Manuel Organisation

Manuel d’Organisation Administrative et financière ANGAP
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Parcs Nationaux Madagascar
MANUEL D’ORGANISATION
ADMNISTRATIVE
ET
FINANCIERE
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GENERALITES SUR LE MANUEL D’ORGANISATION ..............................................5
SYSTEME D’ORGANISATION ...........................................................................................5

PERSONNEL QUALIFIE ......................................................................................................5
SYSTEME DE DOCUMENTATION ET D’INFORMATION................................................5
UN SYSTEME DE PREUVES...............................................................................................6
MOYENS MATERIELS DE PROTECTION .........................................................................6
UN SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE ......................................................6
SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE.............................................................7
CHAPITRE I : ENVIRONNEMENT GLOBAL DE L’ANGAP .......................................9
TITRE I- CADRE GENERAL (1).......................................................................................9
11 VISION GLOBALE SUR ANGAP ......................................................................................9

12-ASPECT REGLEMENTAIRE ...............................................................................................10
121 -LE CADRE JURIDIQUE : LE CODE DES AIRES PROTEGEES..................................................10
122- SUR LE PLAN TECHNIQUE ...............................................................................................11
TITRE II- ORIENTATION ET POLITIQUE DE L’ANGAP (1)....................................12
21. ORIENTATION GENERALE...............................................................................................12

211 OPTIQUE « PERENNISATION »..........................................................................................12
22 TRANSPARENCE ET BONNE GESTION ............................................................................13
221-LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER ....................................................................13
222 – DECAISSEMENTS ....................................................................................................15
223 - DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET COORDINATION ..........................................16
CHAPITRE III : POLITIQUES ET STRATEGIES ........................................................18
31 FINANCES ET COMPTABILITE .............................................................................19

32 RESSOURCES HUMAINES ET ORGANISATION .................................................19
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TITRE III- AFFAIRES GENERALES .............................................................................24
TITRE IV- RELATIONS PUBLIQUES ET MARKETING............................................25
CHAPITRE V : CHARTE DE RESPONSABILITE ET DE DECISION........................28
TITRE I- DESCRIPTIF.....................................................................................................28
51 PRINCIPES GENERAUX ..................................................................................................28

52 FINANCES ET COMPTABILITE.......................................................................................29
53 RESSOURCES HUMAINES ET ORGANISATION................................................................32
54 AFFAIRES GENERALES .................................................................................................32
TITRE II- GRILLE DE RESPONSABILITE /DECISION TYPE ..................................34

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GENERALITES SUR LE MANUEL D’ORGANISATION
Le présent Manuel d’Organisation se caractérise et ramène ANGAP

essentiellement à :
- un système d’organisation répondant aux exigences des missions
assignées à l’ANGAP
- un personnel qualifié affichant une meilleure adéquation profil/poste
- un système de documentation et d’information performant
- un système de preuves justifiant la transparence du mode de Gestion
- des moyens matériels de protection assurant un meilleur sauvegarde
du patrimoine de l’ANGAP
- un système de supervision et de contrôle
Chacun de ces éléments est la composante d’un ensemble qu’il est conseillé de ne
pas dissocier. Privilégier l’un d’eux par rapport aux autres risquerait de créer un
déséquilibre pouvant nuire en général à la régularité et à la sincérité des
informations sur la transparence de la Gestion de ANGAP .
SYSTEME D’ORGANISATION
L’organisation mise en place permet de réaliser avec efficacité les objectifs fixés tout en
respectant les politiques générales et stratégies adoptées par ANGAP.
Ce qui suppose un souci de contrôle de la conformité des décisions avec la
politique de la direction ; de conduite ordonnée et efficace dans la réalisation des
opérations et également un souci quant à la performance des résultats.
D’où une parfaite transmission des instructions à leurs destinataires ; une
diffusion d’informations suffisamment claires pour éviter d’être mal interprétées
par leurs destinataires et une adéquation des instructions données et des moyens
mis à la disposition de ceux chargés de les appliquer.
PERSONNEL QUALIFIE
L’efficacité du système de recrutement et d’embauche repose sur une parfaite connaissance

des postes, sur des présélections, sélections et tests des candidats/postulants rigoureux et
sérieux.
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UN SYSTEME DE PREUVES
Le système de preuve consiste en la répartition des fonctions qui assure un contrôle
réciproque des tâches.
Tout système de preuve devrait laisser entendre que :
- seules les transactions régulières, appropriées sont autorisées, enregistrées,et
exécutées
- toutes les transactions régulières sont enregistrées de manière exhaustive
- les erreurs d’autorisation, de lancement, d’exécution ou d’enregistrement sont
détectées dans les meilleurs délai
MOYENS MATERIELS DE PROTECTION
Au sens large du terme, la protection suppose la bonne conservation physique des

biens (gardiennage, protection matérielle, suivi et contrôle du patrimoine) ainsi
que des moyens mis en œ uvre pour assurer et garantir la pérennité de l’ANGAP
( par exemple : protection contre les vol « procédure de sortie des stocks »,
protection contre le double paiement « procédure de destruction des doubles des
factures », ) . De même, il est important de prévoir les risques provenant de
l’environnement naturel (cyclone, inondation, … ) qui sont plus ou moins
prévisibles. Contre ces genres de risques la seule protection est à titre indicatif une
bonne assurance.
D’autres risques peuvent provenir de l’environnement humain. Ainsi, l’erreur, la négligence
ou même l’incompétence peuvent remettre en cause la pérennité de l’exploitation de
l’ANGAP. Ces risques devraient être maîtrisés par la mise en place d’un système de contrôle
permettant de les révéler le plus rapidement possible et de les corriger.
UN SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE
Un tel système devrait laisser entendre qu’en matière d’opérations d’ordre comptable,
le système doit permettre de s’assurer que les conditions inhérentes aux supervisions et
contrôles sont respectées :
. Autorisation des opérations
. Réalité des opérations
. Exhaustivité des opérations
. Exactitude et évaluation des opérations
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SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE
Le contrôle porte systématiquement sur l’autorisation des opérations , la réalité,

l’intégralité l’exactitude et la comptabilisation des opérations.
En fait, la fiabilité des opérations repose sur un système de supervision et de
contrôle efficace.
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CHAPITRE I : ENVIRONNEMENT GLOBAL DE L’ANGAP
Titre I- CADRE GENERAL (1)
11 Vis i on gl obal e sur ANGAP
Le futur Réseau des Aires Protégées est destiné à représenter la biodiversité de

