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REPUBLIQUE DU SENEGAL

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MINISTERE DE LAGRICULTURE

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PROGRAMME DAPPUI AU DEVELOPPEMENT AGRICOLE ET A LENTREPRENARIAT RURAL


PADAER

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PRET/FIDA N : 843-SN du 12 octobre 2011


PRET/FONDS FIDUCIAIRE N : E-2-SN du 12 octobre 2011

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,


FINANCIERES ET COMPTABLES

VOLUME I. Revue Squentielle et Description des Procdures

VERSION PROVISOIRE/FEVRIER 2013

PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
SIGLES ET ACRONYMES

AAC Assistant Administratif et Comptable

ACO Aide Comptable

ADI Assistante de Direction

ANCAR Agence nationale de Conseil Agricole et Rural

AOI Appel dOffres International

AON Appel dOffres National

ASE Assistant Suivi/Evaluation

B/C Bon de Commande

B/E Bon dEntretien

B/L Bon de Livraison

B/R Bon de Rception

B/S Bon de Sortie

CAN Chef dAntenne

COOR Coordinateur

CP Comit de Pilotage

CPT Comptable

CUMP Cot Unitaire Moyen Pondr

D/A Demande dAchat

DAO Dossier dAppel dOffres

DAPS Direction de lAnalyse, de la Prospective et de la Statistique

DCP Document de Conception du Programme

DIP Diagnostic Institutionnel Participatif

DNO Demande de Non Objection

DPD Demande de Paiement Direct

DRF Demande de Remboursement de Fonds

DRP Demande de Renseignements et de Prix

DSA Daily Subsistance Allowance

DTS Droits de Tirages Spciaux

FCFA Franc de la Communaut Financire Africaine

FFS Fonds Fiduciaire pour la Scurit Alimentaire Espagnol

FIDA Fonds International de Dveloppement Agricole

GGS Spcialiste en Genre et Gestion des Savoirs

HAO Hors Activits Ordinaires

HD Hors Douane

HT Hors Taxes
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MA Ministre de lAgriculture

MEF Ministre, de lEconomie et des Finances

MEL Ministre de lElevage

OD Oprations Diverses

OHADA Organisation pour lHarmonisation du Droit des Affaires

ONG Organisation Non Gouvernementale

OP Organisation Paysanne

OPS Oprateurs Partenaires Stratgiques

PADAER Programme dAppui au Dveloppement Agricole et lEntreprenariat Rural

PASYM Programme dAppui au Systme de Suivi/Evaluation du Programme/FIDA

PME Petites et Moyennes Entreprises

PNUD Projet des Nations Unies pour le Dveloppement

PSP Prestataires de Services Privs

PTBA Programme de Travail et Budget Annuels

PV Procs verbal

RAF Responsable Administratif et Financier

RMP Revue Mi-parcours

S/E Suivi/Evaluation
Socit dAmnagement et dExploitation des Terres du Delta et du Fleuve Sngal et des Valles
SAED
du Fleuve Sngal et de la Falm
SEC Secrtaire

SECA Secrtaire Comptable/Antenne

SER Spcialiste en Entreprenariat Rural

SIR Spcialiste en Infrastructures Rurales

SOP Spcialiste en Appui aux Organisations Paysannes

SPM Spcialiste Passation des Marchs

SSE Spcialiste Suivi/Evaluation

SYGRI Systme de Gestion des Rsultats et de lImpact

SYNAEP Syndicat National des Agriculteurs, des Eleveurs

SYSCOHADA Systme Comptable de lOrganisation pour lHarmonisation du Droit des Affaires


TDR Termes de Rfrence
TIR Technicien en Infrastructures Rurales

TTC Toutes Taxes Comprises


TVA Taxe sur la Valeur Ajoute
UCP Unit de Coordination du Programme
USD Dollars des Etats-Unis dAmrique

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
S O M MA I R E

N PAGES
INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL
Section 1. Champ dapplication, Objectifs et Structuration du Manuel

Section 2. Mise jour et limites en matire de contrle interne du Manuel

PARTIE 1 : PRESENTATION DU PROGRAMME


Section 3. Description du Programme

1. Zones du Programme
2. Groupes cible
3. Finalits/Objectifs
4. Composantes
5. Financement et Cots
Plan de financement
Rsum des cots par composante
Cots totaux par composante et par source de financement
Financement par catgorie de dcaissement
Flux financiers
6. Attelage institutionnel
Bailleurs de fonds (FIDA/Etat/Bnficiaires)
Reprsentant de lEmprunteur (tutelle financire)
Agent Principal (tutelle technique)
Comit de Pilotage (CP)

7. Repres significatifs
Date de signature de lAccord de Financement
Date de mise en vigueur
Revue Mi-Parcours (RMP)
Date dachvement
Date de clture
8. Dispositif organisationnel et de gestion
Unit de Coordination et de Gestion du Programme (UCP)
Organigramme du Programme
Filire administrative, financire et comptable

9. Oprateurs/Partenaires de mise en uvre


Partenaires Stratgiques
Prestataires de Services Privs

PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES


Prambule. Structuration des procdures et rfrentiels
Section 4. Procdures administratives
Section 5. Procdures financires
Section 6. Procdures comptables
Section 7. Procdures de reporting, de contrle, de supervision et de coordination

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MANUEL DE PROCEDURES IND 01
PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET REDIGE REVISE LE
COMPTABLES FEVRIER
PADAER 2013
Index

PARTIE INDEX

PRESENTATION MANUEL PRM-XX

PRESENTATION PROGRAMME PRP-XX

PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM-XX

PROCEDURES FINANCIERES FIN-XX

PROCEDURES COMPTABLES CPT-XX

PROCEDURES REPORTING, CONTROLE ET SUPERVSION RCS-XX

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INTRODUCTION

PRESENTATION DU MANUEL

Section 1 : Champ dapplication, Objectifs et Structuration PRM 01

Section 4 : Mise jour et limites en matire de contrle interne PRM 02

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MANUEL DE PROCEDURES PRM 01
INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE REVISE LE
PADAER Champ dapplication, Objectifs et Structuration FEVRIER
2013

A. Champ dapplication

Le Manuel dcrit le processus de :


Traitement des oprations spcifiques de contrle et de consolidation comptable et financire de lUnit de
Coordination du Programme (UCP) ;
Mise en uvre des oprations administratives, financires et comptables du Programme dans le cadre de
lutilisation des ressources mises disposition par les Bailleurs de fonds (ETAT, FIDA, Fonds Fiduciaire,
Bnficiaires).

B. Objectifs

Le Manuel de procdures formalise les principales rgles de gestion administrative, financire et comptable relatives
au champ dapplication dfini au point PRM 01. Il a pour objectifs de :

Fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif, financier et comptable ;
Dcrire l'organisation administrative, financire et comptable ;
Dcrire les procdures d'excution des dpenses dans des conditions garantissant un contrle interne efficace, en
formalisant les contrles effectuer au sein de la structure et identifier les responsables de ceux-ci chaque
tape du circuit des documents ;
Dcrire les procdures mettre en uvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif ainsi que les
tches qui lui incombent ;
Dassurer une meilleure efficacit des actions engages et lutilisation optimale de l'ensemble des moyens mis en
uvre tels que :

le personnel,
le matriel,
les ressources financires.

Matriser la connaissance des actions engages et par consquent comparer les moyens mis en uvre aux
rsultats techniques obtenus ;
Former cette discipline non seulement le personnel directement engag dans l'excution mais aussi l'ensemble
des bnficiaires de lintervention ;
Amliorer la productivit du personnel impliqu dans la gestion du Programme ;
Assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrle interne.

C. Structuration

Le Manuel se compose de deux (2) parties principales, chacune delles comportant un certain nombre de sections
spcifiques :

PARTIE 1 : DESCRIPTION DU PROGRAMME

La premire partie dcrit les objectifs, la stratgie dimplantation et dintervention ainsi que lattelage institutionnel et
organisationnel du Programme.

PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

La deuxime partie dcrit les procdures administratives, financires et comptables prenant en compte les dimensions
suivantes :

Objet de la procdure ;
Application de la procdure ;
Rgles de gestion ;
Description des oprations squentielles requises.

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MANUEL DE PROCEDURES PRM 02
INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE REVISE LE
PADAER Mise jour et Limites en matire FEVRIER
de contrle interne 2013

A. Mise jour

1. Motifs de mise a jour

La mise jour rgulire du prsent Manuel est aussi importante que sa mise en place. A dfaut, il perd toute son
efficacit. Une liste des dtenteurs du Manuel sera maintenue par lUCP pour permettre une modification de tous
les exemplaires chaque fois qu'une mise jour est opre.

La mise jour du Manuel peut tre motive par :

Des changements dans la structure ou les activits du Programme suivant les dcisions des autorits de
tutelle et des partenaires au dveloppement engags dans la mise en uvre ;
Les modifications des systmes et procdures dans le but d'amliorer les procdures existantes pour faire
face des situations nouvelles ;
Des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets concernant les lois et rgles
comptables en vigueur ;
Des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tches qui lui incombent.

2. Responsabilit de la tenue et de la mise

La responsabilit de la tenue et de la mise jour du Manuel de procdures incombe au Responsable Administratif


et Financier (RAF). Le Coordinateur, en relation avec le RAF, dcide en outre des copies mettre la disposition du
personnel et des diffrents Oprateurs/Partenaires.

3. Mthodologie de mise a jour

Lorsque la dcision de modification des procdures existantes est envisage, le Coordinateur convoque une runion
laquelle doivent participer tous les responsables et agents susceptibles dtre concerns par ces modifications.

Cette runion doit dbattre de lopportunit de la modification propose et des solutions adopter. A lissue de
cette runion, un procs-verbal est tabli indiquant les lments suivants :

La procdure existante devant tre modifie ;


Les raisons pour lesquelles une modification est demande ;
Les principes de la modification apporter.

Le RAF est charg de la rdaction de la nouvelle procdure quil soumet aux diffrentes parties prenantes pour
observations et modifications ventuelles. Un texte dfinitif valid par lUCP est soumis la Non - Objection du FIDA.

4. Distribution des procdures modifies

Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au Manuel, le RAF se charge de distribuer
les nouvelles sections du Manuel aux parties intresses.
Le RAF tient un registre permettant de suivre la mise jour de chaque copie du manuel. Il note dans le registre la
date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi que les rfrences correspondantes. Ceux-ci rendent
les pages primes correspondantes au moment de la rception des nouvelles sections et apposent leur visa
attestant de la rception des nouvelles sections et de la remise des anciennes.
Le RAF classe, chronologiquement, une copie des pages primes dans un classeur intitul "Manuel de Procdures
Administratives, Financires et Comptables - Sections Primes".

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
PRM 02 : Suite

B. Limites en matire de contrle interne

LEquipe de lUCP charge de lexcution des oprations administratives, financires et comptables est une
structure lgre constitue principalement au niveau du sige :

dun Responsable Administratif et Financier (RAF) ;


dun Comptable (CPT) ;
et dun Aide Comptable (ACO).

Au niveau de chaque Antenne, lexcution de ces oprations est rpartie entre :


une Secrtaire/caissire (SECA)
un Assistant Administratif et Comptable (AAC)
un Chef dAntenne (CAN)

Ainsi, la sparation des tches incompatibles telle quexige par le contrle interne dans les moyennes ou grandes
structures ne saurait tre strictement respecte.

Nanmoins trois (3) niveaux de scurit permettent de garantir la transparence et le contrle des oprations :

Le fait quune seule personne, parmi les trois ci-dessus cites, ne saurait conduire une opration dans toute
son entiret (du dbut la fin, de lexcution au contrle final) ;
La mise en uvre dauto contrles comptables ;
Enfin, la ralisation de deux (02) missions de supervision/an et de missions de suivi ainsi que dun audit
annuel des comptes.

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PARTIE I PRESENTATION

DU PROGRAMME

Section 3 : Description du Programme PRP 01

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SECTION 3

DESCRIPTION DU PROGRAMME

Section 3 : Description du Programme

Zones du Programme
Groupe cible
Objectifs
Composantes
Financement et Cots du Programme

Financement par bailleur et par catgorie


Financement par composante
Flux financiers
PRP 01

Attelage institutionnel

Bailleurs de fonds extrieurs (FIDA / FFS)


Reprsentant de lEmprunteur (tutelle financire)

Agent Principal (tutelle technique)


Bnficiaires
Comit de Pilotage (CP)

Dispositif organisationnel et de gestion

Unit de Coordination du Programme


Organigramme du Programme
Filire administrative, financire et comptable

Oprateurs/Partenaires de mise en uvre

Partenaires Stratgiques
Prestataires de Services Privs

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MANUEL DE PROCEDURES PRP 01
PRESENTATION DU PROGRAMME REDIGE REVISE LE
PADAER Description du Programme FEVRIER
Objectifs, Composantes, Cots et Organisation 2013

1. ZONES DINTERVENTION

Le Programme intervient dans les rgions de Matam, Tambacounda, Kdougou et Kolda, dans lesquelles il va dvelopper des
synergies et des complmentarits avec les projets FIDA, dj en cours, et ceux des autres bailleurs de fonds.

2. GROUPES CIBLES

Le Programme cible principalement : i) les petites exploitations familiales, leurs organisations professionnelles de base, leurs
unions au niveau rural et leurs structures fatires au niveau des rgions ; ii) les petits leveurs, leurs organisations de
producteurs (OP) ainsi que les petits et micro entrepreneurs ruraux en amont et en aval de la production ; iii) les petits et
micro entrepreneurs. Une attention particulire va tre accorde aux femmes et aux jeunes.

3. FINALITE/OBJECTIFS

Finalit : contribuer la rduction de la pauvret rurale et stimuler la croissance conomique dans les rgions de
Kdougou, Kolda, Matam et Tambacounda ;
Objectifs : i) amliorer durablement la scurit alimentaire, les revenus des petits producteurs (agriculteurs et
leveurs) ; ii) crer des emplois durables pour les ruraux, en particulier les jeunes et les femmes ; iii) amliorer
laccs des petits producteurs et de leurs organisations des services, technologies et infrastructures de production
efficaces.

4. COMPOSANTES

Le Programme comprend les trois (03) composantes suivantes :

Composante 1 : Amlioration de loffre de produits agricoles

Ralisation damnagement hydro-agricole ;


Ralisation dinfrastructures pastorales ;
Accs aux facteurs de production ;
Services dappui conseil.

Composante 2 : Valorisation et mise en march

Ralisation dinfrastructures marchandes ;


Appui la transformation et lentreprenariat rural ;
Professionnalisation des acteurs ;

Composante 3 : Coordination, suivi/valuation, gestion des savoirs et genre


Le Programme est gr par une UCP, base Tambacounda, et disposant dune autonomie de gestion
administrative et financire ;
Trois (03) antennes sont installes Matam, Kdougou et Kolda ;
LUCP est galement responsable de la gestion des savoirs, de la communication et du Suivi/Evaluation ;
LUCP prend en charge lappui institutionnel au Ministre de lAgriculture et au Ministre de lElevage
travers le renforcement de capacit des institutions de lEtat, notamment en matire de : i) planification du
suivi/valuation sectoriel avec la mise en place de la deuxime phase du PASYME/DAPS/MA ; ii)
dlaboration du code pastoral/ME.

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PRP 01 : Suite

5. FINANCEMENT ET COUTS

Plan de financement :
Montant total du financement : 51,7 millions de USD ;
Prt FIDA : 20, 2 millions de DTS soit environ 32,33 millions de USD (62,5%) ;
Fonds fiduciaire : 7 millions dEuros soit environ 10,09 millions de USD (19,5%) ;
Participation des bnficiaires : 0,62 millions de USD (1,2%) ;
Contribution du Gouvernement : 8,66 millions de USD (16,8%) ;

Rsum des cots par composante (en milliers de USD)

Composantes Cots en % du cout


milliers USD total
1. Amlioration de loffre des produits agricoles 28 531 55,17
2. valorisation et mise en march 14 255 27,57
3. Coordination, suivi/valuation, gestion des savoirs et genre 8 925 17,26
Total cots du Programme 51 712 100,0

Cots totaux par composante et par source de financement (en milliers dUSD)

FIDA FSP GVT BENEF Total


Amount % Amount % Amount % Amount % Amount %
A. Amlioration de l'offre de produits agricoles
1. Amnagements hydro-agricoles 6 207 30,9 10 092 50,2 3 615 18,0 171 0,9 20 085 38,8
2. Mise en place des Units pastorales 4 852 79,5 - - 1 099 18,0 149 2,4 6 101 11,8
3. Accs aux facteurs de production 512 74,8 - - 173 25,2 - - 684 1,3
4. Appui conseil 1 296 78,0 - - 365 22,0 - - 1 661 3,2
Subtotal Amlioration de l'offre de produits agricoles 12 867 45,1 10 092 35,4 5 252 18,4 320 1,1 28 531 55,2
B. Valorisation et marchs
1. Infrastrucures de mise en march 4 630 81,6 - - 1 021 18,0 22 0,4 5 674 11,0
2. Appui l'entrepreneuriat rural 3 488 70,9 - - 1 147 23,3 285 5,8 4 920 9,5
3. Professionnalisation des acteurs 3 003 82,0 - - 659 18,0 - - 3 662 7,1
Subtotal Valorisation et marchs 11 121 78,0 - - 2 827 19,8 307 2,2 14 255 27,6
C. Coordination, gestion des savoirs et genre
1. Coordination et gestion 7 577 94,7 - - 420 5,3 - - 7 997 15,5
2. Gestion des savoirs et communication 359 83,3 - - 72 16,7 - - 430 0,8
3. Appui institutionnel et suivi valuation 408 82,0 - - 90 18,0 - - 497 1,0
Subtotal Coordination, gestion des savoirs et genre 8 344 93,5 - - 581 6,5 - - 8 925 17,3
Total PROJECT COSTS 32 331 62,5 10 092 19,5 8 661 16,7 627 1,2 51 712 100,0

Financement par catgorie de dcaissement et par source de financement (en milliers dUSD)

FIDA FSP GVT BENEF Total


Amount % Amount % Amount % Amount % Amount %

I. Investment Costs
A. Gnie civil et rural 15 247 48,7 10 092 32,2 5 638 18,0 342 1,1 31 319 60,6
B. Equipements, intrants et moyens de transport 5 499 72,7 - - 1 782 23,5 285 3,8 7 566 14,6
C. Etude, formation et information 3 824 82,0 - - 839 18,0 - - 4 663 9,0
D. Missions d'appui technique
Expertise nationale 225 82,0 - - 49 18,0 - - 274 0,5
Expertise internationale 123 100,0 - - - - - - 123 0,2
Subtotal Missions d'appui technique 348 87,6 - - 49 12,4 - - 397 0,8
E. Prestation de services 817 82,0 - - 179 18,0 - - 997 1,9
Total Investment Costs 25 735 57,3 10 092 22,5 8 488 18,9 627 1,4 44 943 86,9
II. Recurrent Costs
A. Salaires et indmnits 5 809 100,0 - - - - - - 5 809 11,2
B. Entretien et fonctionnement 787 82,0 - - 173 18,0 - - 960 1,9
Total Recurrent Costs 6 596 97,4 - - 173 2,6 - - 6 769 13,1
Total PROJECT COSTS 32 331 62,5 10 092 19,5 8 661 16,7 627 1,2 51 712 100,0

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PRP 01 : Suite

Flux financiers du PADAER

FIDA

MINISTERE DETAT, DE LECONOMIE ET DES FINANCES


DIRECTION DE LA DETTE ET DES INVESTISSEMENTS
Compte Dsign/FIDA Compte Dsign/FFE

UCP

Compte du Programme

Antenne 1 Antenne 2 Antenne 3


Sous Compte Sous Compte Sous Compte

Partenaires Stratgiques et Prestataires de Services Privs

Paiement Direct

Transfert des pices justificatives + Demande de Fonds

Rapport de suivi financier + Demande de Fonds

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PRP 01 : Suite

6. ATTELAGE INSTITUTIONNEL

Bailleurs de fonds

Fonds International de Dveloppement Agricole (FIDA/Rome)


Fonds fiduciaire du mcanisme de cofinancement Espagnol pour la scurit alimentaire (FFS)
Contrepartie de lEtat sngalais
Contribution des Bnficiaires du Programme

Reprsentant de lEmprunteur

Le Ministre dEtat, de lEconomie et des Finances est dsign en qualit de Reprsentant de lEmprunteur pour
les besoins de la section 15.03 (Autorit habilite agir) des Conditions Gnrales
Il assure la Tutelle financire du Programme.

Agent Principal du Programme

Ministre de lAgriculture de lEmprunteur : Agent Principal du Programme, responsable de lexcution du


Programme
Il assure la Tutelle technique du Programme.

Comit de Pilotage du Programme (CP)

Comit de Pilotage (CP) : il est cr par Arrt du MA n 012265 du 09 novembre 2011. Il se runit en sance
ordinaire une (01) fois par an au sige du programme. Il peut tre convoqu en sance extraordinaire par son
prsident en cas de ncessits.
Prsident : le Ministre de lAgriculture ou son Reprsentant
Membres :

Deux (02) Reprsentants du Ministre de lEconomie et des Finances


Un (01) Reprsentant du Ministre de lElevage ;
Un (01) Reprsentant du Ministre des Collectivits Locales et de la Dcentralisation ;
Un (01) Reprsentant de la Direction de lAnalyse, de la Prvision et de la Statistique (DAPS)
Un (01) Reprsentant de lAssociation des Elus Locaux ;
Un (01) Reprsentant des Tables de Concertation des Filires Cralires et Horticoles ;
Un (01) Reprsentant des Tables de Concertation des Filires Lait et Viande ;
Un (01) Reprsentant du SYNAEP JAPANDOO ;
Les Agences dExcution du Programme et les Coordinateurs des projets financs par le FIDA peuvent tre
invits aux runions du CP en qualit dobservateurs

Le Secrtariat du Comit de Pilotage est assur par le Coordinateur du Programme.


Le CP a pour rle dexaminer et dapprouver les rapports annuels dexcution, dapprouver les PTBA et de veiller
la cohrence du Programme et des PTBA avec les politiques nationales, les programmes, les projets ainsi que
les activits des autres partenaires nationaux.
Les frais dorganisation des sessions du CP sont supports par le budget du programme.

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PRP 01 : Suite

7. REPERES SIGNIFICATIFS

Date de signature de lAccord de Financement : 12/10/2011


Date de mise en vigueur du financement : 12/10/2011
Revue Mi-Parcours (RMP) : au cours de la troisime anne de mise en uvre
Date dachvement : 31/12/2017
Date de clture : 30/06/2018

8. DISPOSITIF ORGANISATIONNEL ET DE GESTION

Unit de Coordination du Programme (UCP)


Cration : elle est cre par Arrt du MA n 012265 du 09/11/2011. LUCP a son sige Tambacounda ;
Les fonds mis la disposition du programme sont excuts selon les dispositions de la rglementation de la
comptabilit publique ou des procdures adoptes dun commun accord avec le bailleur de fonds ;
LUCP dispose une autonomie de gestion administrative et financire conformment laccord de financement. Elle
a le pouvoir juridique de passer des contrats et assure la matrise douvrage dlgue conformment la lgislation
nationale.

Composition : elle est compose i) dun Coordinateur de Programme (COOR) ; ii) dun Responsable Administratif et
Financier (RAF) ; iii) dun Spcialiste en Infrastructures (SIR) ; iv) dun Spcialiste en Passation des Marchs (SPM) ; v)
dun Spcialiste Suivi/Evaluation (SSE); vi) dun Spcialiste en Appui aux Organisations Paysannes (SOP) ; vii) dun
Spcialiste en Entreprenariat Rural (SER) ; viii) dun Spcialiste Charg du Genre et de la Gestion des Savoirs (GGS) ;
ix) dun Comptable (CPT) ; x) dun Assistant en Suivi/Evaluation (ASE). LUCP dispose galement dun personnel
administratif (Secrtaires, Chauffeurs et Gardiens).

LUCP dispose de trois (03) antennes Kdougou, Kolda et Matam. Chaque antenne est dirige par un Chef
dantenne assist dun Technicien en Infrastructures Rurales (TIR), dun Assistant Administratif et Comptable (AAC)
et dun personnel de soutien.

Responsabilits : lUCP est notamment responsable de la coordination des activits du Programme, savoir : i)
prparation, coordination et suivi de lexcution des plans de travail et budgets annuels consolids ; ii) supervision
gnrale de la mise en uvre des activits du Programme ; iii) suivi/valuation de la performance du Programme ;
iv) gestion des ressources financires et humaines du Programme ; et v) passation de marchs, vi) laboration des
cahiers de charges, vii) signature des contrats de performances avec les Oprateurs/Partenaires Stratgiques et les
Prestataires de Services Privs prcisant les activits mener, les rsultats attendus, les obligations et les droits de
chaque partie, des dlais clairs, viii) fourniture sur la base dun chancier de rapports prenant en compte les
indicateurs de suivi/valuation etc.

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PRP 01 : Suite

Organigramme du Projet
Organigramme
Ministre de lAgriculture Ministre dEtat, de lEconomie et
Agent Principal des Finances
Reprsentant de lEmprunteur
Liaisons institutionnelles

Liaisons hirarchiques
Comit de pilotage

UCP
Interrelations fonctionnelles

Coordinateur du Projet

Assistante de Direction
Relations contractuelles et de
partenariat

Spcialiste Suivi/Evaluation Assistant Suivi/Evaluation

Responsable administratif
Responsable administratif Spcialiste en Passation Spcialiste en Spcialiste en Appui aux Spcialiste en Spcialiste Charg du
et financier
et financier des Marchs Infrastructures Organisations Paysannes Entreprenariat Rural Genre et de la Gestion des
Savoirs

Comptable
Antenne 1/Kdougou Antenne 2/Kolda Antenne 3/Matam
Chef dAntenne Chef dAntenne Chef dAntenne
Personnel Technicien Infra. Rurales Technicien Infra. Rurales Technicien Infra. Rurales
dappui Assist. Ad. et Comptable Assist. Ad. et Comptable Assist. Ad. et Comptable
(Secrtaires, Personnel dAppui Personnel dAppui Personnel dAppui
chauffeurs,
gardiens)
Oprateurs/Partenaires Stratgiques
Prestataires de Services Privs

Bnficiaires

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
PRP 01 : Suite

Filire administrative/financire/comptable

Coordinateur

Assistante de Direction

Responsable Administratif et Spcialiste Passation des


Financier Marchs

Secrtaires
Chef dAntenne

Assistant Administratif
Comptable et Comptable

Chauffeurs

Gardiens

Liaisons hirarchiques

Interrelations fonctionnelles

Liaisons fonctionnelles fortes

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
PRP 01 : Suite

9. OPERATEURS/PARTENAIRES DE MISE EN UVRE

Partenaires Stratgiques. Ils sont chargs, sur la base de contrats de performance, des activits ci-aprs : i) appui
conseil ; ii) appui des OP en matire de structuration de la demande commune de services ; iii) suivi et contrle de
lexcution des activits ; iv) diffusion de linformation ; v) animation du dialogue au niveau des organisations des
producteurs. Ces partenaires sont principalement :

les services rgionaux de llevage


les directions rgionales du dveloppement rural des rgions concernes
lagence nationale de conseil agricole rural (ANCAR)
la socit damnagement et dexploitation des terres du Delta du Fleuve Sngal et des Valles du Fleuve
Sngal et de la Falm (SAED)

Prestataires de Services Privs. Ils vont fournir tous les autres biens et services. Ils sont responsables de lexcution des
travaux qui leur sont confis et de la collecte des indicateurs de ralisation pour alimenter la base de donnes de suivi
du Programme.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
PARTIE II

PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Prambule : Structuration des procdures PREA

Section 4 : Procdures administratives ADM

Section 5 : Procdures financires FIN

Section 6 : Procdures comptables CPT

Section 7 : Procdures de reporting, de contrle, de supervision et de coordination RCS

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES PREAMBULE
PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET REDIGE REVISE LE
PADAER COMPTABLES FEVRIER
Prambule 2013

A. PREAMBULE : STRUCTURATION DES PROCEDURES

Cette deuxime partie du manuel dcrit les procdures administratives, financires et comptables appliques la gestion du
Programme. Les procdures ont t labores en respectant les principes ci-aprs :
Systme dautorisation des transactions financires ;
Procdures didentification, de saisie et de traitement exhaustif des oprations ralises ;
Fiabilit et prsentation comptable appropries des informations relatives ces oprations ;
Justification et valuation rgulire des informations ;
Mesures de scurit et de protection des actifs.

Chaque procdure est dcrite selon une mthodologie expliquant le droulement squentiel de chacune des oprations
contenues dans la procdure. Le plan gnral adopt pour la description de la procdure est le suivant :

1. Objet de la procdure ;
2. Application de la procdure ;
3. Rgles de gestion ;
4. Description rsume de la procdure et description dtaille des oprations.

Les supports de gestion dfinis pour lapplication du prsent manuel sont prsents la section 12.

B. REFERENCIELS

Documents de rfrence du prsent Manuel :

LAccord de Financement du 12/10/2011 et les Conditions Gnrales Applicables aux Prts et Dons ;
La Lettre lEmprunteur ;
Le Document de Conception du Programme ainsi que les tables des cots y relatives ;
Les Directives/FIDA pour la Passation des Marchs ;
Les Directives/FIDA relatives lAudit des Projets ;
LArrt du MA n 012265 du 09/11/2011 portant Cration, Organisation et Fonctionnement du Programme
dAppui au Dveloppement Agricole et lEntreprenariat Rural (PADAER) ;
Les Lois et Rglements en vigueur au Sngal notamment :
le Systme Comptable de lOHADA (SYSCOHADA),
le Code du Travail et les Lois Sociales,
le Code des Marchs Publics et ses textes dapplication.
Documents dexcution technique :

Manuel dExcution/Oprations du Programme ;


Manuel de Suivi/Evaluation du Programme.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
SECTION 4

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

4.1. Gestion du Courrier

Courrier Dpart ADM 01


Courrier Arrive ADM 02

4.2. Gestion du Personnel


Recrutement ADM 03
Absence ADM 04
Congs ADM 05
Rupture du contrat de travail ADM 06
Missions ADM 07
Salaires ADM 08
Avances sur salaire ADM 09
Evaluation du personnel ADM 10

4.3. Gestion des Achats

Principes gnraux ADM 11


Passation de Marchs/Contrats ADM 12
Achats dapprovisionnement ADM 13
Traitement des demandes dachat ADM 14
Suivi des commandes ADM 15
Suivi des marchs et contrats ADM 16
Rception dune livraison ADM 17
Traitement dune facture ADM 18
Travaux dentretien et de rparation ADM 19
Travaux de Gnie Civil et damnagement : Contrle de lavancement ADM 20
Travaux de Gnie Civil et damnagement : Rception technique ADM 21
Registre des contrats ADM 22

4.4. Gestion des immobilisations et du matriel roulant

Principes gnraux ADM 23


Gestion des entres dimmobilisations ADM 24
Gestion des sorties dimmobilisations ADM 25
Prise dinventaire physique ADM 26
Scurisation des immobilisations ADM 27
Gestion des vhicules et motos ADM 28

4.5. Gestion des Stocks de fournitures et carburant

Gestion des fournitures et consommables ADM 29


Gestion du carburant ADM 30

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.1. Gestion du Courrier

Courrier Dpart ADM 01

Courrier Arrive ADM 02

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MANUEL DE PROCEDURES ADM 01
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.1. Gestion du Courrier FEVRIER
4.1.1. Courrier Dpart 2013

1. OBJET
Dcrire le traitement du courrier dpart.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tout courrier devant quitter le Programme pour un destinataire extrieur.

3. REGLES DE GESTION

Tout courrier officiel doit tre sign par le Coordinateur et porter le cachet du Programme. Un numro et une
rfrence indiquant les initiales de lmetteur seront galement ports sur le courrier qui devra tre vis par
lmetteur en question ;
Tout courrier transmettre doit tre enregistr soit dans le registre courrier dpart, soit dans le registre fax
dpart ou soit dans le registre mail avant sa transmission par lAssistante de Direction du Programme.

LAssistante de Direction inscrit :


Le numro attribu au courrier ;
La date de dpart ;
Le destinataire ;
Lobjet ;
Les observations ventuelles.

Une copie de chaque courrier doit tre conserve au Secrtariat du Programme qui tiendra un chrono courrier
dpart, un chrono fax dpart et un chrono mail dpart ;
Le courrier fax sera archiv avec le rapport de transmission dlivr par le tlcopieur.

NB : au niveau de lAntenne, les oprations relatives au courrier dpart sont prises en charge par la Secrtaire sous la
supervision et le contrle du Chef dAntenne.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 02
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.1. Gestion du Courrier FEVRIER
4.1.2. Courrier Arrive 2013

1. OBJET

Dcrire le traitement du courrier arriv au Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tout courrier reu par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

Tout courrier reu par le Programme doit tre enregistr par lAssistante de Direction du Programme soit dans
le registre courrier arrive, soit dans le registre fax arrive ou soit dans le registre mail arrive .

LAssistante de Direction inscrit :


La date darrive ;
La date et le numro de la correspondance ;
Lexpditeur ;
Lobjet ;
Le destinataire.

LAssistante de Direction appose le cachet courrier arrive sur le courrier et inscrit :


La date darrive ;
Le numro interne attribu au courrier.

Tout courrier reu doit tre transmis au Coordinateur qui laffecte au destinataire aprs en avoir pris
connaissance ;
LAssistante de Direction distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel les
intresss margent pour acquitter la rception effective du courrier ;
Une copie du courrier est conserve au Secrtariat dans les chronos Courrier Arrive ou Fax Arrive ou
Mail Arrive .

NB : au niveau de lAntenne, les oprations relatives au courrier arrive sont prises en charge par la Secrtaire sous la
supervision et le contrle du Chef dAntenne.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.2. Gestion du Personnel

Recrutement ADM 03

Absence ADM 04

Congs ADM 05

Rupture du contrat de travail ADM 06

Missions ADM 07

Salaires ADM 08

Avances sur salaire ADM 09

Evaluation du personnel ADM 10

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 03
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.1. Recrutement 2013

1. OBJET

Recruter le personnel du Programme dans le respect des dispositions de lAccord de Prt et du code de travail en
vigueur en Rpublique du Sngal.

2. APPLICATION

La procdure sapplique pour le recrutement dun agent au sein du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Pour tout recrutement notamment celui des cadres du Programme, les dispositions de lAccord de financement
sign entre la Rpublique du Sngal et le FIDA prvalent sur les dispositions nationales. Aussi, la Direction du
Programme veillera-t-elle recueillir au pralable lavis de non objection du FIDA ;
Pour chaque poste, il sera procd une slection des candidatures, sans discrimination de sexe, de race, de
religion ou dappartenance politique ;
A lissue des oprations de slection, lengagement du nouvel agent ne sera effectif quaprs lapprobation du
FIDA (dans le cas du personnel cl du Programme) ;
Le dossier de lagent comprend les pices suivantes :
Un curriculum vitae ;
Deux (2) photos didentit ;
Une fiche de renseignements fournie par le Programme ;
La photocopie lgalise des diplmes ou attestations ;
Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (3) mois ;
Un extrait de naissance ou toute autre pice dtat civil en tenant lieu ;
Un certificat de nationalit ;
Une copie de la carte didentit nationale ou de toute autre pice quivalente ;
Un extrait lgalis de lacte de mariage ;
Un livret de famille ;
Un certificat mdical daptitude la fonction datant de moins de trois (3) mois dlivr par un mdecin
agr ;
Les certificats et attestations de travail dlivrs par les anciens employeurs ;
Le document administratif de mise en disponibilit pour les agents fonctionnaires.

La fourniture de documents falsifis dans le but dinduire en erreur les responsables du Programme
constituera tout moment une cause de licenciement.

Chaque nouvel agent doit, avant sa prise de service, signer un contrat de travail portant les mentions et
obligations suivantes :
La dsignation du poste de travail ;
La dure des engagements contractuels ;
La dure de la priode dessai ;
La description des tches ou la dfinition des fonctions ;
Les modalits de paiement et les lments de rmunration ;
Les dispositions relatives aux congs annuels, la scurit sociale ;
Les obligations du travailleur ;
Les modalits de rglement des conflits.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 03 : Suite

Priode dessai

La priode dessai est de :


1 mois maximum, pour le personnel de non cadre, renouvelable une fois ;
3 mois maximum, pour le personnel cadre, renouvelable une fois.

Au cours de cette priode, chacune des parties peut mettre fin ses obligations contractuelles sans pravis, et
sans avoir payer une indemnit compensatrice sauf celle relative au cong ;
Lengagement lessai doit tre stipul dans le contrat, faute de quoi le postulant lemploi pourra considrer
quil est recrut de faon ferme pour compter du jour de sa prise de service ;
Pendant la priode dessai, le travailleur doit percevoir au moins le salaire minimum de la catgorie
professionnelle dans laquelle il effectue lessai.

Contrat de travail

En raison de la dure du Programme et des objectifs atteindre, aucun contrat dure indtermine ou
temps partiel ne sera conclu ;
Les contrats pour le personnel essentiel du Programme doivent tre approuvs par le FIDA avant signature ;
Au moment de la signature du premier contrat, une communication du statut du personnel et du rglement
intrieur, doit tre faite lagent recrut, afin que ce dernier apprhende mieux ses droits et ses obligations
contractuelles ;
Le contrat tabli est sign par chacune des parties et soumis au visa de lInspection du Travail. Aprs le visa de
celle-ci, une copie du contrat doit tre remise lagent.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les squences suivantes :

Prparation et lancement de lavis dappel candidatures


Slection des candidats
Embauche des agents recruts
Classement des dossiers du personnel

Intervenants Activits Sources de


vrification

4.1. Prparation et lancement de lavis dappel candidature

Le RAF Prpare un projet davis dappel candidatures pour le poste


pourvoir mentionnant les informations suivantes :
le titre et la position hirarchique du poste
les tches et les responsabilits rattaches au poste
le profil de comptences c'est--dire le niveau dtudes et
lexprience pratique et les qualits professionnelles requises
pour occuper le poste.
Transmet le projet au Coordinateur.

Le Coordinateur Approuve le dossier ;


Transmet le dossier au FIDA pour Non Objection pour le personnel
cadre
Le RAF Aprs approbation du Coordinateur avis de non objection, procde
la publication de lavis dans un journal large diffusion.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 03 : Suite

4.2. Slection des candidats

La slection des candidats est effectue par un comit de recrutement prsid par le Coordinateur et constitu par des
cadres du PADAER, du Ministre de lAgriculture, du Ministre du Travail. Le secrtariat du comit est assur par le
RAF.
Le processus de slection des candidats se droule en deux (2) tapes :

valuation de dossiers de candidatures


conduite des entretiens de slection.

Lvaluation des candidatures doit permettre dapprcier les capacits techniques des candidats sur la base du niveau
dtudes et de lexprience pratiqu. A la fin des travaux dvaluation du comit de recrutement, le RAF procde la
rdaction du procs verbal de prslection des meilleures candidatures (dix au plus) renfermant le classement par ordre
de mrite des candidats prslectionns ainsi que leurs dossiers de candidatures.
Les candidats prslectionns subissent dans un deuxime temps des entretiens de slection devant le comit de
recrutement. Les entretiens de slection doivent permettre dapprcier la compatibilit du profil psychotechnique du
candidat avec le profil de comptences du poste pourvoir.

NB : la conduite des entretiens de slection des cadres pourrait tre confie un cabinet spcialis dans le domaine du
recrutement dans le but daccrotre la rigueur et la fiabilit de la procdure de recrutement.

