GROUPE CONSULTATIF DASSISTANCE AUX PLUS PAUVRES [PROGRAMME DE MICROFINANCE]

Audit externe des institutions de microfinance

Guide pratique
Volume 1
lusage des clients daudit : Conseils dadministration, dirigeants, bailleurs de fonds, cranciers et investisseurs

Srie Outil technique n 3 Dcembre 1998

Audit externe des institutions de microfinance Guide pratique 1998, CGAP/World Bank, Groupe consultatif dassistance aux plus pauvres Traduit en franais par le service de traduction du GRET Imprim par les Impressions Dumas Saint-tienne (France), fvrier 2000 ISBN : 2-86844-106-8 Diffus par : GRET (Groupe de recherche et dchanges technologiques) 211-213 rue La Fayette 75010 Paris, France Tl. : 33 (0)1 40 05 61 61 Fax : 33 (0)1 40 05 61 10 Courriel : gret@gret.org Ple microfinancement Gret-Cirad : http://www.cirad.fr/mcredit/present.html

Table des matires

Avant-propos Remerciements Sigles et abrviations Chapitre 1 Introduction 1.1 Destinataires et utilisation du guide 1.2 Limites du guide pratique 1.3 Avertissement Chapitre 2 Quest-ce quun audit ? 2.1 Pourquoi les audits externes sont-ils ncessaires ? 2.2 Les services daudit externe 2.2.1 Audits des tats financiers 2.2.2 Missions daudit spciales 2.2.3 Mission dexamen sur la base de procdures convenues 2.2.4 Mission dexamen limit 2.2.5 Mission de compilation 2.2.6 En quoi les audits diffrent-ils des contrles ? Chapitre 3 Audit interne et contrle de la fraude 3.1 Quest-ce que laudit interne et qui doit le mener ? 3.2 Problmes de fraude Chapitre 4 Commanditer un audit 4.1 Les exigences des bailleurs de fonds et lapproche d audit unique 4.2 Rle du conseil dadministration et du comit daudit de linstitution de microfinance 4.3 Dfinition de ltendue des travaux daudit externe et des services annexes 4.3.1 Audit annuel des tats financiers 4.3.2 Note la direction 4.3.3 Missions daudit spciales 4.3.4 Mission dexamen sur la base de procdures convenues 4.4 tablir les termes de rfrence 4.4.1 Introduction 4.4.2 Description de linstitution de microfinance et de sa structure organisationelle 4.4.3 Audits des annes prcdentes 4.4.4 Objectif de laudit 4.4.5 tendue des travaux daudit 4.4.6 Rapport daudit et tats financiers
iii

vii ix x 1 3 4 4 7 7 7 8 11 11 11 12 12 13 13 15 19 19 21 22 22 26 27 28 29 29 30 30 30 30 30

iv

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

4.5 4.6 4.7 4.8

4.9

4.4.7 Note la direction 4.4.8 Procdures convenues 4.4.9 Problmes gnraux 4.4.10 Planification de laudit 4.4.11 tude prliminaire 4.4.12 Prsentation de la proposition 4.4.13 Proposition financire 4.4.14 Soumission des offres 4.4.15 Prsentation orale Linstitution doit-elle lancer un appel doffres ? Ltude prliminaire Slectionner un auditeur : observations gnrales valuer les propositions 4.8.1 Comprhension de la mission 4.8.2 Approche de lauditeur 4.8.3 quipe daudit 4.8.4 Exprience gnrale du cabinet daudit 4.8.5 Proposition de tarif 4.8.6 valuation de la proposition Contrat ou lettre de mission

31 31 31 31 31 31 31 32 32 32 33 33 35 35 36 36 37 38 38 38 41 41 42 43 46 47 48 49 50 50 52 54 55 56 57 59 60 63 64

Chapitre 5 Le portefeuille de crdits 5.1 Considrations gnrales sur lexamen du portefeuille de crdits 5.1.1 Caractristiques de lactivit de crdit dune institution de microfinance 5.1.2 Quelle doit tre ltendue de lexamen du portefeuille ? 5.1.3 Aperu de lensemble des systmes 5.2 Domaines spcifiques de lexamen du portefeuille 5.2.1 Exactitude du systme dinformation de gestion de suivi des crdits 5.2.2 Scurit et efficacit des systmes dinformation de gestion lis au portefeuille 5.2.3 Importance des postes dajustement 5.2.4 Reprsentation inexacte des crdits solds 5.2.5 Rchelonnement 5.2.6 Produit des intrts : cart de rendement et politique de comptabilisation des intrts recevoir 5.2.7 Mise en oeuvre cohrente du systme de gestion des crdits 5.2.8 Contrle de la fraude associe au portefeuille 5.2.9 Adquation des informations de suivi des crdits 5.2.10 Abandons de crances 5.2.11 Provisions pour crances douteuses 5.2.12 Autres risques dexploitation associs au portefeuille 5.3 Dfinition de procdures daudit du portefeuille de crdits

TABLE DES MATIRES

Chapitre 6 Conduite de laudit : un bref aperu 6.1 Les activits de lauditeur 6.1.1 Prparation et planification 6.1.2 Obtention de la preuve daudit 6.1.3 Rapport 6.2 Responsabilits du client 6.3 Calendrier de laudit Chapitre 7 Comprendre les rapports daudit 7.1 Le rapport daudit 7.1.1 Opinion sans rserve 7.1.2 Opinion sans rserve avec observation(s) 7.1.3 Opinion avec rserve 7.1.4 Impossibilit dexprimer une opinion 7.1.5 Opinion dfavorable 7.2 Note la direction 7.3 Rapport dexamen effectu sur la base de procdures convenues Encadrs 2.1 Normes comptables et normes daudit 7.1 Exemple de rapport daudit exprimant une opinion sans rserve 7.2 Exemple de paragraphe dobservation 7.3 Exemple de paragraphe dobservation relatif la continuit dexploitation 7.4 Exemple dopinion avec rserve due une limitation de ltendue des travaux daudit 7.5 Exemple dopinion avec rserve du fait dun dsaccord sur les mthodes comptables (mthodes comptables inappropries) 7.6 Exemple dimpossibilit dexprimer une opinion due une limitation de ltendue des travaux daudit 7.7 Exemple dopinion dfavorable due un dsaccord sur les procdures comptables (prsentation inapproprie) Tableaux 3.1 Diffrences entre auditeurs internes et auditeurs externes 4.1 Prestations daudit externe les plus courantes pour une institution de microfinance 5.1 Exemple de balance ge avec provisionnement pour crances douteuses correspondant

67 67 67 68 69 69 70 71 71 72 73 74 74 75 76 77

9 72 73 73 74 74 75 76

14 23 61

Avant-propos
La microfinance dsigne la prestation de services bancaires pour les pauvres. Au cours des vingt dernires annes, ce secteur a connu une vritable rvolution, plusieurs dizaines d'institutions de microfinance ayant dmontr qu'il tait possible de proposer de tels services sur une base financirement prenne. Ayant russi dvelopper des activits rentables finances par des ressources commerciales, ces institutions sont dsormais en position d'tendre la porte de leurs services aux pauvres, bien au-del des limites inhrentes au financement restreint des bailleurs de fonds et des gouvernements. Dans ce contexte, les institutions de microfinance portent un intrt croissant la gestion et l'information financires. Le Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP, Consultative Group to Assist the Poorest) est un consortium de bailleurs dont l'objectif est de promouvoir les programmes de microfinance prennes dans le monde. Nous pensons que les audits externes constituent un outil performant d'amlioration de la qualit et de la crdibilit de l'information et de la gestion financires des institutions de microfinance. Paralllement, nous avons observ que les institutions, les bailleurs et les auditeurs investissent beaucoup de temps et d'argent dans les audits, sans obtenir en contrepartie une garantie de transparence et de fiabilit des informations audites. Les audits sont souvent un bon moyen de contrler l'affectation des fonds des bailleurs, mais sont moins souvent raliss dans l'objectif d'obtenir une image fiable de la sant des services financiers de l'institution. Le CGAP a conu ce guide pratique pour aider les clients d'audit, c'est--dire les administrateurs et dirigeants d'institutions de microfinance, les bailleurs de fonds, les tablissements crditeurs des institutions de microfinance et les investisseurs, demander des audits qui rpondent mieux leurs besoins, et pour aider les cabinets d'audit comprendre certains des aspects propres aux activits de microfinance. Le secteur de la microfinance prsente en effet plusieurs gards des diffrences fondamentales par rapport l'activit bancaire commerciale et d'autres secteurs plus familiers aux auditeurs. Ce guide faisant figure de pionnier, nous sommes convaincus que l'exprience a un rle important jouer dans son amlioration. C'est pourquoi nous portons un grand intrt aux remarques du personnel des cabinets d'audit et des institutions de microfinance, ainsi qu' celles des bailleurs de fonds qui auront mis en pratique les conseils donns dans ce guide. Nous n'ignorons pas que ces personnes sont trs occupes, et qu'il ne leur sera pas facile de trouver un moment pour nous faire part de leurs remarques concernant cet ouvrage. Nous savons cependant que nombre d'entre eux partagent notre conviction quant la valeur humaine profonde des projets de microfinance, et nous esprons qu'ils auront cur de contribuer l'amlioration de cet outil l'occasion de nouvelles ditions.
vii

viii

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE - GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Veuillez faire part de tous vos commentaires et suggestions Richard Rosenberg (rrosenberg@worldbank.org) ou Jennifer Isern (jisern@worldbank.org). Le numro de tlphone du CGAP est le 1 202-473-9594, numro de fax : 1 202522-3744, adresse postale : Secrtariat du CGAP, World Bank, Room Q 4-023, 1818 H Street NW, Washington, DC 20433, USA. Mohini Malhotra Directeur gnral Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP) Dcembre 1998

Remerciements
Ce guide pratique a t prpar avec la collaboration de Deloitte Touche Tohmatsu International. Robert Peck Christen et Richard Rosenberg du CGAP ont particip la rdaction de cet ouvrage et ont assur sa relecture complte. Jennifer Isern et Ira Lieberman du CGAP ont revu l'ensemble de l'ouvrage et y ont contribu par d'utiles remarques. La traduction franaise a t ralise par Karin Barlet et Genevive Nguyen (pour GRET-CIRAD) et par Laurence Rouget-Le Clech (HORUS) ; la relecture a t assure par Christine Poursat et Anne-Claude Creusot (GRET-CIRAD), par Nathalie DAmbrosio-Vitale et Tiphaine Crenn (CGAP) et par Laurence Rouget-Le Clech (HORUS). La mise en page et le suivi de fabrication de la version franaise ont t assurs par Hlne Gay (GRET). Les auteurs tiennent remercier les membres de la direction et du personnel des institutions de microfinance visites au cours de la prparation de ce guide, PRODEM et FIE en Bolivie, FINCA et CERUDEB en Ouganda, et BRAC et Buro Tangail au Bangladesh, sans oublier les diffrents cabinets d'audit qui ont t consults.

ix

Sigles et abrviations
CGAP Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (Consultative Group to Assist the Poorest) IAS Normes comptables internationales (International Accounting Standards) IMF Institution de microfinance ISA Normes d'audit internationales (International Standards on Auditing) ONG Organisation non gouvernementale PCGR Principes comptables gnralement reconnus SIG Systme d'information de gestion

CHAPITRE 1

Introduction
Ce bref chapitre expose les objectifs de ce guide, met des suggestions pour son utilisation et souligne ses limites.
Le secteur de la microfinance qui concerne la prestation de services bancaires pour les pauvres a connu un plein essor ces vingt dernires annes. En 1997, on estimait 7 000 le nombre d'institutions de microfinance (IMF) dans le monde offrant des crdits de faible montant aux microentreprises, des services de dpt adapts aux besoins des mnages pauvres, et d'autres services financiers comme les transferts. Jusqu'ici la plupart de ces institutions sont des organisations non gouvernementales (ONG) but non lucratif. Cependant un certain nombre de coopratives d'pargne et de crdit, notamment en Afrique, offrent dsormais des services de microfinance et quelques tablissements financiers agrs, ainsi que certaines banques commerciales, commencent s'introduire sur le march. Actuellement, les principales sources de financement des institutions de microfinance sont les bailleurs de fonds et les gouvernements. Mais les institutions de microfinance les plus importantes s'aperoivent que la demande de leur clientle dpasse de loin l'offre limite de fonds octroys par les bailleurs de fonds et gouvernements. Paralllement, elles ont montr qu'elles pouvaient fournir des services en microfinance sur une base financire prenne : les clients trouvent un tel intrt dans les services proposs par ces institutions qu'ils sont prts en payer le prix. Lorsqu'une institution de microfinance devient financirement prenne, elle peut commencer financer ses crdits avec les dpts et avec d'autres sources commerciales de capitaux. Ainsi, elle chappe aux limites inhrentes au financement par les bailleurs de fonds, tout en assurant un service d'pargne sr et commode pour ses clients. Dans ce contexte, les conseils d'administration et les dirigeants des institutions de microfinance, ainsi que leurs bailleurs de fonds, sont plus attentifs aux rapports financiers de ces institutions. Traditionnellement, les audits externes constituent le principal moyen de garantir l'exactitude et la pertinence de ces rapports. Cependant, l'exprience a montr que les audits externes parviennent rarement produire un examen satisfaisant de la situation financire et des contrles internes de l'institution notamment en ce qui concerne les informations relatives au portefeuille de crdits. Il existe trois principales raisons ces limites des audits externes :
q

Les audits externes parviennent rarement produire un examen satisfaisant de la situation financire d'une institution de microfinance notamment en ce qui concerne son portefeuille de crdits

Les clients qui commanditent des audits externes administrateurs, dirigeants et bailleurs de fonds ne savent souvent pas ce qu'ils peuvent attendre ou non

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Les procdures traditionnelles d'audit des tats financiers ne permettent pas de dtecter les faiblesses des portefeuilles de microfinance

de ces audits. Ils ne savent pas non plus quelles procdures spciales, dbordant du cadre des audits ordinaires, peuvent tre ncessaires pour aborder certaines questions, ou quels termes de rfrence employer pour faire comprendre leurs besoins l'auditeur. Les bailleurs de fonds proposent souvent des termes de rfrence dans le cadre d'audits externes, mais ceux-ci se concentrent habituellement sur la conformit aux accords de prt ou de subvention passs entre l'institution et le bailleur, ou l'examen de l'affectation spcifique des fonds du bailleur, plutt que la sant financire de l'institution de microfinance audite. Peu d'auditeurs externes ont une relle exprience de la microfinance. Ils comprennent par consquent rarement les caractristiques propres aux activits de microfinance, qui requirent des procdures d'audit diffrentes de celles employes pour des activits financires traditionnelles.

Les audits d'institutions de microfinance posent galement un autre problme : les auditeurs et le personnel de ces institutions consacrent souvent trop de temps des questions non essentielles par rapport aux principaux risques caractrisant l'activit de microfinance. Les cabinets d'audit ont tendance confier les audits d'institutions de microfinance au personnel junior, et ce personnel s'emploie surtout vrifier la conformit des comptes de l'institution avec une liste dtaille d'obligations comptables et oprationnelles qui ne sont pas toutes pertinentes pour valuer la fiabilit des informations financires de l'institution, ainsi que la scurit ou l'efficacit de ses activits. C'est pourquoi ce guide met l'accent sur une approche de l'audit fonde sur le risque : l'auditeur externe doit valuer l'importance relative des diffrents domaines de risques et fonder la plus grande partie de son travail d'audit sur les domaines les plus significatifs pour l'institution concerne. Par exemple, une documentation volumineuse sur le crdit ou des procdures d'approbation diffrents niveaux sont ordinaires dans les banques commerciales traditionnelles, mais peuvent se rvler totalement inappropries dans le cadre d'une institution de microcrdit. Et distinguer les points cruciaux des points moins importants requiert une capacit de jugement dont l'auditeur ne peut faire preuve que s'il comprend l'activit d'une institution de microfinance. La plupart des auditeurs devront prendre beaucoup de temps pour apprendre connatre le fonctionnement des institutions de microfinance, mais cela leur vitera en contrepartie de perdre du temps laborer des tests portant sur des donnes secondaires. Il a t fait rfrence plus haut aux caractristiques propres l'activit de microfinance. La plupart de ces caractristiques ont trait au portefeuille de crdits. Le portefeuille de crdits constitue la principale source de problmes srieux, problmes qui ne sont pas toujours immdiatement dcelables et peuvent mme chapper l'attention des dirigeants, parfois jusqu' ce qu'il soit trop tard pour les rsoudre. Les procdures traditionnelles d'audit des tats financiers ne permettent pas de dtecter les faiblesses habituelles des portefeuilles de microfi-

INTRODUCTION

nance. Ainsi les chapitres qui, dans chaque volume, traitent des procdures d'examen des portefeuilles de crdits, comptent parmi les plus importants de ce guide. Ces chapitres, plus que tous les autres, contiennent des informations qu'il est difficile de trouver ailleurs. Les auditeurs et les clients des cabinets d'audit doivent donc les examiner tout spcialement. Les lecteurs de ce guide s'apercevront que celui-ci consacre beaucoup plus d'attention aux activits de crdit des institutions de microfinance qu' leur activit d'pargne. Ceci ne signifie pas pour autant que le crdit est plus important que l'pargne pour la clientle pauvre. En ralit, le contraire est souvent vrai. De nombreuses institutions de microfinance souhaitent acqurir le statut d'institution financire agre, non seulement pour avoir accs aux ressources commerciales, mais aussi pour pouvoir offrir des services d'pargne leur clientle cible. Les services d'pargne ne sont cependant traits ici que brivement pour les raisons suivantes : peu d'institutions de microfinance sont habilites recevoir des dpts, et l'audit des oprations d'pargne des institutions de microfinance, contrairement celui des oprations de crdit, est quasiment similaire celui men dans les banques commerciales. L'annexe A est un autre lment cl de ce guide : elle prsente des lignes directrices pour le contenu et la prsentation des tats financiers des institutions de microfinance. Si ces indications sont suivies, elles permettront aux lecteurs des tats financiers d'une institution de microfinance de juger facilement de la capacit de cette institution dvelopper ses activits au-del des limites inhrentes aux fonds de subvention restreints des bailleurs de fonds.

Ce guide est divis en deux volumes, chacun s'adressant un public prcis

1.1 Destinataires et utilisation du guide

Ce guide est divis en deux volumes, chacun s'adressant un public prcis. Le volume 1 s'adresse tout particulirement aux clients des audits externes, parmi lesquels les administrateurs, les dirigeants et le personnel des institutions de microfinance, ainsi qu'aux investisseurs extrieurs, notamment les bailleurs de fonds. Les sujets abords dans le volume 1 sont les suivants :
q q q

q q

Ce que l'on peut attendre ou non des audits externes. La relation entre les fonctions d'audit interne et d'audit externe. Les diffrentes prestations que l'on peut demander aux auditeurs externes, dont les missions d'audit spciales et les missions d'audit sur la base de procdures convenues. Comment commanditer un audit, et notamment comment rdiger les termes de rfrence et choisir le cabinet d'audit. Les problmes spcifiques associs aux portefeuilles de crdits des institutions de microfinance. Comment les audits sont conduits. Comment interprter les rapports d'audit.

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le volume 2 s'adresse aux auditeurs externes. On y trouve une prsentation du secteur de la microfinance dans son ensemble des concepts gnraux qui devront tre complts par un apprentissage approfondi des pratiques de ce secteur et de la mthodologie propre l'institution de microfinance audite. Le volume 2 contient galement des conseils concernant un certain nombre de problmes spcifiques lis l'audit des institutions de microfinance. Les auditeurs externes trouveront probablement utile de lire galement le volume 1, dans la mesure o il contient des informations qui ne sont pas reprises dans le volume 2. Les deux volumes sont susceptibles d'intresser galement les autorits de rglementation et de supervision. Face au dveloppement du secteur de la microfinance, les autorits de supervision bancaire de nombreux pays sont contraintes de trouver une solution la question de la supervision des institutions de microfinance. L'exprience a clairement montr qu'une supervision efficace de ces institutions exigeait un ajustement pralable des procdures de rglementation et de contrle appliques aux intermdiaires financiers traditionnels. Ce guide n'a pas la vocation d'un manuel de contrle, mais son contenu pourrait tre utile l'laboration d'un tel manuel. En tout cas, les superviseurs responsables du contrle d'institutions de microfinance auront la possibilit de se rfrer eux-mmes ou de renvoyer leurs auditeurs au prsent guide. Une srie d'annexes viennent illustrer les informations exposes dans les deux volumes.

1.2 Limites du guide pratique

Ce guide pratique n'est pas un manuel de comptabilit. Il donne quelques indications sur les systmes comptables et les contrles internes. Les institutions de microfinance doivent avoir mis en place leurs propres rgles comptables, leurs propres manuels et systmes de contrle interne avant de commanditer un audit externe. Ce n'est pas non plus un manuel d'audit. Il ne doit tre utilis que pour complter les normes d'audit en vigueur et la mthodologie interne du cabinet d'audit, ceci dans le cadre lgal et rglementaire applicable l'institution audite. Bien que ce ne soit pas un manuel d'audit, une institution de microfinance demandant un audit pourra y trouver un appui au niveau du processus contractuel. Avant de passer un contrat avec l'auditeur, le client pourra pralablement demander celui-ci de lire le guide pratique et lui indiquer les principaux lments qu'il ne pense pas devoir mettre en uvre pour des raisons pratiques, de cot, ou de contradiction avec les normes rglementaires.

1.3 Avertissement
Ce volume est destin aux clients qui veulent un audit pour obtenir une garantie solide de la fiabilit des informations financires d'une institution de microfi-

INTRODUCTION

nance. Cependant les auteurs sont bien conscients que dans la ralit, nombreux sont les cas o les clients les institutions de microfinance et leurs bailleurs de fonds attendent autre chose d'un audit : ils veulent une opinion sans rserve, obtenue le plus rapidement possible et sans difficults. Ce type d'attitude provient sans doute d'une vision pessimiste du rle des audits. Au vu des expriences passes en matire d'audit des institutions de microfinance, il est difficile de dire que ce pessimisme n'est pas fond.
Si l'on suit les conseils indiqus dans ce guide, il en rsultera probablement une augmentation des cots et de la difficult de la plupart des audits d'institutions de microfinance. Les bailleurs doivent par consquent bien rflchir avant d'imposer comme condition requise pour les institutions de microfinance qu'ils financent, la conformit aux rgles de ce guide. Le cot supplmentaire et les difficults qu'occasionne un audit approfondi ne sont justifis que si l'institution de microfinance et le bailleur de fonds sont prts traiter de manire constructive les problmes qu'un tel audit pourrait soulever.

CHAPITRE 2

Quest-ce quun audit ?

Ce chapitre prsente un aperu des services d'audit externe. La plupart des sujets abords ici seront approfondis dans les chapitres suivants. Ce chapitre porte sur :
q q q q

l'objectif d'un audit externe ; les audits des tats financiers ; les autres types d'audits et de services qui y sont lis ; la diffrence entre les audits et les contrles exercs par les autorits de supervision.

2.1 Pourquoi les audits externes sont-il ncessaires ?

Comme toute autre organisation, une institution de microfinance doit rendre compte de ses ressources et de ses activits. Elle tablit des systmes comptables et des systmes de contrle, et produit des tats financiers qui refltent la nature et les rsultats de ses activits. La direction et le personnel d'une institution de microfinance fournissent des informations financires aux autres parties concernes, savoir les membres du conseil d'administration et les investisseurs extrieurs, tels que les actionnaires ou bailleurs de fonds. Ces parties concernes souhaitent obtenir confirmation, par un organisme indpendant, de la validit de ces informations et des systmes qui les produisent. Pour cela, ils font gnralement appel des auditeurs externes.

Un audit externe est l'examen indpendant et formel des tats financiers d'une institution, de ses enregistrements, oprations et activits

2.2 Les services d'audit externe

Un audit externe est l'examen indpendant et formel des tats financiers d'une institution, de ses enregistrements, oprations et activits. Cette tude est mene par des commissaires aux comptes professionnels et a pour objectif de garantir la crdibilit des tats financiers et autres rapports de la direction, d'tablir la responsabilit de l'institution dans la gestion des fonds des bailleurs, et permet d'identifier les faiblesses des systmes et contrles internes. L'tendue des travaux d'audit externe peut varier de faon significative en fonction des objectifs de chaque audit. Les auditeurs externes doivent tre des commissaires aux comptes agrs par une association professionnelle nationale de commissaires aux comptes, s'il en existe une dans le pays, ou, dfaut, par ce mme type d'association officielle dans

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

un autre pays. Les cabinets d'audit sont gnralement constitus par l'association de commissaires aux comptes professionnels agrs, dont l'activit est rgie par la lgislation du pays. Les cabinets d'audits internationaux sont constitus par des partenariats ou affiliations entre cabinets nationaux. Un auditeur externe peut effectuer diffrents types d'audit, tels que :
q q q

Le type d'audit externe le plus courant est l'audit des tats financiers

des audits des tats financiers ; des missions d'audit spciales ; des missions d'examen sur la base de procdures convenues ; des missions d'examen limit et de compilation.

2.2.1 Audits des tats financiers

Le type d'audit externe le plus courant est l'audit des tats financiers. Les tats financiers comprennent le bilan de l'institution, son compte de rsultat et les variations de situation financire (tableau de flux de trsorerie, tableau d'emplois et ressources). Les notes qui accompagnent ces tats en font partie intgrante, et mritent une attention toute particulire. Les tats financiers relvent d'abord de la responsabilit de l'institution, qui les tablit selon ses propres procdures comptables. L'annexe A donne un exemple des tats financiers d'une institution de microfinance. Les institutions de microfinance commanditent des audits des tats financiers pour trois raisons principales :
q

les destinataires des tats financiers la direction et le conseil d'administration de l'institution, ou les bailleurs de fonds peuvent souhaiter s'assurer que les tats donnent une image fidle de la situation de l'institution ; une institution peut souhaiter fournir la confirmation, par un organisme indpendant, de ses informations financires destines aux bailleurs de fonds, prteurs ou investisseurs potentiels ; un audit peut tre impos par la loi ou les rglementations. Les institutions de microfinance qui sont agres comme intermdiaires financiers doivent normalement publier des tats financiers audits. Certains pays demandent ce que toutes les ONG (organisations non gouvernementales) produisent des tats financiers audits, qu'elles soient ou non agres comme institutions financires.

