RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR

CHAPITRE Ier : PREAMBULE

Article 1 : Objet du Règlement d’Ordre Intérieur

Le présent règlement d’ordre intérieur a pour objet de présenter les modalités d’application de
certaines dispositions des statuts de L’Association Congolaise pour la Logistique et la Supply Chain,
ACOLOG en sigle, adoptés en Assemblée Générale Constitutive tenue à Pointe-Noire, le 26
Décembre 2020.

CHAPITRE II : MEMBRES

Article 2 : Adhésion des membres

Pour être admis comme membre de l’Association, il faut fournir un dossier comportant les pièces
ci-après :
 Un formulaire de demande d’adhésion disponible au siège de l’organisation, rempli, signé
et adressé au Président du Conseil d’Administration ;
 Une quittance de versement des droits d’adhésion ;
 Une copie de la Carte Nationale d’Identité ;
 Deux photos (02) d’Identité.
 Le montant des frais d’adhésion est fixé comme suit :
o Membre Sénior (25 ans et plus : 10 000 FCFA
o Membre Junior (17 à 24 ans): 2 500 FCFA
o Personne morale : pas de frais d’adhésion

Le montant des droits d’adhésion peut être modifié par décision de l’Assemblée Générale. Il est
payé en un seul versement au moment de l’adhésion du membre et est destiné aux dépenses
inhérentes à l’adhésion des membres. Il n’est pas remboursable en cas de démission, de décès
ou d’exclusion de ce dernier.

Les membres personnes morales ne perd pas des frais d’adhésion mais ont le devoir
d’accompagner et de soutenir les membres dans l’insertion professionnelle par les stages, la
primauté d’emploi en cas de compétences égales à un concurrent, la mise à disposition
consensuelle de site d’expérimentation, la communication et la promotion autour des initiatives.
Les autres droits et devoirs des personnes morales membres et / ou partenaires sont précisés dans
le plan de motivation des membres et partenaires de l’association.

La qualité de membre est constatée par l’inscription au registre des membres de l’organisation et
la délivrance de sa carte ou attestation de membre dûment signée par le Président du Conseil
d’Administration ou son mandant.

Il est établi au membre dont l’adhésion est prononcée une carte de membre indiquant : nom et
prénoms ou raison sociale, adresses, qualité et catégorie, etc.

 Tout membre à l’obligation de respecter les textes (statuts et règlement intérieur) ainsi que
les décisions prises par les organes statutaires.
 Tout membre a le devoir d’œuvrer à la réalisation des objectifs par sa contribution active
et par la promotion de l’association dans un esprit de solidarité.
 Tout membre (sauf les membres d’honneur) en règle de ses cotisations, a le droit de vote
et est éligible. Le principe « un homme, une voix » prévaut. Toutefois le vote par
procuration est admis.
 Le montant de la cotisation annuelle est fixé comme suit :
o Membre Sénior (25 ans et plus) : 40 000 FCFA/an

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 o Membre Junior (17 à 24 ans): 20 000 FCFA /an
o Humain morale : Une contribution forfaitaire d’au moins 100 000 FCFA/an

Le membre adhérant devra verser la moitié de sa cotisation statutaire au plus tard le 31 mars de
l’année entamée, et le reste au plus tard le 30 juin de l’année.

En dehors des droits mentionnés à l’article 16 des statuts, tout membre bénéficie de la motivation
financière et / ou non financière quand il remplit ses devoirs. Les conditions de sa mise en œuvre
sont définies dans le plan de motivation et le cadre de performance de l’association.

Article 3 : Démission d’un membre

Tout membre peut démissionner à tout moment. La décision est notifiée par correspondance
adressée au Président du Conseil d’Administration de l’Association avec mention du ou des motifs
de la démission.
Le Conseil d’Administration statue sur la correspondance et rencontre le membre sur convocation
de ce dernier. La décision finale portant démission du membre prend effet à partir de la date de
réponse adressée au membre démissionnaire par le Conseil d’Administration après approbation
de l’Assemblée Générale dans un document qu’il contresigne.
Article 4 : Délivrance des documents aux membres
Sous réserve de l’article 22 du présent règlement d’ordre intérieur, le Président, le Secrétaire
Général du Conseil d’Administration et le Directeur Exécutif sont habilités à délivrer des extraits ou
copies certifiées des règlements et des procès-verbaux de l’Assemblée Générale ainsi que des
réunions du Conseil d’Administration.
Le président et le secrétaire des autres organes décisionnels, comités ou structures peuvent fournir
des extraits ou copies certifiées de leurs procès-verbaux.
Ces personnes doivent toutefois veiller à la préservation du caractère confidentiel des
informations.

