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CAHIER DES CHARGES CAR
1. INTRODUCTION .....................................................................................................................6
1.1. Nature de la fourniture .....................................................................................................6
1.2. Contexte du projet .............................................................................................................6
2. TERMINOLOGIE.....................................................................................................................6
3. DOCUMENTS APPLICABLES...............................................................................................7
3.1. Règles ACAI.......................................................................................................................7
3.2. Données de test...................................................................................................................7
4. LIVRABLES..............................................................................................................................7
5. FOURNITURES DU MAÎTRE D’OUVRAGE........................................................................8
6. DESCRIPTION DE L’APPLICATION CAR ..........................................................................8
6.1. Acteurs................................................................................................................................8
6.2. Logiciels ..............................................................................................................................9
la gestion de l’offre commerciale ; .........................................................................................9
la gestion des clients ; ............................................................................................................9
la gestion d’une agence et de son parc associé ; ....................................................................9
la gestion des réservations et des locations ;..........................................................................9
la gestion de la maintenance ; ................................................................................................9
la gestion de la facturation client et des fournisseurs ; ...........................................................9
l’administration de l’application. ............................................................................................9
6.3. Architecture .......................................................................................................................9
7. ENTITES DU LOGICIEL ......................................................................................................11
7.1. Catégorie de véhicule.......................................................................................................11
7.2. Modèle véhicule................................................................................................................11
7.3. Equipements spéciaux .....................................................................................................11
7.4. Véhicule ............................................................................................................................11
7.5. Client.................................................................................................................................11
7.6. Contrat partenaire...........................................................................................................12
7.7. Contrat d’abonnement ....................................................................................................12
7.8. Tarif de location véhicule................................................................................................12
7.9. Tarif équipements spéciaux (forfait journalier) ...........................................................12
7.10. Réservation.......................................................................................................................12
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1. INTRODUCTION
L’objet du présent cahier des charges est la fourniture d’une application destinée à gérer toutes
les agences de location de véhicules de la société BYRON. Cette application permettra aux
clients de réserver un véhicule, et aux agences de gérer les locations, le parc et la maintenance
des véhicules.
Cette application sera utilisable sur l’intranet de la société ou à l’extérieur à l’aide d’un
navigateur Web, mais également sur des terminaux de type « MOBILE COMPIA M3 SKY » et
des téléphones cellulaires avec dans ce dernier cas des fonctionnalités limitées.
Créé en 1956 par William BYRON aux Etats-Unis, BYRON s'est rapidement développé pour
devenir un réseau international.
BYRON vient de décider de s’implanter en France et de devenir leader sur ce marché. Les
premières agences à Paris, Orly et Nice seront dotées d'une flotte d'une centaine de véhicules.
BYRON représentera à terme en 2014 en Europe un réseau de 536 points de vente, dont une
centaine en France, une présence dans plus de 270 villes, 65 aéroports, 194 gares, une flotte
moyenne disponible de 35 600 véhicules et 2186 personnes décidées à faire mille fois plus.
BYRON est ainsi la société de location de voitures en Europe qui possèdera le plus grand
nombre de véhicules et le réseau le plus étendu.
Avec plus de 70 000 véhicules neufs achetés chaque année, BYRON sera ainsi l'un des tous
premiers acheteurs de voitures.
2. TERMINOLOGIE
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3. DOCUMENTS APPLICABLES
Les recommandations ou règles contenues dans les guides techniques ACAI du ministère de
l’équipement (dernière version) seront appliquées par le titulaire lors des développements des
logiciels. Ces documents sont disponibles à :
http://www.informatique.dgpa.equipement.gouv.fr/
Le fichier « Données de test_car.pdf » sera utilisé pour effectuer les tests fonctionnels chez le
Titulaire.
4. LIVRABLES
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3) Les documents techniques et les sources des logiciels qui resteront la propriété de BYRON.
Le Titulaire fournira pour chaque application les documents suivants :
Ne sont pas à la charge du titulaire : les matériels, la fourniture des licences Oracle pour la
production.
