RRÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTÈRE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET UNIVERSITAIRE

UNIVERSITÉ DE KAMINA
UNIKAM
BP. 279

FACULTÉ DES SCIENCES ÉCONOMIQUES ET DE GESTION

Filière : GESTION FINANCIERE

RAPPORT DE STAGE PROFESSIONNEL

PROMOTION. BAC 3
Présenter par. MONGA MALOBA Cyrille

DU 19 JANVIER AU 18 FEVRIER
 INTRODUCTION

Le stage de professionnalisation à un impact positif sur la formation de

tout étudiant(e) à sa contribution intellectuelle dans la vie scientifique, raison
pour laquelle nous avons été soumis à un stage de professionnalisation d’une
durée de 30 jours à la Direction nationale de contrôle, de la préparation de la
paie et de la maîtrise des effectifs des enseignants et du personnel administratif
des établissements scolaires (DINACOPE), à fin de pouvoir répondre aux
besoins, aux exigences et/ou aux instructions académique proprement tracé.
De ce stage nous avons vécu un encadrement meilleur et favorable concilient les
matières et/ou les théories apprise dans l’auditoire et la pratique meilleur trouver
dans ladite Direction. À cette belle initiative des autorités académique, cette
formation nous a bien évidemment permis d’acquérir quelques notions du travail
et d’avoir un reflet ou une idée sur la vie professionnelle.
De chaque piste de formation où nous avons atterri, il nous était obligatoire
d’être compétent à tout les niveaux de formation après un encadrement dans
chaque service car des opportunités de présentait où nous avons aussi œuvré de
cette même occasion des nouvelles connaissances des personnes importantes se
sont ajouté dans nos mémoire.

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 1. PRÉSENTATION DE LA DIRECTION
HISTOIRE DE LA DIRECTION
Le ministre de l’Enseignement primaire, secondaire et technique (EPST), Tony
Mwaba Kazadi a signé un arrêté, jeudi 2 février 2023, portant transformation du
Service de contrôle et de la paie des enseignants (SECOPE) en Direction
nationale de contrôle, de la préparation de la paie et de la maîtrise des effectifs
des enseignants et du personnel administratif des établissements scolaires
(DINACOPE).
Le ministère de l’EPST a publié cet arrêté, vendredi 3 fevrier sur compte
Facebook officiel. La nouvelle dénomination éclaire sur la mission de cette
structure du ministère de l’EPST qui ne se charge pas de la paie mais plutôt de la
préparation de la paie, affirme ce ministère.
D’après cette institution, « cette précision vient mettre fin à la confusion des
enseignants qui continuaient à croire que c’est l’EPST qui paie, pourtant c’est
une tâche qui revient aux services des ministères du Budget et des Finances ».
Parmi les motifs de cette décision, exposés dans l’arrêté, on peut notamment
lire :« La nécessité de faire évoluer la structure du SECOPE par rapport au
nouveau système de paie marqué par la bancarisation de la paie des enseignants
et des frais de fonctionnement des écoles et des bureaux gestionnaires et la mise
en œuvre de la gratuité de l’enseignement primaire ».
SITUATION GÉOGRAPHIQUE
La Direction nationale de contrôle, de la préparation de la paie et de la maîtrise
des effectifs des enseignants et du personnel administratif des établissements
scolaires (DINACOPE) dans le Haut-Lomami se situe au quartier centre urbain
sur l’avenue circulaire au n°174. Au nord nous trouvons la résidence KIMPES et
plus loin l’école MARANATHA, au sud l’église 30ème CPCO Nouvelle
Philadelphie, à l'est nous trouvons le centre BWIMWA et à l’ouest nous
trouvons l’Agence de transport MUS.

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 I. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION

DIRECTEUR
PROVINCIAL

ASSISTANT PROVINCIAL CHARGÉ DE

CONTRÔLE INTERNE

CELLULE DE
ASSISTANT SECRÉTARIAT DE L’ADMINISTRATION ET
PROVINCIAUX OU PASS DIRECTION DE RESSOURCES
HUMAINES

CELLULE DE
CELLULE CELLULE CELLULES
SUIVI PAIE ET
INFORMATIQUE STATISTIQUES ARCHIVES
CONTENTIEUX

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 1. PRESENTATION DES DIFFERENTES CELLULES

