Rapport de stage

Effectué à : GDS GED services

Du : 01/06/2022

Au : 30/06/2022

Encadrante pédagogique : Dr. RAFI LOUBABA

Réaliser par : Nazha BOUZOULO

Année universitaire : 2021 / 2022

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 SOMMAIRE :

Introduction……………………………………………………………………..4
Chapitre 1 : La présentation de secteur d’activité « La dématérialisation » …………5

I. Le secteur d’activité « la dématérialisation des documents »……..6

II. L’impact de covid-19 sur la société………………………………..8
Chapitre 2 : La présentation de l’entreprise…………………………………9
I. Présentation de l’entreprise……………………………………….10
II. Activité de l’entreprise……………………………………………12
III. Historique de l’entreprise…………………………………………12
IV. Les clients de GDS GED SERVICES……………………………13
V. Analyse des « 4P » ……………………………………………….14
Chapitre 3 : La description des tâches réalisées au sien de la firme…………………..16

I. La description des tâches « les ateliers » ………………………....17

II. Les exemples…………………………………………………….....29
Conclusion………………………………………………………………………30

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 REMERCIEMENT

INTRODUCTIONREMERCI
Ce n’est pas parce que la tradition l’exige ou par habitude que cette page est présentée dans mon
EMENT
rapport, mais parce que les personnes auxquelles s’adressent mes sentiments les méritent vraiment.

Mes respects et mes chaleureux remerciements s’adressent avant tout à madame Fatiha sans oublier

mes formateurs et mes formatrices, qui ont fait de leur mieux pour m’offrir une formation complète

afin de me faciliter l’intégration dans le monde du travail .

Mon stage n’aurait pas pu voir sa réussite sans la collaboration et l’aide précieuse de plusieurs

personnes au sien d’GDS « GED » SERVICES aux quelles je tiens à exprimer mes reconnaissances et

ma profonde gratitude.

C’est avec un grand plaisir que j’exprime mes profonds respects et remerciement à Mr. Mohammed

Benkirane, le directeur générale de la société ainsi je tiens spécialement à remercier notre chère Mme

Fatiha Responsable du groupe et le RH, tout d’abord pour son chaleureux accueil et pour son précieux

encadrement au cours de mon stage, pour sa serviabilité, ses précieuses motivations, et fructueux

échanges d’idées, également j’adresse mes estimes a toute l’équipe de la firme .

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 INTRODUCTION

L’objet essentiel de toute formation théorique dispensée, est l’intégration active dans le monde

professionnel.

Le système de l’école SUP’RH prévoit pour la première année, un stage dans le milieu professionnel

d’une durée d’un mois.

Comme la formation ne peut être envisagée sans une approche directe de l’entreprise, le stage est

devenu obligatoire pour élargir le champ des connaissances théoriques et pratiques élaborées, en vue

de faciliter l’intégration dans la vie professionnelle.

C’est ainsi que j’ai effectué mon stage a la société GDS (GED) SERVICES, du 01/06 2022 au

30/06/2022. Ce stage m’a permis de découvrir le monde du travail et de l’entreprise, et la conformation

des méthodes enseignées avec la réalité professionnelle au sien de la société.

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 Chapitre 1 :
La présentation de secteur
d’activité « La dématérialisation »

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 I. Le secteur d’activité “la dématérialisation des documents“ :
1. La définition :

La dématérialisation des documents d’une entreprise consiste à remplacer des fichiers physiques par
des fichiers informatiques. On distingue la dématérialisation :

• Duplicative : chaque document reçu en format papier est transformé en format digital,
• Native : les documents sont, dans ce cas, directement reçus en format digital.

La dématérialisation des documents papier est un facteur d’efficacité. En effet, il ouvre la possibilité
pour une entreprise de traiter, stocker et partager ses fichiers de manière 100 % numérique.

Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des
serveurs informatiques.

