LE METIER DE

SECRETAIRE-
ASSISTANTE
OFFICE DE
PROGRAMMATION
PROFESSIONNELLE DE
LA PROMOTION DU
TRAVAIL
CFIJ BETTANA
Table des matières
I. HISTORIQUE DU SECRETARIAT........................................................................3
II. EVOLUTION DE LA FONCTION...........................................................................4
III. COMMENT DEVIENT-ON SECRETAIRE ?..........................................................4
I. HISTORIQUE GENERAL......................................................................................5
II. DEFINITION.......................................................................................................... 5
III. LES EXIGENCES DE L’EMPLOI..........................................................................5
1. Le secret professionnel :....................................................................................5
2. La discrétion :....................................................................................................6
3. L’esprit de méthode :.........................................................................................6
4. La compétence :................................................................................................6
5. L’efficience :.......................................................................................................6
6. L’honnêteté :......................................................................................................6
7. L’adaptation aux situations :..............................................................................7
8. L’accueil :........................................................................................................... 7
9. Le savoir communiqué au téléphone :...............................................................7
10. L’allégement de la hiérarchie :...........................................................................7
IV. LES BESOINS DE LA SECRETAIRE :..................................................................8
1. Besoin de sécurité :...........................................................................................8
2. Besoin d’estime :...............................................................................................8
V. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION DANS L’ENTREPRISE :........................8
VI. ORGANISATION ET GESTION DU TEMPS :.......................................................8
1. L’organisation :..................................................................................................9
A. L’organisation matérielle................................................................................9
B. Gestions du temps :.....................................................................................10
VII. LA BONNE COMMUNICATION :.....................................................................11
VIII. LES TECHNIQUES D’ACCUEIL :....................................................................11
I. Préparation à la recherche d’information :...........................................................13
C. Consultation des publications :.....................................................................13
D. Visite des centres d’emploi :.........................................................................13
E. Entretien avec des spécialistes du métier et un employeur :........................13
F. Discussion de group :...................................................................................13
II. Présentation générale du métier de secrétaire :..................................................13
1. Définition du métier :........................................................................................13
III. Tâches de secrétariat :........................................................................................14
IV. Habilités et comportements nécessaires à la réalisation des tâches :.................14
 LE METIER DE
SECRETAIRE-ASSISTANTE

D epuis une bonne dizaine d’année, les entreprises traversent une

période de turbulence économique, sociale, technologique et se
trouvent confrontées à une concurrence particulièrement vive.
Les secrétaires font partie d’entreprise qui doit le défi de la compétitivité et faire face
aux problèmes de la qualité que se posent :
Meilleur technique de produit,
Meilleur rapport qualité-prix,
Qualité humaine,
Qualité du service rendu,
Qualité des femmes et hommes qui travaillent.
L’environnement quotidien de travail bouge sensiblement et la secrétaire se voit
confronter aujourd’hui aux nouvelles technologies. Elle devra relever plusieurs défis :
Assure le pilotage des nouvelles technologies de bureau : tél, micro-ordinateur,
messagerie électronique…
Mobiliser des compétences relationnelles : devenir une professionnelle de la
communication,
Mobiliser des énergies sur l’excellence dans le travail : apprendre des langues.

I. HISTORIQUE DU SECRETARIAT
La fonction de secrétaire remonte au temps des pharaons, ce sont des scribes,
instruits et qui savent écrire.
Au 19éme siècle, le métier de secrétaire était surtout exercé par des hommes.
Rares étaient les personnages, même importants, qui savaient lire et écrire .Le
secrétaire était donc l’homme de confiance qui savait lire et écrire et le faisait au nom de son
patron.
Il faut attendre la fin du 19éme siècle et l’invention de la machine à écrire et le
téléphone pour assister une évolution significative du métier. Avec ces inventions, on
remarque une nette féminisation du métier.
Dès le début du 20ème siècle, la majorité des postes de secrétaires sont occupés par
des femmes. De nos jours, rare sont les hommes qui exercent encore ce métier.
Les situations des secrétaires se sont améliorées avec l’invention du photocopieur et
l’informatique. Ensuite, c’est l’entrée en force de la bureautique dans l’entreprise avec les
micro-ordinateurs et surtout le traitement de texte, bases de données, tableurs…
La nouvelle secrétaire a aujourd’hui la possibilité d’évoluer et de devenir une assistante
aux visages multiples, véritable pilier de l’entreprise moderne.

