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Nadia Chougrani-Nief

Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

BTS
SUPPORT À L’ACTION MANAGÉRIALE
Office manager

Jeudi 31 janvier 2019

Lycée François Rabelais Dardilly

1
Nadia Chougrani-Nief
Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

PROGRAMME DE LA JOURNÉE

Retour d’expérience après 5 mois d’exploitation du nouveau référentiel


▪ Organisation pédagogique
▪ Aménagements espaces de travail (lien graphique)
▪ Organisation stages et mise en place d’actions partenariales avec des
entreprises
▪ Contenus des référentiels

Modalités de certification

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PROGRAMME DE LA JOURNÉE

Axes majeurs de la rénovation

▪ Ateliers de professionnalisation et de CEJM appliquée :


- Atelier mis en oeuvre par les équipes - retours d’expérience
- Préparation en amont
- Déroulement et co-animation

▪ Outils numériques : PGI, outils de gestion de projet, outils collaboratifs?


SIRH

▪ Gestion de projet : focus sur la notion de projet

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RETOUR D’EXPÉRIENCE APRÈS 5 MOIS


D’EXPLOITATION DU NOUVEAU RÉFÉRENTIEL

▪ Organisation pédagogique

Points forts des répartitions actuelles ?

Points de vigilance, écueils à éviter ?

Rappel des règles à respecter

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RETOUR D’EXPÉRIENCE APRÈS 5 MOIS


D’EXPLOITATION DU NOUVEAU RÉFÉRENTIEL
▪ Organisation pédagogique - Rappel des principes

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RETOUR D’EXPÉRIENCE APRÈS 5 MOIS


D’EXPLOITATION DU NOUVEAU RÉFÉRENTIEL
▪ Aménagements espaces de travail Extrait de vos réponses au
questionnaire :
Nouveaux espaces de travail imposés par les Dans votre établissement, avez-
référentiels avec, notamment, un focus sur la vous déjà amorcé une réflexion
digitalisation des activités. Un espace de 100 m² est concernant l'aménagement d'un
préconisé incluant 4 zones : nouvel espace de travail
1. accueil avec au moins un ordinateur fixe + matériel professionnel ?
de reproduction + téléphone, Non
2. espace de conduite de réunion de 15 à 18 places
avec un poste fixe connecté, vidéoprojecteur,
tableau et paperboard, 15 à 18 tablettes ou Oui
ordinateurs portables,
3. zone de travail incluant des ilots équipés de postes
fixes avec une capacité d’accueil de 12 étudiants
environ (4 marguerites de 3 postes ou vice-versa),
4. zone de communication isolée, équipée d’un bureau
avec poste fixe et matériel de captation vidéo.
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RETOUR D’EXPÉRIENCE APRÈS 5 MOIS


D’EXPLOITATION DU NOUVEAU RÉFÉRENTIEL

▪ Organisation stages et mise en place d’actions


partenariales avec des entreprises

▪ Contenus des référentiels

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CERTIFICA-
TION
Règlement
d’examen

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
▪ Épreuve orale et pratique : CCF pour les candidats des établissements habilités,
ponctuelle pour les autres
▪ Coefficient 4
▪ Durée totale : 1h30
▪ 2 situations d’évaluation : situation A (veille informationnelle) + situation B (projet)
▪ Commission d’interrogation : un enseignant du bloc gestion de projet + un
professionnel
▪ Dossier présenté : deux fiches descriptives de projet, attestation de non plagiat
▪ Supports amenés : équipements mobiles ou nomades, logiciels, applications,
ressources informatiques, productions diverses…
▪ Déroulement de l’épreuve : le jury modifie un ou plusieurs paramètres d’un projet
1- Préparation du candidat sur poste informatique – 45 minutes maximum
2- Simulation et entretien – 30 minutes maximum
3- Présentation du compte rendu de la veille informationnelle avec démonstration
sur son équipement numérique des modalités de conduite de la veille – 15 minutes
maximum (5 min d’exposé + 10 min de questions)

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Vade-mecum
1 Singularité (ne peut être répétitif) ✓

2 Réponse au besoin réel d’une organisation (ne peut être fictif) ✓


Critères à valider obligatoirement

3 Lien avec des partenaires internes et externes ayant des ✓


compétences et des responsabilités différentes
4 Présence d’éléments contractuels avec les partenaires ✓

5 Couverture du cycle entier du projet : préparation, conduite, clôture ✓

6 Planification des tâches ✓

7 Expression des livrables ✓

9 Définition d'un budget avec plusieurs postes ✓

10 Utilisation de plusieurs outils (notamment numériques) ✓

11 Evaluation des retombées ✓

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Des exemples de projets cités dans le référentiel
▪ développement d'un marché, d'un produit, d'un service, d’un chantier,
▪ gestion du processus d'un appel d'offres,
▪ organisation d'un salon, d’un séminaire, d’un déménagement,
▪ mise en place d’une démarche de certification qualité, de responsabilité sociétale
et éco-responsable,
▪ accompagnement de création d'entreprise, etc.
D’autres exemples seront proposés dans l’après-midi !

Remarque :
Des projets d’apprentissage peuvent être conduits notamment en de début de formation
pour appréhender la démarche de projet.
Ex : une visite d’entreprise

L’apprentissage du bloc « Gestion de projet » est itératif et incrémental.