CHAPITRE III : PROCÉDURES D'ÉLECTION

Article 5 : Désignation des membres du présidium

Les élections se déroulent sous le contrôle d’un présidium composé de trois (03) membres
minimum et de cinq (05) membres maximum, non candidats aux postes à pourvoir et désignés
par l’Assemblée Générale, que sont un Président, un(e) Secrétaire, et les membres de la
commission électorale.
Le présidium peut être assisté de deux (2) scrutateurs choisis parmi les participants à l’Assemblée.
Le Président du Conseil d’Administration est le président du présidium sous le contrôle de qui les
élections se déroulent sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. Le cas échéant,
le président du conseil de surveillance supplée le président en cas d’empêchement. Lorsque le
président du conseil de surveillance se trouve dans l’incapacité d’assumer la présidence,
l’Assemblée Générale élit parmi les membres présents qui disposent de droit de vote un président
du présidium.
Lors des élections, le Secrétaire du Conseil d’Administration assure d’office la fonction de
Secrétaire d’élection sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. Dans ce cas,
l’Assemblée Générale élit parmi les délégués membres ayant le droit de vote, une personne pour
exercer cette fonction.
Aucun membre de ce présidium et les scrutateurs ne doivent être candidats.

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Article 6 : Identification des dirigeants sortant et réception des candidatures
Avant les élections, le président du présidium mis en place communique les noms des
responsables sortants puis procède, d’abord pour le Conseil d’Administration, puis pour le Conseil
de Surveillance à la réception des propositions de candidatures présentées par les membres
ayant le droit de vote.
Une fois l’enregistrement des candidatures achevé, pour l’un des organes de décision, l’élection
se fait par scrutin secret. Si plusieurs scrutins sont nécessaires, ils ont lieu successivement.
Article 7 : Vote
Le vote s’effectue à l’aide de bulletins marqués par le secrétaire ou le président et distribués par
les scrutateurs aux personnes ayant droit de vote.
Les électeurs inscrivent sur le bulletin les noms des candidats choisis. Ils doivent voter pour autant
de candidats qu’il y a de postes à pourvoir.
Article 8 : Décompte des voix
Le secrétaire d’élection et les scrutateurs procèdent au dépouillement en contrôlant la validité
des bulletins recueillis. Ils s’assurent en outre que leur nombre n’excède pas celui des bulletins
distribués et que le nombre des candidats choisis sur chaque bulletin correspond au nombre des
postes à pourvoir. Sinon le bulletin est rejeté en ce qui concerne l’organe de décision pour lequel
cette exigence n’est pas respectée.
La décision de rejet d’un bulletin incombe au président du présidium.
Le résultat détaillé du dépouillement est communiqué. En cas d’égalité des voix entre les
candidats, le président du présidium demande un nouveau tour de scrutin trente (30) minutes
après le premier scrutin.
Article 9 : Proclamation des résultats
Pour chaque organe de décision, le président du présidium donne les noms des candidats qui
ont obtenu le plus grand nombre de voix, par ordre alphabétique, jusqu’à concurrence de
nombre des postes à pourvoir.
Lorsque les résultats du scrutin ont été communiqués, un candidat ou 25% (vingt-cinq pour cent)
des membres présents ayant droit de vote peuvent exiger qu’il soit procédé séance tenante, à
un second dépouillement des votes, qui est définitif.
Après la communication et après toute contestation résolue, le président du présidium proclame
les résultats définitifs du scrutin.
Sauf décision contraire de l’Assemblée Générale, le secrétaire du présidium procède à la
destruction des bulletins à la réunion de l’Assemblée Générale.
Article 10 : Conditions d’exercice du vote par procuration
Sauf dans le cas d’une personne morale, le vote par procuration, à l’Assemblée Générale, n’est
autorisé qu’en cas de force majeure laissé à l’appréciation de l’Assemblée Générale.
La procuration doit être dûment signée par le membre qui le délivre.
Une personne ne peut recevoir plus d’une procuration. Toute personne détentrice d’une
procuration doit présenter sur demande du président du présidium ce document avant le début
de l’Assemblée.