Madagascar pour respecter l’engagement de protection pris par le pays dans le
cadre des conventions et traités internationaux. Cet engagement implique que
Madagascar consacre des ressources qui se font rares pour mettre en réserve et
protéger à perpétuité des territoires précieux. Une telle décision doit être
solidement justifiée.
La première question à poser est : le Réseau proposé représentera-t-il vraiment toute la

biodiversité de Madagascar ? En réalité, cet objectif est impossible à atteindre à, à moins que
l’on arrive à éviter toute perte ou dégradation additionnelle de tous les reliquats d’habitats
naturels terrestres et des zones humides, au minimum. Cette hypothèse est utopique dans les
conditions socio-économiques actuelles et, en fait, aucun pays ne peut vraisemblablement
remplir une telle condition.
La seconde question est, par conséquent : quelle est la valeur ou l’objectif du Réseau des
Aires protégées ? Trois traits caractéristiques du futur Réseau proposé sont particulièrement
pertinents à cet égard. Tout d’abord, le Réseau est destiné à inclure des habitats naturels qui
sont viables à long terme pour la conservation parce qu’ils sont considérés comme
suffisamment vastes et/ou que les pressions négatives qu’ils subissent sont jugées
contrôlables grâce à la collaboration avec les communautés locales. Ensuite, dans la plupart
des cas, la valeur à long terme des sites proposés est valorisée par la création d’une aire
protégée plutôt que par toute autre forme d’utilisation du sol. Dans certains cas, l’argument
peut être basé sur des facteurs tangibles tels que la possibilité de générer des revenus par
l’écotourisme ou la protection des ressources économiques vitales comme l’eau ou le sol.
Dans d’autres cas, les arguments sont essentiellement plus philosophiques et moins aisés à
mesure car ils sont basés sur l’intérêt de conserver autant de ressources et de fonctions
écologiques que cela est possible pour les générations futures à Madagascar et dans le monde.
Enfin, dans toute la mesure du possible, le choix des sites vise à réduire les conflits d’intérêts
potentiels avec les populations locales dans les limites requises pour la sélection de sites clés
pour la représentation de la biodiversité.
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12-Aspect régl em entaire
121 -Le cadre juridique : le Code des Aires Protégées.
Les principes stratégiques de gestion définis dans le COAP
Ils constituent les objectifs des aires protégées et sont définis de manière très
large. Ils comprennent :
? La conservation, la recherche et la valorisation du patrimoine naturel et culturel, basées
sur les meilleures connaissances disponibles et sur un large éventail de recherches dont les
conditions d’utilisation et les bénéfices sont définies avec soin,
? L’éducation, pour que le public apprécie davantage la richesse du patrimoine naturel

malgache et adopte des pratiques respectueuses,
? La contribution au développement économique et social durable, en particulier à travers la

promotion de l’écotourisme sans déculturation.
La loi N° 97-012 du 06 juin 1997 modifiant et complétant certaines dispositions

de la Loi 90-033 du 21 décembre 1990 sur la Charte de l’Environnement prévoit
l’élaboration d’un code des aires protégées fixant un cadre normatif et légal
propre aux aires protégées et donnant à l’organisme chargé de leur gestion l’outil
juridique et la compétence nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
Une « Loi portant Code de Gestion des Aires Protégées » N°… … .. du… … ..,
appelé Code des Aires Protégées ou COAP, a donc été élaborée dans le cadre d’un
processus participatif. Les différentes dispositions applicables aux aires protégées
sont ainsi regroupées dans un texte juridique pratique et cohérent, à compléter par
des règlement d’application.
Le COAP réaffirme le principe de l’existence et l’unicité du Réseau National des

Aires Protégées qui constitue la mosaïque des territoires représentatifs de la
biodiversité malgache et du patrimoine naturel national. Seul l’Etat peut en
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122- Sur le plan technique
La notion d’Aires Protégées et des zones qui l’entourent
Une Aire Protégée est définie dans le COAP comme « un territoire délimité
terrestre, côtier, marin – eaux larges saumâtres et continentale- ou aquatique, dont
les composantes présentent une valeur particulière et notamment biologique,
naturelle, esthétique, morphologique, historique, archéologique ou culturelle et
qui, de ce fait, dans l’intérêt général, nécessite une préservation contre tout effet
de dégradation naturelle et contre toute intervention artificielle susceptible d’en
altérer l’aspect, la composition et l ‘évolution.
Les Aires Protégées sont classées en fonction de trois statuts distincts :

? Réserve naturelle Intégrale : aire représentative d’un écosystème particulier,
dont le but est protéger la faune et la flore dans certain périmètre.
? Parc National : aire dont le but est de protéger et de conserver un patrimoine
naturel ou culturel original tout en présentant un cadre récréatif et éducatif.
? Réserve spéciale : aire créée principalement dans le but de protéger un
écosystème ou site spécifique, ou une espèce végétale ou animale particulière.
Objectif stratégique
Promouvoir des attitudes favorables à la conservation des aires protégées à travers

l’information, l’éducation et la communication (IEC)
Axes opérationnels
? Identification des thèmes prioritaires

? Identification et focalisation sur des publics cibles
? Appropriation et adaptation aux réalités régionales et locales
? Recherche de synergie et partenariats
? Mise en œ uvre d’une stratégie d’intervention adaptée aux besoins.
?
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Titre II- ORIENTATION ET POLITIQUE DE L’ANGAP (1)
21. Orientati on générale
211 Optique « Pérennisation »
La recherche comme instrument de pérennisation

