Partie 4 :Le déploiement d’un ERP

Dr. EL OUASSIF Bouchra

Les 12 phases de l’implémentation
Phase 1: La planification

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
 IMPORTANCE DE LA PLANIFICATION

Formalisme et réalisme sont les deux piliers de la planification

Formalisme : L'approche structurée et méthodique pour organiser et guider le

processus de planification.
Les quatre ingrédients du formalisme
• le temps : les jalons à respecter
• les délivrables : l’acceptation des partenaires
• les réunions : les décisions et les actions
• les procédures : les règles du jeu à respecter

Réalisme dans la Planification : Évaluation réaliste des ressources et des

contraintes.
Le Plan de Projet doit etre partagé avec l’ensemble des acteurs du projet
 IMPORTANCE DE LA PLANIFICATION

Le temps passé à planifier s’avère toujours être une économie de

temps pour le projet

La tendance naturelle est de souvent sous-évaluer l’effort

demandé par une tâche

L’étape de collecte des informations est capitale

Moins on sait, plus il faut communiquer, plus il faut collecter

d’informations et plus il faut planifier

ERP : effort d’implantation et effort de reengineering

LE PLAN DE PROJET

• Le référentiel qui fournit la visibilité requise

• La nécessité d’une gestion de projet automatisée : MS
Project, Trello, Asana, Jira (Atlassian)…

• Quelques idées de bon sens

• expliquer aux acteurs les buts et avantages
• sensibiliser ou former si nécessaire
• faire simple mais formel
• collecter les informations à la source
 LE PLAN DE PROJET

• Quelques idées de bon sens - suite –

• chasser toute ambiguité : qui fait quoi

• distribuer périodiquement une copie du plan
• expliquer les changements importants

• Attention de ne pas sous-estimer le temps et les

ressources demandés par la gestion du plan du projet lui-
même
LE PLAN DE PROJET
Diagramme de Gantt
 LE PLAN DE PROJET
Plan de Communication :
◦ Stratégie de communication claire pour
Définition des Besoins d'Interfaces :
assurer une transmission efficace des
informations tout au long du projet.
-Identification et clarification des points
=>identifie les publics cibles, détermine d'interaction entre les différentes
les canaux et la fréquence des
communications composantes du projet pour garantir
une intégration fluide. parties du
projet interagissent entre elles

Encyclopédie du Projet :
Référentiel centralisé rassemblant toutes
les informations cruciales du projet,
comprenant les rapports, les résultats, les
supports et les dates
importantes.=>Comptes rendus,
délivrables, supports et dates des
événements
Plan des Risques Majeurs :
Anticipation et gestion proactive des
risques significatifs afin de minimiser
leur impact sur le déroulement du
projet.
LA COMMUNICATION

Réunion du Comité de Pilotage :

◦ Mensuelle, axée sur les problèmes importants.
◦ Présentation succincte du plan d'actions.
◦ Obtention de l'aval du management.

Réunion de l'Ensemble des Acteurs :

◦ Moments clés du projet.
◦ communiquer les informations importantes
◦ Célébration des jalons, redynamisation du projet.

Session 2008 COPYRIGHT JL-TOMAS@TI.COM

LA COMMUNICATION AVEC LE MANAGEMENT
Problèmes Trous
Modules Opérations Documents Rapports logiciels fonctionnels

Ventes

Production

Inventaires

Ingénierie

Achats

Fournisseurs

Clients

Comptabilité

OK A surveiller Critique
 LE PLAN DE TRANSITION

Passer de l’ancien monde au nouveau monde

Intégrer, convertir, interfacer ou ne rien faire ? C’est la question

fondamentale

Plusieurs passes s’avèrent nécessaires

• Futur des systèmes actuels
• Migrations possibles (des changements de plateformes, des ajustements
technologiques, etc.)
• Accès aux historiques
• Points importants de la mise en production(des dates limites, des formations
pour les employés, des tests et des stratégies de sauvegarde.. .)
 LE PLAN DE RISQUES DU PROJET

