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COMMUNICATION (N.T.I.C) :
MEMBRES DU JURY
NOVEMBRE 2004
Les NTIC : Un levier au service de l’évolution et de la performance des cabinets d’expertise comptable
REMERCIEMENTS
Au terme de ce travail, il m’est agréable d’exprimer mes remerciements envers tous ceux et
toutes celles qui ont contribué de quelque manière que ce soit à son aboutissement.
Je tiens ensuite à exprimer ma profonde gratitude à Monsieur Abderrahman SAAIDI qui m’a
accordé la possibilité d’effectuer mon stage d’expertise comptable au sein de son cabinet.
Je saisis cette occasion pour remercier vivement mes parents pour leur patience et leurs
sacrifices ainsi que l’ensemble de ma famille pour son soutien moral.
Mes remerciements s’adressent également à l’ensemble des membres du jury qui ont bien
voulu évaluer mon travail.
J’aimerai aussi remercier tous les Experts-comptables qui ont bien voulu répondre au
questionnaire d’enquête qui leur a été administrés.
Je ne saurai terminer sans remercier tous mes collègues d’étude et de travail pour leurs
commentaires pertinents, leurs conseils et aides précieux.
SOMMAIRE RESUME
PREMIERE PARTIE :
COMPRENDRE LE MONDE DES NTIC : UN PREALABLE NECESSAIRE
POUR FACILITER ET REUSSIR L’IMPLANTATION DE CES
TECHNOLOGIES AU SEIN DES CABINETS D’EXPERTISE COMPTABLE…... 11
CHAPITRE PREMIER :
LES NTIC, NOUVELLE OSSATURE INFORMATIQUE DU CABINET
D’EXPERTISE COMPTABLE…………………………………………………………. 13
CHAPITRE SECOND :
MISE EN PLACE DES NTIC : BIEN PLUS QU’UN PROJET INFORMATIQUE.. 41
SECONDE PARTIE
LES NTIC : ENJEUX ET CONSEQUENCES POUR LE CABINET
D’EXPERTISE COMPTABLE………………………………………………………… 69
CHAPITRE PREMIER :
LES ENJEUX DES NTIC SUR L’ORGANISATION INTERNE DU CABINET ET
SES RELATIONS AVEC L’ENVIRONNEMENT EXTERNE……………………… 71
CHAPITRE SECOND
RISQUES ET LIMITES LIES A L’UTILISATION DES NTIC…………………… 109
BIBLIOGRAPHIE........................................................................................ 142
ANNEXES…………………………………………………………………. 149
GLOSSAIRE……………………………………………………………….. 217
SOMMAIRE ANALYTIQUE
Liste des abréviations……………………………………………………………………. XIII
3
INTRODUCTION GENERALE…………………………………………..
PREMIERE PARTIE :
COMPRENDRE LE MONDE DES NTIC : UN PREALABLE NECESSAIRE
POUR FACILITER ET REUSSIR L’IMPLANTATION DE CES
TECHNOLOGIES AU SEIN DES CABINETS D’EXPERTISE COMPTABLE…... 11
CHAPITRE PREMIER :
LES NTIC, NOUVELLE OSSATURE INFORMATIQUE DU CABINET
D’EXPERTISE COMPTABLE…………………………………………………………. 13
SECTION I
RESEAUX INFORMATIQUES : UNE INFRASTRUCTURE DE BASE
NECESSAIRE AUX NTIC……………………………………………………………. 13
SECTION II
NTIC : DEFINITIONS ET VUE D’ENSEMBLE……………………………………… 23
a) Le fonctionnement d'Internet………………………………………………………… 24
b) De l'Internet vers l'Intranet………………………………………………………….. 25
c) De l'Intranet vers l’Extranet…………………………………………………………. 26
2. Présentation du groupware……………………………………………………... 28
CHAPITRE SECOND :
MISE EN PLACE DES NTIC : BIEN PLUS QU’UN PROJET INFORMATIQUE 41
SECTION I
LA DIMENSION STRATEGIQUE DU PROJET………………………………………. 41
SECTION II
LA DIMENSION HUMAINE DU PROJET…………………………………………… 48
SECTION III
LA DIMENSION ORGANISATIONNELLE DU PROJET……………………………... 55
1. Des nouveaux modèles d’organisation basés sur les processus et non plus
sur les fonctions…………………………………………………………………. 55
3. L'aspect managérial……………………………………………………………... 65
b) Il ne faut pas laisser la hiérarchie hors du coup : elle doit montrer l'exemple.. 65
SECONDE PARTIE
LES NTIC : ENJEUX ET CONSEQUENCES POUR LE CABINET
D’EXPERTISE COMPTABLE 69
CHAPITRE PREMIER :
LES ENJEUX DES NTIC SUR L’ORGANISATION INTERNE DU CABINET ET
SES RELATIONS AVEC L’ENVIRONNEMENT EXTERNE……...……………… 71
SECTION I
LES CONSEQUENCES DES NTIC SUR L’ORGANISATION INTERNE DU
CABINET………………………………………………………………………………… 71
SECTION II
LES NTIC : OUTIL D’OUVERTURE POUR LE CABINET D’EXPERTISE
COMPTABLE …………………………………………………………………………. 82
a) En France…………………………………………………………………………….. 89
b) Aux Etats-Unis d’Amérique………………………………………………………….. 92
c) En Tunisie……………………………………………………………………………… 93
CHAPITRE SECOND
RISQUES ET LIMITES LIES A L’UTILISATION DES NTIC…..………………… 109
SECTION I
DES RISQUES D'ORDRE HUMAIN ET SOCIAL…………………………………… 109
3. Le groupware, c'est aussi une gestion des hommes et des risques sociaux 113
SECTION II
DES LIMITES D'ORDRE TECHNIQUE ET ORGANISATIONNEL………………... 115
a) Le chemin est encore long avant d'avoir accès à un réseau mondial total où
chaque ordinateur est connecté et où les standards d'échanges d'informations
sont définis…………………………………………………………………………….. 116
b) Le suréquipement ou un équipement inadapté aux besoins……………………. . 116
c) Tenter de déployer un système d'information informatique sans définir un
projet d'entreprise…………………………………………………………………… 116
3.2 Les conséquences d'une mauvaise protection peuvent être considérables … 119
3.3 Une mauvaise protection peut coûter cher : une politique de sécurité est
indispensable……………………………………………………………………. 121
.
a) Usage abusif d’Internet par les salariés au détriment de leur travail………….. 123
b) Rater son projet de remodelage de l’organisation……………………………….. 124
c) Une gestion ardue de l’information………………………………………………… 124
SECTION III
DEONTOLOGIE, RISQUES JURIDIQUES ET ROLE DE L’ORDRE………………… 125
BIBLIOGRAPHIE........................................................................................ 142
ANNEXES…………………………………………………………………. 149
GLOSSAIRE……………………………………………………………….. 217
PE Petite Entreprise
INTRODUCTION GENERALE
La vie sociale et économique a connu au cours des cinq voire les dix dernières années un
bouleversement sans précédent : l’apparition d’une nouvelle économie issue des nouvelles
technologies de l’information et de communication (NTIC) qui est une caractéristique prépondérante
de l’époque où nous vivons et un phénomène singulier marquant cette transition du vingtième au
vingt-et-unième siècle.
Les NTIC peuvent être définies comme étant « l’ensemble des technologies informatiques et de
télécommunication permettant le traitement et l’échange d’informations et la communication
construite autour de l’ordinateur et du téléphone »1.
Fédérant toutes ces technologies et porté par un ensemble de concepts idéologiques tels que la
mondialisation, la globalisation de l’économie et la société de l’information, Internet connaît un
véritable essor.
Internet trouve son origine en 1969, lorsque le ministère américain de la Défense a mis en œuvre un
projet destiné à garantir le fonctionnement de son système informatique, en cas de destruction partielle
de l’infrastructure du réseau par une explosion nucléaire. De ce projet, sont nés le réseau ARPANET
et le protocole TCP-IP (protocole de contrôle de transmission par le protocole Internet). Il faudra
attendre plusieurs années avant que les universitaires utilisent ce réseau ; ils avaient comme objectifs
le raccourcissement des délais dans le partage de l’information et la rentabilisation des
supercalculateurs généralement coûteux. Internet connut ainsi son premier boom lorsque les
professeurs et les étudiants accédèrent au réseau.
Au début de l’année 1992, un chercheur du CERN (Conseil Européen de Recherche Nucléaire situé en
Suisse) a mis au point le protocole HTTP et la navigation dans les pages HTML à l’aide de liens
hypertextes, puis le NCSA (National Center for Supercomputing Application) met au point le
navigateur MOSAIC et avec lui les fondements du World Wide Web ou la toile d’araignée mondiale.
A partir de ce moment, l’Internet a changé de dimension. Ce n’est plus un réseau informatique mais
plutôt un nouveau média de communication qui ne cesse de se développer et de se généraliser.
De 100 millions en 1998, la population mondiale connectée est passée à 634 millions à fin 2003. En
moins de cinq ans, Internet s’est imposé comme un standard de communication universelle. On estime
même que la barre de 1 milliard de personnes connectées sera franchie avant 2005.
1
Abderraouf Yaich, RCF n°53, troisième trimestre 2001.
L’originalité de la technologie Internet et des NTIC réside dans le fait qu’elles touchent tous les
domaines, tous les secteurs et tout individu. Le champ d’utilisation de ces nouvelles technologies est
aussi vaste qu’aucune autre technologie ne peut s’y mesurer. Internet est donc, non seulement le
premier média du monde, mais il est aussi la plus grande bibliothèque, le premier centre de recherche,
le premier centre d’échange de savoir, ainsi que le plus grand magasin, la première université et le
premier centre de loisirs.
Cette extraordinaire métamorphose a des effets déterminants sur la vie économique, sociale et
culturelle de l’ensemble des Sociétés.
Petit à petit, toute l’économie des pays dits développés et dans une certaine mesure des pays en voie
de développement, se transforme, passant de l’industrialisation à l’ère de l’information. L’information
devient le moteur principal de l’économie.
- L’importante mobilisation des acteurs économiques et politiques mondiaux autour des NTIC ;
- Le législateur, notamment américain et européen, s’est penché depuis quelques années sur les
aspects juridiques de la nouvelle Société de l’information et ce, en adoptant des dispositions
spécifiques liées, à titre d’exemple, au commerce électronique, à la signature électronique, à la
protection de la propriété intellectuelle…2
Au Maroc, le premier nœud Internet a été installé en novembre 1995 par l’ex-ONPT et le Royaume du
Maroc est le 101éme pays connecté à Internet avec pour nom de domaine « .ma ».
L’attrait pour ce nouveau média est perceptible auprès de la jeunesse du pays mais aussi de plus en
plus auprès des entreprises. Internet est perçu comme un moyen d’accélérer, voire de sauter des étapes
dans le développement de l’économie nationale. La mise à niveau devrait passer par l’accès à
l’informatique et aux NTIC.
Cette faiblesse des chiffres serait liée aux difficultés communes à la majorité des pays en
développement, à savoir l’analphabétisme, la faible informatisation des entreprises et des ménages6, la
pauvreté de la population par rapport aux coûts relativement élevés de la connexion7, la faible
pénétration du téléphone fixe8 et l’inconscience des avantages que peut générer l’utilisation de cet
outil dans tous les secteurs d’activité. Ajoutant à tout ceci des problèmes de culture liés
essentiellement à la nature des traditions de communication et des liens sociaux qui excluent l’idée
que l’écran réussira un jour à s’interposer entre les individus.
Sur le marché des professionnels, les grandes entreprises et les multinationales dans un souci de
compétitivité, font le choix d’investir dans les nouvelles technologies de l’information et de
communication. Des données récentes, il ressort qu’un tiers des entreprises déclarées à la C.N.S.S est
branché au réseau du Net, soit environ 25.000 entreprises sur un total de 75.000 unités9. Les petites et
moyennes entreprises ne sont donc pas encore sensibles à la médiatisation de l'Internet.
2
Au Maroc, deux textes sont en cours d’adoption : le premier concerne la reconnaissance juridique de la
signature électronique, des messages de données et des règles de leur transmission. Le second relatif à la
protection de la vie privée des particuliers contre des abus d’utilisation des données nominatives.
3
Capacité d'un réseau à véhiculer une quantité d'information plus ou moins importante par unité de temps. Se
mesure fréquemment en Mégabite par seconde (Mb/s) ou Kbite par seconde.
4
8 bytes = 1 octet (correspondant à un caractère) ⇒ 10 Mb/s = 1.25 Mo/s = 1 250 000 caractères par seconde.
5
Source : L’économiste du 15 juillet 2004.
6
0,58% des foyers disposeraient d’un ordinateur en 2000 (Source : www.dree.org).
7
Le % du PIB par habitant pour un abonnement de 30 heures/mois s’élève au Maroc à 1,239 contre 0,007 aux
USA et 0,017 en France (chiffres 2002) - Cf. Annexe 28.
8
4,1% de la population disposait d’un téléphone fixe en 2002 (Source : www.dree.org).
9
Source : l’Opinion du 2 janvier 2003.
Par ailleurs, d’après une étude réalisée par la Société Créargie à fin 2002, le nombre de sites Web
marocains n’a été que de 4.500, tous les noms de domaines compris (.ma, .com, .org, .net…)10.
La plupart des sites Internet sont des sites vitrines, non dynamiques. Le commerce en ligne demeure
très limité du fait du très faible nombre des sites transactionnels, d’une faible bancarisation de la
population et d’une mentalité peu encline à ce type de transaction11.
Toutefois, le gouvernement marocain a mis en œuvre une stratégie e-Maroc ayant pour objectif la
généralisation des NTIC, le déploiement accéléré des infrastructures et l’accélération de la
libéralisation et de la concurrence.
En terme d’objectifs quantifiés, le gouvernement souhaite atteindre 3 millions d’internautes en 2005 et
10 millions en 2010.
Si cette stratégie apparaît fort ambitieuse, de nettes avancées sont cependant observées avec la mise en
place effective de projets prévus tels que le site de l’Administration des douanes et impôts indirects et
le site de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale sur lesquels il est désormais possible de remplir des
déclarations et d’opérer des paiements en ligne12.
De même, le Technopark de Casablanca abrite une centaine de start-ups dans le domaine des TIC.
Enfin, le réseau intra-universitaire Marwan (Maroc Wide Area Network), en voie de développement,
devrait être relié aux réseaux universitaires européens.
Le gouvernement marocain a d’autres projets dans le domaine d’Internet tels que le plan Ecole 2008,
qui prévoit un centre multimédia dans chaque établissement d’éducation.
Ainsi, le marché des NTIC est considéré comme un secteur porteur. Le potentiel est important dans un
Maroc qui a entamé la mise à niveau de son économie. A ce titre, la croissance annuelle de l’activité
informatique au cours de ces dernières années est d’environ 20%13 et elle devrait se poursuivre sur ce
rythme compte tenu des besoins d’équipement du marché constitué principalement par les grandes
entreprises et l’Administration. Les PME et les ménages sont encore sous-équipés, le secteur a donc
encore de beaux jours devant lui.
La profession comptable qui se trouve au cœur de l’activité économique, ne pourrait rester à l’écart
d’une telle révolution. Les technologies de l’information et de la communication constitueront de
10
Source : L’Opinion du 2 janvier 2003
11
Source : Fiche de synthèse de la mission économique française (www.dree.org)
12
Des liens hypertextes renvoyant aux services e-gouvernement sont disponibles au site
www.miseaniveau.gov.ma.
13
Source : Economie et Entreprises Hors-série MRE 2003
l’avis de tous les chercheurs et les praticiens, le principal vecteur de changement en comptabilité au
cours de la prochaine décennie. La nouvelle économie est celle de l’information. Pour une profession
dont la matière première et le produit fini sont justement l’information, caractérisée d’ailleurs par un
cycle de vie très court, les enjeux ne peuvent être qu’énormes.
L’avenir de la profession dépendra même de l’importance accordée par les professionnels à cette
mutation. Toute la profession doit réagir en temps opportun et être en mesure de sauvegarder, voire
d’améliorer sa position sur le marché et maintenir son statut privilégié.
Graeme McGregor Président du comité de technologie de l’information de l’IFAC déclare, quant à lui,
que « si les Experts-comptables ne saisissent pas les opportunités offertes par les technologies de
l’information et de communication, de nombreux autres groupes professionnels seront prêts à entrer
dans l’arène et à nous souffler la place pour garantir que l’usage des technologies de l’information sera
considéré comme un avantage concurrentiel et non uniquement comme un centre de coût »15.
Les clients :
Au sein d’une économie mondiale recherchant plus que jamais l’efficience sous la pression des
marchés financiers de plus en plus exigeants et interdépendants, le commerce électronique fait
désormais figure de maillon indispensable. Neutralisant quasiment tous les obstacles à la
communication vendeur-acheteur (notamment géographiques et temporels), Internet permet au
premier de s’adresser à une clientèle mondiale et au second de jouir de l’éventail de choix le plus large
possible. Alors qu’il permet au professionnel comptable de s’adresser à une clientèle plus large,
Internet donne naissance à une nouvelle génération des clients plus avisés et donc plus exigeants.
Par ailleurs, la focalisation sur les clients est l’un des principaux fondements des nouveaux modes
d’organisation et des modèles d’affaires innovants.
14
Propos recueillis par Nathalie Gressier Tora, www.ambition2010.com
15
Extrait du discours prononcé à l’occasion du congrès mondial de la comptabilité 1997, Atelier « Profession
comptable face à l’explosion des technologies de l’information ».
Les métiers :
L’explosion des technologies de l’information et de la communication sonne la fin des monopoles et
ce, dans deux mesures :
- D’un côté, l’imbrication et l’ouverture des systèmes d’information font que la profession
comptable n’a plus l’exclusivité sur certaines prestations notamment dans le domaine du
conseil.
- D’un autre côté, le gap concurrentiel entre petits et grands cabinets s’érode sous l’effet des
valeurs montantes de la nouvelle économie (rapidité, réactivité…).
Au regard de leur métier de base, la mainmise des comptables sur l’enregistrement et la présentation
des transactions économiques est de plus en plus contestée. Les ERP (Progiciel de Gestion Intégrée)
permettent de générer automatiquement plus de 90% des écritures comptables. Les fournisseurs
d’applications hébergées (ou ASP : Application Service Provider) mettent les logiciels comptables et
de bureautique à la portée de tous les internautes. Par ailleurs, dans un environnement hautement
informatisé où les entreprises sont capables d’arrêter leurs comptes quatre fois par an voire davantage
dans des délais toujours plus courts16, le processus d’audit traditionnel souffre de problèmes
d’efficience et de pertinence.
C’est pourquoi, les Experts-comptables devront mener une réflexion portant sur les missions
existantes ainsi que sur les possibilités de développement de nouvelles missions répondant aux
nouvelles attentes des clients.
Au niveau national, les cabinets d’expertise comptable sont déjà bien équipés en matériel informatique
et se déclarent majoritairement « technophiles ». En effet, les Experts-comptables marocains semblent
manifester leur enthousiasme pour augmenter l’intégration des nouvelles technologies dans leur
cabinet et le rôle de levier des NTIC leur apparaît comme un facteur stratégique de succès. C’est ce
que révèle une enquête que nous avons effectuée auprès des membres de l’Ordre des
Experts-comptables (Cf. Annexe 1 : compte-rendu détaillé de l’enquête).
16
Les états financiers trimestriels de CISCO Systems sont arrêtés en une journée et publiés sur son site Internet
six jours après la fin du trimestre.
Ce mémoire n'est pas destiné à des spécialistes de l'informatique ou du management. Son but est
simple : discerner les évolutions possibles de notre profession par l'assimilation de ces technologies. Il
s'agit de bien comprendre l'importance, la portée et les enjeux de ces technologies. Mais important
pourquoi ? Pour qui ? Avec quels objectifs et quel contenu ? Quels investissements et quelles
perspectives de gains ? Que peuvent-elles amener pour l'Expert-comptable en terme d'organisation, de
management et de productivité ? Que peuvent-elles apporter aux entreprises clientes en terme de
rapidité, de qualité et de service ? Permettront-elles de répondre à leurs besoins spécifiques ?
Premier objectif :
Si Internet, compte tenu de sa médiatisation, commence à être un mot familier, des notions telles que
client-serveur, Intranet, Extranet, EDI, EFI, Groupware, Workflow... sont des termes bien souvent
méconnus par l’Expert-comptable néophyte.
C’est pourquoi, une présentation de ces nouvelles technologies sera abordée au cours de la première
partie. Ceci permettra de démystifier ces technologies afin de mieux cerner les possibilités et les
applications transposables dans les cabinets d’expertise comptable. De plus, l’Expert-comptable dans
son rôle de conseil, se doit dans les années à venir d’inclure ces mots dans son vocabulaire.
Second objectif :
Réfléchir sur les applications possibles au sein d'un cabinet, et ceci quelle
que soit l'importance de ses structures (Seconde Partie).
Il sera question de présenter les applications, d’ordre interne et externe, des nouvelles technologies de
l’information et de communication dans la vie professionnelle de l’Expert-comptable. Ceci afin de
répondre à une réflexion courante de la part des managers et chefs d’entreprises (dont les Experts-
comptables) : « Ces nouvelles technologies c’est bien, mais dans mon entreprise (ou mon cabinet), je
ne vois pas à quoi cela pourrait me servir ! ». En effet, ce mémoire se veut avant tout pratique et
exposera des exemples d’utilisations possibles comme la messagerie électronique, le partage des
dossiers de travail, le travail à distance…Il présentera également comment le cabinet d’expertise
comptable peut utiliser ces outils pour mieux communiquer avec ses clients et ses partenaires et
comment il peut développer de nouvelles missions.
Enfin, ce travail ne sera pas complet sans aborder les risques et les limites liés à ces nouvelles
technologies.
PREMIERE PARTIE
Avec la multiplication des flux d'informations dans un environnement en constante mutation, une
gestion de l'information dynamique et réactive devient un des facteurs clés du succès : les systèmes
d'information des entreprises doivent être prêts à s'interconnecter rapidement, aussi bien en interne que
vers l'extérieur.
La prolifération des P.C. et de puissantes stations de travail créent alors un énorme potentiel
d'interconnexion entre toutes ces machines. Les réseaux locaux d'entreprise (ou L.A.N.= Local Area
Network) et les réseaux longues distances (W.A.N = Wide Area Network) permettent ainsi le partage
de programmes, de données et de périphériques, tout en offrant un accès commun à ces ressources. Ils
jouent un rôle décisif, car eux seuls permettent aux postes de travail, donc aux personnes
(collaborateurs d'un cabinet, clients...), de communiquer. Et bien au delà du simple partage de
ressources matérielles et logicielles, c'est le partage de l'information et le développement du travail
collaboratif qui constituent les principaux enjeux.
Il importe alors de bien comprendre l'ensemble des possibilités offertes par les Nouvelles
Technologies de l'Information et de Communication (NTIC) qui, à terme, seront toutes interconnectées
et interopérables17 entre elles. Or, ce monde des NTIC est caractérisé par un langage technique qu'il
faut démystifier. C'est pourquoi cette partie se propose de donner à l'Expert-comptable des points de
repères lui permettant de mieux cerner ces technologies.
L'objectif n'est pas de faire un cours théorique et technique sans intérêt pour notre profession. Il s'agit
bien, en revanche, de donner au lecteur le moyen de se retrouver parmi ces termes technologiques et
d'avoir ensuite un meilleur discernement des possibilités qui s'offrent à lui dans le cadre d'applications
au sein de son propre cabinet (Les parties les plus techniques seront d'ailleurs annexées pour les
personnes intéressées).
- familiariser le lecteur aux applications diverses de ces technologies dans le but de mener une
réflexion sur une mise en œuvre au sein du cabinet d’expertise comptable (Chapitre I) ;
- sensibiliser les Experts-comptables sur la « partie cachée de l’iceberg » lors de la mise en
place des NTIC, c'est-à-dire la révolution managériale et organisationnelle qu’impose ce projet
(Chapitre II).
17
Signifie qu'une application fonctionne indépendamment de la localisation physique des données. Et inversement, une
donnée sera utilisable indépendamment de la localisation des applications.
CHAPITRE PREMIER :
LES NTIC, NOUVELLE OSSATURE INFORMATIQUE DU CABINET D’EXPERTISE
COMPTABLE
Préalablement à la présentation des NTIC (Section II), il convient de démystifier la notion de réseau
informatique qui est en fait le support ou la technologie de base des systèmes d’information proposés
(Section I).
L'informatique s'est ensuite étendue aux autres fonctions de l'entreprise. Mais l'évolution croissante
des besoins des utilisateurs en interfaces conviviales et fonctions spécifiques, a entraîné des services
entiers de l'entreprise vers la micro-informatique naissante des années 80.
A l'origine, ces différents systèmes n'étaient pas destinés à communiquer entre eux, mais seulement à
assurer, de façon autonome, des fonctions déterminées dans l'entreprise. Néanmoins, depuis environ
une vingtaine d'années, le rôle essentiel que peut jouer le système informatique exploité en tant que
système d'information global a été mieux cerné : la mise en réseau des ordinateurs éparpillés dans
l'entreprise est aujourd'hui incontournable pour rester compétitif.
Sans réseau informatique, l’Expert-comptable repose sur chacun de ses collaborateurs pour
obtenir l’information dont ils disposent sur leur ordinateur. Mais, dans ce cas, que faire si l’un
des collaborateurs est absent ? Comment et où trouver la bonne information ? Comment
accéder aux documents sans son mot de passe ? Une fois l’information trouvée, comment la
transférer sur l’ordinateur de l’Expert-comptable rapidement alors qu’elle est volumineuse ?
Sur disquette ou CD ? Que de temps perdu inutilement !
La mise en place d’un réseau informatique au sein du cabinet ne se limite pas au simple
partage de données entre collaborateurs et aux gains de productivité. Il permet, en outre, de
partager et de mutualiser les « périphéries » du cabinet, évitant ainsi la multiplication d’achats
de matériels annexes. Imprimantes, scanners, graveurs de CD sont, grâce au réseau, mis à la
disposition de tous en un point de connexion centralisé.
De même, plus besoin de disposer de plusieurs connexions Internet. Fini le poste unique
réservé à Internet pour l’ensemble des collaborateurs ! l’accès à Internet est diffusé sur
l’ensemble du réseau ; tous les postes peuvent se connecter simultanément.
C’est ainsi qu’en plus des gains de productivité, la mise en place d’un réseau diminue
considérablement la ligne budgétaire informatique, notamment en matière de périphériques.
Ce qui est vrai pour un périphérique matériel, l’est aussi pour les logiciels.
Combien de cabinets d’expertise comptable travaillent aujourd’hui sur des solutions
cantonnées à un accès limité sur un seul ordinateur ou alors il y a autant de licences que
d’utilisateurs.
18
Dans le respect de la politique de licence réseau de l’éditeur.
Le cabinet qui n’est plus sur un même site géographique, devient multi-site. Ainsi, pour que
chaque site dispose des mêmes informations, ils doivent être connectés entre eux.
Un canal de connexion entre ces cabinets est possible grâce à Internet. C’est le VPN (Virtual
Private Network) ou réseau privé virtuel, liaison sécurisée, privée et temporaire.
Le VPN est parfait pour une utilisation ponctuelle et pour le transfert d’informations de faible
volume.
Si toutefois les échanges deviennent plus fréquents et plus importants, une liaison ADSL serait
plus appropriée, car plus rapide dans le transfert des données. Une autre solution consiste en la
liaison spécialisée.
Cette architecture permet de mettre en place un réseau d’entreprise à moindre coût. Pour
autant, elle n’est recommandée que pour les structures utilisant peu d’ordinateurs.
Les postes sont reliés l’un à l’autre, à la chaîne, ce qui peut parfois poser quelques problèmes :
• Risque d’embouteillage puisque toutes les demandes transitent sur le même câble,
• Fonctionnement permanent du poste hébergeant la connexion Internet et/ou l’imprimante,
• Rupture de la chaîne et donc du réseau, en cas de défaillance de l’un des ordinateurs.
Malgré ces petits inconvénients, le réseau « Poste à poste » reste extrêmement simple à mettre
en œuvre.
b) Le modèle client-serveur
Dans cette configuration, un ordinateur –sans utilisateur- fait office de serveur : il centralise
les données à partager et les met à la disposition des utilisateurs (clients), qu’ils soient devant
leur ordinateur ou non19.
19
Contrairement au réseau « poste à poste » qui nécessite la présence de l’utilisateur devant son ordinateur.
Quant aux « clients », il s’agit de simples postes de travail exécutant et exploitant les
ressources mises à disposition par le serveur.
Cette configuration est bien évidemment plus complexe que le réseau « Poste à poste », mais
elle est surtout plus puissante, plus fiable et plus ergonomique. Evolutive, elle permet de
connecter très simplement de nouveaux ordinateurs sur le réseau.
Habituellement, un réseau local comprend des micro-ordinateurs dotés de cartes d'interface réseau :
les serveurs qui partagent leurs ressources et les clients qui utilisent ces ressources partagées. Un
réseau local comprend également une liaison physique (câblages), un système d'exploitation de
réseau ainsi que quelques périphériques (ponts, routeurs) et protocoles spécifiques aux réseaux.
Ces divers éléments peuvent être classifiés selon 3 catégories : Les éléments ressources (serveur,
postes clients, imprimante…), les éléments non-ressources (cartes réseau, cablages…) et les
éléments immatériels (notamment les logiciels).
Si l'Intranet, fusion des technologies Internet et client-serveur, toucherait une faible part des
entreprises marocaines et même des cabinets d’expertise comptable21, dans les pays du G7 à
titre d’illustration, une enquête du département britannique du commerce et de l’industrie
20
D’après l’enquête réalisée, environ 80% des cabinets questionnés disposent d’un réseau local de type client
serveur principalement (68%) - Cf. Annexe 1.
21
D’après l’enquête réalisée, seulement 30% des cabinets questionnés disposent d’un Intranet (Cf. Annexe 1).
réalisée en juin 2003 a révélé que 75 % des grandes entreprises, 33% des petites entreprises
(PE) et 15% des très petites entreprises (TPE) ont déjà bâti leur Intranet22.
Nous le verrons par la suite, cette solution se révèle en effet relativement peu coûteuse, facile à
mettre en œuvre, donne un accès rapide et convivial à une information partagée, et surtout,
reste ouverte sur l'extérieur.