Sur la base des rsultats de lvaluation des dossiers de candidatures et des entrevues de slection, le RAF tablit un
procs verbal de slection finale des candidats prsentant par ordre de mrite :

le ou les candidats recruts (s)


les candidatures retenues sur la liste dattente

4.3. Embauche des agents recruts

Le RAF : Etablit la lettre dengagement du candidat retenu et le soumet au


Coordinateur pour signature et envoi au destinataire.
Fait subir lagent une visite et contre visite mdicale
Etablit les contrats en quatre (4) exemplaires, les fait signer par le
Coordinateur
Fait signer par lagent concern
Soumet les contrats la signature de linspection du travail
Donne une copie signe lagent concern
Demande lAgent concern de complter son dossier.
4.4. Classement des dossiers du personnel

Le RAF : Ouvre une chemise portant le nom du nouvel agent


Classe toutes les pices dembauche.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 04
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.2. Absences 2013

1. OBJET

Rglementer les autorisations dabsence du personnel du Programme.

2. APPLICATION

La procdure sapplique la demande dun agent devant sabsenter du service pour diverses raisons.

3. REGLES DE GESTION

La dure de travail hebdomadaire est fixe 40 heures du lundi au vendredi avec des horaires en journe
continue ;
Les Agents cadres bnficiant de lindemnit de responsabilit sont sous astreinte et peuvent tre mobiliss en
cas de ncessit de service ;
Les vnements familiaux dment justifis, numrs ci-aprs, ouvrent droit pour le travailleur ayant au moins
six (6) mois danciennet, au bnfice de permissions exceptionnelles dabsence, non dductibles du cong
normal dans la limite de dix (10) jours ouvrables par an et nentranant aucune retenue de salaire :

Mariage de lAgent 2 jours ouvrables


Mariage dun enfant, dun frre, dune sur 1 jour ouvrable
Dcs du conjoint ou dun descendant en ligne directe 2 jours ouvrables
Dcs dun ascendant en ligne directe, dun frre ou dune sur 1 jour ouvrable
Dcs dun beau pre ou dune belle mre 1 jour ouvrable
Naissance dun enfant 1 jour ouvrable
Baptme dun enfant 1 jour ouvrable
Dcs dun enfant 1 jour ouvrable

Toute permission de cette nature doit faire lobjet dune autorisation crite pralable de lemployeur, sauf cas
de force majeure ;
Dans cette dernire ventualit, le travailleur doit aviser son employeur ds la reprise du travail ;
Le document attestant de lvnement doit tre prsent lemployeur dans le plus bref dlai, au plus tard huit
(8) jours aprs lvnement, justifier par la prsentation de pices dtat civil ou dune attestation dlivre par
lautorit administrative comptente ;
Si lvnement se produit hors du lieu demploi et ncessite le dplacement du travailleur, les dlais ci-dessus
pourront tre prolongs daccord parties. Cette prolongation ne sera pas rmunre ;
En dehors des cas ci-dessus numrs, des autorisations dabsence peuvent tre accordes au travailleur pour
convenance personnelle daccord parties dans la limite de 10 jours par an. Cette permission ne sera pas
rmunre ;
Toute absence non autorise entrane systmatiquement des sanctions disciplinaires et une rduction
proportionnelle du salaire et du cong annuel ;
Toute absence pour maladie (repos maladie) doit faire lobjet dun certificat mdical dlivr par un mdecin
agre. Le certificat mdical doit tre dpos au niveau du RAF au plus tard 48 heures suivant la dclaration de la
maladie. Une copie dudit certificat devra tre class dans le dossier individuel du personnel ;
Le contrat de travail est suspendu pendant la dure de labsence du travailleur, en cas de maladie dment
constate par un mdecin agr, dure limite six (06) mois. Ce dlai est prorog jusquau remplacement du
travailleur. Dans ce cas, lemployeur est tenu de verser au travailleur dans la limite normale du pravis, une
indemnit gale au montant de sa rmunration pendant la dure de labsence.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 05
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.3. Congs 2013

1. OBJET

Rglementer les dparts en congs du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tout le personnel du Programme pour le dpart en congs.

3. REGLES DE GESTION

Chaque agent a droit au cong pay la charge du Programme raison de 26 jours ouvrables par anne de
service effectif ou 30 jours calendaires ;
Le droit de jouissance au cong est acquis aprs une dure effective de service gale 12 mois ;
Le Programme paye lagent le montant de lallocation de cong le jour de son dpart en congs. Cette
allocation correspond au salaire mensuel moyen peru par lagent durant les 12 mois de service ;
En dehors des cas de rupture ou dexpiration du contrat, aucune indemnit compensatrice en lieu et place du
cong ne peut tre octroye par le Programme lagent ;
Le planning des dparts en cong est tabli par le RAF en accord avec lagent concern ;
Exceptionnellement, le cong annuel peut tre accord par tranche de 15 jours lorsque les ncessits de service
lexigent. De mme, le travailleur en cong peut tre rappel pour les mmes motifs ;
En accord avec le Coordinateur, les congs peuvent tre avancs ou retards.

NB : Femmes :

Les femmes ont droit un (01) jour de congs supplmentaire pour chacun de leurs enfants vivant de moins de
14 ans enregistr ltat civil ;
Les femmes enceintes ont droit de suspendre leur travail pendant quatorze (14) semaines conscutives, dont
huit (08) postrieures la dlivrance ;
Cette suspension peut tre prolonge de trois (03) semaines en cas de maladie dment constate et rsultant
de la grossesse ou des couches ;
Pendant cette priode, lemployeur ne peut lui donner cong ; elle a droit dune part, la charge de lemployeur
la moiti de son salaire et dautre part, la charge de la caisse nationale de prvoyance sociale, aux soins
gratuits et lautre moiti du salaire quelle percevait au moment de la suspension du travail ;
Pendant une priode de douze (12) mois compter de la naissance de lenfant, la mre a droit des repos pour
allaitement ;
La dure de ces repos ne peut dpasser une heure par journe de travail, cette heure pouvant tre fractionne
en deux demi-heures la demande de la mre.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 06
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.4. Rupture du contrat de travail 2013

1. OBJET

Rglementer les ruptures du contrat de travail.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique loccasion de la rupture dun contrat de travail sign par le Programme avec un agent.

3. REGLES DE GESTION

La rupture des contrats de travail conclus entre le Programme et le Personnel peut intervenir pour lune des
causes ci-aprs :

Lexpiration du terme du contrat ;


La dmission ou labandon de poste par lagent ;
Le licenciement ;
Le dcs du travailleur.

Expiration du contrat
Les contrats dure dtermine prennent fin larrive du terme convenu au moment de la conclusion ;
Le recrutement et la gestion des contrats de travail du Personnel doivent respecter les dispositions prvues
dans lAccord de financement et de lArrt portant Organisation et Fonctionnement du Programme dAppui au
Dveloppement Agricole et lEntreprenariat Rural (PADAER).

La dmission ou labandon de poste


Toute absence non justifie dune dure de 10 jours est assimile un abandon de poste ;
Lagent a la possibilit de donner sa dmission sous rserve du respect de lobligation du pravis ;
Lorsquun agent dmissionne de son emploi sans respect du pravis ou abandonne son poste de travail, lUCP
se rserve le droit de rclamer lintress lindemnit compensatrice de pravis, ou de lassigner en justice
pour rparation du prjudice qui rsulterait de cette dmission ou de cet abandon de poste.

La rsiliation/le licenciement
La rsiliation dun contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la priode dessai,
ou en cas de faute lourde, en cas dincomptence avre ou en cas de dcs de lagent ;
Sauf en cas de dcs de lagent, la partie qui prend linitiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une
lettre prcisant les motifs de la rupture et conformment aux clauses de rsiliation du contrat ;
Au moment de son dpart du Programme, lagent doit remettre au Programme tous les biens et matriels mis
sa disposition ;
En tout tat de cause, lagent ne sera libre de tout engagement vis--vis du Programme quau moment o il lui
sera remis son certificat de travail et un reu pour solde de tout compte ;
Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculs conformment aux dispositions rglementaires.

Le dcs de lagent

En cas de dcs dun agent, le salaire de prsence, et les indemnits de toutes natures acquises la date du
dcs reviennent de plein droit ses hritiers ;
Les frais relatifs au transport du corps par rapport au lieu de recrutement sont la charge du Programme,
lorsque lagent est dcd dans lexercice de ses fonctions.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 07
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.5. Missions 2013

1. OBJET

La procdure a pour objet le paiement des frais de mission aux agents du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour les missions effectuer dans le cadre du Programme et concerne le paiement des frais
de mission.

3. REGLES DE GESTION

Tous les ordres de mission sont signs par le Coordinateur ;


Pour les missions lextrieur du pays, les ordres de mission du Coordinateur et des Cadres du Programme
sont signs par le Ministre de lAgriculture (Tutelle du Programme) ;
Les taux journaliers pays pour les missions lintrieur et lextrieur du pays sont ceux retenus dans la
grille des salaires des Projets/Programmes/FIDA/Sngal valide par le FIDA et lAgent Principal du
Programme ;
Pour toute mission, il est effectu une avance de 80% (le solde des 20% est pay au retour de la mission)
des frais journaliers de dplacement pour les missions intrieures ou des perdiems (DSA) pour les missions
extrieures ainsi que la totalit des frais de carburant et autres ;
Une avance exceptionnelle de frais est alloue aux agents afin de faire face aux dpenses ventuelles que
ncessite la mission (page, divers et imprvus). Les sommes avances sont justifies dans les 48 heures,
date de retour de mission
Aucune nouvelle avance nest accorde si lavance initiale perue na pas encore t justifie par
accomplissement effectif de la mission et le dpt du rapport de mission ;
La quantit de carburant est fonction de la distance parcourir et de la consommation du vhicule ;
Lordre de mission est vis au dpart :
A lUCP, par le SSE ou son intrimaire ;
Au niveau des aroports, par les autorits comptentes.

Lordre de mission est vis larrive :


Au niveau des aroports, par les autorits comptentes ;
Au niveau du terrain, par les autorits comptentes.

Au plus tard 72 heures ouvrables aprs le retour de la mission, le Chef de mission rdige un rapport de
mission quil signe et dpose avec lordre de mission vis au secrtariat de lUCP ;
Une copie du rapport de mission est conserve au secrtariat de lUCP ;
Toute copie de rapport de mission assortie de lordre de mission doit aboutir au niveau du RAF pour
exploitation tant administrative que comptable. Enfin, le Coordinateur fait diffuser les rapports au SSE et
aux Spcialistes techniques ;
La liste de contrle interne de toute mission doit comporter les lments suivants :

Des TDR approuvs,


Un ordre de mission sign et marg par la suite au niveau des diffrents sites de visite
Un dcompte de frais de mission,
Un dcompte de carburant pour mission,
Un rapport de mission,
Le talon du billet davion ainsi que la carte dembarquement pour les missions lextrieur du pays.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 07 : Suite

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Elaboration et soumission des TDR de la mission ;
Prparation de lordre de mission ;
Signature de lordre de mission par le Coordinateur du Programme ;
Visa du RAF ;
Etablissement de la fiche perdiem ;
Paiement des frais de mission ;
Fourniture du carburant ;
Rdaction du rapport de mission ;
Enregistrement du rapport de mission ;
Lecture du rapport de mission ;
Rglement du solde des frais de mission ;
Rpartition des jours de mission.

Intervenants Activits Sources de


vrification

4.1. Elaboration et soumission des TDR de la mission

Le Chef de mission : Prpare les TDR de la mission et le budget prvisionnel y relatif :


cadre et objectifs de la mission, chronogramme des activits TDR
raliser, rsultats attendus, moyens mettre en uvre (perdiem,
carburant, lubrifiant, vhicule, ressources humaines, frais de page, Budget prvisionnel
entretien et autres frais) etc. ;
Transmet les TDR au Coordinateur pour approbation.

Le Coordinateur : Examine les TDR et le budget prvisionnel ;


Porte avis ;
En cas daccord, transmet les TDR et le budget prvisionnel lAide TDR approuvs
Comptable via le RAF pour prparation de lordre de mission.

4.2. Prparation de lordre de mission

LAide Comptable : Contrle et corrige si ncessaire, en liaison avec le RAF et le Chef Budget
de mission, le budget prvisionnel de la mission ; ventuellement revu
Prpare lordre de mission qui comprend les lments suivants : et corrig

n de lordre de mission ;
nom, prnoms et fonction du Chef de mission ;
destination ;
dates de dpart et de retour ;
objet ;
moyen de transport ;
nom du chauffeur ;
noms et prnoms des personnes bord.

Vise lordre de mission.

Aprs visa, lordre de mission est transmis au Coordinateur pour


Ordre de mission vis
signature.
par le RAF

33
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 07 : Suite

4.3. Signature de lordre de mission

Le Coordinateur : Signe lordre de mission et le budget prvisionnel ;


Affecte lordre de mission et le budget prvisionnel au RAF, pour le
paiement des perdiems, la mise disposition des autres frais et la Ordre de mission
dotation de carburant sign et budget
approuv
Aprs signature, lordre de mission accompagn du budget prvisionnel est
enregistr au secrtariat du Programme avant transmission au RAF.
4.4. Visa du RAF

Le RAF : Examine et vise la liasse ; Liasse de


Affecte la liasse au Comptable. rglement

4.5. Etablissement de la fiche perdiem/demande davance de fonds justifier

Le Comptable : Prpare une fiche de perdiem et une demande davance :


nom et prnoms,
montant, Fiche de perdiem
avance, vise par le RAF
margement. et signe par le
Coordinateur
Vise la fiche et la demande ;
Fait une copie de lordre de mission ;
Fait signer la fiche perdiem et la demande par le RAF et le
Coordinateur ;
Transmet la liasse lAide Comptable.
4.6. Paiement des frais de mission

LAide Comptable : Paie les perdiems aux agents partant en mission aprs margement sur
la fiche perdiem ;
Avance les fonds justifier sur la base de la fiche davance de fonds Fiche de perdiem
pour mission ; marge
Remet loriginal de lordre de mission au Chef de mission ;
Passe les critures dans le brouillard ;
Classe les pices (original fiche perdiem + demande + photocopie de
lordre de mission).

4.7. Mise a disposition du carburant

LAide Comptable : Prpare une fiche de mise disposition du carburant, vise par le Fiche de mise
Comptable et signe par le RAF ; disposition de
Remet le carburant au Chef de mission ; carburant
Fait marger le bnficiaire dans le registre carburant ; marge
Garde une copie de lordre de mission comme pice justificative.

4.8. Rdaction du rapport de mission

De retour de mission : Justifie les fonds avancs ; Rapport de


Le Chef de mission Rdige son rapport de mission ; mission
Signe le rapport ;
Remplit la partie Retour de la fiche perdiem ;
Dpose le rapport au Secrtariat du Programme ;
Transmet lordre de mission vis accompagn de la fiche perdiem et des
pices de dpenses au RAF pour solde des frais de mission.

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ADM 07 : Suite

4.9. Enregistrement du rapport de mission

LAssistante de Direction Enregistre le rapport de mission ; Rapport de mission


: Transmet le rapport au Coordinateur. enregistr

4.10. Lecture du rapport de mission

Le Coordinateur : Apprcie le rapport de mission ; Rapport de mission


Retourne le rapport lAssistante pour photocopie, diffusion et annot et diffus
classement.

4.11. Paiement du solde des frais de mission

Le RAF : Contrle la fiche perdiem et les pices de dpenses et sassure


de lexactitude du solde payer ;
Affecte lordre de mission, la fiche perdiem et les pices de
dpenses lAide Comptable via le Comptable pour paiement Fiche de perdiem et pice
du solde. de dpenses contrles

LAide Comptable : Paye le solde des frais de mission sur la base de la fiche solde Fiche de perdiem
perdiem vise par le Comptable et signe par le RAF et le marge et avance
Coordinateur ; exceptionnelle solde
Fait marger le bnficiaire sur sa feuille de dbours ;
Classe lordre de mission + la fiche perdiem + les pices de
dpenses dans les pices de caisse et banque.

4.12. Rappel des jours de mission projets dans la table des cots

La rpartition des jours de missions entre zone du Programme et Tambacounda est faite suivant le tableau ci-
dessous :

Postes Effectif Anne 1 Anne 2 Anne 3 Anne 4 Anne 5 Anne 6 Total


Coordinateur 01 20 20 20 20 20 20 120
RAF 01 15 15 15 15 15 15 90
SSE 01 30 30 30 30 30 30 180
ASE 01 Pour Mmoire
GGS 01 20 20 20 20 20 20 120
SIR 01 20 20 20 20 20 20 120
SER 01 20 20 20 20 20 20 120
SOP 01 20 20 20 20 20 20 120
SPM 01 30 30 30 30 30 30 180
Chauffeurs/Sige 05 75 75 75 75 75 75 450
CAN 03 90 90 90 90 90 90 540
TIR 03 90 90 90 90 90 90 540
AAC 03 90 90 90 90 90 90 540
Chauffeurs/Antenne 03 90 90 90 90 90 90 540

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 07 : Suite

4.13. Prcisions

Le nombre de jours pourra tre rvis au moment de llaboration des PTBA et au cours des missions de
supervision avec la Non Objection du FIDA.

A ces missions, pourraient sajouter des dplacements commandits par lAgent Principal du Programme dans le
cadre de runions, de coordination ou de concertation.

En ce qui concerne, les missions lextrieur du pays, elles devront pralablement faire lobjet dune Non
Objection du FIDA

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 08
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.6. Salaires 2013

1. OBJET

Payer les salaires aux agents du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel. Elle est mise en uvre ds le 20 du mois
par le Comptable ;

3. REGLES DE GESTION

Les agents sont classs suivant leur emploi et leur qualification. Le salaire de chaque agent est dtermin en
fonction de lemploi qui lui est attribu au sein du Programme conformment aux dispositions de la grille des
salaires des Projets/Programmes/FIDA/SENEGAL. Le salaire est fix au mois pour le personnel permanent ;
Les heures supplmentaires sont celles accomplies au-del de la dure lgale de travail, ou de la dure
considre comme quivalente. Elles concernent le personnel dappui et de soutien logistique (Secrtaires,
agents de liaison, chauffeurs etc.). La prise en charge de ces heures a fait lobjet dune forfaitisation au niveau
de la grille des salaires des Projets/Programmes/FIDA/Sngal. Le personnel cadre ne saurait prtendre des
heures supplmentaires ;
Les salaires sont pays la fin du mois. Le paiement est constat par un bulletin individuel de paie, qui est
rdig de manire faire apparatre clairement les diffrents lments de la rmunration, la catgorie
professionnelle, la nature exacte de lemploi occup ;
La rmunration est verse soit en espces, soit par virement ou chque bancaire ;

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Prparation de la paie, calcul et dition des bulletins ;
Contrle des bulletins et tats de paie ;
Etablissement des chques ;
Signature des chques par le RAF ;
Signature des chques par le Coordinateur ;
Remise des chques aux bnficiaires ;
Paiement des salaires.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Prparation de la paie, calcul et dition des bulletins paie

Le Comptable : Rassemble les lments variables de paie du mois :


nombre de jours travaills, Livre de paie
sommes prlever du salaire (remboursement des
avances) etc.
Saisit les lments de paie ;
Edite le livre de paie du mois ; Etats dmargement
Prpare les tats dmargement pour les agents pays en
espces ;
Transmet les bulletins, le livre de paie et les tats au RAF. Bulletins de salaire
4.2. Contrle des bulletins et des tats de paie
Le RAF : Contrle les bulletins de paie ainsi que les tats ; Elments de la paie
Vise les bulletins et les tats ; mensuelle viss
Transmet les bulletins + les tats viss au Comptable.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 08 : Suite

4.3. Comptabilisation de la paie et prparation des chques

Le Comptable : Passe les critures comptables de paie ; Imputations comptables


Transmet les bulletins et les tats lAide Comptable.

LAide Comptable : Prpare les chques et les tats de virement ; Chques et tats de
Transmet les chques, les tats de virement et les bulletins au virement
RAF via le Comptable.

Pour les agents payer en espces, lAide Comptable prpare un


chque son nom.

4.4. Signature des chques et des tats par le RAF

Le RAF :
Rapproche les bulletins avec les chques et les tats ; Chques et tats de

Signe les chques et les tats de virement et, vise les talons ; virement contrls et

Transmet les chques, les tats de virement et les bulletins au signs
Coordinateur.
4.5. Signature des chques et des tats par le Coordinateur

Le Coordinateur : Vrifie la signature du RAF sur les chques et les tats de Chques et tats de
virement ; virement approuvs et
Rapproche les bulletins avec les chques et les tats ; signs
Signe les chques et les tats de virement et, vise les talons ;
Retourne les bulletins, les chques et les tats au RAF.

4.6. Remise des chques aux Bnficiaires

Le RAF : Vrifie que les chques et les tats de virement ont t signs Chques et tats de
par le Coordinateur ; virement signs
Transmet les chques et les bulletins lAide Comptable via le
Comptable pour la remise des chques, et le dpt des tats
de virement la banque.

LAide Comptable : Prpare les bordereaux de remise de chques, quil fait signer Bordereaux de remise de
par le Comptable ; chques margs
Remet les chques et les bulletins aux bnficiaires contre
dcharge des bordereaux ;
Dpose les tats de virement la banque ; Etats de virement
Transmet au Comptable la copie des tats de virement viss margs par la banque
par la banque.

4.7. Paiement des salaires en espces

Pour les salaires payer Approvisionne la caisse hauteur des montants payer (cas Etats de paiement en
en espces, lAide exceptionnel) ; espces margs
Comptable : Paye les salaires ;
Fait marger les agents pays sur les tats.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 09
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
PADAER 2013
4.2.7. Avances sur salaires

1. OBJET

Payer une avance sur salaire au personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique la demande de lagent. Elle revt un caractre tout fait exceptionnel.

3. REGLES DE GESTION

Un agent ne peut percevoir plus de 1/3 de son salaire mensuel comme avance ;
Le remboursement de lavance perue se fait systmatiquement par prlvement sur le salaire du mois pour
lequel lavance a t perue ;
Un agent dj dbiteur du Programme ne peut bnficier dune avance.

4. DESCRIPTION RESUMEE DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Expression de la demande ;
Examen de la demande par le RAF ;
Approbation de la demande par le Coordinateur ;
Paiement de la demande.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Expression de la demande davance sur salaire

Lagent demandeur : Remplit et signe un formulaire davance sur salaire ; Formulaire davance rempli
Transmet le formulaire au RAF.

4.2. Examen de la demande par le RAF

Le RAF : Examine la demande ; Formulaire davance


Vrifie si le montant demand ne dpasse pas le 1/3 du contrl et annot
salaire ;
Porte avis ;
Transmet, en cas daccord, au Coordinateur pour
approbation.

NB : Le RAF, en tant que Chef du personnel, peut ce stade


dcider de rejeter la demande en motivant sa dcision.

4.3. Approbation de la demande par le Coordinateur

Le Coordinateur : Examine la demande ; Formulaire davance


Approuve ou rejette la demande ; approuv
Transmet le dossier au RAF pour suite donner.

39
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 09 : Suite

4.4. Paiement de la demande

Le Comptable : Vrifie la demande reue du RAF ; Formulaire davance


Vrifie si le montant demand ne dpasse pas le 1/3 du contrl
salaire, et transmet la demande lAide Comptable.

LAide Comptable : Paie lavance par caisse lagent qui acquitte le paiement Formulaire davance
sur le formulaire ; marg ou
Enregistre lopration dans le brouillard ; Bordereau de remise de
Classe loriginal dans le chrono des pices de caisse. chque marg

NB : Dans le cas o le montant demand dpasse 99.999 FCFA, le


Comptable fait tablir un chque (cf procdures de trsorerie).

40
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 10
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.2. Gestion du Personnel FEVRIER
4.2.8. Evaluation du personnel 2013

1. OBJET

Permettre lvaluation objective des performances du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique annuellement tout agent du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Une fiche dvaluation annuelle du personnel est disponible par catgorie dagents. La fiche permet de noter les
cadres et le personnel de soutien du Programme ;
La fiche comporte deux parties :

une partie qui concerne tout le personnel et relative lapprciation des objectifs annuels assigns
lagent : il sagit dune comparaison objectifs/rsultats pour dterminer la performance. Celle-ci porte sur
les rsultats du travail effectu et ne porte en aucune faon un jugement de valeur sur les personnes,
une deuxime partie qui concerne uniquement les cadres et qui correspond lvaluation des capacits et
la gestion des responsabilits sur la base de quelques critres suivants :
Organisation et rigueur dans le travail ;
Crativit ;
Esprit dinitiative ;
Adaptabilit ;
Esprit de groupe ;
Action et comportement par rapport aux cots, etc.

Chaque agent doit faire lobjet dune valuation annuelle ;


Chaque agent est valu par son suprieur hirarchique immdiat ;
Lvaluation est base sur des objectifs pralablement discuts et dfinis de faon participative ;
Le RAF est charg du pilotage de lvaluation et doit envoyer bonne date les formulaires dvaluation ;
Toute fiche dvaluation doit tre signe par lvaluateur et lvalu.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Transmission des fiches dvaluation au Personnel ;
Prparation de lentretien ;
Ralisation de lentretien ;
Validation de lvaluation globale ;
Exploitation des rsultats de lvaluation.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Transmission des fiches dvaluation du personnel

En fin danne (Octobre, Prpare les fiches dentretien annuel dvaluation par Fiches dentretien
Dcembre), le RAF : catgorie de personnel (personnel cadre, personnel non
cadre) ;
Les transmet aux diffrents Responsables hirarchiques.

ADM 10 : Suite
41
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.2. Prparation de lentretien

Chaque Responsable : Remplit les fiches de chacun de ses collaborateurs ; Fiches dentretien
Evalue les objectifs fixs en dbut danne chaque renseignes
collaborateur ;
Dtermine les nouveaux objectifs ;
Dtermine et communique chaque collaborateur le jour et
lheure de lentretien ;
Remet la fiche dvaluation renseigne chaque
collaborateur au moins deux jours avant lentretien pour lui
permettre de prparer lentretien.

Chaque Agent Prend connaissance de lvaluation des objectifs de lanne Fiche dentretien
valuer : n et des objectifs de lanne n+1. renseigne

4.3. Ralisation de lentretien

Le jour de lentretien, le Ralisent lentretien sur la base de la fiche renseigne par le Fiche dentretien
Responsable et lAgent : responsable et revue par lagent : renseigne
bilan de lactivit coule,
dtermination de nouveaux objectifs,
dtermination des moyens associs,
dtermination des formations ventuelles.

4.4. Validation de lvaluation globale

A lissue de lentretien, Porte son apprciation globale sur lvalu ; Fiche dentretien
le Responsable : Fait ses remarques et observations ventuelles ; renseigne et annote
Valide ses remarques et observations avec lagent pour
assurer le consensus sur la performance globale ;
Signe la fiche et fait signer lagent valu ;
Transmet la fiche au Coordinateur par voie hirarchique.

Le Coordinateur : Apprcie lvaluation effectue ;


Sentretient avec le Responsable et lagent valu, si
ncessaire et surtout en cas de dsaccord ;
Porte son avis global et lvaluation dfinitive ; Fiche dentretien
Transmet la fiche vise au RAF. renseigne, annote et
approuve
Le RAF : Remet une copie de la fiche finale lagent valu ;
Classe une copie dans le dossier de lagent.
4.5. Exploitation des rsultats de lvaluation

Le RAF : En collaboration avec le Coordinateur, dclenche la mise en Fiche dentretien


uvre des mesures et actions dcoulant de lvaluation renseigne, annote et
(primes, formation, sanctions diverses etc.) ; approuve
Programme les actions de formations retenues pour lvalu
afin de les prendre en compte dans llaboration du plan de
formation.

ADM 10 : Suite

42
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
5. PALIERS DE MANAGEMENT AU SEIN DE LUCP

Les paliers de fixation/valuation des objectifs sont indiqus dans le tableau ci-aprs :

Fonctions Niveaux fixation/valuation objectifs Niveaux validation

Coordinateur (COOR) Comit de Pilotage FIDA


Responsable Administratif et Financier (RAF) Coordinateur FIDA
Spcialiste Suivi/Evaluation (RSE) Coordinateur FIDA
Spcialistes Techniques : GGS/SIR/SER/SOP Coordinateur FIDA
Spcialiste Passation des Marchs (SPM) Coordinateur FIDA
Chefs dAntennes (CAN) Coordinateur en relation avec les FIDA
Spcialistes Techniques
Techniciens Infrastructures Rurales (TIR) Chefs dAntennes en relation avec le SIR Coordinateur
Assistant Suivi/Evaluation (ASE) Spcialiste Suivi/Evaluation Coordinateur
Comptable (CPT) RAF Coordinateur
Aide Comptable (ACO) RAF Coordinateur
Assistants Administratifs et Comptables (AAC) Chefs dAntennes en relation avec le RAF Coordinateur
et le Comptable
Assistant de Direction (ADI) Coordinateur Coordinateur
Secrtaire (SEC) RAF en relation avec les Spcialistes Coordinateur
Techniques
Secrtaires/Antennes (SECA) Chefs dAntennes Coordinateur
Chauffeurs/Sige RAF en relation avec lACO Coordinateur
Chauffeurs/Antennes Chefs dAntennes en relation avec lACC Coordinateur
Gardiens/Sige RAF en relation avec lACO Coordinateur
Gardiens/Antennes Chefs dAntennes en relation avec lACC Coordinateur
Agents dentretien/Sige RAF en relation avec lACO Coordinateur
Agents dentretien/Antennes Chefs dAntennes en relation avec lACC Coordinateur

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.3. Gestion des Achats

Principes Gnraux ADM 11

Passation de Marches/Contrats ADM 12

Achats dapprovisionnement ADM 13

Traitement des Demandes dAchat ADM 14

Suivi des Commandes ADM 15

Suivi des Marchs et Contrats ADM 16

Rception dune Livraison ADM 17

Traitement dune Facture ADM 18

Travaux dentretien et de rparation ADM 19

Travaux de Gnie Civil et damnagement : Contrle de lavancement ADM 20

Travaux de Gnie Civil et damnagement : Rception technique ADM 21

Registre des contrats ADM 22

Tableau de suivi de lexcution financire et physique des contrats en cours ADM 23

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 11
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.1. Principes Gnraux 2013

1. GENERALITES

La fonction ACHAT exige quun service spcialis en assure la gestion par le contact avec les fournisseurs dans le but
de pourvoir aux besoins des services par des articles acquis aux meilleures conditions de qualit, dlai de livraison,
prix et paiement.

Le service administratif et financier a la responsabilit des achats et de la gestion des stocks au niveau du
Programme. Pour ce faire, il doit :

Connatre les besoins des diffrents services, cellules et zones en temps utile,
Passer les commandes et suivre leur excution.

2. PRINCIPES DE GESTION

LAide Comptable (ACO) est saisi des diffrentes expressions de besoins mises par les diffrents
services/composantes du Programme ;
Chaque service, dispose dun lot de fiches dexpression de besoins ;
Toutes les expressions de besoins sont centralises au niveau de lACO ;
Une fois le besoin exprim et reu, lACO se rfre un double fichier :

Par articles indiquant les fournisseurs susceptibles de rpondre aux spcifications demandes,
Par fournisseurs, avec tenue jour des prix pratiqus et des relations antrieures (sans omettre le
rappel dinscription sur la liste noire des fournisseurs dcevants).

Afin dobtenir des prix comptitifs, tout achat dun montant suprieur ou gal 100 000 F CFA doit faire lobjet
dune consultation dau moins trois (3) fournisseurs (dans le cas o il existe plusieurs fournisseurs) ;
Un bon de commande (B/C) est tabli pour tout achat suprieur 50 000 F CFA par lACO sur la base dune
facture proforma ;
La responsabilit du Programme est engage par la signature du bon de commande par le Coordinateur ;
Tout contrat ou march doit tre pralablement vis par le RAF avant signature par le Coordinateur ;
Ltablissement du bon de commande doit tre soign et contrl, car les consquences dune erreur peuvent
tre graves. En cas de litige, ce bon est la seule pice essentielle pour appuyer une rclamation ;
Les bons de commande sont prnumrots en quatre (4) exemplaires :

Original + un (1) exemplaire -> Fournisseur ;


3me exemplaire - > Comptable (journal achats) ;
4me exemplaire -> Souche du carnet.

LACO suit la commande jusqu la rception de la fourniture au magasin ou au destinataire final ;


Pour le suivi du dlai de livraison, lACO effectue les relances crites, vises par le RAF et signes par le
Coordinateur. En cas de retard, il prend avec le service utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons
fractionnes) propres amortir les inconvnients de lala.

NB : Au niveau des Antennes les Assistants Administratifs et Comptables sont responsables chacun en ce qui le
concerne des oprations ci-dessus indiques.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 12
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.2. Passation des marchs et contrats 2013

1. OBJET

Passer les contrats et marchs en vue dobtenir des services ou des biens conformment aux Directives du FIDA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour lacquisition des biens et des services, et pour les travaux de gnie civil et rural :

Sur financement FIDA pour les catgories : I- Gnie civil et rural ; II- Equipements, intrants et moyens de
transport ; III- Etudes, formation, information et assistance technique ; IV- Prestation de services
Sur financement FFS pour la catgorie I- Gnie civil et rural.

3. REGLES DE GESTION (cf Directives concernant la passation des Marchs)

Les contrats pour les biens, les travaux et services financer sur les fonds du financement FIDA/FFS sont conclus
conformment aux dispositions de la section 7.05 Passation des Marchs des conditions gnrales
applicables au financement du dveloppement agricole du FIDA dont une copie est annexe lAccord de
financement ;
Dans la mesure du possible, la passation des marchs sera organise de telle manire que chaque appel doffres
propos soit dune importance suffisante pour donner lieu une concurrence aussi tendue que possible ;
Une ou plusieurs listes des biens acqurir ainsi que le regroupement propos doivent tre fournies au FIDA
pour approbation ;
Les soumissionnaires doivent tre ressortissant dun Etat membre du FIDA ;
Avant lattribution dfinitive du march ou du contrat, les lments suivants doivent tre communiqus au
FIDA :

Le nom du soumissionnaire adjudicataire,


Le rapport douverture des plis,
Le rapport dvaluation des offres,
La proposition dadjudication.

Les conditions et modalits du contrat ne doivent pas, sans laccord du FIDA, diffrer matriellement (de plus de
10%) de celles sur la base desquelles les offres ont eu lieu ;
Aprs signature du contrat, une copie conforme est transmise au FIDA ;
Le Spcialiste Passation des March est responsable de la conduite du processus de passation des marchs et
contractualisation.

4. METHODES DE PASSATION ET SEUILS :

Les mthodes de passation des marchs autorises pour les marchs de biens et de travaux de gnie civil et rural sont
dclines ci-aprs ; elles sont soumises aux procdures nationales de lEmprunteur ( lexception de la mthode
dappel la concurrence internationale) notamment au Code des Marchs Publics et au Dcret n 2011-1048 du 27
juillet.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 12 : Suite

A. Marchs de Biens et de Travaux de Gnie Civil

1. Appel dOffres International (AOI)

Il sera obligatoirement pass un appel doffres international, dans les cas suivants :

Tout contrat pour lacquisition de vhicules dont le cot estimatif est quivalent ou suprieur la
contre valeur de cent mille dollars des Etats Unis (100 000 USD) doit tre conclu selon la procdure
dappel doffres international tablie dans les Directives et suivant les procdures nationales si elles ne
sont pas contradictoires ; les tapes prliminaires sont linscription du march dans le PPM, la
publication dun avis gnral de passation des marchs et le lancement de lavis dans le site du FIDA, de
la Banque Mondiale, DGMarket ou dans un journal diffusion internationale.

Tout contrat pour lacquisition des autres biens dons le cot estimatif est quivalent ou suprieur la
contre valeur de cinquante mille dollars des Etats Unis (50 000 USD) doit tre conclu selon la
procdure dappel doffres international tablie dans les Directives suivant les procdures nationales si
elles ne sont pas contradictoires. Les tapes prliminaires sont linscription du march dans le PPM, la
publication dun avis gnral des passations des marchs et le lancement de lavis dans le site du FIDA,
de la Banque Mondiale, DGMarket ou dans un journal diffusion internationale.

NB : lavis dappel doffres international sera publi au moins trente (30) jours avant la date fixe pour la
rception des offres.

2. Appel dOffres Rgional Restreint UEMOA

Quelle que soit la valeur des besoins annuels prvisibles, il sera obligatoirement pass un march par appel doffres
rgional, ouvert :

Aux entreprises de lUEMOA pour les travaux de gnie civil,


Aux bureaux dtudes comptents installs dans lUEMOA pour les tudes, contrle et surveillance des
travaux de gnie civil.

NB : lavis dappel doffres sera publi au moins trente (30) jours avant la date fixe pour la rception des offres,
dans un journal paraissant dans les pays de lUEMOA.

3. Appel dOffres National

Il sera obligatoirement pass un march par voie dappel doffres national aux entreprises installes au Sngal,
dans les cas suivants :
Tout contrat pour lacquisition de services et fournitures courantes dont le cot estimatif est suprieur
ou gal la contre valeur de quinze millions F CFA (15 000 000 F CFA TTC) peut tre pass sur la base
dun appel doffres national, conformment des procdures acceptables par le FIDA et lEmprunteur.
Tout contrat de travaux dont le cot estimatif est suprieur ou gale la contre valeur de vingt cinq
millions F CFA (25 000 000 F CFA TTC) peut tre pass sur la base dun appel doffres national,
conformment des procdures acceptables par le FIDA et lEmprunteur.

4. Demande de renseignements et de prix

Il sera obligatoirement pass une demande de renseignements et de prix, dans les cas suivants :

Tout contrat pour lacquisition de services et fournitures courantes dont le cot estimatif est suprieur
ou gal la contre valeur de trois millions F CFA (3 000 000 F CFA TTC) et infrieur quinze millions
TTC (15 000 000 FCFA TTC).
Tout contrat de travaux dont le cot estimatif est suprieur ou gal la contre valeur de cinq millions
F CFA (5 000 000 F CFA TTC) et infrieur vingt cinq millions FCFA TTC (25 000 000 FCFA TTC) peut
tre pass sur la base dune consultation, conformment des procdures acceptables par le FIDA et
lEmprunteur.

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5. Cotation

Il sera obligatoirement pass une demande de renseignements et de prix, dans les cas suivants :

Tout contrat pour lacquisition de services et fournitures courantes dont le cot estimatif est infrieur la
contre valeur de trois millions F CFA (3 000 000 F CFA TTC) peut tre pass sur la base de lvaluation et de
la comparaison des offres dau moins trois fournisseurs slectionns et ligibles selon le Fonds ;
Tout contrat de travaux dont le cot estimatif est infrieur la contre valeur de cinq millions F CFA (5
000 000 F CFA TTC) peut tre pass sur la base de lvaluation et de la comparaison des offres dau moins
trois fournisseurs slectionns et ligibles selon le Fonds.

NB. Pour la mise en uvre des procdures de Demandes de Renseignement et des Prix (DRP) et de Cotations
(COT), une Manifestation dIntrt doit tre effectue en dbut danne, revue en juin si ncessaire et actualise
systmatiquement lanne suivante pour prslectionner les potentiels fournisseurs capables de satisfaire les
besoins exprims dans le cadre de sollicitations.

6. Appel dOffres avec Pr-qualification

Lappel doffres ouvert peut tre prcd dune pr-qualification dans les cas suivants :

Travaux importants ou complexes ;


Exceptionnellement, fournitures de matriels devant tre fabriqus sur commande ;
Services spcialiss.

La pr-qualification des candidats seffectue exclusivement en fonction de leur aptitude excuter le march de
faon satisfaisante.

NB. Louverture et lexamen des offres remises, ainsi que la dtermination de loffre value la moins disante,
seffectuent dans les conditions fixes aux articles 67 70 du code des marchs publics. Avant attribution, la
commission des marchs sassurera que le candidat qui a loffre conforme value la moins disante runit
toujours les critres de qualification mentionns dans la demande de proposition.