La connaissance d’un risque réduit de moitié sa probabilité de

réalisation
Pro-activité, partage et transparence
Les top 10 du comité de pilotage
Identification d’un risque
• un identifiant unique
• un propriétaire, acteur du projet
• une probabilité de réalisation (*)
• un niveau d’impact sur le projet (*)
• une description des actions à prendre
• (*) fort, moyen ou faible
 Exemple d’identification de risque
Identifiant unique : R001
Propriétaire, acteur du projet : [Nom de la personne ou du département
responsable]
Probabilité de réalisation : Forte
Niveau d'impact sur le projet : Moyen
Description du risque :
◦ Description brève : Résistance au changement des utilisateurs finaux lors de la
transition vers le nouvel ERP.
◦ Facteurs contributifs : Manque de communication, historique de résistance au
changement, etc.

Actions à prendre en cas de réalisation du risque :

◦ Mettre en place un plan de communication approfondi pour expliquer les
avantages du nouvel ERP.
◦ Proposer des sessions de formation supplémentaires pour les utilisateurs finaux.
◦ Avoir un processus d'accompagnement pendant la période de transition.
LES DELIVRABLES

Constitution des équipes

Plan du projet
Plan et procédures de communication
Environnement du projet
Encyclopédie du projet
Autres plans
• transition
• conversion des données
• risques
• Sécurité
•…
LES RISQUES EN PHASE DE PLANIFICATION

Communication inadéquate du plan

Mauvais niveau de planification
Manque de discipline des acteurs
Environnement incomplet
Absence de procédures de communication
Sous-estimation du plan de transition
Sous-estimation du plan des risques
Phase 2 : Analyse Opérationnelle

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 2 : Analyse Opérationnelle

Elle est assurée par les EMO (équipes de mise en

oeuvre);
Elle a pour objectifs de définir :
=>les processus opérationnels ,
=> les processus élémentaires
selon une granulométrie cohérente (processus actuels,
futurs, reconfigurés, ceux qui sont incompatibles avec
l'ERP) de documenter, de former les utilisateurs et les
décideurs du projet; cette analyse est naturellement
menée avec les informaticiens.
 LES PROCESSUS ELEMENTAIRES

Décomposition des processus majeurs en processus

élémentaires - granularité -
Préparer et faciliter les activités de la phase “adéquation et
configuration”
Un processus est élémentaire quand
• il ne peut plus se décomposer “naturellement”
• il est identifiable de façon unique
• il est traçable
• il est testable
Exemple:

Exemple de Processus Élémentaire :

Processus d'Approbation de Facture :
Étape unique : Vérification de la facture par le service financier.
Caractéristiques : Indivisible, traçable, testable.
Exemple de Processus Non Élémentaire :
Processus de Gestion des Projets :
Phases : Planification, exécution, contrôle.
Caractéristiques : Composé de plusieurs sous-processus et activités.
Décomposition : Chaque phase peut être décomposée en plusieurs
étapes et actions spécifiques.
LES RISQUES de la phase 2 (Analyse Opérationnelle )

Mauvaise compréhension des activités

Indisponibilité de certains experts - EMO -
Sous-estimation de l’importance ou de la durée de cette phase
Processus trop détaillés ou trop généraux.
Documentation incomplète ou inexacte
Compréhension différente des processus entre EMO et
management
Phase 3: Formation des équipes
(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
 LA FORMATION DES EQUIPES

(en jours) Nouvel Conduite du ERP : ERP : ERP :

environnement changement généralités fonctionnalités technique

Management ½ 2+ 1 - -

Comité de
pilotage 1 2+ 3 - -

Equipes de
mise en 2+ 1 - 5 à 15 par -
œuvre module
Equipe
infrastructure - 1 - 5 par 20+
technique module
 LES RISQUES

Plan de formation incomplet,

Durée des formations sous-estimée,
Indisponibilité de certains acteurs,
Manque de pédagogie ou de connaissance de la part des
instructeurs,
Instructeurs de langues différentes,
Logistique — matériel, manuels, salle, équipement — de
formation déficiente,
Manque de compréhension des modules périphériques par les
EMO,
Remplaçants des EMO non formés.
Phase 4 – Adéquation & Configuration
(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 4 : Adéquation et Configuration

