Procédures D'utilisation de Maitre'D

Manuel Utilisateur Maitre’D
Procédures
d'utilisation
de Maitre'D
Version 1.0 – Avril 2013 1

TABLE DES MATIÈRES
Prendre une commande .......................................................................................... 5

Ajouter / enlever un item sur une commande ............................................. 8
Effacer une commande ............................................................................................ 9
Payer une commande en carte Crédit/Débit ...............................................11
Comment ouvrir une note de bar .....................................................................13
Imprimer une lecture financière à la fin d'un service .............................16
Annuler une facture ................................................................................................18
Méthode 1 : Annuler une facture de la journée courante ......................18
Méthode 2 : Annuler une facture d'une journée passée (annulation
table 0) ..........................................................................................................................23
3 Étapes journalières..............................................................................................29
Étape 1 – Vérifier les tables ouvertes .............................................................29
Étape 2: Vérifiez l’état de la fermeture de jour ..........................................32
Étape 3 – Effectuez le dépôt journalier de la journée précédente. ....35
Processus DSR Électronique (eDSR) ...............................................................38
Soumission du rapport DSR aux FNP ..............................................................39
Gestion des Stocks: ..................................................................................................45
Créer un item d’inventaire: .................................................................................45
LIAISON ENTRE LES ITEMS DE VENTE ET ITEMS D’INVENTAIRE ..48

RECETTE D’ITEM .....................................................................................................48

RECETTES D’INVENTAIRE...................................................................................52
Création d’une recette d’inventaire .................................................................52
Compte d’inventaire ...............................................................................................56
ÉTAPE 1 – créer une feuille de prise d’inventaire ....................................56
ÉTAPE 2 – Entrée de données dans Maitre’D..............................................58
Pertes .............................................................................................................................61
Gestion journalière – Achats ...............................................................................64
Copier des bons d’achat ........................................................................................69
Réception de marchandise ..................................................................................73
Réception de marchandise sans bon d’achat. .............................................76

SECTION 1 –
OPERATIONS
DE BASE

PRENDRE UNE COMMANDE

Entrez le numéro du serveur puis appuyez sur la touche Commande
Appuyez sur la touche Membre ou Non Membre pour accéder

ensuite à l'écran de commande

Sélectionnez les items à commander
Il y a aussi des touches qui vous permettent d'accéder à d'autres

écrans de sélections d'items

Sélectionnez les items à l'écran puis appuyez sur la touche Principal

pour revenir à l'écran principal de commande.
La zone de commande affiche les items commandés ainsi que le total

courant en bas

AJOUTER / ENLEVER UN ITEM SUR UNE COMMANDE

Sélectionnez l’item { ajouter/enlever, puis utilisez les touches
Ajouter et Enlever pour modifier la quantité d'items.

EFFACER UNE COMMANDE

Utilisez la touche EFFACER pour effacer toute la commande en
cours avant que le paiement soit fait
Appuyez sur la touche OUI pour effacer l'écran et commencer une

nouvelle commande, ou ANNULER pour continuer à commander.

Encaisser
Il y a sur l'écran principal des touches de raccourcis appelées
Paiement Comptant (2.00$, 5.00$, 10.00$ et 20.00$)
En utilisant une touche Paiement Comptant, la commande sera

payée en espèces et le système calculera la monnaie à rendre
Lorsque demandé, touchez OUI pour imprimer un reçu, ou

ANNULER pour continuer sans imprimer de reçu.

Le montant de monnaie s’affiche. Touchez le bouton OK pour

retourner automatiquement { l’écran de commande principal.
PAYER UNE COMMANDE EN CARTE CRÉDIT/DÉBIT

Pour accéder aux modes de paiement par cartes de crédit et débit,
vous devez utiliser la touche FERMER.

Choisissez le média de paiement EMV CRÉDIT ou EMV DÉBIT.
Entrez le montant à facturer sur la carte puis appuyez sur la touche

ENTRER
Présentez le clavier NIP au client pour finaliser le paiement.