2. Quelle est le but de dématérialiser les documents :

- On dématérialiser les documents pour La réduction des coûts de stockage et la fiabilisation des
opérations de traitement génèrent d’importants et durables gains de productivité pour
l’entreprise. Plus profondément, la dématérialisation des documents papier, et, en particulier, des
documents comptables, conduit l’entreprise à améliorer sa rentabilité en accélérant le
recouvrement et en diminuant les coûts de facturation.
- La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les
entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit
une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de
place non négligeable.

3. Les types des documents qu’on peut dématérialiser :

- 100 % des documents sont dématérialisables. Cela, sous réserve du respect de procédures légales
et de règles de sécurité. Le gain de productivité est d’autant plus élevé que le taux de
dématérialisation approche les 100 %. En pratique, l’entreprise dématérialise en priorité
les courriers entrants, les factures reçues, mais aussi, les relevés bancaires, les bons de
commande et les bons de livraison. Outre la dématérialisation comptable et la dématérialisation
des documents administratifs, un deuxième champ est le domaine RH. Ici, la dématérialisation
concerne les bulletins de salaire, les déclarations sociales et les contrats.

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 4. Comment dématérialiser un document papier :

La première étape de la dématérialisation de documents a, tout d’abord, été l’utilisation de scanners.

Ainsi, vous transformez les fichiers papier en fichiers numériques. Dans ce cas on a la possibilité de
les partager en pièce jointe par messagerie, mais, aussi, les conserver sur des disques durs externes ou
sur des serveurs. Les fichiers numériques sont, par conséquent, mis à la disposition du réseau.

Enfin, la deuxième génération de solutions de dématérialisation est la Gestion Électronique

d’Informations et de Documents pour l’Entreprise, ou GEIDE, communément appelée la GED,
pour Gestion Électronique de Documents.

5. Le principe de la gestion électronique des documents

La GEIDE s’appuie sur un logiciel dédié qui stocke sur un serveur interne ou externe (informatique
en nuage ou cloud computing) les informations clés de l’entreprise. De ce fait, le stockage est réalisé
indépendamment de leurs formats respectifs : fichiers bureautiques, courriels, vidéos, photographies…
La GED optimise le traitement, la sécurité mais aussi la circulation des informations de
l’entreprise. Cela, dans un contexte de confort utilisateur, interne ou externe. Mais, aussi, de protection
des données, avec un accès sécurisé et hiérarchisé aux bases documentaires.

La GEIDE correspond à une gestion globale du cycle de vie des documents électroniques :

1. Création et/ou capture des documents

2. Indexation des documents pour en faciliter la recherche
3. Stockage des documents
4. Consultation, traitement et partage des documents
5. Archivage et suppression.

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 II. L’impact de covid-19 sur la société :

Puisque la banque BMCE et RMA travaillent, pendant la période épidémique, en particulier pendant
le confinement. Il est clair que la société « GDS GED SERVICES » travaillait sans aucun problème
mais dans un cadre de la protection contre le Covid.

Et parmi les obligations de la protection :

1. Port de masque
2. Respect des mesures de distanciation
3. La vérification quotidienne de la température
4. Limitation des contacts inutiles sur les lieux de travail
5. Signalement à l’employeur de toute apparition de symptôme de la maladie
6. Respect de toute consigne sanitaire émise par l’entreprise.

Pendant le confinement et toute période de covid-19 , l’entreprise reçoit presque la moitié ( 50%) des
documents par rapport au jours normaux ( la diminution de l’intensité de travail)

Et la belle chose est qu’aucun des travailleurs n’a contracté l’épidémie , cela est dû au respect des
consignes sanitaires qui a été mentionné .

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 Chapitre 2 :
La présentation de
l’entreprise :

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 I. Présentation de la société :

1. Fiche signalétique :

La raison sociale : GDS (GED) SERVICES. « EAGDS »

La forme juridique : Société anonyme Simplifié

Le capital social : 2.200.000 DHS
L’activité : La gestion électronique des documents

L’adresse : Quartier industriel Sidi Maarouf

intersection Avenue F et rue
12M Casablanca
La date de la Juin 2010
création :
Téléphone : 05.22.95.77.50
Fax : 05.22.39.80.33
Le registre de 22.07 .37
commerce
N° d’identification 40216118
fiscale
La patente : 35621371
C.N.S.S : 8452584
L’effectif : 50 personnes.

