REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

Union Discipline Travail

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT MINISTERE DES TRANSPORTS

SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE

MEMOIRE EN VU DE L’OBTENTION
DE LA LICENCE PROFESSIONNELLE FINANCE
COMPTABILITE

ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENTS

DES FACTURES FOURNISSEURS ET PROPOSITIONS
D’AMELIORATION : CAS SIMAT

Présenté par :

THIO TIGUE KINANGLAN SYLVESTRE YANNICK

Maitre de Stage : Professeur encadreur :

M. FRANCK TOUVI M. COULIBALY N’GOLO AIME

CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE EXPERT COMPTABLE DIPLOME
 THEME: ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENTS DES
FACTURES FOURNISSEURS ET PROPOSITIONS D’AMELIORATION :
CAS SIMAT

DEDICACE……………………………………………………………………………………

REMERCIEMENT……………………………………………………………………………
AVANT-PROPOS……………………………………………………………………………..
RESUME……………………………………………………………………………………….
INTRODUCTION……………………………………………………………………………...
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE……………………………
CHAPITRE 1 : APPROCHE CONCEPTUELLE……………………………………………
SECTION 1 : NOTION DE BASE LIEES A L’ETUDE……………………………………
SECTION 2 : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE FOURNISSEUR…………….
CHAPITRE 2 : NOTIONS DE PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES ET
METHODOLOGIE DE LA RECHERCHE…………………………………………..
SECTION 1 : NOTIONS DE PROCEDURE DE TRAITEMENT DES FACTURES……
SECTIONS 2 : METHODOLOGIE DE LA RECHERCHE………………………………
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE………………………………
CHAPITRE 1 : DEROULEMENT DU STAGE……………………………………………
SECTION 1 : ACTIVITES ET OBJECTIFS…………………………………………
SECTION 2 : ACTIVITES MENEES DURANT LE STAGE ………………………
CHAPITRE 2 : ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENTS DES FACTURES
ET PROPOSITIONS D’AMELIORATION…………………………………………………
SECTION 1 : DESCRIPTION DES PROCEDURES ACTUELLES………………………

SECTION 2 : LES PROPOSITIONS………………………………………………………...

CONLUSION…………………………………………………………………………………
BIBLIOGRAPHIE……………………………………………………………………………
ANNEXE………………………………………………………………………………………
TABLE DES MATIERES……………………………………………………………………
 DEDICACE

Je dédie cette œuvre d’abord à mon père THIO PETANGUI et ma mère Mme THIO TRAONAN qui se

sont toujours battus afin que j’atteigne ce niveau d’étude, et aussi à mes grande sœurs THIO FLORA,

THIO PATRICIA qui m’ont aidé durant ce cursus universitaire pour la bonne rédaction de ce présent

mémoire.
 REMERCIEMENT

Je toutes les personnes de près ou de loin ayant contribué non seulement à ma formation mais aussi à

l’élaboration de ce document.

Je tiens à remercier particulièrement tout le personnel de la société SIMAT pour nous avoir accompagné

et guides durant toute la période de ce stage et aussi pour avoir facilité les premiers pas dans le monde

professionnel.

Je voudrais remercier également toute l’administration et le personnel de PIGIER-CI pour la formation de

qualité ayant permis d’aborder avec un peu plus de sérénité la vie active.
 RESUME

Ce présent mémoire est le fruit de notre réflexion sur une éventuelle amélioration des procédures de

traitement des factures fournisseurs en particulier les locaux.

Toute entité, pour exister a besoin de s’approvisionner en matière premières, fournitures et tout ce que

nécessite son cycle d’exploitation. Tout ceci entraine des règlements à ses différents fournisseurs.

Lors de nos investigations, en notre qualité de comptable stagiaire à SIMAT, nous avons constaté que

celle- ci a des difficultés dues à certains facteurs, à régler à terme certaines dettes fournisseurs.

A la question de savoir si ses factures fournisseurs sont bien traitées ou si la procédure n’en constitue pas

un obstacle, nous nous sommes fixes pour objectif de comprendre d’abord cette procédure depuis la

réception jusqu’au règlement en passant par le traitement afin d’élaborer quelques pistes de solutions.

Ensuite, l’aspect théorique de notre étude nous a éclairé sur les notions et termes lies à la comptabilité

fournisseur, les moyens de collette des informations sur la procédure existante.

Enfin, l’ultime aspect se propose quant à lui d’offrir une amélioration à ladite procédure après l’avoir

décrite et analysée.
 INTRODUCTION

L’entreprise est une entité économique autonome disposant des moyens humains et matériels qu’elle

combine en vue de produire des biens et services destinés à la vente. Cependant, pour fonctionner et

atteindre ses objectifs, l’entreprise entreprend des relations avec des parties qui, elles aussi s’intéressent à

son fonctionnement étant complexe et en perpétuelle mutation, l’entreprise recherchera donc

l’information nécessaire pour saisir les opportunités et se prémunir des dangers éventuels notamment les

menaces concurrentielles. Cela nécessite la mise en place entre autres d’une comptabilité adéquate, qui

permettra l’enregistrement et la classification des faits valorises ou quantitatives qui maquent la vie de

l’entreprise ; ce qui offrait une organisation financière et comptable conforme à la législation en vigueur.

L’application de cette comptabilité pour une garantie d’informations fiables et compréhensibles ;

implique le respect des normes et principes directeurs régis par le système comptable OHADA. L’objectif

visé étant donc de parvenir à un moment donné à fournir les informations aux dirigeants de l’entité pour

la gestion, aux partenaires commerciaux et financiers et à l’ETAT à travers les services fiscaux. Mais le

suivi des documents comptables n’est toujours pas aise et suscite de nombreuses inquiétudes qui poussent

les entreprises à multiplier des approches d’amélioration pour disposer d’un meilleur système de

traitement desdits documents en occurrence les factures fournisseurs. Quand bien même il paraît

nécessaire de mettre en place un système fiable permettant un bon traitement des factures, son application

peut laisser entrevoir des anomalies qu’il convient de corriger. Les factures fournisseurs sont-elles bien

traitées ? Mieux, la procédure elle-même n’entrave-t-elle pas le nombre important d’intervenants ?

Quelles stratégies adoptées donc pour améliorer le traitement des factures fournisseurs? C’est donc à juste

titre que lors de notre stage à SIMAT précisément, il nous a été proposé le thème suivant : «ANALYSE

DES PROCEDURES DE

TRAITEMENTS DES FACTURES FOURNISSEURS ET PROPOSITIONS

D’AMELIORATION : CAS SIMAT». Le choix porté sur ce thème sera traité selon deux principaux

objectifs : d’une part, comprendre les procédures de traitement des factures depuis la réception jusqu’au
règlement et, d’autre part, faire des propositions pour pallier aux insuffisances des procédures existantes

après les avoir analysées.

Pour mener à bien ce travail, les enquêtes seront menées auprès des différents intervenants.

Notre travail concernera le cadre théorique ; les définitions des concepts ; la deuxième partie portera sur le

cadre pratique, fournisseurs locaux en vue de faire des propositions dé amélioration.

