Actualiser les définitions de fonctions

Actualiser les définitions de

fonctions

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 Table des matières

Table des matières

I. Prescrit/réalité du travail 3

II. Exercice : Quiz 4

III. Structure type d'une fiche de poste 5

IV. Exercice : Quiz 5

V. Actualisation réciproque 6

VI. Exercice : Quiz 7

VII. Poids de la charge de travail 8

VIII. Exercice : Quiz 9

IX. Essentiel 10

X. Auto-évaluation 12
A. Exercice : ....................................................................................................................................................................12
B. Test ..............................................................................................................................................................................12

Solutions des exercices 13

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Prescrit/réalité du travail

I. Prescrit/réalité du travail
Contexte
La définition de fonction, la fiche de poste est le cadre établi à partir duquel le manager va pouvoir apprécier la
contribution de chacun des membres de son équipe. Au moins une fois dans l'année, à l'occasion de l'entretien
annuel, le manager et son subordonné actualisent ce qui a changé. Ils valident ce qui est écrit, mais n'est pas ou
plus fait, parce que l'organisation a évolué et à l'inverse ajoutent, d'un commun accord ce qui doit être fait, mais
ne figurait pas dans le document. La responsabilité du manager consiste à s'assurer que la définition de fonction
est conforme au contrat de travail et que la charge de travail est équitablement répartie dans l'équipe. La
définition de fonction est un juge de paix qui permet d'arbitrer les priorités, lorsque le cadre est confus, en cas de
réorganisation, fusion d'équipes et participe à poser le cadre, faire respecter les règles et les standards de
l'entreprise.

La définition de fonction vise à limiter l'écart entre le travail prescrit (ce qui est demandé/attendu) et le travail réel
(ce qui est effectivement réalisé).
Si l'écart est important, il est sanctionné en frustration et perte de productivité.
Elle peut porter des noms différents (fiches de poste, job description).
Elle est généralement actualisée au moins une fois par an, à l'occasion de l'entretien annuel.
Elle liste et décrit les tâches à effectuer par mission et elle doit impérativement se référer aux normes, standards,
procédures en vigueur.
La définition de fonction est le pendant factuel de ce qui a été négocié à l'occasion du contrat de travail.
Elle recouvre donc ce qui est légitimement attendu, en termes de contribution de travail par chacun dans l'équipe.
Puisque l'exigence est annoncée, dans la définition de fonction, le manager de proximité peut prouver :
Sa transparence (tout est officiel),
Sa fermeté (son niveau d'exigence),
Sa détermination (tout ce qui est au-delà ou en deçà doit être considéré et reconnu.
Le manager est le garant de ces définitions de fonctions, c'est lui qui les fait vivre au quotidien, les fait respecter et
les fait évoluer si nécessaire.
Lorsque le manager arrive dans une fonction, il commence par demander à chaque subordonné de détailler ce qu'il
fait au quotidien, puis il harmonise les pratiques et l'organisation, répartit les tâches équitablement, en cohérence
et enfin ajoute ce qu'il estime être la réponse aux objectifs qui sont les siens.

Conseil Lister et décrire les tâches à effectuer par mission

Les bonnes pratiques
Analyser et décomposer chaque mission (technique, financière, animation) en tâches élémentaires,
S'attacher à utiliser les termes en vigueur dans l'exécution des tâches (formulation terrain),
Veiller à ajuster régulièrement le travail prescrit (définition) et la réalité du travail (travail réel),
Viser le réalisme (ce qui est fait) plus que l'exhaustivité et l'idéal (théorie, principe).

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 solution[*]Exercice : Quiz

Les pièges
Globaliser les missions en restant flou sur l'exécution des tâches, les missions, la charge de travail,
Utiliser un langage technocratique différent du vocabulaire pratique utilisé sur le terrain,
S'évertuer à tracer ce qui doit être réalisé (dans l'absolu) au mépris de la réalité du terrain,
Faire écrire les définitions de fonction par des rédacteurs loin du terrain (RH, ingénieurs, qualité).

Exercice : Quiz
Exercice 1
À trop vouloir rédiger des définitions de fonctions précises, on tue toute possibilité de prendre des initiatives.
Lorsqu'on demande à quelqu'un de faire quelque chose qui ne figure pas dans sa définition de fonction, il est en
droit de refuser.
 Vrai

 Faux

Exercice 2
Qui est le plus habilité à rédiger les définitions de fonctions ?

 La DRH

 La hiérarchie

 Chaque collaborateur

 Le manager de proximité et les membres de l'équipe, sous contrôle de la DRH

Exercice 3
La définition de fonction prend acte de la réalité du travail de chacun dans l'équipe.
 Vrai

 Faux

Exercice 4
À quoi sert la définition de fonction selon vous ?

 Elle permet au manager de proximité de donner matière à son niveau d'exigence sur chacun (niveau de
performance exigé).

 Elle ne sert à rien, chacun sait ce qu'il a à faire et ça suffit.

 C'est un document RH déconnecté de la réalité du terrain.

 À compléter le contrat de travail par une annexe plus détaillée.

