Le rôle du Système d’Information dans les organisations

Le Big Data est au cœur des systèmes d’information via les 3 V :

- Volume (quantité de données créées et exploitées)
- Vitesse (d’obtention et de circulation)
- Variété (des supports, des représentations)

La gestion et la qualité de ces informations constituent un enjeu crucial au service de la

performance globale d’une organisation.

Une organisation performante repose sur l’exploitation d’informations nécessaires à la

prise de décision ou à la production de documents financiers, commerciaux ou juridiques :
- l’information doit être utile dans un contexte précis
- l’information transmise, échangée, traitée, conservée prend une dimension pratique et
devient une donnée.
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Les critères de qualité de l’information.

L’information est de qualité si elle répond aux besoins de l’organisation.

Elle doit être :

Accessible :
• disponible au moment opportun pour le destinataire
• conforme à la législation et aux droits d’accès des usagers, avec un accès sécurisé

Exacte :
• source fiable, vérifiable, spécialisée, non déformée, à jour, adéquate
• les informations sont créées en interne par des personnels compétents

Pertinente :
• judicieuse et utile : aide à la prise de décision, documents de synthèse
• appropriée à un problème de gestion donnée

Exhaustive :
• complète au regard du besoin ou de la prise de décision
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Les critères de qualité de l’information.

PERTINENTE

PRECISE FIABLE

RECENTE
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Les sources internes ou externes

Chaque organisation est amenée à utiliser des informations :

- en provenance de l’extérieur : enquêtes statistiques Insee, enquêtes marketing, réseaux
sociaux, sites Web, etc)
- issues d’un processus généré en interne par les salariés et destinées aux acteurs internes
(service comptable, commercial, production, etc.), aux partenaires économiques (clients,
sous-traitants, fournisseurs) et aux entités administratives (centre des impôts, Urssaf, etc.)
Cette production interne d’informations est régulière et prend des formes diverses :
- établissement des documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexes),
- calcul du montant de la TVA due,
- réalisation d’un bulletin de salaire numérisé pour les salariés,
à titre d’exemples.
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Les procédures de contrôle de la qualité de l’information :
L’information vient alimenter la prise de décision, déclencher l’action ou répondre aux exigences légales et
administratives. Elle constitue une ressource clé pour toute organisation et doit être contrôlée afin d’en
vérifier la qualité.
Contexte Procédure de contrôle
- gestion des droits d'accès sur le système d'information afin de déterminer
qui peut collecter, modifier, créer et supprimer des données
Identification de l'émetteur et du
- mise à jour planifiée de la gestion des droits d'accès : départ des utilisateurs,
destinataire des données
changement de poste de travail, embauche, etc.
- utilisation de signature électronique, chiffrement
- audit du SI afin d'en diagnostiquer les failles pouvant impacter la qualité des
données : nombreuses saisies, absence d'interopérabilité entre les
Utilisation optimale de l'information logiciels, manque de formation des utilisateurs etc.
- utilisation de référentiel de bonnes pratiques (ex : Cobit)
- visibilité des informations : CGV sur un site marchand
- mise à jour régulière des logiciels de protection
- compatibilité des logiciels entre eux à vérifier et à penser au moment des choix
applicatifs
Risques pesant sur la qualité de
- mise en place d'interfaces entre logiciels, d'échanges de données informatisées
l'information
afin de limiter les saisies
- mise en place d'une certification qualité ISO 9001
- utilisation de protocoles https garantissant la sécurité des sites partenaires
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On peut s’intéresser aussi au coût du système d’information : le SI

comme toute autre fonction de l’entreprise doit être performant au
meilleur coût.

délai

qualité coût
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Le fonctionnement du système d’information

Un système d’information désigne un ensemble structuré de ressources

matérielles et logicielles, humaines et organisationnelles.

