1

CESAG

AUDIT DES
APPROVISIONNEMENTS

ANNEXES

Modèle de diagramme sommaire A1

Modèle de grille de séparation des tâches (Ernst & Young) A2

L’inventaire physique A3

La confirmation directe A4

L’audit des appels d’offres A5

L’audit des relations Fournisseurs – Acheteurs A6

BIBLIOGRAPHIE A7

1
 2

ANNEXE - A1

MODELE DE
DIAGRAMME SOMMAIRE
ACHATS

2
 3

DIAGRAMME DES ACHATS DE MATIERES

Contrôle
Commentaires Service Achats Réception Magasin Comptabilité et Informatique
factures

Liste
des services demandeurs Demande
Affectation d’un n° des
d’achat DA com
mand
es

N° 1 à 2 au
Bon de fournisseur
commande BC
BC
(BC) n° 3
n° 5
(5 ex) du fournisseur
Bon de
livraison BL
du fournisseur
BC BC
comme Accusé
de réception 2

Regis Classement
tre Attente
des
récep
tions

BC 3
(1) Pour mise à jour des oui Complète
BL
dossiers
(1)
non voir note BC 3
p 2/3 A
BL

Voir
B
page 3/3
Facture (F) Facture Traitement
3 ex informatique

F2
DA
BC2
F2
Pour suivi des Compte
F3
Source : ERNST & YOUNG commandes D Journal fournisse Grand F1 Par n° de
d’achat ur et BC3 facture
livre BL

3
 4

COMPLEMENT AU DIAGRAMME
DE LA FONCTION ACHATS DE MATIERE

TRAITEMENT INFORMATIQUE

Comptabilité Comptabilité
Informatique
fournisseur générale

Facture Facture
n° 1 n° 1

Saisie
Liste Fichier
des maître
fournisseurs
fact.
reçues
Compta-
bilité
générale
Fournis-
seurs

Compta-
bilité Fournis-
générale seurs
n+1 n+1

Comptes
fournis-
seurs

Journal
des
Balance ventes
fourni-
seurs

Grand
Facture livre

Source : ERNST & YOUNG

4
 5

ANNEXE – A2

MODELE DE
GRILLE DE SEPARATION DES TACHES

GRILLE DE SEPARATION DES TACHES : PROCESSUS ACHATS

5
 6

Personnel concerné (1)

N
A
TACHES T
U
R E

1. Emission des demandes d'achats EX

2. Approbation des demandes d'achats A

3. Etablissement des commandes EX

4. Autorisation des commandes A

5. Réception des marchandises EX

6. Comparaison commande-facture C

7. Comparaison bon de réception-facture C

8. Imputation comptable EX

9. Vérification de l'imputation comptable c

10. Bon à payer A

11. Enregistrement au journal des achats EN

12. Enregistrement aux comptes fournisseurs EN

Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes
13. C
individuels
14. Rapprochement de la balance fournisseurs avec le compte collectif C

15. Centralisation des achats EN

16. Préparation des chèques EX

17. Signature des chèques A

18. Envoi des chèques EX

19. Acceptation des traites A

20. Enregistrement des décaissements (1) EN

21. Accès à la comptabilité générale EN

22. Suivi des avoirs C

(1) indiquer le nom de la personne et par une X les tâches qu'elle effectue

(2) pour plus de détail, voir grille de séparation des tâches du système Décaissements

Nature

A Autorisation EX Exécution EN Enregistrement C Contrôle

Source : ERNST & YOUNG

6
 7

ANNEXE – A3

INVENTAIRE PHYSIQUE

7
 8

Le règlement relatif au droit comptable dans les états de l’UEMOA (Cf SYSCOA)
stipule dans son article 17 al.6 :

« L’organisation comptable doit AU MOINS respecter les conditions de régularité et

de sécurité suivantes :

Le contrôle par INVENTAIRE de l’existence et de la valeur des biens, créances et

dettes de l’entreprise – l’opération d’inventaire consiste à relever tous les éléments du
patrimoine de l’entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun
d’eux à la date de l’inventaire… »

Voir également l’article 42 :

« A la clôture de chaque exercice, l’entreprise doit procéder au recensement et à

l’évaluation de ses biens, créances et dettes à leur valeur effective du moment dite
valeur actuelle….. »

Parmi les critères de fiabilité d’un système de contrôle interne figure en bonne place
le triptyque suivant :

- existence (ou réalité)

- exhaustivité
- évaluation

Ce sont là trois objectifs de contrôle que seul l’inventaire physique peut atteindre sans
faille.

Le proverbe ne dit-il pas « Qu’il vaut mieux voir une fois qu’entendre mille fois » ?

Le Droit Comptable à juste titre, a fait de l’inventaire physique une diligence

obligatoire sans laquelle les états financiers ne peuvent être certifiés réguliers et
sincères.