Dans un audit des tats financiers, l'auditeur externe exprime une opinion sur les tats financiers d'une institution de microfinance, en dterminant s'ils sont prsents conformment un rfrentiel comptable identifi, c'est--dire un ensemble dfini de normes comptables. La conduite de l'audit elle-mme est rgie par des normes d'audit (voir encadr 2.1). Les normes d'audit prvoient que l'auditeur planifie et ralise le travail d'audit en vue d'obtenir l'assurance raisonnable que les tats financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Une information est significative si son omission ou son inexactitude est susceptible d'influencer les dcisions des destinataires des tats financiers.

QUEST-CE QUUN AUDIT ?

ENCADR 2.1

Normes comptables et normes daudit

Normes comptables. Les mthodes comptables d'une institution de microfinance doivent tre conformes aux principes comptables gnralement reconnus (PCGR) du pays, ou, s'il n'existe pas de normes comptables nationales, aux Normes comptables internationales (IAS) tablies par l'IFAC (International Federation of Accountants). Dans tous les cas, un ensemble dtaill de normes comptables est ncessaire lorsqu'une institution doit produire une information financire fiable. Une institution qui n'a pas mis en place de telles normes doit envisager de faire appel aux services d'un expert-comptable reconnu, ou d'un cabinet comptable pour concevoir un systme comptable conforme aux normes nationales ou internationales, et former le personnel son utilisation. Dans le cadre des normes comptables, diffrentes mthodes comptables peuvent tre utilises. Les normes comptables nationales et internationales recommandent gnralement la comptabilit d'engagement1, qui rattache les rsultats financiers des oprations la priode laquelle ils ont eu lieu, plutt qu' la priode de l'change rel des liquidits. Par exemple, les intrts payer sur une dette pendant l'exercice apparaissent comme charge de l'exercice, mme si l'chance de leur versement n'intervient qu' une priode ultrieure. Certaines institutions de microfinance, cependant, ont recours la mthode de la comptabilit de caisse2, selon laquelle les charges et produits ne sont pris en compte qu'au moment o les liquidits sont payes ou perues. Certains bailleurs de fonds prfrent que les institutions appliquent cette mthode comptable. Dans d'autres cas, les institutions de microfinance trouvent plus pratique d'associer les deux mthodes, utilisant la comptabilit d'engagement pour les charges et la comptabilit de caisse pour les produits. Elles peuvent considrer cela comme une approche plus conservatrice, ou bien ne pas disposer de l'quipement informatique ncessaire pour effectuer le suivi des intrts chus sur les crdits aux clients. Les pratiques du secteur influencent parfois le choix des procdures comptables. Une institution de microfinance peut avoir le choix de suivre soit les pratiques des institutions financires, soit celles des associations but non lucratif. Les institutions financires but lucratif ont tendance consolider leurs produits, charges et lments d'actif sans les distinguer par source de financement. Les ONG but non lucratif, en revanche, sont gnralement finances par des bailleurs de fonds qui prfrent une comptabilit par activit ou par projet, permettant de diffrencier l'information financire correspondant la contribution du bailleur. Il serait probablement prfrable pour les institutions de microfinance de s'orienter vers des pratiques d'institution financire, mais un programme de comptabilit informatise appropri permet de combiner les deux approches. Les normes d'audit. La ralisation d'un audit externe est rgie par des normes d'audit. Pour un audit des tats financiers, l'auditeur peut s'appuyer sur trois types de normes :
q

Un ensemble dtaill de normes comptables est ncessaire lorsqu'une institution doit produire une information financire fiable

les normes d'audit gnralement reconnues dfinies par l'ordre professionnel des experts-comptables du pays ; les normes d'audit gnralement reconnues des pays o il existe des ordres professionnels tablis de longue date (la France, le Royaume-Uni ou les tats-Unis par exemple) ; les Normes internationales d'audit (ISA, International Standards on Auditing).

Dans le cas o l'auditeur a le choix, l'utilisation des Normes internationales d'audit est recommande. On trouvera dans l'annexe B des informations plus dtailles sur les normes d'audit et de comptabilit, ainsi que des exemples et des sources d'information.

10

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

L'tendue des travaux d'audit comporte :

q

q q q

l'examen, sur la base de tests, des lments justifiant les montants et autres donnes prsentes dans les tats financiers ; l'valuation des principes comptables appliqus par l'institution ; l'valuation des estimations essentielles faites par la direction ; l'valuation de la prsentation des tats financiers dans leur ensemble.

Le client de l'audit doit systmatiquement demander une note la direction comme produit complmentaire de l'audit

En se fondant sur les rsultats des procdures d'audit, l'auditeur externe met une opinion sur les tats financiers. Il peut mettre une opinion sans rserve3, une opinion avec rserve, ou une opinion dfavorable. Une opinion sans rserve stipule que les tats financiers donnent une image fidle et sincre ou prsentent sincrement, dans tous leurs aspects significatifs la situation financire de l'institution, ce qui signifie que les tats financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Une opinion avec rserve met en vidence des problmes qui empchent l'auditeur d'mettre une opinion sans rserve. L'auditeur exprime une opinion dfavorable lorsque les systmes comptables d'une institution sont inacceptables et ses informations financires biaises. Des informations plus compltes sur les opinions d'audit, ainsi que des exemples, sont donns dans le chapitre 7. Une note la direction4 mentionne les points faibles des contrles internes et des systmes financiers de l'institution qui ont t dcels par l'auditeur pendant l'audit, et conseille certaines amliorations. Le client de l'audit doit systmatiquement demander une note la direction comme produit complmentaire de l'audit, car les contrles internes et les systmes d'information de gestion des institutions de microfinance ne sont pas toujours fiables. Les notes la direction sont traites dans les chapitres 4 et 7. Les clients doivent savoir ce qui n'est pas du ressort de l'audit.
q

Un audit classique des tats financiers ne donne pas de dtails sur le portefeuille de crdits en dehors de ceux prvus par les normes comptables. Dans le cas d'une institution de microfinance, ce niveau d'information fournit rarement une garantie solide que les informations sur le portefeuille et le systme de gestion sont fiables, ou que les provisions pour crances douteuses sont appropries. L'assurance sur ces diffrents aspects du portefeuille de crdits requiert la mise en place de procdures spciales, traites dans le chapitre 5. Il est parfois possible d'inclure ces procdures dans le cadre de l'audit des tats financiers ; mais, dans la plupart des cas, il est ncessaire d'tablir un contrat distinct de mission d'examen sur la base de procdures convenues, afin d'obtenir un examen vraiment fiable du portefeuille. Un audit des tats financiers, mme avec une note la direction, ne permet gnralement pas d'identifier les points faibles du contrle interne, excepts ceux qui se rvlent au cours de la procdure normale d'audit. L encore, des arrangements particuliers sont requis si le client souhaite un examen plus dtaill des contrles internes. Un audit des tats financiers ne peut tre que d'une utilit limite dans la dtection de la fraude.

QUEST-CE QUUN AUDIT ?

q

11

Un audit des tats financiers n'tablit pas une notation de l'institution, ni une valuation globale de sa gestion ou des perspectives d'activit. Un audit des tats financiers ne fournit pas une valuation dtaille des systmes d'information de gestion de l'institution. Un audit normal des tats financiers ne donne aucune assurance en ce qui concerne la conformit aux termes des contrats tablis avec les tiers, tels que les bailleurs de fonds.

2.2.2 Missions d'audit spciales

Selon les Normes internationales d'audit (ISA), on peut, dans certaines situations, demander des missions d'audit spciales :
q

q q

lorsque les tats financiers sont tablis selon un rfrentiel comptable diffrent des Normes comptables internationales (IAS) ou des normes nationales ; lorsque l'audit ne porte que sur des comptes ou postes spcifiques des tats financiers ; lorsqu'un audit est demand pour garantir le respect de clauses contractuelles ; lorsque l'audit porte sur des tats financiers simplifis.

Les utilisateurs des rapports d'examens effectus sur la base de procdures convenues doivent tirer leurs propres conclusions des rsultats des tests fournis

2.2.3 Mission d'examen sur la base de procdures convenues

On a recours aux procdures convenues lorsqu'un client attend de l'auditeur externe la mise en uvre de tests et procdures spcifiques, et un rapport sur les rsultats obtenus. C'est notamment le cas lorsque le client souhaite un examen spcial du portefeuille de crdits ou des systmes de contrle interne. Lors d'une mission d'examen sur la base de procdures convenues, l'auditeur n'met ni opinion, ni certification, ni assurance que les tats financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Les utilisateurs des rapports d'examens effectus sur la base de procdures convenues doivent tirer leurs propres conclusions des rsultats des tests fournis. Par exemple, on peut demander un auditeur externe d'examiner un certain nombre de dossiers de crdits et de vrifier si les pices requises figurent bien dans ces dossiers. L'auditeur fait un rapport sur le choix et les rsultats des procdures mises en uvre, mais ne formule pas d'opinion formelle partir des conclusions tires des rsultats de ces procdures.

2.2.4 Mission d'examen limit

Un examen limit des tats financiers ncessite moins de travail qu'un audit. L'examen limit consiste principalement mettre en uvre des procdures analytiques et de demande d'informations, et ne fournit pas l'ensemble des lments probants requis dans le cadre d'un audit. L'auditeur n'est pas cens donner l'assurance formelle que les tats sont prsents de manire sincre. En revanche, l'auditeur doit informer son client de tout problme mis jour par ses procdures le portant croire que les tats financiers n'ont pas t tablis conformment un

12

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

rfrentiel comptable identifi. Un examen limit donne une assurance limite que les assertions sous-tendant l'tablissement des tats financiers ne comportent pas d'anomalies significatives, alors qu'un audit donne une assurance de fiabilit plus leve, bien que non absolue.

2.2.5 Mission de compilation

Une compilation utilise l'expertise comptable pour collecter, classer et rsumer l'information. Ce procd rsume l'ensemble des donnes pour les prsenter sous une forme plus comprhensible et facile grer, sans tester les assertions contenues dans les informations. Contrairement un audit, une compilation ne permet pas l'expert-comptable de fournir une assurance sur la fiabilit des informations financires. Mais une compilation peut toujours tre utile ses utilisateurs dans la mesure o elle leur fournit une classification professionnelle des donnes financires.

2.2.6 En quoi les audits diffrent-ils des contrles ?

Il est important de comprendre en quoi les audits diffrent des contrles mens par les autorits de supervision bancaire ou par la banque centrale. Un contrle est une procdure rglementaire qui a pour but de vrifier que les lois et rglementations qui s'appliquent aux institutions financires agres sont respectes. L'inspecteur, gnralement dtach d'un organe de rgulation, examine le portefeuille de crdits d'une banque pour dterminer si les provisions pour crances douteuses sont appropries, et si le niveau de fonds propres de la banque est conforme aux normes lgales. L'inspecteur dtermine galement si les contrles internes en place permettent d'identifier les problmes, et si la direction est comptente pour rsoudre les problmes critiques de faon prudente. Le processus de contrle comporte souvent un systme de notation tel que CAMEL [Capital adequacy (adquation des fonds propres), Asset quality (qualit de l'actif ), Management (gestion), Earnings (bnfices), Liquidity (liquidit)] qui value quantitativement la situation financire, la scurit et la sant d'une institution. L'tendue de ce type de contrle est gnralement bien suprieure celle d'un audit.

Notes
1. Note du traducteur : accrual accounting peut se traduire par comptabilit dengagement ou comptabilit dexercice. 2. Note du traducteur : cash accounting peut se traduire par comptabilit de caisse ou comptabilit de trsorerie. 3. Note du traducteur : dite aussi couramment clean opinion en anglais. 4. Note du traducteur : management letter peut se traduire par note la direction ou lettre de recommandation.

CHAPITRE 3

Audit interne et contrle de la fraude

Ce chapitre expose les diffrences entre audit interne et audit externe. Il prsente les problmes lis la fraude dans les institutions de microfinance et met en lumire les avantages et les limites du recours l'audit pour le contrle de la fraude. 3.1 Quest-ce que laudit interne et qui doit le mener ?
La plupart des gens entendent par audit, l'audit externe. Cependant, les entreprises donnent de plus en plus d'importance aux auditeurs internes, et les institutions de microfinance doivent elles aussi incorporer cette fonction. En Bolivie, par exemple, une institution de microfinance ne peut pas tre habilite recevoir des dpts sans avoir au pralable mis en place une fonction d'audit interne. L'audit interne a t dfini comme une apprciation systmatique et objective par les auditeurs internes des divers activits et contrles d'une institution ayant pour but de dterminer : 1) si les informations financires et les donnes d'exploitation sont exactes et fiables, 2) si les risques d'exploitation de l'institution sont identifis et rduits au minimum, 3) si les rglementations externes ainsi que les politiques et procdures internes sont respectes, 4) si des critres d'exploitation satisfaisants sont remplis, 5) si les ressources sont utilises de manire efficace et conomique, 6) et si les objectifs de l'institution sont effectivement atteints. Ces contrles ont tous pour objectif d'aider les membres de l'institution remplir efficacement leurs fonctions 1. Les auditeurs internes font leur rapport directement aux membres du conseil d'administration. Les principales diffrences entre auditeurs internes et auditeurs externes sont rsumes dans le tableau 3.1. Toutes les institutions de microfinance ou presque devraient avoir un systme d'audit interne. Outre ses avantages propres, l'audit interne peut permettre une rduction significative du cot d'un audit externe. Les auditeurs externes peuvent en effet rduire l'tendue de leurs travaux si des procdures fiables d'audit interne sont dj en place. Ceci tant, les petites institutions de microfinance trouveront rarement rentable d'employer plein temps un auditeur interne qualifi. Ces institutions sous-traitent souvent leur fonction d'audit interne, parfois au mme cabinet d'audit externe qui se charge de l'audit annuel des tats financiers. Dans la plupart des cas, le cabinet envoie rgulirement l'institution de microfinance un membre du per13

Toutes les institutions de microfinance ou presque devraient avoir un systme d'audit interne

14

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1 TABLEAU 3.1

Diffrences entre auditeurs internes et auditeurs externes

Auditeur interne Est un employ de l'institution audite Sert les besoins de l'institution Concentre son action sur les vnements futurs en effectuant des contrles garantissant la ralisation des objectifs de l'institution Est directement concern par la prvention de la fraude Auditeur externe Est un contractant indpendant Sert aussi les besoins de tiers en informations financires fiables Vrifie si les tats financiers refltent prcisment et de faon fiable les vnements passs N'est directement concern par le contrle de la fraude que lorsque celle-ci est susceptible d'avoir des consquences significatives sur les tats financiers

Il est rarement rentable d'intgrer une fonction d'audit interne dans une institution de microfinance de moins de 100 employs

sonnel junior pour effectuer l'audit interne et charge un de ses auditeurs confirms de superviser son travail. Pour une petite institution de microfinance, ce procd permet non seulement de raliser des conomies, mais aussi de s'assurer l'appui d'un cabinet d'audit reconnu, ce qui procure aux dirigeants et aux administrateurs de l'institution une marge de confort supplmentaire. De mme, les institutions de microfinance jeunes ou de petite taille pourront choisir de passer un contrat avec leur auditeur externe pour bnficier rgulirement de ses conseils en comptabilit, et parfois aussi de son assistance pour la mise en place de systmes comptables, ou pour la formation du personnel charg de leur mise en uvre. Ce type d'arrangement impliquant la prsence rgulire de l'auditeur au sein de l'institution, celui-ci peut par ailleurs donner son avis sur la faon dont sont menes les procdures administratives sans cependant endosser une responsabilit oprationnelle qui compromettrait son objectivit pour l'audit externe. Les deux approches permettent l'auditeur externe de se familiariser avec l'institution tout au long de l'anne, et d'tre ainsi plus efficace et plus prcis au moment de l'audit externe 2. Si le cot d'un suivi plus complet de ce type dpasse le simple cot d'un audit annuel des tats financiers, il est cependant infrieur celui qu'exigerait (salaire et charges sociales) l'embauche d'un auditeur interne ou d'un comptable suffisamment qualifi pour cette fonction. Il est rarement rentable d'intgrer une fonction d'audit interne dans une institution de microfinance de moins de 100 employs. En outre, l'embauche d'un chef comptable ou d'un directeur de dpartement financier hautement qualifi n'est justifie qu' partir du moment o les actifs de l'institution atteignent plusieurs millions de dollars. Les petites institutions de microfinance ont gnralement des faiblesses dans les domaines du contrle interne, des rapports de gestion et de la gestion financire ; les cabinets d'audit externe peuvent contribuer combler ces lacunes. mesure que l'institution de microfinance se dveloppe, la fonction de contrle interne peut tre renforce par des embauches, les auditeurs externes retrouvant ainsi un rle plus traditionnel.

AUDIT INTERNE ET CONTRLE DE LA FRAUDE

15

Lorsqu'une institution de microfinance atteint une taille qui rend l'embauche d'un auditeur interne plein temps conomiquement rentable, elle peut envisager de le choisir parmi le personnel d'un cabinet d'audit local reconnu. Celui-ci doit avoir reu une formation rigoureuse d'auditeur et avoir de l'exprience en matire d'audit externe. Cette stratgie de recrutement apportera l'institution un appui apprciable en matire de mise en conformit avec les normes comptables, et de gestion des audits externes. En outre, l'audit annuel des tats financiers se passe gnralement d'autant mieux que l'auditeur interne parle la mme langue que l'auditeur externe. Cependant, comme on le verra dans les paragraphes suivants, une institution de grande taille doit intgrer certains aspects dans sa fonction d'audit interne, qui vont au-del des acquis et orientations de la plupart des auditeurs professionnels. La conception et les procdures spcifiques d'une fonction d'audit interne dpassent le cadre de ce guide. Toute institution de microfinance cherchant des conseils sur ce sujet peut prendre contact soit avec un cabinet d'audit confirm, soit avec une autre institution de microfinance possdant une fonction d'audit interne efficace, ou encore avec l'Institut des auditeurs internes (Institute of Internal Auditors)3.

3.2 Problmes de fraude

Le contrle de la fraude est important pour la plupart des entreprises. Il existe un petit nombre d'individus qui sont toujours honntes, quelles que soient les opportunits de fraude ou l'absence ou non de sanctions. Il existe un nombre galement restreint de personnes qui agissent toujours de faon malhonnte, mme lorsqu'elles s'exposent de lourdes sanctions. La plupart des gens se situent entre les deux : ils viteront gnralement de se comporter de manire frauduleuse si des sanctions et des contrles adquats viennent renforcer leur propre sens moral. Certains observateurs pensent que les institutions de microfinance ayant une motivation sociale ne sont pas ou peu concernes par les problmes de fraude. Malheureusement, l'exprience a montr que cela n'est pas ncessairement vrai. Des services de microfinance efficaces requirent une dcentralisation importante de leur pouvoir, qui peut augmenter les opportunits de fraude pour les employs. C'est pourquoi de nombreuses institutions de microfinance rencontrent des problmes de fraude dans les premires annes. La fraude peut se prsenter sous la forme d'un seul gros problme ou d'une srie de petits problmes. On a facilement tendance surestimer l'efficacit des audits externes prvenir et dtecter la fraude dans les institutions de microfinance. Les auditeurs externes examinent les rapports financiers et le fonctionnement administratif afin de dterminer s'ils sont conformes aux normes comptables et aux politiques et procdures internes de l'institution de microfinance. Dans la mesure o le risque de fraude provient d'un dfaut de conformit, le travail de l'auditeur externe peut

Les sources principales de fraude dans les activits de microcrdit sont les prts fantmes, les pots de vin et autres manuvres de corruption, et le non-enregistrement de remboursements effectus par les clients

16

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le travail classique des auditeurs internes ne permet pas la dtection systmatique de la fraude dans une institution de microfinance

constituer un premier niveau de contrle de la fraude. Mais la non-conformit aux normes utilises par l'auditeur pour son valuation n'est pas la principale source de fraude et de risque de portefeuille dans les activits de microfinance. Mme lorsque les auditeurs se sont dment assurs que les emprunteurs ont sign leur contrat de prt, que les remboursements ont t enregistrs, et que tous les documents sont en ordre, la fraude peut rester indtecte. Les sources principales de fraude dans les activits de microcrdit sont les prts fantmes, les pots de vin et autres manuvres de corruption, et le non-enregistrement de remboursements effectus par les clients. Ces risques sont accrus dans le cas de politiques de refinancement inappropries. L'examen des documents ne permet pas toujours de dtecter rapidement et efficacement ce type de manuvres frauduleuses. L'audit interne, comme on peut le voir dans le tableau 3.1, est suppos avoir une fonction de prvention et de dtection de la fraude. Mais cette fonction n'est pas facile remplir dans une institution de microfinance, en particulier si l'auditeur interne s'attache vrifier la conformit de l'ensemble des documents administratifs, comme la plupart des auditeurs y sont forms. Pour illustrer ce point, prenons l'exemple des prts fantmes. Un agent de crdit corrompu peut accorder des prts une entreprise fictive, une entreprise qui sert de couverture ou des emprunteurs qui offrent des pots de vin substantiels (sans doute dans l'espoir que le recouvrement ne sera pas rigoureusement appliqu). Dans tous ces cas, l'agent de crdit dtourne son profit une part importante du flux de trsorerie. Cette pratique donne souvent naissance une nouvelle srie de prts fantmes crs par l'agent de crdit pour rembourser les prcdents. Le chteau de cartes finit par s'effondrer lorsque les dettes accumules deviennent trop importantes pour que l'agent de crdit puisse manipuler les remboursements. L'effondrement fait alors apparatre la fraude au remboursement. Il est difficile de dtecter la fraude car l'agent de crdit est le seul responsable de la mise en place et du suivi des crdits, tant que les retards des remboursements n'atteignent pas une proportion telle qu'une autre personne prenne le relais. Ceci peut prendre des semaines, voire des mois si l'institution est laxiste sur les conditions de remboursement. Le seul moyen de distinguer un retard ordinaire d'un retard frauduleux est d'envoyer une personne autre que l'agent de crdit chez le client. ce stade, la pression exerce sur le client pour le remboursement peut permettre de rvler la vritable nature frauduleuse du prt. La personne qui effectue cette dmarche doit avoir les mmes comptences que l'agent de crdit en matire de gestion de la clientle. Les auditeurs traditionnels, externes ou internes, parviennent rarement dtecter ce type de fraude, en particulier s'ils ne se rendent pas personnellement chez le client. Leur travail tend se focaliser sur les contrats de prt et les remboursements en liquide. Tant que les prts fantmes sont rembourss, il n'y a aucune trace de la fraude, alors mme que le montant rel de la dette irrcouvrable aug-

AUDIT INTERNE ET CONTRLE DE LA FRAUDE

17

mente. Lorsque les remboursements commencent prendre du retard, c'est au mme agent de crdit, initiateur de la fraude, qu'il incombe de les rclamer (du moins dans un premier temps). Ensuite, le dossier est transmis au service de recouvrement, mais rarement l'auditeur interne. Les mesures de contrle de la fraude mises en place au niveau oprationnel sont souvent plus efficaces qu'une vrification ex-post par l'auditeur interne. Si les procdures oprationnelles sont laxistes, les agents de crdit peuvent, par exemple, dtourner les remboursements qu'ils ont collects. Il leur suffit pour cela de ne pas les enregistrer. Il peut se passer un temps considrable avant qu'un superviseur ne s'aperoive que les remboursements sont en retard et fasse lui-mme une vrification auprs du client. En revanche, lorsque les procdures oprationnelles imposent des contrles stricts sur les recouvrements, comme dans de nombreux systmes de caisses de crdit villageoises, ce type de fraude est rduit au minimum. Par exemple, l'Association pour la promotion sociale (ASA, Association for Social Advancement), systme de caisses de crdit villageoises au Bangladesh, les agents de crdit se runissent tous les matins et inscrivent sur un tableau la somme devant tre collecte dans la journe. la fin de la journe, ils se runissent nouveau pour inscrire le montant effectif des remboursements perus. Toute diffrence est note par le groupe et donne lieu une visite du coordinateur de la caisse ds le lendemain. Ce suivi trs strict rduit considrablement les possibilits de fraude. Bien qu'ASA ait des auditeurs internes qui font une double vrification des registres, le premier contrle interne est effectu par le personnel oprationnel. Ainsi, le travail classique des auditeurs internes ne permet pas la dtection systmatique de la fraude dans une institution de microfinance. Ces auditeurs ont plutt habituellement un rle de contrleur : ils vrifient que les normes comptables sont respectes, que les procdures administratives sont correctement appliques et que l'institution de microfinance est en conformit avec la lgislation et la rglementation locales. C'est une fonction essentielle. Mais les auditeurs internes, ou tout autre personne de l'institution, doivent largir cette fonction en mettant au point des programmes de travail ou des procdures oprationnelles permettant de rduire le risque de fraude mentionn plus haut. Une des solutions possibles est de crer un dpartement des risques d'exploitation ou une unit d'audit oprationnel. Cette unit pourrait tre confie des personnes ayant une exprience d'agent de crdit ou de recouvrement. Celles-ci pourraient se rendre chez les clients ayant un retard important et faire par ailleurs des visites surprises un certain pourcentage des autres clients. Une telle unit contribuerait dtecter et dcourager la fraude, et mettre en vidence les drives dangereuses par rapport la mthodologie de l'institution, dviances qu'il serait ncessaire d'aborder au niveau de la formation du personnel. Elle permettrait galement d'identifier les drives bnfiques par rapport cette mthodologie, susceptibles d'tre incorpores dans la dfinition des produits de l'institution de microfinance.

Le risque de fraude dans une institution de microfinance doit tre contrl par des systmes oprationnels

18

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Bien sr, d'autres approches sont possibles. L'essentiel est que le risque de fraude (et de portefeuille) dans les institutions de microfinance puisse tre contrl par des systmes oprationnels, et pas seulement par les procdures traditionnelles d'audit interne ou externe.

