Guide sur les documents

EcoVadis
Préparer et fournir les informations pertinentes
pour votre évaluation
Classification du document | Document public EcoVadis EcoVadis 2022 V3 FR
Table des matières
1. Introduction ................................................................................... 3

2. Périmètre d’évaluation ............................................................. 4

3. Documents justificatifs ............................................................. 7

• Normes et exigences en matière de documents.... 7

• Vérification de la pertinence des documents ........... 8

• Préparation des documents .......................................... 10

4. Confidentialité des documents ........................................... 17

5. Navigation sur la plateforme ................................................ 18

• Ajout de documents .......................................................... 18

• Gestion des documents ................................................... 19

• Avant de valider le questionnaire ................................ 20

6. Checklist (première évaluation, réévaluation)............. 21

7. Foire aux questions.................................................................... 22

2 23
1. Introduction

L’objectif de la notation EcoVadis est d’évaluer

la qualité du système de gestion RSE de votre
entreprise.
Nous évaluons votre système de gestion sur la base
des indicateurs suivants :
•• Politiques : engagements liés à une conduite
responsable et durable des affaires ;
•• Actions : mesures concrètes mises en place ;
•• Résultats : indicateurs clés de performances (KPI)
à jour.
Dans le questionnaire d’évaluation, il vous sera demandé
de fournir des documents pour étayer vos réponses.
Nos analystes vérifieront ensuite si les documents que
vous avez joints confirment les déclarations faites
liées au système de gestion RSE de votre entreprise.
Ce guide sur les documents vous fournira des
indications précieuses sur les exigences et les
normes en matière de documents, ainsi que sur la
manière de joindre des documents pour étayer vos
réponses au questionnaire.

3 23
2. Périmètre d’évaluation
Le processus de notation EcoVadis évalue la qualité
du système de gestion RSE de votre entreprise, en
tenant compte de ses performances sur l’ensemble
de ses sites opérationnels dans les thèmes suivants :
Environnement, Social & Droits Humains, Éthique et
Achats Responsables.
Pour rappel !
Le site opérationnel désigne chaque site et/ou
installation d’une entreprise ou de sa filiale qui
possède des employés et remplit une fonction
intégrale de l’activité susceptible de présenter
des risques en matière de RSE.
Quel est le périmètre d’évaluation ?
Le périmètre d’évaluation comprend tous les sites
opérationnels sur lesquels l’évaluation EcoVadis
se concentrera. Vous devez définir clairement
le périmètre d’évaluation, en particulier si votre
entreprise fait partie d’un groupe qui possède
plusieurs sites opérationnels, notamment
des filiales, des unités commerciales, des
sites de production et d’autres entités situées
dans différents pays ou régions. Le périmètre
d’évaluation influence le questionnaire que
votre entreprise reçoit, car les questions sont
personnalisées en fonction de la taille de
l’entreprise, de sa localisation et de son secteur
d’activité.
Pour définir le périmètre d’évaluation, tenez compte
des critères suivants :
•• Les sites opérationnels doivent être pertinents
en matière de risque de RSE, cela dépend de
leurs activités ;
•• Les sites opérationnels doivent avoir un nom
officiel d’entité juridique.
Nous n’évaluons pas les entités
suivantes :
Conglomérats ou grandes entreprises
dont les opérations couvrent des
secteurs d’activité totalement différents.
Dans ces cas-là, nous recommandons
des évaluations distinctes pour chaque
filiale ou unité commerciale, à condition
qu’elles partagent le nom de l’entité
juridique officielle ;
Entités commerciales (ex. : bureaux
de vente, agents commerciaux) ou
entités marketing au sein de groupes
industriels ;
Organisations gouvernementales ou
non gouvernementales ;
Noms de produit, marques
commerciales ou marques déposées.
4 23
Pourquoi le périmètre d’évaluation est-il Pour rappel !
important ?
Parce qu’ils n’ont pas de relations claires avec
Il est important de bien comprendre le périmètre le périmètre d’évaluation, les documents
d’évaluation ; dans le cas contraire, la performance des entités suivantes ne seront pas pris en Maison mère
RSE de votre entreprise risque d’être sous-estimée compte :
ou surestimée au cours de l’évaluation si les preuves Entreprises externes qui ne font pas
sont fournies uniquement par vos filiales, vos sites mention de votre entreprise ;
ou votre maison mère.
Fournisseurs, partenaires
commerciaux ou clients ;
Les documents d’une filiale, d’un site ou Sociétés sœurs.
de la maison mère sont-ils valides ?
Dans certaines circonstances, les documents
relatifs aux politiques, actions et résultats de vos Société sœur Entreprise évaluée
filiales, sites ou maisons mères peuvent ne pas être
entièrement crédités. Cela peut se produire en
raison de l’incertitude quant à l’applicabilité des
informations fournies au périmètre d’évaluation.
Vous trouverez ci-dessous un bref résumé de la
manière dont nous analysons les informations au
niveau des filiales, des sites et de la maison mère
pour les indicateurs de management suivants :
politiques, actions et résultats.
Filiale Site spécifique

