Comment respecter la limite

documentaire et éviter d’envoyer

des documents combinés
Classification du document | Document public EcoVadis EcoVadis 2022 V1.0 FR
Qu’est-ce qu’un document
combiné ?
On parle de « document combiné » lorsque
plusieurs documents ont été fusionnés et
téléchargés en tant que document justificatif
unique. Par exemple, une entreprise évaluée ne
devrait pas soumettre un document qui contient
un mélange de politiques environnementales,
d’informations sur l’évaluation des risques et de
matériel de formation.
Pourquoi les documents
combinés ne sont-ils pas
acceptés lors de l’évaluation ?
Les documents démontrant un système de gestion
RSE solide doivent être préexistants, bien structurés
et facilement accessibles par les parties prenantes.
Voilà le type de documents justificatifs à télécharger
lors de l’évaluation EcoVadis. Le téléchargement de
documents combinés ne reflète pas vraiment la
réalité ni la maturité du système de gestion et n’est
pas considéré comme une bonne pratique
d’engagement des parties prenantes ou de reporting.
De plus, cette pratique ne s’aligne pas sur la limite
de 55 nouveaux documents fixée pour chaque
évaluation EcoVadis.
Nous encourageons les entreprises à communiquer
sur les informations relatives à leur système de
gestion RSE de manière transparente et bien
structurée. Notre analyse montre que les
entreprises les plus performantes ont tendance
à avoir des rapports consolidés formalisés (p. ex.,
des rapports RSE ou des rapports annuels) qui
peuvent être liés à plusieurs réponses, ce qui leur
permet d’obtenir un score élevé sans soumettre
de documents combinés.
Les documents combinés ne seront pas analysés,
sauf dans les cas suivants :
• Collection de certificats pour plusieurs sites
opérationnels (p. ex., ISO 14001 de plusieurs
filiales, annexes de certificats) ;
• KPI consolidés pour plusieurs sites opérationnels
(p. ex., une feuille Excel contenant un résumé des
KPI avec une ventilation des données par site).
2 9
Tous les documents inclus dans un document combiné doivent être joints en
tant que documents indépendants et autonomes sous les réponses applicables
du questionnaire.

Exemples de documents combinés qui ne seront pas acceptés

Documents contenant un ensemble de preuves sans rapport entre

elles (p. ex., des tableaux, des reçus et des photos) dans un seul
fichier document pour tenter de répondre à plusieurs questions.

Un document combiné contenant plusieurs sous-documents.

Les sous-documents pourraient être formalisés, mais ont été
intentionnellement fusionnés pour le questionnaire EcoVadis.

Documents avec une table des matières personnalisée qui lie les
documents justificatifs aux réponses au questionnaire. Cela inclut
les preuves jointes en tant que fichier ou lien.

3 9
Quel ordre de priorités dois-je utiliser pour télécharger mes documents
tout en respectant la limite fixée de 55 nouveaux documents ?
EcoVadis a établi une limite de 55 nouveaux documents justificatifs pour chaque nouvelle évaluation, quelle que soit la taille
de votre entreprise. Pour tirer parti de votre évaluation, il est important de classer les documents par ordre de priorité lors du
téléchargement. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :

1. Concentrez-vous sur les questions de RSE les plus importantes pour votre entreprise.

ASTUCE
Concentrez-vous sur
les critères activés, en
Risque secteur particulier ceux qui sont
marqués d’une
Classification du
importance « élevée ».
secteur d’activité
identifiée Cliquez sur les flèches
pour plus d’informations

Si le critère est non

activé pour votre
secteur d’activité, il
n’est pas nécessaire
de fournir des
documents
justificatifs relatifs à
ce thème.

