Savoir Faire Avec Microsoft Excel

Maria ZIMINA
Systmes linguistiques, nonciation et discursivit

(SYLED - EA 2290)
Utilisation de Microsoft Excel

Un aperu des outils permettant de crer et de grer
des chiffres sous forme de tableaux et de graphiques
Savoir-faire ED268, octobre 2002
Savoir-faire ED268 Maria Zimina

octobre 2002
Introduction
EXCEL est un logiciel de Microsoft
permettant la cration, la manipulation et
ldition de donnes organises sous forme
de tableaux.

octobre 2002
1. FONCTIONS DE BASE
z
z
z
z
z
z
z
Structure dun classeur Excel

Options d affichage des donnes
Insertions et suppressions
Mise en formes des donnes
Calculs : excution, fonctions, etc.
Cration des graphiques
Impression

octobre 2002
Description gnrale
Barre des formules
Somme
Coller une fonction
automatique
Barre des menus

Barres doutils
standard
Barre doutils
de mise en forme
Lignes
Cellules
Colonnes
Assistant
graphique

octobre 2002
Notion de classeur
Dans Microsoft Excel, un classeur est le
fichier dans lequel vous travaillez et stockez
vos donnes.
Chaque classeur peut contenir de nombreuses
feuilles.
Vous pouvez organiser diffrentes sortes
d'informations au sein d'un mme fichier.

octobre 2002
Notion de feuille de calcul

Les feuilles de calcul du classeur servent
rpertorier et analyser des donnes.
Vous pouvez renseigner ou modifier des donnes
dans plusieurs feuilles de calcul et effectuer des
calculs partir de donnes provenant de plusieurs
feuilles.
Vous pouvez placer un graphique sur la mme
feuille de calcul que les donnes qui s'y rapportent
ou sur une feuille distincte.
Click droit sur l onglet
de la feuille concerne

octobre 2002
Structure de donnes
sous Excel (i)
Une base de donnes est compose d'enregistrements.

Chaque enregistrement est subdivis en champs.
Dans Excel, les enregistrements se prsentent en lignes

et les champs en colonnes.

octobre 2002
Structure de donnes
sous Excel (ii)
Les champs d une base de donnes se distinguent par
leur nom.
Le nombre maximum de champs est de 256. Le nombre
d' enregistrements dpend du nombre de lignes de la
feuille (65 536) et de l' espace mmoire disponible.
Au sein d' un mme classeur, plusieurs feuilles peuvent
contenir des donnes. On parle alors de tables. La base
de donnes tant reprsente par le classeur.

octobre 2002
Importation de donnes
Conversions des fichiers
*.xls
*.txt
*.txt
*.xls

octobre 2002
Saisie de donnes
Le masque de saisie permet l'encodage vertical de donnes.
La range d'en-ttes du tableau sert de structure au masque

de saisie.
Le
masque de saisie permet galement

de raliser des recherches simples
(zone Critres)
Dobs?n trouve Dobson, Dobsan, Dobsin, ...
Bru* trouve Bruxelles, Brussels, Brugge, ...
*pont trouve Dupont, Depont, Lepont, ...
Et *pon* trouve Despontin, Dupond,

octobre 2002
Options d affichage
Sous Excel, vous pouvez ajuster la largeur des

lignes et des colonnes pour afficher le contenu des
enregistrements en entier.
Placez le curseur de la souris entre deux

boutons de colonnes ou de lignes jusqu' voir
apparatre des flches de redimensionnement.

octobre 2002
Figer des panneaux ...
Il est trs dsagrable de voir disparatre les lignes

et les colonnes contenant les intituls lors de la
consultation du tableau.
Pour remdier ces mouvements intempestifs, il
est possible de bloquer certaines lignes et colonnes.

octobre 2002
Masquer des colonnes ...
Certaines lignes et colonnes, ne servent que la mise

en uvre de calculs intermdiaires du tableau.
Leur affichage ntant pas indispensable il est possible
de cacher ces lignes et colonnes.

octobre 2002
Insertions et suppressions
Vous pouvez grer linsertion et la suppression de
lignes, de colonnes et de cellules :

octobre 2002
Collages spciaux
Objectifs :
Copie de cellules visibles uniquement ;
Transformation de lignes en colonnes, et inversement ;
Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats
de cellule uniquement ;
Dplacement, copie de donnes contenues dans des
cellules .

octobre 2002
Format de cellule (i)

octobre 2002
Format de cellule (ii)

octobre 2002
Faire des commentaires ...

