1-1 L’Ecrit Professionnel

COMMUNIQUER PAR ECRIT

Il est sans doute vrai que sur le plan personnel, nous écrivons peu de lettres et passons beaucoup
de temps au téléphone. Pourtant même ainsi, avec les mails, les SMS, les blogs apparaissent d'autres
formes de correspondance ou de textes comme si, quelle qu'en soit la forme matérielle, nous ne
pouvions nous passer d'écrire. Dans les entreprises, même si la communication orale est essentielle, la
communication écrite reste un des vecteurs importants de communication et joue un rôle
irremplaçable. Mieux même, savoir rédiger apparaît comme un seuil de compétences qui distingue
ceux qui ont des responsabilités de ceux qui ne sont que des exécutants, au point que l'on a pu définir
l'expression écrite comme un « signe de pouvoir dans l'entreprise »
On jugera aussi une candidature d'abord sur la lettre de motivation. C'est elle qui déterminera si
on sera convoqué ou non pour l'entretien. Cette capacité à s'exprimer par écrit est aussi ce qui est
vérifié dans toutes les épreuves comme le rapport de stage ou le mémoire sans parler de la thèse qui
couronne le cycle des études.
Or écrire n'est pas si facile et beaucoup d'étudiants comme de professionnels, tout en écrivant
beaucoup, appréhendent de devoir le faire, faute souvent de bien comprendre ce qui est en jeu dans
l'écriture. C'est pourquoi cette troisième partie avant de vous donner les principes d'écriture des
principaux textes professionnels et universitaires, présentera les règles du jeu de l'écriture et les
exigences de la communication écrite.
L'ECRIT
Les moyens d'expression et de communication de la pensée réagissent sur la pensée elle-même.
L'émergence de l'écriture a ainsi considérablement modifié la pensée humaine. L'écrit reste encore
pour le moment irremplaçable.
1: Un rôle irremplaçable
En quoi l'écrit est-il ainsi irremplaçable ? D'abord parce qu'il permet de garder le souvenir de ce
qui a été exprimé. « Verba volent scripta marient », disait l'Antiquité, et nous nous parlons du pouvoir
de rémanence de l'écriture. L'écriture naît dans une civilisation quand apparaît le besoin de «
conserver », de garder traces, d'aider la mémoire dans le long terme. Ensuite, il faut le reconnaître,
l'écrit est incomparablement efficace. On ne peut prononcer de façon à être audible que 9000 mots à
l'heure à peu près, alors qu'un lecteur moyen peut en lire 28 000 et un très bon lecteur 60 000. Les
vingt minutes d'un journal télévisé apporte autant d'informations directes (il y a bien sûr en plus toutes
les informations indirectes - donc difficilement évaluables rationnellement -contenues dans les
images, le ton du présentateur, etc.) que deux colonnes d'un quotidien comme Le Monde ! La quantité
d'information ainsi transmise par l'écrit est bien évidemment supérieure.
De plus l'information ainsi proposée est à la disposition de son utilisateur. Il lit à son rythme,
dans l'ordre qu'il veut. Il peut revenir en arrière-s’il n'a pas compris, faire des rapprochements
personnels d'éléments séparés, etc. Le texte, parce qu'il est de la communication différée, laisse son
lecteur plus libre de prendre le temps d'analyser le message, d'y revenir, et ainsi de se l'approprier,
même en le critiquant, ou de le rejeter.
Par ailleurs, l'attention que demande l'écrit - celui qui rédige sait que son texte gardera trace de
sa pensée, qu'on pourra s'y reporter, le lui opposer, etc. - oblige à chercher l'expression la plus juste,
la plus précise de ce qu'on veut dire. Ce travail sur soi, sur la langue permet ainsi à la pensée non
seulement de s'affiner, mais aussi même parfois de se révéler en partie. Souvent la recherche de la
bonne expression permet de faire des découvertes sur sa propre pensée. La relation entre la pensée et
l'écriture est plus complexe qu'on ne pourrait le croire. Ecrire n'est pas seulement mettre en forme
quelque chose de préexistant. On parle bien évidemment très normalement dans le langage courant de
la forme et du fond, mais il faut reconnaître que cette distinction commode n'est pas totalement exacte.
Quand on change les mots, on change toujours plus ou moins l'idée.

