Bachelor Responsable Administratif et Financier

Rapport Professionnel
SESSION 2020/2021

Problématique : Quels sont les solutions pour optimiser le

processus des lots de règlements de factures fournisseurs ?

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Nom : GOUEGA
Prénom : Laura

SOMMAIRE

Remerciements…………………………………………………………………………………………………………………3

PREMIERE PARTIE :
A) Présentation de l’entreprise …………………………………………………………………………………………4
B) Présentation du service………….……………………………………………………………………………………..9
C) Présentation des missions……………………………………………………………………………………………10

DEUXIEME PARTIE :
Enoncé de la problématique……………………………………………………………………………………………13
INTRODUCTION……………………………………………………………………………………………………………….13
A) Etat des lieux (Présentation du processus)....………………………………………………………………14
B) Proposition des actions…………………………………………………..…………..………………………………27
CONCLUSION…………………………………………………………………………………………………………………..

2
 REMERCIEMENTS

Dans le cadre de ma formation (Bachelor Responsable Administratif et Financier) au sein de l’école

Igefi, j’ai eu l’opportunité d’effectuer cette formation en alternance au sein de l’entreprise Axa
Assistance.

Lors de cette année en alternance j’ai pu me faire un avis sur la comptabilité dans une grande
entreprise.

Je tiens à remercier ma tutrice d’entreprise Mme ASSELAIN Céline (Responsable Comptable

fournisseur) qui m’a fait découvrir son métier qui demande beaucoup de responsabilité, de rigueur,
de confiance et d’enjeux. Cela m’a permis également de confirmer mon orientation pour l’année
prochaine.

Je remercie aussi le service de comptabilité des frais généraux qui m’ont aidé à mieux comprendre le
fonctionnement interne de l’entreprise.

Enfin, j’adresse mes remerciements aux professeurs de l’IGEFI pour leurs conseils et leurs
accompagnements durant cette année.

3
 A - PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
« L’histoire et la vision d’AXA Assistance sont uniques. Depuis 1959, nous avons su
démontrer notre capacité à anticiper les mutations sociétales tout en restant fidèles à notre
mission : accompagner nos partenaires et veiller sur nos clients, au-delà de l’urgence et des
frontières. » Serge MORELLI, Président-directeur général d’AXA Assistance

1) LA CREATION D’AXA ASSISTANCE

❖ SON CONTEXTE

Nous sommes à la fin des années 50, l’Europe se reconstruit, les Trente Glorieuses sont à
leur apogée et la société connaît de profondes mutations. Sur le plan social, on assiste à la
généralisation des congés payés.
En parallèle, la démocratisation de l’automobile et de l’avion entraîne une augmentation des
déplacements. Le tourisme se développe et un besoin nouveau apparaît : celui d’être
protégé contre les imprévus et les risques du voyage. Attentif aux évolutions de la société,
Pedro Louis POCH, un Espagnol, a l’idée de proposer aux voyageurs un service inédit :
l’assistance voyage.
En 1959, il fonde GESA, future AXA Assistance, la toute première société d’assistance.

❖ SON HISTOIRE

Axa Assistance France a vu le jour en 1998, suite à la fusion de plusieurs sociétés

d’assistance :

- La société SFA : société Française de l’assurance

- UAP Assistance : une des plus importantes plateformes d’assistance en France
- La société GESA : réseau mondial d’assistance d’origine mondial

Axa Assistance, est une filiale du groupe AXA (leader mondial de l’assurance et de la gestion
d’actifs) et une société active dans l’assistance avec près de 8 000 collaborateurs, des
implantations dans plus de 30 pays et une activité dans plus de 200 pays à travers le monde.

Illustration : Zones d’implantations

Axa Assistance.

