SEMINAIRE

D’IMPLEMENTATION DU
MANUEL DE PROCEDURES
Présenté par Monsieur NGUENGA YAP SERGE ERIC
CABINET NYSEANDCO CONSULTING
Plan du séminaire.
1- INTRODUCTION
A- PRESENTATION DE L’ORATEUR

•Je suis né le 17 mai 1958 à Paris XIVème, marié et père de trois enfants. Mes principaux domaines de compétences sont :
•- L’analyse du risque du crédit bancaire et ;
•- Le recouvrement de créances.
•- L’AUDIT DES COMPTES ET LA REDACTION DES MANUELS DE
• PROCEDURES

•ETUDES :

•Juin 1976  : BAC Série "D" (Option Sciences naturelles)

• Obtenu au Lycée LOUISE MICHELE à Gisors – Académie d’Evreux - France.

•Juin 1978 : DEUG d’Economie – (diplôme s’études

• Universitaires générales en économie)
• Université de Paris XIII – Villetaneuse.

•Juin 1980  : Licence en Economie (Option Gestion des

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• Octobre 1983 : Maîtrise en Economie (Option Gestion
• des entreprises) Université de Paris XIII.

• Octobre 1995 : Centre de formation de CHEMICAL Bank

• À New York (fusionnée avec JP Morgan puis avec CHASE MANHATTAN)
• domaine : Analyse du risque bancaire.
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•EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

•A- Au Cameroun

•Janvier 1985 – Déc. 1986 : Stagiaire à la BICIC

• (Banque Internationale pour le Commerce
• Et l’Industrie du Cameroun).

•Déc. 1986 – Jan 1988  : Chef de service du Secrétariat d’Exploitation de la BICIC à Yaoundé.

• Mission : Evaluation des résultats de la force

•de vente et application de la politique marketing de la Banque.

•Résultats ; les objectifs fixés en matière d’ouvertures de comptes, l’ont été de manière plus méthodique et mieux partagés par l’ensemble des intervenants de notre force de vente.

•Janvier 1988 – Février 1990 : Responsable clientèle privée à la

•Direction Régionale de l’Ouest de la BICIC.
•
• Mission : suivi et développement du fonds de
•Commerce de la banque pour la région de l’ouest.

•Résultats : En terme d’accroissement du nombre de clients, le fonds à moi confié est passé de 5.000 clients en janvier 1988 à 10.000 en février 1990. Ce résultat est en partie du au bon déroulement et suivi de l’opération « dédommagement des riverains de la rivière MAPE », portant sur 6 milliards de FCFA et financée par la SONEL. Cette opération a permis de booster la clientèle de notre agence de FOUMBAN de l’époque.
•Sur la même période, le produit des remplois a suivi la même tendance alors que sur le plan qualitatif le taux des créances en souffrances diminuait notoirement.

•Février 1990 – Mars 1997 : Responsable qualité au Département

• Comptable de la Banque BICIC

• Mission : - Elaboration des procédures

• comptables et audit quotidien des
• Comptes ;
• - Elaboration du bilan de la Banque en collaboration avec le Chef du Département Comptable.
• Résultats : Création d’un bilan qualité pour toutes les agences de la banque et classement de celles- ci au regard des normes édictées par cette dernière. La conséquence fut une amélioration sans précédent des « suspens comptables » ; tout ceci dans un environnement d’interconnexion informatique des agences encore embryonnaire.
•Par ailleurs, nous avons participé à l’élaboration des budgets de la banque, à la création des tableaux de bords ; à leur exploitation notamment par l’analyse des écarts entre les prévisions et les réalisations.

•Mars 1997 – Décembre 2003 : Direction du contentieux Bancaire de la BICEC.

•
•Mission : Responsable du recouvrement pour
•Les régions de l’Ouest, du Sud-ouest et du
•Grand Nord.

•Résultats : Tout au long de la période que j’ai passé à la Direction du contentieux bancaire de la BICEC, les résultats en termes montants recouvrés ont régulièrement oscillé entre 80 et 100% des objectifs fixés annuellement par la Direction Générale.

• Ceci dit, il est important de noter qu’en mars 1997, la BICIC a été restructurée et est devenue la BICEC et, qu’à cette occasion j’ai participé personnellement à certaines des phases de cette restructuration, en matière d’assainissement du portefeuille Clientèle ; en relation très étroite avec la SRC (SOCIETE DE RECOUVREMENT DES CREANCES DU CAMEROUN).