5 23
 POLITIQUES
Maison mère
Filiale/site
* Les documents d’une société sœur ne seront pas crédités.
Politiques
Dans le cadre de la méthodologie EcoVadis, les
politiques sont considérées comme étant établies
par la direction et ensuite diffusées dans toutes les
opérations. Les informations sur les politiques sont
donc créditées comme suit :
•• Depuis votre maison mère : Entièrement
créditées, puisque les politiques de votre maison
mère s’appliquent à votre entreprise également ;
•• Depuis vos filiales ou sites : Uniquement créditées
lorsque les informations sur les politiques
sont représentatives de la grande majorité du
périmètre d’évaluation.
ACTIONS RÉSULTATS
Actions
On considère que les actions sont mises en œuvre
en fonction des opérations, des conditions ou des
besoins spécifiques des différentes composantes
de votre entreprise (c’est-à-dire sur le terrain). Par
conséquent, les informations sur les actions mises
en œuvre sont créditées comme suit :
•• Depuis votre maison mère : Entièrement
créditées, sauf si votre maison mère est un
conglomérat avec des activités commerciales très
différentes ;
•• Depuis vos filiales/sites : Entièrement créditées,
car la mise en œuvre se fait sur le terrain.
Résultats
Les résultats proviennent principalement des
rapports sur les KPI utilisés pour suivre les progrès
des systèmes de gestion RSE. Comme les données
présentées doivent être représentatives du
périmètre d’évaluation, les informations sur les
résultats sont créditées comme suit :
•• Depuis votre maison mère : Non créditées, sauf
si les données de votre entreprise sont incluses
dans les calculs des KPI ;
•• Depuis vos filiales/sites : Uniquement créditées
lorsque ces informations sur les KPI sont
représentatives de la grande majorité du
périmètre d’évaluation.
6 23
3. Documents justificatifs
Les documents justificatifs sont essentiels pour
confirmer les déclarations de votre entreprise
concernant son système de gestion RSE. Il est donc
important de s’assurer que les documents que vous
fournissez sont pertinents pour les questions de
l’évaluation.
Normes et exigences en
matière de documents
Les documents doivent être de haute qualité et
fournir des preuves claires et directes pour une
déclaration donnée faite dans le questionnaire.
Que dois-je garder à l’esprit lorsque je
fournis des documents ?
Les documents justificatifs valides sont :
Pertinents
•• Pertinents pour le périmètre d’évaluation
correspondant et doivent inclure le nom de l’entreprise
•• Relatifs à un ou plusieurs des critères d’évaluation
EcoVadis
À jour
•• Pas plus anciens que huit ans dans le cas des
documents relatifs aux politiques et aux actions
•• Pas plus anciens que deux ans dans le cas des
documents relatifs aux résultats/reporting KPI
(applicables aux documents d’évaluation actuels
et précédents)
Crédibles
•• Formels et pleinement intégrés dans le système
de gestion RSE de votre entreprise
•• Authentiques, préexistants et complets. Nous
n’acceptons pas les documents créés uniquement
pour l’évaluation EcoVadis
En fournissant des documents conformes à ces
principes, votre entreprise peut démontrer qu’elle
gère activement un large éventail de risques RSE
grâce à des systèmes efficaces et fiables.
7 23
Vérifier la pertinence des documents
Comment éviter de fournir des
documents non valides pour l’évaluation ?
Voici les principales raisons pour lesquelles certains
documents ne sont pas crédités lors de l’évaluation.
L’éligibilité du document n’est pas respectée.
Les causes courantes des problèmes d’éligibilité :
1. Le document ne fournit pas d’informations
relatives au système de gestion RSE de
l’entreprise ou ne se rapporte pas aux critères
d’évaluation EcoVadis (ex. certificat ISO 9001,
documents relatifs à la gestion de la qualité,
brochure sur la philanthropie, politique relative
aux délits d’initiés, etc.).
2. Le document contient des informations sur
la RSE provenant de l’extérieur du périmètre
d’évaluation (ex. documents émis par une société
sœur, une société externe, des fournisseurs, des
partenaires commerciaux ou des clients).
3. Il n’existe pas de garantie suffisante que le
document appartient à l’entreprise évaluée (ex.
pas le nom de votre entreprise).
4. Le document de politique n’est pas assorti d’une
date de publication/de révision ou a été émis
moins d’un mois avant sa soumission.
5. Le document est obsolète ; les documents du
système de gestion doivent être régulièrement
mis à jour pour être valides. À titre de conseil
général :
a. Le reporting ne doit pas dater de plus de deux
ans (ex. les KPI de 2019 sont considérés
comme obsolètes en 2022) et les KPI doivent
