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BLOC 1 - Contribution à la qualité du système d’information de la

PME

Chapitre 1 – Caractérisation du système d’information

La productivité de l’entreprise est améliorée grâce à la vitesse avec laquelle l’information

circule. Encore faut-il qu’elle réponde à ses besoins, et qu’elle soit utilisée à bon escient.
L’information est une composante importante de l’activité de l’entreprise.

I) Caractériser l’information
L’information est une donnée utile qui permet de prendre des décisions dans les meilleures
conditions. Elle est collectée, traitée, stockée et elle produit elle-même des informations
diffusées aux salariés, clients ou partenaires de l’entreprise.
L’information est classée selon :
 La source : Interne ou externe
 La nature : Qualitative ou quantitative
 Le domaine concerné : Economique, juridique, comptable, financier, etc
 Le sens de circulation : ascendant, descendant, transversal
Une bonne information est :
 Pertinente : Une information est inutile ou non disponible fait perdre du temps
 Fiable : Une information inexacte crée des dysfonctionnements qui génèrent des coûts
pour l’entreprise et ternissent son image de marque
 Actuelle : Elle doit être mise à jour
 Précise et objective : Une information insuffisante ne permet pas un travail de qualité
Par ailleurs l’accès à l’information à un coût :
Il peut comprendre :
− La charge salariale (temps mis pour la collecte, le traitement et la diffusion des données) ;
− Le coût de l’information (connexion à internet, achat de livres ou abonnements à des revues,
etc.)
− Le coût de stockage (logiciels, clés usb, etc.).

II) Le système d’information

Le système d’information couvre la collecte, le stockage, la transformation et la diffusion des
flux d’informations, à travers l’ensemble des départements d’une entreprise, jusqu’aux acteurs
externes concernés. Un système d’information performant et de qualité permet à l’entreprise
de mieux communiquer, d’optimiser son processus, d’améliorer sa productivité.
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Depuis l’informatisation et l’automatisation des processus, le SI est présent dans tous les
secteurs de l’entreprise. Il existe aujourd’hui des SI par métier. Exemple : Le SI des RH gère
toutes les informations relatives aux salariés, à la paie etc
Le SI se compose :
- Ressources matérielles et logicielles : la composante technologique, qui inclut le
matériel, les logiciels et l’ensemble des procédures informatiques, pour une meilleure
efficacité ;
- Ressources humaines : le processus métier qui repose sur le système d’information
pour accomplir les opérations ;

- Flux d’informations : l’échange des données collectées entre les différents acteurs ;

- La séquence d’activités (processus) : l’interaction entre les éléments entrants et les

éléments sortants, mesurables, dans le but de créer de la valeur pour les clients ;

- Les activités : les tâches réalisées par un acteur donné, lors du processus ;

III) Les flux d’informations

Un flux d’information est un ensemble de données transmises d’une source à un
destinataire afin que celui-ci puisse en faire usage. Il existe divers moyens de gérer et
d’envoyer des contenus informationnels à distance.
Il y a donc un émetteur et un destinataire.
Les flux d’informations peuvent être :
 Réflexifs : La cible répond directement à l’émetteur
 Successifs : C’est-à-dire que l’information parvient de manière échelonnée ou par
petits blocs vers le destinataire, afin que celui-ci puisse y répondre point par point.
 Simultanées
 Périodiques
 Permanents
 Conditionnels : lorsqu’il dépend de la réalisation d’une formalité avant de pouvoir
être analysé.

Les échanges d’informations sont formalisés par un schéma.

 Le diagramme de flux : Cette représentation reproduit le processus de la circulation du
flux d’informations, à travers les acteurs concernés, en utilisant cercles (à trait continu
pour les acteurs internes et par des cercles en pointillé pour les acteurs externes) et
flèches numérotées qui symbolisent les échanges d’informations.
https://www.youtube.com/watch?v=xgVEAAo4LNg&ab_channel=CHRISTOPHE
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 Le diagramme événement-résultat : Dans cette modélisation, chaque acteur est

représenté dans une colonne. On y inscrit les tâches attribuées à chacun et les détails
du processus
 Condition de synchronisation : et/ou
 Condition d’émission : ok/pas ok, etc.

https://www.youtube.com/watch?
v=347IcKttQA4&ab_channel=FullMetalManagement
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Chapitre 2 - Evaluation des besoins d'information

Un besoin d'information peut apparaître dans des situations professionnelles où l'assistant(e)

cherche :

– la confirmation d'une vérification d'une information qu'il (elle) a (incertitude) ;

– une information plus complète que celle dont il (elle) dispose (incomplétude) ;

– une information qu'il (elle) n'a pas (ignorance).

I - Comment satisfaire le besoin d'information ?

L'assistant(e) est largement impliqué(e) dans la recherche d'information pour le compte de son
manager, à deux niveaux.

1) Par la veille informationnelle

L'assistant(e) est investi(e) d'une fonction générale et continue de veille informationnelle, qui
lui permet de fournir à son manager, dans les plus courts délais, sinon de façon anticipée, des
informations pertinentes.

La veille informationnelle est une démarche consistant à surveiller en permanence

l'environnement d'une entreprise et en ressortir les informations pertinentes. C'est un
ensemble de stratégies et de processus automatisés. Il permet à l'entreprise de rester informée
des nouvelles publications dans un domaine en y consacrant un minimum de temps.

La veille informationnelle nécessite, en général, l'existence en interne d'un système

d'information organisé. Elle est alors nommée veille formelle. La veille est dite informelle
lorsqu'elle a pour but de collecter des informations qui, le plus souvent, proviennent du
terrain, sans cadre de collecte préalablement structuré.

Collecte, traitement, diffusion et conservation de l'information : la veille informationnelle

constitue une activité similaire à celle de la chaîne documentaire. C'est pourquoi elle est
pratiquée le plus souvent par des professionnels comme des ingénieurs de l'information,
bibliothécaires ou documentalistes.

Se tenir informé aide les membres de l'entreprise, dirigeants et collaborateurs, à prendre

conscience de l'environnement dans lequel évolue leur entreprise. Pour la Direction, la veille
est un outil nécessaire à la prise de décisions, notamment pour améliorer les résultats de
l'entreprise et ainsi assurer sa pérennité.

Il existe plusieurs types de veille informationnelle.

 La veille stratégique.
 La veille concurrentielle.
 La veille commerciale.
 La veille technologique.
 La veille juridique et réglementaire.
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 La veille sectorielle.
 La veille d'image ou e-réputation.

Nous verrons plus tard dans le cours les différents types de veilles dans le détail.

Exemple : l'assistant(e) d'un contrôleur de gestion anticipera la collecte des informations

nécessaires à la rédaction d'un rapport financier soumis au vote des actionnaires, lors d'une
assemblée générale dont la date est connue.

2) Par des requêtes ponctuelles

Le manager peut également confier à l'assistant(e) des missions précises d'information, ou

d'étude par rapport à un problème, un dysfonctionnement, un projet ou une décision qui
entrent dans le champ de ses attributions.

Exemple : un DRH peut demander à son assistant(e) juridique d'étudier les contraintes de
droit social qui doivent être respectées lors de la mise en place d'un système d'horaires de
travail variables.

II - Les trois phases de l'intervention de l'assistant(e)

1 L'étude du problème : l'identification du besoin d'information
a. La recherche des informations clés

L'assistant(e) ne peut utilement seconder son manager s'il (elle) ne cerne pas les contraintes et
les exigences de la situation, du problème posé. Ainsi, ce n'est pas tant la solution du
problème que l'assistant(e) recherche, mais plutôt les informations clés dont le manager aura
besoin pour tenter de le résoudre. Le travail de l'assistant(e) se situe clairement en amont de la
prise de décision stratégique.

Exemple : la décision d'exportation d'un produit ne peut être valablement prise par le
responsable d'une entreprise que s'il connaît notamment :

 – la demande effective potentielle dans le segment visé ;

 – l'inventaire exact de la concurrence sur ce marché ;
 – le niveau d'adaptation du produit à la cible ;
 – les coûts de transport et de commercialisation.

b. La recherche des besoins implicites

Le besoin exprimé explicitement par le manager peut être révélateur d'autres besoins
d'information, non exprimés, de nature implicite, qui doivent également être pris en compte
par l'assistant(e).