•B-ACTIVITES PARALLELES
•En juin 2002, dans le cadre de ma collaboration avec le cabinet ALPHA MARINE, je fais partie en tant qu’auditeur sénior, de la mission visant à l’audit du portefeuille des prêts privés de la BDEAC (BANQUE DES ETATS DE L’AFRIQUE CENTRALE) dont le siège est à BRAZZAVILLE, dans les états membres de la CEMAC. Cette dernière a nécessité des investigations sur le Cameroun, le Gabon et la République du Congo.
•En termes de résultats, nous dirons simplement que les recommandations que nous avons émises, ont été adoptées par le conseil d’administration de la banque, qui s’est réuni en fin 2002.

•C-  CREATIONS PERSONNELLES

•Avril 2002 : Membre fondateur de la CEDIC SA (CAISSE D’EPARGNE POUR LE DEVELOPPEMENT PAR L’INVESTISSEMEN
• La CEDIC est une institution de micro finance sous forme de société anonyme, agrée par le MINFI et dont le capital social à l’origine est de 100 millions de FCFA.

• Mission:
• Cette institution s’était donnée pour mission la promotion de l’investissement sur le sol camerounais par le renforcement des capacités productives du camerounais moyen.
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• Résultats :

•La CEDIC à ce jour est en phase de restructuration; son directeur général étant décédé il y’a deux ans

•Décembre 2003 : Fondateur du Cabinet d’Audit Bancaire NYSE & Co (Nguenga Yap Serge Éric and Co).
• Mission :
•Le cabinet est spécialisé dans les interventions auprès des petites et moyennes entreprises dans les domaines financiers et de gestion
administrative.

•C- Au Canada

•Août 2005 – Décembre 2005 : Credico Marketing (1ère entreprise

• Canadienne de promotion des cartes
• de crédit bancaire).
• Mission : Promotion des cartes de crédit Mastercard
• Pour le compte de la Banque DE
• Montréal (BMO).

• Résultats : sur la période considérée, j’en ai vendu des centaines.

•

•Décembre 2005 – Août 2007 : Canadian Bonded Credit Ltd (1ère

•Entreprise de recouvrement du Canada).
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•C- Au Canada
•Août 2005 – Décembre 2005 : Credico Marketing (1ère entreprise
•Canadienne de promotion des cartes
•de crédit bancaire).
•Mission : Promotion des cartes de crédit Mastercard
•Pour le compte de la Banque DE
•Montréal (BMO).
•Résultats : sur la période considérée, j’en ai vendu un millier.
•Décembre 2005 – Août 2007 : Canadian Bonded Credit Ltd (1ère
•Entreprise de recouvrement du Canada).
•
ission : Officier de recouvrement pour le compte du Gouvernement Canadien
M

•et du réseau des caisses populaires Desjardins.

• Résultats : le recouvrement s’est fait de manière efficace et dans le respect des lois relatives aux différentes provinces.

•D- Retour au Cameroun

•Nov. 2007 – juillet 2009 : Direction Générale des Aéroports du Cameroun Sa (ADC SA).
• Mission : Cadre financier à la division des études
• Du développement et de l’informatique
• (DEDI) en charge des études et du suivi des projets financiers.
Dans cette fonction; j’ai notamment été en charge de l’évaluation financière des travaux de réfection et de mise aux normes OACI (organisation de l’aviation civile internationale)

• Juil. 2009 – aujourd’hui : Relance des activités de NYSE

• CONSULTING and Co.
•Je suis consultant individuel BAD depuis 2010 et, dans ce cadre j’ai notamment figuré sur la short list du projet Souk At-tanmia , visant à la rédaction du rapport de supervision étendu, relatif au prêt de USD 150 millions, accordé à la société ETAP (entreprise tunisienne
d’activités pétrolières), par la banque africaine de développement.

•E- LOISIRS
•a-Musique
•J’aime écouter de la musique (styles très variés) et je pratique la guitare.
RAISONS DU SEMINAIRE

B-CONSTATS
-Lacunes dans les procédures de travail (prédominance de la communications orale par rapport à l’écrite);
-Ignorance probable des bonnes pratiques de gestion et leurs conséquences.

