3.4.

CRITIQUE DE L’EXISTANT

La critique de l’existant est un jugement objectif portant sur

l’organisation actuelle qui vient d’être présentée. C’est elle qui relève les différentes
failles dont le système en place connaît, en vue de proposer une solution efficace et
durable1.

3.4.1. Critique sur L’organisation

- Les documents circulent normalement sont que, des agents qui sont au rez de
chaussée sont obligé de monter à l’étage pour déposer et récupérer les
documents en vue de leur signature.
- Concernant les principes de fonctionnement sauf que la délivrance des
documents prend un peu trop de temps suite aux multiples occupations de
certains agents.

3.4.2. Critique des documents

a) Déclaration de l’ayant droit coutumier

Ce document manque l’emblème ainsi que l’entête.

b) Attestation de composition familiale

Ce document manque l’emblème. De plus, l’entête est incomplète, car la rubrique

«République Démocratique du Congo » est absente.

c) Certificat de bonne vie, conduite et mœurs

Sur ce document, le rubrique « ville de Kinshasa » et « commune de Kalamu »

manquent sur l’entête.
Par ailleurs, le bas du document ne comporte pas les rubriques : « Dont coût » et
« N°quittance ».

d) Note de perception

Sur ce document, l’emblème est pratiquement inexistante.

e) Acte de Naissance

1
Prof. TSHIISHIMA MUKOMA : Cours d’analyse organique, inédit AP 2. .E.FI. 2008-2009
 Ce document porte deux emblèmes. Celui situé à l’extrême droite n’est
pas utile car identique à celui de l’extrême gauche. De plus, il ne comporte pas les
rubriques « dont coût » ainsi que la « date de son établissement ».

f) Acte de mariage

Ce document manque les rubriques ci-après : - dont coût

- N° Quittance
Par ailleurs, l’emblème n’existe pas.

g) Acte d’Adoption

Ce document possède deux emblèmes. Celui situé à l’extrême droite n’est pas
nécessaire. Aussi, il manque la date de son établissement et la mention signature.

h) Acte de reconnaissance en partenité ou d’Affiliation d’enfant

Ce document manque l’emblème. La rubrique « République Démocratique du

Congo » n’est pas mentionnée sur l’entête. Se bas du document ne comporte pas les
rubriques « dont coût » et « n°Quittance ».

i) Acte de notoriété de prise en charge

Sur ce document, l’entête manque la rubrique « ville de Kinshasa » Tandis que le bas
du document manque les rubriques « dont coût » et « n°Quittance »

j) Extrait d’Acte de naissance

Ce document manque l’emblème. Dans l’entête, on ne retrouve pas la rubrique

« République Démocratique du Congo ».

k) Acte de Notoriété supplétif à un acte de Naissance

Ce document manque l’emblème Egalement, les rubriques « Dont coût » et

« N°Quittance » sont absentes au bas du document.

l) Bordereau de versement.

D’abord, l’entête manque la rubrique « commune de Kalamu ». De plus, l’emblème

est inexistante.

m) Attestation de célibataire

Ce document manque d’abord l’emblème. Ensuite, l’entête n’a pas la rubrique

« République Démocratique du Congo ». Enfin, le bas du document manque les
rubriques « dont coût » et « N°Quittance »
3.4.3. Critique des moyens utilisés

Moyens humains

- L’absence d’une bonne Politique salariale fait que les agents quittent souvent
leurs postes pour chercher du pain ailleurs.
- Le nom qualification du Personnel attaché à l’Etat civil
- Plusieurs d’entre eux ont un âge suffisamment avancé provocant la lenteur
dans le traitement de l’information

A B

3.4.4. Moyen matériels

a) Les mobiliers

- Les chaises sont insuffisantes à la réception. Il y en a que deux. Alors que le

nombre de demandeurs en moyenne se situe entre quinze personnes par jour.
Et chaque fois….. Par ailleurs, trois chaises manquent d’équilibre.
- Les tables et l’armoire sont de longue date et nécessitent d’être remplacés.

b) Les fournitures

Se ravitaillement des fournitures pose souvent problème suite à l’insuffisance des

moyens financiers. Cela se fait tardivement entraînant quelques fois la rupture de
stocks.

c) Les locaux

La réception est petite, elle ne permet pas de contenir un grand nombre de

personnes. Surtout lorsque plusieurs demandeurs se présentent au même moment,
d’autres attendent à l’extérieur suite à l’insuffisance d’aération du local.