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Les annexes prévues dans la circulaire d’examen

▪ Fiche descriptive de projet


▪ Attestation de non plagiat
▪ Fiche de contrôle de conformité
▪ Fiche d’expression de la nouvelle demande

▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 situation A (Forme CCF)


▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 situation B (Forme CCF)
▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 (Forme ponctuelle)

▪ Grille d’évaluation récapitulative de l’épreuve E5 (Forme ponctuelle)


▪ Grille d’évaluation récapitulative de l’épreuve E5 (Forme CCF)

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
La fiche descriptive du projet
▪ Nom, prénom, n° du candidat
▪ Compétence(s) du bloc 2 visées
▪ Objet du projet
▪ Nom de l'organisation, dates et durée de réalisation, degré de délégation (projet en
responsabilité ou accompagné)
▪ Descriptif du projet :
- le ou les objectifs, les enjeux et les risques
- les délais fixés, les étapes et leur planification
- le budget alloué
- l’équipe projet, les partenaires et les éléments contractuels
- la communication liée au projet
- les résultats obtenus
- les écarts éventuels
- le bilan
- la méthodologie et les moyens mobilisés
▪ Travaux réalisés

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
L’attestation de non plagiat

Ce sera une attestation type proposée dans la circulaire


nationale, signée par chaque candidat qui atteste ainsi que le
dossier est le fruit exclusif de son travail personnel.

▪ Fiche descriptive du projet 1


▪ Fiche descriptive du projet 2
▪ Attestation de non-plagiat

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
La fiche d’expression de la nouvelle demande
▪ Nom, prénom, n° du candidat

▪ Fiche de projet N°

▪ Objet du projet
▪ CHANGEMENT DE PARAMÈTRES / NOUVELLE DEMANDE ASSOCIÉS AU PROJET
PRÉSENTÉ
- Rôle des membres de la commission : chef de projet, collègues, fournisseur…
- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur un élément produit
lors du projet : par exemple un changement de date qui induit une nouvelle planification
- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur un
changement d’interlocuteur
- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur une prolongation
du projet

▪ ANNEXES ÉVENTUELLES MISES À DISPOSITION POUR PRÉPARER LA SIMULATION

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
La veille informationnelle effectuée pour un des 2 projets
▪ Pas de modèle de compte rendu de veille informationnelle (pas de modèle de fiche)
▪ La veille informationnelle présentée à l’examen est obligatoirement en lien avec un des projets
présentés lors de l’épreuve
▪ L’évaluation porte sur :
- La présentation des outils utilisés
- Les modalités de conduite de la veille
- Une démonstration sur équipement numérique des modalités de conduite de la
veille
- La présentation des résultats
▪ L’entretien porte sur :
- La qualité et la complémentarité des sources
- Les outils de veille contenant des informations exactes et de qualité
- La mise en place des règle d’actualisation de la veille
- La diffusion des résultats de la veille à l’équipe projet

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Critères d’évaluation du projet
Présentation des résultats de la nouvelle demande :
▪ Utilisation des outils numériques et adaptation de la
communication en fonction de l’expression des besoins ▪ Critères en termes de communication
▪ Critères en termes de production et de gestion de
Entretien : l’information
▪ Justification de la démarche, des outils mobilisés, Clôture du projet
éclaircissement et/ou approfondissement sur les travaux ▪ Critères spécifiques au domaine d’activité :
du projet choisi - Outils de gestion du temps
Préparation du projet - Analyse des écarts constatés
▪ Critères spécifiques au domaine d’activité : - Freins en interne repérés
planification, budget… ▪ Critères en termes de communication
▪ Mise en œuvre des outils et des techniques de ▪ Critères en termes de production et de gestion de
communication adaptés aux objectifs et aux contraintes l’information
▪ Critères en termes de production et de gestion de
l’information Respect des critères de composition du dossier :
▪ pénalité -5 points par fiche projet manquante
Conduite du projet
▪ Critères spécifiques au domaine d’activité : procédure
d’alerte mise en place…

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Exemple de planning pour le CCF
1 – Situation A : Présentation de la veille informationnelle (15 minutes)
2 – Situation B : Préparation sur poste informatique (45 minutes), simulation et entretien (30 minutes)

Heure de Heure de fin


Heure de
convocation d’épreuve Evaluation
passage
des candidats (maximum)

Candidat 1 9 h 00 9 h 45 10 h 15 10 h 30

Candidat 2 9 h 45 10 h 30 11 h 00 11 h 15

Candidat 3 10 h 30 11 h 15 11 h 45 12 h 00

Candidat 4 13 h 30 14 h 15 14 h 45 15 h 00

Candidat 5 14 h 15 15 h 00 15 h 30 15 h 45

Candidat 6 15 h 00 15 h 45 16 h 15 16 h 30

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CERTIFICATION
E5 Gestion de projet
Exemple de planning en forme ponctuelle
▪ Les fiches de simulation seront rédigées avant l’accueil des candidats à raison d’une demi-
heure de préparation par fiche (prévoir environ 2h30 de préparation par jour si 5 candidats)
▪ Les commissions pourraient être convoquées à 8 h15 pour le passage du premier candidat à
11h. Heure de
Heure de Heure de fin
convocation Evaluation
Pour les candidats : passage d’épreuve
des candidats (3)
1 - Préparation sur poste informatique (1)
(2) (maximum)
(45 minutes)
2 - Situation B : simulation + entretien Candidat 1 10 h 15 11 h 00 11 h 45 12 h 00
(30 minutes)
3 - Situation A : présentation de la Candidat 2 13 h 15 14 h 00 14 h 45 15 h 00
veille informationnelle (15 minutes )
Candidat 3 14 h 15 15 h 00 15 h 45 16 h 00

Candidat 4 15 h 15 16 h 00 16 h 45 17 h 00

Candidat 5 16 h 15 17 h 00 17 h 45 18 h 00

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs

Épreuve orale ponctuelle (sauf établissements publics de formation continue habilités au CCF étendu) :

- évaluation des 4 compétences du bloc 1

- adossée à un dossier personnel du candidat qui présente


4 missions professionnelles
- durée : 55 minutes maximum

- coefficient 4

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Qu’est-ce qu’une mission ?

