Training In Dynamic Innovation

COMMENT ORGANISER LE TRAVAIL ?

Plan du cours

I - Définition
II - Clés pour mieux organiser son travail
1. Créez des blocs de temps/tâche
2. Définissez ce qui a de l’importance
3. Estimez le temps pour chaque tâche
4. Soyez productif mais ne vous surchargez pas !
5. L’organisation du travail et la productivité
6. Règles pour améliorer son organisation au travail
7. Rangez et organisez votre espace de travail
III - Conclusion

Odette NDIKI
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I - Définition

C’est quoi être organisé au travail ?

L'organisation du travail est un ensemble d'actions qui visent à améliorer la
productivité et l'efficacité sur un poste de travail. Dans la pratique, il s'agit d'un
processus qui est axé sur les tâches, mais aussi sur l'individu. L'organisation du
travail est le processus de définition des actions dans le but d'atteindre ses
objectifs personnels et professionnels.

II - 7 Clés pour mieux organiser son travail

L’organisation est un élément clé de la productivité au travail, que l’on soit au
bureau ou chez soi. Si on est encombré(e), aussi bien dans sa tête que sur son
espace travail, notre attention diminue et nos performances aussi ! Si votre
temps, vos idées et votre espace de travail sont bien organisés, il devient alors
plus facile de rationaliser vos actions et vos pensées, et mener à bien vos
projets et vos objectifs.
Quelles sont les façons les plus efficaces de s’organiser afin d’être plus
productif (ve) ? Comment adopter le bon état d’esprit afin que l’organisation
devienne une seconde nature pour vous ?

1. Créez des blocs de temps/tâche

Une bonne planification est la base de toute productivité et permet de se
mettre en marche. Pour cela, observez-vous : êtes-vous plus efficace le matin ?
L’après-midi ? En fin de journée ? Par exemple, les lève-tôt font les choses le
plus efficacement avant le déjeuner, tandis que les noctambules ont tendance
à être plus créatifs le soir. Réfléchissez au moment où vous travaillez le mieux
et regroupez vos tâches selon le moment de la journée qui vous convient.
En règle générale, le matin est idéal pour les tâches qui nécessitent la réflexion
et/ou des tâches urgentes et importantes. Midi est un moment délicat de la
journée parce que votre niveau d’énergie s’est probablement dissipé. C’est le
moment de réaliser des tâches que vous jugez ennuyeuses et routinières et qui
ne nécessitent pas beaucoup de matière grise ! Par exemple : répondre aux e-
mails, fixer des rendez-vous, etc.

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On peut parfois avoir besoin de travailler le soir, ou préférer ce moment de la

journée. Les soirées peuvent être réservées à la planification et à la préparation
du lendemain.

2. Définissez ce qui a de l’importance

Urgent ? Important ? Les deux ? Apprendre à définir une tache permet ensuite
de mieux prioriser. La détermination de vos priorités permet de travailler plus
intelligemment, de façon plus sereine, et souvent plus rapide.

3. Estimez le temps pour chaque tâche

Avoir une liste c’est bien, mais, en combien de temps vais-je pouvoir cocher
toutes ses cases ? Voilà pourquoi il est important d’estimer le temps nécessaire
à chacune des tâches. Comment le savoir ? C’est simple : un peu comme un
avocat ou toute personne ayant une profession libérale le fait pour facturer ses
clients, prenez l’habitude de noter le temps que vous passez à réaliser telle ou
telle activité. L’idée ensuite n’est pas de remplir au maximum votre journée :
programmez seulement 60% de votre temps. Cela vous permettra de pouvoir
répondre aux évènements imprévisibles, comme une négociation difficile avec
un client, et de ne pas manquer de temps. Si vous trouvez que vous manquez
souvent de temps, deux possibilités : soit vous surchargez trop votre journée,
soit vous n’êtes pas assez strict(e) au niveau des interruptions

4. Soyez productif mais ne vous surchargez pas !

C’est aussi pour cette raison qu’il est préférable de réaliser les taches
importantes et/ou urgentes en premier. Cela ne sert à rien de surcharger votre
agenda. Il est vrai que si l’on se sent en pleine forme, on a tendance à en
rajouter mais s’il vous reste un peu de temps, profitez au contraire de cette
liberté pour réaliser des taches et des activités que vous n’avez jamais le temps
de faire et qui vous font plaisir.