COMMENT OUVRIR UNE NOTE DE BAR

En mode Barman, vous pouvez ouvrir une addition pour un client en
utilisant ou son nom ou son numéro de table.
A partir de l'écran principal, appuyez sur la touche TAB.
Entrez le nom du client ou le numéro de table
Puis appuyez sur la touche ENTRER

Après avoir sélectionné les items, appuyez sur la touche

COMMANDER pour sauvegarder la note de bar.
Pour accéder à vos notes de bar ouvertes, appuyez sur la touche
TAB puis sur la touche ENTRER ainsi la liste de vos additions

s'affichera.

Appuyez sur l'addition que vous souhaitez afficher
Maintenant, vous pouvez commander ou finaliser l'addition à partir

de cet écran.

IMPRIMER UNE LECTURE FINANCIÈRE À LA FIN D'UN SERVICE

Pour une lecture de serveur à la fin d'un service :
Entrez votre numéro de serveur et appuyez sur la touche LECTURE
Appuyez sur OK pour l'imprimer

SECTION 2 –
LES
OPERATIONS
GERANT

ANNULER UNE FACTURE

Il y a deux façons d’annuler une facture encaissée.
MÉTHODE 1 : ANNULER UNE FACTURE DE LA JOURNÉE COURANTE

Entrez votre numéro de Gérant, puis appuyez sur la touche
FONCTION.
Entrez votre mot de passe.

Séléctionnez MENU GERANT
Sélectionnez Annuler/Reouvrir Fact.

Appuyez sur la touche du Serveur qui a fait la facture.
Sélectionnez la facture à annuler / Rouvrir

Touchez OUI pour confirmer.
Le système va générer une nouvelle facture négative qui balancera

avec la facture originale puis ouvrir une nouvelle facture afin que le
caissier puisse la modifier. Il est ainsi possible d’ajouter des items
qui avaient été oubliés, enlever des items commandés en trop ou
encore corriger les quantités.

Ensuite, vous pouvez finaliser la transaction normalement.

MÉTHODE 2 : ANNULER UNE FACTURE D'UNE JOURNÉE PASSÉE

(ANNULATION TABLE 0)
Important ! Cette opération ne va pas annuler la facture originale mais seulement en
faire une nouvelle en négatif. Vos journées financières seront ainsi balancées en les
additionnant.

COMMANDE.

Pour le numéro de table, entrez 0 puis appuyez sur la touche

GERANT.
Entrez le numéro de l'employé pour lequel vous allez effectuer la

correction

Sélectionnez le niveau de prix approprié.
Commandez les items à annuler. Utilisez la touche « SCREEN » pour

changer d’écran de préférence.

Appuyez ensuite sur la touche VOID ORDER. Les items de même

que le total de la facture deviendront négatifs. Fermez ensuite la
commande avec la touche CLOSE.
Sélectionnez une raison d’annulation.

Imprimez la facture avec la touche FACTURE GLOBALE.
Appuyez sur la touche COMPTANT et saisissez le montant EN

NÉGATIF.

NOTE : Si le client est sur place avec sa carte de débit ou crédit, vous
pouvez également vous servir de cette procédure pour effectuer un
remboursement sur carte de crédit ou débit.
Ensuite, suivez les instructions { l’écran et au clavier NIP.

3 ÉTAPES JOURNALIÈRES
À chaque matin, la journée précédente est fermée, ce qui remet les
ventes à zéro pour la journée courante. Cette procédure est
entièrement automatisée, mais vous devez tout de même vous
assurer que tout s’est bien déroulé avant de commencer une
nouvelle journée.
ÉTAPE 1 – VÉRIFIER LES TABLES OUVERTES

Assurez-vous que toutes les tables (notes de bar) de la journée
précédente ont été fermées:
FONCTION.

Sélectionnez MENU GERANT.
Appuyez sur le bouton TABLES OUVERTES.

Appuyez sur le bouton TOUS.
Une liste affichera toute table demeurée ouverte.
Fermez toute table ouverte, s’il y a lieu.