(2) Les coûts relativement élevés des communications : Le pourcentage du PIB par
habitant pour un abonnement de 30 heures/mois s’élève au Maroc à 1,239 contre 0,007
aux USA et 0,017 en France (chiffres 2002) - Cf. ANNEXE 28.
Par ailleurs, l’ADSL23 récemment introduit, a été présenté comme solution miracle pour
le développement du marché de l’Internet. Cependant, cette technique séduira d’abord
les plus initiés, autrement dit les quelques milliers parmi les abonnés existants qui
migreront vers cette technologie. La population déjà exclue restera en dehors de
l’Internet et le marché ne s’élargira pas pour autant. En Europe, l’Internet s’est
démocratisé d’abord par le bas débit et grâce aux forfaits Internet. Or au Maroc, la
commercialisation des forfaits reste très limitée. La raison ? Le prix des
communications téléphoniques est trois fois plus cher au Maroc. La même observation
est valable pour le coût de la bande passante Internet dont le mégabit est vingt fois plus
cher qu’en Europe (33 000 DH contre 150 euros)24.
22
Source : www.journaldunet.com
23
L’ADSL permet de se connecter à des débits importants : de 256 kbits/sec à 2 Mbits/sec (1Mb=125Ko).
24
Source : Le Journal Hebdomadaire du 14 au 20 juin 2003.
(3) L’inconscience de la part des acteurs économiques des avantages que peut générer
l’utilisation de l’outil informatique dans les entreprises.
(4) Les problèmes de sécurité : nous verrons dans la suite de ce mémoire que la sécurité
des transactions, sur Internet en particulier, est un problème crucial, d'une part pour le
développement du commerce électronique, et d’autre part pour la garantie de l'intégrité
et de la confidentialité des données transmises sur le réseau.
Il est à la fois simple et délicat de répondre à cette question. Délicat, parce qu’aucun cabinet
d’expertise comptable ne ressemble vraiment à un autre que ce soit en terme de besoin informatique,
de taille de base de données à stocker ou encore en besoin de messagerie. Simple en revanche car il est
facile aujourd’hui de déterminer une architecture « type » qui soit cohérente et adaptée aux besoins
d’une petite structure.
Le choix du support est fonction d'un nombre de critères interdépendants (distance, débit,
fiabilité…). La définition de ces critères permettra de prévoir de façon plus rigoureuse les
volumes et les distributions horaires des flux d'informations circulant sur le réseau. Les
nouveaux besoins applicatifs (visioconférence, EDI25...) brassent des volumes d'informations
de plus en plus importants et réclament des temps de réponse courts. C'est pourquoi, la
définition de ces besoins et de leurs évolutions permet de choisir un matériel adapté pour
éviter la saturation du réseau et obtenir le meilleur compromis coûts/performances.
Mettre en place un système ouvert, libère l'entreprise des solutions propriétaires des
constructeurs et autorise l'intégration d'applications et de matériels comportant des
technologies d'hier, d'aujourd'hui et surtout de demain. C'est garantir la portabilité26 et
l'interopérabilité de ce système. Finalement, on peut ainsi le faire évoluer en fonction de
l'apparition de nouveaux besoins.
(2) Les avantages d'un système ouvert sont doubles : plus grand choix de matériels et
de logiciels (portabilité) et plus grande facilité à faire jouer la concurrence (systèmes
non propriétaires). Le cabinet acquiert ainsi la maîtrise de l'évolution de son système
informatique et limite les risques d'obsolescence précoce. Mais au delà de cet aspect,
cela lui donne surtout l'opportunité de communiquer vers l'extérieur sans se soucier des
problèmes de compatibilité. La technologie Internet est, nous le verrons, l'illustration de
cette ouverture sur un horizon plus large.
Poste à poste, LAN (réseau local), WAN (réseau étendu)...Les configurations possibles d'un
réseau sont multiples et dépendent des besoins du cabinet. Le choix du type de réseau, sa
topologie déterminera en partie son évolutivité, son coût et ses performances (Cf. ANNEXE
3).
25
Electronic Data Interchange = Echange de Données Informatisé.
26
Possibilité d'utiliser les mêmes applications et les mêmes données indépendamment des plates-formes
matérielles.
Tests sur la bande passante, accès aux serveurs, interface utilisateur, portabilité et
interopérabilité du système et des logiciels. L'ensemble de ces points doit absolument être testé
avant la mise en place définitive. Dans le cas contraire, le bon déploiement du réseau risque
d'être considérablement ralenti. Ainsi, une interface peu ergonomique et peu conviviale, ou un
réseau lent et constamment ralenti par des goulots d'étranglement sera peu utilisé ou rejeté par
les utilisateurs auxquels il est destiné.
La question "combien coûte ces nouvelles technologies, Internet, groupware, Intranet...?" est
comparable à la question "combien coûte une voiture ?". Tout dépend de l'utilisation que l'on veut
en faire, du modèle et des options que l'on choisit. Ce coût varie considérablement d'une situation à
l'autre. Une simple connexion à Internet ne coûte pas le même prix que la création de son propre
site Internet. De même, le prix d'un site Internet varie selon le volume d'informations, l'habillage
graphique et les prestations en ligne proposées. En outre, au delà des coûts liés aux matériels, plus
faciles à évaluer, les coûts liés à l'environnement culturel, humain et managérial sont très
importants : le vrai coût n'est pas technologique mais organisationnel. Nous nous limiterons ici à
indiquer les différents postes de coûts et des ordres de grandeur à titre indicatif.
Les coûts du matériel et de son installation sont les plus faciles à évaluer. Une fois
l'infrastructure définie, l'investissement peut être clairement délimité.
27
Gestion du système = routage des appels, annuaires des services et des utilisateurs, sécurisation et gestion des
droits d'accès, gestion des événements asynchrones et définition des priorités... (Cf. ANNEXE 5)
• le coût des liaisons entre les sites distants : ces coûts varient en fonction des besoins de
connexion et de bande passante. Les lignes spécialisées, qui ont l'avantage d'établir une
connexion sécurisée et un haut débit de données (64 Kbits/s à 2 Mbits/s) ont un coût de
revient relativement élevé28.
(2) Les logiciels : le coût des logiciels est fonction du nombre de licences achetées, c'est à
dire du nombre d'utilisateurs. Il comporte comme pour le matériel une partie liée au
paramétrage.
b) Le vrai coût de ces technologies : l'importance des coûts organisationnels et des coûts
cachés
Si l'outil est utile, encore faut-il pouvoir en mesurer la valeur ajoutée et évaluer sa rentabilité.
En effet en informatique, les coûts cachés ou mal analysés sont nombreux. Selon le Gartner
Group29, le coût d'usage d'un simple ordinateur dans un contexte bureautique est de plus de
2.000 $ par an !
(1) Mise en place et démarrage : il s'agit ici principalement des coûts liés à la reprise de
certaines données de l'ancien système d'information du cabinet.
• La mise en place d'un nouvel outil entraîne à coup sûr des perturbations dans
l'environnement habituel. La recherche de nouvelles fonctions et la prise en main du
nouveau système génèrent des pertes de temps et de productivité. Seule une formation
adaptée limite ce coût.
28
Pour avoir une idée sur les tarifs, consulter le site de Maroc Télécom : www.iam.net.ma.
29
Cabinet américain spécialisé dans le conseil et la gestion des technologies de l’information.
30
Source : "Le Groupware" de Serge K. Levan et Anne Liebman, Edition HERMES
• le rejet d'un système qui bouscule les habitudes. Nous verrons au chapitre suivant que
l'appropriation de l'outil par les salariés du cabinet est la meilleure façon d'intégrer
celui-ci avec succès. "Bien informés, les hommes sont des citoyens, mal informés, ils
sont des sujets", (Alfred Sauvy).
Il existe une multitude de possibilités pour connecter le cabinet à Internet. Nous ne rentrerons
pas dans le détail de ces différentes solutions mais nous donnerons néanmoins deux exemples.
(2) Coûts de mise en place d'un serveur : créer son propre site ou se faire héberger.
Il s'agit, dans ce cas, de devenir fournisseur d'informations et donc de mettre en place un
service sur le réseau pour présenter ses informations (Cf. ANNEXE 6).
Même si l'Expert-comptable peut avoir des compétences en informatique, il n'a pas forcément les
moyens (en temps et en argent), ni l'envie de se lancer dans un investissement qui s'éloigne de son
métier de base et de ses préoccupations quotidiennes. Ainsi, s'il ne veut pas investir dans
l'acquisition des compétences informatiques nécessaires pour conduire ces changements, et qu'il
préfère centrer son activité sur les métiers qu'il connaît, le marché de l'externalisation est une
solution qui s'offre à lui.
31
Pour avoir une idée sur les tarifs d’abonnement à Internet, consulter le site de Maroc Télécom :
www.iam.net.ma.
32
Hébergement et externalisation de l'informatique chez un sous-traitant.
manque de compétences internes sur des technologies pointues et changeantes. L'objectif n'est
plus seulement d'assurer le maintien de l'exploitation sans en modifier la qualité tout en
cherchant à réduire les coûts, c'est aussi de faire évoluer l'informatique d'un système
propriétaire vers un système ouvert.
Les cabinets vont ou devront entreprendre des transformations profondes de leur organisation.
Il faut, pour cela, que le système d'information puisse accompagner ce changement.
L'infogérance permet ainsi de rester concentré sur son métier de base tout en faisant évoluer
son système informatique.
(2) La reprise en main de l'informatique doit être anticipée : le mieux est de prévoir,
dans le contrat, une clause de réversibilité définissant le processus à suivre en cas de
rupture de la relation.
Le management évolue et se présente aujourd'hui sous les traits médiatiques du "Business Process
Reengineering" ou réingénierie organisationnelle. Il est aujourd'hui vital pour l'entreprise de s'adapter
à son environnement : face à l'exigence accrue des Consommateurs, l'intensification de la
Concurrence et l'accélération du Changement sous toutes ses formes, le cabinet doit apprendre à faire
autrement, mieux, plus vite et au moindre coût. Mais, alors que ces trois forces majeures (Les "3
C"33) sont à l’origine de l’apparition de nouveaux concepts de management, on peut observer
simultanément l’émergence de nouvelles technologies de l'information et de la communication.
Groupware, Internet, Intranet...ces nouveaux médias mettent à notre disposition un nombre croissant
d'outils et de services pour communiquer mieux et plus vite, en tous lieux et à toutes heures :
messagerie, diffusion d'informations, visioconférence, workflow...
33
D’après les mots de James Champy et Michael Hammer, Auteurs du livre « Le reengineering, réinventer
l'entreprise pour une amélioration spectaculaire de ses performances ».
Dorénavant, l’information peut être traitée sous toutes ses formes : qu’elle soit structurée, non
structurée ou semi-structurée, qu’il s’agisse de texte, d’image ou de son. Grâce à ces nouvelles
technologies, l’évolution des besoins du management et l’innovation organisationnelle qui en résulte
trouvent aujourd’hui les outils nécessaires à leur développement. Désormais, il est aussi possible de
traiter l’information autrement, mieux, plus vite et moins cher.
Nous nous limiterons, dans cette section, à présenter une description des fonctionnalités de ces
technologies. L’évolution qu’elles peuvent engendrer au sein du cabinet, les perspectives
managériales et organisationnelles, en interne mais aussi vis à vis des partenaires et des clients, seront
développées dans la seconde partie de ce mémoire.
a) Le fonctionnement d'Internet
L’évolution de l’Internet a d’abord été très lente. Cependant, ces dernières années, il semble connaître
un développement exponentiel (en nombre d’utilisateurs et technologiquement) que rien ne semble
pouvoir arrêter. Internet apporte des fonctions nouvelles : il est mondial, rapide, offre des capacités
multimédia et connecte des réseaux d’ordinateurs entre eux.
• un fournisseur d’accès,
• un opérateur Internet national directement raccordé au réseau mondial.
D’abord, l’entreprise se connecte au fournisseur d’accès (ou "provider") qui, lui même, a
mis en place une ligne spécialisée entre son site et celui d’un opérateur national. Si l’on
multiplie ce schéma au niveau national, puis international, on obtient alors ce que l’on
appelle le Web ou la toile d’araignée. Cette infrastructure gigantesque d’interconnexions
permet, ainsi, aux internautes, de se connecter sur un serveur à l’autre bout du monde de
façon totalement transparente.
(2) Les technologies de l'Internet. - Internet repose sur des technologies ouvertes,
universelles, devenues des standards largement diffusés (TCP/IP34, World Wide
Web35 et HTML36). Sans aller plus loin dans les détails techniques, il faut surtout
retenir que, grâce à ces technologies, n’importe quel utilisateur à travers le monde
peut se connecter sur le réseau en utilisant un simple logiciel, appelé " navigateur"
ou " browser", et visualiser des informations à l’aide d’une interface graphique
utilisant l’hypermedia37.
L’utilisateur, une fois connecté, reste libre d'accéder à tous les services (consultation,
E-mail, téléchargement...) voire de créer ses propres pages, sans autorisation, ni charges
supplémentaires de la part de l’opérateur. Sur Internet, l’opérateur se contente de fournir
l’accès au réseau. C'est l'avènement de l'utilisateur roi.
L’utilisation de ces technologies n’a pas été restreinte à la seule plate-forme Internet. Petit à petit,
les acteurs majeurs ont pris conscience que des technologies identiques pouvaient être exploitées
avec grand profit au sein de l’entreprise, pour constituer un système performant et universel de
partage d’informations et de collaboration (à la façon du groupware). Ce système, c’est
l'Intranet. Il consiste généralement en un ou plusieurs serveurs Web (technologie Internet) mis à la
disposition des employés à travers un réseau local ou des accès téléphoniques privés. Ce concept
est ainsi né grâce à l’évolution de deux technologies ; d’une part l’Internet et d’autre part le
client-serveur.
L'Intranet est un circuit fermé, non accessible par Internet. Les serveurs apportent toutes sortes
d’informations propres à l’entreprise (bases documentaires, fichiers...) par le biais d’un logiciel de
consultation, le navigateur, qui, comme sur Internet, reste la clé de voûte du système. Un seul
logiciel permet alors de rendre homogène l'ensemble des outils d'échange d'informations de
l'entreprise : "on ne sait jamais à qui s'adresser quand on veut une information...", "Je sais que
l'information que je cherche est là, mais je ne sais pas où la trouver...". C’est aussi pour répondre à
ce genre de réflexion que l'Intranet devient incontournable.
34
Protocole de communication d’Internet, caractérisé par sa robustesse et son ouverture.
35
Version graphique d’Internet
36
Hyper Markup Language: langage de programmation permettant de créer des pages graphiques consultables sur Internet.
37
Mélange des technologies MULTIMEDIA (sons, images et vidéos) et HYPERTEXTE (document structuré de façon à ce
que sa lecture se fasse par association d’idée et non pas seulement linéairement).
Il apparaît ainsi que les implications de l’Intranet sont essentiellement organisationnelles. En effet,
les spécialistes préconisent de profiter de la mise en place d’un Intranet pour organiser une
démarche de réingénierie organisationnelle ou le « Businees Process Reengineering », c'est-à-dire
une remise en cause fondamentale et une redéfinition radicale des processus opérationnels pour
obtenir des gains spectaculaires dans les performances critiques que constituent aujourd’hui les
coûts, la qualité ou le service client.
L’Intranet permet à l’entreprise de se tourner vers le monde et plus particulièrement vers ses
partenaires privilégiés, c’est la partie Extranet de l’Intranet. Mais le développement des Extranets
n’a été possible qu’avec la montée de l’EDI (Echange des Données Informatisé).
L’EDI permet d’éliminer cette duplication d’entrée de données, limitant les erreurs et le
temps de traitement. Par ailleurs, l’EDI comporte d’autres avantages :
il accélère les flux d’informations ;
il permet l’intégration directe des données dans le système du destinataire ;
il préserve la confidentialité des informations ;
il donne à l’expéditeur l’assurance que le destinataire a bien reçu le message ;
au même titre que l’Intranet, l’EDI permet une amélioration des processus
organisationnels.
38
Définition de M.Yvan Lauzon, Président de l’institut mondial de l’EDI.
39
Source : Les apports stratégiques des technologies de l’information - Karim Gassemi.
Aspects commerciaux
Cycle de vente X X
Image de marque X
Qualité des relations clients & fournisseurs X
(3) Internet, un nouvel élan face à l'essoufflement de l'EDI : l’EDI est pénalisée
par des procédures rigides qui en limitent l'usage, telles la formalisation préalable
(du contenu et des procédures), indispensable entre les protagonistes; le
développement et la validation de façon conjointe; les investissements initiaux et les
coûts de fonctionnement importants.
d'authentification et impose une saisie manuelle (il ne peut donc pas s'intégrer dans
une chaîne complète automatisée, contrairement à l’EDI).
(4) Combinaison des technologies EDI et Internet : De nombreux travaux ont été
entrepris afin de dégager des solutions « mixtes » appelées WEB-EDI ou LITEDI,
qui ont pour objet de combiner le meilleur des deux technologies. La mise en œuvre
de formules mixtes permet ainsi de donner pleinement satisfaction à tous les
intervenants ; aux grandes et moyennes entreprises et aux activités basées sur la
confidentialité absolue : les solutions du « Tout-EDI », aux petites entreprises une
gamme de solutions plus abordables qui parviennent à combiner la rigueur de
l’EDI et la souplesse de l’Internet.
2. Présentation du groupware
40
L’Extranet est peu utilisé dans les cabinets, seul 17% en dispose et l’utilise (Cf. Annexe 1).
Le produit de groupware le plus connu est Lotus Notes. Le potentiel de ses applications est énorme
et la firme IBM a racheté Lotus non pas pour le célèbre tableur 1-2-3 mais bien pour Notes. IBM a
fait évoluer ce produit vers l’Intranet en créant Lotus Domino qui est une passerelle entre les bases
de connaissances Notes et le Web.
Les principales offres des logiciels de groupware sont regroupées dans le tableau ci-dessous41 :
41
Source : Internet, Intranet et Extranet – Un Projet pour l’entreprise. Mémoire E.Petit / ESC Rouen.
nouveau besoin est apparu : échanger et communiquer plus facilement ces documents
entre postes de travail isolés...la messagerie était née.
• puis vînt le groupware : selon sa conception, la recherche de valeur ajoutée est issue de
la volonté de partager l’information. Partage et collaboration permettant de mettre en
commun les ressources de chacun. L’information ne va pas simplement arriver par le
déroulement d’un processus automatisé ou l’envoi d’un message par un émetteur à un
récepteur. Chacun doit donner pour mieux recevoir. En déposant ses documents dans un
espace réservé au groupe, chacun apporte et reçoit quelque chose. La démarche devient
active et optimise le savoir conjugué de tous.
42
GED = Gestion électronique de documents.
(3) La communication écrite autorise une communication asynchrone qui n’est pas sans
défaut
• le courrier : il n’est pas le média le plus rapide (au minimum une journée). En outre, le
coût de transport, d'élaboration et de manipulation, ainsi que les risques de grève
éventuelle (si envoi par poste) ne sont pas à négliger. Par ailleurs, il est impossible de
réexploiter directement l’information transmise sans la ressaisir ou scanner le document
concerné.
• la télécopie : elle est rapide mais pas forcément pratique. Le coût peut être important et
la qualité et la lisibilité du document relativement faible. Comme le courrier,
l’information n’est pas non plus directement réutilisable. Néanmoins, grâce à
l'intégration de la télécopie au micro-ordinateur, le coût de manipulation du papier
tendrait à disparaître.
(1) Le groupware apporte une réponse complète dans chacune des parties de la
matrice de Johansen (Cf. Annexe 7) : grâce aux messageries et autres conférences
électroniques, il gère les communications qui ne peuvent bénéficier de l'unité de temps
et de lieu entre récepteur et émetteur.
(1) La messagerie électronique (ou E-mail) : elle rend possible la communication entre
tous les utilisateurs d'une même entreprise ou d'entreprises différentes. Ceux-ci peuvent
alors échanger des informations (messages ou fichiers) instantanément sans contraintes
d'espace ou de temps. La seule nécessité étant de communiquer avec les mêmes
protocoles, d'où l'intérêt des technologies standards et ouvertes facilitant les
communications interentreprises.
Le tableau ci-dessous compare la messagerie électronique à ses deux concurrents
classiques que sont la poste et la télécopie :
43
(2) Les conférences thématiques et forums de discussion (ou newsgroup ) : en
fonction de ses centres d'intérêts et de ses besoins, l'utilisateur peut fréquenter plus ou
moins régulièrement ce genre de site. Les conférences électroniques constituent de
vastes forums d'information thématiques. Elles sont constituées d'un ensemble de
"groupes". Ceux-ci sont eux-mêmes composés de messages publics émis par les
participants. On peut les comparer à de gigantesques panneaux d'affichage sur lesquels
chaque membre d'un groupe (salariés du cabinet, partenaires...) peut venir inscrire son
avis ou sa contribution à un sujet donné. Sauf que le panneau n'est pas situé sur un mur
de l'entreprise mais sur le réseau informatique.
43
Ce sont des "lieux" d'échanges d'idées et de discussions sur un thème particulier, des "conférences électroniques" où
chacun partage ses connaissances. On peut lire la contribution de chaque participant et y répondre à tout moment.
Quel est le fondement d'un travail d'équipe efficace ? Si la compétence individuelle de chaque
membre d'une équipe est importante, la coopération de tous constitue sa véritable essence. Le
groupware permet le développement de ce potentiel en fournissant à chacun les outils
nécessaires pour communiquer et partager des informations.
• l'acquisition des données (un collaborateur dispose d'une information qu'il a récupérée
ou créée) : si le développement de la bureautique favorise la création de documents
numériques directement utilisables dans une application GED, la baisse des coûts des
scanners facilite aussi son essor grâce à la numérisation du document papier. La part
croissante de documents numériques dans les entreprises rend leur mise en commun de
plus en plus aisée et favorise le développement des échanges électroniques
d'informations.
⇒ soit faire partie d'une liste de diffusion (membre d'un groupe de travail qui reçoit une
information concernant tout le groupe).
⇒ soit être intégré dans un processus de workflow (réception automatique de certains
documents dans le cadre d'une procédure automatisée).
⇒ soit recevoir une information qui ne concerne que lui (réception de son programme
de travail).
Les avantages de la GED sont donc de faciliter la recherche et de partager l’accès aux
documents. Elle permet d’éliminer des étapes sans valeur ajoutée, d’accélérer la prise de
décisions et la communication des informations et d’améliorer la productivité globale.
Des économies indirectes apparaissent à l’analyse de l’impact global d’une GED telles
que les économies de papier, de reproduction, d’espaces et de mobiliers de stockage.
(3) La conférence électronique en temps réel: cette application groupware permet par
exemple de partager en même temps, sur des sites différents, des répliques de
documents mises à jour instantanément. Des curseurs de couleurs différentes, portant les
initiales des participants, permettent de les identifier. Au-delà du partage de données et
de documents, la conférence électronique autorise aussi l'échange de commentaires en
temps réel, voire de vidéo (conférence audio-vidéo). Les participants peuvent alors se
parler par un microphone et se voir les uns les autres dans des fenêtres vidéo s'affichant
sur l'écran de l'ordinateur. A l’heure actuelle, cette technologie se démocratise et ce,
avec la baisse importante du prix des caméras et logiciels.
(1) Le workflow (flux de tâches) : cet outil assure le suivi d’un cas administratif du
début à la fin, tout en distribuant chaque tâche à l’individu le plus approprié et en
conservant en permanence le contexte du cas et l’historique de son traitement. II
possède deux fonctions dont l'utilité sera détaillée dans la 2ème partie de ce mémoire :
• Il modélise et automatise les flux de documents (qui passent d'un acteur à l'autre), puis
suit l'évolution de ceux-ci au fil des étapes de leur cycle de vie (demande
d'investissement par exemple). En cas d'événement exceptionnel, tel que le dépassement
de la limite fixée par le budget des investissements, l'outil de workflow alerte
automatiquement la personne concernée.
(2) Rendez-vous et agendas de groupe : les applications groupware aident aussi les
individus à organiser des réunions et d'autres événements ou à planifier le temps
d'utilisation des salles de réunion et autres rétroprojecteurs. Issu du mariage heureux de
l'agenda individuel et de la messagerie, l'agenda de groupe permet de connaître les
disponibilités de chacun afin de proposer des dates, heures et lieux de réunion sans avoir
à contacter chaque personne individuellement. Il gère la ressource globale que
représente le temps collectif.
(3) La gestion de tâches (qui fait quoi, quand ?) : extension naturelle du partage
d'agendas et de la planification de réunions, elle autorise l'affectation de tâches à
certains membres du groupe tout en offrant la possibilité de fixer des échéances (dates
de début et de fin automatiquement générées) et de recevoir des accusés de prise en
compte ou de délégation.
Des priorités peuvent être définies sur certaines tâches en fonction de la date limite et du
temps imparti pour sa réalisation. Pour les tâches récurrentes (préparation des rapports
d'activité, des notes de frais, déclarations fiscales ou sociales...), l'agenda affichera
automatiquement celles-ci aux dates définies au préalable (5 jours à l'avance par
exemple).
Les différentes solutions disponibles à ce jour pour la mise en place des outils Internet dans l'entreprise
(Intranet) ne permettent pas encore de répondre totalement aux besoins spécifiques du travail en
groupe. Néanmoins, l'Intranet dispose d'atouts non négligeables lui permettant de concurrencer de
façon sérieuse le groupware.
(1) Le navigateur Web, logiciel client universel et utilisation intuitive : quels que
soient son architecture matérielle et logicielle et le fonctionnement de ses
Grâce à cette ouverture, il n'y a plus, d'un côté, les systèmes d'information cloisonnés
des entreprises, et de l'autre, un système d'information planétaire, l'Internet :
(1) Exporter vers Internet certaines données de son Intranet pour les mettre à la
disposition du public et des clients : un des intérêts de l'Intranet est sa totale
compatibilité avec Internet qui autorise les échanges directs avec les usagers du
réseau mondial. L'information sélectionnée ne nécessitera aucun traitement pour être
consultable sur Internet. Un simple transfert de données du réseau local au serveur
Internet sera nécessaire.
(3) Ouvrir son réseau local à ses partenaires et clients - Extranet : les personnes
autorisées à se connecter sur le réseau du cabinet n'ont pas, grâce à cette technologie
standardisée, à connaître les spécificités techniques de l'environnement qu'elles
contactent.
(1) L'administration est moins lourde mais plus limitée : ainsi, la définition des
droits pour l'utilisateur (droits d'accès à l'information, de copie, de lecture, de
modification, autorisation préalable) n'est pas toujours possible dans un Intranet et
reste de toute façon beaucoup plus difficile à mettre en oeuvre sur un plan technique.
(3) Mais surtout, la réponse aux besoins spécifiques du travail en groupe est
encore limitée :
44
La synchronisation est la mise à jour d'une même donnée partout où elle se trouve sur le réseau.
Si vous choisissez de faire évoluer le réseau de votre cabinet vers un Intranet, ceci vous
donnera les grandes lignes à suivre pour réussir votre installation. C'est le minimum
nécessaire.
CHAPITRE SECOND :
MISE EN PLACE DES NTIC : BIEN PLUS QU’UN PROJET INFORMATIQUE
La mise en place des NTIC au sein des cabinets d’expertise comptable dépasse l’aspect purement
technique pour s’étendre à trois dimensions :
Pour accéder aux avantages potentiels des NTIC, le cabinet devra, comme pour tout projet
informatique, passer par une phase de réflexion sur la corrélation entre :
En d'autres termes, avant de se lancer dans tout projet et investissement, la question essentielle est :
Quelle stratégie faut-il suivre ?
45
E-mail = Electronic mail = courrier ou message électronique.(courriel ou mél en langue française).
Les professionnels de la comptabilité ne peuvent se mettre à l’écart du progrès engendré par les
nouvelles technologies. Deux stratégies sont possibles :
- Une stratégie d’attente : selon cette stratégie de recul face au risque, bien que l’on soit
conscient de ce qui se passe autour, la réaction ne viendra que plus tard. Ceux qui soutiennent
cette stratégie sont généralement peu sensibles aux changements qu’apportent ces
technologies et ne croient pas à leur nécessité du moins pour le moment. Lorsqu’ils
s’aperçoivent de l’importance du phénomène, ils réagiront mais cette réaction risque de venir
trop tard, car en matière de technologie, l’effet de l’expérience et de l’apprentissage sont des
phénomènes clés de compétitivité. Tout retard sera pénalisant. Dans ce sens, l’économiste
Philipe Evans affirme qu’« une stratégie attentiste est généralement mauvaise. Mieux vaut
échouer cinq fois de suite pour avoir essayé trop tôt que d’échouer une seule fois pour avoir
essayé trop tard, car dans ce cas, l’échec est définitif »46.
- Une stratégie d’action ou d’engagement : cette stratégie est la plus appropriée pour les
cabinets qui sont « soucieux de jouer un rôle moteur et de conforter leur image »47. Une
stratégie d’engagement dans les NTIC va leur permettre de s’intégrer dans l’univers des
nouvelles technologies.
La mise en œuvre de cette stratégie consiste à avoir un comportement d’engagement : créer
son propre site, introduire de nouvelles formes de communication et surtout se former sans
cesse et améliorer ses connaissances en nouvelles technologies.
Le cabinet est en interrelations avec son environnement. Celui-ci est constitué de ses clients, ses
fournisseurs, ses partenaires et concurrents, des administrations et éventuellement de ses bureaux
distants (pour un cabinet multi-sites).
(1) A un niveau local au sein du cabinet : entre plusieurs collaborateurs, entre le cabinet
et ses collaborateurs (base de données centralisée, journal interne, notes internes...),
entre le secrétariat et les collaborateurs (gestion des agendas, courrier à envoyer aux
clients...).
46
Portrait de la nouvelle économie - Page 28, Ordre des Experts-comptables de France.
47
RFC N°306, décembre 1998, page 20.
(3) Avec des utilisateurs nomades : les collaborateurs en déplacement utilisant le réseau
Internet ou travaillant chez eux (télétravail ou le travail à distance).
(1) Au niveau du public : pour faire connaître le cabinet, ses services, son expertise et ses
compétences particulières.
(2) Avec les clients : pour échanger des données, communiquer ou proposer de nouveaux
services (intervention à distance), mieux répondre à leurs attentes et plus rapidement.
(3) Avec d'autres intervenants et partenaires : Avocats, experts, conseillers, Ordre des
Experts-comptables, Administrations, fournisseurs...
