Formation sur la dépense publique

Comptabilité des régies de dépenses

Élaboré par M.Abdellah BENBELAID

Mai 2006

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 Plan

I- Rappel des règles relatives à la réception des avances et à la

justification de leur emploi
- Règles générales
- Versement des pièces justificatives

II- Comptabilité du régisseur

– Registres et opérations comptables
– Contrôles
III-Comptabilité chez le comptable
- Chez le comptable de rattachement
- Chez le comptable assignataire
IV- Études de cas

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Rappel des règles relatives à la réception des
avances et à la justification de leur emploi

• Règles générales:

1- Prise en charge des arrêtés de création des régies et

de nomination des régisseurs
2- Blocage des crédits nécessaires au paiement des
dépenses par voie de régie :
3- Approvisionnement de la caisse du régisseur :
4- Justification de l’emploi des avances et versement
des justifications au comptable

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Rappel des règles générales:
Procédures de prise en charge des arrêtés de création des régies et de nomination
des régisseurs
Services des visas Chargé du Bureau Responsable du Chargé des régies de dépenses
réglementaires d’ordre TR/TP visa dépenses TR/TP
TGR TR/TP
Nomination du même régisseur dans
Enregistrer la plusieurs centres
Arrêté création R réception Contrôler l’arrêté de
Parapher l’arrêté de
de l’arrêté nomination, nomination ,
Arrêté nomination de nomination , de création ou de de création ou de
de création ou modification de modification
de modification la régie de la régie
Arrêté modif R
de la régie OUI NON
Erreur sur l’arrêté ?
Arrêté modificatif
?
OUI
Mettre à jour la fiche
de contrôle du régisseur NON

Retourner l’arrêté
Arrêté remis au service Reporter les informations
des visas Remettre sur une nouvelle fiche
Vérifier l’arrêté
réglementaires(TGR) l’arrêté de contrôle du régisseur

Application
Archiver un ex de
Régie
l’arrêté
nomination,
et modif régie

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Rappel des règles générales:
Procédures de blocage des crédits pour la régie

Ordonnateur Chargé du Bureau Responsable du

Sous ordonnateur d’ordre TR/TP visa dépenses de Chargé des régies de la TR/TP
la TR/TP
Imputation budgétaire et intitulé
Au fur et à mesure des
Réceptionner la Parapher la
besoins en crédits Contrôler la demande
Demande Demande d’Autorisation de
D’Autorisation de D’Autorisation de paiement
Demande Paiement paiement
d’autorisation de
OUI NON
paiement Erreur sur la DAP ?

DAP remise à Retourner la DAP Saisir les informations

L’O/SO Pour rectification Remettre Relatives au blocage
Vérifier la DAP
la DAP Des crédits

Application Archiver l’original

Régie De la DAP

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 Procédures d’approvisionnement des caisses des régisseurs
Régisseur Chargé du Responsable du Chargé des régies Chargé des
Bureau visa des de dépenses TR/TP Caissier de Opérations
d’ordre de la dépenses de la la TR/TP Bancaires et de
TR/TP TR/TP L’épargne

Réceptionner Parapher la Contrôler la

Demande de Demande Demande de
Dépassement
La demande
D’approvision- De fonds fonds des crédits
fonds
nemt bloqués

Valider le Demande
non oui
Contrôle De fonds
Demande de effetué conforme
Fonds et
note de Signer la note Viser la
Remettre la Formuler une
Rejet D’observation Demande
Note Note d’observation
remises De la demande Pour la demande De fonds
D’observation Virer le
À l’O/SO De fonds De fonds
Demande de montant
fonds Reçu remis du reçu sur
pour virement le compte FP
Reçu visé oui Paiement espèce ? sur le compte
remis pour
du régisseur
encaissement Chèque BAM ou virement ?
virement Reçu visé
Annoter le reçu de fonds Procéder au
N° de compte FP ou CCP Paiement par
chèque
Remettre le reçu Reçu annoté
Procéder au
paiement en
Reçu annoté numéraire Etablir les
Écritures
Etablir les fiches 6
comptables
d’écriture comptable
 Procédures de contrôle de pièces justificatives : Régie dépense