La recherche contribue directement ou indirectement à la pérennité du Réseau
National des Aires Protégées.
L’une des contributions les plus significatives à la pérennisation du Réseau

National découle peut être des recherches démontrant la valeur de celui-ci, dans la
mesure où elles permettent de convaincre les décideurs politiques, les
coordinateurs du PNAE, les Agences de Coopération et les Organisations
internationales vouées à la conservation de l’unité de leur appui. La valeur
démontrée peut être de nature économique, plusieurs aires protégées constituants
des sites touristiques de premier choix comme sources de revenus pour les fonds
publics nationaux et régionaux ainsi que pour le secteur privé. Une valeur plus
abstraite est liée au maintien adéquat du patrimoine en terme de biodiversité, en
particulier dans la mesure où Madagascar constitue une écorégion unique à
l’échelle mondiale. Ce facteur joue déjà directement un rôle au niveau financier,
ainsi que la démontre la mise en œ uvre des programmes écorégionaux de
développement durable liés aux aires protégées, qui sont alimentés par une large
gamme de ressources nationales et internationales. Enfin, un Réseau National des
Aires Protégées bien géré sur une base scientifique solide est de nature à entraîner
l’appui soutenu du public, les leaders politiques et des agences de financement.
Les contributions directes proviennent principalement des droits demandés aux

chercheurs travaillant dans les parcs et réserves. Les droits de recherche seront
réexaminés périodiquement et modifiés sur la base de l ‘expérience. Il est
important que non seulement PARCS NATIONAUX MADAGASCAR mais aussi
les chercheurs considèrent que les droits sont équitableset justifiés. Les droits
seront également adaptés de manière à promouvoir la recherche par les
scientifiques et étudiants malgaches. En contrepartie des droits demandés, Parcs
Nationaux Madagascar contribuera au maintien de la sécurité des chercheurs dans
les aires protégées et à la mise à disposition des services logistiques. Les
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22 Transparence et bonne gesti on
221-LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER
S’il est souhaitable que les rapports de suivi financier soient modulables et
adaptés à chaque projet ou, au besoin, à chaque pays ou secteur d’activité, il est
indispensable qu’ils s’appuient sur un certain nombre de principes fondamentaux.
Les sections qui suivent le contenu, la présentation des rapports de suivi financier.
A - Principes fondamentaux
Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier sont les suivants :
? Les rapports de suivi financier doivent contenir des informations utiles pour
l’emprunteur tout en fournissant à la Banque des indications suffisantes pour
déterminer :
? si le fonds décaissés au titre des projets servent aux fins pour les quels ils ont
été fournis,
? si l’exécution du projet est en bonne voie, et
? si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés.
? Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement
physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence
entre l ‘évolution de la situation financière du projet, bien qu’il soit parfois difficile d’élaborer
des indicateurs quantitatifs de production pour certains projets.
? Le suivi du projet par la Banque doit être efficace par rapport aux coûts, tant du
point de vue de la Banque que de celui des emprunteurs. Il convient par
conséquent :
? d’éviter dans toute la mesure du possible les rapports qui impliquent de la part
des emprunteurs la mise en place ou le maintien de systèmes parallèles ou
faisant double emploi . Les RSF doivent certes permettre au lecteur de
comparer les données contenues dans les divers rapports, mais la liaison entre
les différents éléments d’information doit passer par une structure
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suivi des réalisations des rapports y afférents. Par exemple, si des rapports
d’étape semestriels sont demandés, les RSF devront en faire partie intégrante ;
? d’éviter autant que faire se peut de demander aux emprunteurs de fournir à la

Banque des informations dont le montant nécessite un examen préalable en
sont un exemple ;
? de s’entendre, lorsque d’est possible, avec les autres bailleurs de fonds qui
financent le projet pour l’établissement de rapports et de dispositifs de suivi
communs.
B - Contenu des rapports de suivi financier
Le plan général et le contenu des RSF devront être déterminés dans le cadre de
l’évaluation du projet (sur la base de l’évaluation des systèmes de gestion financière, des
modalités de passation des marchés, et de l’analyse générale et des appréciations du chef
d’équipe du projet) et arrêtés lors des négociations. Les autres bailleurs de fonds qui
participent au projet doivent être invités à participer aux discussions.
- Date de la mise en place des arrangements concernant la gestion financière

- Eléments d’information requis pour les rapports de suivi financier.
a)- Rapports financiers :

- présentations des données par poste budgétaire
- Relations entres les rapports de suivi financier et les états financiers annuels.
- Eviter les systèmes parallèles ou qui font double emploi. :
? Dans la mesure du possible , il faudra utiliser les systèmes de gestion

financière de l’emprunteur pour établir les rapports de gestion de projet. Lors
de l’évaluation d’un projet, l’emprunteur et la Banque devront donc évaluer et
examiner la capacité des systèmes de l’emprunteur et déterminer s’il est
possible de les améliorer pour que l’emprunteur puisse produire des RSF à
partir du système de gestion de projet. Il conviendra par exemple de
s’interroger sur la possibilité d’utiliser le plan comptable de l’emprunteur pour
préparer les rapports.
? S’il n’est pas possible d’utiliser les systèmes de gestion financière de

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b)- Rapport sur l’avancement des activités.
c)- Rapport sur la passation du marché.
- Rapport de suivi financer des petits projets : crédit ne dépassant pas 5 millions de
dollars.
- Portée des rapports de suivi financier
- Organisme d ‘exécution multiples : chaque organisme doit proposer son propre RSF
- Monnaie utilisée pour les rapports de suivi financier : le choix de la monnaie à utiliser
sera arrêté lors de négociation.
- Principes comptables : en général, deux méthodes de comptabilité
Comptabilité de caisse et
Comptabilité d’engagement.
- Planification du projet : pour assurer le suivi efficace d’un projet .

