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Déroulement Mission Audit Interne
Déroulement Mission Audit Interne
1. ORDRE DE MISSION
L'ordre de mission est le mandat donn par une autorit comptente au Service d'audit de raliser une
mission d'audit sur telle entit et qui prcise l'origine de la mission et son tendue.
L'ordre de mission rpond trois principes essentiels :
1.
2.
3.
le service d'audit ne peut pas se saisir lui-mme de ses missions. La dcision de raliser une mission d'audit
dans telle ou telle entit ne lui appartient pas. Toutefois, le service d'audit peut, si ncessaire, proposer de
raliser une mission au Comit d'audit ou au Secrtaire gnral qui prendra la dcision.
l'ordre de mission doit maner d'une autorit comptente : Secrtaire gnral, Comit d'audit, cabinet
ministriel.
l'ordre de mission permet de diffuser l'information tous les responsables concerns. Il est adress non
seulement au service d'audit mais aussi tous ceux qui vont tre concerns par la mission d'audit (Direction
de l'entit audite,).
Missions prvues dans le programme d'audit :
Le programme d'audit constitue par lui-mme un ordre de mission collectif.
Le service d'audit ne doit donc pas attendre recevoir d'ordre de mission spcifique pour dbuter une mission
qui est prvue dans le programme d'audit. Dans ce cas, le SGABF rdige de sa propre initiative un ordre de
mission selon un modle prtabli et le soumet la signature du Secrtaire gnral (en tant que Prsident
du Comit d'audit).
Missions spcifiques
Les missions d'audit spcifiques sont des missions non prvues dans le programme d'audit et qui manent
d'un cabinet ministriel, du Secrtaire gnral ou de la Direction d'une entit du Ministre.
Lorsque la demande mane d'un cabinet ministriel ou de la Direction d'une entit, les auditeurs la
formalisent sous forme d'ordre de mission dans un document crit (modle prtabli) et le soumettent la
signature du Secrtaire gnral (en tant que Prsident du Comit d'audit).
objectifs de la mission
faisabilit de la mission d'audit (ressources suffisantes, dlais,...)
tendue de la mission : l'(es) entit(s) concerne(s) ou les processus concerns
nature de la mission d'audit (ressources humaines, ressources technologiques, organisation,
communication,...)
5. dlais de la mission
6. auditeurs responsables de la mission
7. description du droulement de la mission
8. organisation ou non d'une runion d'ouverture avec l'ensemble du
9. personnel rapport d'audit : destinataires du rapport, rapport intermdiaire,...
10. plan d'action
4. RUNION D'OUVERTURE
But :
La runion d'ouverture a pour but d'tablir les premiers contacts avec l'ensemble des personnes impliques
par l'audit avant de dbuter les travaux.
La runion d'ouverture est facultative : les auditeurs et la Direction de l'entit audite dcident de
l'organisation d'une runion d'ouverture. Pour les missions qui exigeraient la prsence de beaucoup de
personnes, il peut tre plus ais de transmettre une note explicative.
Toutefois, quand c'est possible, l'organisation d'une runion d'ouverture est toujours prfrable.
Personnes prsentes cette prsentation :
1.
2.
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
Prsentation succincte du Service d'audit : place au sein du MCF, missions, normes respectes,...)
Contexte et objectifs de la mission
Contexte = le pourquoi de la mission (excution du programme d'audit, demande spcifique en raisons de
problmes aigus,...)
Objectifs = le but de la mission
Etendue de la mission : entit(s) concerne(s) ou processus concern(s)
Droulement de la mission
Prsentation de la mthodologie.
Rapport
Evaluation
Plan d'action et suivi de la mission
Planning
Contacts
Aprs la prsentation, les auditeurs rpondent aux questions des audits.
l'acqurir.
Les informations rcolter peuvent tre regroupes en diffrents thmes:
1.
2.
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
1.
2.
Les entretiens avec les responsables de plus haut niveau dans l'activit audite.
Les entretiens avec les agents de haut niveau permettent d'avoir des informations claires et gnrales sur
les objectifs de l'organisation.
3.
=
=
=
=
trs faible
faible moyen
moyen important
trs important
La cotation est effectue par les audits mais les auditeurs peuvent, en fonction de leur apprciation des
risques, modifier la cotation ( la hausse comme la baisse).
8. RAPPORT D'ORIENTATION
But :
Le rapport d'orientation permet de dfinir et de formaliser les axes d'investigation de la mission et ses
limites ; il les exprime en objectifs atteindre par l'audit.
Le but de ce document n'est pas de dcrire les travaux ou techniques spcifiques mais de prciser les points
qui seront analyss lors de la mission (voir phase de ralisation de la mission).
Le rapport d'orientation est une sorte de contrat de prestations de service entre les audits et le service
d'audit ; un compromis entre les attentes (de la Direction, du demandeur et des audits) et les capacits en
temps et comptences des auditeurs.
Contenu :
1.
2.
Reprendre les objectifs d'audit dtermins en les formulant de la manire suivante : " s'assurer que ", "
apprcier si... ".