Avec la barre d'outils Rvision, vous pouvez
insrer des commentaires. Si un commentaire
existe dj pour une cellule, vous pouvez
effectuer des modifications.
Pour afficher les commentaires,

slectionner Affichage - Commentaires ...

octobre 2002
Mise en forme rapide avec des

styles ou des formats prdfinis
Microsoft Excel propose des styles pour mettre en forme

des nombres en tant que monnaie, pourcentage ou l'aide
de la virgule comme sparateur des milliers.
Pour mettre en forme une liste entire vous pouvez lui
appliquer un modle de tableau prdfini :

octobre 2002
Format conditionnel
Un lment de tableau montre des signes de faiblesse

le tableur doit en avertir. Cette mthode d'analyse porte le
nom de format conditionnel. Pour une mme cellule ou un
groupe de cellules, plusieurs formats d'affichage sont
possibles en fonction des valeurs contenues.

octobre 2002
Modle de classeur
Certaines feuilles ou classeurs sont utiliss comme

base de calcul avec des donnes diffrentes. Leur
structure peut tre sauvegarde comme modle.
Les formules de calcul, les graphiques et les
rapports font partie intgrante du modle.

octobre 2002
Oprations arithmtiques
Pour effectuer des oprations arithmtiques

simples ou calculer des expressions mathmatiques
dans une feuille Excel, utiliser le champ "="
(Formule).
Vous pouvez utiliser ce champ avec des rfrences
des cellules.

octobre 2002
Oprateurs arithmtiques
Les oprateurs indiquent le type de calcul que vous
voulez effectuer sur les lments d'une formule.
Les oprateurs arithmtiques ralisent les
oprations mathmatiques de base telles que
l'addition, la soustraction ou la multiplication,
combinent des nombres et produisent des rsultats
numriques.
Exemples doprateurs arithmtiques
Oprateur
+ (signe plus)
(signe moins)
* (astrisque)
/ (barre oblique)
% (signe pourcentage)
^ (signe insertion)
Signification
Addition
Soustraction
Multiplication
Division
Pourcentage
Exposant
Exemple
3+3
31
3*3
3/3
20%
3^2

octobre 2002
Excution d un calcul (i)
Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir

apparatre le rsultat.
Dans la barre de formule cliquez sur = . Cette barre permet de
saisir ou modifier les valeurs ou les formules des cellules.
Pour faire rfrence au contenu d'une cellule, cliquez sur la
cellule correspondante ou saisissez les rfrences de la cellule.
Par exemple :
Recettes Tarif plein = Tarif plein * Nb Entres au Tarif plein

octobre 2002
Excution d un calcul (ii)
Pour rpter une formule dans plusieurs cellules

adjacentes, cliquez sur la partie infrieure droite de la
cellule contenant la formule et faites glisser le curseur :
NOTE : Excel recalcule automatiquement

les formules lorsque les valeurs dpendent
de cellules qui ont t modifies.

octobre 2002
Rfrences relatives et
rfrences absolues
Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnes des

cellules en fonction de leur position relative est automatique.
La mise en absolu de la rfrence d'une cellule au sein d'une
formule de calcul s'effectue via le caractre $.
Le symbole $ bloque la rfrence de la cellule concerne dans
la formule :

octobre 2002
Cellule nomme
Il existe une autre mthode de mise en absolu des

rfrences de cellules.
Excel autorise la cration d'tiquettes pour une
cellule ou un groupe de cellules. Les tiquettes
utilisent des rfrences absolues par dfaut. Par
exemple, on peut dfinir l'tiquette TVA pour la
cellule H106 :

octobre 2002
Utilisation de fonctions
Excel propose diffrentes catgories de fonctions
pour satisfaire un large panel d'utilisateurs.

octobre 2002
Traquer les erreurs ...
Utilisez la barre d'outils Audit pour traquer les

erreurs de vos calculs :
Cliquez sur l'icne Reprer une erreur.