Exercice 5
C'est la DRH qui est en charge d'écrire et de modifier les définitions de fonctions.
 Oui

 Non

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Structure type d'une fiche de poste

II. Structure type d'une fiche de poste

La définition de fonction de chacun précise les rubriques suivantes :
Le rôle, en une phrase, indique la raison d'être du subordonné, sa contribution essentielle. Plus que le titre ou
l'intitulé de la fonction, le rôle permet à celui qui l'endosse d'acquérir une identité dans le groupe et de trouver
une légitimité auprès de ses différents interlocuteurs (internes ou externes).
La place et la position hiérarchique : le manager veille à ce que chaque personne sous sa responsabilité ne
dépende que d'un manager. Les organisations matricielles d'aujourd'hui créent de multiples rattachements
fonctionnels (à des chefs de projets ou des fonctions « staff », mais le rattachement hiérarchique à une seule
personne est un critère d'organisation efficace).
Les objectifs opérationnels qui forment le découpage et la déclinaison, pour chaque subordonné, des
objectifs qui ont été assignés au manager. Les objectifs opérationnels sont associés à des missions (4 ou 5 au
grand maximum par personne) qui se répartissent généralement en missions techniques (le « cœur de
métier »), mission humaine (d'encadrement, de coordination ou d'accompagnement) et mission
administrative (gestion ou contrôle).
Le détail des tâches à effectuer par chacun (verbes d'action). Le détail des tâches à effectuer permet à
chacun de préciser ce qui est attendu (en contrepartie d'une rémunération). Il est essentiel, pour le manager,
de trouver le niveau de détail le plus pertinent qui fasse que les tâches soient explicites, mais que la liberté
d'action du subordonné soit possible à exercer (autonomie).
L'inventaire des moyens nécessaires pour réussir dans les missions affectées à chacun : moyens humains (en
ressources), moyens techniques et moyens financiers (budget). Lorsque les moyens sont mis à disposition, il
est fréquent qu'ils soient assortis à des règles d'utilisation, limitées à un cadre précis (par exemple voiture de
fonction, matériel informatique, etc.).
La liste des interlocuteurs privilégiés de chaque subordonné, en interne à l'entreprise et en externe. Cette
dimension de la définition de fonction est essentielle pour encadrer la légitimité des décisions et les capacités
d'engagement de chacun dans l'équipe. Elle ne doit pas entraîner une censure des relations interpersonnelles.
Si nécessaire, la définition de fonction précise les règles et procédures qui s'appliquent dans l'entreprise à l'exercice
d'une fonction, d'un métier, d'un projet ou d'une mission. Le respect de la ponctualité, la conduite et la
participation à une réunion font parfois parties de ces règles et procédures (chartes, valeurs, etc.).
Pour être explicite, chaque tâche est formulée en commençant par un verbe d'action.

Conseil Utiliser un verbe d'action pour chaque tâche indiquée

Les bonnes pratiques
S'attacher à formuler la tâche à réaliser et non le résultat (livrable) attendu de l'action à effectuer,
Rester pragmatique sans forcément tout détailler par le menu, rester factuel, pratique, explicite,
S'assurer que la tâche est facilement compréhensible, visualisable pour celui qui doit la réaliser,
Les termes doivent coïncider aux gammes opératoires, normes et procédures utilisées dans la fonction.
Les pièges
Se contenter d'indiquer les livrables sans préciser la charge de travail à effectuer (quoi faire, comment ?),
Pratiquer l'amalgame entre gamme opératoire, normes, procédures et définitions de fonction,
Globaliser l'action et les tâches à effectuer sur l'équipe sans répartir le travail de chacun dans l'équipe,
Décrire la fonction à partir des résultats à obtenir en négligeant d'identifier la contribution de chacun.

Exercice : Quiz
Exercice 1

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 Actualisation réciproque

La rémunération (salaire + primes) doit figurer dans la définition de fonction.

 Vrai

 Faux

Exercice 2
Est-ce qu'un collaborateur peut être rattaché à deux ou plusieurs managers ?
 Oui, bien sûr, dans les organisations modernes, il est fréquent qu'une personne ait deux managers.

 En fait il y a toujours un unique rattachement à un seul manager hiérarchique, les autres rattachements sont
transversaux (services supports, matriciels, etc.).

 Les fonctions staff sont naturellement rattachées à de nombreux managers.

 Les fonctions décentralisées (à l'étranger ou dans des business units en province) sont toujours rattachées à leur
direction métier.

Exercice 3
L'actualisation de la définition de fonction s'effectue à l'occasion de chaque entretien annuel.
 Vrai

 Faux

Exercice 4
Il faut d'abord faire valider la définition de fonction par la hiérarchie avant de la proposer au subordonné.

