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Guide Planif Suivi Projet PDF
Guide Planif Suivi Projet PDF
REFERENTIEL QUALITE
Guide mthodologique
Rfrence : CNRS/DSI/conduite-projet/developpement/gestion-projet/guide-planfi-suivi-projet
Version : 00
Etat : termin
Auteurs : Y. Soler
Diffusion : DSI
Objet :
Ce document est un guide qui prsente le cheminement suivre pour la ralisation d'un planning
de projet et les dispositions prises pour assurer le suivi du projet.
Guide mthodologique Planification et suivi d'un projet
Sommaire
2 - DOCUMENTS DE RFRENCE.....................................................................................4
Ce document pour but d'apporter une aide mthodologique sur la faon de concevoir et de
raliser un planning de projet. De plus, il explique l'activit de "suivi de projet" au sein d'un
projet concernant les systmes d'information.
La planification d'un projet est un outil incontournable pour le management de projet. Elle
permet de :
- dfinir les travaux raliser,
- fixer des objectifs,
- coordonner les actions,
- matriser les moyens,
- diminuer les risques,
- suivre les actions en cours,
- rendre compte de l'tat d'avancement du projet.
La planification est un outil de prise de dcisions pour le chef de projet mais aussi de
communication entre les diffrents acteurs d'un projet. Elle permet alors de matriser les
interfaces du projet.
Planifier optimise ainsi les chances de russite d'un projet en amliorant la productivit grce
une meilleure matrise de la qualit.
Le suivi de projet doit permettre d'effectuer un comparatif entre le prvu et le rel. La russite
d'un bon suivi de projet tient en la disponibilit d'informations fiables, au niveau du chef de
projet, sur :
- les charges consommes, les reports d'chance et les cots ;
- l'estimation du reste faire en charge et les travaux complmentaires prvoir ;
- les difficults rencontres.
Par ailleurs, ce guide dcrit le contenu de plusieurs documents supports intituls : "suivi
d'avancement", "journal de bord" et renvoie vers le guide mthodologique " Utilisation de MS
Project pour la planification et le suivi d'un projet".
2 - DOCUMENTS DE REFERENCE
3 - ABREVIATIONS ET TERMINOLOGIE
4 - PRINCIPES DELABORATION
MANAGER UN
UNE MISSION PROJET
DEUX
GERER ANIMER
DIMENSIONS
Structurer Coordonner
DES FONCTIONS
EN SYNERGIE
SYSTEMES
EQUIPE
ET TACHES
DEUX AXES PROJET
A REALISER
ASSURER LA
UN OBJECTIF BONNE FIN
DU PROJET
Ce paragraphe dtaille les activits de management de projet que l'on peut regrouper en deux
grandes phases : la planification de projet et le suivi de projet.
Chacune de ces phases se traduit par l'laboration de plusieurs documents intituls :
"Planning(s)", "Journal de bord" et "Suivi d'avancement".
Il dcrit galement des outils de planification et de suivi de projet destins aider les chefs de
projet dans leur activit de gestion de projet.
Un projet comporte toujours un nombre de tches plus ou moins grand raliser dans des dlais
impartis et selon un agencement bien dtermin. Le diagramme de GANTT est un outil
permettant de planifier le projet et de rendre plus simple le suivi de son avancement. Ce
diagramme doit servir atteindre les objectifs initialement fixs. Il est conseill que les
plannings raliss dans le cadre de projets de la DSI prennent la forme d'un diagramme de
GANTT.
Ces lments sont issus de l'analyse du projet, qui se situe en amont de la planification. Afin de
mener bien la ralisation de cet outil, il faut donc procder comme suit :
1 ) Dterminer et structurer la liste des tches raliser pour mener bien le projet
Cette identification peut se faire par des techniques comme le Brainstorming ou les groupes de
travail. La liste obtenue doit tre ensuite structure : on tente de regrouper les tches, de les
hirarchiser par lots de travail.
Il est important d'avoir l'esprit que la planification d'un projet s'effectue partir de la date
connue ou estime de dbut du projet. L'estimation de la dure des tches permet ensuite de
calculer la dure totale du projet et de parvenir une date de fin de projet parfois bien diffrente
de celle voulue. Dans ce cas, le responsable de la planification doit estimer nouveau les
donnes concernant le projet de faon fixer une date de fin de projet la plus conforme aux
impratifs.
Le journal de bord est mis jour et transmis l'quipe projet dans les 24 heures qui suivent la
runion. Si aucune remarque ou correction n'a t formule dans les deux jours qui suivent, le
journal de bord est considr comme valid.
- Le comit oprationnel est prsid par le chef de projet DSI. Sa frquence est gnralement
bi-mensuelle ou peut tre ajuste en fonction des priodes du march, son objectif est de
suivre l'avancement du projet et d'arbitrer les points faire remonter au comit contractuel.
Les deux principaux outils utiliss la DSI pour la ralisation de plannings et le suivi de projet
sont MS Project 98 et Excel.
MS Project 98 est un outil complet de gestion de projet qui permet de btir un planning trs
rapidement et de piloter les gros projets comme les petits. Il offre en outre la possibilit de
faire des prsentations graphiques personnalises avec les affichages GANTT / PERT /
CALENDRIER. La version 98 de MS Project utilise les technologies d'Internet pour
amliorer la communication des informations relatives un projet et permet d'informer les
intervenants et de leur faire saisir le ralis.
Un guide sur l'utilisation de MS Project 98 est disponible : Utilisation de MS Project pour la
planification et le suivi d'un projet (format PDF).
Si l'outil MS Project n'est pas utilis pour la planification et le suivi de projet, le planning
peut tre ralis l'aide d'un tableau Excel par exemple. Dans ce cas, le document
"planification et suivi de l'avancement" pourra tre utilis. Son contenu est dtaill dans le
paragraphe suivant.
5 - CONTENU TYPE
Colonne 1 : Tches
Cette colonne contient la description textuelle de la tche.
Colonne 2 : Ressources
Une personne doit tre affecte pour chaque tche. Inscrire dans cette colonne le nom de la ou
des personnes charges de la tche.
Colonne 1 : Rf
Cette colonne contient un numro chronologique servant rfrencer rapidement une ligne du
tableau. Le numro ne change pas pendant toute la dure de vie du document.
Colonne 2 : Date
Cette colonne contient la date laquelle un problme ou une information a t identifi. La date
ne change pas pendant toute la dure de vie du document.
Colonne 5 : Responsable
Un responsable doit tre nomm pour chaque action. Inscrire dans cette colonne le nom ou les
initiales de la personne charge de l'action.
- Date prvue
Inscrire la date de ralisation prvue pour l'action considre.
- Date relle
Inscrire la date relle de ralisation de l'action considre.
Colonne 8 : Etat
Cette colonne permet d'indiquer dans quel "tat" se trouve une action considre. Inscrire dans
cette colonne : en cours, en attente, reporte, annule ou termine en fonction de l'tat de l'action.