C- ENONCE DES PROCEDURES

La procédure d’établissement du tableau de bord;
La procédure d’établissement de l'organigramme ;
La procédure d’établissement du budget;
La procédure d’établissement des approvisionnements;
La procédure de gestion des stocks;
La procédure de l’établissement des inventaires;
La procédure de gestion du personnel;
ENONCE DES PROCEDURES SUITE 2

 La procédure de gestion de l’informatique;

 La procédure de gestion du poste d’information;
 La procédure du secrétariat ;
 La procédure de travail du coursier-chauffeur;
 La procédure de gestion du coffre et;
 La procédure de tenue de la caisse et gestion des espèces .
D- PRESENTATION GLOBALE DE L’ENSEMBLE DES
PROCEDURES

1. La procédure d’établissement du budget.

2. La procédure d’établissement du tableau de bord.
3. La procédure d’établissement de l'organigramme.
4. La procédure de gestion des approvisionnements.
5. La procédure de gestion des stocks.
6. La procédure de l’établissement des inventaires.
7. La procédure de gestion du personnel.
8. La procédure de gestion de l’informatique.
9. La procédure de gestion du poste d’information.
10. La procédure de gestion du secrétariat.
11. La procédure de travail du coursier-chauffeur.
12. La procédure de gestion du coffre.
13. La procédure de tenue de la caisse et gestion des espèces.
1-PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DU
BUDGET
1-DEFINITION
Le budget, c’est un document, qui reprend, d’une part, l’ensemble chiffré des prévisions
de dépenses, que l’entreprise envisage effectuer sur une période donnée, en général il
s’agit de l’exercice fiscal, qui s’étend de janvier à décembre, d’une même année.
D’autre part, il rassemble également l’ensemble de produits d’exploitation, qui vont
être générés par l’activité de l’entreprise.
En résumé, le budget est un document qui reprend l’ensemble des dépenses et des
revenus sur une période donnée.il est établit à la fin de l’exercice précédent.
Il se présente généralement sous la forme d’un tableau financier; établit en recette et
dépenses.
Il permet de savoir:
Buts
- O va l’entreprise;
- Quels sont ses objectifs financiers;
- A quel moment elle doit être vigilante.

Au-delà de tout ce qui vient d’être dit, il permet également et principalement d’anticiper les principales
dépenses et revenus; afin de ne pas avoir de mauvaises surprises qui auraient pu être prévues.
Le but d’un budget d’une entreprise est donc d’aider à piloter l’activité, à anticiper les risques, et à
prendre les bonnes décisions stratégiques en conséquence.

2- Comment établir un budget?

Il est généralement établit en fin d’année. Cela permet de se servir des données de l’année en cours pour
estimer au plus près, les futurs dépenses et revenus de l’entreprise pour l’année suivante.
Quels sont ses objectifs financiers?

Généralement on regarde les chiffres de l’année en cours et des années précédentes et on fait varier ces chiffres d’un certain
pourcentage afin d’obtenir des prévisions.
Pour établir le budget d’une entreprise, il faut non seulement se baser sur ce que l’on connait, c’est-à-dire les chiffres des années
passées et de celle en cours mais, il faut également savoir anticiper les choses, pour coller au plus près de la réalité.
Par exemple; si on veut embaucher une personne, on va mettre le salaire prévu au budget de l’entreprise.

Qui établit le budget d’une entreprise?

Ce dernier nécessite un grand nombre de compétences techniques que possède généralement le directeur financier et son équipe, ou
le dirigeant directement si l’entreprise est de petite taille.
L’équipe comptable peut et/ ou le contrôleur de gestion, peuvent apporter leurs compétences techniques si nécessaires.
Ce dernier nécessite aussi des compétences des métiers détenues par les différents chefs de services ou managers qui connaissent
bien leur marché.
Généralement chaque chef de service remet un budget à la personne disposant des compétences techniques requises.
Cette dernière regroupe tous les budgets des chefs de services ou managers pour établir le budget global de l’entreprise.
Les dirigeants vont ensuite l’ajuster, pour coller au plus près de la réalité.
Que fait-on avec le budget?
Une fois le budget établit, il peut servir à faire:

1. Des simulations budgétaires. Par exemple, il est possible de simuler l’impact d’un déménagement
dans des locaux plus grands; ou également de prévoir l’impact de l’embauche de deux nouveaux
employés.

2. Ce dernier, servira également et surtout de référence tout au long de l’année. L’équipe dirigeante,
pourra s’y référer pour savoir si les objectifs financiers ont bien été atteints.

