6- Flux d'informations

dans l'organisation
 Flux d'informations dans l'organisation

Objectif de la leçon :
Comprendre les notions de flux
d'informations et celle du diagramme
de circulation d'information dans une
organisation.
 Plan à suivre
1. Les domaines de l'organisation
1-1- Définition
1-2- Découpage de l'organisation en domaines
1-3- Comment découper une organisation en
domaines?

2. Graphe des flux et circulation de l'information

2-1- Le graphe des flux d'informations
2-2- La circulation de l'information dans
l'organisation

3. Travaux dirigés
 1. Les domaines de l'organisation

L'organisation est un ensemble cohérent composé de

sous-ensembles ayant chacun une activité particulière
et jouissant d'une indépendance relative.
En effet, rappelons que l'organisation existe pour
atteindre un objectif, ce qui implique que ces sous
ensembles travaillent en collaboration pour atteindre ce
même objectif: pour cela, ils échangent entre eux des
informations.

Chaque sous-ensemble constitue un domaine d'activité

 1.1. Définition :
Un domaine d'activité de l'organisation est un sous-
ensemble relativement indépendant composé
d'informations, de règles et de procédures de gestion.
Ex: Dans une entreprise de production plusieurs domaines d'activités peuvent
être identifiés: La comptabilité, Le personnel, Les ventes, Les stocks.
 1.2. Découpage de l'organisation en domaines :
Pour résoudre un problème complexe quelconque, c'est difficile de le
considérer comme tel et d'essayer directement de lui trouver une
solution.
La meilleure démarche à suivre serait de le décomposer en sous-
problèmes faciles à résoudre et de trouver une solution globale à partir
de l'ensemble des solutions élaborées.

Ex: Problème : Calculer la moyenne générale annuelle pour un étudiant.

Ce problème sera décomposé en deux sous problèmes :

P1: calculer la moyenne semestre 1 (S1)
P2: calculer la moyenne semestre 2 (S2)
 Exemple
Le sous problème P1 (calculer la moyenne semestre 1) sera décomposé, à
son tour, en :
P11: Calculer la moyenne de chaque module
P12: Multiplier par les coefficients
P13: Sommer les moyennes
P14: Sommer les coefficients
P15: Diviser la somme des moyennes sur la somme des
coefficients pour obtenir la moyenne du S1
Le sous problème P2 (calculer la moyenne semestre 2) sera décomposé,
lui aussi, en:
P21: Calculer la moyenne de chaque module
P22: Multiplier par les coefficients
P23: Sommer les moyennes
P24: Sommer les coefficients
P25: Diviser la somme des moyennes sur la somme des
coefficients pour obtenir la moyenne du S2
Solution globale: Moyenne générale (moyenne S1 + moyenne S2)/2
Ce raisonnement peut être appliqué à l'organisation. En
effet, l'organisation est un ensemble (un tout) cohérent qui,
vu de l'extérieur, forme un tout complexe difficile à
appréhender (capturer).
Pour mieux l'analyser, il est nécessaire de la découper en
domaines d'activités. Ces domaines sont des sous
ensembles indépendants de l'organisation en interaction
(échangent des informations).
Cette indépendance est caractérisée par le fait qu'ils
échangent entre eux un minimum d'information.
 1.3. Comment découper une organisation en domaines?
Comme nous venons de le dire, les domaines de l'organisation
échangent entre eux des informations. Les techniques employées pour
découper l'organisation en domaines se basent sur les ensembles
d'informations échangés, dits aussi, flux d'informations.
Ces flux peuvent être classés comme suit:
 Flux en provenance de l'extérieur
 Flux interne échangé (entre les domaines)
A ce moment là, les domaines de l'organisation sont déterminés par les points de
convergence et de départ de ces flux d'informations.
Pour visualiser plus facilement l'organisation et son environnement,
on représentera graphiquement l’ensemble des domaines , ainsi que
tous les flux d'informations échangés.
Ex:

Ce graphe représente les flux d'informations échangées entre les domaines de

l'entreprise (internes) et entre l'entreprise et son environnement extérieur.
Il est dit graphe des flux d'informations
2. Graphe des flux et circulation
de l'information
 2.1. Le graphe des flux d'informations :
L'organisation nécessite un découpage en domaines d'activités pour
mieux l'appréhender. Mais, pour mieux comprendre son
fonctionnement, le découpage ne suffit pas. Il est nécessaire de
mettre en évidence les interactions (Echange de flux d'informations)
entre ces domaines (internes) ainsi que les échanges avec
l'environnement extérieur.