Conception,
Plusieurs amélioration
1 mission = tâches d'outils ou mise
successives = en place de
méthodes

issue d’une situation réelle :


▪ rencontrée lors d’un stage ou
expérience professionnelle
▪ éventuellement enrichie par des
travaux complémentaires

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs

Champs des activités du bloc à couvrir

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Attendus :

Chaque mission correspond à une activité Tout type de mission


différente du domaine « Optimisation des manquant
processus administratifs » ou toute mission dans un
contexte international
Les missions s’inscrivant dans un contexte manquante
international sont :
- conduites dans un pays étranger ou dans
un service à vocation internationale sur le
territoire national
- impliquent l’utilisation d’une langue pénalité (- 5 points)
étrangère, à l’écrit et à l’oral

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs

Déroulement de l’épreuve

Épreuve prenant appui sur un dossier numérique


élaboré par la candidate ou le candidat
(12 à 15 pages hors annexes et 10 pages d’annexes maximum) :
- sommaire
- introduction décrivant le parcours professionnel (facultatif)
- 4 fiches descriptives des missions réalisées
- attestation de non plagiat
- attestations de stage ou certificats de travail
⇨ Dossier adressé par voie numérique à la division des examens et
concours suivant les modalités définies par la rectrice ou le recteur.

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MODALITÉS DE CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs

Déroule-
ment de
l’épreuve

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Exemples de missions
TÂCHES POTENTIELLES PRODUCTIONS
MISSION
CONSTITUANT LA MISSION POSSIBLES
Organisati Recueil des besoins, renseignement de l’agenda Messages de
on d’une partagé, réservation de salle, de commodités et des réservation,
réunion équipements nécessaires, convocation/invitation des convocation/invitation,
profession participants, préparation de supports visuels, accueil, liste de contrôle,
nelle prise de notes, rédaction et envoi d’un compte-rendu, support visuel, prise de
définition d’une procédure d’organisation des réunions. notes, compte-rendu.
Organisati Recueil des besoins, élaboration du programme, Liste de contrôle,
on d’un recherche et sélection de prestataires, réservations, programme, messages
évènement convocation/invitation des participants, préparation de de réservation, tableau
(salon, supports visuels, accueil, coordination des activités, comparatif de
forum, gestion du budget. prestataires,
opération convocation/invitation,
de team support visuel, budget.
building)
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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Exemples de missions
TÂCHES POTENTIELLES PRODUCTIONS
MISSION
CONSTITUANT LA MISSION POSSIBLES
Gestion administrative Recueil du besoin, définition du Liste de contrôle,
d'une activité (collecte processus à mettre en œuvre, information tableau de répartition
de la taxe et gestion de la relation avec les parties des tâches, plan
d'apprentissage, suivi prenantes, suivi de l’activité. d’action, processus.
de relations avec une
administration)
Mise en place d’outils Recueil de l’existant, des besoins, Budget, tableau de
de gestion conception d’outils de gestion, définition bord, procédure de
des modalités de suivi des outils. suivi des outils.
Suivi d’un processus Participation à l’audit initial (état des Modèle de documents
de certification lieux), élaboration de la cartographie des administratifs, fiches de
processus, création de fiches de processus, tableau de
processus, recueil des besoins de recensement de la
documentation, élaboration du dossier de documentation.
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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Exemples de missions
Contribution à l’amélioration de la communication
Modification d’une procédure interne (élaboration, administration d’outils)

Constitution d’un dossier d’appel


Gestion des achats de fournitures de
d’offres
bureau ou petit matériel
Traitement des réponses à un
dossier d’appel d’offres Assistance aux utilisateurs d’une application ou
d’un logiciel
Organisation d’une opération de
prospection commerciale Contribution à l’optimisation d’un processus RH
(création outil de gestion des congés et absences
Gestion d’une transaction
Participation à un recrutement
commerciale
Gestion administrative de formations
Gestion d’un parc d’équipement
(informatique, véhicules) Participation à l’accueil et à l’intégration des
nouveaux salariés
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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Dossier incluant 4 fiches
descriptives de mission

La fiche descriptive de mission :


- guide le candidat mais lui laisse une liberté dans la structuration de son
propos,
- comprend 3 à 5 pages.

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Focus sur la fiche descriptive de mission
Descriptif de la mission - Le candidat
Aspects administratifs organise le contenu comme il le
souhaite en prenant soin d’inclure :
Nom et prénom du candidat
- le contexte
Numéro du candidat - le ou les objectifs poursuivis,
Compétence visée - la méthodologie et les moyens
mobilisés
Intitulé de la mission
- la liste des productions réalisées,
Nom de l’organisation - les résultats obtenus
Durée et date de réalisation - les initiatives et responsabilités prises
- une analyse réflexive de l’action
Contexte international
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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs

Pistes d’interrogation

Objectif => évaluer le degré de


maîtrise des compétences du
candidat à partir des critères de
performance du bloc 1 (référentiel de
certification)

Champ => ne pas évaluer


uniquement les niveaux de base mais
également des niveaux supérieurs
d’acquisition des connaissances et
des compétences (niveau bac + 2 !)