3. Elle pourra aussi constater la bonne maitrise des dépenses et si les revenus correspondent bien à
ceux escomptés. Cela permettra d’ajuster en temps réel la stratégie de l’entreprise si nécessaire.
2-TABLEAU DE BORD

1. Définition du tableau de bord

Le tableau de bord, c’est document chiffré qui reprend de manière exhaustive, l’ensemble des objectifs fixés
par la direction générale d’une entreprise.
Ceux-ci sont comparés, ligne par ligne, à l’ensemble des résultats effectivement réalisés et; l’analyse des écarts
significatifs est faite.
Ce document sert de guide aux dirigeants et leur permet de prendre à temps, les mesures correctives pour
atteindre les cibles fixées.
Il permet entre autre, le bon contrôle de l’exécution du budget,
2- Qui l’établit?
Ce document est établit par le top management en collaboration avec les services concernés et, est validé par
le conseil d’administration.

3- Présentation
rubri Jan (o=objectifs=résultats=écarts)
Fev Mar Avr Mai Juin Juil Aout Sept Oct No dec
ques
OR E O R E O R E O R E O R E O R E O R E OR E O R E O R E O R E O R E
3-PROCEDURE D’ETABLISSEMENT
DE L’ORGANIGRAMME
Cette dernière a pour but d’établir la structure hiérarchique de
l’entreprise et de définir les fonctions des uns et des autres.
L’application pratique de cette procédure, consistera le moment venu à
définir l’organigramme d’horizon consulting, qui sera appelé à être
officialisé par la direction générale.
4-PROCEDURE DE GESTION DES
APPROVISIONNEMENTS
il est évident qu’une menuiserie, ne stockera pas le même genre
d’articles qu’un cabinet de conseils et d’études.
Cependant le processus reste le même.
Avant qu’il existe des stocks, il faut des approvisionnements.
Qu’est ce que l’approvisionnement?
- Son rôle: procurer à l’entreprise ce dont elle a besoin ( après de ses
fournisseurs).
- Mission: obtenir les meilleurs conditions ( prix, délai, qualité, service,
paiement, emballage)
Procédure de gestion des
approvisionnements suite 1

• - les approvisionnements procurent des matières premières et de s

produits divers.
• C’est dans le cadre de cette procédure que les contrats d’achats, le cas
échéant seront négociés.
en fonction des missions à remplir, il y aura différents types d’achats, à
savoir:
- Les achats directs
C’est à dire directement liés à l’acquisition de matières ou produits
directement nécessaires à la réalisation d’un contrat;
Procédure de gestion des
approvisionnements suite 2
• Les achats indirects
ils regroupent les achats non directement liés à la réalisation d’un contrat particulier.
C’est différents types d’achats se feront sur la base d’un document appeler bon de
commande.

LE BON DE COMMANDE
Un bon de commande est document juridiquement contraignant, établit entre
l’acheteur et le vendeur, qui aide les entreprises à comprendre et à enregistrer les
articles et services requis. Ces bons sont utilisés pour consigner des détails
essentiels tels que les quantités, les conditions, et les dates de livraison.
Procédure de gestion des
approvisionnements suite 3
L a première étape du processus d’approvisionnement consiste à définir
et à planifier les besoins de l’entreprise.
Au sein du service achats, les acheteurs créent une demande de biens
ou de services , également connue sous le nom de demande d’achats.
C’est là que l’entreprise peut résumer le processus de gestion des
approvisionnements en cinq étapes à savoir;
- Planification et passation des commandes;
- Création et approbation du bon de commande;
- Réception et inspection des marchandises;
GESTION DES APPROVISONNEMENTS
SUITE 4
- Traitement et paiement des factures
Après réception des marchandises, le service comptable traite la
facture et la comptabilise sur le compte approprié.
Le paiement se fera selon les conditions de paiement conclues;
immédiatement ou à terme.
5-Procédure de gestion des stocks

Une fois les approvisionnements faits, ils constituent, pour une durée très variable des stocks.,

Quelle que soit l’activité de l’entreprise, sa taille et son organisation, les stocks existent.

