Introduction

Le stage professionnel est une étape incontournable dans le parcours académique de tout
étudiant. C’est l’occasion de mettre en pratique les connaissances acquises en cours, de
découvrir le fonctionnement d’une entreprise, d'une direction ou d’une organisation, et de se
familiariser avec le monde du travail. Dans le cadre de notre cursus universitaire, nous avons
eu l’opportunité d’effectuer un stage professionnel au sein de la Direction nationale de
contrôle, de la préparation de la paie et de la maîtrise des effectifs des enseignants et du
personnel administratif des établissements scolaires (DINACOPE) pendant une période d'un
mois. Ce rapport a pour objectif de présenter notre expérience, les missions qui nous ont été
confiées, les compétences que nous avons développées et les enseignements que nous avons
tirés.
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION
HISTOIRE DE LA DIRECTION
Le ministre de l’Enseignement primaire, secondaire et technique (EPST), Tony Mwaba
Kazadi a signé un arrêté, jeudi 2 février 2023, portant transformation du Service de contrôle et
de la paie des enseignants (SECOPE) en Direction nationale de contrôle, de la préparation de
la paie et de la maîtrise des effectifs des enseignants et du personnel administratif des
établissements scolaires (DINACOPE).
Le ministère de l’EPST a publié cet arrêté, vendredi 3 fevrier sur compte Facebook officiel.
La nouvelle dénomination éclaire sur la mission de cette structure du ministère de l’EPST qui
ne se charge pas de la paie mais plutôt de la préparation de la paie, affirme ce ministère.
D’après cette institution, « cette précision vient mettre fin à la confusion des enseignants qui
continuaient à croire que c’est l’EPST qui paie, pourtant c’est une tâche qui revient aux
services des ministères du Budget et des Finances ».
Parmi les motifs de cette décision, exposés dans l’arrêté, on peut notamment lire :
« La nécessité de faire évoluer la structure du SECOPE par rapport au nouveau système de
paie marqué par la bancarisation de la paie des enseignants et des frais de fonctionnement des
écoles et des bureaux gestionnaires et la mise en œuvre de la gratuité de l’enseignement
primaire ».
SITUATION GÉOGRAPHIQUE
La Direction nationale de contrôle, de la préparation de la paie et de la maîtrise des effectifs
des enseignants et du personnel administratif des établissements scolaires (DINACOPE) dans
le Haut-Lomami se situe au quartier centre urbain sur l’avenue circulaire au n°.
Au nord nous trouvons la résidence KIMPES et plus loin nous trouvons l’école
MARANATHA, au sud nous trouvons l’église 30 ème CPCO Nouvelle Philadelphie, à l'est
nous trouvons le centre BWIMWA et à l’ouest nous trouvons l’Agence de transport MUS.
Organigramme de la direction
1. DIRECTEUR PROVINCIAL :
C’est le Directeur Provincial qui porte la première responsabilité de la mise en œuvre des
actions de réforme dans sa juridiction. Cette responsabilité porte sur les points suivants :

 Il exerce sa fonction hiérarchique en conduisant le changement dans la Direction

Provinciale :
 Il est responsable vis-à-vis du Directeur National Chef de Service de la réussite de
la réforme dans sa juridiction : conformité de la mise en œuvre, respect du
chronogramme, obtention des résultats ;
 Il donne le rythme et l’impulsion, il communique en interne et en externe,
notamment vis-à-vis des gestionnaires, il anticipe et agit sur les difficultés en
décidant sur les solutions ;
 Il encourage les initiatives et les propositions qui vont dans le sens des objectifs de
la réforme ;
 Il planifie des actions de formation en rapport avec la réforme ;
 Il prend les dispositions pour assurer les conditions matérielles nécessaires à la
mise en œuvre des actions (fonctionnement de l’informatique, déplacement des
équipes des antennes pour le contrôle des établissements…) ;
 Il supervise le suivi des actions avec une attention particulière sur les points clés
(tableau de bord, respect du chronogramme, contrôle mensuel des établissements,
conformité des documents de suivi…) ;
 Il préside les Comités mensuels de suivi et présente l’état d’avancement du plan
d’action et les résultats en utilisant les formats de documents prévus :
 Il tient les réunions hebdomadaires de management avec ses collaborateurs
directs :
 Il transmet au SECOPE National le rapport mensuel de suivi du Plan d’action dans
la Direction Provinciale ;
 Il s’assure que les textes réglementaires, les recommandations et les directives
formulées par la Direction Nationale sont comprises par ses agents et qu’elles sont
rigoureusement appliquées ;
 Dans le cadre de la mise en œuvre du plan d’action, il est appuyé par le Chef de
cellule de contrôle interne.