ÉTAPE 2: VÉRIFIEZ L’ÉTAT DE LA FERMETURE DE JOUR

Le montant de ventes pour la journée courante devrait être de $0.00
FONCTION.

Sélectionnez MENU GERANT.
Sélectionnez l’option LECTURE GLOBALE.

Tous les montants devraient être à $0.00

ÉTAPE 3 – EFFECTUEZ LE DÉPÔT JOURNALIER DE LA JOURNÉE

PRÉCÉDENTE.
Fermez le logiciel de caisse en entrant le numéro d’employé 999
puis en appuyant sur la touche COMMANDE.
Vous accéderez ainsi au bureau de Windows.
Double-cliquez l’icône Maitre’D Back-Office.

Entrez votre nom d’usager et mot de passe, puis cliquez sur OK.
Sélectionnez ensuite la langue d’affichage et cliquez encore sur OK.
L’écran principal du Back-Office s’affichera:

Cliquez sur l’icône Contrôles des Caisses.
Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez l’option Dépôt

Journalier.
Choisissez la date appropriée pour le dépôt à effectuer.

Entrez le montant du dépôt. Cliquez sur OK pour confirmer.
PROCESSUS DSR ÉLECTRONIQUE (EDSR)

Lors de la procédure de fermeture de jour automatique, une version
électronique du rapport DSR est automatiquement envoyée vers le
système de comptabilité.
Cette opération est entièrement automatisée et ne requiert aucune
intervention de votre part.

SOUMISSION DU RAPPORT DSR AUX FNP

Si requis, générez un rapport DSR à partir du module Centre de
Rapports, puis exportez-le en format PDF afin de le soumettre par
courriel à votre bureau local des FNP.
Accédez au module Centre de Rapport, puis cliquez sur le lien
Générer un nouveau rapport.

Sélectionnez la section DND Rapports, cliquez sur le rapport DND

Rapport des ventes quotidiennes, et cliquez sur OK.
Sélectionnez la semaine appropriée ou une date personnalisée, puis

cliquez sur OK.

Le rapport s’affiche.
Pour imprimer le rapport { l’imprimante par défaut, cliquez sur

l’icône d’impression.
Pour exporter le rapport vers un fichier *.PDF, cliquez sur l’icône

d’export (en forme d’enveloppe).

Choisissez le format Acrobat PDF et la destination « Disk File ».
Sélectionnez la plage « All », puis cliquez sur OK.

Sélectionnez l’emplacement où sauvegarder le fichier, entrez un

nom de fichier, puis cliquez sur le bouton OK.

SECTION 3 –
GESTION DES
STOCKS
(INVENTAIRE)

GESTION DES STOCKS:

La plupart des items d’inventaire existent déjà dans votre base de
données, mais il est important de comprendre comment ajouter des
items si nécessaire.
CRÉER UN ITEM D’INVENTAIRE:

Démarrez le module de Gestion des Stocks
À partir du module de Gestion des Stocks, cliquez sur Configurer

les items d’inventaire.

Cliquez sur le bouton Ajouter.
Entrez un code d’item ainsi qu’une description claire de l’item.

Ensuite, liez votre item à la Catégorie d’inventaire appropriée.
Cliquez sur l’onglet Format.

Entrez les valeurs de format d’achat, d’inventaire et d’utilisation.
Par exemple, la bière en bouteilles est achetée à la caisse (Format

d’achat). Ensuite, on compte l’inventaire { la bouteille, et chaque
caisse contient 24 bouteilles (Inventaire = Bouteille, Qté =24).
Finalement, on vend la bière à la bouteille, donc le format
d’utilisation est « Bouteille » avec une quantité de 1.

Cliquez sur l’onglet Coût.

Entrez le coût d’achat, liez l’item { un fournisseur, puis cliquez sur
OK.
LIAISON ENTRE LES ITEMS DE VENTE ET ITEMS

D’INVENTAIRE
RECETTE D’ITEM
Avec Maitre’D, il existe 2 types de recettes. Le premier type est la
recette d’item, utilisée lorsqu’un item d’inventaire est vendu tel
quel, comme dans le cas d’une bouteille de bière ou un verre de vin,
par exemple.
Afin d’associer un item de vente { une recette d’item, autant l’item
de vente que l’item d’inventaire correspondant doivent exister.

