PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES

DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:

SIGNATAIRES

Rédaction Vérification Approbation

Nom : Serge Brundault MANIMA Nom : Jean DD Nom : OUSMANE TANOU DIALLO
Fonction : Responsable Technique Fonction : Responsable Formation Fonction : Manager Général
Date : 21.03.2019 Date : Date :

Visa : Visa : Visa :

 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:

REVISIONS

Revisio
Date Description Rédigé Par
n
0 18-02-2020 Document Initial Serge BRUNDAULT. M
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:

TABLE DES MATIERES

I. OBJET...................................................................................................................................... 3
II. RESPONSABILITES................................................................................................................... 3
III. SUIVI D’AFFAIRES................................................................................................................ 3
IV. SCHEMA DE SUIVI............................................................................................................... 3
V. NUMEROTATION D’UNE AFFAIRE...........................................................................................3
a) Numéro d’affaire.................................................................................................................3
b) Service ou Département.....................................................................................................4
c) Demandeur......................................................................................................................... 4
d) Date de création................................................................................................................. 4
e) Client................................................................................................................................... 4
f) Description..........................................................................................................................4
g) Cotation.............................................................................................................................. 4
h) Bon de commande..............................................................................................................4
i) Statut.................................................................................................................................. 4
j) En cours.............................................................................................................................. 5
k) Facturation..........................................................................................................................5
l) Date de facturation.............................................................................................................5
VI. PROPOSITION......................................................................................................................5
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:
VII. ATTACHEMENT................................................................................................................... 5
VIII. FACTURATION.....................................................................................................................6
IX. ARCHIVES............................................................................................................................ 6

I. OBJET
Cette procédure a pour objectif de faciliter et de suivre des affaires, de la commande ou la
proposition à la facturation

II. RESPONSABILITES
Il est de la responsabilité de cheque responsable de service ou de département de s’assurer
que chaque affaire est suivie conformément à cette procédure

III. SUIVI D’AFFAIRES

Chaque proposition à un client devra se faire sous forme écrite. Les propositions seront faites
selon les modèles proposés en annexe. Chacune d’entre elle sera établie par le responsable du
service ou département, ou par une personne compétente désignée par celui-ci et revu si
nécessaire par la Direction avant tout envoi chez le client. La proposition d’un montant
supérieur ou égales à 5000 000 F CFA devront être contre signé par la Direction Technique

IV. SCHEMA DE SUIVI

En annexe vous trouverez le schéma synoptique d’une affaire, ce schéma montre et explique les
différentes étapes ou le cheminement d’une affaire, de l’appel client à la facturation.

V. NUMEROTATION D’UNE AFFAIRE

Le numéro d’affaire correspondant à la proposition devra être fait en fonction du tableau de
suivi des affaires. Ce tableau sera accessible par chaque responsable de service ou
département, ou la personne autorisée par le responsable du service ou département
concerné, qui devra utiliser le premier numéro disponible sur la liste. Chaque responsable de
service ou département veillera au bon remplissage du tableau de suivi d’affaires.
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:
a) Numéro d’affaire
Ce numéro intervient dès la décision prise d’une proposition, d’un devis, d’une cotation à un
client. Ces derniers conserveront le même numéro, à savoir de la proposition à
l’accomplissement de la mission. Les numéros d’affaires sont attribués automatiquement
suivant un ordre chronologique de l’année en cours. Ces numéros commenceront tous, par
l’année puis le numéro vacant de la liste par ordre croissant, comme suit : (Pour l’année 2020
nous commencerons par la première proposition qui sera2020001)
b) Service ou Département
Chaque responsable de service ou département, ou la personne désignée choisira dans le
formulaire du tableau de suivi d’affaire son service ou département de la façon suivante.
Contrôle non destructif CND
Electricité ELEC
Formation FOR
Levage LEV
Inspection INSP

c) Demandeur
Chaque responsable de service ou département, ou personne autorisée qui émet une
proposition devra inscrire son nom
d) Date de création
Ecrire la date émission de la proposition
e) Client
Identifier chaque client pour lequel la proposition est faite
f) Description
Renseigner une brève description
g) Cotation
Le responsable de service ou département, ou la personne ayant établie la proposition devra
inscrire le montant de la prestation.
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:
h) Bon de commande
Le numéro du bon de commande du client devra être inscrit. S’il n’y a pas eu commande,
inscrire N/A pour Non Applicable.
i) Statut
Indiquer si la mission est en attente, en cours, terminée, etc.
j) En cours
Il appartient au responsable de service ou département de renseigner au fil du temps l’encours
de production des affaires qu’il gère.
k) Facturation
La personne en charge de la facturation devra, lors de l’émission de la facture, indiquer le
montant facturé hors taxes HT
l) Date de facturation
La personne en charge de la facturation devra, lors de l’émission de la facture, indiquer la date
de facturation

VI. PROPOSITION
Chaque proposition devra être faite selon le modèle proposé en annexe
Les titres proposés ne sont pas exhaustifs, selon la proposition faites, d’autres sous titres
peuvent s’ajouter.
1- Présentation du besoin exprimé par l’entreprise
2- Objet de la proposition
3- Intervenant et délais d’intervention
4- Notre proposition commerciale et technique
5- Modalité de facturation et de paiement
6- Validité de l’offre et modalité de commande

VII. ATTACHEMENT
Chaque journée ou heure de travail devra être justifiée par un attachement signé du client. Il
convient à chaque responsable de service ou de département que les équipes possèdent ce
document pour le faire signer par le client. Ce document est de rigueur pour l’établissement
d’un élément de facturation par le responsable de service ou département, ou son
représentant. Il doit représenter tous les éléments pris en comptes dans la proposition.
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:
Voir en annexe un modèle d’attachement et élément de facturation à utiliser. Chaque
responsable de service ou département pourra la modifier pour y ajouter des éléments de sa
prestation. Il appartient au responsable de service ou département, ou la coordonnatrice
désignée de s’assurer du retour et de la gestion des attachements.

VIII. FACTURATION
La facturation d’une mission doit se faire au maximum 3 jours après l’accomplissement de la
mission. Il est de la responsabilité de chaque responsable de service ou département que cela
soit fait dans les délais.
La proposition, la commande les attachements et l’élément de facturation devront être donné à
la personne responsable de la facturation. Les spécificités liées à certaines prestations seront
traitées au cas par cas

IX. ARCHIVES
Toute mission terminée devra être archivée
Une copie électronique sera conservée dans le poste principal du secrétariat.
Copie papier sera conservée dans un classeur
Seront conservés et archivés par le responsable de service ou département :
- Propositions
- Commande clients
- PV/rapports
- Attachement
Seront conservés et archivés par la comptabilité :
- Factures émises
- Commande clients
- Attachements
- Eléments de facturation
 DIRECTION TECHNIQUE
Guideline
PROCEDURE DE SUIVI D’AFFAIRES
Révision : 0 Numéro : QHSE-GA-POG-00 Révisé par:

ANNEXE

FIN
Demande client

Non Attachement signé Facturation Paiement

Non
Oui
FIN Faisabilité Acceptée
Oui
Effectué

Oui
Bon de Commande
Créer une affaire Non
Elaboration la proposition
Attachement Relance
Revue de Commande Bon de Commande
Elément de Facturation Devis
Revue approbation

Effectuer la mission
Saisie

Facturation

Lettrage du compte Client

Vérification SAGE SAARI

Signature Intégrer dans le tableau de suivi d’affaire Facturation