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Article 1 - Introduction
- Conformément aux dispositions des statuts, ce règlement intérieur est établi pour préciser le fonctionnement interne
du point de vente collectif.
- Ce règlement intérieur concerne tous les apporteurs du point de vente collectif, adhérents associés ou non de la SAS
l’Escale Campagnarde.
- Les réunions communément appelées « réunions mensuelles » sont des conseils d'administration de la SAS qui ont lieu
tous les mois et auxquelles tous les adhérents sont tenus d’être présents ou représentés.
- Toute modification du présent règlement intérieur sera proposée par le Conseil d'Administration et sera ou non validée
lors de l'Assemblée Générale du point de vente collectif, par vote à la majorité simple.
- L’activité du point de vente collectif s’inscrit dans la notion de vente directe et de remise directe aux consommateurs.
- Tous les apporteurs s’engagent à respecter les dispositions de la vente directe et de la remise directe aux
consommateurs.
- Le point de vente collectif agit en qualité de mandataire pour effectuer l’acte juridique de vente pour le compte et au
nom de ses mandants (= tous les apporteurs du point de vente collectif). Des contrats de mandat sont, à cet effet, signés
entre le point de vente collectif et chaque apporteur.
- Chaque apporteur est propriétaire et responsable de son produit jusqu’à la remise finale aux consommateurs.
- Tout produit proposé à la vente dans le point de vente collectif doit être régit par un contrat de mandat passé avec
l’apporteur. Ce contrat est accompagné de la liste des produits vendus par cet apporteur dans le point de vente collectif.
Article 3 – Charte
- Chaque adhérent s’engage à respecter le cahier des charges défini par le point de vente pour chaque famille de
produits.
Aucun achat/revente n’est autorisé. Sauf entre producteurs du point de vente collectif pour transformer des produits et
les vendre dans le magasin.
Un producteur peut avoir jusqu'à 2 gammes de produits dans le magasin et son pourcentage de chiffre d’affaire ne doit
pas dépasser 35 % du chiffre total pour ne pas mettre en péril le magasin, en cas de départ.
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La transformation à façon est autorisée, dans la mesure du possible, les matières premières devront être issues d’une
autre exploitation agricole. Au cas par cas, la décision sera soumise à l’ensemble du groupe qui valide ou non la
commercialisation du produit.
En cas de rupture accidentelle de produits chez un adhérent, la conduite à tenir sera prise par le conseil d’administration.
Celui-ci peut autoriser exceptionnellement la fourniture du produit auprès d’un autre producteur adhérent respectant le
cahier des charges du PVC.
Dans tous les cas, les consommateurs devront être informés par le PVC de la rupture de stock et de l’origine des produits
de remplacement.
- Un produit issu d’un producteur, respectueux de la législation en vigueur (réglementation sanitaire, étiquetage,
douanes…) et représentatif de la production régionale.
- Soumis à agrément (par vote à la majorité simple) de l’Assemblée Générale du point de vente collectif après
présentation du produit par l’apporteur.
Non-conformité ponctuelle :
Les producteurs de permanence (minimum 2 après accord mutuel) sont habilités à retirer un produit de la vente s’ils le
jugent nécessaire. Lors de leur permanence, ceux-ci ont les obligations suivantes :
- traiter la situation,
- informer l’apporteur concerné du problème rencontré et du traitement appliqué (par téléphone et/ou mail et par une
inscription/note dans le cahier de liaison).
Chaque apporteur étant propriétaire et responsable de son produit jusqu’à la remise finale aux consommateurs, il a
également la responsabilité de surveillance les DLC et DLUO de ses produits.
Cependant, les producteurs de permanence ont une mission de surveillance de l’ensemble des produits vendus dans le
point de vente collectif et sont en droit et ont le devoir de retirer de la vente un produit dont la DLC ou DLUO ne serait
plus conforme.
De plus, chaque apporteur ayant des produits avec une DLC ou DLUO est tenu d’informer l’ensemble des apporteurs des
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dates et règles de retrait qu’il souhaite voir appliquer sur ses produits.
Non-conformité temporaire
Une suspension temporaire des produits d’une exploitation, ceux-ci peuvent être retirés de la vente pour des raisons
sanitaires et ou techniques (exceptionnelles).
