MONTAGE ET GESTION

ADMINISTRATIVE

ET FINANCIÈRE DES PROJETS

M. DJOUMETIO KITIO Yannick

Tél: 699 63 85 56
 Chapitre 2.

Section 2.

La conception d’un projet:

Focus sur les principaux
instruments de conception
2.2.9. BUDGET D’UN PROJET

2.2.9.1. Etablissement du budget d’un projet

 2.2.9.1.1 Les dépenses

On distingue :

(a) Coût directs : Les coûts directs désignent les coûts rattachés de façon directe à une activité du
projet.
Le calcul de ces charges est simple. Celles-ci peuvent être directement intégrées dans le calcul des
coûts.

Exemples:
› Des matériaux de construction ;
› Le sous-traitant qui met en place le site web du projet ;
› L’impression de flyer ;
› Le personnel affecté à la gestion du projet ;
› Les formateurs qui interviennent lors d’un cours de formation.
 (b) Coûts indirects : Ce terme désigne les coûts qui ne peuvent pas être affectés en totalité au
projet car ils sont relatifs à diverses activités de l’organisation partenaire. Ces coûts ne pouvant être
directement reliés à une activité individuelle, il est difficile de déterminer avec précision le montant
attribuable à cette activité (par exemple, téléphone, eau, frais d’électricité etc.)
Pour simplifier et déterminer le montant des couts indirects, on peut quantifier les coûts indirects en
décidant qu’ils représentent un certain pourcentage du montant total des coûts directs.
Dans le cas d’un financement d’un bailleur c’est ce dernier qui peut fixer le taux maximum
applicables pour les coûts indirects (Ex. pour la Commission européenne, les coûts indirects doivent
représenter au max. 7% des couts directs).

Si le taux à appliquer n’est pas défini, c’est le chef de file lui-même qui peut le déterminer. Dans la
pratique, ce taux est compris entre 7% - 10%.

La particularité des coûts indirects est qu’en situation de déclaration financière auprès d’un bailleurs,
les pièces comptables desdits couts imputables au projet ne doivent pas être élaborées et
communiquées.

Exemples de coûts indirects. le loyer /les charges d’électricité, d’eau et de téléphone, location des locaux.
Comment dresse-t-on la liste des charges (ou dépenses) pour établir le budget ?

(a) En partant de chaque tâche et/ou sous-tàche d’une activité, il est nécessaire de :
● lister toutes les dépenses
● pour chaque dépense, identifier quantité et coût unitaire

budget de votre activité

(b) En appliquant la démarche indiquée en (a) à chaque activité, vous obtenez le budget du projet

(c) Ensuite, regroupez les dépenses des tâches et sous-tâches autour de grands
postes de dépense. Les grands postes les plus fréquents sont :
› Personnel ; › Déplacements, séjours; › Equipements; › Etudes; › Publications; ›
Conférences/séminaires (Evènements); › Actions de visibilité «.

(e) Prévoir les imprévus (5% des coûts directs)

(f) Introduire les coûts indirects (7% des coûts directs)

Activité 1 Quantité Coût unitaire Coût total
Plan Rémunation du coordinateur 75 heures 12.000 900.000
d’action
de Rémunération du point focal 6 mois 300.000 1.800.000
pré-collecte
Voyage A/R : coordinateur et point focal 2 600.000 1.200.000

Séjour de 8 nuits pour 2 personnes 16 40.000 640.000

Diagnostic sur la pré-collecte des déchets 2 1.200.000 2.400.000

à Bertoua et Garoua
Recherche sur Stratégie 2 2.000.000 4.000.000
d’amélioration du taux de
pré-collecte
Sous-total Activité 1 (A) 10.940.000