(1) En interne : si la tendance est bien la mise en réseau des ordinateurs du cabinet48,
l'utilisation des nouvelles technologies telles le groupware, l’Intranet, l’Extranet,
comme dans la plupart des entreprises marocaines, n'est pas encore très courante (Cf.
Annexe 1). Les notes internes, les rencontres entre deux coups de téléphone ou deux
rendez-vous sont encore trop souvent les seuls moyens de communiquer pour les
collaborateurs d'un même cabinet. La surcharge de travail, le caractère "nomade" de
notre profession accentue encore la difficulté de travailler en collaboration ou
d'organiser des réunions.
(2) Vers l’extérieur : les liens entre le cabinet et l'extérieur se résument le plus souvent à
trois procédés. Courrier postal, télécopie et téléphone sont les maîtres encore incontestés
des relations entre le cabinet et son environnement. Néanmoins, le courrier électronique
commence à s’imposer49. En effet, celui-ci est devenu le moyen de communication le
plus répandu à travers le monde. Aujourd’hui, avoir une adresse électronique est aussi
indispensable que le numéro de téléphone ou la boîte aux lettres.
48
D’après l’enquête réalisée, environ 80% des cabinets questionnés disposent d’un réseau local (Cf. Annexe 1).
49
100% des cabinets questionnés disposent d’un accès à Internet et d’au moins une adresse électronique (Cf.
Annexe 1).
Ces formes d'intégration électronique permettent d'éviter les ruptures dans la chaîne
d'information d'un processus commun de deux entreprises indépendantes. Celles-ci,
dans le cadre de leurs relations, peuvent ainsi fonctionner comme si elles ne formaient
qu'une seule entité, une entreprise virtuelle, en l’occurrence.
• Le domaine des systèmes d'information structurés : ce domaine est celui des bases de
données où l'information répond à une structure stable et définie à l'avance afin de
faciliter son exploitation.
• Le domaine des systèmes d'information non structurés : c'est celui où les informations
ne répondent pas à des normes prédéfinies. Il n'y a pas de référentiels stables et
formalisés. Les procédures sont informelles en interne : réunions, discussions
téléphoniques. Ce système est aussi alimenté par des flux en provenance de
l'environnement externe du cabinet : cours de bourse, événement politique ou
économique, abonnement à des revues...Ce domaine est très large et correspond le plus
souvent à une information qui ne peut pas être réexploitée directement.
⇒ ils sont composites (mélanges de textes, images et sons) et répondent aux besoins
croissants du multimédia.
⇒ le développement des NTIC (et la baisse des coûts) permet de faire circuler ces
documents sur des réseaux internes et externes, mais aussi de créer des bases
documentaires.
(3) Permanence de l’information : l'information doit être disponible à tout moment pour
optimiser sa valeur. Au bureau, en déplacement ou même chez lui, l'Expert-comptable
doit pouvoir accéder quand il le désire aux renseignements dont il a besoin.
(5) La qualité de l’information : avec les mises en cause de plus en plus fréquentes de la
responsabilité de l'Expert-comptable ou du commissaire aux comptes, il s'agit de
surveiller la qualité de l'information a priori et a posteriori. La qualité d'une information
dépend de l'exactitude de son contenu, de sa précision mais aussi de sa pertinence par
rapport aux besoins des clients.
(3) Financières : Il ne s'agit pas pour le cabinet de se lancer dans des investissements
massifs qui ne seront pas toujours adaptés aux besoins. Même une enveloppe financière
« modeste » permet un premier pas vers un système d'information ouvert et
communicant. L'essentiel demeure la vision globale et stratégique du projet : prévoir
l'évolution des besoins et s'y préparer à son rythme.
(4) Humaines : ce problème sera largement abordé dans la suite de ce mémoire. Il a trait
principalement à la gestion du facteur humain : implication, formation du personnel et
management.
Toute entreprise se doit de posséder une vision à long terme de son activité, de son organisation et
de ses objectifs. Le projet de groupware ou d'Intranet doit être l'aboutissement d'une réflexion
stratégique, et non pas son origine. Il s'agit de savoir si la mise en place d'un réseau informatique
peut aider le cabinet à atteindre ses objectifs. L'offre technologique peut-elle répondre à la demande
organisationnelle spécifique à notre métier ? Aux nouvelles problématiques managériales ? Bref,
peut-elle aider l'Expert-comptable à faire mieux, plus vite et avec moins de temps et de coût ? Peut-
elle aider à faire autrement ?
Face à la diminution des marges des cabinets, corrélation de la chute des honoraires et de
l'exigence légitime d'une qualité sans cesse croissante, la productivité devient un facteur clef de
succès pour l'Expert-comptable.
Il faut disposer au bon moment des bonnes ressources aux bons endroits afin de ne pas
immobiliser personnel et information de manière improductive. Aujourd'hui, l'information est
encore trop souvent redondante (ressaisie de données, nombre de documentations qui est
fonction du nombre de collaborateurs...) et difficile d'accès (manipulation de nombreux dossiers
et formulaires papiers) : "Taper, imprimer, transmettre, modifier, réimprimer,
retransmettre"...Le caractère répétitif de certains aspects de notre métier engendre des pertes de
temps considérables qui peuvent nuire à une bonne productivité et à la qualité du travail obtenu.
La connaissance et l'utilisation optimale des compétences présentes dans le cabinet ne sont pas
des facteurs de compétitivité toujours bien maîtrisés par celui-ci.
Les organisations trop marquées par une structure pyramidale, qui étouffent l'initiative
individuelle et l'exploitation des gisements de compétences, ne sont plus forcément adaptées
pour préparer le futur.
L'information ne doit pas remonter à la seule hiérarchie, elle doit aussi être disponible pour
l'ensemble du personnel pour une utilisation optimale des compétences de chacun. De la sorte,
si un collaborateur manque de compétence sur un point particulier, il doit être capable de
déterminer qui peut résoudre ce problème dans le cabinet sans avoir besoin d'en référer à son
supérieur qui habituellement détient l'information.
Ainsi, nous le verrons, l'organisation de structures horizontales permet une exploitation optimale
de l'expertise de chaque salarié. Cela allège les procédures fondées sur le respect de lignes
hiérarchisées et favorise ainsi l'interaction entre collaborateurs, informations et clients.
Au même titre que les flux d'informations, la ressource "temps" est un point sensible pour
l'organisation du cabinet. Non seulement, elle est directement liée à l'évaluation de la
productivité d'un collaborateur, mais elle est aussi déterminante dans la mesure de la réactivité
du cabinet sur son marché et par rapport à ses concurrents. Face à la demande exprimée,
l'Expert-comptable doit être capable de rapidement proposer du "sur mesure". Il doit
pouvoir répondre aux besoins spécifiques du marché et des clients.
Chaque client demande aujourd'hui à être traité individuellement. Il attend des services adaptés
à ses besoins. Un cabinet ne peut plus se différencier par les missions traditionnelles, il doit se
distinguer par d'autres moyens et proposer une « valeur ajoutée » à ses clients. Si un client
recherche une information spécifique, l'Expert-comptable doit aujourd'hui être capable de lui
fournir une réponse rapide et juste. L'information étant à la source de notre métier, c'est par sa
maîtrise que réside les possibilités les plus grandes pour acquérir un avantage concurrentiel : en
l'occurrence, davantage de réactivité.
La réussite des trois objectifs, que nous venons de citer, réside dans la réunion des facteurs-clés
suivants : d'une part, la rapidité d'accès à la meilleure information disponible, d'autre part, le
partage d'une information centralisée. L'Internet, l’Intranet et les technologies connexes
autorisent aujourd'hui de telles organisations.
Ainsi, par exemple, pouvoir contacter des spécialistes d'un secteur d'activité grâce à Internet (à
partir des forums de discussion50 par exemple) ou répondre à un problème spécifique d’un client
dans un délai record. De même, envoyer une proposition commerciale ou une documentation
par messagerie à un client, quelques minutes après une discussion téléphonique, aura un tout
autre impact qu'un envoi par courrier ou par fax.
50
Groupe de personnes discutant, dans une conférence électronique, sur un thème défini.
rendu au client si l'adaptation nécessaire, que ces nouvelles technologies impliquent au niveau
comportemental, n'est pas intégrée par le personnel du cabinet. Tant sur le plan des processus de
travail en groupe que sur un plan individuel, la réussite passe par l'appropriation du système par
les salariés. Le niveau de sensibilisation de l'ensemble des acteurs a un effet décisif sur la réussite des
opérations car si ces derniers ne modifient pas leurs comportements, l'organisation ne pourra pas
changer. Le défi réel consiste à persuader les gens travaillant dans une organisation, qu'elle soit interne
au cabinet ou fondée sur des partenariats extérieurs, d'accepter, et même de ne pas freiner, les
perspectives d'un tel changement. Tout le monde serait prêt à changer de travail mais tout le monde
accepte difficilement de changer sa manière de travailler.
Mais introduire des objectifs collectifs est un des rôles fondamentaux du management. Comme dit un
proverbe chinois : "Dis-moi et j'oublie, montre-moi et je peux me souvenir, inclus-moi et je
comprendrai".
(1) Cette phase permet de mieux intégrer le phénomène culturel représenté par le
groupware : il s'agit d'expliquer la démarche du cabinet dans la transparence car "Le
progrès est un mot qui sonne bien. Mais le progrès implique le changement, et le
changement a des adversaires"51. Pour mieux parvenir à faire accepter le changement au
personnel, il est essentiel que l'encadrement formule clairement, et suffisamment tôt,
deux idées clés : la première présente le positionnement actuel du cabinet et
pourquoi il doit évoluer. Il faut alors user d'un argumentaire fort, concluant mais
neutre, démontrant que la seule façon de rester dans la course consiste à mettre en
œuvre immédiatement ce changement, même si ce changement est progressif. La
seconde idée présente l'objectif du cabinet, la vision qui offre un repère pour évaluer
l'avancement du projet. Expliquer, c'est aussi faire apparaître des enjeux communs : où
va le cabinet ? quelle est sa stratégie ? Que doit-il devenir demain ? Ces enjeux doivent
être clairs, tangibles et concis pour être mieux compris, donc plus convaincants.
Ces éclaircissements préalables sont indispensables car ils permettront aux salariés,
futurs protagonistes de ce projet, d'aborder la suite des événements avec moins de
résistance et d’a priori.
• une vision commune du cabinet reconfigurée - "où va-t-on ?" - est un soutien puissant
au projet. Elle joue un rôle moteur permettant à chaque salarié de mesurer les progrès
réalisés. Cette vision comporte trois caractéristiques. Exemple pratique : elle doit
d'abord se concentrer sur un métier du cabinet (l’audit par exemple); elle doit ensuite
comporter des objectifs mesurables (réalisation de dossiers d’audit électroniques d'ici 2
ans), finalement, elle doit être ambitieuse et réaliste (100 % des dossiers d’audit est un
objectif qui pourrait paraître difficile à réaliser mais qui donne la tendance et
l'importance du changement). Une vision telle que "nous voulons occuper la première
place de notre secteur pour l'externalisation de la comptabilité et de la paie", si elle est
ambitieuse, n'est pas assez concrète et reste trop vague pour être efficace.
51
Robert Kennedy
(3) L'information tout au long du projet pour lutter contre la désinformation, les
rumeurs et les inquiétudes : il s'agit de stopper à la source toute résistance au
changement. Laisser ce genre de bruit se répandre ("comme d'habitude, c'est un projet
qui ne sert à rien", "C’est du bla bla", "encore de belles réunions et de beaux discours
qui ne seront pas suivis dans la pratique"...), c'est rendre la mise en place d'une nouvelle
organisation encore plus difficile, et même la vouer à l'échec par manque de crédibilité.
(1) Constituer des groupes de travail pour analyser les activités du cabinet
• constituer des groupes de travail hétérogènes, c'est déjà mettre un pied dans le
groupware. Ils permettent à chacun d'apporter sa pierre à l'édifice. Les attentes des
utilisateurs sont nombreuses, parfois passionnées et contradictoires. Aussi, tout en
valorisant l'autonomie et les ressources individuelles des participants, ces groupes de
réflexion développent l'esprit d'équipe de façon constructive grâce à un objectif
commun.
(2) Multiplication des idées et réflexions émanant des groupes ainsi constitués
(3) la participation sera d'autant plus active que le salarié se sentira responsabilisé
et que la ligne hiérarchique sera atténuée
• le personnel doit pouvoir donner son avis, émettre des suggestions et influer sur les
décisions prises. Les consultations ne doivent pas être symboliques et sans effet.
D'abord parce que les salariés ne se sentiront pas concernés, mais aussi parce que cela
revient à se priver de précieuses sources d'informations sur les dysfonctionnements
actuels du cabinet.
Cette phase de formation est capitale car il est très courant de voir des personnes rechercher des
informations sur Internet et naviguer des heures durant sans trouver le moindre renseignement (et donc
se décourager très vite). Sur un réseau interne, la formation est d'autant plus importante que le cabinet
dépend, pour son bon fonctionnement, de la bonne utilisation des outils par le personnel. Ne pas
prévoir un plan de formation, c'est probablement se condamner à l'échec.
52
R. Blake et J. S. Mouton font parti de l'école du développement Organisationnel et du changement de Culture aux Etats-
Unis.
53
Allan Drexler et David Sibbet. The team performance model. Reddy & Jamison, San Diego 1988.
Entre une simple messagerie électronique et un outil de workflow nécessitant une refonte
de l'organisation d'un processus, les modalités et l'importance de la formation seront très
variables. La formation prend alors trois aspects :
(1) Combien de temps perdu pour rechercher telle ou telle fonction dans un
logiciel ? Une bonne formation évite le découragement, du fait de la non maîtrise du
54
D’après l’enquête réalisée, seuls 15% des cabinets questionnés disposent d’un plan de formation aux NTIC.
Cependant, plus de la moitié est soit en train d’en bâtir un, soit compte le faire (Cf. Annexe 1).
(2) Elle limite les ratés des "premières heures": courrier électronique envoyé à un
mauvais client, fichier envoyé avec retard... ces "ratés" peuvent avoir des conséquences
fâcheuses pour le cabinet.
L'organisation pyramidale héritée du taylorisme n'est plus adaptée. Elle est trop lourde pour être
réactive, qualité aujourd'hui indispensable dans un marché concurrentiel. N'entrons pas dans l'avenir
les yeux fermés, sans rien changer à nos organisations et à nos comportements qui datent d'une époque
où l'environnement était fondamentalement différent. Aussi, sans remettre en cause le pouvoir
hiérarchique du manager, il faudrait déconcentrer le pouvoir de décision par mise en commun des
processus de décision au sein d'équipes responsables ayant une autonomie propre (pour ce qui
touche aux activités opérationnelles et non stratégiques). Dans un monde qui change, il est nécessaire
de s'adapter, d'avoir un projet et de la clairvoyance sur l'avenir. L'entreprise sera confrontée aux
changements inéluctables, sur le moyen et long terme, de ses structures, de son organisation et de ses
processus. C'est pourquoi réfléchir dès aujourd'hui sur la réingenierie organisationnelle (remodelage
de l'organisation ou des processus), ou Business Process Reengineering (B.P.R.), est un atout pour le
cabinet.
1. Des nouveaux modèles d’organisation basés sur les processus et non plus sur les
fonctions
Faire autrement n'est pas un but mais une nécessité pour rester compétitif. A
terme, c’est la survie du cabinet qui pourrait être en jeu.
• La concurrence qui n’est plus nationale mais mondiale émanant principalement des
pays asiatiques : ces derniers ont introduit une autre culture d'entreprise et bénéficient
de coûts de main d'œuvre inférieurs.
A ce titre, et selon une étude réalisée par Price Waterhouse, sur les 446 sociétés
américaines ayant fait les plus forts taux de croissance ces cinq dernières années, 85%
d’entre elles donnent, en ligne, des informations détaillées sur leurs produits et 32%
proposent des ventes en ligne. 77% de ces entreprises américaines ont un site web et
94% y font de la publicité. Ce n’est donc pas un hasard que de constater cette forte
corrélation entre la performance de ces entreprises et leur intégration poussée des
nouvelles technologies55.
Le BPR constitue une nouvelle tendance dans le monde des affaires. En effet, de
nombreux gestionnaires et décideurs considèrent cette activité comme étant la plus
importante de leur stratégie organisationnelle. Certains auteurs avancent même que la
mise en œuvre des principes de la RO sera aux années 2000 ce que le concept de la
qualité totale fut aux années 90.
Le consultant Michael Hammer, président de la firme « Hammer and Co » définit la RO
comme étant une reconsidération fondamentale et une reconception radicale des
processus organisationnels en vue d’obtenir des améliorations majeures en terme de
performance, et ce, en utilisant les technologies de l’information dans toute leur
potentialité56.
(3) Les technologies de l'information jouent le rôle de levier pour les nouveaux
concepts de management.
Le BPR se veut donc une profonde remise en question des processus organisationnels
dans une entreprise et son objectif ultime est une augmentation significative de la
performance organisationnelle de l’entreprise. Dans une récente étude américaine
réalisée auprès d’entreprises ayant réussi un projet BPR, cette hausse de performance
s’est concrétisée de la façon suivante : parmi les 500 entreprises sondées, on avait
obtenu en moyenne, une diminution des coûts de l’ordre de 48%, une amélioration de la
qualité de 60% de même qu’une diminution des délais de livraison de 48%57.
55
Source : Le Maroc face aux défis des Nouvelles Technologies de l’Information – Khalid Sahim.
56
Source : Les apports stratégiques des technologies de l’information – Karim Gassemi.
57
Source : Les apports stratégiques des technologies de l’information – Karim Gassemi.
déjà intégrées dans le processus défaillant, qui freinent les changements possibles. C'est
une affaire d'innovation.
Les NTIC jouent alors un rôle primordial dans le remodelage des processus. Elles
permettent aujourd'hui de reconfigurer les organisations en exploitant des possibilités
inhabituelles et innovantes, jusque là inconcevables, faute d'outils. Elles brisent les
anciennes règles. Envisager de les utiliser par rapport aux processus familiers déjà en
place et aux problèmes que l'on rencontre habituellement, sans considérer de nouvelles
façons de travailler, c'est en limiter la portée. Ainsi, les NTIC, lors d’un projet de BPR,
ne devraient pas être utilisées dans le but d’améliorer ce qui se fait déjà au sein de
l’entreprise, mais devraient plutôt servir à ce qui ne s’y fait pas encore.
(1) Les limites du modèle conventionnel fondé sur les spécialisations fonctionnelles
Exemple pratique : éliminer la saisie, par transfert direct, des éléments nécessaires de la
paie du client, sur le réseau interne du cabinet, permet un gain de temps considérable
dans le processus d'établissement des états de la paie et élimine tous les contrôles
internes relatifs à la qualité de la saisie (erreur de saisie, saisie partielle...).
• Qu'est qu'une activité ? Une activité est une action constituée de tâches élémentaires.
Rédiger une lettre de mission, émettre une facture, effectuer un rapport d'activité
hebdomadaire, réaliser des contrôles...Ces tâches sont réalisées par une personne ou un
groupe de personnes et font appel à des compétences spécifiques.
• Une organisation orientée « client » : l'idée du BPR est que le client d'un processus soit
le plus souvent possible le client du cabinet. Il faut davantage se focaliser sur l'objectif
d'ensemble d'un processus et non sur l'objectif d'une tâche qui le compose. C'est
pourquoi il faut le fractionner au minimum et concentrer les responsabilités. Les
processus intégrés ont l'avantage d'impliquer les salariés en clarifiant les responsabilités
et les objectifs. Ils suppriment les lourdeurs administratives des passages de relais entre
Les voies ouvertes par le BPR peuvent permettre au cabinet d'atteindre ses objectifs
stratégiques. A partir de la question "pourquoi faisons-nous ce que nous faisons ?", il est
possible de jeter un regard objectif sur notre activité pour déceler les améliorations
possibles des processus qui la composent. En faisant autrement, il est possible dans de
nombreux cas de faire mieux, plus vite et moins cher :
(1) L'amélioration de la qualité. Les processus remodelés sont issus des besoins du
client et non pas des besoins de contrôle interne de l'entreprise. Le BPR est orienté
vers le client. Il lutte contre les structures fonctionnelles qui se renvoient les
responsabilités en cas de problème.
(3) La réduction des délais. En regroupant dans un même processus les tâches ayant une
même finalité, et en utilisant les nouvelles technologies pour optimiser les flux
d'informations, le BPR permet l'exécution parallèle des tâches, et donc la réduction des
délais.
(5) La réduction des coûts. En utilisant les nouvelles technologies, nous verrons que le
remodelage des processus permet de baisser certaines dépenses et de réduire le
gaspillage.
(2) Vers un management par objectif et une rupture avec le management directif
(du rôle de superviseur à celui d'animateur) : La "défragmentation" des processus
implique une délégation élargie des responsabilités, plus de responsabilités devrait
signifier un pouvoir accru à ceux qui en ont la charge. L'autonomie du salarié est une
condition indispensable au management par objectif et au travail de groupe. Elle est
incontournable si l'on souhaite plus de souplesse et de réactivité. La décentralisation
des décisions vers les gens qui exécutent le travail va alors de pair avec une
réduction du rôle traditionnel de manager.
• Le groupe garde son autonomie car il est responsable de son objectif : la hiérarchie
contrôle la réalisation de l'objectif et non plus l'organisation du travail au sein du
groupe. Dans la limite de leurs obligations envers l'organisation - délais, objectifs de
productivité, normes de qualité - les équipes choisissent quand et comment faire leur
travail. En outre, le risque de rupture de la chaîne de décision diminue car le groupe
fonctionne par la concertation.
(3) Une structure à plus forte valeur ajoutée : le groupe, levier de l'intelligence
individuelle. La micro-culture d'une équipe permet l'établissement de règles du jeu plus
souples, plus ouvertes à la créativité. L'équipe est une société miniature dans laquelle les
individus sont liés par un objectif commun. Il y a une synergie qui pousse chacun à
additionner ses forces à celles des autres. Habituellement, et c'est là le travail du
management, les équipes sont constituées de façon homogène et cohérente afin de
limiter les interactions négatives entre ses membres. Tous collaborent dans le même but.
Les avantages sont alors doubles. Pour l'individu, c'est un support dans son parcours au
sein de l'entreprise, une aide pour l'enrichissement de ses connaissances et un soutien
dans ses activités quotidiennes. Pour le cabinet, cela permet d'accomplir des tâches
complexes en mettant à contribution la compétence de chacun des membres de l'équipe.
La valeur ajoutée d'un travail d'équipe est généralement reconnue comme
supérieure à la somme des valeurs ajoutées des différents individus qui la
composent.
Le constat précédent est simple, mais en tenir compte est beaucoup plus difficile. Car si
on est plus intelligent à plusieurs que tout seul, le travail de groupe, nous l'avons noté,
nécessite de communiquer, de coopérer, de partager l'information, de se réunir et de
coordonner les actions de chacun. Or, il n'est pas facile, pour un groupe d'individus, de
se retrouver en même temps, au même endroit pour travailler ensemble. C'est ici que le
groupware intervient : il est le support du groupe, l'outil qui fournira les moyens
permettant ce travail collaboratif.
(1) Le groupware n’est pas incompatible dans une structure traditionnelle. Mais il
faut alors accepter qu'une telle structure n'exploite qu'une infime partie des technologies
et de ses potentiels. Le plus souvent, l'organisation ne pourra se cantonner qu'à
l'utilisation de la messagerie, voire du workflow. Cette situation est bien souvent le cas
d’un certain nombre de cabinets qui utilisent un groupware.
(2) Mais une structure de groupe offre des perspectives plus ambitieuses. Le
groupware fournit avant toute chose la mise en commun des informations et des
procédures au sein d'une équipe. Il est l'outil permettant ce décloisonnement tellement
nécessaire au bon fonctionnement d'une équipe. C'est donc dans une structure formée au
travail en groupe, ou par équipe de projet, que les technologies groupware seront
utilisées de façon optimum et permettront un gain réel de productivité et une meilleure
exploitation des compétences de chacun. Le travail d'équipe est un préalable
indissociable du groupware.
c) Particularités des structures pyramidales et des structures par groupe (Cf. ANNEXE 19)
C'est un frein au travail d'équipe puisque l'objectif principal reste la réalisation de son
budget, même si c'est au dépend de la qualité du travail. Ainsi, pour ne pas rétrocéder
une partie de ses honoraires, un collaborateur, dont la rémunération est liée à son budget
annuel, ne sera pas incité à travailler avec d'autres intervenants sur les dossiers de ses
clients. Certains se trouveront alors surchargés pendant que d'autres seront en
sous-activité. En outre, pour les mêmes raisons, face à un domaine pointu qui peut lui
poser problème, il hésitera à faire intervenir un collaborateur spécialisé sur son dossier.
• Exemple pratique : un cabinet possède deux sites A et B. Chacun d'entre eux est
organisé selon un système pyramidal hiérarchisé (Un directeur différent est à la tête de
chaque site avec un objectif budgétaire). Une telle organisation nuira sans aucun doute à
la synergie des deux sites. Avec des objectifs propres en terme de rentabilité et de
chiffre d'affaires, chaque directeur aura du mal à collaborer avec l'autre bureau
(rationalisation des interventions en terme de compétences, de situation géographique et
de charge de travail). Le cabinet A interviendra peut-être dans la zone proche du cabinet
B, sur un secteur où il est peu compétent, à un moment où il est surchargé alors qu'au
contraire le cabinet B possède exactement les compétences requises pour la mission et
se trouve en sous-activité.
(2) Une organisation s’appuyant sur une structure par groupe pour plus de
réactivité et d'interactivité
• Cette équipe est composée d'un groupe de personnes ayant un objectif commun (celui
du processus) et disposant des compétences nécessaires à sa réalisation. Cela crée une
dynamique, les tâches sont réparties en fonction des compétences de chacun. Il n'y a
plus de cloisonnements fonctionnels artificiels qui dispersent les objectifs, on travaille
ensemble, plutôt que séparément, avec le même but.
• Le processus libéré d'une stricte linéarité (chacun attend que l'autre finisse sa tâche
avant de commencer la sienne) est ainsi accéléré (Cf. ANNEXE 18 - 2ème partie). La
collaboration, favorisée par les NTIC, permet de travailler simultanément sur un
processus car les membres d'une équipe restent informés de l'avancement du travail du
groupe. En outre, lorsqu'un changement important intervient, l'équipe entière peut
simultanément corriger son travail, ce qui évite de rendre obsolète les travaux effectués
au début de chaîne, et donc, de recommencer le processus.
Ainsi, grâce aux outils de workflow, l'utilisateur peut, à tout instant, savoir quelles
tâches ont précédé la sienne et qui les a exécutées. Il sait qui contacter s'il rencontre une
3. L'aspect managérial
(1) Equiper tous les salariés dès le départ est une maladresse à éviter pour les projets les
plus audacieux. Seul un besoin précis et impératif, clairement défini et expliqué,
autorise dans ce cas le déploiement systématique à l'ensemble du personnel concerné.
S'il n'est pas sous-tendu par une vision stratégique, l'équipement immédiat de tout le
personnel revient à dévaloriser le nouvel environnement. C'est courir le risque de le
faire percevoir comme une contrainte imposée d'en haut, plutôt que comme un outil qui
va faciliter la vie. Il faut que le projet soit voulu et non imposé pour qu'il puisse se
déployer normalement et facilement.
(2) Les plus intéressés et les plus impliqués finiront par convaincre les autres.
L'outil ne peut venir qu'en facilitateur d'une relation de travail coopératif préalable. Il est
donc préférable, comme nous l'avons vu précédemment, de créer des projets pilotes
avec de petits groupes de demandeurs. Il faut du temps et de la maturité pour que le
système se mette à "vivre" réellement : le temps d'en parler et de créer le désir chez les
autres, le temps que le travail d'équipe devienne une démarche naturelle au sein du
cabinet. Cette démarche est inductive.
b) Il ne faut pas laisser la hiérarchie hors du coup : elle doit montrer l'exemple
(1) Ne pas laisser la mise en place du groupware aux mains des informaticiens :
Ce n'est pas, loin de là, une simple affaire de technique informatique. " C'est un
médicament trop important pour être laissé aux seuls médecins" assure Michel Saloff-
Coste dans son livre "Management du troisième millénaire".
(2) Convaincre les managers est aussi une des clés du succès. Ils doivent
comprendre que la remise en cause de la structure pyramidale n'est pas une remise en
cause de leur niveau hiérarchique. Ils appliqueront simplement leur autorité dans le
cadre d'un management par projet. A travers la mise en place de cellules interactives au
sein desquelles chacun peut communiquer avec tout autre individu sans
considération hiérarchique, l'autonomie individuelle et le partage de l'information, qui
ne sont pas toujours naturels et acceptés par l'encadrement, sont favorisés. Ils ne perdent
pas leurs prérogatives, ils délèguent davantage.
(3) Il faut que la hiérarchie soit impliquée et utilise le nouvel environnement. Elle
ne doit pas se contenter d'être un simple sponsor, elle est aussi un acteur à part entière
qui, en plus, donne l’exemple. L'encadrement doit aussi faire partie des groupes. Dans le
cas contraire, cela signifie que le nouvel environnement n'est pas considéré comme
officiel ou important, mais comme un outil secondaire dont l'usage restera localisé.
Même si cela lui prend du temps et lui impose un mode de fonctionnement différent, la
hiérarchie doit participer comme tout le personnel à l'analyse des besoins, à la
formation, et à l'utilisation du nouveau système.
Le PC a été lancé au début des années 1980 et l’informatique change le monde des entreprises.
L’information arrive instantanément sur le bureau, augmentant la productivité du personnel et
permettant de réaliser en une heure un travail qui aurait pu prendre une journée.
L'objectif affiché étant le traitement en temps réel, les Nouvelles Technologies de l’Information et de
Communication apportent la solution qui manquait à l'informatique : la communication. Cette
communication d'ordinateur à ordinateur révolutionne le monde des affaires.
Le terme des « Nouvelles Technologies » recouvre des processus et des outils novateurs fondés sur
l’informatique et l’électronique permettant d’augmenter la qualité du travail et la productivité.
Chaque jour apporte un lot de Nouvelles Technologies. D’ailleurs, c’est grâce à ce formidable
mouvement d’innovation permanente que les entreprises progressent, qu’elles développent de
nouveaux savoir-faire, de nouveaux produits…Les Nouvelles Technologies deviennent l’épine dorsale
des entreprises modernes :
Internet est le plus grand réseau au monde, pourtant il n’appartient à personne…et en même temps, il
est la propriété de tous. Il apporte des fonctions nouvelles : il est rapide, offre des capacités
multimédia (son & image) et connecte des réseaux d’ordinateurs entre eux.