Le « stock zéro » reste une vue de l’esprit et un abus de langage. Si les stocks sont souvent sources de
problèmes er de dépenses, ils n’en restent pas moins indispensables.
La compétitivité de l’entreprise peut être particulièrement affectée par sa gestion, raison suffisante y
apporter une grande attention.
STOCKER;
C’est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus qu’ultérieurement.
Selon ce que l’on stocke, en quelle quantité, et suivant la durée, ces dépenses peuvent être
conséquentes.
PROCEDURE DE GESTION DES STOCK 1
Le gestionnaire des stocks est responsable du suivi de la quantité et de
l’emplacement de tous les articles en stocks de l’entreprise.
Il met également à jour le système d’inventaire chaque fois qu’un
article est reçu , expédié ou vendu.
Ces informations sont utilisées pour générer des rapports qui aident la
direction à prendre les meilleures décisions quant à l’affectation des
ressources.
Le processus de gestion des stocks débute avec leur commande et
s’achève avec l’ajustement de leurs niveaux et le réapprovisionnement .
A chaque étape , des décisions stratégiques doivent être prises.
Gestion des stocks 2
•Lorsqu'on commande pour un nouveau produit, il faut commencer modestement.
On saura mieux comment concilier la demande de produits er les coûts
d’exploitation. Il sera alors temps de procéder à un ajustement.

Le stockage

•L’entreposage des stocks ne se limite pas à la mise en place en rayonnages. Il faut un

système de stockage efficace pour organiser les produits.
•On doit commencer par établir un flux de travail ( workflow) , pour contrôler les
commandes, vérifier la conformité des marchandises reçues et les trier en vue d’un
stockage adapté. Un catalogage des stocks doit être effectué et les systèmes doivent
être actualisés.
GESTION DES STOCKS 3
•Il faudra mettre en place , pour un début, un système de suivi rigoureux
mais simple à partir des unités de gestion de stock. (SKU) et de code-
barres UPC (UNIVERSAL PRODUCT CODE),
•Ces références à usage interne pour l’upc et externe pour le SKU,
permettent d’identifier chaque produit ainsi que son lieu de stockage.
•C'est vers ce système qu’à terme on devra tendre., avec le
développement des activités.
•Pour le moment le système de stockage sera essentiellement manuel
et, basé essentiellement sur l’établissement de fiches de stockage et
de plans de localisation des produits.
Gestion des stocks 4
1 – La commande
Pour commander les bons produits vous devez vous appuyer sur une
multitude de données. Vous devez connaitre :
a. La demande de produits
Analysez les prévisions marketing et commerciales pour évaluer
précisément la demande de produits. Il faut tenir copte des variations
saisonnières et des facteurs économiques.
B – Le coût des stocks .
Pour évaluer le volume que vous pouvez vous permettre d’acheter, calculer
le coût unitaire de commande , d’entreposage et de livraison par produit.
6-Procédure d’établissement des inventaires

Établir un inventaire consiste à lister exhaustivement, l’ensemble des éléments

figurant dans le bilan de l’entreprise, c’est à dire ce que l’entreprise possède et, de
l’évaluer à la valeur actuelle,
Quand on parle d’inventaire, on fait souvent référence à celui des stocks et des
immobilisations.
On rencontre généralement deux méthodes d’inventaire, à savoir;
- l’inventaire permanent; qui consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et
de sorties des stocks au fur et à mesure et,
- - l’inventaire physique ; qui consiste à compter le stock au moins une fois par an.
Procédure d’établissement de l’inventaire
suite 2
1- la réalisation d’un inventaire: obligation légale
Chaque commerçant doit réaliser annuellement un inventaire afin , de
contrôler l’existence et la valeur des éléments d’actifs et passifs du
patrimoine de l’entreprise.
L’entreprise doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice,
au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.
2- périodicité
Il doit être réalisé à la date de clôture lorsque l’entreprise n’a pas mis
en place un système d’inventaire permanent.
Procédure d’établissement de l’inventaire
suite 3
• Cependant, pour des raisons pratiques, il peut être réalisé quelques jours
avant où après la date de clôture des comptes.