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE

Dans cette partie, il s’agit pour nous d’une part de donner une définition des termes et notions liés à la

comptabilité fournisseur et d’autre part, les moyens utilisés pour la collecte des informations sur le

processus de traitement des factures de l’entité.

Chapitre 1 : APPROCHE CONCEPTUELLE

Dans ce chapitre, il est question pour nous de définir quelques expressions qui seront utilisées dans notre

travail et comprendre le compartiment comptable dédié aux fournisseurs.

Section 1 : Notion de base liée à l’étude

I- Notion de Factures

1- Définition

a- Factures

La facture est un document comptable établit par le vendeur et adressé au client à la suite d’une vente ou

d’une prestation de service. Elle détaille la nature du bien ou du service livré, la quantité, le décompte du

prix et de la somme totale due par le client. Elle est non seulement une pièce comptable qui atteste la

preuve d’un accord d’échanges, mais également une exigence de l’administration fiscale pour le calcul

des différents impôts et taxes notamment la TVA. Selon les dispositions légales ivoiriennes dans le cadre

des affaires, la facture doit être normalisée, c’est-à-dire qu’elle doit être certifiée conforme aux lois
et
règlements pris par l’Etat dans le droit des affaires. Elle comporte un indicateur (Sticker) qui permet à

l’Etat de sécuriser ou de suivre la TVA sur les ventes et achats de chaque entreprise.

Elle doit comporter dans son établissement des mentions telle que :

- A l’en-tête : d’une part les éléments d’identifications du fournisseur : sa raison sociale, ses

adresses, son numéro de registre du commerce et de crédit mobilier (RCCM), son compte

bancaire... en outre, elle doit comporter en plus de ces éléments ci-dessus, la date et le lieu de

la rédaction de la facture, le numéro d’ordre de la facture, la référence de la commande ayant

déclenche la vente ou la prestation ; le sticker attestant la normalisation de la facture ;

- Au corps de la facture : la désignation des biens ou des services livrés, le prix unitaire,

les éventuelles réductions (rabais, remise, ristourne et escompte), les éventuelles

majorations

(Transport, TVA…), le rappel des conditions de vente (délais de livraison, le mode de transport et

de paiement), les caractéristiques générales de l’envoi (Nombre de colis, poids, format,

couleur…), le net à payer…

- Très souvent, le bas de la facture : le cachet et la signature du fournisseur et d’autres

informations relatives au fournisseur.

b- Bon de commande

Un bon de commande est un document établit par le client dans lequel il détaille les articles commandes et

toutes les conditions utiles à la bonne exécution de la commande.

Le bon de commande est un document qui permet de définir et valider les modalités de prestation entre

vendeur et acheteur, afin d’éviter les cas de contestation ultérieures.

c- Traitement de facture

Le traitement de facture est un processus aboutissant au règlement de ladite facture en passant par des

étapes notamment : la bonne réception et l’analyse. L’analyse est l’opération par laquelle le comptable

vérifie la correspondance entre la facture et le bon de commande.

Il s’agit de s’assurer que les articles reçus sont conformes à ceux qui ont été commandés en quantité et en
valeur. C’est à la suite de cette opération qu’intervient le rapprochement (la comptabilisation). En effet il
faut, comme toute comptabilité, enregistrer la bonne information de sorte à refléter une image fidèle de

nos comptes.

2- Obligations liées à l’établissement d’une facture

a- Source et utilités

L’obligation de délivrer une facture résulte de l’article 384 du CGI qui stipule que tout redevable de la

taxe qui livre des biens ou rend services à un autre redevable ou à tout autre personne est tenue de délivrer

une facture. Les factures doivent obligatoirement faire apparaitre distinctement certaines mentions.

Ainsi, le fournisseur doit obligatoirement établir la facture pour une quelconque vente de marchandises ou

de services à son client, s’il le lui demande faute de quoi ce dernier peut se retourner contre lui après

preuve de refus. Si la relation commerciale s’établit entre un professionnel et un consommateur, le

premier se trouve détaché de l’obligation d’établir la facture si le second n’en exige pas l’établissement.

b- Mentions légales

Vu l’utilités que revêt ce document, il est nécessaire d’indiquer les mentions légales qui doivent y figurer.

Tout ceci dans le souci d’uniformiser d’une manière générale la formulation de la facture avec un autre

but qui est de permettre une lisibilité sans ambiguïté à tous les acteurs du monde des entreprises.

Les mentions qui doivent figurer sur la facture sont :

- L’identification précise du redevable qui délivre la facture : sa raison sociale, nom, adresse,

numéro d’immatriculation au RCCM, références bancaires et numéro de compte contribuable

attribue par l’Administration ;

- L’identification du client, notamment ses noms, adresses et numéro de compte contribuable ;

- Le régime d’imposition du fournisseur et le Centre des Impôts dont il dépend pour ses obligations

fiscales professionnelles.

- Le prix hors taxe des biens livres ;

- Le taux et le montant des réductions à caractères commerciaux et financiers ;

- Le taux et le montant de la taxe facturée (TVA, AIRSI).

 3- La valeur probante de la facture

Après tout ce développement il s’avère important de connaitre la valeur de la facture. La facture

constitue- t-elle la preuve de la créance ?

Une fois accepte par le commerçant qui la reçoit, la facture constitue un mode de preuve spécifique en

matière commerciale qui s’ajoute à ceux du droit commun.

Il y a lieu ici de distinguer si la facture est utilisée comme moyen de preuve contre le fournisseur ou contre

le client.

a- Contre le fournisseur

La facture peut être assimilée un aveu du fournisseur quant à l’existence du contrat. Mais généralement,

pour utiliser la facture comme aveu, le destinataire devra l’avoir acceptée lui-même. Ceci prouvera, au

moins, l’existence de la convention. Peu importe que la facture soit signée ou non.

Tant l’expéditeur que le destinataire de la facture peuvent remettre en cause son contenu si celle-ci ne

correspond pas à la convention, à condition de pouvoir en apporter la preuve. Entre commerçants, cette

preuve peut être rapportée par tout moyen de droit (par exemple : fax, écrit, mail etc…).

S’il y a une erreur matérielle dans la facture, le fournisseur peut aussi en solliciter la rectification et ce,

sur base du principe ‘’erreur ne fait pas compte’’ consacrer dans le code judiciaire. La facture peut

également être opposée au fournisseur en vue de faire valoir son paiement. La facture acquittée et signée

par le fournisseur vaut quittance. Signalons cependant que la jurisprudence semble généralement

considérer que la seule signature du fournisseur sur la facture ou la seule mention ‘’acquittée’’, suffit pour

valoir quittance.

b- Contre le client

Si le destinataire n’est pas commerçant, selon la majorité des auteurs et de la jurisprudence, l’acceptation

de la facture ne vaut pas preuve du contrat. Cette acceptation ne constitue qu’un indice, une présomption

laissée à l’appréciation du juge. Le silence après la réception de la facture ne signifie pas non plus une

acceptation par le non commerçant. Si le destinataire est commerçant, la facture a une véritable fonction

de
moyen de preuve : la facture, document établi après la conclusion du contrat de manière unilatérale par une

des parties, peut être acceptée ou protestée.