4
 ❖ SES DIFFERENTES ACTIVITES

Axa Assistance France est une société spécialisée dans l’intervention d’urgence et de
l’assistance.
Ces deux principaux domaines d’activités sont : le risque et le service.
Grâce à ces télé – assistants et ces partenaires fiables disponible 24 h / 24 h et 7 j / 7, elle
exerce son cœur de métier dans plusieurs secteurs d’activités, ainsi elle détient cinq (05)
business Unit :

Domaines d’activités Business Unit Exemples

L’automobile Tous types de panne auto
RISQUES (véhicule utilitaire, véhicule de
service, poids lourds)
L’habitation Tous types de sinistres et
accidents ; garantie appareils
électroniques ; service
relogement en cas d’urgence ;
dépannage plomberie, gaz,
électricité.
Le voyage Prise en charge des imprévus
lors d’un voyage (Frais
médicaux à l’étranger,
Annulation vol, Assurance
rapatriement, perte de bagage
ou assistance juridique).

SERVICES La santé Mutuelle et complémentaire

Le service à la personne (à
domicile ou non)
santé en collaboration avec la
CPAM.
Aide pour les personnes
dépendantes (Aide-ménagère ;
Garde – Malade ; Auxiliaire de
vie ; Portage des repas ; Aide à
la mobilité hors du domicile.)

Ces activités sont autant destinées aux particuliers qu’aux professionnels, qui ont la possibilité
de souscrire à une police d’assurance directement via Axa Assistance ou par le biais de
courtiers en assurance partenaire.

Afin de pouvoir bénéficier de ce large choix de services, les assurés doivent : se munir de
cotisation de primes qui peuvent être : mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles.
Ils peuvent également être amenés à rembourser certaines refacturations de services
reçus qui dépassent le montant maximum prévu ou n’ont compris dans leurs polices
d’assurances (Contrat d’assurance).

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 ❖ SON HISTORIQUE

L’histoire d’Axa Assistance est marquée par 3 dates, que nous pouvons considérer comme
les étapes clé de sa création et de son évolution.

1998 2005 2008

Création d’Axa Création de Domiserve, Pour toucher tous les

Assistance France, par filiale de Dexia et Axa domaines de
le biais de plusieurs assistance, pour le l’assistance, Axa
fusions. service à la personne assistance se structure
en 5 business unit

❖ SES CHIFFRES

Avec un chiffre d’affaires d’environ 3 milliards d’euros, AXA Assistance compte parmi les
premiers acteurs mondiaux de son secteur.

 Ses chiffres clé de nos jours

6
  Part de chiffres affaires d’Axa Assistance en 2019 par secteur d’activité

 Du point de vue de sa concurrence directe sur le marché de l’assistance.

Axa Assistance essaye donc de se démarquer par la qualité des services qu’elle propose, en
jouant sur les niveaux de garanties, les options facultatives, les franchises et bien entendu
les tarifs et cotisations.

Remarque :

 Il existe une concurrence très forte dans le

secteur de l’assurance.

 Mais peu de sociétés exercent sur les 4

domaines de l’assistance simultanément
(Auto, voyage, santé et service à la
personne), ce qui fait la force d’Axa
Assistance.

Illustrations des différents concurrents 7

d’AXA Assistance.
 ❖ INFORMATIONS GENERALES
1.

Raison Social AXA ASSISTANCE

Date de création 2003
Statut Juridique SA
Adresse 6 rue André Gide 92320 Chatillon
Capital 24 099 560 €
Chiffre d’affaires 2020 211, 9 M €
Numéro de SIREN 451392724
Code NAF 6512Z
Numéro de TVA
FR81451392724
Intracommunautaire
Secteur d’activité Assurance
Implantation Internationale
Téléphone 01 55 92 40 00
Nombre de salariés 24 216 Salariés en France
Site Internet Axa-assistance.com

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B - PRESENTATION DU SERVICE COMPTABILITE SERVICE

DIRECTEUR FINANCIER
Didier FEVIN

CHEF DU SERVICE DU SERVICE

COMPTABILITE SERVICE
Céline ASSELAIN

TECHNICIEN COMPTABLE TECHNICIENNE TECHNICIENNE TECHNICIENNE

GENERALE COMPTABLE COMPTABLE COMPTABLE
Mustapha BEZNIA Balkis AYED Binta BADJI Thanh TRAN HOANG

APPRENTI
COMPTABLE APPRENTI
COMPTABLE
Ahmed
SAIDOUKLATIEV Laura GOUEGA

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 C - PRESENTATION DES MISSIONS

Je contribue au suivi du processus des frais généraux corporate jusqu’au règlement des factures :

• Je contribue quotidiennement aux traitements des factures fournisseurs.