Démarrez le module Contrôle des Caisses.
Cliquez sur Configurer les items.
Sélectionnez l’item de vente { lier avec une recette d’item. Dans cet
exemple, nous utilisons la Molson Export (341ml).

Double-cliquez l’item, puis sélectionnez l’onglet Configuration.
Sélectionnez le mode Membre, puis cliquez sur le bouton Modifier.

Cliquez sur l’onglet Inventaire.
À partir de la liste déroulante Recette à Utiliser, sélectionnez
l’option Recette d’Item.

L’onglet Recette apparaîtra sur la gauche. Cliquez sur l’onglet

Recette, puis liez l’item de vente { l’item d’inventaire
correspondant.
Assurez-vous de bien configurer la quantité à déduire de

l’inventaire { chaque fois que l’item est vendu.

RECETTES D’INVENTAIRE
Le deuxième type de recette est la recette d’inventaire. Ce type de
recette est utilisé lorsque plusieurs items d’inventaire sont utilisés
pour produire l’item de vente, comme dans le cas de cocktails, de
« shooters » ou de plats préparés sur place.
CRÉATION D’UNE RECETTE D’INVENTAIRE

À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le menu
Fichier, puis sélectionnez l’option Recettes…

Dans le champ Description, entrez un nom pour votre recette.

Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter.
Sélectionnez un item d’inventaire { utiliser comme ingrédient, puis

configurez la quantité { utiliser pour la recette. Pour l’ingrédient le
plus important de la recette, cochez la case Ingrédient Principal.
NOTE : Vous DEVEZ avoir un ingrédient principal pour chaque

recette.
Répétez l’opération pour les autres ingrédients { ajouter, puis

cliquez sur OK pour sauvegarder la recette.
Une fois que la recette existe, celle-ci peut être liée { l’item de vente
correspondant. Ceci se fait de la même façon que pour une recette
d’item, excepté que vous devez choisir l’option Recette
d’Inventaire plutôt que l’option Recette d’item, tel qu’illustré ci-
dessous.

Dans l’onglet Recette, sélectionnez la recette d’inventaire

appropriée, ce qui fera automatiquement apparaître la liste des
ingrédients.
Une fois la recette liée { l’item, cliquez sur le bouton Appliquer. Les
données de Coûts (onglet Prix et Coût) seront automatiquement
mises à jour :

COMPTE D’INVENTAIRE – Procédure à faire le premier jour de

chaque mois.
ÉTAPE 1 – CRÉER UNE FEUILLE DE PRISE D’INVENTAIRE

Action, puis sélectionnez l’option Prise d’Inventaire.
Cliquez sur OK.

Choisissez les paramètres de votre feuille de prise d’inventaire.

L’exemple ci-dessous est recommandé :
Cliquez sur OK pour générer la feuille. Vous pouvez ensuite

imprimer la feuille et commencer à prendre vos comptes.

ÉTAPE 2 – ENTRÉE DE DONNÉES DANS MAITRE’D

Action, pointez l’item Ajustements, puis sélectionnez l’option Mois
Courant.
Activez l’option Utiliser une prise d’inventaire, puis sélectionnez

la même prise d’inventaire que vous avez utilisé pour faire votre
comptage.
Cliquez sur OK.

La fenêtre d’ajustement s’affiche, prête { recevoir les données. Une

boîte de sélection pointillée entoure l’item sélectionné.
Utilisez la touche ENTRÉE de votre clavier pour accéder aux détails

de l’item sélectionné.
Entrez les quantités en main selon les données inscrites sur votre
feuille de prise d’inventaire.
Utilisez la touche ENTRÉE de votre clavier lorsqu’une case est

remplie. Le curseur se déplace automatiquement d’une case {
l’autre, ce qui est beaucoup plus rapide que d’utiliser la souris.
Une fois la dernière case remplie, appuyez sur la touche ENTRÉE de
votre clavier. Ceci déplacera automatiquement le curseur vers le
bouton OK. Appuyez une autre fois sur la touche ENTRÉE pour
retourner à la liste des items à ajuster.
Automatiquement, la boîte de sélection se positionne sur l’item
suivant dans la liste :
Répétez ces opérations jusqu’{ ce que tous les ajustements soient

complétés. Une fois les ajustements terminés, cliquez sur OK. Une
boîte de confirmation s’affichera. Cliquez sur OK.
Cliquez sur NON afin de sauvegarder la feuille de prise d’inventaire

pour utilisation future.

