MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

--------------------- Union-Discipline-Travail
DIRECTION GENERALE DE LA --------------
TRANSFORMATION DU SERVICE PUBLIC
---------------------
DIRECTION DE LA MODERNISATION
DE L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE
----------------------

TERMES DE REFERENCES

UTILISATION DE LA SIGNATURE
ÉLECTRONIQUE DANS LA DÉLIVRANCE
DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DU
MINISTÈRE DES MINES, DU PÉTROLE ET
DE L’ÉNERGIE

Mai 2023

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 1
 SOMMAIRE

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION.............................................................................................3
II. OBJECTIF GENERAL.................................................................................................................3
III. OBJECTIFS SPECIFIQUES......................................................................................................4
IV. RESULTATS ATTENDUS...........................................................................................................4
V. PERIMETRE ET CIBLES............................................................................................................4
VI. DUREE...........................................................................................................................................4
VII.PARTIES PRENANTES..............................................................................................................4
VIII. CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE.....................................................................5
IX. AVANTAGES DU PROJET.........................................................................................................5
X. GOUVERNANCE DU PROJET..................................................................................................5
XI. CHRONOGRAMME D’EXECUTION DU PROJET.................................................................6

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 2
 I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Dans sa vision d’« Une Côte d’Ivoire Solidaire », le Président de la République a

inscrit le « Développement d’une Administration plus performante et plus engagée » au
pilier 4 de ses axes stratégiques. La modernisation de l’Administration publique, défi
majeur pour la Côte d’Ivoire, vise essentiellement à renforcer l’efficience, l’efficacité et
la transparence de cette Administration. La transformation digitale apparaît alors
comme une nécessité pour les administrations, mais aussi une révolution qui devra
améliorer leur organisation interne. A cet effet, bien que plusieurs initiatives sectorielles
en la matière aient été entreprises par l’Administration, l’on note encore une
insuffisance de l’usage des TIC au sein des services publics. Il convient donc de mener
des actions concertées et plus inclusives dont les résultats parviendront à terme, à offrir
aux populations, de meilleures conditions de vie.
C’est dans cette optique que le Gouvernement ivoirien a initié de multiples réformes
réglementaires, conjoncturelles et structurelles qui devraient contribuer à une nette
amélioration de la qualité du service fourni aux usagers/clients. Il s’agit entre autres
de :
 La loi N° 2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques ;
 L’ordonnance N°2017-500 d’août 2017 relative aux échanges électroniques
entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités
administratives.
 Le décret 2014-106 du 12 mars 2014 fixant les conditions d’établissement et
de conservation de l’écrit et de la signature sous forme électronique.

Par ailleurs, l’Administration publique est régulièrement décriée pour sa lenteur dans la
signature des actes administratifs. Ces griefs des usagers/clients s’expliquent en grande
partie par l’absence de solutions permettant la signature avec célérité du nombre
important de documents administratifs et la réticence des agents des services publics à
utiliser des solutions innovantes.

Aussi, pour contribuer à l’avènement d’une Administration publique entièrement

digitalisée orientée vers la satisfaction des usagers/clients, le Ministère de la Fonction
Publique (MFP), a initié le projet d’utilisation de la signature électronique dans le
traitement et la délivrance des actes administratifs. Cette initiative consiste à intégrer la
signature électronique, comme mode de signature alternative, dans la délivrance des
documents administratifs.
Ce projet est référencé au Programme d’Investissement Public (PIP) et fait partie des
axes prioritaires du Gouvernement de l’année 2023.
Le présent document a pour objet de définir les Termes de Références (TDR) du projet
de déploiement de la signature électronique au sein du Ministère des Mines, du Pétrole
et de l’Energie (MMPE).

II. OBJECTIF GENERAL

Il s’agit d’intégrer la signature électronique dans le processus de délivrance des actes

du Ministère des Mines, du Pétrole et de l’Énergie (MMPE), en vue de contribuer à

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 3
l’efficience dans la délivrance des actes administratifs et à la satisfaction des usagers-
clients.

Les structures concernées par la première phase du projet de la signature électronique

sont :
 Le Cabinet ;
 La Direction Générale des Hydrocarbures (DGH) ;
 La Direction du Projet d’Informatisation (DPI).

III. OBJECTIFS SPECIFIQUES

De façon spécifique, il s’agira de :

 Garantir l’authenticité des documents administratifs délivrés ;
 Alléger la tâche des signataires de documents administratifs ;
 Dématérialiser la délivrance des actes administratifs ;
 Faciliter les interactions entre les services et/ou administrations intervenant
dans la production des actes administratifs ;

IV. RESULTATS ATTENDUS

 L’authentification des documents administratifs est garantie ;

 La tâche des signataires de documents est allégée ;
 La délivrance des actes administratifs est dématérialisée ;
 Les interactions entre les services et/ou Administrations intervenant dans la
production des actes administratifs sont facilitées.

V. PERIMETRE ET CIBLES

Le périmètre de cette première phase couvre la délivrance de deux (02) actes issus de
l’application de Demande d’Autorisation de Transport (DAC) :

 L’Assiette de taxe signée par le DGH ou DSRH ;

 L’Autorisation de transport signée par le DGH ou DSRH ;

Et tous les courriers issus de l’application de Gestion Électronique des Courriers (GEC),
signés au Cabinet par Monsieur le Ministre, Monsieur le Directeur de Cabinet et Madame
le Chef de Cabinet.