Avec la confirmation directe de soldes, l’inventaire fournit à l’auditeur (ou

commissaire aux comptes) les éléments de preuve les plus probants.

Nous décrivons ci-après, de façon sommaire, son déroulement chronologique :

1. Préparation de l’inventaire

8
 9

L’auditeur interne (s’il en existe un) ou le responsable des stocks rédige,

suffisamment avant la date des opérations, les instructions d’inventaire qui
comprennent généralement les précisions suivantes :

- la période de prise d’inventaire (dernière semaine de l’exercice par exemple)

- les dates de prise d’inventaire

- les moyens de mesure à préparer

- les équipes chargées des opérations de comptage et de collecte d’informations

- les articles ou produits à inventorier ainsi que leur emplacement géographique

et les responsables d’inventaire respectifs (interlocuteurs de l’auditeur ou du
commissaire aux comptes)

- les dispositions à prendre pour des conditions optimum dans le déroulement

des opérations (rangement des articles, disposition rationnelle des tas s’il s’agit
de produits en vrac, arrêt momentané ou maîtrise parfaite des mouvements de
stocks, etc)

Les instructions d’inventaire font l’objet d’une large diffusion interne et sont
également envoyés aux auditeurs externes et commissaires aux comptes qui doivent
prendre toutes dispositions pour y assister.

Pour les besoins de la comptabilité et le respect du principe d’indépendance des

exercices, il y a lieu de prévoir la collecte des supports des dernières opérations de
l’exercice (dernières commandes, dernières réceptions, dernières factures reçues ou
envoyées).

S’il s’agit des stocks spéciaux nécessitant une expertise particulière pour leur
évaluation, les équipes d’inventaire doivent être renforcées par des professionnels,
même extérieurs à l’entreprise.

2. Déroulement de l’inventaire

Mouvements de stocks

Les prises d’inventaire sont effectuées à la même heure dans l’entreprise.

S’il s’agit d’un groupe de sociétés, elles sont faites concomitamment dans la société
mère et dans les filiales ou succursales.

9
 10

L’intérêt d’une telle disposition est de circonscrire les mouvements de stocks dans le
cas où les activités ne peuvent être complètement arrêtées (usine à feu continu par
exemple).

Relevés d’inventaire

Les quantités relevées sont notées sur des relevés d’inventaire (ou fiches de
comptage) signés par les participants.

Les relevés sont donc contradictoires et constituent la base de l’état quantitatif du

stock global.

Voilà pourquoi, il est illusoire pour un auditeur ou commissaire aux comptes de se

faire une opinion motivée sur les stocks de l’entreprise auditée s’il n’a pas assisté à
l’inventaire physique de clôture.

Après s’être assuré de la centralisation correcte des relevés, l’auditeur n’a plus qu à
vérifier la valorisation des stocks.

Collecte de données sur les derniers mouvements

- les derniers bons de commande : évaluation des engagements

- les derniers bons de réception : évaluation des factures à recevoir
- les dernières factures à comptabiliser.

3. Synthèse d’inventaire

L’auditeur interne ou le responsable désigné est tenu de collecter toutes les données
de l’inventaire en vue d’une synthèse destinée à la Direction Générale et à tous les
acteurs. L’ossature traditionnelle d’une telle synthèse est la suivante :

- relevé des problèmes rencontrés lors de la prise d’inventaire (incidents,

manquements, difficultés diverses)
- relevé des quantités par type de stock et emplacement et totalisation
- relevé des stocks défectueux ou obsolètes (rossignols) susceptibles de
dépréciation
- relevé des écarts (boni et mali) entre les stocks physiques (relevés d’inventaire)
et les stocks théoriques issus de l’inventaire comptable permanent
- recommandations pour les inventaires physiques à venir.

Sont annexés à cette synthèse :

10
 11

- l’état des derniers mouvements

- les rapports spéciaux de professionnels (exemple : géomètre pour les stocks en
vrac)
- le rapport du laboratoire (analyses effectuées sur les produits)

4. L’inventaire tournant

L’inventaire complet de certains stocks à la fin de l’exercice n’est matériellement pas

possible du fait du nombre trop important d’éléments qui les composent (milliers
d’articles dans un magasin de pièces de rechange par exemple).

Dans ce cas, l’entreprise a recours à un inventaire tournant dont l’objectif est le

comptage de chaque article, au moins, une fois durant l’exercice.

La fiabilité d’un tel inventaire repose sur trois conditions :

- les procédures de saisie des mouvements de stocks sont correctes (entrées et

sorties)
- les procédures d’inventaire sont identiques à celles d’un inventaire physique
normal (relevés contradictoires)
- les écarts d’inventaire sont relevés et régularisés tout au long de l’exercice.

L’auditeur, pour tester la fiabilité de ce genre d’inventaire, peut recourir à des

sondages étendus sur les articles les plus importants en valeur.