7. Appel doffres ouvert en deux tapes

Dans le cas de marchs dune grande complexit ou lorsque la personne responsable du march souhaite faire son
choix sur la base de critres de performance et non de spcifications techniques dtailles, le march peut faire
lobjet dune attribution en deux tapes.
Le recours la procdure dAppel doffres en deux tapes doit tre motiv et soumis lavis pralable
de lorgane charg du contrle a priori des marchs publics ;
Les candidats sont dabord invits remettre des propositions techniques, sans indication de prix, sur
la base de principes gnraux de conception ou de normes de performance, et sous rserve de
prcisions et dajustements ultrieurs dordre technique aussi bien que commercial ;
Lors de la seconde tape, les candidats sont invits prsenter des propositions techniques dfinitives
assorties de prix, sur la base du dossier d'appel la concurrence tabli ou rvis par la personne responsable
du march en fonction des informations recueillies au cours de la premire tape.

NB. La remise, louverture et lexamen des propositions, ainsi que le choix de loffre value la moins disante,
seffectuent dans les conditions fixes aux articles 67 70 du code des marchs publics.

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8. Appel dOffres National Restreint

Lappel d'offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats que la personne responsable
du march a dcid de consulter. Il ne peut tre procd un appel doffres restreint quaprs avis de la direction
charge du contrle a priori des marchs publics et dans les cas suivants :

Les marchs pour lesquels, en raison des circonstances particulires, une action rapide de lautorit
contractante est ncessaire, justifiant la rduction des dlais de rception des candidatures et des
offres, afin de prvenir un danger ou un retard prjudiciel qui nest pas provoqu par lautorit
contractante.
Les marchs de travaux, fournitures ou services qui ne sont excuts qu titre de recherches, dessais,
dexprimentation ou de mise au point.
Les marchs que lautorit contractante doit faire excuter en lieu et place des titulaires, dfaillants et
leurs frais et risques.
Les marchs qui ont donn lieu un appel doffres infructueux.

B. Marchs de Services de Consultants

1. Mthodes de passation

1.1. Appel la concurrence

Il sera obligatoirement procd un appel la concurrence, dans le cas suivant :

Tout contrat de consultance dont le cot estimatif est suprieur ou gal la contre valeur de vingt cinq
millions F CFA (25 000 000 F CFA TTC) peut tre pass sur la base dun appel concurrence (Avis
manifestation dIntrt), conformment des procdures acceptables par le FIDA et lEmprunteur.

1.2. Demande de Renseignements et de Prix

Il sera obligatoirement pass une demande de renseignements et de prix, dans les cas suivants :

Tout contrat de consultance dont le cot estimatif est suprieur ou gal la contre valeur de cinq
millions FCFA (5 000 000 FCFA TTC) et infrieur vingt cinq millions F CFA (25 000 000 F CFA TTC).

1.3 : Cotation

Il sera obligatoirement pass une demande de renseignements et de prix, dans le cas suivant :

Tout contrat de consultance dont le cot estimatif est et infrieur cinq millions F CFA (5 000 000 F CFA
TTC).

2. Evaluation des propositions

Pendant la priode allant de louverture des propositions lattribution du march, les Candidats
sabstiendront de prendre contact avec lAutorit contractante sur toute question en rapport avec leurs
Propositions ;
Toute tentative dinfluencer lAutorit contractante quant lexamen, lvaluation ou le classement des
Propositions ou toute recommandation visant influencer lattribution du March peut entraner le rejet
de la Proposition du Candidat ;
Les valuateurs des Propositions techniques nauront pas accs aux propositions financires avant la fin de
lvaluation technique.

ADM 12 : Suite
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2.1. Evaluation des propositions techniques

La commission dvaluation des offres valuera les Propositions techniques sur la base de leur conformit
aux Termes de rfrence, laide des critres et sous-critres dvaluation pondrs, comme indiqu dans
les Donnes particulires ;
Chaque proposition conforme se verra attribuer une note technique (St) ;
Une proposition sera rejete ce stade si elle ne satisfait pas des aspects importants de la Demande de
Proposition, et particulirement aux Termes de rfrence, ou natteint pas la note technique minimum
spcifie dans les Donnes particulires.

2.2. Propositions financires

2.2.1. Slection fonde sur la qualit technique de la proposition uniquement (Slection qualit seule). Aprs
classement des Propositions, le Candidat ayant obtenu la note la plus leve sera invit ngocier un March ;

2.2.2. Slection qualit/cot ou de budget dtermin, ou au moindre cot.

En cas de Slection qualit/cot, la Proposition financire la moins disante (Fm) recevra une note financire
maximum (Sf) de 100 points. Les notes financires (Sf) des autres Propositions financires seront calcules
comme indiqu dans les Donnes particulires. Les Propositions seront classes en fonction de leurs notes
technique (St) et financire (Sf) pondrs (T tant le poids attribu la Proposition technique et P le poids
accord la proposition financire ; T + P tant gal 1), comme indiqu dans les Donnes particulires :
S=St x T% + Sf x P%. Le Candidat ayant obtenu la note technique et financire combine la plus leve, sera
invit des ngociations ;
En cas de Slection dans le cadre dun budget fix, lAutorit contractante retiendra le Candidat ayant remis
la proposition technique la mieux classe dans les limites du budget. Les Propositions dpassant ce budget
seront rejetes ;
En cas de Slection au moindre cot, lAutorit contractante retiendra la proposition la moins disante parmi
celles qui auront obtenu la note technique minimum requis. Le candidat slectionn sera invit des
ngociations.

2.3. Ngociation :

Les ngociations auront lieu ladresse indique dans les Donnes particulires ;
Le Candidat invit confirmera, titre de condition pralable au dbut des ngociations, la disponibilit de
tout son personnel cl ;
Si cette condition nest pas remplie, lAutorit contractante aura le droit de rejeter ce candidat et
dentamer de ngociations avec le Candidat slectionn en deuxime position ;
Les reprsentants qui mneront les ngociations au nom du Candidat devront tre pourvus dune
autorisation crite les habilitant ngocier et conclure un march.

2.4. Ngociation technique :

Les ngociations comporteront une discussion de la Proposition technique, de la conception et de la


mthodologie proposes, du plan de travail, de la dotation en personnel cl et de toute suggestion faite par
le Candidat pour amliorer les Termes de rfrence ;
LAutorit contractante et le Candidat mettront ensuite au point les Termes de rfrence finaliss, la
dotation en personnel cl, le calendrier de travail, les aspects logistiques et les conditions dtablissement
des rapports ;
Ces documents seront ensuite intgrs la Description des Prestations , qui fera partie du march ;
Il faudra veiller tout particulirement prciser la contribution de lAutorit contractante en matire
dintrants et de moyens matriels visant assurer la bonne excution de la mission ;
LAutorit contractante prparera un compte rendu des ngociations qui sera sign par lAutorit
contractante et par le Candidat.

ADM 12 : Suite
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2.5. Ngociation financire

Les ngociations reflteront limpact des modifications techniques convenues sur le cot des services ;
Sauf circonstances exceptionnelles, les ngociations financires ne porteront ni sur les taux de
rmunration du personnel, ni sur les autres taux unitaires en cas de Slection qualit/cot, de Slection
dans le cadre dun budget fix ou de Slection au moindre cot ;
En cas de slection sur la base de la qualit seule, le Candidat fournira lAutorit contractante les
renseignements sur les taux de rmunration et autres.

C. Commission des marchs et Cellule de passation des marchs

Au niveau de chaque autorit contractante, sont mises en place une commission des marchs charge de
louverture des plis, de lvaluation des offres et de lattribution provisoire des marchs ainsi quune
cellule de passation des marchs charge de veiller la qualit des dossiers de passation des marchs ainsi
quau bon fonctionnement de la commission des marchs, dans les conditions fixes par arrt du Ministre
charg des Finances aprs avis de lOrgane charg de la rgulation des marchs publics ;
Les commissions des marchs sont composes de reprsentants de l'autorit contractante dont le nombre
et les conditions de dsignation sont dtermins pour chaque catgorie d'autorit contractante, par arrt
du Ministre charg des Finances aprs avis de lOrgane charg de la rgulation des marchs publics, ainsi
que des reprsentants des autres administrations et organismes concerns ;
Les membres de la commission des marchs reprsentant l'autorit contractante sont nomms pour un
an. Il peut galement tre constitu une commission pour un march particulier lorsque la nature ou
l'importance des fournitures, services ou travaux concerns, le justifient ;
Pour chaque membre titulaire de la commission des marchs, il est galement dsign un supplant. Les
membres titulaires ou supplants ne peuvent se faire reprsenter ;
La prsidence des commissions des marchs est assure par le reprsentant habilit de l'autorit
contractante ;
Pour les marchs passs en dehors de la Rgion de Dakar, une commission des marchs est mise en place
par le Gouverneur de rgion dans les conditions fixes par arrt du Ministre charg des Finances ;
Les membres de la commission des marchs et des cellules de passation de marchs ont droit une
indemnit fixe comme suit :

pour les marchs autres que les demandes de renseignement et de prix (D.R.P.) : cinquante mille
(50 000 FCFA) pour les prsidents de commission et leurs supplants et trente cinq mille (35 000
FCFA) pour les autres membres et leurs supplants,
pour les demandes de renseignement et de prix (D.R.P.) : vingt cinq mille (25 000 FCFA) pour les
prsidents de commission et leurs supplants et vingt mille (20 000 FCFA) francs pour les autres
membres et leurs supplants,
est considre comme session de la commission des marchs, toute runion consacre la
rception, louverture et lexamen des offres ou lattribution provisoire de marchs,
ne donnent pas droit lindemnit, les sances convoques mais qui nont pu tre tenues et les
sances sanctionnes par un constat de carence.
Outre les reprsentants de l'autorit contractante, participent galement aux commissions des marchs,
un reprsentant du Gouverneur de rgion, un reprsentant du Conseil rgional pour les marchs passs en
dehors de la Rgion de Dakar ;
Sur proposition de son prsident, la commission des marchs peut dsigner un comit technique dtude
et dvaluation des offres qui remet la commission des lments d'analyse et d'valuation des offres ou
faire participer ses travaux, avec voix consultative, tout expert choisi en fonction de ses comptences
particulires et de la nature des prestations objet du march ;
Des personnes qualifies peuvent tre dsignes par lentit administrative charge du contrle a priori
des marchs publics, en qualit dobservateurs, pour contrler les oprations douverture et dvaluation
des offres ;
Les membres des comits techniques d'tude et d'valuation des offres ainsi que les experts sont tenus
aux mmes obligations de dclaration de conflit d'intrt et de secret que les membres des commissions
des marchs ;

ADM 12 : Suite
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
Les convocations aux runions des commissions des marchs sont adresses ses membres au moins cinq
jours francs avant la date prvue pour la runion. Le quorum est atteint lorsque plus de la moiti des
membres ayant voix dlibrative sont prsents. Si, aprs une premire convocation, ce quorum n'est pas
atteint, la commission des marchs est nouveau convoque. Elle se runit alors valablement en prsence
de deux de ses membres dont au moins un reprsentant de l'Autorit Contractante ;
La commission des marchs dresse procs-verbal de ses runions. Les avis des membres de la commission
sur l'valuation des offres doivent tre motivs et transcrits au procs-verbal de la runion. Les
observations particulires manant des membres de la commission sont, sur leur demande, portes au
procs-verbal.

D. Dpouillement

1. Ouverture des plis

Les candidats ou leurs reprsentants sont invits assister la sance d'ouverture des plis, pendant
laquelle les offres sont lues haute voix et enregistres, en mme temps que la liste des personnes
prsentes. Le procs-verbal de la sance doit tre dress et envoy dans les meilleurs dlais tous les
candidats. Il doit tre rempli pour chaque offre au fur et mesure de la lecture des offres pendant la
sance d'ouverture. Les informations lues publiquement doivent provenir de lexemplaire original de
loffre; les montants et autres informations essentielles lus haute voix doivent tre souligns car ils
devront tre vrifis par la suite.
Les enveloppes contenant des avis de substitution, de modification ou de retrait des offres doivent faire
l'objet d'un examen tout aussi attentif, et les dtails essentiels qu'elles contiennent (un changement de
prix, par exemple, lus publiquement). Les informations qui ne seraient pas lues haute voix et consignes
par crit dans le procs-verbal pourraient ne pas tre prises en compte dans l'valuation des offres

Aucune offre ne doit tre rejete lors de l'ouverture des plis hormis celles qui ont t reues aprs la date
et lheure limites de remise des offres. Ces offres arrives en retard ne sont pas ouvertes et seront
retournes en ltat aux candidats.

. 2. Validit des offres

La priode de validit des offres doit tre confirme dans la soumission ;


Si pour des raisons exceptionnelles, le march ne peut tre attribu avant l'expiration de cette priode, une
demande de prorogation doit tre faite par crit aux candidats ;
Une demande de prorogation de la priode de validit de la garantie d'offre doit aussi tre prsente aux
candidats.

3. Principes de l'valuation

Aprs l'ouverture des plis en sance publique, aucun renseignement concernant l'examen des plis, les
prcisions demandes et l'valuation des offres ne doit tre communiqu aux candidats ou toute autre
personne n'ayant pas qualit pour participer la procdure dvaluation tant que l'attribution du march n'a
pas t notifie au soumissionnaire retenu.
LAutorit contractante peut, dans certains cas, demander aux candidats de lui fournir des claircissements
sur certains aspects de leurs offres. Ces demandes sont prsentes par crit, mais le soumissionnaire ne
peut tre invit ou autoris modifier le prix ou la nature des fournitures, travaux ou services offerts. Les
rponses des candidats doivent galement tre communiques par crit. Aucune runion ou conversation
ne doit avoir lieu entre lAutorit contractante (ou ses agents) et les candidats pendant le processus
d'valuation des offres.
Pendant l'valuation des offres, les candidats peuvent chercher entrer en contact avec lAutorit
contractante, directement ou indirectement, pour s'enqurir de l'tat d'avancement de lvaluation, offrir
des claircissements qui ne leur ont pas t demands, ou dnigrer les offres de leurs concurrents mieux
placs. La rponse de lAutorit contractante ces informations doit se limiter un accus de rception,
lorsque lintervention a t effectue par crit. Toute autre forme dintervention est absolument proscrite.
LAutorit contractante doit valuer les offres uniquement sur la base des informations communiques dans
les offres.

ADM 12 : Suite
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4. Examen prliminaire des offres

Le processus d'valuation doit commencer immdiatement aprs l'ouverture des plis. L'examen prliminaire des
offres a pour objet d'identifier et de rejeter celles qui sont incompltes, non recevables ou non conformes aux
dispositions du dossier d'appel d'offres.

Vrification. Lexamen prliminaire doit sattacher identifier les insuffisances des offres, qui pourraient
indment avantager le soumissionnaire en question si ces insuffisances taient ignores ;
Critre de provenance. Le soumissionnaire doit tre une personne physique ou morale ressortissant dun
pays rpondant aux critres de provenance dfinis dans la convention de financement ;
Garantie de soumission. Le dossier dappel doffres exige habituellement la fourniture dune Garantie de
soumission. Dans ce cas, la garantie doit tre conforme aux conditions stipules dans les Instructions aux
candidats et tre jointe loffre ;
Exhaustivit de loffre. A moins que le dossier dappel doffres nautorise spcifiquement la prsentation
dune offre partielle qui permet au soumissionnaire de prsenter une offre portant seulement sur certains
lments ou certaines quantits dun lment particulier, les offres qui ne couvrent pas la totalit des
lments requis doivent normalement tre considres comme non conformes ;
Conformit pour lessentiel. Lexistence de variations majeures par rapport aux dispositions essentielles (
caractre technique et commercial du dossier dAppel doffres) peut entraner le rejet dune offre. En
rgle gnrale, une variation est juge majeure si, en cas dacceptation de loffre, le march ne permet pas
datteindre lobjectif pour lequel loffre a t sollicite, ou si elle ne permet pas de comparer
quitablement loffre aux autres offres qui sont conformes pour lessentiel au dossier dappel doffres.

NB. Si une offre nest pas retenue lissue de cet examen, les raisons de son rejet doivent tre clairement
expliques dans une note ou dans une pice jointe, si ncessaire.

5. Examen dtaill des offres

En principe, seules les offres qui sont retenues lissue de lexamen prliminaire sont examines ce stade.
Corrections des erreurs ;
Modifications et rabais ;
Ajustements pour omissions ;
Valorisation montaire des variations mineures ;
Attribution du march ;
Prfrence en faveur de certaines catgories ;
Rabais accords en cas dattribution de plusieurs marchs ou lots ;
Capacit des candidats ;
Offres variantes ;
Attribution provisoire ;
Attribution du march.

E. Approbation

Lacte dapprobation, matrialis par la signature de lautorit comptente ce titre, est la formalit administrative
ncessaire pour donner effet au march. Dans tous les cas, les fonctions dautorit signataire et dautorit
approbatrice ne peuvent tre cumules. Lapprobation seffectue comme suit :

Le Ministre charg des Finances lorsque le montant est gal ou suprieur 100.000.000 FCFA TTC (Cent
millions de FCFA Toutes Taxes Comprises
Le Ministre dpensier lorsque le montant du march est gal ou suprieur 50.000.000 FCFA TTC
(Cinquante millions FCFA TTC), mais natteint pas 100.000.000 FCFA TTC (Cent millions FCFA TTC) ;
Le Gouverneur de rgion lorsque le montant du march est infrieur 50.000.000 FCFA TTC (Cinquante
millions FCFA TTC), lexception de la Rgion de Dakar pour laquelle lapprobation des marchs reste de la
comptence du Ministre dpensier.

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F. Considrations spcifiques

La passation de marchs par entente directe, les travaux en rgis, la slection de Consultant titre personnel ainsi que
les marchs de gr gr de service de Consultant doivent faire lobjet dune Non Objection du FIDA.

1. Conditions de prfrence

Marchs de biens et de travaux :

Pour les marchs de biens et de travaux passs selon les procdures dappel doffres international, et financs
partir des Fonds du financement, il est accord une marge de prfrence aux biens fabriqus et aux travaux
raliss sur le territoire de lEmprunteur, conformment aux dispositions des paragraphe 55 et 59 des
Directives (Prfrences) ;
Le Plan de Passations des Marchs et les documents dappel doffres pour les marchs de biens et de travaux
doivent clairement indiquer cette prfrence, les modalits pour ltablir dans la comparaison des offres et
les renseignements demands pour justifier le droit dun soumissionnaire de bnficier de ladite prfrence.
La nationalit du producteur ou du fournisseur nest pas considre comme une condition dadmissibilit

March de services :

Pour le recrutement des oprateurs et des prestataires de services, toute chose tant gale, la prfrence est
donne aux consultants de lEmprunteur et des autres pays en dveloppement membres du Fonds.

2. Examen pralable
Lattribution des marchs de biens, des marchs de travaux dont les montants estimatifs sont suprieurs ou gaux
lquivalent de 50 000 USD, et des marchs passs de gr gr sera soumise un examen pralable du Fonds. Le
seuil pourra tre modifi par notification du Fonds lEmprunteur.
Lexamen pralable est requis sur les TDR de toutes les prestations intellectuelles. En outre, lattribution des
marchs de service de consultant dont les montants estimatifs sont suprieurs ou gaux lquivalent de 20 000
USD, sera soumise un examen pralable du Fonds. Le seuil pourra tre modifi par notification du Fonds
lEmprunteur.

G. SEQUENCES : MARCHES/CONTRATS DE FOURNITURE DE BIENS ET DE TRAVAUX

Constitution des pices


Prparation dossier dappel doffres,
Avis dappel doffres,
Note dexplication de loffre,
Les pices contractuelles (cahier des charges),
Modles de soumission,
Modles de contrat.
Transmission au FIDA pour non objection ;
Lancement de lappel des offres ;
Commission de dpouillement ;

Ouverture des plis,


Analyse des offres techniques
Analyse des offres financires
Adjudication.
Transmission de ladjudication provisoire et du Projet de contrat au FIDA pour non objection ;
Adjudication dfinitive ;
Rdaction du march et circuit des signatures ;
Notification ;
Copie du contrat sign envoye au FIDA ;
Mise jour du registre des contrats.

ADM 12 : Suite

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H. SEQUENCES : PASSATION DES CONTRATS AVEC LES BUREAUX DETUDES ET LES
CONSULTANTS INDEPENDANTS

La dmarche est synthtise comme suit :


Expression des besoins : UCP : Contrle de conformit par rapport aux objectifs du Programme ;
Elaboration des termes de rfrence (TDR) par les services techniques et soumission lapprobation du
Coordinateur du Programme :
Le mandat doit tre clair, prcis et conforme aux dispositions de lAccord de Prt,
Transmission lapprobation du Coordinateur du Programme.
Liste de Prslection :
Etablissement dune liste non restrictive de cabinets, dingnieurs-conseils indpendants. La prslection doit
se faire en incluant notamment des cabinets locaux, des cabinets trangers et/ou des associations de cabinets
locaux/cabinets trangers,
Transmission de la liste au FIDA pour Non objection.
Prparation de la lettre dinformation, procdure de slection, fixation des critres dvaluation :
Transmission au FIDA pour Non objection ;
Lancement, dpouillement, valuation des propositions et slection provisoire
Transmission de la slection provisoire et du Projet de contrat au FIDA pour Non Objection ;
Signature du contrat ;
Transmission dune copie du contrat sign au FIDA
Mise jour du registre des contrats.

MANUEL DE PROCEDURES ADM 13

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.3. Achats dapprovisionnement 2013

1. OBJET

Acqurir les biens (fournitures de bureau, petits matriels, intrants, etc) pour le rapprovisionnement du Magasin.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique trimestriellement pour approvisionner le Magasin en vue de reconstituer les stocks. Il
sagit des catgories darticles ci-aprs :
Fournitures de bureau ;
Produits dentretien ;
Petits matriels, etc.

3. REGLES DE GESTION

Les rapprovisionnements des magasins requirent une gestion prvisionnelle et rationnelle des stocks tenant
compte des seuils de rapprovisionnement des articles, des besoins exprims par les Spcialistes Techniques et
les Chefs dAntennes, ainsi que des dlais de livraison des fournisseurs ;
Les seuils de rapprovisionnement des articles sont dtermins par le RAF pour chaque article en fonction des
besoins des diffrents services/composantes ;
Pour assurer une meilleure programmation des achats et obtenir des prix comptitifs par des achats groups,
cette procdure sera mise en uvre trimestriellement partir des besoins exprims ;
Tous les besoins exprims sont transmis lACO/Sige et au AAC/Antenne.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Expression des besoins ;
Centralisation des besoins et prparation des demandes dachat ;
Approbation par le RAF ;
Etablissement des B/C ;
Visa des B/C par RAF ;
signature des B/C par le Coordinateur ;
Ventilation des documents ;
Enregistrement et classement des documents.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Expression des besoins

Les besoins trimestriels sont exprims sur des fiches dexpression des besoins transmises Fiches dexpression des
lACO. besoins

4.2. Centralisation des besoins

LACO : Centralise les fiches dexpression des besoins transmises


par les diffrents chefs de service ;
Regroupe les demandes par types darticles ; D/A
Prpare les D/A correspondantes en tenant compte des
quantits en stocks ;
Transmet les D/A et les fiches dexpression des besoins au
RAF.

ADM 13 : Suite

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4.3. Approbation des D/A par le RAF

Le RAF : Analyse et approuve les D/A en les signant ; D/A approuves


Fait prparer les B/C par lACO

4.4. Etablissement des B/C

LACO : Prpare les B/C ; B/C


Transmet les B/C au RAF.

4.5. Visa des B/C par le RAF

Le RAF : Vrifie que les B/C sont correctement remplis ;


Prcise le mode de paiement ;
Vise les B/C ; B/C viss
Transmet les B/C + les D/A + les fiches dexpression des
besoins au Coordinateur.

4.6. Signature des B/C par le Coordinateur

Le Coordinateur : Approuve les besoins exprims ;


Sassure que les B/C ont t signs par le RAF ;
Signe les B/C. B/C signs

Aprs la signature des B/C par le Coordinateur, les documents


sont retourns lACO qui procde leur ventilation.

4.7. Ventilation des documents

Bons de commande :
original B/C + un (1) exemplaire -> Fournisseur, Documents ventils
un exemplaire -> comptable (journal des achats),
souche B/C-> ACO,
D/A
original + exemplaire -> ACO,
exemplaire retour -> RAF.

4.8. Enregistrement et classement des documents

LACO : Enregistre les commandes dans le registre des Registre des commandes
commandes : jour
date,
n B/C,
fournisseur,
date de livraison prvue.
Classe les D/A dans le dossier des demandes Chrono de classement des D/A
dapprovisionnement.

NB : Au niveau des Antennes les Assistants Administratifs et Comptables et les Chefs dAntennes sont responsables chacun
en ce qui les concerne des oprations ci-dessus indiques. Les besoins sont centraliss sur des DA et transmises au Sige
pour un achat group.

MANUEL DE PROCEDURES ADM 14


PADAER PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
57
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.4. Traitement des demandes dachat 2013

1. OBJET
Satisfaire les besoins courants exprims.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique chaque fois quun agent bnficiaire du Programme exprime un besoin courant.

3. REGLES DE GESTION

La procdure est initie par lagent bnficiaire sur la base dune fiche dexpression des besoins ;
Toute expression de besoin devra tre satisfaite :
Immdiatement (si les articles demands existent en stocks),
Dans les 24 heures sur base de D/A : pour les articles non disponibles en stocks et pour lesquels il nest pas
ncessaire de faire un bon de commande,
Dans les 10 jours pour les autres articles sur base de D/A et B/C.

Le Contrle des sorties de stocks (cas des articles existant en stocks) est effectu par le RAF qui vise les B/S.
Toutefois pour acclrer la procdure, les sorties peuvent tre effectues directement par lACO gestionnaire
des stocks sans requrir au pralable le visa du RAF.
Ce dernier visera les B/S (souches) en fin de journe sur la base des D/A approuves.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Expression des besoins ;
Prparation de D/A ;
Prparation et Valorisation de la D/A ;
Imputation budgtaire ;
Accord du RAF ;
Etablissement du B/C (cas dun achat > 50.000 F CFA) ou du B/S (cas des articles en stocks) ;
Livraison des articles (cas des articles en stocks) ;
Visa du B/C par le RAF ;
Signature du B/C par le Coordinateur ;
Ventilation des documents.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Expression des besoins


LAgent bnficiaire : Exprime ses besoins sur la base dune fiche dexpression des Fiche dexpression des
besoins ; besoins
Signe la fiche ;
Transmet la fiche lACO.

4.2. Prparation et valorisation de la D/A


LACO : Remplit une liasse de D/A en triples exemplaires ;
Vise la D/A ;
Vrifie si les articles demands se trouvent en stocks
Le cas chant, consulte le fichier des fournisseurs agrs
contenant les fiches de prix des articles ou obtient les D/A valorises
factures proforma auprs des fournisseurs agrs ;
Valorise la D/A en inscrivant les prix des articles ou des
services demands ;
Vise la D/A et la transmet au RAF.

58
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 14 : Suite

4.3. Imputation budgtaire et accord du RAF

Le RAF : Sassure que le budget disponible permet dengager la


dpense ;
Inscrit les numros des postes budgtaires ;
Inscrit les budgets disponibles avant et aprs engagement ; D/A approuves
Approuve la D/A en la signant ;
Retourne les documents lACO.

4.4. Etablissement du B/C ou du B/S

LACO : Prpare un B/C (sil sagit dun achat extrieur de montant >
50.000 F CFA) ou ;
Prpare un B/S (si les articles demands sont en stocks) ; B/C ou B/S
Envoie le B/C ou le B/S au RAF.
Si le montant de la dpense est infrieur 50.000 F CFA : voir
procdure trsorerie : avance de fonds pour achat au comptant.
Pour la bonne rgle :
le B/S est transmis au RAF pour signature et
retourn lACO pour livrer les articles demands ;
le B/C est transmis au RAF puis au Coordinateur
pour signature.

4.5. Livraison des articles demandes (cas des articles en stocks)

LACO : Livre les articles demands ;


Fait dcharger le B/S par le rceptionnaire ;
Met jour ses fiches des stocks ; B/S dchargs
Classe le B/S + la D/A dans le chrono des B/S.

4.6. Visa du B/C par le RAF

Le RAF : Vise le B/C ; B/C signs


Transmet le B/C + la D/A au Coordinateur.
4.7. Signature du B/C par le Coordinateur

Le Coordinateur : Approuve la commande ; B/C signs


Sassure de la signature du RAF ;
Signe le B/C.
Aprs la signature du B/C par le Coordinateur, les documents
sont retourns lACO qui procde leur ventilation.
4.8. Ventilation des documents
Bons de commande :
original B/C + un (1) exemplaire -> Fournisseur,
un exemplaire -> Comptable (journal des achats), Documents ventils
souche B/C-> ACO.
D/A
original + exemplaire -> ACO,
exemplaire retour -> RAF.

NB : Au niveau des Antennes les Assistants Administratifs et Comptables et les Chefs dAntennes sont responsables chacun
en ce qui le concerne des oprations ci-dessus indiques.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 15
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.5. Suivi des commandes 2013

1. OBJET

Permettre le suivi des commandes passes aux fournisseurs, les relancer si ncessaire afin de disposer des livraisons
dans les meilleurs dlais.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les commandes passes par le Programme avec les fournisseurs.

3. REGLES DE GESTION

Le suivi des commandes relve de la responsabilit de lACO ;


Le suivi est fait mensuellement.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

En fin de mois, lACO utilise son registre des commandes afin de rpertorier les commandes dont la livraison est
en retard. A cet effet, il :

Recense les livraisons en retard ;


Relance les fournisseurs concerns.

Le Programme de lettre de relance est prpar par lACO et transmis au RAF.

Le RAF vise la lettre de relance qui est ensuite envoye la signature du Coordinateur pour transmission au
fournisseur.

En cas de ncessit, la commande est annule au profit dun autre fournisseur.

NB : Au niveau des Antennes, le suivi des commandes est assur par les Assistants Administratifs et Comptables
sous le contrle des Chefs dAntennes.

MANUEL DE PROCEDURES ADM 16


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M.I.TERA/FEVRIER 2013
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.6. Suivi des marchs et contrats 2013

1. OBJET

Permettre le suivi des contrats et des marchs passs par le Programme avec les Tiers.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tous les contrats et les marchs du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Le PTBA de lanne est ncessairement accompagn dun Plan de Passation des Marchs (PPM) labor par le
SPM en relation avec le RAF, les Spcialistes Techniques et les Chefs dAntennes qui sont responsables de la
programmation de leurs activits. Ce document est valid avec lquipe du Programme ;
Le suivi des contrats et des marchs est ralis par le RAF grce au logiciel de gestion financire et comptable
de Projets mettre en place ;
Ds la signature dun contrat ou dun march, le SPM conserve un exemplaire du contrat ou du march et
transmet une copie au RAF ;
Tous les contrats sont numrots et saisis dans le logiciel par le SPM ;
Le logiciel gre un registre des contrats qui est automatiquement mis jour chaque nouveau contrat.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Le SPM labore le plan de passation des marchs qui prend en compte notamment :

Les divers marchs de fournitures, de travaux et de services consultatifs requis pour lexcution du
Projet au cours des 18 mois suivants (06 mois de plus que la dure couverte par le PTBA) ;
Les mthodes proposes pour la passation de ces marchs qui sont permises par laccord de prt ;
Les procdures dexamen applicables du FIDA.

Pour raliser le suivi des contrats laide du logiciel, toute facture relative un contrat est saisie dans le
module saisie facture en prcisant le numro du contrat.

Pour tout paiement relatif un contrat, le RAF joint la fiche de suivi du contrat donnant toutes les factures et
tous les paiements effectus sur le contrat. Cette fiche est dite automatiquement par le logiciel appropri.

NB : Au niveau des Antennes, le suivi des marchs et contrats est assur par les Assistants Administratifs et
Comptables sous le contrle des Chefs dAntennes et la supervision du SPM et du RAF.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 17
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.7. Rception des livraisons 2013

1. OBJET

Rceptionner toute livraison de fournitures ou dquipement acquis par le Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toute livraison aprs une commande passe un fournisseur.

3. REGLES DE GESTION

Toute livraison se fait sur la base dun B/L prpar par le fournisseur ;
Les livraisons sont rceptionnes par lACO (qui signe le B/L) avec ventuellement le bnficiaire ou par une
commission de rception dans le cas des marchs ou de livraison de matriels ou de fournitures spcifiques ;
La rception par une commission donne lieu la rdaction dun procs verbal de rception sign par les
membres de la commission ;
Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement la commande pour quelles soient
acceptes ;
Si la quantit livre nest pas gale la quantit commande, lACO informe le RAF qui le notifie au fournisseur
et accepte ou non la rception de la livraison partielle avec lavis du bnficiaire ;
Les livraisons darticles stocker font lobjet dun contrle du RAF sur la base du B/R prpar par lACO.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Contrle et approbation de la livraison ;
Rception ;
Entre en stocks (cas des articles stocker) ;
Livraison au bnficiaire (cas dune mise en consommation immdiate).

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Contrle et approbation de la livraison

Ds livraison de la Vrifie que les articles livrs sont ceux mentionns sur le B/L
commande, lACO : du fournisseur ; B/L accept
Effectue un contrle physique des articles livrs par
comptage des quantits livres et les rapproches des
quantits portes sur le B/L ; Registres des commandes
Vrifie que les articles livrs sont ceux qui ont t jour
commands (quantitativement et qualitativement) et qui
figurent sur le B/C ;
Signe le B/L du Fournisseur ;
Met jour le registre des commandes en enregistrant la
livraison :
la date de livraison,
le N du B/L.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 17 : Suite

4.2. rception

a) cas des articles stocker

LACO : Prpare un B/R ; B/R


Fait signer le B/R par le RAF ;
Range les articles en stocks ;
Met jour ses fiches de stocks ;
Classe le B/R dans le chrono des B/R ;
Transmet le B/L + le B/C au Comptable.

Le Comptable classe le B/L + le B/C dans le dossier des factures


recevoir.

b) cas des articles a mettre en consommation immdiate

Ces articles sont dabord mis en stock et ensuite sortis selon la Procdure ADM 14.

NB : Au niveau des Antennes, la rception des livraisons est assur par les Assistants Administratifs et Comptables
sous le contrle des Chefs dAntennes.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 18
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.8. Traitement des factures 2013

1. OBJET

Traiter les factures fournisseurs transmises au Programme en contrepartie des prestations, travaux effectus ou des
fournitures livres.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toute facture reue par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

Toutes les factures sont reues au Secrtariat de Direction du Programme qui les enregistre
chronologiquement et appose le cachet du Programme ;
La facture est transmise par le fournisseur en triples exemplaires accompagns de loriginal du B/C + une copie
du B/L ou du PV de rception le cas chant ;
Toute copie de facture doit porter le cachet COPIE ;
Toutes les factures sont certifies par la personne ou la commission qui a rceptionn les biens et services,
liquides et saisies par le Comptable ;
Le logiciel install doit permettre de disposer dun facturier (registre) dans lequel sont enregistres toutes les
factures saisies :
numro chronologique attribu,
date et rfrence de la facture,
nom du fournisseur,
montant de la facture,
description de la facture,
date de paiement (aprs paiement de la facture).

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Rception et Enregistrement de la Facture ;
Certification, liquidation et comptabilisation de la facture.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Rception et enregistrement de la facture

Ds rception de la Enregistre la facture ; Facture enregistre


facture, lAssistante de Appose le cachet Courrier Arrive sur la facture avec :
Direction de lUCP:
la date darrive,
le numro interne.

Appose le cachet COPIE sur les exemplaires autres que


loriginale ;
Transmet la facture au Coordinateur qui laffecte au RAF.

4.2. Contrle et comptabilisation de la facture

Le RAF : Fait certifier les factures par lAAC ou la commission de Facture certifie
rception, selon le cas ;
Affecte la facture certifie au Comptable pour traitement.

64
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 18 : Suite

Le Comptable : Vrifie lauthenticit du B/C joint la facture ; Facture certifie, contrle,


Vrifie les quantits rellement livres et celles figurant comptabilise et classe dans
sur la facture ; le chrono payer
Effectue un contrle arithmtique des montants sur la
facture ;
Vrifie la concordance des quantits et des prix entre le
B/C et la facture du fournisseur ;
Comptabilise la facture (cf. procdures comptables) :

saisit la facture dans le logiciel comptable,


appose le cachet SAISIE sur la facture.

Classe la facture + le B/L + le B/C dans le dossier Factures


Payer .

NB : Au niveau des Antennes, les oprations de traitement des factures concernent les Secrtaires des Antennes
(rception et enregistrement), les Assistants Administratifs et Comptables et les Chefs dAntennes.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 19
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.9. Travaux dentretien et de rparation 2013

1. OBJET

Entretien et Rparation des quipements et du matriel roulant du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure est applique pour les services relatifs lentretien et la rparation des quipements et du matriel
roulant du Programme dont le cot estimatif des travaux est suprieur ou gal 50.000 F CFA.

3. REGLES DE GESTION

Un contrat de maintenance est sign avec un prestataire de la place pour maintenance et la rparation des
quipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs, climatiseurs, etc.) ;
LAssistant Administratif et Comptable fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures prestations au
moindre cot ;
LACO dtient un carnet de bons dentretien en quatre exemplaires :

Original + duplicata -> Prestataire,


3me exemplaire -> Comptable (journal achats),
4me exemplaire -> Souche,

Dans le cas o il est ncessaire dacheter des pices dtaches chez un fournisseur autre que le prestataire, la
procdure dachat par bon de commande doit tre utilise ;
Pour les petites rparations (< 50. 000 FCFA), lon utilisera la procdure dachat au comptant (caisse).

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Expression des besoins ;


Etablissement du devis des travaux et de la D/A ;
Imputation budgtaire ;
Accord du RAF ;
Prparation du bon dentretien (B/E) ;
Visa du B/E par le RAF ;
Signature du B/E par le Coordinateur ;
Ventilation des documents.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Expression des besoins

Le chauffeur du vhicule Remplit la fiche dexpression du besoin en prcisant : Fiche dexpression de


ou lutilisateur du la date, besoin
matriel rparer : lobjet de la demande,
la description des travaux demands.

Transmet la fiche lACO.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 19 : Suite

4.2. Etablissement du devis des travaux et de la D/A

LACO : Fait tablir un devis par le prestataire pour les travaux Devis
demands ;
Valorise la D/A sur la base du devis ; D/A valorise
Signe la D/A et la transmet au RAF.

4.3. Imputation budgtaire et accord du RAF

Le RAF : Sassure du budget disponible ; D/A approuve


Inscrit les postes budgtaires sur la D/A ;
Inscrit les budgets disponibles avant et aprs engagement ;
Approuve lengagement en signant la D/A ;
Retourne les documents lACO pour ltablissement du
bon dentretien.
4.4. Etablissement du B/E

LACO : Etablit un bon dentretien en quatre exemplaires en B/E


mentionnant :
le nom du prestataire, B/A
ladresse,
lappareil ou le vhicule rparer,
le service utilisateur,
la description dtaille des pannes signales et les
montants correspondants.

Transmet le bon dentretien + la D/A au RAF.

4.5. Visa du bon dentretien par le RAF

Le RAF : Vise le B/E ; B/E sign


Transmet le B/E au Coordinateur.
4.6. Signature du B/E par le Coordinateur

Le Coordinateur : Sassure de la signature du RAF sur le B/E ; B/E approuv et sign


Signe le B/E.

Aprs signature du B/E, les documents sont retourns lACO
pour tre ventils
4.7. Ventilation des documents

Les B/E sont ventils comme suit :


loriginal du bon dentretien + le duplicata sont envoys au prestataire ;
un exemplaire du bon dentretien est transmis au comptable (journal achats) ;
la souche du bon dentretien est conserve par lACO.
Les D/A sont ventiles comme suit :

loriginal de la D/A + 1 exemplaire sont conservs par lACO ;


lexemplaire Retour de la D/A est envoy au RAF.

NB : Au niveau des Antennes, les oprations relatives aux travaux dentretien/rparation sont du ressort des Assistants
Administratifs et Comptables et des Chefs dAntennes, chacun en ce qui le concerne.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 20
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.10. Travaux de Gnie Civil et damnagement : 2013
Contrle de lavancement

1. OBJET

Elle a pour objet de permettre le suivi de lavancement des travaux de gnie civil et damnagement, et la
production des lments justificatifs pour le paiement des factures relatives cette catgorie.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique aux oprations de suivi et de contrle de ltat davancement des travaux de gnie civil.