Notes
1. Lawrence B. Sawyer, Sawyer's Internal Auditing : The Practice of Modern Internal Auditing, 4e d. (Altamonte Springs, Fla. : Institute of Internal Auditors, 1996, p. 3). 2. Le recours aux auditeurs externes en tant que conseillers en gestion peut soulever un problme de conflit d'intrt par exemple lorsque le cabinet d'audit prend la responsabilit de mettre en place un systme de comptabilit qu'il est suppos contrler par la suite lors de l'audit externe. Les institutions de microfinance et les auditeurs doivent par consquent mettre en balance le conflit d'intrt potentiel par rapport l'conomie de cot et de temps ralise en faisant appel une seule et mme entreprise pour ces diffrentes tches. Les normes professionnelles en vigueur autorisent un cabinet d'audit effectuer pour ses clients un travail autre que l'audit, condition que son objectivit et son indpendance n'en soient pas affectes. Les institutions de microfinance qui souhaitent faire appel un auditeur externe pour assurer des services de consultance doivent s'efforcer de maintenir une sparation entre les conseils donns par l'auditeur d'une part, et la responsabilit de la gestion ou l'excution oprationnelle d'autre part, dont l'auditeur ne doit pas se charger. 3. Pour de plus amples informations, contacter l'Institute of Internal Auditors, 249 Maitland Avenue, Altamonte Springs, FL 32701-4201, USA ; tl. : 1 (407) 830-7600 ; fax : 1 (407) 831-5171 ; courrier lectronique : iia@theiia.org ; site web : http://www.theiia.org.

CHAPITRE 4

Commanditer un audit
Ce chapitre explique comment :
q q

adopter une approche d audit unique ; dterminer ltendue des travaux daudit et tablir les termes de rfrence ; passer en revue les propositions daudit et slectionner un auditeur.

4.1 Les exigences des bailleurs de fonds et l'approche d' audit unique
Les exigences des bailleurs de fonds en ce qui concerne les audits posent des problmes particuliers, notamment dans le cas, courant, o l'institution traite avec plusieurs bailleurs de fonds. Tout d'abord, les bailleurs de fonds doivent viter d'exiger la multiplication d'audits autres que l'audit rgulier des tats financiers de l'institution. tonnamment, ce type de problme se produit frquemment. Il peut tre limin par la simple obtention d'un accord de toutes les parties concernes sur les termes de rfrence de l'audit annuel des tats financiers, et sur le choix de l'auditeur. Les bailleurs de fonds doivent s'efforcer de s'accommoder de termes de rfrence qui satisfont par ailleurs aux exigences de toutes les autres parties concernes. Cependant, les bailleurs de fonds demandent souvent des missions d'audit spciales, ou un travail supplmentaire dans le cadre de l'audit des tats financiers, pour connatre l'affectation spcifique de leurs fonds, et pour obtenir la garantie du respect des clauses de leur accord de prt ou de subvention. Les bailleurs de fonds doivent reconsidrer ces exigences d'audit spcial, pour plusieurs raisons. Les institutions de microfinance sont diffrentes de la plupart des autres projets financs par les bailleurs de fonds. Dans un projet de distribution alimentaire par exemple, le bailleur de fonds a besoin de savoir si son argent a t dpens en nourriture, et si la nourriture est bien parvenue ses destinataires. Ainsi peut-il s'assurer que l'objectif du projet est bien atteint. Les bailleurs de fonds envisagent parfois leur projet avec une institution de microfinance de la mme faon : ils dfinissent leurs objectifs en termes de dlivrance d'une certaine quantit de produit gnralement des crdits un nombre donn de bnficiaires. Nanmoins, les bailleurs de fonds voluent vers une meilleure dmarche consistant privilgier la prennit institutionnelle de l'institution, de faon ce qu'elle puisse continuer offrir des services longtemps aprs la fin du projet dfini avec le bailleur de fonds, et qu'elle soit progressivement en mesure d'tendre ses services grce des ressources non subventionnes.
19

Les bailleurs de fonds voluent vers une meilleure dmarche consistant privilgier la prennit institutionnelle de l'institution

20

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Les institutions de microfinance, de leur ct, doivent se montrer fermes dans la ngociation d'une approche d'audit unique avec leurs bailleurs de fonds et les autres parties concernes

Lorsque la relation d'un bailleur de fonds avec une institution de microfinance est conue de cette faon, c'est--dire lorsque l'objectif du projet est d'aider l'institution dvelopper durablement sa capacit offrir des services financiers une clientle de plus en plus nombreuse, alors le suivi mticuleux de l'affectation spcifique des fonds du bailleur, et la garantie du respect des clauses de l'accord de subvention, sont beaucoup moins adapts pour juger de la ralisation de cet objectif. La vraie question est de savoir si l'institution est financirement saine et progresse sur la voie de la prennit conformment aux prvisions. Cette question peut tre tudie dans le cadre d'un audit rgulier des tats financiers, ventuellement accompagn d'un examen spcifique du portefeuille de crdits et des systmes de contrle interne. Ces procdures peuvent confirmer que les montants indiqus pour le portefeuille de crdits sont rellement dcaisss au profit des clients et, beaucoup plus important, que l'institution gre son portefeuille de faon saine et s'oriente vers la prennit financire. Si une institution se montre performante sur ces points, limiter sa marge de manuvre en affectant ses ressources des utilisations particulires serait contre-productif. Gardons l'esprit que l'argent est fongible1. Pour le personnel des bailleurs de fonds charg des relations avec une institution de microfinance, la solution de facilit consiste imposer la rigidit habituelle du bailleur en matire d'audit et de contrle financier. Souvent, pourtant, ce personnel est en mesure de convaincre les responsables du service du contrle financier d'adapter ces pratiques usuelles la nature spcifique des projets de microfinance. Le moyen le plus efficace d'y parvenir est sans doute de concevoir des programmes d'audit et de contrle financier distincts pour les projets concernant des institutions de microfinance. Ce guide peut tre utile la mise en place de tels programmes. Dans d'autres cas, il est impossible d'obtenir des modifications par rapport aux exigences habituelles du bailleur de fonds en matire d'audit. Dans cette situation, les bailleurs de fonds doivent cooprer avec les institutions de microfinance pour ngocier un programme d'audit prvoyant que les missions d'audit spciales requises soient ralises en mme temps que l'audit annuel des tats financiers. Les bailleurs de fonds doivent en particulier s'efforcer d'viter la pratique trop courante consistant engager d'autres auditeurs pour leurs missions d'audit spciales. Si une mission d'audit spciale doit tre ralise par un auditeur diffrent, elle doit alors tre programme au mme moment que l'audit externe rgulier, de faon ce que les deux auditeurs puissent au moins coordonner leurs activits et viter de faire deux fois les mmes tches. Quand les bailleurs de fonds ne suivent pas cette dmarche, les institutions de microfinance doivent grer de multiples audits au cours d'une mme anne civile. Cela peut perturber de manire coteuse et souvent rpte le travail de la direction et du service financier, dtournant leur attention de tches qui sont beaucoup plus importantes pour la prennit de l'institution, la qualit et l'accessibilit des services aux clients pauvres. En Bolivie, par exemple, une institution de microfinance a t oblige d'engager un professionnel plein temps dont la seule fonction est de grer les audits et comptes rendus d'audit pour les bailleurs de fonds. Cette situation est malheureusement courante.

COMMANDITER UN AUDIT

21

Les institutions de microfinance, de leur ct, doivent se montrer fermes dans la ngociation d'une approche d'audit unique avec leurs bailleurs de fonds et les autres parties concernes. Lorsqu'elles ngocient des accords avec les bailleurs de fonds, elles doivent s'assurer que le calendrier des travaux d'audit exigs par ces bailleurs peut s'intgrer dans un programme d'audit annuel efficace. Au Bangladesh, il existe plusieurs cas o les diffrents bailleurs de fonds d'une mme institution de microfinance ont fond un consortium, qui gre l'audit et l'ensemble des exigences d'valuation des bailleurs de fonds sur une base unique et efficace. Plus important encore, les institutions doivent concevoir un cadre d'audit global qui prend en compte les besoins de leurs directeurs et administrateurs. En choisissant parmi les diffrents services d'audit dcrits ici, elles peuvent concevoir et ngocier avec les bailleurs de fonds un programme qui contribue rellement la promotion de leur scurit, de leur sant et de leur croissance, plutt que d'opter pour un programme limit la satisfaction d'exigences formelles.

La probit et la qualit de l'audit externe sont l'une des responsabilits essentielles du conseil d'administration

4.2 Rle du conseil d'administration et du comit d'audit de l'institution de microfinance

Le conseil d'administration est l'organe dirigeant suprieur de l'institution et a un rle de supervision de la direction. L'auditeur externe est gnralement engag par le conseil d'administration, et responsable en dernier ressort devant lui. Occasionnellement, l'auditeur externe peut aussi avoir une relation contractuelle ou de confiance avec une partie concerne extrieure l'institution, telle que le bailleur de fonds. La probit et la qualit de l'audit externe sont l'une des responsabilits essentielles du conseil d'administration. Dans les ONG particulirement, o les administrateurs n'ont pas d'enjeux financiers personnels dans les activits, il peut y avoir une tendance dlguer le processus d'audit presque entirement la direction. Cela peut nuire l'objectivit de l'audit et priver le conseil d'administration d'une occasion d'approfondir sa connaissance directe de la situation financire et des systmes de contrle de l'institution. Dans les institutions plus importantes ou plus complexes, le conseil d'administration peut juger utile de dsigner un comit d'audit dont l'activit de supervision s'exerce non seulement sur les audits externes, mais aussi sur l'audit interne, les contrles internes et la diffusion de rapports l'extrieur de l'institution. Un comit d'audit est compos, dans l'idal, d'administrateurs ne faisant pas partie de la direction et, en fonction des besoins, d'intervenants extrieurs professionnels de l'expertise financire et comptable. Dans les institutions moins importantes, le comit d'audit peut tre rduit un seul administrateur expert en finance, et ayant une exprience en matire d'audit, qui exerce la responsabilit du conseil d'administration en matire de supervision de l'audit. Le conseil d'administration et le comit d'audit ont largement recours l'assistance de la direction et du personnel, mais pour tre en mesure d'exercer un jugement objectif et indpendant, ils doivent s'efforcer de s'investir suffisamment longtemps pour rester informs et impliqus tout au long du processus de l'audit.

22

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Pour la prparation de l'audit externe, le comit d'audit consulte gnralement le conseil d'administration et la direction de l'institution, dtermine l'tendue des travaux d'audit et les termes de rfrence, diffuse les termes de rfrence, slectionne et engage le cabinet d'audit qui fera le travail, et traite avec les auditeurs tout au long du processus d'audit. Une fois que les auditeurs ont t slectionns, il est courant que ces derniers assistent aux runions du comit d'audit. chaque runion, un certain temps doit tre consacr une session spciale , pendant laquelle les auditeurs et les membres du comit se runissent sans la prsence des membres du personnel ou de la direction. Pendant la session spciale, les membres du comit peuvent demander aux auditeurs leurs impressions sur le personnel, l'efficacit et les risques d'exploitation, en plus des sujets plus spcifiquement lis l'audit externe, tels que les ajustements ncessaires dans les tats financiers, l'tat des contrles et systmes internes, ou les nouvelles normes comptables s'appliquant l'institution de microfinance. Il est souvent demand aux auditeurs externes de se prononcer sur la fonction d'audit interne de l'institution.

4.3 Dfinition de l'tendue des travaux d'audit externe et des services annexes
Avant de commanditer un audit externe (ou autres procdures d'audit), le client de l'audit (institution de microfinance, bailleur de fonds, ou toute autre partie concerne) doit dterminer l'tendue des travaux d'audit en tablissant les termes de rfrence de la mission. Les termes de rfrence forment un document qui numre les exigences du client, et sur lequel les cabinets d'audit se fondent pour faire leurs propositions. Les termes de rfrence doivent tre tablis par le comit d'audit ou, au moins, sous sa supervision troite ; ils sont gnralement approuvs par tous les membres du conseil d'administration. Pour formuler ses exigences, le client de l'audit doit connatre les diffrents types d'audit existants (voir chapitre 2). Le tableau 4.1 (voir page ci-contre) propose une synthse des prestations d'audit les plus courantes. Si le client souhaite la mise en uvre de procdures supplmentaires ou la rdaction de rapports qui n'entrent pas dans le cadre des normes relatives l'audit classique des tats financiers, le client doit en faire mention dans les termes de rfrence.

4.3.1 Audit annuel des tats financiers

QUE DEMANDER ? Les termes de rfrence d'un audit des tats financiers doivent prvoir que le cabinet d'audit fasse une proposition concernant l'audit des tats financiers de l'institution et l'mission d'une opinion sur ces tats. Les procdures d'audit des tats

COMMANDITER UN AUDIT TABLEAU 4.1

23

Prestations daudit externe les plus courantes pour une institution de microfinance
Service Audit annuel des tats financiers Objectif Confirmer que les tats financiers ne comportent pas danomalies significatives Obtenir des commentaires constructifs que la direction peut utiliser pour amliorer les activits et les contrles internes Gnralement pour vrifier la conformit aux exigences du bailleur, dont l'affectation de ses fonds Obtenir les rsultats dtaills des procdures de test spcifiques pour des oprations ou soldes de compte prcis tels que le portefeuille de crdits ou les liquidits Activit Audit des principaux soldes de comptes, lments probants et procdures sous-jacentes Produit annexe de l'audit annuel des tats financiers Rsultat Rapport d'audit, comprenant l'opinion de l'auditeur, les tats financiers et les annexes Note la direction

Note la direction

Mission d'audit spciale

Examen de problmes spcifiques sur demande du client (en gnral le bailleur de fonds)

Opinion et rapport de la mission d'audit spciale

Examen sur la base de procdures convenues

Mise en uvre de procdures convenues

Rapport sur les rsultats des procdures mises en uvre sans mission d'opinion. Les utilisateurs du rapport tirent leurs propres conclusions des rsultats des tests

financiers tant rgies par des normes nationales ou internationales, il n'est pas ncessaire que le client de l'audit dtaille chaque procdure d'audit dans les termes de rfrence. La capacit du client grer dans le dtail la conduite d'un audit est limite, car la plupart des activits des auditeurs sont menes selon les normes en vigueur et selon les pratiques standards de leur cabinet. Cependant, le client peut et doit exiger au niveau des termes de rfrence que l'auditeur examine attentivement dans le cadre des procdures d'audit courantes plusieurs lments essentiels :
q

Conformit aux normes d'audit nationales ou internationales. Lorsqu'il commandite un audit, le client doit identifier l'ensemble des normes d'audit que les auditeurs potentiels se proposent de suivre. Cette information est essentielle pour s'assurer que le client de l'audit bnficiera de prestations de qualit, d'informations fiables et d'un rapport d'audit crdible l'chelle internationale. En outre, la plupart des normes d'audit prvoient des mesures correctives dans le cas o les performances de l'auditeur seraient infrieures aux normes applicables. Il est frquent que les auditeurs externes des institutions de microfinance ne se conforment pas aux normes applicables. Il est donc important de ne pas considrer ce point comme acquis. Le contrat d'audit doit exiger que l'audit soit men selon les Normes d'audit internationales (ISA) ou, dfaut, selon les normes nationales d'audit du pays. Normalement, le client ne doit pas restreindre l'tendue des travaux d'audit un niveau infrieur celui fix par les normes d'audit nationales ou internationales. Si les obligations imposes aux

24

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le client doit demander l'auditeur slectionn de se familiariser avec les deux volumes de ce guide

auditeurs externes sont limites, ceux-ci peuvent prtendre, dans le cas d'une performance mdiocre, que l'tendue des travaux requis ne permettait pas de garantir la conformit aux normes. Utilisation de mthodes d'chantillonnage. L'auditeur doit tre encourag utiliser des mthodes d'chantillonnage statistique, quand celles-ci sont appropries, pour garantir que l'chantillon test est reprsentatif. cet gard, le client doit insister sur la conformit de la mthode utilise aux normes d'audit nationales ou internationales. Visites d'agences. Dans le cadre de l'examen du portefeuille de crdits, des comptes d'pargne et autres principaux soldes de compte, l'auditeur doit normalement visiter un nombre reprsentatif d'agences, sans omettre celles qui se trouvent dans des zones loignes. Parfois, le cot trop important de la dmarche ne permet pas de visiter les agences loignes mais le client doit essayer, dans la mesure du possible, de ne pas ngliger cette procdure. Les agences et les bureaux rgionaux doivent tre visits tous les ans ou par rotation. Visites aux clients. Dans le cadre du processus d'valuation des procdures de gestion des crdits, et des autres aspects essentiels des activits d'une institution de microfinance, les auditeurs doivent rencontrer un nombre reprsentatif de clients des agences visites. Il est essentiel d'aller voir les clients chez eux, ou sur leur lieu de travail, pour obtenir confirmation de la situation et de l'historique de leur compte, car une confirmation conventionnelle par courrier n'est quasiment jamais efficace pour les clients des institutions de microfinance. Utilisation de ce guide par l'auditeur. Le client doit demander l'auditeur slectionn de se familiariser avec les deux volumes de ce guide pratique. Cependant, le guide ne doit pas tre inclus dans les termes du contrat ou dans la lettre de mission, pour deux raisons. D'abord, ce guide pratique n'est pas un manuel d'audit et les auditeurs se conforment aux normes nationales et internationales qui font autorit. Ensuite, il serait onreux et contre-productif que l'auditeur se sente contraint la stricte observation des suggestions numres dans ce guide. La meilleure approche consiste demander l'auditeur de lire le guide pratique avant de s'engager raliser l'audit, et d'indiquer par crit les principaux lments qui, selon lui, ne doivent pas tre mis en uvre pour des raisons de faisabilit, de cot, ou d'incompatibilit avec les normes en vigueur. Toute proposition de modification importante doit faire l'objet d'une discussion avec le client, au terme de laquelle une dcision sera prise. Contenu et prsentation des informations financires. Souvent, les tats financiers audits des institutions de microfinance ne comportent pas assez d'informations pour permettre une analyse de la prennit financire de l'institution, et en particulier de la situation de son portefeuille de crdits. Pour remdier ce problme, le CGAP recommande fortement que les tats financiers audits comportent tous les lments numrs dans l'annexe A. Comment les clients de l'audit peuvent-ils s'assurer que cette recommandation est effectivement mise en pratique ?

COMMANDITER UN AUDIT

25

Les tats financiers, et le contenu des annexes qui les accompagnent, relvent prioritairement de la responsabilit de l'institution de microfinance, et non de celle de l'auditeur. On notera ainsi que les spcifications relatives au contenu des tats financiers n'entrent pas dans le cadre des termes de rfrence ou de la lettre d'engagement de l'auditeur. Nanmoins, dans la pratique, c'est souvent l'auditeur, plutt que l'institution, qui tablit la prsentation dfinitive des tats financiers et rdige les annexes qui font partie de ces tats. Dans tous les cas, l'opinion de l'auditeur sur la fiabilit des tats financiers doit tre tendue au contenu des annexes qui font partie intgrante de ces tats. Ainsi les clients peuvent-ils envisager d'inclure les recommandations de l'annexe A dans les termes de rfrence. De leur ct, les bailleur de fonds peuvent souhaiter conclure directement avec la direction un accord stipulant que les tats financiers qui vont tre audits comportent toutes les informations requises dans cette annexe. La forme de l'accord n'est pas capitale. L'important est que toutes les parties concernes s'accordent sur un document crit, stipulant que les informations requises dans l'annexe A seront incluses dans les tats financiers audits, et que l'opinion de l'auditeur sur les tats portera galement sur l'ensemble de ces informations. QUE RALISE LAUDITEUR ? Dans un audit des tats financiers, l'auditeur externe analyse les informations financires produites par l'institution et les mthodes utilises pour les produire. L'auditeur dtermine si les tats financiers de l'institution ne comportent pas d'anomalie significative, c'est--dire d'information inexacte susceptible d'influencer les dcisions prises par les personnes qui s'appuient sur les tats financiers. En ce qui concerne la ralisation de l'audit, l'auditeur tablit un programme dtaill spcifique l'institution audite, et met en uvre des tests de procdures et des contrles substantifs pour obtenir la preuve d'audit 2. Le chapitre 6 donne un aperu de ces activits. Le volume 2 propose aux auditeurs des conseils dtaills sur la conception et la ralisation du travail d'audit dans une institution de microfinance. QUELS LMENTS LE CLIENT DE LAUDIT OBTIENT-IL ? Un rapport d'audit sur les tats financiers d'une institution de microfinance est concis et va l'essentiel. Il comprend :
q

Souvent, les tats financiers audits des institutions de microfinance ne comportent pas assez d'informations pour permettre une analyse de la prennit financire de l'institution

une introduction sur les tats financiers audits et sur la priode couverte par l'audit ; une brve indication de l'tendue des travaux d'audit, avec une description des normes et mthodes utilises dans le processus d'audit ; un paragraphe consacr l'opinion de l'auditeur.

Ce rapport est suivi des tats financiers eux-mmes, accompagns des annexes qui expliquent diffrents lments de ces tats. Des exemples de rapports d'au-

26

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

dit, ainsi que des informations sur la faon de les interprter, sont prsents dans la section 7.1. Un audit des tats financiers ralis correctement doit fournir l'assurance que les tats financiers audits ne comportent pas d'anomalie significative. Cependant, le degr d'assurance sur le portefeuille de crdits et les provisions pour crances douteuses peut tre limit, pour les raisons que l'on verra dans le chapitre 5. Il se peut par consquent que le client veuille complter l'audit des tats financiers par un examen sur la base de procdures convenues, comme on le verra plus loin.

En principe, les institutions de microfinance doivent toujours demander une note la direction

4.3.2 Note la direction

QUE DEMANDER ? Les auditeurs ne fournissent pas systmatiquement une note la direction le client doit en faire spcifiquement la demande dans les termes de rfrence. En principe, les institutions de microfinance doivent toujours demander une note la direction. Dans la mesure o ce document se compose d'informations produites par le travail d'audit, sa prparation occasionne normalement peu de frais supplmentaires. Il peut tre particulirement utile aux institutions de microfinance, en raison de leur niveau variable de dveloppement organisationnel interne et de comptence en gestion financire. La note la direction permet d'identifier les fonctions et procdures de l'institution qui ncessitent d'tre renforces. En outre, elle peut aider les directeurs valuer le travail effectu par leurs responsables administratifs, particulirement en l'absence d'un service d'audit interne efficace. Compare l'audit des tats financiers proprement dit, la note la direction confre au client une plus grande marge de manuvre dans les termes de rfrence pour demander un examen particulier de certains lments, tels que :
q q

les systmes comptables et de contrle interne ; les systmes spcifiques, tel que les systmes d'information sur la trsorerie ou les investissements, le systme de suivi du portefeuille de crdits, et le systme d'information de gestion de l'institution ; les faiblesses potentielles du systme de contrle dans des domaines tels que la sparation des tches, la conformit aux politiques et procdures dfinies, la scurit physique, ou la supervision (particulirement au niveau des agences).

L'annexe H fournit une liste dtaille des faiblesses potentielles en matire de contrle, qui peuvent tre mentionnes dans la note la direction. Avant de rdiger les termes de rfrence pour la note la direction, le client peut souhaiter examiner cette liste et noter tous les domaines susceptibles de poser problme. Cependant, le client doit garder l'esprit que ces problmes ne seront traits dans la note la direction que dans la mesure o ils sont dcels au cours du processus normal du travail d'audit. Si un examen plus approfondi d'une fonction spcifique s'avre ncessaire, le client peut tre contraint de conclure un contrat distinct pour

COMMANDITER UN AUDIT

27

une mission d'audit spciale ou un examen sur la base de procdures convenues. Le client doit rdiger sa demande de note la direction sous une forme permettant l'auditeur de faire des remarques ventuelles sur des problmes autres que ceux spcifiquement numrs dans les termes de rfrence. Un exemple de demande de note la direction figure dans les termes de rfrence prsents dans l'annexe C. QUE RALISE LAUDITEUR ? L'auditeur externe ne met pas en uvre de tests ou de contrles supplmentaires pour tablir une note la direction. QUELS LMENTS LE CLIENT DE LAUDIT OBTIENT-IL ? La note la direction est adresse au conseil d'administration ou au comit d'audit de l'institution de microfinance, et, si la demande en est faite, au bailleur de fonds galement. Elle dcrit les faiblesses des systmes administratifs, comptables et de contrle interne de l'institution qui sont apparues au cours de l'audit, et propose des amliorations. L'interprtation des notes la direction et les rponses y apporter sont traites dans le paragraphe 7.2.

4.3.3 Missions d'audit spciales

QUE DEMANDER ? Les missions d'audit spciales des institutions de microfinance sont gnralement lies aux exigences des bailleurs de fonds. Comme on l'a vu dans le paragraphe 4.1, les bailleurs de fonds peuvent demander un audit spcial pour contrler l'affectation de leurs fonds ou vrifier le respect d'autres clauses de leur contrat avec l'institution. La mission d'audit spciale peut faire l'objet d'un contrat spar. Gnralement, le bailleur de fonds tablit, ou demande contrler, les paragraphes des termes de rfrence qui dcrivent cette tche. L'audit des tats financiers complt de procdures additionnelles est une approche lgrement diffrente. L'auditeur met en uvre des procdures supplmentaires en mme temps qu'il ralise l'audit des tats financiers. Cela aboutit deux rapports : un rapport d'audit pour le conseil d'administration, et un rapport tendu pour le bailleur de fonds, qui comporte les rsultats des procdures additionnelles. Quelle que soit l'approche retenue, l'important est que le travail d'audit classique et les procdures d'audit spcial soient effectus par le mme auditeur et, si possible, au mme moment. QUE RALISE LAUDITEUR ? L'auditeur met en uvre des procdures adaptes aux exigences spcifiques du client. QUELS LMENTS LE CLIENT OBTIENT-IL ? Le client de l'audit reoit un rapport d'audit portant sur les problmes spcifiques faisant l'objet de l'audit.