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On ne peut pas écrire si on ne sait pas ce qu'on veut communiquer, c'est évident, mais par un
curieux effet boomerang, elle-même, la formulation peut permettre de mieux comprendre ce qu'on
voulait communiquer. Bien sûr, nous ne parlons pas là de la communication basique de faits ou de la
transmission d'informations concrètes mais de l'expression d'idées.
C'est pourquoi tout en vous conseillant fermement de ne commencer à rédiger votre rapport de
stage qu'à la fin de votre travail de recherche et de documentation, quand vous savez exactement ce
que vous voulez répondre à la question que vous vous êtes posée, nous vous conseillons aussi (et ce
n'est pas contradictoire) d'écrire le plus souvent possible, dès le départ. Ecrire où vous en êtes, ce que
vous pensez, vos interrogations. Ces écrits d'étape, sont fondamentaux en ce qu'ils vous permettent de
faire le point, de progresser dans votre réflexion, et qu'ils vous entraînent à écrire. Car écrire est un art
difficile et suppose un véritable travail sur plusieurs plans.
2-Un art difficile ?
Il n'est pas si facile d'écrire, c'est une vérité d'évidence et vous en avez tous fait l'expérience. Ne
pensez pas qu'il s'agisse seulement d'une question de don. Ne croyez pas qu'il y a ceux qui « savent
écrire » et les autres ... C'est vrai qu'il y a ici comme ailleurs une question de dons ou de facilités plus
grandes des uns ou des autres pour telle ou telle type d'activité. Mais sachez cependant qu'écrire est
difficile pour tout le monde et que ceux qui savent écrire sont d'abord ceux qui ont su dépasser leurs
premières difficultés. En comprenant ce qui est en jeu dans l'écriture, en s'entraînant, ils ont peu à peu
développé ces qualités que peut-être vous leur enviez.
Ecrire est difficile parce qu'il s'agit d'un processus de transformation. On écrit à partir d'une
matière (idée, expérience, sentiments, connaissance, opinion, etc.) personnelle, intime, intérieure, qu'il
s'agit d'extérioriser, de rendre visible et de présenter sous une forme qui la rende compréhensible à
d'autres. Cette information que je veux communiquer, ce sentiment que je veux faire connaître, cette
expérience que je veux faire partager, etc., il me faut les exprimer (c'est-à-dire les « faire sortir » au
sens strict) et en rendre compte dans une forme qui soit à la fois personnelle (c'est bien « mon »
expérience, « mon » idée, « mon » sentiment, que je veux partager) mais aussi générale (c'est à
d'autres que moi que je veux les communiquer).
Or ce n'est pas facile de passer :
ü De l'implicite à l'explicite ;
ü D’une compréhension souvent globale à une expression qui, compte tenu de la nature du
langage, ne peut être que linéaire, séquencée, successive ;
ü D’une pensée qui peut être floue, mouvante, changeante même à une expression qui doit
être certaine, précise, définie et fixe.
On ne peut ni tout dire ni tout lire à la fois, alors que le cerveau peut fonctionner sur plusieurs plans.
Par ailleurs le fait même d'écrire peut réagir sur notre propre pensée, nous la faire mieux comprendre,
nous en faire découvrir des aspects insoupçonnés. Il y a, comme nous l'écrivions plus haut, une
interaction entre la formulation et la pensée qui complique encore un peu plus le processus et qui
impose de revenir sur son texte jusqu'à ce qu'il soit achevé. Et encore cette impression d'achèvement
est-elle aussi incertaine. Il vous suffira souvent de relire votre texte six mois après pour avoir envie de
le retoucher, de modifier ceci, de clarifier cela. II faut en être conscient pour réussir à être à la fois très
ferme dans la construction du texte et attentif aux découvertes que l'expression elle-même rend
possibles.
Bien sûr à la fin du texte, s'il est bien écrit, le lecteur aura cette vision d'ensemble mais pour
qu'il puisse y parvenir, il aura fallu que l'auteur sache découper son propos en ensembles cohérents
puis organiser la succession de ces ensembles en tenant compte de la logique. (C'est ce qu'on appelle
faire un plan.) Notre pensée peut fonctionner par association, intuitions brusques, vision globale, allers

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et retours, peu importe, mais notre expression doit aller pas à pas en suivant des règles communes à
tous : celles de la logique et celles de la grammaire
Par ailleurs, n'interviennent pas dans l'écriture que des questions de savoir ou de logique. Car,
écrire, c'est bien transmettre un message, une information, une explication ou, selon le type de textes,
procurer une émotion, séduire ou convaincre, mais c'est aussi entrer en relation avec quelqu'un et
donner une image de soi.
C'est là que diverses implications psychologiques peuvent rendre difficile d'écrire d'autant plus
que, généralement, on n'a pas appris à écrire « pour le plaisir » ou pour essayer d'être le plus précis
possible dans l'expression de soi. L'écrit pour la plupart des gens est lié aux études, à l'obligation de
rendre compte de ce que l'on a appris ou compris. Le texte à rendre a un côté normatif et est lié au
jugement. Le devoir rédigé, le commentaire, la dissertation, le rapport, etc., permettent l'évaluation
aux examens.
Ces exercices quels qu'ils soient ont un côté définitif, contrairement aux exercices oraux qui
donnent l'impression d'une plus grande facilité et d'une plus grande liberté. A l'oral on peut rattraper
une mauvaise expression, s'expliquer si on a été mal compris, se justifier, réagir. A l'écrit, non. L'écrit
a donc quelque chose de contraignant qui intimide souvent ceux qui veulent écrire et explique certains
blocages.
3 Des contraintes spécifiques
Bien sûr, il ne faut pas court-circuiter les étapes : plus vous saurez exactement ce que vous voulez dire,
plus vous aurez travaillé et réfléchi avant d'écrire, plus vous écrirez facilement et vite, c'est évident.
Pourtant, quelle que soit la qualité du travail de préparation il n'en demeure pas moins qu'il est
souvent difficile de « démarrer ». Ce que les écrivains appellent le vertige de la page blanche. Ce
projet de rapport de stage, vous le menez depuis un certain temps et d'un coup, votre travail de
préparation doit aboutir, se concrétiser dans un texte qui le rendra visible. C'est un peu le moment de
vérité, un moment intimidant. Par quoi commencer ? Vous le savez, cela a été prévu par votre plan,
mais comment commencer ? L'esprit souvent s'affole et les premiers mots ont du mal à venir. C'est un
sentiment classique et il convient de trouver une méthode pour se jeter à l'eau. Certains font comme
s'ils parlaient à quelqu'un, ils corrigeront ensuite cette première formulation. D'autres lisent ou relisent
un texte bien écrit ou plutôt écrit dans le style du texte qu'ils veulent rédiger, pour trouver un ton, un
rythme. D'autres encore attendent en gribouillant d'avoir trouvé une bonne formule. D'autres relisent
ce qui précède ce qui leur permet de rester dans le même type de formulation. À vous de trouver «
votre » technique, mais sachez que les démarrages sont toujours un peu difficiles.
Il est toujours difficile par ailleurs de trouver l'expression juste, celle qui rendra compte, le
plus exactement possible, de ce que l'on veut dire et sera le plus clairement comprise par son lecteur.
Il convient le plus souvent de retravailler son texte, de le relire, de le corriger et de le modifier
plusieurs fois. Ce temps de la réécriture au moins partielle des textes est incontournable et le prévoir
bien en amont permet de n'avoir pas la désagréable impression, en se relisant, juste avant la
soutenance par exemple, de ne plus rien comprendre à ce qu'on a voulu dire. Il faut réécrire pour
préciser sa pensée, corriger les expressions maladroites, supprimer les redites, clarifier les
enchaînements, élaguer les longueurs, etc. Ecrire prend du temps ! Beaucoup plus de temps qu'on ne
l'imagine généralement. Il faut en tenir compte.
Par ailleurs, il est essentiel dans votre gestion du temps de prévoir qu'une fois la rédaction finale
commencée, il vous faudra travailler dans la continuité et en vous dégageant des plages de temps
relativement importantes. On ne peut pas rédiger un texte un peu construit en s'y mettant à ses
moments perdus, quelques minutes par ci, une demi-heure par-là, en le laissant de côté plusieurs jours
d'affilée puis en le reprenant de façon aléatoire. Toute interruption dans le processus de rédaction vous
ramène très en arrière et complique très lourdement votre travail. Vous devez donc vous organiser