Toutes les cellules impliques dans le processus sont
marques en rouge .
Les cellules susceptibles d'tre l'origine de l'erreur
sont marques en bleu .

octobre 2002
Cration des graphiques (tape 1)

Dans la barre de menu,
slectionner Insertion - Graphique.
Excel ouvre l'assistant graphique.
Cet outil guide l'utilisateur au
travers de 4 tapes pour la
ralisation de graphiques.
Les lments slectionns au sein
de cet assistant ne sont pas
dfinitifs. Par la suite, toutes les
modifications utiles et ncessaires
au parachvement de l'ensemble
peuvent tre apportes.
Assistant graphique, tape 1 de 4,

Type de graphique.
Excel propose de nombreux types de graphiques
standard et personnaliss.

octobre 2002

Cette tape propose de dfinir la
zone de donnes source du
graphique. Si la slection d'une
zone source est ralise a priori,
ses coordonnes apparaissent dans
la Plage de donnes. Le nom de la
feuille et les paramtres de la zone
sont repris.
La lecture de cette zone s'effectue
soit horizontalement (Lignes), soit
verticalement (Colonnes). Les 2
lectures produisent des graphiques
diffrents.

Donnes source du graphique.

octobre 2002

4 titres sont accessibles selon le type de graphique slectionn :
le titre gnral du graphique, le titre de l'axe des X, le titre de
l'axe des Y et le titre de l'axe des Z.
Pour Excel, l'axe des Y
se situe droite du graphique.
L'axe des Z se situe gauche
ou dans la profondeur pour
une reprsentation
tridimensionnelle.

Options du graphique. Titres.

octobre 2002

Le graphique est cr soit sur une nouvelle feuille,
soit comme objet au sein de la feuille courante.

Localisation du graphique.

octobre 2002
Personnaliser un graphique ...
En plus du graphique, Excel affiche une barre d'outils Graphique

spcifique.
Pour chaque lment slectionn, vous pouvez dfinir plusieurs
paramtres spcifiques, par exemple :

octobre 2002
Types de graphiques
Anneau

octobre 2002
Types de graphiques
Boursier

octobre 2002
Types de graphiques
Bulle

octobre 2002
Types de graphiques
Histogramme

octobre 2002
Types de graphiques
Radar

octobre 2002
Types de graphiques
Secteurs

octobre 2002
Types de graphiques
Courbes

octobre 2002
Imprimer les tableaux ...
L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant sur

Imprimer dans la barre d'outils standard. Cependant, pour
s'assurer de la bonne ralisation de cette opration, il
s'avre utile d'effectuer pralablement un aperu avant
impression :

octobre 2002
2. ANALYSE DE DONNEES
z
z
z
z
z
z
Classement
Filtres automatiques
Filtres labors
Sous-totaux
Plan automatique
Tableaux croiss dynamiques

octobre 2002
Classement (ordre de tri)
Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les

enregistrements du tableau.
Le classement s'effectue d'abord sur la premire cl. S'il

s'avre impossible de raliser une distinction entre les
lments de cette premire cl, la deuxime cl est consulte.
La troisime cl est utilise si aucune distinction n'est
possible entre les enregistrements sur les deux premires cls.
Vous pouvez galement crer l ordre de tri personnalis :
Outils - Options - Listes personnalises
Filtres automatiques

