Quels sont les risques à

ignorer le
Records Management ?

Aline Lobut Mader

AFNOR – Journée d’information « Organiser, gérer, évaluer son activité » 8 juin 2006
 Quels sont les risques à ignorer le Records Management ?

Objectif du Records Management

Il convient qu’un organisme ou une

entreprise qui cherche à se conformer à
cette norme internationale élabore,
documente, conserve et diffuse des
principes, procédures et pratiques de
« Records management » qui garantissent
que ses besoins en matière de preuve, de
responsabilité et d’information sont
satisfaits. Extrait de la norme Iso 15489
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Ignorer le Records management

C’est ignorer tout ou partie des processus
Depuis la création du document jusqu’à la
gestion de son sort final

Sort final
Consultation
Création
Conservation

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Risques et processus du RM
Sélection des documents
– Typologie connue : Factures, Bons de commande
– Les Mails
• De plus en plus d’importance
• Souvent pas triés ni sélectionnés
• Détruits parfois systématiquement
– Les rapports internes
• Gestion des versions
– Les agendas : électroniques / papier

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Risques et processus du RM

Gestion des durées de conservations

– Risque de ne pas conserver assez
longtemps
• Perte de preuves et d’information, Exemple
– Risque de conserver trop longtemps
• Perte de place
• Coût de la conservation physique et
électronique

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Risques et processus du RM

Intégration, capture et plan de

classement
– Non identification précise des informations
– Non partage de l’information
– Recherches longues et difficiles
– Recherches parfois inutiles
Perte de temps et d’informations

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Capture et intégration

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Risques et processus du RM
Stockage
– Un volume non maîtrisé
– Une recherche qui repose sur la mémoire
humaine
– Une recherche longue
• Physique
• Informatique
Perte de temps, d’argent et d’information

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Risques et processus du RM

Conditionnement
– Une mauvaise conservation des données
• Physiques

• Électroniques

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Risques et processus du RM

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Risques et processus du RM

Accès
– Rétention d’informations
– Non respect de la confidentialité des
informations
• Documents techniques
• Documents personnels : salaires, dossiers
médicaux
– Renforcement de l’éclatement

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Risques et processus du RM

Traçabilité
– Perte de maîtrise de l’information
– Détournement de l’information
Sort final
– Encombrement des salles et des serveurs
– Coût en constante augmentation

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Résumé des risques

Perte de temps
Perte d’espace

Perte d’efficacité et
Perte financière
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Résumé des risques

Perte d’informations
On ne garantit pas les besoins
« en matière de preuve, de responsabilité et
d’information »

Risque de procès
Risque de perte de mémoire
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