Formation Quantité Coût unitaire Coût total

des Rémunation du Coordinateur 25 heures 12.000 300.000
personnels
municipaux Rémunération du point focal 2 mois 300.000 600.000
sur la
Rémunération de 3 formateurs pendant 6 18 50.000 900.000
pré-collecte jours
Matériel didactique pour les 75 75 6500.00 487.500
participants
Sous-total Activité 2 (B) 2.287.500
Description
Montant total des coûts directs
[A + B]
Montant des coûts indirects
(7% des coûts directs)
[C]
Montant total du projet [A + B + C]
Description
Montant total des coûts directs
[A+B]
Provision pour imprévus
(5% des coûts directs)
Montant des coûts indirects
(7% du total des couts indirects et
des imprévus soit en l’espèce :
(13.227.500+661.375)*7% )
Montant total du projet
(correspondant à 13.227.500+661.3
75.972.221)
Montants (FCFA) Simulation du budget final sans
13.227.500 prévision pour imprévus
Le montant total d’un projet
925.925
correspond à la somme des
coûts directs et des coûts
indirects.
14.153.425
Montants Simulation du budget final avec
13.227.500 Pré vision pour imprévus
661.375 Dans le cas d’un projet
cofinancé par un bailleur,
972.221 l’utilisation des imprévus doit
etre autorisé par ce dernier.
Si l’autorisation est donnée, le
14.861.096 montant des imprévus viendra
alors s’ajouter au montant total
initial des directs totaux.
 2.2.9.1.2. Les produits (recettes ou entrées)

Problématique
Il est rare d’un projet ait une seul de financement. Ainsi, le principe de cofinancement (ou d’additionnalité)
désigne la présence de plusieurs sources de recettes.

Les sources de cofinancement : :

• cofinancement « externe », c’est-à-dire soit les contreparties mises à disposition par des « sponsor » qui
peuvent être des organismes financeurs publics ou privés.
• cofinancement « interne », c’est-à-dire l’autofinancement des organisations qui portent le projet. Cette
notion désigne donc le financement propre apporté par le demandeur bénéficiaire de l’aide.
• apports en nature : apports non financiers (biens ou services) fournis par des tiers, qui n’entraînent aucun
coût pour les structures bènéficiaires du financement (ex. Travail communautaire ou des bénévoles, dons de
fournitures«)
Principaux principes applicables au cofinancement :

› Le taux de cofinancement reste invariable en cours du projet.

Ainsi si un sponsor vous accorde un financement de 15.000.000 FCFA, ce montant ne sera certainement pas
rallongé. Cela vous oblige à établir un budget prévisionnel qui soit le plus réaliste possible.

› Dans le cadre de l’attribution d’un financement par un bailleur, le montant accordé reste la donnée de
référence pour calculer le montant final à verser au bénéficiaire après exécution de l’opération : « montant final
de l’aide dû tient compte dans le respect des taux maximums d’aides publiques fixés par les règlements
communautaires et nationaux, des dépenses réelles dûment justifiées et de toutes les ressources
effectivement perçues. Le montant ainsi déterminé est limité au montant de l’aide communautaire
programmé et figurant dans l’acte attributif de subvention ou son équivalent lorsque le bénéficiaire est aussi
le gestionnaire ».
2.2.9.2. Etablissement des pièces comptables
› L’exigence de bonne gouvernance d’un projet, qu’il soit financé ou non par un bailleur, exige
que soit respecté un certains nombre de principes dans l’établissement des pièces comptables
afférantes au projet et sur la base desquelles il sera procédé au paiement des différentes
dépenses du projet.

› Les principes à respecter en terme d’établissement des pièces comptables varient en fonction de
la typologie des dépenses.

› Les principales typologies de dépenses :

● Personnel
● Voyages, Séjour
● Equipements
● Contrats de sous-traitance
 2.2.9.2.1. Les frais de personnel

a. Définition
Le personnel est ici entendu comme toute figure appartenant à une organisation partenaire
du projet et qui va contribuer à la mise en œuvre de ce dernier.

On distingue :
› Cas n°1 : Les coûts des membres permanents des institutions partenaires affectés au
projet sont des dépenses autorisées.
› Cas n°2 : Les coûts du personnel uniquement affecté à l’Action, correspondant aux
salaires bruts réels incluant les charges sociales et les autres coûts entrant dans la
rémunération
b. Modalités de calcul

› Cas n°1 : Ces coûts sont calculés sur la base horaire, journalière ou mensuelle
du revenu brut de la personne multiplié par le nombre d’heures, de jours, de mois
passés sur le projet.

Ce montant brut comprend toutes les charges payées par l’employeur, telles que les
charges liées à la protection sociale, mais exclut les primes ou toutes autres
dispositions visant à partager les profits.