couvrir un minimum de deux mois consécutifs.
b. Tous les autres documents doivent être
révisés au moins une fois tous les huit ans.
c. Si une date d’expiration a été fixée, le
document (ex. un certificat) sera considéré
comme non valide à cette date.
6. Le document est incomplet (ex. il ne comprend
qu’une page de couverture, des captures d’écran,
des photos, etc.).
7. Le document est combiné ; plusieurs documents
ont été fusionnés et téléchargés comme un
seul document justificatif (ex. un mélange de
politiques environnementales, d’évaluations des
risques et de matériel de formation).
8 23
La qualité du document n’est pas respectée.
Les causes courantes des problèmes de qualité :
1. Documentation improvisée probablement
créée avec des intentions sincères. Le document
fourni ne fait pas partie d’un système de gestion
formalisé, il n’a donc pas été possible de procéder
à son analyse. Les documents acceptables, tels
que les politiques, procédures et reportings
formalisés, doivent être préexistants dans le
système de gestion.
2. Documentation non authentique, non crédible,
créée avec des intentions trompeuses. Le
document présente l’une des caractéristiques
suivantes : il fournit des informations non
pertinentes sur les activités de l’entreprise,
présente des similitudes frappantes avec des
documents provenant d’une entité tierce ou a été
créé en collaboration avec un tiers douteux.
3. Certificats falsifiés ou certificats d’organismes
émetteurs qui manquent de légitimité. Après
vérification, il s’est avéré que le document
était falsifié ou délivré par un organisme de
certification non accrédité.
Important!
Les entreprises à l’origine de la demande/vos
partenaires commerciaux seront alertés si :
•• Les documents que vous fournissez sont
similaires à ceux d’autres entreprises
évaluées par EcoVadis ;
•• Des certificats falsifiés ont été présentés au
cours du processus d’évaluation.
Les documents sont uniquement destinés à des
fins de conformité juridique.
Les documents soumis n’attestent aucune
pratique proactive de gestion RSE mise en place
par l’entreprise évaluée. L’entreprise a soit soumis
uniquement des déclarations de conformité
juridique de base, soit fourni des documents de
conformité juridique émis par une autorité locale
(ex. une licence d’exploitation, une accréditation de
l’autorité, un extrait de loi, des rapports d’audit ou
de test liés à la conformité juridique et réalisés par
des autorités compétentes).
9 23
Préparation des documents
Combien de documents puis-je fournir ?
Vous pouvez télécharger un maximum de 55 documents pour chaque évaluation,
quelle que soit la taille de votre entreprise. Veuillez noter que cette limite
n’inclut pas les documents des évaluations précédentes. Le fait de supprimer
des documents associés à des évaluations précédentes ne libère pas d’espace
supplémentaire pour votre entreprise quand vous remplissez un nouveau
questionnaire.
Nous avons pu constater que les entreprises sont en mesure de démontrer
l’exhaustivité de leur système de gestion RSE en utilisant un maximum de
55 documents.
Voici quelques conseils pour faire bon usage de la limite de 55 documents :
Vérifiez si les documents de la précédente évaluation sont toujours valides
(documents généraux : huit ans ; KPI : deux ans). Tant qu’ils entrent dans
la période de validité, il n’est pas nécessaire d’ajouter des documents de
politique ou d’action identiques de différentes années, sauf s’ils ont été mis à
jour ou renouvelés.
Accordez la priorité aux documents qui revêtent une importance particulière
pour l’évaluation. Commencez par les documents qui peuvent fournir des
preuves pour étayer plusieurs questions (ex. rapport RSE ou rapport annuel,
code de conduite, etc.)
En savoir plus sur la manière de classer les documents par ordre de priorité pour
l’évaluation.
Pour rappel !
Ne téléchargez PAS de documents combinés ; ils ne seront pas pris en
compte.
On parle de « document combiné » lorsque plusieurs documents ont été
fusionnés et téléchargés en tant que document justificatif unique. Par exemple,
il peut s’agir d’un document unique contenant un mélange de politiques
environnementales, d’évaluations des risques et de support de formation.
Le téléchargement de documents combinés ne respecte pas la limite de
55 documents et nuit à votre capacité à démontrer réellement la maturité
de votre système de gestion. Lorsque vous téléchargez vos documents,
il est important de garder à l’esprit les éléments d’un système de gestion
avancé : crédibilité, accessibilité et possibilité d’évaluation et de révision.
En général, les documents combinés ne seront pas pris en compte. Les