11
 12

ANNEXE – A4

LA CONFIRMATION DIRECTE
DES SOLDES FOURNISSEURS

12
 13

1. Principe

« La confirmation directe fournit à l’auditeur des preuves externes, peu sujettes à
détournement dans la mesure ou l’auditeur est en relation directe avec les tiers »
(Guide ERNST & YOUNG).

Le document extérieur à l’entreprise est plus probant aux yeux de l’auditeur que le
document interne produit par le système dont les acteurs ont la latitude de
falsification ou de dissimulation de certaines informations. Pour auditer le processus
Achats, l’auditeur accordera plus de crédit au relevé de compte venant du fournisseur
que celui extrait de la comptabilité de l’entité auditée.

La confirmation directe des soldes fournisseurs consiste pour l’auditeur à demander

directement ce relevé, sans aucune intermédiation.

2. Méthodologie

Choix des soldes à confirmer

Le plan d’approche et plus précisément le rapport d’orientation de la mission ont

défini les priorités de contrôle selon les forces et les faiblesses décelées dans le
système.

S’agissant du processus Achats, l’auditeur choisit les fournisseurs à contacter compte

tenu des faiblesses relevées dans le processus achats et de l’importance des soldes ou
des mouvements enregistrés. L’échantillon est donc constitué généralement :

- des soldes les plus importants (règle des 20/80 par exemple)
- des soldes débiteurs (le compte « fournisseur » étant normalement créditeur)
- des soldes de comptes ayant enregistrés les mouvements les plus importants
durant l’exercice (un solde peut être nul à la clôture, après des mouvements
très importants tout au long de la période).

Envoi des demandes

L’auditeur propose l’échantillon au client audité et fait établir les correspondances à

adresser aux fournisseurs choisis. (Voir modèle de lettre en A 4-1)

Les lettres sont rédigées en trois exemplaires :

- un exemplaire pour le premier envoi

13
 14

- un exemplaire à prévoir pour la relance après 15 jours

- un exemplaire à classer.

Le lot des lettres signées par le Directeur Financier est accompagné des enveloppes
d’envoi, des enveloppes-réponses et des timbres ou coupons réponse (pays étranger)
selon les tarifs postaux en vigueur.

C’est à l’auditeur d’envoyer directement les lettres et de recevoir directement les

réponses venant des fournisseurs.

Une copie de ces réponses est envoyée au client audité ; ce qui suppose deux
enveloppes à joindre au courrier et comportant les adresses de l’auditeur et du client
ainsi que les timbres ou coupons réponses nécessaires à leur affranchissement.

Les chances de réponse sont plus grandes si les enveloppes d’envoi portent des
adresses précises et nominatives (le Directeur Financier par exemple du fournisseur).

En effet, l’expérience a prouvé que les lettres portant uniquement la raison sociale du
fournisseur mettaient trop de temps pour arriver à la personne concernée directement
par les comptes à confirmer.

Réception des réponses et dépouillement

L’auditeur en procédant à l’envoi des correspondances a pris soin d’ouvrir une feuille
de suivi comportant :

- le nom du fournisseur
- le code du fournisseur
- la date d’envoi
- la date prévue pour la relance (quinze jours après l’envoi)

Cette feuille est renseignée au fur et à mesure des réponses reçues qui sont classées
en même temps en « réponses conformes » et « réponses non-conformes ».

La feuille de dépouillement (voir modèle en A 4-2) permet d’analyser les écarts dans
le cas de réponses non-conformes :

 chevauchements normaux (règlements effectués par l’entreprise au 30

décembre de l’année N et reçus en janvier de l’année N + 1 par le fournisseur)
 erreurs du fournisseur
 erreurs de l’entreprise auditée
 litiges

14
 15

Les différentes erreurs peuvent provenir de mauvaises imputations ou d’omissions

diverses.

Dans tous les cas, l’analyse doit être faite en collaboration avec le chargé de la
comptabilité « fournisseurs ».

Il peut en résulter des redressements à opérer d’un côté ou de l’autre avec l’accord du
Directeur Financier.

Synthèse et conclusion

La feuille de synthèse de la confirmation directe de soldes permet de savoir la

proportion de soldes confirmés par rapport au montant global inscrit au passif du
bilan.

L’auditeur, s’il considère cette proportion comme insuffisante, peut recourir à des
procédures alternatives d’analyse des soldes de fournisseurs qui n’auraient pas
répondu.

Des relevés reçus récemment par l’entreprise, les liasses factures, bons de commande
et bons de livraison sont autant d’éléments justificatifs des soldes.

Ces analyses dites compensatoires sont effectuées par sondage sur les factures les
plus importantes qui composent le solde (Voir modèle d’imprimé en A 4-3).