CHAPITRE IV : DURÉE ET RENOUVELLEMENT DES MANDATS

Article 11 : Durée des mandats
Au Congo, la durée de mandat des membres du Conseil d’Administration est de deux (02) ans,
renouvelable.

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Article 12 : Conditions de renouvellement
Le renouvellement des membres de chaque organe s’effectue selon les conditions suivantes :
 Au cours d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) quand ils sont en fin de mandat ;
 Au cours d’une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) en cas d’exclusion d’un
responsable pour faute grave.

CHAPITRE V : RAPPORT D'ACTIVITÉS

Article 13 : Présentation du rapport d’activités à l'assemblée générale
Le Conseil d’Administration et le Conseil de Surveillance doivent rendre compte de leurs mandats
à l’Assemblée Générale Ordinaire. Le Conseil d’Administration doit présenter le rapport annuel
de l’Association à l’Assemblée Générale annuelle. A l’occasion de cette même Assemblée, les
autres organes présentent également leurs rapports d’activités.

CHAPITRE VI : POUVOIRS ET DEVOIRS DU PRÉSIDENT, ET DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

Article 14 : Les présidents des organes
Le président du Conseil d’Administration de l’Association est le premier dirigeant de l’institution. Il
détient son autorité du Conseil d’Administration et l’exerce sous son contrôle.
A ce titre, le président :
 Est le représentant de l’Association ;
 Préside les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d’Administration ;
 Veille à la réalisation des objectifs de l’Association et s’assure de l’exécution des décisions
du conseil ;
 S’acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont spécifiquement confiés
par le conseil.

Le président du Conseil de Surveillance détient son autorité du C.S et l'exerce sous son contrôle.
A ce titre, il est chargé de la coordination des activités de cet organe et doit en rendre compte
à l’Assemblée Générale.
Article 15 : Les secrétaires des organes
Le Secrétaire Général de l’Association assure le secrétariat de l’Assemblée Générale et du Conseil
d’Administration, et il est chargé de la tenue et de la garde des registres de décisions du Conseil
d’Administration et de l’Assemblée Générale au siège de l’organisation.
Les secrétaires du Conseil de Surveillance et éventuellement d’autres organes assurent le
secrétariat et sont chargés de la garde des procès-verbaux et registres de décisions de leur
organe respectif au siège de l’Association.

CHAPITRES VII : LA DIRECTION EXÉCUTIVE

Article 16 : Pouvoirs et devoirs du directeur exécutif et de ses collaborateurs
Le Directeur Exécutif : Le Directeur Exécutif de l’association exerce ses fonctions sous l’autorité du
Conseil d’Administration. Il est notamment chargé de:
 Coordonner l’ensemble des activités de l’Association et veiller à l’exécution des décisions
des différents organes de l’Association ;
 Formuler à l’endroit des différents organes décisionnels des avis et suggestions sur les
objectifs, politiques et plans d’actions de l’Association et les informer régulièrement sur leur
mise en application ;
 Présenter au Conseil d’Administration les états financiers, les budgets et rapports annuels ;
 Assurer la gestion administrative, financière et comptable de l’ONG et d’en informer
régulièrement le Conseil d’Administration ;

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  Assurer la gestion des ressources humaines et en rendre régulièrement compte au Conseil
d’Administration ;
 Assurer la conservation des registres de l’association et l’exécution des décisions issues des
réunions des organes ;
 Fournir les renseignements requis par les différents organes décisionnels tout en veillant,
dans le cas de l’Assemblée Générale, à la préservation du caractère confidentiel de
certaines informations ;
 Collaborer avec le président à la représentation de l’Association ;
 Participer aux séances du Conseil d'Administration et du Conseil de Surveillance avec voix
consultative et veiller au respect scrupuleux des textes et procédures en vigueur ;
 Appuyer les Secrétaires des différents organes dans la rédaction des procès-verbaux de
séance et les faire signer par les Présidents et Secrétaires respectifs ;
 Cosigner avec le Président de l’Association, les documents financiers ;
 S’acquitter de tout autre devoir attaché à sa charge ou qui lui est spécifiquement confié
par le Conseil d’Administration.