 Vrai

 Faux

Exercice 5
La définition de fonction doit rester conforme avec le contrat de travail.
 Vrai

 Faux

III. Actualisation réciproque

Mais continuellement, toute fonction est amenée à évoluer au fil du temps, du fait de l'environnement, la
technologie, l'organisation, la stratégie.
Tous les ans, à l'occasion de l'entretien annuel, le manager sollicite chacun dans l'équipe pour identifier :
Ce qu'il fait et qui n'est pas inscrit dans sa définition de fonction,
Ce qui est écrit dans sa définition de fonction et qu'il ne fait plus.
Ensemble, ils peuvent ainsi acter et actualiser la définition de fonction pour être au plus près de ce qui est attendu
comme contribution.
L'ensemble des définitions de fonction permet de valider la pertinence et la cohérence de l'organisation du travail
dans son ensemble. C'est une sorte de preuve par neuf que l'organisation est bien posée, cohérente et sous
contrôle.
Ce travail de cohérence permet au manager de simplifier l'organisation et éviter les doublons ; de façon
opérationnelle il contribue ainsi à optimiser, améliorer la productivité de l'activité encadrée.

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solution[*]Exercice : Quiz

Conseil Doter et responsabiliser sur les moyens mis à disposition

Les bonnes pratiques
Spécifier les moyens de travail mis à disposition pour exécuter les tâches à réaliser, livrer,
Responsabiliser chacun sur les moyens utilisés qui ne sont pas donnés, mais confiés dans la fonction,
Valider que les moyens de travail mis à disposition sont maintenus, entretenus et respectés,
Faire régulièrement un inventaire des moyens mis à disposition, de leur disponibilité et de leur état.
Les pièges
Exiger une charge de travail sans mettre à disposition les moyens nécessaires à son exécution,
Donner à chacun les moyens dont il a besoin pour travailler sans le responsabiliser sur l'utilisation,
Créer la confusion sur la propriété des moyens mis à disposition, alors qu'ils appartiennent à la fonction,
Renouveler régulièrement les moyens mis à disposition sans savoir ce qui a été fait de l'ancien.

Exercice : Quiz
Exercice 1
Selon vous, est-ce que le manager de proximité propose une nouvelle définition de fonction à chaque entretien
annuel ?

 Oui

 Non

Exercice 2
D'après vous, s'il y a actualisation des définitions des fonctions de l'équipe, de la charge de travail, de la répartition
des tâches et des priorités, qui décide au final ?
 De toute façon, les charges de travail s'accumulent sans jamais rien actualiser.

 La hiérarchie et la DRH ont toujours un temps de retard pour actualiser les définitions de fonctions et ne
peuvent donc pas le faire.

 C'est le client qui décide de l'organisation du travail et l'évolution des charges de travail dans l'activité.

 La charge de travail, la répartition des tâches et des priorités sont décidées par le manager de proximité en
accord avec sa hiérarchie.

Exercice 3
La définition de fonction actualisée est un nouveau contrat de travail.

 Vrai

 Faux

Exercice 4
La meilleure actualisation de la fonction par le manager se produit lorsqu'il demande à chacun dans l'équipe de
pointer ce qui a changé depuis un an dans la fonction occupée, qu'il fait le même exercice de son côté et qu'ils
échangent lors de l'entretien annuel.
 Vrai

 Faux

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 Poids de la charge de travail

Exercice 5
Actualiser les définitions de fonctions revient à renégocier les moyens mis à disposition pour chaque fonction.
 Vrai

 Faux

IV. Poids de la charge de travail

Par contre, il appartient au manager de bien valider que la charge de travail est conforme au contrat de travail.
Les situations de management qui voient le manager exiger de plus en plus, sans jamais acter le contenu de ce qu'il
exige, visent à très vite surcharger les membres de l'équipe, pire certains dans l'équipe. Le manager de proximité y
perd rapidement tout son crédit et sa légitimité, il génère en retour démotivation, surmenage et risque de burn-out.
La délégation, la réorganisation, le développement des compétences permettent de répartir à nouveau et de façon
équitable et efficace la charge de travail.
Le manager de proximité s'assure de la bonne adéquation des hommes et des postes de travail qu'ils occupent.
Dans un monde qui bouge et évolue parfois rapidement (le monde du digital), cette adéquation n'est pas simple.
C'est toujours un jeu de contraintes.
Mais la contrainte maximum, en matière de management, tient au fait de rester dans le flou, l'implicite, le non-dit.
Bien évidemment, les objectifs SMART, qui ne sont pas des tâches supplémentaires, mais l'occasion de faire, mieux,
différemment, de façon plus efficace, son travail, doivent être compatibles avec les tâches et missions.
Lorsque l'organisation évolue du fait de la stratégie, le manager de proximité, au vu des définitions de fonction sous
sa responsabilité est en capacité de s'assurer de la bonne adéquation des hommes et des postes de travail qu'ils
occupent. Dans un monde qui bouge et évolue parfois rapidement (le monde du digital), cette adéquation n'est pas
simple. C'est toujours un jeu de contraintes.
Comme le dit Paul Ohana :
« Il ne suffit plus d'affecter au mieux les hommes et les postes, il faut régulièrement réactualiser ces affectations. »
Paul Ohana est un consultant international spécialisé dans tout ce qui touche au volet humain dans l'entreprise.
Il faut pouvoir repenser le dimensionnement (le « poids ») des postes dans l'organisation. De cette analyse, le
manager de proximité peut faire des propositions pour simplifier, réorganiser la charge de travail collective.