documents doivent être joints en tant que fichiers autonomes, SAUF dans
les cas suivants :
•• Une collection de certificats pour plusieurs sites (ex. les certifications
ISO 14001 de chaque site certifié). Notez qu’une annexe de certificat est
également acceptable ;
•• Des KPI consolidés pour plusieurs sites (ex. une feuille Excel contenant
un résumé des données KPI avec une ventilation par site).
10 23
Quelles sont les exigences techniques
pour le téléchargement de documents ?
1. Format du document
Veuillez télécharger vos documents dans un
format texte modifiable (possibilité de copier-
coller le contenu) afin que nos analystes
puissent les traiter. Seuls les formats suivants
sont acceptés : docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt,
.ott, .sxw, .stw .ods, .odp, .jpeg, .jpg, .png, .bmp,
.txt, .html.
Pour « Télécharger un nouveau document », le
type de fichier « Document Adobe Acrobat »
peut causer des problèmes. Pour les résoudre,
veuillez enregistrer le document au format
PDF et le télécharger.
Pour « Télécharger un nouveau lien »,
veuillez fournir uniquement un lien vers des
pages web, et non des documents. La page
sera capturée et téléchargée dans votre
bibliothèque de documents au format PDF.
Seule la page vers laquelle dirige le lien sera
capturée. Assurez-vous que le lien est valide
et qu’il commence par http:// ou https://.
Important!
EcoVadis ne prendra pas en compte les
preuves présentées sous la forme de
documents intégrés/liens Internet ; les
preuves doivent être fournies directement
dans le document. Les analystes ne cliqueront
pas sur les liens web du document/de
la page internet et ne téléchargeront
pas manuellement de la documentation
supplémentaire à partir de ces liens.
2. Taille de fichier
Vous ne pouvez pas télécharger des documents
d’une taille supérieure à 30 Mo.
3. Langue
Les documents dans toutes les langues sont
acceptés pour autant qu’ils soient dans un format
de texte modifiable (ex. Microsoft Word ou
PDF). L’analyse des images ou des documents
numérisés n’est pas garantie. Les documents en
allemand, anglais, chinois, espagnol, français ou
japonais font exception : vous pouvez également
les télécharger dans un format non modifiable
(ex. image ou documents numérisés).
4. Chiffrement
Veuillez vous assurer que les documents
téléchargés ne sont pas protégés par un mot de
passe ou corrompus.
5. Lien entre documents et réponses
Assurez-vous de lier les documents justificatifs
aux réponses pertinentes et correctes du
questionnaire ; un document peut être lié à
plusieurs réponses. Les documents qui n’ont été
joints à aucune réponse ne seront pas analysés.
Pour la réévaluation, vous pouvez lier les
documents téléchargés lors des évaluations
précédentes aux questions du nouveau
questionnaire. Vous n’avez pas besoin de
télécharger à nouveau les mêmes documents.
11 23
Quels types de documents justificatifs Documents à
puis-je fournir ? Politiques Actions Reporting
vocation plus large
Vous pouvez fournir tout document formalisé •• Rapports RSE •• Code d’éthique/de •• Certificats du •• Rapports KPI rendus
qui reflète fidèlement le système de gestion RSE conduite système de gestion publics
de votre entreprise et qui étaye vos réponses •• Rapports annuels
(ex. ISO 14001,
au questionnaire. Si votre entreprise est grande avec section RSE •• Politique •• Suivi des KPI dans
ISO 45001)
(plus de 1 000 employés), vous devez également intégrée environnementale les bases de données
fournir des preuves illustrant le périmètre de •• Éco-labels internes (ex. chiffres
•• Rapports d’audit de •• Déclaration d’objectif
certification ou d’application d’actions sur vos sites sur les accidents du
conformité sociale de réduction des GES •• Procédures
(ex. pourcentage du total des sites opérationnels travail rassemblés
(ex. SMETA, amfori opératoires
concernés ou effectifs couverts). Si votre entreprise •• Politique de gestion dans le système
BSCI)
possède plusieurs sites opérationnels qui ont mis des déchets •• Matériel de d’information RH)
en œuvre la même mesure, il suffit de fournir des •• Rapport CDP formation interne et
•• Politique de santé et •• Document ou feuille
preuves provenant de l’un des deux sites. Pour diapositives
•• Communication sur de sécurité de calcul du bilan
la couverture et le reporting des KPI, veilliez à carbone
les progrès du Pacte •• Documents montrant
consolider les preuves et les KPI de plusieurs sites.
Mondial des Nations la mise en place
Voici quelques exemples de documents que nous Unies (UNGC) des équipements/
recherchons : technologies
•• Guides des
collaborateurs
•• Audits énergétiques
•• Rapports d’audit GES