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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Pistes d’interrogation
- L’entreprise évolue-t-elle dans un secteur faisant l’objet d’une réglementation spécifique ?
Cela a-t-il eu une incidence sur votre mission ? => lien CEJM appliqué
- Votre mission a-t-elle nécessité de collaborer avec des acteurs de l’entreprise ? Quelles
stratégies de communication avez-vous mises en œuvre ? Quels apports retirez-vous de
cette coopération ? => communication, production et gestion de l’information, critères
propres au bloc 1, analyse réflexive
- Dans quelle mesure les outils mobilisés pour conduire votre mission ont-ils été source de
valeur ajoutée ? => critères propres au bloc 1, production et gestion de l’information
- Comment avez-vous pris en compte la RSE de l’entreprise ? => lien CEJM appliqué
- Comment avez-vous procédé pour dépasser les difficultés auxquelles vous avez été
confrontés ? => analyse réflexive
- Si une nouvelle mission similaire vous est confiée à l’avenir, quels changements
apporteriez-vous à la démarche suivie ? => capacité de transposition
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CERTIFICATION
E4 – Optimisation des processus administratifs
Grille d’évaluation
Qualité de présentation du parcours
de professionnalisation Critères :

Activité 1 : conduite de l’action ⇨ spécifiques au domaine d’activité


administrative en appui aux ⇨ en termes de communication
membres de l’entité ⇨ en termes de production/gestion de l’information

Activité 2 : conduite de l’action ⇨ spécifiques au domaine d’activité


administrative en gestionnaire de ⇨ en termes de communication
dossier ⇨ en termes de production/gestion de l’information
⇨ spécifiques au domaine d’activité
Activité 3 : rationalisation de l’usage ⇨ en termes de communication
des ressources de l’entité ⇨ en termes de production/gestion de l’information

Activité 4 : Rationalisation de l’usage ⇨ spécifiques au domaine d’activité


des ressources de l’entité ⇨ en termes de communication
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⇨ en termes de production/gestion de l’information 33
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E4 – Optimisation des processus administratifs


Proposition de
déroulement des
journées
d’interrogation*

* Proposition susceptible d’évoluer


dans la circulaire nationale définitive
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CERTIFICATION
Une épreuve écrite sous forme ponctuelle :
E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines

FAQ CRCOM « Serait-il possible que cette épreuve E6 puisse être réalisée
sur poste informatique, avec un traitement de texte et un tableur ? »
« Non l’épreuve E6 est une épreuve écrite. »

▪ Coefficient 4 – Durée 4h00

▪ Commission de correction : un enseignant d’économie-gestion ayant en


charge l’enseignement « Collaboration à la gestion des ressources humaines »
(À défaut des enseignants ayant en charge les autres blocs professionnels)

▪ Etude de cas relative aux activités de la collaboration à la gestion des RH.


Tout type d’organisation, dimension interculturelle, SIRH structuré

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CERTIFICATION

E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines

Les compétences et critères de performance du référentiel


Une
… qui renvoie à
thématique
une
clé…
compétence
métier
… et à un
ensemble
de tâches
associées

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CERTIFICATION
E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines
Les compétences et critères de performance du référentiel

Des critères de
performance
clairement
identifiés…

…ainsi qu’à la
communication, …spécifiques
la production et au DA
la gestion de
l’information

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CERTIFICATION
E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines

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CERTIFICATION

E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines

FAQ CRCOM « Peut-on disposer du sujet « zéro » ? »


« Le sujet « zéro » Norma Pyxis est mis à disposition des IA-IPR. »

« Dans le sujet « zéro » comment sera traitée la dimension interculturelle ? »


« Dans le cas qui vous est présenté, la dimension interculturelle peut être abordée par la
succession des fusions entre laboratoires. »

Un sujet zéro bientôt disponible qui reprend la logique du DOPS,


format « plébiscité » lors de la consultation nationale auprès des
enseignants.

Un contexte RH qui permet de couvrir plusieurs activités propres


à un domaine d’activité

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CERTIFICATION
E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines
Deux parties

1/ Rapport

• Un diagnostic qui prendra appui sur des éléments « de nature variée, issue ou
non d’analyse chiffrée » « Chaque candidat illustre son rapport avec les annexes
de son choix »

• Des propositions de solutions en relation avec le diagnostic


« Une analyse de données numériques et chiffrées sera exigée à l’appui du
diagnostic et des propositions de solutions. »

2/ Mise en œuvre de la décision


« La deuxième partie de l’épreuve pourra également mobiliser des outils de gestion
ou des calculs »

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PROGRAMME DE LA JOURNÉE

Axes majeurs de la rénovation

▪ Ateliers de professionnalisation et de CEJM appliquée :


- Atelier mis en oeuvre par les équipes - retours d’expérience
- Préparation en amont
- Déroulement et co-animation

▪ Outils numériques : PGI, outils de gestion de projet, outils collaboratifs

▪ Gestion de projet : focus sur la notion de projet

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA


Retours d’expériences
Selon vous qu'est-ce qu'un atelier professionnel ?
Extraits des réponses au questionnaire :
▪ Des cas d'entreprises qui simulent des situations professionnelles...
▪ La mise en pratique des méthodes et des connaissances dans un contexte pro…
▪ Une séance co-animée où les étudiants sont mis en activité dans des missions
professionnelles notamment en groupe…
▪ Un atelier où l'on explore les différents aspects du métier…
▪ Un atelier permettant aux étudiants d'adopter une posture professionnelle à travers la
simulation de situations qu'ils pourront rencontrer en entreprise ou toute autre structure…
▪ Des activités s'inscrivant dans le domaine professionnel…
▪ Mise en activité réelle et pratique des étudiants en autonomie dans un contexte
professionnel…
▪ Un temps de travail sur des activités concrètes et transversales…
▪ Co-animation…
▪ L'utilisation des compétences des étudiants au service d'un besoin réel d'une
organisation…