- Des plans d’exécution rationnelle
- La planification financière : logiciel COSTAB
- Révision des budgets de projets.
- Analyse des écarts
- Le suivi des avancements des activités.
- Elaborer des indicateurs de réalisation
- Méthode de suivi
- Portée du suivi des réalisations
- Mesure de résultats des projets
- A quel moment déterminer les indicateurs de suivi.
C – Plan général des rapports de suivi financier :
- Rapports financier
- Rapports sur l’avancement physique des activités
- Rapports sur la passation des marchés.
D- Soumission des rapports de suivi financier : selon une périodicité déterminée lors de
négociation
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223 - DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET COORDINATION
A- DISPOSITIONS TRANSITOIRES
- L’obligation de soumettre des RSF à la banque s’applique à tous les projets évalués à
partir du 1er Janvier 2002.
- Projets dont le décaissements sont basés sur les RGP : les emprunteurs qui utilisaient
la formule de décaissement sur la base des RGP normalisé avant le 1er Janvier 2002
peuvent continuer à le faire.
B- COORDINATION DES BAILEURS DE FONDS.
Si un projet financé conjointement par la Banque et d’autre bailleur de fonds, et si les

calendriers de préparation du projet coïncident, les agents de la banque travailleront avec les
bailleurs de fonds pour coordonner les différentes évaluations des capacités dans le but de
rationaliser le processus.
En réduisant le nombre des rapports à soumettre, l’harmonisation permettra probablement de
réduire les coûts supportés par l’emprunteur les bailleurs de fonds.
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CHAPITRE III : POLITIQUES ET STRATEGIES
Généralité
De la politique (2)
La Politique est définie pour le présent Manuel comme « un plan qui sert de guide aux
décisions et qui détermine les frontières de l’action où les dirigeants se trouvent engagés» (2).
De fait, une bonne politique devra posséder de préférence les Qualités suivantes :
- Etre relié à l’objectif de l’ANGAP et expliquer à toute personne qui devra l’appliquer
- Laisser une marge d’interprétation à ceux qui sont responsables de sa mise en
application.
- Etre exprimé clairement de façon compréhensible et par écrit.
- Indiquer les limites et les moyens de mesure pour les actions futures.
- Etre raisonnable et réalisable
- Demeurer stable mais ouverte à la possibilité d’être changée.
- Etre conforme aux facteurs extérieurs, tels que les lois.
- Etre bien Comprise par tous les gens qu’elle affecte, car si par hasard elle était mal
définie ,elle entraînerait les gens à fuir leurs responsabilités (Fonctionnarisme sans
décision).
De la stratégie
La stratégie doit en priorité discerner et définir les buts et les objectifs à long terme de
ANGAP et les moyens (PTA) à mettre en œ uvre en vue de les atteindre, ainsi que les
allocations de ressources nécessaires.
A remarquer les (5) aspects principaux d’une stratégie, à savoir :

- l’environnement
- les objectifs
- les buts
- le temps (PTA)
- les ressources
qui devraient conduire ANGAP dans le futur.
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31 FINANCES et COMPTABILITE
Concept de Budgeting et PTA
Internaliser les principes et méthodes relatives à la planification stratégique tout en valorisant

l’approche PTA
Pérennisation financière et TRUST FUND
Développer et valoriser le processus de mise en œ uvre du TRUST FUND aux fins de pallier
aux risques probables de rupture de financement.
Respect des clauses « protocolaires et contractuelles »
Respecter les dispositions réglementaires stipulées dans les accords de crédit, les protocoles
d’accord et les accords opérationnels en vue de préserver la confiance des partenaires
financiers et technique.
Solliciter davantage l’implication financière de l’ETAT
Rappeler et insister sur la nécessité de mettre en application les dispositions du COAP sur les
obligations de l’ETAT.
Décaissements et Achats
Respect des procédures en vigueur aux fins d’éviter toutes dépenses non conformes et
autorisées( PTA).
Bonne gestion et transparence
Valoriser et renforcer le système de contrôle et d’Audit interne.

Véhiculer la nécessité des tableaux de bord et des informations fiables/crédibles en TEMPS
REEL
32 RESSOURCES HUMAINES et ORGANISATION

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33 AFFAIRES GENERALES
Bonne Gestion et sauvegarde du Patrimoine
- Valoriser et renforcer les moyens de protection et de prévention

(Matériels ; Assurances vols, incendie… ).
- Renforcer les moyens indirects et restreindre le nombre des personnes
ayant accès :
? aux actifs et ressources
? aux documents et enregistrements
? aux formulaires qui peuvent déclencher des transactions
Approvisionnement et Marchés
Délimitation claire, précise des pleins de pouvoirs (niveau d’autorité ), pour toutes
catégories d’achats.
Imposer et mettre en place un système rigoureux de suivi/contrôle
34 RELATIONS PUBLIQUES et MARKETING
Ecotourisme
- Développer et réglementer les relations avec les tiers partenaires :

? Agences de voyages et Touring
? Associations de Guidage
? Sous-traitants en restauration et hébergement
? Transporteurs
- Développer la synergie entre concepteurs (siège) et hommes de terrain(site)
- Diversifier les produits d’appel (recettes annexes)
Relations publiques et Communication
- Sensibiliser les nationaux