Les faiblesses du systme de contrle ne seront traites dans la note la direction que dans la mesure o elles sont dceles au cours du processus normal du travail d'audit

28

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

4.3.4 Mission d'examen sur la base de procdures convenues

QUE DEMANDER ? Un examen sur la base de procdures convenues consiste en la ralisation de tests et rapports spcifiques requis par le client de l'audit, qui n'entrent pas dans le cadre normal d'un audit des tats financiers. Les procdures convenues doivent gnralement tre ralises en mme temps que l'audit des tats financiers. Bien qu'il soit possible de les raliser un autre moment, selon des termes de rfrence distincts, et mme avec un auditeur diffrent, de telles pratiques doivent tre vites dans la mesure du possible. Il existe trois types d'examen sur la base de procdures convenues que les institutions de microfinance peuvent envisager de demander. Il est important de souligner que ces procdures ne sont pas ncessaires chaque anne, d'autant qu'elles impliquent toutes des frais supplmentaires importants.
q

Un examen sur la base de procdures convenues consiste en la ralisation de tests et rapports spcifiques requis par le client de l'audit, qui n'entrent pas dans le cadre normal d'un audit des tats financiers

Examen des systmes de suivi du portefeuille de crdits. Cet examen porte sur les politiques et procdures oprationnelles, les systmes d'information, les provisions pour crances douteuses, et les abandons de crances. Ces domaines sont au cur de l'activit de la plupart des institutions de microfinance, et sont de loin la principale source de risques pour leur sant financire. Ce sont aussi des domaines dans lesquels les auditeurs externes seront probablement les moins familiariss aux problmes spcifiques des activits de microfinance. C'est pourquoi ce sujet fait l'objet d'un traitement plus dtaill au chapitre 5. L'annexe D prsente des exemples de tests pouvant tre inclus dans les termes de rfrence relatifs aux procdures convenues (il est noter que tout examen du systme de suivi du portefeuille de crdits entrane invitablement l'examen d'une partie importante du systme d'information de gestion et des contrles internes de l'institution). Examen du systme d'information de gestion. Cet examen peut tre utile lorsqu'une institution de microfinance connat une croissance rapide, ou quand elle a modifi de faon significative ses systmes d'information, y compris ses programmes informatiques, les configurations de son matriel informatique, ou ses procdures administratives. Tous ces changements peuvent diminuer l'efficacit du systme d'information. Un examen indpendant, qui va au-del de l'tendue normale des travaux d'audit, peut rassurer les dirigeants, ou, plus important encore, les alerter propos de situations qui ncessitent une attention particulire. Si des dficiences importantes ont t dceles, l'institution doit envisager de renouveler l'examen jusqu' ce qu'elle estime que ces problmes ont t totalement rsolus. Par la suite, il peut s'couler un certain temps avant que ne soit exig un nouvel examen du systme d'information, si aucun problme n'est apparent et si aucun changement important n'a eu lieu dans les procdures administratives ou relatives au matriel et au logiciel informatique. Les grands cabinets d'audit sont gnralement bien prpars aider un client tablir les termes de rfrence pour un examen du systme d'information de

COMMANDITER UN AUDIT

29

gestion. Sinon, c'est un travail que l'institution peut envisager de sous-traiter un consultant spcialis en systme d'information. Examen des contrles internes. Les jeunes institutions de microfinance se caractrisent gnralement par des contrles internes faibles. Par consquent, il est pertinent de demander des procdures supplmentaires afin d'examiner les contrles internes aussi souvent que cela est ncessaire, jusqu' ce que les dirigeants soient srs que les procdures fondamentales mises en place prsentent les garanties appropries et peuvent tre contrles par de simples audits internes et externes. Une fois les contrles internes bien tablis, la ralisation de procdures convenues n'est ncessaire que si des changements importants ont lieu dans les activits de l'institution, ou si des problmes concrets sont apparus. La plupart des auditeurs doivent tre en mesure d'aider le client tablir les termes de rfrence appropris concernant les procdures convenues, mises en uvre par l'auditeur pour analyser les contrles internes. Par exemple, ces procdures peuvent inclure l'examen des contrles de caisse effectus par la direction dans toutes les agences et guichets, ou l'examen de la rconciliation entre comptes de trsorerie et grand livre. De tels examens (et leurs rapports) ne font pas partie d'un audit des tats financiers classique.

Certains lments des termes de rfrence peuvent tre mieux spcifis aprs discussion avec les auditeurs

QUE RALISE LAUDITEUR ? L'auditeur met en uvre les procdures et tests spcifiques numrs dans les termes de rfrence. Cela entrane des cots supplmentaires pour le client. QUELS LMENTS LE CLIENT OBTIENT-IL ? L'auditeur rdige un rapport sur les rsultats des procdures et tests convenus avec le client. Les auditeurs externes n'mettant pas d'opinion sur les rsultats des procdures convenues, les destinataires de ce type de rapport doivent tirer leurs propres conclusions sur la pertinence des tests accomplis et les rsultats fournis.

4.4 tablir les termes de rfrence

partir de son analyse sur l'tendue des travaux souhaite, le comit d'audit de l'institution doit prparer une version prliminaire des termes de rfrence. Dans certains cas, cette phase requiert la participation, ou la consultation, d'un bailleur de fonds ou d'autres parties concernes (par exemple, un tablissement de crdit commercial auprs duquel l'institution a contract des emprunts). En pratique, certains lments des termes de rfrence peuvent tre mieux spcifis aprs discussion avec les auditeurs. L'annexe C fournit un exemple de termes de rfrence pour l'audit annuel des tats financiers d'une institution de microfinance.

4.4.1 Introduction
L'introduction aux termes de rfrence doit indiquer : q l'institution audite ;

30
q q

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

le commanditaire de l'audit par exemple l'institution ou un bailleur de fonds ; toute autre partie souhaitant utiliser les rsultats de l'audit ex : un bailleur de fonds ; une brve indication des services demands audit des tats financiers, mission d'audit spciale, examen sur la base de procdures convenues, etc.

On peut demander l'auditeur d'identifier par crit tout lment important parmi les recommandations de ce guide pratique qu'il ne pense pas devoir mettre en uvre

4.4.2 Description de l'institution de microfinance et de sa structure organisationnelle

La description de l'organisation de l'institution doit tre fournie l'auditeur pour lui permettre de comprendre sa structure. Ce paragraphe doit galement dsigner le personnel de l'institution qui travaillera avec l'auditeur, tel que les membres du comit d'audit, du service d'audit interne ou autres. Des annexes peuvent tre jointes aux termes de rfrence prsentant l'organigramme, le nom des dirigeants, des principaux responsables financiers, du personnel comptable et du service d'audit interne, une liste des agences et du personnel, et une copie des tats financiers.

4.4.3 Audits des annes prcdentes

Les termes de rfrence doivent spcifier si l'institution a dj fait l'objet d'un audit dans le pass, et donner les noms et adresses des auditeurs prcdents.

4.4.4 Objectif de l'audit

L'objectif de l'audit doit tre clairement prcis par exemple : obtenir l'opinion des auditeurs sur les tats financiers . Les tats financiers faisant l'objet de l'audit doivent tre spcifis ainsi que l'exercice comptable couvert.

4.4.5 tendue des travaux d'audit

Les termes de rfrence doivent couvrir les problmes soulevs dans Que demander ? dans les paragraphes 4.3.1 et 4.3.2 ci-dessus, et numrer la liste des domaines ncessitant une attention particulire. En particulier, le comit d'audit peut souhaiter inclure une clause prvoyant que l'auditeur consulte ce guide et identifie par crit tout lment important qu'il ne pense pas devoir mettre en uvre.

4.4.6 Rapport d'audit et tats financiers

Les exigences concernant le rapport d'audit et les tats financiers, y compris les annexes ces tats, doivent tre clairement spcifies. Les exigences relatives la prsentation des tats, mentionnes dans le paragraphe 4.3.1 et l'annexe A, doivent tre spcifies ici.

COMMANDITER UN AUDIT

31

4.4.7 Note la direction

Les termes de rfrence doivent exiger une note la direction et indiquer les domaines gnraux aborder. Ils doivent galement mentionner tous les problmes spcifiques sur lesquels il pourrait y avoir motif d'inquitude, et enfin indiquer qui la note doit tre adresse.

4.4.8 Procdures convenues

Si des procdures convenues sont incluses dans les termes de rfrence, elles doivent tre spcifies dans le dtail.

4.4.9 Problmes gnraux

Les termes de rfrence doivent tablir que l'auditeur a accs toute la documentation qu'il juge ncessaire, et qu'il doit examiner certains documents spcifiques lors de la ralisation de l'audit (les deux volumes de ce guide doivent tre mentionns, ainsi que d'autres documents ventuels). Une institution de microfinance importante peut envisager de demander qu'un auditeur expriment d'un pays tranger fasse partie de l'quipe charge de l'audit. Ce cot supplmentaire peut tre justifi par la garantie supplmentaire d'objectivit, et par l'opportunit de travailler avec une personne plus exprimente en matire d'audit d'institutions de microfinance. Cette approche est tout particulirement conseille lorsqu'il y a une raison de penser que l'audit posera des problmes.

Les termes de rfrence doivent stipuler que les auditeurs externes participent un processus d'tude prliminaire

4.4.10 Planification de l'audit

Les termes de rfrence doivent prciser quand l'audit doit tre achev.

4.4.11 tude prliminaire

Les termes de rfrence doivent stipuler que les auditeurs externes participent un processus d'tude prliminaire, ncessitant leur prsence au sein de l'institution et dans les agences, afin d'approfondir leur connaissance de l'organisation et de l'audit.

4.4.12 Prsentation de la proposition

Les termes de rfrence doivent prsenter un modle pour la rdaction de la proposition technique de l'auditeur et requrir des informations prcises dans chaque domaine. Voir l'exemple de termes de rfrence donn en annexe C (paragraphe 14).

4.4.13 Proposition financire

Si l'audit fait l'objet d'un appel d'offres, le client peut demander ce que les offres financires des auditeurs soient spares de leurs offres techniques. Les termes de

32

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

rfrence doivent numrer toutes les informations particulires que les auditeurs doivent fournir dans leur proposition financire.

4.4.14 Soumission des offres

Une date limite de dpt des propositions doit tre fixe et les termes de rfrence doivent stipuler l'adresse, les numros de tlphone, de fax, et de courrier lectronique. Ils doivent prciser si les propositions peuvent tre faxes ou envoyes par courrier lectronique.

Un processus d'appel d'offres fastidieux peut diminuer l'intrt d'un bon cabinet d'audit pour une institution de microfinance

4.4.15 Prsentation orale

Le comit d'audit doit envisager la possibilit de demander aux candidats de faire une prsentation orale devant le comit d'audit ou le conseil d'administration de l'institution.

4.5 L'institution doit-elle lancer un appel d'offres ?

Parfois le bailleur de fonds demande que l'auditeur soit slectionn par appel d'offres, particulirement si c'est lui qui finance l'audit. Dans certains cas, cette concurrence est la faon la plus efficace de s'assurer le meilleur audit au meilleur prix. Dans d'autres cas, ce n'est pas la meilleure approche. Lorsque personne n'exige de l'institution que l'audit fasse l'objet d'un appel d'offres, il est difficile d'tablir des rgles gnrales quant la meilleure approche. Le comit d'audit ou le conseil d'administration doivent exercer leur jugement la lumire des conditions et relations locales. Ce chapitre repose en grande partie sur l'hypothse que les auditeurs ont t choisis par appel d'offres, mais dans certains cas, plusieurs facteurs peuvent plaider en faveur d'une slection plus restreinte :
q

Les institutions de petite taille, ou mme de taille moyenne, ont tendance tre considres comme des clients peu intressants par les cabinets d'audit, surtout les grands cabinets l'activit importante. Quand l'institution de microfinance a une activit rduite, la proposition peut ne pas sembler financirement attrayante l'auditeur. De plus, cela demande un investissement important au cabinet d'audit, qui doit s'initier aux pratiques du secteur, s'il n'a pas dj l'exprience des institutions de microfinance. L'auditeur peut estimer que le temps consacr cette formation ne sera pas rentabilis. Dans ce cas, un processus d'appel d'offres fastidieux peut diminuer davantage l'intrt d'un bon cabinet d'audit pour une institution de microfinance, parce qu'un appel d'offres implique une somme considrable d'efforts non ddommags, et qui, de plus, peuvent s'avrer infructueux. Parfois, un bon cabinet d'audit peut souhaiter s'engager dans l'audit d'une institution de microfinance, et mme pratiquer un tarif infrieur la normale, parce qu'il connat personnellement, ou par son activit professionnelle, l'un

COMMANDITER UN AUDIT

33

des membres du conseil d'administration de l'institution. De toute vidence, choisir un auditeur sur la base d'une telle relation peut tre dangereux : l'absence de motivation relle peut dboucher sur un travail de mauvaise qualit et sur un manque de rigueur et d'objectivit. Mais dans certains cas, cela peut aboutir un audit de meilleure qualit, un cot infrieur celui que l'institution aurait obtenu par appel d'offres. Lorsqu'une institution de microfinance a t satisfaite du travail effectu par un auditeur l'anne prcdente, et que le devis propos pour l'audit lui convient, elle n'a, semble-t-il, aucune raison de ne pas continuer travailler avec cet auditeur. D'un autre ct, il peut y avoir des avantages changer d'auditeur de temps en temps, parce qu'une relation de longue date entre l'auditeur et l'institution peut nuire l'objectivit de l'audit. Il arrive mme que ces changements soient imposs par la loi. En l'absence d'une telle exigence lgale, il semble prfrable de s'en remettre au jugement et l'intgrit du conseil d'administration plutt que de lancer systmatiquement un appel d'offres chaque anne.

Lorsqu'il a t dcid de lancer un appel d'offres, il est plus courant de l'adresser un nombre restreint de cabinets d'audit, que de faire un appel d'offres public. Le choix des cabinets d'audits dpend d'un certain nombre de considrations dveloppes dans le paragraphe 4.7.

4.6 L'tude prliminaire

Le client de l'audit doit tablir un processus d'tude prliminaire qui s'inscrit dans le cadre des travaux d'audit mentionns dans les termes de rfrence. Ce processus implique que les futurs auditeurs passent un temps dtermin visiter les bureaux de l'institution (y compris une agence au moins), examiner les procdures, les systmes, la structure, etc. et, plus gnralement, se familiariser avec l'institution. Les candidats intgreront leurs observations et leur vision de l'institution dans leur proposition. Le caractre obligatoire de ce processus doit permettre au client de l'audit de se faire une opinion sur l'intrt et l'engagement des auditeurs. Une tude prliminaire peut galement aider les auditeurs prparer une proposition raliste. Le comit d'audit doit dsigner un ou plusieurs de ses membres comme responsables des relations avec les cabinets d'audit, au cours de l'tude prliminaire. Ces personnes doivent tablir le programme des visites des candidats au sein de l'institution, s'assurer que les auditeurs ont accs au personnel comptent, aux systmes et la documentation ncessaires, et doivent tre disponibles pour rpondre aux questions.

4.7 Slectionner un auditeur : observations gnrales

Les attitudes des institutions de microfinance concernant le choix des auditeurs externes sont trs variables d'une institution l'autre. Certaines estiment que l'au-

34

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

La qualit du cabinet d'audit et, plus spcifiquement, du personnel charg de conduire l'audit, doit tre le principal critre de slection

dit externe est une formalit pour les bailleurs de fonds, qu'il ne produit aucune valeur ajoute, et qu'il est mieux conduit par un cabinet d'audit en bons termes avec l'institution. Dans ce contexte, tre en bons termes est synonyme d'opinion sans rserve et de manque de rigueur dans la dtection des problmes. D'autres institutions de microfinance sont davantage convaincues de l'utilit des audits externes, et souhaitent qu'ils soient raliss par un cabinet d'audit associant indpendance, sens moral, et comptences techniques leves. Un bailleur de fonds peut se faire une opinion sur l'attitude qui prdomine au sein de l'institution avec laquelle il travaille. Lorsque la premire attitude prdomine, un bailleur de fonds peut tre enclin participer plus activement au choix de l'auditeur. Lorsque c'est la seconde, le bailleur de fonds peut souhaiter s'en remettre la discrtion du conseil d'administration et de la direction de l'institution de microfinance. Le paragraphe suivant donne le dtail du processus formel qu'une institution de microfinance peut suivre lorsqu'elle slectionne un cabinet d'audit extrieur. Cependant, les lecteurs doivent savoir que l'audit est avant tout un service dont la qualit repose sur la comptence de la personne qui l'effectue. La cl de la slection d'un cabinet d'audit est de connatre prcisment qui effectuera l'audit, car l'exprience, la comptence et l'intgrit du cabinet d'audit et des personnes qui raliseront effectivement le travail, sont les critres de slection les plus importants. Il est courant, et coteux, d'accorder trop peu d'attention la qualit du cabinet d'audit, et son engagement fournir un personnel que l'institution estime comptent pour conduire le travail sur le terrain. Il est tout aussi courant, et tout aussi coteux, de donner trop de poids d'autres facteurs, tels que la qualit de la prsentation de la proposition, l'obtention de notes par des formules d'valuation mathmatiques sophistiques et savamment pondres, et mme le prix. Le plus important est d'valuer les comptences du cabinet d'audit et des personnes qui seront prcisment charges de faire le travail. Malheureusement, le fait qu'un cabinet d'expertise comptable local soit une filiale d'un grand cabinet international ne garantit pas ncessairement un travail de qualit. La qualit et l'objectivit des filiales locales des six plus gros cabinets internationaux ( Big Six ) diffrent beaucoup d'un pays l'autre. Bien que certains bailleurs de fonds insistent pour que l'audit soit effectu par un cabinet affili un grand cabinet d'audit international, les cabinets locaux non affilis sont souvent trs qualifis. Les institutions de microfinance doivent demander des rfrences tous les cabinets auxquelles elles envisagent de confier l'audit externe, qu'ils soient ou non affilis des organisations internationales. Lorsque l'on value la comptence et les caractristiques d'un cabinet d'audit, il faut prter attention la rputation qu'il a acquise dans le milieu professionnel, et galement s'entretenir avec les clients du cabinet. Le personnel des autorits de supervision bancaire connat gnralement bien les cabinets qui auditent les banques, et rpondra souvent en toute franchise aux questions d'une personne dont ils savent qu'elle saura prserver la confidentialit de leurs commentaires.

COMMANDITER UN AUDIT

35

Les membres du conseil d'administration de l'institution de microfinance sont souvent trs bien placs pour effectuer ce type de dmarche. Il est plus difficile, mais gnralement possible, de vrifier les rfrences des personnes prcisment charges de faire la plus grande partie du travail d'audit. Une des mthodes consiste demander une liste complte des clients avec lesquels elles ont travaill au cours des annes prcdentes, et d'effectuer quelque vrifications au hasard. L encore, il est probable que les personnes interroges rpondront plus volontiers si elles sont sres de ne pas tre cites. La pratique courante consistant demander l'auditeur potentiel de dsigner deux ou trois rfrences est beaucoup moins fiable. Mme les candidats peu performants peuvent gnralement trouver quelques personnes qui feront sur eux un compte rendu favorable. Certains estiment peut-tre qu'il est exagr, fastidieux ou mme abusif de consacrer tant de temps vrifier les rfrences. Pourtant, c'est vraisemblablement une manire plus efficace d'obtenir des informations fiables sur la comptence des intervenants, que de recourir certaines analyses couramment utilises pour valuer les propositions, qui prennent autant de temps. D'une manire gnrale, les institutions de microfinance doivent rechercher un juste quilibre. Elles veulent que les auditeurs soient rigoureusement objectifs, et, en mme temps, souhaitent travailler avec des auditeurs qui aient suffisamment d'intrt et de discernement pour comprendre les caractristiques propres des activits de microfinance. La relation doit tre constructive : l'institution de microfinance doit juger positivement les recommandations de l'auditeur, et l'auditeur constater que l'institution de microfinance a la volont de rsoudre les problmes soulevs. Le paragraphe suivant traite des critres et du processus formel de slection. Avant de faire un choix dfinitif, le comit d'audit, ainsi que le personnel concern de l'institution de microfinance, doivent s'entretenir avec les cabinets d'audit proposs lors de l'tude prliminaire, examiner les propositions crites, et assister la prsentation orale. Les clients de l'audit doivent tre conscients que les cabinets d'audit n'acceptent pas automatiquement toutes les propositions qui leur sont faites. De nombreux cabinets d'audit, surtout les filiales des cabinets internationaux, se servent du processus de pr-engagement pour dterminer s'ils acceptent ou non le client.

L'valuation des qualifications crites doit s'accompagner d'une vrification consciencieuse des rfrences

4.8 valuer les propositions

Tout en accordant une attention particulire aux lments dvelopps dans le paragraphe prcdent, le comit d'audit doit galement tenir compte des points suivants au moment de l'valuation des propositions.

4.8.1 Comprhension de la mission

Le cabinet d'audit a-t-il une bonne connaissance de l'activit de l'institution de microfinance, acquise au cours de l'tude prliminaire ou ventuellement lors

36

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

d'une exprience antrieure ? Les auditeurs l'ont-ils prouv en identifiant les domaines spcifiques qui posent problme ou ncessitent une attention particulire ?

4.8.2 Approche de l'auditeur

quel ensemble de normes d'audit le cabinet candidat va-t-il se rfrer pour conduire l'audit ? Le cabinet d'audit apporte-t-il une valeur ajoute dans sa proposition ? Par exemple, a-t-il dmontr sa comprhension des exigences de l'institution, ou bien donn des indications sur les moyens de travailler avec le service d'audit interne de l'institution pour minimiser temps et cot, ou encore sur la manire dont l'audit peut tre conduit efficacement ? L'approche de l'auditeur montre-t-elle que ce guide a t srieusement tudi ? Rpond-elle aux besoins du client tels qu'ils sont exprims dans les termes de rfrence ?

4.8.3 quipe d'audit

Le comit d'audit doit valuer si l'quipe d'audit propose comprend des membres ayant l'exprience et les qualifications requises pour s'acquitter de la mission. L'valuation des qualifications crites doit s'accompagner, dans la mesure du possible, d'une vrification consciencieuse des rfrences, comme dcrit dans le paragraphe prcdent. Les quipes d'audit se composent gnralement des personnes suivantes :
q

L'associ(e) est la tte de l'quipe d'audit et est le (ou la) seul(e) autoris(e) signer le rapport d'audit au nom du cabinet. C'est gnralement l'associ qui est en relation avec le conseil d'administration et les membres de la direction de l'institution de microfinance. Il statue en dernier ressort sur les questions importantes, telles que le provisionnement pour crances douteuses de l'institution, dtermine si le traitement comptable est appropri, et se charge des questions ncessitant l'intervention du conseil d'administration. Il vrifie le travail accompli. L'associ a gnralement plus de douze ans d'exprience en expertise comptable. Dans une mission d'audit classique, il contribue approximativement 5 % du travail. Le manager est le deuxime responsable. Il ou elle s'occupe habituellement de la planification, de l'affectation du personnel, de la facturation, et fait une premire vrification du travail accompli. Lorsque des problmes se posent, c'est la premire personne charge d'en discuter avec le directeur financier ou le comptable en chef de l'institution. En outre, le manager consacre gnralement beaucoup de temps la planification de l'audit et la supervision en continu du processus d'audit. Le manager a, le plus souvent, six douze ans d'exprience en expertise comptable. Dans une mission d'audit classique il contribue approximativement 10 % du travail. L'auditeur senior s'occupe au quotidien de l'quipe d'audit sur le terrain. Il ou elle supervise le travail des assistants et audite les domaines haut risque,

COMMANDITER UN AUDIT

37

tels que les systmes de suivi des crdits et la politique de provisionnement. Il travaille chaque jour avec le personnel comptable de l'institution de microfinance pour s'assurer que les donnes sont prpares, que les questions sont rpertories et poses aux comptables concerns, et que l'audit progresse dans les dlais impartis. Gnralement, c'est un expert comptable qui a trois six ans d'exprience en expertise comptable. Dans une mission d'audit classique il contribue approximativement 50 % du travail. Enfin les assistants auditent les domaines moindre risque, et assistent l'auditeur senior dans les tches administratives. Ils ou elles ont souvent moins de trois ans d'exprience en expertise comptable et peuvent ne pas avoir de diplme en comptabilit. Dans une mission d'audit classique, ils contribuent approximativement 35 % du travail.

Lorsqu'il value l'quipe d'audit propose, le client de l'audit doit accorder une attention particulire aux qualifications, l'exprience et aux rfrences du manager et de l'auditeur senior. En effet, le manager joue un rle essentiel de supervision du travail d'audit, et l'auditeur senior accomplit la plupart des tests au quotidien et travaille en liaison troite avec le personnel de l'institution de microfinance. Voici les principales questions se poser : les membres importants de l'quipe d'audit propose (et pas uniquement l'associ) ont-ils fait une prsentation orale ? Comment ont-ils rpondu aux questions ? La prsentation a-t-elle permis d'approfondir la connaissance du client sur les caractristiques du cabinet d'audit et l'approche de l'auditeur ? D'une manire gnrale, comment le personnel de l'institution de microfinance s'entend-il avec les membres de l'quipe, d'aprs les contacts qu'ils ont eu lors du pr-engagement ?

Lorsqu'il value les propositions d'audit, le client de l'audit doit examiner l'exprience des auditeurs dans le secteur de la microfinance, ou leur volont se familiariser avec ce secteur

4.8.4 Exprience gnrale du cabinet d'audit

L'exprience du cabinet d'audit et le montant de ses honoraires peuvent tre lis. Il existe de nombreux types de cabinets d'audit, allant du cabinet local, constitu d'une ou deux personnes, aux partenaires de grands cabinets internationaux. Les cabinets associs aux Big Six sont peut-tre plus susceptibles d'avoir des experts comptables spcialiss, une meilleure connaissance des normes d'audit, et des procds et pratiques internes plus rigoureux. Cependant, comme on l'a vu prcdemment, une affiliation aux Big Six n'est pas ncessairement une garantie d'thique ou de qualit technique. Les cabinets d'audit locaux ou rgionaux peuvent tre suffisamment comptents pour rpondre aux exigences d'une institution de microfinance, un prix plus intressant, et peut-tre mme en s'impliquant davantage. Ces cabinets sont peut-tre davantage disposs s'investir dans des relations plus approfondies avec des institutions de microfinance de petite taille, comme expliqu prcdemment. Lorsqu'il value les propositions d'audit, le client de l'audit doit galement examiner l'exprience des auditeurs dans le secteur de la microfinance, ou leur volont se familiariser avec ce secteur. Le personnel d'audit propos (et pas uni-

38

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

quement le cabinet) a-t-il dj travaill pour d'autres institutions de microfinance ou institutions financires ? L'auditeur a-t-il dmontr qu'il a srieusement tudi ce guide, et qu'il est rellement dispos l'utiliser comme un guide complmentaire pour mener l'audit ? Certains grands cabinets d'audit considrent les institutions de microfinance comme ayant peu d'importance, mais quelques-uns ont essay de dvelopper un domaine de comptence en matire de microfinance. Le client doit aussi prendre en compte l'indpendance de l'auditeur. Les auditeurs doivent tre impartiaux et indpendants de l'institution et des personnes qui les dsignent. En particulier, aucun auditeur ne doit tre employ par l'institution, ni en tre le directeur, ni entretenir une quelconque relation financire ou d'affaires avec l'institution quand il est engag en tant qu'auditeur professionnel indpendant. Les honoraires d'audit ne doivent pas dpendre du revenu dclar de l'organisme audit, ou tre tablis de telle faon que l'indpendance de l'auditeur s'en trouve diminue. L encore, il est important de vrifier la rputation d'intgrit de l'auditeur. Le cabinet d'audit s'est-il dj oppos ses clients lorsque cela s'est avr ncessaire ?