Rappelons que :

 Un domaine d'activité, pour être analysé à son tour, peut faire

l'objet d'une décomposition en sous-ensembles.
 Les flux d'informations échangés entre les sous-ensembles d'un
même domaine sont importants du fait que ces derniers sont très
dépendants.
 Exemple
Prenons l'exemple du domaine de LA GESTION COMMERCIALE dans
une entreprise quelconque. Ce domaine peut être décomposé en
plusieurs sous ensembles comme le montre la figure suivante :

Finances et
Comptabilité
2
1
Approvisionnement

Description des flux d'informations échangés :

1-Facture, bon de commande, bon de réception, ... etc.
2. Cheque, lettre d'accompagnement du chèque, ... etc.
 Présentation des concepts manipulés :
Nous allons essayer d'expliquer les concepts de base liés au graphe des flux à l'aide
d'un exemple, dont l'énoncé est comme suit:
Enoncé: Les élèves se présentent auprès de l'administration d'un établissement
d'enseignement munis d'un dossier d'inscription et d'un règlement des frais
la première période d'étude. La liste des élèves est envoyée au secrétariat pour
procéder à l'élaboration des certificats de scolarité. Ces derniers sont envoyés au
directeur général pour signature. Les élèves récupèrent leurs certificats au
secrétariat ainsi que l'emploi du temps préalablement établi.
De cette description, on comprend que :
a-Cet établissement est composé de trois (03) éléments qui émettent et
reçoivent des informations :
– La Direction
– Le secrétariat
– L'administration.
Ces éléments sont internes à l'organisation. On les appellera des acteurs ou des
agents internes.
Les élèves font partie de l'environnement externe de l'organisation. On
les appellera acteurs ou agents externes.
 Définition:
Acteur: est un agent capable d'échanger de l'information avec d'autres
acteurs. Il peut être interne ou externe.
Formalisme graphique :
Il est important de distinguer les acteurs internes des acteurs externes
lors de la représentation graphique :
La distinction pourrait se faire comme suit :
Nom de l'acteur interne Nom de l'acteur externe

Exemple:
Acteurs internes Acteurs externes
Directeur
Elèves
L'administration

Secrétariat

Il ne suffit pas de représenter les acteurs capables d'échanger des flux, il faut
aussi représenter les flux échangés.
 Définition:
Dans l'exemple précédent les flux d'informations qui
s'échangent dans l'établissement d'enseignement sont :
 Dossier
 Certificat de scolarité
 Emploi du temps
 Liste des élèves
Flux: Le flux d'information est un échange, mouvement de
l'information entre deux acteurs (personnes ou services).
Formalisme :
Le flux pourrait être représenté par une flèche portant le nom du
flux orientée de l'acteur émettant le flux vers l'acteur recevant le
flux. Nom du flux
Acteur émetteur Acteur récepteur
Le graphe des flux correspondant à l'exemple serait
comme suit :
 2.2. La circulation de l'information dans l'organisation :
Le graphe des flux met en évidence les flux échangés entre les différents
acteurs. Mais cela est insuffisant pour comprendre comment circulent les
informations entre les acteurs. Pour y remédier, il serait nécessaire
d'analyser les chemins suivis par l'information afin de connaître :

 Quelles sont les informations formelles (qui circulent sur des documents et
les informations informelles (qui transitent de bouche à oreille).
 Quels sont les acteurs par lesquels l'information transite et ceux chez
lesquels elle s'immobilise.
 Quels sont les délais réels de transfert d'information entre les différents
acteurs (déceler les retards).
 Quelles sont les informations qui ne parviennent pas à leurs destinations
(perdues).
 Que deviennent les informations (les documents) après avoir été utilisées ?
 2.2. La circulation de l'information dans l'organisation :
Remarque: L'information ne circule pas toujours sur des documents, elle
peut transiter de bouche à oreille (exemple: par téléphone), c'est
pour cela que nous parlons de circulation d'informations et non de
circulation de documents.

Formalisme graphique : Pour représenter la circulation de l'information, on utilisera un

diagramme sous forme de tableau ayant la forme suivante:
Délai Acteur 1 Acteur 2 ……………….. Acteur n Acteurs
externes

 << DELAI » : permet de représenter les délais réels de traitement et/ou de transfert
d'information.
 << Acteur1 …… Acteur n » sont associés aux différents acteurs internes du domaine
étudié.
 La dernière colonne concernera l'ensemble des acteurs externes.
 Dans les colonnes associées aux différents acteurs du domaine, nous représenterons
l'enchaînement des tâches à exécuter sur les informations qui transitent. Pour cela, nous
aurons besoin de certains formalismes symboliques.
Formalismes symboliques:
LE DIAGRAMME DE FLUX .
3. Travaux dirigés