- Faire participer les organes officiels dans le processus de PROMOTION du
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CHAPITRE IV : PRINCIPES ET REGLES GENERALES
Titre I- FINANCES et COMPTABILITE
11 Système comptable et Système de financement adapté aux contraintes des

partenaires financiers (bailleurs)
12- Le Budgeting et le PTA comme outil de gestion
13- Les décaissements
- Banque
Toute émission de chèques doit se conformer OBLIGATOIREMENT au
principe de Double signature: DGA, DG
- Caisse
- la caisse est destinée pour les dépenses courantes autorisées par la
Direction Générale
- Tout décaissement doit faire l’objet d’une justification .
- Le niveau maximum du Montant en espèces (petite caisse) est fixé à
100 000 fmg
- L’arrêté de caisse est journalier
14- Les encaissements
- Chèques
Les chèques sont à verser journalièrement sous réserve des contrôles habituels.
- Espèces
Versement quotidien obligatoire
15- Le système de contrôle et des preuves
151 Le Contrôle
Un contrôle réciproque des tâches favorisé par une meilleure répartition des
fonctions constitue un système de preuve sans faille, d’où les règles suivantes :
- seules les transactions régulières et appropriées (conformes à la charte
de responsabilité et aux procédures en vigueur ) sont autorisées,
engagées, exécutées et enregistrées ;
- les erreurs d’autorisation, de lancement, d’exécution ou
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153 Les Documents
Les documents, supports de l’information doivent être imprimés selon un format

standard qui facilite leur exploitation et leur classement
Un espace de contrôle avant leur enregistrement ,autorisations, comparaison
vérification, approbation, … . est obligatoire
Tous les documents doivent être prénumérotés pour assurer un contrôle
satisfaisant.
154 Modalités pratiques
Les procédures écrites doivent indiquer :

- les modalités de circulation, de traitement et de classement des
informations
- les méthodes d’enregistrement
- la périodicité des analyses et des synthèses d’ordre financier ou
opérationnel qui en découlent
- les contrôles qui permettent d’éviter les déviations dues à la négligence
155 Le Reporting
Les rapports de gestion doivent être établis à date fixe pour répondre aux besoins
de ANGAP et fournir des informations adéquates sur la situation financière, le
résultat des opérations, les niveaux de stocks, les coûts engagés, …
Ils doivent être préparés en temps voulu (réél), simples et distribués aux
personnes intéressées dont la liste doit être préétablie.
Etre informé, c’est déjà contrôler ! d’où l’information doit être pertinente, utile,
objective, communicable et vérifiable (ie possibilité de retrouver les sources /
comportant des références appropriées permettant de la justifier et de
l’authentifier). Une information vraie mais non vérifiable perd une partie de sa
crédibilité.
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Titre II- RESSOURCES HUMAINES et ORGANISATION
PAIE
- Application grille salariale et classification professionnelle en vigueur
pour la détermination des salaires dès l’embauche
ASSURANCE PERSONNEL
Tout personnel PERMANENT de l’ANGAP, son conjoint et enfants

légaux/légitimes jouissent d’une assurance santé-groupe
SANCTION – DISCIPLINE
- Conformes aux dispositions du RGP,les disciplines et les sanctions

doivent être publiées à large diffusion au niveau de l’ensemble du
personnel
- Le pouvoir discrétionnaire appartenant au DG en matière de sanctions
(positives ou négatives ) peut être délégué par écrit aux directeurs ou
Cadres de ANGAP.
EVALUATION ANNUELLE
- Outil de Gestion prévisionnelle, l’Evaluation annuelle est incontournable

- Tout personnel CONTRACTUEL de l’ANGAP doit faire l’objet d’une évaluation annuelle
pouvant se solder par une décision de la Direction générale.
Titre III- AFFAIRES GENERALES
TRAVAUX
- Tout marché de travaux supérieur ou égal à 100 000 $ doit obligatoirement faire
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Titre IV- RELATIONS PUBLIQUES et MARKETING
Campagne d’Information/Grand Public
- A adapter suivant spécificités des DIR et sites :

? Espace publicitaire
? Articles
? Journal
- Le Siège fournit les appuis nécessaires à la réalisation
Sponsoring
- A décider par le comité de pilotage COM/PER

- Budget inscrit dans le PTA
Filmage
- Autorisation obligatoire de la Direction Générale

- Elaboration d’une convention
Guidage
- Formation Obligatoire
- Elaboration de Convention de Partenariat
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CHAPITRE V : CHARTE DE RESPONSABILITE ET DE DECISION
Titre I- DESCRIPTIF
51 Pri ncipes généraux
Clarification des rôles ,responsabilités et autorité
Pouvoirs et Responsabilités des membres de la direction , des cadres et

responsables doivent être clairement définis par une grille faisant apparaître les
rôles et responsabilités des différents acteurs.
L’organisation doit être remise à jour régulièrement et doit être diffusée à tout le
personnel et décideurs .
Division de travail et séparation des tâches
La séparation des tâches doit être claire pour permettre le contrôle réciproque de
leur exécution. Il faut éviter qu’une même personne puisse commettre une erreur
ou une irrégularité en ayant la possibilité de la dissimuler.
Quant à la séparation des fonctions, elle doit dissocier l’opérationnel du

fonctionnel.
L’opérationnel concerne tous les services et l’activité nécessaire à l’exploitation
(service commercial, production, achats, … )
La fonction protection ou conservation est assurée par tous les services qui
détiennent les biens de ANGAP et en assurent la protection physique (caisse,
magasin, entretien, … )
Système d’auto-évaluation
Le système de supervision ne peut s’auto-contrôler totalement et il s’avère ainsi

nécessaire de mettre en place une procédure de supervision pour s’assurer que les
systèmes de contrôle mis en place :
- fonctionnent sans anomalie
- sont adaptés aux besoins
La supervision sera assurée, selon le niveau de responsabilité :

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Au Réseau (DIR et Parcs) :
les Chefs de réserve

Les Chefs de Volet
les Directeurs de Parcs
Les Directeurs Inter-Régionaux
Système de contrôle
Nécessite la mise en place d’une structure, solide, indépendante, autonome et

appropriée telle :
- l’audit interne
- Le contrôle interne
En effet, C’est l’Auditeur interne qui est principalement chargé de s’assurer que
les procédures et le contrôle interne fonctionne de façon satisfaisante
52 Fi nances et Com ptab i l i té
FINANCES
Autorité et pouvoirs
- La liste des personnes pouvant engager ANGAP et les règles et

conditions fondamentales requises (Titre, grade, moralité… ) selon le
type d’engagement ( degré d’importance, valeurs monétaires ou
qualitatives) doit être mise à la disposition des personnes chargées de
l’enregistrement des opérations qui peuvent ainsi s’assurer qu’elles ont
été correctement approuvées.
- La procédure de double signature doit être OBLIGATOIRE aux

engagements importants. (Liste à publier avec la délimitation des pleins de
pouvoirs)
Les rapports et système d’information financiers
LA DIRECTION GENERALE DOIT DISPOSER DES INFORMATIONS