15
 16

A 4-1

DEMANDE DE CONFIRMATION DE COMPTES « FOURNISSEURS »

Réf. (1) : Nom de la société auditée

Initiales de l’auditeur

Nom du Fournisseur

Messieurs,

(Auditeurs)
A la demande de nos (commissaires aux comptes) ………………….……
………………………(Adresse)……………………………………………………..
nous vous serions reconnaissants de bien vouloir leur adresser directement, à l’aide
de l’enveloppe timbrée ci-joint, le relevé du compte de notre société dans vos livres à
la date du ……………… ainsi qu’un relevé des effets acceptés par notre société et
non échus à cette date.

Nous vous serions également obligés de bien vouloir leur donner tous renseignements
concernant d’autres dettes ou obligations contractées par notre société envers la vôtre
et restant en vigueur à cette date.

Avec nos remerciements anticipés,

Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

P.J. : 2 enveloppes timbrées ou coupons réponse.

(1) à rappeler dans toute correspondance

16
 17

A 4-2
CLIENT : OBJET : DEPOUILLEMENT DES CONFIRMATIONS RÉFÉRENCE :
DIRECTES FOURNISSEURS AU

EXERCICE :

FAIT PAR / DATE : DATE EN VOI :

DATE RELANCE : FOLIO :

MONTANT A CONFIRMER ANALYSE DES REPONSES NON REPONSES (OU INEXPLOITABLES)

N° DEMANDE

RELANCE
NOM DU FOURNISSEUR

ENVOI
ACCORD DESACCORD NON JUSTIFIE
N° COMPTE COMPTE EFFETS A FACTURES A DESACCROD
VILLE TOTAL TOTAL OU ERREUR DE LA ERREUR DU OBSERVATIONS
FOURNISSEUR PAYER RECEVOIR JUSTIFIE
PARTIEL SOCIETE FOURNISSEUR

17
 18

ANNEXE – A5

AUDIT DES APPELS D’OFFRES (A.O.)

18
 19

L’appel d’offres constitue la « clé de voûte » du contrôle interne dans le processus

Achats. C’est une méthode fondamentale d’appel à la concurrence, qui, n’eût été sa
relative lourdeur, devrait être érigée en règle pour tout achat de l’entreprise.

L’appel d’offres (A.O.) consiste à publier un avis d’appel à la concurrence précisant

l’objet du marché et les critères à respecter ; l’objectif étant de choisir le meilleur
fournisseur des points de vue de la qualité, du prix et du délai.

Bien entendu, la méthode n’est efficace que si elle se déroule dans la transparence et
l’équité sans failles à toutes les étapes :

- élaboration d’un cahier des charges complet et non équivoque

- respect des dates et heures limite de dépôt des offres
- dépouillement des offres de façon transparente et analyse objective selon des
critères précis

1. Elaboration d’un cahier des charges complet

L’entreprise définit généralement un seuil à partir duquel il est obligatoire de

procéder à un appel public à tous les fournisseurs susceptibles de satisfaire sa
demande.

Ce seuil varie, évidemment selon la taille de l’entreprise mais il doit rester conforme
à celui défini par le code des marchés publics pour les sociétés sujettes à cette loi.

Les achats ou prestations supérieurs ou égaux au seuil défini doivent faire l’objet
d’une description précise et détaillée par le demandeur – utilisateur.

Le cahier des charges (ou termes de référence) est la traduction élaborée du besoin
émis par l’utilisateur du bien à acheter ou de la prestation à fournir.

Il constitue l’essentiel du dossier d’appel d’offres à retirer par le fournisseur

gratuitement ou en contrepartie d’une certaine somme d’argent. En effet, la
confection de certains dossiers d’appel d’offres, compte tenu de la complexité ou de
la technicité de leur objet, a pu entraîner des frais importants. Il est donc normal de
répercuter ceux-ci sur le fournisseur, qui, de surcroît, marque ainsi son intérêt.
Il arrive que le prix du dossier d’appel d’offres soit rendu délibérément exorbitant
afin de limiter les réponses probables et éviter ainsi le « menu fretin » !

L’utilisateur – demandeur reste la cheville ouvrière du cahier des charges et peut

s’entourer de toutes compétences relatives :

- aux spécifications techniques du bien ou de la prestation

et

19
 20

- aux moyens matériels ou humains à mettre en œuvre (prestations plus

particulièrement).

Spécifications techniques

1.1 Les fournitures

S’agissant de fournitures, le cahier de charges doit en préciser la nature exacte, les

caractéristiques techniques, les quantités, dimensions et formats, les marques … etc.

1.2 Les prestations

La sous-traitance de certains travaux doit répondre à un besoin précis et résulter de

l’arbitrage objectif entre « faire soi même » et « faire faire ».

Une étude économique menée par le Contrôleur de Gestion devrait corroborer la

formule choisie.

Les travaux, même « en régie », doivent être décrits de façon précise dans le cahier
des charges :

- description des travaux à faire et/ou de l’ouvrage à confectionner ou à réparer ;

- énumération des critères de qualification des soumissionnaires ainsi que des

critères d’évaluation des offres quantifiées en termes monétaires (voir article 20
Code des marchés publics).