3. REGLES DE GESTION

Le contrle et le suivi de lavancement des travaux de gnie civil sont effectus rgulirement par le Bureau de
contrle en relation avec les Responsables des Services Techniques de lEtat concerns et les Reprsentants
des bnficiaires ruraux ;
Ces oprations de contrle et de suivi font lobjet notamment de runions mensuelles conduites soit par le
Spcialiste en Infrastructures Rurales (SIR), soit par le Technicien en Infrastructures Rurales des Antennes
(TIR).

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Excution de la runion mensuelle ;


Enregistrement du procs verbal ;
Prise de connaissance du procs verbal.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Excution de la runion mensuelle

Pour chaque chantier tablit le PV sur ltat davancement des travaux en


visit, le Responsable du inscrivant :
Bureau de Contrle : le nom du chantier,
la description,
le nom de lentrepreneur,
le numro de lot,
la date de visite, PV de runion
le nom du ou des reprsentant (s) de lentrepreneur,
les observations ventuelles relatives lexcution
des travaux,
toute remarque utile concernant lexcution du
chantier.

fait signer le PV par les parties prenantes ;


le transmet lUCP.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 20 : Suite

4.2. Enregistrement du PV

LAssistante de Direction enregistre le PV dans le registre en mentionnant : PV enregistr


le numro (numrotation chronologique annuelle),
la date de rception,
lobjet du rapport,
le nom du signataire du rapport de mission,
appose sur le rapport le cachet Courrier Arrive et y
inscrit le numro du rapport de mission et la date ;
tablit une fiche de courrier ;
transmet le PV au Coordinateur.

4.3. Prise de connaissance du PV

Le Coordinateur : prend connaissance du PV ; PV annot


porte, au besoin ses observations pour discussion avec le
Spcialiste technique concern ;
retourne le dossier au Secrtariat.

lAssistante de enregistre le dossier dans le carnet de transmission Fiche de transmission du PV


Direction : interne ;
transmet le dossier au SIR en lui faisant dcharger le
carnet de transmission.

Le Spcialiste en prend connaissance du PV ; Rponse aux annotations


Infrastructures Rurales : prend connaissance des observations du Coordinateur ;
apporte les rponses aux observations du Coordinateur ;
Porte ses annotations et observations sur le PV pour Notification au Bureau de
discussion avec le Bureau de Contrle ; contrle
formule ses observations et les notifie au Bureau de
Contrle pour prise en compte ;
classe le PV dans le dossier PV.

A la fin de chaque mois, tablit un rapport de synthse sur la situation de Rapport mensuel de synthse
le SIR : lensemble des chantiers en deux exemplaires ;
transmet un exemplaire au Coordinateur ;
classe un exemplaire au dossier Rapport mensuel de
travaux de Gnie Civil.

NB : Au niveau des Antennes, les oprations relatives au contrle de lavancement des travaux de gnie civil et rural
interpellent les actions des Secrtaires (rception/enregistrement et transmission des PV), les Techniciens
dInfrastructures Rurales et les Chefs dAntennes, chacun en ce qui le concerne. Une copie des PV est transmise au sige
(SIR/COOR).

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 21
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.11. Travaux de Gnie Civil et damnagement : Rception 2013
technique

1. OBJET

Cette procdure a pour objet la rception technique des travaux de Gnie Civil confis aux entrepreneurs.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique la rception technique des travaux de Gnie Civil et Rural. Elle devra tre organise selon
un calendrier prpar par le Responsable du Bureau de Contrle en relation avec le SIR et le TIR concern et soumis
au Coordinateur.

3. REGLES DE GESTION

Le calendrier arrt devra tre communiqu aux membres de la commission de rception qui devra
ncessairement comprendre des Reprsentants des bnficiaires.
Pour chaque chantier, un procs verbal de rception technique provisoire, en trois (3) exemplaires originaux,
doit tre tabli par le Responsable du Bureau de Contrle et soumis la Commission de Rception ad-hoc. La
rception technique dfinitive nintervient que douze (12) mois plus tard si durant cette priode, aucun vice
remettant les travaux en cause nest dtect par le Programme.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

prparation du procs verbal de rception provisoire et signature ;


rception et enregistrement du procs verbal de rception provisoire ;
prise de connaissance du procs verbal de rception provisoire ;
classement du procs verbal de rception provisoire et communication des paramtres au RAF pour
information et transmission la comptabilit ;
saisie des immobilisations et classement dans le dossier.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Prparation du procs verbal de rception provisoire et signature

Pour chaque chantier tablit en cinq (5) exemplaires le procs verbal de


faisant lobjet dune rception en inscrivant :
rception provisoire, le le nom du chantier,
Responsable du Bureau le lieu,
de Contrle en relation le nom de lentreprise,
avec le SIR/TIR la date de dbut des travaux, Procs verbal de rception
la date de fin des travaux, provisoire
le numro du contrat ou march, les rserves.
fait signer les exemplaires aux membres de la commission

Aprs la rception :
classe une copie du procs verbal de rception provisoire
dans le dossier de chantier correspondant ;
transmet les deux (2) copies lAssistante de Direction de
lUCP.

70
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 21 : Suite

4.2. Rception et enregistrement du procs verbal de rception provisoire

Ds rception du procs lenregistre dans le registre Courrier Arrive en PV de rception provisoire


verbal, lAssistante de inscrivant : enregistr
Direction : la date darrive,
le numro de courrier (numrotation
chronologique annuelle),
le nom de lexpditeur,
lobjet,
appose sur le procs verbal le cachet Courrier Arrive
avec :
la date,
le numro de courrier.

4.3. Prise de connaissance du procs verbal de rception

Le Coordinateur prend connaissance du procs verbal de rception et ventuellement y porte ses observations. Puis, il
transmet au SIR.

4.4. Classement du procs verbal de rception provisoire et communication des paramtres


au RAF

A la rception du procs procde au classement du procs verbal dans le dossier de PV de rception provisoire
verbal, le RAF : chantier correspondant ; enregistr
transmet une copie lACO via le Comptable en lui
Paramtres dimmobilisation
indiquant les paramtres dimmobilisation :
la date de rception,
description,
localisation,
dure dutilisation,
cot dacquisition,
montant par source de financement.

4.5. Saisie des immobilisations et classement

Ds rception de la copie laffectation dun numro didentification PV de rception provisoire


du PV portant les limmobilisation rceptionne ; enregistr
indications des la saisie de limmobilisation dans le module Gestion des
paramtres immobilisations en prcisant les paramtres ; Elment de codification des
dimmobilisation, lACO saisies
procde :
le classement du PV dans le dossier des immobilisations.

NB : Au niveau des Antennes, les oprations relatives la rception technique des travaux de Gnie Civil et
damnagement (rception provisoire et rception dfinitive) interpellent les actions des Responsables des Bureaux de
Contrle (tablissement des PV en relation avec les TIR), des Secrtaires (rception/enregistrement et transmission des
PV), les Techniciens dInfrastructures Rurales et les Chefs dAntennes, chacun en ce qui le concerne. Une copie des PV est
transmise au sige (SIR/COOR).

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 22
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.12. Registre des contrats 2013

1. REGLES DE GESTION

Une liste des contrats adjugs qui sont financer par les Prts/FIDA/FFS doit tre soumise au Fonds dans le format Registre des contrats (ci-joint). Quand un contrat est amend,
lamendement sera report sur le registre des contrats pour la priode durant laquelle lamendement a t fait en indiquant Am-1 aprs le nombre de srie du contrat (dans la colonne
1), si cela concerne un premier amendement, Am-2, si cest le second amendement et, ainsi la suite.

2. REGISTRE DES CONTRATS


Date :
Prt FIDA N :
Prt FFS N :
Page N : sur
Priode Considre
(mois jour anne)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Contrat N % du Type de Date du Nom et adresse de lentreprise/du Description des travaux, des Pays Dure dexcution Montant du N de la Remarques/date
de srie financement march contrat fournisseur biens, des services ou des dorigine du contrat/priode contrat (dans la catgorie dagrment du Fonds
programmes de formation de livraison monnaie du (annexe 2 de
contrat) lAccord de
Don du
Fonds)

Certifi par : Soumis par :


(Responsable Administratif et Financier du Programme) (Coordinateur du Programme)

NB : Le mme registre est tenu au niveau de chaque Antenne par lAssistant Administratif et Comptable ; il est soumis la validation du Chef dAntenne.

72
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 23
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.3. Procdures dachats FEVRIER
4.3.13. Tableau de suivi de lexcution financire et physique 2013
des contrats en cours

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Observations
Montant Solde
Montant du Dure
Description des travaux, des Performance, dure dcaiss (dans la %
Date du Nom et adresse du contrat (dans la % de dexcution
Type de march biens, des services de d'excution du contrat (dans la monnaie d'excution
contrat contractant/fournisseur monnaie du dcaissement relle
consultants/autres services et priode de livraison monnaie du du physique
contrat)
contrat) contrat)

NB: Colonnes 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 : renseignes par le RAF


Colonne 10 : renseigne par le RSE
Colonnes 11, 12 : renseignes par le RAF et RSE

NB : Le mme registre est tenu au niveau de chaque Antenne par lAssistant Administratif et Comptable ; il est soumis la validation du Chef dAntenne.

73
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.4. Gestion des immobilisations et du matriel roulant

Principes Gnraux ADM 24

Gestion des entres dimmobilisations ADM 25

Gestion des sorties dimmobilisations ADM 26

Prise dinventaire physique ADM 27

Scurisation des immobilisations ADM 28

Gestion des vhicules et motos ADM 29

74
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 24
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.1. Principes gnraux 2013

1. GENERALITES

Les immobilisations du Programme comprennent :

Le matriel informatique ;
Le matriel de bureau ;
Le mobilier de bureau ;
Le matriel de transport ;
Les quipements divers.

La gestion de ces immobilisations est assure par lACO sous la supervision du RAF. Il tient un dossier, une fiche et
un fichier dimmobilisations ;
Toutes les immobilisations concernes sont inventories et enregistres dans le module immobilisations du logiciel
comptable ;
La prise en compte dune immobilisation dans ce fichier se fait sur la base de la fiche dimmobilisation qui comporte
les lments suivants :

La nature de l'immobilisation ;
La dsignation ;
La famille ;
L'affectation ;
La date de rception ;
La valeur d'acquisition ;
La source de financement ;
Les rparations ou modifications importantes subies par limmobilisation.

Toute immobilisation fait lobjet dune codification lui confrant un numro d'immatriculation unique qui est inscrit
ainsi que le logo du FIDA sur limmobilisation ;
Toutes les immobilisations sont enregistres leur cot complet ;
Les immobilisations font lobjet damortissement linaire constant. Le tableau des taux damortissement est joint en
Annexe.

2. LOGICIEL DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

Le Module Immobilisations du logiciel de gestion est une composante du systme dinformation du Programme.
Il permet de suivre les immobilisations par :

Localisation gographique ;
Nature et famille ;
Affectation ;
Source de financement.

La facilit daccs aux informations du Fichier informatique par une combinaison quelconque des critres de
slection permet une recherche aise des informations sur les immobilisations ;
Le logiciel est galement un outil prcieux pour la prise dinventaire physique avec la possibilit dditer un listing de
toutes les immobilisations par localit et classes par nature et famille ;
Le logiciel permet enfin de gnrer les amortissements et de produire le tableau des immobilisations avec les
valeurs brutes, les dotations de lexercice, les amortissements cumuls et les valeurs nettes.

NB : Au niveau des Antennes, la gestion des immobilisations est assure par les Assistants Administratifs et Comptables
sous la supervision des Chefs dAntennes et le contrle du RAF/CPT.

75
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 25
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.2. Gestion des entres 2013

1. OBJET

Dcrire le processus dentre des immobilisations au niveau du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les immobilisations acquises par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

Toutes les immobilisations sont acquises par le Programme, mme celles qui doivent tre mises la disposition
des partenaires ;
Toutes les formalits administratives de mise en service pour les immobilisations sont effectues par le
Programme.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Rception des immobilisations ;


Codification et marquage ;
Enregistrement des acquisitions.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Rception des immobilisations

Le Comit de Rception Rceptionne limmobilisation ; PV de rception sign


ad-hoc : Vrifie que limmobilisation livre est conforme celle
dcrite dans le PV de rception ;
Signe le PV ;
Transmet une copie du PV lACO via le RAF et le
Comptable pour prise en charge/classement
4.2. Codification et marquage

LACO : Effectue la codification et le marquage de limmobilisation ; PV de rception sign


Ouvre un dossier individuel pour limmobilisation (avec une
copie du PV de rception et une copie des diffrents Dossier dimmobilisation
documents administratifs).

La codification des immobilisations est effectue suivant le schma ci-aprs:

1re position : code rubrique (matriel informatique, matriel de bureau, mobilier de bureau) ;

2me position : code nature (bureau, table) ;

3me position : numro d'ordre ;

4me position : anne d'acquisition.

Etiquetage et marquage : Toute immobilisation doit tre tiquete. Le code attribu l'immobilisation est inscrit sur une
tiquette et colle sur l'immobilisation ou directement inscrite sur celle-ci l'encre indlbile.

76
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 25 : Suite

4.3. Enregistrement des acquisitions

LACO : Etablit une fiche pour limmobilisation ; Fiche dimmobilisations


Inscrit limmobilisation dans le Registre des immobilisations :
type, date dacquisition, date de mise en service, date de Registre des immobilisations
sortie, etc.

Le Comptable, sur la Saisit limmobilisation au niveau du logiciel comptable dans Module Immobilisations
base de la liasse facture : le module Immobilisations ;
Procde limputation comptable ;
Saisit lacquisition dans le module Comptabilit.

NB : Au niveau des Antennes, la gestion des entres des immobilisations est assure par les Assistants Administratifs et
Comptables sous la supervision des Chefs dAntennes et le contrle du RAF/CPT.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 26
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.3. Gestion des sorties dimmobilisations 2013

1. OBJET

Rglementer la sortie de toute immobilisation du fichier dinventaire.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique toutes les immobilisations directement gres par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

La mise au rebut et la vente dimmobilisations relve uniquement de la responsabilit du Coordinateur. Les


ventes doivent respecter les procdures rglementaires en vigueur au plan national aprs Non Objection du FIDA ;
Toutes les immobilisations hors dusage ou dont lutilisation nest plus requise doivent tre retournes au
Programme. Tout vol dimmobilisation doit tre dclar la police ou la gendarmerie et port par crit la
connaissance du Programme dans les 48 heures.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Mise en rebut ou en vente de limmobilisation ;
Mise jour du fichier et des dossiers dimmobilisation.

Intervenants Activits Sources de


vrification

4.1. Mise en rebut ou en vente de limmobilisation

Le RAF : Initie une proposition de mise en rebut ou vente conformment Liste des
aux dispositions rglementaires en vigueur ; immobilisations
Transmet la proposition au Coordinateur.

Le Coordinateur : Examine la proposition ; Liste approuve


Appose son avis et visa ;
Prpare une demande de Non Objection DNO
Transmet la demande au FIDA.

Le RAF, en cas daccord Enclenche le processus de mise en rebut ou de vente dans le PV de mise
du FIDA : respect des dispositions rglementaires en vigueur ; disposition ou de
Transmet, la fin du processus, les documents idoines lACO vente
Copie des chques
reus
4.2. Mise jour du fichier des immobilisations et des dossiers dimmobilisation

LACO, sur la base Met jour son fichier des immobilisations ; Fichier des
des documents reus Classe la fiche, le dossier de limmobilisation restitue et le carnet immobilisations
(mise en vente, rebut ou de bord le cas chant dans un classeur intitul Immobilisations
vol) : restitues ;
Transmet une copie des documents justificatifs de la sortie au
Comptable.

Le Comptable Comptabilise la sortie. Fiche dimputation


comptable

NB : Au niveau des Antennes, la gestion des sorties des immobilisations est assure par les Assistants Administratifs et
Comptables sous la supervision des Chefs dAntennes, le contrle du RAF/CPT et lapprobation du Coordinateur.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 27
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.4. Prise dinventaire physique 2013

1. OBJET

Dcrire les processus dinventaire physique priodique des immobilisations et des stocks.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les immobilisations et les stocks grs par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

Linventaire physique est ralis au moins une fois dans lanne et ncessairement en fin dexercice ;
Linventaire de fin dexercice est effectu au plus tard le 10 dcembre et rput clos le 31 dcembre ;
Linventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks dtenus par le Programme :
Matriel,
Mobilier,
Fournitures de bureau,
Autres fournitures consommables, etc.

Les mthodes appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des biens.
Linventaire physique a lieu aussi bien au niveau du Programme que dans tout autre endroit o les biens sont
entreposs ;
Durant la priode dinventaire, tous les mouvements de stocks ou dimmobilisations sont temporairement arrts
ou enregistrs dans un registre spcial et communiqus lquipe dinventaire ;
Les rapports de prise dinventaire sont transmis au Coordinateur ;
Un rapprochement doit tre effectu linventaire physique et linventaire comptable et les carts expliqus.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comporte les oprations suivantes :


Constitution de lquipe dinventaire ;
Prparation des inventaires ;
Droulement des inventaires ;
Rdaction du PV dinventaire ;
Elaboration du Tableau rcapitulatif des immobilisations ;
Rapprochement Physique/Comptable.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Constitution de lquipe dinventaire

Le RAF Soumet au Coordinateur, trois semaines au moins avant la Note dinstructions de prise
fin de lexercice, une note pour les inventaires. LEquipe dinventaire prcisant entre
dinventaire comprend : autres :
Le RAF, Superviseur de la prise dinventaire ;
LACO ;
Le CPT ;
Le SSE (superviseur du comptage physique) ;
Les CAN ;
Les AAC ;
Toute autre personne ressource requise par le
Programme.

ADM 27 : Suite
79
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
La note de prise dinventaire doit tre aussi exhaustive que possible et prcisera entre autres :
la composition exacte de lEquipe dinventaire avec les noms et attributions de chacun ;
la priode de linventaire ;
les biens inventorier ;
les lieux dinventaire ;
les travaux prparatoires au niveau des lieux dentreposage ;
les mthodes de comptage, de contrle et de synthse ;
lexploitation des rsultats et le feed-back.

4.2. Prparation des inventaires

Chaque gestionnaire de Centralise tous les stocks non consomms au cours de


stocks ou lexercice ;
dimmobilisation : Tient jour ses fiches de stocks ;
Procde un rangement correct de tous les biens
inventorier afin de faciliter le comptage par lEquipe Fiches dimmobilisations
dinventaire ;
Sassure pour les immobilisations de linscription des Fiches de stocks
numros de codification (immatriculation) ;
Rend disponibles tous les documents et pices comptables
justifiant les mouvements de stocks ou dimmobilisations au
cours de lexercice. Listings dimmobilisations

LACO : Prpare les listings des immobilisations pour chaque


localisation ;
Fournit les fiches dimmobilisation ;
Fournit, en collaboration avec le Comptable, les documents
et pices comptables des mouvements de lexercice.

4.3. Droulement des inventaires

linventaire est opr conformment aux procdures dcrites dans la note de prise dinventaire ;
lquipe dinventaire arrte toutes les fiches de stocks/immobilisations au 31 dcembre aprs
comptage et contrle physique ;
les fiches dinventaire sont remplies en trois (3) exemplaires ventils comme suit :
un exemplaire pour la localit,
un exemplaire pour lACO,
un exemplaire pour lUCP,
la prise dinventaire est finalise par le RAF qui effectue les contrles ncessaires afin de sassurer de
la fiabilit des travaux dinventaire.

4.4. Elaboration du Tableau rcapitulatif des immobilisations

Toutes les immobilisations acquises au cours de l'exercice et des exercices antrieurs doivent tre prises en charge dans le
tableau dimmobilisations.

Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau dimmobilisations doivent tre justifies par des documents fiables (PV
de mise disposition, copies des factures d'acquisition) conservs par lACO.

Le Comptable : sur la Procde au rapprochement physique/comptable ; Etat de rapprochement


base de linventaire Met en vidence les carts de rapprochement ; physique comptable
physique de fin Explique les carts en relation avec le RAF et les
dexercice responsables des stocks et des immobilisations Situation des carts
dcentraliss ;
Etablit le tableau rcapitulatif des immobilisations du Tableau rcapitulatif des
Programme. immobilisations

80
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 27 : Suite

4.5. Rdaction du PV dinventaire

Le RAF : Elabore le rapport dinventaire sur la base des procs PV signs


verbaux signs
Transmet le rapport au Coordinateur pour approbation Rapport annot
Ensuite, au SSE pour information et mise jour des donnes
physiques Suivi physique mis jour

81
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 28
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.5. Scurisation des immobilisations 2013

1. OBJET

Scuriser les immobilisations.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les immobilisations du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Toute immobilisation doit tre bien garde, conserve et protge ;


Toute immobilisation doit tre assure contre certains risques ; notamment incendie des locaux dans lesquelles
elle se trouve, le vol, les dgts des eaux ;
Une assurance groupe est faite par le Programme.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Lassurance des immobilisations ;
La garde, la conservation et la protection des immobilisations.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Lassurance des immobilisations


Le RAF : Prend, selon les procdures dachat, les dispositions pour
assurer convenablement les immobilisations contre les
risques prvisibles ; Polices dassurance
Sassure des lments suivants :
assurances tous risques pour les vhicules neufs
pendant au moins les deux (02) premires annes ;
assurances contre tiers plus personnes transportes,
vol, incendie, bris de glaces pour les vhicules gs ;
assurances de gestion pour les btiments,
quipements et matriels : incendie, vol, dgts des
eaux ;
assurances responsabilit civile du sige du
Programme
4.2. La garde, la conservation et la protection des immobilisations

Le RAF : Veille la bonne garde des immobilisations en


sassurant que :
les immobilisations sont bien gardes dans des
endroits scuriss ;
les cls des vhicules/motos et leur double sont
conservs en des lieux srs ;
lutilisation des immobilisations est bien rglemente ;
des fiches daffectation dimmobilisation sont
disponibles ; elles sont signes au Sige, par le RAF et
lACO, lAntenne par les CAN et les AAC ainsi que les
personnes concernes : un exemplaire de la fiche
daffectation est affich dans chaque bureau et lautre
exemplaire est class dans un chrono tenu et mis
jour par lACO et les Assistants Administratifs et
Comptables/Antennes.
82
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 29
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.4. Gestion des immobilisations FEVRIER
4.4.6. Gestion des vhicules 2013

1. OBJET

Contrler et suivre lutilisation des vhicules et leur consommation de carburant ainsi que leur entretien.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procdure sapplique tous les vhicules du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Tous les vhicules doivent tre utiliss exclusivement dans le cadre strict des activits du Programme ;
Chaque vhicule est muni dun livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa
consommation en carburant ;
Le chauffeur est responsable de la conduite, de la propret et du bon fonctionnement de son vhicule ;
Les vols et accidents et les circonstances de leur avnement doivent tre ports par crit dans les 72 heures la
connaissance du RAF et du Coordinateur ;
Except le vhicule du Coordinateur (vhicule de fonction), tous les autres vhicules affects aux composantes
sont des vhicules de service qui peuvent tre utiliss chaque fois que de besoin.

Mise disposition du matriel roulant

La mise la disposition des Partenaires des vhicules et des quipements/matriels se fait travers un procs
verbal de mise disposition. Ce PV comporte toutes les informations relatives au matriel livr : dsignation, N
de modle, N dimmatriculation, date dacquisition, date de mise disposition, Partenaire bnficiaire, cot
dacquisition, source de financement, etc. ;
Cette mise disposition se fait en prsence des personnes suivantes :
Le RAF ;
Le SSE ;
LACO ou lAAC concern ;
Le CAN concern ;
Le Reprsentant du Partenaire.

Le PV de mise disposition doit tre sign par les personnes ci-dessus indiques.

Suivi administratif

Les vhicules doivent porter le nom du Programme et le sigle du FIDA ;


Le RAF veille au respect des dates de renouvellement des polices dassurance et visites techniques. A cet effet, il
tient un tableau de suivi de ces dates ;
Une copie des pices (assurance, carte grise, etc.) des vhicules est conserve par lACO et les AAC dans les
dossiers individuels des vhicules ;
LACO et les AAC tiennent aussi pour chaque vhicule un dossier des copies des pices de dpenses dentretien et
de rparation.

Suivi des consommations de carburant

Avant chaque dplacement, le chauffeur ou lutilisateur inscrit sur le livret de bord du vhicule :
La date ;
Lobjet du dplacement ;
La quantit de carburant prise ;
Le kilomtrage au dpart.

Au retour du dplacement, le chauffeur :


Inscrit le kilomtrage larrive ;
Signe le livret de bord et le remet dans le vhicule.
ADM 29 : Suite
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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
Tous les mois, lACO et les AAC relvent pour chaque vhicule, le kilomtrage ainsi que les consommations de
carburant partir des livrets de bord des vhicules et du registre des stocks de carburant. Il devra signaler toutes
les anomalies.

Entretien et rparation des vhicules

Les entretiens/rparations sont effectus selon la procdure spcifique dcrite dans les procdures dachat ;

LACO et les AAC veillent lentretien rgulier et prventif des vhicules. Toute panne ou tout dysfonctionnement
constat sur le vhicule doit tre port sa connaissance par lutilisateur ;

Les entretiens / rparations des vhicules sont effectus :


aux stations services pour les vidanges et le graissage et/ou dans les garages privs ;
chez les concessionnaires pour les oprations particulires ncessitant lintervention de spcialistes ou
auprs dun garage agr par le Programme.

A chaque entretien / rparation dun vhicule (vidange, changement de filtre, pices dtaches, pneumatique), le
chauffeur du vhicule remplit la fiche dentretien du livre de bord du vhicule en inscrivant :
La date ;
La nature des travaux raliss ;
Son nom et sa signature.

LACO et les AAC demandent le livret de bord du vhicule avant dapprouver tout travail dentretien sur le
vhicule.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.5. Gestion des Stocks de fournitures et carburant

Gestion des fournitures et consommables ADM 30

Gestion du carburant ADM 31

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 30
PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
PADAER 4.5. Gestion des Stocks FEVRIER
4.5.1. Gestion des fournitures et consommables 2013

1. OBJET
Assurer une gestion adquate des fournitures et des consommables.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique tous les stocks de toutes natures acquis par le Programme.

3. REGLES DE GESTION
Les stocks de matires, de fournitures (y compris les cartes tlphoniques) et de petit matriel sont grs par
lACO ou les AAC ;
Tous les mouvements de stock sont oprs partir des bons dentre et des bons de sortie et enregistrs dans des
fiches de stock qui comportent les lments suivants :
Une entte mentionnant :
la dsignation,
la rfrence ventuelle,
lunit de comptage,
le stock minimal.
Un tableau 7 colonnes :
date,
libells,
nature des pices justificatives,
numro,
quantit entre,
quantit sortie,
stock disponible.
Les biens stocks entrent dans lune des catgories suivantes :
Fournitures de bureau et imprims ;
Produits et matriel dentretien ;
Petits matriels ;
Carburant : cette catgorie fait lobjet dune procdure spcifique ;
Autres consommables.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procdure comprend les oprations suivantes :
Les entres en stock ;
Les sorties de stock ;
Ldition des tats de consommation ;
La prise dinventaire physique.

Intervenants Activits Sources de vrification


4.1. Les entres en stock
A larrive des biens Rapproche le bon de commande du bordereau de livraison ; Bordereau sign
acquis par le Effectue les comptages ncessaires pour sassurer de la
Programme, lACO ou conformit de la livraison au double plan quantitatif et Bon de rception
lAAC qualitatif; en cas de non-conformit, mention en est faite sur
le bordereau de livraison ; Fiches de stocks
Signe le bordereau ;
Etablit le bon de rception en stock ;
Range les fournitures reues ;
Remplit les fiches de stock ;
Classe la liasse bon dentre + bordereau de livraison .

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 30 : Suite

4.2. Les sorties de stock

Le demandeur : Remplit une fiche dexpression de besoin de fournitures ; Fiche dexpression de


Transmet la fiche lACO ou lAAC pour visa. besoin

LACO ou lAAC : Remplit le bon de sortie ; Fiche de bon de sortie


Signe et/ou fait signer le bon de sortie (selon le cas) ;
Sert le demandeur ; Fiches de stock
Remet une copie du bon de sortie au demandeur ;
Met jour les fiches de stock ;
Classe la liasse fiche dexpression + bon de sortie.

4.3. Ldition des tats de consommation

LACO ou lAAC, chaque Procde la valorisation des sorties selon la mthode du


fin de mois en relation cot unitaire moyen pondr (CUMP) ;
avec le Comptable : Produit un tat de consommation des fournitures en Etat de consommation des
quantit et en valeur. fournitures

Le Comptable, sur la Procde la comptabilisation des sorties. Imputation comptable


base de ltat de
consommation :

4.4. La prise dinventaire physique

Cf. Procdure dinventaire des immobilisations et des stocks ADM 23.

NB : Au niveau du dpartement, la gestion de fourniture et consommable est assure par les Assistants Administratifs
et Comptables sous la supervision des Chefs dAntennes.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES ADM 31
PADAER PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE REVISE LE
4.5. Gestion des Stocks FEVRIER
4.5.2. Gestion du carburant 2013

1. OBJET

Lobjet de la procdure est de permettre la mise disposition du carburant.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique ltablissement et lapprobation des demandes de carburant ainsi qu la justification des
consommations.

3. REGLES DE GESTION

Les demandes de carburants seront tablies sur la base des programmes mensuels dactivits et besoins en
carburant tablis par les responsables concerns ;
Cette procdure permet de sassurer que les consommations en carburant sont raisonnables et sont lies aux
besoins du Programme.
Les consommations en carburant sont tablies selon lutilisation et les types de vhicules pour lensemble du
Programme. Elles peuvent tre de deux sortes :
les consommations justifies par ordres de mission avec lindication de litinraire et du nombre de
kilomtres parcourus ;
les consommations pour les dplacements divers.
La procdure est initie par le Responsable concern, la fin de chaque mois.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend quatre (4) oprations :


Etablissement de la demande ;
Approbation de la demande ;
Livraison des bons ;
Classement ;
Prparation de la fiche de justification des consommations de carburant ;
Imputation budgtaire ;
Contrle et approbation ;
Classement des pices justificatives des consommations.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Etablissement de la demande

Au dbut de chaque Expriment leurs besoins en carburant ; Fiches dexpression des


mois et sur la base des Transmettent lACO ou lAAC. besoins
prvisions du PTBA, les
Spcialistes techniques
concerns :
LACO ou lAAC : Etablit un bon dapprovisionnement interne en un (1) Bon dapprovisionnement et
exemplaire ; fiches dexpression
Transmet le bon et les besoins en carburant au RAF pour
validation.
4.2. Approbation de la demande

Le RAF : Vrifie la concordance entre le bon dapprovisionnement et Bon dapprovisionnement


les besoins en carburant valid par le RAF
Signe le bon dapprovisionnement interne et le transmet au
Coordinateur pour approbation.

88
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
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ADM 31 : Suite

Le Coordinateur : Approuve le bon dapprovisionnement interne ; Bon dapprovisionnement


Transmet via le RAF lACO ou lAAC charg de la gestion approuv par le COOR
du carburant pour livraison. Cette dernire peut tre faite
soit la pompe soit par tickets

Dans le premier cas Dpose les bons de carburant dans une station agre de la Bon et protocole daccord
lACO ou lAAC place pour le compte des vhicules du Programme
Confectionne un protocole daccord interdisant
formellement la dlivrance de carburant dautres
vhicules que ceux du Programme.

4.3. Prparation et livraison des bons de carburant

A la rception du dossier, Prpare les bons de dotation en carburant en ordre Bon dapprovisionnement
lACO ou lAAC charg de squentiel pour la quantit demande ; marg
la gestion du carburant : Fait signer au responsable concern ou son mandataire le
bon dapprovisionnement interne ;
Lui remet les bons de carburant ;
Met jour le registre de suivi du carburant en compltant la Registre de suivi du
partie sortie : carburant mis jour
le numro du bon dapprovisionnement interne,
le premier et le dernier numro de lordre de squence
des bons remis,
la quantit quivalente,
la valeur.

4.4. Approbation et Classement du dossier

LACO : Classe le dossier dans le classeur Consommation de Classement jour


Carburant .

4.5. Prparation de la fiche de justification des consommations de carburant

Le Responsable Sassure pour chaque vhicule sous sa responsabilit, que le Carnet de bord jour
concern : carnet de bord est correctement rempli : enregistrement
du nombre de kilomtres parcourus et du nombre de bons
de carburant utiliss ;
Rassemble toutes les pices justificatives des
consommations et remplit sa fiche de suivi de la dotation de
carburant en y portant :
le service utilisateur,
Fiche de suivi des dotations
le mois justifier,
jour
la date dapprovisionnement en carburant,
le demandeur du carburant,
le vhicule utilisateur,
lobjet du dplacement,
lactivit budgtaire consommatrice,
la quantit consomme,
le justificatif de dplacement.
Effectue linventaire de son stock de carburant quil
reporte sur la fiche de suivi des dotations en carburant
et le compare au stock thorique dtermin par la
formule ci-aprs :
Stock initial + rception consommation = stock final
(tout cart constat devra tre investigu et expliqu).
89
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
ADM 31 : Suite Etablit une fiche rcapitulative de suivi des
consommations de carburant qui comprend :

les numros des vhicules,


les kilomtres de dbut et fin de mois,
le total des kilomtres parcourus,
le nombre de litres consomm au 100 km,
la quantit disposition au cours du mois,
la quantit de carburant consomme,
la quantit disponible.
Transmet les fiches lACO ou lAAC.

4.6. Vrification du dossier de justification des consommations de carburant

Ds rception du Effectue une vrification arithmtique des montants et Dossier de justification


courrier, lACO ou lAAC : quantits ; vrifi
Rapproche les quantits indiques sur les tats avec ses
livraisons (quantits reues) et les approvisionnements
figurant sur les carnets de bord des vhicules ;
Transmet les fiches accompagnes des pices justificatives
au CPT pour contrle, validation et transmission au RAF.

4.7. Contrle et approbation du dossier des consommations de carburant

Le RAF : Effectue une vrification arithmtique des montants et


quantits ;
Apprcie le caractre raisonnable des consommations
compte tenu des kilomtres parcourus et des dotations Dossier de vrification
forfaitaires autorises et, en cas danomalie : valid
classe le courrier dans le dossier dpenses
investiguer ,
avise le Coordinateur et le Responsable Anomalie justifie
concern,
rsout lanomalie.

Si aucune anomalie nest dcel, il signe la fiche de justification


de consommation et transmet le dossier lACO ou lAAC.

4.8. Classement des pices justificatives des consommations

LACO ou lAAC : Classe le dossier comprenant les pices justificatives des Classement jour
consommations de carburant dans le dossier
Consommation du carburant.

NB : Au niveau des Antennes, la gestion du carburant est assure par les Assistants Administratifs et Comptables sous
le contrle des Chefs dAntennes et la supervision du RAF/CPT.

90
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
SECTION 5 :

PROCEDURES FINANCIERES

5.1. Gestion Budgtaire

Principes gnraux FIN 01


Elaboration du PTBA et du Plan de Passation des Marchs FIN 02
Contrle des engagements et Suivi budgtaire/analytique sous le logiciel de gestion financire et FIN 03
comptable

5.2. Mobilisation des Ressources

Gnralits FIN 04
Approvisionnement des Comptes Dsigns FIDA/FFS FIN 05
Demande de Paiement Direct FIDA FIN 06
Engagement spcial FIDA/FFS FIN 07
Contrepartie Sngalaise FIN 08
Contribution des Bnficiaires FIN 09
Tableau dAffection et de Retrait des Fonds/FIDA/FFS FIN 10
Fiche de contrle des Demandes de Retrait FIN 11
Reconstitution des Comptes Dsigns FIN 12

5.3. Gestion de la Trsorerie

Gestion des comptes bancaires FIN 13


Rglement de factures par banque FIN 14
Gestion de la caisse FIN 15
Approvisionnement de la caisse FIN 16
Rglement de factures par caisse FIN 17
Avances de fonds justifier FIN 18
Traitement des requtes de demandes de fonds des oprateurs partenaires et autres prestataires FIN 19
dappui
Gestion financire et comptable au niveau des antennes FIN 20
Plan de trsorerie FIN 21
Scurisation et rationalisation des oprations des comptes spciaux FIN 22
Liste de contrle des Etats Certifis des Dpenses (ECD) FIN 23

91
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
5.1. Gestion Budgtaire

Principes Gnraux FIN 01

Elaboration du PTBA et du Plan de Passation des Marchs FIN 02

Contrle des engagements et suivi budgtaire/analytique sous le logiciel de gestion FIN 03


financire et comptable

92
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 01
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.1. Gestion Budgtaire FEVRIER
5.1.1. Principes Gnraux 2013

1. PRESENTATION DU BUDGET

Le budget est un sous-produit de la comptabilit laquelle il est intgr.

Le Programme de Travail et Budget Annuels valoris est labor par le Programme et approuv par le Comit de
Pilotage et le FIDA. Le Programme de Travail et Budget Annuels (PTBA) prcise les cots dtaills par :

Bailleur de fonds ;
Composante/sous composante/activit ;
Catgorie/sous catgorie de dpenses ;
Zone/sous zone etc.

Pour chaque ligne budgtaire, il est mentionn la part du financement de chaque bailleur de fonds (FIDA, FFS, Etat,
Fonds Routier, Bnficiaires).

Le PTBA consolide le plan dactions de lUCP et les plans dactions des partenaires. Les plans dactions des partenaires
sont issus des contrat-plans, des diffrentes demandes dappuis hors contrats plans et autres conventions.
Llaboration du PTBA est sous la responsabilit du Spcialiste Suivi/Evaluation assist du RAF.

2. IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE

Le contrle budgtaire exige trois (3) sries dinterventions :

Pour la prvision, ltablissement dun plan dactions prcis en vue datteindre dans un dlai donn un rsultat
dtermin ;

Au cours de lexcution, ltude systmatique et permanente des perturbations susceptibles de modifier les
prvisions du plan dactions ;

Priodiquement, oprer des ajustements ncessaires pour atteindre lobjectif dfini, en dpit des variations
intervenues dans les facteurs de dcision.

3. CONTROLE DE LEXECUTION DU BUDGET

Lobjectif du contrle consiste en la recherche dcarts ventuels entre les prvisions et les ralisations. Les rsultats
du contrle de lexcution du budget dpendent de son efficacit, sa frquence et sa rapidit.

Aussi est-il ncessaire de procder au contrle budgtaire de manire quotidienne sur les demandes dengagement
mises (DA/BC) dans le cadre du Programme. Le contrle budgtaire est sous la responsabilit du RAF.

93
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 02
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.1. Gestion Budgtaire FEVRIER
5.1.2. Elaboration du PTBA et du Plan de Passation des 2013
Marchs

1. OBJET

Servir de guide pour llaboration du Programme de Travail et Budget Annuels (PTBA/PPM) du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique annuellement pour llaboration du PTBA/PPM.