Chargé du Responsable du visa Chargé des régies de dépenses TR/TP

Bureau d’ordre dépenses TR/TP
TR/TP
Dossier régie pris en S’assurer du
Prise en charge charge Contrôler l’exactitude des
Des bordereaux caractère
Justifications de paiement libératoire de la
D’émission et des dépenses de la régie
De régie dépense
Parapher le dossier

Rejet Dossier de régie

total conforme ? Accepter

Remettre le Formuler une note Rejet partiel

Dossier à De rejet pour les
L’ordonnateur Valider et signer
la note de rejet Pièces non Déduire le montant Signer le
Sous ordonnateur conformes des pièces non bordereau de
acceptées La régie
Pièces Pièces
Copie de Justificatives Justificatives
Bordereau de Non acceptées acceptées
la régie
Mettre à jour la base
Acceptation De données et la fiche de
régies Contrôle du régisseur

Etablir les fiches d’écriture

Montant des ,
Etablir un Etat
Dépenses payées Archiver le bordereau et les
mensuel
Par régie Pièces justificatives 7
acceptées
 Contrôle de pièces justificatives : Régie dépense

Chargé du Responsable du visa dépenses TR/TP Société d’archivage

Bureau d’ordre
TR/TP
A la fin de chaque mois

Classer les borderaux justificatifs

Valider et signer
la note de rejet Application régie

Rapprocher le listing
et les borderaux

Concordance ?
Oui Non

Procéder à Procéder Redresser

la validation à l’inventaire la situation

Remettre
Remise des liasses
les liasses
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 Procédures de mise en débet des régisseurs
Ordonnateur Chargé du Bureau Responsable du visa Chargé des régies de DCPC -TGR
Sous d’ordre TR/TP dépenses de la TR/TP la TR/TP
ordonnateur
Au moins une fois
par mois

Éditer Etat des avances

non encore justifiées

Valider la liste Etat des avances

des régisseurs non justifiées

Envoyer les lettres

Lettre de demande Signer les lettres de Établir les lettres
d’explication d’explication demande d’explication d’explication
aux ordonnateurs/SO

Montant Établir les lettres

Non justifié de mise en demeure
Envoyer les lettres Signer la lettre
Au-delà de 15 jours
de mise en demeure de mise en demeure
aux ordonnateurs/SO Etablir la lettre
de proposition de Lettre de
Lettre de mise mise en demeure proposition de
en demeure mise en débet
Envoyer la lettre Effectuer les écritures Copie de la
de proposition de mise comptable décision de mise
en débet au DCPC en débet 9
II- Comptabilité du régisseur

• Le régisseur doit obligatoirement tenir une comptabilité exacte

des fonds qui lui sont confiés.
• Cette comptabilité doit faire apparaître, à livre ouvert, la situation
des disponibilités reçues, des fonds employés et des fonds
disponibles.( art 16 du l’instruction du MF du 26/3/1969)
• Cette comptabilité est tenu au moyen d’un support constitué de
registres comptables permettant de transcrire les differents
opérations affectant la régie

– Registres comptables
– Opérations comptables

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Registres et opérations comptables

• Carnet de perception des fonds

• Carnet de demandes et de reçus de fonds
• Livres de comptes
• Livre de caisse

NB: Les contextures et la manière de servir ces

registres seront présentés lors des études de
cas

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Registres et opérations comptables
Carnet de perception des fonds
Carnet de demandes et de reçus de fonds

• Ces deux carnets sont tenus par le régisseur pour enregistrer

chaque demande de fonds et d’en donner acquis au comptable au
moyen d’un reçu .

