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Les comptences en approvisionnement

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Jean-Pierre Mnard, a.p.a. FCAQ, FPMAC
Ex-prsident de la Corporation des approvisionneurs du Qubec,
fellow l'Association canadienne de la gestion des achats et expert en
approvisionnement
AXA Canada inc.

Plusieurs employeurs demandent quelles sont les comptences requises pour


exercer le mtier d'approvisionneur, Avec l'entremise du collge Bois-deBoulogne, une quipe d'approvisionneurs professionnels, dont moi-mme, s'est
penche sur le sujet et a numr une liste de comptences requises pour
exercer la profession. Ces comptences sont la base de la profession car des
apprentissages additionnels seront requis pour exercer au niveau management
de cette profession. Regardons ensemble ces comptences un peu plus en
profondeur.
Au dpart, j'aimerais remercier tous mes collgues qui ont particip, avec le
Collge, l'numration de ces comptences. Une fois dtermines, cette
institution d'enseignement collgial a dvelopp une attestation d'tudes
collgiales et un diplme collgial en approvisionnement afin de dmontrer
l'application et la profondeur de ces comptences dans le monde des affaires
d'aujourd'hui. De ce programme, plus de 10 collges au Qubec, dans diffrents
territoires gographiques, ont sign un protocole afin d'enseigner ces
programmes de faon uniforme.

Il y a, sur le march, trois grands niveaux d'approvisionneurs, appels Gestion


des achats , Gestion de l'approvisionnement et Gestion stratgique de
l'approvisionnement . Un article ultrieur traitera de ces sujets et de ce qui les
diffrencient. Les comptences identifies sont requises pour un approvisionneur
oeuvrant dans le secteur Gestion des achats .

Au niveau des comptences requises pour un approvisionneur pour travailler


dans le secteur de la Gestion des achats , l'quipe d'approvisionneurs
professionnels les a tablies comme suit :

tablir le besoin , qui comprend le questionnement des attentes du


demandeur; le questionnement des spcifications afin de garder les principes de
transparence, d'quit et d'accessibilit entre les sources d'approvisionnement
potentielles; la validation de la pertinence d'acheter; l'identification des objets
substituts ou complmentaires; le respect du cycle d'approvisionnement, qui
dbute par la manifestation du dsir jusqu' le paiement final du fournisseur; et
la standardisation des dsirs selon les mode de fonctionnement de l'entreprise;

Grer les stocks , qui inclut le suivi et le respect des modles de gestion des
stocks que l'entreprise prconise; le calcul des quantits commander en
fonction des prvisions; les stratgies visant rduire les stocks dans la chane
d'approvisionnement de l'entreprise; la gestion de la disposition des surplus
d'actifs; le respect des contraintes environnementales relies aux stocks; et la
matrise du flux des matires;

Explorer le march , qui se regarde selon le maintien jour des informations


requises sur les diffrents champs d'activit relis l'entreprise; l'utilisation des
ouvrages de rfrence disponibles sur le march; la construction d'une banque
de donnes; la slection des fournisseurs potentiels; la certification des
fournisseurs; le dveloppement des sources d'approvisionnement; la recherche
de produits; et autres;

Ngocier , qui s'identifie selon la capacit de slectionner une mthode


d'acquisition; la planification d'une approche de ngociation; l'application d'un
modle de ngociation appropri selon la situation; la facilitation d'une relation
ouverte entre les divers intervenants de l'entreprise et les fournisseurs; et la
gestion des conflits en cas de litige;

Analyser , qui tient compte de l'utilisation d'une approche systmique et du


contexte de l'environnement externe de l'entreprise tel que dfini dans l'objectif
d'achat; de l'interprtation des rsultats; du calcul du cot total pour l'entreprise;
de la prparation d'une recommandation en fonction des paramtres
d'approvisionnement; de rdiger un plan d'action de la recommandation et le
dveloppement et l'utilisation des mesures de performances;