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA


Retours d’expériences
Selon vous qu'est-ce qu'un atelier professionnel ?
Extraits des réponses au questionnaire :

▪ Une mise en situation professionnelle/un approfondissement des notions et outils


étudiés en cours…
▪ Apprentissage du travail en mode projet, développement des compétences
transversales et professionnelles…
▪ Un atelier qui permet aux étudiants de réaliser des actions professionnelles en
équipe, comme au sein d'une organisation avec tout ce que cela implique…
▪ Une activité menée en groupe en utilisant des outils collaboratifs…
▪ Mise en œuvre des différents enseignements, en mode gestion de projet…
▪ Un temps et un espace qui permet aux étudiant.e.s de prendre conscience de leurs
compétences/aux professeurs d'identifier et de valoriser les compétences des
étudiant.e.s, de partager/réinvestir des connaissances et des compétences, de travailler
sur des projets novateurs et formateurs (pédagogie de projet), d'être au cœur du métier
du "Support à l'Action Managériale", d'être au plus proche de la réalité de l'entreprise…

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA


Préparation en amont

Réunion équipe Préparation de


pédagogique : l’atelier prévu pour
=> formalisation du chaque discipline :
projet d’animation des => Préparation des
AP : ateliers, axes ressources
Réflexion, pédagogiques,
disciplinaires à
accumulation de pistes développer, heures
d’activités, partenariats => Détermination des
dédiées et planning compétences et
pour les AP annuel connaissances visées,
=> Transmission au => Définition des
corps d’inspection et tâches à mener par les
au chef étudiants (modalités,
d’établissement durée, productions
attendues)

En cours d’année N-1 Mai année N-1 En cours d’année N


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Préparation en amont - Projet d’animation des ateliers de professionnalisation

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Déroulement de l’AP
Espace d’apprentissage particulier
où « l’on fait autrement »
DA

▪ Préparation, animation, et pilotage


conjointement
▪ Expertises croisées
LVE ▪ Champs de savoirs et de
CEJM
compétences complémentaires
▪ Configuration des salles de classe
différente
▪ Différenciation

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Déroulement de l’AP
Fonction
intégrative

Apprentissages
transversaux AP Approche globale
du métier visé

Polyvalence des
étudiants

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Déroulement de l’AP

Regard /savoir- Regard /culture


DA faire
générale et
professionnels expression française
Situations
professionnelles liées
au « métier » au
cœur de l’atelier

Regard
Regard /LVE
/CEJM

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Déroulement de l’AP
Préparation et exploitation des
stages

Analyser Agir
… …
Remédiation Communication
orale et écrite

Analyse de
pratiques Jeux de rôle
professionnelles

Pratiques
Observation
numériques

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Déroulement de l’AP

Ressources Mode de
variées travail variés
… …
Témoignages Echanges avec des
professionnels

Cas professionnels Echanges entre « pairs »

Vidéos Travail de groupe

Articles Travail individuel

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA

Déroulement de l’AP

Les ateliers peuvent permettre d'accompagner les étudiants qui


souhaitent acquérir le statut d’étudiant-entrepreneur.

Se mettre par exemple en relation avec le PEPITE (pôle étudiant


pour l’innovation, le transfert et l’entrepreneuriat)

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Déroulement de l’AP
Interactions AP/expériences professionnelles

AP

Expériences
profession-
nelles

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA

Déroulement de l’AP
A chaque démarrage d’un nouveau thème (ex : préparation du stage)
Fournir une « feuille de route » détaillée (sous forme de fiche
Bien clarifier : de processus par exemple) qui présente le déroulé de l’atelier
sur plusieurs séances, avec des annexes éventuelles.
▪ les différents objectifs du thème,
▪ le résultat final recherché (ex : trouver un stage à l’étranger),
▪ les différentes phases pour le traitement du thème (tâches d’observation, d’analyse,
d’action…) et leurs objectifs, Si des groupes travaillent sur des « thèmes » différents,
▪ les « champs disciplinaires » mobilisés, prévoir une feuille de route pour chaque sujet.
▪ les compétences du métier qui seront mises en œuvre,
▪ le calendrier des séances prévues avec les travaux à réaliser,
▪ les différentes modalités de travail selon les « phases du processus »,
▪ les productions et leur forme (écrits, vidéos…),
▪ les travaux évalués et comment (ex : un entretien oral de 5 min en français et en
anglais devant les 2 professeurs en même temps).

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA

Déroulement de l’AP
Concrètement au début de chaque séance, on peut :

▪ Partir de la vision d’ensemble du thème (la grande feuille de route) et pointer


les points prévus pour la séance.
▪ Selon les travaux prévus, les professeurs organisent la classe en tenant
compte de leurs contraintes : type de salle, nombre de salles, effectif, outils de
travail disponibles…
▪ Ne pas hésiter à agencer :
- quelques îlots pour favoriser le travail en petit groupe,
- un « espace de réunion »...
▪ Ne pas hésiter à afficher sur le mur de la salle d’AP :
- la « fiche de processus » présentant le thème (en plus de la déposer sur un
espace numérique commun).

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA

Déroulement de l’AP

▪ Puiser des idées auprès des collègues d’autres établissements (un des
objectifs des formations académiques).
▪ Sortir des sentiers battus : par exemple, utiliser le théâtre pour travailler la
communication orale.
▪ Mettre en place des rituels comme dans les entreprises (ex : « l’astuce du
jour », la minute « actu » hebdomadaire en variant les sujets économiques,
managériaux, sociétaux… ).
▪ Conjuguer les « simulations » d’apprentissage (jeux de rôle par exemple)
avec des situations professionnelles réelles qui ont de vrais enjeux ( ex :
faire une intervention orale devant un « vrai public »).
▪ Faire un point théorique sur un sujet avant d’attaquer les travaux
« professionnels » pour prendre un peu de hauteur .