6.1. Acteurs
Les clients qui se connectent directement sur le site de l’application nationale (partie Front
Office de LN) ou qui réservent directement dans une agence, ou par téléphone uniquement
pour les abonnés par l’application LT;
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Les acteurs internes de BYRON qui utilisent la partie Back Office de LN ou l’application
LM:
6.2. Logiciels
a) Un logiciel national (LN), situé dans un data center chez un prestataire de services (Cf.
figure), permettra à l’aide d’un navigateur Web l’accès aux services suivants :
b) Un logiciel (LT) permettant aux clients titulaires d’une carte d’abonnement de réserver
rapidement un véhicule au moyen d’un téléphone cellulaire. Ce logiciel dispose de
fonctionnalités limitées.
c) Un logiciel mobile sur terminal MOBILE COMPIA M3 SKY (LM), fonctionnant en mode
connecté dans l’agence par liaison WiFi , destiné aux agents responsables des parcs véhicules.
6.3. Architecture
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Opérateur téléphonique
Edge /3G
Type de liaison et
matériel éventuel à
déterminer
Application LT
WiFi
Application LN
Serveur d’accès distant
Mobile COMPIA
M3 SKY
Borne parc agence
Application LM
Ordinateur avec
Internet
navigateur Web
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7. ENTITES DU LOGICIEL
Ce chapitre décrit la modélisation plus précise, mais incomplète et non normalisée, des concepts
intervenant dans cette application.
Classe : A à XX ;
Description de la catégorie (texte) ;
Exemples de la catégorie (texte).
Option GPS ;
Siège bébé (<12 mois) ;
Siège enfant (1 à 4 ans) ;
Rehausseur enfant (4 à 12 ans) ;
Equipement neige ;
Chaînes ;
Porte skis.
7.4. Véhicule
N° immatriculation ;
N° identification du véhicule ;
Date de première mise en circulation.
7.5. Client
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Client ;
Volume de location annuel ;
Date du marché ;
Date de validité du marché ;
Remise.
Modèle de véhicule ;
Date abonnement ;
Date de validité ;
Nombre de kilomètres journaliers compris dans le forfait ;
Montant du forfait journalier ;
Prix du km complémentaire.
Option GPS ;
Siège bébé (<12 mois) ;
Siège enfant (1 à 4 ans) ;
Rehausseur enfant (4 à 12 ans) ;
Equipement neige ;
Chaînes ;
Porte skis.
7.10. Réservation
Agence de départ ;
Date départ ;
Date retour ;
Tarif : public / abonné / partenaire ;
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Catégorie de véhicule ;
Conducteur additionnel .
7.11. Location
7.12. Employé
Nom – prénom ;
Adresse ;
N° SS ;
Fonction : directeur commercial, responsable agence, agent commercial, responsable parc
voiture d’une agence ;
Rattachement : siège / agence.
7.13. Agence
Libellé ;
Adresse ;
Responsable.
Date d’inspection ;
Inspecteur ;
Kilométrage ;
Quantité de carburant à facturer ;
Liste des vérifications effectuées ;
Constats éventuels.
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Garage.
8.1. Fonctionnalités
Les services prévus dans l’application sont détaillés dans les paragraphes suivants. La
disponibilité des informations ou des services disponibles sur un logiciel sera indiquée par les
abréviations suivantes :
Cette fonctionnalité permettra d’abord de gérer les clients, de calculer le chiffre d’affaires réalisé
pour chacun d’eux, et de visualiser les listes de clients selon certain critères (par agence, par
département, par type) avec leurs coordonnées et leurs contacts. Elle permettra également
d’assurer la gestion des contrats partenaires, et en particulier de les faire valider par le directeur
commercial. Une vérification annuelle du CA réalisé par rapport au CA contractuel sera
effectuée. On pourra enfin saisir ou modifier un nouvel abonnement.