Dans le cas de travaux d’une technicité très poussée, l’entreprise peut faire appel à un
bureau d’études pour la confection du cahier des charges. Bien entendu, cette étude
préalable peut être l’objet d’un appel d’offres, même restreint.

Les marchés publics, tels que définis par le nouveau code des marchés au Sénégal en
son article premier, doivent, de surcroît, faire l’objet de l’approbation de la
Commission Nationale des Contrats de l’Administration quant aux clauses
administratives et technique générales (article 24 du Code des marchés publics).

Un cahier des charges incomplet ou équivoque (sujet à plusieurs interprétations

différentes) outre qu’il nuit à l’image de marque de l’entreprise peut enfreindre le
principe d’égalité des fournisseurs soumissionnaires.

En effet, ces derniers, face aux imprécisions, incohérences ou ambiguïtés contenues

dans le texte du cahier des charges seront obligés de demander des précisions sans
pour autant poser les mêmes questions.
20
 21

Le complément d’informations ainsi obtenu « en ordre dispersé » entraînera à coup

sûr, l’inégalité des soumissionnaires dans le traitement du dossier d’appel d’offres ;
c’est là une porte ouverte au favoritisme ou au mercantilisme face à des fournisseurs
« meilleurs vendeurs » que d’autres et prêts à monnayer toute information susceptible
de les mettre en meilleure position que les autres.

Pour maintenir l’égalité des fournisseurs face à l’information, les rectifications ou

compléments éventuels dans un cahier des charges doivent faire l’objet d’un avenant
à distribuer à tous les soumissionnaires.

D’autres dispositions importantes sont généralement prises pour plus de transparence

et d’objectivité :

a) il est souvent demandé aux fournisseurs de présenter des offres techniques

séparées des offres financières. Nous verrons l’intérêt d’une telle pratique dans la
phase « dépouillement » des appels d’offres ;

b) une visite des lieux est quelquefois indispensable pour évaluer objectivement
l’ampleur des prestations. Elle peut être, si elle est spécifiée comme obligatoire
dans le cahier des charges, un motif de rejet pour un fournisseur qui y aurait
délibérément dérogé.
c) Les fournisseurs non agrées par l’entreprise ne peuvent être consultés et le fichier
« fournisseurs » constitue la base d’une consultation faite selon la qualification et
l’importance des fournisseurs.

Il est aberrant, par exemple, de mettre en concurrence des tacherons et des

entrepreneurs pour un travail de génie civil. Les offres reçues pourraient être très
disparates et aller du simple au double au point de vu financier.

Une bonne politique d’agrément des fournisseurs est donc un préalable à un appel
objectif à la concurrence.

Le fournisseur est consulté pour ce qu’il sait faire et non parce qu’il sait « tout » faire.

Dans ce cadre codifié et précis, il est difficile à un demandeur malveillant de

favoriser délibérément un fournisseur en le mettant en concurrence avec d’autres
manifestement inférieurs sur le plan de la qualification et de la capacité financière.

Enfin, pour clore ce chapitre, un cahier des charges doit préciser la date et l’heure de
dépôt des offres.

2. Date et heure de dépôt des offres

21
 22

Il est précisé, à la fin du cahier des charges, la date et l’heure précises auxquelles sont
déposées les offres ainsi que le lieu précis de réception (n° du bureau par exemple).

L’article 82 du nouveau Code des marchés (chapitre IV) traite de façon précise de la
réception des offres. Il capitalise une bonne pratique déjà courante dans la gestion des
sociétés privées.

Les précautions à prendre pour rendre cette phase transparente sont essentiellement
les suivantes :

- l’existence d’un bureau chargé de la réception des offres ;

- le respect de la date et de l’heure.

2.1 Bureau de réception des offres

Le bureau de réception des offres ou « la station de contrôle des appels d’offres »
comme l’appelle Christian BOUVIER (1) (Audit des achats) est le destinataire
exclusif des offres envoyées par les fournisseurs.

Pour éviter que celles-ci ne soient confondues dans le courrier ordinaire, l’enveloppe
d’envoi doit porter mention du numéro de l’appel d’offres.

Toute offre envoyée, par inadvertance ou ignorance au courrier acheminé vers le

Secrétariat de la Direction Générale, doit être remise au bureau des appels d’offres
sans être ouverte.

Le bureau de réception dispose d’un coffre ou à défaut d’un meuble muni d’une
serrure de sécurité dont la responsabilité incombe au chef du bureau.

L’offre reçue doit être transcrite sur un registre tenu au jour le jour et émargé par le
soumissionnaire ou son représentant. L’heure et la date d’arrivée y sont également
mentionnées.

2.2 Le respect de la date et de l’heure de dépôt

La date et l’heure de dépôt des offres sont précisées au préalable dans le cahier des
charges. IL peut arriver que compte tenu de l’insuffisance des offres reçues (une

1
() Christian BOUVIER – Audit des achats – Editions d’organisation – Collection Audit.-
22
 23

seule offre par exemple) le délai d’envoi soit prorogé par un avis à tous les
soumissionnaires.