4.8.5 Proposition de tarif

Le temps consacr l'audit d'une institution de microfinance varie considrablement en fonction de l'institution : cela peut aller de 400 heures pour une petite institution de microfinance, 1 700 heures pour une grande institution possdant un portefeuille de crdits important et de nombreuses agences. Cela dpend aussi de la prsence ou de l'absence d'un service d'audit interne : s'il en existe un, les auditeurs externes peuvent s'appuyer sur les tests raliss par les auditeurs internes. Le cot de l'audit dpend non seulement du temps et des efforts consacrs l'audit, mais aussi du tarif horaire appliqu en interne par le cabinet d'audit.

4.8.6 valuation de la proposition

Certaines rglementations relatives aux appels d'offres imposent que les propositions soient values en utilisant une formule mathmatique pondre. On peut cependant s'interroger sur l'utilit d'une telle valuation lorsqu'il s'agit de choisir des prestataires de services personnels comme un audit externe. Les clients auxquels ce type d'valuation mathmatique n'est pas impose peuvent envisager de ne pas y recourir. Le comit d'audit doit faire son choix et le prsenter, justification l'appui, au conseil d'administration qui prendra la dcision finale.

4.9 Contrat ou lettre de mission

Une fois l'auditeur slectionn, on utilise un contrat ou une lettre de mission pour formaliser sa dsignation. Lorsqu'il s'agit d'un contrat classique, c'est normale-

COMMANDITER UN AUDIT

39

ment le client de l'audit qui le prpare. Lorsque l'on utilise une lettre d'engagement, c'est l'auditeur qui la prpare. L'annexe E donne un exemple de lettre de mission telle que peut la proposer un cabinet d'audit. Le client de l'audit doit s'assurer que le contrat final concernant la mission d'audit reflte la fois le travail prcis dans les termes de rfrence et dans la proposition, et le temps et le cot estims, ou au moins y fait rfrence. Les lettres de mission classiques rdiges par les cabinets d'audit manquent souvent de prcision sur ces points. Un accord clair et prcis diminue les risques de conflits futurs et fournit des lments de rfrence pour rsoudre ces conflits s'ils ont lieu.

Notes
1. Pour obtenir des informations plus compltes sur ce sujet et sur d'autres aspects de la relation entre les bailleurs de fonds et les institutions de microfinance, le lecteur peut consulter la note CGAP n 9, Anatomie d'une opration de microfinancement , disponible sur le rseau Internet l'adresse suivante : http://www.cgap.org. Il peut galement obtenir des photocopies de ce document auprs du CGAP, 1818 H Street N.W., Room Q 4-022 Washington DC 20433, USA. 2. Note du traducteur : le terme preuve d'audit a le mme sens que le terme lment probant .

CHAPITRE 5

Le portefeuille de crdits
Ce chapitre traite des problmes et des procdures spcifiques l'audit des soldes de comptes les plus importants d'une institution de microfinance : le portefeuille de crdits et les provisions pour crances douteuses.

Le portefeuille de crdits et les provisions pour crances douteuses qui lui sont associes sont les postes les plus importants des tats financiers d'une institution de microfinance. Le portefeuille de crdits constitue gnralement l'essentiel de l'actif de l'institution. Le portefeuille et les provisions sont les postes les plus susceptibles de comporter des anomalies significatives. Le portefeuille est la principale source de risques d'exploitation pour une institution de microfinance : la plupart des faillites d'institutions de microfinance sont dues la dtrioration de la qualit du portefeuille de crdits. Plus encore que dans tout autre domaine, un audit efficace du portefeuille de crdits implique que les auditeurs et les clients :
q q

connaissent l'existence de risques spcifiques, et s'entendent sur les risques qui doivent faire l'objet de tests, et sur les procdures mettre en uvre pour ces tests.

La plupart des faillites d'institutions de microfinance sont dues la dtrioration de la qualit du portefeuille de crdits

Plutt que de se contenter d'accepter un examen standard du portefeuille, uniquement dtermin par les normes et politiques pratiques par l'auditeur, le client de l'audit doit s'efforcer de discuter avec l'auditeur des procdures relatives au portefeuille, pour aboutir une dfinition de tests et procdures adapts ses besoins spcifiques. Ensuite, le client doit s'efforcer de dterminer ceux qui seront effectus dans le cadre du travail d'audit, et ceux qui devront faire l'objet d'un contrat distinct d'examen sur la base de procdures convenues. Certains auditeurs externes s'opposent, par principe, une telle discussion avec leurs clients. Dans ce cas, les institutions de microfinance qui veulent s'assurer que l'audit leur fournira une assurance fiable sur la situation de leur portefeuille, doivent envisager de chercher un autre auditeur.

5.1 Considrations gnrales sur l'examen du portefeuille de crdits

Trois lments principaux doivent tre pris en considration lors du planning de l'examen du portefeuille : les caractristiques propres l'activit de microcrdit, l'tendue de l'examen, et les systmes valuer.
41

42

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

5.1.1 Caractristiques de l'activit de crdit d'une institution de microfinance

Il est ncessaire que toutes les parties concernes par l'audit comprennent les particularits de l'activit de microcrdit, qui induisent des risques de portefeuille diffrents de ceux d'une institution financire classique. Un certain nombre de ces particularits sont traites dans les volumes 1 et 2, mais les principales peuvent tre rsumes ainsi :

La dcentralisation peut augmenter les opportunits de fraude ou de drives par rapport aux politiques fixes

Les institutions de microfinance octroient de nombreux petits crdits et reoivent un nombre encore plus important de remboursements de faible montant. De plus, les activits des institutions de microfinance sont souvent largement disperses gographiquement. C'est pourquoi, pour tre efficaces, les institutions de microfinance ont besoin de structures oprationnelles lgres et dcentralises. Ces facteurs rendent plus dlicat le maintien de systmes efficaces d'information et de gestion du portefeuille. La dcentralisation implique qu'un petit nombre de personnes participe au processus d'approbation, de dcaissement, de suivi et de recouvrement des crdits. Ceci peut augmenter les opportunits de fraude ou de drives par rapport aux politiques fixes. La dcentralisation peut galement accrotre le risque d'erreur ou de manipulations frauduleuses lors du transfert de l'information des agences au sige. Pour traiter efficacement de petites oprations, les institutions de microfinance sont obliges de rduire fortement leurs cots, parfois au dtriment de contrles et d'informations adquats sur le portefeuille, ou au dtriment de la supervision des clients et agents de crdit. Les portefeuilles des institutions de microfinance sont souvent en croissance rapide. Cette croissance exerce une pression sur les systmes et peut masquer des problmes de remboursement. Un portefeuille en croissance rapide comprend un pourcentage important de crdits en dbut de remboursement. Or les problmes d'impays sont plus frquents en fin de cycle de remboursement. Gnralement, les institutions de microfinance n'aiment pas faire de provisions pour crances douteuses ou passer ces dernires en perte. Ils veulent maintenir une bonne image de l'institution aux yeux des observateurs extrieurs, notamment des bailleurs de fonds. Les institutions de microfinance peuvent considrer, souvent tort, qu'elles ne peuvent pas passer un crdit en perte sans envoyer au client et l'agent de crdit un message indiquant au premier qu'il peut cesser ses efforts de remboursement, et au second qu'il peut cesser les tentatives de recouvrement. Par ailleurs, la plupart des institutions de microfinance ne paient pas d'impts, de sorte que le provisionnement ne reprsente pas pour elles un allgement d'impt par la rduction du revenu imposable. Pour des raisons que l'on verra plus loin, les systmes d'information des institutions de microfinance destins au suivi oprationnel des crdits sont rarement intgrs dans leurs systmes comptables.

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

43

5.1.2 Quelle doit tre l'tendue de l'examen du portefeuille ?

De nombreuses procdures peuvent tre utilises pour valuer les systmes de gestion du portefeuille de crdits. Certaines s'inscrivent dans le cadre d'un audit des tats financiers classique, tandis que d'autres sont considres comme procdures convenues. La frontire entre les deux n'est pas toujours trs nette. L'essentiel est d'identifier les procdures appropries chaque institution de microfinance, et de s'assurer qu'elles sont bien mises en uvre, soit dans le cadre de l'audit des tats financiers, soit en tant que procdures additionnelles. Concernant l'examen du portefeuille, il est impossible de dfinir un ensemble de procdures qui convienne toutes les institutions de microfinance. L'examen du portefeuille, plus encore que tout autre domaine audit d'une institution de microfinance, doit tre adapt aux particularits de chaque institution de microfinance. Dans une certaine mesure, le choix des procdures dpend des systmes de suivi du portefeuille et des contrles internes de l'institution de microfinance. Lorsque ces derniers s'avrent fiables, il n'est pas ncessaire que l'auditeur effectue de nombreux tests indpendants du systme d'information. Par ailleurs, l'tendue de l'examen du portefeuille dpend du niveau de garantie requis par le client de l'audit, niveau lui-mme li au degr de dveloppement de l'institution de microfinance. Pour une institution ayant une activit rcente, les auditeurs peuvent tester le portefeuille avec un petit nombre de procdures de base, prvues par les normes d'audit. l'inverse, un investisseur priv envisageant d'investir plusieurs millions de dollars dans une institution de microfinance importante peut engager un cabinet d'audit externe pour certifier ou attester la qualit du portefeuille, c'est--dire fournir une assurance catgorique qui s'appuie sur un examen extrmement rigoureux et dtaill. Il en est de mme pour une institution de microfinance qui souhaite scuriser son portefeuille pour se refinancer sur les marchs financiers. Cependant, quasiment aucune des institutions de microfinance existant l'heure actuelle ne possde de systmes de comptabilit, de suivi et de gestion des crdits permettant un rviseur externe de conduire les tests ncessaires l'expression d'une telle certification. Cela ne signifie pas que les institutions de microfinance n'ont pas de portefeuilles sains, mais plutt qu'elles n'ont pas les systmes d'information et de contrle permettant une certification indpendante et incontestable de la qualit de leurs portefeuilles pour des investisseurs extrieurs. Pour dterminer l'tendue de l'examen des soldes du portefeuille de crdits, les clients et les auditeurs doivent donc prendre en compte le degr de dveloppement de l'institution de microfinance audite. La typologie propose ci-dessous peut les y aider. Cette typologie n'est que conceptuelle : de nombreuses institutions de microfinance prsentent des caractristiques qui ne correspondent pas exactement aux trois tapes dcrites. Cependant, cette typologie fournit un cadre d'analyse qui correspond globalement la situation de la plupart des institutions de microfinance.

Pour dterminer l'tendue de l'examen des soldes du portefeuille de crdits, clients et auditeurs doivent donc prendre en compte le degr de dveloppement de l'institution de microfinance audite

44

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

PHASE DE DMARRAGE ce stade, l'institution de microfinance est de petite taille, disons moins de 3 000 clients. Elle peut avoir trois ans d'existence, ou moins, bien que certaines institutions demeurent petites plus longtemps. L'attention de la direction se concentre davantage sur le dveloppement d'une mthodologie de crdit adquate que sur les systmes d'information et de contrle. L'institution emploie une deux douzaines de personnes et possde peu d'agences. Elle est suffisamment petite pour que les dirigeants puissent s'impliquer dans ses activits et rester proches du personnel. Ainsi, ils sont souvent en mesure d'identifier et de rsoudre les problmes sans recourir des systmes formels complexes. La mise en place de systmes labors peut dtourner la direction de la tche plus fondamentale d'amlioration de la mthodologie de crdit, et entraner des cots disproportionns par rapport la taille du portefeuille. Alors que la plupart des institutions de microfinance de cette taille souhaitent se dvelopper, en ralit nombre d'entre elles ne sont pas fortement engages dans un processus de croissance massive. ce stade, il n'est pas ncessaire d'aller au-del des procdures lmentaires d'examen du portefeuille mises en uvre dans le cadre d'un audit des tats financiers, moins que l'institution n'envisage de se dvelopper considrablement, et ne souhaite l'aide des auditeurs pour mettre en place les systmes adapts l'accroissement du volume d'activit. PHASE DE TRANSITION Certaines institutions de microfinance se trouvent en phase de transition trois cinq ans aprs avoir dbut leur activit. Elles sont un stade de dveloppement massif de leur activit. Elles ont tendance maintenir un rythme lev de croissance, accroissant leur clientle de 50 100 % par an. Tandis que la gestion peut encore tre personnelle et informelle, les problmes commencent surgir du fait que les systmes d'origine ne sont plus adapts. L'institution de microfinance en phase de transition ralise qu'elle ne peut continuer se dvelopper sans mettre en place des systmes plus labors. ce stade, la partie de l'audit des tats financiers concernant l'examen du portefeuille doit tre plus approfondie et il peut tre ncessaire de recourir des procdures convenues en plus de l'audit des tats financiers. Il est ncessaire de procder des tests plus dtaills du portefeuille car les risques augmentent du fait que le volume d'activit ne permet plus un contrle des dirigeants aussi approfondi qu'auparavant. En outre, l'ampleur de l'activit de l'institution justifie un processus d'audit plus important. Cet examen plus dtaill peut avoir des rsultats dconcertants. Il rvle souvent de nombreux dfauts, mais peut constituer une aide prcieuse pour la direction en ce qui concerne la conception et la mise en place de systmes plus labors, ncessaires la poursuite de la croissance. LA PHASE DINSTITUTIONNALISATION ce stade, l'institution de microfinance compte plus de 15 000 clients, une centaine d'employs et une douzaine d'agences. Le taux de croissance du nombre de

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

45

clients se ralentit pour atteindre 25 35 % par an. Les membres de la direction ne peuvent plus s'impliquer dans les niveaux les plus bas de l'activit. Les risques de mauvaise gestion des crdits, de camouflage des retards et de fraude sont de plus en plus importants. ce niveau, il est ncessaire de consolider les systmes d'information et de contrle interne, ainsi que les procdures et politiques de gestion des crdits. C'est souvent le moment de mettre en place un vritable service d'audit interne. ce stade, l'institution de microfinance peut souhaiter tre agre et devenir une institution financire rglemente. Ce changement ncessite des systmes d'information et de contrle interne sophistiqus, car une institution de microfinance agre est soumise un contrle rgulier des autorits de supervision. Bien que ce contrle concerne principalement la qualit du portefeuille, il est peu raliste de s'attendre, dans la plupart des pays pauvres, un examen trs efficace. Les inspecteurs ne matrisent gnralement pas le fonctionnement du microcrdit et, en outre, l'autorit de supervision est habituellement trs occupe remplir sa fonction principale de contrle des banques commerciales du pays. Il est ncessaire qu'une institution de microfinance en phase d'institutionnalisation effectue un examen externe approfondi de son systme de suivi de portefeuille, dbordant du simple cadre des travaux d'audit des tats financiers. Cet examen dtaill doit tre effectu chaque anne, jusqu' ce que l'institution soit certaine du bon fonctionnement de ses systmes. Par la suite, des tests approfondis doivent galement tre raliss chaque fois qu'un changement majeur survient dans les systmes. Lorsqu'une institution de microfinance souhaite un examen de son systme de suivi de portefeuille qui dborde du cadre de l'audit annuel, son choix ne se limite pas un examen sur la base de procdures convenues. Elle peut aussi envisager de faire appel un consultant expert en microfinance bien que les consultants ayant l'exprience recherche en matire de systmes de gestion et de suivi du portefeuille ne soient pas faciles trouver. Une autre institution de microfinance, appliquant une mthodologie de crdit similaire, rpute pour la fiabilit de son systme de suivi de portefeuille, et ayant derrire elle de longues annes d'activit russie, peut se substituer l'expert recherch. Tout au long du processus de dveloppement d'une institution de microfinance, il existe une relation troite entre systmes internes et contrles d'audit externe. D'une part, une institution de microfinance, mme au stade de dmarrage, peut prendre l'initiative de demander un examen externe plus tendu du portefeuille, afin d'orienter ses efforts pour le dveloppement de systmes. D'autre part, des personnes extrieures telles que des bailleurs de fonds, des banques commerciales ou des investisseurs, peuvent exiger un niveau d'assurance suprieur. Quand tel est le cas, le cot de ces garanties supplmentaires peut tre trs lev si les systmes internes n'ont pas t dvelopps en consquence. Lorsque l'on demande l'auditeur de fournir une assurance sur un lment que les systmes internes ne couvrent pas, ou pas compltement, alors l'auditeur n'a pas d'autre choix que de mettre en uvre un ensemble de tests directs ncessitant une somme importante de travail.

Il est ncessaire qu'une institution en phase d'institutionnalisation effectue un examen externe approfondi de son systme de suivi de portefeuille, dbordant du simple cadre des travaux d'audit des tats financiers

46

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le paragraphe 5.3 prsente les diffrents domaines lis au portefeuille qui peuvent tre examins dans le cadre d'un audit. Pour slectionner les domaines examiner et les procdures mettre en uvre, clients et auditeurs doivent prendre en considration les lments numrs ci-dessus, dont plus gnralement :
q q

Trois systmes principaux sont associs au portefeuille de crdits de l'institution : le systme comptable, le systme de suivi des crdits et le systme de gestion des crdits

la taille de l'institution de microfinance et son niveau de dveloppement ; les ambitions de l'institution en termes de croissance, d'accs aux sources de financement commerciales, et d'agrment ; la volont de l'institution de recourir un examen externe pour aider la conception et la consolidation de ses systmes internes.

5.1.3 Aperu de l'ensemble des systmes

Afin de clarifier l'expos complexe de ce chapitre, il importe de distinguer trois systmes au sein de l'institution. Dans la pratique, il est possible que ces systmes se recoupent, mais en thorie ils sont distincts. Le systme comptable et le systme de suivi des crdits produisent de l'information. Le systme de gestion des crdits correspond aux politiques et procdures qui rgissent les activits de crdit. LE SYSTME COMPTABLE Le systme comptable reoit des informations sur chaque opration de crdit mais son but est de produire une information globale qui alimente les tats financiers. LE SYSTME DINFORMATION DE GESTION DE SUIVI DES CRDITS Le systme de suivi des crdits est centr sur l'information affrente aux crdits par individu, dont :
q q q

q q q q

l'identit du client ; le montant dcaiss ; les conditions du crdit, comme le taux d'intrt, les commissions, la date d'chance, etc. ; le calendrier de remboursement (montants et dates) ; le montant et la date des remboursements perus ; le montant et la balance ge des crdits en retard ; l'encours de crdits.

Idalement, le systme de suivi des crdits doit contenir ces informations non seulement pour les crdits en cours, mais aussi pour les anciens crdits. En pratique, la plupart des institutions de microfinance ne conservent pas cette information, du moins sous une forme exploitable, pour les crdits recouvrs ou passs en perte. L'objet principal du systme de suivi des crdits est de fournir des informations pertinentes pour l'administration du portefeuille, indpendamment du fait que cette information alimente ou non les tats financiers. Certaines des donnes retenues par le systme de suivi des crdits sont galement retenues directement par le systme comptable par exemple, les dcaissements, les remboursements ou les

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

47

intrts chus ( noter que le systme comptable et le systme de suivi des crdits peuvent retenir des donnes relatives aux crdits des moments diffrents et partir de sources diffrentes, ce qui peut mener des divergences entre les deux systmes). Certaines donnes du systme de suivi des crdits n'alimentent qu'indirectement le systme comptable et les tats financiers comme l'information sur les impays qui est utilise pour estimer les dotations aux provisions dans le systme comptable. D'autres donnes du systme de suivi des crdits n'entrent jamais dans le systme comptable par exemple l'identit des clients ou les calendriers de remboursements. Idalement, le systme de suivi des crdits doit tre parfaitement intgr au systme comptable. En pratique, c'est rarement le cas. Les institutions de microfinance ne peuvent pas utiliser les logiciels intgrs conus pour les banques parce que leurs systmes de crdit sont trop diffrents de ceux des banques. Plusieurs logiciels intgrs ont t conus pour les institutions de microfinance, mais ils offrent rarement l'appui technique local immdiat qui est indispensable lors de modifications ou de pannes invitables du systme. En consquence, de nombreuses institutions pensent qu'un systme comptable standard (informatis ou manuel) peut tre adapt leurs besoins spcifiques mais qu'en ce qui concerne le systme de suivi des crdits, elles doivent concevoir sur mesure leur propre systme (encore une fois, informatis ou manuel)1. LE SYSTME DE GESTION DES CRDITS Le systme de gestion des crdits n'est pas un systme d'information, mais concerne plutt l'ensemble des politiques et procdures, crites ou non crites, qui rgissent les oprations de crdit de l'institution, savoir :
q q q q q

Les logiciels intgrs conus pour les institutions de microfinance offrent rarement l'appui technique local immdiat qui est indispensable lors de modifications ou de pannes du systme

q q q q

le marketing du crdit ; l'valuation des clients et des crdits ; la taille et les conditions du crdit ; l'approbation du crdit ; le traitement des dcaissements et des remboursements par les agents de crdit et les caissiers ; l'enregistrement des dcaissements et des remboursements dans le service d'enregistrement ; la supervision des clients ; les politiques de recouvrement des impays ; le rchelonnement des crdits en retard ; les contrles internes, la fois oprationnels et ex post.

5.2 Domaines spcifiques de l'examen du portefeuille

Les institutions de microfinance et leurs auditeurs doivent prendre en considration douze domaines spcifiques pour concevoir l'examen du portefeuille de l'institution et des systmes qui y sont associs.

48

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

5.2.1 Exactitude du systme d'information de gestion de suivi des crdits

Le systme de suivi des crdits reflte-t-il correctement les dcaissements de crdits, les remboursements perus, et l'tat des remboursement jour dans les encours de crdits ? L'auditeur externe doit examiner un nombre statistiquement significatif de crdits, rpartis dans les diffrentes agences, slectionns sur la base de critres significatifs ou au hasard. Les documents de crdits et les enregistrements d'oprations doivent tre compars aux comptes spcifiques du grand livre, au calendrier de remboursement fix, aux grandes lignes de la politique de crdit de l'institution et aux rapports de suivi des retards produits par le systme de suivi des crdits. Les auditeurs doivent vrifier les montants dcaisss, les sommes perues, les dates de remboursement et l'tat de remboursement des crdits. Ils vrifient galement que l'institution enregistre bien les oprations la date o elles ont lieu, que le systme de suivi rpartit correctement les remboursements dans les comptes appropris, et que l'encours de crdits, qui apparat dans le systme de suivi, concorde avec le solde calcul en appliquant la politique de crdit de l'institution. Outre l'examen de ces documents, l'auditeur doit prendre directement contact avec un chantillon d'emprunteurs afin de s'assurer qu'ils existent et que le solde de compte enregistr par l'institution est exact. La pratique courante consistant envoyer un courrier de confirmation chaque emprunteur est quasiment inutile dans la plupart des audits d'institution de microfinance. La plupart des clients des institutions de microfinance sont illettrs, et plus nombreux encore sont ceux qui n'ont pas de service postal. C'est pourquoi les auditeurs doivent localiser les clients et prendre directement contact avec eux. Lors de la planification des visites aux clients, la dfinition de la taille de l'chantillon peut s'avrer dlicate. Le nombre de clients visiter dpend de diffrents facteurs, notamment des normes d'audit applicables, des politiques internes au cabinet d'audit, de la fiabilit des contrles internes et du service d'audit interne de l'institution, et du niveau d'assurance demand par le client de l'audit. Le chapitre 6 du volume 2 donne un exemple de dfinition de la taille d'un chantillon. L'auditeur externe doit d'abord dterminer si l'institution de microfinance possde un systme d'audit interne qui contrle rgulirement le systme de suivi des crdits, y compris par confirmation directe auprs du client. Si ce n'est pas le cas, ou si ce systme ne fonctionne pas correctement, ou encore si l'auditeur dcouvre des faiblesses importantes dans le systme de suivi des crdits, alors le nombre d'oprations tester et de clients visiter doit tre plus lev, afin de s'assurer que le portefeuille et le montant des provisions indiqus dans les tats financiers ne comportent pas d'anomalie significative. Ces procdures peuvent tre longues et coteuses. Dans le cadre d'un audit annuel classique, l'application des normes couramment pratiques par l'auditeur aboutit gnralement une mise en uvre relativement superficielle de ces tests. Une institution de microfinance en phase de transition (telle qu'elle est dcrite plus haut), ou mme en phase de dmarrage, qui souhaite mettre en place des systmes de suivi des crdits adapts une forte croissance, peut souhaiter n-

L'envoi d'un courrier de confirmation chaque emprunteur est quasiment inutile dans la plupart des audits d'institution de microfinance

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

49

gocier un niveau de contrle des oprations (y compris le nombre de visites aux clients) qui soit suprieur aux normes minimales d'audit. Pour une institution de microfinance qui envisage srieusement une forte expansion, la crdibilit du systme d'information de gestion de suivi des crdits auprs du personnel de l'institution est fondamentale. Si dans l'organisation personne ne s'attend ce que le systme de suivi des crdits soit fiable 99 %, le personnel aura tendance tre moins consciencieux. Les situations et les tendances qui devraient tre interprtes comme des signaux d'alarme sont parfois ignores parce qu'elles sont considres comme des problmes techniques internes au systme d'information, plutt que comme de vritables problmes relatifs la qualit du portefeuille. Et lorsque les gens pensent que la plupart des anomalies rsultent de problmes inhrents au systme d'information de gestion, la fraude est plus tentante parce qu'elle est moins susceptible d'tre dtecte rapidement.