› Cas n°2 : Ils ne doivent pas excéder les salaires et coûts normalement
supportés par le Bénéficiaire ou le cas échéant ses partenaires, à moins d’une
justification indiquant que les excédents sont indispensables à la réalisation de
l’Action.
c. Pièces comptables justificatives des dépenses

En fonction des cas, les organisations partenaires doivent être en mesure de produire :

› Cas n°1 :
● une note de service signé par le directeur/supérieur sollicitant l’intervention du
personnel avec les principales missions à mener
● La note de service figure obligatoirement le nom du personnel et son matricule
● Fiche temps mensuelles indiquant le volume horaire que le personnel a passé sur
le projet
● les méthodes de calcul retenues pour identifier le montant assigné au coût
du personnel ;
● les documents établissant que les employés ont été payés.
› Cas n°2 :

● contrat de travail dont la période de validité correspond à la période de mise en

œuvre du projet
● Fiche temps mensuelles indiquant le volume horaire que le personnel a passé sur
le projet
● les méthodes de calcul retenues pour identifier le montant assigné au coût
du personnel ;
● les copies des bulletins de paye
● Les copies des versements de salaire
 2.2.9.2.2. Les frais de déplacement

a. Définition
En fonction du projet, l’équipe du projet peut avoir à effectuer des déplacements
locaux, nationaux, régionaux;

b. Recommancations
› Les frais de déplacement doivent concerner une personne qui part activement
part à la mise en oeuvre du projet;
› Les frais de déplacements doivent rtre raisonnables (cf. Billet d’avion en classe
économique);
 c. Pièces comptables justificatives des dépenses

Pour les frais de déplacement, les organisations partenaires doivent être

en mesure de produire :
› Facture d’achat du billet / copie du billet acheté avec preuve du voyage effectué
(cf. boarding pass en cas de voyage en avion);
› Preuve de paiement de la facture / du billet;
› Ordre de mission;
› Rapport de mission;
› Feuille de présence signee.
2.2.9.2.3. Les frais de séjour

a. Définition
En fonction du projet, l’équipe du projet peut avoir besoin de séjourner hors de leur
domicile.
Les frais de séjour tiennent compte des frais d’hôtels et de restauration

b. Recommancations
› Les frais de séjour doivent concerner une personne qui part activement part à la
mise en oeuvre du projet;
› Les frais de séjour doivent rtre raisonnables (cf. Hôtel de standing raisonnable).
 c. Pièces comptables justificatives des dépenses

Pour les frais de séjour, les organisations partenaires doivent être

en mesure de produire :
› Facture de l’hôtel;
› Facture de restauration;
› Preuve de paiement des factures;
› Ordre de mission;
› Rapport de mission;
› Feuille de présence signee.
2.2.9.2.4. Les frais de déplacement : Dépenses réelles vs Per-diem

1. Dans les éléments indiqués aux points (2) et (3), il est question d’un
remboursement sur la base des dépenses réelles

2. Le paiement de «per-diem» constitue l’autre modalité de prise en charge des

frais de déplacement et séjour.
« Per-diem » : indemnité fixe allouée sans pièce justificative pour une personne.
Le calcul advient sur la base du niveau dans la hiérarchie, de la distance entre le
lieu de travail et le lieu à rejoindre, de la durée du séjour
 2.2.9.2.5. Achats de biens

a. Définition
Les biens d’un projet désignent des biens matériels utilisés dans le processus de
production dans la production d’autres bien et services (exemple : matériel de
bureau, matériel informatique, mobilier et accessoires, matériel de laboratoires,
marchines et instruments, véhicule«)

b. Recommancations
› Dans le cadre des projets, il est de pratique de recourrir au principe
d’amortissement c’est à dire d’enregistrer dans les comptes du projet la valeur du
bien correspondant à sa seule niveau d’utilisation dans le cadre du projet, tout en
tenant compte de son usure et de son obsolescence.
2.2.9.2.6. Achats de services et fournitures

1. Types de dépenses :
Site web, flyer, publication, études, audit, évaluation,
orgarnisation des frais de conférence «.

2. Ce qu’il faut fournir :

a. Appel d’offre
b. 3 devis
c. Bon de commande
d. Bon de livraison
e. Facture avec nom du projet
f. Preuve de paiement
g. Exemplaire du produit final issu du service
2.2.9.3. Eligibilité des pièces comptables
Dans le cadre d’un projet cofinancé par un bailleur, en plus des règles
d’établissement des pièces comptables évoquées plus haut, le bailleur va s’attacher
à un ensemble d’autres principes pour s’assurer que la dépense effectuée est
éligible (recevable) et dont le montant sera donc déclaré comme pouvant etre
totalement inséré dans le budget final du projet