La messagerie électronique est probablement l’application Internet la plus importante pour une
majorité d’entreprises et de cabinets. C’est la possibilité d’envoyer des lettres, des rapports, des
feuilles de calcul ou de simples messages d’un ordinateur à un autre, partout dans le monde, au prix
d’un appel local.
Intranet est un réseau privé qui utilise la technologie Internet mais seulement pour les besoins
internes de l’entreprise.
Le Groupware signifie littéralement « travail de groupe ». Il s’appuie sur la mise en commun des
données au profit du personnel de l’entreprise pour organiser l’espace de travail du groupe.
Le Workflow assure le suivi d’un cas administratif du début à la fin, tout en distribuant chaque tâche
à l’individu le plus approprié et en conservant en permanence le contexte du cas et l’historique de son
traitement.
La Gestion Electronique des Documents est accessible et rentable pour toute taille d’entreprise,
jusqu’à l’entreprise individuelle. Elle permet de réduire les coûts de classement, de recherche et
d’archivage.
Mais quelle que soit l’implication des Nouvelles Technologies dans l’entreprise, rien n’est possible
sans quatre éléments fondamentaux :
Le Réseau permet aux ordinateurs de communiquer entre eux. En effet, celui-ci permet le partage des
ressources telles qu’une imprimante, un scanner ou un graveur de CD-ROM. Il permet également de
partager des documents entre plusieurs utilisateurs. Il représente également un gage de sécurité en
permettant l’archivage des données et mettant en place un système d’accès aux données par gestion
des droits.
Le Matériel désigne les équipements informatiques sur lesquels les applications logicielles
fonctionnent.
Le Logiciel correspond aux programmes informatiques nécessaires pour faire fonctionner l’ordinateur
et ceux dont l’entreprise a besoin pour travailler.
Les Périphériques matériels incluent tous les matériels utilitaires ou de stockage de données qui sont
connectés aux ordinateurs des utilisateurs.
Enfin, si l’introduction des NTIC permet de réaliser des économies en termes de coût et de temps,
ces améliorations sont conditionnées notamment par :
- le déploiement d’une culture organisationnelle orientée vers le partage de l’information ;
- la mise en place d’une structure basée non plus sur les fonctions mais sur les processus ;
- le développement au profit du personnel, d’actions de formation et de sensibilisation sur les
NTIC.
SECONDE PARTIE
Les applications des NTIC, du point de vue du cabinet d’expertise comptable, regroupent un ensemble
d’outils d’aide à la réalisation des tâches d’organisation, de communication et d’échanges
d’informations et documents tant au niveau interne qu’externe, réduisant le temps de traitement et les
délais d’acheminement de l’information.
L’enquête réalisée auprès des Experts-comptables du Royaume a permis de révéler que ces derniers
exploitent, à des degrés différents, les outils et techniques issus des nouvelles technologies.
Ainsi, Internet fait désormais parti du quotidien des cabinets d’expertise comptable. Il est d’abord
perçu pour ce qu’il est avant tout : un outil de communication et de recherche de l’information.
L’e-mail constitue la porte d’entrée principale vers le cabinet dématérialisée et constitue la technologie
dominante : les cabinets possèdent sans exception au moins une adresse électronique alors que
seulement un tiers des cabinets dispose d’un site Web.
Par ailleurs, les cabinets exploitent encore peu la panoplie d’outils et services issus des NTIC tels le
groupware, l’Extranet, l’ASP, les dossiers d’audit électronique, la scanérisation, l’archivage
électronique des pièces, la télécomptabilité et la téléformation.
L’enquête a révélé également que tous les cabinets sont équipés en matériels et logiciels informatiques
et dans leur majorité, disposent d’une architecture réseau de type local. Ils sont donc légitimement en
avance par rapport à leurs clients.
C’est pourquoi, les Experts-comptables s’estiment avoir un rôle de prescripteur à jouer auprès des
entreprises en matière des nouvelles technologies. N’oublions pas qu’une grande partie des entreprises
marocaines (les PME notamment) ne sont pas informatisées du tout et ne sont donc pas encore prêtes
pour l’économie numérique.
Cette brève radiographie des technologies utilisées par les cabinets d’expertise comptable marocains
présentée, la seconde partie de ce présent mémoire mènera une réflexion plus étendue sur les
possibilités offertes par les NTIC dans l’organisation interne du cabinet d’expertise comptable et dans
ses relations avec son environnement externe (Chapitre I) et tentera de dévoiler les risques et les
limites liés à ces technologies (Chapitre II).
CHAPITRE PREMIER :
LES ENJEUX DES NTIC SUR L’ORGANISATION INTERNE DU CABINET ET SES
RELATIONS AVEC L’ENVIRONNEMENT EXTERNE
Les enjeux des NTIC au sein des cabinets d’expertise comptable tournent autour :
- d’une nouvelle organisation du travail plus collective, plus coopérative, plus productive et plus
interactive (Section I) ;
- d’une évolution des rapports des cabinets avec leur environnement externe représenté
notamment par les clients (Section II).
a) Une façon simple, rapide et peu coûteuse de transmettre, recevoir et archiver des
informations
(1) La messagerie électronique est un moyen très rapide pour envoyer des
documents numériques n'importe où, à n'importe quel moment pour le prix d'une
communication locale.
Jamais un moyen de communication n’a pu s’imposer aussi rapidement que le courrier
électronique. En quelques années, le e-mail est devenu le moyen de communication le
plus répandu. Aujourd’hui, avoir une adresse électronique est aussi indispensable que le
numéro de téléphone ou la boite aux lettres. L’information circule en temps réel par
voie électronique, ce qui permet aux professionnels comptables et chefs d’entreprises
clientes d’améliorer la gestion des affaires et le processus décisionnel.
(2) La transmission de pièces jointes aux messages évite des travaux redondants.
Elle diminue le travail administratif de ressaisie (et donc les coûts) et augmente en
conséquence la productivité. En outre, les documents reçus peuvent être dupliqués et
diffusés à d'autres utilisateurs potentiels immédiatement. Elle permet aussi de réutiliser
directement certaines informations sur certains documents (états de synthèse sur tableur
par exemple).
b) Elle ne remplace pas le téléphone, outil indispensable, mais permet de mieux gérer les
temps de communication : l'amélioration de la communication informelle
Le collaborateur, quant à lui, pourra enfin clôturer ses dossiers au bureau sans être
dérangé toutes les cinq minutes par un coup de fil.
Les outils de travail de groupe sont conçus pour renforcer la communication entre les
collaborateurs. Celle-ci prend des formes très variées qui permettent de réduire
considérablement le temps de réalisation des projets.
• Les conférences sont organisées par thèmes pour faire remonter l’information à
l’ensemble des personnes intéressées par un sujet ou un projet. Cela donne une plus
grande réactivité aux initiatives internes. Dans une organisation classique, l'information
ne parvient qu'à un seul individu, et ceux qui la font remonter (en distribuant une
photocopie du document aux personnes intéressées par exemple) n'ont aucune idée de
ce qu'en pensent leurs collègues. Les forums électroniques permettent de créer des
rubriques hiérarchisées et thématiques donc faciles à consulter. Chaque participant peut
ainsi lire la contribution des autres et y répondre.
(2) Elle nécessite souvent un animateur qui lance les débats et récupère
l'information pour la valoriser. La culture du partage de l'information est
indispensable. Il faut savoir donner pour recevoir : si les utilisateurs se contentent de lire
sans participer, la discussion prendra vite fin.
b) Améliorer les échanges d'idées et les flux d'informations dans une équipe grâce aux
NTIC
(2) De par ses avantages, la messagerie est aussi un excellent outil de travail pour
les échanges informels entre groupes distants
(3) Le groupware, dans ce cadre, est donc un catalyseur du groupe (Cf. ANNEXE
20). : il optimise la circulation de l’information.
Pour accroître la réactivité et l'efficacité du groupe, l'utilisation du groupware est un
élément essentiel. Il permet de créer une "base de données projet" autour de laquelle
chacun apporte sa contribution au projet. Il améliore le fonctionnement collectif du
groupe par la mise en commun des connaissances et des capacités individuelles
d'analyse. Les échanges informels (messagerie), l'échange d'idées (forums), le partage
des informations (GED - Cf. partie suivante), améliorent les interactions au sein du
groupe.
• elle permet une communication basée sur la vidéo, le son et surtout le partage de
documents à l'écran. Elle est interactive et réactive.
• elle facilite la réunion de membres éloignés d'un groupe.
• elle apporte un gain en temps de transport et en coûts associés par rapport aux
réunions classiques.
(2) Exemple pratique d'utilisation : la visioconférence peut être utilisée dans le cadre de
l'organisation interne du cabinet (partenariats, télétravail) ou avec des clients.
(1) Développer des réseaux d'experts permettra le partage des connaissances. Les
Experts-comptables peuvent, par le biais de l’Ordre des Experts-comptables, s'organiser
en réseaux de compétence. Mais grâce aux NTIC, ces réseaux seront, non seulement
utiles à leurs membres, mais aussi à l'Expert-comptable qui se trouve face à un
problème dont il n'a pas la solution :
• Surveiller les points d'intérêts de nos clients sur le serveur du cabinet : Conférences
ouvertes aux clients, création d'une "boite à suggestions"…
• Participer aux forums thématiques et accéder aux réseaux de compétences par le biais
du groupware et d’Internet.
58
Un moteur de recherche constitue un index des pages web à l’aide de robots logiciels (crawler ou spider) qui
naviguent de page en page en suivant les liens. La recherche s’effectue à l’aide de mots clefs (plus de 620
millions pour le moteur de recherche Google).
• Conserver les acquis et l'historique des projets : tout est archivé, des listes de diffusion
aux messages entres les différents acteurs, en passant par les planifications, et autres
notes techniques relatives au projet. Cette base permet de capitaliser les expériences
acquises. Elle facilite une exploitation ultérieure des acquis et expériences du projet,
même avec des acteurs différents. Les écrits restent, et les idées ne se perdent pas. Il
s'agit d'une véritable "mémoire" du cabinet.
• Elles diffusent l'information de façon quasi universelle : l'information est partagée par
tous, il n'y a plus d'informations redondantes, ni de doubles saisies.
• Plusieurs personnes peuvent consulter le même document en même temps : cela permet
le travail simultané sur un même dossier (plutôt que l'un après l'autre) et accélère le
traitement.
• On limite la prolifération des "coups de fils" (même si ceux-ci sont nécessaires dans
certains cas) et les échanges de mémos, synonyme de perte de temps.
(2) Mais aussi enrichir des bases relatives à un travail de groupe, ou un dossier
particulier
• L'actualisation de l'information collective est ainsi facilitée : il faut s'organiser pour que
tous les documents produits soient référencés dans les bases du groupe dès leur création.
Par son référencement, le partage et l'accès au document sont immédiats pour
l'ensemble du groupe.
Etagères croulant sous les dossiers, archives envahissantes. Inutile d'aller plus loin. La
GED apporte sûrement une réponse adaptée à ces problèmes. La gestion électronique des
documents est un outil permettant de mettre à la disposition du personnel des informations
et des documents composites.
(1) Les avantages du document électronique sur le document papier (Cf. ANNEXE
21)
Combien de fois par jour l’Expert-comptable ou son collaborateur sont sollicités par les
coups de téléphone incessants des clients en quête de renseignements aussi variés que
précis. Plutôt que de rechercher (et de faire patienter le client), dans les dossiers
archivés, l'information tant convoitée, ne faudrait-il pas mieux avoir accès à celle-ci par
un simple clic de souris dans une base documentaire et envoyer directement
l’information requise (l'extrait d'un texte fiscal par exemple) par E-mail au client
concerné. L'expansion des NTIC permet de trouver, pour un coût raisonnable,
l'information où qu'elle soit, n'importe quand et sous la forme désirée. Une information
stockée sous forme numérique, par exemple, est accessible bien plus facilement que
sous forme papier. La puissance de recherche (recherche par mots-clefs) est en effet
incomparable à tout ce qu'on peut obtenir manuellement.
1. Une meilleure planification et gestion des processus permet des gains de productivité
et des réductions de délais
(1) Partager un agenda : gérer l'emploi du temps des collaborateurs et affecter des
tâches
• L'application tient aussi à jour, pour chaque utilisateur, une liste de tâches à accomplir
par ordre de priorité : ces tâches peuvent en outre arriver automatiquement par
workflow dans le cadre du déroulement d'un processus ou par déclenchement d'un
événement (principalement une date).
(2) L'affectation des ressources : L'agenda partagé est intéressant pour gérer les
ressources partageables (Datashow, salles de réunion...). Chacun sait qui, utilise quoi, et
jusqu'à quand. Cela permet de réserver une ressource et évite en général les
contestations.
(3) A qui confier l'accès à votre agenda ? C'est l'utilisateur qui définit les personnes
habilitées à lire ou à écrire dans son agenda (modification ou prise de rendez-vous).
Exemple classique : l’associé qui autorise son assistante à prendre des rendez-vous et
effectuer des tâches sur son agenda.
• Les routes (itinéraires de flux) : elles définissent les chemins le long desquels se déplace
le document ou le message (Cf. ANNEXE 22).
• Les règles déterminent quelle information est acheminée, à qui et dans quelles
conditions. Elles doivent ainsi être capables de gérer les exceptions.
• Les rôles définissent les fonctions indépendamment des gens qui les exécutent. Ainsi, le
rôle de supervision d'un dossier peut être joué par le premier cadre disponible, "X" ou
"Y".
• Il permet d'automatiser des tâches fastidieuses qui prennent du temps sans apporter en
elles-mêmes une réelle valeur ajoutée. Ainsi grâce au workflow, l'utilisateur est assisté
dans l'organisation de son travail et dans le choix des tâches à réaliser.
Exemple pratique : Lorsqu'il décide d'exécuter une tâche (établir une lettre de mission
par exemple), l'environnement appelle automatiquement les documents et les
informations dont il a besoin pour réaliser les traitements, sans qu'il ait à aller les
chercher lui-même (identification du client). En outre, il gère automatiquement le
transfert de données entre applications (adresse du client directement inscrite dans la
lettre).
(2) Diminuer le coût de communication - l'effet prix - Avec Internet, "on paie
localement pour communiquer mondialement". Le coût facturé par les opérateurs
téléphoniques est en effet celui induit par la communication entre votre ordinateur et le
provider auquel vous êtes connecté. Grâce à ce principe clé, que votre interlocuteur se
situe à Oujda, Paris, Tokyo ou sur le trottoir d'en face, le prix de votre communication
sera toujours le même (éventuellement, selon les conditions de l'abonnement).
(1) Frais de poste : L'envoi d'un document nécessite la réalisation d'une copie par
destinataire, suivi d'un envoi (mise sous enveloppe, rédaction de l'adresse, dépôt à la
poste). Avec la messagerie, la diffusion ne coûtera que le prix de la communication
téléphonique (pas de papier, ni de photocopieur, ni de perte de temps dans des
manipulations sans valeur ajoutée). Dans la plupart des cas, l'envoi d'un E-mail ne prend
que quelques secondes, soit une unité téléphonique (1.50 DH TTC environ). Le même
envoi par la poste coûte un timbre poste, soit au moins 2.50 DH (envoi normal et poids
minimum).
(2) Vers le zéro papier : une illusion ? L'ergonomie et l'interface de l'ordinateur doivent
encore progresser avant d'espérer remplacer le papier en tant qu'outil de travail (en
terme de manipulation). Néanmoins, concernant l'archivage, la copie, la transmission et
la révision des informations, la supériorité du document numérique sur le papier n'est
plus à prouver. Il permet d'économiser des sommes significatives sur ce budget :
• plus de réimpression si le document peut être diffusé par messagerie, ou sur le réseau,
• réduction de l'archivage papier, réduction du stockage de formulaires (base
documentaire)
• réduction de l'impression de plaquettes commerciales (présentation du cabinet sur
Internet).
L’ouverture sur le monde qu’offrent l’Internet et ses outils connexes permet d’accéder à de
nouveaux clients, à de nouveaux marchés, à de nouveaux partenaires et évidemment à une base de
données et d’informations riche et infinie. On assiste donc à une véritable mutation, mettant
l’Expert-comptable en réseau avec ses clients, ses partenaires, ses confrères et ses fournisseurs.
Qu'est-ce qui différencie un cabinet d'expertise comptable d'un autre ? Certainement pas ses
missions traditionnelles ! Les besoins du client évoluent, les solutions d'hier sont inadaptées face à
son exigence légitime de différenciation. Il nous faut donc "travailler autrement" et adapter nos
missions à cette nouvelle donne. Le cabinet doit être capable d'élargir son offre de services et tenir
compte des spécificités de sa clientèle. Cette évolution peut être bénéfique pour le cabinet puisque
la valeur ajoutée de ses interventions devient plus évidente pour le chef d'entreprise. Dans cette
optique, les NTIC sont indéniablement un atout.
Lorsque le client n'est pas satisfait et se plaint, à tort ou à raison, seul un traitement rapide
du motif de son insatisfaction - une simple explication peut suffire dans de nombreux cas -
en limite les conséquences. Dans le cas contraire, c'est prendre le risque de perdre un client
très difficile à remplacer dans la conjoncture actuelle. Laisser traîner une réclamation est le
meilleur moyen pour attiser sa colère.
(2) Etude statistique des litiges les plus courants. Parallèlement, l'enregistrement des
formulaires de réclamation, de la suite donnée par le collaborateur et du dénouement de
la réclamation dans une base de données, permet d'analyser les points faibles du cabinet
et de définir des actions préventives.
b) Les bénéfices tirés de ces outils dans un tel cadre sont multiples :
• Il n'est pas basculé d'un poste téléphonique à l'autre, sa demande est prise en compte
immédiatement :
⇒ soit il fait sa demande par messagerie : un seul message suffit. Le client est certain
que le collaborateur sera averti de sa demande d'information (possibilité d'accusé
indiquant l'ouverture du message). Le cabinet peut en outre mettre en place, pour les
réclamations d'ordre général, une messagerie Internet avec une adresse spécifique du
type "réclamation@cabinet.ma".
2. Une communication accrue vers les clients et clients potentiels : Mise en place d’un
site Internet (Cf. ANNEXE 25)
59
Un tiers des cabinets questionnés dispose d’un site Web et presque la moitié compte en développer un (Cf.
Annexe 1).
60
Jacques Cabuzel, IFEC, Economie et Comptabilité N°213.
61
Texte de la charte déontologique de création des sites Internet par les Experts-comptables, publiée par le
CSOEC de France.
encore inscrit son nom sur le Web. Il perdra sûrement une partie de sa clientèle et de
ses missions. Son existence même sera mise en jeu.
« Cette véritable montée en puissance de l’Internet, tant chez nos voisins
anglo-saxons que chez nos clients, oblige les cabinets à relever le défi collectif
consistant à affirmer leur présence sur Internet. Cet enjeu collectif se double d’un
enjeu individuel, chaque cabinet devant intégrer, dans un délai très court, la
technologie et l’esprit du Net »62. Les clients qui ne trouvent pas les services
souhaités, vont nécessairement chercher ailleurs, ce qui se traduirait par une perte de
la clientèle pour le cabinet.
(3) Le site est un moyen de communication avec les clients. Le site d’un cabinet
d’expertise comptable est un moyen complémentaire de communication avec
l’extérieur, en particulier avec ses clients. Le professionnel peut transmettre à travers
le Web toutes les informations qu’il juge utiles et nécessaires : actualités, documents
à télécharger, études, consultations en ligne…
Le professionnel peut proposer également à son client un accès sécurisé à la
comptabilité, ce qui permet à celui-ci de mieux gérer sa situation et d’avoir des
informations en temps réel.
(4) Le site procure un avantage concurrentiel. Les grands cabinets tout comme les
petits, qui se dotent de leur propre site Web, peuvent s’en servir pour se procurer un
avantage concurrentiel. En proposant des services en ligne et en diffusant
l’information qui fait ressortir leur compétence professionnelle, le site va leur
permettre de se démarquer de leurs concurrents.
Selon J-N Gorge de l’IFEC « la réussite n’est pas question de taille et de ressources,
les facteurs technologiques offrent des failles dans lesquelles s’engouffrer ne coûte
pas cher. La compréhension de l’époque, la prise de risque et l’ambition sont des
facteurs clés de succès plus importants »63.
(5) Le site est une nouvelle source de revenu. Si le site présente aux clients des services
à valeur ajoutée, ses prestations peuvent être facturées. Dans la mesure où toute
information a une valeur et que le client peut se procurer des services qui lui sont
utiles, à travers le site du cabinet, la facturation de ces services est dans ce cas
envisageable. De ce fait, le site peut former une nouvelle source de revenu pour le
cabinet.
62
Laurent Benoudiz, Expert-comptable, RFC N°306.
63
Jean-Noel Gorge, IFEC, Economie et Comptabilité N°213.
(1) Mettre en place une "vitrine" sur Internet. La création d'un serveur destiné à
présenter le cabinet et son offre de services est une solution technique simple et peu
onéreuse permettant de profiter de la dynamique d'Internet. Eventuellement, vous
pourrez y diffuser aussi vos annonces (Ex. recherche de collaborateurs ou de
partenariat). Mais attention, pour que les utilisateurs se connectent fréquemment
sur votre site, il faudra alors plus qu'une simple vitrine figée. Vous devrez apporter
une information à valeur ajoutée et actualisée, on parle dans ce cas là de site dynamique.
Les exemples pour ce type d’informations (payantes ou non) sont multiples, on peut
citer :
- Une rubrique « Nouveautés » qui permet de regrouper toutes les nouveautés
apportées au site ;
- Une rubrique « Bulletin d’informations » concernant un condensé des points les
plus marquants de l’actualité fiscale, sociale, économique ou juridique ;
- Une rubrique « Conseils » de style « bons à savoir » ;
- Une rubrique « Liens » qui renvoit sur d’autres sites d’informations : OEC,
ministère des finances, CNSS, Bank Al Maghrib…
- Une rubrique « Questions fréquentes » (FAQ)…
(2) Détecter et identifier les clients potentiels. Lorsqu'un utilisateur rentre sur votre
site, il est possible de le "marquer" à l’aide d'un "cookie". Il s'agit d'un petit fichier texte
introduit sur l'ordinateur du visiteur et utilisé comme marqueur pour suivre son
cheminement sur le site Web. Toute information personnelle contenue dans un "cookie"
se limite à celle que l'internaute a fournie de son plein gré dans un formulaire contenu
dans le site (son nom, une réponse à un questionnaire qu'il a rempli sur le site, une
information personnelle recueillie par le serveur...). Le "compteur" est une application
courante de cookie. Chaque visite à une page de votre site incrémente la valeur d'un
cookie lié à cette page. De plus, il est possible de conserver la date et l'heure de la
dernière visite. Il est ainsi possible de mesurer la fréquence des visites et de déduire
le profil, les centres d’intérêt et les habitudes de consultation de chaque utilisateur.
Cette donnée permet au serveur, lors des prochaines visites, de produire une
présentation personnalisée (correspondant au secteur d'activité de l'utilisateur par
exemple) et actualisée de l'information (indications des nouveautés depuis sa dernière
visite). Elle permet également au professionnel de préciser les informations les plus
demandées et donc s’y former davantage si nécessaire.
(3) Créer un espace de dialogue avec les clients. La création de forums permet de
détecter et d'identifier leurs besoins, ou d'étudier les tendances (au risque qu'une
information négative diffusée par un client mécontent soit connue de tous). Par ailleurs,
la possibilité de créer des formulaires et des questionnaires sur les serveurs Web offre, à
moindre coût, de nouvelles perspectives pour le "marketing" du cabinet (sondage...)
auprès de sa clientèle habituelle mais aussi auprès de la clientèle potentielle qui visite
son site.
Par ailleurs, une lettre électronique (ou newsletter) à diffuser en interne (collaborateurs)
ou en externe (clients principalement), peut être mise en place. Le coût de diffusion
d’une telle lettre est faible et son mode de transmission par messagerie permet aux
destinataires de la lettre de la redistribuer vers d’autres acteurs intéressés.
On peut utiliser le site Web du cabinet pour présenter les objectifs de la lettre et les
procédures d’abonnement (s’il s’agit d’un service payant). L’archivage sur le Web des
différents numéros de la lettre est une option à envisager.
(1) Toucher les marchés étrangers. Lorsqu'une société étrangère, qui veut implanter
une filiale au Maroc, consulte Internet pour rechercher un cabinet-conseil, vous n'aurez
aucune chance d'être contacté par cette entreprise si vous n'êtes pas déjà présent sur ce
média. Rechercher un fournisseur sur Internet devient de plus en plus courant (même si
cette pratique est encore essentiellement propre aux pays développés). Ne pas prendre
en compte ce phénomène, c'est se disqualifier d'emblée sur ce marché potentiel. Au
contraire, pour un cabinet présent sur Internet, il peut être opportun de créer un service
d'information spécifique à destination des entreprises étrangères.
(2) Permettre de mieux communiquer et moins cher avec des clients distants. Grâce
à Internet, la communication par messagerie (de documents en particulier) est beaucoup
plus facile, plus rapide (quelques secondes) et surtout moins coûteuse (communication
en tarif local). Il en est de même de l’utilisation de la visioconférence64 sur Internet à
condition de disposer des matériel et logiciel nécessaires.
64
Aux dires d’experts, cette technique permet de doubler l’efficacité de la communication par téléphone car
l’information qui s’échange est en moyenne contenue pour 55% dans l’attitude et l’apparence physique, 38%
dans le ton de la voix et 7% dans le contenu de la parole.
d) Limites déontologiques
Au Maroc, l’OEC ne s’est pas encore prononcé d’une manière explicite sur cette question. En
l’absence d’une position expresse, certains Experts-comptables ont déjà pris l’initiative de
développer un site Web (Cf. ANNEXE 26).
a) En France
L’Ordre des Experts-comptables français n’a cessé depuis 1998 d’organiser des séminaires,
colloques et conférences pour intégrer la culture NTIC dans les travaux des
Experts-comptables. Au début de l’année 1999, le Conseil supérieur de l’Ordre des
Experts-comptables (CSOEC) a constitué un groupe de travail pour réfléchir sur l’impact des
NTIC sur les missions classiques des Experts-comptables et leurs incidences prévisibles sur
l’organisation des cabinets.
Pour mesurer la portée de ces actions, le CSOEC réalise des enquêtes périodiques auprès de la
profession comptable. La dernière date de novembre 2003 et s’intitulait « Radiographie des
technologies des cabinets d’expertise comptable ». 1.070 cabinets ont répondu au
questionnaire administré.
- Internet et courrier électronique font parti du quotidien des cabinets d’expertise comptable ;
- L’e-mail est devenu un moyen efficace pour joindre ses clients : dans 73% des cas, les
échanges de fichiers s’effectuent par courrier électronique et non via un autre moyen ;
- Près d’un Expert-comptable sur deux répond à un mail dans la journée et 40% sous 48
heures. Cependant, à peine 29% des messages sont relevés à distance ;
- Le tiers des cabinets possède son site Internet. Il semble que ces sites sont exploités
davantage comme site vitrine que comme portail ;
- Progressivement, les cabinets mettent en ligne des services destinés à leurs clients : un tiers
pour les cabinets entre 20 et 50 personnes et 42% pour les plus importants ;
- Plus de 70% des cabinets n’utilisent pas de documents dématérialisés ou scannés par les
clients ;
- A peine 1% des cabinets organisent des réunions clients avec une Webcam
(visioconférence) ;
- Les données comptables des clients sont accessibles via un Intranet dans seulement 11%
des cas ;
- Enfin, l’étude révèle que 1% des cabinets recourent à une saisie des pièces comptables par
un prestataire à l’étranger.
Par ailleurs, l’étude a révélé une fracture technologique entre les cabinets en fonction de leur
taille. Les grandes organisations se montrent plus intéressées par les technologies, à l’inverse
des cabinets employant moins de cinq collaborateurs.
L’enquête a dévoilé également une interaction entre les méthodes du travail du cabinet et
celles de leurs entreprises. En fait, l’équipement des cabinets dépendrait fortement de
l’équipement des clients.
65
Texte de la charte déontologique de création des sites Internet par les Experts-comptables, publiée par le
CSOEC de France et disponible à l’adresse www.195.68.32.21/ftp/sic/admin/download.php3?id=94&cat=6.
66
Source : Livret-outil : « L’environnement technologique des cabinets d’expertise comptable » - Congrès des
Experts-comptables de France, Lyon 2004.
En terme de télédéclaration et depuis la loi de finances pour l’année 1999, les entreprises dont
le chiffre d’affaires s’élève à plus de 15 millions d’euros sont contraintes de souscrire par voie
électronique leurs déclarations de résultat fiscal et de TVA. Par ailleurs, depuis le 1er avril
2002, la norme de transmission EDIFACT67 est devenue la seule norme de télétransmission
vers la Direction Générale des Impôts (DGI).
Par ailleurs, Best-Net est un projet du CSOEC, qui a été retenu et financé par le Ministère de
l’économie, des finances et de l’industrie dans le cadre de l’appel à projet 1999 d’UCIP
(Utilisation Collective d’Internet par les PME). Ce projet vise à favoriser et accompagner les
entreprises vers la Net-économie. Dans le cadre de cette démarche, de nombreux cabinets
d’expertise comptable ont suivi des cours de mise à niveau pour aider leurs clients à passer à
l’action.
Par ailleurs, les conseils régionaux possèdent chacun un site Internet. Il en est de même de la
Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes - CNCC (www.cncc.fr).
67
Règles des Nations Unies concernant l’échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et
le transport.
Le cabinet de conseil, Andersen Consulting68 s’est équipé d’un Extranet, dans le but de se
rapprocher de ses clients. Comme l’explique Jean-Claude Guez, associé chez Andersen
Consulting, le déploiement de cette nouvelle organisation a été un travail de grande envergure.
Pour lui, l’Intranet-Extranet est à la fois un « mode d’organisation, une infrastructure et un
ensemble d’outils » qui matérialisent le concept de « bureau virtuel ». Muni de son portable, le
consultant peut de n’importe quel endroit de la planète, se connecter au réseau de l’entreprise
et entrer en contact avec ses clients ou collaborateurs.