Le Directeur Exécutif a sous sa responsabilité : le Directeur Exécutif Adjoint qui coordonne les
responsables départementaux de l’association, le Directeur du Développement et de la
Recherche, le Directeur Administratif et Financier, le Directeur de la Planification et de la
Prospective ; le Directeur des Affaires Juridiques, des Relations Extérieures et de la
Communication, le Directeur des Opérations.

Le Directeur Exécutif Adjoint : il a pour mission d’assister le Directeur Exécutif dans son rôle. Il assure
l’intérim du D.E et participe à l’évaluation des différentes directions mises sous sa tutelle par le D.E.
Il est le Coordonnateur Général des Coordonnateurs des Bureaux Départementaux de
l’association et rend compte de leurs activités au D.E.

Le Directeur de la programmation et de la prospective : Il est sous l’autorité du Directeur Exécutif

et est chargé de la planification des tâches de l’association. Il assure de façon permanente
l’anticipation sur toute action de la part de chaque membre de l’association. En tant que
directeur de la prospective, il a l’obligation d’engager régulièrement des réflexions en vue
d’éclairer les différentes actions à mener. Il assure de ce fait la planification, le suivi et l’évaluation
de toutes activités. Il a principalement pour rôles et responsabilités de :
 Réaliser la planification et la programmation des activités,
 Assurer la conformité des programmes en cours d’exécution et attirer l’attention de la
hiérarchie sur tout disfonctionnement,
 Apporter son appui aux structures abritant et/ou coordonnant les projets compétitifs et les
projets spéciaux de l’organisation,
 Apporter l’appui nécessaire aux unités opérationnelles (Centres d’excellence et Centres
nodaux) à leur demande en matière de planification et de programmations de leurs
activités.
 Construire une vision globale de l’évolution de l’organisation à court, moyen et long terme
en matière de programmation et de planification des activités.

Le Directeur de la recherche et du développement : Il est sous l’autorité du Directeur Exécutif et a

pour principaux rôles et responsabilités de :
 Coordonner les commissions techniques de recherche et de développement (transports,
santé, l’éducation, l’agriculture, l’environnement,) de l’association, la mise en place des
programmes spécifiques de recherche et de développement de l’association ;
 Participer à la réflexion au sein de l’association et du réseau sous régional et régional des
logisticiens et professionnels de la chaine d’approvisionnement en ce qui concerne les
thèmes et les problématiques du programme ;

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  Développer et gérer de nouveau projets et programmes ;
 Promouvoir des contacts entre les chercheurs membres du bureau national du
Laboratoire Africain de Recherche et d’Innovations en Logistique et la gestion de la
chaine d’approvisionnements (LARILog) et ceux du bureau sous régional et régional, les
partenaires de l’association et ses acteurs ;
 Préparer des propositions de recherche et des requêtes de financement sur des thèmes
liés à leurs domaines d’expertise à la demande du Directeur Exécutif et ou son adjoint ;
 Assurer la liaison avec les organismes de financement sous la direction du Directeur
Exécutif et/ ou son adjoint et en collaboration avec les autres départements ;
 Appuyer la réalisation d’autres activités de l’organisation,
 Recevoir et instruire les dossiers présentés par les groupes de chercheurs, relatifs au
financement des programmes de recherche ;
 Coordonner l’exécution et le suivi des programmes ;
 Organiser les rencontres scientifiques et techniques ;
 Organiser la restitution des programmes aux bénéficiaires ;
 Proposer les normes et les critères d’évaluation des institutions exécutant les programmes
de recherches financés par l’association ;
 Assurer la conformité des programmes en cours d’exécution et déterminer l’impact des
programmes exécutés.
 Définir les objectifs et les priorités de recherche d’intérêt commun à l'échelle
départementale, nationale, Sous régionale et régionale ;
 Servir d'instance de consultation de toute recherche menée par les organisations
nationales sous régionales, régionales, ou internationales intervenant dans la sous-région ;
 Élaborer des programmes communs de recherche pour renforcer la complémentarité de
ses activités et celles de ses partenaires ;
 Harmoniser les activités des réseaux associatifs de recherche et faciliter la création de
nouveaux réseaux ou de toute autre unité opérationnelle de recherche nationale et sous
régionale ;
 Contribuer à la mobilisation des ressources financières et humaines pour la mise en œuvre
des programmes de recherche développement à caractère national et départemental.