2. LE CHEF DE CELLULE DE CONTRÔLE INTERNE

 Il agit sous l’autorité hiérarchique du Directeur Provincial
 Il est désigné par le Directeur Provincial parmi ses cadres sur base de ses aptitudes
personnelles et de ses compétences techniques au regard de son rôle d’appui
  Il appuie le Directeur Provincial pour la mise en œuvre et le suivi du plan d’action
dans un d’accompagnement et de conseil rôle fonctionnel
 Dans son rôle de contrôle interne il ne se substitue pas aux responsables des
structures et il n’intervient pas dans les opérations techniques (validation…)
 Il établit le planning des réunions techniques avec les structures, il en prépare
l’organisation, il en établit les comptes rendus
 Il facilite auprès des acteurs la mise en œuvre des actions, il aide à la résolution de
problème, il propose des solutions
 Il facilite la compréhension et l’application par les responsables de structure et
agents des directives et recommandations du DINACOPE National et du Directeur
Provincial
 Il suit spécifiquement les points clés de la mise en œuvre de la réforme, en
particulier le respect du chronogramme
 II aide les responsables à établir les états de suivi de leur structure et en fait
l’analyse, il établit l’état de suivi global de la Direction Provinciale et l’état de
suivi du Point focal provincial
 Il élabore le tableau de bord mensuel de la DP et les tableaux détaillés et il en fait
l’analyse
 Il rend compte au Directeur Provincial sur la mise en œuvre des actions et
l’atteinte des résultats :
o En lui transmettant le planning des réunions, les comptes rendus de
réunion, les états de suivi par structure
o En l’informant régulièrement sur le respect des points clés, les difficultés
rencontrées dans la mise en œuvre des actions, les solutions proposées
o En lui transmettant le tableau de bord mensuel accompagné de ses analyses
et commentaires

 Il appuie le Directeur Provincial pour la préparation et l’organisation des réunions

hebdomadaires de management des Comités mensuels de suivi, il en établit les
comptes rendus en faisant ressortir les objectifs fixés et les décisions prises.

3. ACTIONS A LA DIRECTION PROVINCIALE Ou PASS :

Préparation du contrôle mensuel dans les établissements

o Vérifie la transmission à l’antenne du listing du suivi de la paie,
o Vérifie l’existence et l’application par l’antenne du planning de contrôle mensuel
des établissements,
o Conseille et assiste l’antenne dans l’application des procédures et des textes,
Finalisation du contrôle mensuel dans les établissements
o Conseille et assiste l’antenne dans l’application des procédures et des textes,
o Assiste le chef d’antennes pour les dossiers << à problème >>,
o Vérifie de la date de transmission des MAJ à la DP,
o Analyse le rapport de contrôle mensuel établi par le chef d’antenne.

Validation des MAJ et des statistiques

o Valide les dossiers de MAJ dans le respect des dates du chronogramme,
o Etablit chaque semaine l’état des dossiers en cours de traitement à son niveau
(dossiers non transmis au Diprosec),
o Valide les états statistiques établis par les antennes avant leur transmission au
service statistique DP (avant le 21 du Mois).

4. CELLULE ADMINISTRATIVE ET DES RESSOURCES HUMAINES

o Direction des ressources humaines

5. SECRETARIAT :
NB. En aucun cas les PASP Peut effectuer le contrôle physique dans les établissements ni
se substituer aux services de l’ antenne
Enregistrement des dossiers
o Tenir le registre des dossiers transmis par l’Antenne,
o Date d’entrée du dossier,
o Date de prise en charge par le PASS,
o Date de retour du dossier du PASS,
o Date de transmission au Diprosec,
 o Date de validation par le Diprosec,
o Date de transmission à la DINACOPE.

Suivi des dossiers

o Etat des dossiers en cours de traitement à la DP.
o Faire la liste hebdomadaire des dossiers en cours de traitement (entrée/ validation
par le DP).
o Etat des délais de transmission à la Direction nationale.
o Suivi des nombres et de dossiers transmis à j, j+1, J+2, au-delà (à partir des dates «
cachet DP >> / << AR DINACOPE >> sur les bordereaux de transmission).
Suivi des dossiers des décédés
Tenir un registre << Décédés » :
o Date de décès (Sur base déclaration école, Antenne, Famille) ;
o Date de remise du dossier complet (famille) ;
o Date de validation du dossier par le Directeur Provincial ;
o Date de MAJ (fiche FP1) établissement de la fiche de MAJ ;
o Suivi des MAJ : Information de l’antenne au début de M+6.

