant
Page 77 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 78 / 98
1.2 Chargé de la gestion Confronter les informations dans le 02 jours - Fiches de stock ;
du matériel, mobilier livre journal des immobilisations aux - Fiches
et fournitures ; d’inventaire ;
quantités physique au magasin
1.3 Chargé de la gestion Initier le projet Procès verbal 01 jour - Fiches

du matériel, mobilier d’inventaire d’inventaire ;
et fournitures ; - Projet de Procès
verbal d’inventai
re
1 .4 Chef SAIE Vérifier le projet de Procès verbal 01 jour - Fiches
d’inventaire d’inventaire ;
- Projet de Procès
verbal
d’inventaire
1.5 DAF Valider le Procès verbal d’inventaire 01 jour - Fiches

d’inventaire ;
- Procès verbal
d’inventaire
2. Inventaire réglementaire ou annuel

règlementaire
2.2 Chef SAIE Proposer la constitution des équipes 01 jour - Note de service ;
et le chronogramme de l’inventaire - Projet de
constitution des
équipes et du
chronogramme
de l’inventaire.
2.3 DAF Valider la constitution des équipes 01 jour Etat de
d’inventaire constitution des
équipes et du
chronogramme
de l’inventaire
2.4 DAF Informer les structures du 01 jour Lettre circulaire
département de la tenue de
l’inventaire
2.5 Equipe d’inventaire Comptabiliser de façon physique le 15 jours Fiches de prise

matériel et le mobilier (article par d’inventaire
article) ;
Page 78 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 79 / 98
2.6 Equipe d’inventaire Consigner les résultats de la 02 jours Fiches de prise

comptabilisation dans un fichier d’inventaire
d’inventaire physique.
2.7 Equipe d’inventaire Confronter les résultats de l’inventaire 02 jours - Fiches de prise
théorique avec ceux de l’inventaire d’inventaire ;
livre journal des
physique.
immobilisations.
2.8 Equipe d’inventaire Proposer un projet de Procès verbal - Fiches de prise

de l’inventaire 01 jour d’inventaire ;
- Projet de PV
2.9 DAF Valider le PV d’inventaire 01 jour - Fiches de prise
d’inventaire ;
- PV d’inventaire.
3.5.6.5. .Suivi de l’entretien et de la maintenance du matériel et du mobilier
Il s’applique au matériel et mobilier du ministère ou de l’institution.
Dans le processus de la maintenance, on distingue la maintenance préventive (entretien) et la

maintenance curative (réparation).
Tous les équipements devant faire l’objet de maintenance sont recensés par nature, et par
Structure par une équipe composée du SAF de la structure, du technicien en équipement et du
chargé de la gestion du matériel et du mobilier.
L’inventaire aboutit à la rédaction de cahiers de charges pour les prestations de maintenance par
le chargé de la gestion du matériel et du mobilier.
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
1. MAINTENANCE PREVENTIVE
1.1. Recensement des besoins en maintenance préventive des structures
1.1.1. Le chargé de la initier un projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
gestion du matériel, adressée aux structures pour
mobilier et des recueillir les expressions de
fournitures besoins
1.1.2 Chef SAIE Vérifier le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
Page 79 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 80 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
adressée aux structures pour
recueillir les expressions de
besoins
1.1.3 DAF Valider le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
besoins
1.1.4 Le chargé de la Centraliser les besoins des 07 jours Etat d’expression des
gestion du matériel, structures besoins
mobilier et des
fournitures
1.1.5 Le chargé de la Initier un projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
gestion du matériel, transmettant les besoins transmission;
mobilier et des centralisés - Etat consolidés des
fournitures au Service de la Commande besoins.
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
1.1.6 Chef SAIE Vérifier le projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
transmettant les besoins transmission;
centralisés - Etat consolidés des
au Service de la Commande besoins.
1.1.7 DAF Valider le projet de lettre 01 jour - lettre de transmission;
transmettant les besoins - Etat consolidés des
centralisés besoins.
au Service de la Commande
1.2. Suivi de la maintenance préventive
1.2.1. DAF exploiter les contrats de Permanent - Contrat
maintenance - Registre de suivi
1.2.2. Chargé de la gestion Initier un projet programme 01 jour - Contrat

du matériel, mobilier d’intervention - Projet de programme
et des fournitures de passage
1.2.3. Chargé de la gestion Vérifier le projet programme 01 jour - Contrat ;
Page 80 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 81 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1.2.4. chargé de la gestion Valider le projet programme 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier d’intervention - programme de
et des fournitures passage
1.2.5. DAF Informer les structures 02 jours - Lettre circulaire ;
bénéficiaires du programme - Chronogramme de
d’intervention passage
1.2.6. Le chargé de la effectuer des tournées de Permanent Lettre de mission

gestion des vérification de l’effectivité des
immeubles interventions
1.2.7. Le chargé de la initier des rapports 01 jour Projet de rapport
gestion des
immeubles
1.2.8. Chef SAIE Vérifier les rapports 01 jour Projet de rapport
1.2.9 DAF Valider les rapports 01 jour Projet de rapport
2. MAINTENANCE CURATIVE
2.1. Recensement des besoins en maintenance curative des structures
2.1.1. Le chargé de la initier un projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
gestion du matériel, adressée aux structures pour
mobilier et des recueillir les expressions de
fournitures besoins
2.1.2. Chef SAIE Vérifier le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
besoins
2.1.3. DAF Valider le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
besoins
2.1.4. Le chargé de la Centraliser les besoins des 07 jours Etat d’expression des
gestion du matériel, structures besoins
mobilier et des
fournitures
2.1.5. Le chargé de la Initier un projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
gestion du matériel, transmettant les besoins transmission;
mobilier et des centralisés - Etat consolidés des
fournitures au Service de la Commande besoins.
Page 81 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 82 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
2.1.6. Chef SAIE Vérifier le projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
transmettant les besoins transmission;
centralisés - Etat consolidés des
au Service de la Commande besoins.
2.1.7. DAF Valider le projet de lettre 01 jour - lettre de transmission;
transmettant les besoins - Etat consolidés des
centralisés besoins.
au Service de la Commande
2.2. Suivi de la maintenance curative
DAF -exploiter les contrats de Permanent - Contrat
2.2.1. maintenance - Registre de suivi
2.2.2. chargé de la gestion Initier un projet de programme 01 jour - Contrat

2.2.3. Chef SAIE Vérifier le projet de programme 01 jour - Contrat
d’intervention - Projet de programme
de passage
2.2.4. DAF Valider le projet de programme O1 jour - Contrat
d’intervention - Projet de programme
de passage
2.2.5. DAF Informer les structures 02 jours - Lettre ;
bénéficiaires du programme - Chronogramme de
d’intervention passage
2.2.6. Le chargé de la Effectuer des tournées de Permanent Lettre de mission

gestion des vérification de l’effectivité des
immeubles interventions
2.2.7. Le chargé de la Initier un projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
gestion des vérification
immeubles
2.2.8 Chef SAIE Vérifier le projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
Page 82 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 83 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
vérification
2.2.9. DAF Valider un projet de rapport de 01 jour Rapport
vérification
3.5.6.6. la sortie
La sortie définitive du matériel et du mobilier est occasionnée par :
• la mise à la réforme du bien, dûment constatée par un PV ;

• la perte ou la disparition d’un bien constatée lors d’un inventaire physique ;
• la destruction accidentelle d’un bien.
Toute sortie de matériel et du mobilier selon sa nature doit faire l’objet d’un Ordre de Sortie de
Matières (OSM) proposé par le chargé de la gestion du matériel, du mobilier et des fournitures. Il
est établi en trois(03) exemplaires repartis comme suit:
- un (1) exemplaire est conservé par le chef de service des affaires immobilières;
- un (1) exemplaire est conservé par le DAF;
- un (1) exemplaire est conservé par le chargé de la gestion du matériel, mobilier et
fournitures.
(v modèle en annexe)
Après la validation de l’OSM, Le chargé de la gestion des biens mobiliers, matériels et

fournitures enregistre-les sorties dans le livre journal des immobilisations en sortie.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Etablissement des Ordres de Sortie des Matières
1.1 Chargé de la Initier un projet d’OSM 01 jour - PV de reforme ;
gestion du - Projet d’OSM
matériel, mobilier
et fournitures
1.2 Chef SAIE Vérifier le projet d’OSM 01 jour - PV de reforme ;
- Projet d’OSM
1.3 DAF Valider l’OSM 01 jour - PV de reforme ;
- Projet d’OSM
2. Enregistrement dans le livre journal
Page 83 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 84 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
2.1 Chef SAIE Enregistrement de la sortie dans 01 jour - OSM ;
le livre journal des - Livre journal des
immobilisations immobilisations
3.5.7. Procédure de gestion du matériel roulant
Assurer le suivi de l’utilisation, l’entretien et de la réparation du matériel roulant en vue de

garantir
le principe de respect du bien public son utilisation aux fins du ministère ou de l’institution.
3.5.7.2. Application de la procédure
Cette procédure s’applique à tout matériel roulant au ministère ou à l’institution.
Elle est mise en œuvre par le chargé de la gestion du matériel roulant et du carburant.
Décret N°2009-753/PRES/PM/MEF/DEF/MATDS/SECU/MT portant règlementation de

l’utilisation des véhicules de l’Etat et de ses démembrements ;
Décret°2013-656/PRES/PM/MINT/MEF/MATS/MDNAC portant règlementation de la

banalisation des véhicules de l’Etat ;
La gestion du matériel roulant est fondée sur le principe du respect du bien public. Elle
s’effectue suivant la mise en œuvre des bonnes pratiques d’entretien et réparation, de suivi et
contrôle.
Pour ce faire les opérations suivantes s’imposent :

- l’abonnement diagnostic CCVA pour tout matériel roulant ;
- la visite technique annuelle des véhicules ;
- un abonnement au péage pour les véhicules concernés.
Page 84 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 85 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Recenser des besoins en maintenance du matériel roulant
1.1 Le chargé de la initier un projet de Lettre adressée 01 jour Projet de lettre
gestion matériel aux structures pour recueillir les
roulant et du expressions de besoins
carburant
1.2 Chef SAIE Vérifier le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
besoins
1.3 DAF Valider le projet de Lettre adressée 01 jour Projet de lettre
aux structures pour recueillir les
expressions de besoins
1.4 Le chargé de la Centraliser les besoins des 07 jours Etat d’expression des
gestion matériel structures besoins
roulant et du
carburant
1.5 Le chargé de la Initier un projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
gestion matériel transmettant les besoins centralisés transmission;
roulant et du au Service de la Commande - Etat consolidés des
carburant Publique pour lancement du dossier besoins.
d’appel à concurrence
2. Suivi de la maintenance des véhicules
2.1 DAF exploiter les contrats de Permanent - Contrat
maintenance - Registre de suivi
2. 2 Chargé de la gestion Initier un projet de programme de 01 jour - Contrat
du matériel, mobilier passage des véhicules - Projet de programme
2.3 Chargé de la gestion Vérifier le projet de programme de 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier passage des véhicules - Projet de programme
2.4 chargé de la gestion Valider le projet de programme 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier d’intervention de passage des - programme de
et des fournitures véhicules passage
2.5 Le chargé de la Initier un projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
gestion des réparation des véhicules
immeubles
2.6 Chef SAIE Vérifier le projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
réparation des véhicules
Page 85 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 86 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
2.7 DAF Valider le projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
réparation des véhicules
3. Abonnement annuel au diagnostic CCVA
3.1. Chargé de la gestion Initier la lettre transmettant la liste 01 jour
du matériel roulant des véhicules au SCP pour Projet de lettre ;
et du carburant lancement de la commande
Liste des véhicules
3.2 Chef SAIE vérifier la lettre transmettant la 01 Jour Projet de lettre ;
liste des véhicules au SCP pour Liste des véhicules
lancement de la commande
3.3 DAF Valider la lettre transmettant la 01 Jour Projet de lettre ;
liste des véhicules au SCP pour Liste des véhicules
lancement de la commande
3.5.8. Procédure de gestion des immeubles
Assurer un bon cadre de travail aux agents.
La procédure s’applique aux immeubles affectés ou loués.
- Arrêté conjoint n°2010-222/MEF/MHU du 16 juin 2010 portant création, composition,

attributions et fonctionnement de la Commission Nationale des Opérations Immobilières
(CNOI) ;
- Arrêté conjoint n°2010-223/MEF/MHU du 16 juin 2010 portant barème indicatif des loyers
applicables aux baux administratifs ;
- décret N°2009-430 portant comptabilité matières de l’Etat et des autres organismes
publics.
Dans le cas où l’immeuble a été affecté, les opérations suivantes sont opérées :
L’entrée ;
Page 86 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 87 / 98
Enregistrement dans le livre journal des immobilisations ;

L’établissement de la fiche matricule ;
Suivi de l’entretien ;
Suivi de la consommation d’eau d’électricité et de téléphone ;
La sortie.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1 l’établissement des Ordres d’Entrée des
1.1 Chargé de la gestion des Initier un projet d’OEM en trois - BL ;
immeubles exemplaires 01 jour - PV de réception
- Projet d’OEM
1 .2 Chef SAIE Vérifier le projet d’OEM - BL ;
01 jour - PV de réception
- Projet d’OEM
1.3 DAF Valider l’OEM - BL ;
01 jour - PV de réception
- d’OEM
2 Enregistrement dans le livre journal des immobilisations
2.1 Chef SAIE Renseigner le livre journal des - OEM ;
immobilisations sur la base des informations 01 jour - Livre journal ses
contenues dans l’OEM immobilisations
3 Etablissement de la fiche matricule
3.1 Chargé de la Initier le projet de fiche matricule 01 Jour - OEM ;
gestion des - Fiche matricule
immeubles
3.2 Chargé de la Vérifier le projet de fiche matricule 01 Jour - OEM ;
gestion des - Fiche matricule
immeubles
3.3 DAF Valider le projet de fiche matricule 01 Jour - OEM ;
- Fiche matricule
4 Suivi de l’entretien et nettoyage des immeubles
4.1 Chargé de la Initier les fiches de suivi de l’entretien et 01 Jour Projet de fiches de
gestion des de nettoyage à transmettre aux structures suivi
immeubles
4 .2 Chef SAIE Vérifier les fiches de suivi de l’entretien et 01 Jour Projet de fiches de
de nettoyage à transmettre aux structures suivi
4.3 DAF Valider les fiches de suivi de l’entretien et 01 Jour de fiches de suivi
Page 87 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 88 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
de nettoyage à transmettre aux structures
4.4 Chargé de la Initier un projet programme de vérification 01 jour - Contrat
gestion des - Projet de
immeubles programme de
passage
4.5 Chargé de la Vérifier le projet programme de 01 jour - Contrat ;
gestion des vérification - Projet de
immeubles programme de
passage
4.6 chargé de la Valider le projet programme de vérification 01 jour - Contrat ;
gestion des - programme de
immeubles passage
4.7 DAF Informer les structures bénéficiaires du 02 jours - Lettre circulaire ;
programme d’intervention - Chronogramme de
passage
4.8 Le chargé de la effectuer des tournées de vérification de Chaque Lettre de mission

gestion des l’effectivité des prestations mois
immeubles
4.9 Le chargé de la initier des rapports et proposer les services 01 jour Projet de rapport
gestion des faits
immeubles
4.10 Chef SAIE Vérifier les rapports et les services faits 01 jour Projet de rapport
4.11 DAF Valider les rapports et les services faits 01 jour Projet de rapport
5) Suivi de la consommation de téléphone, d’eau et d’électricité
5 .1 Chargé de la Initier les fiches de suivi de la 01 Jour Projet de fiches de
gestion des consommation de téléphone, d’eau et suivi
immeubles d’électricité
5.2 Chef SAIE Vérifier les fiches de suivi de la 01 Jour Projet de fiches de
consommation de téléphone, d’eau et suivi
d’électricité
5.3 DAF Valider les fiches de suivi de la 01 Jour de fiches de suivi
consommation de téléphone, d’eau et
d’électricité
6 les sorties
Page 88 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 89 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
6.1 Chargé de la Initier un projet d’OSM 01 jour - PV de reforme ;
gestion des - Projet d’OSM
immeubles
6.2 Chef SAIE Vérifier le projet d’OSM 01 jour - PV de reforme ;

- Projet d’OSM
6.3 DAF Valider l’OSM 01 jour - PV de reforme ;

- Projet d’OSM
6-4 Chef SAIE Enregistrement de la sortie dans le livre 01 jour - OSM ;

journal des immobilisations - Livre journal des
immobilisations.
Dans le cas de la gestion des bâtiments loués, le chargé de la gestion des immeubles met en
œuvre les mécanismes de suivi des baux à travers les opérations suivantes :
Proposition des demandes location de bâtiments.

Vérification de l’occupation effective des bâtiments loués avant la certification des
factures définitives ;
Participation à l’établissement des états des lieux en début et en fin de bail.
Proposition des demandes de ruptures du contrat de bail.
Délai de
Documents et
interface
périodicité
1. Proposition des demandes de location de bâtiments.
1.1. Chargé de la Initier un projet de lettre de Projet de lettre
gestion des demande de location adressée 01 jour
immeubles
au MEF
1.2. Chef SAIE Vérifier le projet de lettre de Projet de lettre

demande de location adressée 01 jour
au MEF
1.3. DAF Valider le projet de lettre de Lettre de demande

demande adressée au MEF 01 jour de location
Page 89 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 90 / 98
Délai de
Documents et
interface
périodicité
2. Prise en compte du bail
2.1 DAF Exploiter le contrat de bail permanent Contrat de bail
3. Suivi du contrat de bail

3.1 Chargé de la effectuer des sorties 01 jour Lettre de mission
gestion des semestrielles de vérification
immeubles de l’effectivité de l’occupation
et de l’état du bâtiment ;
3.2 Chef SAIE vérifier le rapport de 01 jour Projet de rapport de
vérification ; vérification
3.3 DAF Valider le rapport de 01 jour Projet de rapport de

vérification ; vérification
4. Certification des factures

4.1 Chargé de la Vérifier la conformité de la 01 jour Contrat de bail ;
gestion des facture conformément à la NPJ Facture du bailleur
immeubles
4.2 Chef SAIE Proposer la certification 01 jour Contrat de bail ;
Facture du bailleur
4.3 DAF Signer sous la formule de 01 jour Contrat de bail ;
certification Facture du bailleur
Page 90 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 91 / 98
3.6. PROCEDURES DE GESTION DE LA PRISE EN CHARGE DES MISSIONS
La gestion de la prise en charge des missions s’entend de l’ensemble des démarches

(administratives, matérielles et financières) mises en œuvre pour permettre aux agents publics
de l’Etat d’assurer dans de bonnes conditions les missions qu’ils sont amenés à effectuer pour le
compte de l’administration. Ces déplacements sont de deux (02) ordres :
- les missions à l’intérieur du territoire national ;
- les missions à l’extérieur.
3.6.1. Procédure de gestion des missions à l’intérieur
On désigne par "missions à l’intérieur du pays" l’ensemble des déplacements effectués par les
agents publics de l’Etat, dans la limite territoriale du pays et dans un lieu autre que leur
résidence habituelle.
L’objectif de la procédure est d’assurer le bon traitement par la DAF de la prise en charge des
missions effectuées par les agents publics de l’Etat à l’intérieur du pays. La procédure servira de
guide permettant d’assurer un bon traitement des dossiers relatifs aux missions à l’intérieur du
pays, depuis leur initiation jusqu’à leur prise en charge matérielle et financière et leur
justification.
La procédure s’applique à tout agent public de l’Etat (fonctionnaires, contractuels, militaires et

temporaires) des ministères et des institutions.
Le traitement des dossiers relatifs aux missions à l’intérieur du pays se fait conformément à la
règlementation en vigueur.
3.6.1.5. Cadre législatif et réglementaire de la procédure
Le cadre législatif et réglementaire comprend :
• la loi n°006-2003/AN du 24 janvier 2003 relative aux lois des finances ;
Page 91 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 92 / 98
• la loi n°013-98/AN du 28 Avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et
aux agents de la Fonction Publique ;
• la loi n°019-2005/AN du 18 mai 2005 portant modification de la loi n°013-98/AN du 23

avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la Fonction
Publique ;
• le décret n°2012-735/PRES/PM/MEF du 21 septembre 2012 portant indemnité de mission

