Conception du projet / Management du Projet Management du produit du projet Audit de la gestion de Projet APPROCHE MANAGGIO

Un projet se caractrise par un contenu algorithmique dinformations lev (complexit des interactions et multiplicit des descriptions possibles) et une sensibilit de fait aux alas. Il relve du principe dincontrlabilit dun systme (chaque point de contrle gnrant ses propres alas, cots et risques). Malgr tout la conduite de projets relve dun enjeu capital et assigne aux organisations la ncessit de mobiliser en intelligence leurs talents les plus prcieux : synergie, cohsion, capacit danticipation, recueil des donnes, analyse et synthse, clart et tendue de linformation diffuse Les tapes dtailles ci-aprs dcrivent notre approche structure du management de projet. Ne sont pas matrialises dans les phases proposes, les boucles de rtroactions permanentes entre chacun des items. Les revues de projet jouent ce rle important dans la mise jour gre et permanente des diffrents contenus et des lments de suivi. La gestion de projet suppose enfin la matrise de qualits fort diffrentes : celles dun notaire et dun cratif la fois, linterdpendance des ressources et leur autonomie de recherche, lusage de la marche arrire et de la surmultiplie. Cest la collaboration des acteurs qui permet souvent de runir ces qualits. La norme ISO 10006 donne quelques indications utiles pour conduire une telle activit et nous lavons pris en compte dans notre approche. Reprsentant un enjeu de management fort, la gestion de projet doit faire partie de la boucle damlioration continue, et ce titre, tre audite.

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 1 sur 7

Laudit projet porte notamment sur : a. Limplication des acteurs et leurs interactions entre eux et avec les parties prenantes concerns, b. Lefficacit du management de projet lui-mme, c. Laptitude des dmarches dployes anticiper et matriser les risques, d. Le respect les dlais et des cots, voire leur rduction, e. La pertinence et lutilisabilit des livrables chaque tape, f. La dfinition et lapplication du plan qualit projet qui permet de consigner lensemble des informations pertinentes lavancement des travaux. Aprs avoir compris les modalits dorganisation en vigueur, nous procdons lanalyse de 2 3 projets et ralisons, avec une quipe de porteurs de projets, le questionnaire daudit projet utiliser. Ce document permet souvent de prciser un certain nombre dlments dorganisation, de dfinir des supports types sappuyant sur les pratiques constates et de constituer une vritable check-list utile la fois lors de llaboration dun projet et de laudit de la fonction et des dossiers. Les auditeurs procdent ensuite classiquement dans un esprit de recherche de toutes les amliorations possibles dans les pratiques et les outils. Ces auditeurs sont mme par la suite de devenir des rfrents et dapporter support et mthodes aux managers de projets qui le font pour la premire fois. Une mission de ce type dure couramment de 3 8 jours en fonction de la complexit des thmes abords. Laudit porte en gnral sur les phases dcrites ci-aprs. Mais chaque entreprise disposant de sa mthode et de son phasage, il convient dadapter le questionnaire aux situations constates et aux manques ventuels.

MODALITS DINTERVENTION : laboration des grilles de questionnement ddies Formation des auditeurs Formations au management (sur cadrage des demandes) Formation des chefs de projet (aprs pr tude) Mise en place de procdures de pilotage des campagnes daudits Conduite des Audits terrains Mise en place de loutil Managgio (ingnierie de projets)

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 2 sur 7

EXEMPLE de STRUCTURE TYPE de MANAGEMENT de PROJET (en bleu les livrables)

1 Dcrire les objectifs du projet Choix du porteur de la pr tude projet et dfinition des acteurs Dfinition sommaire des parties prenantes Dlai daboutissement (en dehors de toute analyse dtat) ODG INTITUL PORTE OBJECTIFS & DLAI GNRAL 2 Dcrire les besoins : Identifier les besoins, exigences et objectifs du client/parties prenantes Identifier les caractristiques du produit et des livrables CBC CARTOGRAPHIE des BESOINS & CARACTRISTIQUES 3 Identifier les partenaires : Identifier les parties prenantes Identifier leurs interactions et leurs interfaces Identifier leurs ventuels conflits // aux besoins des clients, aux leurs CPP CARTOGRAPHIE des PARTIES PRENANTES 4 Identifier les besoins en ressources : Identifier les comptences ncessaires Identifier les ressources Identifier les charges/capacits des ressources Identifier projets similaires dj mens CR CARTOGRAPHIE des RESSOURCES 5 Plan qualit : Dfinir et consigner le modalits de : 1. Danalyse 2. Consignation 3. Nommage 4. Versionnage 5. Nomination 6. Dcision et approbation 7. Traabilit des sources et dcisions 8. Signalement des carts et non conformits 9. Demande daction correctives 10. Traitement des carts et des actions correctives 11. Rendu compte 12. Dinformation 13. Confidentialit 14. Demailing, 15. Revue 16. Clture PQP PLAN QUALIT