5.2.2 Scurit et efficacit des systmes d'information de gestion lis au portefeuille

Les systmes comptables et de suivi des crdits sont-ils physiquement srs ? Leurs informations sont-elles produites, et exploites, sans dlai ? Ces questions s'appliquent au systme d'information de gestion dans son ensemble et pas seulement aux lments relatifs au portefeuille. Elles sont traites ici car les problmes survenant dans ce domaine peuvent avoir des consquences particulirement importantes sur la gestion du portefeuille. SCURIT L'auditeur doit contrler la scurit des systmes informatiss de comptabilit et de suivi des crdits, notamment les lments suivants :
q

q q q

environnement externe de scurit du matriel informatique, dont la scurit d'accs et la climatisation ; caractristiques internes de scurit du logiciel informatique ; mesures de contrle d'accs (qui peut entrer, modifier, ou lire les donnes) ; procdures de sauvegarde et vrification d'intgrit de la sauvegarde, y compris mesures de scurit concernant les fichiers de sauvegarde.

Lorsque le systme de suivi des crdits est manuel, l'auditeur doit examiner les procdures de contrle interne relatives la prparation et la vrification des registres d'oprations, la scurit physique des registres comptables et autres documents, et les contrles d'accs aux donnes. EFFICACIT DU SYSTME DINFORMATION DE GESTION Mme si les donnes sont exactes et sres, elles prsentent peu d'intrt tant que le personnel, tous les niveaux de l'organisation, ne les reoit pas en temps utile sous forme de rapports intelligibles et n'utilise pas cette information.

50

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le problme potentiel le plus dangereux est que les agents de crdit et les dirigeants n'obtiennent pas les informations relatives aux retards de remboursement sous une forme qui facilite leur suivi immdiat

Le problme potentiel le plus courant et le plus dangereux est que les agents de crdit et les dirigeants n'obtiennent pas les informations relatives aux retards de remboursement sous une forme qui facilite leur suivi immdiat. Un audit annuel prte gnralement attention ces lments, particulirement la scurit du systme d'information de gestion. Toutefois, y prter attention n'quivaut pas un examen approfondi du systme. Les institutions de microfinance doivent demander que ces lments fassent l'objet de commentaires dans la note la direction. Un examen approfondi ncessiterait de mettre en uvre des procdures convenues, ou une valuation du systme d'information de gestion mene sparment par l'auditeur ou par un autre consultant.

5.2.3 Importance des postes d'ajustement

Lorsque les donnes du systme de suivi des crdits ne concordent pas avec les donnes du systme comptable, les diffrences constituent-elles un problme srieux, soit parce qu'elles sont d'un montant important, soit parce qu'elles rvlent des incohrences fondamentales entre les deux systmes ? Il n'est pas rare de trouver de telles divergences dans les institutions de microfinance, du fait du volume important de leurs oprations, et parce que les systmes comptables et de suivi des crdits ne sont pas parfaitement intgrs. Ces diffrences peuvent ou non tre inquitantes. Par exemple, de nombreux programmes de microfinance prvoient que les remboursements des clients soient dposs dans des banques, pour des raisons de scurit. Comme les banques attendent gnralement plusieurs jours avant d'envoyer les documents relatifs aux remboursements perus, les institutions peuvent demander aux clients une copie de l'attestation de dpt de remboursement. Une fois reue cette copie de l'attestation, le systme de suivi des crdits enregistre le remboursement. Il en rsulte un dcalage temporaire avec le systme comptable, qui n'enregistre l'opration qu'ultrieurement, quand la banque envoie sa copie de l'attestation de dpt. Cependant, lorsque cette attestation de la banque arrive, elle peut tre incomplte ou affecte un compte incorrect, de sorte que certains remboursements restent dans des comptes d'attente jusqu' ce qu'ils soient compltement solds. Si, au bout d'un certain temps, un grand nombre d'oprations s'accumulent dans des comptes d'attente qui ne sont pas rigoureusement contrls, des distorsions majeures peuvent survenir, rvlant une faiblesse du systme de gestion des crdits laquelle il faut remdier. Si le montant est important, cela peut empcher l'auditeur d'mettre une opinion sans rserve. Si le montant n'est pas significatif, mais que les divergences rvlent un srieux dcalage entre les deux systmes, le problme doit tre soulev dans la note la direction.

5.2.4 Reprsentation inexacte des crdits solds

Lorsque le systme de suivi des crdits indique qu'un crdit est sold, le client at-il rellement dmontr sa volont et sa capacit s'acquitter de sa dette ou bien

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

51

le remboursement apparent n'est il que le rsultat d'une substitution d'un compte un autre ? Les agents de crdit ou les dirigeants d'institutions de microfinance ont souvent recours des pratiques qui permettent de faire apparatre un crdit comme sold dans le systme de suivi des crdits, mme si le client n'a en ralit pas eu la volont ou la capacit de s'acquitter de sa dette. Ce type de pratiques courantes peut prendre quatre formes :
q

Refinancement. Supposons qu'un client ait des difficults pour rembourser son prt. L'agent de crdit s'inquite de l'incapacit du client maintenir son crdit jour, mais veut dissimuler le problme. Il propose simplement un nouveau crdit son client, qui utilise le montant de ce nouveau crdit pour rembourser l'ancien. En fin de compte, le client se trouvera probablement dans l'incapacit de faire face aux remboursements de ce nouveau crdit, et le cycle se rptera. Le problme du crdit permanent n'est pas particulier la microfinance. Dans certains pays, les banques commerciales le pratiquent rgulirement. Le refinancement peut masquer un problme tout en le laissant s'aggraver au fil du temps. Lorsque le systme s'effondre, le prteur a perdu une somme bien plus importante que si le problme avait t trait son apparition (le rchelonnement est similaire au refinancement, ceci prs qu'aucun nouveau crdit n'est consenti. L'ancien crdit est rengoci avec un dlai supplmentaire et les intrts impays sont ajouts au montant du principal. Le rchelonnement est trait sparment dans la section suivante 5.2.5). Crdits parallles. Lorsque l'institution de microfinance propose plusieurs types de crdits, un agent de crdit peut consentir un second prt un client dfaillant. Mais les deux crdits restent en cours. Pendant un certain temps, le client utilise l'argent du nouveau prt pour s'acquitter du remboursement du premier prt, mais il sera en fin de compte probablement incapable d'honorer le remboursement des deux prts. Remboursement par chque. Le client est autoris solder son prt en remettant un chque l'institution, mais celui-ci est gnralement postdat, et ne peut donc tre honor. Le systme de suivi des crdits indique que le crdit est rembours, tandis que le chque est imput au compte crances diverses, et n'apparat pas dans les rapports de suivi des retards de l'agent de crdit (ou de l'institution de microfinance). Remboursement avec dpt de garantie. Les institutions de microfinance acceptent parfois une garantie matrielle, par exemple des quipements, en remboursement d'un crdit en retard. Le crdit est considr comme sold la rception des quipements. Ceux-ci apparaissent sur un compte d'actifs immobiliss, mais il arrive qu'ils ne soient jamais vendus un prix suffisant pour couvrir le montant de la dette. Il serait plus judicieux d'enregistrer provisoirement que le crdit a t sold par un chque ou une garantie, le compte ne pouvant tre totalement crdit qu'au moment o le chque est encaiss ou la garantie vendue pour un montant permettant de couvrir l'encours de crdits.

Le refinancement peut masquer un problme tout en le laissant s'aggraver au fil du temps

52

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Malheureusement, nombreuses sont les institutions dont les systmes ne conservent pas les donnes historiques sur les crdits

De telles pratiques dissimulent frquemment de srieux problmes relatifs la qualit du portefeuille de crdits et aboutissent une sous-estimation importante des provisions pour crances douteuses dans les tats financiers. Plus important encore, la direction peut ignorer des problmes qui risquent d'chapper tout contrle s'ils ne sont pas traits immdiatement. Idalement, le systme de suivi des crdits doit constituer un premier moyen de dfense contre de telles pratiques, et faciliter le travail de dtection de l'auditeur. Par exemple, le systme d'information peut tre conu pour signaler automatiquement les cas de renouvellement de crdit (y compris un crdit parallle) un client qui a eu de srieuses difficults de remboursement sur son prt prcdent, ou les cas de remboursement par chque ou par dpt de garantie matrielle. Rares sont les institutions de microfinance qui possdent un systme de suivi des crdits permettant cette dtection automatique. Il faut au minimum que le systme d'information conserve l'historique des performances de remboursement des clients sur les anciens crdits. Cela facilite la dtection de ce type de pratiques pour l'auditeur. Malheureusement, nombreuses sont les institutions dont les systmes ne conservent pas ces donnes historiques sur les crdits (cette lacune majeure doit tre mentionne dans la note la direction). Dans ce cas, le seul recours possible pour l'auditeur est d'examiner un chantillon de dossiers de crdits. Ce faisant, il doit prter particulirement attention aux cas o le remboursement total du crdit apparat conscutivement une priode de difficults, surtout si ce remboursement a t effectu avant l'chance, ou si un nouveau crdit est accord au client la suite de ce problme de remboursement. Ces cas doivent tre examins afin de vrifier que le remboursement du crdit enregistr dans le systme correspond rellement un versement en espces par le client. Les vrifications effectues dans ce domaine, par le biais de l'examen de documents couvrant un chantillon reprsentatif du portefeuille de l'institution, sont une tche importante, mais qui n'entre normalement pas dans le cadre d'un audit annuel des tats financiers. Seules les pratiques les plus videntes, comme l'annulation de crdits au moyen de chques post-dats, sont susceptibles d'tre dceles. En l'absence d'un systme de suivi des crdits efficace, le seul moyen pour le client d'obtenir une pleine assurance sur ces points est de contracter une mission d'examen sur la base de procdures convenues.

5.2.5 Rchelonnement
Les problmes de qualit des crdits sont-ils dissimuls par un rchelonnement inappropri des crdits qui ne seront probablement pas totalement rembourss, ou par une incapacit traiter sparment les crdits rchelonns au moment du calcul des provisions pour crances douteuses ? Lorsqu'un client a des difficults de remboursement, les institutions de microfinance rchelonnent (on dit aussi restructurent ou rengocient) souvent le crdit. En gnral, l'chance du crdit est reporte, les intrts en retard sont

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

53

ajouts au montant du principal, et un nouveau calendrier de remboursement est tabli. L'ancien crdit problme disparat, remplac par un nouveau contrat de prt qui apparat comme tant jour, au moins jusqu' l'chance du premier remboursement. Parfois, un tel rchelonnement occulte d'importants problmes de portefeuille, en qualifiant de crdits jour des prts qui sont en ralit peu susceptibles d'tre rembourss intgralement. En fait, le rchelonnement est souvent le moyen le plus facile de corriger un portefeuille peu performant. C'est pourquoi les auditeurs doivent prter particulirement attention aux crdits rchelonns. La politique et la pratique de rchelonnement sont-elles appropries ? Les crdits rchelonns sont-ils distingus des autres crdits dans le systme de suivi des crdits ? Les provisions pour crances douteuses appliques aux crdits rchelonns sont-elles adaptes ? L'institution de microfinance doit tablir des politiques et procdures dtailles relatives au rchelonnement de crdits, qui rpondent aux questions suivantes :
q

La non-distinction des crdits rchelonns constitue une srieuse faiblesse du systme

q q q q

Quelles conditions doivent tre runies pour justifier le rchelonnement ? (Certaines institutions interdisent le rchelonnement. La plupart l'autorisent. L'idal est de mettre en place des procdures suffisamment souples pour soutenir occasionnellement un client dans une situation rellement difficile, mais aussi suffisamment strictes pour prvenir les abus.) Combien de fois un client peut-il obtenir un rchelonnement de son crdit ? Qui a le pouvoir d'approuver un rchelonnement ? Comment un crdit qui a t rchelonn est-il comptabilis ? La comptabilisation du produit des intrts est-elle stoppe jusqu'au versement des remboursements conscutifs au rchelonnement ? Un crdit rchelonn est-il automatiquement class dans la catgorie crdit jour ou existe-t-il une catgorie distincte ?

Qu'il existe ou non des politiques appropries, la question reste pose : qu'en est-il dans la pratique ? Pour le savoir, il faut examiner un chantillon de crdits rchelonns. Le systme de suivi des crdits doit produire des rapports rguliers identifiant automatiquement tous les crdits rchelonns, ou contenant au moins les informations ncessaires pour produire une liste des crdits rchelonns. Lorsqu'une telle liste est disponible, l'auditeur peut slectionner un chantillon de crdits afin de dterminer si les politiques de l'institution sont mises en pratique. Il est plus compliqu de dterminer si le rchelonnement se fonde sur une prvision raliste de la capacit du client rembourser son crdit, ou s'il a pour but de camoufler des prts qui ne seront probablement jamais recouvrs. On peut pour cela examiner l'historique des remboursements sur un chantillon de crdits rchelonns. Lorsque l'institution peut produire une liste complte des crdits rchelonns, elle est en mesure de ngocier avec l'auditeur l'ajout des tests mentionns plus haut dans l'audit annuel. La plupart des institutions de microfinance, cependant, ne distinguent pas les crdits rchelonns dans leur systme de suivi. Cela consti-

54

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Si les contrles font apparatre un cart de rendement important, l'auditeur doit en rechercher la cause et l'inscrire dans son rapport

tue une srieuse faiblesse du systme, qui doit tre mentionne dans la note la direction. S'il n'existe pas de liste des crdits rchelonns, le seul recours de l'auditeur est d'examiner l'historique d'un chantillon du portefeuille de crdits actuel. Si le systme de suivi des crdits ne conserve pas les donnes historiques de remboursement des anciens crdits, l'auditeur est oblig d'examiner les documents papier relatifs aux enregistrements des oprations antrieures (en supposant que l'institution les conserve). Ce type de travail ncessite dans la plupart des cas la mise en uvre de procdures convenues dpassant le cadre courant de l'audit annuel. Comme on le verra ultrieurement dans ce chapitre, les crdits rchelonns doivent tre signals dans la balance ge des retards du portefeuille, particulirement lorsque le provisionnement pour crances douteuses se fonde sur cette balance ge. Un crdit qui a t rchelonn prsente un risque de pertes plus important qu'un crdit rembours chaque chance selon l'chancier prvu. Prsenter ces deux crdits comme jour masque la grande diffrence entre les deux.

5.2.6 Produit des intrts : cart de rendement et politique de comptabilisation des intrts recevoir
Le produit des intrts gnrs par le portefeuille est-il quivalent au rendement thorique calcul d'aprs les termes des contrats de prts ? Si l'institution comptabilise le produit des intrts chus, sa politique de comptabilisation est-elle approprie ? En analysant les conditions des contrats de prts de l'institution, l'auditeur peut dduire une valeur thorique du rendement des intrts correspondant au montant des revenus que le portefeuille devrait produire si tous les intrts taient pays temps et conformment au contrat 2. Ce rendement thorique doit tre compar au montant du produit rel des intrts chaque priode 3. Cette analyse rvle souvent un large cart entre le produit que devrait normalement gnrer l'institution et le produit rel. Par exemple, une institution qui recouvre ses crdits par des remboursements mensuels devrait avoir un taux contractuel effectif de 2,5 % du portefeuille moyen par mois, alors que les intrts qu'elle peroit rellement ne se montent qu' 1,5 % par mois. Cette analyse de l'cart de rendement doit normalement s'inscrire dans le cadre de l'valuation des comptes de revenus. Elle est mentionne ici car la principale cause d'un cart de rendement tant les impays, ce test permet un recoupement des donnes sur la qualit du portefeuille4. D'autres situations peuvent galement contribuer gnrer un cart de rendement. Si une institution se dveloppe trs rapidement, et adopte une comptabilit de caisse, le produit des intrts peut tre infrieur au rendement thorique parce qu'un large pourcentage de son portefeuille est compos de nouveaux crdits dont le premier remboursement n'est pas encore arriv chance. Parfois, un cart de rendement s'explique par une indication errone du montant du solde du portefeuille de crdits dans le systme comptable.

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

55

Si le solde du portefeuille de crdits est actualis en ajoutant les dcaissements et en soustrayant les remboursements et abandons de crances sans vrification indpendante, les erreurs commises au cours des annes prcdentes peuvent se reporter d'anne en anne. Si les contrles font apparatre un cart de rendement important, l'auditeur doit en rechercher la cause et l'inscrire dans son rapport. S'il ne parvient pas identifier cette cause, il doit l'indiquer clairement dans son rapport d'audit ou le prciser dans les annexes aux tats financiers. Cette analyse de l'cart de rendement peut s'avrer encore plus complique si l'institution comptabilise le produit des intrts chus mais non verss. Lorsqu'une institution de microfinance comptabilise des montants importants d'intrts recevoir, l'auditeur doit s'efforcer de comprendre cette politique de comptabilisation et doit valuer sa pertinence. Il doit en particulier dterminer si l'institution stoppe la comptabilisation des intrts futurs, et annule les intrts chus mais non pays, pour les crdits dont le remboursement a un retard tel que le recouvrement des sommes dues est fortement improbable. Si la politique de l'institution de microfinance manque de rigueur sur ce point, cela peut conduire une surestimation importante du produit. En supposant que la politique de l'institution est satisfaisante, l'auditeur doit malgr tout vrifier qu'elle est mthodiquement applique dans la pratique.

On constate souvent un dcalage mthodologique, du fait que le personnel n'est pas suffisamment form et que la supervision est insuffisante

5.2.7 Mise en uvre cohrente du systme de gestion des crdits

Les procdures d'administration des crdits et la mthodologie de crdit de l'institution de microfinance sont elles appliques par les agents et les comits de crdit ? Les auditeurs externes doivent vrifier la conformit aux politiques et procdures fondamentales qui rgissent l'administration des crdits dans l'institution de microfinance. Parfois, ces politiques et procdures sont dtailles dans les manuels de crdits. Dans d'autres cas, notamment dans les petites institutions de microfinance en phase de dmarrage, elles doivent tre dtermines lors des entretiens avec la direction. En raison de la dcentralisation des prises de dcisions et de la supervision dans les institutions de microfinance, le respect de ces politiques et procdures pose souvent problme, particulirement pour les institutions qui sont passes de la phase de dmarrage la phase de transition ou d' institutionnalisation , comme dcrit prcdemment. On constate souvent un dcalage mthodologique, du fait que le personnel n'est pas suffisamment form et que la supervision est insuffisante. Avec le temps, dans une structure dcentralise, les agents de crdit commencent prendre des dcisions qui vont l'encontre des principes de crdit de l'institution. Par exemple, la taille du prt initial peut fortement augmenter ou le montant des crdits successifs accords un client peut crotre trop rapidement. Cela engendre des risques de crdit en permettant aux clients d'atteindre trop rapidement les limites de leur capacit de remboursement. Il est galement courant que les comits de crdit soient rduits une pure formalit, de sorte que les crdits ne font plus l'objet de

56

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

relles discussions. Cette absence de contrle effectif par les pairs augmente les risques de crdit. Les auditeurs externes ne sont pas et n'ont pas pour vocation de devenir des experts en microfinance. C'est pourquoi leurs tests doivent se limiter aux lments fondamentaux de la mthodologie de crdit et aux principales procdures de gestion des crdits, dont :
q

La plupart des cas de fraude dans une institution de microfinance sont lis aux activits de crdit

la comparaison des critres d'attribution des crdits figurant dans le manuel de crdit avec les pratiques relles, en ce qui concerne la taille, les termes et les conditions des crdits initiaux ; les plafonds des crdits renouvels ; les garanties exiges ; et le calcul des ratios financiers de base utiliss pour dterminer la capacit de remboursement dans les dossiers de demande de crdit ; la vrification du respect des procdures lmentaires de gestion des crdits, telles que la transmission rapide des informations sur les impays aux agents de crdit et les visites immdiates tous les emprunteurs dfaillants.

Dans un audit annuel rgulier des tats financiers, ce type d'examen est effectu de faon sommaire, et ventuellement comment dans la note la direction. Cette tche est accomplie plus efficacement par une unit d'audit oprationnelle interne l'institution, comme il est suggr la fin du paragraphe 3.2. Cette approche prsente un autre avantage : l'information produite est traite plus rapidement, et est directement intgre dans les activits quotidiennes et dans le processus de conception des produits. Lorsqu'un tel service interne fonctionne, les auditeurs externes peuvent se contenter d'examiner et de commenter la qualit du travail effectu par ce service. Les autorits de supervision des banques, charges du contrle des institutions de microfinance agres, doivent comprendre que ce type d'examen est essentiel pour dtecter rapidement les risques de contrepartie. Pour effectuer ce type d'examen, l'autorit dlivrant l'agrment doit faire appel des experts en microcrdit.

5.2.8 Contrle de la fraude associe au portefeuille

L'institution de microfinance possde-t-elle une fonction d'audit interne oprationnelle capable de dtecter les types de fraude les plus courants en microfinance ? Bien que les auditeurs externes puissent dceler des cas de fraude dans le droulement normal de leur programme d'audit, leur mission premire n'est pas de dtecter la fraude, mais d'identifier les situations qui augmentent les occasions de fraude. En dehors des cas de fraude lis la trsorerie et au travail du caissier, caractristiques de tout tablissement bancaire, les auditeurs externes ne sont pas mme de dtecter les types de fraude auxquels les institutions de microfinance sont habituellement confrontes. Le travail classique des auditeurs internes peut ne pas non plus tre efficace dans la dtection de la fraude, pour les raisons dcrites dans le chapitre 3. La plupart des cas de fraude dans une institution de microfinance sont lis aux activits de crdit. En outre, la fraude n'apparat pas dans les livres de compte. Les

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

57

remboursements de crdits sont dtourns avant mme d'tre enregistrs, ne laissant aucune trace crite susceptible d'tre vrifie par l'auditeur en dehors d'un ventuel rapport sur les crdits en retard. Il arrive galement que l'agent de crdit cre des prts fantmes, souvent avec la complicit du client, et empoche une partie ou l'intgralit des sommes verses. En fin de compte, les remboursements arrivent chance et ne sont pas verss. Cependant, tant donn le volume important des oprations, il est peu probable que l'auditeur enqute sur le non-remboursement d'un crdit qui se rvle tre frauduleux. Pour dcouvrir un prt fantme effectu avec la complicit d'un client, il faut que l'auditeur rende visite au client et sache comment l'interroger de manire lui faire avouer la fraude. Presque toutes les institutions de microfinance font, un moment ou un autre, l'exprience de problmes de fraude associe au portefeuille. Pour la plupart, cela n'atteint pas des proportions pidmiques. Mais d'autres ont moins de chance. Comme cela a t suggr dans le chapitre 3, les contrles oprationnels exercs par les agents de crdit expriments sont un moyen plus efficace de dtection de la fraude que les audits externes. En ce qui concerne la fraude associe au portefeuille, le rle de l'auditeur annuel externe peut se limiter un commentaire sur les garanties oprationnelles et autres contrles internes de l'institution de microfinance (naturellement, si une fraude est dcele au cours des visites aux clients ou par le biais d'autres tests, elle devra tre indique dans le rapport d'audit).

5.2.9 Adquation des informations de suivi des crdits

Le systme de suivi des crdits produit-il des informations permettant une prsentation fiable de la qualit du portefeuille, et une gestion prcise et quotidienne de ce portefeuille ? Les systmes de suivi des crdits doivent indiquer la balance ge des crdits en retard, l'historique des crdits aux clients, l'existence de pratiques de crdit risques, et la segmentation du portefeuille. BALANCE GE DES CRDITS EN RETARD Le systme de suivi des crdits doit tablir une balance ge des crdits en retard, c'est--dire les regrouper en fonction de la priode coule depuis l'chance du dernier remboursement non vers. Cette information est importante non seulement pour tablir les provisions pour crances douteuses, mais aussi pour permettre une gestion efficace du portefeuille. Les catgories de la balance ge doivent normalement correspondre la priodicit de remboursement des crdits. Par exemple, pour les crdits rembourss sur une base hebdomadaire, le retard doit tre comptabilis en semaines (7 jours de retard, 14, 21, 28, etc.), alors que pour les crdits dont le remboursement est mensuel, le retard doit tre comptabilis en mois (30 jours de retard, 60, 90, 120, etc.). Souvent, les catgories de la balance ge des crdits en retard ne correspondent pas aux intervalles de remboursement. Par exemple, dans une institution de

58

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Les crdits rchelonns doivent tre clairement distingus dans la balance ge

microfinance importante, un crdit dont le remboursement est normalement hebdomadaire et qui prsente des impays, n'est pas considr comme crdit en retard avant 50 semaines. De mme, dans une autre grande institution de microfinance, bien que les crdits soient rembourss chaque semaine, les provisions sont fondes sur une balance ge dont les catgories sont de 30, 60, 90 et 120 jours. Les catgories de la balance ge doivent autant que possible prendre en compte l'augmentation du risque de non-remboursement. Pour cette raison, il est important que les crdits rchelonns soient clairement distingus dans la balance ge, plutt que d'tre classs dans la mme catgorie que les autres crdits. Les retards de remboursement de crdits indiquent qu'il existe un risque accru non seulement pour ces remboursements prcis, mais aussi pour l'encours de crdits total. C'est pourquoi la balance ge doit faire apparatre le total de l'encours de crdits en retard, et pas seulement le montant des remboursements en retard5. Si les rapports de suivi des retards de l'institution de microfinance n'tablissent pas la balance ge des crdits en retard, l'auditeur doit le mentionner comme une faiblesse majeure du systme. S'il existe une balance ge, mais que les catgories dfinies sont inappropries, un commentaire doit tre inclus dans les annexes ou dans la note la direction. HISTORIQUE DES CRDITS Comme on l'a vu prcdemment, le systme de suivi des crdits doit fournir un rsum des informations concernant l'historique des crdits et des performances de remboursement de chaque client. Cette information est primordiale pour prendre des dcisions motives dans le cas de demandes de renouvellement de crdit. Si les renouvellements de crdit sont consentis sans une prise en compte effective des informations sur les performances de remboursement passes du client, ceci constitue un risque majeur pour le portefeuille qui doit tre mentionn dans l'audit annuel des tats financiers. En outre, conserver les informations sur les crdits antrieurs dans le systme d'information de gestion est galement important pour divers travaux d'analyse mentionns dans ce chapitre. IDENTIFICATION DE PRATIQUES DE CRDIT RISQUES Idalement, le systme de suivi des crdits doit automatiquement dtecter la prsence de certaines situations risques, comme celles que l'on a vu dans les paragraphes 5.2.4 et 5.2.5. Dans la pratique, il doit au moins permettre d'identifier des situations telles que :
q

q q

l'attribution d'un nouveau crdit un client ayant des difficults de remboursement sur un crdit dj existant ; le remboursement d'un crdit en retard par refinancement, c'est--dire par l'mission d'un nouveau crdit dont le montant est utilis pour solder le premier ; les rchelonnements rpts ou inappropris ; le remboursement de crdits au moyen de chques post-dats ou du dpt d'une garantie matrielle.