Cette fonctionnalité doit permettre de gérer une agence sous les aspects rattachement du
personnel à l’agence, gestion du chiffre d’affaires et des dépenses de maintenance, et état de
mouvement des véhicules de l’agence à tout instant (LN).
Le responsable parc de véhicules d’une agence pourra affecter un véhicule au parc de l’agence,
visualiser la liste des véhicules actuellement disponibles dans le parc de l’agence (LN, LM) ou
disponibles sur une période (journée, semaine, quinzaine, mois) - (LN seulement).
Cette fonction permettra à un agent commercial via l’application LN, par téléphone ou en vis-à-
vis avec le client, et à un client, sur le Web via les applications LN et LT, de renseigner une
réservation de véhicule. Les réservations par téléphone ne peuvent être effectuées que par les
titulaires d’une carte d’abonnement et les partenaires pour le compte d’un de leurs clients. Dans
ce dernier cas un numéro de réservation et le nom de famille du client est transmis par le
partenaire. Dans les autres cas une caution sera réglée en espèces, par chèque ou par carte
bancaire. Toute réservation doit être validée par l’agent commercial de l’agence de départ (LN)
et le client est informé de l’état de la validation. Une réservation peut être annulée par le client
(LN, LT) ou par l’agent commercial suite à sa demande (LN). Le responsable d’agence et l’agent
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commercial peuvent visualiser l’état des réservations (par agence, par client, par département) –
(LN).
Cette fonctionnalité permet au responsable du parc véhicule de renseigner / éditer une demande
de réparation d’un véhicule (LN, LM) suite à des constats de retour, d’identifier les opérations de
maintenance préventive des véhicules pour le mois suivant (LN), d’affecter une demande de
réparation ou de maintenance à un garage (LN, LM), de valider les interventions effectuées par
les garages (LM). Le règlement des factures mensuelles fournisseurs est prévu dans la
fonctionnalité « facturation et règlements ».
L’édition de l’historique des opérations de maintenance et de leur montant, par modèle, par
année, par marque et par période seront disponibles pour l’agent commercial, le responsable
commercial et le comptable (LN).
Cette fonctionnalité permet également de régler les factures mensuelles des garages par virement
bancaire (LN).
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8.3. Volumétrie
9. CONDITIONS GENERALES
Ce marché est forfaitaire avec obligation de résultats sur la base du présent cahier des charges.
(la liste et le contenu des jalons contractuels ainsi que les règlements correspondants ont
été supprimés du présent cahier des charges pour des besoins pédagogiques)
Les prestations définies dans le présent cahier des charges pourront évoluer en cours de contrat,
soit à la demande du Maître d’Ouvrage, soit à la demande du Titulaire. Ces modifications ne
devront viser qu’à remédier à une impossibilité d’exécution. Elles devront être acceptées par les
deux parties.
Toute demande d’évolution par rapport au périmètre initial du projet, y compris celles relevant
de la provision du paragraphe précédent, fera l’objet d’une proposition technique et financière.
Les demandes d’évolution seront traitées de la façon suivante :
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Le Titulaire est responsable des moyens (techniques, humains) à mettre en œuvre pour la
réalisation de cette prestation dans les délais définis et la qualité prescrite.
Le Titulaire s’engage à désigner, parmi son personnel, pendant toute la durée du contrat, comme
interlocuteur de BYRON, un représentant investi d’un plein pouvoir de décision pour l’exécution
du contrat (le responsable du projet). Dans le cadre de ses attributions, et sans qu’il puisse
amender le contrat, la signature du responsable de projet engage en toute matière,
immédiatement et irrévocablement le prestataire. Le Titulaire s’engage à désigner un remplaçant
investi des mêmes pouvoirs que le responsable de projet, en cas d’incapacité temporaire ou
définitive de ce dernier.