2. L’organigramme de « GDS GED SERVICES »

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 Président Directeur Général
Mr. Driss BENJELLOUN

Directeur Général Adjoint

Mr. Mohammed BENKIRANE

Responsable Atelier
Mme BOUSHAF Sanae

Responsable Technique &

Responsable Logistique :
Responsable Qualité &
Production : Numérique :
Mr. FADLAOUI Tarik
Mme NAFI Fatiha Mme Nadia MAHFOUD

Contrôle Qualité
Superviseur Réception :
Mme KABLY Mouna Mme Nadia MAHFOUD

Superviseur Numérisation :
Superviseur Préparation :
Mme AIT elefquih FZ Mr.TAJAR Karim

Superviseur Vidéo codage : Superviseur Archivage :

Mme LAKSISSER Sofia Mr. IFKIREN Lhoucine

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 II. Activité de l’entreprise :

GDS (GED) SERVICES (EAGDS), est une société spécialisée dans la gestion électronique des
documents. Elle réalise pour le compte de ses clients la production de documents numériques, elle
propose également la prise en charge du traitement du courrier entrant, la gestion des archives des
documents dématérialises et la gestion de l’archivage.
L’ensemble de processus de dématérialisation fait l’objet d’un suivi horodate des opérations
réalisées sur les document physique d’une part et numérique d’un autre part .
En fin de processus, les documents numériques indexes sont transfères dans le système d’informations
du client .
Le processus de dématérialisation, organise en atelier :
Atelier « réception » ;
Atelier « préparation » ;
Atelier « vidéo-codage » ;
Atelier « archivage »

Atelier de la Atelier de la Atelier de la

Réception préparation numérisation

Atelier de Atelier de
l’archivage vidéo-codage

III. Historique de l’entreprise :

- L’entreprise crée juin 2010 et entre 2010 ET 2017 : le nom de l’entreprise est “EURAFRIC GED SERVICES“.
- En 2017 l’entreprise change le nom de « EURAFRIC GED SERVICES » à « GDS GED SERVICES ».
- Entre 2017 et 2018 : l’absorbation de DGS par FINASHORE ; càd vente des actions a Finashore ; il devienne 100%
« FINASHORE ».
- Janvier 2022 : L’absorbation des GDS par Docuprint. Il devienne 100% « DOOCUORINE ».

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 IV. Les clients de GDS GED SERVICE :
a. BMCE :

La raison social La banque marocaine du commerce extérieur

(BMCE)
La forme juridique Société Anonyme
Le capital social 1.719.633.900
Le siège social 140, Avenue Hassan 2 . Casablanca
La date de création 23 août 1994
Téléphone 05.22.20.05.13
Fax 05.22.20.05.13
Le registre de commerce 27129

b- RMA WATANIYA :

La raison social Compagnie marocaine d’assurance et de

réassurances (RMA XATANIYA)
La forme juridique Société Anonyme
Le capital social 1.796.170.800.DHS
Le siège social 83,Avenue de l’Armée Royale

Téléphone 05.22.31.21.63
Fax 05.22.31.31.37
Le registre de commerce 15207

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 V. Analyse des « 4P » :

1. Marketing mix

L’expression « Mix Marketing » : est l’une des plus employée en marketing. Le

marketing mix est également connu sous le nom des « 4P » c’est-à-dire : Produit, Prix
(distribution) et Promotion (communication).

Marketing Mix : ensemble des outils dont l'entreprise dispose pour atteindre ses objectifs
auprès du marché-cible.

Produit : Lindexation
et l'archivage des
documents .

Prix : Chaque produit

Promotion: La àson prix, varie entre
publicité chez BMCE ,
RMA WATANIYA .
(0.16,0.95 DHS) pour
chaque feuille .

Place : au sien de
l'entreprise sous forme
des ateliers .