12 23
Exemples de documents NON VALIDES, quelle que soit
la taille de l’entreprise :
Documents informels sans le nom ou le logo de votre entreprise
Documents de vos fournisseurs, partenaires commerciaux ou clients
Documents sans rapport avec les critères RSE EcoVadis (ISO 9001, états
financiers, gestion de la qualité, brochures philanthropiques)
Fichiers obsolètes (politiques ou actions datant de plus de huit ans ou KPI
datant de plus de deux ans)
Documents incomplets avec uniquement une page de couverture ou une table
des matières
Document combiné : plusieurs documents fusionnés et téléchargés en tant
que document justificatif unique
Photos
Liens web intégrés (les preuves doivent être fournies directement dans le document)
Contenu plagié à partir de sources en ligne ou d’organisations tierces
Factures de services publics tiers à des fins de preuves de reporting
Auto-déclarations improvisées
Description d’actions simplement déclarées comme mises en œuvre sans
preuves solides
Licences d’exploitation
Autres documents de conformité légale émis par une autorité locale

13 23
Quels types de documents justificatifs
puis-je fournir ?
Y a-t-il des différences de documentation
attendue pour les entreprises plus petites ?
Les questionnaires d’évaluation EcoVadis sont
adaptés à chaque entreprise en fonction de son
secteur d’activité, de sa localisation et de sa taille,
y compris les très petites entreprises comptant
jusqu’à 25 employés et les petites entreprises
comptant jusqu’à 100 employés.
En moyenne, 10 questions sont posées aux
très petites entreprises. Certains indicateurs de
management tels que les adhésions (ex. UNGC)
et la couverture ne sont pas applicables. De cette
façon, seules les questions pertinentes pour
l’entreprise sont prises en compte.
Les documents justificatifs sont essentiels
pour l’analyse des performances RSE de votre
entreprise. Dans la plupart des cas, les très petites
entreprises n’ont pas un système de gestion
RSE aussi développé que celui des grandes
entreprises. Il est donc possible qu’elles n’aient
pas autant de documents officiels ni de rapports
consolidés. La phase de documentation a donc été
adaptée. Pour cette raison, nous accordons plus
de flexibilité et acceptons les pièces justificatives
non formalisées pour les très petites entreprises et
les petites entreprises. Cependant, n’oubliez pas
que les documents doivent toujours satisfaire aux
exigences décrites dans les pages précédentes et
être récents, pertinents, complets et conformes au
périmètre d’évaluation.
Voici quelques exemples de documents justificatifs
provenant de petites entreprises :
E-mails internes concernant la formation de
sensibilisation des employés ;
Matériels de formation ;
Factures d’achat de produits éco-labellisés pour
les actions mises en œuvre ;
Documents montrant la mise en place des
équipements/technologies ;
Politique d’éthique des affaires ;
Tableaux de bord environnementaux internes ;
Feuille Excel contenant des données sur
les ressources humaines, ex. les KPI liés aux
formations des employés ;
Présentation de la gestion interne ;
Documents d’évaluation des risques.
14 23
Je procède à une réévaluation, à quoi
dois-je faire attention ?
Dois-je répondre à toutes les questions depuis le
début et télécharger les mêmes documents ?
Lors de la réévaluation, certaines des réponses
sont pré-remplies dans votre questionnaire. Ces
réponses ont été entrées lors de votre évaluation
précédente et sont automatiquement reportées
avec les documents que vous avez téléchargés
précédemment afin de vous faire gagner du temps.
Les documents téléchargés lors de votre évaluation
précédente se trouvent dans votre bibliothèque de
documents et vous pouvez les ajouter aux nouvelles
questions. Vous pouvez aussi joindre jusqu’à
55 nouveaux documents à votre questionnaire
actuel si nécessaire.
La limite de 55 documents tient-elle compte des
documents joints aux évaluations précédentes ?
Non, les documents joints à vos évaluations
précédentes ne sont pas comptabilisés dans la
limite des 55 documents autorisés pour votre
évaluation en cours. Vous pouvez donc télécharger
55 documents pour chaque nouvelle évaluation, en
plus de ceux que vous avez joints à vos évaluations
précédentes.
Que se passe-t-il si je supprime les liens vers
les documents téléchargés dans l’évaluation
précédente qui ont été automatiquement
reportés dans la nouvelle évaluation ?
Nous ne recommandons pas de dissocier ces
documents précédemment téléchargés des
réponses de votre nouveau questionnaire. Ces
documents ont déjà été vérifiés par nos analystes
et le fait de les dissocier peut diminuer votre score
dans la nouvelle évaluation.
Puis-je supprimer des documents téléchargés
lors des évaluations précédentes ?
C’est possible. Toutefois, il convient de tenir
compte des points suivants avant de supprimer tout
document :
•• Les documents supprimés de votre bibliothèque
de documents le seront définitivement, il n’y a
aucune possibilité de les restaurer ;
•• Si les documents supprimés étaient valides et
pertinents pour une évaluation future, vous
devrez les télécharger à nouveau dans votre
bibliothèque de documents.
15 23
Comment puis-je utiliser la fonctionnalité de plan J’ai soumis des documents via la fonctionnalité
d’actions correctives sur ma plateforme EcoVadis Plan d’actions correctives, ma fiche d’évaluation
Ratings pour améliorer mes résultats d’évaluation va-t-elle être mise à jour immédiatement ?
à l’avenir ?
Non. Votre fiche d’évaluation sera uniquement
Toutes les entreprises qui ont été évaluées et ont mise à jour lors de la prochaine évaluation de votre
reçu une fiche d’évaluation peuvent accéder au plan entreprise.
d’actions correctives sur leur plateforme EcoVadis
Ratings. Cette fonctionnalité, disponible dans la
section « Ma performance », vous permet de :
•• Construire des plans d’amélioration, sur la plateforme,
qui seraient utiles pour les réévaluations ;
•• Communiquer sur les actions correctives
planifiées et terminées avec vos partenaires
commerciaux ;
•• Recevoir des retours de la part de vos partenaires
commerciaux.
Entre les évaluations, vous pouvez télécharger des
documents pertinents via l’onglet « Plan d’actions
correctives » afin de traiter des points d’amélioration
spécifiques de votre fiche d’évaluation. Les
informations que vous incluez dans l’onglet
Plan d’actions correctives sont visibles par
vos partenaires commerciaux. Lorsque vous
commencez une réévaluation, vous pouvez joindre
les documents du plan d’actions correctives que
vous avez téléchargés entre deux évaluations, aux
réponses pertinentes du nouveau questionnaire.