Le Titulaire signalera à BYRON tous les éléments qui lui paraîtraient de nature à compromettre
la bonne exécution des travaux.
conseiller BYRON, dans le périmètre du contrat, sur tout choix ou toute demande effectuée
par BYRON qui pourrait affecter les objectifs du contrat ou avoir une incidence sur ses
conditions de réalisation ;
dans ce cadre, alerter de manière motivée BYRON, sur tout événement, évolution ou incident
pouvant affecter les objectifs et les engagements visés par le présent contrat, y compris si cet
événement est imputable à BYRON et proposer, le cas échéant, tout complément ou toute
modification aux prestations réalisées dans le cadre du présent contrat.
Le Titulaire ne peut, sauf accord écrit de BYRON, sous-traiter tout ou partie des travaux du
marché à un ou plusieurs organismes.
BYRON s’engage à :
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En cas de dommages directs causés à l’une des parties du fait de l’exécution du présent contrat,
les parties conviennent que la responsabilité de l’autre partie, est limitée par an au montant
annuel du lot concerné et ce quel que soit le fondement juridique de la réclamation et la
procédure employée pour la faire aboutir.
Les parties conviennent que les préjudices indirects ne donneront pas lieu à indemnisation. Les
parties conviennent en particulier que tout préjudice commercial, perte de commandes, troubles
commerciaux ou actions de tiers, constituent des dommages indirects. Le prestataire déclare être
titulaire d'une police d'assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité
civile au cas où celle-ci serait engagée.
Le Titulaire s’engage à souscrire auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une
(des) police(s) d’assurance Responsabilité Civile Exploitation et Responsabilité Civile
Professionnelle, couvrant toutes les conséquences pécuniaires du fait de sa responsabilité et pour
un montant maximum global de 1 millions d’euros par an.
Le Titulaire pourra utiliser des composants sur étagères. L’utilisation de ces composants devra
être préalablement approuvée par le maître d’ouvrage.
Le Titulaire développera et mettra en œuvre une procédure de sauvegarde des sources des
logiciels développés dans le cadre de ce contrat. Cette procédure devra être préalablement
approuvée par le délégué du Maître d’Ouvrage avant sa mise en application.
9.8. Confidentialité
Le courrier électronique pourra être utilisé par le chef de projet du Titulaire pour les échanges
d’informations.
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A ce titre, le Titulaire assume, par tout moyen qu’il jugera approprié, l’encadrement de son
personnel. Il veillera notamment à ce que ses salariés respectent les prescriptions d’hygiène et de
sécurité applicables au sein des établissements de BYRON et assimilés dans lesquels ils seront
conduits à intervenir.
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Chaque partie pourra résilier le présent contrat de plein droit en cas de manquement par l’autre
partie à l'une de ses obligations au titre du présent contrat, à laquelle cette dernière n'aurait pas
remédié dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la date de mise en demeure, par
courrier recommandé AR d'exécuter ses obligations, et ce, sans préjudice de l'exercice des autres
droits dont elle dispose et notamment celui de réclamer la réparation de son préjudice.
Dans tous les cas de résiliation, BYRON, en accord avec le Titulaire, assure le paiement des
études, prestations, développements, formations et services effectivement réalisés à la date
d’effet de la résiliation.
En cas de cessation des relations contractuelles, BYRON reste propriétaire des développements
réalisés.
En cas de sous-traitance, le Titulaire atteste sur l’honneur que le(s) sous-traitant(s) lui a (ont)
fourni les documents prévus par l’article R 324-4 du code du travail et qu’il dispose lui-même
d’une attestation sur l’honneur du(des) sous-traitant(s) indiquant que ce(s) dernier(s) ne fait
(font) pas appel à des travailleurs étrangers en situation irrégulière.
si la société est établie ou domiciliée en France : que la société n’a pas fait l’objet au cours
des cinq dernières années, d’une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire
pour les infractions visées aux articles L 324-9, L 324-10, L 341-6, L 125-1 et L 125-3 du
code du travail ;
si la société est domiciliée ou établie hors de France : que le travail sera réalisé avec des
salariés employés régulièrement au regard de la réglementation française ou des règles
d’effet équivalent dans le pays auquel ils sont attachés.