Exemple : le gestionnaire d'une flotte de véhicules utilitaires observe et s'interroge sur une
augmentation brutale des coûts de fonctionnement. Il demande à son assistant(e) de collecter
les informations clés suivantes :

 – l'âge moyen du parc de véhicules ;

 – les taux de pannes, d'indisponibilité ;
 – la moyenne mensuelle des kilomètres parcourus sur les 6 derniers mois.
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Dans sa démarche, l'assistant(e) devra également envisager d'autres facteurs explicatifs

implicites, tels :

 – l'organisation des tournées : l'évolution du nombre moyen de livraisons effectuées

par client, par fournisseur, par jour, par type de produits, etc. ;
 – le style de conduite des chauffeurs, leur vigilance quant aux dysfonctionnements
qu'ils constatent, la réactivité du service de maintenance et d'entretien, etc.

2 La recherche et la collecte des informations clés : le critère de la pertinence

L'assistant(e) doit définir rigoureusement le périmètre de sa recherche : telle information est à

retenir parce qu'elle est susceptible d'ouvrir une voie, une étape vers la solution ; au contraire,
telle autre est à écarter, car improductive, incertaine ou redondante.

L'évaluation de la pertinence et de la fiabilité des informations à transmettre au manager est

au cœur de cette problématique. On admet généralement qu'une information est pertinente
lorsqu'elle correspond objectivement à la requête initiale. Mais la pertinence de l'information
dépend aussi subjectivement du jugement et de l'interprétation personnelle du manager.

De plus, pour certaines situations ou certains problèmes, les informations clés sont
difficilement identifiables, notamment dans des contextes de crise dont les causes sont à
rechercher à l'extérieur de l'entreprise ou de l'organisation.

Exemples : un tassement de l'activité dû à un brutal retournement de tendance économique ;

l'irruption sur le marché d'un concurrent disposant d'un avantage décisif (innovation
technologique, politique de prix cassés, etc.).

3 L'organisation et la mise en forme du message informatif à destination du manager

Écrit ou oral, le message au manager doit être structuré. Les formes écrites les plus classiques
sont la note d'information, la note de synthèse, le rapport et le dossier.

Le message peut être accompagné ou non de recommandations, d'observations relatives aux

risques, aux chances de réussite, aux coûts à prévoir, aux ressources à mobiliser.

Éventuellement, plusieurs pistes ou solutions peuvent être évoquées. Il s'agit dans ce cas, pour
l'assistant(e), de les comparer selon des critères pertinents : coût, performance, pérennité…

La satisfaction du besoin d'information du manager devient alors un élément d'une

problématique plus générale d'aide à la décision.

Note sur la modification de l’information à l’ère du numérique

Évolution du système d'information à l'ère de la transformation numérique :

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1. Impact de la numérisation des données :

o Passage du papier au numérique.
o Élimination des frontières géographiques et temporelles.
o Accessibilité et partage facilités des informations.
2. Le Cloud et la virtualisation :
o Stockage des données dans le Cloud.
o Accès à distance aux ressources informatiques.
o Flexibilité et évolutivité accrues du système.
3. L'intelligence artificielle et l'automatisation :
o Utilisation d'algorithmes pour l'analyse des données.
o Automatisation des tâches répétitives et routinières.
o Optimisation des processus et gains d'efficacité.
4. La sécurité et la protection des données :
o Nécessité de protéger les informations sensibles.
o Évolution des risques liés à la cybersécurité.
o Mise en place de mesures de sécurité avancées.
5. L'analyse des données et le Big Data :
o Utilisation des données pour prendre des décisions stratégiques.
o Collecte et analyse de grandes quantités de données.
o Prévisions et modélisations plus précises grâce aux algorithmes.

Conclusion :

Le système d'information a évolué de manière significative avec l'avènement de la

transformation numérique, offrant de nouvelles opportunités aux entreprises pour améliorer
leur performance, leur agilité et leur résilience. La caractérisation du système d'information et
son évolution nous permettent de mieux comprendre les défis et les opportunités qui se
présentent aux entreprises dans ce contexte en constante évolution. La maîtrise des
technologies, la protection des données et l'exploitation intelligente des informations
deviennent des enjeux essentiels pour rester compétitif sur le marché actuel.

Chapitre 3 : Collecte et contrôle des informations

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Dans un monde de plus en plus axé sur les données et l'information, il est essentiel de savoir
comment collecter, rechercher, produire et contrôler les informations de manière efficace et
fiable. Ce cours vise à vous fournir des compétences et des outils pour devenir un expert de la
gestion de l'information.

I. Collecte d'informations
1. Définition de la collecte d'informations
La collecte d'informations peut être définie comme le processus de rassemblement et de
regroupement d'informations provenant de différentes sources pour répondre à un besoin
spécifique. Elle consiste à rechercher, obtenir et rassembler des données, des faits ou des
connaissances qui sont pertinents et nécessaires pour atteindre un objectif particulier ou résoudre un
problème donné.

La collecte d'informations peut être réalisée de manière proactive, en planifiant et en mettant en

œuvre des méthodologies spécifiques, ou de manière réactive, en répondant à une demande
d'information préexistante. Elle implique souvent l'utilisation de techniques et d'outils tels que des
questionnaires, des entretiens, des observations, des enquêtes, des recherches documentaires, des
analyses de données, etc.

L'objectif principal de la collecte d'informations est d'obtenir des données de qualité, fiables et
pertinentes, qui peuvent être utilisées pour soutenir la prise de décision, la recherche, la résolution
de problèmes ou l'élaboration de stratégies. Il est également important de veiller à ce que les
informations collectées respectent les normes éthiques et légales, notamment en termes de
confidentialité, d'anonymat et de consentement des participants.

2. Identification des sources d'informations fiables et pertinentes

L'identification de sources d'informations fiables et pertinentes est cruciale pour garantir la qualité et
la crédibilité des informations collectées.

Voici quelques conseils pour vous aider à identifier ces sources :

- Considérez la source : Examinez la source d'où proviennent les informations. Est-ce une
organisation réputée, un expert reconnu ou une publication scientifique de confiance ?
Assurez-vous que la source est crédible et possède une bonne réputation dans le domaine
concerné.

- Vérifiez les références : Recherchez des références externes ou des citations d'autres sources
renommées qui soutiennent les informations fournies. Les informations corroborées par
d'autres sources sont généralement plus fiables.

- Analysez l'objectivité : Évaluez l'objectivité de la source. Est-ce qu'elle présente les

informations de manière impartiale ou y a-t-il un parti pris ou une influence commerciale ou
politique ? Les sources plus objectives et indépendantes sont généralement plus fiables.
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- Évaluez l'expertise de l'auteur : Vérifiez les qualifications, les compétences et l'expertise de

l'auteur ou de l'organisation derrière les informations. Recherchez leur expérience et leurs
réalisations dans le domaine concerné.

- Regardez la date de publication : Vérifiez la date de publication des informations. Dans

certains domaines, l'actualité et les évolutions rapides peuvent rendre les informations
obsolètes rapidement. Essayez de trouver des sources plus récentes pour des informations à
jour.

- Consultez des sources académiques ou scientifiques : Les sources académiques et

scientifiques sont généralement rigoureuses, soumises à un processus de révision par les
pairs et fournissent des informations basées sur des preuves et des recherches approfondies.

- Utilisez des sites Web et des bibliothèques réputés : Faites confiance à des sites Web et à des
bibliothèques en ligne de confiance, tels que ceux des universités, des organisations
gouvernementales, des institutions de recherche ou des médias réputés. Ces sources ont
souvent des processus de validation et de contrôle de la qualité en place.

- Méfiez-vous des informations non vérifiées : Soyez prudent avec les informations provenant
de sources non vérifiées, comme les réseaux sociaux, les blogs personnels ou les forums en
ligne. Ces sources peuvent souvent contenir des informations erronées ou non fiables.

3. Méthodes de collecte d'informations primaires (entretiens, enquêtes, observations)

Il existe plusieurs méthodes de collecte d'informations primaires, qui consistent à obtenir des
données directement auprès des sources originales. Voici quelques-unes des méthodes les plus
couramment utilisées :

- Entretiens : Les entretiens consistent à interroger des personnes pour obtenir des
informations spécifiques. Cela peut se faire en face à face, par téléphone ou même par le
biais de vidéoconférences. Les entretiens permettent d'approfondir des sujets et d'obtenir
des réponses détaillées et des perspectives individuelles.