Depuis qu’ils ont déménagé de la tour GAN et qu’ils ont ouvert le « Spacenet » avenue
George V à Paris, consultants, du stagiaire à l’associé, ne disposent plus d’un bureau
personnel. Dans l’optique de la société basée sur la notion de proximité du client, les
consultants souvent en mission, occupaient trop peu un emplacement coûteux. D’où l’idée de
ce Spacenet, sorte de bureau-hôtel, où le consultant doit réserver sa place lorsqu’il n’est pas en
mission. Ils ont préféré investir dans la technologie pour rendre les consultants mobiles et
autonomes en les équipant d’ordinateurs portables tout équipés, que dans de l’espace de
bureaux sous occupés.
- 150 tonnes de documentation individuelle jetées par les consultants (suite à la constitution
d’une base de connaissance collective),
- Espace utilisé par personne : 10 m2 à la tour GAN, 5m2 avenue George V,
- Capacité d’accueil des nouveaux bureaux : 300 personnes pour un effectif de 900
collaborateurs,
- Coût d’hébergement individuel : 40 000F à la tour GAN, 25 000F avenue George V,
- Investissement technologique par personne : 25 000F avant le déménagement, 40 000F
après le déménagement.
L’AICPA s’est engagé dans une démarche de sensibilisation forte de ses membres aux
nouvelles technologies, certaine que le succès de la profession dépend pour une grande part de
sa perception et de sa maîtrise des NTIC.
68
Cet exemple est tiré du mémoire « Les NTIC, Enjeux et conséquences pour les Experts-comptables », Patrick
GENEIX.
Par ailleurs, l’AICPA publie chaque année à l’adresse de la profession et des entreprises une
liste des dix enjeux technologiques les plus importants (la corporation a même lancé un site
Web dédié à ces technologies : www.toptentechs.com). Les enseignants d’université
demandent d’ailleurs à l’AICPA de leur fournir la liste avant sa publication officielle pour
intégrer son contenu à leurs programmes de cours70. Ainsi, l’enseignement s’ajuste en temps
réel aux nouvelles exigences de l’économie moderne.
Pour ce qui est des cabinets internationaux, ceux-ci ont déployé des efforts importants pour
l’intégration de l’Internet dans leur organisation. Nous présenterons le cas de PWC.
Outre son site Web d’envergure internationale, PWC a développé un Extranet permettant à ses
collaborateurs et ses clients de bénéficier d’une base de données géante à l’échelle mondiale.
Les dossiers d’audit sont classés dans un espace sécurisé et accessible à l’équipe par mot de
passe. Les clients peuvent aussi consulter les rapports de synthèse de la mission dans un
espace qui leur est réservé.
c) En Tunisie
69
Le commerce électronique aux USA s’est chiffré en 2003 à environ 72 milliards US$ (Source :
www.journaldunet.com).
70
Rapporté par CAmagazine – Janvier, Février 2001.
71
L’OECT a été créé en 1983, environ 385 Experts-comptables et 120 sociétés d’expertise comptable y sont
inscrits (à fin juillet 2004).
72
www.oect.org.tn/oec_etudes.htm
Par ailleurs, des manifestations (congrès, colloques, journées d’études…) portant sur les NTIC
ont été organisées en Tunisie : Congrès 2002 de l’OECT organisé à Tunis du 18 au 19 octobre
2002 sous le thème « Mondialisation, nouvelle économie et stratégie d’entreprise », Colloque
international organisé par l’ITEC (Institut Tunisien des Experts-Comptables) les 22 et 23 mai
2003 sous le thème « Information financière et NTIC ».
Nous assistons aujourd'hui à la naissance d'une nouvelle génération de systèmes fondés sur la
dématérialisation des flux d'informations et la suppression progressive des tâches purement
administratives ne générant pas de valeur ajoutée. De vastes réseaux de communication se
mettent en place et offrent de nouvelles possibilités aux Experts-comptables pour développer
les missions et services proposés à leurs clients :
L’audit financier repose, généralement, sur l’examen du système de contrôle interne en place.
La démarche de l’auditeur consiste alors à recenser les procédures utilisées et ce, en procédant
au découpage de l’entreprise en fonctions, indépendantes ou non, mais facilement isolables.
Cette approche n’a pas connu de révolutions particulières avec la mise en place des
applications informatiques traditionnelles. En effet, ces dernières étaient associées aux
différentes fonctions de l’entreprise : achats, ventes, stocks…
Toutefois, la mise en place des nouvelles technologies entraîne d’importants changements sur
le plan de l’organisation, des processus et de la technologie. Avec les ERP (Enterprise
Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégrée), par exemple, une commande client peut
générer une commande fournisseur, un lancement en production, un bon de livraison, une
facture, son règlement et l’enregistrement en comptabilité de ces événements. L’intervention
humaine est limitée à la validation ou non de certains processus.
Face à ce nouveau contexte, les auditeurs financiers ne peuvent plus ignorer le phénomène de
l’informatisation des entreprises devenu de plus en plus complexe. S’ils ont estimé, au départ,
qu’il fallait traiter l’informatique à part, ils sont convaincus, aujourd’hui, que l’informatique
devrait être intégrée dans leur démarche professionnelle et dans chacune de leurs
préoccupations.
73
Daniel Joly, « Les progiciels intégrés et les nouveaux outils informatiques vont-ils changer l’approche
d’audit ? » RCF, Novembre 1999.
◊ La conception, l’exécution et le timing des tests sur les contrôles et des tests substantifs
afin de réunir des éléments probants suffisants et adéquats nécessaires pour fonder
l’opinion d’audit.
(1) L’utilisation des technologies ASP : les ASP (Application Service Provider)74sont
des applications hébergées à distance accessibles via Internet (par une liaison
spécialisée). Un fournisseur ASP complet (full ASP) propose à ses clients d’héberger
applications et données distants à tout moment et en toute sécurité. Par contre, un
fournisseur ASP limité propose l’hébergement uniquement des données. Ainsi, le client
loue le droit d’usage du logiciel du fournisseur et n’est, de ce fait, pas propriétaire de
l’application, mais uniquement des données.
Dans les deux cas, lorsque le client veut accéder, il s’identifie par un nom ou login75 et
s’authentifie par un mot de passe.
Avec l’utilisation de ces technologies, il n’est plus question que tout doit se faire au
cabinet ou chez le client par le professionnel ou par l’entreprise. Les données peuvent
être saisies chez le client, le professionnel peut intervenir en temps réel pour changer
des écritures, un suivi interactif entre les deux est assuré par ces applications (selon un
partage des tâches préalablement défini dans une lettre de mission). Ces technologies
présentent également l’avantage que tout le monde travaille sur la même version, le
professionnel ne se trouve plus dans l’obligation de connaître toutes les versions dont
disposent ses clients (Cf. Annexe 29 - Exemple de la comptabilité collaborative).
Les logiciels comptables ne constituent pas la seule application du modèle ASP.
L’Expert-comptable peut prescrire une variété d’outils de gestion : Gestion de la
relation client, Outils d’analyse financière, Gestion de la paie, Gestion des
immobilisations…Enfin, l’Expert-comptable pourrait lui-même jouer le rôle d’ASP en
permettant à ses clients d’utiliser quelques applications ou logiciels internes au cabinet
(dans le respect de la politique de licence).
74
En français, FAH = Fournisseur d’Application Hébergée. Cet outil n’est pas du tout utilisé par les cabinets
d’expertise comptable (Cf. Annexe 1).
75
Le login est un code d’identification qui peut être alphanumérique.
exploitable, à distance, dans les archives numériques du client. En faisant disparaître les
flux de documents papier, et les retards qu'ils engendrent par leur manipulation et les
délais de diffusion, le cabinet gagnera en productivité et en qualité du service rendu.
Tout sera fait directement sur le serveur du client, à tout moment sans perdre de temps
pour l'envoi des factures et d'autres justificatifs. Dans bien des cas, la phase de saisie
sera tout simplement supprimée (imputation automatique des écritures courantes rendue
possible par la définition de standards d'échanges semblables à l'EDI). Le rôle du
cabinet sera de gérer les schémas d'imputation et les cas d’exception.
(3) Sous-traitance de la gestion sociale. Avec des dispositifs, tels que l'EDI, il sera
aussi possible d'imaginer des mécanismes de traitement de la paie totalement intégrés.
Par exemple, un système par lequel, dans un atelier, la machine de pointage d'un client,
dont on sous-traite la paie, communiquera les horaires des salariés directement à
l'application du cabinet, sans intervention humaine. Une fois la paie réalisée par le
collaborateur (et les données cryptées pour plus de sécurité), les déclarations et le
paiement des charges sociales s'effectueront automatiquement sur les serveurs des
organismes concernés. A leur tour, ceux-ci enverront un accusé de réception numérique
et finalement, l'application adressera les fiches de paie par voie de messagerie aux
salariés.
En outre, avec un tel système, un nouveau collaborateur envoyé par son chef de mission
chez un client pourra facilement lui communiquer le mémo du dossier de travail, qu'il
soit là ou non, afin de présenter les difficultés qu'il rencontre dans sa mission (avec
transmission de la partie du dossier et des documents se rapportant aux problèmes à
traiter). Il n'aura alors plus qu'à se connecter, le lendemain par exemple, pour obtenir
l'avis éclairé et expérimenté du responsable du dossier.
En outre, lorsque les standards d'échanges d'informations seront définis, les éléments de
certains documents seront directement intégrés dans nos contrôles. Ainsi, avec la
généralisation des téléprocédures, les informations relatives aux déclarations sociales et
fiscales pourront aussi être directement reprises dans nos feuilles de travail, de même
que les informations comptables (balance, extrait de grand-livre...). On peut aussi
imaginer que l'application du cabinet, en se connectant au réseau du client, préparera
elle-même les feuilles de sondages et y annexera les justificatifs numériques (les
factures relatives aux charges par exemple), selon les critères définis au préalable par
l'Expert-comptable.
• Répartir les interventions sur l'année en multipliant les intérims. En période de "temps
morts", tout en restant au cabinet, le collaborateur chargé d'un dossier pourra se
connecter sur le réseau du client pour commencer à préparer son intervention annuelle
(sondages, immobilisations, actualisation du dossier permanent en particulier). De cette
façon, la charge de travail sera davantage répartie sur l'année.
selon des standards d'échange, la phase de saisie des informations sera elle aussi
supprimée. Finalement, seule l'analyse des résultats demeurera. Or celle-ci constitue la
véritable valeur ajoutée de la mission du cabinet.
Les NTIC offrent à la profession comptable de nouvelles missions qui trouvent leur origine
dans les nouveaux besoins suscités par ces nouvelles technologies. Il s’agit en l’occurrence
de :
(1) La certification des opérations de commerce électronique : la mission Web
Trust76. Le commerce électronique est le secteur le plus médiatique de la nouvelle
76
Le nom Web Trust fait l’objet d’une marque déposée par l’ICCA et d’une marque de service (service mark)
par l’AICPA.
économie. Toutes les études montrent qu’il augmente de façon considérable. En plus
du développement que connaît le commerce interentreprises via le Web « B to B »,
une autre forme de commerce dirigé vers le consommateur « B to C » est en train de
se généraliser. Aux Etats-Unis, les ventes en ligne « B to C » ont enregistré en 2000
une hausse de 75% par rapport à 1999 et selon les estimations du Gartner Group,
elles atteindront 7% du commerce total en 2004 alors qu’elles ne présentaient que
1% en 199977.
Le commerce électronique présente une formidable réserve d’affaires, surtout pour les
PME. Toutefois, plusieurs facteurs jouent en défaveur de son développement avec, à
leur tête, le manque de confiance du public. En effet, les clients s’inquiètent du niveau
de sécurité et de confidentialité des renseignements personnels transmis lors de la
transaction électronique comme le numéro de carte de crédit. Ils s’inquiètent
également de la légitimité des sociétés qui offrent des biens et services sur le Web.
En réaction à ces craintes, l’AICPA et l’ICCA ont mis au point un nouveau service
professionnel de certification des opérations de commerce électronique dénommé
Web Trust. Ce service, qui a été adopté par plusieurs autres organismes nationaux,
permet aux consommateurs et aux entreprises de faire l’acquisition de biens et services
sur Internet tout en étant confiant que le fonctionnement des sites Web des
fournisseurs est conforme à des critères rigoureux en matière de transparence des
pratiques commerciales, d’intégrité des opérations et de protection de l’information78.
La certification du site est constatée par l’affichage d’un sceau électronique Web
Trust. Ce sceau désigne que le site concerné respecte les normes fondamentales en
matière de transparence des pratiques commerciales, d’intégrité des transactions de
commerce électronique et de protection des informations relatives aux clients.
Ainsi, le service Web Trust fournit à la profession comptable une possibilité d’étendre
stratégiquement la gamme des services qu’elle offre. Ce service, qui dépend du
développement du commerce électronique au Maroc, permettra au professionnel
comptable de répondre à de nouvelles attentes des clients et d’améliorer, en parallèle,
ses compétences informatiques et ses connaissances Internet nécessaires pour offrir le
service Web Trust.
77
Le commerce électronique mondial s’est élevé en 2003 à US$ 380 milliards (Source :
www.journaldunet.com).
78
Basé sur des articles publiés par l’Institut Canadien des Comptables Agréés sur le site, www.icca.ca.
79
L’AICPA a fait enregistrer le nom « Sys Trust » comme marque déposée et marque de service (service mark)
aux Etats-Unis et l’ICCA l’a fait enregistrer comme marque déposée au Canada.
80
www.camagazine.ca
81
Les ERP constituent une famille de programmes qui intègrent, en un ensemble cohérent, différentes fonctions
de gestion informatisée d’une entreprise : GRH, gestion financière, commerciale, des achats, comptable…
Souvent la mise en place d’un ERP est perçue comme le prolongement naturel d’une approche BPR.
communication visées ici sont les solutions modernes basées sur les technologies
Internet. L’Expert-comptable peut alors être sollicité en vue de pallier les
insuffisances constatées par la proposition d’améliorations du système existant ou
d’un nouveau système d’information. Il aura la charge d’assister son client dans le
recensement de ses besoins en information, dans le choix de l’éditeur et/ou du
logiciel approprié et dans la mise en place du logiciel choisi et son intégration au
système d’information. La position privilégiée de l’Expert-comptable peut également
lui valoir d’être consulté lors de l’adoption de solutions de communication ou lors de
l’intégration de celles-ci avec le système d’information. Il lui est alors demandé
d’assister son client dans la mise en place de solutions de communication de type
Intranet, Extranet ou Internet et ce, tout en étant particulièrement conscient de ses
limites en matière de technologie, notamment face aux ingénieurs et aux
informaticiens. En faisant appel à un Expert-comptable, les dirigeants s’attendent
souvent à ce que celui-ci fasse le lien entre les gestionnaires qu’ils sont et les
techniciens (informaticiens, ingénieurs…) auxquels ils font recours.
82
En anglais : Continuous auditing.
83
En anglais : Continuous On-line auditing.
(7) L’IP mail. L’IP mail ou l’information personnalisée communiquée par e-mail est
un outil très utile pour les Experts-comptables. Il permet de rappeler
automatiquement à chaque client du cabinet l’ensemble de ses propres échéances
(fiscales, sociales ou autres) en prenant en considération ses spécificités et son profil
(activité, exercice social, forme juridique...).
(1) Y être dès aujourd'hui pour en récolter les fruits demain. Lorsque l'on cherche à
obtenir un avantage concurrentiel, il est extrêmement efficace de changer les règles du jeu et
pas seulement les produits ou services. Les NTIC permettent ce changement des bases de la
compétition sans créer un coût de conversion élevé pour le client. L'informatique a toujours
été stratégique pour les cabinets. Aussi, en terme organisationnel, les NTIC risquent de
créer une barrière à l'entrée si aucune réflexion n'est menée sur nos métiers, nos
clients et leurs attentes. Etre aujourd'hui acteur, plutôt qu'observateur, c'est s'engager dans
une voie incontournable demain, et démontrer son dynamisme à l'extérieur. C'est surtout
acquérir une expérience précieuse pour répondre à la demande et aux besoins croissants.
C'est acquérir un avantage concurrentiel. Les enjeux sont clairs : la fidélisation des clients et
le développement de l'activité du cabinet.
A ce titre, on déplore la carence des actions de sensibilisation sur les NTIC menées par
l’Ordre au profit de ses membres. A ce jour, celui-ci par son Conseil régional de Casablanca
et Sud, n’a organisé qu’un seul séminaire en la matière et qui a porté sur le thème « Internet,
Intranet au service de l’Expert-comptable et de l’entreprise » (le 19 décembre 2002 à
Casablanca). Il reste, donc, encore du chemin à parcourir avant de créer un "réflexe" Internet
dans notre profession (l'utilisation d'Internet devra nous paraître aussi naturelle que de
décrocher le téléphone pour contacter quelqu'un ou avoir une information). Pour développer
ce réflexe plusieurs voies sont à étudier :
Depuis mai 2003, l’Ordre des Experts-comptables dispose d’un site Web
essentiellement une vitrine de la profession. Le but affiché étant de faire connaître la
profession et de sensibiliser, par la même occasion, les Experts-comptables à l'utilité de
ce média, que d'offrir des services essentiels pour les cabinets.
La création de nouveaux services sur ce site pourrait être un moyen de développer
l'intérêt des cabinets pour les TI.
Exemples pratiques :
• Créer des forums thématiques nationaux et régionaux : "lieux" de rencontre pour bâtir
des projets, échanger des d'idées, et favoriser le développement de réseaux,
• Et pourquoi pas, à terme, créer des conférences électroniques, en temps réel, sur des
sujets d'actualité permettant à n'importe quel Expert-comptable d'y participer sans se
déplacer.
Inscription à des stages de formation continue, convocation à ces journées par messagerie,
suivi des stagiaires (envoi des rapports, de la notice...), communiqués sur les dates de
soutenance des mémoires d’expertise comptable, paiement électronique des
cotisations...Une multitude de formalités pourraient être accomplies sur le Web, et
favoriser ainsi son utilisation dans la profession. Notons qu’à ce jour, la télécopie demeure
le moyen de communication le plus employé par l’Ordre pour informer ses membres
d’événements les intéressant (réunions, séminaires, radiations, appels à cotisations…). Le
site Web de l’Ordre n’étant pas exploité pour ce genre de communication.
Exemples pratiques :
• Mise en place d'un S.V.P. sur messagerie pour répondre aux problèmes déontologiques,
fiscaux, comptables...
84
Environ les deux tiers des membres inscrits à l’OEC au 31/12/2003 disposent d’une adresse électronique.
(2) Obtenir un meilleur S.A.V. des fournisseurs : la possibilité d'accéder à une base de
données techniques 24h/24, 7j/7 peut être intéressante en cas de panne informatique par
exemple.
FAQ, archives de forums, "listes" d'informations (documents écrits et diffusés par les
utilisateurs...) et documents divers (thèses, rapports techniques...) : Internet est une
véritable « Bibliothèque» contenant une multitude de renseignements. C'est pourquoi, un
travail préalable de sélection de sites et une formation sur l'utilisation des moteurs de
recherche sont indispensables pour éviter au personnel de perdre trop de temps. Internet est
un complément précieux aux documentations papiers et autres CD-ROM.
(1) Notre profession, du fait des volumes d'informations qu'elle manipule, a toujours
exprimé une forte demande de simplification dans les relations avec les administrations.
Après la télédéclaration et le télérèglement réalisés au profit des adhérents à la CNSS,
on s’attend à une généralisation des téléprocédures. A terme, c'est l'ensemble des
déclarations sociales et fiscales, mais aussi les paiements, qui devraient être
concernés par la dématérialisation85.
85
Le projet de loi de finances 2005 a prévu la télédéclaration et le télépaiement de l’IS et de la TVA pour les
entreprises quel que soit leur chiffre d’affaires.
La procédure EDI semble la plus appropriée pour les téléprocédures. En ce qui concerne
la télédéclaration, cette procédure nécessite l’intermédiation technique d’un partenaire
EDI. Ce dernier est un acteur habilité à transmettre des envois (à la Direction des impôts
pour les déclarations fiscales), qui peut être l’Expert-comptable lui-même ou un
prestataire externe.
Dans les pays où cette procédure est déjà adoptée, la plupart des professionnels
l’utilisent ou se préparent à l’utiliser. En France, la téléprocédure des déclarations
fiscales est obligatoire (Cf. Supra).
Au Canada, quelques 5,4 millions de déclarations ont été transmises par voie
électronique en 1998, soit à peu près 25% des déclarations et ce nombre ne cesse
d’augmenter. Il a atteint 5,7 millions en 1999.
En Tunisie, la loi de finances pour la loi de gestion 2001 a prévu dans son article 57 que
le contribuable peut souscrire et déposer ses déclarations fiscales, acquitter l’impôt et
les pénalités éventuelles et échanger les données et documents utilisés pour
l’établissement de l’impôt ou destinés à l’administration fiscale ou aux services du
recouvrement de l’impôt par des moyens électroniques fiables. Depuis avril 2002, le
centre informatique du ministère des finances mène la phase expérimentale pilote du
site de télédéclaration e-tasrih86.
86
Adresse Web (non encore opérationnelle à fin juillet 2004) : www.teledeclaration.finances.gov.tn
On voit bien, dans ce contexte, que les NTIC sont l'outil idéal pour développer
l'interprofessionnalité : forums, messagerie, bases documentaires, documents partagés,
visioconférence...autant d'éléments qui, à l'instar des réseaux de compétence et des
"entreprises virtuelles", permettent de mieux communiquer, coordonner et collaborer.
CHAPITRE SECOND
RISQUES ET LIMITES LIES A L’UTILISATION DES NTIC
Malgré la mise en œuvre d'une politique visant à maîtriser les facteurs de succès, il existera toujours
certaines limites inhérentes à l'application des nouvelles organisations et des technologies liées. Il faut
les connaître pour mieux les prévenir. Ces limites sont d’ordre humain et social (Section I), d’ordre
technique et organisationnel (Section II) et d’ordre déontologique et juridique (Section III).
(1) Ces nouvelles technologies ne doivent pas couper les circuits de communication
existant. Le contact direct, les réunions et le téléphone seront, bien entendu, toujours
indispensables. La communication non verbale que permet une réunion face à face peut
avoir plus d'importance que la plupart des mots prononcés. Les NTIC, si elles
permettent de développer de nouveaux schémas de communication plus performants et
plus rationnels, indépendants des notions de lieu et de temps, sont des médias trop
froids, sans interactions "sociales", qui ne peuvent pas remplacer systématiquement
les médias traditionnels.
(1) Des difficultés d'adaptation aux nouvelles technologies. De tout temps, l'homme
s'est adapté aux nouvelles technologies et aux raisonnements de plus en plus abstraits
(qualité nécessaire dans un monde "virtuel"). Bien sûr, il existera toujours des personnes
pour qui l'informatique semble un obstacle insurmontable et qui auront du mal à
maîtriser l'outil. Ce sont elles qu'il faut d'abord accompagner et former, au risque de les
voir créer des goulots d'étranglement au sein de l'organisation déployée dans le cabinet.
(2) La remise en cause des habitudes. Lorsqu'il y a des changements dans notre
environnement, on sait toujours ce que l'on perd, on ne sait jamais ce que l'on gagne. Le
premier réflexe est la protection de son statut antérieur. Les meilleures
technologies, installées dans le meilleur schéma de processus, avec la meilleure
formation, n'atteindront jamais les performances prévues si le changement n'est pas
accepté (faute d'implication et de consultation du personnel). On aura beau installé
l'agenda partagé le plus sophistiqué, si personne ne le remplit, le projet sera un échec.
• L'individualisme dans le cabinet, héritage du taylorisme, est ancré dans nos moeurs. Il
est un frein à la cohésion des groupes et à la définition d'objectifs communs.
2. Internet permet de communiquer avec un public plus large : c'est aussi un risque en
terme d'image du cabinet et de concurrence
(1) L'avantage concurrentiel acquis lors de la création d'un site Internet peut ne
pas être durable. Parce qu'Internet se fonde sur des techniques ouvertes connues et
maîtrisables par tous, il est aisé pour un concurrent (i.e. un confrère) de copier
l'utilisation que fait le cabinet d'un tel site, et cela souvent mieux et avec moins
d'énergie puisqu'il a un modèle. Une des parades consiste à n'ouvrir votre site qu'aux
personnes autorisées ou à utiliser une technologie "propriétaire" développée en interne
nécessitant la distribution d'un logiciel de connexion spécifique. Cependant, certains
avantages d'Internet deviendront alors caducs, en particulier la possibilité de recevoir
sur le serveur, pour un premier contact, des clients ou des partenaires potentiels. En
(1) Il faut communiquer de façon cohérente. Le site Internet d'un cabinet est une vitrine
sur l'extérieur, il doit correspondre à l'image du cabinet. La perte possible de la culture
d'entreprise a des effets nuisibles sur la perception du cabinet par les clients : Si chacun
communique sans stratégie de communication commune, l'image du cabinet risque de
perdre sa cohérence.
(2) Le site Internet sera peut-être le premier contact du cabinet avec des clients
potentiels. Si l'information qu'il propose en ligne est obsolète et sans intérêt, les clients
potentiels ne se reconnecteront plus sur le site et garderont un avis a priori négatif. Le
contenu doit refléter le sérieux et le dynamisme du cabinet, il doit être un atout et non
pas un handicap.
(1) Les Flux entrants - L'information provenant de l'extérieur ne peut être contrôlée
qu'ultérieurement. Avec Internet, chacun a la possibilité d'être "producteur"
d'informations, mais aussi "consommateur". Le problème de la qualité des informations
que l'on trouve sur le réseau est important. Il ne faut pas prendre pour "argent comptant"
les informations diffusées dans des forums. Certaines seront exactes, d'autres fausses;
certaines seront d'actualité, d'autres périmées. En fait, le seul moyen de vérifier
l'information est de la recouper avec d'autres sources ou de présélectionner, pour les
collaborateurs, des sites de référence réputés pour leur sérieux.
dans le cadre d'un forum). Dans une communication orale, si vous avez été mal compris,
il suffit de tout de suite corriger son propos; au contraire, une phrase écrite peut être mal
comprise sans que vous vous en rendiez compte. Une fois le message envoyé, il est trop
tard pour revenir dessus. La multiplication des E-mails avec l'extérieur exige donc de
particulièrement sensibiliser le personnel à ce problème.
3. Le groupware, c'est aussi une gestion des hommes et des risques sociaux
(1) Les NTIC risquent d'accentuer les différences entre ceux qui s'intègrent dans les
réseaux de communication qui se créent, et ceux qui restent à l’écart : parmi les
comportements types, il existe toujours des inflexibles à tout ce qui a trait à
l'informatique. Ils ont un avis a priori négatif et rejettent systématiquement cet outil. Ils
seront des freins qui joueront contre le déploiement des NTIC au sein du cabinet. C'est
souvent l'anxiété face à l'inconnu qui les pousse à agir ainsi. Il est donc important de les
identifier pour les faire participer à la démarche du cabinet. Par leur concours actif, ils
feront de ce projet le leur, et d'un monde nouveau qui paraissait obscur, un outil
finalement simple à maîtriser.
b) Les gains de productivité ont aussi leurs inconvénients sur un plan social dans le
cabinet
(1) La suppression pure et simple d'un niveau hiérarchique, ou d'une fonction, peut
créer des situations rapidement insoutenables. Après la mise en place du groupware
ou de l'Intranet, il est possible de voir disparaître un poste lorsqu'il est organisé selon un
mode de spécialisation excessif (activité de recherche et de classement de document par
exemple). Le système s'acquittant parfaitement de sa tâche, il ne reste plus aux
employés qu'à attendre que le temps passe...
Sans un redéploiement des postes, les gains de productivité pourraient entraîner des
licenciements et altèreraient la confiance entre le cabinet et ses salariés. Seule la
création de nouveaux produits et de nouveaux services par le cabinet pourra compenser
les pertes d'emplois, mais il faut pour cela accompagner ce mouvement d'un effort de
formation important. La mise en place des NTIC comporterait donc un risque social
important si l’activité du cabinet ne progresse pas en développant de nouveaux services.
Paradoxalement, si le taylorisme n'est pas dans leur esprit, les NTIC donnent néanmoins la
possibilité, non seulement de le perpétuer, mais aussi de le rendre encore plus poussé et
plus rigide que jamais.
(2) Le groupware ne doit pas être considéré comme un moyen efficace de donner
des ordres. La défense des intérêts individuels perdurera si l'organisation reste
pyramidale. La définition de valeurs et d'objectifs communs sera inefficace car les
structures resteront cloisonnées et promouvront d'abord la réalisation des objectifs
personnels liés à la fonction. Ce système encourage des valeurs du genre : "Je ne suis
qu'un rouage de l'organisation, l'objectif est de plaire à mon supérieur".
(1) Une évolution difficile à prévoir. La rapidité avec laquelle le marché des NTIC
évolue, la concurrence acharnée qui existe entre les principaux protagonistes (IBM,
Microsoft, Novell et Netscape en ce qui concerne les logiciels) ne permet pas de
connaître de façon précise les technologies les plus évolutives et les plus ouvertes. On
risque de faire le mauvais choix tant que le marché n'est pas stabilisé et si on n’est pas
bien conseillé.
(2) Il est parfois difficile et coûteux d'abandonner son vieux système informatique.
Le conserver et multiplier les technologies existantes dans le cabinet peut être risqué en
terme d'évolutivité du système et de performance. C'est un goulot d'étranglement
potentiel pour celui-ci. Les coûts de maintenance et de développement peuvent alors
être très élevés.
(3) Mal évaluer ses besoins et sous-estimer les exigences fonctionnelles des
utilisateurs. Un investissement trop précipité, sans réelle analyse des besoins (sans
projet pilote), risque de déboucher sur un outil inadapté. Dans ce cas, le risque financier
et la chute de la productivité sont difficilement mesurables.
Un système peu ergonomique, complexe à utiliser sera non seulement critiqué par le
personnel du cabinet, mais il fera aussi perdre du temps et de l'efficacité. En outre, il
multipliera les risques d'erreurs lors des manipulations et des traitements : que se passera-t-
il si lors de l'envoi d’un dossier confidentiel par messagerie, le collaborateur se trompe de
destinataire ?
a) Le chemin est encore long avant d'avoir accès à un réseau mondial total où chaque
ordinateur est connecté et où les standards d'échanges d'informations sont définis
Avoir une vision technologique au détriment d’une vision stratégique rend la réussite du
projet beaucoup plus aléatoire et, en tous cas, plus longue et plus coûteuse. L'absence de
projets précis en terme de besoins à satisfaire est un handicap très important. Le pire est de
s'équiper pour faire comme tout le monde sans être convaincu par son choix.