Conseil Prouver sa transparence, sa fermeté, sa détermination

Les bonnes pratiques
Faire évoluer les définitions de fonction à partir de l'évolution du cadre (stratégie et réorganisation),
Décider de la charge de travail, attribuer à chaque fonction, en concertation avec le subordonné,
Pratiquer des aménagements pour que chacun ait une charge de travail correspondant à son contrat de
travail,
Harmoniser les définitions de fonction dans l'équipe en fonction de la répartition des tâches.
Les pièges
Laisser les postes déséquilibrés par rapport à la charge de travail, au contrat de travail et à l'équité entre les
membres de l'équipe,
Accepter que des personnes occupant le même poste (contrat de travail) portent des charges de travail trop
différentes,
Se montrer indécis et peu concerné par les charges de travail nettement supérieur à l'équilibrage des
fonctions,

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solution[*]Exercice : Quiz

Augmenter la charge de travail tous les ans sans modifier la définition de fonction.

Exercice : Quiz
Exercice 1
Les risques de surmenage, surcharge de travail et burn-out sur la durée ont souvent pour cause une absence totale
d'actualisation de la définition de fonction.
 Vrai

 Faux

Exercice 2
Qu'est-ce qui détermine si la répartition de la charge de travail dans l'équipe est pertinente et pérenne dans
l'activité ?
 Il faut être réactif face au client, peu importe l'organisation et la définition de fonction, quand il y a du boulot à
faire, il faut le faire, peu importe qui le fait.

 C'est la réalité du travail au quotidien qui permet de savoir si la répartition du travail et l'organisation sont
pertinentes.

 Il suffit d'être professionnel et impliqué pour être organisé et organiser sa charge de travail.

 Il faut appliquer les procédures édictées par la direction. C'est eux qui savent le mieux ce qu'il faut faire et
comment il faut le faire.

Exercice 3
La répartition de la charge de travail sur l'ensemble des membres de l'équipe est très théorique. Les compétences et
la motivation de chacun sont très différentes. Résultat : la contribution des uns et des autres dans l'équipe est très
variable.

 Vrai

 Faux

Exercice 4
Le manager de proximité est bien obligé de faire avec certains membres de l'équipe qui ont pris l'habitude, depuis
des années, de ne plus faire une partie des tâches pénibles liées à leur fonction.
 Vrai

 Faux

Exercice 5
Il n'est pas équitable de laisser des jeunes subordonnés de bonne volonté faire le travail des anciens démotivés.

 Vrai

 Faux

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 Essentiel

V. Essentiel
Actualiser les définitions de fonction, c'est s'assurer de la bonne compréhension du travail à effectuer par chacun
dans l'équipe, en réduisant l'écart entre ce qui prescrit et ce qui est réalisé, en s'assurant que toutes les
composantes de la mission sont d'actualité, en prenant la mesure de ce qui change au fil de l'eau.
Actualiser les définitions de fonction, c'est également s'assurer que le poids de la charge de travail est bien toujours
conforme aux termes du contrat de travail.

Fondamental Définir la fonction en 12 conseils

Lister et décrire les tâches à effectuer par mission,
Utiliser un verbe d'action pour chaque tâche indiquée,
Doter et responsabiliser sur les moyens mis à disposition,
Prouver sa transparence, sa fermeté, sa détermination,
Se référer aux normes, standards, procédures en vigueur,
Définir les liaisons, les interlocuteurs privilégiés,
Valider que la charge de travail est conforme au contrat,
S'assurer que les objectifs SMART sont compatibles avec les tâches et missions,
Préciser l'intitulé de la fonction, son rôle et son rattachement,
Simplifier l'organisation et éviter les doublons,
Communiquer sur l'actualisation de la fonction (hiérarchie, RH),
Solliciter l'intéressé à faire évoluer sa définition de fonction.

Attention Management (utilité/impact) Vs Non-Management (dégât/nuisance)

Comme l'indique Abraham MASLOW (L'accomplissement de soi, Eyrolles 2004) chaque comportement a deux
niveaux de résultat : l'un instrumental, que l'on pourrait traduire par « À quoi cela sert ? », chasser et se nourrir
pour un animal et l'autre fortement symbolique (« qu'est-ce que cela déclenche ? »). Si on reprend le même
exemple de l'animal, la chasse et la nourriture deviennent expression de son territoire et/ou de son pouvoir.
Dans le même esprit, actualiser les définitions de fonctions est donc une pratique utile, qui génère un impact sur
l'équipe.
Et par contre, logiquement, l'absence de cette pratique (non-management) provoque des dégâts prévisibles et
génère des nuisances conséquentes sur le fonctionnement de l'équipe.