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 2. La stratégie globale de l’entreprise :

GDS GED SERVICES a fixée son activité sous une seule procédure de
production (son seul moyen pour survivre et gagner des parts de marchés dans
le monde des entreprises et le traitement des documents), dont on peut dire que
la frime a une stratégie de spécialisation : qui consiste a focalise sur un seul
marché et un seul produit .

Elle concentre ses efforts et ressources sur un segment étroit et défini qui est
spécialement la BMCE et la RMA WATANIYA.

Ce type de stratégie permet l’entreprise de focalisation sur les coûts ou sur la

différenciation, Avec une focalisation sur les coûts , une société vise à être le
producteur plus bas prix sur un maché ou un segment déterminé. Avec une
stratégie de différentiation ciblé, elle créée son avantage concurrentiel par la
différenciation sur un client particulier.

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 Chapitre 3 :
La description des
tâches réalisées :

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 I. La description des tâches « des ateliers »:

1- L’atelier de réception :

Première étape de la dématérialisation, elle consiste à trier les documents en fonction de

leur nature (Type de documents décrits dans le document d’instruction spécifique à
l’application). Chaque sera séparé à l’aide d’une feuille de document comportant un numéro
unique « code -à-barre » qui constituera l’identifiant du document physique et du document
numérique résultant.

A l’issue de cette phase, les opérations en charge de la réception enregistrant leur

intervention par rapport au bac dans des corbeilles courrier, chaque corbielle courrier
représentera une unité de contrôles dans les phases suivantes. Une Opération de plusieurs bacs
et peut être réalisée par plusieurs Operateurs.

- Entre : Bacs de documents d’un produit /un client

- Sorti : Bacs de documents séparés par une feuille de documents à préparer
Bacs de documents tries par type à préparer
Bacs de documents disposant d’un timestamp à préparer

1-1) S’identifier dans l’outil de suivi :

a- Les détails de la réception :

- S’identifier sur le
poste de travail .

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 Ouvrir l’application de suivi « Sélectionner « Atelier
EAGDS ». Réception »

1-2) Trier et séparer les documents par nature de document :

Prendre un bac de document d’un produit /client. Positionner les corbeilles permettant de
marquer les positions de triPrendre des séparateurs de document jaune (documents normés)
Prendre un paquet de documents et le positionner sur la table de tri reconnaitre la nature du
document par type de tâche /client.
Contrôle les documents reçus du client par rapport à la liste d’accompagnementassociée
placer un séparateur jaune sur ce document afin qu’il garde son intégrité placer le
document et son séparateur jaune dans la corbeille correspondant au type de document
tout le document normé (timestamp) est prioritaire. En réception, ils sont regroupés dans
une même corbeille pour constituer des bacs de document exclusivement normés. Aucun
typage n’est alors nécessaire exclure les documents devant être réexpédiés en fonction
des règles de préparation de l’application exclure les documents ne concernant pas
l’application.

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 a- Constituer des lots :

Prendre le contenu d’une position de tri

Répartir les documents en paquet d’environ 70 feuilles (selon l’application, certaines nécessitant
des lots d’une trentaine de feuilles) et les placer dans des corbeilles Rajouter une feuille de lot
bleu

b- Créer des bacs :

● Prendre une feuille de bac verte (document normé)

● Cocher l’état « R » (correspondant à « Réception »
● Dans l’outil de suivi, sélectionné « classique » au niveau de l’option
« type desaisie de la tâche »
● Sélectionner le client /application dans la liste des tâches
● Ajouter si besoin le type de document en cochant la case avec ou sans type
● Biper la feuille de bac
● Mettre à disposition de l’atelier « préparation » le bac réceptionné

c- Les différents types de document

TACHE TYPE DE
DOCUMENT
1604030000 - Résiliations
1604480000 - Affaires nouvelles
1604760000 - Proposition Assurance
PRODAUTO NB 1604930000 - Relevé de situation
1604940000 - Avenant
2900070000 - Carte grise, permis, fact achat, quit
2900090000 - Couriers clients
PRODAUTO 1604030000 - Résiliations
CL

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 2- L’atelier de préparation :

Cette phase permet de mettre les documents en forme pour être numérisés. Un
operateur prendra en charge un bac et préparera des lots de documents selon les
instructions du client. Le suivi est effectué sur chaque lot, l’operateur indique le
nombre de document et le nombre de feuilles que ce dernier contient. Après
préparation, les lots de documents sont remis dans le bac pour leur transport vers
l’étape suivante . Lors de cette étape, si un doute existe sur la qualité du document et
plus particulièrement sur l’exploitabilité du document numérique produit, le document
est écarté retourner au client.