Les réseaux informatiques ne sont pas les seuls moyens de communication à comporter des
risques. En effet, des médias plus traditionnels, comme la poste, la télécopie, le télex ou tout
simplement le téléphone ne sont pas sécurisés à 100 %. Qui n'a jamais reçu chez lui un courrier
ne lui étant pas destiné ? Ou envoyé une lettre sans que son destinataire ne la reçoive ? De même
qu'il n'est pas possible de savoir si un employé des postes n'a pas ouvert le courrier, lu son
contenu puis recacheté l'enveloppe, il n'existe aucune garantie à ce qu'un document envoyé par
fax arrive en bonne et due forme (panne de fax, bourrage papier ou erreur de composition du
numéro), ni qu'il soit remis à la bonne personne. Pourtant, tous ces moyens de communication
sont utilisés dans le monde entier.
Le cabinet qui ouvre aujourd'hui son système de communication, non seulement entre ses
différents sites, mais aussi aux clients, aux partenaires et éventuellement aux utilisateurs
d'Internet, augmente sa vulnérabilité par rapport aux agressions externes. Il convient donc
d'analyser les risques qui pèsent sur son système et de créer une politique de sécurité réaliste, qui
protégera ses ressources des destructions ou intrusions. D’autant plus quand il s’agit de
l’informatique d’un cabinet qui exige un niveau de confidentialité particulièrement important.
Mais, mettre en place une sécurité informatique ne veut pas dire, uniquement, se protéger de
l’extérieur ; il faut aussi se sécuriser de l’intérieur.
La sécurité d’un système d’information peut être définie comme étant l’ensemble des moyens qui
assurent, d’une part, que les informations qu’il contient, traite, transmet et reçoit ne sont
accessibles qu’aux personnes autorisées et d’autre part que leur intégrité est assurée de façon
permanente.
Ainsi, la sécurité ne se limite pas à la protection des équipements, elle concerne aussi la
protection et la sauvegarde de l’information.
(2) Les erreurs : il peut s'agir d'erreur d'utilisation (mauvaise formation) ou de conception
du système (pas de projet pilote ou de démarche itérative lors de la mise en place du
système). Ainsi, le mauvais routage d'un message vers un destinataire non approprié
(erreur de saisie) peut avoir des conséquences fâcheuses en terme de confidentialité des
données.
(3) La malveillance : c'est là où les risques se développent le plus. Vols de matériels (les
portables en particuliers), détournements d'informations, divulgation, fraude, sabotage
physique ou attaque logique...L'imagination humaine peut être infinie dans ce domaine !
Le plus gros risque pour le cabinet, à l'heure actuelle, réside dans l'installation d'un serveur
connecté 24h/24 vers l'extérieur pour mettre à la disposition des usagers (collaborateurs ou
clients) des informations diverses et parfois confidentielles. Ce risque est d'autant plus grand
s'il s'agit d'un serveur Internet et si le réseau interne du cabinet y est aussi connecté. La
connexion à Internet peut remettre en cause toute la sécurité informatique du cabinet.
En effet, si aucune protection n'est prise en mettant en place ce type d'organisation, le réseau
est librement accessible aux utilisateurs mondiaux d'Internet qui sont estimés à des millions
susceptibles de s'introduire sur le réseau de l'entreprise. C'est offrir alors aux "Hackers87" une
porte ouverte sur le site du cabinet. Et ceux-ci ne sont pas seulement des étudiants s'amusant à
pénétrer dans les systèmes par défi. Ils sont aussi des professionnels qui peuvent exercer cette
activité dans le cadre d'espionnage industriel ou intellectuel.
87
Les informaticiens distinguent entre les hackers qui effectuent un travail intelligent, créatif et nullement nuisible. Ils sont
tout le temps à la recherche des failles dans les systèmes pour pouvoir leur trouver une solution. En revanche, les crackers
s’appuient sur le travail d’un hacker afin de pirater un site et l’endommager sérieusement.
Etes-vous bien celui que vous prétendez ? Le principe est ici, pour le pirate voulant
s'introduire dans un système, de se faire passer pour un utilisateur. Une authentification
falsifiée donne à un intrus le moyen de pénétrer dans le réseau, et une fois dans les
lieux, d'effectuer un pillage en règle de toutes les informations relatives au cabinet (Cf.
ANNEXE 14).
c) L'importation de virus sur le site : une attaque de plus en plus fréquente qui menace
l'intégrité des données et la disponibilité du service
L’utilisation d’un antivirus est obligatoire pour le cabinet que son système soit ouvert à
Internet ou fermé.
(1) Confidentialité : propriété qui assure que seuls les utilisateurs habilités dans les
conditions normalement prévues, ont accès aux informations.
(2) Imputabilité ou authenticité : propriété qui permet d'imputer de façon certaine une
opération à un utilisateur particulier à un moment donné. Il faut authentifier cet
utilisateur puis lui donner des accès limités à ces droits.
(3) Intégrité : propriété qui assure qu'une information n'est modifiée que par les
utilisateurs habilités dans les conditions d'accès normalement prévues.
(4) Disponibilité : aptitude d'un système d'information à pouvoir être employé par les
utilisateurs habilités dans les conditions d'accès et d'usage (notamment en terme de
performance) normalement prévues.
⇒ La perte de données : prévoir au contrat que les données numériques transmises par
le client ne sont qu'une copie et non pas les originaux. Cela permettra de limiter la
responsabilité du cabinet en cas de destruction de celles-ci. En revanche, si la même
perte de données entraîne un retard des déclarations fiscales et/ou sociales par
rapport aux délais prescrits par la législation, quelle sera la responsabilité de
l'Expert-comptable ? L'obligation de résultat des délais de déclaration risque fort
d'être invoquée par le client.
3.3 Une mauvaise protection peut coûter cher : une politique de sécurité est indispensable
La politique de sécurité est l’ensemble de règles qui fixent les actions autorisées et interdites
dans le domaine de la sécurité. Sa détermination doit aboutir à la fixation des procédures de
contrôle interne convenables.
a) Informer, former et sensibiliser : Selon une étude de l’année 2000, il a été noté que dans
les 500 plus grandes entreprises au Québec, 49% des obstacles à la réussite des moyens de
sécurité mis en place, sont dus au manque de sensibilisation des employés88. Ainsi, les
collaborateurs devraient être sensibilisés aux différents risques associés à l’Internet et les
pertes pouvant être supportées du fait de la survenance des dommages liés auxdits risques.
Les actions de sensibilisation et de formation doivent aboutir à la détermination de
certaines règles de bonne conduite que le personnel du cabinet devrait respecter.
(1) Le cryptage des données apparaît de façon unanime comme la solution la plus
sûre
88
Marcelle Labelle, Sécurité et protection de l’information, Edition 2000.
(2) Les protections physiques et logicielles limitent aussi l'intrusion dans le système
• Mettre à jour le système d’exploitation : il est préférable d’effectuer une mise à jour du
système d’exploitation vers des versions plus récentes. C’est d’autant plus intéressant
que ces versions mises en point récemment proposent des mises à jour automatiques et
de nouvelles fonctionnalités de sécurité.
⇒ ne pas créer de passerelles vers l'Internet, afin d'y éviter toute intrusion. Cela
constitue la méthode la plus sûre, mais limite le potentiel offert par ce média si l'on
souhaite ouvrir son site à ses partenaires et clients dans le cadre de relations
professionnelles. Il est bien sûr possible d'introduire un mot de passe, néanmoins il peut
toujours être intercepté par les pirates.
⇒ une des solutions consiste alors à mettre en place un système d'étanchéité, une sorte
d’obstacle isolant, où deux machines distinctes seront allouées d'une part à la réception
d'informations et à la communication avec l'extérieur et d'autre part à la lecture de
données sur le réseau interne par le personnel du cabinet.
• Le Proxy : Le serveur Proxy filtre les requêtes émises depuis le réseau local afin de
contrôler l’usage de certains services ou certaines demandes.
• Les lignes spécialisées: si la situation d'une entreprise qui se connecte sans protection
sur Internet est risquée, les liaisons privées professionnelles constituent des moyens
d'interconnexion à risques limités car seuls les usagers correspondant avec le cabinet y
ont accès.
(1) Prévenir plutôt que guérir : il faut prévoir le pire avant qu'il n'arrive. La prise de
conscience des risques encourus, ne doit pas se faire après un problème de piratage.
Dès la conception du système, l'aspect sécurité doit être pris en compte.
Les nombreuses solutions de secours qui existent n'assurent jamais la protection ultime du
réseau. Aucun système de sécurité n'est infaillible. Tout logiciel, qu'il soit de type
"firewall" ou de chiffrement d'informations peut être "cassé". Mais, il suffit que les moyens
financiers à mettre en œuvre pour ce faire soient supérieurs à la valeur marchande estimée
des informations en votre possession pour que le système soit considéré comme fiable. Il
ne faut pas négliger de demander l'intervention d'un spécialiste du domaine pour optimiser
le rapport coût/sécurité.
Il existe des moyens logiciels pour empêcher l'utilisateur de visiter certains sites jugés
inconvenables ou contraires à l’éthique. Néanmoins, la productivité pourra chuter, surtout
au début (le temps que les salariés découvrent ce monde virtuel).
• Améliorer le processus consiste à envoyer par messagerie, des locaux du client, les
données à saisir au service informatique. Il peut ainsi commencer la saisie sans attendre
que le collaborateur, de retour au bureau, lui transmette les informations sur un support
papier.
(3) Le rejet de ces outils ou le mépris des employés pour le projet crée des goulots
d’étranglement même si la conception des processus est exemplaire. Nous
rappellerons ici brièvement les causes possibles de rejet du système par le personnel du
cabinet: considérer le groupware comme un moyen efficace de transmettre des ordres
ou de contrôler son travail, négliger l'information, l'implication, la consultation et
l'écoute du personnel, ne pas le former ou engager une formation insuffisante. Toutes
ces causes sont des facteurs d'échec importants qui renforcent les salariés du cabinet
dans leur résistance face au changement.
89
"Bookmark" est une commande, intégrée à la plupart des navigateurs, qui permet de créer son propre annuaire d'adresses
Internet.
(2) Attention à l’accélération des flux d’informations : lorsqu'un client envoie une
lettre, il attend une réponse dans la semaine, lorsqu'il envoie un message électronique, il
s'attend souvent à une réponse dans la journée. La rationalisation des communications le
rend de plus en plus exigeant. En outre, si vous semez votre adresse électronique à tout
vent (dans le cadre de forums par exemple), votre boite à lettre électronique risque d'être
inondée de messages (publicitaires ou autre) qu'il faudra bien lire, pour les identifier, et
trier.
• Un problème se pose lorsque l'on envoie un E-mail sur Internet : est-il possible de faire
mention du nom de son cabinet (au même titre qu'une carte de visite ou l'en-tête d'une
lettre) ?
• La création d'un site Internet "vitrine" doit-elle être considérée comme un "panneau
d'affichage" publicitaire ? Ou faut-il considérer que l'utilisateur vient vers vous sans
démarche commerciale de votre part ?
90
(2) Dans de nombreux pays européens , il existe des règles déontologiques sur la
communication, qui sont récentes, ou qui ont été modifiées et complétées par la
suite. Cette évolution traduit, le plus souvent, un besoin d'adaptation à la concurrence
des autres professions de conseil qui, pour leur part, ne sont pas toujours soumises à ces
règles (Ingénieurs-conseils, conseils financiers...); d'autant plus que cette concurrence
est aujourd'hui internationale.
Quels qu'en soient les motifs, l'orientation prise est toujours celle d'un plus grand
libéralisme dans les pratiques autorisées. Pour répondre à l'ensemble de ces questions en
suspens, il est nécessaire que la profession y réfléchisse en tenant compte du caractère
instable de l’environnement actuel.
(2) Il faut définir la nature des informations que le personnel peut émettre sur ce
réseau. Il est indispensable de bien mettre l'accent sur le devoir de discrétion auquel
l'Expert-comptable reste soumis. La participation à des forums de discussions, et la
multiplication des flux de communications vers l'extérieur accroissent
proportionnellement les risques.
2. Les risques juridiques existent aussi : valeur de preuve des documents numériques,
une réforme est-elle possible ?
90
Source: Instance nationale de la communication - Etude comparée sur la communication dans la profession comptable -
SIC n°152 avril 1997
Le dossier électronique pourra-t-il alors avoir la même valeur juridique qu'un rapport établi
sur papier et signé de la main de l'Expert-comptable ou du commissaire aux comptes ? La
"signature électronique" est-elle une garantie suffisante de l'authenticité de la supervision
du dossier ? Les problèmes d'authenticité des documents transmis par voie numérique
resteront d'actualité tant que la législation marocaine ne se sera pas adaptée aux évolutions
technologiques (aussi bien pour les dossiers de travail que pour tout autre document en
général : contrats, factures...).
Les actions en responsabilité contre les commissaires aux comptes se prescrivent par cinq
ans à compter du fait dommageable ou, s’il a été dissimulé, de sa révélation (article 181 de
la loi 17-95 relative aux sociétés anonymes).
Par conséquent, les dossiers et documents afférents aux missions de commissariat aux
comptes devraient être conservés pendant au moins 5 ans. La réglementation en question
n’a donné aucune précision quant au type du support utilisé (physique ou numérique).
Néanmoins, lors de l'examen des dossiers par des autorités telles que le CDVM ou tout
simplement un tribunal, le dossier dématérialisé, même fiable techniquement, n'est pas
reconnu juridiquement. Pour l'instant, le droit marocain reconnaît uniquement la preuve par
l'écrit. En attendant les prises de position des instances concernées, les dossiers reliés
continueront d'encombrer les archives du cabinet.
En France, la preuve s’entend, depuis la loi du 13 mars 2000, comme «...une suite de
lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une
signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission ».
L’écrit sous forme électronique est ainsi admis en preuve, au même titre que la
preuve papier, « sous réserve (toutefois) que puisse être dûment identifiée la personne
dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir
l’intégrité». Par ailleurs, en portant la signature électronique au même rang que la
signature manuscrite, sous réserve qu’elle « consiste en l’usage d’un procédé fiable
d’identification, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache », la loi permet de
dresser sur support électronique les actes sous seing privé (tels qu’un gage, un contrat
d’édition, une cession de brevet...), voire même les actes authentiques (actes notariés ou
passés devant un officier d’état civil...).
Concernant la valeur des pièces comptables numériques (les factures et autres pièces
justificatives), la position de l'administration fiscale est claire : seul un original écrit est
accepté.
Au regard du droit comptable, la loi 9-88 relative aux obligations comptables des
commerçants indique que les commerçants ont des livres comptables à tenir. Ces livres qui
sont le livre journal, le livre d’inventaire (ces deux livres sont cotés et paraphés) et le grand
livre (articles 2 et 6), doivent être tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte (article 22).
Ainsi, le droit comptable n’est pas également adapté à la dématérialisation de la
comptabilité.
Au niveau européen92, les modalités de recours à la facturation électronique ont fait l’objet
d’une harmonisation au niveau communautaire permettant ainsi aux opérateurs
économiques des Etats membres de recourir dans leurs échanges au mode de transmission
de factures par voie électronique.
La directive européenne du 20 décembre 2001 fait en effet obligation aux autorités fiscales
des Etats membres de reconnaître la validité des factures électroniques à condition que
l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties soit au moyen
d’une signature électronique avancée, soit au moyen d’un EDI.
91
Source : www.droitweb.com
La directive susvisée a été transposée en droit interne français par la loi de finances
rectificative du 30 décembre 2002 laquelle a adapté en conséquence les règles de
facturation notamment prévues à l’article 289 du Code Général des Impôts. Conséquence
de ces modifications : les factures émises et reçues par voie électronique vaudront
factures d’origine, dès lors qu’elles auront été :
- créées au moyen d’une signature électronique certifiée par un prestataire de service
de certification ;
- et conservées dans des conditions garantissant l’authentification de leur
destinataire ainsi que l’authenticité et l’intégrité de leur contenu.
3. Rôle de l’Ordre
Le développement des NTIC est stratégique pour la profession. Comme nous l'avons vu,
l'Ordre a donc un rôle important à jouer. Nous rappellerons ici les points fondamentaux sur
lesquels il peut agir :
c) Apporter un support accru aux membres. L’Ordre a un rôle important à jouer dans la
sensibilisation des membres aux enjeux et défis posés par les technologies de l’information.
Peut-être devrait-on créer une commission destinée à promouvoir le développement des
nouvelles technologies au sein de notre profession, élaborer un livre blanc sur les NTIC et
92
Source : www.clusif.asso.fr/fr/production/ouvrages/pdf/FacturationElectroniqueClusif.pdf
Par ailleurs, il est important que le site Web de l’Ordre évolue vers le modèle d’un
93
portail professionnel ou qu’il soit doublé d’un site partenaire de ce type. En effet, le
portail permet d’offrir aux professionnels une multitude de services utiles : FAQ,
glossaires, newsletters, forums de discussion…
93
Un portail ou portal en anglais est un site Internet qui agrège différents contenus dans le but de satisfaire tous
les besoins en information et en services. Le principe d’un portail repose en premier lieu sur la personnalisation
de son offre au choix de l’utilisateur mais aussi sur la capacité à intégrer une information riche.
94
Paragraphe 16 du code d’éthique, IFAC – International Federation of Accountants.
Enfin, le projet d’institut de formation de l’OEC, dont le démarrage est prévu en janvier
2005, pourrait constituer la première étape vers le développement des actions de formation
continue au profit des membres de l’Ordre.
L’IEG 11 a été développé par l’IFAC pour servir de guide à ses membres dans le
développement des programmes de renforcement des compétences des professionnels
comptables en matière de technologies de l’information.
95
Selon l’enquête réalisée, l’ensemble des répondants estime que l’OEC à un rôle à jouer dans la sensibilisation
des NTIC auprès de ses membres (Cf. Annexe 1).
96
L’AICPA et l’ICCA ont mis en place les titres CITP (Certified Information Technology Professional) et CATI
(Comptable Agréé spécialiste en Technologies de l’Information) comme reconnaissance de l’expert-comptable
spécialiste dans les technologies de l’information.
Par ailleurs, le domaine des examens suscite aujourd’hui un large débat à l’échelle
mondiale. « Les programmes de formation sur lesquels se basent les examens n’ont cessé
de s’élargir à mesure que les attentes du marché à l’égard des Experts-comptables
gagnaient en ampleur et en complexité. Aujourd’hui, le contenu des programmes est tel que
les examens ne peuvent plus conserver leur configuration actuelle »97.
Aux Etats-Unis d’Amérique, les centres d’examen sont dotés à partir de novembre 2003, de
moyens informatiques : chaque candidat a à sa disposition un poste de travail muni d’un
accès Internet.
Ainsi, la compétence technologique du candidat sera indispensable au déroulement de
l’épreuve. L’objectif de l’examen sera revu en conséquence : on n’attend plus du candidat
qu’il mémorise une foule d’éléments énoncés dans le programme d’examen et de les
restituer dans le cadre d’un examen, mais qu’il ait la capacité de savoir comment et où
trouver les sources de référence appropriées et d’intégrer et d’analyser l’information
recueillie de manière à pouvoir fournir une solution globale à un problème donné.
Enfin, dans le domaine des nouvelles technologies comme dans tous les autres domaines de
compétence, il incombe désormais à chaque professionnel de prendre en charge sa propre
formation.
97
D’après Nick KIRTON, Président du comité sur la formation et l’admission de l’ICCA cité par Fina Scroppo.
Evaluation globale. CA Magazine. Octobre 2002.
Diriger une entreprise est un défi permanent quelle que soit sa taille. Pour le relever, les technologies
de l’information et de la communication offrent des outils et des solutions qui répondent aux besoins
de chaque entreprise et apportent mobilité, flexibilité, réactivité et liberté.
Mais au sein des cabinets d’expertise comptable, comment s’appuyer sur Internet ? Quel bénéfice
immédiat procure-t-il au cabinet ? Comment améliorer la mobilité des Experts-comptables et celle de
leurs collaborateurs ? Comment garantir la sécurité des données transmises sur le réseau ? Certes, les
solutions existent mais bien les choisir et les mettre en œuvre semble parfois complexe.
Pourtant, les exemples pratiques présentés au niveau de la seconde partie, les témoignages des
praticiens et les résultats de l’enquête réalisée confirment que ces technologies sont et seront les
leviers de croissance et du développement des cabinets d’expertise comptable.
En effet, la mise en place des NTIC permet aux cabinets d’expertise d’en tirer des bénéfices
considérables, tels :
Cependant, si le rôle de levier des NTIC apparaît comme un facteur stratégique de succès,
l’introduction de ces technologies soulève un certain nombre d’oppositions qui doivent être prises en
compte. Elles se traduisent par plusieurs caractéristiques majeures :
- une nouvelle forme de communication qui d’une part bouleverse les modes d’organisation des
cabinets et les modes de collaboration des individus dans le travail, et d’autre part suscite des
controverses à propos des règles déontologiques ;
- les autres risques potentiels comme les virus, les risques d’intrusion et de manipulation frauduleuse
et malintentionnée des données du système d’information du cabinet ;
Tels sont les bouleversements que l’implantation des nouvelles technologies peut engendrer et
auxquels il convient de réfléchir préalablement au lancement du projet d’implantation.
CONCLUSION GENERALE
Depuis le début des années 80, les Experts-comptables ont dû investir dans l'informatique, passage
obligé vers le cabinet moderne. Ils se sont vite aperçus que l'ordinateur était un formidable outil pour
le traitement des informations dont le volume croît régulièrement. Cette informatisation a permis aux
cabinets d'obtenir des traitements plus rapides et moins coûteux.
L'objectif affiché étant le traitement et la diffusion de l’information en temps réel, les NTIC
apportent la solution qui manquait à l'informatique : la communication. Cette communication
d'ordinateur à ordinateur révolutionne le monde professionnel de la comptabilité.
En effet, les chefs d'entreprise attendent des services plus adaptés à leurs besoins spécifiques. Ils
remettent en cause la mission traditionnelle de l'Expert-comptable, qui leur apporte certes la "qualité et
la sécurité fiscale", mais qui ne leur est d'aucune utilité dans la gestion quotidienne de leurs affaires.
Avec des conditions d'exercice toujours plus complexes à maîtriser, ils recherchent tout ce qui peut
faciliter la connaissance, au jour le jour, des nouveautés, des coûts et des échéances juridiques, fiscales
et sociales.
Avant que des conseils extérieurs ne s'emparent de ces missions, il est stratégique, pour notre
profession, de réagir en revalorisant la fonction comptable.
Les nouvelles technologies apportent ces outils. Elles sont un véritable catalyseur d’activité en
permettant de simplifier les procédures, de résoudre des questions d’ordre organisationnel et de
faciliter l’accès à l’information. Mais certaines de ces technologies devraient être surveillées de près :
Les ASP (Application Service Provider) sont des applications hébergées à distance accessibles via
Internet. Un fournisseur ASP complet propose à ses clients d’héberger applications et données distants
à tout moment et en toute sécurité. Par contre, un fournisseur ASP limité propose l’hébergement
uniquement des données. Ainsi, le client loue le droit d’usage du logiciel du fournisseur et n’est, de ce
fait, pas propriétaire de l’application, mais uniquement des données.
Avec l’utilisation de cette technologie, il n’est plus question que tout doit se faire au cabinet ou chez le
client par le professionnel ou par l’entreprise. Les données peuvent être saisies chez le client, le
professionnel peut intervenir en temps réel pour changer des écritures, un suivi interactif entre les
deux partenaires est assuré par ces applications. Ces technologies présentent également l’avantage que
tout le monde travaille sur la même version, le professionnel ne se trouve plus dans l’obligation de
connaître toutes les versions dont disposent ses clients.
Le document une fois dématérialisé est orienté pour classement et archivage dans le dossier numérique
approprié. Les recherches s’effectuent par des logiciels de navigation avec des mots clés définis. Les
collaborateurs peuvent donc consulter n’importe quel dossier, répondre à toute demande de client de
manière quasi instantanée en délivrant une information précise et justifiée.
L’enquête réalisée révèle que peu de cabinets exploitent un portail de Services : 17% des cabinets ont
ouvert un Intranet à leurs clients.
Le portail de Services du cabinet présente des arguments forts. En général, un cabinet va mettre en
ligne un service d’établissement de fiches de paie, une comptabilité en ligne et le dossier du client.
L’automatisation de telles procédures réduit les erreurs, ce qui permet aux collaborateurs et aux
Experts-comptables de superviser les dossiers plus attentivement, corriger les erreurs de manière
qualitative, sans perte de temps et enfin, de valoriser leurs capacités de conseil et d’assistance.
Outre la relation client, le Portail de Services révolutionne l’organisation des cabinets. Il ouvre aux
Experts-comptables des perspectives conséquentes de travail collaboratif et de mobilité. Un portail
permet en effet de relier en permanence un collaborateur nomade avec son cabinet. Il peut y retrouver
les éléments constitutifs d’un vrai bureau mobile : courrier, bases de données, missions, rendez-vous,
dossiers des clients...
La mobilité est également applicable dans le cabinet. A ce titre, l’utilité des systèmes sans fil est
évidente. Sans avoir à se soucier des branchements des câbles, le collaborateur peut se déplacer dans le
bureau en étant toujours connecté au réseau interne ou à Internet. Ce qui facilitera l’usage et
l’organisation des locaux du cabinet.
Les EDI, en accélérant la production des informations et leur communication, permettent aux
dirigeants d’entreprises de prendre des décisions plus rapidement et dans de meilleures conditions.
Obtenir les états de synthèse le plus tôt possible est aujourd'hui devenu une exigence des clients à
laquelle les EDI répondent parfaitement. Il est donc impératif d'adopter cette technique.
Les nouvelles technologies donnent aussi l'occasion à la profession d'apporter à ses clients de
nouvelles missions de conseil. Celles-ci sont importantes car elles permettent à l'Expert-comptable de
créer ou de consolider un système d'information, de mettre en place des procédures et de les
formaliser, de former ses clients, de certifier un site Web…: autant d'atouts qui permettent à
l'Expert-comptable de s’affirmer comme le conseil privilégié de l'entreprise et de demeurer maître de
l'information, de sa circulation et de son organisation.
Le potentiel de ces technologies est donc immense, c'est pourquoi il est impératif de les exploiter, sans
quoi le retard accumulé sera difficile à combler.
Néanmoins, l'outil technologique n'est rien si le management ne suit pas : former et impliquer le
personnel, décloisonner les structures verticales et pyramidales, développer le travail de groupe,
repenser les processus sur des bases nouvelles...c'est là que se situe le vrai défi. L'informatique n'est
pas l'obstacle, elle est d'ailleurs de plus en plus transparente pour l'utilisateur : il n'est pas nécessaire
d'être mécanicien pour conduire sa voiture. L'obstacle, c'est la résistance au changement et la peur
naturelle de l'homme face à des événements qui bouleversent ses points de repère habituels. Il faut
penser autrement, c'est là où se situe la plus grande difficulté.
D'une année sur l'autre, des règles qui guidaient jusque là la gestion du cabinet sont brisées par
l'apparition de nouvelles technologies. Ainsi, l'usage selon lequel l'information n'est disponible qu'en
un seul endroit est aujourd'hui périmé.
Pour autant, il ne s'agit pas, de se lancer à corps perdu dans un projet de réorganisation et
d'informatisation à outrance du cabinet. S'engager aveuglément dans les voies nouvelles ouvertes par
des technologies tels que le groupware, Intranet, workflow…, n'est pas la solution. L'attentisme non
plus.
Une démarche pragmatique consistera à étudier l'évolution de notre profession et s'y préparer avec des
outils ouverts et évolutifs, par étape, en profitant des cas concrets et des opportunités sans forcément
refondre entièrement l'organisation. Il est nécessaire de maîtriser l'intégration de ces technologies dans
le contexte global du cabinet et des perspectives de changements de son environnement. Sans vision
stratégique, sans prise de conscience qu'il s'agit avant tout d'une entreprise nécessitant une approche
managériale et organisationnelle, le succès sera compromis. Le cabinet risquera alors de rester empêtré
plusieurs années dans un choix technologique figé ne répondant plus au besoin de son environnement
tant interne qu’externe.
Concomitamment à la prise en compte des dimensions stratégique et organisationnelle d’un tel projet,
Il convient également d’accompagner ce phénomène de dématérialisation d’un certain nombre de
mesures :
- Dans le domaine de la preuve : il est aujourd’hui admis que les règles de preuve de notre droit
sont dépassées par l’évolution technologique, et manifestement inadaptées à la réalité de la vie
des affaires. Il suffirait donc de peu d’aménagement juridique pour accompagner le
développement technologique et faire qu’un document électronique ne soit pas traité autrement
qu’un document papier. Il devrait avoir la même valeur légale et la même force probante.
Intégrer les technologies de l’information dans le cursus de formation des Experts- comptables
est également indispensable pour préparer l’Expert-comptable de la nouvelle ère.
Si elle prend en considération tous ces paramètres, la profession comptable se donnera toutes les
chances pour réussir son intégration dans la nouvelle économie.
BIBLIOGRAPHIE
1- OUVRAGES
- Makram YAICH (2001), L’impact des NTIC sur la profession comptable, Mémoire
pour l’obtention de la maîtrise en gestion comptable, Université de Sfax pour le sud,
Tunisie.
- Sana KTAT, L’impact des NTI sur la performance des auditeurs : validation
empiriques dans le contexte tunisien – ISCAE, Tunisie.
- « L’accès des NTIC dans l’industrie marocaine reste faible », Le matin du Sahara du
22 novembre 2002.
- Compte rendu d’une conférence sous thème « Stratégie NTIC au Maroc », organisée à
Paris le 22 mars 2002, par l’association Maroc Entrepreneurs.
4- ENQUÊTE
- Résultats de l’enquête portant sur les NTIC et réalisée auprès des Experts-comptables
marocains.