Ces derniers peuvent également demander un délai supplémentaire, mais cette

« faveur » doit être étendue à tous pour ne pas rompre le principe d’égalité des
fournisseurs.

Ceux qui auraient déjà envoyé leurs offres peuvent la récupérer et profiter du laps de
temps supplémentaire pour la modifier.

En principe, une fois le délai arrivé à échéance, les offres reçues hors délai doivent
être retournées au fournisseur sans être décachetées.

Néanmoins, dans la pratique, le demandeur qui aurait reçu très peu d’offres peut,
avec une autorisation hiérarchique à un niveau assez élevé se permettre de laisser
l’offre forclose dans le lot à dépouiller. Pour éviter d’enfreindre le principe d’égalité
des fournisseurs, cette offre ne peut servir que d’élément de comparaison ou de
référence.

Elle permet de juger de la vraisemblance des autres offres et ce, d’autant plus qu’il
s’agit d’un fournisseur très qualifié et dont l’expérience est avérée. Les bases de
négociation avec le soumissionnaire pressenti sont ainsi rendues plus fiables.

3. Dépouiller les offres de façon transparente et les analyser objectivement

Le dépouillement des offres

Le dépouillement des offres une fois que le délai de soumission a expiré est fait par
une commission composée au moins :

- du demandeur
- de l’acheteur
- et de l’audit interne ou tout organe en tenant lieu (contrôle).

Une telle composition tripartite participe d’une volonté d’objectivité et de

transparence. En effet, une collusion à trois semble peu probable car trop lourde et
trop risquée (un secret partagé par trois individus n’en est plus absolument un).

Pour une meilleure garantie de transparence dans le dépouillement des offres, les
soumissionnaires eux-mêmes peuvent être invités à y assister si l’enjeu financier est
suffisamment important.

D’autres précautions sont également prises, telles que :

23
 24

- le paraphe sur les offres ;

- la séparation des offres techniques et des offres financières ;
- l’établissement d’un procès-verbal de dépouillement ;
- la désignation d’une sous-commission technique d’analyse des offres.

3.1. Le paraphe

Tous les membres de la commission de dépouillement sont tenus de porter leur visa
sur les folios qui composent les différentes soumissions pour éviter toute substitution
éventuelle ultérieure.

Evidemment une telle opération peut être fastidieuse dans le cas de dossiers
volumineux !

Dans la pratique, un paraphe par « sondages » est toléré en prenant toutefois soin de
viser les folios susceptibles de contenir des informations déterminantes (cautions
bancaires, attestations administratives, brevets, procédés techniques etc…)

3.2 Séparation des offres techniques et des offres financières

Il peut être demandé aux fournisseurs, à la fin du cahier des charges, de présenter
dans des enveloppes distinctes les offres techniques et les offres financières.

Cette précaution est intéressante dans le cas de prestations ou fournitures spéciales

et/ou à technicité poussée.

L’objectif poursuivi par la commission de dépouillement est d’obtenir un avis

technique de la sous-commission désignée qui ne soit pas « influencé » par des
considérations financières (voir analyse des offres au paragraphe suivant).

La tendance légitime d’un acheteur ou d’un demandeur, gestionnaire de budget est

d’aller vers le « moins-disant » ; alors que l’intérêt de l’entreprise est de trouver le
« mieux disant » : Le fournisseur qui présente le meilleur rapport qualité / prix.

3.3 Etablissement d’un procès-verbal de dépouillement et

désignation d’une sous-commission d’analyse des offres

A la fin de la séance de dépouillement des offres, un procès-verbal (imprimé spécial)

est signé par tous les participants.
24
 25

Il doit comporter :

- une feuille de présence ;

- l’objet et le numéro de l’appel d’offres
- la date limite de dépôt des offres ;
- les différents soumissionnaires et leurs propositions financières (si les offres
techniques sont examinées en même temps que les offres financières) (2)
- les signatures de tous les participants
- et la composition de la sous-commission technique en cas de nécessité.

Celle-ci est chargée d’analyser les offres.

L’analyse des offres

L’article 86 du Code des marchés publics résume assez bien le rôle de la sous-
commission chargée de l’analyse des offres :

« …. La commission procède à une évaluation détaillée qui prend en compte des
critères spécifiques expressément mentionnés dans l’appel d’offres » (prix, qualité,
matériel, détails d’exécution, coûts de fonctionnement et d’entretien etc…).

Un travail préalable de pondération des différents critères facilite le classement des

offres par ordre de mérite.

Cette pondération ne peut être « standard » et dépend du genre de prestation ou de

fourniture sollicitée.