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pour, en période de rédaction, pouvoir consacrer chaque jour quelques heures à cette tâche. La
régularité dans votre travail, votre disponibilité intellectuelle sont des facteurs clefs de réussite.
Cela ne veut pas dire pour autant que vous réussirez à rédiger le même nombre de pages tous les
jours ! Vous découvrirez assez vite qu'il y a les jours « avec » où les mots viennent aisément, les
phrases semblent se structurer toutes seules, votre pensée comme votre démarche vous semblent
claires et les jours « sans » où tout résiste ! Ces alternances entre jours féconds et jours stériles sont
normales et ne doivent pas vous décourager. Écrire n'est pas un processus continu. Les phrases, la
bonne formulation des idées, les expressions claires viennent un peu quand elles veulent. C'est vrai,
mais il n'en demeure pas moins qu'elles ne viendront pas du tout si vous ne maintenez pas un rythme
régulier de travail et si vous ne gardez pas plus ou moins toujours présent à l'esprit votre sujet et
votre travail de rédaction. Bien sûr nous ne saurions aller plus loin sans vous rappeler que s'il est
important de comprendre, il est essentiel aussi, en ce qui concerne l'expression et la communication de
s'entraîner. Plus vous écrirez, en vous efforçant d'appliquer les conseils que vous trouverez ci-après,
mieux vous écrirez !
LES EXIGENCES DE COMMUNICATION ECRITE
Ecrire nous le disions est une activité à la fois bien simple et bien complexe qui fait intervenir différents
paramètres. Pour mieux comprendre ce qui se passe dans ce processus nous voudrions aborder les choses non
plus de façon chronologique comme les cours classiques de rhétorique qui suivent les différentes étapes de la
création d'un texte mais de façon synthétique, en vous proposant de passer en revue les éléments dont il faut
tenir compte pour qu'il y ait communication et communication réussie.

1- Tenant aux personnes

A. L'émetteur (auteur)
C'est d'abord à l'auteur, c'est-à-dire à « vous », qu'il faut vous intéresser pour commencer.
L'expression met en jeu la personnalité entière et dépend de toute une série de facteurs conscients et
inconscients, de votre culture, de votre histoire personnelle, dont il faut tenir compte. On parle, on
écrit avec tout ce que l'on est.
Une partie d'ailleurs des techniques d'expression est fondée sur la psychologie et emprunte ses
exercices à cette discipline. Ce n'est pas d'abord notre démarche ici, mais il ne faut pas ignorer cette
composante essentielle.
Ainsi, votre premier travail en techniques d'expression va consister à « prendre conscience » de
la problématique de l'expression, et à en bien comprendre le caractère personnel. L'apprentissage des «
techniques » proprement dites -techniques de construction du plan, de composition de l'argumentation,
de rédaction - ne peut être efficace que s'il se fonde sur une appréciation correcte de votre capacité à
vous exprimer et à entrer en relation avec autrui. De quoi donc faut-il prendre conscience ?
Problèmes généraux
D'abord, des problèmes que pose l'écrit. Vous ne vivez pas sur une île déserte et vous ne pouvez
pas faire abstraction du monde qui vous entoure, de sa façon de penser, de parler ou de réagir. Il y a
forcément une interaction entre nous et les autres et nous réagissons les uns sur les autres.
Vos problèmes d'expression écrite, si vous en avez, sont, pour une part, très personnels et
dépendent de votre propre histoire et de votre personnalité, mais ils participent aussi, pour une autre