4- Typologie des factures

Dans le courant de notre apprentissage théorique, nous avons fait la connaissance de plusieurs types de

factures parmi lesquelles on peut citer :

- La facture normale ou facture de ‘’DOIT’’ : elle constate le droit de créance du vendeur

(fournisseur) et de la dette de l’acheteur (client) ;

- La facture ‘’AVOIR’’ ou la facture rectificative : il s’agit d’un écrit par lequel le fournisseur

reconnait devoir une certaine somme à son client, du fait d’un retour de marchandise ou

d’une éventuelle réduction accordée ou d’un remboursement ;

Il faut noter cependant, qu’outre ces factures nous pouvons avoir :

- La facture duplicata : il s’agit de la copie d’une facture dont l’original reste introuvable suite

aux procédures administratives. Cette facture n’est admise à la comptabilité que si faute

incombe au client. Il est porté sur cette facture la mention « DUPLICATA » ;

- La facture pro-forma : c’est une pré-facture qui renseigne par avance le montant sur lequel la

société devra s’engager. Ces factures ne sont ni comptabilisées, ni réglées. Elle sert à établir

le bon de commande ;

II- LES ELEMENTS CONSTITUTIFS DE LA FACTURE

1- Les réductions

De la collaboration avec son environnement, l’entreprise bénéficie de certains avantages quant à la

réalisation de ses objectifs de profit. En effet le fournisseur accorde à son client certains critères

(ancienneté, volume de transaction…), des réductions sur factures permettant au client de réaliser une

marge supplémentaire. Il s’agit entre autres :

- Des réductions à caractère commerciale pour des raisons liées à la vente (Rabais, Remise,

Ristourne) ;
 - Des réductions à caractère financier pour des circonstances liées au paiement de la

facture (escompte pour prompt règlement).

a- Les réductions commerciales

On en distingue trois types :

- Les remises

Ce sont des réductions sur le prix normal (prix catalogue par exemple) accordées par certains fournisseurs

en considération de la catégorie du client, ou en fonction de l’importance de la commande.

Exemple :

 Réduction de 20% pour toute commande supérieure à 500 000 F CFA.

- Les rabais

Ces réductions sont obtenues pour compenser un préjudice subi :

 Marchandises non conformes à la commande,

 Eléments légèrement détériorés (mais acceptes sous condition de rabais)

 Retards de livraison, etc.

- Les ristournes

Les ristournes sont des réductions obtenues pour l’ensemble des achats d’une période, généralement

l’année.

Elles se calculent donc sur les ventes annuelles (ou sur les achats annuels) avec un taux progressif.

Exemples :

 Ristourne de 2% pour des achats annuels compris entre 1 000 000 F CFA et 5 000 000 F

CFA,

 Ristourne de 5% pour des achats annuels compris entre 5 000 000 F CFA et 10 000 000 F

CFA,

NB : les ristournes sont généralement calculées au début de l’année suivante. Par conséquent : pour

préparer le “bilan“ d’une année déterminée il est nécessaire d’estimer les ristournes à recevoir.
 d- Les réductions financières : l’escompte de règlement

Ce sont des réductions offertes par le vendeur à l’acheteur contre un règlement avant l’échéance prévue

au contrat. L’escompte de règlement est donc une incitation à l’achat. Il est calculé en appliquant un

pourcentage au montant dû.

NB : la proposition d’escompte de règlement est faite par le vendeur. L’acheteur est libre de l’accepter ou

non (auquel cas, il règle la somme due à l’échéance).

2- Les majorations

Il s’agit essentiellement des éléments qui viennent augmenter le net payable par l’acheteur, ces majorations

concernent :

 Les frais de transport facture forfaitairement par le vendeur qui se charge lui-même

d’expédier les marchandises ;

 Les frais de port et autres récupérés par le vendeur lorsque celui-ci fait appel à une tierce

personne ;

 La taxe sur la valeur ajoutée (perçus par l’Etat pour tous les biens et

services consommés) ;

a- Les frais de transport

Lorsqu’un fournisseur vend des marchandises à un client, il peut les lui expédier de diverses façons :

Franco de port : c’est le fournisseur qui supporte les frais de transport ;

Port dû : c’est le client qui supporte les frais de transport ;

Port forfaitaire : le transport est assuré par les propres moyens du fournisseur mais le client supporte les

frais de transport qui sont facturés par le fournisseur en même temps que les marchandises ou produits

vendus ;

Port payé : dans un premier temps, c’est le fournisseur qui supporte les frais de transport. Puis, il

récupère ceux-ci lors de la facturation au client.

NB : c’est uniquement dans ces deux derniers cas que le vendeur fait figurer les frais de transport sur la

facture.

b- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt indirect général inclus dans les prix de vente de biens ou

de prestations de services et payé par les consommateurs finaux. La TVA peut faire l’objet d’exonérations

légales. La TVA est appliquée à des taux différents en fonction des produits ou des services imposés. Le

taux de TVA normal, le taux de TVA réduit et le taux de TVA spécifique.

- Précision sur le fonctionnement de la TVA

La TVA est dans un premier temps payé par le client au professionnel régime d’imposition (commerçant,

entreprise, artisan). Elle est ainsi comprise dans le prix de vente du produit ou du service. Le

professionnel reverse ensuite le montant de la TVA à l’Etat par la différence entre la TVA COLLECTEE

et la TVA DEDUCTIBLE.

Une entreprise qui révèle du régime normal d’imposition est par conséquent soumise à des obligations en

matière de déclaration de TVA. Les plus petites entreprises peuvent sous certaines conditions bénéficier

du régime simplifie de TVA. En fonction de sa taille, l’entreprise est placée sous un régime de TVA qui

détermine notamment la périodicité à respecter pour les déclarations et les paiements de TVA auprès du

service des impôts.

Il est toujours possible d’opter pour le régime de TVA supérieur, c’est-à-dire prévu pour les entreprises

atteignant les seuils au-dessus de ceux qui les concernent. Il y a trois principaux régimes d’assujettis

actuellement en vireur :

 Les assujettis au réel simplifié ;

 Les assujettis au réel normal

 Les assujettis au système minimal de trésorerie ;

Par la même occasion mentionnons que SIMAT est soumise à la TVA sous le régime réel normal
Section 2 : Généralité sur la comptabilité fournisseur

I- Définitions

1- Le fournisseur

Les fournisseurs sont des tiers auprès desquels l’entreprise a recours pour l’achat de différentes

fournitures, marchandises, matières premières et services dont elle a besoin pour l’exploitation de son

activité. Ils peuvent être des personnes morales ou physiques.

Pour l’exercice de leur activité et une bonne organisation du droit des affaires, les fournisseurs sont

contraints de se faire enregistrer au registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) selon leur

chiffre d’affaire annuel, ce qui permettra de classifier ceux-ci dans un régime d’imposition relatif à leur

chiffre d’affaire pour le calcul des impôts et taxes.

2- La comptabilité fournisseur

La comptabilité fournisseur est un compartiment de la comptabilité qui s’occupe de toutes les relations

qu’une entreprise entretien avec l’ensemble de ses fournisseurs. Elle s’occupe principalement du

traitement des factures, de la réception à l’archivage en passant évidemment par le paiement.