3.4.5. SOLUTIONS POUR LES DOCUMENTS UTILISES

a) Déclaration de l’ayant droit coutumier

Il y a lieu que l’emblème et l’entête soient placées au haut du documents et à

l’extrême gauche.

b) Attestation de composition familiale

On devra placer l’emblème à l’extrême gauche du haut du document. Ensuite,

ajouter la rubrique « République Démocratique du Congo » sur l’entête.

c) Certificat de bonne vie, conduite et Mœurs

Sur ce document, au niveau de l’entête, on devra ajouter les rubriques « ville de

Kinshasa » et commune de Kalamu ». De plus, on devra placer les rubriques « Dont
coût » et « N°quittance » au bas document.
 d) Note de perception

Sur ce document, on devra placer l’emblème à l’extrême gauche du haut du

document.

e) Acte de Naissance

Sur ce document, l’emblème située à l’extrême droite ne devra pas exister. Celui de
l’extrême gauche suffit.
Par ailleurs, le bas du document devra avoir les rubriques « Dont coût » et « la date
de son établissement ».

f) Acte de mariage

Sur ce document, on devra ajouter au bas du document les rubriques « Dont Coût »
et « n°Quittance ». On devra également placer l’emblème à l’extrême gauche du
haut du document.

g) Acte d’Adoption

Sur ce document, on devra retirer l’emblème situé à l’extrême droite du document,

car, il y en a déjà une à l’extrême gauche. Dans le bas du document, on devra mettre
‘la date » et « la signature »

h) Acte de reconnaissance en paternité ou d’affiliation d’enfant

Sur ce document, on devra d’abord placer l’emblème à l’extrême gauche et au haut

du document. Ensuite, ajouter la rubrique « République Démocratique du Congo »
sur l’entête. Enfin, le bas du document devra comporter les rubriques « Dont coût »
et « N°Quittance ».

i) Acte de notoriété de prise en charge

Sur ce document, on devra compléter la rubrique « Ville de Kinshasa » sur l’entête,

et ajouter au bas du document les rubriques « Dont coût » et « n°Quittance ».

j) Extrait d’Acte de Naissance

Sur ce document, on devra placer l’emblème à l’extrême gauche du haut du

document, et compléter la rubrique « République Démocratique du Congo » sur
l’entête.

k) Acte de Notoriété supplétif à un Acte de Naissance

Sur ce document, on devra mettre l’emblème à l’endroit prévu, et mentionner les

rubriques « Dont coût » avec « N°Quittance » au bas du document.
 l) Bordereau de versement

D’abord, on devra ajouter la rubrique « Commune de Kalamu » sur l’entête, ensuite,

placer l’emblème à l’extrême gauche du haut du document.

m) Attestation de célibataire

Sur ce document, on devra placer l’emblème à l’endroit prévu, ensuite ajouter la

rubrique « République Démocratique du Congo » sur l’entête. Enfin, mentionner au
bas du document les rubriques « Dont coût » et « N°Quittance ».

3.4.5. SOLUTIONS DES MOYENS MATERIELS

En ce qui concerne les moyens matériels, nous préconisons :

a) les mobiliers

- l’acquisitions d’au moins cinq chaises supplémentaires ceci en rapport avec le

nombre des demandeurs des documents ;
- se renouvellement des tables et de l’armoire
- une nouvelle étagère avec cadenas car celle en place est dépourvue de
sécurité.

b) Les fournitures

- le ravitaillement des fournitures avant l’épuisement total.

c) Les locaux

- un local beaucoup plus spacieux pour la réception, car elle reçoit souvent
plusieurs personnes à la fois.

3.4.7. SOLUTION DES MOYENS FINANCIERS

En ce qui concerne les moyens financiers, nous préconisons une affectation d’un
fonds conséquent pouvant permettre un meilleur fonctionnement au service de l’Etat
Civil qui est en soi un service générateur ces recettes de la maison communale.