Non-conformité récurrente
Tout apporteur peut saisir le Conseil d'Administration pour signaler, s’il l’estime nécessaire, un problème de non-
conformité sur un produit. Dans ce cas, le problème sera traité au niveau de cette instance et elle votera, à la majorité
simple :
- le délai de ce retrait,
De plus, le Conseil d'Administration désignera une ou plusieurs personnes qui seront chargées d’informer l’apporteur
concerné et de faire appliquer la décision prise.
Deux apporteurs adhérents ne peuvent pas apporter le même produit au même moment. Si la situation se présente pour
un apporteur associé et un apporteur non associé, l’apporteur associé est prioritaire. Cependant, il est possible que
plusieurs apporteurs adhérents approvisionnent le point de vente sur une même gamme de produits (exemple : fruits
frais, légumes…) à condition que la répartition des produits soit clairement établie par les apporteurs concernés. Cette
répartition devra ensuite être présentée et validée en Conseil d'Administration
Chaque apporteur adhérent doit assurer lui-même la gestion de ses stocks et s’engage à tout mettre en œuvre de sorte
que le point de vente ne manque jamais de produits.
La livraison, le codage et l’étiquetage des produits sont sous la responsabilité de chaque apporteur avant l’ouverture du
point de vente au public.
Chaque apporteur s’engage à donner priorité, dans l’approvisionnement de ses produits, au point de vente par rapport à
ses autres formes de commercialisation (vente directe ou non). Tout apporteur qui ne livre pas prioritairement le point
de vente s’expose à des sanctions (avertissement), voire à une procédure d’exclusion.
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Dès lors que les apporteurs font partie de deux points de vente collectif, il est impératif de redéfinir les volumes de
production pour savoir si l’apporteur est associé ou non associé dans les deux points de vente. Si une rupture temporaire
de production avait lieu, le Conseil d’Administration gérera ce problème au cas par cas et en lien éventuel avec l’autre
point de vente.
Planning d’approvisionnement
Chaque apporteur s’engage à remplir annuellement le planning de livraison de ses produits ci joint et à informer
l’ensemble des autres apporteurs associés (lors d’une réunion mensuelle) de toute modification de ce planning.
- informer les autres apporteurs, au moyen de cahiers de transparence et cahiers techniques régulièrement mis à jour,
des modes de production et de transformation utilisées ainsi que des exigences sur la présentation et la gestion des
produits dans le point de vente collectif.
- Avoir fait l’objet d’une visite d’exploitation par une représentation du point de vente collectif.
L’acceptation d’un nouvel apporteur est soumise au vote à la majorité simple du Conseil d'Administration du point de
vente collectif et doit satisfaire les dispositions des articles 4–1 et 5–1.
Cette acceptation d’un nouvel apporteur est conclue par la signature d’un contrat de mandat entre l’apporteur et le point
de vente collectif.
- visite et présentation de l’exploitation agricole par une délégation représentant le point de vente collectif,
- par ailleurs, il est souhaitable que le nouvel apporteur visite les autres exploitations agricoles du point de vente afin
d’avoir une meilleure connaissance des produits et modes de production des autres apporteurs.
- Un apporteur souhaitant faire partie du magasin sera tout d’abord un apporteur non associé pendant une durée
minimum de 6 mois.
- L’apporteur non associé, une fois accepté par le Conseil d'Administration du point de vente, a un apporteur associé
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référent qui fera le lien entre cet apporteur non associé et l’ensemble des apporteurs du point de vente collectif.
- La période d'essai sera de 6 mois avec les trois permanences d’une journée prévues. La commission appliquée est celle
de l'apporteur non associé. La période d'essai est renouvelable une fois à l'initiative des deux parties. La rupture de la
période d'essai est à l'initiative des deux parties à tout moment et sans motif.
- Lorsque l’apporteur non associé proposera un nouveau produit à la vente ou demandera une modification à son contrat
de mandat, il en informera son apporteur référent qui portera la demande à l’ordre du jour de la réunion mensuelle. Le
point de vente collectif s’engage alors à donner une réponse dans un délai de un mois.