Les factures arrivent par 2 canaux :

- Boîte e-mail dédiée fr.supplier@axa-assistance.com

- Papier puis elles sont scannées sur le serveur COMPTA

• J’affecte les factures destinées aux processors et valideurs en dialoguant avec les différentes
directions

L’affectation des factures AAF et APH consiste à inscrire les éléments suivants :

- Date de réception des factures à la comptabilité

- Section analytique
- Processor et Valideur (Casenet) de la section analytique
- Compte comptable

Pour procéder à l’affectation, on utilise les documents/outils suivants :

- Tableaux des collaborateurs (AAF + APH) envoyés mensuellement par les RH

Connaître l’entité ou la section analytique d’un collaborateur
- Tableau des processors et valideurs AAF
Connaître le processor et valideur d’une section analytique AAF
- Tableau des processors et valideurs APH
Connaître le processor et valideur d’une section analytique AAF
- Extraction des Frais généraux AAF
Extraction du Grand livre AAF des factures FG comptabilisées depuis le début de l’année
Connaître la section analytique, compte comptable pour un fournisseur donné
- Extraction des Frais généraux APH
Extraction du Grand livre APH des factures FG comptabilisées depuis le début de l’année
Connaître la section analytique, compte comptable pour un fournisseur donné
Emplacement : M:\FR\SGF\FINANCE\PARTAGE\COMPTA_ABS\N1_Frais généraux\FG Procédure et
doc ABS CPTA (P&V)

Scope : toutes les factures AAF (Châtillon, Lyon, Pluridis) et APH de frais généraux hors assurantiels
(avec un n° de dossier) et hors IT.

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Regarder la charte de facturation.

ATTENTION, les factures IT ne sont pas affectées par le service comptabilité des frais généraux.

IT France IT Central (D&S)

Comment les reconnaître ? Vérifier dans l’extraction des frais généraux
Où
Possède un code projet de type
XXXXXXXX_AAF XXXXXXXX_AASA
XXXXXXXX_FRA-PRJ XXXXXXXX_CTL-YYY-PRJ
A qui envoyer les factures si Supplier InvoiceAAS
Virginie HENOUILLE
elles ne sont pas affectées ? (Jessica Mony)
Que faire des factures IT
Les enregistrer en respectant le format
affectées reçues sur la boîte
(aller directement à l’étape 2 ci-dessous)
email ?

1. Comment ? Dans le PDF, cliquer sur Commentaires puis ajout d’une zone de texte.

NB : Pour les factures prelevées ou les avoirs, ajouter PRELEVEMENT ou AVOIR dans l’encadré rouge.

FOURNISSEUR PRELEVES : EDF (hors Lyon), QUADIENT, CHRONOPOST, COLISSIMO ou BU COLIS,

L’ARGUS, CM-CIC, LA POSTE , SODEXO, FREE, EDENRED, GOOGLE, M2M.

2. Enregistrement des factures affectées :

AAF- M:\FR\SGF\FINANCE\COMPTA\N1_AAF_FR23\2020 AAF\20- Fournisseurs AAF 2020\10 -

Factures\1 - Factures avec affectation analytique + choisir le dossier de son prénom

APH - M:\FR\SGF\FINANCE\COMPTA\N1_APH_0001\2020 APH\20- Fournisseurs APH 2020\10 -

Factures\1 - Factures avec affectation analytique + choisir le dossier de son prénom

3. Format à respecter :

AAAA MM JJ (date d’émission) NOM DU FOURNISSEUR N° DE FACTURE MONTANT DEVISE

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NB : Pour les factures prelevées ou les avoirs, ajouter PRELEVEMENT ou AVOIR après la devise.

Spécificités :
Acompte

Transfert une fois par jour (avant 12h grâce a un serveur partager l’équipe situé en Inde viens
récupérer les factures afin de les saisir)

• Je m’assure du transfert des factures à AXA Business Services Inde,

• Vous générer les lots de règlements des deux sociétés dans l’outil People Soft,
• Vous vérifiez la saisie d’AXA Business Services dans le module AP People Soft (contrôle du
compte comptable, de la TVA, du département etc.)
• Je m’occupe du rapprochement bancaire du compte RH via l’outil XRT ainsi que du saisie de
ces pièces comptable.