à l'intérieur du pays applicable aux agents publics de l'Etat ;
• le décret n°2005-256/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des comptables

publics;
• le décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des ordonnateurs et

des administrateurs de crédits;
• le décret n°2005-258/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant modalités de contrôle des

opérations financières de l’Etat et des autres organismes publics;
• le décret n°2008-328/PRES/PM/MEF du 9 juin 2008 portant organisation et

fonctionnement des régies de recettes et des régies d’avances de l’Etat et des autres
organismes publics ;
• arrêtés, circulaires et notes pris en application des textes ci-dessus.
Le champ des opérations liées à la gestion des missions à l’intérieur du pays porte sur les points
suivants :
examen des éléments liés à la prise en charge des frais de mission ;
prise en charge des frais de mission ;
justification de la mission.
3.6.1.7. Tableau du flux des tâches

Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1. Examen des éléments liés à la prise en charge de la mission
1.1. Secrétariat - Réceptionner le dossier de prise en 1 jour - Registre de
charge de la mission ; transmission ;
- Introduire le dossier auprès du DAF. - Pièces
justificatives ;
Page 92 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 93 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
/Périodicité
1.2. DAF ; Imputer le dossier : 1 jour - Fiche de
- Au Régisseur d’avances (disponibilité de d’établissement
fonds pour la prise en charge des d’ordre de
indemnités de mission) ; mission ;
- Au Chef SAIE qui l’impute au chargé de - Pièces
gestion du matériel roulant et du justificatives.
carburant (disponibilité de carburant,
du véhicule et du chauffeur).
1.3. Régisseur - Evaluer la prise en charge des 1 jour - Fiche de
d’avances ; indemnités de mission; demande
- Vérifier la disponibilité de fonds d’établissement
nécessaires à la prise en charge des d’ordre de
indemnités de mission ; mission ;
- Transmettre le point à DAF. - Note technique à
DAF pour faire le
point financier.
1.4. Chargé gestion - Evaluer la prise en charge des frais de 1 jour - Note technique à
du matériel carburant (distance à parcourir, DAF pour faire le
roulant et du consommation du véhicule) ; point (carburant
carburant. - S’assurer de la disponibilité d’un et matériel
véhicule adapté et d’un chauffeur ; roulant).
- Soumettre le point au chef SAIE en vue
sa transmission à DAF ;
Chef SAIE - Examiner le dossier ; Note technique à
- Transmettre le point à DAF. DAF pour faire le
point (carburant
et matériel
roulant).
1.5. DAF - Examiner les points transmis par le 1 jour Fiche de demande
Régisseur d’avances et le Chef SAIE ; d’établissement
- Emettre son avis sur la fiche de d’ordre de mission
demande d’établissement d’ordre de comportant l’avis
mission ; de DAF
- Transmettre la fiche de demande
d’établissement d’ordre de mission
avec avis motivé à SG
2. Prise en charge des frais de mission
2.1. Secrétariat - Réceptionner le dossier de prise en 1 jour Ordre de mission
charge de la mission ; signé
- Introduire le dossier auprès du DAF.
Page 93 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 94 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
/Périodicité
2.2. DAF ; - Imputer la copie de l’ordre de mission 1 jour Ordre de mission
signé au Régisseur d’avances et au Chef signé
SAIE pour nécessaire à faire ;
2.3. Régisseur - Préparer les états de paiement liés à la 1 jour Etat de prise en
d’avances ; prise en charge des indemnités de des indemnités de
mission des agents concernés mission
(conformément à la règlementation) ;
2.4. Chef SAIE Imputer au chargé, l’ordre de mission 1 jour Ordre de mission
signé pour nécessaire à faire. signé
2.5. Chargé gestion - Préparer l’émargement dans le registre 1 jour Registre de gestion
du matériel de gestion de carburant ; du carburant ;
roulant et du - Informer le chauffeur désigné qui Copie de l’ordre de
carburant prépare le véhicule. mission signée
3. Justification de la mission
3.1. Secrétariat Réception du rapport de mission 1 jour Rapport de mission
accompagné de l’ordre de mission accompagné des
dûment visé et des autres pièces exigées pièces justificatives
et l’introduire auprès du DAF.
3.2. DAF Imputer le dossier de rapport de mission Rapport de mission
au Régisseur d’avances accompagné des
pièces justificatives
3.3. Régisseur - examiner le rapport de mission en 1 jour - note à DAF
d’avances vérifiant notamment l’ordre de mission
dûment visé et les pièces exigées ;
- Faire le point à DAF;
- conserver les pièces justificatives de la
dépense.
NB :
A. Cas des missions avec prise en charge partielle:
Les éléments faisant l’objet de prise en charge (frais d’hébergement, frais de restauration,
véhicule, de carburant, etc.) devront ressortir dans les pièces justificatives transmises avec la
fiche de demande d’établissement de l’ordre de mission. Les services techniques de la DAF ne
prendront en charge que les éléments non couverts à cet effet ;
B. Cas des missions avec prise en charge totale (frais d’hébergement, de restauration, de
carburant et du véhicule) :
Page 94 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 95 / 98
L’ordre de mission est directement établi par les services de SG et une copie signée est transmise
à la DAF pour information.
3.6.2. Procédure de gestion des missions à l’extérieur du pays

On désigne par «missions à l’extérieur du pays » les déplacements effectués par les agents
publics de l’Etat, hors des limites territoriales du Burkina Faso.
L’objectif de la procédure est d’assurer le bon traitement par la DAF de la prise en charge des
missions effectuées par les agents publics de l’Etat à l’extérieur du pays. La procédure servira
de guide permettant d’assurer un bon traitement des dossiers relatifs aux missions à
l’extérieur du pays, depuis leur initiation jusqu’à leur prise en charge matérielle et financière
et leur justification.
La procédure s’applique à tout agent public de l’Etat (fonctionnaires, contractuels, militaires et

temporaires) des ministères et des institutions.

Le traitement des dossiers relatifs aux missions à l’extérieur du pays se fait conformément à la
règlementation en vigueur.
3.6.2.5. Cadre législatif et réglementaire de la procédure

• la loi n° 013-98/AN du 28 Avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et
aux agents de la Fonction Publique ;
• la loi n°019-2005/AN du 18 mai 2005 portant modification de la loi n°013-98/AN du 23
avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la Fonction
Publique ;
• le décret n°2005-186/PRES/PM/MFB/MFPRE du 1er avril 2005 portant indemnités de
mission applicable aux agents publics de l'Etat ;
publics;
• le décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des ordonnateurs et
des administrateurs de crédits;
Page 95 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 96 / 98
• le décret n°2005-258/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant modalités de contrôle des

opérations financières de l’Etat et des autres organismes publics;
• arrêtés, circulaires et notes pris en application des textes ci-dessus ;
Le champ des opérations liées à la gestion des missions à l’extérieur du pays porte sur :
Examen des éléments liés à la prise en charge des frais de mission ;
Prise en charge des frais de mission à l’extérieur ;
Justification et remboursement du reliquat des frais de mission ;
3.6.2.7. Tableau du flux des tâches

Délai de
Documents et
interfaces
/Périodicité
1. Examen des éléments liés à la prise en charge des frais de mission
1.1. Secrétariat - Réceptionner le dossier de prise en 1 jour Dossier de prise en
charge de la mission ; charge de la mission
Introduire le dossier auprès du DAF.
1.2. DAF Imputer le dossier au Régisseur 1 jour - Fiche de demande
d’avances (disponibilité de fonds d’établissement de
pour la prise en charge des l’ordre de mission ;
indemnités de mission et du titre de - Pièces justificatives
transport) de la mission ;
- Communication
orale.
1.3. Régisseur - Collecter des factures pro forma 1 jour - Note du à DAF ;
d’avances auprès d’agences de voyages ; - Facture pro forma.
- Evaluer la prise en charge des
indemnités de mission;
- Vérifier la disponibilité de fonds
nécessaires à la prise en charge des
indemnités de mission et du titre de
transport ;
- Faire le point à DAF.
1.4. DAF - Examiner les points transmis par le 1 jour - Fiche de demande
Régisseur d’avances ; d’établissement de
- Emettre son avis sur la fiche de l’ordre de mission ;
demande d’établissement d’ordre
Page 96 sur 293 98
1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 97 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
/Périodicité
de mission ;
- Transmettre la fiche de demande
d’établissement d’ordre de mission
avec avis motivé au ministre/
président d’institution par voie
hiérarchique
2. Prise en charge des frais de missions
2.1. Secrétariat - Réceptionner le dossier de prise en 1 jour Dossier de prise en

charge de la mission ; charge de la mission
- Introduire le dossier auprès du DAF.
2.2. DAF ; - Imputer la copie de l’ordre de 1 jour - Ordre de mission ;
mission signé au Régisseur - Communication
d’avances pour nécessaire à faire ; orale signée.
2.3. Régisseur - Préparer l’état de paiement lié à la 1 jour - Etat de paiement ;

d’avances ; prise en charge des frais de - Titre de transport
mission (à hauteur de 90%,
conformément à la règlementation
en vigueur) ;
- Emettre le chèque libellé au nom du
missionnaire ;
- Remettre au(x) missionnaire(s) le(s)
titre(s) de transport émis par
l’agence de voyage retenue ;
3. Justification et remboursement du reliquat des frais de missions à l’extérieur
3.1. Secrétariat - Réception du rapport de mission 1 jour Rapport de mission
accompagné de l’ordre de mission accompagné des
dûment visé, des talons pièces justificatives
d’embarquement et des autres
pièces exigées.
3.2. DAF Imputer le dossier au Régisseur 1 jour - Fiche de demande

d’avances d’établissement de
l’ordre de mission ;
- Pièces justificatives
de la mission ;
- Communication
orale.
Page 97 sur 293 98

1ère Edition
BURKINA FASO

Page : 98 / 98
Délai de
Documents et
interfaces
/Périodicité
3.3. Régisseur - réceptionner le dossier avec les 02 jours - Etat de paiement ;
d’avances ; pièces justificatives nécessaires - Chèque
(ordre de mission visé et talons
d’embarquement) ;
- Préparer l’état de paiement du
reliquat des frais de mission (10% du
montant des indemnités de mission) ;
- Emettre le chèque libellé au nom du
missionnaire ;
N.B. :
A. Cas des missions avec prise en charge partielle:
- Les éléments faisant l’objet de prise en charge (frais d’hébergement, de restauration ou
de carburant) devront ressortir dans les pièces justificatives transmises et la
communication orale en Conseil des ministres ;
- La DAF et ses services techniques ne prendront en charge que les éléments non couverts
à cet effet ;
B. Cas des missions avec prise en charge totale :
- l’établissement de l’ordre de mission se fera directement au niveau du cabinet du
Ministre ou du Président d’Institution et une copie de l’ordre de mission sera transmise
à la DAF pour information.
C. Cas des missions avec déplacement par voie terrestre (route ou rails)
- Dans le cas d’une une mission où le déplacement est assuré au moyen d’un véhicule de
l’administration, la procédure du traitement de la prise en charge est analogue à celle des
missions a l’intérieur avec toutefois l’application du taux des indemnités de mission a
l’extérieur ;
- Dans le cas d’une une mission où le déplacement est assuré par des compagnies de
transport autres que aériens, les titres de transport serviront de justificatifs.
Page 98 sur 293 98

1ère Edition
ET COMPTABLES
DES FINANCES
1ère édition
MODULE 4 :
PROCEDURES DE GESTION FINANCIERES
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants Page 99 sur 293
techniques au sein des ministères et institutions
Créer le 01/04/14 (MENA,
Modifié MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
le 03/04/14
BURKINA FASO
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 1 / 62
TABLE DES MATIERES

4.1.1. Définition de la procédure de gestion budgétaire ........................................................................3
4.1.2. Objectifs de la procédure de gestion budgétaire..........................................................................3
4.1.3. Principes et règles de gestion budgétaire ....................................................................................3
4.1.4. Cadre législatif et réglementaire de la procédure ........................................................................3
4.2.1. Objectif de la procédure 4
4.2.2. Champ d’application de la procédure 4
4.2.3. Principes et règles de gestion de la procédure 4
4.2.4. Chronologie des activités de l’élaboration du Cadre de dépenses à moyen terme du
ministère ou de l’institution 4
4.3.4. Liste des opérations 6
4.3.5. Tableau des flux de l’élaboration du budget du ministère ou de l’institution 6
4.4.3. Règles d’élaboration du PIP 12
4.4.4. Tableau des flux de la procédure d’élaboration du PIP 12
4.5.4. Chronologie des activités de l’élaboration du budget programme du ministère ou de
l’institution 14
4.6.1. ELABORATION DU PLAN DE DEBLOCAGE DE FONDS (PDF) .......................................................... 17
4.6.2. EXECUTION DE LA DEPENSE EN PROCEDURE NORMALE ............................................................. 19
4.6.3. Exécution des dépenses en procédure simplifiée ........................................................................ 21
4.6.4. Engagement en procédure corrective ........................................................................................ 23
4.6.5. Paiement par le régisseur d’avances ou sur les comptes administratifs gérés par la DAF ............ 23
4.6.6. Centralisation des pièces justificatives de déblocages de fonds .................................................. 24
4.7. PROCEDURE DE REVISION BUDGETAIRE .................................................................................... 27
4.7.1. Objectif de la procédure ........................................................................................................... 27
4.7.2. Champ d’application de la procédure ........................................................................................ 27
4.7.3. Règle de révision budgétaire..................................................................................................... 27
4.7.4. Liste des opérations de révision ................................................................................................ 27
4.7.5. Tableau des flux de la procédure de révision budgétaire ............................................................ 27
4.8. ELABORATION ET EXECUTION DES COMPTES D’AFFECTATION SPECIALE..................................... 30
Page 1 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 2 / 62
4.8.1. Elaboration des comptes d’affectation spéciale ......................................................................... 30

4.8.1.1. Objectif de la procédure .................................................................................................... 30
4.8.1.2. Champ d’application de la procédure................................................................................. 31
4.8.1.3. Règles de gestion .............................................................................................................. 31
4.8.1.4. Tableau des flux de l’élaboration des comptes d’affectation spéciale.................................. 31
4.8.2. Exécution des comptes d’affectation spéciale ............................................................................ 32
4.8.2.1. Objectif de la procédure .................................................................................................... 32
4.8.2.4. Liste des opérations .......................................................................................................... 32
4.8.2.5. Tableau des flux de l’exécution des comptes d’affectation spéciale..................................... 32
4.9. ELABORATION ET EXECUTION DES FONDS D’EQUIPEMENT ........................................................ 33
4.9.1. Elaboration des fonds d’équipement ......................................................................................... 33
4.9.1.1. 4.9.1.1Objectif de la procédure .......................................................................................... 33
4.9.1.4. Tableau des flux de l’élaboration des fonds d’équipement.................................................. 33
4.9.2. Exécution des fonds d’équipement ............................................................................................ 35
4.9.2.1. Objet de la procédure ........................................................................................................ 35
4.9.2.4. Liste des opérations .......................................................................................................... 35
4.9.2.5. Tableau des flux de l’exécution des fonds d’équipement..................................................... 35
4.10. PROCEDURES D’ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES ............................................................... 37
4.10.1. Définition ................................................................................................................................. 37
4.10.2. Objectif de la procédure ........................................................................................................... 37
4.10.3. Champ d’application de la procédure ........................................................................................ 37
4.10.4. Cadre législatif et règlementaire ............................................................................................... 37
4.10.5. Principes et règles de gestion .................................................................................................... 37
4.10.6. Liste des opérations .................................................................................................................. 38
4.10.7. Tableau de flux des procédures d’acquisition des biens et services ............................................. 39
Page 2 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 3 / 62
Les procédures financières comprennent les opérations de gestion budgétaires et celles liées
à l’acquisition des biens et services.
1.1. PROCEDURE DE GESTION BUDGETAIRE
La procédure de gestion budgétaire inclue l’élaboration, l’exécution, le contrôle et la révision

du budget général, des comptes d’affection spéciale et des fonds d’équipement gérés par la
DAF.
1.1.1. Définition de la procédure de gestion budgétaire

La procédure de gestion budgétaire s’entend toutes les opérations d’élaboration et
d’exécution du budget général et des comptes d’affection spéciale relevant du ministère ou
de l’institution.
La gestion des fonds d’équipement institués auprès de la DAF est aussi incluse dans la
gestion budgétaire.
1.1.2. Objectifs de la procédure de gestion

budgétaire
L’objectif principal de la procédure de gestion budgétaire est la prise en compte des règles
de gestion budgétaire qui permettent de préciser les rôles et les responsabilités des
différents acteurs.
1.1.3. Principes et règles de gestion budgétaire

La gestion budgétaire respecte les principes classiques du droit budgétaire notamment
l’autorisation, l’annualité, l’unité l’universalité, l’équilibre, la spécialité et la sincérité.
1.1.4. Cadre législatif et réglementaire de la procédure

• La Constitution
• le décret n°2005-255/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant réglementation
générale sur la comptabilité publique ;
publics;
• le décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des
ordonnateurs et des administrateurs de crédits;
Page 3 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 4 / 62
• le décret n°2005-258/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant modalités de contrôle

des opérations financières de l’Etat et des autres organismes publics;
• les différents barèmes de solde et régimes indemnitaires ;
• les textes portant création et fonctionnement des fonds d’équipement de l’Etat;
• le décret n°2003-665/PRES/PM/MFB du 31 décembre 2003 portant nomenclature
budgétaire de l’Etat ;
• autres lois et décrets en la matière ;
• arrêtés, circulaires et notes pris en application des textes ci-dessus.
1.2. PROCEDURE D’ELABORATION DU CDMT SECTORIEL
Assurer une cohérence entre les allocations budgétaires et les priorités préalablement
définies dans la politique sectorielle.
1.2.2. Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à toutes les structures du Ministère ou de l’institution.
1.2.3. Principes et règles de gestion de la procédure
Le CDMT sectoriel est élaboré pour une période de trois ans avec une tranche annuelle
d’exécution.
1.2.4. Chronologie des activités de l’élaboration du Cadre de dépenses à moyen

terme du ministère ou de l’institution
Délai de
Documents et
N° Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Collecte de données
1.1 DAF, DGESS, Chef SPB, Exploiter le rapport diagnostic du 03 jours Rapport
Chargés de la secteur réalisé sous la direction de diagnostic du
programmation la DGESS; ministère
(secteur)
Page 4 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 5 / 62
2 Identification des besoins
2.1 Groupe de travail Constituer les groupes de travail ; 03jours Fiche de

Identifier les besoins et les collectes de
regrouper dans la mesure par kits données
puis par programme
3 Evaluation des couts unitaires des besoins physiques et priorisation des programmes
3.1 Groupe de travail Evaluer les couts des activités en se 03 jours Première version
fondant sur des couts de référence des couts des
ou autres éléments pouvant programmes
permettre de les crédibiliser
3.2 Groupe de travail Etablir un ordre de priorité des 03jours

programmes
4 Comparaison des couts des programmes avec les enveloppes indicatives
4.1 Groupe de travail Comparer les couts des Document de

programmes avec les enveloppes CDMT
indicatives (de l’année précédente)
pour dégager les besoins financiers
1.3. PROCEDURE D’ELABORATION DU BUDGET
Elle regroupe toutes les activités visant à rendre disponible l’avant projet de budget du
ministère ou de l’institution accompagné de ses annexes.

La description de cette procédure de gestion budgétaire sert de guide pour l’élaboration de
l’avant projet du budget du ministère ou de l’institution.