5. L’organisation du travail et la productivité

Dans l'organisation du travail, la productivité est une préoccupation majeure.

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Pourtant, elle peut être entravée par divers obstacles, dont la procrastination -
cette tendance à remettre à plus tard des tâches, même si nous savons qu'elles
sont importantes.
La procrastination peut être due à diverses causes, dont le stress, la peur de
l'échec, le manque de motivation, ou le sentiment d'être débordé par la
quantité de travail à faire. À l'ère numérique, le flot constant d'informations et
de distractions (emails, notifications, réseaux sociaux) peut également favoriser
la procrastination. De plus, des facteurs tels que le manque d'autonomie, le
manque de clarté dans les objectifs, ou le manque de reconnaissance peuvent
également affecter négativement la productivité.
Face à ces freins, il est nécessaire d'envisager les bonnes stratégies à mettre en
place, et être organisé est une compétence clé dans cette démarche :
 Gérer efficacement le temps : En appliquant des techniques de gestion
du temps, vous pouvez optimiser votre productivité et réduire la
procrastination
 Limiter les distractions : Dans l'ère numérique, les distractions sont
omniprésentes. En créant un environnement de travail favorable à la
concentration et en utilisant des outils numériques pour limiter les
interruptions, vous pouvez améliorer la productivité
 Clarifier les objectifs : Des objectifs clairs et mesurables aident à garder
le focus et à maintenir la motivation
 Promouvoir l'autonomie et la reconnaissance : L'autonomie au travail
peut favoriser l'engagement et la productivité. Parallèlement, la
reconnaissance des efforts et des réalisations stimule la motivation et la
satisfaction au travail
 Favoriser le bien-être au travail : Un travailleur en bonne santé physique
et mentale est plus productif. Il est donc important de veiller à
l'ergonomie du poste de travail, à l'équilibre entre vie professionnelle et
vie personnelle, et à la gestion du stress
En comprenant les freins à la productivité et en adoptant ces stratégies
adaptées, vous pouvez optimiser l'organisation du travail dans votre entreprise.

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6. Règles pour améliorer son organisation au travail

Voyons ensemble quelques conseils concrets pour instaurer ou améliorer votre
organisation du travail, en mettant l'accent sur l'importance d'être méthodique
dans son travail.
Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien, d'être méthodique
dans mon travail et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur :
a) Créer une routine
Lorsque vous décidez d'instaurer une meilleure organisation du travail, la
première étape vient souvent de la mise en place d’une routine. Celle-ci peut
s’effectuer à toute heure de la journée.
Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le
matin, pendant une heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps
pour moi et de faire face à des imprévus qui peuvent surgir.
Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre
du temps pour soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.
Commencez par passer une heure de moment privilégiée le matin, pour :
 Lire, écrire, méditer, Faire du sport, Avancer sur un projet, Faire des
recherches, Ecouter de la musique, Et tout autre activité qu’il est
nécessaire d’accomplir pour atteindre votre but

b) Déterminer ses priorités

Déterminer ses priorités et passer du temps à l'organisation du travail est en effet

nécessaire. Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à
gagner en efficacité et en sérénité.

Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être

débordé, il est important de bien planifier son temps de travail.

Pourquoi ?