Le Directeur des opérations : Sous la responsabilité du Directeur Exécutif, il a pour principaux rôles
et responsabilités de :
 Assurer la mise en œuvre de tous les projets relevant de la direction dont il a la
responsabilité ;
 Coordonner l’exécution, le suivi et l’évaluation des projets dont il a la charge;
 Veiller à la mise à jour permanente des besoins des spécialistes des projets et de leurs
stratégies en matière de développement à court et long terme,
 Élaborer les termes de référence devant permettre de sélectionner les institutions hôtes
pour l’exécution des projets sur financement de l’association et de ses partenaires
techniques et financiers ;
 Participer, en relation avec le Responsable de suivi évaluation, à l’élaboration des normes
et critères pour l’évaluation et la mesure d’impact des projets relevant des programmes
dont il assure la gestion ;
 Consolider les rapports techniques et financiers relevant des différents programmes sous
sa gestion.
 Faciliter les activités de la direction exécutif en mettant à sa disposition les moyens
techniques, logistiques et financiers requis ;
 Mettre tout en œuvre pour l’organisation et la mise en œuvre de toutes les opérations de
suivi et évaluation ;
 Organiser et faciliter les activités liées à l’évaluation d’impacts du projet ;
 Assurer le déplacement des chercheurs et techniciens impliqués dans le projet ;

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  Faciliter les échanges et la diffusion;
 Assurer la circulation de l’information scientifique ;
 Assurer l’organisation des séminaires et d’ateliers ;
 Assurer l’accueil de stagiaires et des chercheurs en formation ;
 Animer et /ou coordonner les activités de l’équipe opérationnelle ;
 S’assurer de la performance permanente et de l’apprentissage réussi des membres
l’équipe opérationnelle.

Le Directeur des affaires juridiques, des relations extérieures et de la communication : Sous la

responsabilité du Directeur Exécutif, il a pour rôles principaux de :
 Assurer la visibilité de l’association (mise à jour du site etc.) ;
 Organiser la communication entre l’association, les bureaux national et départemental,
les partenaires techniques et financiers, et le public.
 Assurer la collecte et la diffusion de l’information basée sur les programmes à l’intérieur de
l’association et à l’ensemble des partenaires ;
 Instruire et proposer les solutions appropriées aux litiges qui peuvent naître à l’occasion
des activités de l’association,
 Élaborer et planifier en collaboration avec les autres directions les communications du
Directeur Exécutif et / ou son Adjoint pour les différentes manifestations,
 Conseiller les autres directions sur l’ensemble des contentieux nés entre l’association et les
tiers.

Le Directeur des Affaires Administratives et Financières : Sous le leadership du Directeur Exécutif, il

est charge de :
 Élaborer le projet de budget ; les états financiers de synthèse
 Tenir la comptabilité ;
 Gérer le patrimoine ;
 Veiller à la gestion saine des ressources de l’association ;
 S’occuper aussi de la gestion des flux monétaires de l’association ;

La Direction Exécutive est chargée d’exécuter les décisions de l’A.G sous le contrôle du C.A et
de veiller à la bonne marche de l’association. Elle dirige par conséquent l’association. Tous les
membres de la D.E doivent avoir pour règle de conduite l’obligation de résultats et de compte
rendu. Ils sont des salariés. En cas de limitation des ressources, au minimum le Directeur Exécutif,
le Directeur de la Recherche et du Développement, et le Directeur des Affaires Administratives et
Financiers doivent être des salariés et recrutés par appel à candidatures. L’appel à candidature
n’est pas réalisé pour ces personnels sauf à la constitution de l’association ou dans le cas d’un
avis motivé ou d’une décision justifiée du CA et approuvée par le CS que ces personnels seront
simplement nommés parmi les membres actifs qualifiés. Le Directeur Exécutif de l’association est
nommé ou recruté pour une durée de Trois (03) ans renouvelable, mais peut être muté ou changé
en cas de perte de performance ou manque d’efficience prononcé le CA et approuvé par le CS
et /ou l’AG. Le quorum de validité des réunions de la D.E est de 2/3 des membres.