16 23
4. Confidentialité des documents
•• Les documents téléchargés ne seront utilisés
qu’à des fins d’évaluation.
Les informations communiquées sont
confidentielles et ne pourront pas être partagées
sans votre accord, comme indiqué dans nos
conditions générales.
•• Lorsque vous téléchargez un document, vous
pouvez choisir de le partager ou non avec les
entreprises à l’origine de la demande ou vos
partenaires commerciaux.
Les documents relatifs aux plans d’actions
correctives, que vous pouvez joindre entre deux
évaluations, constituent une exception à cette
règle et sont automatiquement visibles pour
les entreprises à l’origine de la demande et vos
partenaires commerciaux une fois téléchargés.
•• Nous nous engageons pleinement à protéger les
données de nos clients.
Veuillez vous référer au centre d’aide pour plus
d’informations.
•• Visitez notre centre de confiance pour en savoir
plus sur nos dernières initiatives en matière de
qualité et de sécurité de l’information.
Vous y trouverez les dernières versions de nos
certificats ISO 9001 et ISO 27001 à consulter et
télécharger.
•• Pour respecter la législation sur la protection
de la vie privée, vous pouvez expurger les
informations personnelles ou commerciales
sensibles dans les documents fournis pour
l’évaluation.
Cela n’a pas d’impact sur la validité de vos
documents et ils seront toujours analysés.
17 23
5. Navigation sur la plateforme
Joindre des documents
La plupart des réponses du questionnaire doivent
être accompagnées par au moins un document
justificatif. Nos analystes RSE examineront chaque
document joint et détermineront si il valide les
déclarations faites.
Comment joindre un document justificatif pour
accompagner votre réponse :
•• Sélectionnez un document existant depuis votre
bibliothèque de documents ou téléchargez un
nouveau document.
•• Indiquez la page où se trouve la preuve et ajoutez
des commentaires pertinents, le cas échéant.