• Le régisseur doit obligatoirement tenir une comptabilité exacte

des fonds qui lui sont confiés. Cette comptabilité doit faire
apparaître, à livre ouvert, la situation des disponibilités reçues,
des fonds employés et des fonds disponibles.

• Le régisseur doit obligatoirement tenir une comptabilité exacte

des fonds qui lui sont confiés. Cette comptabilité doit faire
apparaître, à livre ouvert, la situation des disponibilités reçues,
des fonds employés et des fonds disponibles.

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 Registres et opérations comptables
Livre des comptes

• Le régisseur doit obligatoirement tenir une comptabilité exacte des fonds qui
lui sont confiés. Cette comptabilité doit faire apparaître, à livre ouvert, la
situation des disponibilités reçues, des fonds employés et des fonds
disponibles.

• Les opérations sont enregistrées au livre des comptes au moment où elles sont
effectuées par le régisseur.
• le livre de compte permet d'obtenir :
• 1° Le montant cumulé des autorisations de paiement par voie de régie au
titre d'une même rubrique.
• 2° Le montant total des paiements effectués, compte tenu des rectifications
et régularisations éventuelles.
• 3° Le disponible au titre de la rubrique intéressée par simple différence
entre le montant des autorisations de paiement accordées et le montant des
dépenses effectuées.
• 4° La situation exacte des justifications produites au comptable de
rattachement et acceptées par lui.

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Registres et opérations comptables
Livre de caisse

• Le livre de caisse permet d’enregistrer tous les

approvisionnements de fonds en numéraire ou par C.C.P. et
toutes les dépenses effectuées par le régisseur.
• Ainsi tous les mouvements affectant la caisse de la régie y sont
reportés :
– côté recettes, les approvisionnements de fonds reçus
– côté dépenses, le montant des dépenses payées et
enregistrées préalablement sur le livre des comptes.
• La différence entre les colonnes 1 et 15 de ce livre donne
automatiquement l'encaisse de la régie laquelle doit être dans la
limite du plafond fixé par l’arrêté de création de la régie

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Registres et opérations comptables
Situation de caisse

• Les régisseurs sont tenus de procéder quotidiennement ou

périodiquement à la vérification de leur caisse.

• Cette vérification se traduit par l'établissement obligatoire d'une

"situation de caisse" (modèle en annexe 23 de l’Instruction du MF de
1969 ) faisant ressortir :
• Soit la concordance de l'encaisse avec la différence entre les recettes
et les dépenses (colonnes 1 et 15 du "livre de caisse") ;
• Soit l'existence d'une discordance dont l'origine doit immédiatement
être recherchée par le régisseur qui fournit une explication ; le fait de
combler un déficit ne le dispense pas de cette obligation.
• Chaque semaine après l'arrêté des écritures du vendredi, le régisseur
établit en double exemplaire la situation de caisse, qu'il fait signer à
son chef de service ; un exemplaire doit obligatoirement être adressé
au comptable de rattachement, l'autre est conservé par le régisseur à
l'appui de sa comptabilité.

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Registres et opérations comptables
Régularisations d’écritures

• Rejets :

• Les pièces justificatives de dépenses non acceptées par le Trésor sont

renvoyées à l'appui du deuxième exemplaire du bordereau dûment complété du
montant du rejet de manière à faire apparaître le montant net des
justifications acceptées.
• Le régisseur sert la colonne "pièces acceptées par le payeur" du livre de
compte et déduit le montant des pièces rejetées de la colonne "bordereaux "
du même livre.
• Il déduit ensuite du même montant la colonne "versement des dépenses au
Trésor" du livre de caisse.
• A tout moment l'accord doit se réaliser entre la partie "justifications" du
livre de comptes, la partie "versement au Trésor" du livre de caisse et la
situation des dépenses du bordereau des pièces versées.
• Les pièces justificatives de dépenses rejetées, doivent être régularisées par
le régisseur dans un délai maximum de deux mois à compter de la date de
rejet sinon il pourra être mis en débet .