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Chacune des parties s’oblige à n’engager, ni à chercher à engager, sans accord écrit préalable,
aucun agent de l’autre partie participant ou ayant participé aux activités déclarées au présent
contrat. Cette interdiction s’étend, depuis la signature du contrat, jusqu’à la fin du service
d’administration et d’assistance aux utilisateurs.
Les parties conviennent que le présent contrat ne pourra en aucun cas faire l'objet d'une cession,
totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, au profit d'un tiers par l'une des parties, sauf accord
exprès et préalable de l'autre partie.
Il est expressément convenu entre les parties que chacune des parties pourra substituer au titre du
présent contrat, toute entité contrôlée directement ou indirectement par l’une de ses filiales ou
maison mère sous réserve d’en informer l’autre partie par lettre recommandée avec demande
d’avis de réception.
Les prestations débuteront le 1er juin 2011. Les applications devront être réceptionnées au plus
tard le 10 octobre 2012. Les prestations associées (garantie, assistance aux utilisateurs, etc.)
commenceront après la recette définitive du système (VSR).
(les dates des jalons contractuels ont été supprimées du présent cahier des charges pour des
besoins pédagogiques)
Une validation des spécifications détaillées sera effectuée par BYRON. Cette validation portera
également sur le protocole de recette qui sera appliqué à l’issue de la phase de développement, et
sur les principes retenus pour les dialogues avec l’utilisateur. La validation de ce document par
BYRON donnera lieu à un procès verbal avec des réserves éventuelles.
Les parties mettront en place, dès l’attribution du marché au Titulaire, un comité de suivi des
travaux et de relation entre les parties, conformément aux dispositions suivantes.
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Ce comité de suivi est l’instance de décision unique pour les travaux réalisés dans le cadre du
présent contrat. Ce comité se réunit une fois par mois, cette fréquence pouvant être ajustée selon
les nécessités du projet en accord entre les parties.
Il a pour objet de :
Et est constitué :
Le compte-rendu est rédigé par le Titulaire dans les 3 (trois) jours ouvrés suivant la réunion. Il
est ensuite transmis pour validation à l’ensemble des participants. BYRON dispose de 3 (trois)
jours ouvrés à compter de la réception du compte-rendu pour formuler ses remarques par écrit.
Les remarques sont centralisées par le Chef de Projet de BYRON et transmises au Titulaire. Sans
remarque sous 3 (trois) jours ouvrés, le compte-rendu est réputé validé. Le compte-rendu
définitif est transmis à l’ensemble des participants.
Les comptes-rendus ne pourront en aucun cas définir de nouveaux travaux ou amender ceux
prévus au présent contrat, ni affranchir le Titulaire des engagements pris au titre du présent
contrat.
Le Titulaire prépare des rapports mensuels d’avancement indiquant l’avancement des travaux et
les prévisions de délais par rapport aux délais planifiés, en utilisant la décomposition des
produits applicables au projet.
Le Titulaire devra décrire dans un plan de management de projet les dispositions particulières
qu’il s’engage à respecter pour ce marché :
la décomposition des fournitures en lots (ou articles) conformément aux échéances qui
auront été négociées avec le maître d’ouvrage. Cette décomposition permettra de gérer le
projet de façon rationnelle et efficace, de maîtriser la livraison des fournitures, de
démontrer que toutes les exigences sont identifiées et satisfaites ;
les risques identifiés par le Titulaire ainsi que les mesures de prévention et de suivi
correspondantes ;
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l’organisation du projet.
11.1. Documentation
Les documents prévus pour chaque logiciel sont spécifiés au chapitre 4. Ces documents devront
respecter les modèles prédéfinis qui seront fournis par le Maître d’ouvrage.
Les documents seront rédigés en français et livrés au format Word 2003 ou supérieur.
Le Titulaire met en œuvre une procédure de modifications lors de toute modification des
exigences.