La procédure de gestion budgétaire s’applique à l’élaboration de l’avant projet du budget du
Page 5 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 6 / 62
La procédure concerne les structures centrales et les structures déconcentrées. Elle est mise
en œuvre par les différents acteurs dans ces structures, chacun suivant ses attributions.

L’avant projet de budget des ministères et institutions est élaboré en fonction des besoins
de chaque direction ou structure conformément à ses missions et aux instructions et
orientations de la circulaire présidentielle et dans la limite de l’enveloppe CDMT allouée au
ministère ou à l’institution.
Toutes les directions et structures sont associées à la préparation de l’avant projet de budget
du ministère ou de l’institution.
La DAF coordonne l’activité d’élaboration de l’avant projet de budget, en centralisant et en

évaluant les besoins des directions et des structures.
1.3.4. Liste des opérations

Proposition des dépenses non reconductibles et les nouveaux besoins
dans le cadre de l’élaboration du CDMT global ;
Participation aux travaux de la commission d’examen des recettes de
services du ministère en charge du budget ;
Elaboration et ventilation de la circulaire budgétaire interne ;
Suivi de l’expression des besoins par les directions et structures ;
Centralisation des besoins exprimés des directions et structures ;
Organisation de l’examen et l’arbitrage des propositions de dépenses ;
Rédaction de la note de synthèse ;
Reproduction et transmission de l’avant projet de budget du ministère ou
de l’institution au ministère en charge du budget ;
Participation aux travaux de la commission technique budgétaire au sein
du ministère en charge du budget ;
Participation aux travaux de la commission des finances et du budget
(COMFIB) de l’Assemblée Nationale.
1.3.5. Tableau des flux de l’élaboration du budget du ministère ou de l’institution

Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement/
Périodicité
interfaces
1. Proposition des dépenses non reconductibles et des nouveaux besoins dans le cadre de
l’élaboration du CDMT global
1.1. DAF, Chef SPB, Exploiter la lettre circulaire du ministère 1 jour Lettre circulaire du
Chargés de la en charge du budget relative aux ministère en charge du
Page 6 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 7 / 62
programmation travaux préparatoires du CDMT global budget

1.2. Chargés de - Identifier et consolider les dépenses 2 jours Liste des dépenses non
programmation du non reconductibles et les nouveaux reconductibles et des
budget besoins à partir des informations nouveaux besoins
reçues des structures ;
- Initier le projet de lettre de
transmission au ministère en charge
du budget
1.3. Chef SPB - Examiner les dépenses non 1 jour - Projet de lettre ;
reconductibles et des nouveaux - Document contenant
besoins identifiés et consolidés ; les dépenses non
- Soumettre le projet de lettre de reconductibles et les
transmission au ministère en charge nouveaux besoins
du budget
1.4. DAF - Valider les dépenses non 1 jour - Projet de lettre
reconductibles et des nouveaux - Document contenant
besoins identifiés et consolidés en les dépenses non
concertation avec les différentes reconductibles et les
structures ; nouveaux besoins
- Soumettre le projet de lettre de
transmission à l‘adresse ministère en
charge du budget à la signature du 1
ministre ou président d’institution
1.5. Ministre ou Approbation et signature du projet de 3 jours - Projet de lettre
président lettre de transmission des dépenses non - Document contenant
d’institution reconductibles et des nouveaux besoins les dépenses non
reconductibles et les
nouveaux besoins
1.6. DAF Assurer la transmission de la lettre et 1 jour - Lettre à l’adresse du
les pièces jointes au ministère en charge ministre en charge du
du budget budget,
- Document contenant
les dépenses non
reconductibles et les
nouveaux besoins
1.7. DAF, SPB - Participer à l’examen et à l’arbitrage Durée de Document contenant
des dépenses non reconductibles par passage les dépenses non
le comité technique du CDMT global reconductibles et les
au sein du ministère en charge du nouveaux besoins
budget ;
- Justifier les propositions de dépenses
non reconductibles et des besoins
nouveaux devant le comité technique
du CDMT global
2. Participation aux travaux de la commission d’examen des recettes de service du ministère en
Page 7 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 8 / 62
charge du budget
2.1. DAF, PS, SPB Exploiter la lettre circulaire du ministre 2 jours Lettre circulaire
en charge du budget invitant les
structures concernées aux séances
d’examen des recettes de service
2.2. Régisseurs de Produire les situations d’exécution et 2 jours Etats de recouvrement
recettes des propositions de prévision de et Propositions
recettes prévisions de recettes
2.3. PS - Centraliser les situations d’exécution 2 jours - Etat récapitulatif de
et les propositions de prévisions de recouvrement et
recettes de service de toutes les prévisions de recettes
régies de recettes en collaboration ; - Rapport de séance
- Transmettre la situation consolidée
au DAF
2.4. DAF, PS, Régies de - Participer à la séance d’examen des Durée de - Etat de recouvrement
recettes et toute propositions de recettes par la la séance et prévisions de
structure commission d’arbitrage des recettes recettes
concernée de service ; - Rapport de séance
- Exposer les justificatifs des taux de
recouvrement des exercices
précédents et les prévisions
2.5. Reprendre en compte les conclusions Durée de Etat de recouvrement et
de la commission d’examen des la séance prévisions de recettes
recettes
2.6. DAF Inscrire les propositions de prévisions En temps Propositions de
de recettes arrêtées dans l’avant projet opportun 2 recettes
prévisions des
de budget de services
3. Elaboration et ventilation de la circulaire budgétaire interne
3.1. DAF Exploiter la circulaire budgétaire 1 jour Circulaire budgétaire
présidentielle présidentielle
3.2. Chargé de Initier le projet de circulaire budgétaire 1 jour Projet circulaire
programmation interne budgétaire interne
3.3. Chef SPB Examiner le projet de circulaire initié
par les chargés
3.4. DAF Valider et soumettre le projet de
circulaire budgétaire interne à la
signature du ministre ou du président
d’institution
3.5. Ministre /Président Approuver et signer la lettre circulaire 3 jours Projet de circulaire
d’institution interne budgétaire interne
3.6. DAF, Chef SAF - Assurer la reproduction de la 1 jour Circulaire budgétaire
circulaire budgétaire interne signée ; interne
- Assurer la ventilation de la circulaire
budgétaire interne
Page 8 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 9 / 62
4. Suivi de l’expression des besoins par les directions et structures

4.1. DAF, Chef SPB, Apporter un appui technique aux En cas de Demandes de soutien
chargé de directions et aux structures pour besoin technique
programmation l’expression de leurs besoins
4.2. Chef SAF Etablir la situation des besoins exprimés 2 jours Listes des besoins de la
par les services de a DAF DAF
4.3. DAF Valider les besoins exprimés par la DAF
5. Centralisation des besoins exprimés par les directions et structures
5.1. DAF Constituer des groupes de travail et 1 jour Note de mise en place
assurer la coordination des groupes
5.2. Groupes de travail Evaluer les besoins exprimés par toutes 5 jours Expression des besoins
les structures et directions dans les
groupes de travail
5.3. Groupes de travail Regrouper les besoins évalués dans un 2 jours Document récapitulatif
seul document selon la nomenclature des besoins évalués
budgétaire
5.4. DAF, Chef SPB et Comparer les évaluations des besoins 1 jour Document récapitulatif
chefs de groupes exprimés par titre aux enveloppes des besoins évalués,
CDMT allouées CDMT global
6. Organisation de l’examen et de l’arbitrage des propositions de dépenses par la commission
d’arbitrage interne
6.1. Chargés de Initier le projet de la lettre d’invitation 1 jour Projet de lettre
programmation des structures et directions à la séance
d’examen et d’arbitrage des propositions
budgétaires
6.2. Chef SPB Examiner le projet de la lettre d’invitation
des structures et directions à la séance
d’examen et d’arbitrage des propositions
budgétaires
6.3. DAF Valider et soumettre le projet de la lettre
d’invitation des structures et directions à
la séance d’examen et d’arbitrage des
propositions budgétaires
6.4. Ministre Approuver et signer la lettre d’invitation 3 jours Projet de lettre à la
/Président des structures à la séance d’examen et séance d’examen et
d’institution d’arbitrage des propositions budgétaires d’arbitrage des
propositions budgétaires
6.5. DAF, Chef SPB Organiser la tenue des séances d’examen Durée du Document récapitulatif
et l’arbitrage des propositions budgétaires passage des besoins évalués
des différentes structures par la
commission budgétaire interne
6.6. Chargés de la Rédiger le projet de rapport des séances 2 jours Projet de rapport
programmation d’examen et l’arbitrage des propositions
budgétaires des différentes structures par
la commission budgétaire interne
Page 9 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 10 / 62
6.7. Chef SPB Examiner le projet de rapport des séances 1 jour Document récapitulatif
d’examen et l’arbitrage des propositions des besoins évalués
6.8. DAF Valider le projet de rapport des séances 1 jour Rapport de séance
d’examen et l’arbitrage des propositions
6.9. Chargés de la Etablir et transmettre au Chef SPB les 2 jours Propositions d’allocations
programmation propositions d’allocations budgétaires en budgétaires
tenant compte des enveloppes CDMT et
des résultats de l’arbitrage interne
6.10. Chef SPB Examiner et transmettre au DAF les 1 jour Propositions d’allocations
propositions d’allocations budgétaires en budgétaires
tenant compte des enveloppes CDMT et
des résultats de l’arbitrage interne
6.11. DAF Valider et s’assurer les propositions 1 jour Propositions d’allocations
d’allocations budgétaires ont tenu budgétaires
compte des enveloppes CDMT et des
résultats de l’arbitrage interne
7. Saisie des propositions d’allocations budgétaires arbitrées dans le CID
7.1. Chargés de Saisir les propositions d’allocations de 2 jours - CID ;
programmation crédits par titre budgétaire sur le logiciel - Document récapitulatif
métier, CID des besoins évalués
7.2. Chef SPB Vérifier la saisie des allocations 1 jour - CID ;
budgétaires sur le logiciel métier, CID - Document récapitulatif
des besoins évalués
7.3. Chargé de Editer l’avant projet de budget, les 1 jour - CID ;
programmation tableaux synthétiques conformément à la - avant projet de budget
circulaire budgétaire à l’attention du chef Tableau récapitulatif
SPB
7.4. Chef SPB Examiner les documents édités par les 1 jour - CID ;
chargés - avant projet de budget
Tableau récapitulatif
7.5. DAF Valider les documents édités pour 1 jour - CID ;
insertion dans l’avant projet de budget - avant projet de budget
Tableau récapitulatif
8. Rédaction de la note de synthèse
8.1. Chef SPB Proposer la note de synthèse justifiant les 2 jours Projet de note de
différentes inscriptions de recettes et de synthèse
dépenses à l’attention du DAF
8.2. DAF - Examiner et analyser le projet de note de 1 jour Projet de note de
synthèse ; synthèse
- Soumettre l’avant projet de budget et la
Page 10 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 11 / 62
note de synthèse au Ministre ou Président

d’institution pour validation
9. Reproduction et transmission de l’avant projet de budget au sein du ministère en charge du budget
9.1. Chef SPB, Assurer la reproduction de l’avant projet de 2 jours Avant projet de
Chef SAF budget en nombre d’exemplaires requis budget et ses annexes
9.2. DAF Organiser la réception des avant projets de 1 jour Avant projet de
budgets des structures rattachées budgets des structures
rattachées
9.3. DAF Assurer la transmission de l’avant projet de 1 jour Avant projet de
budget accompagné des avant projets de budget et annexes en
budget des structures rattachées au ministère nombre requis
en charge du budget
10. Participation aux travaux de la commission technique budgétaire (CTB) du ministère en charge du
budget
10.1. SG, DAF, Chef SPB Exploiter le rapport de vérification des Durée de - Avant projet de
et autres structures services techniques du ministère en passage budget ;
invitées charge du budget - Rapport de
10.2. Exposer les arguments des propositions vérification
d’inscriptions budgétaires
10.3. Noter les avis et les recommandations
de la sous commission technique pour
la hiérarchie
10.4. Ministre, SG, toutes Participer aux travaux de la CTB pour le - Avant projet de
structures invitées passage du ministre ou du président budget
d’institution aux discussions - Rapport d’examen
budgétaires avec le ministre en charge de la commission
du budget budgétaire
10.5. Ministre, DAF Prendre en compte les conclusions Avant projet de
issues des travaux d’arbitrage budget
11. Participation aux travaux de la commission des finances et du budget (COMFIB) de l’Assemblée
nationale
11.1. DAF, Chef SPB, Elaborer les documents de réponses 2 jours Réponses aux
toutes structures aux questionnaires de la COMFIB de questionnaires
interpellées l’Assemblée Nationale (sous
commission et plénière de la COMFIB)
11.2. DAF, Chef SPB, Préparer l’exposé oral du chef de 2 jours Exposé oral
toutes structures délégation (SG devant la sous
interpellées commission de la COMFIB de l’AN)
ministre ou le président d’institution à
chaque passage
Page 11 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 12 / 62
11.3. Ministre, SG, DAF, - Prendre part au passage de la Durée du Projet de budget
Chef SPB, Toutes délégation du ministère ou de passage
structures invitées l’institution devant la sous commission
de la COMFIB ;
- Noter les avis et les recommandations
de la sous commission de la COMFIB
11.4. DAF, Chef SPB, Préparer l’exposé oral du ministre ou 2 jours Exposé oral
toutes structures président d’institution devant la
interpellées COMFIB de l’AN
11.5. Ministre, SG, DAF, - Prendre part au passage du ministre Durée du Projet de budget
Chef SPB, Toutes ou président d’institution devant la passage
structures invitées COMFIB ;
- Noter les avis et les recommandations
de la COMFIB
En marge de l’élaboration de l’avant projet de budget du ministère ou de l’institution, la DAF

conduit l’élaboration et l’actualisation du Programme d’investissement prioritaire.
1.4. PROCEDURE L’ELABORATION DU PROGRAMME D’INVESTISSEMENT PRIORITAIRE

(PIP)

Assurer une programmation rationnelle des investissements du ministère ou de l’institution.

La procédure s’applique à toutes les structures du ministère ou de l’institution et concerne
les dépenses d’investissement prévues ou en cours de réalisation.
1.4.3. Règles d’élaboration du PIP

Les investissements sont programmés en fonction des priorités. Ils font l’objet d’un examen
par une commission constituée à cet effet.
1.4.4. Tableau des flux de la procédure d’élaboration du PIP
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Chargés de Initier le projet de la lettre d’invitation à 1 jour Projet de lettre
programmation l’adresse des structures et directions d’invitation à l’examen
bénéficiaires des dépenses du PIP
d’investissement
2 Chef SPB Examiner le projet de la lettre d’invitation
à l’adresse des structures et directions
bénéficiaires des dépenses
Page 12 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 13 / 62
d’investissement
3 DAF Analyser et soumettre le projet de la
lettre d’invitation à l’adresse des
structures et directions bénéficiaires des
dépenses d’investissement
4 Ministre ou Approuver et signer le projet de lettre 3 jours Projet de lettre
président d’invitation à l’adresse des structures et d’invitation à l’examen
d’institution directions bénéficiaires des dépenses du PIP
d’investissement
5 DAF Assurer la transmission aux structures 3 jours Lettre d’invitation
destinataires accompagnée des
canevas
6 Chargé de la - Examiner et analyser les besoins en 2 jours - Etat des besoins
programmation investissement des structures ; d’investissement ;
des dépenses en
- Renseigner les fiches techniques - Fiches
capital
accompagnées des justificatifs techniques des
structures
7 Chef SPB - Centraliser les besoins en 3 jours Etat des besoins
investissement des structures dans un d’investissement des
document unique ; structures Liste des
projets et
- Etablir la liste des projets et
programmes
programmes prioritaires
prioritaires
8 DAF Apprécier et valider les besoins en 2 jours Etat des besoins
investissement des structures après la d’investissement des
centralisation structures Liste des
projets et
programmes
prioritaires
9 DAF, Chef SPB, Participer aux travaux de la commission Durée du Etat des besoins
Chargé de interne d’arbitrage des programmes passage d’investissement des
programmation, d’investissement structures Liste des
toute structure projets et
invitée programmes
prioritaires
10 DAF, Chef SPB, Prendre en compte les conclusions de la Document de travail
Chargé de commission interne d’arbitrage des de la commission
programmation programmes d’investissement
11 DAF, Chef SPB, Elaborer le projet programme 2 jours Projet de programme
Chargé de d’investissement du ministère ou de d’investissement du
programmation l’institution ministère ou de
l’institution
12 DAF - Soumettre le projet de programme 2 jours - Projet de programme
d’investissement au ministre ou au d’investissement du
président d’institution pour ministère ou de
approbation ; l’institution ;
Page 13 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 14 / 62
- Soumettre une lettre de transmission à - Projet de lettre

l’adresse du ministre en charge du
budget
13 Ministre ou Approuver et signer le projet de lettre de 3 jours - Projet de programme
président transmission du projet de programme d’investissement du
d’institution d’investissement validé. ministère ou de
l’institution ;
- Projet de lettre
14 DAF Assurer la transmission du projet de 1 jour - Projet de programme
programme d’investissement du d’investissement du
ministère ou de l’institution ministère ou de
l’institution validé ;
- Lettre de
transmission
15 DAF, Chef SPB, Participer aux travaux de la commission Durée du Projet de programme
Chargé de d’arbitrage des programmes passage d’investissement du
programmation, d’investissement au sein du ministère en ministère ou de
toute structure charge du budget l’institution validé
invitée
16 DAF, Chef SPB, Prendre en compte les conclusions de la
Chargé de commission d’arbitrage des programmes
programmation d’investissement au sein du ministère en
charge du budget
1.5. ELABORATION DU BUDGET PROGRAMME

Assurer une bonne programmation triennale des activités du ministère ou de l’institution.

La procédure s’applique à toutes les structures du Ministère ou de l’institution.