L'exercice du management en conscience

Utilité
Re-délimiter les responsabilités de chacun, dans une juste répartition des tâches et de la charge de travail,
Abandonner ce qui devient obsolète et inutile, simplifier les processus, modifier la répartition des tâches,
Éviter les doublons et les « chevauchements de territoires », pour vérifier que l'on peut faire des gains de
productivité par une meilleure organisation,
Savoir « qui fait quoi » au sein de l'activité, pour se centrer sur l'essentiel, avec une efficacité maximum,
Faire évoluer les fonctions et l'organisation. Pour qu'elle puisse s'adapter à la réalité du terrain.

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Essentiel

Impact
Adapter les missions à la réalité du jour, en fonction des écarts constatés entre Prévu et Réalisé,
Doser les fonctions pour une efficacité (rendement) maximum, en conformité avec le contrat de travail,
Faire vivre et évoluer une organisation dans le temps, apprendre du quotidien et mutualiser les
apprentissages,
Faire preuve de réalisme et d'équité afin de renforcer la cohésion de groupe, l'entraide et la solidarité dans le
travail,
Améliorer l'efficience de chacun en alternant exigence et ménagement, pour sauvegarder un engagement de
chacun sur sa fonction.

Les conséquences du non-management

Dégâts
Laisser les fonctions devenir obsolètes à force de ne pas être actualisées,
Constater régulièrement que les doublons et les limites de responsabilité nuisent à la performance,
Participer à la dégradation du modèle économique et social de l'activité encadré,
Brouiller l'information de qui fait quoi dans l'équipe et au sein de l'activité,
Laisser s'accroître l'écart entre le travail prescrit et le travail réel.
Nuisances
Provoquer des divergences de contribution entre les membres de l'équipe, avec certains qui produisent plus
que d'autres,
Rendre difficile la fixation des objectifs SMART du fait d'une définition imprécise de la fonction,
Se trouver dans l'incapacité d'estimer la charge de travail à effectuer, car la définition de fonction est floue,
Créer des injustices et des incompréhensions au sujet de la charge de travail à réaliser,
Compromettre l'accompagnement du changement, car on part d'une base non stabilisée.

Rappel 3 pratiques et leur impact sur l'équipe

L'exercice du management de proximité a une influence directe (rapport de cause à effet) sur le fonctionnement
prévisible de l'équipe.
Soit la pratique est forte : le manager s'assure que l'écart entre le travail prescrit, attendu et la réalité des
livrables est faible ; l'actualisation des définitions apporte de la cohérence dans le fonctionnement de
l'activité.
Soit la pratique est molle (dépendante des circonstances, des individus et/ou des moments) : le manager
pratique ce rituel de façon aléatoire, il y a un décalage qui s'accroît entre ce qui est attendu (livrable) et ce qui
est produit, mettant chacun en tension.
Soit la pratique est faible (ou inexistante) : le manager ne prend pas la mesure du flou qui règne dans
l'activité ; les définitions de fonction quand elles existent font la démonstration de l'obsolescence d'une
activité qui n'a rien à voir avec la réalité.

Complément Posture OK/KO

Actualiser les définitions de fonctions permet au manager, en conscience, de renforcer sa posture « je suis OK »
d'Assertivité (volonté, décision, engagement, motivation, estime de soi, alignement, leadership).
Plus il s'investit dans la posture « je suis OK » d'Assertivité, plus il échappe à la posture du Retrait (doute,
hésitation, désengagement, indécision, démotivation, frilosité).

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 Auto-évaluation

Associée à la posture « tu es OK » de Respect, la double posture OK/OK place résolument le manager de proximité
dans une relation gagnant/gagnant, adulte/adulte, donnant/donnant avec chacun de ses interlocuteurs : équipe,
hiérarchie, clients, collègues.
En actualisant les définitions de fonctions, le manager de proximité agit sur la relation avec son entourage pour
que chacun :
Se positionne dans l'équipe sur le cœur de sa fonction afin de faire coïncider travail prescrit et travail réel,
Sache ce qui est attendu de sa part en termes de contribution à la performance, dans les limites de son
contrat de travail,
Fasse évoluer régulièrement le travail en communiquant sur sa pratique dans la réalité du quotidien.

VII. Auto-évaluation
A. Exercice :
L'administration des Voies Navigables de France (VNF) a mis en place un nouveau système d'organisation en place il
y a quelques années, avec le concours de la DRH de l'époque (2008) dont l'une des composantes reposait sur un
énorme travail de réécriture des fiches de poste, justifié par un audit social destiné à valider le calcul des effectifs de
chaque direction. Arrivée il y a six mois à la direction des Ports autonomes, Sabrina, jeune énarque chargée de
réorganiser l'activité et de prendre la mesure des changements depuis 2008. Elle doit intégrer dans sa
réorganisation la contrainte du système : tous les départs en retraite ne sont pas remplacés et les embauches dans
le statut de fonctionnaires sont globalement bloquées. Elle demande donc à revoir toutes les fiches de postes
rédigées il y a plus de 10 ans. Elle demande à tous les managers de proximité dans son périmètre de lui soumettre
l'actualisation des fiches rédigées il y a 11 ans. Elle découvre que moins de 10 % des fiches de postes ont été
réactualisées.
Question 1
Comment Sabrina doit s'y prendre pour arriver à prendre la mesure de l'existant ?
Question 2
Une fois prise en compte, la réalité du travail effectué dans son périmètre d'activité, comment Sabrina aura la
possibilité de faire évoluer l'organisation ?

