La lettre administrative

412-CA0-LG
Qu’est-ce qu’une
lettre
 Une communication écrite adressée à
quelqu’un et répondant à des règles
précises de mise en page et de rédaction
La lettre administrative

Suit des règles bien précises : Doit être écrite clairement et

simplement
de rédaction
de présentation
de disposition
  Se divise en trois grandes parties :
 Mentions préliminaires (6)
La lettre  Corps de la lettre (4)
administrative  Mentions complémentaires (3)
1

 En-tête
Mentions  Première page seulement

préliminaires
 Contient la dénomination sociale
 Nom de l’entreprise + logo + coordonnées
 Mentions préliminaires

 Mode d’acheminement  Exemples

2
 Masculin  RECOMMANDÉ
 Majuscule  URGENT
e s o nt 
 Accentué
i o ns n EXPRÈS
m e nt – t r è s
 Souligné Ces a t o i r es  PAR MESSAGERIE
s ob lig n e l e s
pa n t , on PAR TÉLÉCOPIE
e
souv ise pas
3  Nature de l’envoi
util
 Exemples
 Masculin  PERSONNEL
 Majuscule  CONFIDENTIEL
 Accentué  SOUS TOUTES RÉSERVES
 Souligné
 Mentions préliminaires
4
 Lieu et date
 Essentiels

Sainte-Thérèse, le 25 novembre 2022

• Sans point à la fin de cette mention

• Le nom du jour de la semaine n’est jamais
indiqué (lundi, mardi, etc.)
 Mentions préliminaires
5
 Vedette Madame Hélène Tremblay Gagnon
 Nom et coordonnées du destinataire Directrice des ressources humaines
Société Promatec
 Aligné à gauche 1056, rue Saint-Denis, bureau 500
 Quatre lignes vides après la date Montréal (Québec) H2L 8N4
 Format
 Formule de civilité (au long), prénom nom
 Titre (fonction)
 Nom de l’entreprise
 Adresse 1 (No, Rue, App. Bureau)
 Adresse 2 (Ville (Province) Code postal)
 5 lignes maximum
 Limiter les abréviations*
Abréviations nécessaires

Madame Ginette Hudon

45, boulevard des Grands-hurleurs-de-kamouraska app. 2
Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier (Québec) J8U 7T6
Abréviations nécessaires

Madame Ginette Hudon

45, boul. des Grands-hurleurs-de-kamouraska app. 2
Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier QC J8U 7T6
 Mentions préliminaires
Objet : Acceptation de votre offre de service
6
 Objet
 Indique brièvement ce sur quoi porte la lettre
 Une ligne
 Faciliter la compréhension et le classement
 Gauche ou Centré sur la page (selon l’alignement de la lettre), deux lignes sous la vedette,
deux lignes au-dessus de l’appel
 Format :
 Mention « Objet » suivi de deux points « : »
 Formulation explicite qui commence par une majuscule
 Pas de point à la fin de la mention
 En gras
 Un nom d’action suivi d’un complément
 Corps de la lettre
7
 Appel On évite « À qui de droit, »
 Formule de civilité (au long)
 Aligné à gauche
 Suivi d’une virgule
 Exemples :
 Madame,

 Monsieur,

 Mesdames,

 Madame,
Monsieur,
 Corps de la lettre
8
 Corps de la lettre (Texte)
 Clarté, précision, concision et courtoisie
 Trois parties :
 Introduction
 1er paragraphe de la lettre
 On établit le contact
 On amène rapidement le sujet
 Développement
 On expose le message
 On explique
 On informe
 Une idée principale par paragraphe
 Conclusion
 Synthèse et invite à l’action
 Corps de la lettre
9
 Salutation
 Formule de politesse qui termine la lettre
(on reprend l’appel)
 Exemples :
 Recevez, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Agréez, Monsieur, l’expression de mes sentiments distinguées.
 Veuillez recevoir, Madame, mes plus cordiales salutations.
 Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
 À éviter
 Amicalement, Bien à vous, Cordialement vôtre, Sincèrement vôtre, Votre dévoué.
 Corps de la lettre
10
 Signature
 On n’utilise pas de titre de civilité
 Position selon l’alignement
 Quatre lignes après la salutation.
Exemples de signature
Selon le poste

Fonction particulière Sans fonction particulière

La présidente,

Rosalie Tremblay Rosalie Tremblay

Rosalie Tremblay Rosalie Tremblay

Agente de bureau
Exemples de signatures
Plusieurs signataires : selon le niveau hiérarchique

À gauche À droite

Le directeur-adjoint, Le directeur,

Michael Leblanc Sylvain Charbonneau

Michael Leblanc Sylvain Charbonneau

Si les signataires occupent un poste de même niveau, les signatures sont placées une
sous l’autre en ordre alphabétique (nom de famille)
Exemples de signatures
On signe pour quelqu’un

Pour la présidente, Catherine Lavallée

Mélanie St-Onge

Mélanie St-Onge
Technologue
Exemples de signatures
Sur une lettre de présentation (avec CV)

Mélanie St-Onge

Mélanie St-Onge
123, rue du Collège
Sainte-Thérèse (Québec) J7N 4R5
 Mentions complémentaires
11
 Initiales d’identification
 Identifie la personne qui a dactylographié/mis en page la lettre et le rédacteur
de la lettre
1. Les initiales du signataires : MAJUSCULES
2. Barre oblique
3. Les initiales de la personnes qui a saisie la lettre : minuscules
 À gauche ou en-dessous du nom manuscrit du signataire
Johanne Cléroux met en page une lettre que monsieur Robert Joseph a
 Si c’estrédigée.
la mêmeM. personne : on la
Joseph signera nelettre
met pas d’initiales

Robert Joseph
RJ/jc Robert Joseph
Technicien
 Mentions complémentaires

12
 Pièces jointes
 Indique que des document sont joints à la lettre
 Aligné à gauche, sous la signature et sous les initiales (s’il y a lieu)
 On peut écrire pièce(s) jointe(s) en toutes lettres ou l’abréviation p. j.
 Lorsque non-abrégé, suivi de deux-points « : »
 Le titre de la pièce jointe commence par une majuscule.
 On peut également
p. inscrire le nombre
j. Formulaire de pièce jointe plutôt que le titre
d’inscription
Pièce jointe : Curriculum vitæ
Pièces jointes : 8
 Mentions complémentaires

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 Copie conforme
 Indique qu’une copie de la lettre a été envoyée à une ou plusieurs autres
personnes
 Sous la mention Pièces jointes (s’il y a lieu)
 Aligné à gauche
 Copie conforme Abréviation possible : c. c.
 Suivi d’une tabulation
 Les noms en ordre alphabétique un sous l’autre
 Les titres de civilitéCopie
abrégés
conforme M. Claude Rocher
 Aligner les noms avec
c. c. un taquet de tabulation
M. Jean Dubuc, chef de
service
Les particularités
ALIGNEMENT ET GRILLE D’AUTOCORRECTION
Les alignements d’une lettre

 Un alignement
 Deux alignements
 Trois alignements
 Plus équilibrée visuellement
 Préconisée dans le monde professionnel
Règles générales

 Style Sans interligne utilisé

 Taille des caractères 12 pts
 Alignement justifié
 Marges Normales

 Voir la grille d’autocorrection