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part, des problèmes généraux et de la façon dont notre société s'exprime. Ils s'inscrivent forcément
dans une problématique dont il faut tenir compte.
Il faut donc prendre conscience de la façon dont notre culture traite l'écrit et mieux
comprendre la façon dont les autres moyens de communication ont peut-être influé sur lui. En
particulier les modes de composition de l'audiovisuel qui joue de l'articulation entre les mots et
l'image, influencent (en moyenne nous regardons la télévision plus de trois heures par jour, et peu de
gens lisent aussi longtemps tous les jours !) notre relation aux mots. Nous sommes habitués à des
phrases qui ne donnent qu'une partie de l'information. L'autre partie est bien sûr contenue dans l'image.
Mais bien évidemment elle manque quand nous nous mettons à écrire et gardons ainsi une partie de
l'information pour nous. De même nous avons l'habitude de « zapper », de passer d'un exposé à l'autre,
d'une histoire à l'autre, recomposant une sorte d'histoire personnelle à partir de toutes ces histoires
différentes ! On est bien loin là de la suite logique d'un texte ou d'un discours unique, tel que l'écrit
nous le propose et tel que nous devons l'écrire pour être compris comme nous voulons l'être !
PROBLEMES PERSONNELS
Il faut ensuite évaluer votre capacité à vous exprimer et à communiquer, en particulier en
prenant la mesure de vos qualités et de vos défauts.
C'est à partir d'eux en effet que vous allez travailler, pour majorer les unes et minorer les autres.
Comprenez bien qu'il n'y a pas une « seule » bonne façon de dire ou d'écrire. Dans les limites
fixées par le code, vous avez toute latitude pour trouver la meilleure façon de faire et ce sera
forcément la plus personnelle. Il n'y a pas un niveau moyen neutre d'écriture qui serait une sorte d'idéal
abstrait. Il y a des individus différents qui cherchent à dire de la façon la plus précise, sans se trahir
eux-mêmes, ce qu'ils pensent. Il s'agit donc d'arriver, à partir de ce que vous êtes, à l'expression la plus
claire et la meilleure pour vous et pour votre lecteur. Par exemple, si vous y faites suffisamment
attention, vous saurez rapidement si vous avez tendance à être trop « sec », à concentrer tellement
votre pensée que vous ne fournissez à votre lecteur que des formules lapidaires et un peu obscures.
Prenez la mesure de la qualité manifestée ainsi : vous avez certainement le sens de la synthèse et vous
distinguez rapidement l'essentiel de l'accessoire, mais à trop réduire vous risquez d'être obscur.
Votre lecteur ne possède pas en effet forcément tous les éléments qui vous permettent d'arriver à telle
ou telle conclusion. Si vous voulez qu'il vous comprenne ou qu'il adhère à votre suggestion, donnez-
lui les différents jalons qui lui permettront de suivre votre raisonnement. Si la concision de votre texte
le rend peu clair, c'est souvent parce que vous avez brûlé les étapes. Il faut veiller alors à rétablir le
cheminement normal d'une pensée logique et apprendre à « étoffer » votre texte par l'emploi
d'arguments, de preuves, d'illustrations ou d'exemples.
Rien à voir évidemment avec l'art du délayage ! Jamais, en aucun cas, il ne s'agit de délayer, c'est-à-
dire d'allonger indûment sa pensée. Il ne faut donner que les éléments indispensables à la
compréhension, encore faut-il s'assurer qu'on donne bien tous ces éléments.
Cette première évaluation de votre façon d'écrire est fondamentale puisqu'elle va déterminer
votre façon de travailler en techniques d'expression. Ainsi certains devront insister sur l'enchaînement
des idées, d'autres sur la mise en valeur des arguments, d'autres encore sur la précision des termes ou
la clarté du style... et chacun devra définir d'abord le point ou les points sur lesquels devra porter
l'essentiel de son effort.
Il faut aussi vous interroger sur le genre des textes. Nous ne réagissons pas de la même façon
non plus en fonction du genre de texte que nous avons à écrire.
Certains textes nous paraissent faciles à écrire et d'autres nous paralysent. Essayez de comprendre
pourquoi et vérifiez qu'il ne s'agit pas d'une méconnaissance technique. Devoir rédiger un résumé,
une note ou un compte rendu peut être réellement très difficile si on ignore les objectifs et les règles de
composition et d'écriture de ce genre de texte. Dans ce cas, ce n'est pas votre capacité à l'expression

