EXAMEN BLANC

Parcours SAMS

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 PRESENTATION DE LA STRUCTURE

Louis Pasteur Santé, 1er Pôle d'hospitalisation privé en

Occitanie, est né en 2012 du rapprochement entre la Clinique Louis
Pasteur et la Clinique Le Conquérant.

Ce regroupement est exclusivement dirigé par des médecins,

animés par un seul et unique objectif : placer la qualité des
soins et du bien-être au centre de toutes leurs
préoccupations.

Grâce à leur présence en région Toulousaine, les cliniques se

regroupent autour de valeurs communes et allient leurs
compétences pour :

 Offrir une médecine de proximité et de pointe,

 Lutter contre la désertification médicale sur le territoire,

 Remplir leurs missions dans des conditions optimales.

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La Clinique Louis Pasteur, située 7 rue Parmentier 31000
TOULOUSE accueille plus de 100 médecins exerçant la plupart
des spécialités médicales et chirurgicales, avec une équipe
pluridisciplinaire spécialisée en hépato-gastroentérologie
(chirurgie viscérale et digestive).

 Rassemblés autour de valeurs fortes, plus de 200

salariés travaillent chaque jour dans notre établissement
dans le seul but de vous assurer des soins de qualité dans un
environnement sûr et accueillant.

 La Clinique Louis Pasteur fait partie du groupe

indépendant Louis Pasteur Santé.

Enfin, la politique éthique intègre dans ses réflexions, les

thématiques de santé publique telles que la bientraitance et la
maltraitance.

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Raison Sociale CLINIQUE LOUIS PASTEUR

Adresse 8 rue Parmentier - 31000 TOULOUSE

Tél. : 04.68.12.23.00

Fax. : 04.68.12.50.01

Courriel : contact@cliniquelouispasteur.fr

Courriel secrétariat secretariat.accueil@cliniquelouispasteur.fr

Site web www.louispasteursante.fr

Forme juridique Société Anonyme

Date de création 01/02/2012

Spécialités Médecine – Chirurgie viscérale et digestive - Obstétrique

FINESS 31 010 015 0

APE/Code NAF 8610Z

Directeur Général Paul BRUNET

Effectif 200 Salariés

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 L'équipe de direction
Directeur
M. Paul BRUNET

Comptabilité/Ressources Humaines
Mme DENITSA Anna

Directrice des soins

Mme VALLET Valérie

L'équipe d'encadrement

Service des Urgences, Service de chirurgie complète et chirurgie ambulatoire

Mme VALLET Valérie

Service de médecine polyvalente

M. DUBOIS Sylvain

Bloc opératoire
M. MOUGEON Christophe

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 SERVICE HEPATO-GASTROENTEROLOGIE
Notre équipe médicale
Dr Romain GARY
Associé
Spécialiste Hépatologie - Chirurgien

Dr Pierre DELAGRANGE
Associé – Spécialiste hépato-gastroentérologie. Chirurgien.

Dr Jérémy MANCEAU
Associé
Spécialiste hépato-gastroentérologie. Chirurgien.

Ce service est également un Centre Médical de Soins Immédiats

pour adultes et enfants.

 Plaies
 Malaises
 Douleurs abdominales
 Coliques néphrétiques
 Infections urinaires
 Etc...

Si votre pathologie ne peut être prise en charge dans sa totalité au sein

du service, les médecins vous orienteront vers la structure adaptée à
votre état de santé.

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Le secrétariat :
3 secrétaires-assistants médico-sociaux dont 2 à temps partiel :

. Christine VOIRON (à temps partiel)

. Sophie SOUBEYRAN (à temps partiel)

. Vous, occupant ce poste, à temps plein, depuis le 1 er Avril N.

Elles assurent le secrétariat du service, ouvert du lundi 8h au vendredi 19h.

Voici le détail de leurs missions :

- Prise de rendez-vous en direct, par téléphone ou par mail

(secrétariat.accueil@cliniquelouispasteur.fr)
- L’accueil des visiteurs (internes ou externes) dans le service.
- La création du dossier patient.
- La transmission de la demande d’admission lors de la 1 ère consultation et des autres
documents administratifs conformément à la procédure.
- La communication auprès des patients.
- La transmission des messages aux chirurgiens.
- La saisie des comptes rendus et des courriers ainsi que tout écrit.
- La sortie administrative des patients.
- L’organisation des déplacements des médecins, l’organisation des réunions.
- La mise à jour et le suivi des agendas. La création et mise à jour des plannings.
- Le suivi de l’activité, les tableaux de bord.
- Le classement et l’archivage.
DOCUMENT 1 : EXTRAIT DES PROCEDURES DANS LE CADRE DE L’ADMISSION DU PATIENT AU
SERVICE DE CHIRURGIE VISCERALE ET DIGESTIVE

1 ère consultation

Le patient se présente avec la lettre de son médecin traitant ainsi que tous les résultats des
examens déjà réalisés. La secrétaire présente demande au patient de lui fournir sa carte
d’identité et sa carte vitale pour en faire une photocopie pour le dossier patient. La secrétaire
vérifie au fil de l’arrivée des patients dans le service que les coordonnées notées sur l’agenda
sont exactes et raye au fur et à mesure les rendez-vous dès l’entrée du patient dans le cabinet
du chirurgien.