La phase critique du projet

Principaux acteurs : Membres des EMO
La projection des processus opérationnels
sur l’ERP
L’échange de compétences entre EMO et
consultants fonctionnels
2 buts principaux à cette phase
Configurer le maximum de processus
Identifier le minimum de Manques Fonctionnels Potentiels
L’adéquation Des Processus Opérationnels

Apprentissage

Prototypage

Processus
Adéquation
Documents
Rapports

Acceptation

Configuration

La spirale adéquation-configuration-prototypage
Les Risques de la phase 4

Phase d’analyse opérationnelle sous-évaluée,

Mauvaise compréhension de l’ERP,
Décomposition et documentation des processus
inadéquates,
Manque d’expertise des EMO pour valider la configuration
des processus,
Capacité des EMO et des consultants à travailler ensemble,
Consultants peu expérimentés dans le secteur d’activité de
l’entreprise,
Consultants ayant peu d’expérience sur l’ERP ou sa
dernière version
Phase 5 – Tests et Simulations

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Planification Opérationnelle
Déploiement 12 Mise en
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
Adéquation 13-Support
des 4 configuration
Formation
équipes des
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques 7 spécifiques
fonctionnels
Phase 5 – Tests et Simulations

Que simuler ?
Tout ce qui présente un risque majeur
Un seul objectif primaire à la fois
Fonctionnement d’un scénario critique
◦ la gestion des stocks et des commandes

Intégration complexe de processus majeurs

◦ le processus de production et le processus de gestion des stocks

Intégration des modifications spécifiques

Intégration des composantes techniques
◦ Temps de réponse, gestion des contentions, volume de données
 Les risques de la phase 5

Plan de simulation pas assez précis ou détaillé,

Plan de simulation irréaliste, dans son contenu ou son timing,
Processus composant le scénario opérationnel préalablement
mal testés,
Environnement de production mal établi,
Phase 6 – Résolution des Manques Fonctionnels

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Planification Opérationnelle
Déploiement 12 Mise en
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques 7 spécifiques
fonctionnels
Phase 6 – Résolution des Manques Fonctionnels

Comment sélectionner les Manques Fonctionnels ?

Le comité de pilotage sélectionnera les MFR
La mise en œuvre des solutions déléguée aux leaders des
(EMO)

L’approche fonctionnelle
◦ Contraintes fonctionnelles : criticités de niveau 1 et 2
◦ Inflation des modifications et des coûts

L’approche comptable
◦ Contraintes budgétaires : l’approche la plus réaliste
◦ Budget alloué suivant la criticité et la priorité des manques
Les risques de la phase 6

Volonté de reproduire les solutions d’aujourd’hui,

Volonté d’implanter des solutions trop puissantes ou
trop sophistiquées,
Refus ou difficulté de rejeter certains MFP,
Inflation de Manques Fonctionnels réels et rupture de
la cohérence d’ensemble,
Phase 7 – Modifications Spécifiques
(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 7 – Modifications Spécifiques

La phase de développement est inévitable

Les EMO définissent les spécifications
L’équipe d’infrastructure technique développe les
solutions correspondantes
Les coûts associés peuvent représenter jusqu’à
30% du coût total du projet !
◦ Formation des développeurs
◦ Consultants
◦ Temps de développement
◦ Acquisition de sources et documentation
◦ Coûts futurs de support et de mise à niveau
Les risques de la phase 7

1) Discontinuité du support des modifications,

2) Manque d’expertise technique ou de pratique des développeurs,
3) Absence de formation fonctionnelle donnée aux développeurs,
4) Philosophie de l’ERP non prise en compte dans cette rédaction,
5) Utilisation d’outils de développement mal calibrés par rapport
aux solutions,
6) EMO et équipe infrastructure technique dans des sites différents
Phase 8 – Création des Liens avec l’Environnement