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 ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE :

Quels sont les solutions pour optimiser le processus des lots de règlements de
factures fournisseurs au sein de la société Axa Assistance France ?

INTRODUCTION :
2 fois par semaine nous devons effectuer des lots de règlement en fonction des entités (le lundi et
jeudi pour l’entité Axa Assistance France et le mardi et vendredi pour l’entité Axa Partners
Holding). Sans oublier que la saisie de nos factures est sous-traitée en Inde ce qui engendre un
impact positif mais aussi négatif aux qu’elle il serai important d’apporter des actions. Nous nous
intéresserons aux lots de règlements de l’entité AAF car ce sont ceux que je génère, les plus
conséquent en thermes de nombre de factures et de montant et ceux qui rencontre généralement
le plus de problèmes. Dans un premier temps nous ferons l’état des lieux de ce processus ensuite
nous verrons les propositions des actions et enfin nous conclurons.

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 C – ETAT DES LIEUX

LOT DE PAIEMENT FG
Contenu
1. Ouvrir la TRAME PAIEMENT FG et sortir la Query VOUCHER TO PAY de la BU concernée.......... 15
2. Sortir les factures à payer du dossier 2 – Factures envoyées à AXA BS ........................................ 16
3. Contrôle des factures PDF avec le fichier Excel (Query Voucher to Pay). ..................................... 17
4. Lancement du pay cycle. ............................................................................................................... 17
5. Vérification de la cohérence entre les factures du pay cycle et les factures contrôlées à l’étape 3.
20
6. Création du paiement et envoie dans la financial gateway .......................................................... 21
7. Récupération du n° de lot dans la financial gateway .................................................................... 25
8. Demande de validation du lot ....................................................................................................... 26
AAF/Demande de validation par email avec Sélection des factures à Didier FEVIN......................... 26
APH/Demande de validation dans la financial gateway à Menad BOUALI ....................................... 26

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 1. Ouvrir la TRAME PAIEMENT FG et sortir la Query VOUCHER TO
PAY de la BU concernée
AAF - FR23 : lundi et jeudi
APH - 0001 : mercredi et vendredi

➢ Ouvrir le TRAME PAIEMENT FG située

M:\FR\SGF\FINANCE\PARTAGE\COMPTA_ABS\N1_Frais généraux\FG Procédure et doc ABS
CPTA (P&V)
Dans l’onglet 1, s’assurer que les filtres sont retirés et que les colonnes sont dégroupées

➢ Aller sur la QUERY VIEWER, cliquer sur Excel

➢ Sélectionner la BU concernée par le lot de paiement. Cliquer sur View Results

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 ➢ Un fichier Excel s’ouvre.
Copier-coller la QUERY VCHR TO PAY dans l’onglet 1 de la TRAME PAIEMENT FG.
Groupes les colonnes.
Filtrer les fournisseurs de A à Z.
Pour AAF, filtrer la colonne K Supplier classification sur OVERHEAD.

➢ Dans la colonne BQ « à payer », renseigner OUI ou NON si le voucher est à payer.

Exemple de motif pour mettre NON :
- Mode paiement GM et EFT
- Solde du fournisseur négatif (montant des avoirs supérieur aux factures)
- Ajustement (Montant à 0 et le numéro de facture termine par A ou B)
➢ Une fois la colonne à payer renseignée filtrer sur OUI

Attention : il nécessaire de faire régulièrement un check up des vouchers saisis avec le mode de
paiement CHK ou GM.

2. Sortir les factures à payer du dossier 2 – Factures envoyées à

AXA BS
➢ Créer un dossier de travail avec la date du jour dans le dossier 2- Factures envoyées à AXA BS

➢ Enregistrer la TRAME PAIEMENT FG dans le dossier AAAA MM JJ qui vient d’être créé
en ajoutant la date du jour au début du fichier et vos initiales à la fin du fichier.