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Registres et opérations comptables
Régularisations d’écritures

• Redressement des erreurs :

• Pour les erreurs d'imputation concernant des pièces de

dépenses en instance de versement au comptable , le
redressement se fait par une réduction à l'encre rouge, du total
du compte dans lequel l'écriture n'aurait pas dû figurer et une
inscription à l'encre ordinaire dans le compte auquel l'écriture
doit effectivement être passée.
• Pour les erreurs d'imputation affectant des opérations dont les
pièces justificatives ont été versées, le régisseur doit avertir
sans délai le comptable de rattachement et attendre ses
instructions.

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Registres et opérations comptables
Opérations de fin d’année

Au 31 décembre de chaque année, le régisseur transfère au

comptable de rattachement toutes les dépenses qu'il a payées
depuis le dernier versement.
Il dresse ensuite par rubrique budgétaire, après l'arrêté des livres
de comptes et de caisse, un état des opérations de dépenses
effectuées au cours de l'année lequel fait ressortir:
- le montant des crédits mis à sa disposition,
- le montant des dépenses payées et acceptées par le
comptable de rattachement,
- enfin le montant des dépenses en instance de régularisation.

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III- Comptabilité chez le comptable
Comptable de rattachement
comptable assignataire

- Chez le comptable de rattachement:

- Au moment du versement des avances aux régisseurs :
- Débit: Compte 8209 ’règlement des opérations sur avances au régisseur
- Crédit: Compte de disponibilité(ou de règlement 8211 si fonds remis
par autre comptable )
- Au moment de la justifications des avances par le régisseur :
- Débit:compte 8211 ‘ règlement entre comptables’
- Crédit: Compte 8209
- Au moment du reversement de fonds par les régisseurs
- Débit : compte de disponibilité
- Crédit : compte 8209

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Contrôles

• Contrôles :
• Par le régisseur :
Une fois par mois au moins, de préférence après les payes de fin de mois,
le régisseur fait signer son livre de caisse par son chef immédiat à qui il
présente la situation de caisse du jour, ainsi que le carnet de perception
des fonds.
• Par le chef immédiat :
Les chefs immédiats des régisseurs peuvent procéder à des vérifications
inopinées chaque fois qu'ils le jugent utile.
• Par le comptable de rattachement et le comptable assignataire :
• Les CR et les CA effectuent les contrôles de validité prévus et des
contrôles comptables sur pièces ( fiches de crédits, fiches d’encaisse
..) et sur place.
• Par l’Inspection Générale des Finances et les IV de la TGR
( Centraux ‘DAI’ et Régionaux’ TR’)

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Comptabilité chez le comptable
Comptable assignataire

- Chez le comptable assignataire :

1- Cas où le comptable assignataire n’est pas lui-même le comptable
de rattachement :
Les pièces justificatives de dépenses payées par les régisseurs et
qui lui sont transférées par les comptables de rattachement sont
retracées dans sa comptabilité de la manièe suivante :
- Débit : compte budgétaire ou spécial d’imputation définitive
- Crédit : Compte 82 11 ‘ Règlement entre comptables’

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 Comptabilité chez le comptable
assignataire

2- Cas où le comptable assignataire est lui-même comptable de

rattachement :
- Versement des avances aux régisseurs :
- Débit: Compte 8209 ’règlement des opérations sur avances au
régisseur
- Crédit: Compte de disponibilité(ou de règlement 8211 si fonds
remis par autre comptable )
- Justifications Produites par les régisseurs et admises :
- Débit: compte budgétaire ou spécial d’imputation définitive
- Crédit: Compte 8209
- Reversement de fonds par les régisseurs
- Débit : compte de disponibilité
- Crédit : compte 8209

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Études de cas

• Des études de cas sous forme d’exercices inspirés de

cas réels seront mis à la disposition des participants
lors des séances ; avec des spécimens de registres
comptables et de situations comptables

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