Les critères les plus usités sont :

- la présentation ;
- la qualité technique / la pertinence des procédés et méthodes
- les moyens mis en œuvre ;
- la qualification des intervenants (CV) ;
- les délais d’exécution ;
- les références du fournisseur dans le domaine concerné ;
- le prix ;
- etc

2
() Si les offres techniques sont séparées des offres financières, seules les premières sont ouvertes et
paraphées. Les dernières sont conservées par l’Audit Interne en attente de l’avis technique du demandeur.
25
 26

Si en définitive le choix technique est porté sur le moins disant financièrement, celui-
ci devient incontournable.

Si par contre la meilleure offre technique s’avère être trop coûteuse en comparaison
aux autres il n’existe pas d’autre alternative que celle de la négociation qui peut être
une porte ouverte à des transactions peu orthodoxes si elles ne sont pas menées au su
de la hiérarchie ou de l’entité de contrôle (Audit Interne par exemple).

4. Contrôle des appels d’offres

Certaines pratiques courantes peuvent tenter de contourner la procédure d’appel

d’offres ou de la biaiser.

Il est loisible à une direction (ou département) d’achats d’y mettre les formes tout en
sachant à quel fournisseur le marché sera dévolu.

Parmi les pratiques contraires à l’essence même de l’appel d’offres nous pouvons
citer :

- le « saucissonnage » des marchés

- le choix inapproprié des fournisseurs à cibler
- l’entente entre fournisseurs
- le prétexte systématique de l’urgence ou de la spécificité
- le report systématique de la date limite de dépôt des offres

Le « saucissonnage » (seuil d’appel d’offres)

Pour éviter de procéder à un appel d’offres la Direction des achats peut scinder le
marché en plusieurs « portions » de telle sorte qu’aucune n’arrive au seuil
« fatidique » de l’appel d’offres.

Exemple :

La réfection d’un pylône prévue dans le budget nécessite des travaux successifs de
sablage, chaudronnerie et peinture.

En lieu et place d’une seule DA (demande d’achat) le demandeur établit trois DA

pour les trois interventions précitées ; l’objectif étant d’éviter la procédure d’appel
d’offres trop contraignante et trop longue !

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Le contrôle de gestion, gardien du budget ne devrait pas, à priori, autoriser de telles

DA.

Quant à l’auditeur interne, dans ce cas et dans bien d’autres (hélas !) ne peut que
constater l’anomalie à posteriori.

Seul le contrôle préventif est efficace pour lutter contre le saucissonnage des
marchés.

Par contre le marché peut être scindé en lots distincts pour permettre une optimisation
de la mise en concurrence.

Le moins disant de chaque lot sera choisi, de telle sorte que trois fournisseurs
pourront travailler à tour de rôle sur le même chantier pour un prix globalement
satisfaisant.

Exemple :

Travaux diviser en trois lots dans le cahier des charges :

Lot
Lot 1 Lot 2 Lot 3 Total
Entreprise
A 10 500 000 * 8 400 000 18 000 000 36 900 000
B 11 000 000 6 700 000 15 900 000 * 33 600 000
C 13 000 000 6 200 000 16 000 000 35 200 000

Le moins disant globalement est le fournisseur B pour FCFA 33 600 000 mais si nous
additionnons les meilleures propositions par lot nous nous retrouvons avec un
montant global de FCFA 32 600 000

(10 500 000 + 15 900 000 + 6 200 000)

Il en résulte un gain de FCFA 1 000 000.

Le choix inapproprié des fournisseurs à cibler

La mise en concurrence peut être biaisée au départ et à dessein si l’acheteur dans son
échantillon comprend des fournisseurs très disparates quant à leurs taille et capacité
d’intervention.

Exemple :

Pour des travaux importants de génie civil l’acheteur contacte délibérément de

grandes sociétés d’entrepreneurs et de petites structures de tâcherons ou chefs
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 28

maçons, sachant pertinemment que les offres techniques et financiers seront si

disparates que l’analyse en sera quasi impossible.

L’entente entre fournisseurs

Que faire contre la pratique de certaines entreprises intitulée « la tournante » et qui
consiste à se répartir les marchés à l’avance ?

La procédure d’appel d’offres devient dans ce cas, strictement formelle car, une fois
l’entreprise bénéficiaire « désignée » à l’avance par ses pairs, ces derniers prennent
soin de proposer des devis surestimés.

Il est même arrivé que l’entreprise « désignée » établisse les devis des supposés
concurrents.

Si l’analyse des aspects techniques de l’offre la moins disante est possible (et souvent
concluante) il est difficile de s’assurer que le montant proposé n’est pas exorbitant.

Le seul recours pour l’auditeur pourrait être l’établissement d’un devis interne pour
juger de la vraisemblance de l’offre forcément retenue.

Il est, d’ailleurs, recommandé pour l’entreprise qui lance un appel d’offres pour des
travaux importants, d’établir un devis interne comprenant la matière d’œuvre et
conforme aux normes de la profession concernée.