3
 II. EVOLUTION DE LA FONCTION
La secrétaire a vu sa fonction et sa profession se transformer dans une grande mesure
avec les changements et l’évolution qu’a connue l’entreprise, d’une part, et d’autre part, la
transformation du monde de management.
On parle aujourd’hui de la << La fonction actuelle dépasse de lion
nouvelle secrétaire>> par opposition à la celles-ci en effet, il y a :
secrétaire traditionnelle. Les taches
Nécessité de maitriser les
traditionnelles telles que la frappe, la sténo
techniques de bases qui constituent la
et le classement… restent indispensables.
fonction de secrétariat
.
De compétences nouvelles et nouvelles savoir faire est exigés pour faire face à la
complexité du monde de travail et aux exigences de l’entreprise (connaissances
linguistiques, comptables, informatiques, commerciales…)
Ainsi, la fonction de secrétaire devient de plus en plus valorisante et plus complète.

III. COMMENT DEVIENT-ON SECRETAIRE ?

Les factures qui incitent une personne à devenir secrétaire est la motivation
personnelle, les recruteurs et les futurs patrons, cherchent à trouver chez la secrétaire les
conditions, les caractéristiques propres à ce métier d’une part.

METIER DE SECRETAIRE

I. HISTORIQUE GENERAL
Le mot secrétaire est dérivé du latin <<sectarium>> qui signifiait un objet ou une
personne retirée, isolée. Il revêtait également d’autres
significations :
1. Petite armoire contenant des objets sacrés. La
multiplication des
4 activités dans les
NOURA EL ABDI TSD entreprises et les
administrations
d’une part, et leur
comptabilité d’autre
 2. Personne qui reçoit les plus secrètes pensées de quelqu’un << confident >>
Le terme << Secrétariat >> et surtout secrétaire a été utilisé en 1370. Il désignait alors
une personne très cultivée chargée de rédiger, transcrire et envoyer des dépêches officielles
pour le compte d’une autre personne de haut rang social << employeur >>.
Les premières écoles de secrétariat ont vu le début du 20éme siècle pour former les
Secrétaires Sténodactylographes féminines.
La multiplication des activités dans les entreprises et les administrations d’une part, et
leur comptabilité d’autre part, ont entrainé la spécialisation des taches. C’est ainsi que la
division du travail dans les bureaux a eu pour conséquence la mise en évidence de la
fonction de secrétaire qu’il convient de définir.

IV. DEFINITION
La secrétaire est une personne capable de rédiger de la correspondance, de la
classer, de prendre des notes, d’exécuter des communications téléphoniques et d’assurer le
bon accueil ainsi que d’assister son chef, d’organiser des voyages et séminaires tout cela en
contrepartie d’un salaire.

V. LES EXIGENCES DE L’EMPLOI

Les grandes fonctions ne peuvent pas être détachées des exigences du poste. Celle-ci
peut être regroupée en dix grandes catégories :

1. Le secret professionnel :
Il s’agit de ne pas divulguer les informations dont la secrétaire a eu connaissance à
l’occasion de la préparation matérielle sur machine dactylo ou traitement de texte.
 Des correspondances à caractère confidentiel
 Des sanctions infligées à un agent…
Le secret professionnel est une obligation morale qui figure généralement dans la lettre
ou le contrat d’engagement de la secrétaire.