En d’autres termes, la comptabilité fournisseur est l’ensemble des techniques comptables qui enregistrent

les opérations entre une entreprise et ses fournisseurs. Mais elle va bien au-delà de cela car elle permet

aussi à l’entreprise d’entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs car en cas de non-paiement d’un

service, cela peut déboucher sur des litiges qui auront des conséquences négatives pour l’entreprise.

La comptabilité fournisseur est en contact avec tous les services de l’entreprise vu que l’entreprise a une

multitude de fournisseurs dans divers secteurs de prestations de services de l’entreprise vu que

l’entreprise a une multitude de fournisseurs dans divers secteurs de prestations de service à savoir les

produits de commercialisation, les immobilisations, le gardiennage, les fournitures de bureaux pour ne

citer que cela. La comptabilité fournisseur comme tous les autres services de la comptabilité permet aussi

à l’entreprise d’établir sa renommée aussi bien auprès de ses clients qu’auprès des fournisseurs eux-

mêmes.

3- Typologie de fournisseur
La société SIMAT distingue en son sein deux types de fournisseurs à savoir :

- Les fournisseurs locaux sont tous ceux qui opèrent sur son site ;

- Les fournisseurs qualifiés d’externes par opposition aux premiers.

Certains fournisseurs sont réglés à l’échéance d’un délai de 30 jours à compter de la date de facturation.

Et d’autres sont réglés à l’échéance d’un délai de 60 jours à compter de la date de facturation.

II- OBJECTIFS ET PRINCIPES DE LA COMPTABILITE FOURNISSEUR

1- Objectifs de la comptabilité fournisseur

La comptabilité fournisseur vient pour pallier certaines insuffisances dans les relations de l’entreprise

avec ses fournisseurs auxquelles la, comptabilité générale ne traite pas, il s’agit :

a- Meilleur gestion des litiges avec les fournisseurs

Un service de comptabilité fournisseur bien géré permet d’éviter tout conflit éventuel avec les

fournisseurs et permet de mieux gérer les éventuels litiges. Ainsi, la mise en place d’un système de

paiement automatique pour certains fournisseurs réguliers permet d’éviter les oublis. Sans service chargé

de garder et de suivre les factures fournisseurs, l’entreprise rencontrerait probablement des difficultés

pour l’archivage et le paiement des factures.

En effet, sans comptabilité fournisseur, la société rencontrerait de sérieuses difficultés car elle n’aura pas

assez de visibilité sur ses dettes fournisseurs. Par ailleurs, cette situation pourrait entrainer des

conséquences désastreuses notamment dans l’archivage des factures fournisseurs car cette dernière

situation pourrait engendrer des litiges en cas de non-paiement des factures, compromettant ainsi la

pérennité de l’entreprise. En cas de litiges ou de conflit entre l’entreprise et les fournisseurs ; les factures

serviront de preuves irréfutables d’où la nécessité de les garder jalousement, ce qu’est l’une des missions

de la comptabilité fournisseur.

Fort heureusement ; il existe un tel service à SIMAT ca la comptabilité fournisseur y est au cœur de la

gestion et elle permet aussi d’éviter au mieux les retards dans les paiements et les litiges.
 b- La meilleure gestion des fournisseurs

La comptabilité fournisseur doit établir un référentiel de tous les fournisseurs, afin d’identifier

précisément les fournisseurs à risques et indiquer les fournisseurs dont la pérennité n’est pas assurée. Le

référentiel peut être un document ou un fichier qui permettra à l’entreprise de suivre et de calculer ce

qu’elle doit aux différents fournisseurs. La bonne gestion des fournisseurs implique une bonne gestion des

factures passant par le paiement de celle-ci et l’archivage mais elle implique aussi l’importance de garder

de bonnes relations avec les différents fournisseurs.

Notons que les factures recherchées lors d’un audit ; la société aura de sérieuses difficultés à crédibiliser

ses états financiers et à valider ses résultats de fin d’année si elle n’a pas un processus solide de gestion

des factures fournisseurs. La comptabilité fournisseur en tant que service de l’entreprise permet d’établir

une distinction entre les différents fournisseurs selon des critères propres afin qu’elle ne soit pas en

rupture de produits ou de fournitures ou qu’elle ne paie pas les factures d’un fournisseur clé. Cette

distinction s’avère nécessaire car elle permet à l’entreprise de faire la part des choses entre les factures

très urgentes et les factures moins urgentes. Une bonne gestion des fournisseurs s’impose donc à toute

entreprise qui désire garder sa pérennité et sa bonne image.

2- Les principes de la comptabilité fournisseur

Les principes de la comptabilité fournisseur découlent d’une part, des principes comptables fondamentaux

de la comptabilité générale car elle y trouve sa source. Et d’autre part, des principes propres à son

application du fait de la spécificité des relations entre l’entreprise et ses différents fournisseurs. Les

principes de la comptabilité fournisseur sont les postulats et conventions couramment appelés principes

comptable fondamentaux de la comptabilité générale et des principes spécifiques de la comptabilité

fournisseur.

a- Les postulats

Les postulats permettent de définir le champ du modèle comptable. Ce sont des principes acceptes sans

démonstrations mais cohérents avec les objectifs fixes. Les postulats retenus pour définir le champ du

modèle comptable du SYSCOHADA REVISE sont au nombre de cinq (05) à savoir :

 - Postulat de l’entité : en effet, l’entité est considère comme étant une personne morale ou un

groupe autonome et distinct de ses propriétaires et de ses partenaires économiques. La

comptabilité financière est fondée sur la séparation entre le patrimoine de l’entité et celui de ses

propriétaires ;

- Postulat de la comptabilité d’engagement : ce type de postulat précise que les effets des

transactions et autres événements sont pris en compte des que ces transactions ou évènements

se produisent et non pas au moment des encaissements ou paiements ;

- Postulat de la spécialisation des exercices : ce postulat stipule que la vie de l’entité est découpée

en périodes appelées « exercices », à l’issue desquels sont publiés des états financiers annuels, il

faut rattacher à chaque exercice tous les produits et charges qui le concernent ;

- Postulat de la permanence des méthodes : selon ce principe, la comparabilité la cohérence des

informations comptables au cours de périodes successives impliquent la permanence des

méthodes d’évaluations et de présentations ;

- Postulat de la prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique : ce postulat

stipule que, pour qu’une information représente, d’une manière pertinente les transactions et

autres évènements qu’elle vise à représenter, il est nécessaire qu’ils soient enregistrés et présentes

en accord avec la réalité économique et non pas seulement selon la forme juridique.

b- Les conventions comptables

De manière générale, les conventions comptables sont destinées à guider le préparateur des comptes dans

l’évolution et la préparation des éléments devant figurer dans les états financiers. Elles ont un caractère de

généralité moins grand que le postulat comptable et peuvent varier d’un pays ou d’un espace

géographique à un autre. Cinq (05) conventions ont été retenues selon le SYSCOHADA REVISE,

notamment :

- Convention du coût historique : la convention du cout historique consiste à comptabiliser

les opérations sur la base de la valeur nominale de la monnaie sans tenir compte des

éventuelles variations de son pouvoir d’achat ;

- Convention de prudence : la prudence est l’appréciation raisonnable des évènements et des

opérations à enregistrer afin d’éviter de transférer sur l’avenir des risques actuels. Ce principe
 conduit les plus-values qui ne sont pas encore réalisées définitivement et, d’autre part à

comptabiliser les moins-values des lors que leur réalisation est probable ;

- Convention de régularité et transparence : ce principe est capital pour l’obtention d’une

information loyale. L’information fournie par les états financiers doit être compréhensible,

conforme aux règles et conventions du référentiel comptable OHADA, suffisante et claire ;

- Convention de la correspondance bilan de clôture – bilan d’ouverture : cette convention

stipule que, le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice

précèdent. Cette convention, classique mais d’application délicate, a pour principale conséquence

que l’on ne peut imputer directement les capitaux propres de l’entreprise ( à l’ouverture de

l’exercice, donc à la clôture de l’exercice précèdent), ni les incidents (gain ou perte) ni les

personnes qui auraient été omis ;

- Convention de l’importance significative : selon cette convention « sont significatifs » tous les

éléments susceptibles d’influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent

porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l’entité.