2-1) les règles de gestion :

● Organiser les bacs de documents réceptionnés selon un ordre de priorité déterminé.

● Oter toutes les agrafes et réparer les documents abimés à l’aide du scotch.
● Compter le nombre de feuilles du document (y compris la feuille de document).
● Saisir le nombre de feuilles du document dans l'outil de suivi.
● Le lot contient presque une vingtaine de documents.
● Enregistrer le lot lorsque tous les documents sont préparés en utilisant le raccourci
(Ctrl+Entrée).
● Ecrire dans la feuille de lot les quatre derniers chiffres du numéro de bac, le
nombre dedocuments figurant dans la fenêtre, ainsi que le nombre total des feuilles.
● Suivre la même démarche pour préparer les autres lots.
● Valider le bac lorsque tous les lots sont préparés.
● Noter sur la feuille de bac la nature de produit, la date de la préparation ainsi que les
initiales del'opérateur.
● Emmener le bac à l'atelier de numérisation.

2-2) Classement des bacs préparés :

Après la préparation et la validation, le bac va être placé dans des corbeilles spécifiques
afin de l’organisation dans l’atelier de numérisation.

3- L’atelier de numérisation :
Les documents sont numérisés par lot, les lots numérisés ensemble appartiennent
tous au même bac. La numérisation s’effectue systématiquement en recto /verso. A

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 chaque phase de numérisation, l’opérateur effectue des contrôles de qualité des images
par échantillonnage. En cas de qualité insuffisante, la numérisation est interrompue et
sera reprise depuis le début après l’intervention de maintenance sur le scanner.
L’application de numérisation effectue également un contrôle « Mécanique » de qualité
des images en effectuant une reconnaissance automatique sur les séparateurs de
document.
En fin de numérisation, l’application indique à l’operateur le nombre de feuilles et le
nombre de documents produits lot par lot, l’opérateur vérifié et valide que le nombre
annoncé par l’opérateur de préparation correspond aux documents numériques Produits.
En cas de désaccord, l'opérateur de numérisation effectue les contrôles nécessaires pour
décider s'il doit reprendre l'opération au début ou corriger l’annonce effectuée par la
préparation. Chaque intervention est enregistrée. Après numérisation, les lots de
documents physiques sont replacés dans leur bac pour être acheminé vers l’atelier de
conditionnement des archives.

a- Les règles de gestion

a-1 ) Avant la numérisation :

✓ Essuyer les guides de numérisation avec un chiffon.

✓ Mettre le Scanner Sous tension « mettre le scanner en marche en appuyant sur

l’interrupteur, les trois boutons clignotent ».
✓ Une fois le scanner est allumé, attendez la fin du test d'initialisation, après le voyant
vert s'allume pour indiquer que le scanner est prêt à procéder à la numérisation.
✓ Démarrer l’ordinateur.

✓ Cliquer sur l’icône EAGDS suivi.

✓ Une fenêtre d’identification apparaît, entrez votre [nom d’utilisateur] et votre [mot
de passe], puis cliquez sur le bouton [OK].
✓ Ouvrir x : pour débloquer licence FORMS.
✓ Une fenêtre d’identification apparaît, entrez votre [nom d’utilisateur] et votre [mot
de passe], puis cliquez sur le bouton [OK].
✓ Cliquer sur l’icône SCAN pour ouvrir l’application. Sélectionner « atelier
numérisation» dans l’outil de suivi.
✓ Biper le code barre de la feuille du bac dans l’outil de suivi « atelier de numérisation
» Des informations figurent à l’interface de la page concernant les lots à numériser.