Le budget programme est élaboré pour une période de trois ans avec une tranche annuelle
d’exécution.
1.5.4. Chronologie des activités de l’élaboration du budget programme du

ministère ou de l’institution
Délai de
Documents et
N° Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
Page 14 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 15 / 62
1 Collecte de données
1.1 DAF, DEP, Chef SPB, Exploiter la lettre circulaire du 01 jour Lettre circulaire
Chargés de la Secrétariat Technique en charge du du Ministre ;
programmation Budget Programme relative à Fiche de
l’élaboration du programme ; collectes de
données
Soumettre à la signature du Ministre ou
du Président de l’Institution une
correspondance invitant les différentes
structures à s’approprier les orientations
y relatives ;
Transmettre aux différentes structures la
fiche de collecte de données sur leurs
activités ;
2 Traitement des données et renseignement du canevas
2.1 Groupe de travail Constituer les groupes de travail ; 06 jours Canevas

Centraliser les données collectées par renseigné du
groupe de travail ; budget
Vérifier la cohérence des activités par programme
rapport aux programmes du
département ou de l’Institution ;
Soumettre à examen et validation les
différentes activités consolidées à
l’intérieur des actions des programmes
et ce, en conformité avec les missions et
les objectifs du ministère ou de
l’Institution ;
Déterminer le temps de travail
(personnel nécessaire à la réalisation des
activités);
Déterminer la proportion de chaque
activité par rapport à l’ensemble du
programme ;
Transférer les activités dans la bascule ;
Enregistrer dans la bascule (modèle de
simulation des prévisions) les différentes
proportions ;
Rédiger des différents commentaires par
titre de dépenses ;
3 Vérification des différentes données inscrites
3.1 Groupe de travail Editer la première mouture du budget 01 jour Première version du
programme ; document du budget
Soumettre le document du budget programme
programme pour amendement ;
Page 15 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 16 / 62
Prendre en compte les différentes

observations ;
3.2 Groupe de travail Editer la version avant projet du budget 05 jours Document de budget
programme en exemplaires nécessaires; programme
Rédiger la lettre de transmission du
budget programme au ministère de
l’Economie et des Finances
1.6. PROCEDURE D’EXECUTION DU BUDGET
• Objectif de la procédure
La description de cette procédure sert de guide pour l’exécution du budget du ministère ou

de l’institution.
• Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à toutes recettes et dépenses relatives à l’exécution du budget du

Les structures centrales et déconcentrées sont concernées par cette procédure dont la mise
en œuvre est assurée par les différents acteurs, chacun suivant ses attributions.
• Règles de la procédure d’exécution budgétaire
La procédure d’exécution budgétaire consiste en l’exécution d’une part des recettes et des
dépenses d’autre part.
La procédure de l’exécution des recettes et des dépenses budgétaires respecte les textes en
vigueur notamment ceux cités au niveau de la procédure d’élaboration budgétaire auxquels
s’ajoutent :
- le décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant réglementation
générale des marchés publics et des délégations de services publics, ensemble son
modificatif ;
- le 2007-243/PRES/PM/MEF du 9 mai 2007 portant création, attributions,
organisation et fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics,
ensemble ses modificatifs ;
- le 2008-374/PRES/PM/MEF du 02 juillet 2008 portant réglementation générale de la
maitrise d’ouvrage publique déléguée
- les autres décrets régissant le domaine ;
- les arrêtés, les notes et circulaires pris en application des textes ci-dessus.
• Liste des opérations
Page 16 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 17 / 62
Recouvrement des recettes de service ;

Elaboration du Plan de déblocage de fonds (PDF) ;
Exécution des dépenses en procédure normale (contrats inscrits dans le Plan de
Passation des Marchés, PPM) ;
Exécution des dépenses en procédure simplifiée ;
Engagement en procédure corrective ;
Paiement sur la régie d’avances de la DAF et des comptes administratifs gérés par la
DAF ;
Centralisation des pièces justificatives de déblocages de fonds.
• Tableau de flux des tâches
Les recettes de service instituées à la DAF sont recouvrées par la régie de recette de la DAF.
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1 Régisseur de Encaisser les recettes en numéraire, par remise Ponctuelle Chèques et
recettes de chèques bancaires, postaux ou sur le Trésor numéraires
2 Régisseur de Remettre une quittance ou les formulaires Ponctuelle Quittances,
recettes sollicités formulaires
3 Régisseur de Reverser les chèques au comptable de Ponctuelle Chèques
recettes rattachement dès le lendemain de leur
encaissement
4 Régisseur de Tenir la comptabilité du poste permanent Livre journal
recettes
1.6.1. ELABORATION DU PLAN DE DEBLOCAGE DE FONDS

(PDF)
Le déblocage de fonds est une des modalités de la procédure simplifiée d’exécution de la
dépense publique et concerne les dépenses qui ne peuvent être exécutées par la procédure
normale. Il s’agit, notamment, des dépenses qui ne nécessitent pas la preuve du service fait
préalable et celles destinées au fonctionnement des structures rattachées.
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1 Processus d’élaboration du PDF à l’interne
1.1 Chargés de Initier et transmettre au chef SEBC un 1 jour Projet de lettre relatif
Page 17 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 18 / 62
programmation projet de lettre circulaire à l’adresse des au PDF

des dépenses directions, projets, programmes et
ordinaires autres structures pour internaliser la
circulaire du ministre en charge du
budget
1.2 Chef SEBC Examiner et transmettre au DAF le
projet de la lettre circulaire à l’adresse
des directions et structures pour
internaliser la circulaire du ministre en
charge du budget
1.3 DAF Analyser et soumettre au ministre ou au
président d’institution le projet de la
lettre circulaire interne à l’adresse des
directions et structures pour
internaliser la circulaire du ministre en
charge du budget
1.4 Ministre ou Approuver et signer le projet de lettre 3 jours Projet de lettre relatif
président circulaire à l’adresse des directions et au PDF
d’institution structures pour internaliser la circulaire
du ministre en charge du budget
1.5 DAF Assurer la transmission de la lettre 3 jours - Lettre singée relatif au
signée aux destinataires PDF ;
- Canevas du PDF
1.6 DAF Constituer des groupes de travail et 1 jour Note de mise en place
assurer la coordination des groupes
1.7 Groupes de Identifier les lignes budgétaires pouvant 1 jour - CID ;
travail faire l’objet de déblocage - Avant projet de budget
1.8 Chargé de Centraliser les lignes budgétaires 1 jour - CID ;
l’exécution des concernées dans le projet de PDF - Avant projet de budget
dépenses
ordinaires
1.9 Chef SEBC Compléter le projet de PDF à l’aide 2 jours - CID ;
d’informations transmises par les - Projet de budget ;
structures et directions (période de
- Avant projet de PDF
l’activité, période de déblocage
souhaitée, période de justification, la
répartition par tranche…)
1.10 DAF Examiner et analyser le projet de PDF 2 jours Projet de PDF
1.11 DAF, Chef SEBC, Participer à une séance d’examen Durée de Projet de PDF
Toute structure interne du Projet de PDF la séance
concernée
1.12 DAF Assurer la transmission du projet de 1 jour Projet de PDF
PDF validé au ministère en charge du
budget
2 Participation à l’examen et à l’arbitrage par le comité du ministère en charge du budget
Page 18 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 19 / 62
2.1 DAF, Chef SEBC, Exploiter le rapport du comité Durée du Rapport du comité
Chargé de d’examen des PDF au sein de la DG- passage
l’exécution des CMEF
dépenses
2.2 DAF, Chef SEBC, Apporter les réponses aux observations Projet de PDF
Chargé de du comité institué à la DG-CMEF sur le
l’exécution des projet de PDF
dépenses
2.3 DAF, Chef SEBC, Prendre en compte les amendements Projet de PDF
Chargé de du comité sur le PDF
l’exécution des
dépenses
2.4 DAF Assurer la transmission du PDF amendé 2 jours Projet de PDF amendé
au ministère en charge du budget
3 Mise à disposition du PDF approuvé aux directions et structures concernées
3.1 DAF Assurer la reproduction du PDF approuvé 3 jours PDF
Assurer la ventilation du PDF approuvé
1.6.2. EXECUTION DE LA DEPENSE EN PROCEDURE

NORMALE
L’exécution de la dépense en procédure normale comprend l’engagement, la liquidation,
l’ordonnancement et le paiement. La DAF est chargée des opérations d’engagement et de
liquidation.
L’engagement est l’acte par lequel l’Etat crée ou constate à son encontre une obligation de
laquelle résultera une charge. L’engagement doit rester dans la limite des autorisations
budgétaires et demeurer subordonné aux autorisations budgétaires.
La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la

dépense. Elle ne peut être faite qu’au vu des titres et des pièces offrant la preuve des droits
acquis par les créanciers.
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1 Engagement
1.1 Chargé de Rassembler les pièces justificatives
l’exécution des nécessaires à l’engagement des contrats
CID, Pièces
dépenses (bon de commande, lettre de
justificatives
ordinaires commande et marché public) 3 jours
conformément à la
Vérifier la composition du dossier
NPJ
conformément à la NPJ
1.2 Chef SEBC Vérifier l’exactitude et la concordance
Page 19 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 20 / 62
des imputations
1.3 Chargé de Saisir le dossier dans le CID (sélection de
l’exécution des la nature de la dépense et de la
dépenses procédure d’exécution)
1.4 Chargé de Editer la liasse d’engagement à partir du 1 jour Bon engagement
l’exécution des logiciel métier, CID
dépenses
1.5 Chef SEBC Valider la saisie du chargé et soumettre 1 jour Bon d’engagement
le dossier à la signature du DAF (liasse et dossier complet
autres pièces)
1.6 DAF Signer la liasse d’engagement et toute 1 jour Bon d’engagement
pièce nécessitant sa signature dossier complet
Soumettre certaines pièces à la
d’institution conformément à la NPJ
1.7 Ministre ou Signer les projets de contrats dont le 3 jours Projets de contrats
président montant est supérieur au seuil de la
d’institution délégation d’approbation
1.8 Chef SEBC Valider et transmettre le dossier 1 jour CID, dossier
d’engagement signé par le DAF d’engagement
électroniquement à la structure chargée complet
du contrôle a priori des dépenses (DG-
CMEF)
1.9 DAF Assurer la transmission physique du 1 jour Dossier complet
dossier d’engagement complet à la
structure chargée du contrôle a priori
des dépenses (DG-CMEF)
1.10 DAF Soumettre les projets de contrats visés 1 jour Projets de contrats
par la DG-CMEF à l’approbation du
ministre ou du président d’institution
conformément au seuil de délégation
1.11 Ministre ou Approuver les projets de contrats visés 3 jours Projets de contrats
président par la DG-CMEF conformément au seuil
d’institution de délégation
2 Liquidation
2.1 Chargé de - Vérifier le dossier à l’aide de la 3 jours - CID ;
l’exécution des nomenclature des pièces ; - Dossier de
dépenses - Saisir le dossier dans le CID en rappelant liquidation complet
l’engagement et en renseignant les conformément à la
montants à liquider et les références NPJ
bancaires justificatives (NPJ) ;
- Editer la liasse de liquidation ;
2.2 Chef SEBC - Valider la saisie effectuée par le chargé 1 jour CID ;
et soumettre le dossier de liquidation - Dossier de
complet à la signature du DAF (bon de liquidation complet
liquidation, pièces à certifier et autres conformément à la
pièces) NPJ
Page 20 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 21 / 62
2.3 DAF Approuver et signer le bon de 1 jour - CID ;

liquidation et toute pièce nécessitant - Bon d’engagement
sa signature dossier complet
2.4 Chef SEBC Valider et transmettre - CID ;
électroniquement le dossier de - dossier de
liquidation signé par le DAF à la liquidation complet
structure chargée du contrôle a priori conformément à la
des dépenses NPJ
2.5 DAF Assurer la transmission physique du Dossier de
dossier de liquidation complet à la liquidation complet
des dépenses
1.6.3. Exécution des dépenses en procédure simplifiée

La procédure simplifiée d’exécution des dépenses consacre la simultanéité de l’engagement
et de la liquidation.
L’engagement et la liquidation sont faits en une seule étape sur le CID ou le SIGASPE.
Les dépenses qui peuvent être exécutées selon cette procédure sont notamment :
• achats publics de l’exercice clos à réengager sur la gestion courante ;

• les conventions de maitrise d’ouvrage déléguée ;
• la dette publique ;
• les approvisionnements des régies d’avances ;
• les approvisionnements des CMD ;
• le règlement des baux administratifs ;
• les remises sur vente de timbres fiscaux ;
• les frais de mémoires en justice ;
• les dépenses d’eau, d’électricité et de téléphone ;
• les frais d’hébergement ;
• le remboursement des frais médicaux ;
• les frais de transit ;
• les déblocages de fonds ;
• les paiements des dommages et intérêts TPR ;
• prestations intellectuelles, contrat de consultants individuels ;
Page 21 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 22 / 62
• les honoraires d’huissier et les frais d’avocat ;

• les paiements hors solde au profit des agents publics (rappel de solde, indemnités de
fin d’engagement et de congé payé, indemnité de départ à la retraite, autres
indemnités, part patronale, avance de solde, …)
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1 Engagement et liquidation
1.1 Chargé de - Rassembler les pièces justificatives 1 jour - CID ;
l’exécution des nécessaires à l’engagement des - Pièces
dépenses dépenses en procédure simplifiée ; justificatives
ordinaires - Vérifier la composition du dossier conformément à la
conformément à la NPJ NPJ Pièces du
dossier
1.2 Chef SEBC Vérifier l’exactitude et la concordance 1 jour Pièces du dossier
des imputations
1.3 Chargé de - Saisir le dossier dans le CID (sélection 1 jour - Liasse
l’exécution des de la nature de la dépense et de la d’engagement ;
dépenses procédure d’exécution) ; - Pièces justificatives
ordinaires - Editer la liasse d’engagement conformément à la
NPJ Pièces du
dossier
1.4 Chef SEBC Valider la saisie du chargé et 1 jour - Bon
soumettre le dossier à la signature du d’engagement ;
DAF (liasse et autres pièces) dossier complet
1.5 DAF - Signer la liasse d’engagement et toute 1 jour - Bon d’engagement
pièce nécessitant sa signature ; dossier complet
- Soumettre certaines pièces à la
d’institution conformément à la NPJ
1.6 Ministre ou Approuver et signer les pièces 3 jours Pièces
président nécessitant sa signature conformément à la
d’institution NPJ
1.7 Chef SEBC Valider et transmettre 1 jour CID, dossier
électroniquement le dossier d’engagement
d’engagement signé par le DAF à la complet
1.8 DAF Assurer la transmission physique du 1 jour Dossier complet
dossier d’engagement complet à la
Page 22 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 23 / 62
Les crédits alloués aux ministères et institutions déconcentrés ne sont pas intégralement
administrés par le DAF ; ainsi, les structures déconcentrées de ces ministères et institutions
bénéficient d’une délégation de crédits.
Ces crédits sont exécutés suivant les procédures normale ou simplifiée en fonction de la NPJ et
des textes qui régissent la dépense publique de même que les structures concernées.
1.6.4. Engagement en procédure corrective

Les engagements peuvent être annulés ou ajustés en fonction des contraintes objectives
rencontrées dans le traitement du dossier.
Les projets d’engagement complémentaire, de dégagement ou d’annulation sont traités

dans les mêmes formes que l’engagement initial et sont justifiés par les pièces indiquées
dans la NPJ.
Le dégagement vise à annuler partiellement le montant de l’engagement initial ;
L’engagement complémentaire est le fait d’engager en sus du montant initial ;
L’annulation est un engagement pour annuler le montant intégral de l’engagement

initial.
L’annulation ou le dégagement peut intervenir en cours d’exercice. En fin d’exercice

budgétaire, ils visent l’apurement du CID dans le cadre des opérations de clôture.
Le dégagement enfin d’exercice correspond à une opération d’annulation du montant du

contrat pour lequel :
Le service fait n’a pas été établi ;
Le service est fait, mais n’a pas fait l’objet de liquidation.
L’annulation est une opération qui annule le montant total du contrat. Elle est observée en
fin d’exercice pour les contrats au titre desquels aucun paiement n’a été fait.
Si besoin en est, les contrats ayant fait l’objet d’annulation ou de dégagement sont
réengagés prioritairement sur les crédits correspondants au titre du budget suivant.
Les délais, le processus et les acteurs du traitement de ces dossiers sont les mêmes que ceux
indiqués au niveau de l’engagement initial dans les tableaux relatifs à l’engagement en
procédure normale et simplifiée.
1.6.5. Paiement par le régisseur d’avances ou sur les

comptes administratifs gérés par la DAF
Page 23 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 24 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1 Paiement des dépenses sur la régie d’avances
1.1 Régisseur d’avances Vérifier les dossiers présentés au 2 jours Chèques et
paiement conformément à la numéraires
réglementation en vigueur
1.2 Régisseur d’avances Vérifier la qualité du créancier Pièces d’identité
1.3 Régisseur d’avances Signer le chèque et le soumettre au Chèques et dossiers
contreseing du DAF de dépenses
1.4 DAF Approuver le dossier de dépenses et Dossiers de dépenses
cosigner les chèques et chèques
1.5 Régisseur d’avances Mettre les fonds à la disposition des Livres journaux
créanciers en numéraire ou par
chèque préalablement positionnés à
l’ACCT
1.6 Régisseur d’avances Classer et sécuriser les pièces Au jour le Pièces justificatives
justificatives jour
1.7 Régisseur d’avances Tenir la comptabilité du poste Livres journaux
2 Paiement des dépenses sur les comptes administratifs gérés par la DAF
2.1 Gestionnaire du Vérifier les dossiers présentés au 2 jours Dossiers de dépenses
compte administratif paiement
2.2 Gestionnaire du Vérifier la qualité du créancier Les pièces d’identité
compte administratif
2.3 - Autorité Signer le chèque et le soumettre au Chèques et dossiers
compétente ; contreseing de l’autorité de dépenses
- Gestionnaire du compétente
2.4 Gestionnaire du Mettre les fonds à la disposition des 2 jours Chèques ou numéraire
compte administratif créanciers en numéraire ou par
chèque préalablement positionnés à
l’ACCT
2.5 Gestionnaire du Classer et sécuriser les pièces Pièces justificatives
compte administratif justificatives
2.6 Gestionnaire du Tenir la comptabilité Livre journal
1.6.6. Centralisation des pièces justificatives de

déblocages de fonds
Le renouvellement des dépenses exécutées par voie de déblocage est subordonné à la
production des pièces justificatives des tranches précédentes.
Page 24 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 25 / 62
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1 Chargé de la - Centraliser les pièces justificatives des 3 jours - Pièces justificatives
comptabilité structures et directions ayant bénéficié Projet de lettre de
de déblocage ; rappel
- Vérifier les pièces justificatives et - Etat récapitulatif, Pièces
formuler des observations aux structures justificatives
et directions ;
- Proposer une lettre de rappel à la
signature de la hiérarchie pour les
structures en cas de besoin
- Faire un état récapitulatif des pièces
justificatives ;
- Initier un projet de bordereau de
transmission des pièces justificatives à la
direction chargé de la vérification des
ces pièces au sein du ministère en
charge du budget (DGB/DOC).
2 Chef SEBC - Examiner et analyser les pièces 1 jour - Projet de
justificatives ; correspondances,
- Soumettre les projets de - Etat récapitulatif, Pièces
correspondances à la signature du DAF justificatives
3 DAF - Approuver et signer les projets de lettre 1 jour - Correspondances
de rappel et les projets de bordereau de signées,
transmission - Etat récapitulatif, Pièces
- Assurer la transmission des justificatives
correspondances
4 Chef SEBC Exploiter le rapport de vérification et en 1 jour Rapport de vérification
faire copie aux structures et aux
directions concernées
5 DAF Assurer la transmission du rapport de 3 jours Rapport de vérification
vérification aux structures concernées
Les procédures l’élaboration et d’exécution du budget, assurées par la DAF, font intervenir
un certain nombre de contrôles.
Le contrôle a priori est exercé par la DG-CMEF. Les avis et les visas matérialisent le
traitement de cette structure.
Le contrôle fonctionnel suit l’ordre d’intervention des acteurs de la DAF. Chaque acteur
procède à une vérification conformément à ses attributions avant d’acheminer les dossiers à
l’acteur suivant dans la chaîne de traitement. Cette vérification est incluse dans le traitement
de ce dernier acteur.
Page 25 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 26 / 62
Le contrôle a posteriori est exercé par les organes de l’Etat habilités. Il y a lieu de satisfaire
aux diligences des ces organes.
Le contrôle interne et le suivi évaluation de la DAF sont exercés par une structure
spécialement habilitée à cette fin au sein de la DAF.
La procédure du contrôle interne et du suivi évaluation est décrite dans le module consacré
aux procédures administratives.
Page 26 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 27 / 62
1.7. PROCEDURE DE REVISION BUDGETAIRE

Les révisions budgétaires interviennent pour prendre en compte les nouveaux besoins selon
une certaine périodicité ou selon des contraintes d’ordre général (changement
institutionnel) ou particulières au ministère ou à l’institution.
Les révisions permettent d’ajuster les affectations des crédits budgétaires en fonction des
nouvelles priorités du ministère ou de l’institution.