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 ➢ Couper/coller les factures présentes dans l’onglet 1 de la TRAME PAIEMENT FG du
dossier 2- Factures envoyées à AXA BS au dossier AAAA MM JJ qui vient d’être créé.

Attention : pour faciliter la sélection, trier les factures dans l’onglet 1 de la TRAME PAIEMENT FG
par date de facture de la plus ancienne à la plus récente.

Contrôles:

1- Vérifier que le nombre de factures présentes dans la query correspond au nombre de

PDF dans le dossier de travail à date du jour AAAA MM JJ.

2- S’assurer que les factures hors délai ou pratiquement hors délai présentes dans
l’email de relance du matin soient bien dans la query voucher to pay (onglet 1 de la
TRAME).

3- 3 - Regarder dans le Dossier 2- Factures envoyées à AXA BS s’il y a des factures dites à risque
c’est-à-dire des factures dont la date d’émission est comprise entre 45 et 60 jours.

Par exemple, nous sommes le 22 juin 2020, nous allons regarder s’il reste des factures en notre
possession et non payées dont la date d’émission est comprise entre le 22 avril et le 7 mai 2020.
Il faut ensuite investiguer pour savoir où en est le paiement de ces factures.

3. Contrôle des factures PDF avec le fichier Excel (Query Voucher

to Pay).

➢ Aller dans l’onglet 2 de la TRAME PAIEMENT FG, cliquer droit dans n’importe quelle
cellule du TCD et Actualiser.
➢ Ouvrir les fichiers PDF par paquet de 15.
➢ Classer les factures du fichier Excel par Supplier Name de A à Z.
➢ Contrôler le PDF avec l’onglet 2 de la TRAME PAIEMENT FG pour les éléments listés
ci-dessous :
o Fournisseur
o Date de facture
o Montant / Devise
o RIB si présent sur la facture
➢ Passer la ligne en vert dans votre fichier Excel pour indiquer que la facture est OK.
➢ Procéder aux modifications sur PS si nécessaire.

4. Lancement du pay cycle.

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➢ Aller Payment Selection Criteria
➢ Sélectionner le Pay Cycle désiré (23OVW1 pour la FR23 et 01OVW1 pour la 0001)

➢ Aller dans l’onglet « Dates »

➢ Sélectionner « Payment Date » puis « current date »
➢ Cliquer sur SAVE

➢ Aller sur Pay Cycle Manager. Nous allons rechercher les factures saisies bon à payer par
virement.

18
➢ Sélectionner SCH02 puis Process

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➢ Cliquer sur Refresh jusqu’à ce que le status passe de Running à Selected et que l’on puisse
voir le nombre de factures sélectionnées

5. Vérification de la cohérence
entre les factures du pay cycle
et les factures contrôlées à
l’étape 3.
➢ Cliquer sur Details

➢ Cliquer sur SEARCH puis View ALL.

➢ Exclure les factures payées du Pay Cycle que vous ne souhaitez pas réglées (par exemple
avoir partiellement imputées)
Sélectionner sur Exclude puis SAVE.

➢ Vérifier que le nombre de factures du Pay Cycle équivaut au nombre de factures de notre
dossier de travail

20
 =
➢ Vérifier que le montant des factures du Pay Cycle équivaut au nombre de factures de
notre dossier de travail
S’assurer l 2 TCD ci-dessous doivent être identiques (onglet 3 et 5 de la TRAME
PAIEMENT FG).

EXCEL PEOPLESOFT

Actualiser l’onglet 3 de la TRAME Cliquer sur

PAIEMENT FG.
Copier/ Coller le fichier Excel qui s’ouvre dans
Insérer un TCD l’onglet 4 de la TRAME PAIEMENT FG

Mettre Payment Currency en étiquettes Actualiser le TCD onglet 5 de la TRAME PAIEMENT

de lignes et Amount to Pay en valeurs FGd Amount en valeurs

6. Création du paiement et envoie dans la financial gateway

➢ Cliquer sur Pay Cycle Manager
➢ Créer le paiement en sélectionnant SCH02 et cliquer sur Process.