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

59

SEGMENTATION Dans le cas d'institutions de microfinance en phase de transition ou d'institutionnalisation , le systme de suivi des crdits doit permettre la segmentation du portefeuille, en particulier des crdits en retard du portefeuille. Une segmentation approprie peut se faire par rgion, par agence, par agent de crdit, par type de crdit, et ventuellement en fonction d'autres catgories relatives aux principaux domaines de risque. Cette segmentation peut contribuer dterminer avec prcision les provisions pour crances douteuses. Plus important encore, elle permet une meilleure gestion quotidienne du portefeuille.

5.2.10 Abandons de crances

L'institution de microfinance a-t-elle dfini une politique approprie d'abandon de crances irrcouvrables ? Cette politique est-elle applique de faon cohrente ? La plupart des institutions de microfinance n'ont pas de politique d'abandon de crances dfinie. Les abandons de crances sont souvent faits de faon non volontariste et arbitraire. Une institution peut avoir le sentiment, souvent tort, que reconnatre ouvertement un crdit comme une crance douteuse revient envoyer aux agents de crdit et aux clients un message indiquant que l'institution ne s'intresse plus au recouvrement de cet encours de crdits. C'est pourquoi l'institution prfre conserver le crdit en retard dans ses comptes. Comme la plupart des institutions de microfinance sont des organisations but non lucratif, et ne paient pas d'impts sur le revenu, elles ne sont pas concernes par les mesures fiscales incitatives qui pourraient les encourager l'abandon de crances. Par exemple, au Guatemala, une institution de microfinance a report pendant des annes toutes ses crances douteuses sur ses registres, faisant grimper l'indicateur de risque du portefeuille prs de 15 %. Ce qui signifie que 15 % de ses encours de crdits taient considrs comme des crdits problmes, parmi lesquels 9 sur 10 avaient un retard de plus de 180 jours, donc taient peu susceptibles d'tre recouvrs. Si l'institution avait pass en perte chaque anne tous les crdits ayant un retard suprieur 180 jours, son taux de risque de portefeuille n'aurait t que de 1,5 %. Cependant, l'institution ne voulait pas corriger cette distorsion parce que cela aurait entran, d'un seul coup, une perte norme dans son compte de rsultat. Au lieu de cela, l'institution a continu d'viter de passer ses crances douteuses en perte, surestimant ainsi ses produits et ses actifs, et faisant apparatre son portefeuille courant plus mauvais qu'il ne l'tait rellement. Lorsqu'une politique d'abandon de crances a t dfinie dans une institution de microfinance, l'auditeur doit dterminer si elle est approprie. S'il n'existe en revanche aucune politique dans ce domaine, l'auditeur doit en proposer une. Cette politique doit tenir compte du fait que, dans la plupart des pays pauvres, le recouvrement par voie juridique de crdits de petite taille n'est pas rentable. Les institutions de microfinance peuvent engager une procdure judiciaire l'encontre de leurs clients dfaillants pour l'exemple, mais les frais de justice dpassent gn-

Les crdits doivent tre passs en perte lorsque la probabilit de recouvrement devient trs faible

60

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

La politique de provisionnement doit dpendre la fois de lhistorique des pertes et de la situation actuelle du portefeuille

ralement le montant recouvrer, ce qui entrane un recouvrement net ngatif. Les crdits doivent tre passs en perte lorsque la probabilit de recouvrement devient trs faible, ce qui arrive souvent bien avant que les recours lgaux n'aient t puiss. En supposant que l'institution ait une politique d'abandon de crances rationnelle, la question suivante est de savoir si celle-ci est applique de faon mthodique. Dans le cas d'une banque commerciale normale, l'auditeur externe effectue un examen dtaill de chaque abandon de crances, le confrontant la politique et aux rglementations en vigueur. Une telle approche ne serait probablement pas rentable dans le cadre d'un audit d'institution de microfinance ; on se contentera donc de tester un chantillon modeste de crdits passs en perte. Tout audit des tats financiers d'une institution de microfinance doit inclure un examen des pratiques d'abandon de crances. Cependant le caractre significatif de cette question, ainsi que la somme d'efforts y consacrer, dpendra de la qualit du portefeuille de l'institution. Dans les cas o les impays sont rellement faibles, la question de l'abandon de crances est moins significative pour les tats financiers dans leur ensemble. L'auditeur doit, au minimum, se faire expliquer la politique et les pratiques d'abandon de crances de l'institution, et les dcrire dans une annexe aux tats financiers. Lorsqu'aucune politique n'a t dfinie, ou que l'auditeur a des doutes quant sa pertinence, cela doit tre notifi l'endroit appropri dans la note la direction, les tats financiers, ou mme dans l'opinion crite mise par l'auditeur, suivant la gravit et le caractre significatif du problme.

5.2.11 Provisions pour crances douteuses

La politique et les pratiques de provisionnement pour crances douteuses de l'institution de microfinance sont-elles appropries, au vu des donnes historiques de pertes et de la situation actuelle des retards de remboursements ? Les provisions pour crances douteuses inscrites dans les tats financiers des institutions de microfinance sont souvent trs inadaptes. Pourtant, les auditeurs externes mettent souvent des opinions sans rserve sur les tats financiers de ces institutions, sans avoir suffisamment approfondi, et encore moins valu, leur politique de provisionnement. La majeure partie de l'expos qui suit est consacre au provisionnement scientifique , fond sur une balance ge du portefeuille en cours et une analyse de la performance historique des donnes du portefeuille des annes prcdentes. Les petites institutions de microfinance ont intrt prfrer un systme moins labor. Quelle que soit l'approche, l'essentiel est que la politique de provisionnement dpende la fois de l'historique des pertes et de la situation actuelle du portefeuille. Une petite institution peut simplement provisionner un pourcentage fixe de son portefeuille, fond sur l'exprience globale des pertes des annes prcdentes. Parfois, un certain pourcentage de chaque crdit est provisionn au moment du dcaissement. Dans ce cas, l'institution doit faire des vrifications occasionnelles pour s'assurer que le montant cumul des provisions reste adapt au total du por-

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

61

tefeuille. Dans d'autres cas, les crdits ne sont pas provisionns individuellement au moment o ils sont octroys, mais les provisions sur l'ensemble du portefeuille sont rgulirement ajustes de faon tre maintenues un pourcentage adquat. Lorsque ces mthodes simples sont utilises, le pourcentage provisionn doit tre fond sur les taux historiques de pertes (du moins dans les cas o l'institution est suffisamment ancienne pour avoir des donnes historiques). C'est pourquoi l'auditeur doit examiner la faon dont ces taux de pertes ont t dtermins. Le pourcentage de provisionnement doit se fonder sur les montants passs en perte chaque anne, par rapport l'encours de crdits moyen sur l'anne. Cependant, comme on l'a vu plus haut, de nombreuses institutions de microfinance n'ont pas une pratique d'abandon de crances trs volontariste ni cohrente. Dans ce cas, le pourcentage de provisionnement doit tre li, non pas aux abandons de crances enregistrs, mais la part relle des anciens crdits qui se sont avrs irrcouvrables. Une fois le taux historique de pertes approximativement estim, il faut aussi prendre en compte la situation courante du portefeuille pour dterminer le provisionnement. Si le niveau d'impays actuel est suprieur ce qu'il a t dans le pass, le provisionnement doit tre fix un niveau plus lev que le taux historique de pertes. Cela est galement vrai si l'institution de microfinance estime qu'un autre facteur (comme une crise conomique) est susceptible de rduire la probabilit de recouvrement des crdits en cours. La pertinence des mthodes de provisionnement dpend de la qualit du portefeuille de l'institution. Si les auditeurs externes estiment que les niveaux d'impays et de crances douteuses sont rellement trs bas, il est moins important de procder des valuations approfondies et l'ajustement minutieux du pourcentage de provisionnement de l'institution. Les grandes institutions de microfinance, ou celles qui se prparent une forte croissance, doivent prendre en compte une approche plus scientifique du provisionnement, qui est habituelle dans le secteur bancaire. Cette approche ncessite de segmenter le portefeuille de crdits en classes d'anciennet c'est--dire par catgorie, en fonction du nombre de jours de retard depuis le dernier remboursement et de dfinir ensuite un pourcentage de provisionnement diffrent pour chaque catgorie, en fonction du niveau de risque estim. Les catgories retenues doivent tre dfinies en fonction de la frquence de remboursement des crdits (disons hebdomadaire ou mensuelle) et des donnes cls du processus de suivi des crdits en retard. Par exemple, si le directeur d'agence intervient dans le suivi aprs 90 jours, cela peut constituer un point de repre dans la balance ge. Les crdits qui sont en retard, ne serait-ce que d'un jour, doivent tre imprativement distingus des crdits sains. Un exemple de balance ge, avec les pourcentages de provisionnement pour chaque classe d'anciennet, est donn dans le tableau 5.1. Dans cet exemple, le pourcentage de provisionnement est appliqu l'encours total des crdits de chaque catgorie et pas seulement au montant des remboursements en retard. Le pourcentage de provisionnement fix pour chaque classe d'anciennet dtermine le total des provisions pour crances douteuses.

TABLEAU 5.1

Exemple de balance ge avec provisionnement pour crances douteuses correspondant

Situation du crdit Pourcentage de provisionnement

Non rchelonn jour Retard de 1 30 jours Retard de 31 90 jours Retard de 91 180 jours Retard de plus de 180 jours Rchelonn jour Retard de 1 30 jours Retard de 31 90 jours Retard de plus de 90 jours

0 10 25 50 100 10 25 50 100

62

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Supposer qu'un taux de recouvrement de 97 % quivaut un taux de pertes annuel de 3 % est une grave erreur

Dans une institution de microfinance agre, la balance ge et les pourcentages de provisionnement sont habituellement imposs par l'autorit rglementaire, de sorte que l'auditeur n'a qu' vrifier si le provisionnement de l'institution est conforme la rglementation. Dans les institutions de microfinance non agres, la mthode la plus courante consiste fonder les pourcentages de provisionnement sur une analyse historique des performances du portefeuille. Selon cette mthode, l'institution slectionne une srie de crdits d'une priode antrieure, suffisamment recule dans le temps, pour que le rsultat final sur la majorit des crdits soit connu. Cette srie de crdits est segmente selon la mme balance ge que celle utilise pour le portefeuille actuel. Ensuite, l'institution dtermine, pour chaque catgorie de cette srie historique, quel pourcentage des crdits n'a pas t recouvr. Ces pourcentages sont alors appliqus, dans les mmes catgories, pour le provisionnement du portefeuille actuel, moins qu'un changement important survenu dans le portefeuille n'implique des pourcentages diffrents6. La plupart des institutions de microfinance ne sont pas en mesure de produire ce type d'analyse historique. Les pourcentages de provisionnement pour chaque catgorie se fondent sur les estimations de la direction. Dans ce cas, l'auditeur peut tester ces pourcentages de provisionnement en slectionnant un chantillon d'anciens crdits, afin de vrifier si les montants effectivement recouvrs sur ces crdits correspondent aux estimations ralises par l'institution. Il appartient au client et l'auditeur de dterminer ensemble si ces tests doivent tre inclus dans la cadre de l'audit annuel des tats financiers, ou s'ils doivent faire l'objet d'un examen sur la base de procdures convenues. Lorsque les donnes historiques de pertes ne sont pas disponibles, les institutions de microfinance font parfois une estimation du provisionnement pour crances douteuses en se fondant sur l'indicateur de taux de recouvrement qui divise les montants effectivement perus pendant une priode donne par les montants qui arrivent chance selon les conditions du contrat de prt durant la mme priode. Il est tentant de supposer qu'un taux de recouvrement de 97 %, par exemple, quivaut un taux de pertes annuel de 3 % du portefeuille. Mais il s'agit d'une grave erreur, car c'est oublier : 1) que le taux de recouvrement est fond sur les montants dcaisss, qui peuvent tre pratiquement deux fois suprieurs la valeur du portefeuille apparaissant dans les comptes de l'institution, et 2) que le montant des pertes indiqu par le taux de recouvrement est produit chaque cycle de prt et non chaque anne. Pour une institution proposant des crdits trois mois rembourss sur une base hebdomadaire, un taux de recouvrement courant de 97 % quivaut une perte de 22 % du portefeuille moyen chaque anne. Mme lorsque les auditeurs estiment que la politique de provisionnement d'une institution de microfinance est pertinente, ils doivent vrifier qu'elle est correctement mise en pratique. Plus important encore, mme la meilleure politique de provisionnement au monde ne saurait produire des rsultats fiables si elle est applique une information errone sur le portefeuille. Comme on l'a vu au dbut de ce paragraphe, la

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

63

premire dmarche de l'auditeur doit consister vrifier l'exactitude de l'information du systme de suivi des crdits concernant les montants et les situations d'impays. Tant que cela n'implique que la vrification de la concordance des donnes chiffres sur les retards avec les autres donnes et documents du systme, cette tche ne pose normalement pas problme aux auditeurs. Cependant, nous avons vu dans les paragraphes prcdents que, dans certains domaines, les dfauts du systme d'information de gestion peuvent masquer les informations ncessaires l'valuation du portefeuille. En outre, dans certaines situations, telles que le dtournement de fonds par un agent de crdit, mme un systme d'information sans dfaut ne peut tre d'aucune d'utilit, car le problme se situe en amont de l'entre des documents dans le systme. Les tests de dtail et les visites aux clients effectus par les auditeurs peuvent rsoudre certains de ces problmes, mais le cot de ces procdures peut tre lev et leur degr de fiabilit est parfois discutable. Pour les clients qui accordent beaucoup d'importance la qualit du portefeuille et la pertinence des provisions pour crances douteuses, certaines conclusions pratiques peuvent tre rptes ici :
q

On surestime trop facilement le degr d'assurance fourni par l'audit annuel classique sur la qualit du portefeuille et sur la pertinence des provisions pour crances douteuses. Plutt que d'accepter un programme d'audit standard, les clients doivent avoir des discussions approfondies avec les auditeurs sur le type d'approche et de procdures mettre en uvre pour tester le portefeuille. Pour certains domaines importants de risque de portefeuille, des garanties oprationnelles internes sont plus appropries qu'un audit traditionnel ex post.

5.2.12 Autres risques d'exploitation associs au portefeuille

L'institution augmente-t-elle la taille de ses crdits au-del des limites dfinies par sa mthodologie de crdit ? Est-elle soumise un niveau significatif de risque de taux ou de risque de change ? Gre-t-elle efficacement son risque d'illiquidit ? Les institutions de microfinance traitent gnralement des crdits court terme de petite taille, en utilisant des mthodes de prt fondes sur l'analyse du profil individuel du client. Celles-ci reposent essentiellement sur des procdures de slection effectues par les pairs, sur les performances de remboursement du client sur les crdits prcdents, et sur une analyse de sa capacit de remboursement, qui se fonde souvent davantage sur la situation de trsorerie actuelle du client que sur une projection des flux de trsorerie qui seront gnrs par l'investissement prvu. Il arrive qu'une institution qui a gr avec succs des crdits de 100 1 000 dollars selon cette mthode, entreprenne d'offrir des crdits de 10 000 dollars ou plus, en employant la mme mthode. L'exprience montre que cette situation est dangereuse. Les crdits plus importants requirent en effet la plupart du temps une mthode diffrente, qui comprend une analyse plus complte des flux de trsorerie du client, et ventuellement des conditions plus strictes en matire de garantie. En prsence d'une telle

64

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

Le risque d'illiquidit est particulirement prsent dans les institutions de microfinance

situation, en particulier si un petit nombre de gros crdits constitue un pourcentage lev du portefeuille, l'auditeur doit procder des commentaires. Parfois, les institutions de microfinance sont exposes au risque de change lorsqu'elles sont finances par des emprunts en devises fortes, mais que leurs crdits sont libells en monnaie locale. Une forte dvaluation de la devise locale peut avoir des consquences catastrophiques pour une telle institution. L'institution peut galement tre expose un risque de taux important si elle a dfini un taux d'intrt fixe sur les crdits long terme de ses clients, alors que les intrts qu'elle paye sur ses propres ressources sont soumis des fluctuations court terme. Le risque d'illiquidit est particulirement prsent dans les institutions de microfinance, pour deux raisons. Premirement, nombre d'entre elles sont dpendantes des ressources des bailleurs de fonds, dont la rgularit de versement n'est pas toujours fiable. Deuximement, et plus important encore, les consquences d'une crise d'illiquidit sont particulirement dangereuses pour une institution de microfinance. Lorsqu'une banque commerciale classique manque de liquidits pour octroyer des crdits, elle peut cesser d'mettre de nouveaux prts, sans consquence dsastreuse pour le remboursement de son portefeuille existant. Il n'en va pas de mme pour les institutions de microfinance, cause de la nature des motivations rembourser. Gnralement, les clients d'une institution de microfinance remboursent parce qu'ils ont confiance dans le contrat implicite selon lequel tout remboursement vers aujourd'hui leur garantit l'accs aux services financiers pour demain. Si un problme de liquidit empche le dcaissement rapide de crdits renouvels, la nouvelle se rpand vite. La clientle constate que l'institution a rompu le contrat implicite, et le remboursement des crdits en cours peut chuter prcipitamment. Le secteur de la microfinance n'a pas encore assez d'annes d'exprience pour dfinir des ratios de liquidits normaliss. En attendant, l'auditeur doit vrifier que l'institution ralise des projections sur ses besoins en trsorerie, et gre ses emplois et ressources de fonds de manire conserver une rserve prudente pour parer toute ventualit. Ces analyses entrent dans le cadre d'un audit annuel des tats financiers. Lorsque des risques significatifs sont observs, cela doit tre mentionn dans les annexes qui accompagnent les tats financiers ou dans la note la direction.

5.3 Dfinition de procdures d'audit du portefeuille de crdits

Il peut s'avrer compliqu de dterminer et de ngocier un ensemble de procdures appropries pour tester le portefeuille d'une institution de microfinance. Mme aprs avoir lu ce guide, peu d'institutions seront en mesure de dfinir le travail qu'elles veulent sans une consultation pralable de l'auditeur. En outre, la manire dont l'auditeur teste le portefeuille est en partie dicte par les normes d'audit courantes ou par les politiques propres au cabinet d'audit. Certains cabinets d'audit ont une politique qui s'oppose aux discussions avec le client sur le dtail des procdures de test.

LE PORTEFEUILLE DE CRDITS

65

Face ces difficults, de nombreuses institutions prfrent laisser l'auditeur concevoir entirement les procdures d'examen du portefeuille (ainsi que le reste du travail de l'audit). Pour les raisons voques plus haut, un audit ralis de cette manire est peu susceptible de fournir une assurance fiable sur les systmes et soldes lis au portefeuille de crdits d'une institution. Les clients qui souhaitent un examen approfondi du portefeuille de crdits de leur institution de microfinance doivent engager un rel dialogue avec leur auditeur. L'objectif premier des chapitres de ce guide consacrs au portefeuille est prcisment de fournir une base ce dialogue. Dans l'idal, cette conversation doit permettre de dgager une ide prcise du type de tests et procdures voulus, et du mode de contrat tablir pour chacun ; cela consiste dterminer lesquels peuvent tre effectus dans le cadre rgulier de l'audit des tats financiers annuel, et lesquels doivent faire l'objet d'un examen distinct sur la base de procdures convenues. Comme on l'a vu au dbut de ce chapitre, si l'auditeur refuse d'entrer dans ce type de discussion, le client n'a aucun moyen de s'assurer de la fiabilit de l'audit de son portefeuille. L'exprience montre que la simple confiance dans les normes et procdures habituelles de l'auditeur ne constitue pas une telle assurance. Les clients doivent se rappeler qu'en principe, les procdures mises en uvre dans le cadre de l'audit des tats financiers donnent lieu une opinion mais pas un rapport sur leurs rsultats. Aprs un audit, il est souvent difficile d'obtenir des auditeurs qu'ils expliquent les procdures employes de manire suffisamment dtaille pour se forger une opinion indpendante sur la pertinence de ces procdures. D'un autre ct, un examen sur la base de procdures convenues donne lieu un rapport sur les rsultats mais pas une opinion. Finalement, ces produits sont conus d'une manire qui n'aide pas beaucoup le client. Cependant, certains auditeurs sont prts faire preuve de souplesse en discutant des procdures avec le client, la fois avant et aprs l'audit. L'annexe D donne l'exemple d'un ensemble de procdures servant tester deux domaines cls du portefeuille : la fiabilit de l'information relative aux remboursements et aux impays dans le systme de suivi des crdits, et la cohrence avec laquelle sont appliques les politiques et procdures de crdit dfinies par l'institution. Les circonstances dtermineront les procdures qui peuvent s'intgrer l'audit classique et celles qui doivent faire l'objet de procdures convenues. Cette annexe n'a pas pour objectif de fournir un modle applicable toutes les institutions de microfinance ; elle a pour but d'aider les institutions et leurs auditeurs rflchir aux procdures qui seront les mieux adaptes leur propre cas.

Les clients qui souhaitent un examen approfondi du portefeuille de crdits de leur institution de microfinance doivent engager un rel dialogue avec leur auditeur

Notes
1. Les institutions de microfinance qui prvoient de revaloriser leur systme d'information de gestion et qui sont prtes y investir des efforts importants pourront consulter l'ouvrage de Charles Waterfield et Nick Ramsing, Systmes d'information de gestion pour les institutions de microfinance - Guide pratique (traduction franaise, Paris : Gret, 1999, pour le CGAP).

66

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1 2. On peut trouver une mthode traitant des rendements thoriques informatiss dans Microcredit Interest Rates, CGAP Occasional Paper no 1, aot 1996. Ce document est disponible en anglais sur le site web du CGAP, http://www.cgap.org. Il est possible d'obtenir des versions papier en anglais, franais ( Les taux d'intrt applicables aux microcrdits , tude spciale du CGAP no 1) ou espagnol auprs de : CGAP, 1818 Street NW, Room Q 4-022, Washington DC 20433, USA. 3. Les commissions diverses sur crdits peuvent tre soit intgres au produit des intrts, soit traites part. Si le rendement thorique diffre selon la taille des prts accords par l'institution, le calcul de la moyenne pondre peut permettre une estimation globale du rendement. La comparaison entre rendement thorique et rendement rel doit tre faite sur une base mensuelle, ou alors, si elle est effectue sur une base annuelle, se fonder sur une moyenne mensuelle du portefeuille de crdits. S'il est impossible d'obtenir une estimation globale du rendement, on peut effectuer des tests de dtails : on slectionne un chantillon de crdits individuels, on calcule l'intrt escompt pour la priode, et on vrifie l'intrt effectivement peru. Lorsque cette mthode est utilise, les tests doivent couvrir toute la priode audite. 4. Une mthode de calcul de l'impact d'un niveau donn d'impays sur l'cart de rendement d'une institution de microfinance est propose dans l'ouvrage de Martin Holtmann et Rochus Mommartz, Technical Guide for Analyzing the Efficiency of Credit-Granting NonGovernmental Organizations (NGOs), (Saarbrcken : Verlag fr Entwicklungspolitik Saarbrcken GmbH, 1996). 5. La mesure utilise le plus couramment par les institutions de microfinance en cas d'impays consiste diviser les remboursements en retard par l'encours de crdits total. Non seulement cet indicateur n'est pas pertinent, mais il est trompeur. On peut expliquer ce problme en imaginant un portefeuille de 1 000 crdits immobiliers, tous accords le 1er janvier, remboursables en 100 mensualits. Supposons que le 1er fvrier, aucun client ne verse la premire mensualit. En appliquant le ratio classique d'impays, une institution de microfinance dans ce cas n'estimerait son taux d'impays (NDT : ou de retard) qu' 1 %, chiffre sans aucune relation avec la gravit du problme. Un calcul plus significatif est le portefeuille risque (on parle parfois d' encours contamin ), un indicateur dont le numrateur est constitu par l'encours des crdits en retard de plus de x jours, et le dnominateur par l'encours total des crdits du portefeuille. Une alternative acceptable utilise par certaines institutions de microfinance est le taux de recouvrement global sur la priode qui divise les remboursements effectivement perus pendant une priode donne par les remboursements normalement dus au cours de cette mme priode d'aprs les termes du contrat de crdit initial. Les remboursements anticips et les remboursements en retard faisant fluctuer cet indicateur selon les mois, il est important de l'analyser sur une plus longue priode. 6. Pour plus d'informations sur les provisions pour crances douteuses et les abandons de crances, voir le paragraphe 2.2.2 de l'ouvrage de Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Somerville, Mass. : Accion International, 1997).

CHAPITRE 6

Conduite de laudit : un bref aperu

Ce chapitre dcrit brivement ce qui se passe lorsque laudit est lanc :
q q q

les activits de lauditeur ; les responsabilits du client ; le calendrier de laudit.

6.1 Les activits de l'auditeur

L'audit se droule en trois phases : la prparation et la planification, l'obtention de la preuve d'audit, et la rdaction d'un rapport. Les deux premires phases font l'objet de ce chapitre. La troisime est traite dans le chapitre 7.

