03 JUILLET 2023

GUIDELINES DE LA VSITE OFFICIELLE

DU GOUVERNEUR DE DISTRICT
MANDAT 2023 - 2024
 A. Ordre de Préséance Protocolaire au Rotary
1. Le Gouverneur de District,
2. Les anciens Gouverneurs de District (PDG par ordre d’ancienneté),
3. Le Gouverneur de District élus,
4. Le Gouverneur de District nommé,
5. Les Adjoints du Gouverneur (ADG),
6. Les Anciens Adjoints du Gouverneur (PAG),
7. Les secrétaires et trésoriers du District,
8. Les membres de Commission de District,
9. Les Présidents de Clubs,
10. Les anciens Présidents (PP) de Clubs,
11. Les Présidents Elus (PE) de Clubs
12. Les Rotariens
13. La RRD
14. Les Rotaractiens

B. Point clés à observer et Ordre du jour de l’Assemblée Commune

La visite du Gouverneur est un évènement majeur dans la vie du Club. Elle doit être
bien préparée et organisée. Tous les membres du Club sont invités à participer à cette
visite du Gouverneur et à lui réserver le meilleur accueil possible. Pour chaque club,
la visite se déroule en 2 principales étapes :

1. Une séance de travail d’une heure, avec le Comité ́ du Club, élargi aux Présidents
de Commissions et Président Élu et Nominé ;
2. Une Assemblée d’une heure, avec l’ensemble des membres du Club.

C. Réunion avec le comité du club élargi

Chaque Club doit s’assurer :

• Que les objectifs sont renseignés dans Rotary Club Central ;

• Que tous les membres disposent d’un compte Mon Rotary, bien renseigné ;
• Qu’il a inscrit ou renseigné en ligne tous les changements intervenus en cours
de mandat ;

De présenter en copie papier ou électronique :

1. Réalisations du Club
a. Fondation (Fond annuel, Fons Polio, Cercle POLIO, Fond de dotation,…
b. Actions
2. Le règlement intérieur actuellement applicable ;
3. Le plan d’action de l’année ;
 4. La carte annuelle de membre du club ;
5. Engagements financiers du Club :
a. Per capita du RI
b. Per capita District
c. Cotisations ACD du District
d. Magazine du Rotary
6. Présenter (au moins en version électronique) l’actuel manuel de procédure du
RI et la preuve qu’il a été communiqué aux autres membres du club ;
7. Présenter éventuellement le récépissé, ou l’́agrément de reconnaissance
dûment délivré ́ par le Ministère en charge des associations ;
8. Présenter une copie de l’assurance Responsabilité Civile souscrite au nom du
Club ;
9. Présenter la charte du Club ou une copie ;
10. Présenter le Taux d’assiduité ́ du Club sur les 3 derniers mois ;
11. Présenter le Compte Rendu de la Réunion Stratégique du Club pour les 5
prochaines années (si elle a déjà ̀ eu lieu) et une synthèse des Activités
Stratégiques déclinées dans les grandes Commissions permanentes ;
12. Présenter tous sujets, problématiques ou difficultés spécifiques au Club et
nécessitant l’appui ou le soutien du Gouverneur.

D. Assemblée
L’ordre du jour proposé pour l’Assemblée est le suivant :

Le Protocole s’assure que tout en place

1. Ouverture de l’Assemblée par un Président du Club ;

2. Chant du Rotary et rappel du critère des quatre questions ;
3. Reconnaissance des Dirigeants et Anciens Dirigeants du District ;
4. Mot de bienvenue du Président du Club ;
5. Présentation du Gouverneur du District par l’ADG (Utiliser la présentation
reçue du Secretaire du District ou du Protocole du District);
6. Message du Gouverneur suivi d’échanges ;
7. Échanges de Fanions entre le Gouverneur et le Président du Club ;
8. Photos de Famille
9. Fin de l’Assemblée par un Président de Club
10. Cocktail d’amitié ́ (en option)

E. Visites de réalisations
Prévoir la présentation ou visites d’actions réalisées par le clubs du Club

F. Visites aux autorités

Prévoir, si possible, des visites aux autorités

G. Recommandations
1. Toutes les étapes de la visite du Gouverneur sont impérativement organisées
dans le strict respect des mesures de sécurité.
2. S’assurer du respect des heures de début et fin de chaque étape de la visite du
Gouverneur.
3. Les Clubs doivent s’assurer d’être à jour du paiement de leur per capita RI
4. Les Clubs doivent s’assurer d’être à jour du paiement de leur cotisation de
District avant le jour de la visite ou pourront le faire exceptionnellement le jour J
contre remise de reçu par le DG.

Cas particuliers

Visite de l’ADG