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qui est en cause, mais votre connaissance... et rien n'est plus facile que d'apprendre alors les règles que
vous ignorez. Mais vous pouvez aussi avoir des difficultés à écrire pour d'autres raisons plus
obscures et plus personnelles. Par exemple, vous avez peur de vous révéler dans ce que vous écrivez,
vous n'avez pas confiance en vous, vous vous sentez maladroit, vous n'osez pas affirmer nettement
votre point de vue. Là aussi il vous faut comprendre d'abord ce qui ne va pas avant d'essayer de vous
corriger. Dans tous les cas un travail réel sur les moyens d'expressions - règles d'écriture de tel ou tel
texte, vocabulaire, grammaire, règles de présentation - ne peut être que bénéfique en vous apportant
assurance et confiance en vous.
3. Fonctionnement du langage
Enfin, il est essentiel de prendre conscience de ce qu'est le langage pour vous. Pour écrire nous
nous servons du langage, c'est évident. Nous nous en servons trop souvent, sans y faire attention,
comme de quelque chose qui va de soi. Or, écrire, parler, c'est pratiquer des choix entre tel ou tel mot,
telle ou telle formule, telle ou telle structure de la langue. Ces choix sont faits, la plupart du temps, de
façon inconsciente. Apprendre à écrire, ce sera aussi s'efforcer de choisir de façon plus consciente les
éléments de son discours.
Ce que vous partagez en effet normalement avec votre lecteur, c'est tout le langage de la raison
et de la logique, c'est donc celui-là que vous devez employer dans le type d'écrits professionnels ou
universitaires qui nous intéressent ici. Méfiez-vous du poids que vous ajoutez aux mots, ce que les
linguistes appellent la connotation d'un mot. Dénotation et connotation désignent toutes les deux le
sens du mot ; mais la dénotation du mot, c'est le sens ou les sens objectifs, tels qu'ils sont répertoriés
par les dictionnaires ; la connotation, ce sont les sens subjectifs, les impressions que chacun d'entre
nous associe à tel ou tel mot en fonction de son histoire, de la façon dont il l'a appris ou des souvenirs
qui s'y rattachent.
Le mot « automne » par exemple, pour le dictionnaire et pour tout le monde, est la « saison qui
succède à l'été et précède l'hiver, caractérisée par le déclin des jours, la chute des feuilles » (définition
du Petit Robert) mais il n'appartient qu'à vous de savoir si cette saison est synonyme de joie ou de
tristesse. Pour la plupart des gens, cette saison se rattache à la mélancolie, à l'endormissement ou à la
mort, mais vous voyez qu'il ne s'agit là que d'impressions et non de définitions puisque d'autres
associent plutôt à l'automne la joie des vendanges ou les plaisirs de la chasse.
Encore s'agit-il là d'un mot renvoyant à un espace de temps assez facile à définir, imaginez
comme notre subjectivité joue sur les termes abstraits ou affectifs !
Ces diverses interrogations que vous devez porter sur vous-même ne doivent pas (bien au contraire !)
vous renfermer sur vous. Si vous voulez qu'il y ait communication, il faut tenir compte de façon
essentielle du récepteur de votre message, en l'occurrence ici de votre lecteur.
B. Le lecteur
1. Prendre en compte le destinataire
On n'écrit pas pour soi, mais pour un autre. Si vous voulez que cet autre, forcément différent de
vous, vous comprenne, il faut apprendre, en écrivant, à vous mettre à sa place. Or, trop souvent, au
contraire, on ne considère ce que l'on a à écrire qu'en fonction de soi, de l'intérêt ou du désintérêt que
l'on éprouve pour le sujet, des difficultés qu'on a pu avoir pour rassembler l'information
Les règles d'écriture - obligation du plan, de l'introduction ou de la conclusion, nécessité de faire
des phrases courtes, d'éviter les répétitions, les fautes d'orthographe, d'employer la ponctuation par
exemple - ne sont pas arbitraires. Elles correspondent à cette double obligation de clarté vis-à-vis de
soi et surtout de « lisibilité » pour le lecteur. Elles sont donc tout à la fois fixes dans leur définition et
adaptables dans leurs modalités en fonction de celui-ci.
2. S'interroger sur ses attentes
Vous ne devez pas commencer à écrire sans vous être préalablement interrogé sur votre destinataire.
C'est en fonction de ce qu'il attend de votre texte, de ce qu'il sait ou pas du sujet que vous allez :

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ü Sélectionner vos informations,

ü Composer votre plan,
ü Choisir votre niveau de langue et votre style.
C'est vrai pour tous les types d'écrits : les publicitaires, avant d'imaginer leur message, se préoccupent
de ce qu'ils appellent la cible ; les journalistes adaptent leur article au lectorat de leur journal ; les
hommes politiques rédigent leurs discours en fonction de leur auditoire. C'est vrai pour les écrits
professionnels. Vous ne vous adresserez pas de la même façon à un client, à un inspecteur des impôts,
à un supérieur hiérarchique, même si vous rendez compte du même problème à vos trois
interlocuteurs. C'est vrai aussi pour les épreuves écrites des examens. Là, votre lecteur n'est pas une
personne que vous connaissez réellement, mais c'est quelqu'un dont vous pouvez connaître très
précisément les attentes.
Les épreuves d'examen sont faites, en effet, pour tester un certain nombre de connaissances et
d'aptitudes et on ne vous demandera pas de faire preuve d'imagination ou d'originalité dans la
conception de ces épreuves elles-mêmes. Au contraire, ce sont des types d'écrits très clairement et très
précisément normalisés. C'est pourquoi, il est essentiel de bien comprendre ce qu'on attend de vous et
surtout sur quels critères seront jugés vos textes. Votre correcteur fera abstraction lui aussi, autant que
faire se peut, de sa personnalité. Il ne jugera votre texte qu'en fonction des critères de l'épreuve et du
barème établi.
Etre son propre critique
Pour vous juger vous-mêmes, essayez de voir votre texte de l'extérieur. C'est un des grands
principes de l'écriture que nous trouvons formulé ainsi par La Bruyère dans Les Caractères :
« Tout écrivain, pour écrire nettement, doit se mettre à la place de ses lecteurs, examiner
son propre ouvrage comme quelque chose qui lui est nouveau, qu'il lit pour la première
fois, où il n'a nulle part, et que l'auteur aurait soumis à sa critique ; et se persuader
ensuite qu'on n'est pas entendu seulement à cause que l'on s'entend soi-même, mais parce
qu'on est en effet intelligible ».
Une grande partie du travail de rédaction va consister en effet à « faire sortir de vous » les
informations, les précisions, les réflexions, etc. que vous voulez communiquer à votre lecteur et à les
organiser de façon à ce qu'elles soient compréhensibles pour un autre. Pour cela il vous faut sortir de
vos préoccupations, de votre connaissance du sujet, de votre vocabulaire personnel ou de celui de
votre entreprise.
C. Le réfèrent
Dans cette optique qui met le lecteur en premier dans l'ordre de vos préoccupations, il ne faudra
pas négliger un élément essentiel : le réfèrent. Qu'est-ce que le réfèrent ou le référentiel ?
C'est ce à quoi renvoie le texte : la situation qui a nécessité l'envoi de telle ou telle note ; le
contexte dans un livre ; le système de culture auquel se rattache telle ou telle formule. Il est essentiel,
pour qu'il y ait communication, de savoir si votre lecteur possède les mêmes éléments de référence
que vous.
C'est pourquoi, très souvent vous devrez faire, dans l'introduction, des rappels à propos de telle
ou telle situation, donner la définition de certains termes ou préciser dans quel sens vous allez discuter
de telle ou telle notion.
2 -Tenant au message
Le message est ce que l'on veut transmettre à son lecteur
A. Le genre du texte
Pour que cette transmission soit possible, pour qu'il y ait communication, il faut qu'il y ait un langage
commun entre celui qui parle et celui qui écoute, celui qui écrit et celui qui lit. Il faut que les deux
soient d'accord sur un minimum de règles précises et que l'un comme l'autre s'efforcent de les
appliquer. C'est fondamental pour éviter les distorsions du message ou plutôt pour essayer de les éviter