4 9
 La méthodologie EcoVadis évalue les performances RSE d’une entreprise
selon quatre thèmes principaux : Environnement, Social & Droits Humains,
Éthique et Achats Responsables. Pour tenir compte des différences entre
les entreprises évaluées en fonction de leur taille, de leur localisation
géographique et de leur secteur d’activité, la méthodologie EcoVadis attribue
des pondérations relatives différentes (entre 1 et 4) aux quatre thèmes RSE.
Vous devez donc vous concentrer sur les thèmes qui ont le poids le plus élevé
dans votre évaluation.
Vous pouvez consulter votre évaluation de matérialité sur les profils de risques
secteur de la plateforme EcoVadis. Elle vous aidera à identifier les questions
de RSE pertinentes et la pondération des thèmes pour votre entreprise. Si le
critère ou le thème est indiqué comme non activé pour votre secteur d’activité,
il n’est pas nécessaire de fournir de documents justificatifs relatifs à ce thème.

2. EcoVadis évalue les quatre thèmes ci-dessus au moyen de trois indicateurs

de management clés : les politiques, les actions et les résultats. Il est
recommandé de présenter une quantité équilibrée d’informations sur chaque
indicateur. Consultez les documents Méthodologie d’évaluation EcoVadis
Ratings : Aperçu & Principes et Principes de la notation EcoVadis pour plus
d’informations.

5 9
3. Réfléchissez aux documents qui illustrent le Documents accessibles Documents vérifiés par Documents du système
Documents formalisés
mieux l’efficacité du système de gestion RSE au public des tiers de gestion interne
de votre entreprise et donnez la priorité aux
• Rapport ESG/RSE • Certificats du système de • Code de conduite/ • Matériel de formation
documents suivants : gestion RSE (p. ex., éthique interne
• Rapport annuel
ISO 14001, ISO 45001) • Guide des collaborateurs • Procédure opératoire
• Documents présentant un niveau élevé de
• Actions mises en œuvre • Conventions collectives standard
transparence et vérifiés par une tierce partie ; et vérifiées par une tierce (signées) • Présentation de la
partie indépendante
• Documents qui peuvent fournir des preuves ◦ Dossier d’installation
gestion interne
pour étayer plusieurs questions (p. ex., rapport de panneaux solaires • Documents d’évaluation
RSE ou rapport annuel) ; ◦ Audit externe de des risques
comptabilisation des
• Documents à usage externe et vérifiés par une GES
tierce partie (p. ex., ISO 14001 ou ISO 45001) ; • Rapport d’audit de
conformité sociale sur
• Documents internes formalisés qui démontrent site
le système de gestion RSE de votre entreprise
(p. ex., code de conduite/guide des
collaborateurs) ;
4. Un document constitue généralement une 5. S’ils sont liés à la même norme, les
• Documents du système de gestion interne. preuve concrète suffisante de la mise en informations et les certificats de reporting de
œuvre d'une action. Par exemple, il n’est pas plusieurs sites peuvent être fusionnés en un
Veuillez noter que l’ordre de priorité nécessaire de fournir les évaluations des risques seul document.
recommandé pour les documents justificatifs en matière de santé et de sécurité de différentes
a pour but de vous aider à tirer le meilleur parti années. Si votre entreprise possède plusieurs
de la limite de 55 documents. Il ne garantit pas sites opérationnels qui ont mis en œuvre la
un meilleur score d’évaluation car l’évaluation même mesure, il suffit de fournir des preuves
dépend de la qualité des preuves que vous provenant de l’un de ces sites.
soumettez et non de la quantité.

6 9
Lorsque vous procédez à une réévaluation, gardez
à l’esprit les points suivants :
1. Concentrez-vous sur les points d’amélioration indiqués sur la fiche d’évaluation.
Cela vous fournira des informations supplémentaires sur les bonnes pratiques que nous
recommandons de mettre en place pour améliorer le système de gestion des entreprises
évaluées. Les niveaux de priorité (faible, moyen et élevé) sont liés au nombre de critères
couverts par chaque point d’amélioration et à leur impact potentiel sur le score d’évaluation.
Les points d’amélioration ayant un niveau de priorité plus élevé couvrent généralement plus
de critères. En abordant ces points par ordre de priorité, votre entreprise pourra renforcer sa
performance RSE. Notez que ce classement par priorité est un simple guide pour aborder
les questions les plus importantes et ne garantit pas une augmentation du score.

Ma performance
Faites défiler
l’écran jusqu’à
Forces et Points
d’amélioration.