Le rapport d’ajustement s’affiche. Cliquez sur le bouton IMPRIMER

si vous désirez garder une copie pour vos dossiers.
PERTES
À partir du module de Gestion des Stocks, cliquez sur le menu
Action, et sélectionnez l’option Pertes d’items d’inventaire…

Sélectionnez la date appropriée. Vous pouvez remonter jusqu’au

premier jour du mois courant. Cliquez sur le bouton Ajouter.
Sélectionnez l’item perdu { partir de la liste déroulante.
Entrez la quantité perdue, puis cliquez sur OK.

Cliquez sur OK pour confirmer.
Imprimez une copie du rapport pour vos dossiers.

GESTION JOURNALIÈRE – ACHATS

Pour créer un bon de commande, cliquez sur Créer des bons de
commande, directement { l’écran principal du module de gestion
des stocks.
Cliquez sur le bouton Nouveau.

Sélectionnez l’option Nouveau bon de commande, puis cliquez sur

le bouton Suivant>.
Sélectionnez un fournisseur, puis cliquez sur le bouton Suivant>.

Entrez un numéro de bon de commande et une date de livraison

prévue, puis cliquez sur le bouton Finir.

Sélectionnez l’item { commander, entrez la quantité à commander,

et le prix unitaire par format d’achat.
Répétez l’opération pour tous les items { commander de ce

fournisseur. Cliquez sur le bouton OK pour terminer.

Le nouveau bon de commande apparaît maintenant dans la liste.

Cliquez sur le bouton Fermer.

COPIER DES BONS D’ACHAT

Vous pouvez utiliser des bons d’achat existants pour accélérer le
processus de création.
Cliquez sur Créer des bons de commande, directement { l’écran
principal du module de gestion des stocks.
Cliquez sur le bouton Nouveau.

Sélectionnez l’option Copier un bon de commande existant, puis

cliquez sur le bouton Suivant>.
Sélectionnez un fournisseur pour lequel vous avez créé au moins un

bon d’achat, puis cliquez sur Suivant>.

Sélectionnez le bon d’achat { copier, puis cliquez sur le bouton

Suivant>.
Vérifiez le numéro de bon de commande et la date de livraison et

modifies-les au besoin. Cliquez sur le bouton Finir.

Modifiez le bon d’achat au besoin, puis cliquez sur le bouton OK

pour terminer le processus.

RÉCEPTION DE MARCHANDISE
La prochaine étape consiste à recevoir la marchandise commandée.
À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le lien
Recevoir des marchandises.
Sélectionnez le bon de commande à recevoir, puis cliquez sur le

bouton Reçu.

Entrez le numéro de facture du fournisseur, puis cliquez sur OK. (Le

code d’usager est optionnel)
Si la commande est complète, utilisez le bouton Accepter Tout.

Sinon, vous pouvez modifier la commande à ce stade, de la même
façon que lors de la création du bon de commande. Cliquez sur le
bouton OK pour terminer.

Cliquez sur OK pour confirmer l’écriture d’inventaire.
Cliquez sur le bouton Fermer { l’écran de réception de

marchandises.

RÉCEPTION DE MARCHANDISE SANS BON D’ACHAT.

Il est parfois nécessaire de recevoir des marchandises qui ne font
pas partie d’un bon d’achat. (Commandes urgentes de dernière
minute, etc.)
À partir du module de gestion des stocks, cliquez sur le lien
Recevoir des marchandises.
Sélectionnez Recevoir des marchandises sans bon de

commande, puis cliquez sur le bouton Reçu.