3. REGLES DE GESTION

Le PTBA/PPM est labor partir des Projets dactivits budgets de chaque Service et autres conventions avec
les partenaires au titre de lanne concerne en conformit avec le plan doprations du Programme ou
Rapport dvaluation ;
La prparation du PTBA/PPM commence ds le mois de septembre. Les travaux stalent sur trois mois : de
septembre novembre ;
Tous les partenaires du Programme sont associs la prparation du PTBA/PPM ;
Le PTBA/PPM est soumis lapprobation du Comit de Pilotage ; il doit tre transmis pour approbation au plus
tard le 01 dcembre au FIDA qui devra donner sa Non-Objection au plus tard le 31 dcembre ;

Le calendrier indicatif est donn ci-dessous :

1er septembre Runion prparatoire ;

02-30 septembre Elaboration des projets dactivits et budgets par les diffrents Spcialistes
Techniques (ST), les Chefs dAntennes (CAN) et les Oprateurs Partenaires
Stratgiques (OPS) ;

01-15 octobre Centralisation des budgets et des projets dactivits et prparation du Projet de
PTBA/PPM par le Spcialiste Suivi/Evaluation et le RAF ; transmission du document
aux ST/CAN/OPS ;

16-23 octobre Prise de connaissance du document ;

24-25 octobre Dbats budgtaires internes au sein de lUCP (COOR/RAF/SSE/ST/CAN) ;

26-28 octobre Dbats budgtaires avec les partenaires (UCP/OPS) ;

29-05 novembre Corrections ;

06-09 novembre Adoption du PTBA/PPM par lUCP et transmission dune copie aux membres du
Comit de Pilotage ;

24 -26 novembre Runion du Comit de Pilotage ;

27-30 novembre Finalisation du PTBA/PPM ;

01 dcembre Transmission du PTBA/PPM au FIDA ;

31 dcembre Non Objection du FIDA.

NB : A dfaut de commentaires du FIDA sur les projets de PTBA/PPM dans les 30 jours qui suivent la rception, le
PTBA/PPM est considr comme approuv.

94
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 02 : Suite

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Runion prparatoire llaboration du PTBA/PPM ;
Elaboration des projets dactivits et des demandes budgtaires ;
Consolidation des projets dactivits et des budgets ;
Examen des projets dactivits et des budgets ;
Adoption des projets dactivits et des budgets ;
Elaboration du Projet de PTBA/PPM ;
Examen et adoption du Projet de PTBA/PPM en Comit de Pilotage ;
Examen et avis de lInstitution Cooprante ;
Elaboration version finale du PTBA/PPM ;
Saisie du budget dans le logiciel de gestion.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Runion prparatoire a llaboration du PTBA/PPM

Le Coordinateur/SSE/RAF/ Font le point des ralisations du budget en cours


ST/CAN/Comptable/ACO/AAC/OPS pour dcider des mesures correctrices prendre
sont en runion de prparation pour lexercice venir ;
budgtaire Fixent les objectifs atteindre pour lanne
venir ;
Fixent les axes prioritaires dans le cadre de PV de cadrage budgtaire
lexcution du Programme en tenant compte des
recommandations des missions de supervision,
des rsultats dj acquis et des proccupations
des populations bnficiaires ;
Adoptent le canevas et les nouvelles normes pour
la prparation du budget ;
Fixent le calendrier de prparation du PTBA/PPM
et la rpartition des tches.

4.2. Elaboration des projets dactivits et des budgets associs

Chaque ST/CAN/OPS :
Elabore ses prvisions dactivits en tenant Prvisions dactivits et
compte des directives de la runion prparatoire, budgets
Elabore le budget associ en utilisant les canevas
appropris,
Transmet une copie des prvisions dactivits et
du budget au Spcialiste Suivi/Evaluation et au
RAF
4.3. consolidation des projets dactivits et des budgets

Le SSE et le RAF Font la synthse des budgets reus pour dgager Document synthse du
le budget global du Programme de lanne PTBA/PPM
venir :
Centralisent et synthtisent les prvisions
dactivits,
Transmettent un exemplaire de la synthse
chaque ST/CAN/OPS et au Coordinateur.

NB. Tous les responsables impliqus dans le processus de budgtisation prennent connaissance des synthses budgtaires
et des projets dactivits en prlude aux dbats budgtaires.

95
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 02 : Suite

4.4. Dbats budgtaires

Le Coordinateur/SSE/RAF/ Justifient et assurent la cohrence des prvisions


ST/CAN/OPS/CPT/AAC/AC/ sont en dactivits et du budget chacun en ce qui le PV de la runion
runion de dbats budgtaires concerne

Le secrtariat des dbats budgtaires est assur par le Spcialiste Suivi/Evaluation en relation avec le RAF.

4.5. Correction des budgets et des projets dactivits

Les ST/CAN/OPS Ajustent leurs budgets et leurs prvisions Prvisions et budgets


dactivits respectifs sur la base des observations revus et corrigs
et des corrections demandes pendant les dbats,
Transmettent les lments revus et corrigs au
SSE/RAF.

4.6. Elaboration du projet de PTBA/PPM

Le SSE et le RAF centralisent les prvisions dactivits et budgets


rviss transmis par les chefs de services et les
partenaires, et laborent le Programme de
PTBA/PPM du Programme qui comprend :
la description du Programme et des
objectifs viss ;
le point dexcution au 30 septembre du
PTBA/PPM prcdent ;
les prvisions dactivits par composante
et par sous-composante ; Projet de PTBA/PPM et de
la programmation physique et financire PPM
des activits par composante et par sous
composante ;
les prvisions budgtaires par service, par
composante et par sous-composante ;
le plan de financement du budget et les
prvisions de dboursements par source
de financement ;
le plan de passation des marchs ;
le plan de formation ;
le planning des activits par service.

Le projet de PTBA/PPM est transmis au Coordinateur qui aprs revue/validation le fait distribuer tous les ST/CAN/OPS et
aux membres du Comit de pilotage.

4.7. Examen et adoption du projet de PTBA/PPM par le Comite de Pilotage

Le Comit de pilotage : Se runit sur convocation du Prsident ;


Examine le projet de PTBA/PPM ; PTBA/PPM et PPM
Formule des observations/corrections ; approuvs
Adopte le projet de PTBA/PPM.

Aprs avis du Comit de pilotage et prise en compte des observations et corrections ventuelles, le projet de PTBA/PPM est
envoy au FIDA pour avis.

4.8. Examen et avis du FIDA

Le FIDA : Examine le projet de PTBA/PPM ; Observations et/ou


Transmet ses avis et commentaires/observations. Non Objection

96
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 02 : Suite

4.9. Elaboration de la version dfinitive du PTBA

Le SSE et le RAF : Prennent en compte les observations du FIDA ;


Elaborent la version finale du PTBA ;
Rajustent le plan de passation des marchs PTBA et PPM revus et
Valident les documents corrigs avec lquipe du corrigs
Programme
Distribuent la version finale aux parties prenantes

4.10. Saisie du budget dans le logiciel gestion

Le comptable : Saisit le budget dans le logiciel de gestion. Fiche de saisie budgtaire


du PTBA

97
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 03
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
5.1. Gestion Budgtaire FEVRIER
PADAER 2013
5.1.2. Contrle des engagements et Suivi
budgtaire/analytique sous le logiciel de gestion

1. OBJET
Assurer le suivi des engagements de dpenses et la production des rapports dexcution financire.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure sapplique quotidiennement avant lengagement de toute dpense, mensuellement et trimestriellement
pour la production des rapports dexcution financire.

3. REGLES DE GESTION
Lengagement dune dpense se fait sur la base dune expression des besoins tablie par le Spcialiste
Technique/CAN assortie dune D/A signe par le Coordinateur ;
Le contrle quotidien des engagements et le suivi budgtaire/analytique sont de la responsabilit du RAF ;
En cas de dpassement budgtaire, seuls le Coordinateur et le RAF autorisent lengagement de nouvelles dpenses
sur le budget ou autorisent des raffectations dune ligne budgtaire une autre la demande du responsable du
budget sous la Non Objection du FIDA ;
La fiabilit des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue jour de la comptabilit ;
Toutes les dpenses doivent tre ventiles selon les axes ci-dessous :
Source de financement ;
Catgorie de dpenses/sous catgorie ;
Composante ;
Sous-composante ;
Zone/sous zone ;
Activits etc.

Des tableaux de bord sont dits par le logiciel de gestion financire selon les axes dfinis ci-dessus ;
Chaque ST/CAN doit laborer des synthses mensuelles, des compilations trimestrielles, des rapports semestriels et
un bilan annuel (techniques et financiers) ;
Les Partenaires doivent fournir des rapports techniques et financiers de ltat dexcution des activits quils ont en
charge ;
Pour un meilleur suivi budgtaire et analytique, le RAF doit effectuer priodiquement des visites de terrain pour
mieux assurer le contrle continu de la mise en uvre des activits sur le terrain.
Le contrle budgtaire intervient ltape de lengagement de la dpense partir des demandes dachat mises
(D/A) par les services/composantes.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Le Suivi quotidien ;
Le Suivi mensuel ;
Le Suivi trimestriel.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Suivi quotidien

Le RAF : Effectue un contrle des budgets disponibles avant Engagement des dpenses
tout engagement de dpenses :
le bien ou le service acqurir est inscrit au
budget,
la ligne budgtaire est suffisante,
Rejette la demande, si la ligne budgtaire est
inexistante ou insuffisante ;
Poursuit la procdure dachat ou de rglement si la
ligne budgtaire est suffisante.

FIN 03 : Suite
98
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
4.2. Suivi mensuel

Le RAF : Produit les tableaux de bord budgtaires mensuels Tableaux de Bord


permettant de suivre de faon fiable lexcution des
budgets par les axes dfinis ci-dessus ;
Fournit chaque mois chaque ST/CAN/OPS ltat
dexcution du budget pour le mois coul ainsi que
les dpenses cumules depuis le dbut de lanne.

4.3. Suivi trimestriel

Le RAF : Edite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi Tableaux de bord
analytique et budgtaire par axe danalyse ;
Rdige un rapport financier comprenant notamment :
une analyse globale de la situation financire et Rapport financier
des performances par rapport aux objectifs de la
Priode, Extrants comptables
une analyse dtaille du point dexcution des
budgets par les axes dfinis ci-dessus,
une analyse des dboursements par source de
financement et par catgorie de dpenses,
une analyse de la situation de trsorerie,
la situation des dettes,
la situation des dpenses rgles non encore
envoyes en DRF,
la situation des DRF non encore encaisses,
la situation des engagements en cours,
les extrants vrifiables de la comptabilit.

Transmet le rapport au Coordinateur, au SSE et aux


ST/CAN/OPS

99
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
5.2. Mobilisation des Ressources

Gnralits FIN 04

Approvisionnement des Comptes Dsigns FIDA/FFS FIN 05

Demande de Paiement Direct FIDA/FFS FIN 06

Engagement spcial FIDA/FFS FIN 07

Contrepartie sngalaise FIN 08

Contribution des Bnficiaires FIN 09

Tableau dAffection et de Retrait des Fonds/FIDA/FFS FIN 10

Fiche de contrle des Demandes de Retrait FIN 11

Reconstitution des Comptes Dsigns FIN 12

MANUEL DE PROCEDURES FIN 04


PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE

100
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.1. Gnralits 2013

A. PRINCIPES GENERAUX

Les ressources ncessaires lexcution des activits du Programme proviennent principalement de cinq (05)
sources : i) le FIDA, ii) lFFS, iii) lEtat sngalais, iv) les Bnficiaires ;
Les fonds allous au Programme par le FIDA et lFFS sont administrs par le FIDA ;
Il existe quatre (04) procdures types de mobilisation des fonds du FIDA :

Procdure I Compte Dsign. Ce moyen de paiement doit tre utilis pour le retrait du dpt initial et le
rapprovisionnement priodique du Compte Dsign du Don ;
Procdure II Paiement direct. Ce moyen de paiement doit tre utilis pour des dpenses autorises devant
tre payes directement par le Fonds aux fournisseurs, aux entrepreneurs, aux consultants ou aux tiers
autoriss par lEmprunteur
Procdure III Engagement spcial. Ce moyen de paiement doit tre utilis pour des dpenses autorises qui
correspondent des biens imports par lagence dexcution du Programme au moyen dune Lettre de
Crdit (L/C) ncessitant des garanties de remboursement du Fonds aux banques commerciales.
Procdures IV- Remboursement. Ce moyen de paiement doit tre utilis pour des dpenses autorises
remboursables dans le cadre du Don quand celles-ci ont t prfinances par le Bnficiaire.

Les procdures I et II (couramment utilises par le Programme) sont dcrites en dtail dans les pages suivantes ;
Les fonds FIDA/FFS sont mobiliss pour le financement des dpenses du Programme conformment aux
dispositions de lAccord de Financement/FIDA/FFS ;
Les demandes de retrait de fonds doivent tre numrotes chronologiquement en commenant par le numro 1,
sans tenir compte de la procdure utilise. Les feuilles rcapitulatives jointes aux demandes de retrait de fonds
(formulaires SS1 et/ou SS2) devront tre numrotes de la mme manire en vue de correspondre aux pices
jointes ;
Le nom du pays dorigine de tous les biens et services financer sur les fonds du prt doit tre indiqu dans la
colonne Remarques de chaque feuille rcapitulative ;
Le FIDA naccepte pas le retrait dun montant infrieur lquivalent de 20.000 USD pour tout paiement direct
un contractant, fournisseur ou consultant. Ces paiements devront tre faits sur les fonds du Compte Dsign ;
Seuls le Coordinateur et le RAF du Programme sont habilits certifier les demandes de dcaissement qui sont
ensuite signes par le Reprsentant habilit du Sngal au Ministre dEtat, de lEconomie et des
Finances/Direction de la Dette et des Investissements (MEEF/DDI) ;
Le Reprsentant Autoris du SENEGAL est seul habilit signer les demandes de dcaissement (formulaire
100) ;
Pour de plus amples informations, lon se rfrera aux directives relatives aux procdures de dcaissement
contenues dans la Lettre lEmprunteur du FIDA ;
Les procdures de mobilisation des fonds de la contrepartie sngalaise sont dcrites la procdure FIN 08.

B. AFFECTATION ET RETRAIT DES FONDS FIDA/FFS

Le tableau daffectation est prsent la fin des procdures de mobilisation des ressources (FIN 10)

C. FICHE DE CONTROLE DES DEMANDES DE RETRAIT

La fiche est prsente la fin des procdures financires (FIN 11)

MANUEL DE PROCEDURES FIN 05


PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE

101
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
PADAER 5.2.2. Approvisionnement du Compte Dsign FIDA/ et 2013
du Compte Dsign FFS

A. APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DESIGNES

1. OBJET

Rembourser les dpenses effectues par le Programme en vue de reconstituer les Comptes Dsigns FIDA/FFS.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique aux dpenses effectues par le Programme pour rgler le cot raisonnable des biens et
services ncessaires lexcution du Programme (procdures I ; Formulaires 100, 100a, 101, 102, 104).

3. REGLES DE GESTION

Comptes Dsigns : lEmprunteur ouvre et tient, pour le financement du Programme, un Compte Dsign du
Prt/FIDA et un Compte Dsign du Prt/FFS en FCFA auprs dune banque commerciale ou de tout autre
tablissement bancaire ayant lagrment du Fonds. Les Comptes Dsigns devront tre garantis contre les
compensations, saisies, blocages selon des termes et conditions acceptables pour le Fonds. Les montants des
dotations initiales des Comptes Dsigns sont respectivement de :
Un Milliard (1 000 000 000) FCFA/Prt/FIDA,
Sept Cent Millions (700 000 0000) FCFA/Prt/FFS.
Les Comptes Dsigns sont grs par la DDI en qualit de Reprsentant de lEmprunteur. Ils sont reconstitus
sur demande de la DDI, en fonction des dpenses effectues sous forme de mmoire de pices justificatives ;
Ces Comptes Dsigns vont approvisionner les Sous Comptes Dsigns ouverts dans la mme banque ;
La procdure sapplique mensuellement sous rserve que les dpenses effectues soient gales ou suprieures
20% de la dotation initiale du Compte Dsign ;
Les demandes de remboursement doivent tre prsentes trois mois au plus tard aprs la date du paiement des
dpenses par le Programme ;
Seules les dpenses autorises rputes conforme aux dispositions de la Section 4.08 des Conditions
Gnrales Applicables au Financement du Dveloppement Agricole et dment supportes par des pices
justificatives attestant que le paiement a t effectu, sont envoyes en remboursement.

Les pices justificatives comprennent :


Contrat,
Facture,
Bordereau de Livraison, ou PV de rception (Marchs),
Bon de Commande,
Pices attestant le rglement,
Avis de Non Objection,
Caution bancaire lorsque cela est requis.

Les retraits du Compte de Financement relatifs aux dpenses infrieures lquivalent de 50 000 USD sont faits
sur la base de ltat certifi des dpenses en utilisant le Formulaire 102 dECD, qui devra accompagner la
demande de retrait. Les pices justificatives concernant les dpenses sont conserves au sige de lUnit de
Coordination du Programme (UCP), ou en tout autre lieu agr par le Fonds.

FIN 05 : Suite

4. DESCRIPTION RESUMEE DE LA PROCEDURE


102
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
La procdure comprend les oprations ci-dessous :

Prparation de la DRF par le Comptable ;


Contrle des pices et des formulaires et certification de la DRF par le RAF ;
Certification de la DRF par le Coordinateur ;
Signature de la DRF par le Reprsentant autoris de lEtat ;
Transmission de la DRF et comptabilisation.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Prparation de la DRF

Sur instruction du RAF, le Rassemble les pices en vue de constituer la DRF pour Pices justificatives de la
Comptable une priode donne DRF
Les pices sont regroupes par catgorie de dboursement du compte du Don :

I. Gnie Civil et Rural ;


II. Equipements, Intrants et Moyens de Transport ;
III. Etudes, Formation, Information et Assistance Technique
IV. Prestation de Services
V. Salaires et Indemnit
VI. Cots de fonctionnement

Les pices de la catgorie V sont regroupes par rubrique


Salaires
Indemnits
Frais de dplacement
Assurance maladie
Autres accessoires de salaire etc.

Les pices de la catgorie VI sont regroupes par rubrique :


Location de bureaux
Fonctionnement vhicules (entretien/rparation/assurance/carburant/vignette etc.),
Fonctionnement motos (entretien/rparation/assurance/carburant/vignette etc.),
Fournitures et Fonctionnement bureau,
Entretien quipements et matriels etc.

Pour viter les pertes de pices, les petites pices volantes doivent tre
agrafes sur des feuilles de format standard A4.

103
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 05 : Suite

Le Comptable : Effectue un contrle systmatique des pices ;


Sassure de la rgularit et de la sincrit de chaque
pice ;
Vrifie les mentions de :
rglement,
certification et liquidation.
Remplit les formulaires de Formulaires renseignes
dcaissement conformment la Lettre
lEmprunteur du FIDA :
Formulaire SS1,
Formulaire SS2.
Transmet les formulaires et les pices affrentes au
RAF.
4.2. Contrle des pices et des formulaires et certification de la DRF par le RAF
Le RAF : Vrifie les pices et les formulaires utiliss :
formulaire appropri selon la catgorie de Formulaires vrifies,
dpenses, contrles et certifies
classement par catgorie,
classement par rubrique pour le
fonctionnement,
ligibilit de la dpense par rapport aux clauses
de lAccord de Don.
Contrle la DRF et les pices jointes ;
Fait photocopier la DRF en cinq exemplaires ;
Certifie les formulaires (SS1 et SS2) ;
Transmet la DRF au Coordinateur.

4.3. Certification de la DRF par le Coordinateur


Le Coordinateur : Vrifie que les formulaires ont t certifis par le RAF ; Formulaires vrifies,
Certifie les formulaires SS1 et SS2 ; contrles et certifies
Envoie la DRF au Reprsentant autoris de lEtat (DDI)
pour signature.

4.4. Signature de la DRF par le Reprsentant autorise de lEtat


Le Reprsentant autoris de Examine la DRF ; Formulaires vrifies,
lEtat (DDI) : Appose ses signatures et cachet ; contrles, approuves et
Retourne la DRF lUCP. signes

4.5. Transmission de la DRF au FIDA, au Reprsentant autoris de lEtat (DDI) et Comptabilisation


Une fois les formulaires certifis et la demande de dcaissement signe, les documents sont ventils comme suit :
deux exemplaires de la DRF dont loriginal ainsi que les photocopies des pices justificatives ( lexclusion des
pices figurant sur les formulaires 102) sont adresss au FIDA (Division du Contrleur et des Services Financiers
CFS ). Une copie lectronique de la DRF est galement transmise cette Division ladresse :
<CFS_LG_WCA@ifad.org> ;
un exemplaire de la DRF avec les photocopies des pices justificatives est transmis au Reprsentant habilit de
lEtat (DDI);
un exemplaire + les pices originales sont conservs lUCP.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 05 : Suite

B. COMPTABILISATION DES OPERATIONS DAPPROVISIONNEMENT


La procdure a pour but denregistrer dans la comptabilit du Programme, les approvisionnements des
Comptes Dsigns ;
Afin de palier des difficults ventuelles, la DDI charge de grer les Comptes Dsigns, demandera la banque
de transmettre la Direction de lUCP les avis doprations sur les Comptes ;
La procdure comprend deux (02) oprations :
Rception de lavis de crdit,
Saisie de lavis et classement.
Intervenants Activits Sources de vrification

B.1. Rception de lavis de crdit


A la rception de lavis de crdit Enregistre lavis conformment la procdure Avis de crdit
da la banque, la Secrtaire : Courrier arrive ;
Remplit la fiche de courrier et introduit le dossier au
Coordinateur.
Le Coordinateur : Prend connaissance de lavis ; Avis de crdit et
Indique sur la fiche de courrier, le niveau Indications pour le Sous
dapprovisionnement du Sous Compte Dsign et Compte
limpute au RAF ;
Retourne le courrier lADI.
LADI : Transmet lavis au RAF par cahier de transmission Avis de crdit et
interne Indications pour le Sous
Lui fait dcharger le registre aprs lui avoir remis Compte
lavis.
Le RAF : Prend connaissance du montant de
lapprovisionnement du Sous Compte Dsign indiqu Avis de crdit et
par le Coordinateur ; Indications pour le Sous
Transmet lavis au CPT avec instruction de saisir les Compte
oprations comptables dapprovisionnement du Lettre de demande
Compte Dsign et de prparer la lettre de demande dapprovisionnement
dapprovisionnement du Sous Compte Dsign.
B.2. Saisie de lavis de classement
A la rception de lavis, le CPT : Etablit la pice comptable dallocation des Comptes
Dsigns :
le numro du journal, Pices comptables et
les imputations comptables,
mise jour et classement
le montant,
les rfrences de lavis,
la date de la pice,
la date de valeur de lopration et le taux de
change.
Soumet la pice accompagne de lavis la signature
du RAF ;
Enregistre lopration dans le journal Allocation des
Comptes Dsigns partir du module Comptabilit
Gnrale
Appose sur lavis le cachet de comptabilisation et y
mentionne :
Le numro du journal,
Le numro de lcriture,
Les comptes comptables,
La date,
Classe la pice accompagne de lavis dans le dossier
du journal Allocation Comptes Dsigns
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FIN 05 : Suite

C. APPROVISIONNEMENT DES SOUS COMPTES DESIGNES

Les Sous Comptes Dsigns ouverts dans la mme banque que les Comptes Dsigns, sont destins recevoir les
approvisionnements partir des Comptes Dsigns. Ils sont mouvements par la signature conjointe du
Coordinateur de lUCP et du RAF. Ils sont destins au rglement des factures des fournisseurs qui sont hors de la
rgion dintervention du Programme ;
La procdure a pour objet denregistrer dans la comptabilit du Programme, lapprovisionnement des Sous Comptes
Dsigns, suite aux demandes dapprovisionnement faites par la Direction de lUCP ;
La procdure sapplique toutes les oprations dapprovisionnement des Sous Comptes Dsigns. Elle est
dclenche ds la rception de lavis de crdit des Comptes Dsigns portant renouvellement de fonds ;
La procdure comprend cinq (05) oprations :
Prparation de la demande,
Approbation de la demande dapprovisionnement,
Envoi de la demande,
Rception de lavis de crdit ou de dbit,
Saisie de lavis de crdit ou de dbit et classement.
Intervenants Activits Sources de vrification

C.1. Prparation de la demande


A la rception de lavis de crdit Prpare une lettre de demande dalimentation du Projet de lettre
dapprovisionnement du Sous Compte Dsign
Compte Dsign dont la fiche Transmet la lettre au RAF.
de courrier porte les indications
du Coordinateur sur le niveau
dapprovisionnement du Sous
Compte Dsign, le
Comptable :
C.2. Approbation de la demande dapprovisionnement

Le RAF Vrifie si le montant de la demande correspond au Lettre valide et signe


niveau dapprovisionnement indiqu par le
Coordinateur en chiffres et en lettres
Vrifie la conformit des rfrences du Compte
Dsign crditer et du Sous Compte Dsign
dbiter
Appose sa signature et transmet la demande lADI.
A la rception de la demande, Lintroduit la signature du Coordinateur Lettre valide et signe
lADI :
Le Coordinateur : Sassure que ses instructions ont t bien respectes ; Lettre approuve et signe
Signe la demande et la retourne lADI

C.3. Envoi de la demande

A la rception de la demande, Enregistre la demande conformment la procdure Lettre approuve, signe et


lADI : Courrier dpart enregistre
C.4. Rception de lavis de crdit ou de dbit

A la rception de lavis de crdit Enregistre lavis conformment la procdure Avis de crdit Sous Compte
du Sous Compte Dsign et/ou Courrier arrive Dsign et/ou avis de dbit
de dbit du Compte Dsign, Remplit la fiche et transmet le dossier au COOR. Compte Dsign
lADI :
Le COOR : Prend connaissance de lavis et porte ventuellement Avis et
ses observations et/ou instructions observations/instructions
Retourne le courrier lADI . ventuelles

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FIN 05 : Suite

LADI : Transmet lavis au RAF, par le registre de transmission Avis et


interne ; observations/instructions
Lui fait dcharger le registre. ventuelles
Le RAF : Prend connaissance des observations et/ou instruction
du COOR et donne suite Avis et
Vrifie la conformit du montant approvisionn par observations/instructions
rapport la demande ventuelles
Transmet lavis au Comptable avec instruction de
saisir les oprations comptables dapprovisionnement
du Sous Compte Dsign.
C.5. Saisie de lavis de crdit ou de dbit et classement

Le Comptable : Etablit la pice dallocation du Sous Compte Dsign


ou de retrait du Compte Dsign en portant : Avis et
Le numro du journal, observations/instructions
ventuelles
Les imputations comptables,
Le montant,
Les rfrences de lavis,
La date.
Soumet la pice accompagne de lavis la signature
du RAF ; Pices comptables
Enregistre lavis de crdit dans le journal allocation
du Sous Compte Dsign ou lavis de dbit dans le
journal Banque Compte Dsign , partir du
module Comptabilit Gnrale
Appose sur lavis le cachet de comptabilisation et y
mentionne :
Le numro du journal,
Le numro de lcriture,
Les comptes comptables

D. APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DU PROGRAMME

Les Comptes du Programme sont ouverts Tambacounda par la DDI pour recevoir les approvisionnements partir
des Sous Comptes Dsigns. Ils sont mouvements par la signature conjointe du Coordinateur et du Responsable
Administratif et Financier (RAF). Ils sont destins assurer le paiement des factures des fournisseurs locaux ;
Les Comptes du Programme approvisionnent les caisses des menues dpenses FIDA/FFS ;
La procdure a pour objet denregistrer dans la comptabilit du Programme, lapprovisionnement des Comptes du
Programme sur ordre de la Direction de lUCP ;
Les Comptes du Programme sont des Comptes de banque fonds fixe, c'est--dire quils sont rapprovisionns de
montants qui permettent de porter les soldes leurs plafonds qui sont respectivement de :
250 000 000 FCFA pour le Compte du Programme/FIDA,
175 000 000 FCFA pour le Compte du Programme/FFS.

La procdure sapplique toutes les oprations dapprovisionnement des Comptes du Programme. Le


rapprovisionnement est dclench ds que les niveaux des Comptes du Programme sont gaux ou infrieurs, aprs
dition de lextrait du compte, respectivement :

50 000 000 FCFA pour le Compte du Programme/FIDA,


35 000 000 FCFA Pour le Compte du Programme/FFS.

FIN 05 : Suite
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La procdure comprend cinq (5) oprations :

Prparation de la demande dapprovisionnement ;


Contrle et approbation du dossier ;
Envoi de lordre de virement ;
Rception de lavis de crdit ou de dbit ;
Saisie de lavis de crdit ou de dbit et classement.

Intervenants Activits Sources de vrification

D.1. Prparation de la demande dapprovisionnement

Le Comptable : Visualise le Compte du Programme pour sassurer du Dossier comprenant :


niveau de dcaissement et du solde du Compte (solde extraits de Comptes,
est infrieur ou gal au plancher de tat de demande
rapprovisionnement) ; dapprovisionnement,
Edite lextrait du Compte du Programme ; ordre de virement,
Edite lextrait du Sous Compte Dsign ; Pice comptable.
Vrifie si le niveau du Sous Compte Dsign permet
dapprovisionner le Compte du Programme son
maximum ;
Etablit ltat de demande dapprovisionnement ;
Etablit lordre de virement ;
Remplit la pice comptable de retrait du Sous Compte
Dsign ;
Transmet le dossier au RAF.

NB. Si le niveau du Sous Compte Dsign ne permet pas


dapprovisionner le Compte du Programme son niveau
plafond, il sollicite lavis du RAF avant de prparer le
dossier dapprovisionnement.

D.2. Contrle et approbation du dossier

Le RAF : Procde au contrle en sassurant : Dossier contrl et valid


de lexactitude arithmtique de la demande ;
de lexhaustivit des pices du dossier ;
de ladquation du niveau de
rapprovisionnement.
Signe la pice comptable, lordre de virement et la
demande dapprovisionnement et transmet le dossier
au Coordinateur.
Le Coordinateur : Sassure que lapprovisionnement a t bien approuv Dossier contrl, valid et
par le RAF ; approuv
Signe le dossier et le transmet lADI.
D.3. Envoi de lordre de virement

LADI : Enregistre le dossier conformment la procdure Dossier contrl, valid,


Courrier dpart ; approuv et enregistr
Transmet le dossier au Comptable.

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FIN 05 : Suite

A la rception du dossier Procde lenregistrement comptable de lordre de Dossier contrl, valid,


dapprovisionnement dment virement dans le journal de banque Sous Compte approuv et comptabilis
approuv, le Comptable : Dsign dans le module Comptabilit Gnrale ;
Appose le cachet de comptabilisation en y
mentionnant :
le numro de lcriture,
le numro du journal,
les comptes comptables,
les imputations comptables,
classe le dossier dans le chrono du journal
correspondant.

D.4. Rception de lavis de crdit ou de dbit


A la rception de lavis de crdit
Enregistre le dossier conformment la procdure Avis de crdit et/ou avis de
du Compte du Programme Courrier arriv ; dbit
et/ou de dbit du Sous Compte Appose le cachet Courrier Arrive sur lavis
Dsign, lADI : Remplit la fiche de courrier et introduit le dossier au
Coordinateur.
Le COOR : Prend connaissance de lavis ; Avis de crdit et/ou
Mentionne sur la fiche de courrier ses observations avis de dbit +
et/ou instructions sy a lieu ; observations/instructions
Retourne le courrier lADI.
LADI : Enregistre lavis dans le registre de transmission Avis de crdit et/ou
interne ; avis de dbit enregistr +
Transmet lavis au RAF en lui faisant dcharger le observations/instructions
registre de transmission
Le RAF : Prend connaissance des observations et/ou Avis de crdit et/ou
instructions du COOR et donne suite ; avis de dbit +
vrifie la conformit du montant approvisionn par observations/instructions
rapport la demande ; valides
Transmet lavis au Comptable avec instruction de
saisir les oprations comptables dapprovisionnement
du Compte du Programme ou de retrait du Sous
Compte Dsign.
D.5. Saisie de lavis de crdit ou de dbit et classement

A la rception de lavis, le Etablit la pice dallocation du Compte du Programme Avis de crdit et/ou
Comptable : et/ou de retrait du Sous Compte Dsign, en portant : avis de dbit +
le numro du journal, observations/instructions
valides
les imputations comptables le montant,
les rfrences de lavis, la date,
Soumet la pice accompagne de lavis la signature
du RAF ;
Enregistre lavis de crdit dans le journal Allocation Pices comptables et
du Compte du Programme et/ou lavis de dbit dans classement
le journal Banque Sous Compte Dsign, partir du
module Comptabilit Gnrale ;
Appose sur lavis le cachet de comptabilisation et y
mentionne ;
le numro du journal,
le numro de lcriture,
les comptes comptables,
la date.
Classe la pice accompagne de lavis de crdit et/ou
de dbit dans le chrono du journal correspondant
FIN 05 : Suite
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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
E. APPROVISIONNEMENT DES SOUS COMPTES DU PROGRAMME

Les Sous Comptes du Programme sont ouverts au niveau des Antennes par la DDI pour recevoir les
approvisionnements partir des Sous Comptes Dsigns et/ou des Comptes du Programme. Ils sont mouvements
par la signature conjointe des Chefs dAntennes (CAN) et des Assistants Administratifs et Comptables (AAC). Ils
sont destins assurer le paiement des factures des fournisseurs dans la zone dintervention des Antennes ;
Les Sous Comptes du Programme approvisionnent les caisses des menues dpenses FIDA/FFS au niveau des
Antennes ;
Les Antennes vont recevoir des avances de fonds en adquation avec le PTBA du Programme et suffisantes pour
couvrir les dpenses autorises sur une priode de trois (03) mois ;
Le rapprovisionnement des fonds se fera sur la base de la justification des dpenses effectues.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 06
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.3. Demande de Paiement Direct FIDA/FFS 2013

1. OBJET

Faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le FIDA en contrepartie des
fournitures livres, travaux ou prestations effectus.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour le paiement des factures ayant fait lobjet dun contrat ou dun march ou dune commande
pralablement approuv par le FIDA (procdures II ; Formulaires 100 et 101) pour des montants gaux ou suprieurs
100 000 USD.

3. REGLES DE GESTION

A chaque facture sont joints :


le B/C ou le Contrat ou le March,
le B/L du fournisseur ou le PV de rception.

Toutes les factures doivent porter les cachets :


du Programme (Assistante de Direction) avec un numro,
de certification et de liquidation.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Prparation de la DPD ;
Contrle des pices ;
Contrle des pices par le Comptable ;
Certification par le RAF ;
Certification par le Coordinateur;
Signature par le Reprsentant autoris ;
Transmission au MEEF, FIDA ;
Comptabilisation.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Prparation de la DPD


Sur instruction du RAF, le Prpare les factures rgler par paiement direct : les Factures et justificatifs
Comptable factures doivent :
porter le cachet du Programme,
tre certifies et liquides,
tre accompagnes du B/C, march ou contrat et
du B/L du fournisseur ou du PV de rception etc.,
tre accompagnes de lAvis de Non Objection du
FIDA.

4.2. Contrle des pices par le Comptable


Le Comptable : Fait diter automatiquement la DPD de paiement DPD et pices justificatives
direct au moyen du logiciel ainsi que la fiche de suivi
du contrat ;
Sassure que les factures sont conformes ;
Vrifie les pices devant accompagner les factures ;
Transmet la DPD + les factures au RAF.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 06 : Suite

4.3. Certification de la DPD par le RAF

Le RAF : Vrifie la situation du contrat (paiement dj effectu DPD vrifie, contrle et


sur le contrat) ; certifie
Contrle le formulaire SS1, les factures et les pices
jointes ;
Certifie les dpenses rgler sur les formulaires SS1 ;
Prpare une demande de dcaissement (formulaire
100) en cinq exemplaires ;
Transmet la DPD + les pices justificatives au
Coordinateur pour certification.

4.4. Certification de la DPD par le Coordinateur

Le Coordinateur :
Sassure que les dpenses rgler ont t certifies DPD vrifie, contrle et
par le RAF ; certifie
Certifie les dpenses.
4.5. Signature par le Reprsentant autorise de lEtat

Le Reprsentant autoris de Examine les DPD ; DPD vrifie, contrle,


lEtat : Appose ses signatures et cachet ; Approuve et signe
Retourne les DPD lUCP.

4.6. Transmission au FIDA et au Reprsentant autorise de lEtat

Aprs signature, la DPD est transmise au FIDA. Les DPD sont ventiles comme suit :
deux exemplaires de la DPD dont loriginal ainsi que les photocopies des pices justificatives sont adresss au FIDA
(Division du Contrleur et des Services Financiers CFS ). Une copie lectronique de la DPD est galement
transmise cette Division ladresse : <CFS_LG_WCA@ifad.org>,
un exemplaire de la DPD avec les photocopies des pices justificatives est transmis au Reprsentant habilit de
lEtat (DDI) ;
Un exemplaire est archiv la comptabilit avec les originaux des pices.

4.7. Comptabilisation

Le Comptable : Comptabilise la DPD (cf. procdures comptables) ; Fiche dimputation


Appose le cachet et le numro de la DPD sur les pices comptable
avant classement ;
Met jour le Registre des DRF/DPD. Registre des DRF/DPD

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 07
PADAER PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.4. Engagement Spcial FIDA/FFS 2013

1. OBJET

Faire payer les fournisseurs pour les biens et services imports par le Programme au moyen dune lettre de crdit
exigeant des garanties de remboursement.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique pour demander un engagement spcial du FIDA auprs de la banque situe dans le pays du
fournisseur (banque ngociatrice). Cette procdure est applicable pour lacquisition par le Programme des vhicules et
quipements (procdures III ; Formulaires 301, 302 et 303)

3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Demande de lettre de crdit auprs de la banque commerciale ;


Demande dengagement spcial.

Intervenants Activits Sources de vrification

3.1. Demande de lettre de crdit auprs de la banque commerciale

Sur instruction du
Demande la banque du Programme louverture dune Lettre de crdit
Coordinateur, le RAF : lettre de crdit auprs de la banque ngociatrice dans
le pays du fournisseur.
3.2. Demande dengagement spcial

Le Coordinateur Transmet ensuite au FIDA Documents viss

une demande dengagement spcial approuve et


signe par le Reprsentant autoris de lEtat
(DDI),
deux copies de la lettre de crdit fournie par sa
banque commerciale,
une copie du contrat ou du bordereau dachat
relatif au paiement devant tre effectu,

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 08
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.5 Contrepartie de lEtat 2013

1. OBJET

Saisine de la contrepartie prvue dans le cadre de la mise en uvre du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure concerne lexonration des droits et taxes.

3. REGLES DE GESTION

LEmprunteur fournit des fonds de contrepartie aux fins du Programme pour un montant approximatif de
8 664 000 USD, reprsentant lensemble des droits, impts et taxes grevant les biens et services qui seront
acquis par le Programme.
Ces lments seront pris en charge par lEmprunteur au moyen dexonration des droits et taxes sur les
importations et/ou en recourant la procdure de chques du Trsor.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Traitement de la facture du fournisseur ;


Paiement des droits et taxes.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Traitement de la facture du fournisseur

A la rception de la Procde au rglement du montant, hors toutes taxes, Facture, chque (hors taxes)
facture du fournisseur sur les fonds des prts (procdure de
et sur instruction du rglement/chque) ; Demande de paiement des
Coordinateur, le RAF : Etablit la demande de paiement des taxes et droits de taxes et droits de douane
douane ;
Transmet le dossier au Coordinateur.

Le Coordinateur : Procde aux vrifications dusage ; Dossier approuv et sign


Approuve et signe.
NB. Par la suite le fournisseur reoit son chque de
rglement de sa facture hors taxes et le dossier de
paiement des taxes et droits de douane est transmis la
DDI.
4.2. Paiement des droits et taxes

La DDI : Effectue les vrifications dusage ; Chque de rglement TVA


Emet un chque de rglement lordre du Receveur (Receveur)
des taxes indirectes pour la TVA ou lordre du Chque de rglement droits
fournisseur pour les droits de douane. de douane (fournisseur)

114
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 09
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.6 Contribution des Bnficiaires 2013

1. OBJET

Mobilisation et comptabilisation de la contribution des Bnficiaires.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique mensuellement pour la saisine de la contribution en nature (main duvre, matriaux de
construction, entretien) dans les amnagements hydro agricoles, la mise en place dunits pastorales, la ralisation
dinfrastructures de mise en march et lappui lentreprenariat rural.