Les révisions budgétaires concernent l’ensemble des crédits budgétaires affectés aux
structures et directions qui demandent une modification de certaines de leurs dotations
budgétaires.
1.7.3. Règle de révision budgétaire

Les révisions s’effectuent par modifications des dotations budgétaires à travers les requêtes
de virement, de transferts de crédits ou des sollicitations à l’occasion de la mise en place de
décrets d’avances ou de loi de finances rectificatives.
1.7.4. Liste des opérations de révision

1. Production des statistiques périodiques
2. Revue de l’exécution budgétaire à l’interne
3. Participation à la revue à mi parcours de l’exécution u budget de l’Etat
4. Requêtes de modifications budgétaires
1.7.5. Tableau des flux de la procédure de révision

budgétaire
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Production des statistiques périodique
1.1 Chargés de l’exécution - Renseigner les canevas de collectes des 2 jours - Lettre circulaire ;
budgétaire données relatives à l’exécution - CID ;
périodique du Budget conformément à
- SIGASPE ;
la lettre circulaire du ministre chargé
du Budget ; - Canevas d’exécution
du budget renseignés
- Initier le projet de lettre de
transmission
1.2 Chef SEBC - Consolider les données collectées par 2 jours - Lettre circulaire ;
les chargés et produire les statistiques - CID ;
relatives à la situation d’exécution du
Page 27 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
3 / 62
Page : 28
budget ; - SIGASPE ;
- Proposer le projet de lettre de - Situation d’exécution
transmission du budget
1.3 DAF - Examiner et analyser la situation 2 jours
produite ;
- Soumettre le projet de lettre à
l’approbation du ministre ou du
président d’institution
1.4 Ministre ou Président Approuver et signer la lettre de 3 jours - Lettre de
d’institution transmission transmission ;
- Situation d’exécution
2 Organisation des revues budgétaires à l’interne
2.1 Chargé de l’exécution - Initier le projet de circulaire relative 2 jours - Projet de lettre
budgétaire à la tenue de la revue budgétaire à circulaire, Canevas de
l’interne collecte des situations
- Renseigner les canevas des d’exécution
situations d’exécution budgétaire budgétaire, CID,
pour la revue interne SIGASPE
2.2 Chef SEBC - Consolider les données collectées 2 jours - Projet de lettre
par les chargés et produire les circulaire, Canevas de
statistiques relatives à la situation collecte des situations
d’exécution du budget d’exécution
- Proposer au DAF le projet de lettre budgétaire ;
circulaire de la revue budgétaire - CID, SIGASPE ;
interne - Situation d’exécution
budgétaire
2.3 DAF Examiner et analyser la situation 2 jours - Projet de lettre
produite et soumettre le projet de circulaire ;
lettre circulaire à l’approbation du - Situations d’exécution
ministre ou du président budgétaire ;
d’institution
- CID et SIGASPE
2.4 - SG ; Approuver et signer la lettre 3 jours - Projet de lettre
- Ministre ou Président circulaire à l’adresse de toutes les circulaire ;
d’institution structures concernées du - Situations d’exécution
département budgétaire
2.5 Chargés de l’exécution Recueillir et exploiter les situations 2 jours Situations
budgétaire et demandées aux différentes d’exécution
structures pour la tenue de la budgétaire des
revue interne structures
2.6 Chef SEBC Examiner et consolider les 2 jours Situations d’exécution
situations d’exécution budgétaire budgétaire des
des structures recueillies par les structures consolidées
chargés
2.7 Chef SEBC Assurer l’organisation des séances 1 jour Salle de travail,
Page 28 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 29 / 62
de la revue interne (salle, document de travail

reproduction de documents de
travail)
2.8 - DAF ; Participer à la revue interne de Durée de Documents de travail
- Chef SEBC ; l’exécution budgétaire la Séance
- Chargés de l’exécution ;
- Toutes les structures
concernées
2.9 Chef SEBC - Rédiger les projets de rapports des Durée de Rapport de séance
séances de la revue interne ; la séance
- Assurer la rédaction du projet de Rapport global
rapport global des débats présidés 3 jours
par le SG, ou le Ministre ou le
Président d’institution ;
- Proposer le projet de lettre de
transmission du rapport global de la
revue interne
2.10 DAF - Examiner et valider le projet de 2 jours Rapport global
rapport global de la revue interne ;
- Soumettre le projet de rapport
global de la revue interne et le
projet de lettre y relative à
l’appréciation du Ministre ou du
3 Participation à la revue à mi parcours de l’exécution du budget de l’Etat
3.1 Chef SEBC - Exploiter la circulaire du ministre en 2 jours - Lettre circulaire ;
charge du Budget et produire la - CID et SIGASPE ;
situation d’exécution budgétaire à
- Situation d’exécution
mi-parcours ;
du budget
- Proposer le projet rapport sur la
situation d’exécution du budget à
mi-parcours
3.2 DAF Examiner et analyser, puis 1 jour
soumettre le projet de rapport et la
situation d’exécution à
l’approbation du ministre ou du
3.3 - DAF ; Participer à la séance de la revue de Durée de Documents de travail
- Chef SEBC l’exécution budgétaire organisée par la séance
le ministère en charge du budget
- Chargés de l’exécution ;
Toutes les structures
concernées
3.4 DAF, Chef SEBC, Chargés Prendre en compte les conclusions Durée de Compte rendu
de l’exécution issues de la revue à mi-parcours de la séance
Page 29 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 30 / 62
l’exécution budgétaire
4 Requêtes de modifications budgétaires
4.1 Chargé de la - Exploiter le rapport d’exécution à 1 jour - Rapport d’exécution ;
programmation des mi parcours de l’exécution du - Etat des
dépenses budget ; recommandations ;
- Examiner les requêtes des - Correspondances,
structures sollicitant des projet de lettre
modifications budgétaires
(réglementation et les priorités) ;
- Initier les projets de lettre de
demande de modifications
budgétaires à l’adresse du
ministre en charge du budget
4.2 Chef SPB Examiner et analyser les 1 jour Projets de lettre
propositions de modifications
budgétaires faites par les chargés
4.3 DAF Soumettre les projets de lettre à 2 jours Projets de lettres
l’appréciation du Ministre ou du
4.4 Ministre ou Président Approbation et signature des 3 jours Projets de lettres
d’institution projets de lettres
4.5 DAF - Assurer la transmission des lettres Sans délai Lettre d’autorisation
de demande de modification au des modifications
ministre en charge du budget budgétaires
- Assurer la notification des
modifications accordées aux
structures bénéficiaires
En plus du budget général de l’Etat, les DAF élaborent et exécutent les comptes d’affectation
spéciale et des fonds d’équipement. La gestion des comptes d’affectation spéciale et des
fonds d’équipement ne déroge pas aux règles et procédures générales d’élaboration,
d’exécution, de contrôle et de révision du budget général.
1.8. ELABORATION ET EXECUTION DES COMPTES D’AFFECTATION

SPECIALE
1.8.1. Elaboration des comptes d’affectation spéciale

Servir de guide pour l’élaboration des comptes d’affectation spéciale relevant du ministère
ou de l’institution.
Page 30 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 31 / 62

La procédure s’applique aux opérations de programmation des recettes et des dépenses des
comptes d’affectation spéciale, et aussi à l’ensemble des intervenants dans la gestion desdits
comptes.
1.8.1.3. Règles de gestion

Les prévisions de recettes et de dépenses au titre des comptes d’affectation spéciale sont
établies par les ministères et institutions concernés. Elles respectent la nomenclature
budgétaire en vigueur et doivent être saisies dans le CID.
Les opérations d’examen de la procédure d’élaboration des comptes d’affectation spéciale
interviennent concomitamment avec celles de l’avant projet de budget du ministère ou de
l’institution.
1.8.1.4. Tableau des flux de l’élaboration des comptes d’affectation spéciale
Seq Intervenants Description des tâches Délai de Documents et interfaces

traitement
ou
Périodicité
1 Gestionnaire du Exploiter les circulaires 1 jour Lettre circulaire budgétaire
compte, DAF budgétaires présidentielle et présidentielle et circulaire
interne budgétaire interne
2 Gestionnaire du Produire les situations 2 jours CID, Situations d’exécution

compte d’exécution financière et/ou
physique des comptes
d’affectation spéciale pour les
trois (3) années antérieures
3 Gestionnaire du Prévoir les recettes et les 1 jour Avant projet de budget des
compte, DAF dépenses comptes d’affectation
spéciale
4 Ministre, DAF, Participer à la séance d’examen Durée de la Avant projet de budget des
gestionnaires des et d’arbitrage des comptes séance comptes d’affectation
comptes d’affection spéciale au sein du spéciale
Département
5 Chef SAF, chef SPB Assurer la reproduction des 1 jour Documents des comptes
documents des comptes
d’affectation spéciale et les
annexer à l’avant projet de
budget du ministère ou de
l’institution
6 Ministre, DAF, Participer aux travaux de la Durée du Avant projet de budget des
gestionnaire du commission technique passage comptes d’affectation
compte budgétaire du ministère en spéciale
Page 31 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 32 / 62
charge du budget
7 Gestionnaire du Prendre en compte les 1 jour Rapport de la commission
compte, DAF conclusions de la commission technique
technique budgétaire
8 Gestionnaire du Participer aux travaux de la Durée du Projet de budget des

compte, DAF COMFIB passage comptes d’affectation
spéciale
9 Gestionnaire du Prendre en compte les 1 jour Recommandations de la
compte, DAF observations de la COMFIB COMFIB
relatives aux comptes
d‘affectation spéciale lors du
passage
1.8.2. Exécution des comptes d’affectation spéciale

Servir de guide pour l’exécution des comptes d’affectation spéciale relevant du ministère ou
de l’institution.

La procédure s’applique aux opérations d’exécution des comptes d’affectation spéciale et
aux acteurs concernés.

L’exécution des recettes et des dépenses au titre des comptes d’affectation spéciale est
assurée par la DAF.

1. Exécution des recettes
2. Exécution des dépenses
1.8.2.5. Tableau des flux de l’exécution des comptes d’affectation spéciale
Seq Intervenants Description des tâches Délai de Documents

traitement ou et
Périodicité interfaces
1 Exécution des recettes
1.1 Gestionnaire Suivre les processus de décaissements des Permanent Livre
du compte contributions ou les recouvrements des comptable
recettes programmées et en produire une
Page 32 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 33 / 62
situation à l’attention de la hiérarchie.

2.2 DAF Examiner et analyser les situations de Permanent
décaissements reçus en les rapportant au
plan initial suivant les clauses
conventionnelles ;
Analyser le niveau de recouvrement des
recettes.
2 - Exécution des dépenses

Les opérations des comptes d’affectation spéciale sont exécutées, contrôlées et révisées
suivant les mêmes principes et règles que le budget général, conformément à la
réglementation en vigueur. Toutefois, le solde de chaque compte d’affectation spéciale tiré à
la clôture de l’année budgétaire est reporté d’année en année. La DAF procède à une
demande de report de crédits en cours de gestion.
1.9. ELABORATION ET EXECUTION DES FONDS D’EQUIPEMENT
1.9.1. Elaboration des fonds d’équipement

1.9.1.1. 4.9.1.1Objectif de la procédure
Servir de guide pour l’élaboration des fonds d’équipement relevant du ministère ou de

l’institution.
La procédure s’applique à l’élaboration des fonds d’équipement gérés par la DAF.
Les prévisions de recettes et de dépenses au titre des fonds d’équipement sont établies par
les structures bénéficiaires des ministères et institutions concernés. Ces prévisions font
l’objet de saisie dans le CID.
1.9.1.4. Tableau des flux de l’élaboration des fonds d’équipement

Délai de
Documents et
Périodicité
interfaces
1 Ordonnateur et Exploiter la circulaire budgétaire 1 jour - Lettre circulaire
gestionnaire du présidentielle et interne et la budgétaire
fonds d’équipement circulaire relative à l’élaboration des présidentielle ;
fonds d’équipement - Circulaire budgétaire
interne
2 Ordonnateur et Produire les rapports détaillés de 1 jour - CID ;
gestionnaire du l’exécution des fonds d’équipement - Situations d’exécution
Page 33 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 34 / 62
fonds d’équipement au titre des trois années antérieures

3 Ordonnateur et Proposer les prévisions de recettes 1 jour Projet de budget des
gestionnaire du et de dépenses en tenant compte du comptes d’affectation
fonds d’équipement report de solde antérieur spéciale
4 Ordonnateur et Participer à la séance d’examen et Durée Projet de budget des

gestionnaire du FE l’arbitrage du budget à l’interne de la fonds d’équipement
consacré aux fonds d’équipement séance
5 Ordonnateur et Prendre en compte les conclusions 1 jour Rapport de la
gestionnaire du des séances d’examen et d’arbitrage commission interne
fonds d’équipement du budget à l’interne consacré aux
fonds d’équipement
6 Gestionnaire du Elaborer l’avant projet de budget du 3 jours Avant projet de budget
Fonds d’équipement FE accompagné des situations du fonds d’équipement
requises à l’attention de
l’ordonnateur
7 Ordonnateur Valider et assurer la transmission du 2 jours Avant projet de budget
projet de budget du fonds du fonds d’équipement
d’équipement accompagné des
situations requises
8 Ordonnateur Faire une ampliation au DAF de 1 jour Avant projet de budget
l’avant projet de budget des fonds des fonds d’équipement
d’équipement
9 DAF - Recueillir la situation de l’ensemble 2 jours Tableau récapitulatif du
des fonds d’équipement du ministère projet de budget des
ou de l’institution ; fonds d’équipement
- Examiner et analyser le récapitulatif
des fonds d’équipement dans les
prévisions budgétaires
10 - Gestionnaire du Participer aux travaux de la Durée Avant projet de budget
Fonds commission du ministère en charge du du fonds d’équipement
d’équipement ; du budget consacrée à l’examen des passage
- Ordonnateur fonds d’équipement
11 Gestionnaire du Prendre en compte les observations 1 jour Tableau récapitulatif du
Fonds de la commission en charge de projet de budget des
d’équipement ; Ord l’examen des fonds d’équipement fonds d’équipement
onnateur
12 - Gestionnaire du Participer à la séance de la COMFIB Durée Projet des budgets des
Fonds d’équipement ; consacrée aux Fonds d’équipements du fonds d’équipement
- Ordonnateur passage
13 - Gestionnaire du Prendre les recommandations de la 1 jour Projet des budgets des
Fonds d’équipement ; COMFIB sur les fonds d’équipement fonds d’équipement
- Ordonnateur
14 Ordonnateur Faire une ampliation au DAF du 1 jour Projet des budgets des
Page 34 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 35 / 62
projet de budget des fonds fonds d’équipement

d’équipement
15 Gestionnaire de Proposer un projet de lettre de 1 jour Projet de lettre de
fonds d’équipement demande d’approbation au budget demande d’approbation
du fonds d’équipement par arrêté du du budget du fonds
ministre chargé du budget d’équipement
16 Ordonnateur du Signer la lettre de demande 1 jour Projet de lettre de
fonds d’équipement d’approbation du budget de fonds demande d’approbation
d’équipement au ministre chargé du du budget du fonds
budget d’équipement
1.9.2. Exécution des fonds d’équipement

1.9.2.1. Objet de la procédure
Servir de guide pour l’exécution des fonds d’équipement relevant du ministère ou de

l’institution.
La procédure s’applique à l’exécution des fonds d’équipement au profit des structures

bénéficiaires.
L’exécution des recettes et des dépenses au titre des fonds d’équipement est assurée par le
gestionnaire et l’ordonnateur dudit fonds.
• Exécution des recettes
• Exécution des dépenses
1.9.2.5. Tableau des flux de l’exécution des fonds d’équipement

Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1 Exécution des recettes
1.1 Gestionnaire du - Veiller au recouvrement des recettes dont Permanent Etat de
fonds des parts sont reversés et des recettes reversement
d’équipement spécifiques au profit du fonds
d’équipement ;
- Suivre le reversement des parts de recettes,
des transferts reçus d’autres budgets et des
recettes spécifiques prévues au profit du
Page 35 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 36 / 62
1.2 Ordonnateur du Examiner et analyser les états de 2 jours Etat de reversement
fonds reversements des parts de recettes, des
d’équipement transferts reçus d’autres budgets et des
recettes spécifiques prévues au profit du
1.3 Ordonnateur et S’assurer de l’approvisionnement du Permanent
gestionnaire du compte correspondant par les services du
fonds Trésor
d’équipement
2 Exécution des dépenses
2.1 Gestionnaire du Initier le projet d’ordre de paiement à 3 jours - CID ;
fonds l’attention de l’ordonnateur - Projet d’ordre de
d’équipement, paiement ;
- Dossiers de
dépenses
2.2 Ordonnateur du Approuver et signer le projet d’ordre de 2 jours - CID ;
fonds paiement accompagné des pièces - Projet d’ordre de
d’équipement justificatives à travers le CID paiement ;
- Dossiers de
dépenses
2.3 Gestionnaire et S’assurer de la transmission au Trésor de Ponctuelle - CID ;
ordonnateur du l’ordre de paiement accompagné des - Projet d’ordre de
fonds pièces justificatives pour paiement travers paiement ;
d’équipement le CID - Dossiers de
dépenses
Les opérations des fonds d’équipement sont exécutées, contrôlées et révisées

conformément à la réglementation en vigueur.
Page 36 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 37 / 62
1.10. PROCEDURES D’ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES
1.10.1. Définition
Il s’agit de l’ensemble des actes entrant dans le cadre du processus d’acquisition des biens et
services au profit des différentes structures, conformément à la réglementation en vigueur.

Elle vise à permettre à l’administration d’acquérir des biens et services de qualité et à des
coûts économiques, dans le respect des principes de la commande publique.

Les procédures d’acquisitions s’appliquent à l’ensemble des commandes publiques prévues
dans le cadre de l’exécution des crédits dont la gestion incombe à la DAF. Elles s’imposent
aux intervenants dans le processus de la commande publique, chacun en ce qui le concerne.

La procédure d’acquisition des biens et service est régie par un ensemble de textes législatifs
et réglementaires, notamment :
- la Loi n°006-2003/AN du 24 janvier 2003, relative aux Lois de finances ;
- le Décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008, portant réglementation générale des
marchés publics et des délégations de service public au Burkina Faso ;
- le Décret n°2008-374/PRES/PM/MEF du 02 juillet 2008, portant réglementation de la
maîtrise d’ouvrage publique déléguée ;
- le Décret n°2009-849/PRES/PM/MEF du 24 décembre 2009, portant attributions,
organisation et fonctionnement de l’Autorité de régulation des marchés publics ;
- le Décret n°2012-123/PRES/PM/MEF du 02 mars 2012 modifiant le Décret n°2008-
173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008, portant réglementation générale des marchés publics et
des délégations de service public au Burkina Faso.