La consultation avec le chirurgien se déroule de façon à ce que le chirurgien expose au patient,

de manière très détaillée, les points suivants :

- Le déroulement de l’acte et les risques.

- La taille et la position des cicatrices.
- Les complications « les plus courantes » inhérentes à tout acte chirurgical.
- Le type d’anesthésie.
- L’interdiction de prise de produits ou médicaments pouvant entraîner une altération de
la fonction de l’hémostase et/ou des troubles du saignement.
- L’importance d’informer l’anesthésiste et lui-même des antécédents médicaux,
chirurgicaux et des traitements.
- Les dépassements d’honoraires.
- Le montant du remboursement par la CPAM.

Le chirurgien se doit d’être disponible totalement pour répondre aux interrogations du patient
et s’assure que l’information a bien été comprise. En fonction de l’avancée du bilan, le chirurgien
propose alors une date d’intervention.

En quittant le bureau, le patient retourne au secrétariat pour les formalités d’admission. La

secrétaire lui remet alors une chemise personnalisée avec son numéro de patient (IPP)*
contenant l’ensemble des documents nécessaires à son admission :

. Le compte-rendu de consultation destiné au médecin traitant dûment signé par le chirurgien

. La fiche « documents à remplir impérativement avant votre séjour »
. La fiche « déclaration de consentement éclairé du patient »
. La fiche de « désignation de la personne de confiance »
. Les coordonnées des anesthésistes pour prise de rendez-vous.

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Avant l’admission

Au plus tard 8 jours avant son hospitalisation, le patient doit transmettre au secrétariat du service
les documents suivants :

. La prise en charge détaillée du séjour par sa mutuelle (sans les honoraires). Cette dernière doit
être transmise à la clinique par fax au 04 68 11 05 40 ou courrier postal.

Le patient doit avoir été reçu en consultation préanesthésique au moins 8 jours avant
l’intervention.

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Nous sommes le 25 Septembre N

Dossiers à traiter

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MISSION 1 :

Madame Valérie VALLET, Cadre de la Direction de la Clinique, a informé

les différents services et praticiens, du projet d’établissement 2021
comme suit :

SE METTRE SUR LA VOIE DE L’ACCREDITATION QUALITE !

Chaque service se doit de faire le point sur ses pratiques et envisager la

rédaction de procédures.

Dans ce cadre, au sein de votre service, les Dr Jérémy MANCEAU – Dr

Pierre DELAGRANGE – Dr Romain GARY vous confient la mission
suivante :

- Rédiger un mémo, à l’attention des secrétaires médicales, sur la

procédure à suivre lorsqu’un patient exprime la demande
d’obtenir des informations sur le contenu de son dossier médical
ou d’en récupérer tout ou partie.

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MISSION 2 :

Une stagiaire en formation secrétariat médical arrive la semaine

prochaine dans votre service ; elle aura pour mission, entre autres, de
mettre en forme l’archivage des dossiers patients.

Vous serez sa tutrice sur ce sujet.

Afin de gagner du temps et faciliter sa tâche, les médecins vous

demandent de rappeler, par une note de service au personnel, les
obligations en matière de conservation des informations concernant la
santé des patients en établissement ainsi que les modalités et délais
d’archivage des dossiers.

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MISSION 3 :

Le service de Médecine interne de la Clinique subit un important retard

dans la saisie des lettres de liaison médicale ce qui provoque des
dysfonctionnements au sein du service « Facturation et sortie de
patients ».

Votre service vous détache une demi -journée pendant 2 semaines en

soutien à l’équipe en charge de la frappe.

Vous récupérez le fichier audio (Annexe Audio) et mettez en forme la

lettre de liaison médicale de M. DOUCHY.

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MISSION 4 :

Le Docteur Gary consulte également en dehors de la clinique et est

également propriétaire de son cabinet situé à l’adresse suivante : 2
Impasse des charbonniers – 34000 Montpellier. Il a 2 collaboratrices, les
Docteurs Dautry Catherine et Dautry Mary. Il met donc à disposition le
local et le matériel informatique.