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ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA

Déroulement de l’AP

Rôle des professeurs durant l’AP

▪ Durant les ateliers, les étudiants travaillent souvent en autonomie et


suivent la feuille de route détaillée, co-conçue par l’équipe intervenant
en AP .
▪ Les étudiants peuvent déposer au fur et à mesure leur production sur
une plateforme collaborative.
▪ Les 2 professeurs circulent dans les groupes, corrigent, donnent des
conseils, orientent, réunissent des groupes en fonction des besoins,
aident à la prise de contact avec des interlocuteurs, recadrent…

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OUTILS NUMÉRIQUES MOBILISABLES EN BTS SAM

Progiciel de Gestion Intégré : des scénarios clef en main élaborés


pour répondre aux exigences du BTS SAM => présentation

Trello, outil de gestion de projet => présentation

Suites collaboratives

SIRH Eurecia

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OUTILS NUMÉRIQUES MOBILISABLES EN BTS SAM


Suites collaboratives
Suite intégrée d'applications de
collaboration et de productivité cloud

Partage de fichiers et stockage dans le cloud


Messagerie instantanée
Recherche dans GSuite Boîte courriel
Agenda partagé
Gestion comptes utilisateurs
et paramètres de sécurité Visio-conférence

Création de documents : textes,


tableaux, calculs, graphiques,
diaporamas, sites web,
questionnaires en ligne, recueil
d’idées, tableau blanc
Expérimentation TraAM académie de Paris : collaboratif
https://www.ac-paris.fr/portail/jcms/p1_1689064/outil-
numerique-google-suite-pour-education
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OUTILS NUMÉRIQUES MOBILISABLES EN BTS SAM

SIRH Eurecia
Découverte solution en mode SaaS

Contact pour établir une convention :


Webinars pour se former pierre.aubel@eurecia.com
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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Un projet peut-il
être réalisé à Oui c’est possible.
plusieurs ?
Dans ce cas les participants au projet ne présentent pas
les mêmes réalisations.

Toutefois chaque participant doit pouvoir être en mesure


d’expliquer l’ensemble des différentes étapes du projet
auquel il a participé.

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Un projet est-il C’est à la commission d’apprécier le degré


forcément terminé ? d’atteinte des compétences.

Si le projet n’est pas terminé, la commission


pourra lors de l’entretien investiguer les conditions
de non-respect des délais par exemple.

Car l’évaluation du projet, qui intervient en fin


de déroulement, est également une
compétence du bloc.

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Est-ce qu’un Page 80 du référentiel il est écrit « Il présente deux projets vécus au
projet présenté cours de la formation, y compris au cours des ateliers de
dans le cadre de professionnalisation et des stages en milieu professionnel ».
cette épreuve
est forcément Un projet est donc réel, il n’a pas été inventé pour les
réel ? besoins de l’épreuve. […]

Pour des questions de confidentialité, il est possible que


des éléments du projet soient modifiés pour leur
présentation à l’examen. Ces modifications ne doivent pas
obérer l’évaluation des compétences (sinon choisir un autre
projet).
Pour trouver des projets en dehors des stages, il est
important de solliciter les partenaires de l’établissement
de formation. La fédération française des métiers de
l’assistanat et du secrétariat (FFMAS) constitue un réseau
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de partenaires précieux. 62
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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

La veille
informationnelle Oui, obligatoirement.
présentée à l’examen
est-elle en lien avec un
des projets présentés
lors de l’épreuve ?

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Quand est Le principe du CCF est que l’épreuve se déroule lorsque la


organisée personne candidate est prête.
l’épreuve ?
Il est tout-à-fait possible de conduire les deux situations
d’évaluation le même jour.

La circulaire d’organisation va proposer des modalités


d’organisation de l’épreuve.

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Comment va se
dérouler La circulaire d’organisation en précisera les
l’épreuve précisément ? modalités précises, notamment

* les réunions d’entente et d’harmonisation,


* la mise à disposition des dossiers,
* la préparation des interrogations
* le paramétrage des postes de travail pour éviter
la communication avec des tiers pendant la
préparation.

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Si le projet a été Deux solutions : soit les ressources informatiques sont


réalisé dans une répliquées dans le centre d’examen soit elles sont
organisation, accessibles à distance.
comment la personne
candidate va-t-elle Dans le référentiel page 80 il est écrit : « ils [les personnes
accéder aux candidates] doivent se munir des équipements mobiles ou
ressources nomades, logiciels, applications, ressources
informatiques lui informatiques, productions et documents nécessaires au
permettant de passer déroulement de l’épreuve. Ils restent seuls responsables
l’épreuve ? de l’accès, la consultation et la modification de ces
ressources. »

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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Qui prépare la C’est la commission d’interrogation.


nouvelle demande La circulaire d’organisation précisera les modalités de
pour modifier ou conduite de l’épreuve.
compléter le
projet ?

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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

Les étudiant(e)s Oui mais cela va nécessiter d’anticiper les choses et


auront-ils en stage la de présenter les objectifs de la formation durant la
possibilité de phase de recherche de stage.
construire un projet ? Une liste de « pistes possibles » sera proposée aux
entreprises pour les guider.

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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

Pouvons-nous Cf infra.
avoir des idées de
projets valables
pour l'épreuve ?

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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

Quelle est la part de 6 points sur 20 donc 1/3 environ.


la veille
informationnelle à
l’examen ?