- Enquêtes : Les enquêtes consistent à poser des questions standardisées à un échantillon

représentatif de personnes. Elles peuvent être menées sous forme de questionnaires papier,
en ligne ou par téléphone. Les enquêtes permettent de recueillir des données quantitatives
sur des sujets spécifiques et de mesurer les opinions, les comportements ou les
caractéristiques d'un groupe donné.

- Observations : Les observations consistent à recueillir des informations en observant

directement les personnes, les événements ou les phénomènes étudiés. Elles peuvent être
faites de manière participative, c'est-à-dire en étant impliqué activement dans la situation,
ou de manière non participative, en observant de l'extérieur. Les observations permettent de
collecter des données sur les comportements, les interactions et les caractéristiques
observables des sujets étudiés.
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- Groupes de discussion : Les groupes de discussion réunissent un petit groupe de personnes

(6 à 10) pour discuter d'un sujet précis sous la modération d'un animateur. Ces discussions
permettent d'obtenir des opinions, des perspectives et des idées de différentes personnes en
favorisant les échanges et les débats au sein du groupe.

- Études de cas : Les études de cas consistent à examiner en détail un cas spécifique, que ce
soit une entreprise, un individu, une communauté ou un événement. Elles impliquent
souvent une collecte approfondie de données à partir de diverses sources, notamment des
entretiens, des documents, des observations et des analyses.

- Expérimentations : Les expérimentations consistent à manipuler délibérément certaines

variables dans un environnement contrôlé pour mesurer les effets et recueillir des
informations. Elles sont couramment utilisées dans les domaines de la recherche scientifique
et médicale.

4. Méthodes de collecte d'informations secondaires (recherche documentaire, bases de données,

sources en ligne)

Les méthodes de collecte d'informations secondaires consistent à recueillir des données et des
informations qui ont déjà été collectées et publiées par d'autres sources. Voici quelques-unes des
méthodes couramment utilisées :

- Recherche documentaire : La recherche documentaire consiste à trouver et à recueillir des

informations à partir de sources écrites telles que des livres, des articles de revues, des
rapports, des publications officielles, des thèses, des dissertations, etc. Elle peut être réalisée
en ligne ou dans des bibliothèques.

- Bases de données : De nombreuses bases de données thématiques sont disponibles en ligne

et regroupent des informations provenant de diverses sources, telles que des articles de
journaux, des rapports de recherche, des données statistiques, etc. L'utilisation de bases de
données spécialisées permet d'accéder à des informations précises et pertinentes.

- Sources en ligne : L'internet est une ressource inépuisable d'informations, et il existe de

nombreuses sources en ligne fiables et reconnues, telles que des sites gouvernementaux, des
institutions académiques, des organisations internationales, des médias respectés, des
articles de recherche en libre accès (open access), etc.

- Archives et bases de données : Certaines organisations, entreprises ou gouvernements ont

des archives ou des bases de données spéciales contenant des informations historiques ou
spécialisées. Elles peuvent être consultées pour obtenir des informations historiques, des
données passées ou des séries chronologiques.

- Résumés et revues de littérature : Les résumés et les revues de littérature synthétisent,

analysent et répertorient les principales études et publications sur un sujet donné. Ils
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permettent d'accéder rapidement à une synthèse des connaissances disponibles et

constituent une source précieuse pour la collecte d'informations secondaires.

- Organisations et associations professionnelles : Les organisations professionnelles, les

associations et les syndicats peuvent fournir des informations sectorielles, des normes, des
rapports, des statistiques et d'autres ressources utiles sur les domaines spécifiques qu'ils
représentent.

Au final on distingue 2 grandes méthodes :

- La méthode pull : le commercial va à la recherche de l’information. C’est une méthode

chronophage qui demande un investissement important.
- La méthode push : L’information arrive directement auprès des intéressés.

5. La base de données
Le système de gestion de baes de données relationnelles (SGBRD) permet la gestion de la base de
données. Chaque utilisateur accède, en fonction de ses besoins, aux différentes données centralisées et
structurées grâce à un logiciel spécialisé : Acces entre-autre.
L’interrogation de la base de données au moyen des requêtes SQL (Structured Query Language)
permet d’obtenir des informations ciblées.
Les informations sont contenues dans plusieurs tables identifiées par une clé primaire. Cette clé
primaire permet d’identifier sans ambiguïté les propriétés de la table. Elle ne doit comporter ni valeur
nulle ni doublon.
Les différentes tables sont reliées entre elles grâce à une clé étrangère qui permet de faire le lien entre
les tables concernées.
Continuer le cours avec exemple page 133 et 134 => Mettre un lien de la création de la base de donnée
sur Acces.

II. Recherche d'informations

1. Utilisation de moteurs de recherche efficaces pour trouver des informations précises
Pour utiliser efficacement les moteurs de recherche et trouver des informations précises, voici
quelques techniques à mettre en pratique :

- Choisissez des mots-clés pertinents : Identifiez les mots ou les phrases clés qui décrivent le
sujet ou l'information que vous recherchez. Plus les mots-clés sont spécifiques, mieux les
résultats correspondront à vos attentes.

- Utilisez des opérateurs de recherche : Les moteurs de recherche permettent d'utiliser des
opérateurs de recherche pour affiner et spécifier les résultats.

Les opérateurs de recherche sont des symboles ou des mots-clés utilisés dans les moteurs de
recherche pour affiner les résultats de recherche et obtenir des informations plus spécifiques. Voici
quelques exemples d'opérateurs de recherche :
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Opérateur "AND" : Il permet de rechercher des résultats qui contiennent tous les mots spécifiés. Par
exemple, en tapant "voiture AND rouge", vous obtiendrez des résultats qui contiennent à la fois les
mots "voiture" et "rouge".

Opérateur "OR" : Il permet de rechercher des résultats qui contiennent au moins un des mots
spécifiés. Par exemple, en tapant "voiture OR moto", vous obtiendrez des résultats qui contiennent
soit le mot "voiture", soit le mot "moto".

Opérateur "NOT" : Il permet d'exclure des mots spécifiques des résultats de recherche. Par exemple,
en tapant "voiture NOT rouge", vous obtiendrez des résultats qui contiennent le mot "voiture" mais
pas le mot "rouge".

Opérateur de citation : En utilisant des guillemets autour d'une expression, vous spécifiez une
correspondance exacte et recherchez des résultats contenant cette expression spécifique. Par
exemple, en tapant "voiture rouge", vous obtiendrez des résultats contenant exactement cette
expression.

Opérateur de recherche site : Il permet de rechercher des résultats uniquement sur un site Web
spécifique. Par exemple, en tapant "voiture site:wikipedia.org", vous obtiendrez des résultats de
recherche liés aux voitures, mais uniquement à partir du site wikipedia.org.

2. Techniques de recherche avancée (utilisation d'opérateurs de recherche, de guillemets, de

filtres)
Voici quelques techniques de recherche avancée pour affiner vos résultats de recherche :

- Recherche par mots-clés : Utilisez des mots-clés précis et spécifiques pour obtenir des
résultats plus pertinents. Évitez les termes trop généraux qui pourraient générer trop de
résultats.
- Utilisation des guillemets : En utilisant des guillemets autour d'une expression, vous spécifiez
une recherche exacte et obtenez des résultats contenant cette expression spécifique.
- Recherche par site : Utilisez l'opérateur site suivi d'un nom de domaine pour rechercher des
informations spécifiques sur un site Web en particulier. Par exemple, "voiture
site:wikipedia.org" vous donnera des résultats uniquement à partir de Wikipedia.
- Recherche par format de fichier : Si vous recherchez un type de fichier spécifique, utilisez
l'opérateur filetype suivi de l'extension de fichier. Par exemple, "rapport annuel filetype:pdf"
vous donnera des résultats uniquement au format PDF.
- Recherche des synonymes : Utilisez le tilde (~) devant un mot pour rechercher des
synonymes. Par exemple, "~automobile" vous donnera également des résultats contenant le
mot "voiture".
- Recherche de sites liés : Utilisez l'opérateur related suivi d'une URL pour trouver des sites
similaires à un site donné. Par exemple, "related:wikipedia.org" vous donnera des résultats
contenant des sites similaires à Wikipedia.
- Recherche par date : Utilisez l'option de recherche avancée pour spécifier une date ou une
période de temps pour obtenir les résultats les plus récents.
- Recherche par localisation : Utilisez l'option de recherche avancée pour spécifier une
localisation géographique et obtenir des résultats pertinents pour cette région spécifique.
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3. Utilisation judicieuse des bibliothèques en ligne, des bases de données et des archives
numériques
Il existe de nombreuses bibliothèques en ligne disponibles, chacune proposant des ressources
spécifiques dans différents domaines. Voici quelques exemples de bibliothèques en ligne populaires :