✓ Vérifier que la tâche sélectionnée dans FORMS est conforme avec celle affichée
dans le portail Suivi.
✓ Sortir les lots du bac.
✓ Taquer les lots manuellement pour s’assurer que le bac est bien préparé.
✓ Vérifier que le réceptacle des documents est adapté au format des feuilles.
✓ Positionner les lots dans le chargeur du scanner, mode paysage pour la
numérisation Noir et Blanc ou bien mode portrait pour la numérisation Couleur.

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 a-2) Au cours de la numérisation :

✓ Les lots du bac sont numérisés à l'aide du scanner. L'opérateur bipe la feuille de bac.

✓ Le bac doit être à l'état préparé.

✓ Affichage de la tâche traitée et de la liste des lots avec le nombre de documents et le

nombre de feuilles enregistrés à la préparation.
✓ L'opérateur contrôle que les nombres enregistrés dans le suivi correspondent aux
nombres indiqués par le logiciel de numérisation.
✓ Lors de la numérisation l'écran présente un diagramme à barres indiquant le nombre
des documents et des feuilles numérisées.
✓ Chaque feuille est scannée recto-verso (en un seul passage) et le traitement de RAD va
l’identifier. Cliquer sur plusieurs vignettes pour vérifier la qualité d’image produite
sur le recto et le verso.
✓ Dans FORMS, un écran à la fin de la numérisation indique des alertes sur les
discordances repérées (nombre de feuilles numérisées <>feuilles saisies dans le SUIVI
; mauvaise tâche de numérisation etc.).
✓ Au besoin il renumérise, recompte et corrige les nombres enregistrés. Il coche les lots
traités.

a-3) Après la numérisation :

Séparer le bac en trois lots d’une façon décalé pour faciliter l’archivage. Placer le bac
dans la corbeille qui correspond au produit numérisé.

b- Mes remarques :

- Lors de la numérisation des documents il est important de prêter attention à la

préparation de ces derniers.

- Une bonne préparation nous assure une bonne qualité d’image avec une stabilité de
vitesse ainsi qu’une excellente prise de papier.

- Une mauvaise préparation des documents peut entrainer une dégradation de la

qualité d’image ainsi que des prises multiples des documents ou encore des
bourrages papiers.

- Afin de garantir une numérisation optimale il est important que les documents soient
« taquer » sur une surface plane, et que les coins soient aplatis afin de ne pas numériser
des documents écornés .

- Pour obtenir et maintenir la meilleure qualité d’image un petit geste de

nettoyage complet peut supprimer toute trace de poussière devant les blocs
optique.

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 4- L’atelier d’archivage :

Après numérisation, les lots de documents sont archivés dans des boites
d’archives. La méthode d’archivage utilisée par le prestataire permet de réaliser un
inventaire en temps réel des archives. La prestation comprend une période de stockage
sur site d’une durée variable en fonction de la nature des documents et ne pouvant
excéder une période fixée eu comme accord avec le client cette période est généralement
utilisée pour permettre au client de valider que le support physique (Papier) ne lui est
pas nécessaire pour l’exploitation du document .

5- L’atelier de vidéo-codage :

a- Initialiser le poste de travail

o S'identifier sur le poste de travail
o Ouvrir l’application de « Read Soft DOCUMENTS/FORMS Verify »

23
 o Ouvrir « état des lots » « par traitement » dans l’outil de suivi EGDS .

b- Vidéo coder :

o Identifier l’application (tache) nécessitant un vidéocodage à partir de l’application « état

des lots » (colonne « nombre de documents à compléter ») en privilégiant les documents
« Urgent ».
Les taches possibles sont :

▪ PRODAUTO_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents ennoir et

blanc relatifs à l’application automobile mono – véhicule.
▪ PRODAUTO_i660_CL.JOB : cette tâche est associée aux documents encouleur
relatifs à l’application automobile mono – véhicule.
▪ FLOTAUTO_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noiret blanc
relatifs à l’application automobile flotte.
▪ FLOTAUTO_i660_CL.JOB : cette tâche est associée aux documents en
couleur relatifs à l’application automobile flotte.
▪ BQPREV_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noir etblanc
relatifs à l’application bancassurance et GRC- prévoyance.
▪ BQDOMG_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noiret blanc
relatifs à l’application bancassurance et GRC – dommage.
▪ BQEPAR_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noir etblanc
relatifs à l’application bancassurance et GRC – épargne.
▪ GEDSIN_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noir etblanc
relatifs à l’application sinistre automobile.