L'importance de la Une place moins importante pourrait engendrer un


veille « délaissement» de cette partie par les étudiants.
informationnelle Cette partie permet de faire le lien avec le bloc CEJM,
pour l'épreuve n’est- ce qui correspond précisément à l’esprit du BTS SAM.
elle pas exagérée L’avantage de cette partie est qu’elle peut être réalisée
par rapport à la en dehors des murs de l’entreprise (en classe par
réalité de la gestion exemple).
de projets pour nos
étudiants ?
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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

Une fois les projets Le DA2 s’inscrit dans une logique incrémentale et
lancés et les notions itérative, ce qui signifie que l’on peut toujours continuer
acquises, que fait-on à approfondir les notions et à revenir dessus dans des
en classe entière ? contextes différents…

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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

N’est-il pas Tous les projets n’ont pas la même envergure et tous
ambitieux de les projets ne sont pas forcément menés en stage. Un
trouver 2 projets étudiant pourrait très bien envisager de présenter un
intéressants par projet mené pour le compte d’une association dont il est
étudiant ? membre, par exemple. Il est possible de mener des
projets simples, notamment en première année. Et il
également possible de positionner plusieurs étudiants
sur le même projet dès lors qu’ils sont capables d’en
présenter toutes les étapes. L’usage nous dira de
quelles natures sont les difficultés.

31/01/2019 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 72
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Focus sur la gestion de projet


FAQ CRCOM Versailles

Les étudiants vont Les situations risquent d’être variables d’un


certainement trouver étudiant à l’autre. Peut-être faudra t-il préconiser
leurs projets lors du de placer le stage de deuxième année après les
stage de 2ème année. vacance de Toussaint…
Auront-ils assez de Si l’étudiant trouve son stage bien avant la date de
démarrage et qu’un projet a été identifié avec le
temps pour monter les
tuteur, rien ne l’empêche de démarrer la veiller en
dossiers + assurer une classe et à la maison avant le début du stage. Les
veille ? projets peuvent être des projets accompagnés.

31/01/2019 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 73
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Focus sur la gestion de projet


Questionnaire Google Form

Quel sera le La circulaire d’organisation donnera toutes les grilles.


déroulement de Toutes les phases du projet (cycle) sont évaluées +
l'épreuve orale (une les compétences en termes de communication, de
grille d'évaluation production et de gestion de l’information.
des compétences
pourrait être utile) ?

31/01/2019 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 74
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Focus sur la gestion de projet


Autres questions ?

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Focus sur la gestion de projet


Notre objectif à l’issue de la formation
Parvenir à rédiger des supports communs, utilisables par tous
dans l’académie de Lyon.

• Une annexe pédagogique à la convention


de stage présentant les exigences du BTS et
À destination des tuteurs
des pistes de projets possibles en entreprise. de stage

• Un document de synthèse présentant les A destination des chefs


exigences du BTS et des pistes de projets d’établissement
possibles en dehors des stages.
+ partenaires

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Focus sur la gestion de projet


Nos objectifs
• Nous amorçons la réflexion tous ensemble.
Aujourd’hui

• Un petit groupe de travail (formatrices + 3


autres collègues volontaires) poursuit la
Pendant 3 réflexion et complète les idées.
semaines

• Les formatrices formalisent les 2 documents


Courant qui seront déposés sur viaeduc.
mars

31/01/19 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 77
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Focus sur la gestion de projet


Focus sur la veille informationnelle

Les axes de veille possibles :

- Veille technologique (dont digitale)


- Veille commerciale, marketing
- Veille concurrentielle Liens avec le cours de CEJM
- Veille économique, politique
- Veille juridique
- Veille sociétale (socioculturelle) Liens avec le cours de culture
- Veille /e-réputation générale

Suggestion pour l’examen : viser au moins 2


domaines de veille pour avoir un contenu suffisant.

31/01/19 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 78
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Focus sur la gestion de projet


Focus sur la veille informationnelle
Des questions essentielles à se poser :
Quels sont les objectifs de la veille pour
mon projet ?

Quels seront les axes de la veille ?

Y aura-t-il un contenu suffisant et pertinent


pour le projet

Quels seront les acteurs à « surveiller » ?

Quelles seront les informations à


« surveiller » ?

Quels seront les résultats attendus ?

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Focus sur la gestion de projet


Des pistes de sujets pour des projets en stage
• Recyclage
• Traitement des déchets
Thème RSE • Zéro papier
• Covoiturage
• Sécurité
• Community management
Thème internet/réseaux • Création d’un site
sociaux • E-réputation
• Vente en ligne
Thème • Télétravail
organisation/nouvelles • Coworking
formes de travail • Aménagement des espaces de travail
• Réorganisation d’un service
• CSE (comité social et économique)
Thème représentation des salariés

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Focus sur la gestion de projet


Des pistes de sujets pour des projets en stage
• RGPD
Thème informatique/numérique • PGI
• GED/numérisation des documents

Thème événementiel • En interne


• En externe

• Projet de cohésion d’équipe


• Formation (CPF…)
Thème RH • Marque employeur
• Paye /IR à la source
• Mise en œuvre du plan de mobilité des salariés
• Développement d’un nouveau produit ou service
• Parcours d’intégration
• Projet de cohésion d’équipe
Thème commercial
• Formation (CPF…)
• Paye /IR à la source
• Lancement d’un appel d’offre
Transversal • Accompagnement d’une création d’entreprise

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FocusGestion de projet
sur la gestion de projet
D’autres pistes de sujets pour des projets en stage ?