Prendre en compte les priorits et proccupations d'actualit de l'entit
3.
4.
5.
9. LE PROGRAMME DE TRAVAIL
Le programme de travail constitue la base de la phase de ralisation.
But :
Il s'agit d'un document interne au service dans lequel on procde la dtermination, la rpartition et la
planification des tches qui permettront aux auditeurs d'atteindre les objectifs du rapport d'orientation.
Contenu :
Le programme de travail reprend 2 points essentiels :
- les travaux d'audit accomplir pour atteindre les objectifs d'audit
- les techniques, outils dont il faut envisager l'utilisation : diagramme de circulation, sondage statistique,
entretien,...
Durant cette phase il s'agit pour l'auditeur de rpondre aux questions du QCI. Les outils mettre en uvre
sont dtermins dans le QCI mais il se peut que lors de la phase de terrain un outil s'avre inappropri et
qu'il faille en choisir un autre.
Les outils vont des observations aux diffrentes sortes de tests : analyse de documents, rconciliation des
donnes, entretiens,...
L'auditeur ne peut jamais baser ses constats sur des hypothses ou intuitions, il doit avoir des preuves de ce
qu'il avance.
Il existe 4 critres de qualit de la preuve : pour qu'un constat soit considr comme prouv et valable, la
preuve doit tre :
PERTINENTE = en relation avec les objectifs d'audit
SUFFISANTE = fonctionnelle, approprie et probante, prsentant assez d'information
CONCLUANTE = fiable, elle doit permettre d'aboutir une conclusion aussi prcise que possible et certitude
de la qualit de la source
UTILE = rpondant aux objectifs de l'organisation
Les preuves peuvent tre classes en 4 catgories :
12. LA FRAP
= Feuille de Rvlation et d'Analyse de Problme
Durant la phase de terrain, pour chaque dysfonctionnement constat, l'auditeur rdige une FRAP.
But :
La FRAP est un document normalis qui va conduire et structurer le raisonnement de l'auditeur jusqu' la
formulation de la recommandation. Les FRAP serviront galement de base pour la rdaction du rapport.
Forme :
La FRAP reproduit les diffrentes phases du raisonnement dans leur ordre chronologique et logique.
L'auditeur rempli une FRAP chaque fois qu'une observation rvle un problme. En fait, l'auditeur se sert
de la FRAP pour mener bien son raisonnement.
les travaux d'audit ont-ils mis en vidence des anomalies ou des faiblesses significatives ?
en cas de rponse positive, des corrections ou amliorations ont-elles t apportes aprs constatation des
anomalies ou faiblesses ?
ces anomalies ou faiblesses et leurs consquences sont-elles vraisemblablement gnralises et entranentelles de ce fait un degr inacceptable de risque ?
Toutefois, l'existence temporaire d'une anomalie ou faiblesse significative ne signifie pas ncessairement que
cette anomalie ou faiblesse est gnralise et qu'elle entrane un risque rsiduel inacceptable. La nature des
anomalies/faiblesses, leur caractre restreint ou gnralis, ainsi que la gravit des consquences et des
risques, sont autant de facteurs prendre en compte pour dterminer si l'efficacit de l'ensemble du
dispositif est remise en cause et s'il existe des risques inacceptables.
Les normes professionnelles exposent diffrentes techniques d'apprciation du contrle interne. Il y a les
mthodes subjectives et les mthodes objectives.
A ce jour le SGABF utilise une mthode subjective (relativement puisque les faits sont de toute faon issus
des travaux d'audit) et effectue l'apprciation du contrle interne en tablissant le relev des principaux
points forts et points faibles. Ce relev s'insre dans la synthse du rapport.
l'absence de validation gnrale : les observations constates par les auditeurs n'ont pas t valides
officiellement par les audits. Elles ne peuvent tre considres comme dfinitives ;
l'absence de rponse des audits aux recommandations : chaque recommandation mise par le Service
d'audit doit faire l'objet d'une rponse de l'audit ;
l'absence de plan d'action : deux pratiques co-existent dans ce domaine : soit la remise du rapport final
sans attendre le plan d'action, soit l'association du plan d'action au rapport final.
Structure :
Le projet de rapport peut se prsenter sous deux formes distinctes : soit un simple relev des FRAP classes
de faon logique et par ordre d'importance ne prsentant aucun effort de rdaction, d'introduction, de
synthse et de conclusions ; soit selon le format du rapport final.
La deuxime option est celle qui est privilgie au sein du Service d'audit. La premire pouvant tre utilise
avec l'accord du Responsable de l'audit en cas d'urgence dans la mission.
Personnes prsentes :
le choix des participants de l'entit audite : logiquement, on retrouvera lors de la runion de clture les
personnes ayant particip la runion de dbut de mission. Cependant, il faut veiller ce que participent
les personnes ncessaires un change complet et dtaill des points " techniques " dcrits dans l'expos
gnral du rapport.
la reprsentation du Service d'audit : la prsence ou non du responsable de l'Audit, son rle dans la runion
peuvent jouer lors de la prsentation afin de marquer l'entit audite sur l'importance de l'Audit.