3. REGLES DE GESTION

Il est mis en place, un systme cohrent de valorisation de la contribution en nature des Bnficiaires ;
Le systme permet aux Chefs dAntennes de collecter priodiquement les contributions des Bnficiaires ;
Le manuel dexcution/oprations devra prciser le systme mis en place.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Collecte de la contribution valorise ;


Contrle de cohrence de la contribution ;
Comptabilisation de la contribution.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Collecte de la contribution valorise

Le Chef dAntenne : Procde mensuellement au recensement et au calcul de Situation mensuelle des


la contribution sur toutes les activits sous revues contributions
Transmet les donnes aux Spcialistes Techniques et au
SSE.

Les Spcialistes Contrlent les donnes reues Situation contrle et


Techniques et le SSE : Prennent toutes les dispositions ncessaires pour ventuellement revue et
assurer leur conformit par rapport au DCP corrige
Transmettent les lments au RAF

4.3. Comptabilisation de la contribution

Le RAF : Vrifie la cohrence des informations Situation valide et


Transmet les lments au Comptable pour prise en comptabilise
charge dans la comptabilit

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 10
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.7 Tableau daffectation et de retrait des 2013
Fonds/FIDA/FFS

Le tableau ci-dessous dtermine les catgories de dpenses autorises finances par le financement, laffection des montants du financement chacune des catgories et le pourcentage
du montant des dpenses pour chaque article devant tre financ dans chacune des catgories :

Cat. Description Montants Montant allou Pourcentage de Compte Etat des Procdures Formulaires utiliser
allous Prt/FFS dpenses financer Dsign dpenses utiliser DRF Feuilles
Prt/FIDA (DTS) (Euros) rcapitulatives

I Gnie Civil et Rural 8 650 000 7 000 000 100% HT hors a) b) I, II, IV 100 101
contribution des
bnficiaires
II Equipements, Intrants, Moyens de transport 3 800 000 - 100% HT hors a) b) I, II, IV 100 101, 102
contribution des
bnficiaires
III Etudes, Formation, Information et Assistance 2 640 000 - 100% HT a) c) I, II, IV 100 101, 102
Technique
IV Prestation de Services 450 000 - 100% HT a) c) I, II, IV 100 101, 102

V Salaires et Indemnits 1 940 000 - 100% a) a) I, II, IV 100 101

VI Frais de Fonctionnement 700 000 - 100% HT a) a) I, IV 100 102

VII Non allou 2 020 000 - Non utilis comme catgorie pour le dcaissement

TOTAL 20 200 000 7 000 000


a) Toutes les dpenses HT = Hors Taxes
b) Toutes les dpenses infrieures lquivalent de 20 000 USD TTC = Toutes Taxes Comprises
c) Toutes les dpenses infrieures lquivalent de 10 000 USD

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MANUEL DE PROCEDURES FIN 11
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.8 Fiche de contrle des Demandes de Retrait 2013

Prt/FIDA N : Prt/FFS N : DRF N :

Formulaire 100
1. Numro de srie de la DRF
2. Montant de la DRF correspond celui des feuilles rcapitulatives numrotes
3. Imputation des catgories/sous catgories selon lAnnexe 2 de lAccord de financement
4. % de financement applicable chaque catgorie
5. Disponibilit des fonds sur les catgories et sur le compte du financement
6. Monnaie de paiement
7. Dtails complets et instructions bancaires exactes
8. Nom et adresse complets de la banque correspondante
9. Signs par les signataires autoriss des DRF
10. Tableau synthse montant par catgorie de la DRF
Relev des dpenses
1. Eligibilit des dpenses dclares
a) Infrieur au plafond financier autoris du relev des dpenses
b) Appliqu aux catgories particulires ligibles
2. Formulaire 102 sign par (personnel autoris du programma)
3. Formulaire 102 appuy par le formulaire 101 sign (pour les lments mentionns au
# 2 propos du plafond financier autoris)
Demandes de rapprovisionnement du Compte Dsign
1. Montants infrieurs aux allocations autorises (AA) (1 000 000 000 FCFA/FIDA et 700 000 000
FCFA/FFS)
2. Montant au moins gal 20% de lAA (200 000 000 FCFA/FIDA et 140 000 000 FCFA/FFS)
3. Taux de change utilis
4. Dtails complets des coordonnes bancaires et du compte
5. Rconciliation des Comptes Dsigns et des relevs bancaires
Pices justificatives (jointes le cas chant)
1. Copie du contrat
2. Copie de la facture
3. Copie de la garantie bancaire (pour paiement davance)
4. Copie des bordereaux de livraison
5. Copies des justificatifs de paiement
6. Formulaire 102 complt
7. Formulaire 101 complt
Passation de marchs
1. Non Objection du Fonds
Respect des conditions de dcaissement
Dpenses effectues/engages avant la date dachvement du Programme

Remarque :

Prpare par Certifie par

117
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 12
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.2. Mobilisation des ressources FEVRIER
5.2.10 Reconstitution des Comptes Dsigns 2013

1. OBJET

Assurer la traabilit des fonds mis disposition.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure est dclenche la fin de chaque mois et au moment de ltablissement des DRF (Procdure I ; Formulaire
104).

3. ETAT DE RAPPROCHEMENT

Titre du Programme : Programme dAppui au Dveloppement Agricole et lEntreprenariat Rural(PADAER)


Prt/FIDA N : 843-SN du 12/10/2011 Prt/FFS N : E-2-SN du 12/10/2011
NUMERO DE COMPTE : COMPTE SPECIAL N Banque

1. MONTANT AVANC PAR LE FIDA FCFA

2. MOINS: MONTANT TOTAL RECOUVERT PAR LE FIDA FCFA

3. GAL AU COURS ACTUEL DE LA SOMME AVANCE AU


COMPTE DSIGN (1-2) FCFA

4. SOLDE DU COMPTE DSIGN LA DATE


RELEV BANCAIRE JOINT FCFA

5. PLUS: SOLDE DU COMPTE DES OPRATIONS


PLUS: MONTANT EN ESPECE DANS LA CAISSE

Sous total de 5:
TOTAL SOLDES DU COMPTE DSIGN, COMPTE DU PROGRAMME,
COMPTE DES OPRATIONS ET ARGENT EN MAIN (4+5) FCFA

6. PLUS: MONTANT DES DPENSES ADMISSIBLES JUSTIFIES


DANS LA DEMANDE DRF JOINTE NUMRO FCFA

7. PLUS: MONTANT PAY DU COMPTE DSIGN, COMPTE D'OPRATION


MAIS N'AYANT PAS ENCORE T DEMAND
RAISON Montant admissible pour lequel aucune DRF n'a pas encore t prpare FCFA

8. PLUS: MONTANTS DJ DEMANDS MAIS PAS ENCORE CRDITES


LA DATE DU RELEV BANCAIRE ET DEMANDER APRS LA DATE DU RELEV BANCAIRE
DRF N Date FCFA MONTANT
DRF 63 FCFA
DRF 68 FCFA
TOTAL DES DEMANDES PRCDENTES PAS ENCORE CRDITS: FCFA

9. MOINS: INTRTS GAGNS CRDITS AU COMPTE FCFA

10. GAL MONTANT TOTAL DE L'AVANCE (N 4 N 9) FCFA


11 EXPLICATION DE TOUT CART ENTRE LES TOTAUX INDIQUS AUX LIGNES 3 FCFA
ET 10 CI-DESSUS
12. DATE:
SIGNATURES:
Nome: Nome:
Titre: Responsable Administratif et Financier Titre: Coordinateur

118
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
5.3. Gestion de la Trsorerie

Gestion des comptes bancaires FIN 13

Rglement de factures par banque FIN 14

Gestion de la caisse FIN 15

Approvisionnement de la caisse FIN 16

Rglement de factures par caisse FIN 17

Avances de fonds justifier FIN 18

Traitement des requtes de demandes de fonds des oprateurs partenaires FIN 19


et autres prestataires dappui

Gestion financire et comptable au niveau des antennes FIN 20

Plan de trsorerie FIN 21

Scurisation et rationalisation des oprations des comptes spciaux FIN 22

Liste de contrle des Etats Certifis des Dpenses (ECD) FIN 23

119
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 13
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.1. Gestion des comptes bancaires 2013

1. OBJET

Permettre une tenue des comptes bancaires du Programme conformment aux directives des bailleurs de fonds et
garantir une gestion fiable de la trsorerie.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique tous les comptes bancaires du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Les fonds verss dans les Comptes du Programme ne doivent pas tre utiliss dautres fins et ne doivent pas non
plus servir de garantie sans laccord pralable du Bailleur de fonds ;
Il est ralis un suivi individualis de chaque compte au moyen dun journal de banque par compte bancaire tenu
par le Comptable/Sige et par les Assistants Administratifs et Comptables/Antennes :

Dakar Sige Antenne Antenne Antenne


Tambacounda Kdougou Kolda Matam
FIDA
Compte Dsign FCFA Ouvert Non concern Non concern Non concern Non concern
Sous Compte Dsign FCFA Ouvert Non concern Non concern Non concern Non concern
Compte du Programme FCFA Non concern Ouvert Non concern Non concern Non concern
Sous Comptes du Programme FCFA Non concern Non concern Ouvert Ouvert Ouvert
FFS
Compte Dsign FCFA Ouvert Non concern Non concern Non concern Non concern
Sous Compte Dsign FCFA Ouvert Non concern Non concern Non concern Non concern
Compte du Programme FCFA Non concern Ouvert Non concern Non concern Non concern
Sous Comptes du Programme FCFA Non concern Non concern Ouvert Ouvert Ouvert

Le Comptable/Sige et les Assistants Administratifs et Comptables/Antennes disposent dun journal par banque
pour lenregistrement chronologique des missions de chques ;
Le journal de banque est arrt mensuellement par le Comptable et contrl par le RAF au sige, par les
Assistants Administratifs et Comptables/Antennes et contrls par les Chefs/Antennes ;
Les signataires des comptes sont :
pour les Comptes Dsigns : la DDI,
pour les Sous Comptes Dsigns et les Comptes du Programme : le Coordinateur et le RAF,
pour les Sous Comptes du Programme : les Chefs dAntennes et les Assistants Administratifs et Comptables.

Il est effectu mensuellement un rapprochement bancaire pour chaque compte partir des relevs de banque
obtenus auprs des banques respectives ;
Ltat de rapprochement est prpar au sige par le Comptable, contrl et valid par le RAF et approuv par le
Coordinateur ; au niveau des Antennes, par les Assistants Administratifs et Comptables avec le contrle des
Chefs dAntennes
Les chquiers en circulation sont conservs par le comptable/sige et les Assistants Administratifs et
Comptables/Antennes qui tablissent les chques ;
Les chquiers en stocks sont conservs par le RAF/sige et par les Chefs dAntennes
Lors de ltablissement des chques, le Comptable/sige et les Assistants Administratifs et
Comptables/Antennes remplissent galement les souches des chques afin de faciliter les contrles ultrieurs ;
Les chques annuls sont agrafs dans les chquiers ;
Le RAF et le Coordinateur/sige, les Chefs dAntennes et les Assistants Administratifs et Comptables/Antennes
visent galement les souches des chques utiliss au moment de la signature ;

FIN 13 : Suite
120
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
Tous les chques mis par le Programme sont enregistrs chronologiquement et de manire squentielle par
lAide Comptable/sige et les Assistants Administratifs et Comptables/Antennes dans des Registres ouverts
cet effet comprenant les informations suivantes :

N ordre,
Date denregistrement,
N du Chque,
Banque,
Date dmission du chque,
Bnficiaire,
Emargement.
Observations

121
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 14
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.2. Rglement des factures par banque 2013

1. OBJET

Rgler les factures en contrepartie des fournitures livres ou des prestations effectues la demande du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique aux rglements de factures par chque.

3. REGLES DE GESTION

Le rglement des factures se fait par programmation hebdomadaire ;


Les factures doivent tre certifies et liquides accompagnes dun B/C et dun B/L ;
Les factures ayant fait lobjet dun contrat doivent porter le numro du contrat ;
Les factures dun montant suprieur ou gal 100 000 FCFA doivent tre payes par chque ;
Le Comptable/sige et les Assistants Administratifs et comptables dtiennent les ordres de paiement en deux
(02) exemplaires :
original joindre la facture,
duplicata remettre au bnficiaire.

Toute facture rgle porte le cachet de paiement avec :


lidentification du Programme,
la date de paiement,
les rfrences de paiement.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Point des factures en instance ;
Choix des factures payer ;
Etablissement des chques de rglement ;
Signature des chques par les signataires autoriss ;
Paiement des fournisseurs.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Point des factures en instance

Le CPT et/ou lAAC : Fait le point des factures en instance de rglement et Factures
sassure quelles ont t certifies et liquides ;
Transmet les factures au RAF ou au CAN.

4.2. Choix des factures payer

Le RAF et/ou le CAN : Contrle les factures + B/C + B/L ; Listes des factures payer
Dcide des factures mettre en paiement en tenant
compte de la trsorerie disponible et de la date de
rception des factures lUCP ;
Retourne les liasses au CPT ou lAAC.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 14 : Suite

4.3. Etablissement des chques de rglement

Le CPT et/ou lAAC : Reoit les liasses du RAF ou du CAN en distinguant les
factures rgler ;
NB. Au niveau du sige, les liasses sont transmises lACO
Factures
via le CPT pour traitement

LACO et/ou lAAC : Etablit un chque et un ordre de paiement au nom de Chques et ordres de
chaque fournisseur payer par chque ; paiement
Transmet les chques et les ordres de paiement au
Comptable pour contrle et pour transmission au RAF
pour signature.
NB. Au niveau de lAntenne, lAAC appose sa signature et
transmet le dossier de rglement au CAN pour contrle et
signature

4.4. Signature des chques

Le RAF : Contrle la cohrence entre les montants des factures


et ceux ports sur les chques ; Liasses de rglement
Contrle les chques : contrles, valides et
chques et ordres de
montant en chiffres, paiement signs
montant en lettres,
nom du bnficiaire.

Vise la souche du chque ;


Signe les chques et les ordres de paiement ;
Transmet les chques et les ordres de paiement au
Coordinateur.

Le Coordinateur : Procde aux vrifications dusage ; Liasses de rglement


Vise la souche du chque ; contrles, valides,
Signe les chques et les ordres de paiement ; approuves et chques et
Transmet les chques et les ordres de paiement ordres de paiement signs
lACO via le CPT pour mise disposition.

4.5. Paiement des fournisseurs

LACO et/ou lAAC : Photocopie les chques et les ordres de paiement


(dossiers DRF tablir) ; Paiement dcharg
Paye les fournisseurs contre dcharge des ordres de
paiement ; Registre des contrats mis
Appose le cachet de paiement sur les factures rgles ; jour
Mentionne :
la date de paiement,
la rfrence du chque de paiement.

Remplit le Registre des chques mis ;


Joint loriginal du bordereau de remise la facture
rgle ;
Retourne le fonds du dossier au Comptable.
NB. Au niveau de lAntenne lAAC conserve son fond de
dossier

123
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 14 : Suite

Le Comptable et/ou lAAC : Enregistre les chques dans le brouillard de banque ; Imputation comptable saisie
Classe les factures rgles avec toutes les pices (B/C,
B/L, D/A, + Ordres de paiement) dans le chrono Classement des factures
Banque correspondant.

NB : Au niveau des Antennes, le processus de rglement par banque (choix des factures, tablissement des chques,
signatures, paiement des fournisseurs etc) est de la responsabilit des Assistants Administratifs et Financiers et des Chefs
dAntennes.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 15
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.3. Gestion des caisses 2013

1. OBJET

Assurer le fonctionnement des caisses du Programme tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique toutes les caisses du Programme.

3. REGLES DE GESTION

Il est cr au sige et au niveau de chaque Antenne, une caisse de menues dpenses par source de financement
(FIDA/FFS) ;
LACO/sige et la Secrtaire/Antenne tiennent les caisses espces qui servent financer les dpenses ligibles
au titre des activits finanables au moyen des ressources du Programme. Ils retracent les oprations dans des
brouillards de caisse ;
Lapprovisionnement des caisses espces est fait sur les fonds des Comptes et des Sous Comptes du
Programme ;
Les caractristiques des diffrentes caisses, sont fixes comme suit en F CFA.

Caisse FIDA Caisse FFS

Sige
Plafond 2 500 000 2 000 000
Seuil de rapprovisionnement 500 000 500 000
Montant maximum par dpense unitaire 99 999 99 999
Antennes
Plafond 1 500 000 1 500 000
Seuil de rapprovisionnement 300 000 300 000
Montant maximum par dpense unitaire 99 999 99 999

Les Fonds sont dtenus dans un coffre fort : au niveau du sige, lACO en connat la combinaison et en dtient
une clef ; le CPT connat la combinaison mais ne dtient pas de clef ; le RAF dtient une clef mais ne connat pas
la combinaison ; en cas dindisponibilit de lACO/Caissier, le coffre est ouvert par le RAF et le Comptable ; au
niveau de lAntenne, la SECA connat la combinaison et dtient une clef, lAAC connat la combinaison mais ne
dtient pas de clef ; le Chef dAntenne dtient une clef mais ne connat pas la combinaison. En cas
dindisponibilit de la SECA/Caissire, le coffre est ouvert par le CAN et lAAC ;
Les oprations de contrle de la caisse interpellent toute la filire de trsorerie ;
ACO/Comptable/RAF/Coordinateur/Sige et la SECA/AAC/CAN/Antenne :
la fin de chaque journe, lACO et/ou la SECA doit compter les espces quil dtient et sassurer que
le montant de lencaisse correspond au solde du brouillard ; tout cart devra tre port la
connaissance du Comptable et du RAF/sige et/ou lAAC/CAN/Antenne,
chaque demande de rapprovisionnement, le Comptable et/ou lAAC devra procder un contrle
de consistance encaisse/solde du brouillard : tout cart devra tre port la connaissance du RAF et
du Coordinateur/sige et/ou du CAN/Antenne,
la fin de chaque mois, il est tabli une fiche darrt de caisse en deux (02) exemplaires, signe par
lACO, le Comptable et le RAF/Sige et par lAAC/CAN/Antenne,
outre les autocontrles lACO et/ou de la SACA et les contrles de rapprovisionnement et de fin de
mois, du CPT/Sige et/ou de lAAC/Antenne, des contrles inopins doivent tre effectus par le
RAF/Coordinateur/Sige et par le CAN/Antenne,
tous les contrles de caisse devront tre visualiss dans le brouillard de caisse : date de contrle,
prpos au contrle, observations et signatures.

NB : Au niveau des Antennes, la caisse est tenue par la Secrtaire, sous le contrle de lAssistant Administratif et
Comptable et la supervision du Chef dAntenne..
MANUEL DE PROCEDURES FIN 16
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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.4. Approvisionnement des caisses 2013

1. OBJET

Approvisionner les caisses de menues dpenses du Programme pour assurer leur fonctionnement de faon rgulire.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure est applicable ds que les seuils de rapprovisionnement dfinis sont atteints.

3. REGLES DE GESTION

Un arrt de la caisse est effectu par le RAF/sige et les Assistants Administratifs et Comptables avant tout
rapprovisionnement;
La caisse est rapprovisionne concurrence du montant des dpenses justifies et des prvisions de dpenses
dans la limite du plafond autoris ;
La procdure est dclenche par lACO/sige et par la SECA/Antenne partir de la situation journalire de
caisse.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend pour chaque caisse les oprations suivantes :

Arrt de la caisse ;
Contrle de la caisse ;
Etablissement du chque de rapprovisionnement ;
Signature du chque par les Signataires autoriss ;
Encaissement.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Arrt de la caisse

LACO et/ou la SECA : Arrte la caisse ;


Inscrit dans le brouillard de caisse :
la date darrter,
le libell Arrt de caisse,
le solde des espces en caisse dans la colonne
Recettes.
Remplit la fiche darrt de caisse :
date darrter, Fiche darrt de caisse
solde initial de la caisse,
montant de lapprovisionnement reu,
montant des autres recettes,
total des Encaissements,
montant des dpenses justifies,
solde thorique,
solde en caisse,
cart.
Calcule la diffrence entre le solde thorique et le
solde en caisse et linscrit sur la fiche. Cette diffrence
doit tre nulle pour que la caisse soit exacte.

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M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 16 : Suite

4.2. Contrle de la caisse


Le CPT et/ou lAAC : Procde au contrle de la caisse sur la base :
de la fiche darrt prpare par le comptable,
du journal de caisse,
des pices de caisse,
des espces en caisse.
Contrle lexactitude de chaque montant inscrit sur la
fiche darrt :
Fiche darrt de caisse
solde initial arrt : doit correspondre au solde
contrle
en caisse au dernier,
approvisionnement : doit correspondre au total
des reus mis pour, les Recettes.
autres recettes : doit correspondre au total des
reus mis pour, les recettes.
sous-total : doit tre gal au total des montants
prcdents,
dpenses justifies : doit tre gal la somme
des dpenses supportes par des pices
probantes ( tre rapproch avec le total port
sur le relev des pices),
solde thorique : diffrence entre total recettes
et dpenses justifies,
solde en caisse : total des espces en caisse.
Valide larrt en signant la fiche darrt et la
retourne lACO.

4.3. Etablissement du chque de rapprovisionnement


LACO : Etablit le chque de rapprovisionnement son nom ;
Transmet le chque + la fiche dapprovisionnement +
larrt de caisse au RAF via le Comptable ;
Fiche de
rapprovisionnement et
Etablit le chque de rapprovisionnement au nom de chque y relatif
LAAC : la SECA et le signe ;
Transmet le chque + la fiche dapprovisionnement +
larrt de caisse au CAN.
4.4. Signature du chque
Le RAF e ensuite le Procdent aux contrles dusage, signent le chque et Fiche contrle
Coordinateur et/ou le CAN : visent la souche Chque sign
4.5. Encaissement
LACO et/ou la SECA : Encaisse le chque ; Pice de caisse recette
Etablit une pice de caisse - recettes quil fait viser par
le Comptable et signer par le RAF/Sige et/ou par Attestation de
lAAC et le CAN/Antenne ; reconstitution de Fonds de
Enregistre le rapprovisionnement en Recette dans caisse
le brouillard de caisse ;
Etablit une attestation de reconstitution de fonds de
caisse cosigne avec le Comptable et le RAF/Sige
et/ou lAAC et le CAN/Antenne.

NB : Au niveau de lAntenne, le processus dapprovisionnement des caisses (arrt, contrle, tablissement du chque,
signature, encaissement) est de la responsabilit de la Secrtaire, de lAssistant Administratif et Comptable et du Chef
dAntenne.
MANUEL DE PROCEDURES FIN 17
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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.5. Rglement des factures par caisse 2013

1. OBJET

Rgler en espces les factures reues par le Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique chaque semaine pour le rglement en espces des fournisseurs en contrepartie des travaux ou
prestations effectus ou des fournitures livres.

3. REGLES DE GESTION

Le RAF prend contact avec les fournisseurs locaux pour expliquer la procdure afin que ceux-ci acceptent de
livrer les articles commands par le Programme et de se faire payer lUCP. Cela contribuera rduire les
frquentes demandes dallocation de fonds pour achats au comptant ;
Seules les factures certifies, liquides et payables en espces sont rgles par cette procdure (montants
infrieurs ou gaux 99 999 F CFA).

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :


Regroupement des factures ;
Visa des factures;
Paiement des fournisseurs.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Regroupements des factures

LACO et/ou la SECA : Regroupe les factures rgler ; Factures


Etablit les pices de caisses (ordres de paiement) ;
Transmet la liasse (factures et ordres de paiement) au Ordres de paiement
RAF via le Comptable et/ou lAAC.

4.2. Visa des factures par le RAF

Le RAF et/ou lAAC : Sassure que les factures rgler sont certifies et Factures contrles
liquides ;
Vise les factures et signe les pices de caisse (ordres de Ordres de paiement signs
paiement) ;
Appose le cachet Bon A Payer sur les factures ;
Retourne la liasse lACO pour paiement via le
Comptable/Sige et/ou la SECA/Antenne.

4.3. Paiement des fournisseurs

LACO et/ou la SECA : Paie les fournisseurs qui acquittent les factures et Factures acquittes
margent les pices de caisse (ordres de paiement) ;
Appose le cachet de paiement sur chaque facture
rgle ;
Enregistre les paiements dans le brouillard de caisse ;
Classe les factures acquittes dans les pices de caisse.

NB : Au niveau de lAntenne, le rglement des factures par caisse (regroupement des factures, visa et paiement) est de la
responsabilit de la Secrtaire et de lAssistant Administratif et Comptable.
MANUEL DE PROCEDURES FIN 18
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5.3.6. Avances de fonds justifier 2013

1. OBJET

Mettre en place un dispositif davance de fonds permettant une gestion oprationnelle des activits

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique aux fonds avancs :

A lACO/sige et la SECA/Antenne pour les achats effectuer au comptant et portant sur les D/A approuves ;
Au personnel en mission pour les dpenses relatives, entre autres, lentretien des vhicules, au page etc.

3. REGLES DE GESTION

Les fonds avancs lACO/sige et la SECA/Antenne doivent tre justifis dans les 24 heures ouvrables ;
Les fonds avancs au personnel pour les dpenses effectuer lors des missions doivent tre justifis dans les 72
heures ouvrables ;
LACO/sige et la SECA/Antenne sont les seuls habilits effectuer les achats au comptant au moyen des
fonds mis leur disposition ;
Toute allocation de fonds suprieure ou gale 50.000 FCFA requiert la double signature du RAF et du
Coordinateur/Sige ; de lAAC/CAN/Antenne ;
Pour les dpenses infrieures ou gales 49 999 FCFA, les fonds sont dcaisss sur la base des D/A
approuves ;
Toutes les avances de fonds sont comptabilises en dbitant les bnficiaires. Leurs comptes sont solds aprs
justification des fonds perus.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procdure comprend les oprations suivantes :

Demande dallocation de fonds ;


Validation ;
Approbation ;
Mise disposition des fonds ;
Justification des fonds.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Demande dallocation de Fonds (dpenses infrieures ou gales 49 999 FCFA)

LACO et/ou la SECA : Remplit une fiche davance de fonds pour achat Fiche davance
comptant vise par le Comptable/Sige et/ou
lAAC/Antenne.

4.2. Validation

Le RAF et/ou le CAN : Approuve la sortie de fonds, en signant la fiche. Fiche davance approuve et
signe
4.3. Approbation

Le Coordinateur : Approuve et autorise le dcaissement en cosignant la Fiche davance valide,


fiche approuve et signe

129
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 18 : Suite

4.4. Mise disposition des Fonds

LACO et/ou la SECA : Rcupre les fonds en margeant la fiche ; Fiche davance marge
Enregistre lopration dans le brouillard sous le
contrle du Comptable/Sige et/ou lAAC/Antenne ;
Classe la fiche davance de fonds dans le chrono des
pices de caisse.

4.5. Justification des Fonds reus

Aprs avoir effectu les Prsente au Comptable/RAF/Sige et/ou lAAC/CAN Fiche davance justifie
achats, lACO et/ou la SECA : les pices justificatives des dpenses effectues pour Reu de reversement
visa ;
Reverse ventuellement le reliquat des fonds contre
un reu dlivr par le Comptable/Sige et/ou
lAAC/Antenne.

NB : Au niveau de lAntenne, des avances de fonds justifier (allocation, validation, approbation, mise disposition,
justification) sont de la responsabilit de la Secrtaire, de lAssistant Administratif et Comptable et du Chef dAntenne.

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MANUEL DE PROCEDURES FIN 19
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.7. Traitement des requtes de demandes de fonds 2013
des Oprateurs Partenaires et autres Prestataires
dappui

1. OBJET

Dcrire le processus de traitement des requtes de demande de fonds prsentes par les Oprateurs Partenaires
Stratgiques et autres Prestataires dAppui.

2. APPLCATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique de faon trimestrielle aux demandes de fonds envoyes par les Oprateurs Partenaires
Stratgiques et autres Prestataires dAppui de mise en uvre dans le cadre de lexcution des conventions et contrats.

3. REGLES DE GESTION

Les requtes devront parvenir lUCP au moins 10 jours avant la fin du trimestre en cours. Elles sont bases sur
les dpenses prvisionnelles du trimestre venir ;
Les requtes doivent tre accompagnes du dossier de justification des fonds reus antrieurement. Les
photocopies vises des pices de dpenses compltes (DA, BC, BL, facture) et des moyens de paiement doivent
faire partie intgrante du dossier de justification ;
Aprs contrle du dossier de justification, il est fait notification du rsultat du contrle oprateur concern :
montants rcuser ou insuffisamment justifis et motifs ; montants retenus comme justifis ; montant mettre
disposition ;
Les requtes doivent tre traites dans les meilleurs dlais afin que les fonds soient disponibles au niveau de
loprateur/prestataire au plus tard le 05 du premier mois du trimestre venir ;

Le contrle des requtes de demande de fonds est de la responsabilit du RAF avec la validation des aspects : i)
techniques, par les Spcialistes Techniques et le Spcialiste Suivi/Evaluation ; ii) de passation des marchs, par le
SPM.
Cette procdure davance de fonds et de justification permet de sassurer in fine que seules les activits
rgulirement programmes et excutes sont payes.

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Examen de la cohrence technique du dossier de justification ;


Examen de la cohrence financire du dossier de justification et de la validit des pices justificatives ;
Approbation du dossier de justification ;
Mise disposition.

Intervenants Activits Sources de vrification

4.1. Examen de la cohrence technique du dossier de justification

Les Spcialistes Techniques : Examinent lensemble du dossier ;


Sassurent dabord de lexcution des activits du
trimestre prcdent ;
Sassurent que les activits programmes pour le Dossier de justification revu
trimestre suivant sont conformes au PTBA, techniquement et vis par
Donnent leur avis sur les activits excutes et celles les ST (Rapport dexcution
excuter avec ventuellement les amendements de la priode prcdente ;
prendre en compte ; prvisions pour la priode
Transmettent leur avis, leurs observations et le dossier suivante)
au RSE.

FIN 19 : Suite
131
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
Le SSE : Examine la cohrence et la consistance du dossier par
rapport la programmation des activits du Dossier de justification revu
Programme ; techniquement et vis par le
Donne son avis avec ventuellement les amendements RSE (Rapport dexcution de
prendre en compte ; la priode prcdente ;
Vise le dossier ; prvisions pour la priode
Transmet le dossier au RAF. suivante)

4.2. Examen de la cohrence financire du dossier de justification et de la validit


des pices justificatives

Le SPM : Sassure de la cohrence du dossier par rapport aux


procdures de passation de marchs et de
contractualisation ;
Fait des commentaires ventuels et vise le dossier.

Le RAF : Sassure que le dossier de justification comporte tous


les lments requis ;
Sassure que le montant justifi a pris en compte
correctement tous les lments du dossier prsent ;
Vrifie que les pices de dpenses sont compltes et
suffisamment probantes ;
Vrifie que les pices de dpenses sont ligibles, Dossier de justification vis
programmes dans le PTBA et dans la requte de fonds par le SPM et valid par le
qui avait t soumise pour la priode concerne ; RAF (Rapport dexcution de
Vrifie que les pices portent tous les visas et la priode prcdente ;
autorisations requis ; prvisions pour la priode
Effectue le contrle arithmtique au niveau des pices suivante)
justificatives ;
Vrifie la concordance entre les pices justificatives et
les moyens de rglement ;
Identifie les pices rcuser ou insuffisamment
justifies ;
Dresse une liste de ces pices avec le motif de leur
rejet ;
Dtermine le montant total rcuser ;
Identifie les pices accepter ;
Dresse la liste de ces pices ;
Dtermine le montant total accepter ;
Vrifie la cohrence de la prvision des dpenses
trimestrielles par rapport au PTBA ;
Sassure que le formulaire de requte a t
correctement rempli ;
Vise le dossier ;
Transmet lensemble du dossier au Coordinateur.

4.3. Approbation du dossier de justification

Le COOR : Examine lensemble du dossier pour approbation ;


Donne son avis avec ventuellement les amendements Dossier de justification vis
prendre en compte ; par le SPM, valid par le RAF
Approuve le dossier ; et approuv parle COOR
Transmet le dossier au RAF pour ltablissement du (Rapport dexcution de la
moyen de rglement. priode prcdente ;
prvisions pour la priode
suivante)

132
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 19 : Suite

4.4. Mise a disposition

Le RAF : Prpare un projet de lettre, la signature du


Coordinateur, pour informer loprateur du rsultat
du contrle effectu sur la requte et sur les pices Projet de lettre
justificatives qui laccompagnent (excution du PTBA
de la priode prcdente, prvisions PTBA de la
priode suivante, pices supportant les dpenses,
montant rcus, montant accept comme justifi) et
du montant qui lui sera mis disposition ;
Transmet le dossier au CPT pour prparation de la mise
disposition des fonds.

Le CPT : Instruit le dossier de paiement ; Ordre de paiement, chque


ou virement

133
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 20
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.8. Gestion financire et comptable 2013
au niveau des Antennes

1. OBJET

Prciser les modalits de gestion des Antennes.

2. REGLES DE GESTION

Les Antennes reoivent des dotations trimestrielles de fonds ;


Les fonds sont virs dans les Sous Comptes du Programme ouverts cet effet et spcialiss par type de
financement (FIDA/FFS) :

Antenne Kdougou Comptes bancaires Kdougou


Antenne de Kolda Comptes bancaires Kolda
Antenne de Matam Comptes bancaires Matam

Des caisses de menues dpenses sont en place ;


Les fonds de pouvoirs signataires sont les Chefs dAntennes et les Assistants Administratifs et Comptables ;
La gestion administrative, financire et comptable des Antennes obit aux mmes rgles oprationnelles que
celles pratiques au sige et fondes sur les diffrentes procdures dictes ;
Pour chaque axe fondamental de gestion, les Chefs dAntennes et les Assistants Administratifs et Comptables
sont tenus de se rfrer aux procdures correspondantes du manuel pour la mise en uvre des oprations.

3. RAPPORT FINANCIER

Un rapport de justification des budgets trimestriels est labor par chaque dpartement. Il est justifi
mensuellement sur la base des lments ci-aprs :

Justificatifs : DA/BC/BE/factures certifies/contrats


Relevs de comptes bancaires ;
Journaux de banque ;
Rapprochements bancaires ;
Brouillards et arrts de caisse ;
Etats de carburant ;
Situations des engagements ;
Suivi des missions
Situations des contrats.

Le rapport est labor et sign par lAssistant Administratif et Comptable ; il est contresign par le Chef
dAntenne ;
Le rapport est transmis au Sige au plus tard le 10 du mois suivant.

134
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 21
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.9. Plan de trsorerie 2013

1. PRINCIPE

Le plan de trsorerie est tabli sur une base mensuelle avec une projection trimestrielle. Pour en assurer une meilleure
matrise, le plan doit tre coupl avec un suivi hebdomadaire de la trsorerie.

2. ARTICULATIONS DU PLAN DE TRESORERIE

Un plan de trsorerie comporte les lments suivants : cf tableau de prsentation.

Ressources :
o disponibilits : solde de trsorerie initial : caisses et banques ;
o recettes/encaissements prvisibles de la priode ;

Emplois :
o Dpenses/dcaissements prvisibles de la priode.

Solde de trsorerie final :


o excdent de trsorerie ;
o dficit de trsorerie.

3. AXES PRATIQUES DELABORATION DU PLAN DE TRESORERIE

3.1 RESSOURCES

3.1.1 Solde de trsorerie initial

Le solde initial correspond la somme des soldes de tous les comptes bancaires et de caisses au dbut de la priode.

a)- comptes bancaires :

Tous les comptes bancaires sont concerns : comptes principaux et comptes de relais :

o FIDA ; Compte Dsign, Sous Compte Dsign, Compte du Programme et Sous Comptes du
Programme (FCFA) ;
o FFS ; Compte Dsign, Sous Compte Dsign, Compte du Programme et Sous Comptes du
Programme (FCFA).

Les soldes tels quils ressortent des relevs bancaires doivent tre rapprochs ceux de la comptabilit.
En cas de non disponibilit de relevs bancaires et pour viter tout retard dans ltablissement du plan
de trsorerie, il convient dobtenir les renseignements par tlphone qui seront valids par la suite.

b)- caisses de menues dpenses :


tous les soldes des caisses sont concerns ;
les soldes des brouillards de caisses doivent tre valids avec les encaisses relles.

135
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 21 : Suite

3.1.2. Recettes/Encaissement de la priode

a)- encaissements prvisibles de DRF :


encaissement de DRF recevoir au cours de la priode partir du compte du mme nom par
ltablissement dune prvision dencaissement partir du niveau de traitement de la DRF et des dlais
imposs par les procdures de mobilisation :

o signature au niveau du Reprsentant de du Bnficiaire ;


o traitement au FIDA ;
o annonce de la date de valeur FIDA.

projection de DRF tablir durant la priode partir du compte de mme nom et de celui des dpenses
engags non encore payes et apprcier celles qui seront payes durant la priode.

b)- contreparties nationales encaisser durant la priode :

En fonction du degr davancement dans le processus dengagement et de rglement, apprcier la contrepartie


encaisser durant la priode.

c)- principe de prudence :

Les prvisions dencaissement devront respecter le principe comptable de prudence.

3.2 EMPLOIS :

Il sagit de recenser tous les paiements/rglements exigibles sur les Comptes en cours de la priode, portant sur les
dpenses :
antrieures la priode : lments chus ;
de la priode : lments chants pendant la priode ;
postrieures la priode : lments choir hors de la priode mais pour lesquels des avances et acomptes
sont requis.

Il ressort de ce qui prcde quil faut tablir des choix et procder un arbitrage entre certaines dpenses rgler pour
assurer une prise en charge cohrente des lments par rapport aux ressources qui pourraient tre disponibles.

Les factures exigibles payer :

Sur la base de la liste des factures en instance dment certifies conformes par les instances concernes et
accompagnes des justificatifs probants, procder au choix des factures payer durant la priode.

Cet arbitrage sera effectu par le Coordinateur et le RAF en fonction du degr dexigibilit du rglement de la facture et,
des facteurs suivants :
anciennet de la facture : dlai de rglement largement dpass, hors dlai contractuel ;
risque de poursuite judiciaire et de saisie ;
risque de blocage dactivit suite non payement ;
risque de dmotivation des partenaires et autres prestataires etc.

3.2.2. Les charges rcurrentes de la priode notamment :


les salaires, accessoires et primes de lUCP ainsi que les cots de fonctionnement des facilitateurs et de leurs
quipes ;
le carburant, lentretien/rparation des vhicules et motos ;
les utilits : eau, lectricit ;
les frais de communication : tlphone, fax, E-mail ;
les frais de mission ;
les loyers et charges locatives ;
les fournitures de bureau etc.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 21 : Suite

3.2.3 Les contrats antrieurs la priode non encore facturs et dont les factures vont tomber durant la priode et faire
lobjet de rglement.

3.2.4. Les contrats mettre durant la priode : avances, acomptes ou rglements dfinitifs.
3.2.5. Les prvisions de dpenses des diffrents Services/Antennes : et ncessitant des dcaissements au cour de la
priode ; ces dpenses devront pralablement tre approuves par le Coordinateur avant leur intgration dans le plan
de trsorerie.

3.3 SOLDE DE TRESORERIE FINAL :

Il est la rsultante de :

Solde initial + Ressources Emplois = Solde de trsorerie final pouvant se traduire soit par un excdent de trsorerie
soit par un dficit de trsorerie.

3.4. EXCEDENT DE TRESORERIE :

revue de consistance des ressources et validation : reconduction des montants initiaux ou rduction ;
en cas de reconduction des montants initiaux (excdent valid), revue la hausse des prvisions de
dcaissement.

3.5. DEFICIT DE TRESORERIE :

revue de consistance des ressources et des emplois ; si statu quo, ngocier exceptionnellement des dcouverts
bancaires sous non objection du FIDA. En effet, le fait de recourir des dcouverts bancaires constitue un
relvement de fait et non autoris du Compte Dsign.

3.6. SOURCES DINFORMATIONS

Llaboration dun plan de trsorerie interpelle, au-del du service administratif et financier, tout lencadrement dun
Programme. Une collecte rationnelle dinformations valides est ncessaire pour assurer la consistance des diffrents
lments du plan. A cet gard, le tableau prsent ci-dessous donne les indications ncessaires un recensement
exhaustif des donnes de base requises.