Les règles de gestion se fondent sur les différents textes règlementaires régissant la
commande publique.
Les procédures de droit commun quel qu’en soit leur montant vise le respect des quatre (04)
principes généraux de la commande publique tels que définis à l’article 02 du décret N°2008-
Page 37 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 38 / 62
173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant réglementation générale des marchés publics et

des délégations de service public. Il s’agit de :
- l’économie et l’efficacité du processus d’acquisition ;
- la liberté d’accès à la commande publique ;
- l’égalité de traitement des candidats, la reconnaissance mutuelle ;
- la transparence des procédures, et ce à travers la rationalité, la modernité et la
traçabilité des procédures.
Le tableau ci-dessous renseigne sur les seuils et les modes de passation correspondants :
Nature de la Seuil en F CFA TTC Mode de passation Publicité/ Durée de

commande préparation des offres
Inscriptions Demande de cotation formelle -
budgétaires < 5 000 000
5 000 000 ≤ Montant < Demande de prix Dix (10) jours minimum
20 000 000
Biens, services et
travaux Appel d’offre ouvert Trente (30) jours minimum
Appel d’offre ouvert accéléré Quinze (15) jours
Montant ≥ 20 000 000 Appel d’offre restreint Trente (30) jours minimum
Appel d’offre restreint Quinze (15) jours
accéléré
Prestations Quel qu’en soit le Manifestation d’intérêt Quinze(15) jours minimum
intellectuelles montant Demande de proposition Trente (30) jours minimum
Chaque agent, en fonction de ses attributions et au regard de la répartition des tâches,

participe à la mise en œuvre du processus d’acquisition des biens et services sur la base des
besoins exprimés par les différentes structures du ministère ou de l’institution.
En collaboration avec le chef de service, chaque agent a en charge le suivi des dossiers qu’il
traite.
En outre, dans le cadre du partage de l’information et d’une cohésion d’ensemble des

différentes actions, les réunions périodiques de service sont organisées et requièrent la
participation de chaque agent.
1.10.6. Liste des opérations

Dans le cadre du processus d’acquisition des biens et services, les différentes opérations
sont les suivantes :
- élaboration du projet de plan de passation des marchés ;
- élaboration du projet de l’avis général de passation des marchés publics ;
Page 38 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 39 / 62
- élaboration des projets de dossiers d’appel à concurrence ;

- représentation de la Direction de l’Administration et des Finances aux travaux de la
commission d’attribution des marchés ;
- élaboration des projets de contrats ;
- élaboration des projets d’avenants ;
- suivi de l’exécution des contrats et mesures correctives;
- organisation et participation aux commissions de réception des commandes
publiques ;
- gestion des incidents ;
- opérations de clôture des contrats.
1.10.7. Tableau de flux des procédures d’acquisition

des biens et services
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1 ELABORATION DU PROJET DE PLAN DE PASSATION DES MARCHES
1.1 Définition des besoins
Chargés des Centraliser les spécifications 01 jour Synthèse des besoins
commandes techniques fournies par les des structures
publiques services bénéficiaires ou les
services techniques compétents
DAF ; Organiser une séance d’examen 03 jours Compte réunion de la

Chef de service ; des besoins des différentes séance d’examen
Chargés des structures
commandes
publiques
Chargés des Extraire les éléments 01 jour Budget
commandes d’acquisitions à partir du budget
publiques
Chargés des Regrouper les besoins par nature de 01 jour Budget

commandes biens et services
publiques
Page 39 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 40 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
1.2 Planification des besoins
DAF ; Exploiter les orientations de la lettre 01 jour Lettre circulaire
Chef de service circulaire portant calendrier portant calendrier
de la commande d’élaboration, de transmission et d’élaboration, de
publique ; d’examen des PPM transmission et
Chargé des d’examen des PPM
commandes
publiques
Chargés des Recenser les inscriptions budgétaires 05 Budget ;
commandes par nature de dépenses jours CID ;
publiques Identifier les procédures de passation Logiciel métier SIMP.
appropriées et les échéances des
différentes étapes du processus ;
Regrouper les commandes de même
nature en lot unique ;
Initier le projet de plan de passation
des marchés sur le logiciel métier
SIMP ;
Transmettre le projet de plan de
passation des marchés par le logiciel
métier SIMP au Chef de service pour
examen.
Chef de service de la Vérifier les propositions contenues 01 jour Logiciel métier
commande publique dans le projet de plan de passation SIMP
des marchés ; Projet de PPM
Transmettre le projet de plan de
passation des marchés par le logiciel
métier SIMP à DAF pour validation.
Transmission du projet de plan de passation des marchés à DMP
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Logiciel métier

métier SIMP le projet de plan de SIMP
passation des marchés à la DMP Projet de PPM
Transmettre par bordereau d’envoi, la Bordereau d’envoi
version physique du projet de plan de
passation des marchés à la DMP
Examen et révision du projet de passation des marchés publics
DAF, Participer aux travaux d’examen et 01 jour Rapport d’examen du

Chef de service d’analyse du projet de PPM du projet du PPM établi
de la commande département par la DG-CMEF
publique
Chargés des
Page 40 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 41 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
commandes
publiques
Chef de service Prendre en compte les observations et 01 jour Projet de plan
de la commande corrections éventuelles issues des travaux corrigé ;
publique de la commission d’examen et d’analyse Logiciel métier de
Chargés des du projet de PPM du département gestion des
commandes marchés publics
publiques (SIMP)
DAF, Réajuster le projet de PPM suite aux 01 jour Projet de plan
Chef de service modifications éventuelles des inscriptions réajusté ;
de la commande budgétaires intervenues à l’occasion de Logiciel métier de
publique l’examen et l’adoption de la loi de gestion des
Chargés des finances par l’Assemblée Nationale marchés publics
commandes (SIMP)
publiques
ELABORATION DU PROJET D’AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES
2.1 Elaborer le projet des avis général de passation des marchés
Chargé des Recenser les marchés dont les 02 jours PPM ;
commandes montants prévisionnels estimés en Logiciel métier
publiques toutes taxes comprises (TTC) sont SIMP ;
supérieurs ou égaux aux seuils Projet d’avis
communautaires de publicité définis général de
par la commission de l’UEMOA ; passation des
Elaborer le projet d’avis général de marchés
passation des marchés dans le logiciel
métier SIMP ;
Introduire le projet d’avis général de
passation des marchés au chef de
service pour examen.
Chef de service de la Examiner le projet d’avis général de 01 jour Logiciel métier
commande publique passation des marchés ; SIMP ;
Soumettre le projet d’avis général de Projet d’avis
passation des marchés au Directeur général de
pour validation passation des
marchés
2.2 Transmission du projet d’avis général de passation des marchés à la DMP
DAF Valider le projet d’avis général de logiciel métier
passation des marchés ; 01 jour SIMP ;
Transmettre électroniquement et Projet d’avis
physiquement le projet d’avis général général de
de passation des marchés au Directeur passation des
pour avis. marchés ;
Bordereau d’envoi.
3 ELABORATION DES PROJETS DE DOSSIERS D’APPEL A CONCURRENCE
Elaboration des appels d’offres ouverts
Page 41 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 42 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Chargé des S’assurer de la disponibilité des crédits 05 jours Budget ;

commandes budgétaires ; Lettre d’invitation
publiques Exploiter les spécifications techniques des structures à
fournies par les services bénéficiaires transmettre les
ou les services techniques spécifications
compétents ; techniques des
Renseigner dans le logiciel métier besoins ;
SIMP les différentes pièces du DAO sur Spécifications
la base du dossier type (l’avis d’appel techniques
d’offres, les données particulières, les standards existant
spécifications ou prescriptions en la matière ;
techniques, les cadres des bordereaux Projet de DAO ;
des prix unitaires et du devis Logiciel métier
quantitatif, le CCAP) ; SIMP.
Transmettre par le logiciel métier
SIMP le projet de DAO au Chef de
Chef de Examiner le projet le projet de DAO ; 01 jour Projet de DAO ;
service de la Transmettre par le logiciel métier Logiciel métier
commande SIMP le projet de DAO à DAF pour SIMP
publique observation et validation

métier SIMP le projet de DAO à la SIMP ;
DMP ; Bordereau d’envoi
Transmettre par bordereau d’envoi, la Projet de DAO
version physique du projet de DAO à
DMP pour finalisation.
Elaboration des dossiers de demande de propositions
Chargé des S’assurer de la disponibilité des crédits 03 jours Budget ;

commandes budgétaires Logiciel métier
publiques Renseigner dans le logiciel métier SIMP ;
SIMP le projet d’avis de manifestation Projet de
d’intérêt ; manifestation
Transmettre physiquement et d’intérêt.
électroniquement le projet d’avis de
manifestation d’intérêt au chef de
service de la commande publique
pour examen.
Chef de Examiner le projet de manifestation 01 jour Logiciel métier
service de la d’intérêt ; SIMP ;
Page 42 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 43 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
commande Transmettre physiquement et Projet de
publique électroniquement le projet de manifestation
manifestation d’intérêt à DAF pour d’intérêt
validation.
métier SIMP le projet de SIMP ;
manifestation d’intérêt à DMP ; Projet de
Transmettre par bordereau d’envoi, la manifestation
version physique du projet de d’intérêt ;
manifestation d’intérêt à DMP pour Bordereau d’envoi
finalisation.
Réceptionner les résultats de la 02 jours Logiciel métier
Chargés des manifestation d’intérêt ; SIMP ;
commandes Procéder au renseignement dans le Résultat de la
publiques logiciel métier SIMP, les différentes manifestation
pièces du dossier élaboré sur la base d’intérêt ;
du dossier type (la lettre d’invitation à Projet de demande
adresser aux soumissionnaires de proposition.
retenus, les données particulières de
la demande de propositions, les
termes de références, les CCAP, …) ;
Transmettre le projet de dossier de
demande de proposition au Chef de
Chef de Examiner le projet de dossier de 01 jour Projet de demande
service de la demande de proposition ; de proposition ;
commande Transmettre par le logiciel métier Logiciel métier
publique SIMP le projet de dossier de demande SIMP
de proposition à DAF pour observation
et validation.
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Projet de demande
métier SIMP le projet de demande de de proposition ;
proposition à DMP ; Logiciel métier
Transmettre par bordereau d’envoi, la SIMP ;
version physique du projet de Bordereau d’envoi
demande de proposition à DMP pour
finalisation.
Elaboration de dossier de demande de prix
Chargé des S’assurer de la disponibilité des crédits 03 jours Budget

commandes budgétaires Lettre d’invitation
publiques Exploiter les spécifications techniques des structures à
fournies par les services bénéficiaires transmettre les
ou les services techniques spécifications
Page 43 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 44 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
compétents techniques des
Renseigner dans le logiciel métier besoins ;
SIMP ; les différentes pièces du Spécifications
dossier de demande de prix élaboré techniques
sur la base du dossier type (l’avis de Standards existant
demande de prix, les données en la matière
particulières, les spécifications ou Projet de dossier ;
prescriptions techniques, les cadres Logiciel métier
des bordereaux des prix unitaires et SIMP
du devis quantitatif, le CCAP ;
Transmettre le projet de dossier de
demande de prix au Chef de service
pour examen.
Chef de Examiner le projet de dossier de 01 jour Projet de DAC ;
service de la demande de prix ; Logiciel métier
commande Transmettre par le logiciel métier SIMP
publique SIMP le projet de dossier de demande
de prix pour observation et
validation.
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Projet de DAC ;
métier SIMP le projet de demande de Logiciel métier
prix à DMP ; SIMP ;
Transmettre par bordereau d’envoi, la Bordereau d’envoi
version physique du projet de
demande de prix à DMP.
Elaboration de dossier d’entente directe
Chargé des S’assurer de la disponibilité des crédits 05 jours Budget

commandes budgétaires ; Projet de requête
publiques Réunir les pièces nécessaires à joindre d’autorisation
à la requête (facture pro forma,
spécifications ou prescription
techniques, …) ;
Initier le projet de demande
d’autorisation ;
Transmettre le projet de requête avec
les pièces jointes au Chef de service
pour finalisation pour examen.
Chef de Examiner le projet le projet de 01 jour Projet de requête
service de la requête ; d’autorisation
commande Transmettre le projet de requête
publique d’autorisation avec les pièces jointes à
DAF pour validation.
Page 44 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 45 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
DAF Valider le projet de requête 01 jour Bordereau de
d’autorisation ; transmission ;
Transmettre le projet de requête avec Projet de requête
les pièces jointes à DMP pour d’autorisation
finalisation.
Elaboration de dossier d’appel d’offres restreint
S’assurer de la disponibilité des crédits 05 jours Projet de demande

Chargé de la budgétaires ; d’autorisation ;
commande Initier le projet de demande Projet de d’appel
publique d’autorisation contenant le projet de d’offres restreint ;
liste des soumissionnaires à Logiciel métier
consulter ; SIMP
Exploiter les spécifications ou
prescriptions techniques fournies par
les services bénéficiaires ou les
services techniques compétents ;
Renseigner dans le logiciel métier
SIMP ; les différentes pièces du
dossier élaboré sur la base du dossier
type (la lettre d’invitation à adresser
aux soumissionnaires retenus, les
données particulières de la demande
de propositions, les termes de
références, les CCAP).
Joindre les références techniques des
soumissionnaires à consulter (marchés
similaires, agrément s’il y a lieu…) ;
Transmettre le projet de dossier
d’appel d’offres restreint, le projet de
la demande d’autorisation et les
pièces jointes au Chef de service pour
examen.
3.5.2 Chef de service de la Examiner le projet de demande 01 jour Bordereau de
commande publique d’autorisation et le projet d’appel transmission ;
d’offres restreint accompagné des Projet de requête
pièces nécessaires ; d’autorisation
Transmettre par le logiciel métier
SIMP et physiquement le projet de
dossier d’appel d’offres restreint, le
projet de la demande d’autorisation et
les pièces jointes à DAF pour
observation et validation.
Page 45 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 46 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
DAF Valider le projet de demande 01 jour Bordereau de
d’autorisation et le projet de dossier transmission ;
d’appel d’offres restreint ; Projet de requête
Transmettre par le logiciel métier d’autorisation ;
SIMP et physiquement le projet de Projet d’appel
dossier d’appel d’offres restreint, le d’offres restreint.
projet de la demande d’autorisation et
les pièces jointes à DMP pour
finalisation.
Elaboration de dossier de demande de cotations
S’assurer de la disponibilité des crédits 03 jours Projet de

Chargé de la budgétaires ; demande
commande Initier le projet de demande d’avis sur d’avis
publique le dossier de demande de cotations
contenant le projet de liste des
soumissionnaires à consulter ;
Exploiter les spécifications ou
prescriptions techniques fournies par
les services bénéficiaires ou les
services techniques compétents ;
Transmettre le projet de la demande
d’avis sur le dossier de demande de
cotations et les pièces jointes au Chef
de service pour examen.
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Projet de
service de la de demande d’avis sur le dossier demande
commande de demande de cotations à DAF d’avis
publique pour validation.
DAF Valider et transmettre la 01 jour Demande

demande d’avis sur le dossier de d’avis
demande de cotations à DMP.
Elaboration de demande de reconduction de contrat
S’assurer de la disponibilité des crédits 02 jours Projet de

Chargé de la budgétaires ; demande de
commande Initier le projet de demande reconduction
publique d’autorisation de reconduction de de contrat
contrat en joignant la facture pro
Page 46 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 47 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
forma ou le devis (selon les cas), le
contrat initial approuvé de l’année
précédente accompagné du devis
quantitatif, du bordereau des prix
unitaires et des attestations de service
ou des bordereaux de livraison ou des
procès verbaux de réception ;
Transmettre le projet de la demande
de reconduction de contrat
accompagnée des pièces exigées au
Chef de service pour examen.
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Projet de
service de la de la demande de reconduction demande de
commande de contrat accompagnée des reconduction
publique pièces exigées à DAF pour de contrat
validation
DAF Valider et transmettre projet de 01 jour Projet de
demande de reconduction de demande de
contrat accompagnée des pièces reconduction
exigées à DMP pour finalisation. de contrat
REPRESENTATION DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES AUX TRAVAUX DE LA

COMMISSION D’ATTRIBUTION DES MARCHES
4.1 Cas des appels d’offres ouverts
Agent du Participer à l’ouverture des plis ; 01 jour Le procès verbal
service de la Etablir une liste de présence des d’ouverture des
commande membres de la CAM à l’ouverture des plis ;
publique, plis ; Rapport de la sous
représentant Etablir une liste de présence des commission
la DAF représentants des soumissionnaires technique ;
assistant à la séance ; Le logiciel métier
Rédiger et soumettre le procès verbal SIMP ;
d’ouverture des plis à la signature des Le procès verbal de
membres ; délibération ;
Participer aux travaux de Listes de présence.
délibération ;
Analyser le rapport de la sous-
commission technique ;
Etablir une liste de présence des
membres de la CAM aux travaux de
délibération ;
Rédiger et soumettre le procès verbal
de délibération à la signature des
membres.
Page 47 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 48 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Cas des demandes de prix
Agent du Participer à l’ouverture des plis ; 01 jour Le procès verbal

service de la Etablir une liste de présence des d’ouverture,
commande membres de la CAM à l’ouverture des d’analyse et de
publique, plis ; délibération des
représentant Etablir une liste de présence des offres ;
la DAF représentants soumissionnaires Le logiciel métier
assistant à la séance ; SIMP ;
Participer à l’analyse des offres ; Listes de présence
Participer aux travaux de
délibération ;
d’ouverture, d’analyse et de
délibération à la signature des
membres.
Cas des Demandes de propositions
chargé des participer à l’ouverture des plis reçus 03 jours Procès verbal
prestations dans le cadre de la manifestation d’ouverture des
intellectuelle d’intérêt ; plis ;
s, Etablir une liste de présence des Procès verbaux
représentant membres de la CAM ; d’ouverture des
la DAF Etablir une liste de présence des propositions
représentants soumissionnaires techniques et
assistant à la séance ; financières ;
Participer à l’ouverture des Procès verbal de
propositions techniques ; délibération ;
Rédiger et soumettre le procès verbal Listes de présence
d’ouverture des offres techniques aux
membres de la commission ;
Participer à l’ouverture des offres
financières ;
Participer à l’analyse du rapport de la
sous-commission technique ;
d’ouverture d’ouverture des offres
financières aux membres de la
commission;
Participer à la délibération ;
de délibération aux membres de la
commission
Page 48 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 49 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Cas des demandes de cotations
Agent chargé Réceptionner l’avis de DMP sur la 01 jour Avis sur la

de la demande de cotation ; demande cotation
commande Proposer et soumettre au Chef de Projet de lettre
publique service le projet de lettre d’invitation d’invitation
de DMP à l’ouverture et à l’examen
des cotations
Chef de Examiner et transmettre à DAF le 01 jour Projet de

service de la projet de lettre d’invitation de lettre
commande DMP à l’ouverture et à l’examen d’invitation
publique des cotations
DAF Valider et signer la lettre 01 jour Lettre

d’invitation de DMP à l’ouverture d’invitation
et à l’examen des cotations
Représentan Procéder à l’analyse des offres ; 01 jour Fiche de synthèse

t DAF Elaborer la fiche de synthèse de la
demande cotation
ELABORATION DES PROJETS DE CONTRATS