6.1.1 Prparation et planification

Une fois le contrat ou la lettre de mission signe, l'auditeur externe, en accord avec l'institution de microfinance, planifie l'excution de sa mission. Au cours de cette planification, et pendant toute la dure de la mission, l'auditeur demandera l'institution de microfinance de nombreux documents et analyses. Les deux parties doivent s'assurer qu'elles s'entendent clairement sur le contenu des documents demands, sur la personne qui en assume la responsabilit, et sur les dlais fixs. La phase de prparation et planification doit normalement inclure les lments suivants :
q

Le processus d'audit comprend la prparation et la planification, l'obtention de la preuve d'audit et la rdaction d'un rapport

Comprendre les activits de microfinance. Cette phase est importante, notamment pour les auditeurs qui n'ont encore jamais travaill pour une institution de microfinance. L'auditeur se familiarise normalement avec le secteur au stade du pr-engagement, mais doit approfondir cette connaissance par des entretiens avec l'quipe dirigeante et le personnel, une fois qu'il est retenu pour l'audit. Outre les deux volumes de ce guide pratique, l'institution peut souhaiter fournir l'auditeur d'autres ouvrages sur la microfinance ; on trouvera une liste de sources d'information utiles dans la bibliographie de l'annexe I. Apprendre connatre l'institution de microfinance. L'auditeur externe doit s'entretenir avec le conseil d'administration, avec les principaux dirigeants (notamment ceux concerns par l'activit de crdits) et le personnel du service financier. L'objectif de ces entretiens est de comprendre la stratgie de gestion, la mthodologie de crdit, les systmes comptables et de contrle interne, et les circonstances rcentes d'volution des performances de l'institution. L'auditeur
67

68

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

L'auditeur doit travailler selon une approche fonde sur le risque afin que le travail d'audit soit concentr sur les domaines de risque les plus significatifs

externe doit galement visiter les agences et bureaux rgionaux pour valuer leurs relations avec le sige, et comprendre les diffrents niveaux d'autorit. Enfin, l'auditeur externe effectue un premier examen des rapports et des systmes pour contrler les tats financiers, les budgets et les plans stratgiques, et pour valuer la documentation. Comprendre les mthodes et normes comptables. L'auditeur externe identifie les mthodes et normes comptables utilises par l'institution de microfinance. Comprendre les systmes comptables et de contrle interne. L'auditeur externe doit prendre connaissance des systmes comptables et de contrle interne de l'institution, et rdiger un document exposant les connaissances acquises. Il a galement besoin de comprendre l'attitude des directeurs et des administrateurs vis--vis des contrles internes et leur degr de sensibilisation ces contrles. Identifier les relations avec le service d'audit interne. Si l'institution de microfinance possde un service d'audit interne, l'auditeur externe doit rencontrer le personnel charg de ce service afin d'tablir des relations de travail. Il value cette occasion la fiabilit des lments du systme d'audit interne et dtermine dans quelle mesure le personnel de l'audit interne peut participer au processus d'audit. valuer le risque. L'auditeur doit travailler selon une approche fonde sur le risque , en valuant les diffrentes catgories de risques, afin que le travail et les dpenses d'audit soient concentrs sur les domaines de risques les plus significatifs. Dfinir le caractre significatif. L'auditeur dfinit le niveau du caractre significatif de chaque domaine audit, afin de dterminer le degr de prcision dans l'valuation de l'information. L'information est considre comme significative si son omission ou son inexactitude est susceptible d'influencer les dcisions conomiques prises sur la base des tats financiers. Planifier les tests et procdures d'audit. L'auditeur planifie les tests et les procdures utilises afin d'obtenir la preuve d'audit pour les principaux soldes comptables : portefeuille de crdits et provisions pour crances douteuses ; dpts d'pargne ; trsorerie ; subventions ou fonds propres ; produits et charges. Le client doit participer activement ce planning, en particulier pour l'examen des comptes et dispositifs relatifs au portefeuille de crdits et aux provisions pour crances douteuses.

6.1.2 Obtention de la preuve d'audit

L'auditeur doit concevoir et excuter les valuations et autres procdures pour obtenir la preuve des assertions explicites et implicites retenues par la direction dans la prparation des tats financiers. Ces assertions peuvent tre classifies comme suit :
q

Exhaustivit il n'y a pas d'lments d'actif ou de passif ou d'oprations non enregistrs.

CONDUITE DE LAUDIT : UN BREF APERU

q

69

q q

Validit (dsigne par existence et droits et obligations dans les Normes internationales d'audit [International Standards on Auditing, ISA]) les oprations enregistres sont valides. Exactitude (dsign par mesure dans les ISA) les montants des oprations enregistres sont exacts. Rattachement (dsign par occurrence dans les ISA) les oprations sont enregistres dans la bonne priode. valuation les lments d'actif et de passif sont correctement valus. Prsentation les postes sont dcrits conformment aux normes applicables l'information financire.

Comme la vrification de toutes les transactions effectues pendant la priode audite serait d'un cot prohibitif, on utilise souvent une mthode d'chantillonnage. Pour dterminer la taille de l'chantillon, il faut valuer les risques associs aux diffrents soldes comptables. La mthode d'chantillonnage et la taille de l'chantillon sont essentielles pour valuer le portefeuille de crdits d'une institution de microfinance. C'est pourquoi elles doivent faire l'objet d'un entretien approfondi avec l'auditeur. On trouvera un exemple de dfinition de la taille de l'chantillon au chapitre 6 du volume 2. Les tests et procdures d'audit sont mens la fois au sige et dans les agences. Le volume 2 traite des activits des auditeurs de faon plus dtaille.

La mthode d'chantillonnage et la taille de l'chantillon sont essentielles pour valuer le portefeuille de crdit d'une institution de microfinance

6.1.3 Rapport
L'auditeur prpare un rapport d'audit, ainsi qu'une note la direction si son client le demande. Les rapports d'audit font l'objet du chapitre 7.

6.2 Responsabilits du client

tant donn qu'un audit demande du temps et des efforts des personnes qui ont par ailleurs d'autres responsabilits oprationnelles, il doit tre conduit efficacement. L'institution de microfinance doit dsigner une personne, habituellement le contrleur de gestion ou le directeur comptable, responsable de la liaison quotidienne avec l'auditeur externe. Les responsabilits de liaison comprennent au minimum les tches suivantes (liste non exhaustive) : q s'assurer que les demandes de documents et d'analyses sont satisfaites dans les dlais ; q communiquer l'auditeur tout problme de dlai ; q rpondre aux demandes d'informations ou d'explications de l'auditeur, ou dlguer cette tche ; q recueillir les remarques prliminaires de l'auditeur sur la note la direction et coordonner les rponses qui y sont faites ; q prendre en compte les ajustements proposs dans le cadre de l'audit et coordonner leur mise en uvre.

70

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

La direction d'une institution de microfinance a certaines responsabilits lors d'un audit externe. La Norme internationale d'audit (ISA) 580 prvoit que l'auditeur doit obtenir de la direction une reconnaissance de sa responsabilit en matire d'tablissement des tats financiers par exemple un exemplaire sign des tats financiers, une dclaration crite, ou les procs-verbaux du conseil d'administration1. La direction est galement responsable des politiques et procdures d'identification, d'valuation et de consignation des litiges, revendications et assertions faites. En outre, elle doit garantir la conformit de l'institution de microfinance la lgislation et la rglementation en vigueur. Lors d'un audit, la direction est amene faire de nombreuses dclarations l'auditeur, spontanment ou en rponse des demandes spcifiques. L'auditeur peut exiger une dclaration crite sur des lments qui revtent un caractre significatif pour les tats financiers. L'auditeur demande parfois une lettre d'affirmation de la direction constatant les responsabilits numres plus haut. Cette lettre porte habituellement la mme date que le rapport d'audit et est signe par les cadres dirigeants de l'institution. Si la direction refuse de fournir les dclarations demandes par l'auditeur, ceci peut constituer une limitation de l'tendue des travaux d'audit qui fait obstacle la formulation d'une opinion sans rserve. L'annexe F donne un exemple de lettre d'affirmation de la direction.

6.3 Calendrier de l'audit

Il existe un grand dcalage entre le calendrier idal d'un audit et la pratique relle dans la plupart des institutions de microfinance. La phase de planning ou le processus de pr-engagement sont souvent rduits : l'auditeur commence sa mission lorsque les tats financiers annuels de l'institution de microfinance sont prts et consacre deux quatre semaines l'audit, selon la taille de l'institution de microfinance. Le rapport d'audit est rarement disponible avant au moins quatre mois dater de la fin de l'exercice. Dans l'idal, le planning et le processus de pr-engagement interviennent aux second et troisime trimestres de l'exercice. la fin du troisime trimestre est tabli le programme d'audit, et quelques tests de procdures sont effectus. La plupart de ces tests ainsi que certains contrles substantifs peuvent tre accomplis au dernier trimestre. Au cours du premier trimestre de l'exercice suivant, les derniers contrles substantifs doivent tre raliss le plus rapidement possible.

Note
1. Il est possible de se procurer les normes ISA l'International Federation of Accountants, 535 Fifth Avenue, 26th floor, New York, NY 10017, USA ; tl : 1 212-286-9344 ; fax : 1 212-286-9570 ; site web : http://www.ifac.org. Il en existe une traduction franaise : Normes internationales daudit, publies par lIFAC sous la direction de Claude Charron.

CHAPITRE 7

Comprendre les rapports daudit

Ce chapitre porte sur les diffrents rapports daudit et sur les types dopinion exprims par lauditeur. Il met galement des suggestions sur la faon dont le client peut interprter ces rapports et y rpondre.

7.1 Le rapport daudit

Les clients sont parfois surpris de constater, une fois termines les nombreuses valuations, analyses et tudes de documents qui constituent le travail d'audit des tats financiers, que le produit final est un trs bref rapport d'audit, qui ne comprend qu'un seul paragraphe consacr l'opinion de l'auditeur sur les tats financiers. Dans un audit annuel des tats financiers d'une institution de microfinance, les obligations de l'auditeur concernant la rdaction du rapport sont assez limites, comme le stipulent les normes nationales et internationales d'audit. Les auditeurs dbattent habituellement des procdures et des rsultats de l'audit des tats financiers au cours d'un entretien avec le client, si celui-ci en fait la demande. Cependant, les auditeurs ne sont pas tenus de fournir au client des documents crits autres que le rapport d'audit, les tats financiers, et une note la direction (si cette dernire a t demande). Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les lments suivants :
q q q

Les clients sont parfois surpris par la brivet des rapports daudit

q q q

Intitul Destinataire Paragraphe de prsentation ou d'introduction (comportant l'identification des tats financiers audits et le rappel des responsabilits respectives de la direction de l'institution et de l'auditeur) Paragraphe portant sur l'tendue de l'audit (faisant rfrence aux normes ISA ou aux normes ou pratiques nationales applicables, et dcrivant le travail effectu par l'auditeur) Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprime par l'auditeur sur les tats financiers) Date du rapport Adresse de l'auditeur Signature de l'auditeur

L'encadr 7.1 illustre la prsentation classique d'un rapport d'audit exprimant une opinion sans rserve. Comme le montre cet exemple, les dtails des tests spcifiques effectus et leurs rsultats ne sont pas fournis dans un rapport d'audit crit
71

72

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

ENCADR 7.1

Exemple de rapport daudit exprimant une opinion sans rserve

Au destinataire Nous avons audit le bilan de l'institution de microfinance Essor au 31 dcembre 19XX, ainsi que le compte de rsultat et les flux de trsorerie pour l'exercice clos cette date. Ces tats financiers relvent de la responsabilit de la direction de l'institution. Notre responsabilit consiste exprimer une opinion sur ces tats financiers sur la base de notre audit. Nous avons effectu notre audit conformment aux Normes internationales d'audit. Ces normes requirent que l'audit soit planifi et ralis en vue d'obtenir l'assurance raisonnable que les tats financiers ne comportent pas d'anomalie significative. Un audit consiste examiner, sur la base de tests, les lments justifiant les donnes prsentes dans les tats financiers. Un audit consiste galement valuer les principes comptables appliqus et les estimations significatives faites par la direction, ainsi que la prsentation des tats financiers dans leur ensemble. Nous estimons que notre audit constitue une base raisonnable l'expression de notre opinion. notre avis, les tats financiers donnent une image fidle et sincre de (ou prsentent sincrement, dans tous leurs aspects significatifs ) la situation financire de l'institution Essor au 31 dcembre 19XX, ainsi que du rsultat de ses activits et des mouvements de trsorerie pour les exercices clos ces dates, conformment aux Normes internationales d'audit. Nom Date Adresse

sur les tats financiers. Le client de l'audit peut cependant demander un entretien avec l'auditeur, afin de discuter des tests spcifiques employs et de leurs rsultats. Le paragraphe relatif l'opinion est l'lment essentiel du rapport d'audit. L'auditeur externe peut mettre plusieurs types d'opinion :
q q q q q

Opinion sans rserve Opinion sans rserve avec observation(s) Opinion avec rserve Impossibilit d'exprimer une opinion Opinion dfavorable

7.1.1 Opinion sans rserve

L'auditeur met une opinion sans rserve lorsqu'il est satisfait des lments audits, dans tous leurs aspects significatifs, et conformment aux termes de rfrence dfinis (voir encadr 7.1) :
q

L'information financire a t prpare en utilisant un rfrentiel comptable acceptable, appliqu de manire cohrente. L'information financire est conforme aux rglementations en vigueur et aux exigences statutaires.

COMPRENDRE LES RAPPORTS DAUDIT

73

ENCADR 7.2

Exemple de paragraphe dobservation

notre avis... (le reste de la formule est identique celle du paragraphe d'opinion) Sans remettre en cause l'opinion sans rserve exprime, nous attirons votre attention sur l'annexe X des tats financiers. L'institution a conclu un accord avec les autorits de supervision bancaire selon lequel elle doit maintenir un ratio d'adquation des fonds propres de X %.

L'image reflte par l'information financire dans son ensemble est conforme la connaissance que l'auditeur a de l'activit de l'organisation ou de l'agence. L'information financire est, dans tous ses aspects significatifs, prsente de faon approprie. Les exigences additionnelles requises dans les termes de rfrence ont t satisfaites.

7.1.2 Opinion sans rserve avec observation(s)

Le rapport d'un auditeur peut-tre modifi par l'ajout d'un paragraphe d'observation , pour mettre en lumire un lment affectant les tats financiers. Ce paragraphe est gnralement inclus aprs le paragraphe d'opinion et doit explicitement prciser qu'il ne remet pas en cause l'opinion exprime par l'auditeur. L'encadr 7.2 prsente un exemple de paragraphe d'observation. La poursuite de l'activit d'une organisation dans un avenir proche est prsuppose lors de la prparation des tats financiers. L' avenir proche couvre gnralement une priode qui ne doit pas excder un an dater de la clture des tats financiers audits. Si cette supposition est injustifie, l'organisation peut ne pas tre en mesure de raliser ses actifs la hauteur des montants enregistrs, et il peut y avoir des modifications dans le montant et les dates d'chance de ses dettes. Dans ce cas, et en supposant que les informations adquates soient prsentes dans les tats financiers, le rapport d'audit doit comporter un paragraphe d'observation relatif la continuit d'exploitation. Voir l'exemple de l'encadr 7.3 (si les informations ne sont pas fournies, l'auditeur doit exprimer une opinion avec rserve ou une opinion dfavorable ; voir ci-dessous).
ENCADR 7.3

Exemple de paragraphe dobservation relatif la continuit dexploitation

notre avis... (le reste de la formule est identique celle du paragraphe d'opinion) Sans remettre en cause l'opinion sans rserve exprime, nous attirons votre attention sur l'annexe X des tats financiers. L'institution a subi des pertes nettes de XXX durant l'exercice clos au 31 dcembre 19XX, et compter de cette date, les dettes courantes de l'institution sont suprieures son actif circulant de XXX, et l'ensemble de ses lments de passif excde le total de ses lments d'actif de XXX. Cette situation, ainsi que les problmes exposs dans l'annexe X, soulvent des doutes importants quant la continuit d'exploitation de l'institution.

74

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

7.1.3 Opinion avec rserve

Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'mettre une opinion avec rserve. Une telle opinion rsulte gnralement soit d'une limitation de l'tendue des travaux d'audit, soit d'un dsaccord avec la direction concernant le bien-fond des procdures comptables ou la conformit de la prsentation des tats financiers. L'auditeur doit se rfrer l'ISA 700 qui stipule :

Une opinion avec rserve doit tre exprime lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir donner une opinion sans rserve, et que le dsaccord avec la direction ou la limitation de l'tendue de l'audit n'ont pas une importance ou des consquences telles qu'elles justifieraient l'expression d'une opinion dfavorable ou l'impossibilit d'exprimer une opinion.
Les encadrs 7.4 et 7.5 illustrent deux types d'opinion avec rserve.

ENCADR 7.4

Exemple dopinion avec rserve due une limitation de ltendue des travaux daudit
l'exception de la question voque dans le paragraphe suivant, nous avons effectu notre audit selon les... (le reste de la formule est identique celle du paragraphe sur l'tendue) Nous n'avons pas assist aux contrles de caisse au 31 dcembre 19XX, cette date prcdant notre nomination comme auditeurs de l'institution. Compte tenu de la nature des documents conservs par l'institution, nous n'avons pas t en mesure de vrifier ce montant par d'autres procdures d'audit. notre avis, sous rserve des consquences des ajustements qui auraient pu, le cas chant, se rvler ncessaires si nous avions t en mesure de vrifier le montant des disponibilits, les tats financiers donnent une image fidle et...

ENCADR 7.5

Exemple dopinion avec rserve du fait dun dsaccord sur les mthodes comptables (mthodes comptables inappropries)
Nous avons effectu notre audit selon les... (le reste de la formule est identique celle du paragraphe sur l'tendue) Comme nous l'avons expos dans l'annexe X sur les tats financiers, ceux-ci ne refltent pas la valeur des actifs immobiliss. Cette pratique, notre avis, n'est pas conforme aux Normes internationales d'audit. Les actifs immobiliss pour l'exercice clos au 31 dcembre 19XX devraient tre de XXX. En consquence, les actifs immobiliss devraient tre tablis et les rserves devraient tre augmentes de XXX. notre avis, sous rserve des consquences sur les tats financiers du problme soulev dans le paragraphe ci-dessus, les tats financiers donnent une image fidle et...

7.1.4 Impossibilit d'exprimer une opinion

Dans certaines circonstances, l'auditeur peut formuler une impossibilit d'exprimer une opinion. Dans ce cas, l'auditeur doit se rfrer l'ISA 700 :

COMPRENDRE LES RAPPORTS DAUDIT

75

ENCADR 7.6

Exemple dimpossibilit dexprimer une opinion due une limitation de ltendue des travaux daudit
Nous avons audit le bilan de l'institution de microfinance Essor au 31 dcembre 19XX, ainsi que le compte de rsultat et les flux de trsorerie pour l'exercice clos cette date. Ces tats financiers relvent de la responsabilit de la direction de l'institution. (La phrase indiquant la responsabilit de l'auditeur est omise) (Le paragraphe concernant l'tendue des travaux d'audit est soit omis, soit modifi selon les circonstances) (Un paragraphe dcrivant la limitation de l'tendue des travaux d'audit est ajout comme suit : ) Nous n'avons pas pu confirmer l'existence d'un nombre significatif de crdits slectionns pour les tests, en raison des limitations imposes l'tendue de nos travaux par l'institution. En raison de l'importance des questions exposes dans le prcdent paragraphe, nous ne sommes pas en mesure d'exprimer une opinion sur les tats financiers.

Une impossibilit d'exprimer une opinion doit tre formule lorsque la consquence possible d'une restriction de l'tendue des travaux d'audit a une importance telle que l'auditeur n'est pas parvenu obtenir une preuve d'audit suffisante et adquate pour pouvoir se prononcer sur les tats financiers.
Par exemple, une impossibilit d'exprimer une opinion est justifie si les auditeurs n'ont pas pu obtenir la preuve d'audit suffisante sur les crdits, la trsorerie ou d'autres comptes d'une telle importance. Voir l'exemple de l'encadr 7.6. Si une institution impose de srieuses restrictions l'tendue des travaux de l'auditeur au cours de la phase de planification de la mission d'audit, et si l'auditeur estime que de telles restrictions justifient une impossibilit d'exprimer une opinion, il doit normalement refuser la mission d'audit, moins que son statut ne l'oblige l'accepter.

7.1.5 Opinion dfavorable

D'aprs l'ISA 700 :

Une opinion dfavorable doit tre exprime lorsque le dsaccord a une consquence telle que l'auditeur estime qu'une rserve ne suffirait pas qualifier la nature incomplte et trompeuse des tats financiers.
Une opinion dfavorable doit tre exprime si la mthode comptable utilise est inacceptable et entrane une distorsion de l'information financire de l'institution. Si, au cours de l'audit, un auditeur dcouvre des lments susceptibles de remettre en question l'expression d'une opinion sans rserve, il doit toujours en discuter avec le client avant d'mettre une opinion, de faon dterminer s'il est possible de remdier au problme. L'encadr 7.7 prsente un exemple d'opinion dfavorable.

76

AUDIT EXTERNE DES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE : GUIDE PRATIQUE, VOLUME 1

ENCADR 7.7

Exemple dopinion dfavorable due un dsaccord sur les procdures comptables (prsentation inapproprie)
Nous avons ralis notre audit selon... (le reste de la formule est identique celle du paragraphe sur l'tendue) (Paragraphe(s) dcrivant le dsaccord) notre avis, et en raison de l'incidence des questions exposes dans le(s) paragraphe(s) prcdent(s), les tats financiers ne donnent pas une image fidle de (ou ne prsentent pas sincrement) la situation financire de l'institution au 31 dcembre 19XX, ni des rsultats de ses activits et de ses flux de trsorerie pour l'exercice clos cette date, et ne sont pas conformes aux principes comptables gnralement reconnus.

Les lecteurs qui n'ont pas l'exprience des opinions d'audit les interprtent parfois de faon errone. Ils comprennent qu'une opinion avec rserve ou une opinion dfavorable peut justifier de srieuses inquitudes en ce qui concerne la qualit de la gestion, l'tat des systmes comptables et de contrle, ou la sant de l'institution. Cependant, ils considrent parfois, tort, qu'une opinion sans rserve est l'assurance que l'institution est en parfaite sant, qu'il n'y a pas de fraude, que son portefeuille de crdits est sain, etc. Les lecteurs doivent tre conscients des limites des audits externes des tats financiers. Ils peuvent souhaiter revoir la fin du paragraphe 2.2.1 qui expose certaines de ces limites.

7.2 Note la direction

Comme on l'a dj vu, les termes de rfrence d'un audit doivent toujours demander une note la direction, qui commente les faiblesses et propose des recommandations concernant les problmes rencontrs au cours de l'audit. Ce document est gnralement adress au conseil d'administration ou au comit d'audit. Il est aussi parfois adress aux bailleurs de fonds (ou ils en reoivent une copie). Habituellement, l'auditeur rdige une premire version de la lettre, laquelle la direction fait une rponse qui sera prise en compte dans la rdaction du document final. Parfois, les auditeurs dlivrent une note la direction standard, abordant des problmes gnraux sans considrer les circonstances et problmes spcifiques soulevs par le client. Les clients doivent insister pour que les notes la direction apportent une rponse directe et pratique aux problmes concrets de l'institution audite. Un exemple de note la direction est prsent dans l'annexe H. Le conseil d'administration et la direction de l'institution doivent discuter des commentaires effectus par l'auditeur dans la note la direction, et mettre au point un plan d'action aprs avoir examin les recommandations. Le client peut galement demander un entretien avec l'auditeur suite l'audit pour dbattre des commentaires faits dans la note la direction, et obtenir l'avis de l'auditeur sur les amliorations prvues. Quand la note la direction identifie des faiblesses particulirement srieuses ou importantes, l'institution peut envisager de conclure

COMPRENDRE LES RAPPORTS DAUDIT

77

un contrat d'assistance technique pour la mise en uvre des amliorations (engager le cabinet d'audit externe pour cette tche peut poser un problme de conflit d'intrts, mais dans de nombreux cas, cela peut tre une solution cense). Les lecteurs doivent tre attentifs l'interprtation des notes la direction, pour deux raisons. D'abord, mme dans une institution sophistique et bien gre, il y a invitablement un certain nombre de domaines dans lesquels, soit par accident, soit du fait d'un problme de conception, les procdures ou les contrles dfinis ne sont pas respects. Le fait que la note la direction contienne un certain nombre d'observations et de recommandations ne signifie pas ncessairement que la gestion financire prsente des faiblesses, ou que le systme de contrle n'est pas satisfaisant. Les lecteurs doivent plutt valuer la signification de chacun des lments. Deuximement, la direction d'une institution de microfinance a parfois des raisons valables et professionnelles de ne pas appliquer les procdures et contrles qui sont communment utiliss dans d'autres institutions. La direction, le conseil d'administration et les bailleurs de fonds doivent examiner consciencieusement le contenu de la note la direction de l'auditeur, mais ne doivent pas considrer que chaque recommandation doit automatiquement tre mise en uvre. Il est important d'adopter ce point de vue. Si le conseil d'administration ou la direction pense que chaque lment de la note la direction reflte les comptences de la direction, ou que chaque recommandation doit tre suivie, les directeurs et les auditeurs dpenseront inutilement leur nergie dans des discussions striles sur le contenu de la note la direction. Cette observation sur les notes la direction est valable pour l'ensemble des recommandations d'audit, quel que soit l'endroit o elles sont exprimes. On constate, en particulier lorsque des bailleurs de fonds ou des gouvernements sont concerns, une tendance insister sur la ncessit de mise en uvre de chacune des recommandations mises par les auditeurs ; cette mesure est un moyen pour les administrations bailleurs de fonds ou gouvernements de minimiser les risques encourus. Lorsque les recommandations sont imposes de la sorte, il peut en rsulter de mauvaises dcisions. En outre, les personnes et institutions audites ragissent mal l'audit ; elles le redoutent et se tiennent sur la dfensive. Prendre les recommandations des auditeurs au srieux ne signifie pas qu'il faut les adopter automatiquement. Ces recommandations ne doivent pas tre dfinitives, mais plutt le point de dpart d'une discussion entre les diffrentes parties concernes.

Prendre les recommandations d'audit au srieux ne signifie pas les adopter automatiquement

7.3 Rapport d'examen effectu sur la base de procdures convenues

Lorsque des procdures convenues ont t intgres la mission d'audit, l'auditeur doit faire un rapport sur la nature et le rsultat de ces procdures et tests, sans exprimer d'opinion quant leur signification globale. C'est pourquoi les clients doivent prter particulirement attention la manire dont sont dfinies les procdures effectuer, afin de s'assurer qu'ils seront en mesure de formuler leurs propres conclusions sur les rsultats fournis.