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au maximum, car, ne nous leurrons pas, la communication parfaite est un objectif à atteindre, un idéal
sans doute mais dont nous sommes le plus souvent assez éloignés.
Parmi ces règles, une importante et à laquelle on ne pense pas toujours, concerne le « type des textes ».
Tous les textes ne s'écrivent pas de la même façon et leurs règles d'écriture ne dépendent pas
seulement de la volonté de l'auteur. Elles dépendent aussi du genre du texte qu'il écrit. En jugeant
votre note, votre commentaire de cas ou votre rapport de stage, etc. votre correcteur ne juge pas
seulement la qualité des idées, la pertinence du raisonnement ou la clarté du style, mais aussi
l'adéquation de votre texte au genre de texte qui vous est demandé d'écrire.
Quand on vous demande de faire un rapport de stage de tel type ou une note, on vous demande de
remplir un certain nombre de conditions - non pas seulement de forme mais de genre - qui sont
importantes car elles ont trait aux objectifs du texte. Votre lecteur s'attend à lire un texte dont il sait
comment il pourra l'utiliser et surtout comment il doit le lire en fonction du genre défini.
On ne lit pas de la même façon un poème, un roman ou une note de service ! Il y a une adaptation
nécessaire du lecteur, comme il y a eu une adaptation nécessaire de l'auteur. C'est pourquoi, il est très
important de bien comprendre, avant de vous lancer dans quelque travail d'écriture que ce soit, quel est
le genre du texte que vous voulez rédiger, quel type de style il requiert et, dans la vie universitaire
surtout, sur quels critères vous serez jugés.
B. La conception du message
Le travail sur le message comporte deux étapes essentielles avant le travail de rédaction : l'étape de
constitution du message et l'étape de composition.
• L'étape de constitution du message se découpe elle-même en trois phases à la fois distinctes et liées
puisqu'il doit y avoir aller et retour permanent de l'une à l'autre et enrichissement réciproque. Ces trois
phases concernent :
La compréhension du sujet. Elle répond à la question : « De quoi est-ce que je veux parler ? » la
recherche des idées, des faits, des arguments, des informations, des exemples, etc. qui permettent de le
traiter. Elle répond à la question « De quels éléments est-ce que je dispose pour traiter mon sujet ? »
- La définition d'une réponse ou d'une opinion. Cette troisième phase répond à la question « Qu'est-ce
que je veux en dire ? »
• L'étape de composition, tout aussi importante, est souvent mal comprise et mal traitée. Tout le
monde en effet conçoit bien que si on ne sait pas de quoi on parle et si on n'a rien à dire, le texte risque
d'être de fort peu d'intérêt. En revanche, un étudiant consciencieux, ayant analysé et compris son sujet,
s'il a de plus réuni une documentation suffisante, peut croire avoir fait l'essentiel du travail et être prêt
à écrire. Ce n'est pas suffisant, il lui faut encore composer son texte.
Ce travail de construction du message, d'organisation de la pensée, de mise en place de ses différents
éléments, c'est le travail du plan.
Il est essentiel de bien comprendre ce qu'est un plan, car c'est de ce plan que dépend en grande partie
l'intelligibilité de votre texte.
Le plan est l'armature du texte, la structure intérieure qui lui donne forme et cohérence.
Un texte n'est pas la juxtaposition d'un certain nombre d'éléments mais l'organisation d'éléments
articulés dans un ordre donné de façon à remplir un objectif clairement défini. Tous les éléments du
texte doivent s'agencer de telle sorte qu'on ne puisse en éliminer certains ou les changer de place, sans
nuire au sens général.
Le plan réussi est celui qui place les différents éléments du discours dans un ordre clair et les
enchaîne les uns aux autres de façon à mener la pensée, logiquement et presque naturellement, à la
conclusion. Il doit faire ressortir aussi les relations logiques entre les différentes parties du texte et
permettre au lecteur de comprendre la succession des arguments ou des thèmes.