- Bibliothèque numérique mondiale (World Digital Library) : Offre un accès gratuit à des
manuscrits, des cartes, des livres rares, des photographies et d'autres documents importants
de tous les pays et cultures.
- Bibliothèque du Congrès des États-Unis (Library of Congress) : La plus grande bibliothèque du
monde, elle propose une vaste collection de livres, de journaux, de manuscrits, de cartes et
de ressources numériques.
- Bibliothèque nationale de France (BnF) : Offre un accès à une variété de ressources, y
compris des livres, des manuscrits, des estampes, des photographies, des enregistrements
sonores et des documents numériques.
- Bibliothèque numérique européenne (Europeana) : Donne accès à des millions de ressources
culturelles provenant de bibliothèques, d'archives et de musées à travers l'Europe.
- PubMed : Une bibliothèque en ligne spécialisée en médecine et en sciences de la vie, offrant
un large éventail d'articles de revues scientifiques et de références bibliographiques.
- JSTOR : Une plateforme numérique qui propose une importante collection de revues
académiques, de livres et de sources primaires dans divers domaines tels que les sciences
humaines, les sciences sociales, les sciences naturelles, etc.
- ScienceDirect : Une bibliothèque en ligne proposant des articles de recherche, des revues et
des livres dans les domaines des sciences, de la technologie, de la médecine et des sciences
sociales.
- IEEE Xplore : Offre un accès à des articles scientifiques, des conférences et des standards
dans les domaines de l'ingénierie, de la technologie de l'information, de l'électronique et des
sciences informatiques.
- Project Gutenberg : Une bibliothèque en ligne proposant des milliers d'œuvres littéraires
classiques, tombées dans le domaine public, disponibles en téléchargement gratuit.
- Open Library : Une bibliothèque numérique collaborative qui propose une vaste collection de
livres numérisés, accessibles gratuitement.

4. Gestion et organisation des résultats de recherche

Gérer et organiser les résultats de vos recherches est essentiel pour trouver rapidement les
informations dont vous avez besoin et pour éviter de vous égarer parmi une multitude de
documents. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer et organiser vos résultats de recherche :

- Utilisez un système de fichiers : Créez un système de fichiers organisé sur votre ordinateur ou
dans le cloud pour stocker vos documents de recherche. Utilisez des dossiers et des sous-
dossiers pour classer les documents par sujet, par projet ou par date, en fonction de votre
préférence.
- Utilisez un gestionnaire de références bibliographiques : Un gestionnaire de références
bibliographiques, tel que Zotero, Mendeley ou EndNote, peut vous aider à organiser vos
citations, vos références et vos PDFs. Vous pouvez facilement importer des références depuis
diverses sources et les organiser en dossiers ou en catégories pour une récupération
ultérieure.
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- Annotez ou surlignez les documents : Lorsque vous lisez des articles ou des livres, prenez des
notes et surlignez les parties importantes pour vous aider à vous rappeler les informations
clés. Vous pouvez également utiliser des outils de prise de notes numériques pour annoter
directement les documents PDF.

- Utilisez des codes de couleur : Utilisez des codes de couleur pour organiser vos fichiers ou
documents de recherche par catégorie ou par importance. Cela peut faciliter l'identification
et la récupération des informations.

- Créez une bibliographie et un suivi des références : Tenez à jour une liste de toutes les
sources que vous avez consultées, que vous ayez utilisé ou non les informations dans votre
écrit. Cela vous permettra d'avoir une référence complète de votre recherche et facilitera la
création d'une bibliographie ou d'une liste de références à la fin de votre projet.

- Utilisez des outils de recherche avancée : Si vous utilisez des moteurs de recherche en ligne,
utilisez les options de sauvegarde des recherches ou d'alerte de nouvelles publications sur
des sujets spécifiques. Cela vous permettra de suivre facilement les mises à jour et d'ajouter
régulièrement des informations pertinentes à votre collection.

- Créez des résumés ou des fiches de lecture : Lorsque vous terminez un document de
recherche, prenez le temps de résumer les points clés et les conclusions principales. Cela
vous aidera à revisiter rapidement les informations importantes sans avoir à relire tout le
document.

III. Production d'informations

1. Présentation claire et cohérente des informations (rapports, présentations, supports visuels)
Pour faire une présentation claire et cohérente des informations :

Définissez un objectif clair : Avant de commencer, déterminez l'objectif de votre présentation. Cela
vous aidera à garder le cap et à structurer vos informations de manière cohérente.

Organisez vos informations de manière logique : Divisez votre présentation en sections ou en points
clés. Utilisez une structure claire en commençant par une introduction pour donner un aperçu du
sujet, suivi de sections qui approfondissent chaque aspect important, et terminez par une conclusion.

Utilisez des supports visuels appropriés : Des graphiques, des tableaux, des infographies ou même
des images peuvent rendre votre présentation plus visuelle et compréhensible. Veillez à ce que ces
supports soient pertinents et illustrent clairement les informations que vous présentez.

Soyez concis et clair dans vos explications : Évitez d'utiliser un langage technique complexe ou des
termes spécialisés qui pourraient être difficiles à comprendre pour votre public. Expliquez les
concepts de manière simple et accessible, en utilisant des exemples ou des analogies si nécessaire.

Utilisez un langage visuel clair : Organisez vos informations de manière visuelle, en utilisant des
puces, des sous-titres ou des couleurs pour distinguer différentes sections ou points. Utilisez une
typographie lisible et assurez-vous que le format de votre présentation est cohérent.
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Évitez les surcharges d'informations : Essayez de ne pas surcharger vos diapositives ou vos supports
visuels avec trop de texte ou de données. Optez pour des informations essentielles et mettez l'accent
sur les points clés. Utilisez des phrases courtes et des mots clés pour faciliter la compréhension.

Utilisez des exemples concrets : Si vous présentez des chiffres, des statistiques ou des résultats,
donnez des exemples concrets pour illustrer leur signification. Cela aidera votre public à mieux
comprendre et à s'engager dans votre présentation.

Répétez et récapitulez : Répétez régulièrement les informations importantes pour renforcer leur
compréhension et leur mémorisation. Récapitulez les points clés à la fin de chaque section et à la fin
de votre présentation pour assurer une bonne synthèse des informations.

Pratiquez et ajustez : Avant de présenter, pratiquez votre présentation plusieurs fois pour vous
assurer que vous maîtrisez le contenu et le déroulement. Si nécessaire, ajustez et peaufinez votre
présentation en fonction des retours ou des suggestions reçus.

IV. Contrôle d'informations

1. Utilisation d'outils de détection de plagiat pour garantir l'intégrité de l'information
Il existe plusieurs outils de détection de plagiat disponibles sur internet. Voici quelques-uns des plus
populaires :

Turnitin : C'est l'un des outils les plus utilisés dans les établissements d'enseignement pour détecter
le plagiat. Il compare le texte soumis avec une vaste base de données contenant des documents
académiques, des articles de recherche et du contenu en ligne.

Grammarly : Cet outil de correction grammaticale offre également une fonction de détection de
plagiat. Il peut vérifier le texte soumis par rapport à de nombreux documents en ligne pour identifier
toute similarité.

Copyscape : Principalement utilisé pour détecter le plagiat sur les sites web, Copyscape permet de
vérifier si un contenu donné a été copié ou utilisé ailleurs sur internet.

Plagscan : Cet outil est conçu spécifiquement pour les auteurs et les éditeurs. Il permet de vérifier le
texte soumis par rapport à une base de données étendue pour détecter le plagiat.