Chaque collaboratrice paye une redevance de 580 € TTC par mois.

Nous sommes le 25.09.20, le docteur Gary vous demande d’établir la

facture du mois de septembre pour le Docteur DAUTRY Catherine qui
règle également la part de DAUTRY Mary. Le paiement a été réalisé le
01.09.20 par virement bancaire.

Pour les éléments administratifs, Le Docteur Gary utilise l’adresse du

cabinet de Montpellier en en-tête. L’adresse de facturation est la même
pour le Docteur Dautry.

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MISSION 5 :

Vous recevez un mail du Docteur MANCEAU.

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De jeremymanceau@cliniquelouispasteur.com
Date 25/09/2020
A secretariat.accueil@cliniquelouispasteur.fr
Envoyer CC
Objet Fiche de renseignements 1 ère consultation
Pièces
Jointes
Bonjour,
Dans le cadre d’une meilleure prise en charge des patients, pourriez-vous s’il
vous plait réaliser une fiche de renseignements nommée « Fiche de
renseignement 1ère consultation » à faire remplir par les patients lors de leur
1ère consultation.
Cette fiche sera systématiquement scannée et intégrée dans le dossier du
patient. Il faudra également l’insérer dans la pochette administrative du
patient. Elle nous permettra également de remplir plus rapidement la fiche de
traçabilité Accueil Patients et donc une prise en charge plus rapide.
Il faudra bien sûr faire apparaître les éléments administratifs (en rajoutant la
personne de confiance, personne à prévenir, et le représentant légal), et un
coté médical avec les antécédents médicaux et chirurgicaux, allergies…. Et, bien
sûr le motif de leur consultation.
N’oubliez pas de rajouter une zone correspondant aux documents à fournir
pour la 1ère consultation. Il suffira de cocher si tous les documents sont bien
présents avant de les remettre dans la pochette.
Cette fiche devra être datée et signée.
Merci de m’envoyer au plus tôt ce document par mail pour que je puisse la
valider.

Dr Manceau

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MISSION 6

Le Dr MANCEAU vous a laissé un post-it sur votre bureau.

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MISSION 7

Le Dr MANCEAU souhaite qu’un planning hebdomadaire puisse être

consultable via l’intranet par chaque médecin. Vous serez chargé de
l’alimenter en fonction des évènements au jour le jour. Tous les
vendredis soir, avant de quitter votre poste, vous enverrez le planning
pour la semaine suivante à chaque médecin par mail.

Préparez un projet de planning hebdomadaire en respectant les

contraintes suivantes pour la semaine du 28/09 au 3/10 :

- Le Dr MANCEAU consulte à la clinique tous les lundis, mercredis et

vendredis après-midi de 14h à 19h (à raison d’1/2 heure par
rendez-vous). Tous les matins, à partir de 11h, ils visitent ses
patients hospitalisés (de 11h00 à 13h00). Les mardis et jeudis
après-midi, ils consultent à son cabinet privé en centre-ville de 14h
à 20h. Le samedi matin, il visite ses patients hospitalisés de 11h à
13h.
- Le Dr DELAGRANGE consulte à la clinique tous les matins de 8h30
à 13h00. Les mardis, jeudis et vendredis après-midi il est à son
cabinet privé pour des consultations de 14h30 à 20h00. Le samedi
matin, il ne prend que des consultations liées à des urgences entre
8h30 et 13h00.
- Le Dr GARY consulte les lundis, mercredis et vendredis matin de
8h00 à 13h00 ainsi que les mardis et jeudis après-midi de 14h00 à
19h00. Le samedi matin, de 8h00 à 13h00.

Chaque semaine, les médecins positionnent chacun une journée

complète réservée aux interventions chirurgicales.

La semaine prochaine, le Dr MANCEAU opèrera le lundi toute la journée,

le Dr DELAGRANGE le mercredi et le Dr GARY le vendredi.

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MISSION 8 :

Dans le cadre de notre politique qualité, le Directeur vous a chargé

d’analyser les résultats de la dernière enquête de satisfaction des
patients après leur sortie. (Voir tableau enquête de satisfaction).

- Calculer le nombre moyen d’opinions négatives et d’opinions positives

pour chacun des 5 critères évalués sur N-1 et N-2.

- Réalisez un tableau récapitulatif de ces moyennes. Il souhaiterait aussi

disposer de la représentation graphique correspondante par type
d’opinion de façon à comparer les résultats N-1 et N-2. Cela nous
permettra de cibler les points à améliorer.

- Compléter ce tableau en calculant l’évolution en pourcentage entre ces

deux années pour chaque critère.

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