2. La discrétion :
Est réputée discrète, toute secrétaire qui évite les bavardages et qui ne se montre
jamais trop renseignée. C’est ainsi, par exemple, que la secrétaire doit se retirer
volontairement du bureau de son chef lorsque celui-ci a une conversation téléphonique
inattendue. Elle doit s’interdire de divulguer des faits qu’elle apprend par hasard sur la vie
intime de son chef.
La discrétion est également une grande qualité qui s’apprend.

3. L’esprit de méthode :
Cette qualité aide la secrétaire à mener son travail journalier selon un plan établi
d’avance en fonction des priorités, du travail et de son intuition.
Le plan de travail ainsi élaboré à l’avantage de ne rien laisser au hasard. Un
classement organisé selon des méthodes appropriées exprime l’esprit méthodique de la
secrétaire.

4. La compétence :

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 La secrétaire est effectivement compétence lorsqu’elle démontre régulièrement que les
connaissances techniques (le savoir) sont utilisées de façon positive et rentable dans ses
tâches <<l’accomplissement >>

5. L’efficience :
L’efficience de la secrétaire sera exigée dans les situations ou la préparation matérielle
des travaux dactylographiés ou traité sur micro-ordinateur revêt un caractère urgent.
L’objectif est de pouvoir répondre à cette demande urgente en exécutant les travaux
de façon rapide et propre sans qu’il faille opérer des corrections ou être obligée de refaire un
travail pénible.
En effet, l’employeur recherche un rendement certain à travers s’efficience de ka
secrétaire.

6. L’honnêteté :
L’honnêteté dans le travail se traduit par des attitudes relatives à :
 La ponctualité : respect des horaires
 L’assiduité : remplir des obligations professionnelles avec régularité constante
 La conscience professionnelle : le soin et la minutie que l’on apporte à l’exécution
des tâches
 La volonté de bien faire et de collaborer : ex : rendre des services à d’autres
secrétaires en les remplaçants temporairement ou en les aidants dans les travaux.
 La loyauté dans le travail : fidélité et respect des règlements internes.

7. L’adaptation aux situations :

Il est recommandé à la secrétaire de s’adapter aux différentes situations
professionnelles dans lesquelles elle peut se trouver. La capacité d’adaptation est ainsi
souhaitée dans deux cas au minimum :
a. Remplacement d’une autre secrétaire absente pour un motif valable : congé de
maternité, congé annuel…etc.
b. Nouvelle affection assignée à secrétaire. En effet, l’un des problèmes majeurs posé
par la mutation résulte du fait que la secrétaire s’est habituée à une certaine
<<routine >> dans son premier poste.

8. L’accueil :
Il arrive souvent que l’image de marque de l’entreprise est subordonnée largement au
type de comportement affiché par la secrétaire envers les visiteurs externes et à se manière
de les recevoir.
L’importance de ce rôle est particulièrement confiée aux hôtesses d’accueil
<<réception>> et aux secrétaires de service ayant des relations permanentes avec le monde
extérieur.
Un comportement verbal agressif peut devenir cause d’un conflit ou d’une réclamation
du visiteur alors qu’un accueil agréable et spontané met le visiteur à l’aise même s’il n’obtient
pas de rendez-vous désiré ou le service demandé.

9. Le savoir communiqué au téléphone :

Communiquer au téléphone consiste pour toute secrétaire à :
 -Recevoir des appels ou informations <<réceptrice >>
 -Emettre des appels ou messages <<émettrice>>
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NOURA EL ABDI TSD
 Pour bien faire, comprendre et être comprise, il faut qu’elle maitrise un certain nombre
de technique de communications d’une part et utilisé certaines expressions préférées d’autre
part.

10. L’allégement de la hiérarchie :

Le chef apprécie énormément les initiatives de sa secrétaire qui lui rappelle les dates
des réunions et de ses rendez-vous. Ainsi la secrétaire doit développer ses facultés et son
savoir faire pour aménager à son directeur des moments de détentes et loisirs et le
dispenser des formalités et tracasseries routinières.
Si ces dix catégories d’exigences sont connues et appliquées, la secrétaire doit tout à
fait être en mesure d’organiser son planning de travail sans grande difficulté.