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 3 sur 7

6 Management du projet : Responsabilits, collaborations et validation charge/capacit des managers dP Choix dfinitif des acteurs LMM LETTRE de MISSION du MANAGEMENT

7 laboration du plan : Phasage tentatif et dfinition des ressources Activits objectifs livrables : Phasage Dlais (final, intermdiaires, dbut). Il convient de valider par rtro planning les calculs de phasage Ressources mobilises et suivi de ressources (comptences) Cots induits (estimation budgtisation cotenance) Estimation : activits, biens, services, change, fiscalit, Inflation, calendrier etc Points critiques : alas ressources, expertises, interactions, interfaces

Analyse des risques Identification Estimation (gravit) Occurrence (probabilit) Rponses apportes Modalits de matrise effective des risques Noria pdagogique Grains pdagogiques (permettre la comprhension et limplication des acteurs) Frquences Supports Accompagnement Vrification et feedbacks Traitement des carts si feedbacks <0 Grains dinformation (permettre la ncessaire information des parties prenantes) Planning Supports Accompagnement Vrification (feedbacks) Traitement des carts si feedbacks <0

Noria dinformation

PPP PHASAGE PR PROJET

8 PHASE APPROBATION DU PHASAGE PROJET 9 MODIFICATIONS & DIFFUSION DU PROJET PDT PROJET de TRAVAIL

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 4 sur 7

10 MISE en PLACE & SUIVI Conduite des acteurs : Associer les acteurs Identifier les allis Traiter les dissonances cognitives Formation des ressources Rencontres clients et parties prenantes Animation des groupes et des ressources Mettre en place la Noria dinformation Mettre en place la Noria pdagogique Grer les retours et feedbacks Consigner les carts et les incidents Rencontrer, soutenir et rassurer Planification des ressources : Planifier les ressources Enclencher les phases Suivre la cotenance Suivre les dlais Dclenchement des activits extrieures Activits de suivi : Tracer consigner Traiter les livrables des phases et les diffuser aprs approbation Modalits de conduite des tests => Tests valuation des prestations externes achetes Revues priodiques Suivre & modifier les tableaux Activits damlioration : Amliorer les interactions, optimiser les interfaces et activits Rduire les dlais Enclencher les procdures dcart Gestion du retour dexprience (REX) et partage de ce dernier TS TABLEAU de SUIVI 10 MATRISE des ACHATS Expression des besoins Calendrier dapprovisionnement Exigences documentaires Contrats Slection Sous-traitance Suivi des contrats et valuation

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 5 sur 7

11 RETOUR DEXPRIENCE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identification des carts Identification des loups Identification des gains analyse des cots Analyse auprs des acteurs et des parties prenantes Identification des goulots Analyse des dmarches qui nont pas fonctionn Modlisation des succs Insertion des facteurs de risques identifis aprs coup dans les ressources danalyse 10. Plan damlioration a. Supports b. Modalits de reporting c. Modalits de validation d. Batterie de tests e. Check-lists f. Outils et modalits de calcul g. Formation des porteurs de projet h. Information gnrale i. Elments complmentaires de Noria pdagogiques et dinformation j. Bilan technologique (technologies dployer) Ce REX doit passer en revue les interactions possibles avec les processus suivants : 1. Processus stratgique : les projets dans la structure de lentreprise 2. Processus relatifs aux ressources 3. Processus relatifs au personnel 4. Processus de management 5. Processus de conception 6. Processus de planification 7. Processus relatif aux clients 8. Processus financiers 9. Processus de communication 10. Processus de gestion des risques 11. Processus relatifs aux achats 12. Processus relatifs lamlioration continue 13. Processus environnementaux RPX RETOUR & PARTAGE DEXPRIENCES

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 6 sur 7

12 La conduite de projet est une activit auditer : Les points daudit sont : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Commanditaire, Matre douvrage, Matre duvre, Porteur, Parties prenantes, Sous-traitant, Acteurs Systme de gestion (bases, outils, tableaux, dossiers). Notamment tous les dlivrables : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. ODG CBC CPP CR PQP LMM PPP PDT TS RPX PAP INTITUL PORTE OBJECTIFS & DLAI GNRAL CARTOGRAPHIE des BESOINS & CARACTRISTIQUES CARTOGRAPHIE des PARTIES PRENANTES CARTOGRAPHIE des RESSOURCES PLAN QUALIT LETTRE de MISSION du MANAGEMENT PHASAGE PR PROJET PROJET de TRAVAIL TABLEAU de SUIVI RETOUR & PARTAGE DEXPRIENCES PLAN DAUDIT PROJETS

PAP PLAN DAUDIT PROJETS Un questionnaire sera tabli selon la nature et la porte des projets. La formation spcifique des auditeurs projets sappuie sur une procdure de gestion de projet tablie et ce questionnaire ad hoc.

LimA Olivier Elissalt olivier@elissalt.net www.elissalt.net

Conduite de projet LimA Octobre 2004

Page 7 sur 7