La cible concerne :
 Le Ministère des Mines, du Pétrole et de l’Energie (MMPE) ;
 Les structures sous tutelle ;
 La Recette Générale des Finances ;
 Les transporteurs de produits pétroliers ;
 Les usagers clients.

VI. DUREE

Cette phase se déroulera de Mai à Juillet 2023, soit une période rois (03) mois.

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 4
VII. PARTIES PRENANTES

Les parties prenantes à la mise en œuvre sont :

 Le Ministère de la Fonction Publique ;

 Le Ministère des Mines, du Pétrole et de l’Energie ;
 La Direction Générale des Hydrocarbures ;
 L’Autorité de Régulation des Télécommunications de Côte d’Ivoire (ARTCI) ;
 La Direction du Projet d’Informatisation (DPI).

VIII. CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE

Le législateur a pris des dispositions réglementaires pour encadrer le projet. Il s’agit

de :
 La loi N° 2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques ;
 L’ordonnance N°2017-500 d’août 2017 relative aux échanges électroniques
entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités
administratives.
 Le décret 2014-106 du 12 mars 2014 fixant les conditions d’établissement et
de conservation de l’écrit et de la signature sous forme électronique.
Extraits: Loi n°2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques
◦ Chapitre VI: De l’écrit sous forme électronique

Article 23: L'écrit sous forme électronique est admis comme mode de preuve au même
titre que l'écrit sur support papier et a la même force probante que celui-ci, sous
réserve de l'identification de la personne dont il émane et de sa conservation dans des
conditions de nature à en garantir l'intégrité.

◦ Chapitre VII : La sécurisation des transactions électroniques

Article 37: Une signature électronique créée par un dispositif sécurisé que le signataire
peut garder sous son contrôle exclusif et qui repose sur un certificat numérique est
admise comme signature au même titre que la signature manuscrite.

IX. AVANTAGES DU PROJET

Pour les Administrations

 Célérité dans la délivrance des actes ;
 Amélioration du travail collaboratif entre les services ;
 Rehaussement de la crédibilité de l’Administration publique ;
 Augmentation de la productivité des signataires ;
 Réduction des charges de fonctionnement liées à l’impression des
documents ;
 Réduction des échanges des documents physiques ;
 Traçabilité dans le traitement des courriers ;
 Archivage électronique des documents ;

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 5
  Authenticité des actes délivrés ;
 Haute disponibilité des actes délivrés ;
 Renforcement des fonctionnalités des applications ;
 Réduction des délais de traitements des dossiers.
Pour les usagers
 Gain en temps dans l’obtention des actes ;
 Réduction des coûts induits pour l’obtention des documents ;
 Accessibilité des actes délivrés.

X. GOUVERNANCE DU PROJET

Un Comité de Pilotage Sectoriel (COPILSEC) et une Unité d’Exécution Technique (UET)

seront mis en place pour un meilleur suivi du projet. Le rôle, le fonctionnement et la
composition desdits organes seront définis dans un document cadre.

XI. CHRONOGRAMME D’EXECUTION DU PROJET

Le chronogramme d’exécution du projet est le suivant :

N° ACTIVITES ACTEURS DÉBUT FIN LIVRABLE

Présenter l’application métier de

l’administration cible – Définir le
1 COPILSEC 11/05/23 09/06/23 Comptes rendus
périmètre (Documents et
signataires)
Présenter la solution de signature
2 électronique et proposer le planning COPILSEC 07/06/23 16/06/23 Comptes rendus
d’exécution
Mettre en place des organes de Gouvernance mise en
3 COPILSEC 09/06/23 23/06/23 place
gouvernance
Elaboration et transmission des Workflows élaborés
4 DGH / DPI 16/06/23 23/06/23 et transmis
workflows de signature
Formation et
5 Formation sur l’API de signature ARTCI 19/06/23 26/06/23 Documentation API
disponible
Effectuer les travaux d’intégration
DGH / Signature ok
6 des outils de signature à 26/06/23 14/07/23
ARTCI/UET
l’application métier (transport)
Effectuer les travaux d’intégration
des outils de signature à DPI/ Signature ok
7 26/06/23 14/07/23
l’application support (Gestion de ARTCI/UET
Courriers)
Déploiement en environnement de DGH /
8 12/06/23 14/06/23 Déploiement ok
TEST DPI/UET
Rapport de tests et
9 Effectuer les tests et recettes UET 15/06/23 21/06/23 recettes provisoire

Projet d’utilisation de la signature électronique dans la délivrance des actes administratifs 2023Page 6
 Rapport de tests et
10 Présenter la solution au COPILSEC UET 22/06/23 28/06/23 recettes Définitifs

Validation de la solution par le Solution validée

11 COPILSEC 28/06/23 30/06/23
DIRCAB/CHEFCAB/DGH
Conduite de changement et Rapport disponible
12 DAPSP 30/06/23 07/07/23
communication
Rapport de formation
13 Former et enrôler les acteurs UET 03/07/23 05/07/23

14 Phase pilote (choisir 1 site) DGH / DPI Phase pilote ok

Rapport final du
14 Faire le lancement officiel COPILSEC 10/07/2023 14/07/2023 projet signature
électronique MFP

15 Déploiement en Production DGH / DPI 15/07/23 20/07/23 Déploiement ok

16 Phase pilote (choisir 1 site) DGH / DPI 24/07/23 31/08/23 Phase pilote ok

17 Déploiement total DGH /DPI 24/07/23 29/07/23 Déploiement total ok

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