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Inventaire
La responsabilité d’ enregistrement de l’activité opérationnelle et de la

constatation de l’inventaire du patrimoine et des ressources constitue à elle seule
l’un des éléments fondamentaux du volet Administratif et financier.
Elle comprend :
- les comptabilités générales et analytique
- la préparation des budgets
- la préparation de la paie
- la centralisation de toutes les informations qui contribuent aux prises
de décision
- la trésorerie
. la fonction opérationnelle qu’est la gestion des ressources
. la fonction de protection et de conservation des fonds
. la fonction enregistrement qu’est la tenue des journaux et
livre de trésorerie.
RSF et RGP pour les Bailleurs
Les accords de crédit
Les Etats financiers
Des états financiers fiables sont préparés régulièrement et rapidement à partir

des livres comptables
? existence d’états financiers intermédiaires faisant l’objet d’un commentaire

écrit du DGAF/Contrôleur interne, sur leurs principaux aspects
? existence des procédures de consolidations pour améliorer l’efficacité et éviter
les erreurs
? tous les enregistrements comptables (et ceux notamment de nature spéciale)
sont convenablement expliqués et accompagnés de justificatifs
? les enregistrements comptables de nature spéciale sont formellement
approuvés par le DGAF
? existence d’un plan comptable interne (général/budgétaire/analytique) à jour
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Les encaissements
LES DETOURNEMENTS D’ESPECES OU DE CHEQUES SONT

RAPIDEMENT DETECTES
Règles :
? les vendeurs sont dans l’interdiction d’effectuer des encaissements
? les retards dans la remise des encaissements collectés peuvent être facilement
identifiés/détectés sans délai
? les tickets de vente et les reçus sont prénumérotés
? les totaux quotidiens sont calculés et vérifiés par la comptabilité
? les mouvements des tickets évalués en prix de vente sont régulièrement
rapprochés avec les encaissements
? des compte-rendus appropriés de ventes en rebus, … sont faits
systématiquement à la comptabilité indépendamment du caissier
Les décaissements
LES DECAISSEMENTS SONT EXECUTES SUR JUSTIFICATION ET

AUTORISATION ADEQUATES
? tous décaissements sont exécutés par chèque ou virement (sauf ceux prévus par
la petite caisse)
La facturation
? les factures comportent la mention SERVICE FAIT par l’Utilisateur

? les signataires procèdent à un examen approprié des documents avant de
signer les chèques
? les signataires n’interviennent directement pas dans la tenue des comptes
? les documents justificatifs sont frappés d’un tampon “ PAYE ” pour éviter
tout double usage
? la date, la méthode et le montant du paiement sont indiqués
? la pratique des chèques au poeteur est interdite
? des détails suffisants sont indiqués sur les ordres de virements bancaires
LES DECAISSEMENTS SONT ASSURES DE FACON ADEQUATE

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
LES SORTIES DE FONDS SONT MAINTENUES SOUS UN CONTROLE
PHYSIQUE ET DOCUMENTAIRE APPROPRIE
? un système de double signature est appliqué

? la signature d’avance de chèques ou de virements en blanc est interdite
? les chèques ou ordres de virement doivent repasser par la personne qui les a
préparés
? les chèques annulés sont convenablement détériorés et conservés pour examen
éventuel ultérieur
? le détenteur du chéquier doit faire l’objet d’une note en bonne et due forme
53 Ressources Hum ai nes et Organisati on
Les attributions et TDR
Les responsabilités du personnel sont clairement définies et chacun doit pouvoir

assumer convenablement ses responsabilités :
? procédures de traitement des opérations (évènements) ou des
instructions décrites dans le Manuel de procédures
? effectif et qualité des employés appropriés aux différents
niveaux de responsabilité et pour les différentes fonctions
L’organisation et structure
L’organisation en place permet d’assurer une séparation des tâches pouvant

constituer le fondement d’un contrôle interne efficace
? existence d’un organigramme correct à jour
? mise en place d’une séparation des tâches optima en toute
circonstance (cas absence d’une personne : maladie, congé)
54 Af faires Général es
Les achats de biens et services doivent être faits en fonction des besoins de l’ANGAP, dûment
approuvés par les personnes autorisées ( DG,DGAF,CCP,DIR/DP) et dans des conditions
optimales de prix, quantité, qualité et délais de livraison.
- Le service Achat est indépendant des autres services
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Titre II- GRILLE DE RESPONSABILITE /DECISION TYPE
GRILLE DE RESPONSABILITE /DECISION TYPE
Fonction : Finances Siège DIR
Activité : Paiement facture

Pouvoir/Resp Autorisation Approbat° Vérification Paiement Signature
Acteurs Banque Caisse Autres Chèque
SIEGE AC x x
CCFC x
DGAF x x x
DG x x
DIR SC x
SAF x x x
DIR x x
PARC/ SC x
RESERVE
Logisticien
x
RAF x x
DP X
Galaxie Consulting Page : 34

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fonction : Finances Siège DIR

Activité : Achats
Autorisation Approbat° Fin/Budg Préparation Vérification Suivi SM Préparation Compte Signature
Billet Caisse Banque Autre Chèque
SIEGE DG x
DGAF x x
CCFC x x x
CC ou Dpt x
concerné
CP
x x
AC
x
SP
x
DIR DIR x x x x
SAF x x X x
Chef Sce x
concerné
SC
x x x
C x