B. Test
L'administration des Voies Navigables de France (VNF) a mis en place un nouveau système d'organisation en place il
y a quelques années, avec le concours de la DRH de l'époque (2008) dont l'une des composantes reposait sur un
énorme travail de réécriture des fiches de poste, justifié par un audit social destiné à valider le calcul des effectifs de
chaque direction. Arrivée il y a six mois à la direction des Ports autonomes, Sabrina, jeune énarque chargée de
réorganiser l'activité et de prendre la mesure des changements depuis 2008. Elle doit intégrer dans sa
réorganisation la contrainte du système : tous les départs en retraite ne sont pas remplacés et les embauches dans
le statut de fonctionnaires sont globalement bloquées. Elle demande donc à revoir toutes les fiches de postes
rédigées il y a plus de 10 ans. Elle demande à tous les managers de proximité dans son périmètre de lui soumettre
l'actualisation des fiches rédigées il y a 11 ans. Elle découvre que moins de 10 % des fiches de postes ont été
réactualisées.
Exercice : Quiz

Exercice 1
Dans un premier temps, Sabrina doit-elle considérer que les fiches de postes représentent bien l'activité de sa
direction ?
 Oui

 Non

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Solutions des exercices

Exercice 2
Vaut-il mieux que Sabrina demande à la DRH de réactualiser toutes les définitions de fonction de son périmètre de
responsabilité ?
 Oui

 Non

Exercice 3
Sabrina doit associer à l'exercice de la réécriture des fiches de postes de la Direction des Ports Autonomes tous les
managers de proximité sous sa responsabilité.
 Vrai

 Faux

Solutions des exercices

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Solutions des exercices

Exercice p. 4 Solution n°1

Exercice 1
À trop vouloir rédiger des définitions de fonctions précises, on tue toute possibilité de prendre des initiatives.
Lorsqu'on demande à quelqu'un de faire quelque chose qui ne figure pas dans sa définition de fonction, il est en
droit de refuser.
 Vrai

 Faux
La définition de fonction permet d'identifier le cœur de la fonction exercée. Si une nouvelle tâche, méthode ou
action est devenue nécessaire, il s'agit de la répartir en fonction de la cohérence des fonctions de chacun. Si
cette tâche est récurrente, il faudra bien évidemment qu'elle soit réintégrée dans la fonction correspondante.
De la même façon, en cas de sous-effectif ou d'absence, il convient d'organiser la polyvalence et la
polycompétence entre les membres de l'équipe. Cela suppose une entraide et une bonne volonté entre les
membres de l'équipe, sans forcement en changer les définitions de fonction.
Exercice 2
Qui est le plus habilité à rédiger les définitions de fonctions ?
 La DRH

 La hiérarchie

 Chaque collaborateur

 Le manager de proximité et les membres de l'équipe, sous contrôle de la DRH

La définition de fonction doit être entérinée par le manager de proximité et chacun des membres de l'équipe.
Elle est actualisée d'un commun accord qui permet d'entériner ce qui doit être modifié et supprimé. Lorsque la
définition de fonction est actualisée, elle doit également être transmise à la hiérarchie et à la DRH, pour accord.
Exercice 3
La définition de fonction prend acte de la réalité du travail de chacun dans l'équipe.
 Vrai

 Faux
La définition de fonction permet au manager de proximité d'être en mesure d'apprécier la contribution de
chacun dans l'activité. Si la définition de fonction est obsolète ou inexistante, le manager de proximité n'est pas
ou plus en mesure d'apprécier la contribution de chacun des membres de l'équipe.
Exercice 4
À quoi sert la définition de fonction selon vous ?

 Elle permet au manager de proximité de donner matière à son niveau d'exigence sur chacun (niveau de
performance exigé).

 Elle ne sert à rien, chacun sait ce qu'il a à faire et ça suffit.

 C'est un document RH déconnecté de la réalité du terrain.

 À compléter le contrat de travail par une annexe plus détaillée.

Cela permet à chacun de savoir quelle est la contribution qu'il doit fournir dans le cadre de la mission qui est la
sienne.

Exercice 5

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 Solutions des exercices

C'est la DRH qui est en charge d'écrire et de modifier les définitions de fonctions.

 Oui

 Non
La DRH n'est par définition pas dans la proximité des équipes. Elle n'a qu'une vision administrative et
réglementaire des métiers. Elle peut prêter son concours pour interroger les membres de l'équipe. Mais ce
travail de rédaction et de correction devra être corrigé par le Manager de proximité et par l'équipe, car ils sont
les premiers concernés.

Exercice p. 5 Solution n°2

Exercice 1
La rémunération (salaire + primes) doit figurer dans la définition de fonction.