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Un bon plan ne doit donc rien au hasard ou à la répétition de l'habitude mais il se compose et
s'articule en fonction de critères précis qui tiennent au sujet, au type de texte et à l'objectif poursuivi
aussi bien qu'au destinataire et à la personnalité de celui qui rédige.
Il y a donc pour un sujet donné un grand nombre de plans possibles et on n'a pas le droit d'affirmer a
priori qu'un bon plan a deux, trois ou quatre parties.
3 -Tenant à la forme
- A. Le code
Ce texte que nous venons de composer se pense et s'écrit dans une langue. Or, il est important de bien
considérer toute langue comme un code, c'est-à-dire comme un ensemble de règles, arbitraires pour
certaines, nées de l'histoire pour la plupart, mais qu'il s'agit de respecter pour que ce système puisse
remplir sa fonction : nous faire communiquer.
Il ne viendrait à l'esprit de personne de décider de changer pour son usage personnel telle ou telle règle
du code de la route. Or, en ce qui concerne ce code beaucoup plus élaboré de notre langue, tout le
monde se sent le droit de faire à sa guise.
Il est vrai qu'une langue s'enrichit, se transforme et évolue au cours des temps et que son évolution
dépend en partie de la liberté inventive des gens qui la parlent. Mais là aussi tout est question de genre
et de mesure... Une épreuve d'examen, un document professionnel ne sont sans doute pas le genre le
plus approprié à la libre invention verbale !
Pour être sûr d'être compris, il faut apprendre les règles du jeu, les règles du code. Elles concernent
essentiellement quatre éléments : le vocabulaire, la grammaire, l'orthographe et la ponctuation.
1. Vocabulaire
La question du vocabulaire est fondamentale. Notre pensée n'est pas perceptible pour les autres en
dehors des mots qui l'expriment.
• Avez-vous une idée du nombre approximatif de mots dont nous disposons ? Dans ce domaine nous
ne pouvons être qu'approximatif car l'évaluation chiffrée exacte est pratiquement impossible, d'autant
plus que la définition de ce qu'est un mot est elle-même sujette à de multiples interprétations. Selon le
Grand Larousse de la langue française, le lexique, c'est-à-dire l'ensemble des mots possibles (le
vocabulaire Signifiant l'ensemble des mots d'un registre donné ou d'une personne donnée)
d'une langue de civilisation comme le français ou l'anglais dépasserait deux cent mille
mots, abstraction faite des noms propres, et pourrait atteindre cinq cent mille mots en englobant les
nomenclatures techniques.
Or, on considère que la plupart des gens n'utilisent que trois mille mots pour leur vie quotidienne et
qu'un élève sortant de classe terminale en possède environ vingt-quatre mille. Vous voyez l'énorme
marge qui existe entre le nombre de mots dont nous disposons théoriquement et le nombre de ceux que
nous utilisons pratiquement.
Par ailleurs plus on avance en âge, plus on se spécialise, plus on fait appel aux mêmes mots. Au lieu
d'enrichir son vocabulaire et de gagner en précision, en souplesse, en variété, on s'appauvrit en
réduisant sans cesse ses capacités d'expression. On est alors obligé de faire dire de plus en plus de
choses aux mêmes mots, on réduit donc le degré de précision de ceux-ci et on accroît les possibilités
d'erreur ou de compréhension partielle pour le lecteur.
La première chose à faire consiste donc à faire l'effort de chercher dans sa mémoire les mots
précis qui rendront compte le plus exactement possible de sa pensée. Il faut donc être attentif aux mots
employés et se demander systématiquement si ce sont les meilleurs de ceux qu'on aurait pu choisir.
Beaucoup du travail de réécriture de votre texte devra ainsi porter sur le choix des mots.
Il ne faut pas hésiter ensuite à acquérir du vocabulaire : non pas en apprenant des listes de
mots par cœur mais en s'interrogeant sur les mots trouvés dans un texte, en réfléchissant à leur