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fonction : Affaire GENERALE

Activités : Magasinage
Cycle : approvisionnements fournitures et matériels consommables
Acteurs Autorisation Approbation Conclusion Finances Acquisition Supervision Contrôle Observations

accords
DGAF X - Il existe des achats qui ne passent par CAM m
CCGP X font entre CCGP et DGAF.
CAM X - Le Magasinier effectue l’élaboration de la lign
Agent d’achats X X d’approvisionnement.
Compta X
PARC NATIONAL
Directeur X - incompatibilité des fonctions suite problèmes d
Chef volet adm X x X du personnel.
et fin - L’acquisition peut être effectuée
Log/Mag X X X
Compta X Soit par le Logisticien , soit par un personne
Autres X l’administration en mission à Antanarivo.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IDENTIFICATION MATRICE D’AUTORITE/RESPONSABILITES
Activités : Marché
Acteurs Autorisation Approbation Conclusion Financ Exéccution Supervis Contrôle Observations

accords es ion
Appel d’offre nationale : Fournitures ou équipements
DG X .Fournitures ou équipements > 30 000 U
DGAR X
DGAF X X
CAM X X
Comptabilité X
Appel d’offre nationale : Travaux
DG X Travaux < 100 000 USD
DGAR X
DGAF X X .
CAM X
RGC X X X
Comptabilité X
Entreprise X
Appel d’offre Internationale : Travaux
Comité externe X Travaux > 100 000 USD
DG X X Le Comité Technique Spécial est comp
DGAR X X six membres dont :
DGAF X X - ONE
CAM X - Min Env
RGC X X X - Direction des eaux et forêts
Compta X - DG
Entreprise X - DGAF
- DGAR

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
GRILLE D’AUTORITE/RESPONSABILITES
Fonction : AFFAIRE GENERALE
Activités : Gestion Parc Véhicule
Cycle : Gestion Tickets Carburants
Acteurs Autorisation Approbation Conclusion Acquisition Supervision Contrôle Observations
accords
DG X X L’Agent d’Affaires Générales est le Régisseur auprès
DGAF X X du Trésor.
Agent d’Affaires X X X La gestion des tickets carburants lui a été confiée par le
Générales CCGP.
Activités : Gestion Parc Véhicules
Cycle : Entretien et Réparation
accords
DG X Dans le cas de réparation une consultation entre
DGAF X CCGP, Ag d’Affaires Générales est obliguatoir
CCGP X X Pour les entretiens et les petites réparations, un
Ag Affaires X X X entre le CCGP et son Assistant ( l’Agent d’Aff
Générales générales) suffit.
Compta X

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activités : Gestion Parc Véhicules
Cycle : Demande de véhicules : - Mission X
- Courses journalières X
accords
DG
DGAF X
DGAR
Chef cellule X X
Demandeur
Agent d’affaires X X X X
générales
Compta X
Activités : Gestion Patrimoine
Cycle : Cession de biens et immobilisations
accords
CA X Les listes envoyées par les Réserves et les Parc
DG X Nationaux doivent avoir au préalable l’approba
DGAF X la DIR.
DGAR X
Comité de X X X
cession
Compta X

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
GRILLE DE RESPONSABILITES/DECISION
Fonction : Gestion des Ressources Humaines
Activité : Recrutement cycle : Offre d’emploi
Unités Traitement/Opération Vérification Accord/Approbat Visa/contrôle Observations

ion
DGAF X X L’Offre
CCRH X X X nécessite :
ACRH X - l’élaboration
CAM X de
description
de poste
SIEGE
- l’accord de
l’Inspecteur
de Travail
DIR X X X Après accord et
DP X X X approbation du
REGION
VAF X DIR, le DP peut

lancé l’Appel
d’Offre

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : Recrutement cycle : Présélection/sélection
Unités Traitement/Opération Vérification Délibération/Pri Accord/Approbat Visa/contrôle Observations

se de décision ion
DGAF X X A la délibération, le
CCRH X X X Comité de
recrutement établit
ACRH X une liste de
candidats admis.
La Direction a la
SIEGE
Comité de x prise de décision

recrutement
CAM x
DIR X x X En dehors des
DP X X x recrutement de
VAF x Chefs Volet, le
Comité de X DIR peut
délégué ses
REGION
recrutement
pouvoirs aux
DP, Chefs
Réserve

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : Sanction et discipline cycle : DEMEX/Mesures disciplinaires

se de décision ion
DGAF X X X Avant toute prise
ACRH X X de décision
Agent X finale, l’Agent a
SIEGE
Chef hiérarchique X droit à des

explications.
La décision
x X
DP X x
VAF x
Conseil de x
discipline
REGION
Unité concernée x
Délégué du X
Personnel

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : Gestion des absences et congé cycle : absences/permission et congé

se de décision ion
DGAF X La demande de
ACRH X X congé-absences
Chef Unité X X et permission
concernée doit avoir
l’accord et
l’approbation du
SIEGE
chef
hiérarchique
immédiat.
DIR/DP La demande doit
SAF/VAF être déposée le
REGION
Chef Unité premier de la

concernée semaine (cas
Andasibe)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : PAIE cycle : Etablissement état de salaire et règlement

se de décision ion
DGAF X La CRH se
ACRH X charge de tout
CCRH X opération de
CFC X X traitement et du
Comptable (CP3) X paiement. La
CFC, prend en
charge la
vérification, le
visa et
SIEGE
l’établissement
du Bordereau de
règlement.
DIR X X Les états de
SAF X salaire de
DP X personnels sites
VAF X sont rassemblés
à la DIR. Ils
sont ensuite
REGION
acheminés au
siège pour
règlement.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité Evaluation cycle : Evaluation annuelle
Unités Traitement/Opération Vérification Délibération/Prise Accord/Appr Visa/contrôle Observations

de décision obation
PCA L’Evaluation du DG est du sphère L’évaluation se
du PCA fait
DG L’Evaluation des DGA est du ressort Le DG Le DG vise et signe annuellement
du DG approuve la la notification du pour tout
délibération résultat de personnel.
du comité. l’évaluation.
DGA L’Evaluation des Directeurs et des Le résultat
Chef cellules est attribuée aux DGA. positif de
Chef s hiérarchiques Le Chef hiérarchique immédiat fait l’Evaluation
l’évaluation de ses subordonnés. donne droit à
Comité d’Evaluation Le comité se charge de La délibération est une
(DG, DGA, l’établissement de la synthèse de s faite par le comité reclassement
Directeurs autres que notes et de la conclusion.
celui du personnel,
Délégué du Les fiches
personnel) d’évaluation
CRH La CRH se charge du dépouillement La CRH après sont envoyées
des synthèses et des conclusions dépouillement et au siège pour
vérification, délibération au
régularise la situation niveau du
du personnel suivant Comité
d’évaluation.
SIEGE
le résultat obtenu. Elle