5.1 Rédaction du projet de contrat
Chargé des Exploiter la lettre notification de 02 jours Notification
commandes l’attribution provisoire de DMP et les provisoire ;
publiques pièces jointes PV d’ouverture des
Compléter par les pièces nécessaires plis ;
suivant le modèle type de contrat Rapports de la sous
approprié ; commission ;
Renseigner le modèle type de contrat PV de délibération ;
sur SIMP Facture pro forma
Immatriculer le projet de contrat ou devis ;
conformément à la codification en la RIB ;
matière sur le CID ; bordereau des prix
Transmettre le projet de contrat unitaires ;
accompagné des pièces nécessaires au copie de la page de
chef de service de la commande publication des
publique pour vérification. résultats ;
Projet de contrat ;
Page 49 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 50 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
CID.
Chef de Vérifier et soumettre le projet 01 jour Projet de
service de la contrat à DAF pour validation contrat
commande
publique
DAF Valider le projet de contrat pour 01 jour Projet de

signature contrat
Signature du projet de contrat
Agent chargé Transmettre le projet de contrat à 02 jours Bordereau de

du guichet l’attributaire pour signature ; transmission
Réceptionner et transmettre le projet Cahier de
de contrat signé du titulaire au SEBC transmission
pour engagement et approbation. Le projet de
contrat
ELABORATION DES PROJETS D’AVENANTS
préparation de la conclusion de l’avenant
Chargé des Réceptionner la demande d’avenant 02 Demande

commandes du prestataire accompagnée de la jours d’avenant du
publiques note explicative des services prestataire ;
techniques, de la copie du contrat Note explicative
initial, le devis estimatif ou la facture des services
pro forma et l’ordre de service ; techniques ;
Examiner préalablement que le motif Projet de demande
entre dans le cadre des conditions d’autorisation de
exigées par la règlementation ; conclusion
Rédiger le projet de requête de d’avenant.
demande d’autorisation de conclusion
d’avenant ;
Transmettre le projet de requête de
demande d’autorisation de conclusion
de l’avenant accompagnée des
justificatifs nécessaires au Chef de
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Demande
service de la de requête de demande d’avenant du
commande d’autorisation de conclusion de prestataire ;
Page 50 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 51 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
publique l’avenant accompagnée des Note explicative
justificatifs nécessaires à DAF des services
pour validation. techniques ;
Projet de demande
d’autorisation de
conclusion
d’avenant.
DAF Valider et transmettre le projet 01 jour Demande
de requête de demande d’avenant du
d’autorisation de conclusion de prestataire ;
l’avenant accompagnée des Note explicative
justificatifs nécessaires à DMP des services
pour finalisation. techniques ;
Projet de demande
d’autorisation de
conclusion
d’avenant.
6.2 Elaboration du projet d’avenant
6.2.1 Chargé des Rédiger le projet d’avenant après 1 jour Pièces requises en
commandes réception de fonction de l’objet ;
publiques l’autorisation accompagnée des pièces Projet de
transmises par DMP ; l’avenant ;
Transmettre le projet d’avenant au Autorisation de la
Chef de service pour examen DG-CMEF
6.2.2 Chef de Examiner et transmettre le projet 0 Pièces requises en
service de la d’avenant à DAF pour validation 1 fonction de l’objet ;
commande jo Projet de
publique ur l’avenant ;
Autorisation de la
DG-CMEF
6.2.3 DAF Valider et transmettre le projet d’avenant 0 Pièces requises en
à l’attributaire pour signature. 1 fonction de l’objet ;
jo Projet de
ur l’avenant ;
Autorisation de la
DG-CMEF
6.3 Signature du projet d’avenant
6.3.1 Agent chargé du Transmettre le projet d’avenant à 2 jours Bordereau de
guichet l’attributaire pour signature ; transmission ;
Transmettre le projet d’avenant signé Cahier de
au SEBC, en complément du contrat transmission ;
initial et pour engagement éventuel Projet d’avenant.
(si son objet porte sur la modification
du montant) et approbation.
Page 51 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 52 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Notification de l’avenant
6.4.1 Chargé des Rédiger et transmettre le projet d’ordre 1 Avenant approuvé ;

commandes de service de l’avenant approuvé au jo Projet d’ordre de
publiques titulaire pour enregistrement ur service
complémentaire au Chef de service pour
examen
6.4.2 Chef de service de la Examiner et transmettre le projet d’ordre 1 jour Avenant approuvé ;
commande publique de service de l’avenant approuvé au Projet d’ordre de
titulaire pour enregistrement service.
complémentaire à DAF pour validation et
signature
6.4.3 DAF Valider et signer le projet d’ordre de 1 jour Avenant approuvé ;
service de l’avenant approuvé au titulaire Ordre de service.
pour enregistrement complémentaire
6.4.4 Agent chargé du Transmettre l’ordre de service de 1 jour Bordereau de
guichet l’avenant approuvé au titulaire pour transmission ;
enregistrement complémentaire Cahier de
transmission ;
Avenant approuvé.
7 SUIVI DE L’EXECUTION DES CONTRATS ET MESURES CORRECTIVES
7.1 Suivi de l’exécution des contrats
Chargé des Initier et transmettre le projet de 03 jours Contrat ;
commandes notification au titulaire du contrat Projet de
publiques approuvé pour enregistrement et le notification au
projet de lettre l’invitant à la constitution titulaire du contrat
de la caution de bonne exécution avant la approuvé pour
notification de l’ordre de service de pour enregistrement ;
examen. Projet de lettre
invitant le titulaire
du contrat à la
constitution de la
caution de bonne
exécution.
Chef de Examiner et transmettre le projet de 01 jour Contrat ;

service de la notification au titulaire du contrat Projet de
commande approuvé pour enregistrement et le notification au
publique projet de lettre l’invitant à la constitution titulaire du contrat
de la caution de bonne exécution avant la approuvé pour
notification de l’ordre de service de enregistrement ;
commencer à DAF pour validation et Projet de lettre
invitant le titulaire
Page 52 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 53 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
signature. du contrat à la
constitution de la
caution de bonne
exécution.
DAF Valider et signer la notification au 01 jour Contrat ;
titulaire du contrat approuvé Notification au
pour enregistrement et la lettre titulaire du contrat
l’invitant à la constitution de la approuvé pour
caution de bonne exécution. enregistrement ;
Lettre invitant le
titulaire du contrat
à la constitution de
la caution de
bonne exécution
Agent chargé Transmettre la notification au 01 jour Bordereau de
du guichet titulaire du contrat approuvé transmission ;
pour enregistrement et la lettre Cahier de
l’invitant à la constitution de la transmission ;
caution de bonne exécution Notification au
approuvé pour
enregistrement ;
Lettre invitant le
à la constitution de
la caution de
bonne exécution
Chargé des Initier et transmettre le projet de l’ordre 01 jour Contrat ;
commandes de service invitant le titulaire à Projet d’ordre de
publiques commencer l’exécution ou le projet service ou projet
d’ordre de commande s’il s’agit d’un d’ordre de
contrat à ordre de commande au chef de commande.
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Contrat ;
service de la de l’ordre de service invitant le Projet d’ordre de
commande titulaire à commencer service ou projet
publique l’exécution ou le projet d’ordre d’ordre de
de commande s’il s’agit d’un commande.
contrat à ordre de à DAF pour
validation et signature.
DAF Valider et signer l’ordre de 01 jour Contrat ;
service invitant le titulaire à Ordre de service ou
commencer l’exécution ou ordre de
l’ordre de commande s’il s’agit commande.
d’un contrat à ordre.
Page 53 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 54 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Agent chargé Transmettre l’ordre de service 01 jour Bordereau de
du guichet invitant le titulaire à commencer transmission ;
l’exécution ou l’ordre de Cahier de
commande s’il s’agit d’un contrat transmission ;
à ordre. Contrat ;
Projet d’ordre de
service ou projet
d’ordre de
commande.
Chargé des Vérifier et transmettre les requêtes 03 jours Copie du contrat ;
commandes éventuelles de nantissement de contrats Projet d’acte de
publiques au Chef de service pour examen nantissement.
Chef de Examiner et transmettre les 01 jour Copie de contrat ;

service de la requêtes éventuelles de Acte de
commande nantissement de contrats à DAF nantissement.
publique pour validation et signature.
DAF Valider et signer les requêtes 01 jour Copie de contrat ;

éventuelles de nantissement de Acte de
contrat. nantissement.
Agent chargé Transmettre les requêtes de 01 jour Bordereau de

du guichet nantissement de contrat. transmission ;
Cahier de
transmission ;
Copie de contrat ;
Acte de
nantissement.
Chargé des Initier et transmettre les projets de 03 jours Copie des contrats
commandes lettres de mise en demeure au titulaire Ordre de service ou
publiques de contrats, en cas de dépassement des ordre de
délais prescrits et les projets de lettres de commande ;
concert avec DMP adressées au CRD pour Projet de lettre de
les requêtes de résiliation du contrat si mise en demeure ;
son exécution devient incertaine pour Projet de lettre de
examen. demande de
résiliation.
Page 54 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 55 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
Chef de Examiner et transmettre les 01 jour Copie des contrats ;
service de la projets de lettres de mise en Ordre de service ou
commande demeure au titulaire de contrats, ordre de
publique en cas de dépassement des délais commande ;
prescrits et les projets de lettres Projet de lettre de
de concert avec DMP adressées mise en demeure ;
au CRD pour les requêtes de Projet de lettre de
résiliation du contrat si son demande de
exécution devient incertaine pour résiliation.
validation et signature.
DAF Valider et signer les lettres de 01 jour Copie des contrats ;
mise en demeure au titulaire de Ordre de service ou
contrats, en cas de dépassement ordre de
des délais prescrits et les lettres commande ;
de concert avec DMP adressées Lettre de mise en
au CRD pour les requêtes de demeure ;
résiliation du contrat si son Lettre de demande
exécution devient incertaine. de résiliation.
Agent chargé Transmettre les lettres de mise 01 jour Bordereau de
du guichet en demeure au titulaire de transmission ;
contrats, en cas de dépassement Cahier de
des délais prescrits et les lettres transmission ;
adressées au CRD pour les Copie des contrats ;
requêtes de résiliation du contrat Ordre de service ou
si son exécution devient ordre de
incertaine avec ampliation à commande ;
DMP. Lettre de mise en
demeure ;
Lettre de demande
de résiliation.
DAF ; Effectuer des visites périodiques de P PV de visite de
SCP ; chantier pour le cas des travaux; er chantier
Titulaires ; m
Service a
bénéficiaire. n
e
nt
DAF ; Tenir des cadres de concertations sur P Compte rendu de
SCP ; l’état d’avancement des travaux. ér réunion
Titulaires ; io
Service di
bénéficiaire. q
u
es
Page 55 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 56 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
7.1.1 DAF ; Mettre en relation les informations P Rapport de suivi
7 SCP ; contenues dans les rapports de suivi de er contrôle ;
Titulaires ; contrôle / au niveau de l’avancement des m Rapport d’étape ou
Service travaux lors des visites des chantiers pour a rapport
bénéficiaire. le cas des suivi contrôle. n intermédiaire
e relatif à la
nt prestation
demandée.
7.2 Mise en œuvre de mesures correctives
Chargé des Réceptionner la requête de demande 1 Projets
commandes suspension des travaux ou des jo d’ordres de
publiques prestations ; ur suspension et
Analyser la justification des motifs de de reprise de
la requête ; service ;
Etablir et transmettre les projets
d’ordres de suspension et de reprise
de service au Chef de service pour
examen
7.2.2 Chef de service de la Examiner et transmettre les projets 1 Projets
commande publique d’ordres de suspension et de reprise de jo d’ordres de
service à DAF pour validation et signature ur suspension et
de reprise de
service ;
7.2.3 DAF Valider et signer les ordres de suspension 1 Ordres de
et de reprise de service jo suspension et
ur de reprise de
service ;
7.2.4 Agent chargé Transmettre les ordres de suspension et Bordereau de 1
du guichet de reprise de service au titulaire jo
transmission ;
Cahier de ur
transmission ;
Ordres de
suspension et de
reprise de service ;
8 ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX COMMISSIONS DE RECEPTION DES COMMANDES PUBLIQUES
8.1 Cas des travaux, fournitures et services courants à livraison unique
8.1.1 Agent chargé Réceptionner la demande de 01 jour Demande de
de la réception du titulaire du contrat ; réception
réception Initier et transmettre au Chef de Projet de lettre
service le projet de lettre d’invitation d’invitation
des membres de la commission de
réception accompagnée de la lettre de PV de pré-
demande de réception du titulaire, le réception pour les
contrat, le PV de pré-réception et les
Page 56 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 57 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
ordres de service travaux et les
équipements;
Bordereau de
livraison pour les
fournitures et les
équipements ;
Contrats et
avenants
éventuels ;
Ordres de service
8.1.2 Chef de Examiner et transmettre à DAF le 01 jour Projet de
service projet de lettre d’invitation des lettre
membres de la commission de d’invitation
réception
8.1.3 DAF Valider et signer le projet de lettre 01 jour Lettre
d’invitation des membres de la d’invitation
commission de réception
8.1.4 Chargé de Transmettre aux membres de la 01 jour Lettre
guichet commission de réception la lettre d’invitation
d’invitation, 72 heures avant la date
prévue pour la réception ;
Transmettre au titulaire du contrat la
lettre d’invitation, 72 heures avant la
date prévue pour la réception ;
Transmettre au bureau de contrôle la
date prévue pour la réception s’il
s’agit d’une réception de travaux
8.1.5 Agent chargé Organiser le déplacement des 01 jour Moyens de
de la membres de la commission au transport
réception lieu de la réception nécessaire
8.1.6 Agent chargé Présider la séance de réception ; 03 Procès verbal de
de la Opérer les différentes vérifications de jours réception.
réception conformités travaux exécutés ou (En de non-conformité,
matériels, services fournis / clauses il est dressé un PV
contractuelles ; de constat
S’assurer que la liste de présence des mentionnant les
membres de la commission est établie imperfections
; relevées)
S’assurer que le PV de réception est
établi et signer par les membres de la
commission
Page 57 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 58 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
8.1.7 Chargé du Transmettre un exemplaire du PV 1 jour Bordereau de
guichet de réception au titulaire du transmission
contrat du PV de
réception
titulaire du
contrat
8.2 Cas des contrats à ordres de commandes
8.2.1 Réceptionner la demande de 1 jour Lettre de demande

Agent chargé réception du titulaire du contrat ; de réception du
de la Initier et transmettre au Chef de titulaire du contrat;
réception service le projet de lettre d’invitation Bordereau de
des membres de la commission livraison;
interne de réception accompagnée de Contrats et
la lettre de demande de réception du avenants
fournisseur, du contrat et des ordres éventuels;
de commandes ordres de
commandes
8.2.2 Chef de service Examiner et transmettre à DAF le 01 jour Projet de lettre

projet de lettre d’invitation des d’invitation
membres de la commission interne de
réception
8.2.3 DAF Valider et signer le projet de lettre 01 jour Lettre d’invitation

d’invitation des membres de la
commission interne de réception
8.2.4 Chargé de guichet Transmettre aux membres de la 01 jour Lettre d’invitation

commission interne de réception la
date prévue pour la réception ;
Transmettre au titulaire du contrat la
date prévue pour la réception
8.2.5 Agent chargé de la Organiser le déplacement des Moyens de
réception membres de la commission au lieu de transport
la réception (s’il y a lieu) nécessaire
Page 58 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 59 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
8.2.6 Agent chargé de la Présider la séance de réception ;
réception Participer aux différentes vérifications Le bordereau de
de conformités des fournitures ou livraison ;
prestations livrées / clauses Les attestations de
contractuelles service fait pour les
Faire certifier le bordereau de prestations de
livraison par la commission interne de services
certification en cas de conformité qui Ordres de
tient lieu de procès-verbal de commandes ;
réception ;
Faire établir des attestations de
service fait en cas de prestations de (En de non-
services qui tiennent lieu de PV de conformité, il est
dressé un PV de
réception et sont signées des
membres de la commission interne constat
mentionnant les
imperfections
relevées)
8.3 Cas des contrats de prestations intellectuelles

8.3.1 Chargé des Réceptionner le rapport provisoire du Rapport
prestations titulaire du contrat ; provisoire ;
intellectuelle Initier et soumettre au Chef de service Projet de lettre
s un projet de lettre invitant les d’invitation
membres du comité de validation
8.3.2 Chef de service Examiner et soumettre à DAF un Projet de lettre

projet de lettre invitant les d’invitation
membres du comité de validation
8.3.3 DAF Valider et signer le projet de Lettre d’invitation
lettre invitant les membres du
comité de validation
8.3.4 Chargé des Rapport

prestations Organiser et participer au comité de provisoire ;
intellectuelle validation conformément aux termes Rapport de
s de références ; validation
Faire transmettre à la DAF les
exemplaires nécessaires du rapport de
validation par le service technique
9 GESTION DES INCIDENTS
9.1 Cas des différends relatifs à l’exécution physique et financière des contrats
Page 59 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 60 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
9.1.1 Titulaire du 01 jour Lettre du titulaire
contrat Réceptionner la lettre du titulaire
du contrat pour règlement à
l’amiable du différend s’il y a lieu
9.1.2 DAF Saisir le CRD par lettre pour règlement 01 jour Lettre au CRD
à l’amiable s’il y a lieu ;
9.1.3 Agent chargé de Réceptionner la lettre de convocation Temps La lettre de

la commande du CRD ; imparti convocation ;
publique, Chef de Préparer les dossiers et argumentaires PV de réunion ;
service, DAF y relatifs de concert avec DMP s’il y a
lieu ;
Participer à la réunion prévue par le
CRD à cet effet ;
Signer le procès-verbal de la réunion
après prise en compte des
amendements ;
Mettre en œuvre les décisions du CRD
9.2 Cas des requêtes de remise de pénalités de retard ou de paiement d’intérêts moratoires
9.2.1 DAF ; Lettre de

SCP Réceptionner la lettre de convocation du
convocation ; Comité ;
Préparer les dossiers et argumentaires Contrat et les
y relatifs ; autres pièces
Participer aux sessions du nécessaires ;
comité présidé par DG-CMEF; Ordre de service ;
Prendre acte de la décision finale du Décision du
comité. comité ;
CID ;
PV de réception ;
Bordereau de
livraison ;
Bordereau d’envoi
du dossier ;
Reçu de demande
de liquidation.
OPERATIONS DE CLOTURE DES CONTRATS
10.1 Clôture du contrat

10.1. Chargé de la Initier et soumettre le projet de lettre 01 jour Lettre de demande
1 réception d’invitation des membres de la de réception du
commission à la réception définitive au titulaire du contrat;
Chef de service pour examen. PV de pré-
Page 60 sur 293 62

1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 61 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. Chef de service de la Examiner et soumettre le projet de lettre 01 jour Lettre de demande
2 commande publique d’invitation des membres de la de réception du
commission à la réception définitive à DAF titulaire du contrat;
pour validation et signature. PV de pré-
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. DAF Valider et signer la lettre d’invitation des 01 jour Lettre de demande
3 membres de la commission à la réception de réception du
définitive. titulaire du contrat;
PV de pré-
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. Chargé de guichet Transmettre la lettre d’invitation aux 01 jour Lettre de demande
4 membres de la commission de réception de réception du
accompagnée de pièces requises, 72 titulaire du contrat;
heures avant la date prévue pour la PV de pré-
réception. réception ;
PV de réception
provisoire ;
Lettre d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
Page 61 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
Page : 62 / 62
Délai de
Documents et
interfaces
Périodicité
ordres de service
10.1. Chargé de guichet Transmettre au titulaire du contrat la Lettre d’invitation

5 lettre d’invitation, 72 heures avant la
date prévue pour la réception
10.1. Chargé de la Organiser le déplacement des Temps

6 réception membres de la commission au lieu de impart Procès verbal de
la réception définitive ; i réception définitive ;
Présider la séance de réception ;
Opérer les différentes vérifications de
conformités des équipements livrés
ou travaux exécutés/ clauses
contractuelles relatives à la garantie
S’assurer en cas de conformité que le
procès verbal de réception définitive
est établi et signé par tous les
membres de la commission de
réception
10.2 Traitement des mainlevées de retenue de garantie
10.2.1 Chargé de la Etablir et soumettre le projet de 01 jour Projet de mainlevée
réception mainlevée de retenue de garantie (s’il de caution
s’agit d’une caution bancaire qui avait été
fournie) au Chef de service pour examen
10.2.2 Chef de service de la Examiner et soumettre le projet de 01 jour Projet de mainlevée
commande publique mainlevée de retenue de garantie à DAF de caution
pour validation et signature
10.2.3 DAF Valider et signer la mainlevée de retenue 01 jour Mainlevée de caution
de garantie
10.2.4 Chargé de guichet Transmettre la mainlevée de retenue de 01 jour Mainlevée de caution
garantie
Page 62 sur 293 62

1ère Edition
ET COMPTABLES
DES FINANCES
1ère édition
MODULE 5 :
PROCEDURES COMPTABLES
Page 63 sur 293
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
1ère Edition
BURKINA FASO
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.COMPTABLE Réf. :
Page 1 de 11
SOMMAIRE
5.1. DEFINITION, OBJECTIFS, CHAMP D’APPLICATION ET CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE ........3

5.1.1. Définition .................................................................................................................................. 3
5.1.2. Objectifs.................................................................................................................................... 3
5.1.3. Champ d’application de la procédure ...................................................................................... 3
5.1.4. Cadre législatif et règlementaire .............................................................................................. 3
5.2. ORGANISATION COMPTABLE DE LA DAF .....................................................................................4
5.2.1. Les agents de l’ordre administratif ........................................................................................... 4
5.2.2. Les agents de l’ordre comptable .............................................................................................. 5
5.3. PROCEDURES COMPTABLES ........................................................................................................5
5.3.1. La comptabilité administrative ................................................................................................. 5
5.3.2. La comptabilité des liquidations de recettes ........................................................................... 6
5.3.3. La comptabilité des engagements............................................................................................ 6
5.3.4. La comptabilité des liquidations de dépenses ......................................................................... 7
5.3.5. La comptabilité des mouvements d’entrée et de sortie des matières .................................... 8
5.4. LA COMPTABILITE MATIERES ......................................................................................................9
5.5. LA COMPTABILITE DES REGISSEURS .......................................................................................... 10
5.5.1. La comptabilité du régisseur de recettes ............................................................................... 10
5.5.2. La comptabilité du régisseur d’avances ................................................................................. 11
Page 1 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 2 de 11
Sigles et abréviations
CID : Circuit informatisé de la dépense