Quetext : Cet outil propose une version gratuite qui permet de détecter les similitudes entre le texte
soumis et d'autres contenus en ligne. Une version payante offre des fonctionnalités plus avancées.

DupliChecker : Cet outil en ligne compare le texte soumis avec un large éventail de sources en ligne
pour détecter le plagiat.
 Page 16 sur 32

2. Application des normes éthiques et légales relatives à la collecte et à l'utilisation des

informations
Les normes éthiques et légales relatives à la collecte et à l'utilisation des informations varient selon
les pays et les contextes spécifiques. Cependant, voici quelques principes généraux qui sont souvent
considérés comme importants à respecter :

- consentement informé : Lorsque vous collectez des informations auprès de personnes, il est
essentiel d'obtenir leur consentement éclairé. Cela signifie que les individus doivent être
informés de la collecte d'informations, de la manière dont elles seront utilisées et donner
leur accord de manière volontaire.
- Confidentialité et protection des données : Les informations collectées doivent être traitées
de manière confidentielle et sécurisée. Il est important de mettre en place des mesures pour
protéger les données contre l'accès non autorisé, les pertes ou les abus potentiels.
- Anonymat et respect de la vie privée : Si possible, il est recommandé de supprimer les
informations personnelles identifiables et de les rendre anonymes lors de leur utilisation ou
de leur publication. Les individus doivent avoir la possibilité de préserver leur vie privée et
d'exercer un certain contrôle sur les informations les concernant.
- Exactitude et intégrité des informations : Les informations collectées doivent être précises,
objectives et complètes. Il est important de veiller à ce que les données utilisées dans un
contexte professionnel ou de recherche soient fiables et représentatives.
- Utilisation légale : Les informations collectées doivent être utilisées conformément aux lois et
réglementations en vigueur. Il est important de respecter les droits de propriété
intellectuelle, les droits d'auteur et les limitations juridiques concernant l'utilisation de
certaines informations.
- Transparence et divulgation : Lorsque vous utilisez des informations collectées, il est
important de divulguer les sources et les méthodes de collecte. La transparence permet de
maintenir la confiance avec les personnes concernées et de garantir une utilisation
responsable des informations.
- Évitement des conflits d'intérêts : Il est essentiel d'éviter tout conflit d'intérêts ou toute
utilisation abusive des informations collectées à des fins personnelles, financières ou
partisanes.
- Il est recommandé de se familiariser avec les règles et les réglementations spécifiques de
votre pays ou de votre domaine d'activité concernant la collecte et l'utilisation des
informations. En cas de doute, il est conseillé de consulter des professionnels du domaine
juridique ou éthique pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
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Chapitre 4 : Structuration des informations et des flux d’informations

I. Introduction à la structuration de l'information

L'information est au cœur de toutes les activités et processus de notre société moderne. Cependant,
l'information peut être chaotique et difficile à gérer si elle n'est pas structurée de manière adéquate.
C'est ici que la structuration de l'information entre en jeu.

La structuration de l'information consiste à organiser, classer et hiérarchiser les données et les

connaissances afin de faciliter leur accès, leur utilisation et leur compréhension. Elle permet de
donner du sens à l'information et de créer des relations entre différentes entités, ce qui facilite la
navigation, la recherche et le partage de l'information.

II. Les différentes méthodes de structuration de l'information

A. Hiérarchie
La méthode de hiérarchie est l'une des principales approches utilisées pour structurer l'information.
Elle consiste à organiser les données et les connaissances dans une structure c, en établissant des
relations de dominance et de subordination entre les différentes entités. Dans la méthode de
hiérarchie, les informations sont structurées de manière pyramidale, avec des niveaux de détails
croissants à mesure que l'on descend dans la hiérarchie. Le sommet de la hiérarchie représente le
niveau le plus général, tandis que les niveaux inférieurs représentent des sous-catégories plus
spécifiques.

Par exemple, dans le domaine de la biologie, la classification des espèces animales est basée sur une
hiérarchie. Au sommet de la hiérarchie, nous avons le règne animal, suivi des embranchements, des
classes, des ordres, des familles, des genres et enfin des espèces. Chaque niveau inférieur de la
hiérarchie représente une catégorie plus spécifique.

La méthode de hiérarchie permet une organisation claire et structurée de l'information, ce qui

facilite la navigation, la recherche et l'analyse.

B. Les arbres
Dans la structuration de l'information sous forme d'arbres, les données sont organisées dans une
structure arborescente avec un nœud racine et des nœuds enfants qui se ramifient à partir de celui-
ci. Chaque nœud représente une entité ou une catégorie, et les liens entre les nœuds représentent
des relations de parenté.

Un arbre peut être utilisé pour représenter différentes structures d'information, telles que des
dossiers et des sous-dossiers dans un système de fichiers, des catégories et des sous-catégories dans
une classification, ou encore des options de menu et de sous-menu dans une interface utilisateur.

C. Les graphes
Les graphes sont une autre méthode de structuration de l'information largement utilisée,
notamment pour représenter des structures de données complexes. Un graphe est une collection de
nœuds (ou de vertices) reliés par des arêtes (ou des edges). Chaque nœud représente une entité et
chaque arête représente une relation entre ces entités.
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Les graphes permettent de représenter des relations complexes entre les différentes entités, en
permettant des connexions multiples entre les nœuds. Ils sont souvent utilisés pour modéliser des
réseaux, des relations sociales, des processus de décision, des flux de données, etc.

D. Les taxonomies
Les taxonomies sont une méthode de structuration de l'information qui consiste à classer les entités
dans des catégories ou des groupes, en utilisant un ensemble de critères spécifiques. Une taxonomie
est essentiellement un système de classification qui permet d'organiser les données de manière
hiérarchique ou non hiérarchique.

III. Les principes de base pour une structuration efficace des flux d'information
Pour une structuration efficace des flux d'information, voici quelques principes de base :

Clarté : Les informations transmises doivent être claires, précises et faciles à comprendre. Il est
important de les présenter de manière concise et sans ambiguïté.

Pertinence : Les informations doivent être sélectionnées en fonction de leur pertinence pour les
destinataires. Il est important de déterminer les informations essentielles et de les transmettre de
manière ciblée.

Hiérarchisation : Les informations doivent être organisées de manière hiérarchique, en accordant de

l'importance aux informations les plus importantes et en les présentant en premier. Cela permet de
faciliter la consultation et l'assimilation des informations.

Cohérence : Les informations doivent être cohérentes entre elles, évitant ainsi les contradictions ou
les erreurs. Il est important d'établir des standards de communication pour garantir cette cohérence.

Accessibilité : Les informations doivent être facilement accessibles aux personnes qui en ont besoin.
Il peut être nécessaire d'utiliser des outils et des plateformes de partage appropriés pour faciliter
l'accès aux informations.

Fiabilité : Les informations doivent être fiables et vérifiées, afin de garantir leur exactitude et leur
crédibilité. Il est important de sourcer et de valider les informations avant de les transmettre.

Réactivité : Les informations doivent être transmises en temps opportun, afin d'éviter tout retard ou
toute perte d'information. Il est donc important d'établir des méthodes de communication efficaces
pour assurer une transmission rapide.

Communication bidirectionnelle : Il est important de favoriser la communication à double sens, en

encourageant les feedbacks et en permettant aux destinataires de poser des questions ou de
demander des éclaircissements. Cela favorise l'engagement et la compréhension mutuelle.
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Chapitre 5 : Classement et archivage des documents

Qu’ils soient émis par l’entreprise ou reçus, les documents représentent une masse
d’informations importante pour l’entreprise. Grâce à l’évolution technologique, les documents
circulent sous différents supports.
Objectifs du cours :
Comprendre l'importance et les avantages d'un bon classement et archivage des documents
Apprendre les principes de base du classement et de l'archivage
Maîtriser les différentes méthodes et systèmes de classement et d'archivage
Savoir appliquer ces méthodes de manière efficace dans un environnement professionnel

I) Introduction au classement des documents

1. L'importance d'un bon classement dans l'efficacité du travail et la gestion des informations
Un bon classement joue un rôle essentiel dans l'efficacité du travail et la gestion des informations. En
effet en termes de :

- Gain de temps : Un classement efficace permet de retrouver rapidement les documents

nécessaires. Vous ne perdez pas de temps à rechercher des informations dans des piles de papiers ou
des dossiers mal organisés. Cela vous permet de vous concentrer davantage sur les tâches
importantes et d'être plus productif.