VI. LES BESOINS DE LA SECRETAIRE :

1. Besoin de sécurité :
La secrétaire va chercher la stabilité dans l’emploi ainsi que la garantie. En effet,
l’emploi stable constitue une source de revenu pour satisfaire certains besoins de premier
degré. Elle va rechercher également une protection contre les risques de maladie et les
dangers de la société.

11. Besoin d’estime :

La secrétaire ressent un besoin fort d’être respectée et admirer son talent
professionnel et son potentiel d’expérience dans l’organisation de son travail. Elle fait en
sorte de mettre, à la disposition de son chef hiérarchique, les éléments forts de sa
personnalité : intelligence, imagination, initiatives.

VII. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION DANS L’ENTREPRISE :

Ce schéma de positionnement de la secrétaire dans l’entreprise s’appelle aussi <<
l’environnement professionnel immédiat >>. C’est le milieu ou l’entourage humain dans
lequel elle évolue quotidiennement.
Cet environnement entretient des relations avec elle et agit sensiblement sur ses
activités et son organisation personnelle. Il constitue un ensemble de contraintes auxquelles
elle obéit <<hiérarchie>> et s’adapte <<autres supérieurs>>
Tous ces réseau influencent son langage est son comportement (visiteurs, collègues,
chaouchs…) et l’obligent à développer ses capacités d’adaptation.
Cet environnement est composé de deux réseaux de relations professionnelles :
Un réseau interne et ferme :
1) Rapport avec son chef direct
2) Rapport avec d’autres chefs
3) Rapport avec les employés et collègues
4) Un réseau ouvert sur l’extérieur :
Accueil des visiteurs et citoyens en général
1) Accueil téléphonique
2) Réception du courrier

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 VIII. ORGANISATION ET GESTION DU TEMPS :
Organisation et gestion du temps de la secrétaire sot deux activités liées intiment. Si
une secrétaire est réputée <<désorganisée>> ; on peut conclure qu’elle ne sait guère gérer
le temps dont elle dispose au travail.

1. L’organisation :
Dans son univers professionnel où elle passe pratiquement le tiers de sa journée ou
minimum (8h), la secrétaire organise la disposition des ses moyens de travail de façon à
pouvoir répondre facilement aux différentes exigences : c’est l’organisation dite matérielle du
bureau.
Par ailleurs, elle essaye de rendre cet univers aussi gai (décoration, personnelle dans
laquelle personne n’intervient en dehors de la secrétaire.

A. L’organisation matérielle
Une bonne organisation du support de travail est de conditions de l’efficience
<<technique>> de la secrétaire.
Les instruments de travail sont disposés de telle manière qu’ils aident la secrétaire à
effectuer ses taches sans être obligée de se déplacer pour une longue distance et plusieurs
fois par jour.
Cet organisation est appelée OPERATIONNELLE ou tournée vers le rendement.
Trois niveaux d’organisation matérielle sont à retenir :
 Agencement physique du mobilier.
 Matériel de classement.
 Système de signalisation des parapheurs.

a) L’agencement physique du mobilier

Le mobilier comprend table, tiroirs, table de téléphone, ordinateur, machine à écrire,
armoires, meubles de classement…Ce mobilier doit être disposé harmonieusement.
En règle générale, un bureau est agencé en fonction de trois données :
 Les visiteurs extérieurs
 Les sources d’éclairage
 Les supports de travail
Il faut veiller à faire face aux visiteurs, l’accès à la table <<ordinateur>> grâce à un
siège pivotant qui facilitent le déplacement entre le téléphone et l’ordinateur.
Les documents et matériels courants doivent être à porter de main pour épargner les
déplacements inutiles.