Suivi des réclamations des agents concernant la paie

o Tenir un registre de suivi des réclamations,
o Enregistrement de la réclamation reçue (Antenne, Agent),
o Date de traitement de l’anomalie dans la liste de paie (cas d’omission ou de
différence de salaire…),
o Etat de suivi des réclamations non traitées :
o Relance de l’antenne, du gestionnaire, information au SECOPE NATIONAL pour
transmission à DIRPAIE,
o Etat nominatif mensuel des agents n’ayant pas reçu leur paie du mois M+1
o A partir des états nominatifs transmis par les antennes,
o Transmission de l’état nominatif mensuel à la DINACOPE.
6. CELLULE INFORMATIQUE
La cellule informatique transmets aux antennes le listing de suivi de la paye dès la réception
et avant les 27 du mois.
7. CELLULE STATISTIQUES

 Statistiques sur la paie

NB : Les fiches statistiques de la paie produite manuellement seront informatisées.
o Faire un état statistique de l’effectivité de la paie à partir des rapports de contrôle
mensuels transmis par les antennes : Nombre et % d’agents ayant reçu leur paie par
Banque ou opérateur.
o Faire les commentaires et analyses : Faire ressortir les principales tendances.
  Statistiques agents

o Produire des états statistiques mensuels sur tout l’effectif P et NP à partir des fiches <<
statistiques des agents payés et non payés >> transmises par les antennes. Ces
statistiques sont traitées sous plusieurs critères (sexe, qualification, âge…) et plusieurs
niveaux de synthèse (antenne, sous- division, direction provinciale, structures, régime
de gestion).
o Analyser les écarts entre le listing de suivi de la paie et l’état statistique des agents Pet
NP transmis par les antennes pour les Pet NP. Faire un état des écarts en nombre et
nominatif pour P et NP.

 Statistiques élèves

o Faire des états des statistiques élèves (F, G, Total) à partir des fiches transmises par les
antennes (trimestre). Ces états sont présentés aux mêmes niveaux de synthèse que les
statistiques agents.
o Transmettre les statistiques au SECOPE National avant au plus tard le 28 M avec
copie au service Archives.
o Etat statistique de l’effectivité de la paie.
o Etat des effectifs P et NP.
o Etats statistiques élèves.

8. CELLULE ARCHIVES

o Créer un registre des entrées et sortie des dossiers des archives,

o Les dossiers des passifs (Déserteurs, Démissionneurs, Décédés, Mises en disponibilité,
Retraités) sont archivés tandis que ceux des actifs sont classés.
o Faire un classement basé sur les critères suivants :
 Par sous-division, antenne, établissement
 A l’intérieur de la chemise établissement : dossiers agent par ordre numérique
o Renseigner le N° DINACOPE dans la fiche d’identification de NU,
o Remplacer les chemises déchirées,
o Ranger la salle des archives,
o Archiver dans l’ordre chronologique :
 Les documents des contrôles physiques ;
 Les courriers ;
 Les états statistiques

9. CELLULE SUIVI PAIE ET CONTENTIEUX

CHAPITRE PREMIER. PRÉSENTATION DES DÉPARTEMENTS DE STAGE

1. LE SECRÉTARIAT
Le secrétariat s'occupe de la réception et émission de courrier c'est-à-dire avant qu'un
document ne parvient au chef qui est le Diprosec ces documents doivent passer par celui-ci
ainsi que l’enregistrement des dossiers reçu.
L'Enregistrement des dossiers se déroule comme suit :
o Tenir le registre des dossiers transmis par l’Antenne,
o Date d’entrée du dossier,
o Date de prise en charge par le PASS,
o Date de retour du dossier du PASS,
o Date de transmission au Diprosec,
o Date de validation par le Diprosec,
o Date de transmission à la Direction nationale.

2. LE CHEF DU PERSONNEL
Les chefs du personnel et autrement appelé le directeur des ressources humaines, il est chargé
de gérer tous les personnels de ladite entreprise ainsi que gérer les différentes relations de la
direction.
3. INFORMATIQUE
L'informatique est chargée de la réception de listing des enseignants pour chaque mois, l'envoi
des courriers à l'antenne de Kinshasa où se trouve la grande direction et aussi la saisie et
impression des courriers.
4. STATISTIQUE
La statistique est chargée des répertoriés le nombre des écoles mécanisées payées et non
mécanisé payer et aussi répertorier tous les enseignants payés, sous-payés et non payés.
5. LE SERVICE COMPTABLE
C'est un service au dedans de la cellule d'administration et des ressources humaines chargé de
la tenue de la comptabilité de l'institution ou de la direction et donc enregistrer les entrées ou
recettes et sortie ou dépenses de la direction.