- D’organisation : Un bon classement vous aide à garder une organisation rigoureuse de vos
documents. Vous savez facilement où trouver chaque document et comment les regrouper pour une
meilleure structuration de votre travail. Cela vous évite d'avoir des informations dispersées ou
perdues.

- Prise de décision éclairée : Un classement adéquat facilite le repérage des informations pertinentes
pour prendre des décisions éclairées. Vous avez rapidement accès aux données, aux rapports et à
l'historique nécessaire pour analyser les situations et prendre des décisions informées.

- Collaboration améliorée : Un système de classement cohérent facilite la collaboration avec vos

collègues. Chacun peut partager et trouver facilement les documents nécessaires, ce qui améliore la
communication et la coordination des projets. Cela évite également les doublons et les erreurs dues
à l'utilisation de versions obsolètes de documents.

- Gestion de l'information : Un bon classement permet une gestion efficace de l'information. Vous
pouvez identifier, classer et organiser les informations clés, ce qui facilite la recherche ultérieure et
permet de conserver les connaissances essentielles à long terme. Cela contribue également à
protéger les informations sensibles ou confidentielles.

- Image professionnelle : Un classement soigné renforce votre réputation professionnelle. Il montre

votre capacité à prendre en charge vos responsabilités de manière organisée et professionnelle. Cela
peut vous être bénéfique lors d'évaluations de performance, de promotions ou de collaborations
avec des partenaires externes.
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En résumé, un bon classement vous permet de gagner du temps, d'être plus organisé, de faciliter la
prise de décision, de favoriser la collaboration, de gérer efficacement l'information et d'améliorer
votre image professionnelle. Il est donc essentiel de consacrer du temps et des efforts à mettre en
place un système de classement efficace pour optimiser votre efficacité au travail et la gestion de vos
informations.

2. Les différents types de documents à classer et archiver

Un document est un support d’informations structuré et vecteur d’un message. Il comporte des
données fixes et variables.

Il existe deux catégories de documents :

- Selon la destination : interne ou externe

- Selon la finalité : des documents de positions ( document de stockage des informations dont la
vocation est de rester dans le service. Ce type de documents tend à disparaître au profit des bases de
données.

Les documents de liaison qui circulent, transmettant l’information d’un émetteur vers un
destinataire.

Le document papier reste le support le plus couramment utilisé, cependant de plus en plus de
documents circulent sous un format numérique.

Il existe différents types de documents à classer et archiver, voici quelques exemples courants :

Documents administratifs :

Contrats et accords

Correspondance professionnelle (lettres, e-mails, fax)

Factures et reçus

Rapports et comptes rendus

Documents juridiques (certificats, jugements, contrats de travail)

Documents financiers :

Déclarations fiscales

Bilans et états financiers

Factures fournisseurs

Relevés bancaires

Reçus de paiement

Documents de ressources humaines :

CV et lettres de motivation

Contrats de travail
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Évaluations de performance

Dossiers d'employés

Déclarations de congés et d'absences

Documents de projet :

Plans et spécifications

Rapports d'avancement

Notes de réunion

Délibérations et décisions

Documents de suivi et de contrôle

Documents marketing et communication :

Brochures et dépliants

Campagnes publicitaires

Plans marketing

Études de marché

Supports de communication (plaquettes, présentations)

Documents techniques :

Manuels d'utilisation

Schémas et plans techniques

Spécifications techniques

Rapports d'analyse et de test

Documents de brevet

Ces exemples montrent la diversité des documents susceptibles d'être classés et archivés au
sein d'une organisation. Il est essentiel d'adapter le système de classement et d'archivage en
fonction des spécificités de chaque entreprise et du secteur d'activité concerné.
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3. Les enjeux de la gestion documentaire moderne

Support Power point 1

Les enjeux sont de plus en plus nombreux :

- Un volume croissant de documents : Avec l'avènement du numérique, la quantité de documents

générés dans les entreprises a augmenté de manière exponentielle. La gestion documentaire
moderne doit faire face à ce flot constant de documents tout en assurant leur organisation, leur
accessibilité et leur sécurité.

- L’apparition des multi-supports et multi-formats : Les documents peuvent désormais exister sous
différentes formes (papier, numérique, e-mails, médias sociaux, etc.) et dans différents formats
(texte, image, audio, vidéo). La gestion documentaire doit s'adapter à ces divers supports et formats
pour assurer une gestion cohérente et unifiée.

- La collaboration et partage des informations : Dans un environnement de travail collaboratif, la

gestion documentaire doit faciliter le partage sécurisé des documents entre les membres de l'équipe
et les départements. Elle doit également permettre le suivi des modifications et des versions pour
assurer la collaboration efficace sur les documents.

- La conformité réglementaire : De nombreuses industries sont soumises à des exigences légales et

réglementaires en matière de conservation et de protection des documents. La gestion
documentaire moderne doit répondre à ces obligations pour éviter les risques juridiques et assurer la
conformité.

-La sécurité de l'information : La gestion documentaire doit garantir la confidentialité, l'intégrité et la

disponibilité des informations sensibles. Cela implique de mettre en place des mesures de sécurité
appropriées, telles que le chiffrement des données, l'authentification des utilisateurs et la gestion
des droits d'accès.

-Recherche et récupération efficaces : La capacité à rechercher et récupérer rapidement les

documents pertinents est cruciale pour accélérer les processus commerciaux et prendre des
décisions éclairées. La gestion documentaire moderne doit offrir des fonctionnalités de recherche
avancées et des outils d'indexation pour faciliter la recherche et la récupération des informations.

- La durabilité et pérennité des documents : Dans un monde où la technologie évolue rapidement, la

gestion documentaire moderne doit veiller à la durabilité des documents sur le long terme. Cela
inclut la migration et la conversion des formats obsolètes, ainsi que la préservation des documents
pour les générations futures.

- La transformation numérique : La gestion documentaire moderne fait partie intégrante de la

transformation numérique des entreprises. Elle doit permettre l'automatisation des processus
documentaires, l'intégration avec d'autres systèmes d'information et l'exploitation des technologies
émergentes telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique.

- La gestion documentaire moderne doit relever ces défis pour permettre aux entreprises de mieux
gérer leur information, d'améliorer leur productivité, de réduire les risques, et de répondre aux
besoins des clients et aux exigences du marché.
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II) Les principes de base du classement

1. La notion de hiérarchie et d'ordre

Les nombreux documents reçus ou émis par les entreprises doivent être rangés avec méthode
afin d’être retrouvés rapidement. L’ordre de classement défini doit être pertinent, c’est-à-dire
que :
- chaque utilisateur le comprend
- les documents ne doivent pas se perdre
- de nouveaux documents peuvent être ajoutés
L’ordre de classement choisi dépend du type de documents à classer. Le mode de classement
est choisi selon le procédé de classement, le volume de documents à classer, leur durée de
conservation et la facilité d’accès pour la manipulation.
Les documents sont classés : horizontalement et verticalement

2. La cohérence et l'uniformité dans le classement

La cohérence et l'uniformité sont des éléments essentiels dans un système de classement efficace.
Voici un point sur leur importance :

Cohérence :

Structure : Un système de classement cohérent implique d'établir une structure claire et logique pour
organiser les documents. Cela peut être basé sur des catégories, des thématiques, des projets, des
dates, etc. La cohérence dans la structure facilite la navigation et la recherche des documents.

Terminologie : Il est important d'utiliser une terminologie homogène dans les noms de fichiers, les
libellés des dossiers ou les étiquettes. Cela permet une compréhension commune et évite les
confusions lors de la recherche et de la classification des documents.

Consistance : La cohérence doit être maintenue au fil du temps. Il est essentiel de suivre les mêmes
règles et conventions de classement pour chaque document ajouté afin de garantir une organisation
harmonieuse et une cohésion entre les différents éléments du système de classement.

Uniformité :

Standards : L'établissement de normes et de standards communs pour le classement facilite la

communication et la compréhension entre les collaborateurs.
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3. Les outils et supports de classement (dossiers, classeurs, boîtes d'archives, logiciels de

gestion documentaire, etc.)
Il existe différents outils et supports de classement que l'on peut utiliser en fonction des besoins et
du contexte. Voici quelques exemples :

- Classeurs : des classeurs permettent de regrouper des feuilles de papier perforées et de les
organiser dans des intercalaires. Ils sont souvent utilisés pour ranger des documents de courrier, des
notes de cours, des factures, etc.