• La réalisation d’un inventaire physique: méthodologie

De manière globale, lors de la réalisation d’un inventaire l’activité est
arrêtée afin d’éviter tous les flux sortants ainsi que la production.
Dans le cadre de notre activité, à savoir le conseil, cela ne saura
probablement pas le cas
Pour éviter des erreurs de comptage multiples, une précise de procéder
doit être définie.
 Procédure d’établissement de l’inventaire
suite 4
L’inventaire doit être renseigné par des fiches dédiées, et à faire valider
er signer par les responsables.
1-Exhaustivité
Tous les stocks doivent être renseignés dans l’inventaire. Cela va inclure
chaque recoin de l’entreprise.
2-Types d’inventaires
On distingue deux principaux types d’inventaire à savoir:
- l’inventaire intermittent et;
- L’inventaire permanent,
Procédure d’inventaire suite5
a) l’inventaire intermittent
Il s’agit d’un inventaire devant être effectué au moins une fois par an, lors
de la clôture de l’exercice comptable. Il faut ainsi chiffrer et valoriser le
stock en multipliant la quantité par le coût d’acquisition ou de production.
b) Inventaire permanent
La méthode de l’inventaire permanent, consiste à suivre en temps réel
chaque entrée et sortie de stock.
Pour cela, on a généralement recours à des logiciels de gestion intégrés
permettant de simplifier la tâche. Avec l’inventaire continu, on n’effectue
pas la tâche à une date convenue mais sur toute l’année.
Procédure d’inventaire suite 6

• Au regard du fait que les activités de l’entreprise sont à leurs débuts, l’inventaire en fin
d’année nous semble la méthode pour le moment, la plus indiquée.

3-Que faire après l’inventaire?

La probabilité de constater un excédent ou un surplus par rapport aux chiffres enregistrés
dans les livres, est assez élevée, particulièrement pour les objets de faible valeur ( rouleaux de
papier toilette usagés, papiers format A4 humides, ne sont pas toujours correctement notés).

L’écart d’inventaire sera corrigé dans les livres comptables et les différences incluses dans le
compte de résultat, de manière à ce que le bilan soit la photographie exacte de l’entreprise.
Procédure d’inventaire suite 7

L’inventaire est une procédure délicate car elle permet également de

pouvoir détecter éventuellement des actes délictueux ( vols par
exemple).
Pour cela , il sera probablement judicieux de faire établir les décomptes
par du personnel n’étant pas directement impliqué dans le comptage
des biens où l’évaluation du service concerné.
Ce principe sera particulièrement à respecter en fonction de ‘la
sensibilité ‘ du secteur concerné ( caisse par exemple).
7-Procédure de gestion du personnel
La gestion du personnel rassemble l’ensemble des tâches
administratives essentielles à une bonne gestion des ressources
humaines. Il s’agit de la partie transactionnelle de la fonction RH
couvrant les tâches administratives, légales et obligatoires.
Un ( une ) responsable du personnel est impliqué (e) dans plusieurs
processus métiers et travaille en collaboration avec le service
comptable et financier.
Dès le recrutement d’un nouveau collaborateur, il ou elle se charge de
préparer les documents nécessaires ( contrats de travail, promesses
d’embauche, etc.)
Procédure de gestion du personnel suite 1

Il doit également suivre et piloter l’activité, les absences et congés, le

temps de travail, et des tableaux de bord.
Par ailleurs, la gestion administrative du personnel concerne la partie
réglementaire et juridique.
Garantir le respect de la législation er des réglementations sociales est
indispensable.
il s’agit notamment de la gestion des conflits , des ruptures
conventionnelles, des conditions de travail.
Procédure de gestion du personnel suite 2
En parallèle, il est important de maintenir des relations pérennes avec les organismes
extérieurs à l’entreprise, par exemple, la CNPS.
La gestion du personnel couvre donc un périmètre très large de responsabilités, très
administratives , mais critiques à la vie d’une société.
1-La gestion administrative: les missions
a) La gestion des temps
Il s’agit essentiellement de la gestion des temps de travail et notamment des absences.
Dans un premier temps, pour un début, un système de pointage manuel sera adopté.
Cela impliquera une discipline rigoureuse du ou de la titulaire de ce poste,
notamment en matière de respect des horaires contractuels des temps de travail.
Procédure de gestion du personnel suite 3

a) La gestion des congés:

La gestion des congés est un énorme casse-tête, pour les responsables des
ressources humaines. La multiplicité des types de congés et des absences des
employés pour diverses raisons, rend difficile l’affectation des missions pour
maintenir une bonne productivité au sein de l’entreprise.
Une bonne gestion des congés permet d’anticiper leur impact et de prévoir les
mesures adéquates.
De nombreux outils informatiques existent. Mais dans un premier temps , en raison
de l’ aspect relativement juvénile de la structure; le suivi manuel sera prioritaire.
Procédure de gestion du personnel suite 4