b) Matériel de classement
Les outils de rangement les plus utilisés sont :
 Parapheurs
 Fiches et bacs à fiches
 Dossiers
 Chemises à tirettes, à ressort, à tringle…

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NOURA EL ABDI TSD
 Un système de classement peut-être : debout –suspendu –posé. Chaque système
présente des avantages et des inconvénients. Aussi la secrétaire doit-être en mesure de
choisir un mode de classement approprié à la nature de son travail.
 Alphabétique
 Numérique
 Alphanumérique
 Géographique
 Idéologique
 Chronologique
 Décimal

c) Système de signalisation des parapheurs

Lors de son classement, la secrétaire propose à son chef un système pratique
d’identification du contenu des dossiers.
Rouge : lettres confidentielles, urgents

çdécision importantes
Vert  notes internes, circulaires.
Noir : : ordre de mission, décision de congé du courrier pour la signature

d) L’organisation personnelle
La secrétaire n’est pas toujours libre de prendre des initiatives pour s’organiser come
elle le désire. En effet, elle peut rencontrer des obstacles. Ces obstacles sont liés aux taches
trop répétitives ou qui nécessitent une forte concentration (frappe de tableaux chiffrés, la
réalisation de tracés dimensionnés…)
Ils sont liés aussi au temps dont la secrétaire manque lorsque la charge de travail
dépasse ses capacités propres.
Enfin, il arrive qu’elle soit débordé par le temps improductifs (habitude de bavardages
ennuyeux, entretiens téléphoniques sans rapport avec le travail.

B. Gestions du temps :
Face à ces obstacles d’ordre technique et humain, il faut réagir comment faire ?
La secrétaire doit fixer 2 séries d’obstacles :
 -Planifier
 -Regrouper les taches et simplifier

a) Planification
Il s’agit de relever les taches répétitives et de programmer leur exécution sur une ou
plusieurs journées, selon le degré d’importance, d’urgence et de priorité.
Toute secrétaire sait que certaines heures du jour sont propices pour taper à la
machine (quand il n’ya plus de visite ou d’appel ) : pour téléphoner (le début de matinée) ou
pour se consacrer à un travail de créative (décorer, nettoyer, concevoir des imprimés de
messages…)
Il faudrait tenir compte de toutes ces données et faire une programmation
prévisionnelle des travaux. La secrétaire peut s’entrainer en écrivant son planning sur une

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feuille de calendrier. Le planning peut-être modifié à tout moment en fonction des
imprévisions et d’autres urgentes de dernières minutes.

e) Regroupement des taches et simplifier :

En règle générale, il est utile de rassembler les taches selon leur nature :
 *Travaux de frappe
 *Appels téléphonique
 *Rangement des documents
 *Expéditions, mises en pli

IX. LA BONNE COMMUNICATION :

Le téléphone est un instrument essentiel de travail, la secrétaire assure le service
téléphonique. Elle est appelée à recevoir et à passer des communications urgentes.
Elle rencontre inévitablement des difficultés au niveau de l’expression et des
formulations d’une part et dans ses contacts <<verbaux>> avec les correspondants d’autres
part.
Pour vaincre ces difficultés, elle doit s’efforcer d’adapter son comportement aux
différentes situations.
Les étapes à respecter sont :
*Identifier le correspondant et procéder au filtrage des appels,
*Prendre les messages de ceux qui ont appelé en l’absence du chef
*Recherche des informations appropriées en fonction du rang ou du statut du
correspondant <<directeur, client ; citoyen…>>
*L’utilisation d’expression négative <<obstacles à la bonne communication>>
impératives <<le correspondant se sent agresser>> directs <<formalités ou tutoiement d’un
interlocuteur de haut rang>> nuisent à l’image de marque et freinent le dialogue.