Le SI a vocation à collecter, traiter, communiquer (diffuser) et conserver

(stocker) des données exploitées. Il se caractérise par :
- les différentes fonctions assurées (voir ci-dessus et tableau à suivre)
- les composantes : technologiques, humaines et organisationnelles
- les rôles qui lui sont assignés.
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Les 4 fonctions du SI :
- le SI n'est d'aucune utilité s'il n'est pas alimenté en données
collecte des données - ces données émanent de l'extérieur (clients), de l'intérieur de l'entreprise (création d'une
facture), d'institutionnels (Etat , droit du travail)
- les traitements successifs des données collectées et produites nécessitent à chaque étape
un stockage (données d'un devis stockées avant de générer un bon de commande)
stockage des données
- la sauvegarde des données est réalisée dans les bases de données clients
- l'archivage des données est imposé dans les contrats de travail des salariés
- les données doivent être transformées pour atteindre les objectifs (le bon de commande
traitement des données d'un client doit faire l'objet d'un bon de livraison, d'une facture et d'un enregistrement
comptable dans le logiciel comptable (future lecture optique avec reconnaissance des champs)
- toute information (stockée ou produite) n'a de réelle valeur que si elle parvient au bon
diffusion des données destinataire au bon moment
- les règles de confidentialité et de niveaux d'accès doivent être intégrées et actualisées
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Les 3 composantes du SI : (en interaction permanente)

La composante technologique :
- dimension matériels :
Ordinateurs, tablettes, smartphones, scanners, câblage, serveurs, etc.
- dimension logicielle :
Applications métiers, PGI, logiciels sécuritaires (avec surveillance et mise à jour régulière)

La composante humaine :
- utilisateurs, informaticiens
- rôle central de la formation et des bonnes pratiques en matière d’usage du numérique
- effectifs cohérents avec les besoins pour un fonctionnement optimal

La composante organisationnelle :
- planification de l’organisation et de l’évolution du SI
- rythmes et procédures de sauvegarde des données
- identification des personnels chargés de la sécurité du SI
- respect des données à caractère personnel (RGPD)
- circulation sécurisée des données
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Le positionnement du système d’information :

système décisionnel, de pilotage

système d’information

système opérationnel
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ZOOM sur la dimension organisationnelle du SI
L’objectif est de vous donner les compétences pour ;
- Collaborer à un diagnostic du SI
- Identifier les besoins d’évolution du SI
- Justifier les enjeux de la transition numérique d’une organisation
- Analyser un contrat de prestations de services informatiques

La transition numérique désigne le processus d’évolution d’une organisation lui permettant

de profiter pleinement du potentiel offert par les technologies numériques (réseaux
sociaux, web, progiciels de gestion, d’aide à la décision).

L’initiative France Num lancée par la Direction Générale des Entreprises du Ministère de
l’Economie et des Finances en janvier 2019 a pour objectif de rassembler les actions
menées par l’Etat, les régions et leurs partenaires pour accompagner les TPE/PME vers le
numérique.
France Num déploie aussi des prêts garantis par le secteur bancaire classique.
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Un exemple de démarche de la transition numérique en 4 étapes principales :

1- diagnostic du SI actuel

- comment les attentes des clients (externes et internes) sont-elles prises en compte ?
- quelle est la visibilité de l’entreprise sur le Web ?
- l’entreprise est-elle présente sur les réseaux sociaux ?

2- identification des besoins et priorisation : (en fonction des budgets)

- dématérialiser les processus internes (intranet, consultations et demandes de congés, traitement des notes de frais,
bourse des emplois offerts et opportunités de mutation, consultation et demandes de formations, etc.)
- se lancer sur les réseaux sociaux pour capter de nouveaux clients
- traduire le site web (français -> anglais ou +) pour développer les exportations

3- réorganisation des services :

- quels sont les services concernés (financier/commercial/production/rh) ?

- comment adapter les biens et services proposés ?

4- accompagnement de la transformation digitale :

- démarche de conduite du changement

- implication des utilisateurs
- formations