18 23
Gérer vos documents
Tous les documents téléchargés seront visibles dans
votre bibliothèque de documents, qui est accessible
depuis le menu dans le coin supérieur droit de votre
questionnaire.
Utilisez la bibliothèque de documents pour :
•• Consulter, modifier ou supprimer des documents
téléchargés pour l’évaluation ;
•• Vérifier à quelle(s) réponse(s) chaque document
est lié. Notez qu’un document ne sera pas pris en
compte s’il n’est joint à aucune réponse.

19 23
Avant de valider le questionnaire
Comment vérifier s’il manque des documents
joints ou informations :
Icône rouge : aucun document justificatif n’a été
joint à la réponse.

Icône jaune: un document justificatif a été joint sans

indication de la ou des pages où se trouve la preuve.

Page « Vérification et validation » : obtenez un

aperçu de votre progression et vérifiez si des
questions obligatoires sont restées sans réponse ou
s’il manque des informations.

20 23
6. Check-list
J’effectue ma première évaluation : J’effectue une réévaluation :
J’ai vérifié que tous les documents justificatifs sont liés à notre système de J’ai vérifié la validité et l’éligibilité de tous les documents fournis lors de
gestion RSE. ma précédente évaluation et j’ai réutilisé ceux qui étaient pertinents dans
l’évaluation actuelle.
J’ai vérifié que tous les documents sont authentiques, formels et pleinement
intégrés dans notre système de gestion RSE. J’ai téléchargé de nouveaux documents ou des documents récemment mis à
jour.
J’ai compris le périmètre d’évaluation de mon entreprise et j’ai fourni les
documents correspondant au périmètre concerné. J’ai vérifié que les réponses au questionnaire pré-remplies sur la base de mon
évaluation précédente sont accompagnées de documents valides.
J’ai préparé mes documents en respectant le format et la taille de fichier
acceptables et les documents sont toujours à jour (dans la période de validité J’ai lié les réponses au questionnaire aux documents du plan d’actions
indiquée). correctives applicable.
J’ai téléchargé tous les nouveaux documents dans ma bibliothèque de Je comprends que la suppression ou la dissociation des documents
documents et les ai joints aux réponses appropriées dans le questionnaire téléchargés lors de mon évaluation précédente qui ont été automatiquement
d’évaluation. reportés dans l’évaluation actuelle peut avoir un impact négatif sur le résultat
de mon évaluation actuelle.
Je comprends que mes documents resteront confidentiels.
Je me suis assuré que les documents téléchargés sont conformes aux lois et
règlements applicables.
J’ai vérifié que les documents ne sont pas combinés ou dupliqués, et que
toutes les réponses appropriées sont liées à au moins un document pertinent
et valide.