CHAPITRE 2 : NOTIONS DE PROCEDURES DE TRAITEMENT DES

FACTURES ET METHODOLOGIE DE RECHERCHE

Il s’agira dans cette rubrique, de définir d’abord les procédures de traitement des factures fournisseurs,

ensuite de classifier les modes de paiement et enfin recenser les outils et méthodes permettant de recueillir

les informations.

Section 1 : Notions de procédure de traitement des factures

I- Procédures de traitement des factures

1- Définition

La procédure de traitement des factures fournisseur regroupe l’ensemble des opérations d’ordre

comptable et financier relatives aux achats d’une entreprise et qui suit une démarche spécifique adaptée a

une entreprise donnée. Elle est interdépendante du processus d’achat car il y a un échange

continu
 d’informations (identification des fournisseurs, conditions contractuelles, données financières…). Elle

part de l’archivage des pièces comptables en passant par leur règlement.

2- Rôles et étapes de la procédure

Le rôle essentiel de traitement des factures fournisseurs est de contrôler et valider l’information financière

figurant sur les différentes factures fournisseurs, procéder au règlement et assurer pour finir, le suivi

comptable des comptes des fournisseurs. Pour effectuer ce rôle, il est nécessaire d’entamer les étapes

suivantes :

 La réception des factures qui consiste à une série de vérification de certaines mentions

obligatoires telles que :

- La vérification administrative (Nom, Adresse et Raison Sociale l’entité ; Nom, Adresse et Raison

Sociale du fournisseur, la date et le numéro de la facture…) ;

- La vérification arithmétique (contrôle des calculs aboutissants aux montants figurants sur

la facture)

 La comptabilisation des factures : les informations relatives aux factures sont consignées dans

un registre propre au suivi des factures. ce sont entre d’autres le numéro d’arrivée, la date

d’arrivée, le numéro et la date d’établissement de la facture, l’objet de la facture, le montant

en à payer, le service bénéficiaire de la présentation…).

 Le paiement et l’archivage des factures ;

 Le suivi des comptes.

II- TYPOLOGIE DES MOYENS DE REGLEMENT

1- Définition

Les moyens de paiement peuvent se présenter sous forme matérielle (chèques, carte bancaire, espèces) ou

dématérialisée (virement). Ils font régulièrement l’objet d’une tarification de la part des banques en

fonction du type de produit retenu. Les entreprises ont principalement recours au virement pour effecteur

leurs différents règlements, mais utilisent aussi des moyens de règlements spécifiques tels que les effets

de commerce.
 2- Les différents moyens de paiement

a- Les chèques

C’est un moyen d paiement corporel, que les banques octroient à leurs clients pour faciliter les échanges

dans leur secteur d’activité. L’établissement de ce moyen de règlements prend en compte les mentions

obligatoires que sont le montant en chiffres et en lettre de l’opération, le nom du bénéficiaire, la date et le

lieu de l’émission du chèque ainsi que la signature de la direction. Il existe deux catégories de chèques, en

autres :

- Les chèques barrés : il s’agit des chèques bancaires classiques, non payable au guichet. Ils ne

sont pas endossables, sauf au profit d’une banque, ce qui signifie qu’il ne peut pas être transmis à

un autre tiers. Pour encaisser le chèque, le bénéficiaire le présentera a la banque du client, qui sera

chargée à son tour de transférer le montant indique sur le chèque dans le compte du client est

suffisamment approvisionné ;

- Les chèques non barrés : ils sont payable à tout bénéficiaire au guichet qu’il soit titulaire

d’un compte ou pas. Ils sont payables au guichet en espèces après que le bénéficiaire eut

présenté le chèque à la banque correspondante. Il peut être endossable à un tiers.

b- Les ordres de virement

Il s’agit d’une pièce scripturale reconnue par les organismes monétaires, par laquelle une société donne

l’ordre à sa banque de virer une certaine somme à son fournisseur pour le règlement de sa facture suite à

une opération d’achat ou de prestation de service. Ce type de moyen est plus utilise pour des raisons de

securit, d’optimisation en couts et de la rapidité en paiement. Les ordres de virement édictés comportent

des mentions obligatoires suivantes :

- Le montant en chiffres et en lettres à virer

- Les références bancaires du fournisseur à savoir le code banque, le code guichet, et la clé RIB ;

- Le compte débité

- Les références bancaires de l’entreprise qui donne l’ordre et sa banque.

c- La traite
Une traite bancaire est un instrument de paiement émis par la banque à la demande du payeur. Le tireur

est la banque qui rédige la traite, le tiré est le client de la banque qui demande la traite pour effectuer un

paiement. Elle garantit le paiement car la banque garantit que les fonds suffisants sont détenus sur le

compte du tiré pour effectuer le paiement requis avant même l’émission de la traite. Puisque la traite est

garantie par la banque, les personnes effectuant des paiements important la préfèrent au chèque.

SECTION 2 : Méthodologie de la recherche

Dans le but de réussir notre travail, nous nous sommes basés sur un certain nombre d’outils et de

méthodes qui ont facilités le recueil des informations en vue de leur traitement. Il s’agit notamment de

l’observation, la recherche documentaire, des entretiens libres et les interviews.

I- L’observation

Cette observation s’est faite durant le temps passé au sein de la structure. Elle nous a permis de suivre

avec une attention particulière et au quotidien toutes les étapes d’exécution des tâches et de comprendre

l’activité de ladite structure plus particulièrement le service de la comptabilité fournisseur.

II- La recherche documentaire

Cette recherche a été faite à l’aide des mémoires d’étudiants qui ont eu pour thème la gestion ou l’analyse

du processus du traitement comptable des factures fournisseurs, des informations recueillies sur internet,

et aussi dans les documents de comptabilité disponibles au sein de l’entreprise.

III- Les entretiens et les interviews

Lors de notre stage, nous avons sollicité des interviews avec les différents acteurs de l’entreprise, afin

d’approfondir nos connaissances sur son activité, le fonctionnement des différents services notamment le

service de la comptabilité et la relation qui existe entre lui et les différents services.