Principes de base
› Toute dépense doit pouvoir être justifiée par une facture;
› Toutes les factures doivent porter le nom du chef de file du projet ou des
partenaires financiers qui devra honorer le paiement;
› Pour rtre considérée comme telle, une facture doit comporter un minimum;
d’informations notamment la mention « facture », la date, l’objet, le créancier, le prix;
› Toute facture doit rtre adressée au chef de file ou à l’un des partenaires financiers
du projet (les factures ne doivent pas être adressées au sponsor).
2.2.9.3.1. Eligibilité temporelle

Principe
Les dépenses effectuées dans le cadre d’un projet doivent avoir été encourrues lors de la
période de mise en oeuvre de l’action approuvé par le bailleur.
IL faut donc absolument s’assurer que la date reportèe sur les factures du projet sont
comprises entre la date de début et la date de fin du projet

2.2.9.3.2. Eligibilité géographique

Principe
Seules les opérations mises en œuvre sur le(s) territoire(s) de mise en œuvre du projet sont
éligibles.
La participation à des actions ponctuelles se déroulant hors du territoire national n’est possible que
si celles-ci ont un intérêt pour l’opération et sont dument justifiées.
2.2.9.3.3. Eligibilité matérielle

de l’approbation du bailleur

› Cela oblige que la dépense soit cohérente avec les activités du projet → Variation des activités
suppose une variation du budget et donc une nouvelle formulation des dépenses
› Si la réalisation des activités exigent des dépenses non prévues, il faut en informer le bailleur
avant de procéder aux dites dépenses. Pour l’introduction de ces nouvelles dépenses, le bailleur
pourra éventuellement exiger la stipulation d’un avenant.
 en œuvre de ce projet.

› Pour une correcte traçabilité financière :

● La dépense doit rtre enregistrée dans les livres comptables de l’organisation à laquelle la facture est
adressée
● La facture doit être payée
● Le paiement de la dépense est effectué par le bénéficiaire;
● Il est préférable de procéder à un paiement par virement bancaire et limiter les paiement en argent
comptant

› Le destinataire de la facture doit pour justifier qu’il s’est effectivement acquitté de cette dernière soit par
• Le fournisseur. Dans ce cas, quatre mentions doivent être apposées sur la facture: « facture
acquittée, date de l’acquittement, le cachet, la signature du fournisseur ».
• Un tiers qualifié (comptable public pour les porteurs de projet public, expert comptable ou
commissaire aux comptes pour les porteurs de projet privé),
• La fourniture des copies des relevés bancaires indiquant le débit des dépenses déclarées
 jugées recevables par le bailleur

› Pour une bonne gestion des fonds publics mis à disposition par le bailleur, celui-ci applique les
principes suivants :
● La subvention n’est pas versée en totalité au début de projet
● La subvention est versée sous forme de tranches, à savoir : le versement d’une avance en début
de projet, le versement d’une ou plusieurs tranches, le versement du solde à la fin du projet lorsque le
budget final du projet a été approuvé par le bailleur
● Le versement des tranches peut advenir à la suite de la présentation et approbation de rapports
techniques et financiers intermédiaires témoignant du niveau d’avancement du projet

› Pour une correcte traçabilité des fonds,

● Le versement advient dans un compte bancaire ouvert au nom du bénéficiaire et duquel il est
possible d’avoir à tout instant l’extrait des différents mouvements bancaires.
● C’est le meme compte qui est utilisé pour le versement de la subvention (entrée) et pour les
paiement des factures
Autres considérations.

› Afin d’apprécier l’éligibilité des dépenses, l’examen du bailleur ou de l’auditeur vont porté aussi bien
sur l’établissement des pièces (voir sous-partie précédente) que sur l’éligibilité des
dépenses;

› Le bailleur peut imposer l’obligation de conservation des pièces comptables du fait de possible audit
ex-post (La commission européenne exige que les documents comptables sont conservés jusqu’à 5
ans après la fin du projet);

› Les documents sont conservés sous la forme d’originaux ou de versions certifiées conformes
avec les originaux;
› Faire des copies des pièces originales de paiement et de préparer un enliassement spécifique de
celles-ci au fin d’archivage et de contrôle;
› Recommandation de conserver les pièces sur des supports de données fiables;

› Le bénéficiaire détient une copie de ses propres pièces et de celles d’éventuels partenaires
Financiers.