Liste des taches du département :

1) Réception des participants (formations et ateliers)

2) Réservation des salles + organisation
3) Animation de la formation (ambiance + objectif + introduction)
4) Etablir le programme de formation et son objectif
5) Distribution des flyers
6) Etablir le lien d’inscription enligne + confirmation d’inscription avec les
participants
7) Check in lors des événements du club et ateliers de formations
8) Calendrier de formations
9) Préparation des E-mail de confirmation
10) Plan de la journée ou l’événement
11) Feedback + suggestions
12) Accueil des représentants des entreprises + accompagnement (comme salon
d’emploi)
Liste des taches 13/12/2023 :

Impression :

1- Programmes de la journée (thèmes de conférences) * (+20)

2- Programmes de l’événement * (+20)
3- Listes participants * 1
4- Listes invités * 1
5- Fiche feedback * (nombre participants+ invités)
6- Feuille indiquant la Réception / Ateliers 1 /Ateliers 2 / ou autre tables installées
*4

1) Préparation de l’auditorium :
- Les boissons (jus et eau)
- Installation des bannières (club et événement)
- Data show et piles énergétiques
- Check in et distribution des badges aux invités + formateurs
- 2 tables + nappes + PC + Liste imprimées
- Animation
2) Préparation de la salle de restauration :
- Nappes
- Tables
- Déjeuner
- Serviette en papiers et tout besoin des tables
- Réception des invités
- Contrôle
- Surveillance
- Servir
3) Préparation de la salle de pause café :
- Préparation de quelques chose de déstresse (thèmes amusant africains)
- Préparation des gobelets ou des verres
- Sucre, cuillères, serviettes en papiers...
- Réception des invités
- Accompagnement et servir des sucrés
4) Préparation des salles des ateliers :
- Distribution des badges des participants
- Data show / télécommande
- Chaises et tables mobiles (IMPORTANT)
- Réception des participants et formateurs
- Présentation d’événement et son objectif + l’étape suivante (VP OU P)
 - Accompagnement du formateur
- Assistance au niveau des salles
- Préparation et distribution des fiches de FEEDBACK (participants et
formateurs)

Programme de l’organisation:

1- Regroupement de l’équipe d’organisation 1 heure avant l’événement (30 min

minimum) / au niveau du local
2- Répartition des taches selon la disponibilité des organisateurs et membres du
club
3- Répartition des badges des organisateurs + membres
4- Préparation check in auditorium et check in salle des ateliers en matière de :
badges, liste des invités, listes des participants, listes des sponsors, listes
formateurs pc s’il le faut, bannière (auditorium), 5 chaises pour l’auditorium + 2
chaises ateliers + 3 tables pour l’auditorium + 1 table pour les ateliers +
programme de l’événement et conférences + son code QR
5- Préparation de la salle de Pause café + outils nécessaires + écran
6- Préparation de l’auditorium : tables des invités (jus et eau et programme de la
journée et les conférences) ,05 microphones, piles énergétiques, data show et
présentation
7- Préparation salle de restauration ; tables, chaises, nappes, outils nécessaires... +
débarrassage + jeter la poubelle et nettoyage ce que l’on peut
8- Préparation des salles pour les ateliers : table et deux chaises au niveau du
couloir avec des listes de participants confirment leurs présences + badges
participant (numéroté atelier 1 ou 2) + listes des thématiques + fiche de
feedback (post ateliers) + télécommande + data show qui fonctionne +
adaptateur (au cas ou)
9- Suivi + Contrôle + assurance tache + accompagnement + réception + service +
organisation .

Programme de déroulement du 13/12 :