A. DIRECTEUR PROVINCIAL :
C’est le Directeur Provincial qui porte la première responsabilité de la mise
en œuvre des actions de réforme dans sa juridiction. Cette responsabilité
porte sur les points suivants :
 Il exerce sa fonction hiérarchique en conduisant le changement dans la
Direction Provinciale :
 Il est responsable vis-à-vis du Directeur National Chef de Service de la
réussite de la réforme dans sa juridiction : conformité de la mise en
œuvre, respect du chronogramme, obtention des résultats ;
 Il donne le rythme et l’impulsion, il communique en interne et en
externe, notamment vis-à-vis des gestionnaires, il anticipe et agit sur
les difficultés en décidant sur les solutions ;
 Il encourage les initiatives et les propositions qui vont dans le sens des
objectifs de la réforme ;
 Il planifie des actions de formation en rapport avec la réforme ;
 Il prend les dispositions pour assurer les conditions matérielles
nécessaires à la mise en œuvre des actions (fonctionnement de
l’informatique, déplacement des équipes des antennes pour le contrôle
des établissements…) ;
 Il supervise le suivi des actions avec une attention particulière sur les
points clés (tableau de bord, respect du chronogramme, contrôle
mensuel des établissements, conformité des documents de suivi…) ;
 Il préside les Comités mensuels de suivi et présente l’état
d’avancement du plan d’action et les résultats en utilisant les formats
de documents prévus :
 Il tient les réunions hebdomadaires de management avec ses
collaborateurs directs :
 Il transmet au SECOPE National le rapport mensuel de suivi du Plan
d’action dans la Direction Provinciale ;
 Il s’assure que les textes réglementaires, les recommandations et les
directives formulées par la Direction Nationale sont comprises par ses
agents et qu’elles sont rigoureusement appliquées ;
 Dans le cadre de la mise en œuvre du plan d’action, il est appuyé par le
Chef de cellule de contrôle interne.

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B. LE CHEF DE CELLULE DE CONTRÔLE INTERNE

 Il agit sous l’autorité hiérarchique du Directeur Provincial

 Il est désigné par le Directeur Provincial parmi ses cadres sur base de
ses aptitudes personnelles et de ses compétences techniques au regard
de son rôle d’appui
 Il appuie le Directeur Provincial pour la mise en œuvre et le suivi du
plan d’action dans un d’accompagnement et de conseil rôle fonctionnel
 Dans son rôle de contrôle interne il ne se substitue pas aux
responsables des structures et il n’intervient pas dans les opérations
techniques (validation…)
 Il établit le planning des réunions techniques avec les structures, il en
prépare l’organisation, il en établit les comptes rendus
 Il facilite auprès des acteurs la mise en œuvre des actions, il aide à la
résolution de problème, il propose des solutions
 Il facilite la compréhension et l’application par les responsables de
structure et agents des directives et recommandations du DINACOPE
National et du Directeur Provincial
 Il suit spécifiquement les points clés de la mise en œuvre de la
réforme, en particulier le respect du chronogramme
 II aide les responsables à établir les états de suivi de leur structure et
en fait l’analyse, il établit l’état de suivi global de la Direction
Provinciale et l’état de suivi du Point focal provincial
 Il élabore le tableau de bord mensuel de la DP et les tableaux détaillés
et il en fait l’analyse
 Il rend compte au Directeur Provincial sur la mise en œuvre des
actions et l’atteinte des résultats :
o En lui transmettant le planning des réunions, les comptes rendus
de réunion, les états de suivi par structure
o En l’informant régulièrement sur le respect des points clés, les
difficultés rencontrées dans la mise en œuvre des actions, les
solutions proposées
o En lui transmettant le tableau de bord mensuel accompagné de
ses analyses et commentaires

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  Il appuie le Directeur Provincial pour la préparation et l’organisation
des réunions hebdomadaires de management des Comités mensuels de
suivi, il en établit les comptes rendus en faisant ressortir les objectifs
fixés et les décisions prises.