Le Coordonnateur du Bureau Départemental de l’Association : Sous le leadership du Directeur

Exécutif Adjoint, les coordonnateurs des bureaux départementaux de l’association servent
d’interface entre la direction exécutive, les membres du département, les pouvoirs publics et les
partenaires techniques et financiers. Il appuie le Département ou le préfet dans l’exercice de son
leadership pour une meilleure coordination des partenaires en logistique et gestion de la chaine
d’approvisionnement dans tous les secteurs d’interventions (les transports, la santé, l’éducation,
l’environnement, l’agriculture,) du département.
Il est chargé de :

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  Communiquer régulièrement avec le Directeur Exécutif Adjoint pour partager les défis du
département en vue d’orienter les engagements et de faciliter leur mise en œuvre ;
 Partager avec les membres de son équipe, les membres de l’association issus du
département, les partenaires du département toutes les informations reçues de la
direction exécutive ;
 Tenir à jour une liste de tous les intervenants en logistique et gestion de la chaine
d’approvisionnement du département et organiser des réunions régulières avec ces
derniers ;
 Harmoniser autour des priorités départementales, les différentes interventions des
membres et des partenaires en logistique et gestion de la chaine d’approvisionnement
par secteur d’activité du département ;
 Veiller à la promotion de la transparence et de l’équité dans la gestion des membres,
partenaires et des financements apportés au bureau départemental;
 Encourager l’alignement des membres et partenaires aux décisions collectives validées et
prises par la direction exécutive et le bureau départemental;
 Appuyer le financement des interventions du département ou des communes du
département selon le budget négocié et validé ;
 Apporter un appui technique au département ou aux mairies en cas de besoin ;
 Appuyer la fonctionnalité des commissions techniques de la recherche et du
développement au niveau départemental et des groupes de travail différents mis en
place par les autorités administratives décentralisées ;
 Encourager les membres et les partenaires à participer activement aux revues, réunions,
audits et évaluations des performances du bureau et des entités intervenant dans la
logistique et gestion de la chaine d’approvisionnement. Il en est de même qu’aux séances
d’élaboration des PAO et PTT ;
 Appuyer les services départementaux dans l’organisation des audits externes et partager
avec les membres et les partenaires du département ces rapports d’audit ou toutes
informations relatives.

Le coordonnateur du bureau principal a sous sa responsabilité au minimum trois

personnels salariés recrutés dans les mêmes conditions que les personnels clés de la DE:

 Le Responsable Départemental de la Recherche et du Développement (RPRD) : Il fait office

du Coordonnateur Adjoint du Bureau Départemental de l’association et joue les mêmes
rôles et responsabilités qu’assure le Directeur Exécutif Adjoint au Directeur Exécutif en
l’absence ou à la demande du coordonnateur du bureau départemental. Le RPRD a les
mêmes attributions que le directeur de la recherche et du développement de la DE au
niveau départemental. Il assiste le DRD à mettre en œuvre les activités de recherche et
développement au niveau département. A cet effet, il gère les différentes commissions
techniques de recherche et du développement au niveau départemental.

 Le Responsable Administratif et Financier (RAF): Sous l’autorité du Coordonnateur du

Bureau Départemental, il assure les mêmes fonctions que le Directeur Administratif et
Financier (DAF) de la DE au niveau départemental. A cet effet, il bénéficie de l’appui
technique du DAF qui participe à l’évaluation de sa performance.

 Le Responsable des Opérations (RO) : Sous l’autorité du Coordonnateur du Bureau

Départemental, il assure les mêmes fonctions que le Directeur des Opérations (DO) de la
DE au niveau départemental A cet effet, il bénéficie de l’appui technique du DO qui
participe à l’évaluation de sa performance.

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Article 17 : Critères de recrutement du directeur général exécutif et de ses collaborateurs
Nul ne peut être directeur exécutif de l’Association ou son collaborateur :
 S’il participe directement ou indirectement d’une façon régulière ou occasionnelle à une
activité concurrente de celle de l’Association ;
 S’il a fait l’objet d’une condamnation l’ayant déchu de ses droits civils ou lui interdisant de
gérer ou d’administrer une association ;
 S’il a été licencié d’un autre établissement pour abus de confiance ou malversation
dûment prouvée.
Le Directeur Exécutif et ses collaborateurs doivent avoir des compétences avérées dans les
activités menées par l’Association. Avant tout recrutement, le Conseil d’Administration valide la
fiche de recrutement. Les trois personnels clés et salariés de la DE et du BPA doivent être validés
par le CA et / ou l’AG avant leur prise de fonction. En cas de besoin de personnels
supplémentaires, le DE et ou le CBP doivent exprimer leur besoin respectivement à leur supérieur
hiérarchique qui le présentera au CA pour approbation avant le lancement de tout recrutement.