FIN 21 : Suite
137
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
Elments dinformations Sources de vrification Responsables en charge Responsables
supervision et
contrle
RESSOURCES :
Soldes bancaires rapprochs Relevs bancaires, journaux CPT/AAC RAF/CAN
de banque
Soldes rapprochs des caisses Brouillards de caisses, ACO/SECA CPT/AAC
journaux de caisses,
encaisses relles
Encaissements prvisibles de DRF
Niveau signature Reprsentant RAF Coordinateur
du Bnficiaire
Niveau FIDA/Rome RAF Coordinateur
Niveau Banque RAF Coordinateur
EMPLOIS :
Factures exigibles payer Comptes CPT/AAC RAF
fournisseurs/prestataires et
chanciers
Charges rcurrentes de la priode Elments du PTBA RAF Coordinateur
Contrats antrieurs la priode Comptabilit engagements, RAF Coordinateur
contrats signs, fiche de
suivi de contrats, registres
des contrats
Contrats mettre pendant la Elments du PTBA et/ou RAF/ST/CAN Coordinateur
priode fiches de programmation
Prvisions des dpenses des diffrents Elments du PTBA et/ou RAF/ST/CAN Coordinateur
Composants/Services fiches de programmation

4. VALIDATION ET APPROBATION

Le plan de trsorerie valid avec les ST/CAN/SSE, doit tre approuv par le Coordinateur.

5. DIFFUSION

Une fois approuv, le plan de trsorerie doit tre diffus auprs des intresss.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 21 : Suite

6. TABLEAU DE PLAN DE TRESORERIE (EN MILLIERS DE FCFA)

Mois 1 Mois 2 Mois 3 Totaux


A SOLDE TRESORERIE INITIAL AAAAA
CD/SCD/CP/SCP/FIDA (FCFA) XXXXX
CD/SCD/CP/SCP/ FFS (FCFA) XXXXX
Caisses menues dpenses : FIDA /FFS (FCFA) XXXXX

B ENCAISSEMENTS PREVISIBLES BBBBB


B1 FIDA B1
DRF N. XXXXX
DRF N . XXXXX
B2 - Reprsentant du Bnficiaire B2
DRF N . XXXXX
DRF N . XXXXX
B3 - UCP B3
DRF en instance N .
DRF prparer N .. XXXXX

C -TRESORERIE : disponible/prvisible A+B=C

D DECAISSEMENTS CCCCC
* Factures exigibles XXXXX
* Charges rcurrentes XXXXX
* Contrats antrieurs XXXXX
* Contrats mettre XXXXX
* Prvisions dpenses ST/Antennes XXXXX

E SOLDE TRESORERIE FINAL CD=E

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 22
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.10. Scurisation et rationalisation des oprations des 2013
Comptes Dsigns

1. OBJET
Les lments prsents ci-aprs ont pour but de rationaliser les oprations sur les Comptes Dsigns, de scuriser toutes
les oprations de rglement avec la cl, la visualisation des pr-requis ncessaires la rationalisation et la
scurisation.
2. REGLES DE GESTION
2.1. Rationalisation des oprations sur le Compte Dsign

Etablir une DPD chaque fois que cela est possible, dans les conditions tablies dans la lettre lemprunteur, c'est--
dire avec le minimum requis de 100 000 USD par demande de paiement.
Assurer une cadence rgulire, au moins mensuelle, dtablissement des DRF, dans les conditions tablies dans la
lettre lEmprunteur, c'est--dire hauteur de 20% minimum 30% maximum du Compte Dsign :
photocopier, au fur et mesure des paiements, les liasses de rglement et procder leur classement dans
une chemise DRF tablir avec des sous chemises/catgorie ;
assurer un suivi priodique, durant le mois, du niveau des dpenses rgles sur les Comptes Dsigns et
ds que les seuils sont atteints, procder ldition de la liste de la DRF soit sur la base du module DRF des
diffrents logiciels en place, soit par le biais du compte DRF tablir ;
procder ltablissement des diffrents documents et la mise en signature, sous rserve de la limite des
seuils ; il faudra faire en sorte que la DRF relative aux dpenses rgles du mois soit tablie, signe par le
Coordonnateur et le RAF, approuve par le Reprsentant autoris transmise au FIDA avant le 15 du mois
suivant.
Mettre en place un systme de suivi bancaire mensuel permettant de visualiser les rglements effectus par banque
et les DRF correspondantes ; la mise jour du suivi bancaire permettra dassurer le contrle efficace et en temps
rel des rglements des Comptes Dsigns ayant fait lobjet dune DRF et de toutes celles en attente ;
Effectuer la fin de chaque mois la reconstitution des Comptes Dsigns (la reconstitution la fin de chaque
trimestre devra tre envoye au FIDA) et, expliquer immdiatement tous les carts dgags (ne pas diffrer les
recherches y relatives) ; dans ce cadre :
cerner les avances/acomptes au personnel, aux fournisseurs, les autres dbiteurs et les crditeurs
divers ;
dtailler les prfinancements assurs par les Comptes Dsigns FIDA pour le compte de la contrepartie
de lEtat sil y a lieu ; en termes de facilitation, mettre en place le compte y relatif et les schmas
dcriture comptables correspondants ;
tablir les prfinancements assurs par les Comptes Dsigns FIDA pour le compte dautres co-
bailleurs (sil y a lieu) ; mettre en place les comptes y relatifs et les schmas dcriture comptables
correspondants ;
vrifier travers les suivis bancaires dment jour les factures rgles non encore demandes en
remboursement ; rapprocher avec le compte DRF tablir ;
tenir compte du compte DRF recevoir ;
tenir un tableau des carts entre les montants des DRF mises et ceux des DRF reues et en tenir
compte pour la reconstitution des Comptes Dsigns.
Prciser dans les TDR des missions daudit la ncessit de valider la reconstitution des Comptes Dsigns arrte au
31/12 dans lanne de rfrence et de formuler une opinion sur les carts ventuels dgags ; valider le systme mis
en place pour assurer les reconstitutions priodiques des Comptes Dsigns.

2.2. Scurisation des oprations de rglement

Ngocier des dlais de rglement avec les fournisseurs et viter autant peut se faire des paiements immdiats
dont la frquence constitue une contrainte pour une gestion correcte de la trsorerie eu gard aux dlais de
mobilisations des ressources imposs par les procdures ; les dlais ngocier avec les fournisseurs et autres
prestataires de services pourraient tre de 30 60 jours, fin de mois ou date de facturation ;
Etablir des plans de trsorerie mensuels avec des projections trimestrielles.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 22 : Suite

2.3. Pr requis

Elaborer, en mme temps que le PTBA annuel de chaque Projet, un plan prvisionnel de dcaissements
compatible avec le planning des activits ;
Matriser le processus de passation des marchs et respecter les dlais objectifs rglementaires ; tablir en
consquence un plan de passation des marchs pour chaque Projet compatible avec le plan prvisionnel de
dcaissements, sur la base du PTBA approuv et en suivre lexcution. Une programmation rigoureuse des
marchs permet de scuriser la conduite du plan de trsorerie ;
Matriser les oprations financires et comptables de manire avoir une comptabilit jour, au mois le mois ;
les oprations comptables du mois doivent tre boucles au plus tard le 15 du mois suivant, avec la production
de tous les tats de synthse et des extrants vrifiables.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES FIN 23
PROCEDURES FINANCIERES REDIGE REVISE LE
PADAER 5.3. Procdures de Trsorerie FEVRIER
5.3.11. Liste de contrle des Etats Certifis des Dpenses 2013
(ECD)

1. OBJET
Chaque mission de supervision procde la vrification de la validit des dpenses effectues dans le cadre de lECD.
L'examen de lECD peut aboutir des conclusions telles que i) labsence/ inadquation de pices justificatives, ii) des
dpenses non admissibles et iii) application de pourcentages errons.

2. PRINCIPES DORIENTATION

La mthodologie et la liste de contrle dcrites ci-dessous sont conues pour prsenter les actions les plus pertinentes
entreprendre et les questions qui seront poses par le spcialiste en gestion financire lors de l'examen. Le Spcialiste va :

Identifier et slectionner un chantillon alatoire dECD de chaque demande de dcaissement couvrant toutes les
catgories et au moins un pourcentage reprsentatif de la valeur totale des dpenses effectues au titre des ECD ;
Examiner toutes les pices justificatives pour de l'chantillon ;
Documenter toutes les divergences et les dpenses non admissibles releves lors de l'examen et en discuter avec le
Responsable Administratif et Financier et le Coordonnateur du projet ;
Dterminer si les seuils des ECD sont adquats et refltent le risque du projet.

3. REGLES DE GESTION

A tout moment les lments de la liste de contrle doivent tre en adquation avec la prise en charge des ECD ;
Les contrles doivent tre systmatiques :
au moment de llaboration des DRF,
la fin de chaque mois avec les contrles comptables usuels,
au moment de larrt annuel des comptes.
Les revues seront effectues par le RAF, le Coordonnateur et le Comptable, chacun en ce qui le concerne.

Liste de contrle

Elment ECD Commentaires


1. Les dpenses sont-elles comptabilises correctement dans les
livres et les rapports financiers du projet ?
Les ECD peuvent-ils tre rconcilis avec la documentation
pertinente (chques, par exemple)?
Est-ce que la prsentation de l'information des ECD permet un
accs rapide aux fichiers pour l'examen et laudit?

2. Les factures sont-elles estampilles pay ?

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 23 : Suite

3. Examen des pices justificatives des paiements ; pour tous les


cas dcrits au point (ii) (v) ci-dessous, assurer l'existence de:
un contrat ou un bon de commande sign - indiquant le
montant qui est exigible
un accus de rception, la facture ou la performance
une garantie bancaire pour paiement anticip, tel que
spcifi dans le cahier des contrats
une garantie bancaire pour la performance, tel que spcifi
dans le cahier des contrats
des copies des communications envoyes par le directeur
du programme de pays du FIDA l'agence responsable du
projet fournissant la non objection (que ce soit avant ou
aprs) pour l'attribution du contrat,
la preuve de paiement / les relevs bancaires
les registres comptables d'approbation, les dcaissements
et les soldes disponibles
les documents d'approvisionnement (documents de
soumission, d'invitation, d'valuation, d'attribution,
annonce dans le journal), si applicable.
Pour le paiement des marchandises, en plus de (i) ci-dessus,
assurer l'existence de:
la facture d'un fournisseur, dment certifie pour le
paiement par le directeur du projet - en prcisant les
produits, leurs quantits et les prix
les documents des lettres de transport ou similaires, et des
documents d'expdition ou d'importation et les certificats
d'inspection, si applicable
un certificat de livraison, incluant ventuellement la
condition des marchandises la livraison.

Pour le paiement de services de consultants et d'autres


services, en plus de (i) ci-dessus, assurer l'existence de:
Une facture du fournisseur ou du consultant, dment
certifie et indiquant suffisamment de dtails pour le
paiement par le directeur du projet. Si ces services ont trait
l'importation de marchandises (pour les paiements par
exemple, de fret et d'assurance), une rfrence adquate
devrait tre accorde pour permettre au Fonds de relier
chacun de ces lments des biens dont le cot a t ou
doit tre financ la date de clture du financement, et
un certificat de livraison, le cas chant, des services
satisfaisants.

Pour les paiements de rtention des travaux de gnie civil, en


plus de (i) ci-dessus, assurer l'existence de:
une demande de l'entrepreneur, y compris un rapport
financier, indiquant le travail effectu et le montant d;
un certificat - sign par les consultants du projet ou du
reprsentant du propritaire, le cas chant, ou par un
officier de l'emprunteur ingnieur en chef ou un rsident
ingnieur de supervision affect au projet attestant que le
travail effectu est satisfaisant et le paiement rclam est
d conformment aux les termes du contrat, et
une copie du formulaire de suivi des contrats paiement
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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
FIN 23 : Suite (formule C-11) signe en original par l'agent de certification.
NB : Rviser la documentation des paiements pour les lignes de
crdit:

Accord auxiliaire avec les parties du projet (i.e. organisations,


banques entreprises etc.)

Les preuves d'activits tel que dcrit dans l'accord auxiliaire


et / ou tout sous-contrat

Relev bancaires avec vidences de flux de fonds


Pour les cots rcurrents, (cots de fonctionnement et les
salaires du personnel de lUnit de mise en uvre du projet),
en plus de (i) ci-dessus, assurer l'existence de:

Les registres des cots rcurrents

4. Question traiter l'examen sont les suivants:


4.1 La documentation est facilement accessible?
4.2 Est-il indiqu que la dpense a t approuve par une
personne autorise?
4.3 Est-il dans sa forme originale?
4.4 Est-ce pour le projet concern?
4.5 Les calculs sont-ils corrects, y a-t-il des erreurs ou des
altrations?
4.6 Les catgories et les pourcentages de dcaissement sont-ils
utiliss correctement?
4.7 Y a-t-il des factures en double?
5.
Vrifier l'admissibilit des dpenses. L'examen dtermine si les
dpenses sont correctement prises en charge et sont ligibles pour le
dcaissement du FIDA, conformment aux accords juridiques.
6.
Dterminer si des paiements ont t effectus avant la rception du
bien ou de la prestation de services, et si oui, est-ce compatible avec
les dispositions du contrat?
7.
Les paiements dpassant les limites des ECD doivent tre pleinement
justifies avec la documentation correspondante.

Vrifiez les paiements pour les articles qui ne sont pas fournis en
8.
conformit avec les accords juridiques ou avec les contrats signs,
tels que:
Les paiements pour les articles non spcifis dans la
convention de financement et le PTBA, y compris le plan de
passation de march approuv par le FIDA;
Les paiements faits avant la signature du crdit ou avant la
date d'ligibilit spcifie pour le financement rtroactif;
Les engagements pris avant la date d'achvement (excluant
la liquidation des dpenses) et les paiements effectus pour
les dpenses engages aprs la date de clture;

144
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
SECTION 6

PROCEDURES COMPTABLES

6.1. Organisation et systme comptables

Principes comptables CPT 01

Comptabilit informatise/comptabilits intgres CPT 02

Journaux comptables et systmes de classement des pices CPT 03

Cadre comptable et systme de codification CPT 04

Liste des comptes CPT 05

Plans comptables analytiques et budgtaires CPT 06

6.2. Guide dimputation comptable : Schma des principales


critures comptables

Cycle de traitement des dpenses CPT 07

Comptabilisation des oprations courantes CPT 08

Traitement comptable des oprations dinventaires CPT 09

6.3. Planification des travaux comptables

Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 10

6.4. Analyse et auto - contrle des comptes

Analyse des comptes CPT 11

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6.1. Organisation et systme comptables

Principes comptables CPT 01

Comptabilit informatise/comptabilits intgres CPT 02

Journaux comptables et systmes de classement des pices CPT 03

Cadre comptable et systme de codification CPT 04

Liste des comptes CPT 05

Plans comptables analytiques et budgtaires CPT 06

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 01
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PADAER 6.1. Organisation et systme comptables FEVRIER
6.1.1. Principes comptables 2013

Lacte uniforme relatif lharmonisation de la comptabilit des entreprises fait nonce neuf (09) principes comptables
fondamentaux mis en application dans lespace OHADA.

1. PRINCIPE DE PRUDENCE

La comptabilit de lentreprise doit tre tablie sur la base dapprciations prudentes pour viter le risque de transfert
sur des priodes venir, dincertitudes prsentes susceptibles de grever le patrimoine et le rsultat de lentit (ou
entreprise).
Exemple : obligation de procder des amortissements et des provisions, mme en labsence de bnfice.

2. PRINCIPE DE LA PERMANENCE DES METHODES

Ce principe fondamental exige une cohrence des informations comptables au cours des priodes successives. E qui a
pour but dimpliquer la permanence dans lapplication des rgles et des procdures.
Exemple : permanence dans les mthodes dvaluation des stocks.

3. PRINCIPE DE LA CONTINUITE DEXPLOITATION

Selon ce principe fondamental, la comptabilit doit permettre deffectuer des comparaisons priodiques ainsi que,
dapprcier lvolution de lentit dans la perspective de continuit dactivit. En cas de remise en cause par exemple, les
comptes doivent tre tablis en valeur liquidative.

4. PRINCIPE DE LINTANGIBILITE DU BILAN DOUVERTURE

Le bilan douverture dun exercice comptable doit correspondre au bilan de clture avant affectation du rsultat de
lexercice prcdent.

Exemple : la correction derreur concernant lactivit de lanne antrieure (anne n-1), affecte le rsultat de lexercice
pendant lequel intervient la correction (anne n).

5. PRINCIPE DE LA SPECIALISATION DES EXERCICES

Les charges non encore supportes la clture dun exercice, mais qui trouvent directement leur origine dans les
oprations ralises au cours de cet exercice, doivent lui tre rattaches et les produits correspondant des prestations
effectues au cours dun exercice, doivent tre rattachs cet exercice.

6. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE

Ce principe comptable veut qu leur date dentre dans le patrimoine, les biens acquis titre onreux soient enregistrs
leur cot dacquisition et ceux acquis titre gratuit leur valeur vnale.

7. PRINCIPE DE LA TRANSPARENCE

La mise en uvre de ce principe permet lentreprise ou lentit de donner une prsentation claire et loyale de
linformation.

Ce concept inclut :
La conformit aux rgles et procdures du SYSCOHADA (plan comptable, terminologie, prsentation des tats
financiers) (notion de rgularit) ;
La prsentation et la communication de linformation, sans intention de dissimuler la ralit derrire lapparence ;
Le respect de la rgle de non-compensation dont linobservation entranerait des confusions juridiques et
conomiques et fausserait limage que doivent donner les tats financiers annuels (notion dimage fidle).

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CPT 01 : Suite

8. PRINCIPE DE LIMPORTANCE SIGNIFICATIVE

En vertu de ce principe, tout lment susceptible dinfluencer le jugement que les destinataires des tats financiers
peuvent porter sur le patrimoine, la situation financire et les rsultats de lentreprise doit tre communiqu.

9. PRINCIPE DE LA PREEMINENCE DE LA REALITE SUR LAPPARENCE

Ce principe est formul par lIASB : les transactions et les autres vnements de la vie de lentreprise doivent tre
enregistrs et prsents conformment leur nature et la ralit financire sans sen tenir uniquement leur
apparence juridique.

Dans le SYSCOHADA, il a cinq (05) applications de ce principe :

Inscription lactif du bilan (comme si lentreprise en tait propritaire) des biens dtenues avec rserve de
proprit ;

Inscription lactif du bilan du concessionnaire les biens mis sa disposition par le concdant ;

Inscription lactif du bilan de lutilisateur (ou preneur) des biens utiliss dans le cadre dun contrat de crdit-bail ;

Inscription lactif du bilan des effets escompts non et non encore chus ;

Inscription dans les charges de personnel du personnel factur par dautres entreprises.

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CPT 01 : Suite

RELATION ENTRE PRINCIPES ET OBJECTIFS DU SYSCOHADA

Transparence
Prudence Cot
Intangibilit
historique

Importance
Permanence significative
Principes Spcialisation Continuit
des des exercices
mthodes dexploitation

Prminence
de la ralit sur
lapparence

Rgularit Sincrit

Objectifs

Image fidle

10. PRINCIPES COMPTABLES SPECIFIQUES APPLICABLES AUX PROJETS/PROGRAMMES DE DEVELOPPEMENT

A ct des principes comptables gnralement applicables sajoute un principe spcifique pour les Projets/Programmes
de Dveloppement : principe de lquilibre entre les dpenses et les subventions.

2xx. Immobilisations 1xx. Subvention dinvestissement

6xx. Charges dexploitation 7xx. Subventions dexploitation

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 02
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6.1.2. Comptabilit informatise 2012
Comptabilits intgres

A. MISE EN UVRE ET ORGANISATION DU SYSTEME DINFORMATION COMPTABLE

Le systme dinformation comptable du Programme doit reposer sur un logiciel de gestion des projets. Ce logiciel doit
tre conu de manire rpondre aux exigences des bailleurs de fonds notamment :

la tenue dune comptabilit dengagement en partie double ;


lenregistrement et le suivi de toutes les oprations comptables et de tous les engagements du Fonds ;
la tenue dune comptabilit gnrale, auxiliaire et analytique entirement intgre ;
ltablissement automatique des tats financiers (tableau emplois-ressources, situation de trsorerie,) ;
le suivi des dpenses par sources de financement et notamment le suivi des financements extrieurs en devises
diverses (monnaie locale, DTS, Dollars, etc..) ;
le suivi des conventions de financement permettant de connatre tout moment la situation de chaque
catgorie de lAccord de crdit ;
la prparation automatique partir de la comptabilit gnrale, des demandes de retrait de fonds (DRF) ;
la tenue dun contrle budgtaire en temps rel permettant de connatre tout moment la situation par
bailleur de fonds, composantes, nature de dpenses, etc. ;
le suivi dtaill des cots par composante, sous composante, activit ;
le suivi dtaill des cots par centre de responsabilit ;
le suivi des marchs et contrats en diverses monnaies ;
le suivi des immobilisations.

B. PROCEDURE DENREGISTREMENT DES PIECES COMPTABLES

La procdure d'enregistrement des pices comptables se droule en cinq (05) tapes :

rception et enregistrement des factures et pices justificatives ;


vrification et approbation ;
imputation et saisie comptables ;
classement ;
dition des documents comptables.

1re tape

A la rception des factures, elles sont enregistres dans le cahier des factures arrives par lAssistante de Direction avec
un numro et la date d'arrive.

2me tape

Transmission des pices justificatives au RAF pour vrification et validation.

3me tape

Le RAF procde aux oprations de contrle dusage.

4me tape

Le Comptable et/ou lAAC procde aux oprations suivantes :

Calcul des parts payables par source de financement,


Imputation comptable,
Saisie informatique dans les journaux appropris.

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CPT 02 : Suite

5me tape

Classement chronologique par le Comptable et/ou lAAC de la liasse comprenant :

facture,
bon de commande,
bon de livraison,
contrat,
pice justificative de paiement.

6me tape

Edition Priodique par le Comptable et/ou lAAC des documents suivants :

journaux,
grand-livre,
balance,
tats financiers (tat des ressources et emplois et annexes, tat dexcution du budget, tat de
rapprochement bancaire).

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 03
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6.1.3. Journaux comptables et systme de 2012
classement des pices

A. JOURNAUX COMPTABLES

Les oprations ralises par le Programme sont enregistres chronologiquement dans les journaux en fonction de leur
nature. Le systme comptable comprend les journaux suivants :

Journal des achats


Ce journal enregistre les oprations avec les fournisseurs ou prestataires travers lenregistrement des factures et des
avoirs sil y a lieu.

Journaux de banque Compte Dsign FIDA et Sous Compte Dsign/FIDA


Ces journaux enregistrent les mouvements sur ces Comptes en FCFA au niveau du sige.

Journaux de banque Compte Dsign et Sous Compte Dsign/FFS


Ces journaux enregistrent les mouvements sur ces Comptes en FCFA au niveau du sige.

Journaux de banque Compte du Programme et Sous Comptes du Programme/FIDA


Ces journaux enregistrent les mouvements sur ces Comptes en FCFA au niveau du sige et, au niveau des Antennes.

Journaux de banque Compte du Programme et Sous Comptes du Programme/FFS


Ces journaux enregistrent les mouvements sur ces Comptes en FCFA au niveau du sige et, au niveau des Antennes.

Journaux de caisse
Les caisses de menues dpenses sont spcialises par Bailleur. Ces journaux enregistrent les oprations (entres et
sorties) par caisse au niveau du Sige et des Antennes.

Journal des Demandes de Remboursement FIDA


Ce journal enregistre les oprations relatives aux demandes de remboursement pour lapprovisionnement du Compte
Dsign en euros.

Journal des Demandes de Remboursement FFS


Ce journal enregistre les oprations relatives aux demandes de remboursement pour lapprovisionnement du Compte
Dsign en USD.

Journal des Demandes de Paiements Directs FIDA


Ce journal enregistre les oprations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).

Journal des Demandes de Paiements Directs FFS


Ce journal enregistre les oprations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).

Journal de TVA et Droits de Douane


Ce journal enregistre les TVA et Droits de Douane pris en charge par lEtat.

Journaux des Prestataires


Chaque Oprateur Partenaire Stratgique ou autre Prestataire dAppui bnficie dun journal qui retrace toutes les
oprations davance de fonds et de justification des dpenses effectues.

Journal de la paie
Ce journal enregistre les oprations de centralisation de la paie du personnel.

Journal des oprations diverses (OD)


Ce journal enregistre toutes les autres oprations non comprises dans les journaux prcdents, en particulier :
Les oprations de prise en charge des consommations de stocks ;
Lopration de transfert des charges de lexercice ;
Les oprations de rgularisation pour la clture et la rouverture de lexercice.
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CPT 03 : Suite

B. SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES

2.1. OBJECTIF PRINCIPAL ET CRITERES

Il sagit de mettre en place un systme qui devra faciliter la recherche des pices. Le systme repose sur les critres
suivants :
Toute pice comptable possde un code de classement ;
Dans un exercice comptable donn, deux pices comptables ne peuvent avoir le mme code de classement ;
Dans la recherche dune pice dans un exercice donn, le systme doit permettre daller directement au mois
concern dans le chrono du journal concern.

2.2. ARCHITECTURE DU SYSTEME

Le systme est centr sur le rfrencement des pices comptables partir des journaux et leur classement dans les
chronos.
a) Les journaux comptables :
Au niveau du Programme, la comptabilit est base sur des journaux ;
Chaque journal comptable est dot dun code didentification reprsent par une lettre majuscule de lalphabet.
A titre dexemple, une liste de journaux et de codes didentification sont donns ci-aprs :

Nom du journal Code du journal


Journal des Achats A
Journal du Compte Dsign Banque FIDA B
Journal de caisse FIDA C
Journal des Oprations diverses D

b) Les pices comptables :

Chaque pice comptable comprend la fiche dimputation comptable et la liasse des pices justificatives ;
Chaque fiche dimputation porte un numro (alphanumrique) de classement et didentification qui est li au
journal et au mois concerns ;
Le numro est du type C1/001 :
le 1er lment est une lettre majuscule : il correspond au code du journal concern ;
le 2me lment est un chiffre compris entre 1 et 12 : il correspond au mois concern ;
il y a ensuite un slash de sparation : (/)
le dernier lment est le numro ou le rang de la pice dans le mois concern du chrono ;
ainsi la pice C1/001 se trouve dans le chrono de Caisse FIDA de janvier la premire place du
chrono.

c) Les Chronos :
chaque journal est reprsent par des chronos, le nombre de chronos dpend du nombre de pices ;
au dos du chrono est port le nom du journal, lexercice, les mois concerns, le numro du chrono et le nombre
total de chronos concernant ce journal dans lexercice ;
dans chaque chrono, les diffrentes pices comptables y relatives sont classes mois par mois ; les mois sont
spars par des intercalaires durs au nombre de 12 ; sur chaque intercalaire est not le mois concern : le mois
est galement port sur le bord de lintercalaire de manire pouvoir lire la priode mme lorsque le chrono
est ferm ;
les pices relatives un mois tiennent toujours dans un mme chrono ; il nest donc pas possible de trouver des
pices dun mois reparties entre plusieurs chronos.

d) Classement spcifique des pices des ECD

pour faciliter la revue des ECD et leur auditabilit, les pices y relatives devront tre classes DRF par DRF.

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 04
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.1. Organisation et systme comptables JANVIER
6.1.4. Cadre comptable et systme de codification 2012

A. CADRE COMPTABLE ET STRUCTURE DU PLAN E COMPTES

Le SYSCOHADA retient une codification dcimale avec neuf (9) classes ayant les codes 1 9. Les huit (8) premires
classes sont rserves la comptabilit gnrale, tandis que la comptabilit analytique de gestion et la comptabilit des
engagements (CAGE) se partagent la dernire classe.

Classe 1 Comptes de ressources durables

Classe 2 Comptes de lactif immobilis

Comptes de bilan
Classe 3 Comptes de stocks

Classe 4 Comptes de tiers


(crances et dettes de lactif circulant)

Comptabilit Gnrale
Classe 5 Comptes de trsorerie
(titres de placement, valeurs encaisser, comptes
bancaires et caisse)

Classe 6 Comptes de charges des activits ordinaires


(charges dexploitation et produits financiers) Comptes de rsultat

Classe 7 Comptes de produits des activits ordinaires


(charges dexploitation et produits financiers)

Classe 8 Comptes des autres charges et autres produits


(charges et produits HAO, participation des
travailleurs, impts sur les rsultats

Classe 9 Comptes de la comptabilit analytique de gestion et


de la comptabilit des engagements.

B. CODIFICATION

La codification retenue par le SYSCOHADA procde dune classification structure dcimale permettant :

de subdiviser tout compte ;


de regrouper par grandes familles les oprations de nature relativement homognes ;
daccder des niveaux plus ou moins dtaills danalyse des oprations ;
de faciliter le dveloppement des applications informatiques affrentes au traitement automatis des comptes et
oprations ;
et de servir les poste et rubriques entrant dans la confection des documents de synthse normaliss.

La codification du Systme comptable OHADA est amnage de sorte tablir des constantes et des paralllismes
susceptibles daider mmoriser et comprendre les comptes.

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PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
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CPT 04 : Suite

1. Constantes
Le premier et le dernier chiffre du code dun compte peuvent avoir une signification particulire.

1.1. Rle du premier chiffre

Le numro de chacune des classes 1 9 constitue le premier chiffre des numros de la classe considre. Les
chiffres occupant les autres positions au sein de la codification caractrisent, de la gauche vers la droite, les
niveaux daffinement plus dvelopps relatifs aux comptes principaux, sous-comptes et comptes divisionnaires ;
Le numro dun compte divisionnaire commence toujours par celui du compte ou sous-compte dont il constitue
une subdivision.

1.2. Rle de toute terminaison sauf le 9 dans les comptes deux chiffres

Dans les comptes deux chiffres, les terminaisons autres que le 9 servent au regroupement en fonction des
catgories doprations.

1.3. Rle de la terminaison 9 dans les comptes deux chiffres

Dans les comptes de bilan, la terminaison 9 dans les comptes deux chiffres a pour rle didentifier les
dprciations provisionnes des classes correspondantes (exemples : 19 Provisions financires pour risques et
charges, 39 Dprciations des stocks) ;
La terminaison 9 joue un rle similaire dans les comptes de gestion relevant des classes 6 et 7 dans la mesure o
elle se rapporte aux oprations concernant les provisions.

1.4. Rle de toute terminaison 9 dans les comptes trois chiffres et plus

Le chiffre 9 en troisime ou quatrime position annonce, tant pour ce qui concerne les comptes du bilan que les
comptes de gestion, le solde invers des oprations par rapport :
aux oprations couvertes par le compte de niveau immdiatement suprieur et classes dans les
subdivisions se terminant par 1 8. (Exemple : 6059 Rabais, remises et ristournes obtenus sur autres
achats par rapport 605 Autres achats ; compte 409 Fournisseurs dbiteurs par rapport au compte
40 Fournisseurs dexploitation et comptes rattachs) ;
la nature des comptes de la catgorie (exemple : comptes 6041, 6042, 6043, 6044, 6045, 6046, 6047,
par rapport au compte 6049 Rabais ristournes et remises obtenus sur achats de matires et fournitures
consommables ; comptes 411 418, par rapport au compte 419 Clients crditeurs).

La codification du Systme comptable OHADA fait cependant exception cette rgle en ce qui concerne les
comptes de la classe 2.

1.5. Rle des terminaisons 1 8 dans les comptes trois chiffres et plus

Dans les comptes dont le numro est constitu dau moins trois chiffres, les terminaisons 1 8 servent
gnralement dtailler les oprations subordonnes au niveau immdiatement suprieur ;
Il convient de noter cependant quen ce qui concerne les comptes de gestion, la terminaison 8 de ce sous-
ensemble de comptes, regroupe les oprations autres que celles prvues dans les comptes du mme niveau et
dont la terminaison va de 1 7 (exemple : 758 Produits divers, 668 Autres charges sociales, 7078 Autres
produits accessoires, etc..) ;
Aucune signification particulire nest attache au zro en tant que terminaison place en troisime ou
quatrime position dans la codification propre au Systme comptable OHADA.

1.6. Autres constantes

Elles rsultent de la ventilation des sous-comptes 409 et 419 conformment aux comptes 40 et41. De mme, les
comptes 28 et 29 ont t dvelopps eu gard la structure des comptes de la classe 2 ;
Le chiffre 3, caractristique des stocks, est utilis dans les comptes 603 et 73, pour identifier parmi les comptes
de gestion, les variations de stocks de biens achets et de biens produits.

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CPT 04 : Suite

2. Paralllismes

2.1. Entre charges et produits lis aux activits ordinaires

601 Achats de marchandises 701 Ventes de marchandises

602 Achats de matires premires 702 Ventes de produits finis

65 Autres charges 75 Autres produits

697 Dotations aux provisions financires 797 Reprises de provisions financires

2.2. Entre autres charges et autres produits

Les comptes deux chiffres terminaison impaire dsignent les charges et ceux terminaison.

81 Valeurs comptables des cessions 82 Produits des cessions dimmobilisations


dimmobilisation

83 Charges hors activits ordinaires 84 Produits hors activits ordinaires

85 Dotations hors activits ordinaires 86 Reprises hors activits ordinaires

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 05
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
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6.1.5. Liste des comptes 2013

COMPTES DE RESSOURCES DURABLES CLASSE 1

10 CAPITAL

11 RESERVES

12 REPORT A NOUVEAU

13 RESULTAT NET DE LEXERCICE

14 SUBVENTIONS DINVESTISSEMENT

15 PROVISIONS REGLEMENTEES ET FONDS ASSIMILES

16 EMPRUNTS ET DETTES ASSIMILEES

17 DETTES DE CREDIT BAIL ET CONTRATS ASSIMILES

18 DETTES LIEES A DES PARTICIPATIONS ET COMPTES DE LIAISONS DES ETABLISSEMENTS ET SOCIETES EN PARTICIPATION

19 PROVISIONS FINANCIERES POUR RISQUES ET CHARGES

COMPTES DACTIF IMMOBILISE CLASSE 2

20 CHARGES IMMOBILISEES

21 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES

22 TERRAINS

23 BATIMENTS, INSTALLATIONS TECHNIQUES ET AGENCEMENTS

24 MATERIEL

25 AVANCES ET ACOMPTES VERSES SUR IMMOBILISATIONS

26 TITRES DE PARTICIPATION

27 AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES

28 AMORTISSEMENTS

29 PROVISIONS POUR DEPRECIATION

CPT 05 : Suite
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COMPTES DE STOCKS CLASSE 3

31 MARCHANDISES

32 MATIERES PREMIERES ET FOURNITURES LIEES

33 AUTRES APPROVISIONNEMENTS

34 PRODUITS EN COURS

35 SERVICES EN COURS

36 PRODUITS FINIS

37 PRODUITS INTERMEDIAIRES ET RESIDUELS

38 STOCKS EN COURS DE ROUTE, EN CONSIGNATION OU EN DEPOT

39 DEPRECIATIONS DES STOCKS

COMPTES DE TIERS CLASSE 4

40 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTCHES

41 CLIENTS ET COMPTES RATTACHES

42 PERSONNEL

43 ORGANISMES SOCIAUX

44 ETAT ET COLLECTIVITES PUBLIQUES

45 ORGANISMES INTERNATIONAUX

46 ASSOCIES-GROUPE

47 DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS

48 CREANCES ET DETTES HORD ACTIVITES ORDINAIRES (H.A.O)

49 DEPRECIATIONS ET RISQUES PROVISIONNES (Tiers)

CPT 05 : Suite

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COMPTES DE TRESORERIE CLASSE 5

50 TITRES DE PLACEMENT

51 VALEURS A ENCAISSER

52 BANQUES

53 ETABLISSEMENTS FINANCIERS ET ASSIMILES

54 INSTRUMENTS DE TRESORERIE

56 BANQUES, CREDITS DE TRESORERIE ET DESCOMPTE

57 CAISSE

58 REGIES DAVANCE, ACCREDITIFS ET VIREMENTS INTERNES

59 DEPRECIATIONS ET RISQUES PROVISIONNES

COMPTES DE CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES CLASSE 6

60 ACHATS ET VARIATIONS DE STOCKS

61 TRANSPORTS

22 SERVICES EXTERIEURS A

23 SERVICES EXTERIEURS B

24 IMPOTS ET TAXES

65 AUTRES CHARGES

66 CHARGES DE PERSONNEL

67 FRAIS FINANCIERS ET CHARGES ASSIMILEES

68 DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS

69 DOTATIONS AUX PROVISIONS

CPT 05 : Suite

159
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COMPTES DE PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES CLASSE 7

70 VENTE

71 SUBVENTIONS DEXPLOITATION

72 PRODUCTION IMMOBILISEE

73 VARIATIONS DE STOCKS DE BIENS ET DE SERVICES PRODUITS

75 AUTRES PRODUITS

77 REVENUS FINANCIERS ET ASSIMILES

78 TRANSFERT DE CHARGES

79 REPRISES DE PROVISIONS

COMPTES DES AUTRES CHARGES ET DES AUTRES PRODUITS CLASSE 8

81 VALEURS COMPTABLES DES CESSIONS DIMMOBILISATIONS

82 PRODUITS DES CESSIONS DIMMOBILISATIONS

83 CHARGES HORS ACTIVITES ORDINAIRES

84 PRODUITS HORS ACTIVITES ORDINAIRES

85 DOTATIONS HORS ACTIVITES ORDINAIRES

86 REPRISES HORS ACTIVITES ORDINAIRES

87 PARTICIPATION DES TRAVAILLEURS

88 SUBVENTION DEQUILIBRE

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MANUEL DE PROCEDURES CPT 06
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.1. Organisation et systme comptables FEVRIER
6.1.6. Plans comptables analytiques et budgtaires 2013

La codification budgtaire et analytique est dfinie au moment du paramtrage du logiciel en tenant compte des
fonctionnalits disponibles, de larticulation des PTBA et des rapports financiers exigs. Il en est de mme du plan de
cofinancement. Signalons que le logiciel partir dune imputation unique mouvemente toutes les comptabilits
(gnrale, analytique, budgtaire, cofinancement) : cette partie est valider au moment de la mise en place du
logiciel de Gestion que le Programme devra acqurir.