- Classeurs à anneaux : similaires aux classeurs, mais avec des anneaux pour maintenir les feuilles en
place. Ils permettent de réorganiser facilement les documents et de les ajouter ou les retirer
rapidement.

- Chemises de classement : des chemises en carton ou en plastique pour ranger des documents
ensemble. Elles sont souvent utilisées pour trier des papiers temporaires, tels que des factures à
payer, des dossiers de clients, etc.

- Boîtes de classement : des boîtes avec des compartiments ou des dossiers suspendus pour ranger
des documents de manière organisée. Elles sont souvent utilisées pour le classement à long terme,
comme les archives ou les documents administratifs importants.

- Dossiers suspendus : des dossiers en forme de T qui sont suspendus dans un tiroir de classement. Ils
permettent de ranger des documents de manière verticale et de les consulter facilement.

- Classeurs à levier : des classeurs avec une barre de levier pour maintenir les feuilles en place. Ils
sont souvent utilisés pour ranger des documents volumineux ou des dossiers épais.

- Porte-revues : des supports ou des boîtes pour ranger des magazines, des catalogues ou d'autres
documents similaires. Ils permettent de garder les documents bien rangés et accessibles.

- Pochettes plastiques : des pochettes en plastique transparentes pour protéger et regrouper des
documents. Elles sont souvent utilisées pour ranger des pièces jointes, des photos, des fiches de
référence, etc.

- Marqueurs et étiquettes : des outils pour identifier et étiqueter les différents dossiers, chemises,
classeurs, etc. Ils facilitent la recherche et le repérage des documents.

Il est important de choisir les outils et supports de classement en fonction de vos besoins spécifiques,
de l'espace disponible et de la quantité de documents à ranger.
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III) Les méthodes de classement

Support 2 power point

1. Le classement alphabétique
Le classement alphabétique est une méthode de rangement de documents basée sur l'ordre
alphabétique des mots ou des lettres. Il consiste à trier les éléments en fonction de leur(s) nom(s),
titre(s), auteur(s) ou toute autre information pertinente en utilisant l'ordre alphabétique.

Le classement alphabétique est largement utilisé dans de nombreux domaines, tels que les
bibliothèques, les bases de données, les fichiers administratifs, etc. Il permet de faciliter la recherche
et l'organisation des documents en les regroupant selon un ordre facilement compréhensible.
Cependant, il est important de noter qu'il existe des variantes du classement alphabétique,
notamment en tenant compte des accents et des caractères spécifiques à chaque langue.

2. Le classement numérique
Le classement numérique est souvent utilisé pour organiser des documents numérotés de manière
séquentielle ou des fichiers qui nécessitent un ordre fixe, comme les factures, les dossiers
administratifs, les index de livres, etc. Il permet de trouver rapidement les documents par rapport à
leur position dans la séquence numérique.

3. Le classement thématique
Le classement thématique est une méthode de rangement de documents basée sur leur contenu ou
leur sujet. Au lieu d'utiliser un ordre alphabétique ou numérique, les éléments sont regroupés en
fonction des thèmes, des catégories ou des sujets auxquels ils appartiennent.

4. Le classement chronologique
Le classement chronologique est une méthode de rangement de documents basée sur l'ordre
chronologique, c'est-à-dire en fonction de la date ou de la séquence temporelle à laquelle les
documents se réfèrent. Il consiste à trier les éléments en les disposant dans l'ordre dans lequel ils ont
été créés, reçus ou modifiés.

Le classement chronologique est souvent utilisé pour organiser des documents liés à l'historique, aux
événements, aux projets ou aux activités qui se déroulent dans le temps. Il permet de suivre
l'évolution des informations au fil du temps, de repérer facilement les documents récents ou anciens,
et de retrouver des informations spécifiques à une période donnée.

5. Le classement décimal
Entre le classement thématique et le classement numérique comme le plan comptable.

6. Le classement géographique
Par zones géographiques. En général le sous classement est alphabétique. Exemple : dossiers des
commerciaux classés par région.

7. Le classement alphanumérique
Combinaison entre le classement alphabétique et le classement numérique, exemple voitures de
service classées par plaque numérologique.
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IV) L'archivage des documents

Support 3 : power point

1. Les règles et bonnes pratiques de l'archivage

L’archivage permet de conserver durablement des informations. Il est nécessaire car ces
informations peuvent servir de preuves ou être réclamées lors de contrôles. Il existe selon la
fréquence de consultation, 3 catégories d’archivage :
- L’archivage courant (vivant) : Il s’agit des dossiers en cours ou dont l’ancienneté ne dépasse
pas un an.
- L’archivage intermédiaire (semi vivant) : les dossiers sont clos depuis plus d’un an, mais
doivent rester accessibles car certaines informations sont encore nécessaires. A ce stade, une
première destruction est réalisée notamment pour les doublons.
- L’archivage définitif (mort) : Les dossiers ne sont plus consultés, mais sont gardés en raison
des règles légales obligatoires de conservation.
2. La conservation à long terme des documents
Elle diffère selon le type de document :
- 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable : livres, registres comptables,
factures, bons de commande, bons de livraison, documents relatifs aux accidents du travail en
raison du délai de prescription.
- 6 ans : Impôts et TVA
- 5 ans : contrats commerciaux, documents bancaires, bulletin de paye, registre du personnel,
PV d’assemblée
- 3 ans : justificatifs de règlement des charges sociales et de la taxe sur les salaires
- 2 ans : police d’assurance

3. Les techniques d'archivage physique et électronique

Il existe différentes techniques d'archivage, à la fois physiques et électroniques, pour stocker et
organiser les documents de manière efficace. Voici quelques-unes des techniques d'archivage les
plus couramment utilisées :

Archivage physique/traditionnel :

- Classement en dossiers et boîtes d'archives : Les documents sont regroupés dans des dossiers
physiques, qui sont ensuite placés dans des boîtes d'archives étiquetées et empilées sur des
étagères.

- Classement alphabétique, numérique, thématique ou chronologique : Les documents sont triés et

organisés en fonction de l'ordre alphabétique, numérique, thématique ou chronologique.
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Archivage électronique :

- Gestion électronique des documents (GED) : Les documents sont scannés et convertis en fichiers
électroniques pour être stockés, gérés et consultés sur un système GED. Ils peuvent être indexés,
étiquetés et classés selon plusieurs critères.

- Stockage sur serveur ou cloud : Les documents électroniques sont stockés sur des serveurs internes
ou externes (cloud), bénéficiant d'une sauvegarde et d'une sécurité renforcées.

- Systèmes de gestion des archives électroniques (SGAE) : Les SGAE permettent de gérer l'ensemble
du cycle de vie des documents électroniques, notamment l'archivage, la recherche, la diffusion et la
destruction des documents.

Archivage mixte :

- Hybridation dossiers physiques-électroniques : Les documents sont archivés à la fois sous forme
physique et électronique. Par exemple, les dossiers actifs peuvent être conservés physiquement,
tandis que les documents moins fréquemment consultés sont numérisés et stockés
électroniquement.

- Conservation d'originaux en parallèle de copies numériques : Certains documents originaux, tels

que les contrats légaux, sont archivés physiquement pour des raisons juridiques ou légales, alors que
des copies numériques sont également conservées pour un accès et une génération rapide de
rapports.

Il est important de choisir la technique d'archivage la plus adaptée à vos besoins spécifiques, en
tenant compte des contraintes de stockage, de sécurité, de coût et de facilité d'accès aux documents.

4. La protection des documents archivés

Pour protéger les données archivées, vous pouvez prendre plusieurs mesures de sécurité,
notamment :

Sauvegarder régulièrement les données archivées sur des supports de stockage physiques tels que
des disques durs externes ou des bandes magnétiques. Assurez-vous de les stocker dans un endroit
sûr et hors ligne pour éviter tout accès non autorisé.

Crypter les données archivées avant de les stocker. Le cryptage transforme les données en un format
illisible sans la clé de déchiffrement appropriée, ce qui rend plus difficile l'accès non autorisé aux
informations.