CHAPITRES VIII : LIVRES, REGISTRES ET EXTRAITS

Article 18 : Contenu du registre
L’Association tient à son siège social un registre contenant :
1. Ses statuts et la décision d’agrément d’une autorité civile ;
2. Son règlement d’ordre intérieur;
3. Les procès-verbaux et résolutions des assemblées ;
4. Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du Conseil d’Administration, et du
Conseil de Surveillance ;
5. Le recueil de ses procédures comptables et financières, administratives et de gestion des
ressources humaines, etc. ;
6. Une liste mentionnant les noms, adresses, professions des membres des organes de
l’Association, avec mention du début et de la fin de chaque mandat ou de la durée des
fonctions, selon le cas ;
7. Le point des cotisations des membres ;
8. Les textes législatifs et règlementaires régissant l’association en RDC ;

Article 19 : Autres documents

L’Association met à la disposition de ses membres, des pièces attestant du versement des
cotisations. Autres documents importants à disposer et mettre à jour pour le bon fonctionnement
de l’association sont :
9. Le plan stratégique et le plan de travail annuel,
10. Le plan de motivation ;
11. Les états financiers annuels.

Article 20 : Accès des membres aux registres et obtention d’extraits

Un membre peut consulter dans les registres de l’Association les documents visés à l’article 19 du
présent règlement d’ordre intérieur.
Un membre peut en outre obtenir extraits ou copies des documents visés aux paragraphes 1; 2; 3
et 4 de l’article 19 du présent règlement d’ordre intérieur. L’Association peut exiger le paiement
des frais de reproduction et de transmission de ces documents.
Les membres convoquant une Assemblée Générale Extraordinaire peuvent obtenir copie de la
liste des membres de l’Association auprès du Secrétaire Général du Conseil d’Administration ou
du Directeur Exécutif de l’Association.

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CHAPITRE IX : RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
Article 21 : Rôle du conseil d’administration
Tout différend entre des membres de l’Association ou entre un membre et l’Association est soumis
au Conseil d’Administration au moyen d’une plainte par écrit énonçant un résumé des faits et
déposé au siège de l’Association. Le Directeur Exécutif ou le Conseil d’Administration transmet la
plainte au Secrétaire du Conseil de Surveillance. Le Conseil de Surveillance en examine le bien-
fondé avant d’en saisir le Conseil d’Administration.
Le président du Conseil de Surveillance et le membre plaignant sont ensuite convoqués devant
le Conseil d’Administration au moyen d’un avis indiquant le lieu et la date de la réunion. Peut
également être convoqué, tout dirigeant, membre ou employé mis en cause dans la plainte.
Le Conseil d’Administration statue sur le différend et fait connaître sa décision.
Article 22 : Rôle de l'assemblée générale
Le membre non satisfait de la décision du Conseil d’Administration peut soumettre le différend à
l’Assemblée Générale en déposant sa plainte selon la procédure présentée au paragraphe 1 er
de l’article 22 du présent règlement d’ordre intérieur.
Article 23 : Délai de traitement de la plainte
Toute plainte soumise à une instance doit requérir une réponse dans les deux (02) mois à compter
de la date de réception. Le membre plaignant doit recevoir une réponse écrite.

CHAPITRE X : DISPOSITIONS FINALES

Article 25 : Entrée en vigueur du Règlement d’Ordre Intérieur
Le présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur dès son adoption et remplace toutes
dispositions antérieures contraires.

Article 26 : Entrée en vigueur des modifications

Toute modification du présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur dès son adoption, sauf
si l’Assemblée Générale décide d’en retarder l’entrée en vigueur et sa communication à
l’administration préfectorale dans un délai de trois (03) mois.

Adopté par l’Assemblée Générale à Pointe-Noire le 26 Décembre 2020.

Mis en forme : Français (France)

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