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 8 – Création des Liens avec
l’Environnement

Quelque soit la couverture de l’ERP, c’est un passage

incontournable
1) Les conversion de données assure la continuité entre les
2 mondes
2) Les interfaces garantissent la coexistence avec l’existant
3) La sécurité autorise, limite et contrôle l’accès
4) EMO : règles du jeu opérationnelles
5) Développeurs internes : systèmes existants
6) Consultants : ERP
Les risques de la phase 8:

1) Mauvaise correspondance des données source-destination

à convertir,
2) Mauvais planning de développement des conversions et
des interfaces,
3) Manque d’expertise technique côté ERP,
4) Ignorance des recommandations de l’éditeur durant les
développements,
5) Intégration remise en cause par le nombre trop élevé
d’interfaces,
6) Approches sécuritaires identiques pour les différentes
populations
 Phase 9 – La Documentation Utilisateur

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 9 – La Documentation Utilisateur

Procédures opérationnelles

Modifications spécifiques
Documentation
Utilisateur

Configuration de l’ERP

Documentation de base de l’éditeur

Secteur d’activité de l’entreprise

 Les risques de la pahse 9

1) Inadaptation à la population visée,

2) Documentation incomplète
3) Sous-estimation de l’importance des procédures
opérationnelles,
4) Manque de réalisme ou de pragmatisme, =>voir l’exemple svt
5) Manque de planification.
 Exemple : Procédure d'Approbation de Dépenses

Documentation Théorique :

Étape 1 : Connectez-vous au système ERP.

Étape 2 : Accédez à la section "Dépenses".
Étape 3 : Sélectionnez l'option "Soumettre une demande d'approbation".
Étape 4 : Remplissez le formulaire avec les détails requis.
Étape 5 : Cliquez sur "Envoyer" pour soumettre la demande.

Documentation Réaliste et Pragmatique :

Étape 1 : Connectez-vous au système ERP en utilisant vos identifiants de connexion

habituels.
Étape 2 : Dans le menu principal, cliquez sur l'onglet "Dépenses" situé sur le côté
gauche de l'écran.
Étape 3 : Vous trouverez un bouton clairement libellé "Nouvelle Demande". Cliquez
dessus.
Étape 4 : Remplissez le formulaire avec les informations nécessaires, y compris une
description détaillée de la dépense.
Étape 5 : Ne vous inquiétez pas si certaines informations ne sont pas applicables.
Cliquez sur "Envoyer" uniquement lorsque toutes les informations nécessaires sont
fournies.
Phase 10 – La Formation des Equipes

(Debut) 2
12 11
1 2 Analyse
Déploiement 12 Mise en
Planification Opérationnelle
(Fin) production

3 4 13
11
3
4 10
Formation
4 Adéquation 13-Support Formation
des
configuration des
équipes
utilisateurs

5 8
Tests Creation
& Liens avec l’ 10
Simulations environnement

9
6 7 Documentation
Résolution Modifications utilisateur
des manques
7 spécifiques
fonctionnels
Phase 10 – La Formation des Equipes

1) Passer des équipes projets à l’ensemble des utilisateurs,

former le plus tard possible
2) Faire fonctionner correctement toutes les unités
opérationnelles
3) Les membres des EMO sont des instructeurs par
excellence
4) L’approche “instruire les instructeurs” pour de larges
populations d’utilisateurs
5) La sélection des utilisateurs-instructeurs
6) Former non seulement sur l’ERP, mais aussi sur les
processus et les procédures
Les risques de la phase 10

1. Plan de formation incomplet ou inadapté,

2. Profil des utilisateurs-instructeurs incompatible avec les besoins,
3. Environnement de formation inadéquat,
4. Délivrables nécessaires à la formation non encore disponibles,
5. Durée des sessions trop courte,
6. Manque d’exercices pratiques ou appliqués à la réalité de
l’entreprise,
7. Formation réalisée trop tôt,
8. Indisponibilité de certains utilisateurs durant les sessions de
formation