A Logiciel

- la maison communale ne dispose d’aucun ordinateur. Les

documents sont remplis par la machine à dactylographier

B. MOYENS FINANCIERS
- Les frais obtenus dans la taxe des actes d’état civil ne répondent
pas aux différents besoins pour un meilleur fonctionnement de ce
service, car, ces frais sont affectés pour les besoins de l’ensemble
des services de la maison communale.
 Nbre anné éeannéeDUREE utilisation
N Désignation nombre Année Coût total Durée Annuité Total Valeur Valeur Etat
° d’acquisition d’acquisition amortis- (USD) amortis- nette venal
(USD) (USD) Ment sement comptable (USD)
(nbre (USD) (USD)
USD)

1 Chaise 13 2006 91 7 13 4 52 39 39 BON

2 Table 7 2001 70 10 7 9 63 7 7 Usage

3 Armoire 1 2007 40 7 6 3 18 22 6 Bon

4 Banc 1 2001 10 10 1 9 9 1 1 Usage

Total 211
TABLEAU N°8 : FOURNITURES DE BUREAU

N° NATURE 2006 2007 2008 2009

QTE COUT QTE COU QTE COUT QTE COUT
T
1 Registres 1 3 1 35 1 4 2 10
2 Papier 1 5 1 5 1 5 2 10
duplicateur
3 Agrafeuse 4 6 5 7,5 6 9 7 11
4 Agrafe 5 20 6 24 7 28 7 28
5 Classeur 40 20 43 21,5 45 22,5 50 25
6 crayon 50 5 55 5,5 60 6 70 7
TOTAL 101 59 111 67 120 74,5 138 91

TABLEAU N°9 : DESCRIPTION DES LOCAUX

N° AFFECTATION NBRE SUPERFICIE ETAT AERATION

AGENTS en m²
1 PREPOSE A L’ETAT 1 6 Bon Bonne
CIVIL
2 PREPOSE A L’ETAT 1 24
CIVIL ADJOINT
3 PERCEPTEUR 1
4 CHARGE DES 2
ACTES D’ETAT CIVIL
5 CHARGE DE 1
NUMEROTATION ET
ENREGISTREMENT
6 CHARGE DE 1
CLASSEMENT
(archiviste)
7 RECEPTIONNSITE 1

TABLEAU N°10 : FRAIS D’ENTRETIEN DES LOCAUX

(consommation annuelle)

N° DESIGNATION QTE P.U PRIX TOTAL

(USD) (USD)
1 Détergent liquide concentre 48 13 624
à multi usage
2 savon en poudre 96 5 480
TOTAL 1.104
TABLEAU N°11 : ESTIMATION DE LA CHARGE DU PERSONNEL
ANNUELLE

N° DESIGNATION SALAIRE MENSUEL CHARGE

(USD) ANNUELLE
(USD)
1 PREPOSE A L’ETAT CIVIL 605 726
2 PREPOSE A L’ETAT CIVIL 607 9755
ADJOINT
3 PERCEPTEUR 607 9755
4 CHARGE DES ACTES 6016 781
D’ETAT CIVIL
5 CHARGE DE 60,5 726
NUMEROTATION ET
ENREGISTREMENT
6 CHARGE DE 60,5 726
CLASSEMENT
7 RECEPTIONNSITE 60,5 726
Total 428.56 5636

Tableau N°12 ; TABLEAU DU COUT TOTAL ANNUEL DE

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME EXISTANT

N° DESIGNATION COUT ANNUEL

(USD)
1 Mobiliers 211
2 Frais d’entretien des locaux 1,104
3 Les fournitures 91
4 Charge du personnel 5.636
5 Autres services consommés 3600
10,642
Total général
Statistique des recettes produites par les Actes (USD)

N° ACTE 2006 2007 2008 2009

1 Acte de naissance 17.280 20.160 23040 25920
2 Extrait d’Acte de Naissance 1.440 2880 4320 5760
3 Attestation de composition 17280 20160 23040 25920
familiale
4 Attestation de délivrance 7200 8640 10080 11520
5 Certificat de bonne conduite 15840 17280 20160 23040
vie et mœurs
6 Acte de notoriété de prise en 2880 5760 8640 11520
charge
7 Acte de notoriété supplétif à 11520 5760 23040 17280
un acte de naissance
8 Acte de mariage 15840 5760 7200 8640
9 Acte de reconnaissance de 2880 5760 2880 8640
paternité
10 Cate d’adoption 28800 14400 14400 28800
11 Déclaration de l’ayant droit 8640 1152 11440 1728
coutumier
12 Note de perception 25320 32400 34560 38880
13 23760 32400 36720 41040
ORGANGANIGRAMME DE LA COMMUNE DE KALAMU A KINSHASA
EXECUTIF MUNICIPAL

BOURGOUMESTRE

BOURGOUMESTRE ADJ. POLICE ANR DGM

CHEF DE BUREAU