Voir au respect des lois, des politiques, des valeurs et des mode de
fonctionnement de l'entreprise , qui inclut l'assurance de l'application des
politiques et des procdures rgissant l'approvisionnement; la conformit un
systme de qualit; le respect du code de dontologie li la profession
d'approvisionneur; le suivi des lois et des rglements d'ordre public; l'application

des dispositions du code civil en matire de contrat; la participation la


rdaction d'un contrat, d'une entente; le respect des dispositions techniques,
commerciales et lgales inscrit dans un contrat intervenu avec un fournisseur; le
respect de l'image de l'entreprise conformment son mandat; la participation
l'laboration de politiques et de procdures en approvisionnement; la
documentation de dossiers d'achat;

Utiliser des outils technologiques , tels que des logiciels de bureautique, des
logiciels relis sa fonction et l'Internet;

Travailler en quipe , qui comprend la dmonstration de son expertise dans le


domaine des relations avec les fournisseurs; le dveloppement de son rseau
l'interne; la coordination des efforts d'une quipe multidisciplinaire; la
comprhension des prrogatives de chaque groupe ou individu de l'entreprise;

Communiquer , qui inclut la capacit d'extraire l'information pertinente d'un


texte quelconque; la rdaction des documents d'affaires; la prparation et la
prsentation d'une approche; la possibilit de s'exprimer correctement l'oral et
l'crit dans les langues officielles (franais et anglais); la pratique d'une coute
active; la promotion du rle du service de l'approvisionnement l'intrieur et
l'extrieur de l'entreprise;

Manifester des comptences personnelles , telles que faire preuve d'initiative


et de crativit; de tenir compte de la dimension psychologique de l'individu; de
manifester un esprit critique; de faire preuve d'ouverture d'esprit; de faire preuve
de diplomatie; de faire preuve d'autonomie; de faire preuve d'intgrit; de vendre
ses ides; de ragir efficacement aux urgences; de grer les priorits; de grer
dans l'incertitude;
Ainsi, lorsqu'un employeur veut dcrire les tches qu'un approvisionneur peut
accomplir pour bien exercer la gestion des achats pour lui, il peut se baser sur les
comptences dcrites ci-dessus. Ainsi, il y aura une harmonisation entre les
descriptions de tches des employeurs et ce que les institutions d'enseignement
enseigne dans leurs programmes. L'employeur n'aura qu' en faire une
adaptation en fonction de la ralit de son environnement commercial.

Gestion des articles en multi-fournisseurs (tarifs, rfrences, units de commande et de


facturation, dlais de livraison, minimum de commande, etc.)
Gestion des devises

Gestion des demandes d'achats (avec validation par des utilisateurs habilits et gestion de
lignes budgtaires par direction et type dachats)

Gestion des demandes de prix aux fournisseurs (ou appels d'offre)


Suivi des commandes et des rceptions avec ventilation par affaires et dates de livraison
(possibilit de rception sans commande pralable)

Gestion des reliquats et des Retours Fournisseurs

Recherche de commandes en cours sur diffrents critres

Consultations diverses (retards de livraison, planning des rceptions prvues, etc...)

Gnration des factures fournisseurs partir des rceptions, contrle de celles-ci, liste
des carts et comptabilisation des factures

Statistiques paramtrables sur tous critres (gnrateur dtats)

Possibilit de grer un budget d'achats par affaire

Gestion des lots - traabilit

Gestion de l'Assurance Qualit

Ncessit de la mise en uvre d'un cahier des charges


o

Importance des enjeux

Les acteurs en interne

Utilit d'un cahier des charges dans l'entreprise ou l'tablissement

Positionnement d'un cahier des charges

Les enjeux attendus

Mthodologie pralable de mise en uvre


o

Dfinir les besoins de l'entreprise

Cadre d'un cahier des charges

Adapter les cahiers des charges selon la typologie d'achats

Construire un cahier des charges


o

Logique de l'analyse fonctionnelle

Intrt du fonctionnel dans le cahier des charges

Description du contenu du cahier des charges fonctionnel

Mise en uvre dans une dmarche transversale en interne

Structure du cahier des charges technique

Intgrer le cahier des charges dans le process de l'acheteur


o

Le cahier des charges au cur de l'appel d'offre

Le cahier des charges , son lien avec le contrat d'achat

Adapter le contrat selon la segmentation d'achat

Bonne utilisation et exploitation des cahiers des charges


o

Optimisation des rponses

Critres d'valuation

Faire vivre le cahier des charges