Nous avons eu principalement des entretiens avec les services chargés de la réception en occurrence la

section approvisionnement et gestion des stocks du service logistique. Ces séances de travail nous ont
permis, non seulement, de comprendre les différentes taches des services qui collaborent avec le

département fournisseur et l’apport de ceux-ci dans leurs activités.

Au terme de cette première partie, nous avons fait état des concepts clés lies à notre sujet d’étude, la

présentation de la comptabilité fournisseur et la procédure de traitement des factures ainsi que la

méthodologie qui nous a conduit à réaliser ce travail.

DEUXIMENE PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE

Dans cette partie, nous présenterons la structure d’accueil, ensuite nous expliquerons la procédure de

traitement des factures fournisseurs. Et enfin, nous ferons une synthèse des difficultés en vue de proposer

des solutions.

CHAPITRE 1 : DEROULEMENT DU STAGE

SECTION 1 : ACTIVITES ET OBJECTIFS

La SOCIETE IVOIRENNE DE MANUTENTION ET TRANSIT (SIMAT), est une société

anonyme (SA) fondé le 05 Mai 2001, elle est spécialisée dans les opérations de chargements et

de déchargements des navires, et dans les activités physiques en magasin cale, sur terre-plein et

en zone sous-douane avec un capital de 1.000.000.000 FCFA détenu à 75% par son Directeur

General et fondateur Monsieur Stéphane Eholie et à 25% par son épouse Madame Monique

Eholie.

Ayant son siège social à Abidjan-Vridi, elle est immatriculée au RRCM sous le numéro CI-ABJ-

2001-B-262 805 et opère avec une dizaine de magasins et terre-plein à Abidjan et San-Pedro.

I- Fonctionnement

1- La Direction Générale
Le Directeur General est le chef d’entreprise. Il assure la gestion quotidienne de la SIMAT. Il se

charge de l’exécution, du suivi, des décisions issues du Conseil d’Administration de toutes les

activités de la société. Il prend toutes les dispositions pour déterminer, évaluer et gérer les

risques que l’entreprise court dans l’exercice de ses activités.

2- Direction des Ressources Humaines

La Direction des Ressources Humaines a pour rôle de concevoir et mettre en œuvre la politique

des Ressources Humaines de l’entreprise.

Elle assure la gestion des emplois, des contrats, des carrières, des dossiers de pensions, de la paie

et la formation de tout le personnel.

Elle pilote les opérations de gestion collective (recrutement) et suit l’évolution de la règlementation

et des procédures relatives aux emplois et statuts du personnel.

3- Contrôle de Gestion

Le contrôleur de gestion assure une bonne visibilité de la rentabilité d’une entreprise et optimise

les couts. Il assiste ainsi la direction de l’entreprise et influe sur la prise de décision stratégique

concernant l’activité de l’entreprise.

4- Direction d’Exploitation

Cette direction s’occupe de la manutention, de la consignation maritime ou shipping, et le

transport.

Elle veille à la rentabilité du service exploitation selon les objectifs définis par la direction

générale.

5- Direction juridique
Elle se charge de tous les aspects juridiques et sécuritaires de la SIMAT dans le cadre de ses

activités.

Elle suit les contentieux et gère les relations avec les instances et acteurs judiciaires (avocats,

tribunaux, notaire, huissiers).

6- Direction Informatique

Cette direction élabore les grandes orientations de l’entreprise en matière de système

informatique et supervise leur mise en œuvre.

Elle assure la gestion des interconnections dans l’entreprise, optimise et sécurise le système

informatique dans l’entreprise.

Elle suit le développement des applications et des installations. Elle contrôle tout le mouvement

des conteneurs depuis le départ jusqu’à la destination des conteneurs, elle dispose d’une

CELLULE QUALITE, ayant pour mission de définir la politique et l’objectif qualité de

l’entreprise.

Elle développe et met en place des démarches qualité (auto-évaluation, ISO9001)

7- Direction Transit

Le responsable du transit est chargé de l’acheminement de la marchandise Internationale (import

et export) d’une entreprise, le plus souvent spécialisée dans le transport. Il accomplit toutes les

formalités administratives, douanières et les diverses attestations.

8- Direction Financière et Comptable (DCF)

Cette direction est chargée de la gestion optimale des ressources financières de la société. Elle

supervise et coordonne les opérations financières et s’occupe également de l’exécution des

opérations de l’entreprise dans la recherche de financement. Elle se charge des entrées de

trésorerie, règle les dépenses et vérifie l’exactitude des documents comptables et fiscaux. En
collaboration avec les autres services, elle encaisse les créances de l’entreprise. Elle est le garant

de la mise en application des procédures comptables selon les normes du SYSCOHADA. Elle

définit et met en place une politique de gestion financière et du patrimoine de la SIMAT. Ce

service est dirigé par le Chef de Département Comptable qui a pour rôle de :

- Vérifier toutes les imputations comptables ;

- Viser toutes les pièces de sorties d’espèces, de demande de cheque et de virement ;

- Produire des états de rapprochement bancaire

- Faire des travaux de fin d’exercice

- Superviser les travaux de fin d’année, gérer les relations avec l’administration fiscales et

sociale ;

- Procéder à l’établissement des états financiers.

La DCF regroupe(4) services que sont : le service trésorerie, le service client, le service

recouvrement et le service fournisseur.

a- Le Service Fournisseur

Il s’occupe de la comptabilisation, de l’analyse et de l’explication des comptes fournisseurs,

aussi du règlement des factures fournisseurs arrivées à l’échéance, cela après avoir fait le

rapprochement entre les comptes des fournisseurs et ceux tenus par la SIMAT.

b- Le Service Client :

Il a pour rôle de comptabiliser et de saisir les pièces de recettes. Il gère les flux de règlements des

clients à travers leurs relevés de compte en vue d’un bon héritage. En outre, il est chargé

d’analyser et d’expliquer la situation du compte client.

c- Le Service Trésorerie :

Ce service s’occupe de la gestion de la trésorerie de la société en organisant les dépenses et les

recettes.
Il a pour but de rentabiliser les ressources de la SIMAT.

Il dispose d’un logiciel de trésorerie : TRESO 1000 qui est un logiciel assurant la gestion de

trésorerie prévisionnelle en tenant compte des prévisions et du contrôle de leur réalisations tout

en conciliant les comptes banques et la comptabilité.

Il est chargé de :

- Passer les écritures dans les différents journaux comptables.

- S’occuper des classements des pièces comptables dans les différents chronos.

- Emettre les chèques sur demande du chef de département.

- Faire des demandes de retraits de fonds sur demande du chef de service

- Transcrire les chèques émis dans le registre de cheque et faire la mise à jour des états

de reste à payer

- Faire les états de rapprochement bancaires de façon mensuelle.

Au sein de ce service, existe une section caisse qui est chargée de régler la main d’œuvre

occasionnelle et les fournisseurs dont le montant n’est pas exorbitant c’est-à-dire inferieur ou

égal à deux cent cinquante mille(250.000) FCFA.

Elle permet de faire face à certaines dépenses qui entrent dans son fonctionnement quotidien et

d’encaisser les recettes des clients.

d- Le service recouvrement :

Le service recouvrement est chargé de recouvrer les factures clients arrivées à l’échéance et gère

les contestations et litiges émis par les clients.