 Vrai

 Faux
Ce type d'information ne doit pas figurer dans la définition de fonction, ne serait-ce que parce que des
membres de l'équipe peuvent exercer la même fonction, mais avoir eu des parcours différents, donc des
rémunérations différentes.
Exercice 2
Est-ce qu'un collaborateur peut être rattaché à deux ou plusieurs managers ?

 Oui, bien sûr, dans les organisations modernes, il est fréquent qu'une personne ait deux managers.

 En fait il y a toujours un unique rattachement à un seul manager hiérarchique, les autres rattachements sont
transversaux (services supports, matriciels, etc.).

 Les fonctions staff sont naturellement rattachées à de nombreux managers.

 Les fonctions décentralisées (à l'étranger ou dans des business units en province) sont toujours rattachées à leur
direction métier.
C'est important que le collaborateur ait un lien privilégié et hiérarchique (lien de subordination) avec un seul
manager (N+1), pour éviter de se trouver tiraillé entre deux managers avec des exigences contradictoires.

Exercice 3
L'actualisation de la définition de fonction s'effectue à l'occasion de chaque entretien annuel.
 Vrai

 Faux

C'est une date anniversaire idéale pour faire le point sur l'évolution de la fonction : ce qui n'est plus fait, mais
qui est toujours inscrit et qu'il faut supprimer et ce qui ne figure pas dans la définition de fonction, mais qu'il
convient d'intégrer. L'entretien annuel est le moment idéal pour que le manager de proximité et son
collaborateur fassent ce type d'arbitrage.
Exercice 4
Il faut d'abord faire valider la définition de fonction par la hiérarchie avant de la proposer au subordonné.
 Vrai

 Faux

C'est le manager et son collaborateur qui valident l'actualisation de la définition de fonction. Après cela le
manager la fait valider par sa hiérarchie et la DRH qui veillent à sa cohérence et son cadre réglementaire.

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Exercice 5
La définition de fonction doit rester conforme avec le contrat de travail.
 Vrai

 Faux

La définition de fonction est le pendant opérationnel du contrat de travail qui a une fonction beaucoup plus
administrative. D'où la nécessaire validation réglementaire de la DRH.

Exercice p. 7 Solution n°3

Exercice 1
Selon vous, est-ce que le manager de proximité propose une nouvelle définition de fonction à chaque entretien
annuel ?
 Oui

 Non

La définition de fonction est actualisée d'un commun accord entre le collaborateur et le manager de proximité.
La meilleure façon de procéder est de demander, en préparation de son entretien annuel, au collaborateur de
relire et de modifier sa définition de fonction selon l'actualité. De son côté, le manager de proximité fait de
même et ils sont en mesure de confronter leurs documents et de faire les arbitrages et décisions nécessaires
pour valider la nouvelle définition. Mais ce n'est pas systématique.
Exercice 2
D'après vous, s'il y a actualisation des définitions des fonctions de l'équipe, de la charge de travail, de la répartition
des tâches et des priorités, qui décide au final ?
 De toute façon, les charges de travail s'accumulent sans jamais rien actualiser.

 La hiérarchie et la DRH ont toujours un temps de retard pour actualiser les définitions de fonctions et ne
peuvent donc pas le faire.

 C'est le client qui décide de l'organisation du travail et l'évolution des charges de travail dans l'activité.

 La charge de travail, la répartition des tâches et des priorités sont décidées par le manager de proximité en
accord avec sa hiérarchie.
C'est la meilleure façon de procéder pour valider une organisation du travail efficace, en accord avec les
membres de l'équipe et alignée avec sa propre hiérarchie.

Exercice 3
La définition de fonction actualisée est un nouveau contrat de travail.
 Vrai

 Faux
La définition de fonction est juste le pendant opérationnel du contrat de travail qui, lui, a une fonction
beaucoup plus administrative.

Exercice 4
La meilleure actualisation de la fonction par le manager se produit lorsqu'il demande à chacun dans l'équipe de
pointer ce qui a changé depuis un an dans la fonction occupée, qu'il fait le même exercice de son côté et qu'ils
échangent lors de l'entretien annuel.

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 Vrai

 Faux

C'est une évidence et un gain de temps et d'énergie considérable. Lorsque le manager de proximité a l'habitude
de faire cela d'année en année et qu'il le fait avec tout le monde, cela devient un simple rituel très peu
chronophage et extrêmement utile.
Exercice 5
Actualiser les définitions de fonctions revient à renégocier les moyens mis à disposition pour chaque fonction.
 Vrai

 Faux

Il ne s'agit pas de renégocier les moyens mis à disposition pour chacun pour exécuter la mission qui lui est
attribuée ; il s'agit de s'assurer, avec chacun que les moyens sont toujours bien adaptés et si ce n'est pas le cas,
de prendre les dispositions pour les faire évoluer.