Sélectionnez le fournisseur à partir de la liste déroulante, et entrez

le numéro de facture du fournisseur. Cliquez ensuite sur OK.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour sélectionner les produits à

recevoir.

À partir de la liste déroulante, sélectionnez le produit reçu.
Entrez la quantité reçue et le prix unitaire par format d’achat, puis

cliquez sur OK.

Entrez le montant du paiement et cliquez sur OK.
Cliquez sur OK pour confirmer l’écriture d’inventaire.
Cliquez sur le bouton Fermer pour sortir de l’écran de réception de

marchandises.

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Version 1.0 – Avril 2013 1

TABLE DES MATIÈRES

Prendre une commande .......................................................................................... 5

Version 1.0 – Avril 2013 2

RECETTE D’ITEM .....................................................................................................48

Version 1.0 – Avril 2013 3

Version 1.0 – Avril 2013 4

PRENDRE UNE COMMANDE

Appuyez sur la touche Membre ou Non Membre pour accéder

Version 1.0 – Avril 2013 5

Sélectionnez les items à commander

Il y a aussi des touches qui vous permettent d'accéder à d'autres

Version 1.0 – Avril 2013 6

Sélectionnez les items à l'écran puis appuyez sur la touche Principal

La zone de commande affiche les items commandés ainsi que le total

Version 1.0 – Avril 2013 7

AJOUTER / ENLEVER UN ITEM SUR UNE COMMANDE

Version 1.0 – Avril 2013 8

EFFACER UNE COMMANDE

Appuyez sur la touche OUI pour effacer l'écran et commencer une

Version 1.0 – Avril 2013 9

En utilisant une touche Paiement Comptant, la commande sera

Lorsque demandé, touchez OUI pour imprimer un reçu, ou

Version 1.0 – Avril 2013 10

Le montant de monnaie s’affiche. Touchez le bouton OK pour

PAYER UNE COMMANDE EN CARTE CRÉDIT/DÉBIT

Version 1.0 – Avril 2013 11

Choisissez le média de paiement EMV CRÉDIT ou EMV DÉBIT.

Entrez le montant à facturer sur la carte puis appuyez sur la touche

Présentez le clavier NIP au client pour finaliser le paiement.

Version 1.0 – Avril 2013 12

COMMENT OUVRIR UNE NOTE DE BAR

Entrez le nom du client ou le numéro de table

Puis appuyez sur la touche ENTRER

Version 1.0 – Avril 2013 13

Après avoir sélectionné les items, appuyez sur la touche

Pour accéder à vos notes de bar ouvertes, appuyez sur la touche

TAB puis sur la touche ENTRER ainsi la liste de vos additions

Version 1.0 – Avril 2013 14

Appuyez sur l'addition que vous souhaitez afficher

Maintenant, vous pouvez commander ou finaliser l'addition à partir

Version 1.0 – Avril 2013 15

IMPRIMER UNE LECTURE FINANCIÈRE À LA FIN D'UN SERVICE

Appuyez sur OK pour l'imprimer

Version 1.0 – Avril 2013 16

Version 1.0 – Avril 2013 17

ANNULER UNE FACTURE

MÉTHODE 1 : ANNULER UNE FACTURE DE LA JOURNÉE COURANTE

Entrez votre mot de passe.

Version 1.0 – Avril 2013 18

Séléctionnez MENU GERANT

Sélectionnez Annuler/Reouvrir Fact.

Version 1.0 – Avril 2013 19

Appuyez sur la touche du Serveur qui a fait la facture.

Sélectionnez la facture à annuler / Rouvrir

Version 1.0 – Avril 2013 20

Touchez OUI pour confirmer.

Le système va générer une nouvelle facture négative qui balancera

Version 1.0 – Avril 2013 21

Ensuite, vous pouvez finaliser la transaction normalement.

Version 1.0 – Avril 2013 22

MÉTHODE 2 : ANNULER UNE FACTURE D'UNE JOURNÉE PASSÉE