Chacun des livrables remis à BYRON au titre des travaux est soumis à des vérifications
effectuées par BYRON et destinées à constater qu'il est conforme aux stipulations du contrat.
BYRON s’engage, à l’issue de la livraison de l’ensemble des livrables de chacun des lots définis
contradictoirement, à notifier au Titulaire dans un délai de 30 jours ouvrés, par lettre
recommandée avec avis de réception postal, la réception éventuellement assortie d’une réfaction
ou de réserves, l’ajournement ou le rejet de la commande.
Si BYRON ne notifie pas sa décision dans ce délai, les travaux sont présumés être réceptionnés à
l’issue du délai susvisé
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12.2. Réceptions
BYRON prononce la réception des travaux (VA, VSR) si celles-ci sont conformes aux
stipulations du contrat. La date de prise d’effet de la réception est précisée dans la décision de
réception ; à défaut, c’est la date de notification de cette décision qui compte.
Lorsque BYRON estime que les travaux, sans satisfaire entièrement aux conditions du contrat,
peuvent être utilisées en l'état, elle notifie au Titulaire : soit une décision de réception avec
réfaction d'un montant déterminé ; soit une décision de réception assortie de réserves.
Celles-ci sont listées en une seule fois par livrable sur le relevé de décision, qui fixe également
un délai pour effectuer les mises à niveau. La réception assortie de réserves a pour effet de
suspendre le paiement : la retenue ainsi opérée ne sera versée qu’après la levée complète des
réserves.
12.4. Ajournement
Lorsque BYRON juge que les travaux peuvent être rendus conformes aux stipulations du contrat
moyennant certains compléments, améliorations ou mises au point, elle prononce l’ajournement.
Le Titulaire dispose de 8 jours ouvrés à compter de la décision d’ajournement, pour indiquer à
BYRON le délai qui lui est nécessaire pour parfaire les travaux.
A défaut de réponse du Titulaire dans les 8 jours ouvrés, ou si BYRON juge trop long le délai
nécessaire au Titulaire pour parfaire les travaux, BYRON pourra substituer à la décision
d’ajournement, une décision de réception éventuellement assortie d’une réfaction ou de réserves,
ou le rejet.
BYRON devra faire connaître sa décision au Titulaire dans les 10 jours ouvrés à compter de la
réception de la lettre indiquant le délai de présentation des travaux ou à compter de la date limite
à laquelle le Titulaire aurait dû faire connaître sa décision. A défaut, la décision d’ajournement
est confirmée.
Après ajournement des travaux, BYRON dispose à nouveau d’un délai de 15 jours ouvrés, à
compter de la date de la nouvelle présentation par le Titulaire, pour procéder aux vérifications et
notifier sa décision : nouvel ajournement, réception avec ou sans réfaction, réception avec ou
sans réserves ou rejet.
Les frais engendrés par les éventuelles corrections apportées aux travaux par le Titulaire sont à la
charge de celui-ci.
12.5. Rejet
Lorsque BYRON estime que les travaux appellent des réserves telles qu’il ne lui apparaît pas
possible d’en prononcer ni la réception avec ou sans réfaction, ni la réception avec ou sans
réserves, ni l’ajournement, elle notifie une décision de rejet portant sur tout ou partie des travaux.
Le rejet peut également être prononcé à la suite d’un ajournement dans les cas prévus à cet effet
dans la décision d’ajournement. Ce rejet a pour effet d’entraîner la résiliation immédiate de plein
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droit du contrat et/ou la résiliation immédiate de plein droit d’une, de plusieurs ou de toutes les
commandes en cours, aux torts du prestataire, et ce sans préjudice des dommages-intérêts que
BYRON serait en droit de réclamer.
BYRON indique dans sa décision quel effet elle souhaite donner au rejet.
12.6. Audits
Le Maître d’Ouvrage pourra procéder, ou faire procéder par un tiers désignés, à tout audit ou
vérifications sur ce projet.
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