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Focus sur la gestion de projet


Des pistes pour des projets dans les établissements
S’emparer du projet d’établissement et se mettre en relation avec les
différentes « instances », commissions, professionnels… pour prendre
connaissance des projets prévus auxquels les étudiants pourraient
prendre part.
La question du budget est à clarifier le plus en amont possible pour être sûr
que les étudiants pourront « travailler » sur la partie budgétaire.

Association du personnel

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Focus sur la gestion de projet


Des pistes pour des projets dans les lycées

La Région Auvergne-Rhône-Alpes a défini une politique éducative prenant en


compte ses compétences et ses priorités autour de six thématiques :
1. Découverte des métiers et insertion dans l’entreprise
2. Mobilité internationale
3. Responsabilité citoyenne et santé
4. Sport
5. Passeport pour la Francophonie
6. Culture et patrimoine (Passeurs de culture, Lycéens et apprentis au Cinéma,
Lycéens et apprentis à l’Opéra et Prix littéraire des lycéens et apprentis
d’Auvergne-Rhône-Alpes)

Chaque établissement peut déposer un ou plusieurs projet(s) par thème.

Lien « appel à projet » région Rhône-Alpes.

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier
Quand réaliser le 1er projet ? Projet d’apprentissage ? Quand commencer la
veille ?...

1ère année
Septembre - Octobre
Notions
Cahier des charges
Tableau de répartition des rôles
Acteurs
Planification
Budgets…

Traitement de texte, tableur, messagerie


électronique, outils collaboratifs, de planification
Drive, Trello, Mindview…

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Novembre - Décembre
- Projet collectif « Organisation d’une visite d’entreprise »
cahier des charges défini par l’enseignant
- Projet collectif (6 étudiants)« Assurer une communication
efficace autour du BTS SAM » Fin du projet : avril N+1
Autres pistes :
- Projet au sein du lycée (instances représentatives, projet
de collègues, CDI…) avec les partenaires du centre de
formation, associations…

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Communication autour du BTS SAM

Période : Janvier-avril
Création de supports de communication
- A destination des élèves et de leur famille (flyer, brochure, newsletters…)
- A destination des entreprises (document d’accompagnement ?...)
- Public
Actions de communication
(PO, salons…)
MAJ du site
Budget, plusieurs postes de dépenses (déplacement, impression des
documents…)
Veille (au moins 2 domaines) réglementaire (BO, référentiel…) sociétale (comment
est perçu ce nouveau BTS sur les réseaux sociaux…)

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Organisation d’une visite

Constitution de groupes de projets


Elaboration du cahier des charges
Tableau de répartition des rôles
Liste des tâches
Organisation de réunions, CR
Planification
Budget…

En relation avec les Ateliers professionnels

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Retour du stage Janvier - Mai


- Projets trouvés lors du 1er stage

Projet accompagné : période longue + de 10


personnes, comité de pilotage

Projet en responsabilité : période plus courte


(quelques semaines) – de 10 personnes, pas de
comité de pilotage mais un groupe projet

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Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Projet accompagné p 69 référentiel de formation, période longue + de


10 personnes, comité de pilotage
Lancement d’un nouveau produit ou service
Exemples : Mise en œuvre du plan de mobilité d’une entreprise
Réorganisation des services d’un hôpital
L’office manager participe au projet et seconde le chef de projet, sa place
et ses missions sont clairement définies

Projet en responsabilité, période plus courte (quelques semaines) – de


10 personnes, pas de comité de pilotage mais un groupe projet
Exemples : participation aux sessions de recrutement, informatisation
d’une procédure de gestion, mise en œuvre d’une signalétique sur les
sites entreprise…

31/01/2019 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 90
Nadia Chougrani-Nief
Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Numérisation des documents, objectif zéro


Organisation d'un événement « 3
papier
ans de l'entreprise »

Projet cohésion d'équipe fin d'année (journée


Aménagement d'un espace Accueil
événementielle)

Aménagement d'un espace Organisation d'un pot de fin d'année (1ère fois)
numérique destiné aux agents + afin de renforcer les liens entre les
plan de formation collaborateurs de différentes agences

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Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

Mise en place d’une veille informationnelle liée au projet

• Collecte d’informations à l’aide de flux RSS


• Utilisation des réseaux sociaux comme outil de collecte d’informations utiles au
projet
• Mise en œuvre de Netvibes ou Pearltrees pour diffuser et partager le contenu
d’une veille informationnelle

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Nadia Chougrani-Nief
Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

Focus sur la gestion de projet


Une suggestion de calendrier

2ème année

Septembre - Octobre
Exploitation des projets trouvés
lors du 2ème stage
Janvier - Avril
Exploitation des projets
du 3ème stage

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Nadia Chougrani-Nief
Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

Focus sur la gestion de projet


Annexe pédagogique pour les tuteurs de stage
Suggestion de plan
Titre : La gestion de projet en stage

I- Objectifs du diplôme préparé et du stage


II- Le boc gestion de projet en particulier
- Qu’entend-on par projet ?
- Tableau « vade-mecum ».
II- Pistes de sujets possibles pour des projets
III- Conditions possibles de réalisation
- Durée du stage (voir tout le cycle du projet)
- Démarrage en stage et continuation au lycée à distance en rendant compte de
l’avancement du travail
- De manière totalement détachée (l’étudiant travaille sur le projet à l’extérieur)
IV- Place de la gestion de projet à l’examen du BTS

31/01/19 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 94
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Sophie Jacquier
Nathalie Peteuil

Focus sur la gestion de projet


Qui souhaite poursuivre la réflexion avec nous pour nous
permettre de finaliser les supports d’accompagnement ?

31/01/19 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 95

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