 LES MISSIONS DE LA DINACOPE

o Préparation de la Paie et de la Maîtrise des Effectifs des Enseignants et du Personnel
administratif des Etablissements Scolaires.
o Mettre à jour mensuellement le fichier paie par le contrôle physique mensuel dans les
établissements scolaires.
o Assurer la maitrise des effectifs et de la masse salariale du personnel enseignant des
établissements scolaires publics du secteur de l’Enseignement Primaire, Secondaire et
Technique.
o Contrôler la viabilité des établissements scolaires en vue de leur prise en charge par le
Trésor Public.
o Gérer le processus de mécanisation et de budgétisation du personnel et des
établissements scolaires publics du secteur de l’Enseignement Primaire, Secondaire et
Technique.
o Gérer la base des données de préparation de la paie des enseignants et des frais de
fonctionnement des établissements scolaires du secteur de l’Enseignement Primaire,
Secondaire et Technique.
CHAPITRE DEUXIÈME. RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS DU STAGE
Nous avons débuter notre stage de professionnalisation à la DINACOPE le 22 janvier 2024
après la première prise de contact avec le secrétaire du 19 janvier 2024 grâce à la
réceptionniste ayant son bureau à gauche de l'entrée de la direction nous avions eu à faire à la
première prise de contact avec le Secrétaire en conduisant et ces derniers.
C'est Lucie nous a demandé de passer les deux jours pour l'approbation de la lettre de
recommandation de stage par le directeur intérimaire de la direction. Ainsi se débute notre
stage le jours même de la prise réponse à la demande et recommandations au stage.
Du Lundi 22 Janvier 2024 au Samedi 27 Janvier 2024
Au courant de cette semaine nous avons été reçu au secrétariat enfin d’apprendre quelques
notions du secrétariat y compris les exercices et les TD appliqué. Avec le secrétaire de la
direction, nous avions vu évidemment et aperçu la pratique d'un secrétaire dans une direction
ou une société.
Le Secrétaire joue un rôle très essentiel dans n'importe quelle entité il est un considéré comme
le bras droit du directeur ; Nous avions également transmis certains courrier dans le bureau du
directeur comme par exemple un courrier d'invitation à une réunion.
On nous a aussi fait comprendre qu’un Secrétaire travaillant au sein d’une direction doit
assuré :
o La Gestion des informations confidentielles
o La Coordination des réunions
o La Gestion de l’agenda du directeur
o La Suivi des dossiers stratégiques
o L'Assistance dans la prise de décision

En résumé, les notions du Secrétaire dans une direction impliquent souvent des
responsabilités plus élevées et une contribution active à la gestion stratégique.
Du Lundi 29 Janvier 2024 au Samedi 03 Février 2024
Durant cette semaine nous avons eu à prendre les notions de ressources humaines, et aperçu
de la pratique de ce service chargé de la gestion de toutes les ressources humaines de la
DINACOPE Kamina avec le chef du personnel monsieur Kas. Dans ce service tout personnel
signal son heure son arrivée au bureau et de sa sortie dans un registre y compris la signature et
exceptée le directeur, le secrétaire et le PASS cette condition dans ce service.
Dans ce service on a également fait quelques TD, TP et Interrogation sur les notions de
ressources humaines.
On a eu également à comprendre l’importance la gestion des employés et des processus liés à
la gestion du personnel. Cela inclut des aspects tels que le recrutement, la formation, le
développement des compétences, la rémunération, l’évaluation de la performance, la gestion
des relations de travail et la gestion du changement.
En définitif, nous sommes parvenu à comprendre que les ressources humaines dans une
direction sont cruciales pour assurer la gestion efficace et efficiente des employés au sein
d’une organisation et pour contribuer à sa réussite à long terme.
Du Lundi 05 Février 2024 au Samedi 10 Février 2024
Nous avions été reçu dans le Bureau informatique de la direction par l’informaticien en chef,
avec lui nous avons appris les notions informatiques liées à la Direction nationale par exemple
nous avions délicatement étudier la notion du listing de paiement des enseignants et nous
avions même vu les listes des enseignants qui étaient destinés à être payé pour le mois janvier,
nous avions également saisir quelques lettres à l'ordinateur et les avons imprimé, nous avons
aussi manier le logiciel Word et Excel.
Dans le contexte de contrôle de paiement des enseignants, le service informatique peut jouer
un rôle crucial en assurant la gestion efficace et transparente des données liées aux salaires
des enseignants. Voici quelques notions clés du service informatique dans cette direction :
1. Systèmes de gestion des ressources humaines (GRH)
2. Systèmes de paie
3. Contrôle d’accès et sécurité
4. Rapports et analyses
En combinant ces différentes notions, le service informatique peut jouer un rôle clé dans
l’optimisation du processus de paiement des enseignants, en assurant à la fois une gestion
efficace.