Le prétexte systématique de l’urgence ou de la spécificité

L’urgence ou la spécificité de la demande engendrent très souvent le gré à gré !

Le demandeur –utilisateur, en connivence ou non avec l’acheteur, peut attendre le

dernier moment pour établir sa DA, sachant que les délais incompressibles pour la
satisfaction de la demande s’accommodent mal d’une procédure d’appel d’offres trop
longue.

On a recours alors, à une procédure d’urgence très légère quasi-équivalente à du gré à

gré.

L’acheteur peut également éviter la procédure d’appel d’offres dans le cas de produits
ou travaux spécifiques livrables par un seul fournisseur sur la place.

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 29

Le fichier fournisseur et une demande de renseignements sur la profession concernée

sont les seuls atouts de l’auditeur pour juger du bien fondé de la spécificité.

Le report systématique de la date limite de dépôt des offres

Dans une bonne procédure d’achats, l’acheteur ne peut de façon discrétionnaire,

reporter la date « limite » de dépôt des offres. Cette décision devrait être collégiale :
demandeur, acheteur et auditeur interne - laissée au sel acheteur, elle peut être source
de favoritisme dans le choix final. En effet un des fournisseurs pourrait recevoir plus
de compléments d’informations que les autres et le principe sacro- saint de l’égalité
devant l’information est ainsi rompu.

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ANNEXE – A6

AUDIT DES RELATIONS

FOURNISSEURS – ACHETEURS
(Cadeaux et avantages excessifs)

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L’opacité de certaines relations entre acheteurs et fournisseurs est si grande qu’il est
illusoire de les auditer réellement, notamment quant aux avantages et cadeaux
consentis aux premiers.

Il est difficile, parfois, de distinguer les cadeaux relevant des habitudes normales
(articles de publicité par exemple) et ceux relevant d’une volonté manifeste du
fournisseur d’ « acheter » l’acheteur !

1. Article de publicité

Il est de coutume en fin d’année, pour les fournisseurs, de remettre à leurs entreprises
clientes des articles de publicité comme des tee-shirts, casquettes, montres,
calendriers, cendriers etc… portant leurs logo et raison sociale.

C’est une tradition considérée comme normale et incontestable, contrairement à

d’autres cadeaux de plus grande valeur.

2. Autres cadeaux

Le Directeur des Achats, ou l’acheteur qui en rentrant le soir chez lui s’entend dire
par son épouse que quelqu’un a déposé dans la journée un appareil ménager d’une
grande valeur sans facture et avec une note personnelle, doit-il le faire retourner à
l’envoyeur ?

La réponse ne peut être que positive du point de vue de l’éthique professionnelle.

En acceptant un tel cadeau, l’acheteur aura du mal à traiter ce fournisseur avec

objectivité et transparence. Il sera, par exemple, enclin à le favoriser par rapport aux
autres dans une procédure d’appel d’offres (lui donner des informations exclusives et
déterminantes).

3. Dîners d’affaires

Il est difficile de se prononcer sur la « régularité » de pratiques de relations d’affaires

comme les dîners et autres manifestations festives regroupant acheteurs et
fournisseurs.

Tout dépendrait des circonstances, du lieu et du luxe relatif qui y prévaudrait.

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Un fournisseur qui invite en tête à tête un « simple » acheteur dans un des restaurants
les plus huppés de la ville pourrait être suspecté de trafic d’influence à l’inverse de
celui qui l’inviterait dans un simple fast food !

4. Que peut faire l’auditeur ?

Ce qu’on appelle le « mur du silence » ou la « conspiration du silence » en matière de

corruption et de collusion se dresse comme une barrière aux yeux de l’auditeur ou de
la Direction Générale.

Cette dernière peut, tout au plus, envoyer une lettre officielle aux fournisseurs leur
demandant de ne pas faire des cadeaux aux acheteurs de son entreprise dans le but de
peser sur les relations d’affaires et les choix futurs.

Pour la prévention, la déclaration sur l’honneur signée par tout employé

(spécialement les acheteurs) constitue une autre alternative.

Pour la détection, le train de vie trop élevé par rapport au niveau des revenus
mensuels d’un acheteur ou Directeur d’Achats, peut être un signe de « traitements de
faveur » venant des fournisseurs.

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BIBLIOGRAPHIE A7

- Audit des Achats Christian BOUVIER

- La conduite d’une mission d’audit interne Olivier LEMANT – Dunod

- Théorie et pratique de l’audit interne Jacques RENARD

ED° Organisation

- La pratique du contrôle interne Coso Report

IFACI – Pricewaterhouse
Coopers
ED° Organisation

- Le manuel des achats Roger Perrotin

Processus – management audit Eyrolles / Ed org

- Le guide de l’acheteur Caverivière

- Politique d’achat et Olivier Bruel

gestion des approvisionnements

- Nouvelles stratégies d’achat Roger Perrotin

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