établit ensuite la
notification à envoyer.
DIR L’Evaluation des Chefs services est
du ressort du DIR.
DP L’Evaluation des Chefs Volet est de
la compétence du DP.
Chef s hiérarchiques Le Chef hiérarchique immédiat fait
REGION
l’évaluation de ses subordonnés.

SAF /VAF Il se charge du dépouillement des
synthèses et des conclusions

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : Gestion des dossiers Assurances cycle : Demande de remboursement et Mise à jour liste des assurés

se de décision ion
ACRH X La CRH se
SIEGE
charge : - de la
CCRH X X vérification des
pièces de
DIR/DP X X remboursement
de l’assurance,
SAF /VAF X - de la mise à
jour de la liste
des assurés
REGION
- et du suivi des
dossiers.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Activité : Règlement des différends sociaux cycle : Différends sociaux
Unités Traitement/Opération Vérification Délibération/Pri Suivi Visa/contrôle Observations

se de décision
CCRH X X La CCRH en
collaboration
Direction X X X avec l’Unité
SIEGE
Générale juridique se
Unité juridique X X Proposition de X charge du
solution traitement et du
DIR/DP Prise de décision suivi des
à son niveau dossiers.
REGION
SAF /VAF X

Manuel Organisation

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Manuel d’Organisation Administrative et financière ANGAP

Parcs Nationaux Madagascar

GENERALITES SUR LE MANUEL D’ORGANISATION ..............................................5

SYSTEME D’ORGANISATION ...........................................................................................5

CHAPITRE I : ENVIRONNEMENT GLOBAL DE L’ANGAP .......................................9

TITRE I- CADRE GENERAL (1).......................................................................................9

11 VISION GLOBALE SUR ANGAP ......................................................................................9

TITRE II- ORIENTATION ET POLITIQUE DE L’ANGAP (1)....................................12

21. ORIENTATION GENERALE...............................................................................................12

CHAPITRE III : POLITIQUES ET STRATEGIES ........................................................18

31 FINANCES ET COMPTABILITE .............................................................................19

TITRE IV- RELATIONS PUBLIQUES ET MARKETING............................................25

CHAPITRE V : CHARTE DE RESPONSABILITE ET DE DECISION........................28

51 PRINCIPES GENERAUX ..................................................................................................28

TITRE II- GRILLE DE RESPONSABILITE /DECISION TYPE ..................................34

Le présent Manuel d’Organisation se caractérise et ramène ANGAP

L’efficacité du système de recrutement et d’embauche repose sur une parfaite connaissance

MOYENS MATERIELS DE PROTECTION

Au sens large du terme, la protection suppose la bonne conservation physique des

UN SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE

SYSTEME DE SUPERVISION ET DE CONTROLE

Le contrôle porte systématiquement sur l’autorisation des opérations , la réalité,

CHAPITRE I : ENVIRONNEMENT GLOBAL DE L’ANGAP

Titre I- CADRE GENERAL (1)

11 Vis i on gl obal e sur ANGAP

Le futur Réseau des Aires Protégées est destiné à représenter la biodiversité de

La première question à poser est : le Réseau proposé représentera-t-il vraiment toute la

12-Aspect régl em entaire

121 -Le cadre juridique : le Code des Aires Protégées.

Les principes stratégiques de gestion définis dans le COAP

? L’éducation, pour que le public apprécie davantage la richesse du patrimoine naturel

? La contribution au développement économique et social durable, en particulier à travers la

La loi N° 97-012 du 06 juin 1997 modifiant et complétant certaines dispositions

Le COAP réaffirme le principe de l’existence et l’unicité du Réseau National des

La notion d’Aires Protégées et des zones qui l’entourent

Les Aires Protégées sont classées en fonction de trois statuts distincts :

Promouvoir des attitudes favorables à la conservation des aires protégées à travers

? Identification des thèmes prioritaires

21. Orientati on générale

211 Optique « Pérennisation »

La recherche comme instrument de pérennisation

L’une des contributions les plus significatives à la pérennisation du Réseau

Les contributions directes proviennent principalement des droits demandés aux

22 Transparence et bonne gesti on

221-LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIER

? d’éviter autant que faire se peut de demander aux emprunteurs de fournir à la

B - Contenu des rapports de suivi financier

- Date de la mise en place des arrangements concernant la gestion financière

a)- Rapports financiers :

? Dans la mesure du possible , il faudra utiliser les systèmes de gestion

? S’il n’est pas possible d’utiliser les systèmes de gestion financière de

b)- Rapport sur l’avancement des activités.

c)- Rapport sur la passation du marché.

- Planification du projet : pour assurer le suivi efficace d’un projet .

C – Plan général des rapports de suivi financier :

223 - DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET COORDINATION

B- COORDINATION DES BAILEURS DE FONDS.

Si un projet financé conjointement par la Banque et d’autre bailleur de fonds, et si les

A remarquer les (5) aspects principaux d’une stratégie, à savoir :

Concept de Budgeting et PTA

Internaliser les principes et méthodes relatives à la planification stratégique tout en valorisant

Pérennisation financière et TRUST FUND

Respect des clauses « protocolaires et contractuelles »