La gestion des congés du personnel est une problématique qui consiste à gérer les
congés et les absences des collaborateurs en respectant un processus RH bien défini.
Dans la partie travaux pratiques, une réflexion sur ce point en collaboration avec le top
management sera menée, à ce sujet.
L’objectif de la gestion des congés est de rendre la demande de congés et leur
validation, plus simples et de permettre aux salariés d’avoir une visibilité sur leur solde
de congés.
La gestion des congés permet également de faciliter le partage du planning de congés
et d’assurer la fiabilités des informations communiquées au personnel mais; aussi
d’éviter les éventuelles erreurs de calcul de solde de congés;
Procédure de gestion du personnel suite 5
a)La gestion de la paie.
Il s’agira de gérer l’ensemble des émoluments du personnel, en relation très étroite avec la direction générale.
C’est l’un des aspects les plus sensibles de la gestion du personnel, car c’est celui le plus susceptible de
provoquer des remous sociaux dans la société.

b) Pilotage des tableaux de bord.

Ces tableaux permettent de voir rapidement des données telles quel e taux d’absentéisme, la pyramide des
âges, ou la parité des genres.
Des logiciels permettent d’automatiser de nombreuses tâches et de ne pas oublier de détails dans la gestion
des salariés. C’est ce vers quoi on doit tendra dans un futur proche.

c) La gestion du personnel.
L’une des problématiques de la gestion du personnel est celle de la gestion des congés.
Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un processus RH bien défini ainsi que quelques astuces afin de
réussir la gestion des employés.
Procédure de gestion du personnel suite 6

Ce processus qu’il soit digital ou non, doit comprendre :

- Une anticipation des demandes des congés et absences;
- Une mise en place de règles à respecter;
- Une liberté permise aux collaborateurs afin qu’ils puissent s’organiser
entre eux sur les congés;
- Une organisation des départs en congés;
Procédure de gestion du personnel suite 7

- Une planification objective et impartiale;

- Une embauche de CDD, saisonniers et intérim si besoin;
- Une mutation des employés aux postes de ceux partis en congés.
La gestion des ressources humaines est étroitement liée à la gestion
des congés et des attentes des salariés.
Aussi il est nécessaire de mettre en place des astuces pour une gestion
efficace des congés du personnel et pour que celle-ci n’entrave pas la
productivité des employés et ainsi de l’entreprise.
Procédure de gestion du personnel suite 8

Voici 5 points sur lesquels insister pour la mise en place d’une gestion efficace
des congés du personnel en entreprise:
1- l’anticipation des demandes de congés;
2- l’établissement des règles puis la communication avec les collaborateurs pour
les faire accepter ou adhérer aux règles;
3- l’organisation en amont des départs en congés et la réalisation d’un planning
des congés;
4-le recours aux CDD pour remplacer les salariés en congés payés ou la mutation
de certains collaborateurs vers de nouveaux postes pour remplacer les absents:
Procédure de gestion du personnel suite 9

5- la prise de décision doit être objective.

Les enjeux de la gestion des congés du personnel

il s’agit :
-D’obtenir un planning clair des congés;
- D’éviter les erreurs de calculs de solde de congés et;
- Un suivi permanent des présences et absences de chaque collaborateur.
Procédure de gestion du personnel suite 10

Dossier du personnel: sa constitution

Le dossier du personnel ou le dossier du salarié, est un ensemble de
documents importants, dans la bonne gestion des salariés d’une
compagnie.
On l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur ou l’auto
entrepreneur a ainsi à portée de main, toutes les informations
personnelles et professionnelles de chaque salariés de l’entreprise.
Pour faciliter son usage, il doit avoir une structure bien définie et tous les
documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.
Procédure de gestion du personnel suite 11

Le dossier du personnel permet au service RH, de suivre la progression

d’un employé, dans les différentes étapes que sont:
- Le recrutement:
- L’onboarding (intégration):
- L’offboarding (licenciement):
- L’intégration du salarié dans l’entreprise:
- L’évaluation personnelle et professionnelle (les compétences du
salarié):
Procédure de gestion du personnel suite 12
- La rémunération :
- La formation etc,

La constitution d’un dossier du personnel n’est pas une obligation légale mais, c’est
un instrument qui s’avère très utile pour la gestion des ressources humaines.
Il permet au DRH de vérifier de rassembler toute les informations et tous les
documents personnels légaux dans un même endroit.
Il permet également l’accès rapide à toutes les informations nécessaires pour la
gestion du personnel.
Ce dernier est constitué de préférence, mais ce n’est pas une obligation, dès
l’embauche du salarié.
Procédure de gestion du personnel suite 13