➢ De même cliquer sur Refresh jusqu’à ce que le statut change et que le trial register
devienne bleu
➢ Cliquer sur Trial Register.
➢ Sélectionner le Pay cycle en cours de préparation

21
➢ Cliquer sur Search puis RUN

➢ S’assurer que le server name soit sur SCH02, cliquer sur OK puis sur SAVE

➢ Cliquer sur Report Manager pour voire le Payment Register

➢ Cliquer sur Report Manager puis l’onglet Administration pour voir le Payment Register.
Cliquer sur REFRESH jusqu’à ce que le document PDF AP soit activé en bleu. Cliquer sur le
document.

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➢ Télécharger le Payment Register et enregistré le à cet endroit en conservant le format du
nom du fichier

• AAF :
\\Praaclnas01\axa_assistance\FR\SGF\FINANCE\COMPTA\N1_AAF_FR23\202
0 AAF\10- Banques AAF 2020\30- Pay cycle AAF (FG NDF TECH)\23OVW
• APH :
\\Praaclnas01\axa_assistance\FR\SGF\FINANCE\COMPTA\N1_APH_0001\202
0 APH\10- Banques
APH 2020\30- Pay
cycle APH 2020
(FG)\01OVW 2020

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➢ Envoyer le lot dans la financial gateway en sélectionnant SCH02 puis Process.
➢ Cliquer sur Refresh jusqu’à ce que le statut passe en Approved

➢ Sélectionner Web, SCH02 puis Process pour envoyer les avis de paiement aux fournisseurs.
➢ Cliquer sur SAVE

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7. Récupération du n° de lot dans la financial gateway
➢ Aller dans Payment et cliquer sur la loupe au niveau de Batch Name

➢ Séléctionner Awaiting Dispatch puis Look UP.

➢ Rechercher votre lot pour trouver le numéro de lot associé.

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 8. Demande de validation du lot

➢ Hypothèse 1 : Si le lot est inférieur à 2M€

AAF/Demande de validation par email APH/Demande de validation

avec Sélection des factures à Didier dans la financial gateway à
FEVIN Menad BOUALI

Le lot doit maintenant être validé dans la Financial

Gateway, les personnes autorisées par délégation de En objet : entité + n°de lot +date
pouvoir de Didier FEVIN sont : En copie : Céline ASSELAIN, Yann
SERALINE
- Céline ASSELAIN
- Menad BOUALI si absence de Céline En pièce jointe : le trial register du lot

Pour AAF, il faut donc l’accord de Didier FEVIN en

amont.

En objet : entité + n°de lot +date

En copie : Céline ASSELAIN, Thanh TRAN

En pièce jointe : le trial register du lot + une sélection de

factures représentant au moins 10% du montant du lot
(il faut s’aider de la query voucher to pay)

Attention : Si le lot est supérieur à 1,7M€ prévenir la trésorerie (Menad BOUALI et Nelito OLIVEIRA,
en copie Céline ASSELAIN) et s’assurer du niveau de trésorerie (email envoyé quotidiennement par
Sandrine LOUDEVING ou Binta BADJI).

➢ Hypothèse 2 : Si le lot est supérieur ou égal à 2M€

Prévenir la trésorier et demander la validation en amont de :

o Céline TASSIN pour AAF (Céline ASSELAIN valide ensuite dans la FG)
o Pierre-Alexis BOURDON pour APH (Menad BOUALI valide ensuite dans la FG

Une fois le lot terminé et validé, couper coller le dossier de travail AAAA MM JJ du dossier 2-
factures envoyées à AXABS au dossier 3 - Factures comptabilisées et payées en inscrivant le
numéro de lot.

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 B – PROPOSITIONS D’ACTIONS

L’entreprise Axa Assistance France sous-traite la saisie de ses factures fournisseurs en Inde.

Cette délocalisation des factures fournisseurs à un impact positif surtout au de la charges de travail
des comptables et permet de mieux gérer les flux de factures qui arrivent.

La délocalisation de la comptabilité consiste a délégué une partie ou la totalité de certaines missions

comptable à un prestataire offshore.

Ce système est censer permettre aux collaborateurs de ne plus se soucier des contraintes techniques
et informatiques. Les prestataire dispose de serveurs performants ainsi que des infrastructures a la
pointe de la technologie.

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