5- CONGRES ET SEMINAIRE
6- TEXTES DE LOI
7- SITES INTERNET
- Livre blanc sur les enjeux des nouvelles technologies dans les cabinets d’expertise
comptable élaboré par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables
français : www.bcentral.fr/expertscomptables
- Site mis en place par Microsoft France dédié aux petites entreprises : www.bCentral.fr
ANNEXES
149
ANNEXE 17 - Le taylorisme: un système inadapté dans un environnement nécessitant davantage de
flexibilité
ANNEXE 24 - Exemple d'application d'agenda partagé dans un cabinet: préparation d'une réunion
ANNEXE 26 - Adresses des sites Web des cabinets marocains d’expertise comptable
ANNEXE 27 - Relation cabinet/fournisseurs: vers une chaîne numérique automatisée des achats
150
ANNEXE 1
a) OBJECTIFS DE L’ENQUETE
Il n’existe pas à notre connaissance d’études récentes déjà réalisées sur l’informatisation des cabinets d’expertise
comptables marocains et encore moins sur les NTIC. Ainsi, l’enquête réalisée a pour objectifs de :
- connaître le niveau d’équipement des cabinets en matière de NTIC et noter l’utilisation qui en est faite ;
- évaluer les attentes, les attitudes et opinions de la profession à l’égard des NTIC.
b) METHODOLOGIE
Parmi les techniques de recherche, nous avons choisi le questionnaire pour ses multiples avantages. En premier lieu,
cette technique de recherche est très rapide à distribuer et à répondre comparativement à l’entrevue où un lieu
spécifique est nécessaire. De plus, le questionnaire ne coûte pratiquement rien à produire et à distribuer puis
s’applique à un grand nombre de personnes à la fois.
Le niveau de comparabilité du questionnaire est extrêmement élevé : les questions sont les mêmes pour tous les
répondants. Malheureusement, le questionnaire administré est de formation volontaire et les personnes pourraient
vouloir faire bonne impression et peuvent alors fausser les résultats.
Cette technique de recherche présente un autre inconvénient. En effet, avec un questionnaire fermé, les répondants ne
sont pas portés à développer les réponses puisqu’elles sont déjà proposées à l’avance. Evidemment, nous n’avons pas
pu développer certains aspects autant que nous le voulions et d’autres aspects auxquels nous n’avons pas pensé vont
être complètement absents de cette recherche. Toutefois, dans la mesure où les répondants sont représentatifs de leur
milieu professionnel, l’analyse des résultats obtenus pourrait combler cette lacune.
151
c) COMPOSITION DE L’ECHANTILLON
L’OEC comprend au 31 décembre 2003, 270 Experts-comptables : 207 au niveau de Casablanca et les régions du
centre, du Tensift et du sud (soit 77% du total) et 63 au niveau de Rabat et les régions du nord ouest, du centre nord,
de l’oriental et du centre sud (soit 23% du total).
A la même date, 59 sociétés d’expertise comptable sont inscrites à l’Ordre.
Les Experts-comptables équipés d’une adresse électronique sont estimés à environ 179 sur une population de 270,
soit environ les deux tiers. Donc, la majorité des Experts-comptables sont équipés d’une adresse électronique.
L’enquête a été conduite du 15 avril (date de l’expédition) au 31 juillet 2004 à l’aide d’un questionnaire administré
aux Experts-comptables inscrits à l’OEC au 31 décembre 2003 et équipés d’une adresse électronique et/ou d’une
télécopie.
Nous avons retenu un échantillon de 170 Experts-comptables sélectionnés d’une manière arbitraire et répartis à
travers le Royaume.
Le questionnaire a été administré principalement par e-mail (151 envois par e-mail contre 19 par télécopie) pour ses
avantages nombreux : facilité d’utilisation, rapidité d’exécution et faiblesse du coût.
Le nombre de réponses reçues s’élève à 47 réponses soit un taux de réponse avoisinant 30%.
Notons que parmi ces 47 réponses, 8 ont été reçues par messagerie électronique, le reste soit 39 réponses ont été
reçues par courrier ou par télécopie.
152
Par région, la composition est schématisée par le graphe ci-dessous :
Nous constatons que la répartition des répondants entre les deux régions est quasi-identique à celle des membres de
l’OEC (voir supra).
Par conséquent, on pourrait avancer que le panel des Experts-comptables répondants est représentatif de la
population globale : les résultats de l’enquête constitueraient une photographie des plus intéressantes sur le niveau de
compréhension de la profession en matière des nouvelles technologies, sur les projets affichés au regard de ces outils
et sur l’équipement actuel des cabinets.
Environ 70% des cabinets ont un effectif qui ne dépasse pas la barre des vingt personnes. D’ailleurs, la moyenne
arithmétique calculée 17,50 employés, se situe au niveau de cette tranche.
153
45,00%
40,40%
40,00%
35,00%
31,90%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
12,80%
10,00%
6,40% 6,40%
5,00%
2,10%
0,00% 0,00%
0,00%
Non réponse Moins de 10 De 10 à 20 De 20 à 30 De 30 à 40 De 40 à 50 De 50 à 60 Plus de 60
Intervalle
d) RESULTATS DE L’ENQUETE
1) D’une façon générale, assimilez-vous les nouvelles technologies de l’information et de communication (NTIC) en fonction
de vos souhaits d’organisation et de développement ?
Nbre Effectif
citations % moyen
Non réponse 2 4.30%
C'est parfaitement clair 26 55.30% 20,42
J'ai de nombreuses difficultés de compréhension 2 4.30% 10.00
Cela me semble globalement clair, mais je perçois des difficultés dans la compréhension de certaines offres 17 36.20% 14.88
Je n'y comprends pas grand chose 0 0.00% 0.00
TOTAL OBS. 47 100% 17.50
154
Si plus de 50% des Experts-comptables
Je n'y comprends pas grand chose
Autre observation intéressante : les cabinets qui assimilent clairement les NTIC, emploient environ 20 personnes
alors que ceux qui ont des difficultés de compréhension, ont un effectif moyen inférieur (10 à et 15 personnes). Peut-
on avancer que l’assimilation des NTIC est fonction de l’effectif des cabinets ?
2) Vous avez un accès à Internet au sein de votre cabinet; quelle utilité en avez-vous ?
Les Experts-comptables sont tous sans exception des internautes. Ils sont environ 80% d’entre eux à utiliser
régulièrement Internet dans ses fonctions courantes (e-mail et recherche d’informations).
155
Moins de deux ans
6%
4) Vous possédez au moins une adresse e-mail (professionnelle) au sein de votre cabinet ; quelle utilité en avez-vous ?
Nous l'utilisons peu mais la boîte aux Nous l'utilisons en permanence pour avec les clients et partenaires.
lettres est consultée au moins une fois échanger avec nos clients et
par jour partenaires
11% 63%
156
6) Chacun des collaborateurs a-t-il son adresse e-mail ?
Par ailleurs, cette variable (adresse e-mail par collaborateur) dépend significativement de l’existence d’un réseau, de
l’utilisation d’un Intranet ou d’un groupware au sein du cabinet. Sans l’un de ces trois éléments, la communication
intra cabinet ne peut évoluer.
Effectif
Nb. cit. Fréq. moyen
Oui, Cela est incontournable aujourd'hui 16 34.00% 25.00
Non, mais nous comptons développer un site Web propre au cabinet 23 48.90% 14.00
Non et nous n'en voyons pas l'utilité 8 17.00% 10.00
TOTAL OBS. 47 100% 17.50
Si environ un tiers des cabinets disposent d’un site Web, presque la moitié compte en développer un. Les Experts-
comptables ne voient plus la vie sans un site Web.
Au même titre que la question n°1, la possession d’un site Web ou l’idée d’en développer un dépendrait de l’effectif
du cabinet.
Non réponse
6%
Plus de quatre ans
31%
9) Si oui, quels sont les services en ligne que vous proposez à travers votre site Web ?
Nb cit. Fréq.
Documentation, Information 13 87%
Consultation 2 13%
Total Observations 15 100%
Ces sites sont essentiellement des sites vitrines présentant le cabinet et mettant à la disposition du visiteur des
informations d’ordres juridiques, sociales et fiscales. Par ailleurs, seulement deux cabinets proposent des services en
ligne à travers leur site Web.
10) Quels sont pour vous les principaux critères de succès d’un site Web pour le cabinet (Maximum 3 réponses) ?
158
9 0 ,0 0 %
8 0 ,0 0 %
7 6 ,6 0 %
7 0 ,0 0 %
6 0 ,0 0 %
5 1 ,1 0 %
5 0 ,0 0 %
4 6 ,8 0 %
4 0 ,0 0 %
3 0 ,0 0 %
2 3 ,4 0 %
2 1 ,3 0 %
2 0 ,0 0 %
1 0 ,0 0 % 8 ,5 0 %
0 ,0 0 %
N on rép onse R ic h e e n te r m e E s th é tiq u e C o u p lé à u n in tr a n e t a v e c In te ra c tif e t c o u p lé à u n e R é f é re n c é p a r d e n o m b re u x
d 'in fo r m a tio n s à c a ra c tè r e a c c è s s é c u r is é le ttre d 'in fo rm a tio n s ite s W e b o u m o te u r s d e
f is c a l, s o c ia l o u ju r id iq u e é le c tro n iq u e re c h e r c h e
C r itè r e s
159
11) Dans le cadre de vos travaux, utilisez-vous ces technologies (plusieurs réponses) ?
Effectif
Nb. cit. Fréq. moyen
Scanérisation des pièces comptables 9 19.10% 27.29
Archivage électronique des pièces 6 12.80% 25.60
Dossiers d'audit électroniques 10 21.30% 24.40
Télétransmission des données comptables ou
sociales 26 55.30% 14.21
Télécomptabilité 7 14.90% 12.50
Télésurveillance comptable 2 4.30% 12.50
Téléformation 2 4.30% 12.00
Révision Assistée par Ordinateur 6 12.80% 9.67
Non réponse 12 25.50%
TOTAL OBS. 47
6 0 ,0 0 %
5 5 ,3 0 %
5 0 ,0 0 %
4 0 ,0 0 %
3 0 ,0 0 %
2 5 ,5 0 %
2 1 ,3 0 %
2 0 ,0 0 % 1 9 ,1 0 %
1 4 ,9 0 %
1 2 ,8 0 % 1 2 ,8 0 %
1 0 ,0 0 %
4 ,3 0 % 4 ,3 0 %
0 ,0 0 %
N o n ré p o n se T é lé tr a n s m is s io n T é lé c o m p ta b il ité T é lé s u r v e il la n c e R é v i s io n A s s is té e D o s s i e r s d 'a u d i t S c a n é r is a tio n d e s A r c h iv a g e T é l é f o r m a tio n
des données c o m p ta b l e p a r O r d i n a te u r é le c tr o n iq u e s p iè c e s c o m p ta b le s é le c tr o n i q u e d e s
c o m p ta b le s o u p iè c e s
s o c i a le s
Si le quart des cabinets questionnés n’utiliserait aucune de ces technologies, les trois quarts des cabinets restant
utiliseraient principalement :
- la télétransmission des données comptables ou sociales (55%). A notre avis, cette transmission à distance de
données serait opérée principalement par la messagerie électronique ;
- les dossiers d’audit électroniques (21%) ;
- la scanérisation des pièces comptables (19%).
160
Par ailleurs, il ne faudrait pas négliger les chiffres de la télécomptabilité (15%), la révision assistée par ordinateur
(13%) et l’archivage électronique des pièces (13%).
Enfin, en analysant ces résultats en fonction de l’effectif, on remarque que la tenue des dossiers d’audit électronique,
l’archivage et la scanérisation électronique des pièces sont principalement du ressort des « grands » cabinets dont
l’effectif avoisine voire dépasse 25. Par contre, pour le reste des technologies, elles relèveraient des cabinets dont
l’effectif ne dépasse pas 15 personnes.
12) Utilisez-vous un outil informatique de type « Groupware » pour gérer le planning commun, la messagerie interne et la base
de données du cabinet ? (Groupware : ensemble de matériel et logiciel nécessaire à la mise en œuvre d’un environnement
partagé en réseau)
Nb. cit. Fréq. Le groupware rentre petit à petit dans les cabinets
Oui et nous l'utilisons parfaitement 8 17.00%
Oui mais nous l'utilisons mal ou peu 8 17.00%
(environ un tiers en serait équipé) mais pas encore
Non mais nous souhaitons en avoir un 16 34.00% de manière optimale pour la moitié d’entre eux.
Nous n'en voyons pas l'utilité au cabinet 15 31.90%
TOTAL OBS. 47 100% Néanmoins, le tiers serait prêt à s’équiper
d’un groupware.
Seuls les « petits » cabinets (effectif ne dépassant pas 9) ne voient pas l’utilité du groupware au sein de leur
organisation.
13) Utilisez-vous un outil informatique de type « Intranet » pour partager l’information, gérer votre messagerie et vos plannings
en interne ?
Au même titre que la question précédente, ce sont les petits cabinets (effectif moins de 10) qui ne voient pas l’utilité
de l’Intranet dans leur structure.
161
Oui et nous l'utilisons parfaitement
Nous n'en voyons pas l'utilité au cabinet
21%
26%
14) Utilisez-vous un outil informatique de type « Extranet » pour partager l’information avec les clients, fournisseurs, ou autres
partenaires ?
Non réponse
2%
Nous n'en voyons pas l'utilité au cabinet
30% Oui et nous l'utilisons parfaitement
9%
15) Utilisez-vous un outil ASP (applications hébérgées : modèle de service où le client loue le droit d’usage du logiciel sans
qu’il soit propriétaire) pour votre cabinet et vos clients ?
162
Oui
2%
16) Un plan de formation aux nouvelles technologies est-il en place au sein de votre cabinet ?
163
50,00%
44,70%
45,00%
40,40%
40,00%
35,00%
31,90%
29,80%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
12,80%
10,00%
6,40%
5,00%
2,10%
0,00%
Non réponse TPE PME Grandes Entreprises Sociétés de service Tous les segments Nous ne savons pas
18) Pensez-vous que les nouvelles technologies vont résoudre les problèmes d’organisation de vos clients ?
164
Nous ne savons pas
9%
Oui, c'est certain
Non pas du tout 34%
11%
…Cependant, la majorité écrasante (plus de 90%) des cabinets n’ont pas de vision précise de l’équipement en
NTIC de leurs clients. Les Experts-comptables peuvent-ils remplir leur rôle de partenaire et d’interlocuteur privilégié
des entreprises marocaines tout en ayant une image imparfaite de leur clientèle ?
165
Oui, nous le connaissons et nous
possédons une base à jour
Non et cela ne nous concerne pas 4%
4%
21) Avec l’arrivée des nouvelles technologies, estimez-vous avoir un rôle de sensibilisation et d’accompagnement de vos
clients ?
Oui pourquoi pas Oui, c'est certain …D’ailleurs, les Experts-comptables sentent
15% 36%
22) Pensez-vous que la Profession est en retard par rapport à ses clients ?
Et ils sont prêts à jouer ce rôle dans la mesure où plus de 60% des répondants estiment que la profession est à un
niveau égal voire même en avance par rapport à ses clients.
166
Non réponse
4%
24) D’une façon générale, pensez-vous que les NTIC vont avoir, avant tout, un impact sur : (plusieurs réponses)
167
L’impact des NTIC se ressentirait plutôt sur :
- Le service au client ;
- Les gains de productivité ;
- La qualité des missions fournies.
Chiffre très intéressant : les cabinets ne croient majoritairement pas à la baisse des honoraires provoquée par
l’arrivée des NTIC. La profession serait-elle le seul marché épargné par un phénomène qui affecte tous les marchés
connus ?...
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Le service au client Les gains de Les relations avec La qualité des La réduction des prix Le développem ent Le développem ent La stratégie de
productivité au les fournisseurs et m issions fournies des m issions de nouvelles de la clientèle positionnem ent du
cabinet les Adm inistrations m issions (nouveaux clients) cabinet
I t
25) Estimez-vous que l’OEC a un rôle à jouer dans la sensibilisation des NTIC (formation, journée de réflexion…) ?
Nb. cit. Fréq. Tous les répondants confèrent d’une manière solennelle et sans
Non réponse 1 2.10%
Ou i, c'e st certain 46 97.90%
équivoque à l’OEC un rôle à jouer dans la sensibilisation des
No n, p a s du tout 0 0.00% NTIC auprès de ses membres.
TOTAL OBS. 47 100%
168
Non, pas du tout
0%
Non réponse
2%
26) Dans ce sens, avez-vous participé au séminaire du 19 décembre 2002, organisé par le conseil régional de Casablanca et sud,
sur le thème « Internet, intranet au service de l’expert-comptable et de l’entreprise » ?
La majorité écrasante des Experts-comptables répondants (plus de 80%) n’ont pas assisté à la seule manifestation
organisée par l’OEC portant sur les NTIC. Cependant, cette situation ne remet pas en cause l’intérêt suscité par les
Experts-comptables en matière de NTIC (voir question 1) et ne signifie en aucun cas qu’il n’y a plus lieu d’organiser
des manifestations ordinales de ce genre (voir question 25).
169
27) Commentaires libres sur ce questionnaire ou votre appréciation de l’impact des NTIC sur la Profession :
Non réponse
Plus de quinze 2% Moins de cinq
21%
15%
Elément très intéressant : presque 80% des cabinets disposent d’un réseau local. En d’autres termes, les cabinets
sont prédisposés au partage d’informations, au travail de groupe…donc, la profession est préparée à la mise en place
des NTIC.
170
Non
21%
Oui
79%
Poste à poste
32%
Client/Serveur
68%
Seul 16% des cabinets disposant d’un réseau sont connectés à d’autres réseaux locaux. Les cabinets marocains sont
principalement des cabinets mono-sites.
171
oui
16%
Non
84%
Non réponse
2%
Non
23%
Oui
75%
172
Externe
29%
Interne
71%
Les trois quarts des cabinets disposent d’une personne responsable du système informatique. Celle-ci est
principalement interne (plus de 70%).
Les cabinets ne font pas appel aux compétences externes pour gérer leur système d’information, peut-être pour des
raisons d’indépendance ou de confidentialité.
Autres
4 : Trésorerie; GRH
23 : Etats de synthèse
27 : Gestion des Immobilisations
29 : CRM (Gestion Relations Clientèle)
30 : Gestion financière
173
120,00%
100,00% 97,90%
91,50%
80,00%
%
60,00%
53,20%
48,90%
44,70%
40,00%
34,00%
23,40%
20,00%
0,00%
Tenue de comptabilité Paie Facturation Juridique Communication Audit Gestion du temps
(groupware,
messagerie,
navigateur )
La majorité écrasante des cabinets (plus de 90%) disposeraient des logiciels de comptabilité et de paie.
Cette situation est jugée ordinaire pour une profession dont le métier de base est la tenue de la comptabilité et de la
paie.
Les cabinets exploitent d’autres logiciels qui ont trait :
- au volet juridique (plus de 50%) ;
- à la gestion de la facturation (presque 50%) ;
- à la communication (environ 45%).
174
Les logiciels de gestion de temps sont peu utilisés (presque un tiers) par la profession dont les honoraires
d’ailleurs sont calculés sur la base du temps passé chez le client ou dans le traitement d’un dossier.
Enfin, les logiciels d’audit sont les moins utilisés par les cabinets (moins du quart).
e) CONCLUSION
Cette enquête a permis de mettre en évidence que les Experts-comptables ont conscience de l’importance des NTIC
et des opportunités qu’elles offrent pour la profession et sont déjà des utilisateurs, à des degrés différents, de ces
technologies.
Ainsi, les Experts-comptables :
- sont tous équipés en matériels informatiques ;
- dans leur majorité, disposent d’une architecture réseau de type local ;
- utilisent massivement Internet ;
- possèdent tous au moins une adresse e-mail ;
- dans leur majorité, ont déjà ou compte développer un site Web ;
- ont intégré dans leurs travaux des nouveaux outils et techniques tels les dossiers d’audit électronique, la
scanérisation, l’archivage électronique des pièces, la télécomptabilité…
- disposent dans une faible proportion d’un groupware et d’un Intranet ;
- ont mis en place ou compte bâtir un plan de formation aux NTIC au profit de leur personnel.
Autre enseignement tiré de l’analyse des résultats : l’interaction entre certaines réponses et l’effectif du cabinet.
C’est le cas notamment :
- de l’assimilation des NTIC en tant que levier de performance et d’évolution des cabinets ;
- des adresses électroniques dédiés aux collaborateurs ;
- de la possession d’un site Web ;
- de l’existence d’un réseau informatique ;
- de la maîtrise d’un groupware ou d’un Intranet ;
- de l’utilisation de certaines technologies tels le dossier d’audit électronique, la scanérisation…
- de la mise en place d’un plan de formation aux NTIC.
Ainsi, peut-on avancer que les NTIC sont l’exclusivité des « grands » cabinets ? Les NTIC peuvent-elles constituer
une barrière à l’entrée de la profession ?
A notre avis, cette fracture technologique ne devrait pas perdurer et l’histoire (et même l’enquête réalisée) nous le
confirme : les cabinets sans exception ont déjà fait rentrer massivement l’informatique et ont fait bénéficier leurs
clients des avantages et gains tirés de l’outil informatique.
C’est, donc, une question de temps (et peut-être de moyens). Les cabinets devraient s’approprier les NTIC et faire
bénéficier leurs clients, au même titre que l’informatique, des bénéfices tirés de ces technologies.
175
Par ailleurs, les Experts-comptables sont également disposés à jouer un rôle en matière des NTIC vis-à-vis de leurs
clients et leur statut de partenaire privilégié et historique des entreprises leur permettra de contribuer largement à la
réalisation de cet objectif.
A ce titre, l’OEC devrait s’inspirer de l’expérience initiée par le CSOEC de France qui a mis en place un projet
intitulé Best-Net financé par le Ministère de l’économie, des finances et de l’industrie. Ce projet vise à favoriser et
accompagner les entreprises françaises vers la Net-économie.
Dans le cadre de cette démarche, de nombreux cabinets d’expertise comptable français ont suivi des cours de mise à
niveau pour aider leurs clients à passer à l’action.
Les Experts-comptables marocains, en tant que conseillers des entreprises, pourraient assurer le même rôle que leurs
confrères français mais au préalable ils devraient maîtriser les NTIC. Et c’est à ce niveau que l’intervention de
l’Ordre des Experts-comptables, en tant que représentant légal de la profession, devient nécessaire notamment en
matière :
176
ANNEXE 2
Echange de données • Par papier (notes, dossiers...) • Par connexion au réseau local
Exemple: • Par disquette • Par connexion à un réseau distant
- Message • Par connexion à Internet
- Fichiers informatiques (tableau, rapports)
177
ANNEXE 3
• Le LAN en poste à poste connaît certaines limites: Un LAN est un ensemble d'ordinateurs connectés entre
eux sur un même site géographique. La circulation de l'information s'y effectue en circuit fermé. Un tel
réseau lorsqu'il fonctionne en poste à poste permet à chaque utilisateur de travailler avec ses propres
applications tout en accédant aux données stockées sur d'autres postes. Chaque machine est à la fois client
et serveur. Mais la fonction de serveur est très limitée (simple partage de périphériques ou de fichiers) et
n'autorise la connexion que d'un client à la fois pour accéder à une ressource partagée. On ne peut donc
espérer développer le travail collaboratif de façon importante avec ce type d'installation.
Du poste à poste...
Poste de
travail
Poste de Poste de
travail travail
Poste de
travail
Suite
178
ANNEXE 3 - suite
• Le LAN client-serveur est plus performant et plus malléable. La plupart du temps, l'installation est de type
monoserveur. L'information est alors centralisée et accessible simultanément par plusieurs postes clients. Le
serveur peut alors, contrairement au poste à poste, être accessible 24h/24 et servir de messagerie, de base de
données. Ce système facilite, en outre, la gestion et la sauvegarde des données du réseau puisque la majorité de
l'information est centralisée sur le serveur.
Réseau distant
ou Internet
Poste de
travail
Base de
données
Poste de
travail
Serveur
Impression Poste de
travail
• Le WAN est un réseau distant ou étendu. C'est un ensemble d'ordinateurs connectés entre eux mais implantés sur
des sites différents, distants de quelques kilomètres à plusieurs milliers. Son débit est nettement moins important
que celui d'un LAN sauf si l'entreprise utilise des lignes spécialisées coûteuses.
179
ANNEXE 4
• Le choix d'une architecture centralisée dans laquelle les différents serveurs seront tous reliés à un serveur
central. Cela a l'avantage d'être très structuré donc plus facile à administrer et moins coûteux. En outre, elle
autorise une gestion asynchrone des communications, celle-ci restant stockée sur le serveur central si le
destinataire n'est pas joignable. Par contre, le risque de saturation du système est plus probable.
Poste de
Bureau A travail
Poste de
travail
Siège
Poste de
travail
Bureau B
Poste de
travail
• L'architecture décentralisée (ou "point à point") au contraire présente l'avantage, en reliant chaque
serveur entre eux, d'une rapidité accrue et d'une diminution des risques d'engorgement du réseau. Par contre,
l'anarchie des flux de communications entraîne le surcoût d'une administration complexe à gérer.
Bureau A
Siège
Bureau
C
Bureau B
180
ANNEXE 5
Du fait de la multiplication des informations échangées et de la saturation qu'elle entraîne dans un réseau
classique centralisé, la mise en oeuvre du modèle client-serveur est devenue indispensable. Mais pour
assurer le transport fiabilisé de ces informations, il est indispensable de gérer ces échanges : c'est
l'administration du système.
La différence majeure entre un modèle client-serveur et un modèle centralisé se situe au niveau des
traitements d'une application qui s'exécutent entre plusieurs endroits (le poste client et le serveur, voire
plusieurs serveurs). De même, les données peuvent aussi être réparties sur un ensemble de serveurs. La
complexité de l'exploitation et de l'administration d'un réseau est proportionnelle au nombre de composants
clients et serveurs, ainsi qu'à leur hétérogénéité (connexion de P.C. récents et anciens n'utilisant pas les
mêmes technologies par exemple).
L'administration d'un système comporte en fait plusieurs aspects, plus ou moins significatifs selon la nature
et l'importance du réseau:
• Authentification et sécurité
L'administrateur accorde les droits d'accès et définit les droits d'intervention des utilisateurs:
• création de données
• modification de données
• visualisation de données
• gestion des mots de passe
Suite
181
ANNEXE 5 - suite
182
ANNEXE 6
Si le cabinet désire créer un serveur, il a le choix entre l'installer sur son propre système informatique, ou le faire
héberger par un fournisseur d'accès qui installera ses pages sur son propre site et louera l'espace occupé au cabinet.
Cette solution est en fait l'équivalent d'un service d'infogérance. A partir d'un cahier des charges, le prestataire
réalisera la conception du site et l'installera sur son propre site. Cette méthode évite les coûts liés à l'achat de
l'équipement (serveur, routeur, firewall).
• au coût de création du service. Il est très variable selon le cahier des charges. Un site de présentation du cabinet
(10 à 20 pages Web) pourrait être réalisé à compter d’environ 3.000 DH, alors qu'un site plus complexe relié à
une base de données pourra être facturé jusqu'à 20.000 DH, voire plus.
• à l'abonnement mensuel correspond au forfait facturé par le fournisseur d’accès. Celui-ci est très variable et il est
fonction de la nature du site (de présentation ou dynamique) et du volume d'informations en transit. Ce deuxième
élément s'explique par le fait que si votre service est très consulté, il occupera une partie plus importante de la
bande passante du prestataire. En outre, plus le volume des pages stockées sur le serveur est important, plus la
place prise sur les disques durs l'est aussi.
La mise en place du serveur sur votre propre site nécessite des investissements supérieurs à l'hébergement. Il s’agit
notamment de :
• L'installation et la location d'une ligne spécialisée reliant le serveur du cabinet au fournisseur d'accès. Le débit de
départ ne pourra être inférieur à 64 Kbits/s pour éviter des temps d'accès trop longs chez l'utilisateur. Les frais
d’installation d’un tel débit (64 Kbits/s) s’élèvent à environ KDH 2 et son coût d’abonnement mensuel devrait
être facturé à partir de KDH 2,5.
183
ANNEXE 7
Réunion Note/Message
Même
lieu
Téléphone Courrier/Fax
Lieux
différents
184
ANNEXE 8
L'entreprise doit choisir entre Réseaux informatiques distants, Bénéfice simultané des
centralisation et décentralisation Internet avantages de la centralisation
et de la décentralisation
Les managers prennent toutes Bases de données partagées Chacun peut prendre des
les décisions décisions à son niveau
Les plans d'action donnent lieu à Documents partagés, gestion des Révision immédiate et gestion
des révisions périodiques tâches, bases de données partagées en temps réel
185
ANNEXE 9
Acquisition du document
Stockage du document
Classer
Archiver Indexer
Rechercher
Exploitation du document
Consulter
Commenter Envoyer
Annoter Réviser
186
ANNEXE 10
L'un des éléments les plus importants mais également les plus difficiles à définir est la présentation de
l'information et la manière dont la navigation au sein de cette information s'effectue. Il est impératif de
déterminer de façon précise la structure des informations et la façon dont chacun des documents HTML est
relié aux autres (avec un organigramme par exemple). Une astuce consiste à utiliser des métaphores
disponibles dans le monde réel. Ainsi, vous pourrez représenter le site par un bureau avec des armoires
(représentant une base de donnée) contenant des classeurs (les dossiers clients), un téléphone (la
messagerie) et une radio (pour l'information mise à jour quotidiennement).
Pour l'environnement Windows, le plus courant, ce protocole est directement disponible et exploitable lors
de l'installation ou de la configuration de ce système d'exploitation. Si votre réseau fonctionne avec Novell
Netware, il est impératif d'envisager une passerelle "IPX-to-IP" entre le serveur Web (fonctionnant sous
TCP/IP) et les postes clients (communicant sous IPX de Novell Netware)
Certains de ces logiciels sont gratuits. Les serveurs de milieu de gamme ajoutent des outils de surveillance
et de maintenance du site Web. Au delà, les logiciels serveurs les meilleurs, intègrent des dispositifs de
sécurité, de cryptage, voire de liens directs avec les bases de données du cabinet. Il ne faut pas négliger de
prévoir le nombre de connections simultanées que le réseau pourra supporter sans être saturé. Une des
solutions étant d'ajouter de la mémoire au serveur ou d'adopter une connexion plus rapide.
.../...
187
ANNEXE 10 - suite
Une fois le contenu défini, il faut le préparer pour pouvoir le publier sur le site Web. La création de page
HTML est réalisable, sans savoir programmer, à l'aide d'outils automatisés. Plusieurs choix sont possibles :
créer entièrement les documents ou les convertir. Le mieux est d'utiliser un éditeur simple de documents
HTML (Navigator Gold de Nescape, Front page de Microsoft, HotMetal de Softquad) qui crée des
documents, les relie entre eux et vérifie automatiquement les liens ainsi générés. Certains documents
pourront aussi être directement créés à partir des logiciels bureautiques habituels et convertis en format
HTML (les dernières versions des traitements de textes, des tableurs et logiciels de présentation peuvent
sauvegarder les documents directement dans ce format).