C. ACTIONS A LA DIRECTION PROVINCIALE Ou PASS :

Préparation du contrôle mensuel dans les établissements
o Vérifie la transmission à l’antenne du listing du suivi de la paie,
o Vérifie l’existence et l’application par l’antenne du planning de
contrôle mensuel des établissements,
o Conseille et assiste l’antenne dans l’application des procédures et des
textes,
Finalisation du contrôle mensuel dans les établissements
o Conseille et assiste l’antenne dans l’application des procédures et des
textes,
o Assiste le chef d’antennes pour les dossiers << à problème >>,
o Vérifie de la date de transmission des MAJ à la DP,
o Analyse le rapport de contrôle mensuel établi par le chef d’antenne.
Validation des MAJ et des statistiques
o Valide les dossiers de MAJ dans le respect des dates du
chronogramme,
o Etablit chaque semaine l’état des dossiers en cours de traitement à son
niveau (dossiers non transmis au Diprosec),
o Valide les états statistiques établis par les antennes avant leur
transmission au service statistique DP (avant le 21 du Mois).

D. CELLULE ADMINISTRATIVE ET DES RESSOURCES HUMAINES

o Direction des ressources humaines

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E. SECRETARIAT :
NB. En aucun cas les PASP Peut effectuer le contrôle physique dans les
établissements ni se substituer aux services de l’antenne
Enregistrement des dossiers
o Tenir le registre des dossiers transmis par l’Antenne,
o Date d’entrée du dossier,
o Date de prise en charge par le PASS,
o Date de retour du dossier du PASS,
o Date de transmission au Diprosec,
o Date de validation par le Diprosec,
o Date de transmission à la DINACOPE.
Suivi des dossiers
o Etat des dossiers en cours de traitement à la DP.
o Faire la liste hebdomadaire des dossiers en cours de traitement (entrée/
validation par le DP).
o Etat des délais de transmission à la Direction nationale.
o Suivi des nombres et de dossiers transmis à j, j+1, J+2, au-delà (à
partir des dates « cachet DP » / « AR DINACOPE » sur les bordereaux
de transmission).
Suivi des dossiers des décédés
Tenir un registre « Décédés » :
o Date de décès (Sur base déclaration école, Antenne, Famille) ;
o Date de remise du dossier complet (famille) ;
o Date de validation du dossier par le Directeur Provincial ;
o Date de MAJ (fiche FP1) établissement de la fiche de MAJ ;
o Suivi des MAJ : Information de l’antenne au début de M+6.
Suivi des réclamations des agents concernant la paie
o Tenir un registre de suivi des réclamations,
o Enregistrement de la réclamation reçue (Antenne, Agent),

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 o Date de traitement de l’anomalie dans la liste de paie (cas d’omission
ou de différence de salaire…),
o Etat de suivi des réclamations non traitées :
o Relance de l’antenne, du gestionnaire, information au SECOPE
NATIONAL pour transmission à DIRPAIE,
o Etat nominatif mensuel des agents n’ayant pas reçu leur paie du mois
M+1
o A partir des états nominatifs transmis par les antennes,
o Transmission de l’état nominatif mensuel à la DINACOPE.

F. CELLULE INFORMATIQUE
La cellule informatique transmet aux antennes le listing de suivi de la paye dès
la réception et avant les 27 du mois.
G. CELLULE STATISTIQUES

 Statistiques sur la paie

NB : Les fiches statistiques de la paie produite manuellement seront
informatisées.
o Faire un état statistique de l’effectivité de la paie à partir des rapports de
contrôle mensuels transmis par les antennes : Nombre et % d’agents ayant
reçu leur paie par Banque ou opérateur.
o Faire les commentaires et analyses : Faire ressortir les principales
tendances.

 Statistiques agents

o Produire des états statistiques mensuels sur tout l’effectif P et NP à partir

des fiches << statistiques des agents payés et non payés >> transmises par
les antennes. Ces statistiques sont traitées sous plusieurs critères (sexe,
qualification, âge…) et plusieurs niveaux de synthèse (antenne, sous-
division, direction provinciale, structures, régime de gestion).
o Analyser les écarts entre le listing de suivi de la paie et l’état statistique
des agents Pet NP transmis par les antennes pour les Pet NP. Faire un état
des écarts en nombre et nominatif pour P et NP.

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  Statistiques élèves

o Faire des états des statistiques élèves (F, G, Total) à partir des fiches
transmises par les antennes (trimestre). Ces états sont présentés aux
mêmes niveaux de synthèse que les statistiques agents.
o Transmettre les statistiques au DINACOPE au plus tard le 28 M avec
copie au service Archives.
o Etat statistique de l’effectivité de la paie.
o Etat des effectifs P et NP.
o Etats statistiques élèves.