- Si l’apporteur non associé réalise un chiffre d’affaires supérieur à 10 % du chiffre d’affaire global des douze derniers
mois du magasin, il lui sera proposé de devenir apporteur associé, sauf si celui-ci est déjà membre d’un PVC en tant
qu’apporteur associé.
Le départ d’un apporteur du point de vente collectif peut être volontaire. Dans ce cas, il y a non-reconduction ou rupture
du contrat de mandat à la demande de l’apporteur. A partir du moment où il n’y a plus de contrat entre l’apporteur et le
point de vente collectif, les produits sont automatiquement retirés de la vente et restitués à l’apporteur.
Préavis :
- L’apporteur non associé qui souhaite rompre ou ne pas reconduire son contrat de mandat doit en avertir par oral et par
écrit son apporteur référent qui portera cette information à l’ordre du jour du prochain Conseil d’Administration.
- Cette formalité doit être faite au minimum 3 mois avant la date effective de la rupture du contrat, sauf cas de force
majeure.
Pénalités :
En cas de non-respect du délai de préavis, le point de vente collectif se donne le droit d’exercer les pénalités suivantes :
- Le chiffre d’affaires du dernier mois de livraison ne sera pas versé avant le préavis ou toute autre modalité décidée par
le Conseil d’Administration
Le taux de commission sera pour le dernier mois de 40% si départ immédiat sans préavis ou 35% si départ sans respect
du préavis.
Le départ d’un apporteur non associé peut être une décision du point de vente collectif. Cette décision doit être motivée
et votée (majorité simple) en Assemblée Générale. Dans ce cas, il y a non-reconduction ou rupture du contrat de mandat
à la demande du point de vente collectif.
A partir du moment où il n’y a plus de contrat entre l’apporteur et le point de vente collectif, les produits sont
automatiquement retirés de la vente et restitués à l’apporteur non associé.
Article 6-4 – Engagements du point de vente collectif vis à vis des apporteurs non associés
Le point de vente collectif s’engage à :
- trouver la bonne place au produit mis en vente par l’apporteur non associé et tout mettre en œuvre pour que celui-ci se
vende le mieux possible,
- transmettre à chaque apporteur non associé les informations sur le point de vente (décisions prises par les adhérents,
changements…),
- tenir un cahier de liaison à disposition des apporteurs non associés dans lequel ils vont pouvoir donner de l’information
et en recevoir,
- ce que les apporteurs non associés connaissent l’ensemble des apporteurs du point de vente,
Article 6-5 – Engagements de l’apporteur non associé vis à vis du point de vente
Les permanences peuvent se faire sous forme d’animations commerciales ou de soutien commercial à la vente et doivent
permettre à l’apporteur non associé de :
- mieux suivre ses produits et les mettre en valeur sur son rayon,
Pour le point de vente, la présence, même ponctuelle, de l’apporteur non associé à la vente permet :
* d’être cohérent par rapport à l’image « produits de nos fermes, vendus par nous-mêmes ». En effet, le client et les
apporteurs peuvent associer à chaque produit, un producteur,
Une action minimum de 500 € (montant fixé en Assemblée Générale du point de vente collectif par vote à la majorité des
2/3) doit être payée par chaque apporteur associé lors de la signature de son contrat de mandat.
Un nouvel apporteur qui souhaite adhérer à la SAS est un apporteur, soumis aux conditions des articles 5-1 et 5-2 du
présent règlement et qui effectue une période d’essai.
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NB : Un apporteur non associé qui souhaite devenir un apporteur associé de la SAS est soumis aux mêmes procédures de
période d’essai et d’adhésion définitive qu’un nouvel apporteur qui souhaite adhérer à la SAS.
- 6 mois comme apporteur non associé (voir article 6-1) taux commission 28%
Permanences : il doit effectuer les permanences avec son titulaire et pendant, au minimum, les deux premiers mois de la
période d’essai. L’apporteur doit faire au moins une permanence en doublon avec chacun des autres apporteurs associés
à raison d’une permanence par mois et au prorata de son chiffre d’affaires. A l’issue de cette période de formation,
l’apporteur deviendra à son tour responsable de permanence.
Commission de mise en marché : La commission de mise en marché pendant la période d’essai est la même que celle
appliquée aux non associés.