Droulement de la runion de clture et de validation :
L'ordre du jour de cette runion est l'examen du projet de rapport qui a t remis chaque participant, au
moins 5 jours ouvrables avant la runion.
Prsentation du projet par les auditeurs
L'auditeur prsente les points essentiels qui seront voqus et illustrera ceux-ci par des constats prcis.
L'auditeur commencera si ncessaire par une brve explication des processus en place. Ensuite, il abordera
les points forts ou satisfaisants qui n'ont pas fait l'objet de FRAP et finira par les dysfonctionnements en
fonction de leur importance.
Observations des audits
Dans le souci d'une participation des audits au processus d'audit, un droit de rponse de ceux-ci sur le
projet de rapport est rendu possible. Celui-ci peut tre informel et oral lors de la runion de clture. Il peut
galement tre crit et formel.
Lors de la runion, deux types de contestations peuvent se prsenter l'auditeur :
contestations relatives aux constats : deux situations possibles: soit l'auditeur fournit un lment de preuve
et la contestation s'teint, soit il n'est pas en mesure de fournir cet lment et il est prfrable
d'abandonner le point litigieux.
contestations relatives aux recommandations : comme il s'agit d'un Projet, l'audit peut ventuellement
suggrer autre chose. L'audit reste le spcialiste du sujet audit. Sa proposition peut englober des aspects
oublis ou non vus par l'auditeur. Dans ce cas, l'auditeur peut modifier voire annuler le contenu de son texte
sur un point si l'audit le convainc. Cela ne doit pas l'empcher de maintenir son texte s'il n'est pas
convaincu. N'oublions pas que l'audit a toujours le droit de refuser une recommandation lors de sa rponse
crite. En effet, l'audit pourra encore ragir aux recommandations lors de ses commentaires crits et/ou
lors de l'laboration de son plan d'action.
Modalits relatives au plan d'action et au suivi
Les auditeurs prciseront, lors de cette runion, la date de remise des commentaires crits (si ncessaire)
sur les constats et les recommandations et les modalits relatives au plan d'action (date de remise, insertion
ou non dans le rapport, nom du responsable). Le processus de suivi sera galement brivement prsent.
La runion de validation doit faire l'objet d'un compte rendu intgrant toutes les remarques sur les constats
et les recommandations. Ce compte rendu est envoy pour approbation l'audit.
le rapport doit tre complet, constructif, objectif et clair. La signature du rapport par le responsable donne
l'exemple de responsabilit: le responsable de l'Audit assume personnellement toutes les consquences des
travaux de ses subordonns. Mme en cas de conclusions positives, un rapport doit tre rdig.
le rapport ne doit contenir que des lments qui ont t prsents aux responsables audits. Le Rapport
d'audit ne doit pas constituer une surprise pour les audits. C'est cette fin que la runion de validation et
de clture est organise. Elle rend indiscutable les faits, les constats et si possible les conclusions.
Le rapport doit tre structur pour des lecteurs diffrents. C'est pourquoi, il comprend un expos gnral
et une synthse. L'expos gnral doit tre complet et technique et apporter toutes les informations utiles
aux responsables audits et aux responsables des actions entreprendre. La synthse s'adresse des
personnes qui doivent tre informes et sensibilises mais qui n'ont pas rsoudre les dysfonctionnements
relevs.
Le rapport doit tre objectif, clair, concis, utile et le plus convaincant possible.
Le rapport doit tre revu par au moins une personne du Service d'audit qui n'a pas particip sa rdaction.
Le rapport d'audit a deux objectifs distincts :
il s'agit d'un document d'information pour la hirarchie. L'audit donne celle-ci une assurance sur la
matrise du domaine audit. Le document fournir ne contient que des indications gnrales. Il reprend
clairement une identification des risques relevs et indique les mesures prendre ;
il s'agit d'un outil de travail pour les audits. C'est partir du Rapport que l'audit prend les mesures
correctrices. Pour ce faire, le document doit reprendre l'analyse et le dtail des constats et des observations
ainsi que des recommandations prcises.
acceptation ;
acceptation partielle ;
refus.
Dans les deux premiers cas de figure, il mentionne qui fera quoi et quand. Chaque recommandation est
numrote et en face de celle-ci, on trouvera le nom du responsable de la mise en uvre, la date de
ralisation de la mise en uvre et l'opration raliser. En cas d'acceptation partielle, l'audit doit expliquer
pourquoi l'acceptation n'est pas totale.
En cas de refus, l'audit doit galement en expliquer les raisons. Il ne peut s'agir d'une contestation du
constat puisque celui-ci a t valid lors de la runion de clture. Un refus peut tre le reflet d'un manque
de qualit ou de ralisme de la recommandation.
Le plan d'action doit tre valid par le service d'audit. Ce dernier doit mettre des observations s'il
estime le plan d'action partiellement ou totalement insuffisant. Le responsable du service audit y apporte
alors les modifications ncessaires.