H. CELLULE ARCHIVES

o Créer un registre des entrées et sortie des dossiers des archives,

o Les dossiers des passifs (Déserteurs, Démissionneurs, Décédés, Mises en
disponibilité, Retraités) sont archivés tandis que ceux des actifs sont classés.
o Faire un classement basé sur les critères suivants :
 Par sous-division, antenne, établissement
 A l’intérieur de la chemise établissement : dossiers agent par ordre
numérique
o Renseigner le N° DINACOPE dans la fiche d’identification de NU,
o Remplacer les chemises déchirées,
o Ranger la salle des archives,
o Archiver dans l’ordre chronologique :
 Les documents des contrôles physiques ;
 Les courriers ;
 Les états statistiques

I. CELLULE SUIVI PAIE ET CONTENTIEUX

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 2. PRÉSENTATION DES DÉPARTEMENTS DE STAGE

1. Le Secrétariat
Le secrétariat s'occupe de la réception et émission de courrier c'est-à-dire avant
qu'un document ne parvient au chef qui est le Diprosec ces documents doivent
passer par celui-ci ainsi que l’enregistrement des dossiers reçu.
L'Enregistrement des dossiers se déroule comme suit :
o Tenir le registre des dossiers transmis par l’Antenne,
o Date d’entrée du dossier,
o Date de prise en charge par le PASS,
o Date de retour du dossier du PASS,
o Date de transmission au Diprosec,
o Date de validation par le Diprosec,
o Date de transmission à la Direction nationale.

2. Le chef du personnel
Les chefs du personnel et autrement appelé le directeur des ressources humaines,
il est chargé de gérer tous les personnels de ladite entreprise ainsi que gérer les
différentes relations de la direction.
3. Informatique
L'informatique est chargée de la réception de listing des enseignants pour
chaque mois, l'envoi des courriers à l'antenne de Kinshasa où se trouve la grande
direction et aussi la saisie et impression des courriers.
4. Statistique
La statistique est chargée des répertoriés le nombre des écoles mécanisées
payées et non mécanisé payer et aussi répertorier tous les enseignants payés,
sous-payés et non payés.
5. Le service comptable
C'est un service au dedans de la cellule d'administration et des ressources
humaines chargé de la tenue de la comptabilité de l'institution ou de la direction
et donc enregistrer les entrées ou recettes et sortie ou dépenses de la direction.

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 3. RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS DU STAGE
Nous avions débuté notre stage de professionnalisation à la DINACOPE le 22
janvier 2024 après la première prise de contact avec le secrétaire un certain 19
janvier 2024, c’est grâce à la réceptionniste ayant son bureau à gauche de
l'entrée de la direction elle nous a conduit chez le Secrétaire, avec ce dernier
nous avions eu à faire la première prise de contact.
Celui-ci nous a demandé de passer les deux jours pour l'approbation de la lettre
de recommandation de stage par le directeur intérimaire de la direction. Ainsi se
débute notre stage le jour même de la prise de réponse à la demande et
recommandations au stage.

 Du Lundi 22 Janvier 2024 au Samedi 27 Janvier 2024

Au courant de cette semaine nous avons été reçu au secrétariat enfin d’apprendre
quelques notions du secrétariat y compris les exercices et les TD appliqué. Avec
le secrétaire de la direction, nous avions vu évidemment et aperçu la pratique
d'un secrétaire dans une direction ou une société.
Le Secrétaire joue un rôle très essentiel dans n'importe quelle entité il est un
considéré comme le bras droit du directeur ; Nous avions également transmis
certains courriers dans le bureau du directeur comme par exemple un courrier
d'invitation à une réunion.
On nous a aussi fait comprendre qu’un Secrétaire travaillant au sein d’une
direction doit assurer :
o La Gestion des informations confidentielles
o La Coordination des réunions
o La Gestion de l’agenda du directeur
o La Suivi des dossiers stratégiques
o L'Assistance dans la prise de décision
En résumé, les notions du Secrétaire dans une direction impliquent souvent des
responsabilités plus élevées et une contribution active à la gestion stratégique.