Conseil d'Administration : L’apporteur associé, en période d’essai, doit assister obligatoirement à tous les Conseils
d'Administration. Il n’a pas le droit de vote mais peut participer aux débats et donner un avis consultatif.
Insertion dans la vie du point de vente collectif : Les apporteurs associés du point de vente collectif s’engagent à tout
mettre en œuvre pour faciliter l’insertion de l’apporteur en période d’essai. Une présentation du point de vente collectif,
du règlement intérieur est prévue en début de période d’essai.
La procédure et les conditions d’une rupture de la période d’essai sont celles stipulées aux articles 6-2 et 6-3 du présent
règlement intérieur.
Le départ d’un apporteur associé du point de vente collectif peut être volontaire. Dans ce cas, il y a :
- Non-reconduction ou rupture du contrat de mandat à la demande de l’apporteur. A partir du moment où il n’y a plus de
contrat entre l’apporteur et le point de vente collectif, les produits sont automatiquement retirés de la vente et restitués
à l’apporteur.
Préavis :
- L’apporteur associé qui souhaite rompre ou ne pas reconduire son contrat de mandat doit en avertir par oral et par écrit
les membres du bureau de la SAS. La question doit être portée à l’ordre du jour du prochain Conseil d'Administration.
- Cette formalité doit être faite au minimum 6 mois avant la date effective de la rupture du contrat, sauf cas de force
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Proposition d’un remplaçant :
L’apporteur associé sur le départ peut proposer un remplaçant au point de vente collectif. Ce remplaçant sera soumis aux
articles 5-1 et 5-2 du présent règlement et effectuera une période d’essai (cf. article 7-1).
Pénalités :
En cas de non-respect du délai de préavis, le point de vente collectif se donne le droit d’exercer les pénalités suivantes :
Procédure d’exclusion :
Il y a toujours, au minimum, deux personnes dont un apporteur associé ou référant présent à la vente. Voir article 8-2
Le responsable de permanence peut uniquement être un apporteur associé, un conjoint collaborateur, un aide familial
d’un apporteur associé ou un salarié d’exploitation.
Un apporteur associé ou non associé ou conjoint collaborateur, aide familial des apporteurs.
Au-delà, les personnes sont considérées comme non associées aux permanences.
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- répartition des permanences hebdomadaires restantes en fonction du chiffre d’affaires :
Les apporteurs associés ne pourront pas se faire remplacer par un salarié de l’escale.
Article 9-2 – Organisation du remplacement des apporteurs associés lors de maladie ou accident
La banque de travail interviendra pour un délai de 2 mois, au-delà, cette question est revue en Assemblée Générale
Extraordinaire.
Le groupe pourra prendre en charge les permanences du producteur ou de sa famille malade, il paiera la banque de
travail en fonction du nombre d’heures qu’il aura effectuées dans le PVC, en fonction de son point de vente.
Les apporteurs non associés s’engagent à effectuer au minimum 12 demi-journées d’animation dégustation.
Le responsable de permanence s'assure que les tâches à effectuer pour la bonne tenue de la permanence soient
réalisées.
Pendant la permanence :
- être aimable, accueillant avec la clientèle et entretenir le lien commercial avec celle-ci,
- suivre les stocks et appeler si besoin les apporteurs avec inscription sur le tableau d’affichage,
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- ouvrir et ranger le courrier reçu.
- faire la caisse,
- faire la vaisselle,
Article 11 – La répartition des autres tâches du point de vente collectif entre apporteurs associés
Chaque apporteur associé s’engage à effectuer une tâche nécessaire au bon fonctionnement du point de vente.
Des journées collectives (au moins deux par an obligatoires) pour les apporteurs associés et deux demi-journées pour les
apporteurs non associés (un grand ménage, agencement du magasin…) seront mises en place suivant les besoins.
La commission de mise en marché des produits sert à couvrir les charges du point de vente collectif. Elle permet donc au
point de vente collectif d’agir en tant que mandataire pour le compte et au nom des apporteurs associés et non associés.
Le taux de la commission de mise en marché est variable en fonction de l’ensemble du chiffre d’affaire du point de vente
collectif. Il diminue si cet ensemble augmente et inversement. Un taux intermédiaire pourra être appliqué aux nouveaux
associés de la SAS.