Exercice p. 9 Solution n°4

Exercice 1
Les risques de surmenage, surcharge de travail et burn-out sur la durée ont souvent pour cause une absence totale
d'actualisation de la définition de fonction.
 Vrai

 Faux

Le collaborateur impliqué dans sa fonction, qui n'est pas encadrée par une répartition des tâches explicite,
validée par son encadrement, se trouve rapidement pris dans une situation où il cherche à faire tout en même
temps, sans savoir gérer d'arbitrage, puisque rien n'est défini et délimité par son encadrement. Il compense
donc par une surcharge de travail qui aboutit rapidement en surmenage. Ce sont les plus impliqués des
membres de l'équipe qui sont en danger. Tout cela parce que le contenu de la définition de fonction n'est pas
clairement établi entre le manager de proximité et son subordonné.
Exercice 2
Qu'est-ce qui détermine si la répartition de la charge de travail dans l'équipe est pertinente et pérenne dans
l'activité ?
 Il faut être réactif face au client, peu importe l'organisation et la définition de fonction, quand il y a du boulot à
faire, il faut le faire, peu importe qui le fait.

 C'est la réalité du travail au quotidien qui permet de savoir si la répartition du travail et l'organisation sont
pertinentes.

 Il suffit d'être professionnel et impliqué pour être organisé et organiser sa charge de travail.

 Il faut appliquer les procédures édictées par la direction. C'est eux qui savent le mieux ce qu'il faut faire et
comment il faut le faire.
La réalité du terrain est très utile pour faire évoluer l'organisation et la répartition des tâches. C'est la
confrontation du réel (Réalisé) avec le prévu (l'organisation et la répartition des tâches) qui permet de faire des
ajustements (tirer des bords pour garder le cap).
Exercice 3
La répartition de la charge de travail sur l'ensemble des membres de l'équipe est très théorique. Les compétences et
la motivation de chacun sont très différentes. Résultat : la contribution des uns et des autres dans l'équipe est très
variable.

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 Vrai

 Faux
Le rôle du manager de proximité est justement de faire en sorte qu'il y ait un équilibre et cohérence entre le
poids de la charge supporté par chacun.

Exercice 4
Le manager de proximité est bien obligé de faire avec certains membres de l'équipe qui ont pris l'habitude, depuis
des années, de ne plus faire une partie des tâches pénibles liées à leur fonction.

 Vrai

 Faux
C'est au manager de rappeler les tâches qui incombent à chaque fonction ; s'il constate que des dérives ont eu
lieu et qu'il faut recadrer ces pratiques déviantes, il le fait de toute urgence (cf. module « Recadrer un
comportement déviant »). S'il ne le fait pas, c'est lui qui officialise ces manquements.
Exercice 5
Il n'est pas équitable de laisser des jeunes subordonnés de bonne volonté faire le travail des anciens démotivés.

 Vrai

 Faux
C'est prendre le risque de faire glisser et rendre obsolètes les définitions de fonction existantes et laisser croire
qu'elles ne servent à rien et que chaque exigence et reconnaissance s'effectue au cas par cas.

Exercice p. Solution n°5

Elle doit solliciter les managers sou sa responsabilité (N-1) pour faire remonter dans un délai rapide (quelques
semaines) la réactualisation des fiches de postes. S'il elle n'y arrive pas, elle devra soumettre à sa direction de faire
un audit social : identifier ce que chacun fait dans son périmètre d'activité.

Exercice p. Solution n°6

Il lui faudra soumettre son projet de réorganisation à la direction qui devra consulter les partenaires sociaux et
invalider la cohérence. Il faudra qu'elle prenne en compte également la teneur des entretiens annuels récents (sur
les 2 ou 3 dernières années) et les référentiels de compétences liés aux statuts de chacun pour savoir quelle est sa
marge de manœuvre en matière de conduite du changement.

Exercice p. 12 Solution n°7

Exercice 1
Dans un premier temps, Sabrina doit-elle considérer que les fiches de postes représentent bien l'activité de sa
direction ?
 Oui

 Non

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Ce n'est pas raisonnable de croire cela, pour au moins deux bonnes raisons : si c'est la DRH qui a rédigé les
fiches de postes, on est assez loin de la réalité, car les fiches n'ont sûrement pas été validées par les opérateurs ;
deuxièmement en 11 ans d'écart les façons de travailler ont évolué ; ce qui était vrai il y a 11 ans ne l'est
certainement plus de la même manière aujourd'hui.
Exercice 2
Vaut-il mieux que Sabrina demande à la DRH de réactualiser toutes les définitions de fonction de son périmètre de
responsabilité ?
 Oui

 Non
Il faut demander aux opérateurs de rédiger, ou au moins de valider eux-mêmes ce qu'ils font et comment ils le
font. Sabrina a besoin pour prendre de bonnes décisions en matière d'organisation de savoir ce que les
personnes font dans son périmètre d'activité.
Exercice 3
Sabrina doit associer à l'exercice de la réécriture des fiches de postes de la Direction des Ports Autonomes tous les
managers de proximité sous sa responsabilité.
 Vrai

 Faux
C'est effectivement une très bonne approche et il va falloir qu'elle travaille, avec tous les managers des équipes
(environ cinquante managers sur 3 niveaux hiérarchiques) pour prendre la mesure de la réalité de l'organisation
existante (travail réel) et faire évoluer l'organisation souhaitée (travail prescrit).

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