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▪ GEDSIN_i660_CL.JOB : cette tâche est associée aux documents en couleurrelatifs à
l’application sinistre automobile.
▪ GEDSINR_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noiret blanc
relatifs à l’application sinistre automobile reprise.
▪ CONTRAT_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents en noiret blanc
relatifs à l’application GRC contrat.
▪ CREDIMMED_i660_NB.JOB : cette tâche est associée aux documents ennoir
et blanc relatifs à l’application Salafin – crédit immédiat.

o Vérifier dans la colonne « nombre de séparateur à compléter » s’il y en a à compléter

o Sélectionner l’application concernée dans « Read Soft Verify »
o Lancer le vidéocodage par l’option « ouvrir et démarrer » (clic droit)
o Compléter les éléments manquant de l’index

c- Exemple :

Au choix de la tâche « PRODAUTO_i660_NB.JOB » l’écran suivant s’affiche :

d- Description des champs :

▪ Code timestamp: ce code permet de préciser l’application GED concerné

(voir la listeannexe 1).

Annexe 1 :

▪ Référence du document : c’est le code qui permet de préciser le type de produit.

25
▪ Contrat: c’est le numéro de police qui existe dans l’attestation. ce dernier
contient 15chiffres.

▪ Avenant : c’est le numéro d’avenant qui existe dans l’attestation.

Outils :
● F9 : touche permettant le changement du code timestamp
● F12 : touche permettant l’inscription de la référence précédemment vidéo-codée
● Ctrl+Flèche : donne lieu à un accès mobile « en haut ou en bas » du document
● Ctrl+touche + ou - : rend possible l’agrandissement ou la réduction du
document afin defaciliter la lecture des références à vidéo-coder
● L’utilisation de l’ongle : « voir toutes les pages du document »
permet une exploitationvisuelle plus étendue du dossier

26
o Fin de vidéocodage

27
 6- Le désarchivage :

Le désarchivage consiste à répondre à la demande du client pour la

récupération de leurs documents physiques.

I. Les règles de gestion :

● À la suite d’une demande du client qu’on reçoit par voie électronique, on

consulte le portail du client pour savoir les références d’archivage physiques
(le N° de lot, le N° de document, et le N° de la boite d’archive).
● Etablir une liste qui contient les numéros des boites d’archives et la date
d’archivage, pour l’envoyer au centre d’archivage.
● Après la réception des boites demandées, on débute l’opération de
désarchivage sur le portail EAGDS, en choisissant les options :
Client « RMA ou BMCE ».Tâche concernée.
Commentaire : on doit préciser le demandeur, la date de la demande, le numéro de la
boite ainsi que le lot qui contient le document à désarchiver.
● Bipper la feuille de document puis valider.
● Cliquer sur l’option « Edition », sélectionner « Demandée » dans l’état de la
demande puis « valider », et pour confirmer la demande on clique sur
« Valider et confirmer ».
● Cliquer sur l’option « Validation » et bipper la feuille de document.
● Vérifier qu’il est noté « Désarchivage validé » sur l’état du document.
• Imprimer le bordereau de désarchivage et agrafer une copie du bordereau
imprimé avec la feuille de document, puis les placés dans le lot qui contient le
document désarchivé.
• Mettre une autre copie du bordereau imprimé dans le classeur de
désarchivage.
• Envoyer le document désarchivé au client accompagné d’un accusé de
réception.

28
II. Les exemples :

Exemple d’une demande de client qu’on reçoit par voie électronique :

Exemple d’une liste des boites d’archives

demandées pour le désarchivage :

Commentaire

• Le tableau ci-dessus présente les numéros des boites dont on a besoin pour une
opération de désarchivage.
• Ce tableau sera envoyé par voie électronique au centre d’archive.