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  Du Lundi 29 Janvier 2024 au Samedi 03 Février 2024
Durant cette semaine nous avons eu à prendre les notions de ressources
humaines, et aperçu de la pratique de ce service chargé de la gestion de toutes
les ressources humaines de la DINACOPE Kamina avec le chef du personnel
monsieur Kas. Dans ce service tout personnel signal son heure d'arrivée au
bureau et de sa sortie dans un registre y compris la signature et exceptée le
directeur, le secrétaire et le PASS qui ne sont pas soumis à cette condition dans
ce service.
Dans ce service on a également fait quelques TD, TP et Interrogation sur les
notions de ressources humaines.
On a eu également à comprendre l’importance la gestion des employés et des
processus liés à la gestion du personnel. Cela inclut des aspects tels que le
recrutement, la formation, le développement des compétences, la rémunération,
l’évaluation de la performance, la gestion des relations de travail et la gestion du
changement.
En définitif, nous sommes parvenus à comprendre que les ressources humaines
dans une direction sont cruciales pour assurer la gestion efficace et efficiente des
employés au sein d’une organisation et pour contribuer à sa réussite à long
terme.
 Du Lundi 05 Février 2024 au Samedi 10 Février 2024
Nous avions été reçu dans le Bureau informatique de la direction par
l’informaticien en chef, avec lui nous avons appris les notions informatiques
liées à la Direction nationale par exemple nous avions délicatement étudier la
notion du listing de paiement des enseignants et nous avions même vu les listes
des enseignants qui étaient destinés à être payé pour le mois de janvier, nous
avions également saisir quelques lettres à l'ordinateur et les avons imprimé, nous
avons aussi manier le logiciel Word et Excel.
Dans le contexte de contrôle de paiement des enseignants, le service
informatique peut jouer un rôle crucial en assurant la gestion efficace et
transparente des données liées aux salaires des enseignants. Voici quelques
notions clés du service informatique dans cette direction :
1. Systèmes de gestion des ressources humaines (GRH)

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 2. Systèmes de paie
3. Contrôle d’accès et sécurité
4. Rapports et analyses
En combinant ces différentes notions, le service informatique peut jouer un rôle
clé dans l’optimisation du processus de paiement des enseignants, en assurant à
la fois une gestion efficace.
 Du Lundi 12 Février au Samedi 17 Février 2024
Au courant de cette dernière semaine nous avions eu à travailler et/ou assister le
statisticien en chef dans son Bureau, il nous a montré comment il répertorie
toutes les écoles mécanisé et non mécanisé également les enseignants payé et
non payé.
Cette courte période nous a permit de comprendre par des faits et des
explications venant du statisticien que le service statistique dans une direction de
paiement des enseignants consiste à collecter et analyser les données liées aux
salaires et aux avantages sociaux des enseignants, afin de garantir un traitement
équitable et transparent des rémunérations.
Enfin, les statistiques peuvent servir à évaluer l’impact des politiques de
rémunération sur la motivation et la performance des enseignants, et à apporter
des ajustements si nécessaires.
Durant cette même semaine nous avions eu à assister le comptable dans le
service comptable de la direction.
Le service comptable joue un rôle essentiel dans le contrôle des différentes
dépenses de la direction. Voici quelques notions clés liées à ce service :
1. Vérification des données sur les enseignants
2. Calcul des salaires
3. Contrôle des erreurs
4. Respect des délais
En somme, le service comptable assure la bonne gestion des dépenses de la
direction et joue un rôle clé afin de garantir la transparence.

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 4. REMARQUES ET SUGGESTIONS

1. DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

o L’alignement des cours durant nos heures de stage ne nous a pas permis à
mieux évoluer dans notre stage et en savoir plus sur les deux derniers
départements.
o Manque d’assistance en cas de maladie pendant les heures de services.

2. SUGGESTIONS

o Nous demandons aux autorités académique de prendre l’initiative pour un

délai de préavis après la date limite du stage pour permettre aux
retardateurs à finir le stage correctement.
o Que les autorités de la DINACOPE prennent l’initiative de prendre soin
des stagiaires en cas de maladie.

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 CONCLUSION
Nous voici au terme de notre stage qui a concourut positivement dans son
impact à notre formation estudiantine. Il est vrai que ces derniers nous a permis
de concilier la théorie apprise et la pratique trouver.
Nous sommes aussi capables d’œuvrer dans une direction, société ou entreprise
du reste de notre parcours sur la terre car ce stage nous a donné une belle image
sur la vie professionnelle et les confusions sans s'en est égaré suite à cette
formation professionnelle.

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