Tout simplement car:

 Le secret de la réussite est la concentration

 L’ennemi du succès est la dispersion

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c) Établir une liste des missions et faire le point

Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les
différentes priorités de la journée, il est important de :
 Lister toutes les autres actions que vous aurez à mener dans le futur
 Mettre en place un reporting
Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler to-do list ou tableau des
tâches quotidiennes, doit s’accompagner :
 D’une cohérence
Ne mettez sur cette liste que des tâches utiles pour atteindre vos buts.
 D’un temps imparti
Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous fixez un
temps long pour accomplir une tâche, plus vous allez de passer de temps
dessus à faire des choses inutiles
 D’un code de priorité
Chaque tâche revêt un caractère plus ou moins important. Concentrez-
vous sur les plus importantes.
Attention : ne confondez-pas importance (une tâche importance est liée à
l’atteinte des objectifs) et urgence (une tâche urgente requiert l’attention
immédiate dont de la spontanéité).
d) Utiliser la loi Pareto
Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5
tâches importantes par jour. Une bonne organisation de travail passe
également par le fait de laisser son cerveau se reposer entre deux tâches à
faire.
N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur
selon la loi de Pareto.
Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de réussir son organisation du
travail.
e) Planifier son temps de travail en amont
Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui
est urgent et ce qui est important.

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Voici quatre étapes pour mieux planifier votre temps de travail :

 Prenez votre to-do list et appliquez la matrice d’Eisenhower.
Décomposez en 4 fragment toutes vos tâches (urgent et important /
urgent et pas important / pas urgent et important / pas urgent et pas
important). Commencez-donc par traiter les tâches urgentes et
importantes
 Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment
donné.
Utilisez votre routine matinale et votre excédent de temps journalier
pour traiter ce qui est non-urgent et ainsi éviter d’être débordé en temps
voulu
 Acceptez que parfois, il vous sera impossible de tout gérer et que vous
aurez toujours des rushs. Apprenez-alors à déléguer une partie du travail
 Enfin, déculpabilisez. Vous êtes humain et il est impossible de tout
prévoir et de tout faire comme un robot !
f) Créer un environnement calme et sans distraction
La planification et l'organisation du travail passent également par bien
organiser son lieu de travail.
Pour ce faire, essayez de :
 Désactiver vos notifications
 Mettre votre smartphone en mode avion
 Avoir un bureau propre et rangé pour trouver facilement ce que vous
avez besoin
 Adopter une nomenclature de dossiers claire et cohérente pour faciliter
la recherche et le classement des documents
 Trouver votre rythme de travail et le meilleur cadre de travail pour vous.
Personnellement,

Quelques bonnes pratiques

En amont des 6 règles d'or mentionnés plus haut, voici quelques bonnes
pratiques à commencer à adopter pour être mieux organisé au travail :

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 Mettre en place une "zone blanche" : Planifiez des intervalles

spécifiques durant votre journée où vous vous consacrez à
l'accomplissement d'une seule tâche, sans aucune interruption. Cela va
booster votre productivité
 Déléguer efficacement : Si vous travaillez en équipe, il est important de
savoir déléguer des tâches.
 Apprendre à dire non : à des tâches ou des demandes qui ne sont pas
alignées avec vos objectifs ou qui pourraient vous surcharger
 Prévoir du temps pour la formation continue : Réservez du temps
régulièrement pour apprendre de nouvelles compétences ou améliorer
celles que vous avez déjà. Cela peut vous aider à être plus efficace dans
votre travail
 Prendre soin de sa santé physique et mentale : Il est important de
prendre le temps de faire de l'exercice régulièrement, de manger
sainement et de se reposer suffisamment. Une bonne santé physique et
mentale peut améliorer votre productivité et votre bien-être au travail
 Organiser son espace de travail : Un espace de travail bien organisé peut
contribuer à une meilleure concentration et productivité.
 Prévoir du temps pour la créativité et l'innovation : Laissez de l'espace
dans votre planning pour la réflexion créative et l'innovation.

7. Rangez et organisez votre espace de travail

À votre domicile ou au sein d’une entreprise, un espace de travail (bureau
physique mais également virtuel) propre et organisé favorise l’efficacité et la
concentration. Utilisez des boites de rangement, des classeurs ou tout autre
système qui vous permettra d’accéder facilement à l’information ou à ce dont
vous avez besoin sans que cela ne vienne perturber votre champ de vision.

III - Conclusion

Odette NDIKI
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L’organisation du travail est quelque chose d’important quoique peu facile à

mettre en place. Le secret de la réussite réside dans la récurrence, la
stabilité et la régularité avec laquelle vous exécutez vos tâches.

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