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utilisation, en leur cherchant des synonymes, des antonymes, des mots de sens voisin, en essayant de
les utiliser dans plusieurs types de phrases. Et surtout en les employant... le plus possible !
Adoptez donc une attitude dynamique vis-à-vis des textes que vous lisez. Réagissez à ce qu'ils
disent, réfléchissez à la façon dont cela est dit. Pourquoi telle formule ? Qu'aurait changé au sens du
texte, l'emploi de tel autre mot de sens voisin ? Quelle nuance aurait apporté ce mot que vous venez de
découvrir ? etc.
À partir de ces réflexions, de ces interrogations, de ces essais, constituez-vous un recueil de
vocabulaire, de tournures, de formules personnelles que vous enrichirez petit à petit, au long des
années.
• Il faut aussi se méfier des modes. Certains mots, en effet, sont lancés par telle ou telle
personnalité, souvent du journalisme, et connaissent alors une vogue extraordinaire. On les répète le
plus souvent sans savoir ce qu'ils signifient, en commettant parfois de graves incorrections, des faux-
sens regrettables ou dans le meilleur des cas en remplaçant un mot simple et bien compris par un autre
plus obscur. Ainsi vérifiez l'existence, l'emploi et le sens des mots comme « générer », « nominer », «
solutionner », « conséquent », « opportunité », « top niveau », « coupe sombre », etc. ...
Pour écrire bien, c'est-à-dire transmettre des messages clairs, il faut avoir un vocabulaire riche, précis
et varié.
2. Grammaire
Les fautes de grammaire, fautes de construction, erreurs dans l'emploi des modes et des temps, fautes
d'accord, rendent votre texte peu précis ou illisible. Plus graves encore, les fautes sur la place des mots
dans la phrase, que définissent les règles de la syntaxe, touchent à la pensée même. En explicitant ce
rapport, en employant des mots d'articulation et de subordination, vous rendrez votre texte plus
clair. Il n'est plus à interpréter mais à comprendre simplement. Revoyez donc dans votre grammaire les
règles essentielles d'accord, de concordance de temps, d'emploi des modes et des temps, de
l'expression de la cause, de la conséquence, de l'opposition, etc.
3. Orthographe
Avec la grammaire, il faut aussi régler cette question toujours récurrente de l'orthographe. Tous les dix
ans, en effet, on propose une réforme de l'orthographe qui vise à la supprimer ou à la simplifier... Or,
de discussions en propositions, rien n'avance réellement et l'orthographe - celle que définissent pour
l'instant dictionnaires et grammaires - a été conservée et est même exigée à toutes les étapes de la vie
universitaire ou professionnelle. Bien qu'imparfaite, quelquefois étrange, elle est irremplaçable, en
effet, pour nous aider à distinguer entre les mots et les formules. La diversité des graphies sert pour
des sons identiques à éviter les confusions, elle sert ensuite à renseigner sur l'histoire des mots et
permet ainsi de les mieux comprendre - le recours à l'étymologie est très souvent éclairant sur le sens
du mot. De plus, il s'agit là aussi du respect d'un code. Vous n'avez pas le droit de le changer si vous
voulez être compris. Contrôlez donc votre orthographe, revoyez-la et appliquez-vous à écrire
correctement. Les barèmes d'examen prévoient toujours des pénalités pour l'incorrection
orthographique ! Et en ce qui concerne le rapport de stage, les fautes d'orthographe 3 sont tout
simplement inadmissibles. Vous avez eu tout le temps de relire, de faire relire et vous devez présenter
au jury un texte correct.
4. Ponctuation
Enfin dernier élément, mais non des moindres, la ponctuation. Elle est indispensable à tout texte
écrit ; elle permet de clarifier la pensée et d'éliminer les erreurs d'interprétation, elle permet aussi de
mettre en lumière telle ou telle proposition et de donner du rythme à ce que l'on dit.
Ainsi que veut dire cette phrase : « Le maître dit l'élève est un idiot » ? Deux choses bien
différentes selon la ponctuation choisie : « Le maître, dit l'élève, est un idiot » ou « Le maître dit :
"l'élève est un idiot" ». Sans ponctuation, votre lecteur choisira une des deux versions... et si ce n'est
pas la vôtre, tant pis pour vous ! Chacun des signes, qu'il soit orthographique ou de ponctuation,

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renvoie à un sens pour votre lecteur et lui indique quelque chose. Une majuscule ? Il pensera qu'il
s'agit d'un début de phrase, d'un nom propre ou d'un mot dont vous voulez souligner l'importance. Si
aucune de ces trois hypothèses n'est la bonne, vous allez le dérouter, il va s'interrompre dans sa lecture
pour se demander ce que cette majuscule peut bien signifier et il comprendra moins bien le texte. La
communication sera moins bonne. En revanche, si vous appliquez scrupuleusement les règles du code,
et si votre lecteur les connaît bien, le message « passera » facilement. Rappelons quelques règles de
base. Le point indique la fin d'une phrase. Il est suivi par une majuscule. Il se place également après
tout mot écrit en abrégé : « etc. », « O.N.U. ».
La virgule s'emploie pour séparer des éléments semblables (plusieurs noms, plusieurs adjectifs)
dans une énumération ; on place également une virgule après un complément circonstanciel placé en
tête de phrase et avant le sujet.
« Les sacs, les boîtes, les bocaux occupaient les deux murs latéraux. » (Jules Romains, Les Hommes
de bonne volonté).
« Longtemps, je me suis couché de bonne heure. » (Marcel Proust, Du côté de chez Swann).
Le point-virgule s'emploie pour séparer deux phrases grammaticalement indépendantes mais qui
ont un lien logique. « Les jumeaux avaient grandi ensemble ; aucun ne souhaitait quitter la maison
familiale. »
B. Le canal de communication
Dernier élément de notre schéma de la communication, le canal de communication est le moyen
matériel de la communication, ce qui assure la transmission du message. Pour l'écrit, il s'agit bien sûr
de la page, de la disposition des mots, de l'écriture et des illustrations. Faites attention à la
présentation matérielle de ce que vous écrivez. Elle compte aussi. Une présentation claire et soignée
facilite la lecture et l'assimilation de votre texte.
En particulier, pensez à séparer nettement les différentes parties du texte en sautant des lignes et
à indiquer les différents paragraphes en marquant des alinéas. La disposition du texte dans la page est
en effet un guide important pour votre lecteur et constitue une sorte de matérialisation graphique du
plan.

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