La SIMAT travail avec plusieurs banques et les fonds reçus des clients sont déposés dans ses

banques.

e- Organigramme (voir annexe)

 II- Objectifs

L’élément central dans la politique de gestion de la SIMAT est la satisfaction de la clientèle car

un client satisfait est ambassadeur potentiel de l’entreprise. Chaque client a un traitement

personnalisé. Notre conquête de marche est orientée vers les multinationales et les grandes

entreprises dans le secteur des mines, énergies, télécommunication, agro-alimentaire, café cacao.

III- ACTIVITES

1- Manutention

Disposant d’un important parc d’engins de lavage et roulants, nous assurons les services de

manutention des navires ainsi que toutes les activités de logistique portuaire y affèrent sur les

ports d’Abidjan et de San-Pedro.

2- Transport

Spécialiste de la chaine de transports, SIMAT gère et optimise l’acheminement de vos

marchandises en CÔTE D’IVOIRE vers les pays de l’hinterland et de la sous-région Ouest

Africaine.

3- Transit

Elle offre une gamme de services diversifiés qui intègre toutes les opérations concernant le

passage portuaire et aéroportuaire à l’import comme à l’export.

4- Consignation
SIMAT dans un souci constant de satisfaction de la clientèle dans tous les secteurs de chaine

logistique offre les services majeurs du shipping à savoir la consignation et le transport maritime.

5- L’hinterland

Il traite l’ensemble des activités import/export avec nos pays voisins continentaux qui sont une

zone importante d’attraction économique.

CHAPITRE 2 : ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENTS DES

FACTURES ET PROPOSITIONS D’AMELIORATION

Ce chapitre sera consacré à une analyse des procédures actuelles de traitement des factures, après

leur description, dans le but de faite ressortir des éventuelles difficultés. Par la suite, des

propositions seront faites en vue de les pallier.

SECTION 1 : DESCRIPTION DES PROCEDURES ACTUELLES

I- Les différentes étapes avant le traitement de la facture fournisseur

1- La Demande d’Approvisionnement

C’est un document comptable établi par le service logistique par le biais de sa section Gestion de

Stock après l’expression d’un besoin d’achat d’une direction ou service. Il retrace toutes les

informations relatives aux biens et services demandées. Une fois le besoin exprimé, le

responsable de ladite section évalue son stock pour voir si le besoin peut être comble par le

magasin. Dans le cas contraire, il fait valider dans un premier temps la DA par le chef de service

logistique et celui- ci soumet au DGS qui valide en dernier ressort.

2- La commande

Ainsi, le service achat en fonction des DA reçues, établit les bons de commande types. Il est à

préciser que ce service procède avant tout à une sélection de fournisseur sur la base des critères
suivant : qualité du produit, délai de livraison, coût du produit, modalité de paiement… le

fournisseur retenu est bien entendu celui dont l’offre représente un avantage absolu pour

SUCRIVOIRE. Ce dernier va donc adresser une facture pro-forma au service demandeur pour

voir si le bien à lui livrer est conforme à sa demande.

3- Le Bon de Commande

C’est un document comptable élaboré par le service des achats et transmis au fournisseur choisi.

Le bon de commande a une importance particulière car il exprime clairement les intentions des

deux parties au contrat et est recevable devant la loi en cas d‘incident. C’est à juste titre qu’il

comporte les mentions ci-dessous :

- Numéro du bon de commande

- Date du bon de commande

- Nom et adresse du fournisseur

- Prix des articles

- Description et quantité des articles

Après la passation de la commande, il revient au fournisseur de livrer la marchandise.

4- La réception physique

 Lorsque les factures arrivent, elles passent par l’accueil pour entre enregistré et vérifié

si elle comporte le sticker conforme aux lois de la DGI avant d’être achemine au

service fournisseur.

 A niveau fournisseur, on vérifie pour les entreprises au régime synthétique si le numéro

contribuable figure pour voir pouvoir faire le prélèvement lors de la comptabilisation

et pour les entreprises soumises à la TVA on vérifie que les factures comportent bien le

sticker.
Après quoi on a un logiciel appelé SIFACTFOUR ou on enregistre les factures en notant le

numéro de facture, les montants, le service auquel il est rattaché, la désignation … après cela on

transmet au service rattaché mettre BAP pour confirmer que la facture est « Bon à Payer ».

Dans le cas contraire le service adresse un courrier de rejet de facture.

II- Le traitement des factures fournisseurs

1- Accueil des factures à la réception

Les factures sont déposées à la réception. Le réceptionniste les dépouille et fait le pré-

enregistrement via le logiciel dédie SIFACTFOUR.

Le logiciel génère un numéro identifiant que le réceptionniste porte sur la facture avant

transmission aux comptables fournisseurs via un bordereau de transmission. Délai Jour J.

2- Transmission à la comptabilité (Fournisseur)/Traitement

Les factures préenregistrées sont transmises à la Comptabilité.

L’Agent Comptable procède à une série d’Operations :

 Vérification de la liasse (facture normalisée, bon de commande, bordereaux de livraison)

 Vérification de la date d’arrivée des factures par le cachet « courrier arrivée le… »

 Vérification de la conformité des sommes indiquées sur la facture et celles saisies par

le réceptionniste.

Les éventuelles anomalies devront être notifiées par écrit sur la facture au service concernées

pour la validation BAP.

L’agent comptable procède ensuite à l’imputation en machine des factures dans le logiciel dédié

(service, dossiers, comptes tiers concernés). Délai J+1

3- Validation des factures traitées par les d’activités concernés

Les factures traitées sont dispatchées (via bordereau de transmission) aux chefs d’activités

concernés pour validation « BAP » (cachet+ signature et validation dans le logiciel dédié :

Le chef d’activité procède à des vérifications :

- Contrôle de conformité de la facture avec le bon de commande et le bon de livraison

- Vérifie que la facture est normalisée et que celle-ci mentionne le numéro de compte

contribuable du fournisseur ;

- Contrôle arithmétique

- Et tout autre contrôle spécifique au service permettant d’authentifier la facture.

Il valide les factures :

 BAP : si tous les points de contrôle sont jugés satisfaisants. Ensuite les

factures sont retransmises à la comptabilité via un bordereau de réception des

factures validées.

 LITIGIEUSE : si elles révèlent une anomalie.

Dans ce cas, le service responsable de la validation retourne au fournisseur sa facture

accompagnée d’un courrier lui notifiant le motif du rejet de sa facture (le fournisseur est aussi

averti par téléphone).

Une copie du courrier et de ladite facture est transmise à la comptabilité à titre d’information.

Le responsable de service fait une photocopie de la facture en cause qu’il garde en attendant de

recevoir la nouvelle facture corrigée.

Les factures validées sont retransmises à la comptabilité (Fournisseurs). Délai J+2.

4- Comptabilisation des factures

L’agent comptable réceptionne les factures BAP et procède à leur imputation (Affectation aux

différents comptes appropriés) et validation définitive dans le logiciel dédié. Délai J+2.
 5- Règlements des Fournisseurs

Les fournisseurs sont réglés selon les conditions arrêtées à l’agrément et modalités définies par la

Direction Comptabilité et Finances.