octobre 2002
Les oprations de filtrage permettent de retrouver un sousensemble de donnes contenant une certaine valeur ou
rpondant des critres de slection. Un filtre ne rorganise
pas les donnes du tableau. Il permet de visualiser les
donnes que lon souhaite et de masquer le restant du tableau.
Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions une

colonne l' aide de la commandefiltre automatique.
Positionnez le curseur dans la liste. Dans la barre de menu,

slectionnez Donnes - Filtre - Filtre automatique :

octobre 2002
Filtres labors : zone de critres
Si vous devez appliquer trois conditions ou davantage une

colonne, utiliser des valeurs calcules comme critres ou
copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous
devez utiliser des filtres labors.
Plusieurs critres placs sur une mme ligne utilisent

l'oprateur relationnel ET. Des critres placs sur des lignes
diffrentes utilisent l'oprateur relationnel OU.
Visualiser tous les enregistrements relatifs au client Nelson
(quels que soient le produit et la quantit),
tous les enregistrements relatifs au client Page,
mais uniquement pour ses commandes de Prod X
(sans spcification de quantit),
ou toutes les commandes de Prod A (quel que soit le client)
dont la quantit est suprieure ou gale 20 units.

octobre 2002
Filtres labors : excution
Le curseur se trouvant au sein de la base de donnes, dans la barre

de menu, slectionner Donnes - Filtre - Filtre labor.
L'action Filtrer la liste sur place affiche la slection

l'emplacement de la base de donnes.
L'action Copier vers un autre emplacement duplique les

enregistrements slectionns dans une autre zone.
Par dfaut, la base de donnes

est slectionne (Plages).
La Zone de critres et
la Zone de Destination
doivent tre spcifies
par l'utilisateur.
Sous-totaux
et plan automatique (i)

octobre 2002
Les outils Donnes - Sous-totaux permettent de

raliser une analyse plus dtaille du contenu d'un
tableau.
A
chaque changement de Titre du film utilisez la fonction

Somme. Ajoutez un sous-total Entres ;
effectue un saut de page

entre chaque groupe de
donnes pour une base
de donnes faisant
plusieurs pages.

octobre 2002
Sous-totaux
et plan automatique (ii)
Sur
le ct gauche de l'cran, une colonne reprenant les

icnes 1 2 3 est ajoute. Ces icnes permettent de raliser
plusieurs vues du rsultat.
Par
dfaut, Excel affiche le rsultat en mode 3. Un clic sur

l'icne 2 donne une vue rduite aux seuls totaux.

octobre 2002
Tableaux croiss dynamiques

Un tableau crois dynamique est un tableau
interactif qui permet d'effectuer une
synthse rapide et de croiser de grandes
quantits de donnes. Vous pouvez faire
pivoter ses lignes et ses colonnes pour
obtenir diffrentes synthses des donnes
sources, filtrer les donnes en affichant
diffrentes pages, ou afficher les dtails
pour les zones qui vous intressent.
Utilisation de l aide

octobre 2002

octobre 2002
Pour en savoir plus ...

http://www.sc.ucl.ac.be/training/indextraining.html
http://www.tutorials-online.com/tutorials/cursus/demo/xl97/chap1/main.htm
http://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/commence.html
http://www.poitou-charentes.iufm.fr/tice/ressources/tutoriels.html
http://csrs.qc.ca/goeland/proj/envolee/sacdestic/formations.html
http://www.cavi.univ-paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ-00-01/index.htm

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Barre des menus

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Notion de feuille de calcul

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Une base de donnes est compose d'enregistrements.

Dans Excel, les enregistrements se prsentent en lignes

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Le masque de saisie permet l'encodage vertical de donnes.

La range d'en-ttes du tableau sert de structure au masque

masque de saisie permet galement

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Sous Excel, vous pouvez ajuster la largeur des

Placez le curseur de la souris entre deux

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Figer des panneaux ...

Il est trs dsagrable de voir disparatre les lignes

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Masquer des colonnes ...

Certaines lignes et colonnes, ne servent que la mise

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Pour rpter une formule dans plusieurs cellules

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