Contenu courant du dossier personnel

1- tous les éléments fournis dans le dossier de demande d’emploi;
notamment:
- !a fiche individuelle de l’employé avec son état civil(prénom nom, nationalité,
date et lieu de naisance);
- La copie de la carte nationale d’identité;
- Un justificatif du lieu de domicile ou des quittances de loyers;
- Une copie certifiée conforme des diplômes;
- RIB ou toute autre information pour le paiement du salaire;
Procédure de gestion du personnel suite 14
- Fiche de son poste;
- Les certificats de formation;
- Fiches d’évaluation annuelles (relatives aux entretiens d’évaluation et aux objectifs fixés)

- Documents relatifs à la CNPS;

- Dates de demande de congés;
- - les arrêts de travail (maladies; accidents, maternité etc)
- Déclaration effectuées en cas d’accidents;
- Réponses fournies à aux arrêts et déclarations
- Pièces relative au licenciement ( offboarding)
- Sanctions disciplinaires;
- Documents divers;

Au cours de l’exécution de sa carrière, certains documents peuvent être exigés par la DRH.
Ce sont:
- Les documents de modification de la situation personnelle (actes de mariage, actes de naissance (date et lieu de naissance des enfants) et le
certificat de scolarité des enfants;
Procédure de gestion du personnel suite 15
- Le renouvellement des documents de séjour pour le salarié étranger;
- Une copie des certifications de stages de formation professionnelle;
- Le certificat médical;
- Le dossier de formation;
- Un avis d’invalidité ou de classement comme salarié handicapé.

Le contrat de travail
C’est le document qui atteste l’engagement pris par l’employeur envers son employé.
Il contient plusieurs clauses énumérant explicitement les conditions de travail et de
rémunération de celui-ci.
Procédure de gestion du personnel suite 16

Les missions de la gestion du personnel sont:

- Préparer les documents nécessaires à l’embauche d’un salarié c’est-à-dire, rédiger

la promesse d’embauche, rédiger le contrat de travail et les éventuels avenants,
puis le faire signer;
- Effectuer les déclarations auprès de la CNPS et des impôts;
- Prévoir une première visite à la médecine du travail;
- Veiller à ce que les employés travaillent dans un environnement où leurs sécurité
est une priorité; et à ce que la protection de leurs données personnelles soit
assurées .
Procédure de gestion du personnel suite 17

- Suivre les sorties des collaborateurs qui quittent leur emploi;

- Respecter le contrat de travail ( les conditions et obligations liées au
travail);
- Définition , suivi de la période d’essai ou d’autres formalités en cas de
préavis de départ; rupture de contrat etc;
- Tenir le registre unique du personnel et;
- Établir un dossier du personnel et le gérer,
8-Procédure de gestion du matériel
informatique
9-Procédure de gestion du poste
d’information

Le titulaire de ce poste sera chargé de la gestion de l’information à

savoir:
- La réception et l’information des visiteurs à des fins professionnelles;
- La transmission du courrier;
- L’assistance du coursier-chauffeur dans la collecte des plis et des
valeurs.
9-Procédure de gestion du poste
d’information suite 1

- Pour ce faire, le tenant du poste devra être parfaitement au courant

des responsabilités de l’ensemble des collaborateurs de la structure.
10-Procédure de gestion du secrétariat
Le ou la responsable de ce service sera chargé (e) de la gestion de l’ensemble du
courrier et de son archivage.
Ce poste comprendra notamment la gestion des registres:
- Courrier arrivée et;
- Courrier départ.
Parallèlement;
- Il (elle) sera également responsable de la rédaction et l’archivage des notes de
service;
- Il (elle) se chargera aussi de la centralisation des besoins en matière matériel de
bureautique et du suivi des différentes visites d’entretien de ce dernier
(ordinateurs, imprimantes etc…..).
11-Procédure de gestion du poste coursier-
chauffeur

Le rôle du titulaire de ce poste sera d’effectuer l’ensemble des courses

du cabinet notamment:
- Le transport du personnel;
- Le transport du courrier et des valeurs en association avec le
responsable du poste gestion de l’information et éventuellement du
directeur ou du caissier.
12-gestion du coffre-fort
12-Procédure de gestion du coffre
13-Procédure de tenue de la caisse et gestion
des espèces