- L’agent comptable fait le rapprochement du compte fournisseur pour s’assurer de

l’exhaustivité de la comptabilisation des factures ;

- L’agent comptable monte la fiche de décaissement par chèque ou par espèce ;

- Qu’il soumet à validation du chef comptable, du Responsable Trésorerie,

Directeur General ;

- Cas d’un règlement par chèque, la fiche de décaissement ainsi que les documents

justificatifs sont transmis au Responsable Trésorerie pour la domiciliation bancaire ;

- Le Responsable Trésorerie transmet la liasse à l’agent comptable Trésorerie pour

l’émission du chèque ;

- Le chèque est cosigné par deux signataires (A+A) ou (A+B) mais jamais (B+B) ;

- La liste des signataires est disponible à la Trésorerie et transmise aux banques. Les

chèques transmis au comptable trésorier senior pour libération sous instructions du

responsable de la trésorerie.

Le comptable senior (sous la supervision du chef comptable) s’assure de l’explication et de la

mise à jour des comptes fournisseurs par les agents comptables.

SECTION 2 : LES PROPOSITIONS D’AMELIORATIONS

La rédaction de ce présent mémoire, sous le thème énumère plus haut, consiste à apporter une

amélioration aux procédures de traitement comptable des factures fournisseurs locaux de SIMAT

en détectant a tous les niveaux de responsabilité concernes par ces procédures, dans un premier

temps, tous les dysfonctionnements rencontres ; puis dans le second, de faire des propositions

d’amélioration en vue de pallier aux insuffisances.

 I- Le dysfonctionnement dans les procédures

Les difficultés rencontrées se situent à deux niveaux :

1- Au niveau de la Direction des Comptabilités et de la Direction Générale

Quand bien même notre analyse a été menée hors de cette direction, celle-ci joue un rôle

indéniable dans la procédure de traitement des factures car c’est elle qui réceptionne les factures,

les comptabilise et est chargée de leur règlement à l’issue du traitement sur le site. Nous y avons

relevé quelques insuffisances à savoir :

- Certains lots de factures arrivent sur le site souvent sans bordereau comme le veut la

procédure ;

- La non correspondance dans certains cas, entre le montant de la facture et le montant

figurant sur le bordereau ;

- Certaines factures nous sont transmises par erreur et vis-versa rallongeant ainsi le délai de

traitement ;

- Le temps mis dans la collette des factures avant leur transmission sur le site.

2- Au niveau du service comptabilité de SIMAT

Nous avons remarqué à ce niveau que :

- Le comptable des immobilisations et suivi de stock joue aussi le rôle de comptable

fournisseur ; ce qui ne favorise pas un traitement optimal des factures.

- Certaines factures ne sont comptabilisées à bonne date.

II- Propositions d’amélioration des procédures

Au regard de ces difficultés relevées dans les procédures de traitement des factures fournisseurs

de SIMAT, nous suggérons à celle-ci, plus particulièrement :

1- La Direction des Comptabilités de la Direction Générale

En effet, une dématérialisation desdits documents qui consiste à substituer le format papier au

profit d’un format électronique, offrira plusieurs avantages. Et s’il y a bien un domaine où la

dématérialisation démontre toute son efficacité, c’est bien celui des factures (selon une étude

menée en France). Facture et comptabilité sont liées et le processus de dématérialisation des

factures est un facteur important de la stratégie de réduction des couts des entreprises. En

conséquence, si le passage de la facture sous format papier au format électronique est réussi, la

facture dématérialisée permet le gain :

- D’espace (stockage numérique) ;

- De temps (procédure de traitement simplifiée) ;

- D’argent (réduction du cout de traitement).

Elle offre également une communication simplifiée, une sécurisation des données et leur

accessibilité en mobilité et en temps réel.

En ce qui concerne SIMAT, une dématérialisation de ses factures fournisseurs peut permettre

entre autre :

D’abord, d’éviter une collection des factures avant une expédition physique, les erreurs de

retranscriptions des montants des factures sur le bordereau et de réduire le temps mis pour

recevoir les factures sur le site : donc de gagner du temps dans le traitement.

Ensuite, les factures dématérialisées seront facilement diffusées aux services concernes, validées

selon des circuits définis, permettant ainsi de réduire les délais de traitement et donc d’éviter les

pénalités de retard en vue d’améliorer la relation fournisseur.

Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs permettra d’avoir une vision claire de l’état

de ses dettes fournisseurs en compilant les factures par fournisseur.

Quand bien même cette dématérialisation présente de nombreux avantages, sa mise en place

nécessite le respect de plusieurs obligations pratiques et légales au niveau du mode de facturation

(structurée ou non), de la certification (signature électronique) ou de la conservation des

documents (archivage électronique).

Elle présente également des inconvénients à savoir :

- La résistance face au changement de vos collaborateurs, impliquant un temps

d’adaptation et un accompagnement nécessaire ;

- Un investissement financier pour couvrir les frais techniques, de maintenance et

de formation des utilisateurs ;

- Le risque de perte de documents due à une défaillance du matériel informatique, un acte de

malveillance, un virus ou une erreur humaine.

2-Le service comptabilité

A première vue, pour être plus performant, ce service doit faire l’objet de quelques améliorations

en interne :

Le compartiment comptabilité fournisseur étant essentiel pour SIMAT, il importe de lui dédier

un comptable spécifique pour un meilleur traitement des factures fournisseurs ou renforcer le

personnel pour exécuter concomitamment les taches de suivi d’immobilisation, le processus de

stockage et de traitement de factures.

- Les factures doivent être comptabilisées dès leur réception au service comptabilité

en application du postulat de la comptabilité d’engagement.

 CONCLUSION

Ce mémoire avait pour ambition d’apporter une amélioration aux procédures de traitement des

factures fournisseurs locaux de SIMAT, éléments essentiels dans son cycle d’exploitation. Cette

ébauche a conduit à nous interroger si elles étaient bien traitées ; mieux si la procédure n’était

elle- même pas source de retard dans le paiement des factures fournisseurs locaux et envisager

les stratégies adoptées pour un traitement optimal.

Il nous a fallu d’ores et déjà faire l’état des concepts lies à la comptabilité fournisseur et la

procédure de traitement des factures fournisseurs ainsi que les outils et méthodes qui ont permis

de recueillir les informations pour examen.

Nos investigations ont par la suite suscité une analyse critique portant sur les procédures

existantes dans le traitement des factures fournisseurs locaux. Ce qui a permis de faire ressortir

de nombreuses insuffisances auxquelles nous avons formulé des recommandations. Elles portent

essentiellement sur l’amélioration de ses dispositifs mis en place pour traiter les factures

fournisseurs.

Nous croyons en toute humilité que si nos propositions d’amélioration sont prises en compte par

SIMAT, elle pourra aisément résoudre les problèmes de concordance de factures avec ses

fournisseurs, réduire le temps et le cout de traitement et aussi raccourcir les délais de paiement

pour améliorer ses relations fournisseurs.

Cependant, aucune œuvre humaine n’étant parfaite, ce présent mémoire ne peut prétendre

épuiser tous les aspects du thème aborde vu sa complexité. Notre contribution s’inscrivant dans

une unique approche d’amélioration.