21 23
7. Foire aux questions
Visitez le centre d’aide EcoVadis pour plus d’informations.

1. Pourquoi y a-t-il une limite au nombre de documents pouvant être fournis ?

2. Quel type de documents justificatifs puis-je fournir si je dirige une très petite
entreprise (XS) ?
3. Quels types de documents justificatifs puis-je fournir ?
4. Que prévoit EcoVadis face aux documents justificatifs frauduleux ?
5. Comment EcoVadis utilisera mes documents ? Qui a accès à mes documents ?
6. Est-il possible de fournir des documents de la maison mère et des filiales ?
7. Gardez-vous les documents/réponses fournis lors de l’évaluation
précédente ?
8. Puis-je supprimer des documents associés à des évaluations précédentes ?

Vous avez des questions ? Contactez support.ecovadis.com

22 23
 À propos d’EcoVadis : de l’atténuation des risques à la
performance et à l’impact
EcoVadis fournit des évaluations et des renseignements sur la RSE qui sont utilisés dans les chaînes de valeur mondiales, la
finance et le commerce, afin d’offrir des informations détaillées sur les risques environnementaux, sociaux et éthiques dans plus
de 200 secteurs industriels et 160 pays. La solution EcoVadis Intelligence Suite couvre les éléments suivants :

Cartographie des risques Notations et suivi de la RSE Outils d’engagement et Service, assistance
d’amélioration et communauté
EcoVadis IQ cartographie le EcoVadis Ratings engage les
paysage complet de vos entreprises dans l’analyse Des fiches d’évaluation détaillées Les offres Enterprise
fournisseurs pour déterminer comparative et le suivi, fournissent un retour comprennent une assistance à
les risques intrinsèques afin d’atténuer les risques d’information et des conseils pour la gestion du programme
et identifie les besoins et d’améliorer leur les améliorations. Le Carbon (gestion du changement,
supplémentaires en matière performance RSE. Une Action Module permet cartographie du parcours,
de diligence raisonnable. méthodologie robuste d’approfondir la mesure, le déploiement mondial,
couvrant 21 critères reporting et la réduction des intégration des fournisseurs/
et une veille 360° qui analyse émissions de GES. Le plan entreprises évalués, tableaux
les apports externes (ex. d’actions correctives permet de de bord et reporting) et des
syndicats, ONG, listes de collaborer avec les clients/ options de formation pour les
surveillance, actualités, etc.), demandeurs pour prioriser les demandeurs (acheteurs,
permettent d’obtenir des améliorations. Une plateforme gestionnaires de portefeuille,
notations fiables sur d’E-learning en ligne propose des etc.) et les entreprises
une échelle de 0 à 100, faciles parcours autoguidés pour aider évaluées.
à intégrer dans vos décisions vos fournisseurs et vous-même à
d’achats ou commerciales. renforcer vos connaissances.

Droits d’auteur : Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, modifiée ou distribuée sous quelque forme ou de quelque façon que ce soit sans la permission écrite d’EcoVadis.
Absence de garantie : Ce document a été rédigé à des fins informatives seulement, et EcoVadis ne garantit pas l’exactitude, la fiabilité, l’exhaustivité de l’information, du contenu, du texte, et des graphiques ci-inclus, et peut être modifié sans préavis.
Limites de responsabilité : En aucun cas, EcoVadis ou ses filiales ne sauraient être tenus responsables de tout dommage direct, indirect, spécial, incident ou consécutif résultant de l’utilisation d’opinion ou d’information énoncées expres-
sément ou implicitement dans cette publication.

Copyright © 2022 EcoVadis SAS (Paris, France) Tous droits réservés