Limiter l'accès aux données archivées en accordant des autorisations d'accès uniquement aux
personnes autorisées. Mettez en place des procédures d'authentification solides, telles que des
logins et des mots de passe uniques, pour garantir que seules les personnes autorisées puissent
accéder aux archives.
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Mettre en place des pare-feu et des systèmes de détection des intrusions pour protéger les données
archivées contre les attaques externes. Ces mesures de sécurité peuvent aider à empêcher les pirates
informatiques d'accéder aux archives.

Effectuer régulièrement des audits de sécurité pour identifier les vulnérabilités potentielles dans vos
systèmes de stockage et de gestion des archives. En comblant ces failles, vous réduisez les risques de
compromission des données.

Éduquer les employés sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données et les
sensibiliser aux risques potentiels d'accès non autorisés. La formation du personnel est essentielle
pour minimiser les erreurs humaines qui pourraient conduire à des fuites de données.

Utiliser des logiciels de sécurité et de détection de programmes malveillants pour analyser et

protéger les données archivées contre les virus et autres menaces potentielles.

Conserver des sauvegardes supplémentaires des données archivées dans des sites distants ou sur le
cloud pour bénéficier d'une protection en cas de sinistre, d'incendie ou de catastrophe naturelle.

En suivant ces mesures de sécurité, vous pouvez renforcer la protection de vos données archivées et
réduire les risques de compromission. Cependant, il est essentiel de rester vigilant et de mettre à
jour régulièrement vos pratiques de sécurité pour faire face aux nouvelles menaces potentielles.

V) La gestion des archives

1. L'organisation des archives (classement, indexation, étiquetage, etc.)

Organiser ses archives ne s’improvise pas mais nécessite de la méthode. En effet, le volume de
documents peut se révéler très important selon la taille et l’activité de l’entreprise.

- Le conditionnement : les boîtes à archives contenant les différents documents sont classées,
répertoriées et empilées

- Respect des normes de température et d’hygiène : le choix d’un espace de qualité est
indispensable. Il faut éviter les lieux humides afin de préserver les documents.

- Sécurisation des archives : en raison de la confidentialité de certains documents, le local doit être
sécurisé. Une personne habilitée est nommée afin de faciliter l’accès au local et de le surveiller.

- Mise en place d’un ordre de classement précis

2. La destruction sécurisée des documents obsolètes

Au fur et à mesure que les documents ne sont plus consultés, ils sont archivés. La mise en archive
n’est pas définitive car durant le délai légal de conservation , les dossiers peuvent être ouverts de
nouveau, en cas de contrôle par exemple.
 Page 29 sur 32

En revanche, dès que le délai légal de conservation est atteint ou dépassé, il est impératif de détruire
les documents inutiles afin de libérer de la place. En raison du caractère confidentiel, cette
destruction s’effectue au moyen d’un broyeur à papier.

Certaines entreprises, qui ont un volume important d’archives, optent pour l’externalisation. Il s’agit
de confier à un prestataire la gestion et le stockage des documents. Cette solution procure des
avantages non négligeables pour l’entreprise :

- Réduire les coûts d’archivage, augmenter la sécurisation

- profiter de la compétence d’experts dans le domaine

- libérer les salariés de l’entreprise de cette tâche

Comme pour toute modification de processus de traitement, une étude chiffrée doit être réalisée en
amont, afin de déterminer si cette solution est rentable pour l’entreprise.

3. Le cycle de vie du document

Outre l’aspect environnemental (RSE) il est important pour une entreprise de bien maîtriser le cycle
de vie d’un document. Il peut se résumer ainsi, de la création du document jusqu’à sa destruction

Créatio Validati Diffusio Consult Exploit Conser Archiva Destru

n on n ation ation vation ge ction
 Page 30 sur 32

Chapitre 6 : Participation à l’évolution du système d’information

Support 4 power point

Face à l’afflux de documents papiers et à l’accélération de la transmission des informations,

beaucoup d’entreprises optent pour la gestion électronique de documents (GED). Ce processus leur
permet non seulement de gagner en rapidité et en compétitivité mais surtout de partager
l’information à bon escient.

I) La typologie de la GED
La GED regroupe l’ensemble des moyens matériels et logiciels permettant de gérer le cycle de vie des
documents .

La GED à différentes fonctionnalités :

- GED bureautique : permet la gestion de documents quel que soit leur format d’origine. Les
documents sont centralisés sur un ou plusieurs serveurs.

- GED administratives : les documents sont numérisés et classés. La fonction essentielle de ce type de
GED est la numérisation des documents.

- GED documentaire : elle organise les documents électroniques selon une classification propre à
l’entreprise, créant ainsi un fonds documentaire

- GED métier : gère les documents spécifiques à la profession

- GED cold : plus spécialisée sur l’archivage des données, les documents sont conservés selon les
durées légales de conservation

II) Les enjeux

- La réduction des coûts : grâce à la dématérialisation, la GED permet une réduction du volume de
papier et du coût de leur gestion (papier, encre, usure de l’imprimante, … )

- La maîtrise des flux : la GED évite la multiplication des documents qui sont rassemblés dans un
dossier unique. Les utilisateurs sont certains de disposer de la dernière version

- La traçabilité des documents : dès que le document est crée, il est stocké et indexé dans une base
unique, facilitant ainsi sa recherche, il est également possible de suivre son traitement

- Augmentation de la productivité : l’accès à l’information est facilité et plus rapide, à distance ou

non. Les documents dématérialisés circulent plus rapidement. Le risque de perte est limité

- Respect d’une norme de qualité : les documents sont standardisés, répondant ainsi à une norme de
qualité

- Réduction de l’espace de stockage : la dématérialisation des documents permet un stockage sur

des supports numériques plus petits.
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III) Les limites

1) Les coûts supplémentaires
La mise en place de la GED génère des coûts supplémentaires non négligeables : en matériel
et en logiciel performants mais aussi en formation des salariés à l’utilisation des nouveaux
matériels et des nouvelles procédures de traitement de documents.
2) La mise en place du workflow
Les processus métiers sont modifiés, ce qui peut éventuellement provoquer une certaine
réticence de la part des salariés. La mise en place de ce système modifie le système
d’information de l’entreprise, car l’ensemble des tâches est informatisée.
3) La dépendance vis-à-vis du réseau
Réseau et GED sont liés et complémentaires. La mise en place d’un réseau permet la mise en
place de la GED. En cas de panne du réseau c’est tout le système d’information électronique
de l’entreprise qui est paralysé.

IV) Le cycle de vie du document électronique

1) La création
Quelque soit son format, le document doit être accessible sous forme électronique.

- Le traitement automatique : Les documents existent déjà et sont intégrés quel que soit leur format
d’origine.

- La numérisation : Le document existe sous format papier il est donc scanné.

Il y a la technique de lecture automatique de documents (LAD) qui propose 3 possibilités :

- La reconnaissance automatique de documents (RAD) : le document traité est analysé et comparé

avec des modèles de la base de données.

- La reconnaissance optique de caractère (OCR) : Le document traité est récupéré et sauvegardé dans
un format de traitement de texte, permettant ainsi sa modification

- La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) : Le document traité est manuscrit. Le logiciel

reconnaît l’écriture manuscrite du document.

2) La gestion
Afin de sécuriser et de respecter la confidentialité des documents différents droits d’accès sont
accordés :

- Lecture seule

- écriture avec possibilité de modifier le document

- exécution d’un programme

- suppression
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3) La diffusion
Il y a 2 méthodes de diffusion :

> Push : le document est enregistré dans une base de documents, accessible par les personnes
concernés. Les utilisateurs sont informés de la mise à disposition du document grâce à des outils
d’alerte

> Pull : le document est transmis aux intéressés par des listes de diffusion

4) La conservation
Les supports électroniques offrent de grandes capacités

> Optiques : CD, DVD, Blu-ray

> Magnétiques : Bandes magnétiques et disques durs internes ou externes à grande capacité de
stockage

> Electronique : clé USB

Il est aussi possible d’utilise le réseau ou internet (cloud computing)

Le classement effectué informatiquement nécessite la mise en place d’une arborescence facilitant la

recherche de documents. L’arborescence indique le chemin à suivre et est constituée d’un répertoire
racine, de dossiers et de sous dossiers .