PLANS BUDGETAIRES

CODES POSTES BUDGETAIRES


1000 Gnie Civil et Rural
1100 Amnagement bureaux et antennes
1200 Amnagements hydro agricoles
1300 Infrastructures pastorales
1400 Infrastructures marchandes
1500 Autres
2000 Equipements, Intrants, Moyens de transport
2100
Equipements
2200 Intrants
2300 Moyens de transport
2400 Autres
3000 Etudes, Formation, Information et Assistance Technique
3100 Etudes
3200 Formation
3300 Information
3400 Assistance Technique
3500 Autres
4000 Prestation de Services
4100 Contrats
4200 Conventions
4300 Autres
5000 Salaires et Indemnits
5100 Salaires
5200 Indemnits
5300 Perdiem
5400 Autres
6000 Frais de fonctionnement
6100 Fonctionnement quipements
6200 Fonctionnement moyens de transport
6300 Fonctionnement entretien bureaux
6400 Assurance maladie
6500 Autres fonctionnements

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CPT 06 : Suite

CATEGORIES DE DEPENSES

Codes Catgories

1 Gnie Civil et Rural


2 Equipements, Intrants et Moyens de transport
3 Etudes, Formation, Information et Assistance
Technique
4 Prestation de Services
5 Salaires et Indemnits
6 Frais de fonctionnement
N Non Allou
I Divers

SOUS - CATEGORIES DE DEPENSES

Codes Sous Catgories

11 Amnagement bureaux et antennes


12 Amnagements hydro agricoles
13 Infrastructures pastorales
14 Infrastructures marchandes
15 Autres
21 Equipements
22 Intrants
23 Moyens de transport
24 Autres
31 Etudes
32 Formation
33 Information
34 Assistance Technique
35 Autres
41 Contrats
42 Conventions
43 Autres
51 Salaires
52 Indemnits
53 Perdiem
54 Autres
61 Fonctionnement quipements
62 Fonctionnement moyens de transport
63 Fonctionnement entretien bureaux
64 Assurance maladie
65 Autres fonctionnements
N1 Non allou
I1 Divers

COMPOSANTES

Codes Composantes

1 Amlioration de lOffre de Produits Agricoles


2 Valorisation et Mise en March
3 Coordination, Suivi/Evaluation, Gestion des Savoirs et Genre

162
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 06 : Suite
SOUS COMPOSANTES (VOLETS)

Codes Sous Composantes

1.1. Ralisation dAmnagements Hydro agricoles


1.2. Ralisation dInfrastructures Pastorales
1.3. Accs aux Facteurs de Production
1.4 Services dAppui Conseil
2.1. Ralisation dInfrastructures Marchandes
2.2. Appui la Transformation et lEntreprenariat Rural
2.3. Professionnalisation des acteurs
3.1. Coordination et Gestion
3.2. Suivi/Evaluation
3.3. Gestion des Savoirs et Genre
A.1 Divers

CENTRES DE RESPONSABILITES

Codes Centres de responsabilits

B Sige/UCP/Tambacounda
C Antenne de Kdougou
D Antenne de Kolda
E Antenne de Matam

ZONES DU PROGRAMME

Codes Zones du Programme

K Kdougou
L Kolda
M Matam
T Tambacounda

ZONES DE CONCENTRATION (SITES DU PROGRAMME)

Kdougou (K) Kolda (L) Matam (M) Tambacounda (T)


Codes Zones de Codes Zones de Codes Zones de Codes Zones de
concentration concentration concentration concentration
K1 L1 M1 T1
K2 L2 M2 T2
K3 L3 M3 T3
K4 L4 M4 T4
K5 L5 M5 T5

Zones de concentration : prciser dans le manuel dexcution/oprations

163
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
6.2.Guide dimputation comptable : Schmas des principales
critures comptables

Cycle de traitement des dpenses CPT 07

Comptabilisation des oprations courantes CPT 08

Traitement comptable des oprations dinventaires CPT 09

164
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES CPT 07
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.2. Guide dimputation comptable : Schmas des FEVRIER
principales critures comptables 2013
6.2.1. Cycle de traitement des dpenses

A. DEPENSES FINANCEES PAR LE BAILLEUR

1 2 3 4

Liquidation facture Rglement facture Demande en remboursement Rception des fonds en CS

Facture Chque ou DRF Avis de crdit


Virement
Dpense rgler DRF tablir DRF en attente de paiement DRF reue en CS

Subvention recevoir Subvention reue


Subvention demander

165
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 07 : Suite

B. DEPENSES FINANCEES PAR LA CONTREPARTIE

1 2

Liquidation facture Rglement facture

Facture Chque ou Virement

Dpense rgler Rgularisation de la dotation de lEtat

Subvention rgulariser Subvention reue

166
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 07 : Suite

C. DEPENSES FINANCEES PAR PAIEMENT DIRECT

1 2 3

Liquidation facture Etablissement & envoi de la DPD Rception avis de paiement du bailleur

Facture DRF Avis de


paiement

Dpenses rgler DPD en instance de paiement Rglement du fournisseur par le bailleur

Subvention demander Subvention recevoir Subvention reue

167
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 07 : Suite

D. CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Les critures doivent tre justifies par des pices dates, conserves et classes.

1. Achat de matires et fournitures

Le Comptable et/ou lAAC doit, avant toute imputation, vrifier la cohrence des factures reues des fournisseurs par
rapport aux lments de la commande (Bon de commande) et de la livraison (bon de livraison et/ou rception). Il doit en
particulier sassurer :

de lexactitude du montant de la facture (contrle arithmtique) ;


de la concordance entre le montant de la facture et celui du bon de commande ;
de la concordance entre la quantit livre et la quantit facture.

2. Achat de services ou travaux

Le Comptable et/ou lAAC doit sassurer, avant toute imputation, que :


la facture correspond aux services ou travaux demands ;
le montant de la facture correspond aux lments figurant sur le bon de commande ;
la mention service fait ou travaux excuts est porte sur la facture.

3. Pices de dcaissement

Le Comptable et/ou lAAC procde aux contrles ci-aprs :


vrification des numros squentiels des supports utiliss (n de chque, pice de caisse ou de banque) ;
vrification des visas autoriss ;
vrification de lexistence des pices justifiant la dpense (contrats, factures, tat de paiement, etc.) ;
vrification de la concordance entre le montant payer et le montant indiqu sur linstrument de paiement
(chques, bordereaux de remise chques, pice de caisse, etc.).

4. Pices dencaissement

LACO et/ou la SECA procde aux contrles ci-aprs :

vrification des numros squentiels des supports de caisse (n pice de caisse) ;


vrification de lexistence des pices justifiant la recette (tat dencaissement, reu de versement la caisse, ou
toute autre pice justifiant la recette) ;
vrification de la concordance, entre le montant encaiss et le montant inscrit sur la pice de base (tat
dencaissement, reu dentre de caisse, etc.).

168
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES CPT 08
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.2. Guide dimputation comptable : Schma des FEVRIER
principales critures comptables 2013
6.2.2. Comptabilisation des oprations courantes

A. AVANCES EN COMPTES BANCAIRES

1. dpt initial sur le Compte Dsign

4xxxxx Bailleur Avance en


5xxxxx Compte Dsign Compte Dsign

X X

2. Approvisionnement du compte de contrepartie

Le dpt initial en Compte Dsign est une avance qui va se transformer en subvention dinvestissement ou en subvention
dexploitation au fur et mesure de sa rcupration par le bailleur.

4xxxxx Etat - Dotation


5xxxxx Compte Dsign

X X

Lavance reue de lEtat est une avance sur subvention au titre de sa contrepartie. Au fur et mesure de son utilisation, elle
sera vire en subvention dinvestissement ou en subvention dexploitation.

169
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

B. COMPTABILISATION DES FACTURES

Dpenses dinvestissement : IMMOBILISATIONS


Dpenses de fonctionnement : CHARGES

1. Immobilisations finances par un bailleur

2xxxxx Immobilisations 401xxx Fournisseur xxx

X X

1xxxxx Bailleur Subventions dinvestissement


4xxxxx Bailleur Dpenses rgler demander

X X

2. Charges finances par un bailleur

6xxxxx Charges 401xxx Fournisseur

X X

7xxxxx Bailleur Subventions dexploitation


4xxxxx Bailleur Dpenses rgler demander

X X

170
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

3. Immobilisations finances par la Contrepartie

401xxx Fournisseur xxx


2xxxxx Immobilisations

X X

1xxxxx Etat Subventions dinvestissement


4xxxxx Etat Dpenses rgler rgulariser

X X

4. Charges finances par la contrepartie

401xxx Fournisseur xxx


6xxxxx Charges

X X

7xxxxx Etat Subventions dexploitation


4xxxxx Etat Dpenses rgler rgulariser

X X

171
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

C. COMPTABILISAITON DES REGLEMENTS

Deux (02) modes de rglement

Rglement au moyen du Compte Dsign et/ou du compte de contrepartie ;


Rglement par paiement direct par le bailleur de fonds.

1. Rglement au moyen du Compte Dsign et/ou du compte de contrepartie

1.1. Rglement des dpenses finances par un bailleur

5xxxxx Bailleur - CS
401xxx Fournisseur xxx

X X

4xxxxx Bailleur DRF tablir 4xxxxx Bailleur Dpenses rgler

X X

1.2. Rglement des dpenses finances par la contrepartie

5xxxxx Compte Contrepartie


401xxx Fournisseur xxx

X X

4xxxxx Etat Dpenses rgler


4xxxxx Dotation ETAT

X X

172
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

1. ou 7. Etat Subventions rgulariser 1. ou 7. Etat Subventions reues

X X

D. REGLEMENT PAR PAIEMENT DIRECT

Deux (02) tapes :

Etablissement et envoi de la DPD ;


Rglement du fournisseur par le bailleur.

1. Etablissement et envoi de la DPD

4xxxxx Bailleur Dpenses rgler


4xxxxx DPD en instance de paiement

X X

1. ou 7. Bailleur Subventions recevoir


1. ou 7. Bailleur Subventions demander

X X

2. Rglement du fournisseur par le bailleur

401xxx Fournisseur xxx 4xxxxx DPD en instances de paiement

X X

173
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

1. ou 7. Bailleur Subventions reues


1. ou 7. Bailleur Subventions recevoir

X X

E. REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL TRAITEMENT DES DRF

Deux (02) tapes :

Etablissement et envoi de la DRF ;


Rception des fonds sur le Compte Dsign.

1. Etablissement et envoi de la DRF

4xxxxx DRF en instance de paiement 4xxxxx Bailleur DRF tablir

X X

1. ou 7. Bailleur Subventions recevoir


1. ou 7. Bailleur Subventions demander

X X

174
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 08 : Suite

2. Rception des fonds sur le Compte Dsign

4xxxxx DRF en instance de paiement


5xxxxx Compte Dsign

X X

1. ou 7. Bailleur Subventions recevoir 1. ou 7. Bailleur Subventions reues

X X

F. RECUPERATION DE LAVANCE EN COMPTE SPECIAL

4xxxxx Bailleur Avance en Compte Dsign 4xxxxx DFR en instance de paiement

X X

1. ou 7. Bailleur Subventions recevoir 1. ou 7. Bailleur Subventions reues

X X

175
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES CPT 09
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
6.2. Guide dimputation comptable : Schma des FEVRIER
PADAER principales critures comptables 2013
6.2.3. Traitement Comptable des oprations
dinventaires

A. LES AMORTISSEMENTS

68xxxx Dotation aux amortissements 28xxxx Amortissements

X X

1x9xxx Subvention dprcie 865 Reprises de subventions dinvestissement

X X

B. LES CHARGES COMPTABILISEES DAVANCE

Les critures relatives aux charges comptabilises davance permettent de ne pas imputer lexercice des charges qui se
rapportent lexercice suivant mais pour lesquelles des factures sont dj parvenues.

1. Fin exercice N

4xxxxx Charges constates davance 6xxxxx Charges

X X

7xxxxx Subvention dexploitation 4xxxxx Subvention/CCA

X X

176
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 09 : Suite

2. Dbut exercice N+1

6xxxxx Charges 4xxxxx Charges constates davance

X X

4xxxxx Subvention/CCA 7xxxxx Subvention dexploitation

X X

C. LES CHARGES A PAYER

Les critures relatives aux charges payer permettent dimputer lexercice les charges qui se rapportent cet
exercice mais pou lesquelles des factures ne sont encore parvenues.

3. Fin exercice N

6xxxxx Charges 408xxx Fournisseur FNP


4xxxxx Charges payer

X X

4xxxxx Subvention recevoir/CAP 7xxxxx Subvention dexploitation

X X

177
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 09 : Suite

4. Dbut exercice N+1

408xxx Fournisseur FNP 6xxxxx Charges


4xxxxx Charges payer

X X

7xxxxx Subvention dexploitation 4xxxxx Subvention recevoir/CAP

X X

D. LES STOCKS

Deux (02) tapes :

1. Annulation du stock initial ;


2. Constatation du stock final.

Annulation du stock initial

6xxxxx Variation de stocks 3xxxxx Stock

X X

4xxxxx Subvention dexploitation sur stock 7xxxxx Subvention dexploitation

X X

178
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 09 : Suite

Constatation du stock final

3xxxxx Stock 6xxxxx Variations de stocks

X X

7xxxxx Subvention dexploitation 4xxxxx Subvention dexploitation sur stocks

X X

179
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
6.3. Planification des travaux comptables

Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 10

180
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M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES CPT 10
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.3. Planification des travaux comptables FEVRIER
6.3.1. Travaux priodiques et annuels 2013

1. TRAVAUX QUOTIDIENS

1.1. Trsorerie : Caisses

tenue des brouillards de Caisses ;


contrle des pices de caisse et des brouillards de caisse ;
imputation des pices de caisse ;
saisie des pices de caisse.

1.2. Trsorerie : Comptes de Banque

Imputation des transactions bancaires (chques, ordres de virements, bordereaux de versements, avis de
dbit et crdit et remises de chques) ;
Contrle des imputations ;
Saisie des transactions bancaires.

1.3. Ressources des Bailleurs

Imputation DRF (Remboursements de fonds, paiements directs) ;


Contrle des imputations ;
Saisie.

1.4. Achats

Imputation des factures ;


Contrle des imputations ;
Saisie des factures.

1.5. TVA et Droits de Douane

Imputation des exonrations ;


Contrle des imputations ;
Saisie.

1.6. Stocks

Comptabilisation des entres en stocks ;


Mise jour des fiches de stocks.

2. TRAVAUX MENSUELS

2.1. Trsorerie : Caisses

inventaire physique des caisses et rapprochement avec les soldes comptables ;


dition des journaux de caisse et rapprochement avec la comptabilit gnrale ;
contrle des saisies ;
classement des pices de caisse ;
vrification du classement des pices justificatives.

181
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 10 : Suite

2.2. Trsorerie : Comptes de Banque


Collecte des relevs bancaires ;
Comptabilisation des frais bancaires ;
Saisie des frais bancaires ;
Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilit gnrale ;
Contrle des saisies du mois ;
Etablissement des tats de rapprochement bancaire et analyse ;
Vrification de la cohrence des soldes des comptes ;
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation ;
Edition des journaux de banque dfinitifs et contrle de la cohrence avec la comptabilit gnrale ;
Vrification du classement des pices et documents de banque (relevs bancaires, avis de crdit et de
dbit, ordres de virement) ;
Suivi des oprations de trsorerie non dnoues (oprations de virement en attente, chques ou
documents rceptionns mais non transmis ).

2.3. Achats
Edition du journal dachats ;
Contrle de la saisie ;
Rapprochement des documents informatiques pour cohrence ;
Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation ;
Classement des pices justificatives ;
Vrification du classement des pices justificatives ;
Rapprochement des documents informatiques pour cohrence.

2.4. Financements
Etablissement de ltat des fonds mis disposition par les Bailleurs ;
Edition des comptes Fonds de dotation et rapprochement avec ltat des fonds mis disposition ;
Etablissement de la situation des dpenses non rgles et rapprochement avec les comptes de dettes ;
Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation.

2.5. Paie
Prparation des lments de paie ;
Prparation des chques et virements ;
Prparation de lEtat mensuel de la paie ;
Centralisation de la paie ;
Saisie des critures comptables de centralisation de la paie ;
Dclarations Impts et Cotisations Sociales.

2.6. Immobilisations
Mise jour des acquisitions dimmobilisations ;
Etablissement ou dition des fiches dimmobilisations relatives aux acquisitions du mois et
rapprochement avec les pices justificatives.

2.7. Stocks
Comptabilisation des entres de stocks ;
Comptabilisation des sorties en stocks ;
Mise jour des fiches de stocks.

2.8. Travaux de synthse


Edition du grand-livre gnral et de la balance gnrale ;
Edition des tats de suivi analytique ;
Edition des tats de suivi budgtaire ;
Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts ;
Elaboration Tableau Ressources Emplois.

182
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 10 : Suite

3. TRAVAUX ANNUELS

3.1. Trsorerie
Inventaire physique des caisses ;
Contrle de la sparation des priodes comptables pour lenregistrement des dpenses de lexercice.

3.2. Paie
Etablissement du rcapitulatif annuel des salaires par employ.

3.3. Immobilisations
Inventaire physique des immobilisations ;
Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pices justificatives et la comptabilit
gnrale.

3.4. Stocks
Inventaire physique des stocks ;
Rapprochement physique /comptable ;
Ecritures de rgularisation.

3.5. Travaux de synthse annuelle


Edition du grand-livre gnral et de la balance gnrale ;
Edition des tats de suivi analytique ;
Edition des tats de suivi budgtaire ;
Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts ;
Etat synthtique des charges de la priode ;
Etablissement des Tableaux Emplois / Ressources.

La prparation des tats de synthse de fin dexercice et la ralisation des travaux annuels prcits passent par les
tapes successives suivantes :
Etablissement de la Balance avant inventaire ;
Conduite de linventaire extracomptable ;
Ralisation de linventaire comptable ;
Etablissement de la Balance aprs inventaire ;
Prparation des Etats de synthse, notamment les Tableaux Ressources Emplois.

3.6. Prparation de laudit des comptes


Rdiger les TDR de laudit des comptes et lancer le processus de slection dun cabinet ;
Assurer la consistance, la disponibilit et le bon ordre (classement) de la documentation ncessaire pour
la justification correcte des critures comptables conformment au manuel de procdures.

3.7. Mise en place dun plan dactions de suivi des recommandations des audits

Aprs chaque audit, laborer un plan dactions pour le suivi des recommandations structur comme suit :
nonc du constat tabli par lauditeur et du risque de gestion y relatif,
formulation de la recommandation dtaille,
identification des actions squentielles ncessaires mettre en uvre pour corriger la situation
de distorsion ou de dysfonctionnement,
fixation de la date butoir de ralisation de laction,
dsignation du /des responsable (s) charg (s) de la mise en uvre des actions,
dsignation du responsable charg de la supervision et du contrle de la ralisation,
indication de lextrant vrifiable et/ou de la source de vrification de lexcution de laction,
indication des reporting ncessaires pour le suivi du plan dactions,

Entre deux audits, vrifier que toutes les distorsions releves lors du dernier audit sont rgularises et
documentes en se rfrant au plan dactions de suivi des recommandations.

183
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
6.4. Analyse et auto - contrle des comptes

Analyse des Comptes CPT 11

184
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES CPT 11
PROCEDURES COMPTABLES REDIGE REVISE LE
PADAER 6.4. Guide dimputation comptable : Schma des FEVRIER
principales critures comptables 2013
6.4.1. Analyse des comptes

1. PRINCIPES DE BASE

Lorganisation administrative, financire et comptable et le systme dinformation de gestion sur lequel elle sappuie
doivent assurer de faon permanente :

Lenregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des imputations comptables gnrales, analytiques
et budgtaires ;
Le traitement temps des donnes ;
La justification rgulire des soldes des comptes ;
La mise disposition des acteurs concerns des informations de gestion requises dans les dlais impartis tout
en garantissant les exigences de rgularit et de sincrit devant marquer lauthenticit des critures
comptables pour que la comptabilit puisse servir :

doutil de mesure,
dinstrument de preuve probante,
de sources dinformations fiables et consistantes.

2. ANALYSE DES COMPTES : LE DOSSIER DE REVISION

2.1. Objectifs
Sassurer que les oprations ont t correctement enregistres ;
Sassurer que les soldes des comptes sont bien supports par le dtail des comptes individuels
correspondants ;
Sassurer que les comptes individuels sont bien justifis par le dtail des oprations ;
Sassurer des quilibres comptables propres la comptabilit des projets.

2.2. Documents comptables


La Balance ;
Le Grand-livre ;
Les Journaux.

2.3. Contrle effectuer


Contrle de cohrence du compte dimmobilisations corporelles et du fichier des immobilisations ;
Contrle des comptes de tiers ;
Contrle des comptes devant avoir un solde nul ;
Contrle des quilibres comptables.

3. CONTROLE DE CONFERENCE DES COMPTES DIMMOBILISATIONS CORPORELLES ET DU FICHIER

Vrifier que chaque criture passe sur chaque compte dimmobilisations correspond un dossier
dquipement cre dans le rpertoire des immobilisations ;
Ltat dinventaire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte gaux aux soldes des comptes
dimmobilisations.

4. CONTROLE DES COMPTES DE TIERS

Vrifier que le solde de chaque compte fournisseur reflte bien les mouvements au dbit et au crdit passs
sur le compte. En effet, une mauvaise saisie par exemple dun rglement affect un autre fournisseur peut
rendre le compte fournisseur dbiteur alors quil naurait pas d ltre ;
Vrifier que les totaux dbit et crdit de la balance auxiliaire correspondent aux montants inscrits dans la
balance gnrale. En cas de diffrence, il existe une anomalie quil conviendra danalyser et de rsoudre.

185
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
CPT 11 : Suite

5. CONTROLE DES COMPTES DEVANT AVOIR UN SOLDE NUL

Sassurer que les comptes qui doivent thoriquement avoir un solde nul sont bien dans cette situation. Il
sagit particulirement du compte 58xxx Virement de fonds .

6. CONTROLE DES EQUILIBRES COMPTABLES SUIVANTS

Total des immobilisations = total des subventions dinvestissement ;


Total des charges = total des subventions dexploitation ;
Subventions demander = dpenses rgler + DRF tablir ;
Subvention recevoir = (DRF + DPD) en instance de paiement ;
Dpenses rgler (Etat) = subvention rgulariser ( virer) ;
Dotation Etat = Solde du compte de contrepartie.

186
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
SECTION 7

PROCEDURES DE REPORTING, DE CONTROLE,


DE SUPERVISION ET DE COORDINATION

7.1. Tableaux de Bord


Elments de suivi administratif, financier et comptable RCS 01
7.2. Rapports

Rapports et priodicits RCS 02


7.3. Procdures de contrle interne

Auto contrles et Contrles RAF et SSE RCS 03


7.4. Procdures de coordination

Coordination mensuelle et suivi des activits RCS 04


7.5. Procdures de contrle externe

Audit et Supervision RCS 05

187
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
7.1. Tableaux de Bord

Elments de suivi administratif, financier et comptable RCS 01

188
PADAER : Volume I/Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables/Revue Squentielle et Description des Procdures
M.I.TERA/FEVRIER 2013
MANUEL DE PROCEDURES RCS 01
PROCEDURES DE CONTROLE ET DE SUPERVISION REDIGE REVISE
PADAER 7.1. Procdure de Coordination FEVRIER LE
7.1.1. Tableau de Bord Administratif, 2013
Financier et Comptable

1. OBJET

Permettre au Coordinateur du Programme dassurer un suivi rgulier et optimal de la gestion du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique au contrle du processus dexcution, de supervision et de contrle des tches administratives,
financires et comptables.

3. REGLES DE GESTION

Les fonctionnalits de base dun tableau de bord sarticulent autour des lments suivants :

Outil de mesure des performances par rapport aux objectifs,


Outil de diagnostic des dysfonctionnements et des distorsions dans la gestion norme des activits,
Outil de dialogue de ractivit dinformation,
Outil de motivation des responsables refltant leurs performances et capacits.

La prise en charge des lments ncessaires llaboration du tableau de bord relve du RAF, du CPT, de lACO
au Sige et de la SECA, de lAAC et du CAN lAntenne, chacun en ce qui le concerne ;

Les dates retenues de transmission des reportings relatifs au tableau de bord se prsentent comme suit :

Documents parution hebdomadaire : au plus tard le lundi suivant ;


Documents parution mensuelle : au plus tard le 10 du mois suivant ;
Documents parution trimestrielle : au plus tard le 10 du mois suivant la fin du trimestre ;
Documents parution semestrielle : au plus tard le 10 du mois suivant la fin du semestre ;
Documents parution annuelle : au plus tard le 15 du mois suivant la fin de lanne.

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RCS 01 : Suite

4. INFORMATIONS REQUISES/SOURCES DE VERIFICATION

Informations requises Sources de vrification Priodicit Personnes en Supervision


charge et contrle
FINANCES
1. Prvisions dpenses Plan de trsorerie Trimestrielle RAF COOR
2. Respect plan de trsorerie Suivi plan de trsorerie Mensuelle RAF COOR
3. Montant fonds disponibles Situation de trsorerie Hebdomadaire CPT/AAC RAF
4. Montant DRF encaisser Situation DRF tablies non encaisses Mensuelle CPT RAF
5. Montant de pices de DRF Situation des pices rcuses Mensuelle RAF COOR
rejetes
6. Montant DRF tablir Situation DRF tablir Hebdomadaire CPT/AAC RAF
7. Montant des dettes de tiers Situation factures exigibles Mensuelle CPT/AAC RAF
8. Taux dcaiss sur prt Situation dcaissement prt Trimestrielle RAF COOR
9. Consistance des Comptes Reconstitution des Comptes Dsigns Mensuelle RAF COOR
Dsigns
10. Exonration TVA, droits de Etat suivi Mensuelle RAF COOR
douane et autres taxes
11. Confirmation solde du compte de Relev FIDA Trimestrielle RAF COOR
Prt FIDA
COMPTABILITE
12. Cohrence comptes bancaires Etats rapprochements bancaires Mensuelle CPT/AAC RAF
13. Exactitude des caisses Arrts de caisses J/Ap/Mens/Ann ACO/SECA RAF/AAC
14. Comptabilit jour Journaux, Grands-livres, Balances Mensuelle CPT/AAC RAF
15. Comptabilit cohrente Analyses des comptes Mensuelle RAF/CPT/AAC COOR/CAN
BUDGET
16. Taux PTBA ralis par catgorie Suivi budgtaire fin/cat/s.cat de Mensuelle CPT/AAC RAF
dpenses
17. Taux PTBA ralis par composante Suivi analytique par Mensuelle CPT/AAC RAF
/sous composante composante/sous
composante/activit/zone/s.zone
ADMINISTRATION
18. Passation des marchs Suivi du Plan de passation des Mensuelle SPM COOR
marchs
19. Situation des contrats en cours Registre des contrats Mensuelle SPM/RAF/AAC COOR/CAN
20. Montant tickets valeur carburant Situation des tickets valeur carburant Hebdo. ACO/AAC CPT/CAN
disponible Mensuelle
21. Assurance des biens et des Renouvellement polices dassurance Annuelle SPM/RAF COOR
personnes (attestations)
22. Inventaire des immobilisations et Rapport dinventaire Annuelle SSE/RAF COOR
des stocks
23. Suivi des vhicules Carnets de bord des vhicules Hebdomadaire ACO/AAC RAF/CAN
24. Contrats dentretien Situation des contrats Annuelle ACO/AAC SPM
25. Fournitures diverses Situation des stocks Mens/Trim ACO/AAC CPT/CAN
26. Demandes de non objection Registre du suivi Hebdomadaire ADI RAF
PERSONNEL
27. Contrle du temps de prsence Registre et feuilles de prsence Mensuelle ACO/AAC RAF/CAN
journalires et mensuelles
28. Consistance formation et Etat dexcution des formations Trimestrielle SSE/RAF COOR
renforcement des capacits
29. Congs annuels Suivi plan de cong Trimestrielle RAF COOR
30. Evaluation du personnel Fiches et fixation dobjectifs et Annuelle COOR CP
dvaluation des performances
CONTROLE DE GESTION
31. Revue de gestion des Antennes et Rapport financier Mensuelle RAF/SSE/ST/ COOR
des Oprateurs Partenaires CAN/AAC
Stratgiques et autres Prestataires
CONTROLE INTERNE
32. Oprations/contrle interne Suivi oprationnel Permanent Tous acteurs
Rapport de vrification du COOR
contrle interne Trimestrielle SSE/RAF

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7.2. Rapports

Rapports et priodicits RCS 02

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MANUEL DE PROCEDURES RCS 02
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION REDI REVISE LE
PADAER 7.2. Procdures de reporting FEVRIER
7.2.1. Rapports et priodicits 2013GE

A. Rapports prvus dans lAccord de Prt

Rapports Date limite de transmission Personne Consolidation Supervision Approbation


exigs en Charge
Rapport Au plus tard 3 mois suivant la fin ST/CAN SSE Coordinateur Etat/FIDA
dactivits du semestre RAF
semestriel

Rapport dans les 3 mois suivant la fin de ST/CAN SSE Coordinateur Etat/FIDA
dactivits lanne RAF
annuel

Examen mi- au plus tard pendant la troisime Consultants Consultants Etat Etat/FIDA
parcours anne UCP FIDA

Revue finale Au cours de la dernire anne du Consultants Consultants Etat Etat/FIDA


Programme UCP FIDA

Rapport au plus tard dans les 6 mois Consultants Consultants FIDA Etat/FIDA
dachvement suivant la date dachvement UCP Etat

Etats Dans les 4 mois suivant la fin de RAF Coordinateur Etat/FIDA


financiers lanne CPT FIDA
ACO Etat
AAC
Rapports dans les 6 mois suivant la fin de Auditeurs Cabinet FIDA Etat/FIDA
daudit lanne concerne externes daudit Etat
annuel

B. Vrification des comptes /tats financiers/audits

Rapport de vrification des Echance denvoi du Echance


comptes pour lanne rapport sur les tats denvoi du
fiscale financier au FIDA rapport daudit
se terminant le au FIDA

31/12/2012 30/04/2013 30/06/2013


31/12/2013 30/04/2014 30/06/2014
31/12/2014 30/04/2015 30/06/2015
31/12/2015 30/042016 30/06/2016
31/12/2016 30/04/2017 30/06/2017
31/12/2017 30/04/2018 30/06/2018
30/06/2018 - 30/09/2018

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RCS 02 : Suite

C. Autres rapports de gestion

Rapports Date limite de transmission Personne Consolidation Supervision Approbation


exigs en Charge
Synthse Au plus tard le 15 du mois ST/CAN SSE Coordinateur Coordinateur
mensuelle suivant RAF
des
activits

Compilation Au plus tard 1 mois suivant ST/CAN SSE Coordinateur Agent Principal du
trimestrielle la fin du trimestre RAF Programme
des
activits

Rapports de 72 heures ouvrables, date Personnes RAF Coordinateur Coordinateur


mission de retour de mission concernes

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D. Situation des tats financiers (formulaire 501)

Nom du Projet : PADAER Date dentre en vigueur : 12/10/2011


Date de lAccord de Financement : 12/10/2011 Date dachvement : 31/12/2017

Date de clture : 30/06/2018

1 2 3 4 5

Rapport pour la Echance Date de prparation Date dexpdition au Observations


priode sachevant le (JJ/MM/AA) (JJ/MM/AA) FIDA
(JJ/MM/AA)

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E. Situation des rapports daudit (formulaire 502)

Nom du Projet : PADAER Date dentre en vigueur : 12/10/2011


Date de lAccord de Financement : 12/10/2011 Date dachvement : 31/12/2017

Date de clture : 30/06/2018

1 2 3 4 5
Rapport pour la Echance Date de prparation Date dexpdition au Observations
priode sachevant le (JJ/MM/AA) (JJ/MM/AA) FIDA
(JJ/MM/AA)

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F. Registre des observations daudit

OSERVATIONS DAUDIT

Nom du Projet :

Don n :

Validation des rsultats de


lauditeur

Mis en uvre/rgl
N de Exercice Classe : Rf. Partiellement rgl
srie financier srieux/gnral audit Observation daudit Montant Mesure de la PMU Pas mis en uvre/attente

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7.3. Procdures de contrle interne

Auto contrles et contrles RAF/SE RCS 03

Autocontrles ;

Contrles par le RAF et le Suivi/Evaluation.

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MANUEL DE PROCEDURES RCS 03
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RED REVISE LE
7.3. Procdures de contrle Interne FEVRIER
PADAER 2013IGE
7.3.1. Auto- contrles & Contrles du RAF,
et du Spcialiste Suivi/Evaluation

1. OBJET

Assurer dune part la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation et dautre part lamlioration
des performances.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique de faon continue lensemble des oprations excutes par le Programme.

3. REGLES DE GESTION

Le contrle interne au niveau du Programme se dcline en :

Auto - contrles effectus quotidiennement par le personnel dans lexcution de ses tches ;
Contrles effectus priodiquement par le RAF et le Spcialiste Suivi/Evaluation.

Contrle au niveau du Programme

Le personnel du Programme effectue les oprations conformment aux procdures dfinies dans ce Manuel et
dans le Manuel des oprations ;
Le RAF et le Spcialiste Suivi/Evaluation sont chargs de la vrification de lapplication du manuel de
procdures administratives, financires et comptables ;
Le RAF et le Spcialiste Suivi/Evaluation feront galement des visites de terrain pour constater les ralisations
faites par les partenaires et autres prestataires. Ces visites feront galement lobjet de rapports.

Contrle des activits des partenaires financs par le Programme

LUCP examine les rapports priodiques dactivits transmis par les partenaires financs et font les observations
ventuelles. Cest un premier niveau de contrle ;

LUCP ne se contentera cependant pas seulement des rapports. Il devra tablir un Planning de visites de terrain
pour aller examiner sur place les activits ralises et les conditions de leur ralisation. Chaque visite de terrain
sera sanctionne par un rapport.

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7.4. Procdures de coordination

Coordinations mensuelles et suivi des activits RCS 04

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MANUEL DE PROCEDURES RCS 04
PROCEDURES DE CONTROLE ET DE SUPERVISION REDIGE REVISE
PADAER 7.4. Procdures de Coordination FEVRIER LE
7.4.1. Coordination des Activits 2013

1. OBJET

Assurer une conduite oprationnelle, harmonise, performante et transparente des activits du Programme.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure sapplique priodiquement dans le cadre dune dynamique de groupe dveloppant lapproche participative
et la concertation mutuellement bnfique.

3. REGLES DE GESTION

Le Programme doit dvelopper une tradition de runions gnrales relatives au suivi de lensemble des activits.
La tenue de ces runions doit tre rgulire pour ltablissement dun processus de dynamique de groupe (cadres
de lUCP, Bnficiaires, Partenaires/Prestataires engags dans la mise en uvre des activits du Programme)
permettant de crer les conditions optimales dune gestion concerte des oprations du Programme avec comme
but dassurer tout moment une bonne visibilit des objectifs globaux ;

Les coordinations devront prendre en compte notamment :

Au plan des oprations techniques :

La prparation et la planification adquates des activits,


Le suivi rgulier des activits dans le sens de prciser des points de divergence entre les diffrentes
fonctions, dexaminer des lments dajustement de lorganisation en matire dassise de la stratgie
dimplantation et dintervention du Programme, dadhsion et de participation effective des partenaires et
de suivi/valuation correct des activits,
La prparation des missions de supervision, de revue technique et dvaluation.

Au plan des oprations administratives, financires et comptables, le suivi de :


Lapplication effective des procdures,
Lutilisation rationnelle des ressources financires mises disposition et la sauvegarde du patrimoine,
La fiabilit des lments comptables et financiers (exhaustivit, consistance, conformit, etc..),
Lanalyse des requtes des Partenaires,
La gestion du personnel,
La prparation des missions daudit.

Les runions devront tre formalises avec production de procs verbaux dresss par le Spcialiste
Suivi/Evaluation du Programme qui devra en outre assurer le suivi de lexcution des lments de la matrice de
dcisions tablie au cours de ces coordinations.

En plus de ces runions, le Programme poursuivra ses missions de supervision de terrain quelles soient
techniques ou administratives, financires et comptables. Ces sorties devront faire lobjet de programmation et
de comptes rendus de missions articuls notamment autour des points ci-aprs :
Les lments superviss et/ou contrls,
Les distorsions constates et les risques y relatifs,
Les solutions discutes avec les oprateurs et bnficiaires,
Les recommandations et le plan daction y relatifs.

Il est rappel que le suivi des activits du Programme peut tre dfini comme lopration consistant se tenir
inform de ltat davancement du Programme au cours de son excution tant en ce qui concerne les activits
mises en uvre et lutilisation des moyens y relatifs, que le degr de ralisation des objectifs. Il sagit ensuite
den mesurer limpact, par comparaison aux prvisions quantitatives tablies par la programmation et den tirer
les leons et recommandations en indiquant les rajustements oprer.

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RCS 04 : Suite

Le suivi est donc une opration permanente tout le long de lexcution du Programme dbouchant sur la prise
rapide de dcisions permettant de rajuster les moyens, les chances et dadapter les actions aux ralits
existantes et aux conditions imprvues ou mal values priori.

Cette valuation permanente ncessite la mise en place dun systme de gestion dinformations dment
slectionnes. Ces informations devront circuler entre les diffrents niveaux dexcution et de prise de dcision,
de faon organise et priodique et sous des formes permettant lexploitation rapide des donnes fournies : le
tout devant passer travers un cadre favorisant la concertation et facilitant la coordination entre les divers
intervenants afin dobtenir leur engagement quant aux dcisions prendre et les orientations arrter.

Les coordinations au niveau du Programme sont organises comme suit :

Priodicit Niveau : Sige Niveau : Sige/Antennes Niveau : Antennes


Hebdomadaire Trimestrielle Mensuelle

Cibles Personnel de lUCP En alternance* CAN, AAC, TIR, SECA,


Dplacement du Personnel de Reprsentant des Bnficiaires
lUCP au niveau de lAntenne
Dplacement des CAN et des
AAC lUCP

* Mois davril Antennes : revue de lavancement de lexcution des activits


Mois de juillet Sige : valuation du rapport dactivits du premier semestre
Mois de sept/octobre Antennes : prparation du PTBA de lanne suivante
Mois de janvier Sige : bilan annuel et organisation du dmarrage des activits

201
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7.5. Procdure de contrle externe

Audit et Supervision RCS 05

Planification des missions daudit

Planification des missions de supervision et de contrle externe

202
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MANUEL DE PROCEDURES RCS 05
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION REDIGE REVISE LE
PADAER 7.5. Contrle Externe FEVRIER
7.5.1. Audit et Supervision 2013

1. OBJET

Assurer que latteinte des objectifs du Programme est en bonne voie grce lexcution des activits conformment
aux documents de base du Programme.

Assurer la traabilit des ressources mises disposition et sassurer que les dpenses effectues sont ligibles au
financement/FIDA/FFS et, quelles sont en adquation avec les ressources de Contrepartie et les contributions des
Bnficiaires.

2. APPLICATION

La procdure sapplique de faon priodique lensemble des oprations excutes dans le cadre des ressources du
Programme.

3. REGLES DE GESTION

Le Programme et les partenaires financs sont soumis aux contrles et la supervision du Gouvernement et du
FIDA, selon les procdures propres chaque Bailleur. Ils sont galement soumis des audits annuels ;
Le FIDA, assure un rle dadministration du prt, de conseil, dvaluation et de contrle. A ce titre, il conduit des
missions de supervision et de suivi au niveau du Programme et des partenaires financs ;
LUCP est charge de la prparation, de la planification et de la coordination des diffrentes missions de
supervision, dvaluation et daudit.

3.1. Planification des missions daudit

Pour procder aux audits annuels, le Programme recrute, deux (2) mois avant la fin de lexercice auditer un
cabinet daudit indpendant acceptable par le FIDA, suivant un mode de slection conforme aux procdures de
slection des consultants ;
Le Programme et les partenaires financs effectuent une bonne prparation des missions de supervision et
daudit ds quils en sont informs. Toute la documentation requise doit tre prpare et disponible pour
permettre une correcte conduite desdites missions ;
Lauditeur externe devra exprimer clairement son opinion sur le contrle interne et sur linformation financire
et comptable dans son rapport daudit. Il apportera une attention particulire la vrification de lexistence, de
la rgularit et du classement appropri des pices justificatives des dpenses figurant sur les tats certifis des
dpenses fournis lappui des Demandes de Retrait de Fonds ;
Laudit aura pour but de vrifier que les tats financiers sont prsents conformment aux normes comptables
internationales et aux principes gnralement admis. Lauditeur doit galement vrifier que les fonds du
Programme, toutes origines confondues, ont t utiliss exclusivement pour la ralisation des objectifs du
Programme et dans le respect des rgles et procdures en vigueur au sein du Programme et des Directives du
bailleur de fonds ;
Le rapport daudit devra parvenir au FIDA au plus tard six (6) mois aprs la fin de lexercice.

3.2. Planification des missions de supervision et de contrle externe

Le Programme et les partenaires financs pourront recevoir de manire priodique des missions dassistance
et de supervision du Gouvernement et du FIDA. Les objectifs des missions de supervision seront, entre autres :

De sassurer du bon ancrage et de la stratgie dimplantation et dintervention ;


Dvaluer les rsultats obtenus par activit et les comparer aux prvisions ;
Dvaluer le niveau dexcution des plans dactions et des budgets ;
dexaminer la rgularit et la conformit des pices et documents comptables ainsi que leur cohrence
avec les rapports dactivits.

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