29
 CONCLUSION :

Cette période de stage que j’ai effectuée à « GDS GED SERVICES » m’a offert la
possibilité de renforcer et de développer mes connaissances théoriques et
pratique.

La meilleure des choses qu’on peut apprendre dans un stage. C’est vivre entre
les employés, les méthodes de résolution des problèmes dans un milieu de la
dématérialisation, la nature des interventions et des problèmes qu’on peut
affronter dans la gestion électronique des documents (la dématérialisation) .

Ce mois de stage m’a beaucoup apportée tant sur le plan personnel que
professionnel, j’ai appréciée tout particulièrement la confiance et l’autonomie
que m’a laissé le service de la préparation, numérisation, vidéo- codage, et
l’archivage, sur les différents tâches effectuées.

J’ai débuté ce stage avec la volonté d’approfondir mes connaissances,

d’acquérir de l’expérience professionnelle et de faire le point sur mon
orientation, je suis satisfait car j’ai rempli les objectifs que je m’étais fixé. Il a
été véritablement une réussite en tous points.

Les relations que j’ai pu entretenir avec l’équipe, m’ont initié sur le principe de
travailler ensemble pour produire, ce qui constitue une forte expérience
professionnelle pour ma prochaine entrée à la vie professionnelle.

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 Table des matières
SOMMAIRE : ..................................................................................................... 2
REMERCIEMENT ............................................................................................ 3
INTRODUCTIONREMERCIEMENT ............................................................ 3
INTRODUCTION .............................................................................................. 4
Chapitre 1 :.......................................................................................................... 5
La présentation de secteur d’activité « La dématérialisation »......................... 5
I. Le secteur d’activité “la dématérialisation des documents“ :.................... 6
1. La définition : ........................................................................................... 6
2. Quelle est le but de dématérialiser les documents : ................................. 6
3. Les types des documents qu’on peut dématérialiser : .............................. 6
4. Comment dématérialiser un document papier : ....................................... 7
5. Le principe de la gestion électronique des documents ............................. 7
II. L’impact de covid-19 sur la société : .......................................................... 8
Chapitre 2 :.......................................................................................................... 9
La présentation de l’entreprise : ......................................................................... 9
I. Présentation de la société : ....................................................................... 10
1. Fiche signalétique : ................................................................................ 10
2. L’organigramme de « GDS GED SERVICES » ..................................... 10
II. Activité de l’entreprise : ............................................................................ 12
III. Historique de l’entreprise : ....................................................................... 12
IV. Les clients de GDS GED SERVICE : ........................................................ 13
a- BMCE : ...................................................................................................... 13
b- RMA WATANIYA : .................................................................................... 13
V. Analyse des « 4P » : .................................................................................. 14
1. Marketing mix ........................................................................................ 14
2. La stratégie globale de l’entreprise : ...................................................... 15
Chapitre 3 :........................................................................................................ 16
La description des tâches réalisées : ................................................................. 16

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I. La description des tâches « des ateliers »:................................................ 17
1- L’atelier de réception :.............................................................................. 17
1-1) S’identifier dans l’outil de suivi : .................................................... 17
1-2) Trier et séparer les documents par nature de document : ........ 18
2- L’atelier de préparation :.......................................................................... 20
2-1) les règles de gestion : ...................................................................... 20
2-2) Classement des bacs préparés : ..................................................... 20
3- L’atelier de numérisation :....................................................................... 20
a- Les règles de gestion .............................................................................. 21
b- Mes remarques : ..................................................................................... 22
4- L’atelier d’archivage : .............................................................................. 23
5- L’atelier de vidéo-codage : ....................................................................... 23
a- Initialiser le poste de travail .............................................................. 23
b- Vidéo coder : ....................................................................................... 24
c- Exemple : ............................................................................................... 25
d- Description des champs : ....................................................................... 25
6- Le désarchivage : ..................................................................................... 28
I. Les règles de gestion : ............................................................................ 28
II. Les exemples : ........................................................................................ 29
CONCLUSION : ................................................................................................ 30

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