Etape 5 - relier les documents créés entre eux à une base de données existante
Une fois mises en place, les informations du serveur nécessitent des mises à jour régulières. Il faut pour
cela utiliser un logiciel de gestion de base documentaire qui offre des fonctions de recherche évoluées et
automatise la conversion en HTML des documents devant être mis à jour.
Il constitue, avec les serveurs Web, l'autre élément essentiel de votre Intranet. Ce logiciel client (installé sur
le poste de chaque utilisateur) permet de visualiser et de naviguer dans les pages du site. Le choix est varié,
mais deux éditeurs se disputent le marché : Nescape avec Navigator, le plus répandu, et Microsoft avec
Explorer, qui présente le net avantage d'être gratuit.
L'utilisation de la première version du site Intranet du cabinet entraînera des modifications, soit pour
répondre à de nouveaux besoins, soit pour corriger des problèmes de fonctionnement. La version 2 sera
ensuite mise en place, puis la version 3... L'Intranet doit être évolutif et suivre le développement du cabinet.
188
ANNEXE 11
S
O
U
C
I
D
U
F
A
C
T Routine sans vie Gagnant-perdant
E
U
critique et tension
R
H
U
M
A
I
N
Suite
1
Source : Le Groupware de Serge K.Levan et Annie Liebman – Edition Hermes
189
ANNEXE 11 - suite
• L'axe vertical qui représente le souci des hommes dans l'organisation. - Le souci des autres recouvre
• L'axe horizontal représente le souci des résultats et de la performance. - La fixation d'objectifs précis,
• Souci maximum du résultat de la production et minimum des personnes. - Le management à toutes les
chances d'être conflictuel. Chaque personne essaie de se mettre en avant. C'est le règne des
antagonismes et des rivalités, dans lequel la critique est surtout destructrice. Les moyens mis en oeuvre
ont un potentiel inexploité du fait du manque de collaboration entre les individus. Ce système encourage
le salarié à thésauriser les informations, ce qui n'est pas compatible avec la discipline que le groupware
impose.
précédente. Les préoccupations majeures sont les salaires, les conditions de travail, le confort et la
convivialité. C'est l'évitement des conflits. La communication entre les individus est facile mais
personne n'en tire partie pour améliorer l'organisation du travail.
• Souci minimum de la production et des personnes. - La préoccupation essentielle est la survie dans
l'équipe. Auto-protection, individualisme, refus de prendre des risques, sont les normes culturelles qui
dominent. Le travail est routinier et les individus ne sont pas incités à s'impliquer davantage.
• Souci maximum de la production et des personnes. - L'équipe et ses membres agissent en fonction
190
ANNEXE 12
Chaque étape de ce modèle fait l'objet d'une problématique spécifique qu'il est utile de définir pour la mise
en place d'un projet de groupware.
Le problème est de déterminer clairement pourquoi le groupe doit se former, et de définir quelle est sa
mission.
Avant de travailler ensemble, les membres d'un groupe sont dans une phase d'observation et de retrait. Ils
ont besoin de se connaître pour s'engager davantage. Ils veulent savoir ce que les autres pensent d'eux, et
jusqu'où ils peuvent s'impliquer personnellement.
Lors de cette phase le groupe focalise ses efforts et son attention sur ce qui doit être fait. Les problèmes de
vocabulaire et de compréhension commencent à se manifester. Cette étape est fondamentale car pour
devenir une équipe, les membres d'un groupe doivent trouver un ou plusieurs objectifs fédérateurs. Sans
clarification des objectifs du groupe, il ne peut y avoir d'équipe.
Les réflexions aboutissent à ce niveau à la définition des moyens et de leur organisation. Quels budgets,
quels outils, quelles informations, quel planning, quelle structure ?
Suite
191
ANNEXE 12 - suite
Etape 5 - Mise en place opérationnelle (Qui fait quoi, où, quand, comment ?)
Après que chacun se soit engagé à accomplir les objectifs fixés, le groupe devient réellement une équipe
lorsqu'il se répartit les tâches, se partage les responsabilités et planifie le travail. L'action quotidienne
débute.
Il s'agit de savoir si les méthodes et les outils de travail sont maîtrisés et adaptés aux besoins. Leur maîtrise
permet, en effet, à l'équipe, de suivre une courbe d'expérience ascendante. La qualité du triptyque
organisation, management et système d'information, déterminera alors le niveau de performance et la
réactivité atteinte par l'équipe.
La performance d'une équipe n'est pas constante. Des membres changent de comportement, d'objectif,
certains partent, d'autres arrivent. Il y a alors un retour à l'étape 1, un nouveau cycle commence.
192
ANNEXE 13
Cette interdiction n’est pas applicable à la publicité faite par l’éditeur d’un ouvrage dont l’auteur est
membre de l’Ordre ou aux comptes rendus bibliographiques d’ouvrages faits par un membre de
l’Ordre".
193
ANNEXE 14
• Le principe du cheval de Troie : le pirate fait croire à l'utilisateur qu'il est bien connecté sur le serveur désiré.
Il n'a plus qu'à récupérer le mot de passe que celui-ci pense envoyer au système. Il peut être aussi un
programme introduit par messagerie qui récupère les mots de passe.
• Le vol de mots de passe : attention au "responsable informatique" qui téléphone à un utilisateur pour le
"féliciter" des "dégâts" qu'il a probablement causés lors d'une fausse manoeuvre sur son poste de travail, et qui
a besoin de son mot de passe pour "tenter de réparer la catastrophe".
• Les tentatives itératives pour trouver un mot de passe : le pirate essaye toutes les combinaisons grâce à des
programmes de connexion automatique.
• La saturation du serveur : les systèmes ne sont jamais complètement stables. Une des techniques les plus
classiques consiste à jouer sur les failles de ce système en envoyant des flots de données énormes qui vont le
saturer. Une fois saturé, le système d'exploitation reste perturbé suffisamment longtemps pour que le pirate
puisse s'introduire dans le réseau.
⇒ Introduire un programme en envoyant un E-mail: celui-ci va ensuite récupérer, pour le compte de son
concepteur, les mots de passe et les communiquer à l'extérieur du cabinet en vue d'un usage criminel.
194
ANNEXE 15
Méthodes de cryptage
Décryptage
Ce système a néanmoins un inconvénient: rien n'interdit à un pirate d'entrer sur un annuaire des clés publiques et de substituer
sa propre clé à celle d'un utilisateur. Lorsqu'un émetteur voudra chiffrer un message avec la clé publique de Y, il utilisera en fait
celle du pirate qui pourra alors intercepter le message en question et le déchiffrer avec sa propre clé secrète. Il pourra
éventuellement le modifier, puis le chiffrer avec la clé publique de Y et le renvoyer vers celui-ci. Le destinataire final de
l'information recevra un message qu'il croit authentique alors qu'il aura été falsifié.
195
ANNEXE 15 - suite
Pour cette raison, des mécanismes d'authentification permettant d'authentifier l'auteur et de
contrôler l'intégrité du document ont été développés.
196
ANNEXE 16
Glossaire
• Proxy server ou
passerelle: serveur
«mandataire» qui s’interpose
entre l’intérieur et l’extérieur,
Quand on installe un «pare-feu» (ou firewall) sur un réseau, on le place à relaie les requêtes et joue
l’endroit précis où le réseau de l’entreprise se connecte à Internet. Tout le éventuellement le rôle de
trafic provenant d’Internet (et des services associés), ou partant vers le cache de données.
réseau interne, passe alors par le contrôle de cette sorte d’agent de
circulation. Lequel vérifie quel trafic est acceptable, et tout ce qui y • Firewall ou pare-feu :
transite: e-mail, transfert de fichiers, login distant (mot de passe) ou toute ensemble de matériels et de
197
ANNEXE 17
Il n'exige pas de personnel qualifié. Chaque personne impliquée dans un processus est
spécifiquement chargée d'une tâche simple et reste responsable de cette seule tâche. Mais la
conjugaison de tâches simples en un ensemble cohérent exige un processus complexe et
bureaucratique entraînant perte de temps, coût et gaspillage.
Un processus, valable pour une production de masse, ne l'est plus pour répondre aux exigences
actuelles de qualité, de service, de flexibilité et d'économie. Pour éliminer cette bureaucratie, il
faut donc reconfigurer le processus : cela revient à aplatir l'organisation et les lignes
hiérarchiques et donc à impliquer davantage les salariés, les former et avoir confiance en leurs
compétences.
Le taylorisme favorise les structures fonctionnelles verticales cloisonnées. Souvent, chaque cadre
fonctionnel est responsable de sa tâche, possède sa méthode de travail et se concentre sur ses
objectifs internes propres et non sur le client.
Cela relève plutôt des exigences internes à l'organisation et n'apporte aucune valeur ajoutée. Le
client d'un processus n'est pas toujours le client de l'entreprise. L'organisation engendre des
contrôles placés là pour vérifier le bon respect du processus. Mais ce contrôle se fait tâche par
tâche et non globalement. Il est préférable d'organiser le travail autour de processus transversaux
orientés "client" en éliminant le passage obligé par une multitude de fonctions se préoccupant
plus de leur objectif interne que de la satisfaction du client.
Si quelqu'un a une idée, elle doit passer par tous les échelons de la hiérarchie avant d'arriver au
décideur. Il n'y a ni autonomie, ni contact entre salariés et dirigeants.
198
ANNEXE 18
Travailler autrement
Avant
Opérateur 1 Opérateur 2
La démarche BPR porte sur la remise en cause radicale du processus et des postes de travail de l'ancienne
organisation basée sur une spécialisation fonctionnelle du travail. Les opérateurs ne sont pas qualifiés et n'effectuent
qu'une seule tâche du processus. C'est une organisation taylorisée, à taille unique et complexe : elle ne présente qu'un
seul mode d'exécution, modélisé sur le traitement du cas le plus épineux. Du coup, les dossiers les plus courants (90
% des cas par exemple) passent de poste en poste subissant un stockage intermédiaire (rupture temporelle) à cause
des files d'attente créées par le traitement des cas difficiles.
Après
Cas général
(90 % des traitements)
Etape 1 RESULTAT
Etape 1bis
Opérateur 2
spécialiste
Dans la nouvelle organisation, un généraliste essaie de traiter seul l'intégralité du processus. Il est aidé par la
possibilité d'accéder à des bases de données, des contrats standards ... Il ne transfère aux spécialistes que les dossiers
difficiles, pour supprimer les "en-cours" responsables des délais trop longs. Ici, le processus a des versions multiples,
mais chaque version est simple et n'a besoin de traiter que les cas auxquels elle est destinée. Cette méthode évite le
traitement d'exceptions génératrices de file d'attente.
Suite
199
ANNEXE 18 - suite
Avant: le processus linéaire fixe un ordre de priorité artificiel. Ceci est imposé par le cloisonnement fonctionnel de
l'organisation.
1 2 3 4 5
Après: l'enchaînement de ces étapes est remis en cause. Le processus est remodelé pour permettre l'exécution
naturelle de tâches qui pourraient être faites en parallèle. Les partages de bases de données collectives, les forums,
les agendas partagés et la messagerie permettent de coordonner le travail des tâches effectuées en parallèle.
1 3 5
200
ANNEXE 19
Attitude du personnel Détachement, souvent centré sur lui- Engagement, souvent centré sur le
même groupe
2
Source : Le Groupware de Serge K.Levan et Anne Liebman – Edition Hermes
201
ANNEXE 20
202
ANNEXE 21
Réviser un document revient à en créer une nouvelle version pour intégrer les modifications. Sur papier, contrairement au
numérique, cela signifie recréer complètement le document. La forme électronique permet aussi :
• la gestion des versions, de leur historique et l'indication de l'auteur (exemple : lettres de mission et avenants, budgets...)
• la possibilité d'annoter un document, c'est à dire ajouter des commentaires sur le document sans changer sa forme originale.
Sur support papier, les annotations modifient le document original. Pour le document numérique, les annotations sont
enregistrées à part (comme une annexe) et consultables grâce à un lien hypertexte par exemple.
• Dans le cadre d'un plan de classement : tous les dossiers clients sont situés dans le même répertoire (archive virtuelle)
classés par ordre alphabétique (classement hiérarchisé de type armoire, tiroir, classeur, document). La recherche est encore
manuelle mais évite les manipulations physiques de classeurs et autres archives.
• Dans le cadre d'une indexation par critère de recherche : différents champs peuvent être alloués à un dossier client (nom,
date, secteur d'activité...) ainsi que des mots-clés relatifs aux particularités du dossier (consolidation, capitaux propres
inférieurs à 50 % du capital ...). Cela permet un accès automatique aux documents désirés grâce à l'utilisation de moteurs de
recherche.
• Par création de liens hypertextes : le lien est ici programmé d'avance lors de la création du document.
Cette particularité facilite le travail de groupe et permet de travailler simultanément sur le même dossier plutôt que l'un après
l'autre, de façon séquentielle.
Alors qu'un document papier doit être photocopié, ressaisi ou numérisé, la copie d'un document numérique dès l'origine est
quasi instantanée et son coût est nul. Lorsqu'il est reçu, il peut être directement classé et indexé sans manipulation de papier et
perte de temps.
203
ANNEXE 22
Les flux 1, 2 ,3 et 4 : orientés vers l'exécution de processus répétitifs et définis au sein du cabinet.
Les flux 5 et 6 : orientés vers les processus de travail à court terme et non structurés. Pilotage d'un
groupe pour un projet ponctuel.
2 3
1 2 3 4 1 4
2. Flux Parallèles
(Chemin de remplacement)
1 2 3 4 1 3
3. Flux rétroactif 2
(Ex. Réexécution si anomalie)
4. Flux circulaire
(Ex. Itération dans un
processus de négociation ou
de confirmation)
A B
E C D
C D
E
A B
204
ANNEXE 23
Date
Rapport Lettre de
Budget
d'activité mission
annuel
205
ANNEXE 24
Exemple d'application d'agenda partagé dans un cabinet:
Préparation d'une réunion
Collaborateur A = absent
Collaborateur B = en mission
Collaborateur C = disponible
4. Le collaborateur s'organise en
Forums et fonction des dates. Il collecte
spécialistes en particulier les informations :
• sur Internet,
• par le biais de forums,
• ou par prise de contact avec des
spécialistes de ce domaine
206
ANNEXE 25
Etapes de création d’un site Web
1. Etapes a priori :
1.1 S’initier à Internet
La première étape pour les non initiés serait de commencer par se familiariser avec le réseau et le courrier
électronique. En effet, on ne peut pas imaginer un bon site Web sans comprendre les finesses de la culture
Web et sans être soi-même un consommateur des services en ligne. Posséder un esprit Web est donc bien
plus important que de connaître la technique.
Un site Web peut avoir plusieurs objectifs qui varient selon la stratégie adoptée par le cabinet (site vitrine,
site d’informations, site dynamique ou d’échanges). Tous ces objectifs doivent être déterminés par
l’Expert-comptable préalablement à l’implantation du site. Ils peuvent être modifiés dans certains cas en
fonction des changements de l’environnement interne ou externe du cabinet.
Un chef de projet, qui assurera le suivi du projet, doit être désigné. Celui-ci peut être l’Expert-comptable
lui-même ou tout autre personne du cabinet.
L’établissement du budget temps et du budget financier est une étape importante pour la réussite du projet.
Le budget temps devrait être détaillé par phase de réalisation du projet. Les phases ci-après peuvent être
suivies :
- phase de conception ;
- phase de réalisation ;
- formation des collaborateurs ;
- phase de test ;
- phase de mise en ligne ;
- phase d’évaluation ;
- maintenance du site et sa mise à jour.
Le budget temps a une conséquence directe sur le budget financier. A chaque révision du budget temps,
l’impact financier devrait être mesuré.
Le cahier de charges intervient non seulement pour formaliser les objectifs du site mais aussi pour décrire
dans les détails les plus élémentaires, la nature du projet, sa structure, son architecture et ses phases.
Le cahier de charges constitue une véritable réflexion en amont, qui conduit le professionnel à bien mener
le projet et arriver à un résultat satisfaisant.
207
ANNEXE 25 - Suite
2. Etapes de création :
La création d’un site Web nécessite des connaissances et des compétences techniques dans des domaines
spécifiques, que le professionnel comptable ne possède pas en général. Lorsque ce savoir-faire fait défaut,
le professionnel doit recourir à des ressources externes, il fait donc appel à un sous-traitant ou recrute un
spécialiste, tout dépend de la stratégie adoptée.
Un travail important sur l’ergonomie, l’arborescence et l’organisation des informations doit permettre une
consultation aussi conviviale et aisée que possible. La disposition des éléments visuels est primordiale
pour que le site soit facile à utiliser. De nombreux sites mal conçus rendent l’information difficile à
trouver ou perdent l’utilisateur dans leur arborescence. Certains éléments peuvent pallier ces difficultés :
- Une rubrique plan du site (pour les sites denses) aidera l’utilisateur à s’y retrouver dans l’organisation
des informations ;
- Un moteur de recherche interne au site est appréciable ;
- Une rubrique « nouveautés » ou « actualités » permet de se tenir informé des nouveaux documents en
ligne sans avoir à passer en revue l’ensemble des rubriques ;
- Un lien vers le sommaire présent sur chaque page constitue un élément de confort supplémentaire.
Le site doit aussi prévoir des liens variés et nombreux vers des sites de qualité et pertinents qui peuvent
intéresser les visiteurs.
Le choix du nom du domaine est une décision stratégique. Le nom du domaine doit avoir les
caractéristiques suivantes :
- ne pas être long pour être saisi sans faute, retenu et épelé facilement ;
- refléter l’activité du cabinet ;
- figurer sur les cartes de visite, papier à entête, factures, e-mails envoyés…
Un site Internet peut être géré en interne chez l’Expert-comptable ou hébergé par un fournisseur
spécialisé.
3. Etapes de lancement
Lors du référencement auprès d’un annuaire de recherche, il conviendra d’être attentif au titre, aux mots
clés, à la description du site ainsi qu’au choix des rubriques dans lesquelles il doit apparaître. On veillera
donc à employer des termes suffisamment précis pour figurer dans les premières références.
208
ANNEXE 25 - Suite
Une fois le développement du site achevé, le site Web doit être testé auprès des collaborateurs et clients
pour corriger les erreurs ou résoudre les problèmes non décelés.
On doit notamment s’assurer que le site comprend plus d’informations utiles que de pages portant la
mention « page en construction ».
4. Etapes a posteriori :
Le projet lancé ne peut être définitif. On parle de faire vivre le site, c'est-à-dire le mettre à jour. Un site
donnant des informations qui ne sont pas à jour est peu crédible.
Ainsi, pour que le site soit visité régulièrement, il importe d’assurer sa maintenance : on peut considérer la
date des dernières modifications comme une garantie de renouvellement des informations.
Il importe également de faire évoluer le site en créant de nouvelles rubriques, en ajoutant de nouvelles
fonctionnalités…
Enfin, répondre aux e-mails provenant des utilisateurs du site constitue une preuve de réactivité du
cabinet. Un e-mail sans réponse est pénalisant pour un cabinet qui se veut dynamique. Il en est de même
d’une réponse trop tardive.
209
ANNEXE 26
Adresses des sites Web des cabinets marocains d’expertise
comptable (au 30/06/2004)1
Site Vitrine
Africaine d’Expertise Comptable www.aec-conseil.com
(Casablanca)
Eurodec-Arji www.eurodecarji.com
Site Vitrine
(Casablanca)
Site d’information
Belkhayat Finance Consultants www.bfcaudit.com
(Casablanca)
1
Cette liste a été élaborée sur la base des résultats de l’enquête réalisée auprès des Experts-comptables. A notre connaissance, il
n’existe pas de liste exhaustive des adresses des sites Web des Experts-comptables inscrits à l’Ordre.
210
ANNEXE 26 - Suite
Adresses des sites Web des cabinets marocains d’expertise
comptable (au 30/06/2004)
Site Vitrine
Fidar www.fidar.ma
(Casablanca)
Fidumac www.fidumac.com
Site d’échange ou dynamique
(Casablanca)
Site Vitrine
Masnaoui, Mazars & Guerard www.masnaoui.co.ma
(Casablanca)
Site Vitrine
Saaidi & Associés www.saaidi-associes.ma
(Casablanca)
Site d’information
Seddik Seghir Rachid www.cabinetseddik.com
(Casablanca)
Les cabinets internationaux installés au Maroc2 ne disposent pas d’un site Web propre à eux mais sont
présents sur Internet à travers le bureau mondial.
2
Il s’agit de PWC, KPMG, Ernst & Young et Deloitte.
211
ANNEXE 27
Relation cabinet/fournisseurs : vers une chaîne numérique
automatisée des achats
Cabinet
5. Si les tarifs du catalogue n'ont pas 2. Le cabinet veut commander ses fournitures
changé, la facture est comptabilisée
administratives, il sélectionne simplement à
sans intervention humaine.
l'écran les articles désirés sur le catalogue.
3. Un bon de commande est alors émis
automatiquement et envoyé au fournisseur par
l'application.
1. Mise à jour
Banque périodique du
Fournisseur
catalogue
numérique et
des prix par
l'application
du fournisseur
4. L'application du fournisseur
envoie l'accusé de réception
numérique accompagné de la
5. A la réception des fournitures, facture
une simple validation transmet
l'ordre de virement à la banque.
212
ANNEXE 28
3
Source : www.journaldunet.com
213
Un concept d'avenir :
La comptabilité collaborative4
ANNEXE 29
Les relations entre un Expert-comptable et son client ont toujours été influencées par la
technologie.
Jusqu'à présent, la seule démarche utilisée consistait en des procédures lourdes d’échanges partiels de
données, ce qui impliquait une chaîne logicielle et technique entre les deux ordinateurs. Si cela
paraissait simple vu du côté du client, il n’en était pas de même aux yeux de l’Expert-
comptable qui devait gérer tous les logiciels et versions de ses clients. De plus, aucune solution
ne répondait réellement à la question de fond, évoquée précédemment.
Grâce à Internet, il est maintenant possible de proposer une nouvelle génération de logiciels permettant,
d’une part à chacun des deux acteurs d’exploiter au mieux et collaborativement les mêmes données
comptables, d’autre part de valoriser le rôle de l’Expert-Comptable.
Le principe en est très simple. Techniquement, le logiciel et les données sont stockés sur un
serveur accessible par Internet, grâce à une interface standard, le navigateur Internet. Sur le
plan de l’organisation des tâches, le logiciel doit pouvoir s’adapter à tous les cas de figures de la lettre
de mission, qui lie l’Expert-comptable et son client. Concrètement, celui qui administre la comptabilité
donne à l’autre partie un certain nombre de droits.
4
Source : www.rca.fr/archives/archive_2_invite.htm
214
ANNEXE 29 - Suite
Dans tous les cas, la comptabilité collaborative présente de nombreux avantages pour les deux
intervenants :
• Gain de temps, et donc économies pour l’Expert-comptable,
• Valorisation de la relation,
• Amélioration du service client,
• Meilleure circulation de l’information,
• Valorisation du rôle d’Expert.
A cela, il faut ajouter d’autres avantages comme :
• L’accessibilité aux données et aux traitements de n’importe quel endroit,
• La mise à jour automatique des versions et des améliorations,
• Plus de problèmes d’installation.
Mais l’avantage majeur est de replacer la comptabilité au cœur du système d’information du client
grâce à des données fiables et à jour.
La sécurité des données est assurée par un protocole de type SSL, et l’accès est protégé par un code
personnalisé et un mot de passe.
Le problème des coûts d’accès à Internet et des coûts de communication est en passe d’être résolu.
Après l’accès Internet qui devient illimité, on commence à voir apparaître de nouvelles propositions
forfaitisant les coûts de communication.
215
GLOSSAIRE
216
• Base de données
A Ensemble de tables (fichiers), de vues et d'index se rapportant
aux mêmes données.
217
Processus visant à établir avec le client une meilleure • Extranet
identification de ses besoins, une personnalisation des Extension des applications Intranet aux ressources du réseau
réponses à ses attentes et la création de relations internet.
d’apprentissage, débouchant sur sa fidélité.
• Infogérance • Mémoires
Organisation visant à confier à un tiers la gestion de tout ou Tout dispositif ou support (disques, circuits intégrés, bandes
partie du système d’information de l’entreprise. magnétiques…) permettant de traiter des informations en
remplissant les fonctions suivantes : écriture
• Intégrité (enregistrement), mémorisation (conservation), effacement
Prévention d'une modification non autorisée de l'information. ou restitution (lecture). On distingue les mémoires vives
Propriété qui garantit la présence et la conservation sans (RAM) permettant de lire et d’écrire indéfiniment des
altération d'une information ou d'un processus. informations et les mémoires mortes (ROM) consultables
mais non réinscriptibles.
• Internet
Réseau de portée mondiale interconnectant des centaines de • Messagerie électronique (E-mail)
réseaux spécifiques et auquel sont reliés quelques dizaines de C’est le plus utilisé de tous les services d’Internet. Il permet à
millions d'utilisateurs individuels et professionnels. des utilisateurs d’envoyer et de recevoir tous types de
documents et ce, grâce à une adresse électronique.
• Interopérabilité
Ensemble de moyens logiciels et matériels permettant de • Micro-ordinateur
faire travailler ensemble plusieurs systèmes hétérogènes. Petit ordinateur, en général personnel (PC), piloté par un
système d’exploitation travaillant en monoprogrammation.
• Intranet
Il s'agit des technologies Internet appliquées au niveau du • Modèle Pull (Requête/réponse)
réseau de l'entreprise. Mode de consultation classique du Web. L'utilisateur clique
sur un lien et génère ainsi une requête qui lui retourne une
• IP (Internet Protocol) page Web.
Protocole de transport spécifique à Internet. Fonctions:
définition de l'unité de base de transfert de données; routage • Modèle Push (Abonnement/diffusion)
et correction d'erreurs de transmission. L'utilisateur ne consulte plus, il reçoit automatiquement du
contenu en s'abonnant à un "canal" d'informations.
L • Modem (Modulateur-Démodulateur)
Appareil d'adaptation servant à transformer des signaux
• LAN (Local Area Network) numériques pour les transmettre sur un canal de transmission
Réseau local analogique et inversement. Il assure également les fonctions
de synchronisation de la communication.
• Logiciel
Ensemble de programmes, procédés et règles d’un traitement • Moteur de recherche
sur ordinateur. On distingue logiciels de base (systèmes Logiciel qui explore le réseau, recense les sites Web et stocke
d’exploitation) et logiciels relatifs à des applications les adresses dans une base de données pour en faire un
spécifiques ou standardisées (progiciels). annuaire.
• Login/Logon
Commande d'ouverture d'une session de communication qui N
permet d'identifier l'utilisateur et de lui affecter les ressources
auxquelles il a droit.
• Numérique
• Liste de diffussion par E-mail: S’oppose à analogique et qualifie toute information de base
Ce concept est proche de celui des forums mais leur (son, texte, image) qui a été codée et transformée en une suite
fonctionnement est différent. Le moyen emprunté pour d’éléments binaires.
discuter est exclusivement l'E-mail et les discussions sont
réservées au groupe d'abonnés de la liste. • Numérisation
Conversion d’un signal analogique ou continu en une série de
0 et 1, c'est-à-dire en format numérique.
219
• Newsletter
Message électronique envoyé régulièrement par un site Web • RNIS (Réseau numérique à intégration de services)
à ses abonnés. Outil interactif de fidélisation utilisant la Réseau mettant à profit les techniques de numérisation pour
technique Push. transporter sur la même infrastructure plusieurs services
concernant la voix, les données ou les images.
O • Routeur
Désigne un équipement qui assure la fonction
• Octet (Byte) d'acheminement (routage) d'une communication à travers un
Groupe de 8 bits représentant un caractère de données. réseau.
• Reengineering
Ensemble de techniques de remise à plat des processus,
permettant d'analyser, de façon objective et critique, les
méthodes utilisées par une entreprise pour atteindre ses T
objectifs.
• TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet
• Réseau Protocol)
Dans le contexte informatique, c’est ce qui permet de relier Protocole de communication d'Internet, créé initialement par
plusieurs ordinateurs entre eux, leur permettant d’échanger le Département américain de la Défense pour gérer un réseau
des informations. Un réseau peut être de nature locale et local de type Ethernet sous le système d'exploitation Unix.
connecter des ordinateurs d’une même entité (réseau local-
LAN). A l’inverse, un réseau reliant des systèmes situés en
différents points du globe est qualifié de réseau étendu ou
« longue distance » (WAN).
220
V
• Visioconférence :
C'est la mise en relation télématique de deux ou plusieurs
groupes de personnes installés dans des sites différents afin
de leur permettre de discuter de la même manière comme s'ils
étaient tous dans la même salle de conférence.
• Virus
Programme qui possède la faculté de créer les répliques de
lui-même dans un autre programme. Effets néfastes:
messages intempestifs, ralentissement, pertes de données...
W
• WAN (Wide Area Network)
Réseau longue distance.
• Web
Service d'information sur Internet.
• Windows
Interface conçue par Microsoft pour rendre le PC plus
convivial.
• Workflow
Organiser les flux de données présente plusieurs avantages
pour l'entreprise. Cela permet de réduire le taux d'erreur dans
la transmission des données, les temps de traitement d'un
dossier et assure une certaine cohérence entre différents
intervenants sur un même dossier. Le workflow se rencontre
dans les secteurs gros consommateurs de traitements
administratifs : banque, assurance, administrations fiscales.
Le workflow est parfois l'occasion de mettre en oeuvre une
procédure de BPR, c'est-à-dire de remettre à plat
l'organisation même de la communication entre services.
221
LEXIQUE FRANÇAIS-ANGLAIS-ARABE
223
TERME EN FRANÇAIS TRADUCTION EN TRADUCTION EN
ANGLAIS ARABE
Agenda partagé Diary sharing ﻣﻔﻜﺮ ُة ﻣﺸﺘﺮآ ُﺔ
224
Dossier d’audit Audit file ﻣﻠﻒ ﺗﺪﻗﻴﻖ اﻟﺤﺴﺎﺑﺎت
Dossier de travail électronique Electronic audit file ﻣﻠﻒ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﻟﺘﺪﻗﻴﻖ اﻟﺤﺴﺎﺑﺎت
225
Messagerie électronique Electronic mail رﺳﺎﻟﺔ اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ
226
Routage Routing ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﻤﺠﺮى
227