DAF : Direction/Directeur de l’Administration et des Finances
SIGASPE : Système Intégré de Gestion Administrative et Salariale du Personnel de l’Etat
Page 2 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 3 de 11
5.1. DEFINITION, OBJECTIFS, CHAMP D’APPLICATION ET CADRE LEGISLATIF

ET REGLEMENTAIRE
5.1.1. Définition
La comptabilité est un système d'organisation de l'information financière permettant de

saisir, de classer, d’enregistrer des données de base et de présenter des états reflétant
une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la
date de clôture.
La tenue de la comptabilité exige :
un plan comptable permettant de classifier les opérations après leur analyse ;

des registres dans lesquels sont inscrites les opérations ;
des rapports financiers permettant de regrouper et d’interpréter les résultats ;
un classement des pièces justificatives des opérations enregistrées.
5.1.2. Objectifs
Les procédures mises en place visent :
la description et le contrôle des opérations de l’exécution budgétaire ;
la production des informations financières et comptables exactes et à bonne date en

conformité avec les lois et règlements en vigueur.
La procédure s’applique à toutes les opérations d’exécution du budget et implique les

acteurs suivants :
le DAF ;
le chef de service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité ;
le chef de service des affaires immobilières et de l’équipement ;
le chargé de la comptabilité de l’exécution budgétaire ;
le chargé de la comptabilité matières ;
le régisseur d’avances ;
le régisseur de recettes.
La comptabilité de l’Etat, et partant de la DAF, est régie par un ensemble de textes législatifs
et règlementaires, notamment :
Page 3 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 4 de 11
la Loi n°006-2003/AN du 24 janvier 2003 relative aux Lois de Finances ;

le Décret n°2003-665/PRES/PM/MFB/ du 31 décembre 2003, portant nomenclature budgétaire
de l’Etat
le Décret n°2005-255/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005, portant règlement général sur la
le Décret n°2005-256/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005, portant régime juridique applicable aux
comptables publics ;
le Décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005, portant régime des ordonnateurs et des
administrateurs de crédits de l’Etat et des autres organismes publics ;
le Décret n°2005-258/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005, portant modalités de contrôle des
opérations financières de l’Etat et des autres organismes publics ;
le Decret 2006-186/PRES/PM/MFB du 02 mai 2006, portant création de perceptions
spécialisées auprès des départements ministériels et des institutions ;
le Décret n°2008-328/PRES/PM/MEF du 09 juin 2008, portant organisation et fonctionnement
des régies de recettes et des régies d’avances de l’Etat et des autres organismes publics ;
le Décret n°2009- 430/PRES/PM/MEF du 22 juin 2009 portant comptabilité matières de l’Etat et
des autres organismes publics ;
l’arrêté n°2006-545/MFB/SG/DGTCP/DELF du 14 novembre 2006,portant organisation et
fonctionnement des perceptions spécialisées ;
l’arrêté n° 2013- 038/MEF/SG/DGAIE/DCM portant création, attributions, organisation et
fonctionnement des Bureaux Comptables Matières de l’Etat et des autres organismes publics ;
tout autre texte règlementaire pris dans le domaine de la comptabilité publique.
5.2. ORGANISATION COMPTABLE DE LA DAF

Aux termes des dispositions de l’article 51 de la Loi n°006-2003/AN du 24 janvier 2003
relative aux Lois de Finances, « Les opérations d’exécution du budget de l’Etat incombent
aux administrateurs de crédits, aux ordonnateurs et aux comptables publics (...).
Ces opérations concernent les recettes, les dépenses, la trésorerie et le patrimoine.
Elles sont retracées dans des comptabilités tenues tant par les administrateurs de crédits et
les ordonnateurs que par les comptables publics et établies selon des normes générales
arrêtées par le Ministre chargé des finances ».
5.2.1. Les agents de l’ordre administratif
L’article 57 du décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005, portant régime des

ordonnateurs et des administrateurs de crédits de l’Etat et des autres organismes publics,
précise davantage les acteurs et leur rôle dans la tenue de la comptabilité. En effet, ledit
article dispose : « Les propositions faites par les administrateurs de crédits et leurs délégués,
ainsi que les ordres donnés par les ordonnateurs délégués et les sous ordonnateurs de l’Etat
Page 4 sur 293 11
1ère Edition
BURKINA FASO
Page 5 de 11
et des autres organismes publics, sont retracés dans des comptabilités administratives
permettant de suivre le déroulement des opérations budgétaires et le rapprochement avec
les écritures des comptables publics. »
A ce titre, le DAF, en tant qu’administrateur délégué des crédits, est responsable de

l’exécution des opérations suivantes :
de la constatation des droits et de la préparation régulière de la liquidation des recettes ;

du bon emploi des crédits qui lui sont ouverts ;
de l’exacte application de la réglementation relative à la comptabilité publique ;
de la proposition des engagements de dépenses et de la préparation de leur liquidation ;
du suivi des mouvements d’entrée et de sortie des matières.
5.2.2. Les agents de l’ordre comptable
Sont comptables au sein de la DAF :
le chargé de la comptabilité matières, pour les mouvements des biens ordonnés par
l’administrateur de crédits, l’ordonnateur ou leurs délégués ;
le régisseur d’avances, pour les opérations d’approvisionnement et d’exécution des
dépenses éligibles à la régie ;
le régisseur de recettes (dont le comptable de rattachement est le Percepteur
spécialisé), pour les opérations d’encaissement de recettes et de versement auprès
du Receveur Général.
5.3. PROCEDURES COMPTABLES

La comptabilité de la DAF est tenue par :
le chargé de la comptabilité de l’exécution budgétaire, pour la comptabilité

administrative ;
le chargé de la comptabilité matières, pour les mouvements des biens ordonnés par
l’administrateur de crédits, l’ordonnateur ou leurs délégués ;
le régisseur d’avances, pour les opérations d’approvisionnement et d’exécution des
dépenses éligibles à la régie ;
le régisseur de recettes, pour les opérations d’encaissement de recettes et de
versement auprès du comptable de rattachement.
5.3.1. La comptabilité administrative
Le chargé de la comptabilité administrative décrit dans sa comptabilité toutes les opérations

relatives :
Page 5 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 6 de 11
à la constatation des droits et aux propositions de liquidation de recettes ;

aux propositions d’engagement des dépenses ;
aux propositions de liquidation des dépenses;
aux mouvements d’entrée et de sortie des matières.
La comptabilité administrative est tenue par budget ou par compte spécial du Trésor et par
année financière
5.3.2. La comptabilité des liquidations de recettes
Le chargé de la comptabilité administrative tient la comptabilité des liquidations de recettes

à l’aide:
du livre journal des droits constatés;

du livre des comptes par nature de recettes;
du registre des baux et concessions.
Dans le livre journal des droits constatés, il enregistre successivement les titres de créances,
dans des colonnes distinctes ressortant pour chaque titre de créance :
le numéro d’ordre ;
la date d’inscription ;
la nature du droit constaté ;
l’objet de la créance ;
la désignation des débiteurs ;
le montant de la recette.
Sur la base des informations enregistrées dans le livre journal des droits constatés, il classe
les titres de créances par rubrique budgétaire dans le livre des comptes par nature de
recettes.
Il retrace les données financières relatives aux baux et concessions ainsi que les liquidations
effectuées dans le registre des baux et concessions.
5.3.3. La comptabilité des engagements
La comptabilité des engagements est une comptabilité de prévision qui a pour but de
fournir, à tout moment, une évaluation rapprochée des dépenses imputables à l’exercice en
cours.
Elle concerne également les opérations exécutées sur les comptes de dépôts administratifs
gérés à la DAF.
Page 6 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 7 de 11
La comptabilité des engagements permet aussi de déterminer, en plus, l’état des dépenses
engagées non mandatées utilisé pour la préparation du budget de l’année suivante.
A partir des documents d’engagements, le chargé de la comptabilité administrative retrace

par rubrique budgétaire dans le support comptable les informations suivantes :
la situation des crédits ;

la situation des engagements précédents ;
la nature et le montant de l’engagement proposé.
La comptabilité des engagements est tenue à l’aide des applications informatiques dans les
structures informatisées. L’ensemble de ces informations peuvent être obtenues sur requête
dans le CID et le SIGASPE.
5.3.4. La comptabilité des liquidations de dépenses
Le chargé de la comptabilité tient la comptabilité des liquidations de dépenses à l’aide :
du carnet journal des bons d’engagement;

du livre d’enregistrement des créances;
du registre des marchés et baux.
Dans le carnet journal des bons d’engagement, il enregistre les propositions d’engagement,
de liquidation et la constatation des paiements par rubrique budgétaire.
De façon chronologique, il enregistre dans le livre d’enregistrement des créances :
les créances présentées à la liquidation ;

toutes les indications relatives à la liquidation ;
les imputations budgétaires de ces créances ;
les informations relatives à leur transmission à l’ordonnateur.
Dans le registre des marchés et baux, il retrace les données financières des marchés et baux
ainsi que les liquidations effectuées.
Suivant la périodicité et les formes fixées par les instructions ministérielles, le chargé de la
comptabilité administrative établit et adresse à l’intention de sa hiérarchie, les situations
précisant, avec rappel des situations antérieures :
le montant des dépenses engagées;

le montant des dépenses liquidées.
Modèle 1 : support de situation périodique des dépenses engagées

Situations des dépenses engagées de la période …………………….
Page 7 sur 293 11
1ère Edition
BURKINA FASO
Page 8 de 11
Imputations Libellé Prévisions Engagements Engagements Cumuls Crédits disponibles

budgétaires antérieurs période
concernée
xxxx xxx xxxx xxxx xxxxx xxxx xxxxxx
Modèle 2 : support de situation périodique des dépenses liquidées

Situations des dépenses liquidées de la période …………………….
Imputations Libellé Prévisions Liquidations Liquidations période Cumuls Crédits disponibles
budgétaires antérieures concernée
xxxx xxx xxxx xxxx xxxxx xxxx xxxxxx
Le chargé de la comptabilité administrative arrête tous les documents comptables relatifs

aux opérations en recettes et en dépenses, à la clôture de l’année budgétaire.
La comptabilité des liquidations est tenue à l’aide des applications informatiques dans les
structures informatisées. L’ensemble de ces informations peuvent être obtenues sur requête
dans le CID et le SIGASPE.
Le DAF et le chef de service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité s’assurent de la

bonne tenue de la comptabilité.
5.3.5. La comptabilité des mouvements des matières
Le chargé de la comptabilité administrative tient la comptabilité des mouvements d’entrée

et de sortie des matières à l’aide de registres retraçant :
les ordres d’entrée des matières ;

les ordres de sortie des matières ;
les ordres de transfert de matériels ;
les bordereaux de mouvements divers ;
les procès verbaux de reformes ;
les procès verbaux de vente, de destruction ou de démolition, de perte, de vol ;
les bordereaux d’affectation ;
les bordereaux de mutation des matières.
Après réception, il enregistre chronologiquement et par type les documents ci-dessus dans
un registre ressortant au moins :
le numéro d’ordre et la date de signature ;

l’objet du document (entrée, sortie, affectation…..) ;
la description sommaire de la matière concernée ;
la valeur de la matière concernée ;
Page 8 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 9 de 11
les informations relatives à sa transmission aux autres acteurs de la comptabilité matières.
Modèle 3 : registre de suivi des mouvements d’entrée de matières
N° Numéro d’ordre et Objet du Description Valeur de Transmis aux autres

date de signature document sommaire de la matière acteurs de la
la matière comptabilité matières
Cars climatisés
2013-56/----- du 12 250
1 Entrée de 5 cars de 72 places, oui
juin 2013 millions
marque……..
2013-57/---- du 22
2 Entrée de ….. xxxxx xxxxx oui
septembre 2013
NB : Ce modèle sert également pour tous les actes sus énumérés affectant la position des
matières.
5.4. LA COMPTABILITE MATIERES

Le chargé de la comptabilité matières décrit dans les supports comptables les matières
placées dans l’une des quatre (04) positions suivantes :
en stock ;
en service ;
en concession ;
en sortie temporaire.
Dans le livre journal des matières côté et paraphé par l’ordonnateur des matières, il
enregistre, dans l’ordre chronologique, en quantité et en valeur, les mouvements d’entrée
et de sortie des matières.
En ce qui concerne la comptabilité des immeubles, le comptable matières tient, en plus du

livre journal matières, une fiche matricule par immeuble. Cette fiche permet de donner un
certain nombre d’informations sur le lieu, la situation foncière, les caractéristiques de
l’immeuble, les différentes structures qui ont bénéficié de l’usage de l’immeuble et les gros
entretiens y relatifs.
Le comptable matières reporte, dans le grand livre des matières, les opérations
enregistrées dans le livre journal des matières par nature de matières.
Sur la base des informations contenues dans le livre journal, le comptable matières
mentionne les références de l’inscription de l’entrée des matières, sur une copie de l’ordre
d’entrée.
Page 9 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 10 de 11
Le comptable matières transmet, selon les périodicités définies, toutes les opérations liées
à la comptabilité matières au comptables matières principal pour centralisation.
Il effectue des inventaires physiques suivant les périodicités définies ou à l’occasion des
vérifications ou des contrôles effectués par les organes habilités.
Il arrête le livre journal en écriture au 31 décembre de chaque année.
Le chef de service des affaires immobilières et de l’équipement veille à la bonne tenue de la

comptabilité des mouvements d’entrée et de sortie des matières, ainsi que de la bonne
tenue de la comptabilité matières.
5.5. LA COMPTABILITE DES REGISSEURS

Les régisseurs tiennent une comptabilité à partie simple.
Cette comptabilité consiste en un enregistrement chronologique des opérations de recettes

et de dépenses dans les registres et documents comptables ouverts à cet effet.
5.5.1. La comptabilité du régisseur de recettes
Le régisseur de recettes enregistre ses opérations sur un livre-journal côté et paraphé par
l’ordonnateur comportant :
en recettes, tous les encaissements ventilés par rubriques budgétaires ;

en dépenses, tous les versements de recettes au comptable de rattachement.
Il arrête le livre-journal :
provisoirement en fin de mois ;

lors de chaque vérification ;
définitivement en fin d’année.
A chaque fin du mois, il adresse au comptable de rattachement un rapport accompagné :
du double du livre-journal ;
du double du quittancier.
Le régisseur de recettes classe et conserve les pièces justificatives de ses opérations.
Lors de sa cessation de fonction, le régisseur arrête sa comptabilité, établit le relevé de ses

opérations et effectue le versement de la totalité de l’encaisse à son comptable de
rattachement.
Page 10 sur 293 11

1ère Edition
BURKINA FASO
Page 11 de 11
5.5.2. La comptabilité du régisseur d’avances
Le régisseur d’avances enregistre ses opérations sur les documents comptables qui lui sont
fournis à cet effet, à savoir :
le livre-journal ;
le livre de développement des dépenses ;
le registre de suivi du compte de dépôts.
Dans le livre-journal côté et paraphé par l’ordonnateur ou son délégué, le régisseur :
enregistre de façon chronologique les opérations de dépenses effectuées ;

arrête provisoirement les écritures (du livre-journal), chaque fois qu’il produit ses justifications
à l’ordonnateur et à l’occasion de chaque contrôle.
Dans le livre de développement des dépenses, il classe, selon la nomenclature budgétaire,

l’ensemble des opérations de dépense effectuées.
Dans le registre de suivi du compte de dépôts, il retrace les mouvements enregistrés sur le
compte de dépôt. Sur la base de ces informations, il établit l’état de rapprochement.
Le régisseur d’avances arrête définitivement les documents comptables :
au plus tard le 25 décembre de chaque année ;

en cas de suppression de la régie. Dans ce cas, il adresse une correspondance à l’ACCT
demandant la clôture du /des compte(s) de dépôts au Trésor.
Le régisseur d’avances classe et conserve les pièces justificatives de ses opérations.
Lors de sa cessation de fonction, le régisseur arrête sa comptabilité, établit le relevé de ses

opérations et effectue le versement de la totalité du reliquat des sommes détenues dans le
compte de dépôt.
Page 11 sur 293 11

1ère Edition

Manuel Procedure Daf

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel Procedure Daf

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf.

Module 1: Présentation du manuel de procédures

DAF SOMMAIRE GENERAL Réf. : Page :1 de 2

MODULE I - PRESENTATION DU MANUEL

MODULE II – DESCRIPTION DE L’ORGANISATION ET DES ATTRIBUTIONS DE LA DAF

MODULE III - -PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES

1 – Procédures de gestion de l’information

2 – Procédures de gestion des ressources humaines

3 – Procédures de gestion du Contrôle Interne et du Suivi-Evaluation

4 - Procédures de gestion des stocks

5 - Procédures de gestion de la prise en charge des missions

1 - Les missions à l’intérieur du pays

2 - Les missions à l’extérieur du pays

Page 1 sur 293 2

DAF SOMMAIRE GENERAL Réf. : Page :2 de 2

Missions avec déplacement par voie terrestre (route ou rails)

MODULE IV - PROCEDURES DE GESTION FINANCIERES

1 - Procédure de gestion budgétaire

MODULE V - PROCEDURES DE GESTION COMPTABLES

1 – Définition, objectif, champ d’application, cadre législatif et réglementaire

2 – Organisation comptable de la DAF

4 –Comptabilité des matières

5 –Comptabilité des Régisseurs

Page 2 sur 293 2

DAF SIGLES ET ABBREVIATIONS Réf. : Page : 1 de 1

ARMP : Autorité de Régulation des marchés Publics

Page 1 sur 293 1

DAF INTRODUCTION Réf. : Page : 1 de 2

Dans le cadre de la Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable (SCADD), le

Page 1 sur 293 2

DAF INTRODUCTION Réf. : Page : 2 de 2

Il est l’aboutissement d’un processus méthodique et participatif ayant impliqué un échantillon

Page 2 sur 293 2

Ce manuel de procédures administratives, financières et comptables est l’aboutissement d’un

Le présent document constituera un instrument d’harmonisation et d’allégement des procédures

Page 1 sur 293 1

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES

PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES

1.1. INTRODUCTION .......................................................................................................................... 2

Page 1 sur 293 6

Un manuel de procédures est un document de référence nécessaire à toute structure ou

1.2. Objectif du manuel

Ce manuel de procédures formalise le système d’information et les procédures de

1. de fournir un cadre formel harmonisé des modes opératoires d’exécution des

2. de responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives :

indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités et le schéma de

3. d’optimiser le système d’information de gestion pour accroitre la productivité du personnel

présenter les modèles de documents essentiels à la bonne gestion financière ;

4. d’accroitre l’efficacité dans la gestion financière en intégrant le contrôle interne et le suivi –

Page 2 sur 293 6

fournir aux principaux acteurs impliqués les informations nécessaires pour

Ce manuel des procédures administratives, comptables et financières n’exclut pas l’utilisation

Le manuel de procédures sur la gestion opérationnelle administrative, financière et

1.3. Organisation du manuel

Le manuel des procédures de la Direction de l’Administration et des Finances est structuré en

1.3.1. Module 1 : Présentation du manuel de procédures

Ce module du manuel donne la présentation du manuel de procédures. Il est articulé de

1.3.2. Module 2 : Description des attributions, organisation et fonctionnement de la DAF

Le présent module du manuel présente les attributions, l’organisation et le fonctionnement de

1.3.3. Module 3 : Procédures de gestion administrative

1.3.4. Module 4 : Procédures de gestion financière

1.3.5. Module 5 : Procédures de gestion comptable

La description des procédures dans chaque module comporte notamment :

Page 3 sur 293 6