ASTUCE
Concentrez-vous sur
vos points
d’amélioration. Si,
dans l’évaluation
précédente, il vous
manquait certaines
adhésions ou vous
n’aviez pas présenté
de KPI utiles, vous
avez maintenant la
possibilité de les
inclure dans la
nouvelle évaluation.

7 9
2. Vérifiez que les documents de la précédente évaluation soient toujours
valides (documents généraux : huit ans ; KPI : deux ans). Tant qu’ils sont
encore valides, il n’est pas nécessaire d’ajouter des documents de politique
ou d’action identiques d’années différentes, sauf s’ils ont été mis à jour ou
renouvelés.

3. Utilisez l’onglet de retour d’information pour savoir pourquoi certains

documents ont été rejetés par nos analystes. Vous pourrez soumettre des
documents alternatifs en commençant un nouveau questionnaire.

• Vous verrez une liste des • Cliquez sur la flèche vers

documents avec un
bouton vert « Évalué »,
un bouton noir « Non
évalué » ou un bouton
rouge « Rejeté ».
le bas pour savoir
pourquoi un document
a été rejeté.

Plan d'actions
correctives
Autre →
Documents

Si vous avez besoin de conseils ou d’informations supplémentaires, n’hésitez pas

à contacter votre Account Manager ou notre équipe support.

8 9
À propos d’EcoVadis : de l’atténuation des risques à la performance
et à l’impact
EcoVadis fournit des évaluations et des renseignements sur la RSE qui sont utilisés dans les chaînes de valeur mondiales, la finance et le
commerce, afin d’offrir des informations détaillées sur les risques environnementaux, sociaux et éthiques dans plus de 200 secteurs industriels
et 160 pays. La solution EcoVadis Intelligence Suite couvre les éléments suivants :

Cartographie des risques Notations et suivi de la RSE Outils d’engagement et Service, assistance
d’amélioration et communauté
EcoVadis IQ cartographie EcoVadis Ratings engage
le paysage complet de vos les entreprises dans l’analyse Des fiches d’évaluation Les offres Enterprise
fournisseurs pour déterminer comparative et le suivi, détaillées fournissent un retour comprennent une assistance
les risques intrinsèques afin d’atténuer les risques d’information et des conseils à la gestion du programme
et identifie les besoins et d’améliorer leur performance pour les améliorations. Le (gestion du changement,
supplémentaires en matière RSE. Une méthodologie Carbon Action Module permet cartographie du parcours,
de diligence raisonnable. robuste couvrant 21 critères d’approfondir la mesure, le déploiement mondial,
et une veille 360° qui analyse reporting et la réduction des intégration des fournisseurs/
les apports externes (p. ex., émissions de GES. Le plan entreprises évalués, tableaux
syndicats, ONG, listes de d’actions correctives permet de de bord et reporting) et des
surveillance, actualités, etc.), collaborer avec les clients/ options de formation pour
permettent d’obtenir des demandeurs pour prioriser les l’entreprise à l’origine de la
notations fiables sur améliorations. Une plateforme demande (acheteurs,
une échelle de 0 à 100, faciles d’E-learning en ligne propose gestionnaires de portefeuille,
à intégrer dans vos décisions des parcours autoguidés pour etc.) et les entreprises évaluées.
d’achats ou commerciales. aider vos fournisseurs et vous-
même à renforcer vos
connaissances.

Droits d’auteur : Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, modifiée ou distribuée sous quelque forme ou de quelque façon que ce soit sans la permission écrite d’EcoVadis.
Absence de garantie : Ce document a été rédigé à des fins informatives seulement, et EcoVadis ne garantit pas l’exactitude, la fiabilité, l’exhaustivité de l’information, du contenu, du texte, et des gra-
phiques ci-inclus, et peut être modifié sans préavis.
Limites de responsabilité : En aucun cas, EcoVadis ou ses filiales ne sauraient être tenus responsables de tout dommage direct, indirect, spécial, incident ou consécutif résultant de l’utilisation d’opinion
ou d’information énoncées expressément ou implicitement dans cette publication.

Copyright © 2022 EcoVadis SAS (Paris, France) Tous droits réservés