X. LES TECHNIQUES D’ACCUEIL :

Il est évident que la secrétaire qui constitue le relais humain principal entre la
hiérarchie et les visiteurs, joue un grand rôle dans l’identification ou la destruction de l’image
de marque de l’entreprise où elle exerce.
Cependant, sa compétence et son pouvoir dans le domaine de l’accueil des visiteurs
restent limités par l’attitude propre de son chef <<esprit ouvert, compréhensif, accueillant,
disponible…>> Et par la <<culture>> de l’entreprise.
Une entreprise ouverte sur son environnement et respectueuse dans relations
humaines aura forcément une influence positive sur le comportement de sa secrétaire.
Il lui est demandé, alors d’exercer ce rôle avec :
o Diplomatie, tact et courtoisie.
o Amabilité et bonne humeur.
o Disponibilité et compréhension.

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NOURA EL ABDI TSD
 UNE VISION REALISTE DU METIER
Sans doute connaissez-vous certains aspects du travail de secrétaire et peut-être
souhaitez-vous travailler dans un type d’entreprise en particulier. Cependant, vos chances
d’avoir une vision réaliste du métier augmentent en vous informant davantage et en
considérant plusieurs secteurs d’activités.

I. Préparation à la recherche d’information :

Il existe de nombreuses sources d’information. Plus vous en utiliser et mieux vous
organisez votre recherche, meilleures seront vos chances d’avoir une vision réaliste du
métier de secrétaire.
Sources d’information :

C. Consultation des publications :

 Consultez les revues et les journaux spécialisés en secrétariat, en administration et
en informatique.
 Procurez-vous enfin les listes d’entreprises disponibles dans les hôtels de ville des
municipalités.

D. Visite des centres d’emploi :

Les centres d’emploi possèdent des ouvrages traitant de l’évolution technologique et
des besoins du marché.

E. Entretien avec des spécialistes du métier et un employeur :

Rencontrer des secrétaires et employeurs dans leur milieu de travail est souvent
l’approche la plus efficace pour obtenir de l’information.

F. Discussion de group :
La discussion du groupe contribue à l’améliorer la perception du sujet dont on traite et
découvrir d’autres aspects du métier de secrétaire.
Notation et présentation de l’information :
Afin de bien organiser votre recherche, vous devez déterminer des façons de recueillir
et de présenter l’information.

XI. Présentation générale du métier de secrétaire :

1. Définition du métier :
Selon l’avis de plusieurs spécialistes du métier, la ou le secrétaire est personne qui
effectue divers tâches administratives et qui seconde les gestionnaires et les professionnels
dans le travail de bureau.
Milieu du travail :

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 Le ou la secrétaire se trouve dans tous les secteurs de l’économie, elle ou il a la
possibilité de travailler dans divers types d’entreprises.
Les horaires du travail sont habituellement stables dans tous les secteurs et se situent
entre 8 et 16h30 minutes. La semaine de travail compte environ 40 heures.

XII. Tâches de secrétariat :

On définit une tâche comme étant un travail déterminé à accomplir dans un temps
donné. En secrétariat comme dans tout autre domaine, à chaque tâche correspond une série
d’opération à effectuer dans un ordre logique.
Les principales tâches accomplies par une secrétaire peuvent s’énoncer ainsi :
1. Traiter du texte.
2. Saisir des données.
3. Répondre au téléphone.
4. Accueillir la clientèle, les visiteurs.
5. Classer des documents.
6. Rédiger de la correspondance.
7. Gérer le courrier.
8. Faire un envoi en lot.
9. Gérer l’agenda.
10. Effectuer des opérations comptables.
11. Tenir l’inventaire du bureau.

XIII. Habilités et comportements nécessaires à la réalisation des tâches :

Selon les analyses de situation du travail, la secrétaire doit d’abord gérer efficacement
son temps, pouvoir travailler en équipe et faire preuve de confiance en soi. De plus, on
s’attend à retrouver chez cette personne les qualités suivantes :
Autonomie,
Bon jugement,
Discrétion,
Honnêteté,
Capacité d’adaptation,
Diplomatie,
Patience,
Ponctualité,
Disponibilité,
Etc.….

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