Du Lundi 12 Février au Samedi 17 Février 2024

Au courant de cette dernière semaine nous avions eu à travailler et/ou assister le statisticien en
chef dans son Bureau, il nous a montré comment il répertorie toutes les écoles mécanisé et
non mécanisé également les enseignants payé et non payé.
Cette courte période nous a permit de comprendre par des faits et des explications venant du
statisticien que le service statistique dans une direction de paiement des enseignants consiste à
collecter et analyser les données liées aux salaires et aux avantages sociaux des enseignants,
afin de garantir un traitement équitable et transparent des rémunérations.
Enfin, les statistiques peuvent servir à évaluer l’impact des politiques de rémunération sur la
motivation et la performance des enseignants, et à apporter des ajustements si nécessaire.
Durant cette même semaine nous avions eu à assister le comptable dans le service comptable
de la direction.
Le service comptable joue un rôle essentiel dans le contrôle de la paie des enseignants. Voici
quelques notions clés liées à ce processus :
1. Vérification des données sur les enseignants
2. Calcul des salaires
3. Contrôle des erreurs
4. Respect des délais
En somme, le service comptable assure la bonne gestion des rémunérations des enseignants et
joue un rôle clé dans le contrôle de la paie afin de garantir la transparence.
Chapitre troisième. REMARQUES ET SUGGESTIONS

1. CRITIQUES ET DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

Nous avons constaté dans cette direction au cours de notre stage quelques critiques ou
difficultés dont nous citons :
o L’alignement des cours durant nos heures de stage ne nous a pas permis à mieux
évolué dans notre stage et en savoir plus sur les deux derniers département.
o Un petit manque de communication entre les membres de l’équipe, entraînant des
erreurs et des retards dans la réalisation des tâches.
o Problèmes de gestion du temps et des priorités, conduisant à un manque d’efficacité et
à des dépassements de délais.
o Manque de compétences ou de formation des membres de l’équipe, nuisant à la qualité
du travail produit.

2. SUGGESTIONS

o Nous demandons aux autorités académique de prendre l’initiative pour un délai de

préavis après la date limite du stage pour permettre aux retardateurs à finir le stage
correctement.
o Favoriser une communication transparente et régulière au sein de l’équipe en
encourageant les échanges d’informations, la collaboration et la résolution proactive
des problèmes.
o Identifier les besoins en formation des membres de l’équipe et envisager des sessions
de formation ou des opportunités de développement professionnel pour renforcer leurs
compétences.
o Clarifier les objectifs et les attentes de la direction vis-à-vis de l’équipe, en fixant des
objectifs clairs pour une tache, en communiquant clairement les priorités et en
fournissant un feedback régulier sur la performance.
CONCLUSION
En définitif, ce stage professionnel au sein de la Direction nationale de contrôle, de la
préparation de la paie et de la maîtrise des effectifs des enseignants et du personnel
administratif des établissements scolaires (DINACOPE) a été une expérience enrichissante et
formatrice.
Nous avons pu mettre en pratique nos connaissances théoriques, développer de nouvelles
compétences et découvrir le fonctionnement d’une direction dans le secteur de contrôle, de la
préparation de la paie et de la maîtrise des effectifs des enseignants et du personnel
administratif des établissements scolaires.
Nous avons également eu l’opportunité de travailler en équipe, de relever des défis et de nous
adapter à un environnement professionnel exigeant. Ce stage nous a permis de confirmer
notre intérêt pour les sciences économiques et de gestion et de nous projeter dans notre future
carrière professionnelle. Nous remercions l’ensemble de l’équipe de la direction pour leur
accueil chaleureux, leur encadrement et leur accompagnement tout au long de ce stage. Nous
sommes convaincu que cette expérience sera un atout précieux dans notre parcours
académique et professionnel.
Nous remercions également l’ensemble des autorités académique.