Le règlement des apporteurs non associés se fait à 15 jours fin du mois et sous forme d’un chèque bancaire ou virement
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bancaire. Les apporteurs non associés reçoivent de la part du point de vente collectif, dans le casier mis à leur disposition
et avec leur chèque, un état récapitulatif des ventes stipulant le montant de la commission de mise en marché.
Le règlement des apporteurs associés se fait dans les 8 jours qui suivent la réunion mensuelle et sous forme d’un
virement bancaire. Les apporteurs associés reçoivent de la part du point de vente collectif, dans leur casier, un état
récapitulatif des ventes stipulant le montant de la commission de mise en marché.
Chaque apporteur fixe librement le prix de vente de ses produits. Cependant, le point de vente se garde un droit de
regard sur ceux-ci et peut demander à l’apporteur une explication et/ou une justification du prix pratiqué.
Chaque producteur doit être capable d’expliquer la fixation du prix au client. Le prix de vente doit être cohérent avec le
prix de marché.
Les prix pratiqués dans le PVC doivent être au plus près des prix pratiqués dans son propre magasin vente directe ou
atelier de producteur ou artisan.
Les Conseils d'Administration se tiennent tous les mois, le deuxième mardi du mois (sauf si le mardi tombe un 8 du
mois).
Les Conseils d'Administration se tiennent sur le point de vente collectif ou chez des apporteurs associés.
L’animation et le secrétariat des Conseils d'Administration sont assurés par deux personnes et sont tournants entre
toutes les exploitations membres du Conseil d'Administration, à raison d'une réunion par exploitation.
- de préparer l’ordre du jour de la réunion à partir de la lecture du cahier de liaison, des courriers, messages… dans le
casier de l’animateur et du panneau d’affichage,
- de convoquer tous les apporteurs associés en précisant la date, le lieu et l’ordre du jour de la réunion,
- d’animer les discussions pendant la réunion, amener et présenter les différents points de l’ordre du jour, distribuer la
parole et veiller au bon déroulement du Conseil d'Administration,
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- de noter les décisions prises dans le tableau de déroulement de la réunion. Ce tableau complété fait office de compte
rendu de Conseil d'Administration. Il sera distribué à chaque apporteur et une copie sera gardée sur le point de vente
Collectif dans un cahier des comptes rendus.
-d’assurer le suivi des décisions (relance par téléphone une semaine ,15 jours après la réunion) par les personnes
désignées et compléter le tableau de suivi des décisions .une copie de ce tableau sera jointe au cahier des comptes
rendus.
Le projet collectif, « l’aventure humaine », la qualité des relations, l’ouverture, la richesse de l’expérience sont très
importants pour l’ensemble des apporteurs associés et non associés du point de vente collectif.
Ils s’engagent donc à tout mettre en œuvre pour entretenir cette richesse en particulier en se conformant aux
recommandations suivantes :
– Ne pas être en retard à la permanence sans arrangement avec les personnes de permanence,
– Approvisionner son rayon afin de ne pas avoir d’achalandage faible ou absent durant plusieurs jours,
– Respecter les consignes édictées par le conseil d'administration (accompagnement du client, accueil du client, trouver
des solutions pour répondre à la demande, services proposés aux clients…)
– Avoir une attitude commerciale vis-à-vis des clients (sourire, être aimable, être présent)
– Respecter la vie privée des personnes (salariés, producteurs) pas d’appels en dehors des heures de travail..
En cas de non-respect, et sur décision de CA, les pénalités suivantes seront appliquées :
-après 3 avertissements proposés par le président de la SAS et validés par le CA en majorité simple des
présents), 2% supplémentaire sur le taux de commission seront appliqué et cela sur le dernier mois suivant
le CA.
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Article 15-1 circulation de l’information entre apporteurs
Le cahier de liaison est un outil d’information au jour le jour, à condition qu’il ne serve pas aux règlements de compte
entre apporteurs. En cas de reproches, mieux vaut s’adresser directement et oralement à la personne concernée.
Chaque apporteur dispose d’un casier nominatif. Celui-ci permet de transmettre une information de façon plus
personnalisée.
SIGNATURES :
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