FR_Réaliser un livret d’accueil

R ÉALISER UN LIVRET D ' ACCUEIL

Objectifs
Comme son nom l'indique, le livret d'accueil est un fascicule destiné aux
nouveaux arrivants de votre entreprise.
Il leur est remis dès le premier jour et doit leur fournir des indications utiles et
pratiques sur la vie de l'entreprise.
C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de
s'orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâ ches basiques
(coursiers, intendance...).
Ce peut également être un guide de référence que l'on conserve (procédures et
circuits administratifs).

Contenu
Bien que le contenu du livret varie d'une entreprise à une autre, voici une
suggestion de thèmes à traiter. A vous de voir s'ils sont adaptés à votre cas de
figure. N'hésitez pas non plus à venir enrichir cette rubrique de votre propre
expérience.
En toute première page, des infos concrètes et utiles quotidiennement : tout
d'abord un petit mot de bienvenue puis l'adresse de l'entreprise, numéro(s) de
téléphone, de fax, adresse email, site internet, numéro de SIRET, code APE,
forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire.
É ventuellement plan d'accès depuis les transports en commun (bus, métro,
SNCF). Faire figurer les parkings publics. Numéro de ligne directe du nouvel
engagé (information à compléter de façon manuscrite), mot de passe
provisoire d'accès au réseau, adresse email qui lui a été attribuée.
É ventuellement, adresse de l'intranet sur lequel le nouvel arrivant pourra
trouver davantage de renseignements (mettre en évidence les rubriques utiles
pour démarrer, comme le trombinoscope par exemple).
Une brève présentation de la société : soyez succinct(e). Faites un bref
historique de votre société, dressez éventuellement un organigramme de cette
dernière et un plan des étages par pô le d'activité ainsi qu'une brève
présentation de chacun d'eux. N'oubliez pas de mentionner clairement tous les
lieux utiles à tous : bureau du DRH, salle de reprographie, salle d'impression (si
imprimantes partagées en réseau), services généraux, salle fumeur, cafétéria,
cantine... ;

Les horaires de travail : même si ces derniers sont censés figurer dans le
contrat de travail, une petite piqû re de rappel s'impose. Précisez également les
horaires de présence de l'hô tesse d'accueil ;
Le règlement intérieur : sa présence est particulièrement importante si vous
avez instauré des règles particulières en manière d'utilisation de la messagerie,
d'accès internet et de l'outil informatique ;
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L'accès aux locaux : il est important de préciser la manière d'accéder aux

locaux. Faut-il être muni d'un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce
dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les
précautions à prendre si l'on travaille en dehors des horaires normaux
(entrée/sortie à utiliser, alarme...) Y-a-t-il un parking ? Comment y accéder ?
Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes
d'accès éventuels, brefs modes d'emploi (faut-il faire le "0" sur le fax pour la ligne
extérieure, liste des numéros préenregistrés, qui appeler en cas de panne...). Les
téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne
extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, renvoyer un poste,
annuler un renvoi, conférence à trois...). Les fournitures : comment et quand
formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en
charge... Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition,
coordonnées du service informatique. Salles de réunion et matériel : quelles sont les
salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l'intérieur) ?
Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le
réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès
de qui formuler sa demande et combien de temps à l'avance ?

Les infos pratiques : à quelle heure le courrier est-il distribué ? où déposer le

courrier au départ et jusqu'à quelle heure ? Comment demander un coursier ? Un
Chronopost ou un DHL ? Les bons de commande : où les trouver ? qui est habilité à
signer ? Circuit de transmission de l'information... Les demandes de
congés/d'absence : où trouver les formulaires. Comment fonctionnent les RTT,
périodes de fermeture éventuelles de l'entreprise. Numéros de téléphone utiles (taxis
par exemple).

Les avantages sociaux : la mutuelle (coordonnées, références à indiquer), la

cantine, les tickets restaurants (comment fonctionnent-ils, horaires de la cantine,
plan d'accès si cette dernière est située à l'extérieur, coût moyen d'un repas...), les
distributeurs de boissons/confiseries (où sont-ils situés), le Comité d'entreprise (qui
contacter, si possible un exemple de leurs réalisations).

D'une manière générale, veillez à ne mentionner que des informations pérennes afin
d'éviter de devoir mettre à jour régulièrement votre document.

Forme

Choisissez de préférence un petit format, de façon à ce que ce document soit passe-

partout. A4 au maximum, A5 de préférence. Vous pouvez bien sûr passer par une
imprimerie traditionnelle ou bien souhaiter le concevoir en interne.

S'il s'agit d'un simple guide de premier secours, veillez à ne pas dépasser une dizaine
de pages. Par contre, s'il s'agit plus d'un guide de procédures, vous pouvez sans crainte
augmenter le volume de pages.
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Quoi qu'il en soit, optez pour des phrases courtes si vous souhaitez être lue !
Privilégiez les énumérations qui facilitent la lecture.
Le ton de votre écriture doit également être adapté à la culture de votre entreprise : s'il
est de coutume de se tutoyer au sein de votre société, alors employez également le
tutoiement dans votre livret d'accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel
arrivant dans la politique de l'entreprise.